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關(guān)鍵詞:會計檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務(wù)企業(yè),提高財務(wù)工作效率。
一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務(wù)管理規(guī)范化、標準化。會計檔案管理工作是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務(wù)資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,財務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務(wù)管理特點,筆者認為將會計檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務(wù)工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化、流程化、細致化,財務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務(wù)管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)、由財務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部負責保管。
2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預算管理類。預算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導向,圍繞各項經(jīng)濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的管理活動。
財務(wù)預算依據(jù)業(yè)務(wù)預算編制,業(yè)務(wù)預算是基礎(chǔ)、財務(wù)預算是核心,所以編制財務(wù)預算搜集的業(yè)務(wù)預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預算管理的有關(guān)文件以及其他預算資料。
(2)工程管理類。工程財務(wù)管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關(guān)資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務(wù)報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財務(wù)稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財務(wù)工作計劃、年度財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風險管理報告等。
三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務(wù)部門各專責根據(jù)崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據(jù)財務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。
(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標準化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點,制定財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務(wù)專業(yè)知識,還要具備計算機信息處理技術(shù),因此要加強業(yè)務(wù)技能培訓和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標準化管理的根本。
6.內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部指定專人負責管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1.有利于提升財務(wù)管理的整體水平。財務(wù)集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務(wù)工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務(wù)工作整體水平的提高,財務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關(guān)事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標準,體現(xiàn)財務(wù)管理專業(yè)化和標準化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務(wù)工作具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務(wù)風險,崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時財務(wù)工作必須定期輪崗制度,財務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務(wù)工作。
4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現(xiàn)監(jiān)督管理職責,確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機構(gòu)實施各種監(jiān)督檢查和審計。不同的檢查和審計機構(gòu),需要提供相同的財務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內(nèi)部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。
關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；內(nèi)控制度
當前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領(lǐng)導層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經(jīng)費預算，結(jié)合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經(jīng)費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統(tǒng)維護、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高校可以結(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進行調(diào)整，詳細規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應(yīng)該由專門的人員來進行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達指令時要經(jīng)過科室來進行轉(zhuǎn)達，這樣就導致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當前社會的需求和環(huán)境變化。
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關(guān)鍵詞:高校財務(wù)檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當前,加強高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強高校財務(wù)檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務(wù)檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務(wù)檔案管理的幾個措施。
一、高校財務(wù)檔案管理的特點
1.高校的財務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財務(wù)檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務(wù)檔案由財務(wù)部門歸集,一般是先在財務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務(wù)檔案在財務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財務(wù)實務(wù)中,財務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計核算的專業(yè)材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學生學費收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財務(wù)檔案構(gòu)成了高校財務(wù)日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財務(wù)狀況。
4.隨著高校財務(wù)會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財務(wù)檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務(wù)檔案是高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當前業(yè)務(wù),并作為未來財務(wù)預算的重要依據(jù),是財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導和財務(wù)人員,在意識上普遍地對財務(wù)檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財務(wù)檔案沒有專人負責。《會計法》規(guī)定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關(guān)的財務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務(wù)的內(nèi)部控制的實施,防止經(jīng)濟犯罪都有不利的影響。
3.財務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務(wù)辦公室,有的財務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務(wù)人員隨意查閱。有的財務(wù)部門因辦公條件有限,存放財務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務(wù)檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務(wù)檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領(lǐng)導應(yīng)該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導責任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負責有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓,財務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強財務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財務(wù)部門是高校的一個行政服務(wù)窗口,財務(wù)辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴大,各種科研經(jīng)費的增多,會計核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進行管理,負責財務(wù)檔案的日常管理,會計電算化系統(tǒng)軟件的日常維護,以及財務(wù)部門的日常查賬工作,確保財務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務(wù)數(shù)據(jù)日常要進行備份保存,財務(wù)系統(tǒng)要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應(yīng)當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強,并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L;另一方面,不僅要熟悉財務(wù)部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養(yǎng),多提供學習先進的機會,多提供創(chuàng)新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務(wù)檔案管理是加強高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財務(wù)檔案管理的特點,改進管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財務(wù)檔案的安全和完整。
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會計檔案管理規(guī)定
1范圍
本標準規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核
。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。
財政部會第5號《企業(yè)會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。
華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。
4.1.3負責對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導。
4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批
準銷毀的會計檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反
映本局經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務(wù)報告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應(yīng)當歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔
案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時間
4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等
內(nèi)容。
4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
4.4會計檔案的管理
4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財務(wù)指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導報告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.6會計檔案的利用
4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分
管領(lǐng)導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計檔案的保管
4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
5檢查與考核
一、加強組織領(lǐng)導
高校應(yīng)建立以分管領(lǐng)導為核心的會計檔案領(lǐng)導小組，將會計檔案管理納入學校管理流程、納入各部門的日常工作；結(jié)合高校體制改革和事業(yè)崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計檔案管理工作納入各部門和相關(guān)人員的職責范圍；依據(jù)《檔案法》的要求，建立健全適合本校實際的規(guī)章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計檔案除人員工資表、年度決算報表、會計檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案在債務(wù)結(jié)清和工程完工之前也要永久保存，其他會計檔案則要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定的保管期限進行銷毀。在銷毀前必須由會計檔案管理機構(gòu)和會計機構(gòu)共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨裝訂存放，并作相應(yīng)記錄。然后將銷毀清冊報分管校領(lǐng)導批準，分管領(lǐng)導及檔案部門、財務(wù)部門相關(guān)人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應(yīng)按清冊所列內(nèi)容認真核對和清點，防止出現(xiàn)誤銷。在銷毀時除檔案部門、財務(wù)部門外，還要有審計部門人員參加監(jiān)督，保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機構(gòu)應(yīng)根據(jù)本校實際，結(jié)合財務(wù)工作特點，制定會計檔案歸檔流程和規(guī)范，在會計檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，并將會計檔案的完整、準確和系統(tǒng)作為工作的重點。對會計檔案歸檔過程實施經(jīng)常化檢查。有一定規(guī)模的高校（可以設(shè)置檔案館的）財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立會計檔案人員協(xié)同財務(wù)總監(jiān)（財務(wù)負責人）監(jiān)督校、院二級管理的財務(wù)活動運轉(zhuǎn)狀況，嚴格規(guī)范會計檔案歸檔程序。會計檔案在歸檔前，應(yīng)改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計部門審計合格后才可移交給檔案部門。高校財務(wù)部門應(yīng)配專人進行及時地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內(nèi)容填寫完整，加蓋印章。其次，會計賬簿歸檔時要在首頁內(nèi)填齊《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類別裝訂成冊；會計報表則按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊要在工資發(fā)放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財務(wù)部門、審計部門、檔案部門應(yīng)認真清點移交的會計檔案。
三、建立會計檔案信息公開機制
學校檔案部門應(yīng)會同財務(wù)、審計部門定期出具財務(wù)檔案質(zhì)量報告，就會計檔案的準確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關(guān)意見；對學校重大基建項目、科技專項等出具會計檔案專項驗收意見并在一定范圍公布；對會計檔案利用者的異議，檔案部門應(yīng)高度重視，逐件落實，通過相關(guān)的利用監(jiān)督機制，確保會計檔案信息不泄露。
四、加大監(jiān)管力度
檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)聯(lián)手，共同加大對會計檔案的監(jiān)管，將會計檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門、財務(wù)部門要與審計部門加強合作，在審計和專項檢查中進行突擊檢查，同時發(fā)揮審計事務(wù)所等社會中介機構(gòu)的作用，依法加強高校財務(wù)檢查和審計監(jiān)督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計檔案資料的違法行為要嚴肅處理，構(gòu)成犯罪的應(yīng)及時移交紀檢、公檢法等機關(guān)查處并依法追究刑事責任。
五、加強電算化會計檔案管理
傳統(tǒng)會計的信息載體是紙介質(zhì)，對存儲在磁盤、光盤等磁介質(zhì)計算機環(huán)境中形成的電算化會計檔案，高校還應(yīng)制定專門的管理制度，推行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理制度，根據(jù)各自載體形態(tài)和保護要求分別整理保存。由于電算化會計檔案數(shù)據(jù)保存期長，易受到人為或自然破壞且難留痕跡的特點，因此，要建立電算化會計檔案收集制度，按時將計算機處理的會計信息進行雙備份，脫離原計算機系統(tǒng)環(huán)境，分別存放在不同的地點，以確保會計檔案資料的安全。另外，由于軟盤易受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素影響，應(yīng)采用光盤存放，并定期檢查、定期復制。所有備份的會計檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄，以保證數(shù)據(jù)信息的安全。年終要將全年的會計檔案信息整理歸檔并進行編號，標明日期、目錄、備份人員姓名等內(nèi)容。
。
3.財務(wù)報告類:月度、半年、年度財務(wù)報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務(wù)情況說明書)、其他財務(wù)報告。
4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復資料,對賬資料及差異處理報告,預算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。
二、檔案管理職責
財務(wù)部負責紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責為:負責制定和完善會計檔案管理辦法,負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責會計檔案的裝訂、保管與安全,負責向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負責接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會計檔案整理及裝訂
1、會計憑證整理和裝訂
會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應(yīng)的會計憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。
(2)整理過程中需對憑證進行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。
(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。
(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。
2、會計賬簿整理和裝訂
(1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊序號,賬簿所屬主體等信息。
3、會計報表整理和裝訂
(1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好
(2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理
會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。
銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對賬資料及差異處理報告,預算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。
(2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計檔案保管
1、會計檔案保管時間規(guī)定
會計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。
2、會計檔案保管要求
(1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫,作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點。
(2)會計檔案室應(yīng)保持通風、透光,并有適當?shù)牟殚喛臻g。
(3)會計檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴禁使 用明火,嚴禁吸煙,除照明用電外,嚴禁使用與檔案保護無關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙
。
(5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計檔案借閱
1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。
2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導、財務(wù)部領(lǐng)導簽字同意的紙質(zhì)申請表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致,調(diào)出對應(yīng)的會計檔案供借閱人查閱。
3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。
5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導、財務(wù)部領(lǐng)導審批同意。
6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計檔案移交
當年形成的會計檔案,在年度終了后,由會計檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點無誤后,雙方領(lǐng)導和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。
（一）醫(yī)院電算化會計檔案的內(nèi)涵
會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內(nèi)和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數(shù)據(jù)，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數(shù)據(jù)，保障財會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會計核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉(zhuǎn)變，因此實現(xiàn)會計檔案的信息化管理是實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。
（二）醫(yī)院電算化會計檔案管理的特點
1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財會檔案，如，藥品盤點表、醫(yī)院收費管理系統(tǒng)病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財會檔案和傳統(tǒng)意義上的財會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會計背景下對相關(guān)財會人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。
二、醫(yī)院會計電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計檔案管理理念
新醫(yī)院的電算化會計檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導層應(yīng)當加強全醫(yī)院上下對會計檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)嚴格執(zhí)行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應(yīng)當創(chuàng)新會計檔案管理理念，學習相關(guān)的會計和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強對檔案和會計相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對相關(guān)工作人員進行專業(yè)知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。
（二）完善財會電子化的軟硬件設(shè)施
加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機，選用符合醫(yī)院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計算機病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領(lǐng)導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫(yī)院的會計檔案管理工作是醫(yī)院財務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財會檔案管理工作人員應(yīng)當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量。
參考文獻
現(xiàn)實情況是財務(wù)管理部門沒有專職的檔案管理人員，學校檔案管理部門沒有專門的熟悉財會業(yè)務(wù)的檔案管理人員。作為學校檔案數(shù)量最大的部門，在會計管理機構(gòu)由于兼職人員僅做到一般性的收集整理工作，在學校檔案管理部門也僅僅起到保管的作用。沒有做到對檔案的合理開發(fā)利用。
二、加強學校會計檔案管理應(yīng)采取的對策
1.加強組織領(lǐng)導，建立健全各項規(guī)章制度。根據(jù)國家會計法律法規(guī)的要求，各學校必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。要使學校會計檔案規(guī)范化，必須將會計檔案工作作為學校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應(yīng)的會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全檔案管理制度，如《會計檔案管理工作人員職責》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項工作程序。使會計檔案管理工作有章可循，促進會計檔案工作規(guī)范化。
2.加強會計檔案人員上崗培訓。建議進一步明確會計檔案管理兼職人員。會計檔案管理人員既要有豐富的會計專業(yè)知識，又要有檔案管理專業(yè)知識。因此，業(yè)務(wù)主管單位要加強對會計檔案管理人員尤其是首次接觸會計檔案管理的人員培訓工作，使他們認識到檔案的價值，只有當他們認識到檔案管理有價值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學校決策者提供決策有用信息為主導，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而強化對會計檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強日常會計資料收集，保證會計資料完整。除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的資料，這部分資料是會計核算、財務(wù)管理、內(nèi)部審計等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社保基數(shù)調(diào)整，職務(wù)晉升、薪級工資調(diào)整，年度預算追加等發(fā)生的會計資料。為保證會計資料的完整性，應(yīng)按業(yè)務(wù)內(nèi)容整理歸集為財務(wù)報告類和其他會計資料，為日后會計核算、查詢和檢查提供真實的原始依據(jù)。
4.加強財會部門與檔案管理部門的溝通。財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項業(yè)務(wù)檢查中，應(yīng)將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國家有關(guān)會計法規(guī)對學校的會計檔案管理工作進行考核，通過評優(yōu)爭先促進學校會計檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學化管理的軌道。
5.強化對電子會計檔案的管理工作。要提高單位領(lǐng)導對電子會計檔案開發(fā)利用工作重要性的認識，單位領(lǐng)導的重視是基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建立和落實工作責任制，明確每個人的工作職責，才能保證此項工作的落實。積極組織有關(guān)人員認真學習檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認識，通過提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證電子會計檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。
6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會計檔案管理人員，對管理人員進行專業(yè)培訓。電子會計檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計學、管理學以及計算機相關(guān)知識，熟練使用相關(guān)的財務(wù)會計軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。
7.改善硬件設(shè)施。良好的硬件設(shè)施，是順利開展電子會計檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計算機以及適配的軟件系統(tǒng)；會計信息的網(wǎng)上查詢、對賬等功能的實現(xiàn)，需要配置大容量的服務(wù)器；為保證電子會計檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時升級。
8.按規(guī)定及時移交會計檔案。《會計法》規(guī)定，上一年度的會計檔案可由財務(wù)部門保存一年后再移交檔案室。會計檔案由財務(wù)部門向檔案管理部門移交時，交接雙方按財務(wù)部門編制的移交清冊進行清點核對，無誤后在移交清冊單據(jù)上簽字蓋章，各存一份備查。移交清冊保管期限為15年，會計檔案保管清冊為25年。
