時(shí)間：2023-05-31 08:34:58
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關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理；財(cái)務(wù)管理；規(guī)范；問題
財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的信息提供的作用。現(xiàn)代是屬于信息化的時(shí)代，一切信息的整合利用都有助于企事業(yè)單位的發(fā)展。財(cái)務(wù)檔案可以完整、長久的保存下來，可以為以后的工作所需，也可以幫助企事業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。
一、財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題
在企事業(yè)單位中，很多管理階層都忽略了對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，無法正確的認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性。每個(gè)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息都是很繁瑣，信息量很大的，因此，保存起來是一項(xiàng)工作任務(wù)很重的工作，但是，由于每個(gè)單位負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)的人員有限，加上財(cái)務(wù)檔案的整理歸類是一項(xiàng)繁瑣的工作，因此，工作人員會(huì)忽視。造成對(duì)檔案管理的意識(shí)較為薄弱，對(duì)檔案對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致有些檔案可能被損壞或丟失。
其次，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理人員的個(gè)人專業(yè)水平以及自身修養(yǎng)不高。由于財(cái)務(wù)檔案管理與會(huì)計(jì)共組相聯(lián)系，因此，多數(shù)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作是由一些會(huì)計(jì)來負(fù)責(zé)的，會(huì)計(jì)缺乏專業(yè)知識(shí)，自身的業(yè)務(wù)水平也不高，對(duì)于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導(dǎo)致對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯(cuò)亂。
最后，財(cái)務(wù)檔案管理不規(guī)范，設(shè)施不完善。企事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理沒有形成一個(gè)專門的管理機(jī)構(gòu)，由專門的檔案管理人員有序的管理，而是對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理者方面工作處理的較為隨意，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理沒有形成專業(yè)管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理屬于整理的屬于會(huì)計(jì)管理，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是另一個(gè)部門的，這樣就容易形成分散化、不規(guī)范化，在查找的時(shí)候較為麻煩。財(cái)務(wù)管理設(shè)施的不完善，財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范化，以及無專門機(jī)構(gòu)，造成財(cái)務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果都大大降低。
二、規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的方法簡析
（一）提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)
企事業(yè)單位想要很好的提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的水平，首先需要提高單位管理階層對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視性，提高他們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，了解其對(duì)單位發(fā)展的重要作用。管理階層人員應(yīng)該積極完善單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規(guī)范的管理網(wǎng)絡(luò)，管理層還應(yīng)該制定規(guī)范、有效的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)管理工作納入單位重要工作環(huán)節(jié)，明確分配好每一個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)，從而提高財(cái)務(wù)檔案管理的有效性。
（二）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)
企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員一般都是非專業(yè)的管理人員，提高管理層對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)。企事業(yè)單位在招聘一些檔案管理人員時(shí)，需要考慮其專業(yè)知識(shí)水平、自身素質(zhì)修養(yǎng)，檔案管理人員在不斷豐富自身專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，還得不斷提高自身修養(yǎng)，提高自身工作能力，能夠更好的管理好財(cái)務(wù)檔案。單位還應(yīng)該定期的對(duì)這些檔案管理工作人員進(jìn)行多途徑的培訓(xùn)，采取多形式的方式對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)上的提升，提高管理人員的實(shí)際工作水平和自身能力，提高他們對(duì)自身工作的保密管理，端正工作作風(fēng)和工作態(tài)度。
（三）設(shè)置專業(yè)機(jī)構(gòu)，管理財(cái)務(wù)檔案
企事業(yè)單位設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)管理人士對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理。對(duì)專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案機(jī)構(gòu)制定有效的規(guī)章制度，使得檔案管理能夠更加規(guī)范化，將對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理納入部門的工作考核中，實(shí)行目標(biāo)制，通過將對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結(jié)合，用這種方式來實(shí)行獎(jiǎng)罰制，利用這種獎(jiǎng)懲機(jī)制來提高管理人員的工作積極性，促進(jìn)管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養(yǎng)，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的有效性發(fā)展。提高財(cái)務(wù)檔案管理的工作的積極性。
（四）建立專門的庫房，保管好檔案信息
財(cái)務(wù)檔案信息對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有決定性的影響，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個(gè)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理檔案都非常的珍貴和重要性，因此，單位應(yīng)該建立專門的庫房，保管好檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現(xiàn)。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息是永久性可利用資源，是單位發(fā)展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對(duì)庫房的管理采取嚴(yán)格的規(guī)章制度，規(guī)范化管理，不可讓別人隨意進(jìn)出。保證財(cái)務(wù)檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時(shí)為其使用外單位所利用。
（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化處理
現(xiàn)當(dāng)代屬于信息化社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來相對(duì)麻煩。因此，財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財(cái)務(wù)檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時(shí)間，節(jié)約人力資源。便于加快財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成專業(yè)化建設(shè)，形成資源共享，網(wǎng)絡(luò)之間相互傳遞，服務(wù)更加便捷化。
三、結(jié)語
隨著時(shí)代的發(fā)展，國家和企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)開始快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企事業(yè)單位帶來了更多的機(jī)遇，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理的管理方式，大力培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)豐富，自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員，提高整體財(cái)務(wù)檔案管理水平，有助于提高企事業(yè)單位及其他個(gè)本門的有效發(fā)展。盡快實(shí)行財(cái)務(wù)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使用的便捷化，以及服務(wù)的更加現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)：
[1]房潔.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（3）.
一、職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的作用
職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案管理包括了院校財(cái)務(wù)開支的全部活動(dòng)資料，是整個(gè)財(cái)務(wù)工作的具體反映和寫照。因此，高校的財(cái)務(wù)檔案保存可以作為日后研究院校財(cái)務(wù)狀況的重要憑證，對(duì)日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進(jìn)了高校的經(jīng)濟(jì)管理。對(duì)于有些財(cái)務(wù)管理中的問題分析，院校財(cái)務(wù)檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地?cái)?shù)據(jù)資料，節(jié)省工作時(shí)間，提高效率。還有一些財(cái)務(wù)分析的工作，需要使用之前的財(cái)務(wù)檔案，此時(shí)數(shù)據(jù)保存完善的檔案就會(huì)發(fā)揮重要作用。
對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支，難以避免會(huì)有些問題的出現(xiàn)，挪用公款、支出不合理都是很可能出現(xiàn)的，為了避免這種情況的發(fā)生，加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)管理也是一種有效的途徑。對(duì)財(cái)務(wù)開支情況進(jìn)行記錄，能有效的減少不正常財(cái)務(wù)開支情況的發(fā)生，從而加強(qiáng)職業(yè)院校的經(jīng)濟(jì)管理。
通過分析職業(yè)高校的財(cái)務(wù)檔案還可以為工作人員工作質(zhì)量的評(píng)定提供參考，在分析過程中，院校財(cái)務(wù)支出的具體情況都會(huì)體現(xiàn)出來，對(duì)于各項(xiàng)支出和領(lǐng)導(dǎo)者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現(xiàn)出來。而且，職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理體系，對(duì)于管理過程中的不足和缺陷都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且得到解決，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、完善化。
在職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)過程中，一些與經(jīng)濟(jì)管理相關(guān)的專業(yè)，都需要大量的實(shí)踐和案例，與理論教學(xué)相結(jié)合，促進(jìn)教學(xué)工作的提高。而本職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案剛好可以作為教學(xué)的參考和依據(jù)，將實(shí)際引用到教學(xué)過程中，既為教學(xué)提供了大量的真實(shí)案例，又促進(jìn)學(xué)生的能力提高，一舉兩得。
二、目前職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題
（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性意識(shí)不夠
通過之前簡述，可知對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，財(cái)務(wù)檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數(shù)職業(yè)院校中，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視性都不高，一般只重視財(cái)務(wù)工作的開展，對(duì)于具體的證明、數(shù)據(jù)并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實(shí)到位。在之后的數(shù)據(jù)、資料整理過程中，大都只使用了財(cái)務(wù)工作中的簡單數(shù)據(jù)，并沒有將整個(gè)過程的數(shù)據(jù)收集完整，導(dǎo)致即使檔案管理工作開展落實(shí)后，整個(gè)資料檔案都并不完整，達(dá)不到預(yù)期的效果。
對(duì)檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領(lǐng)導(dǎo)者的重視不夠，在職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，主要原因就是由于學(xué)校管理者對(duì)于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實(shí)，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實(shí)到位。在初期的財(cái)務(wù)開支證明時(shí)就缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求，在之后收集資料時(shí)，數(shù)據(jù)也就難以完善。
（二）財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠規(guī)范
相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)技能是造成檔案管理工作不規(guī)范的主要原因之一。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作，沒有統(tǒng)一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質(zhì)量。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院中沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，很少有專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業(yè)院校中，雖然有專門的管理機(jī)構(gòu)，但是由于各部分之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，并且缺乏專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，難以對(duì)管理工作統(tǒng)一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點(diǎn)，信息數(shù)據(jù)沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業(yè)素養(yǎng)，也難以將工作規(guī)范完善。
（三）缺乏統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)
我國高校的財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展較晚，目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以職業(yè)技術(shù)學(xué)院在財(cái)務(wù)檔案管理工作中更是難以達(dá)到預(yù)期要求，將財(cái)務(wù)檔案管理的有益作用完全發(fā)揮出來。有部分職業(yè)技術(shù)院校雖然對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學(xué)校里實(shí)行，并沒有擴(kuò)展到整個(gè)行業(yè)，沒有形成有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
三、規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理
（一）加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)
出于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，和目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，要重點(diǎn)落實(shí)增強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院對(duì)此管理的意識(shí)。職業(yè)院校要在充分意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性的前提下，改變之前對(duì)財(cái)務(wù)支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財(cái)務(wù)檔案管理體系。先從領(lǐng)導(dǎo)者抓起，引導(dǎo)院系領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)支出和日后工作的重要性，建立注重學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，增強(qiáng)管理工作人員的重視，從而保證學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實(shí)，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支科學(xué)化，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平提高。
（二）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
專業(yè)的管理人員不僅能提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質(zhì)量，因此，提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理人員具有重要意義。財(cái)務(wù)檔案管理不是單純的一項(xiàng)管理工作，對(duì)于工作者還有一定的專業(yè)要求，才能保證工作的高效率和高質(zhì)量。對(duì)于從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員應(yīng)定期的進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證管理人員的專業(yè)能力，同時(shí)將要求和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)傳授給工作人員及時(shí)落實(shí)到工作中。對(duì)于提出要求的落實(shí)情況對(duì)管理人員進(jìn)行考核，保證財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，保證財(cái)務(wù)檔案管理能隨著發(fā)展不斷進(jìn)步。
（三）健全院校檔案管理制度
每個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，要設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理體系的完善。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的支出證明，規(guī)定要有詳細(xì)的數(shù)據(jù)說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)支出合理，避免財(cái)務(wù)問題的出現(xiàn)。在之后的數(shù)據(jù)收集階段，要將各種資料收集完善，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。職業(yè)學(xué)院在建立管理機(jī)制的前提下，對(duì)于各部門的分工，也要?jiǎng)澐置鞔_，將各個(gè)階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項(xiàng)工作都有專業(yè)的負(fù)責(zé)人。除此之外，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計(jì)算機(jī)等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實(shí)完善，保證整個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理制度完善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。
（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前我國的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網(wǎng)絡(luò)信息，對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作，也要與時(shí)俱進(jìn)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中來。相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理的各種紙質(zhì)資料，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，各種財(cái)務(wù)檔案管理工作將更加簡便快捷。特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時(shí)期，職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；財(cái)務(wù)管理；企事業(yè)單位
中圖分類號(hào)：F253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本狀況
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個(gè)行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻(xiàn)。但是在實(shí)際情況中，財(cái)務(wù)檔案的管理始終是一個(gè)受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行專人專地的管理和研究之外，大部分社會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財(cái)務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時(shí)，對(duì)于本單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄來說是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。
二、財(cái)務(wù)檔案管理方存在各方面的問題
1、財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄
財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下，對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2、財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)
除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財(cái)務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
3、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范
應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實(shí)據(jù)。
4、檔案室的設(shè)施不完善
有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5、管理制度不健全
多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
三、提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施
1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理組織建設(shè)
1.1單位應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并把財(cái)務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
1.2根據(jù)單位的實(shí)際情況，配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財(cái)務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財(cái)務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊(duì)伍構(gòu)成的相對(duì)穩(wěn)定。
1.4單位應(yīng)適時(shí)的組織相關(guān)工作人員的財(cái)務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時(shí)展的步伐。
2、強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力
良好的財(cái)務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價(jià)值。要想真正將財(cái)務(wù)檔案管理制度落到實(shí)處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對(duì)教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)管理部門對(duì)參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到績效考核當(dāng)中，企業(yè)在績效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財(cái)務(wù)檔案管理作為績效考核的重要內(nèi)容，除了對(duì)相關(guān)管理人員的工作作出評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。
3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時(shí)開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價(jià)值。
4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。
5、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
在當(dāng)今，信息化成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力之一。以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺(tái)的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域迅猛展開，并對(duì)人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠(yuǎn)的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡單地看做是經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)，財(cái)務(wù)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價(jià)值參考和依據(jù)，具有很大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。
6、財(cái)務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)
對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員專或兼職財(cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。
7、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)
不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
結(jié)束語
財(cái)務(wù)管理工作中充分加強(qiáng)檔案管理工作的力度，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整對(duì)企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，能有效提升財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。
參考文獻(xiàn)
一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理的意義
財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個(gè)方面：一是響應(yīng)了國家法律的號(hào)召，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《會(huì)計(jì)法》等，這對(duì)國家相關(guān)單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的滲透使得傳統(tǒng)簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細(xì)節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問題;三是益于單位管理者更準(zhǔn)確、快速的做出決策，清晰、如實(shí)的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財(cái)務(wù)計(jì)劃制定、預(yù)算編制、財(cái)務(wù)問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細(xì)分化、信息化、嚴(yán)格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內(nèi)部利益層面，檔案管理均具有深遠(yuǎn)意義。
二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理現(xiàn)狀
(一)檔案管理傳統(tǒng)化
互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下，檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。但目前許多事業(yè)單位尚未實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術(shù)相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財(cái)務(wù)人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個(gè)別單位仍然沿用上世紀(jì)90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質(zhì)檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機(jī)操作，但缺少輸出設(shè)備;二是檔案管理人員老化，信息技術(shù)要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，而當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理通常是準(zhǔn)退休人員，這在一定程度上導(dǎo)致單位難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員信息化。
(二)監(jiān)管片面化
監(jiān)管是單位防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當(dāng)下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設(shè)備落后，在大數(shù)據(jù)智能時(shí)代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段;二是違規(guī)代價(jià)小，公款私存現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后;三是監(jiān)管主體只是財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門，難以形成監(jiān)管的長效化、常態(tài)化，甚至財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門作后，監(jiān)管不能起到任何作用。
(三)專項(xiàng)資金使用不規(guī)范
事業(yè)單位中有兩種專項(xiàng)資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是白條抵庫現(xiàn)象，這就使得財(cái)務(wù)賬面金額大于實(shí)際庫存現(xiàn)金，在一定程度上導(dǎo)致賬實(shí)不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會(huì)計(jì)年度期間，檔案管理更加復(fù)雜;二是公款私存現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為專款挪為私用和專款挪為其他項(xiàng)目用，這直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案賬證、賬實(shí)、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項(xiàng)目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級(jí)增加。
三、規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理策略
(一)搭建與維護(hù)信息管理平臺(tái)
信息系統(tǒng)平臺(tái)搭建主要著手于財(cái)務(wù)人員信息化和業(yè)務(wù)處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財(cái)務(wù)人員，實(shí)現(xiàn)新老交替，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)意識(shí)、法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí);部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控管理信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時(shí)必須保障電子賬簿與紙質(zhì)賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓(xùn)單位老員工，加大繼續(xù)教育力度，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力和信息應(yīng)用能力，專業(yè)上鼓勵(lì)老員工帶新員工，信息系統(tǒng)操作上鼓勵(lì)新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術(shù)投入，加快實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實(shí)時(shí)獲取信息，增強(qiáng)電子檔案、電子賬簿在部門內(nèi)部的傳遞、使用頻率;強(qiáng)化內(nèi)部信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，組織開展部門信息科技治理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測(cè)試和維護(hù)、信息科技運(yùn)行、信息科技外包等方面內(nèi)部控制，建立健全風(fēng)險(xiǎn)狀況的防范機(jī)制。
(二)創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制
檔案管理的規(guī)范與強(qiáng)化需要借助監(jiān)管機(jī)制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機(jī)制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，積極拓展和提高計(jì)算機(jī)在檔案管理監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對(duì)接，促進(jìn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測(cè)，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)，完善業(yè)務(wù)分類監(jiān)管模型，通過數(shù)據(jù)+模型分析的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點(diǎn)、精確范圍，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
二是聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，實(shí)施重大項(xiàng)目聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制，在部門間充分實(shí)現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理、會(huì)計(jì)、審計(jì)等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢(shì)，共同參與項(xiàng)目檢查，形成監(jiān)督合力;另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務(wù)部門間檢查成果的相互反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)有效的互補(bǔ)。
三是違規(guī)機(jī)制創(chuàng)新，以經(jīng)濟(jì)審計(jì)為切入點(diǎn)，推進(jìn)監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進(jìn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作，使經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)從離任審計(jì)向任中審計(jì)，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)審計(jì)監(jiān)督的常態(tài)化、長效化，促進(jìn)部門領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實(shí)基礎(chǔ)，另一方面要把握重點(diǎn)，有的放矢。以檔案流程設(shè)計(jì)為主線，突出重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，突出重要環(huán)節(jié)，對(duì)不同部門歸檔時(shí)間、準(zhǔn)確性、分類有效性配以相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化違規(guī)機(jī)制的目的性和針對(duì)性。
(三)建立健全檔案管理及其相關(guān)工作領(lǐng)域制度
檔案管理制度的強(qiáng)化和規(guī)范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業(yè)務(wù)部門。因此，必須建立健全相關(guān)部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項(xiàng)資金管理制度，建立專項(xiàng)資金反饋制度，有結(jié)余或未投入項(xiàng)目的專項(xiàng)資金必須上交，將專項(xiàng)資金用于固定資產(chǎn)購置、工程項(xiàng)目改造等，必須統(tǒng)一按照單位會(huì)計(jì)制度進(jìn)行核算、核銷;二是積極落實(shí)《檔案管理辦法》，設(shè)計(jì)檔案歸檔流程，會(huì)計(jì)等相關(guān)部門自覺對(duì)信息分類，嚴(yán)格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環(huán)節(jié)，且一切記錄均要按照單位制度進(jìn)行備份;三是規(guī)范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行，如果存在只交接內(nèi)容、沒有明確義務(wù)與責(zé)任的情況，則要對(duì)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)、交接人員一并處罰。
企業(yè)檔案資料越來越要求記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。所謂檔案要標(biāo)準(zhǔn)化，是指檔案所使用的名詞術(shù)語、著錄、代碼代號(hào)、標(biāo)引語言乃至于檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化。這些標(biāo)準(zhǔn)化的要求，可以對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長期性保存。目前，許多企業(yè)已開始朝著標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)，有的企業(yè)還為此專門組織定期的員工培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。從企業(yè)檔案管理的現(xiàn)行機(jī)制來看，大多企業(yè)已經(jīng)在努力做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，已不再受傳統(tǒng)模式的桎梏。但是，時(shí)展的腳步從未停止，相對(duì)于經(jīng)濟(jì)形式而言，檔案管理規(guī)范化的發(fā)展還是緩慢的，而且，企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還不夠、對(duì)本企業(yè)基層的檔案缺乏管理、還缺乏具有專業(yè)知識(shí)的檔案事務(wù)人員。檔案管理規(guī)范化不僅僅需要管理設(shè)備、技術(shù)手段的規(guī)范、先進(jìn)，還需要管理者的高素質(zhì)、高認(rèn)識(shí)、高水平。時(shí)代在發(fā)展，企業(yè)在進(jìn)步，企業(yè)的工作人員也必須與時(shí)俱進(jìn)，具備適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的能力水平、個(gè)人素養(yǎng)。如今，企業(yè)檔案管理的門類不再單一，甚至還越來越多，越來越復(fù)雜，加上檔案管理已經(jīng)借助于信息化手段統(tǒng)籌管理，這些都要求檔案管理者必須具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并能熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)。所以，企業(yè)要為此付出的努力還應(yīng)是持續(xù)的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動(dòng)落到實(shí)處，才能收到真正的效益。
二、檔案管理規(guī)范化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性
1.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)人員管理的重要性
說到檔案管理，企業(yè)的人事檔案首當(dāng)其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業(yè)人員的詳細(xì)信息，包括員工的自然情況、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景等。企業(yè)用人必須要依據(jù)人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應(yīng)的工作崗位。人才是企業(yè)良性發(fā)展的基石，而檔案管理是發(fā)掘人才、開發(fā)人才的基石。沒有一套規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)將會(huì)極大的限制企業(yè)發(fā)展，降低市場競爭力，也會(huì)流失已有的人才，給企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失。千金買骨可能會(huì)引來人才但是不一定會(huì)留住人才。有著規(guī)范的、優(yōu)異的、有發(fā)展的檔案管理模式的企業(yè)才是一個(gè)有吸引力的企業(yè)。
2.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)財(cái)政管理的重要性
規(guī)范化的檔案管理可以集中整合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況軌跡，為企業(yè)高層管理者提供企業(yè)業(yè)務(wù)分析的依據(jù)，從而有利于科學(xué)規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展方向，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，規(guī)范化的財(cái)政管理下，企業(yè)每一筆財(cái)務(wù)賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財(cái)務(wù)糾紛，挺高工作效率，有利于企業(yè)的制度化管理，同時(shí)又對(duì)外樹立了企業(yè)良好的形象。
3.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要性
從企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展角度看，規(guī)范化的檔案管理有利于企業(yè)管理層更加及時(shí)、全面的掌握和分析企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況，以便抓住時(shí)機(jī)調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營策略，做出科學(xué)的判斷。企業(yè)檔案雖然記錄的是企業(yè)過去的運(yùn)營資料，但卻是企業(yè)未來發(fā)展的依據(jù)。它在很大程度上決定著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展、對(duì)持續(xù)提高企業(yè)的管理效率具有深遠(yuǎn)影響。所以，為了企業(yè)自身的長足發(fā)展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實(shí)力，必須做好檔案的規(guī)范化管理。
三、結(jié)語
隨著中國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已成為社會(huì)發(fā)展的必要技術(shù)。檔案信息管理是企事業(yè)單位檔案工作的重要組成部分。它在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，起到了很好的作用。近年來，檔案管理建設(shè)逐漸由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變，向數(shù)字化邁進(jìn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息管理要與現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)體系相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)有效管理，提高企事業(yè)單位的工作效率。在一定程度上，也有利于檔案管理的規(guī)模化。但是，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的具體轉(zhuǎn)型和發(fā)展中還存在一些問題需要解決。只有克服這些障礙，才能不斷推進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)能夠在長期信息化建設(shè)中得到充分發(fā)展。
2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)意義
檔案信息來自兩個(gè)方面。狹義的檔案信息是檔案內(nèi)容的信息統(tǒng)計(jì)；廣義信息是檔案信息與政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等各方面相結(jié)合的信息。會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)直接影響到企事業(yè)的檔案管理，其技術(shù)起著非常重要的作用，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的過程，實(shí)際上是對(duì)先鋒的檔案管理工作發(fā)展的單位，經(jīng)技術(shù)檔案找到對(duì)策。
3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的基本發(fā)展趨勢(shì)
（1）會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容趨于數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理，首先確保數(shù)字檔案館的內(nèi)容，在以前的條件下傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)字化的管理模式，他們的工作內(nèi)容也有很大的變化，除保持會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)文件保存，圖片主要以圖紙和照片形式、視頻信息主要是以電影的形式進(jìn)行數(shù)字管理，打破傳統(tǒng)檔案館的形式，開始過渡到數(shù)字形式。
（2）會(huì)計(jì)檔案管理方式趨于技術(shù)化。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理形式的變革是基礎(chǔ)的改變，在數(shù)字檔案管理中，要求相關(guān)的管理人員，必須能夠熟練操作和使用計(jì)算機(jī)來解決相關(guān)問題。對(duì)會(huì)計(jì)檔案提出數(shù)字管理要求，主要是在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的世界，將會(huì)計(jì)檔案管理方法與現(xiàn)代主流文化的結(jié)合的產(chǎn)物。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展，在目前這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代中，在多數(shù)年輕專業(yè)技術(shù)人員的里，有一定的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。這對(duì)推進(jìn)其的廣泛發(fā)展起到了很大的推進(jìn)作用。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的主要特征是多元化的協(xié)助單位的發(fā)展，為其提供決策支持和建議。
4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)及管理工作中出現(xiàn)的問題
4.1管理規(guī)范化程度低。
我們國家缺乏統(tǒng)一的文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。一些企業(yè)比事業(yè)單位的文件管理水平要更高。另外，工程的文件管理存在著地區(qū)之間、單位之間的差異，部分地區(qū)甚至有的地方都充分有效地記錄，文件信息資源沒有統(tǒng)一建設(shè)的問題，嚴(yán)重妨礙文件管理工作的發(fā)展和完善。
4.2財(cái)政支援不足。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信任化建設(shè)需要充分的資金支持，只有專業(yè)的軟硬件設(shè)備才能為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施支持，提供會(huì)計(jì)資料管理的環(huán)境條件。但是，在實(shí)際工作中，財(cái)政資金對(duì)這塊的資金補(bǔ)助是非常缺乏的，這對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)帶來了極大的困難。
4.3對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。
一些企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)并不充分，對(duì)會(huì)計(jì)資料數(shù)字化、信息化的現(xiàn)代管理模式的理解不到位，以及內(nèi)部控制制度的缺失。相關(guān)管理人員對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理形不成一個(gè)全面、有效的業(yè)務(wù)，在一定程度上對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了阻礙。
4.4缺乏專業(yè)人才。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的新式建設(shè)對(duì)專業(yè)知識(shí)和工作人員要求比較高，不僅要求相關(guān)人員具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)與足夠的工作經(jīng)驗(yàn)，還要精通辦公自動(dòng)化的相關(guān)操作。但是目前，會(huì)計(jì)檔案管理信息建設(shè)專門人員相對(duì)較少，缺乏一定的管理和專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)資料信息化沒有幫助。
5加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理及其信息化建設(shè)的措施
5.1將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理規(guī)范化
目前我國對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息化管理方面沒有完善的制度出臺(tái)，各個(gè)地區(qū)間、單位間的具體會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作也存在個(gè)體差異，主要表現(xiàn)就是沒有規(guī)范化。會(huì)計(jì)檔案信息化管理在實(shí)際上還存在許多漏洞。建立完善統(tǒng)一的工作規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案信息化管理，不僅有助于企事業(yè)單位提高工作效率和資源利用率，而且從根本上保證會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。事實(shí)上，在將紙張信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的過程中，技術(shù)人員不僅需要輸入和掃描文件，而且還包括提交和存儲(chǔ)等具體的工作程序。項(xiàng)目的每一步都需要行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的具體細(xì)節(jié)，這是會(huì)計(jì)檔案信息管理和建設(shè)的必由之路。
5.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先要增加這塊資金的投入。只有解決好資金來源問題，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作才有可能有更進(jìn)一步的發(fā)展。同時(shí)，只有充分認(rèn)識(shí)其重要性，確保獲取可靠的軟硬件設(shè)施的專項(xiàng)資金，才能保證檔案館的有序發(fā)展。此外，為了保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行，我們必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和完善，利用先進(jìn)的信息和多媒體技術(shù)，建立和完善會(huì)計(jì)資料檔案管理網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。
5.3，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平。
有關(guān)單位、各部門、管理干部要不斷提高自身的責(zé)任意識(shí)，建立有效的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理責(zé)任制，使會(huì)計(jì)檔案信息建設(shè)工作有序有序進(jìn)行。
5.4，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息管理人員的財(cái)務(wù)管理培訓(xùn)。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息管理人才的培養(yǎng)是整個(gè)項(xiàng)目的核心。沒有相關(guān)專業(yè)人員，任何項(xiàng)目都沒有意義。從人才引進(jìn)入手，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行關(guān)于相關(guān)信息建設(shè)培訓(xùn)，加強(qiáng)其認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性，加強(qiáng)宣傳工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認(rèn)識(shí)。提高財(cái)務(wù)管理人員的信息素?|和信息操作水平。在實(shí)際操作過程中，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息管理是一個(gè)不斷改進(jìn)和優(yōu)化的過程，而信息檔案工作者是這一過程成功運(yùn)作的關(guān)鍵。因此，在實(shí)際的工作過程中，單位應(yīng)培養(yǎng)具有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理和計(jì)算機(jī)背景的技術(shù)人員，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理提供技術(shù)支持。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)也成為一種趨勢(shì)。信息技術(shù)在數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面的優(yōu)勢(shì)越來越受到人們的歡迎。通過信息技術(shù)的實(shí)施，不僅可以提高工作效率，而且有利于財(cái)務(wù)管理，促進(jìn)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。
第二條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全財(cái)務(wù)管理制度，包括：現(xiàn)金銀行存款管理制度、財(cái)務(wù)開支審批制度、資產(chǎn)臺(tái)賬制度、債權(quán)債務(wù)管理制度、票據(jù)管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、“一事一議”籌資籌勞制度、土地補(bǔ)償費(fèi)監(jiān)督管理制度、轉(zhuǎn)移性資金收支管理制度等。
第三條為推動(dòng)農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)健康有序開展，加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理規(guī)范化示范單位管理，制定本辦法。
第四條本辦法適用于進(jìn)行農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)的村集體經(jīng)濟(jì)組織、代行村集體經(jīng)濟(jì)組織職能的村委會(huì)及實(shí)行村會(huì)計(jì)委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)計(jì)核算中心等單位（以下簡稱規(guī)范化建設(shè)單位）。
第五條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全內(nèi)部控制制度，特別是對(duì)土地補(bǔ)償費(fèi)監(jiān)督管理、“一事一議”籌資籌勞、村級(jí)債務(wù)管理、轉(zhuǎn)移性資金收支管理進(jìn)行重點(diǎn)控制。
第六條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全財(cái)產(chǎn)清查制度，定期對(duì)資產(chǎn)、負(fù)債進(jìn)行清查，年終進(jìn)行全面資產(chǎn)清查。
第七條規(guī)范化建設(shè)單位必須建立健全民主理財(cái)、民主監(jiān)督制度，成立民主理財(cái)小組，明確理財(cái)小組職責(zé)，制定民主理財(cái)辦法，召開民主理財(cái)會(huì)議。
第八條民主理財(cái)小組的成員應(yīng)按規(guī)定程序產(chǎn)生，認(rèn)真履行職責(zé)，要對(duì)民主理財(cái)小組成員定期進(jìn)行財(cái)會(huì)知識(shí)培訓(xùn)。
第九條規(guī)范化建設(shè)單位必須建立健全財(cái)務(wù)工作流程，所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)手續(xù)必須齊全。
第十條規(guī)范化建設(shè)單位必須按期編制財(cái)務(wù)報(bào)表，按要求向部、省、縣報(bào)送相關(guān)報(bào)表及材料。
第十一條規(guī)范化建設(shè)單位必須設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案柜（室），加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、資產(chǎn)臺(tái)賬、財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)公開底稿等文字材料以及電子數(shù)據(jù)等檔案管理。
第十二條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全財(cái)務(wù)公開制度，及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)公開，公開的內(nèi)容要真實(shí)、全面。群眾普遍關(guān)心和重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)發(fā)生要逐項(xiàng)逐筆公開。
第十三條規(guī)范化建設(shè)單位必須接受各級(jí)農(nóng)村經(jīng)營管理部門（以下簡稱農(nóng)經(jīng)部門）的審計(jì)監(jiān)督，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的資料，并及時(shí)公布審計(jì)結(jié)果。
發(fā)生下列事項(xiàng)，要進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)：
××村干部任期屆滿和離任；
××土地補(bǔ)償費(fèi)及其他轉(zhuǎn)移性資金的收支；
××發(fā)生數(shù)額較大的一事一議籌資籌勞的項(xiàng)目；
××其他重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。
第十四條規(guī)范化建設(shè)單位必須實(shí)行統(tǒng)一電算化管理，使用農(nóng)業(yè)部認(rèn)定或監(jiān)制的符合新《村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)制度》標(biāo)準(zhǔn)的農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化管理軟件，建立健全電算化內(nèi)部管理制度。
第十五條規(guī)范化建設(shè)單位要定期組織對(duì)財(cái)會(huì)人員有關(guān)財(cái)會(huì)知識(shí)、政策法規(guī)、電算化管理等知識(shí)培訓(xùn)。
第十六條農(nóng)業(yè)部及省（區(qū)、市）農(nóng)經(jīng)部門對(duì)“全國農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理規(guī)范化示范單位”實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期進(jìn)行考核抽查。示范單位出現(xiàn)下列情況之一的，取消其“全國農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理規(guī)范化示范單位”稱號(hào)，收回其稱號(hào)牌匾。
××因財(cái)務(wù)問題造成農(nóng)民上訪，經(jīng)核查屬實(shí)的；
××不及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)公開或進(jìn)行虛假公開的；
××主理財(cái)小組成員未履行職責(zé)的；
××民主理財(cái)民主監(jiān)督無法正常開展的；
××審計(jì)發(fā)現(xiàn)重大財(cái)務(wù)問題的；
電子環(huán)境下，計(jì)算機(jī)是財(cái)務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個(gè)方面：
1.針對(duì)外部的管理問題。首先，在管理中因?yàn)橛?jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機(jī)密碼也應(yīng)對(duì)某些訪問權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財(cái)務(wù)檔案被訪問時(shí)的安全。同時(shí)應(yīng)建立多級(jí)權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級(jí)權(quán)限，不同的工作人員對(duì)檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對(duì)電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。限制外部非法訪問對(duì)電子檔案的干擾。也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問權(quán)限，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對(duì)數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯(cuò)誤。最后，是對(duì)病毒的控制措施。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計(jì)算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時(shí)對(duì)殺毒軟件病毒庫進(jìn)行升級(jí)，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。
2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識(shí)，使之明確管理特征。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的保管作用。對(duì)各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對(duì)制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對(duì)管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)化地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時(shí)化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛?jì)算機(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)化的備份處理，在賬務(wù)管理與報(bào)表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時(shí)化備份的要求，即根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會(huì)受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財(cái)務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會(huì)直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會(huì)影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對(duì)存放時(shí)間較長的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊(cè)進(jìn)行保存。而對(duì)于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類與匯總，并對(duì)其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財(cái)務(wù)知識(shí)也需要其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報(bào)表。進(jìn)行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計(jì)算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會(huì)因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動(dòng)是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）
