高校人事檔案信息化管理研究

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高校人事檔案信息化管理篇1

高校人事檔案是重要的信息資源，客觀反映了教職工教育經歷、工作經歷、政治面貌、個人信息、所獲榮譽和任職單位等信息，是學校招聘、評選優秀教師的重要依據。隨著“雙一流”計劃的提出，高校加大了教師招聘力度，促進了教師流動，給人事檔案管理帶來了一些挑戰。高校檔案管理人員要樹立信息化工作思維，實現人事檔案信息共享，及時為人事部門、學校領導提供教職工信息，為人事部門招聘和學校決策提供更加準確的依據，發揮人事檔案管理工作重要作用。

一、高校人事檔案管理信息化建設內涵

人事檔案是指由人事、組織、勞動等部門在人員考核管理基礎上形成的特殊檔案，能夠記錄全體教職工的信息，包括教學經驗、社會關系、業務能力等，同時也記錄了全體學生的學業成績、參與各項活動取得的成就等。從以往人事檔案管理來看，多采用紙質檔案管理，不易保存且更新難度大，給人事檔案管理工作帶來了很大困難。信息化背景下，高校要進一步改革人事檔案管理模式，充分發揮信息技術的優勢，建立安全可靠、具有強大的信息共享功能的人事檔案，不但能實現信息存取、應用的高效化，而且能加快檔案轉遞速度，做好線上申請、異地通辦等基礎服務。人事檔案信息化管理過程中，借助各項信息技術能節約人力成本，同時有利于調整人事管理結構。

二、新時期高校開展人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于保證人事檔案完整性

人事檔案記載了教職工個人信息、教學情況和師德師風等數據，是高校選拔優秀教師、干部的重要標準，因此要確保高校人事檔案信息的準確性和完整性。紙質人事檔案由人工填寫檔案信息，容易出現手寫失誤或涂改，很容易破損，影響人事檔案信息準確性和完整性。高校檔案管理人員可以建立電子人事檔案，做好紙質檔案數據備份，還可以實時更新人事調動、教師榮譽等信息，方便各個部門線上調閱人事檔案，避免對紙質檔案造成損壞，從而確保高校人事檔案信息的完整性和準確性。

（二）有利于提升人事檔案管理和利用效率

高校要把“互聯網+”思維融入人事檔案管理工作中，構建數字化人事檔案庫，構建人事檔案智能化管理模式。檔案管理人員可以把全校教職工人事檔案信息錄入系統，把電子檔案上傳到數據庫中，方便各個部門調閱人事檔案；也可以在管理平臺上自動檢索人事檔案，快速搜索需要查閱的人事檔案，幫助管理人員快速查找目標檔案，并及時更新人事檔案相關信息，提升高校人事檔案管理和利用率。

（三）有利于推動高校人力資源管理改革

人事檔案是高校人力資源管理工作的重要組成部分，是高校招聘、職稱評審和晉升考核的重要參考依據，是一項基礎性、服務性工作。高校檔案管理部門要與行政部門積極合作，及時錄入新入職教職工人事檔案信息，與行政部門聯合管理數字化人事檔案平臺，劃分人事檔案管理權限，保證人事檔案信息準確性、完整性和實時性，為人力資源管理提供科學依據。

三、高校人事檔案信息化管理現狀

（一）資金投入少，未能支持信息化管理平臺的建設

現階段，一部分高校在人事檔案信息化管理過程中投入的資金比較少，不利于為信息化管理平臺提供必要的資金支持，同時也影響了人事檔案信息化管理工作實效。還有一部分高校雖然重視信息化管理平臺的建設，但不注重資金的分配，未引入高質量的管理設備，一定程度上影響了整個信息化管理的進程。

（二）信息化建設不到位，無法實現資源共享

目前部分高校在檔案信息化管理過程中仍采用傳統的手工整理方式，不僅不利于更新檔案信息，也不利于實現資源共享，如保存不利也容易造成信息丟失。雖然有部分高校建立了信息化管理系統，但為強化安全保護工作，導致大量信息流出，不利于保護信息安全。信息化建設任務繁重，工作實效難以保證，人事檔案信息化管理過程中部分人員面臨繁重的工作任務，不僅需要利用文檔處理各種數據，還要做好數據的安全防護工作，對電子文件進行轉換升級等，面臨很大的工作負擔，且部分人員按照傳統方法進行檔案管理，無形之中增加了工作量，且工作實效也難以保證。

（三）信息化管理要求比較高，管理人員素質參差不齊

檔案信息化管理對于管理人員的管理能力有很高要求，不僅要有很強的信息處理功能，而且要利用信息技術做好用戶信息的關聯工作，充分發揮數字化技術，網絡技術、現代管理技術的作用，結合人事檔案管理工作現狀優化管理模式，提升管理效果。但從實際情況來看，部分管理人員信息化素養低，不熟悉信息管理方法，對數據庫生產與服務技術也不了解，不僅不利于調動自身的工作積極性，對于整個人事檔案信息管理工作也產生了很大影響。

四、新時期高校人事檔案信息化管理策略

（一）增加資金投入，構建信息化管理平臺

高校要積極構建智能化、多層次電子檔案管理平臺，立足學校需求研發檔案管理信息化平臺，建立智能化線上管理平臺，把現代設備和人事檔案管理系統銜接起來。首先，高校要設立專門的人事檔案室，配置掃描儀、計算機和打印機等設備，為智能化人事檔案管理奠定良好軟硬件基礎，減輕檔案管理人員工作負擔。例如，管理人員可以運用掃描儀掃描紙質檔案，仔細審核檔案相關信息，確認無誤后可以把信息錄入電子檔案系統中，方便人力資源部門、學校領導查閱教職工檔案。其次，高校要積極建立數字化人事檔案庫，運用圖片、文字、視頻等方式展示教職工履歷、個人情況等，并及時更新相關信息。例如，檔案管理人員可以定期了解校內職稱評審名單、教學技能大賽獲獎名單等，或者和人力資源部門、各個專業教研室進行溝通，及時掌握教職工相關信息，以便及時更新教職工人事檔案信息，真實記錄教職工所獲榮譽、處分以及師德師風等數據，進一步提升人事檔案管理水平。

（二）構建人事檔案信息網站，助力資源共享

人事檔案信息網站的構建能夠融合多種資源，同時也方便相關部門及時調用這些信息。在此過程中，高校可進一步優化局域網設置，借助局域網構建檔案信息網絡化管理系統，借助網絡實現信息共享，在此基礎上為領導提供一手資料，使人事檔案信息更具時效性。為進一步優化人事檔案信息網站，高校還要與其他學校建立合作關系，聘請專家指導，完善基礎設施建設，優化信息網站功能。與此同時，高校還要與各個科研單位取得聯系，獲取高新技術的支持，實現海量信息的高效提取，提升人事檔案管理的信息化水平，相關人員只要輸入關鍵詞就能獲取多元化的信息，在此基礎上實現資源共享。高校也要著力于解決管理權和使用權的問題，做好使用者身份認證，不向未進行身份認證的用戶提供所需信息，避免信息泄露。另外，高校要進一步優化檔案的安全保護體系，可采取內外網物理隔離、數據備份、數據加密和設置防火墻等多重防護措施進行防護，避免黑客攻擊產生的信息丟失，全面保障檔案信息安全。

（三）強化專業性人才培養，提升檔案管理實效

客觀來講，要想實現高校人事檔案信息化管理，首先要從人才入手，培養高素質的人事檔案信息化管理隊伍。在此過程中，高校要組織相關人員定期學習檔案信息化管理的相關知識，改革管理理念與知識結構，不斷為自身充電，構建更為完善的管理系統。人才培養過程中，還要注重跨學科教育，鼓勵多個學科的教師共同交流檔案管理工作，如計算機領域的專業教師、物聯網領域的專業教師、人事管理領域的專業教師等，構建高質量的教師隊伍，切實提升人事檔案信息化管理實效。其次，要進一步優化人才隊伍，選擇中青年、有潛力的人員進行培訓，促進新老教師交流，積累更多的人事檔案管理經驗，加快信息化管理的進程。此外，高校也要定期組織檔案管理培訓，系統性講解人事檔案信息化管理平臺操作技巧、檔案管理基本職業素養等知識，打造一支專業性強、責任心強的檔案管理團隊。首先，高校要定期舉辦檔案信息化管理培訓，邀請企業檔案信息化管理平臺研發人員、計算機專家擔任講師，組織人事檔案信息化管理考核，并把考核結果納入年終績效考核體系中，從而提升檔案管理人員信息化素養。例如，學校可以邀請企業技術人員開展培訓，讓他們講解人事檔案信息化管理平臺技能，并為教師們進行現場操作演示，講解大數據、云計算等在信息化管理平臺中的運用，進一步提升檔案管理人員信息化管理平臺操作能力。其次，學校要組織檔案部門內部選拔活動，選出專業素養高、信息化素養突出、職業道德素養出眾的檔案管理人員外出培訓，讓他們與其他高校檔案管理人員一同學習，讓他們參與人力資源管理培訓，督促他們學習信息化人事檔案管理技術，從而提升高校檔案管理部門專業素養。

（四）構建數字化數據庫，完善人事檔案數據

高校要積極構建人事檔案數據庫，把紙質檔案轉化為電子檔案，保證人事檔案數據準確性和實時性，方便其他部門查閱檔案，打造智能化、便捷化人事檔案管理模式。首先，高校要構建電子檔案庫，規定電子檔案標準，如錄入教職工教育經歷、家庭情況、職稱評審、帶班成績和課程開發等領域的信息，對紙質檔案進行完善，保證數字人事檔案數據完整性。其次，學校要設立電子數據庫審核、查閱權限，明確各個部門職責，把人事檔案管理職責落實到個人，規范人事檔案數據庫管理流程。例如，學校檔案管理部門要設立專業化人事檔案信息錄入員、審批員和數據庫維護人員，明確各個崗位工作職責，保證數字化人事檔案庫順利運行。信息錄入員要及時錄入教職工紙質檔案信息，與各個專業教研室、黨組織積極溝通，及時更新教職工獲獎數據，實時更新電子檔案數據；審批員要對錄入信息進行核對，及時更正電子檔案中錯誤信息，一旦發現信息不太全面，還要及時補充和完善人事檔案相關信息；維護人員要及時更新數據庫防火墻，做好數據庫安全防火工作，避免數據庫遭受網絡黑客攻擊，做好人事檔案保密工作，保證人事檔案數據庫順利運行。

（五）健全管理制度，保障人事檔案信息安全

高校檔案管理部門要抓好內部建設，完善人事檔案管理和工作制度，明確檔案保密制度，進一步提升高校人力資源管理工作質量。第一，檔案管理人員要增強自身保密意識，一方面要保護教職工個人隱私，杜絕隨意泄露教職工婚姻、疾病等隱私信息，可以公開教職工教育經歷、工作經驗和所獲榮譽等信息，與學校其他部門共享人事檔案信息；另一方面，檔案管理人員要提升自身數據安全防護意識，定期更新數據庫防火墻、殺毒軟件，防止人事檔案信息被篡改。第二，高校要制定人事檔案保密制度，做好教職工檔案信息保密工作，明確各個部門檔案管理權限，避免教職工個人信息泄露。例如，學校可以成立檔案管理督察部門，組織專業人員不定期抽調教職工檔案信息，一旦發現人事檔案信息有誤，要積極進行修正，并對相關人員進行追責，強化檔案管理人員責任意識。此外，高校檔案管理部門要對老教職工人事檔案進行整理，及時建立電子檔案，避免由于紙質檔案破損造成信息丟失，進一步提升人事檔案管理水平。

（六）確定管理重點，有步驟、分重點推進檔案管理信息化進程

從一定程度上來看，高校人事檔案信息化建設是一項繁重的工作，需要長期準備，在此過程中，高校還要依托國家和學校信息化戰略方案制定人事檔案信息管理計劃，為強化方案的實施效果，還可制定階段性方案，依次擬定出具體的工作計劃、項目組織和控制措施。在此基礎上，相關部門還可搭建信息運行平臺，做好人事檔案信息安全性考核工作，并設計安全隔離方案。此外，高校還要積累檔案數據資源，不斷更新檔案信息，同時還要在一定范圍內公開檔案信息，便于相關工作人員獲取相關信息。

（七）做好流動人才檔案管理，提高流動人才檔案管理效率

近年來，隨著教育改革的不斷深化，高校招生規模也越來越大，這也對人事管理部門提出了更高的要求，加之每年有大量學生畢業，學生的流動也帶來了大量人事檔案的轉移、接收工作。實際工作過程中，人事檔案管理工作也面臨諸多難題，研究發現，人事檔案管理容易出現材料缺失、真實度不高、數據信息不全等問題，加大了相關工作人員的工作負擔。基于此，高校要改革以往的人事檔案管理模式，為流動人才建立檔案信息庫，實時更新流動人才的信息，實現信息接收、處理、傳遞一體化。同時，流動人才檔案信息化建設也能幫助相關部門快速檢索信息，通過這種方式也能實現信息資源共享，對于提升人事檔案工作效率有重要作用，同時也能降低信息管理的出錯率。

五、結語

“互聯網+”時代推動了高校人事檔案信息化管理發展，高校要樹立“互聯網+”人事檔案管理理念，立足本校人事檔案管理工作需求，打造信息化人事檔案管理平臺，為人事檔案管理注入活力。高校檔案管理部門要組織內部培訓，讓管理人員熟練操作信息化平臺，提升檔案管理人員綜合能力，及時建立人事檔案數據庫，實時更新相關數據，進一步促進人事檔案管理信息化、智能化發展，為高校跨越式發展貢獻一份力量。此外，高校相關部門還要強化專業性人才培養，提升檔案管理實效；構建人事檔案信息網站，助力資源共享；確定管理重點，有步驟、分重點推進檔案管理信息化進程；做好流動人才檔案管理，提高流動人才檔案管理效率等，促進高校人力資源結構的優化，加快信息化管理進程。

作者：秦珍 單位：晉中職業技術學院

高校人事檔案信息化管理篇2

隨著大數據技術的廣泛應用，檔案信息化已成為未來檔案管理工作的主要發展方向。高校人事檔案管理與大數據技術相結合，能夠有效激發內在活力，推動各項工作的信息化、現代化進程，切實提升檔案管理質量與成效，為高校人事管理與決策提供科學依據。由趙旭編著、科學技術文獻出版社于２０２１年５月出版的《檔案信息化建設的理論與實踐研究》一書，基于信息化時代背景，深入分析檔案管理工作的優勢與機遇，并結合當前檔案信息化建設面臨的問題與不足，探索科學的發展策略，具有良好的參考價值與實用意義。該書由四個章節構成。第一章從檔案信息化的基本概念出發，介紹我國檔案信息化的發展歷程與現狀，并結合時代背景，深入闡釋開展檔案信息化建設的重要意義。第二章圍繞數字檔案館這一新興概念進行研究，在闡述其建設背景及實施現狀的基礎上，結合現實機遇與潛在挑戰，明確指出數字檔案館建設的主要方向，并提出相應的實踐路徑與舉措。第三章深入分析大數據時代對檔案管理變革的影響，詳細論述當前較為先進的檔案管理信息技術，并從管理角度出發，探索信息化時代加強檔案管理的有效策略。第四章立足發展性視角，結合檔案信息化建設的基本原則，針對其發展戰略進行系統規劃和詳細剖析，清晰闡述其戰略規劃的宗旨與思路。信息化檔案管理依托網絡芯片的強大存儲能力，將檔案信息上傳至云端，極大地提升了檔案數據的安全性。相比于傳統的紙質檔案管理模式，信息化檔案管理方式更加多元化，既可以采用文字、圖片、音頻等載體進行保存，也可以通過三維動畫、立體影像進行動態保存，有效延伸了檔案的壽命，使檔案內容得以完整保存。

對高校而言，開展人事檔案信息化管理建設尤為重要，具體原因有以下三個方面。一是可以推動高校人事制度改革。當前，高校正在大力推動人事管理制度改革。長期以來，高校采用傳統的人工管理模式，用紙質資料作為人事檔案載體，但是由于人員群體龐大，加之招生規模不斷擴大，使人事檔案資料數量急劇增加，不僅加大了日常維護管理工作的難度，而且工作人員在調用數據、搜集處理相關信息時需要耗費較多的時間精力，使人事管理成本顯著增加。然而，大數據技術的應用能夠有效改變高校落后的人事檔案管理模式，將人事工作從繁瑣的檔案收集、整理中解放出來，將更多精力放在數據分析與管理決策上，提高人事管理的科學性與合理性，優化配置人力資源，切實提升管理水平。比如，在人事培訓工作中，高校管理者可以借助信息平臺篩選符合標準的人員，并結合實際要求，橫向對比各人員之間的優勢長處，將培訓人員分配至合適的領域或課程中，深入挖掘人力資源價值，切實提高人才利用效率。二是可以為人事管理決策提供科學依據。人事檔案是高校人事管理工作的重要工具和決策依據，能夠為人事管理者提供充足的數據支持與信息依據，從而使其作出更加科學合理的決策，促進高校人力資源的優化配置。但是紙質檔案文件數量龐大，在調動整理過程中耗費的時間成本較高，難以及時準確地分析所需數據，易使人事管理者做出錯誤決策，出現人力資源的浪費與冗余現象。而大數據技術在人事檔案管理中的應用，可為管理者提供更加方便快捷的人事管理工具，借助信息化管理系統，動態采集所需數據信息，并形成數據變化的圖表曲線、數據模型等，直觀展現某一時期或不同指標下的人力資源變動情況，及時發現人事管理工作中存在的問題，制定具有針對性的管理決策，將每位教職工安排在合適的崗位，切實提升高校人才管理質量水平。三是可以有效延長信息儲存壽命，提升信息儲存完整性。紙質載體的人事檔案很容易受到自然因素或人為因素的影響而發生損害風險。比如，如果周圍環境過于潮濕，可能會發生霉變；如果溫度過高，則檔案中的文字可能會變得模糊，并且隨著時間的推移，會面臨風化的危險；如果不小心將水、飲料等倒在文件上，很可能會污染模糊原來的信息內容；同時洪水、火災等不可抗力也是造成檔案信息丟失毀損的重要因素。因此，無論如何用心地維護紙質檔案，都有可能出現資料破壞、保存不完整的現象，從而直接影響人事管理工作成效。

要想克服這一先天弊端，高校應充分發揮大數據技術優勢，引入信息化管理平臺，將紙質檔案信息轉化為電子化云端檔案，使得文字信息保存在虛擬的網絡環境中，不受媒介、時間、外部環境等因素影響，實現長時間、原始化保存，極大地提升檔案資源安全性。雖然檔案信息化管理已成為必然發展趨勢，但對高校而言，仍然屬于新生事物，尚未完全了解其運　作機理，無法熟練掌握應用方式，在應用實踐過程中存在諸多問題與困難，亟需優化完善。第一，信息化管理意識不足。受傳統管理思維的影響，高校人事管理工作者仍然采用以往的紙質化檔案管理模式，將工作重點放在檔案的收集整理與查閱上，缺少對數據信息的分析與挖掘，造成檔案資源的浪費，而且工作效率與質量較低，對人事管理工作的高效開展造成一定影響。同時，盡管高校相關信息化技術與硬件設施已經配置齊全，但許多人事管理工作者缺乏良好的信息技術操作與應用能力，無法熟練應用人事檔案管理系統，一直沿用傳統的檔案管理方法，通過人工搜集與整理來統計人事數據信息，形成紙質分析報告，無法深入挖掘數據的潛在價值以及全面了解相關數據信息，在管理決策上缺乏充分的數據支持。因此，高校要切實推動檔案管理信息化建設，就必須加強管理者的信息化管理意識，培養其大數據思維，將信息化技術切實應用于檔案管理。第二，檔案信息更新不及時。人事檔案管理是一個動態化過程，需要隨著時間變化與制度改革，及時更新人事信息，以準確反映人事變動情況，體現人力資源的整體變化與使用效率。因此，人事檔案管理者需具備良好的時效性意識，及時更新數據信息，完善檔案材料。但是在實際工作中，相關職能部門對檔案管理的重視程度較低，往往無法在規定時間內完成數據信息的收集，影響檔案資料的歸檔及時性，信息更新性與時效性較低。總體來看，高校人事檔案數量繁多，內容復雜，對于教職工與學生成長發展具有重要影響。如果繼續采用傳統的文件管理模式，將無法適應學校檔案信息不斷增加的要求，而且工作繁瑣、重復性強、效率較低，不利于人事管理的創新變革。第三，人事檔案內容質量不高。一方面，人事檔案管理涉及的信息范圍廣、數據量大，需要各部門之間的數據相互配合共享，才能滿足日益提升的人事工作要求。然而受行政管理體制的影響，各部門之間缺乏良好的溝通交流與合作意識，在數據管理上缺乏共享與集成管理理念，從而不同領域的數據存在一定的空間壁壘，各部門的檔案信息系統處于分散運行狀態，未形成集成化統一管理。比如，任課教師的工作履歷、教學信息、科研信息、思想政治素養等分屬于人事部門、教務部門、思政部門等管理，需要從各個部門調用信息才能夠獲得，信息搜集成本高、困難大。另一方面，數據挖掘不充分。目前，高校人事檔案信息系統主要用于信息統計與搜集，尚未充分利用大數據技術對人力資源數據進行量化分析與二次加工，無法根據已有數據找到管理工作的問題與漏洞，數據信息利用率較低。立足大數據時代環境，結合上述分析，高校人事檔案管理需形成良好的信息化管理意識，將大數據、云計算等信息技術充分應用于檔案管理工作中，加快完善相關信息系統與平臺建設，推動人事檔案管理模式創新，緊跟時代發展步伐，提升人事管理現代化水平。具體可采取以下策略。首先，創新管理理念，強化服務意識。

高校人事檔案管理應從信息化思維與意識入手，加強工作人員和各部門的信息化管理理念，使檔案信息更好地服務于人事管理工作。其一，高校應當加強檔案管理者的服務意識，強調檔案管理工作的服務屬性，明確其多元化功能，而不是僅停留于檔案的搜集整理與安全保存方面，充分發揮檔案的價值。比如，創新人事檔案制作形式，將人才的基本信息與學習成績、證書獎勵、榮譽成就等集中起來，全方位展示學生的綜合能力。其二，定期梳理檔案內容并及時更新。高校人事檔案應當定期普查，針對人員的基本情況、學習經歷、社會關系等進行重新搜集整理，使檔案信息符合現狀，保證檔案數據的時效性。其三，注意檔案信息的真實性，做好識別管理工作，并加強信息安全建設，維護信息系統的數據安全。其次，創新技術應用，實現信息化管理。高校可以充分挖掘不同信息技術的價值，將其應用于不同類型的人事檔案管理工作中，提升整體管理水平。比如，借助物聯網技術，將紙質檔案的存放信息詳細記錄在信息管理系統中，并生成信息識別碼，將其貼在檔案外部。當查看檔案管理信息時，只需掃碼識別即可，切實提升管理效率。利用大數據技術，搭建檔案信息化管理平臺，根據年份、學期、領域、屬性等標準，分類整理人事檔案，使龐大的檔案內容變得清晰直觀。同時，對目標數據進行技術分析，制成管理需求曲線、人員變動圖表等，從中發現存在的問題與原因，并采取相應的改進措施。此外，還可依托ＥＨＲ系統開展人才信息數據庫建設，全方位評估教職工人員，綜合分析其優勢與劣勢，系統整理不同領域的人力資源系統，做好人才儲備工作，為人事調動與人才培養工作提供選才依據。最后，創新管理模式，開展個性化管理。

信息化時代，高校人事檔案管理工作不僅需要創新管理工具與手段，也應及時變革管理模式，開展個性化、精細化管理，以新的方式管理人事檔案。一方面，采用責任制模式，明確各類工作文件的責任人，并劃分工作內容與職責權限，一旦發生檔案丟失、毀損等情況，則需追求相關責任，根據危害后果做出相應懲罰，增強檔案工作者的責任意識。另一方面，引入績效管理模式，全方位考核檔案管理人員的信息技術能力、工作態度、問題發生率、創新能力等，對績效考核優秀的人員給予獎勵，對多次考核不佳的人員則需予以批評指正或者懲罰。此外，高校檔案管理工作也應考慮學生就業需求，根據專業差異和行業需求，完善其檔案內容，注重檔案的個性化展示，為學生就業提供助力。

作者：劉晶 單位：聊城職業技術學院

高校人事檔案信息化管理篇3

大數據是一種信息技術手段，在短時間內可以實現對信息的采集、儲存、管理和分析等。基于海量的信息可以建立數據庫，數據庫具有數據量大、信息種類多、處理速度快的優勢，相比傳統檔案管理工作更加人性化。人事檔案記錄了個人在社會、工作中的人生軌跡，動態性強、可信度高、機密性強，交由國家機構或社會組織進行管理，是具有法律效力的。將大數據與人事檔案結合，建設信息化體系，創新管理模式，是順應數據時代發展的必然要求。當前信息化技術已應用于不同的行業，現代高新技術和計算機技術也在不斷發展，我國的信息管理得到質的提升，這些技術在提升社會信息管理質效的同時也將這股新鮮血液注入我國高校人事檔案管理工程。高校人事檔案信息化建設實現了人事檔案數據從信息收集到統計分析的自動化操作，為高校的整體發展和專項建設提供了樣本案例，成為高校各項工作順利開展的基礎。不僅能夠充分發揮人力資源的潛在價值，提高高校人事檔案管理工作的效率，而且能夠促進高校的人才培養、科學研究等，與社會發展趨勢相契合。目前，許多高校在信息化建設上已經取得良好的成績和一定的研究成果，但是也暴露出潛藏的問題與不足。本文在探討高校人事檔案信息化建設落后產生的不利影響與缺陷的基礎上，提出優化高校人事檔案信息化建設的策略，以幫助當前高校展現出其在人力資源、各項科研成果、管理職能等方面的優勢。

1當前高校人事檔案信息化建設存在的問題與缺陷

1.1人事管理思想滯后

傳統形式上的人事檔案內容主要包括高校職工的政治面貌、家庭情況、社會工作經驗以及獎懲情況等，信息不定期更新，幾乎無法反映出教職工的近期工作情況。除此之外，缺少對教職工個人能力的客觀評價，即使是有，其評價內容大同小異，甚至還存在缺漏、填錯的情況；同時還存在監管力度不足的問題，給一些為了晉升或提高薪資的教職工在填制檔案時造假提供可乘之機[1]。這些現象導致人事檔案難以真正發揮其人力資源管理的作用。主要原因在于高校人事管理觀念落后，不夠重視人事檔案管理。一些高校在這方面投入力度小，仍然停留在紙質檔案管理階段，信息化程度偏低。另外，一些高校雖然建立了信息化人事檔案管理系統，但僅限于查詢基本人事信息，并未完全發揮信息化建設的優勢，無法分析及整合數據，難以為高校人力資源管理提供決策上的數據支持。

1.2數據來源單一，外延有限

高校人事檔案數據來源比較單一，覆蓋率較窄，難以全面、客觀地體現出教職工的業務能力和專業水平。檔案中對教職工的評價缺少準確的數據等，大多是大同小異的敘述性文字，難以準確地反映出教職工在不同階段或不同職位的工作能力和績效[2]。外延有限導致信息化建設程度不足，在統計和處理數據時不僅無法做到客觀全面，而且費時費力、事倍功半。

1.3基礎設施不完善，缺少專業技術人員

高校人事檔案信息化建設的成本較高，需要大量資金和人才，因此相關配套設施不健全也是阻礙信息化建設進程的一大重要因素。相關配套設施除了購置硬件設備以外，還有軟件開發、局域網建設、各部門數據對接等，建設過程前期比較復雜、操作難度較大，因此需要專業技術人員的支持。出現這種問題的原因主要有兩個方面：一方面缺少資金支持，設備更新緩慢，信息化建設無法有效推進，數字化、網絡化管理進展緩慢，推進過程中也極易遇到問題而中斷；另一方面缺少技術人才的建設和維護。當前很多高校的人事檔案APP或網站都是高校技術部進行自主研發的，版面內容較少，功能相對簡單，基本上只能完成信息登記和數據查詢、統計、檔案目錄編輯等，信息存儲容量小、功能少、操作空間小，難以滿足多元化的數據存儲和處理需求[3]。

2高校人事檔案信息化建設的重要性

2.1有利于信息集成

利用大數據進行高校人事檔案信息化建設，為人力資源管理邁向科學管理奠定了堅實的基礎，實現了與時代發展同步，減少人力、物力的基本目標。傳統的人事檔案管理信息在收集初期，要進行篩選采集，費時費力，還容易出現由于管理人員的主觀判斷而干擾信息真實度的現象。大數據時代，高校人事檔案信息化建設避免了人力收集信息時的主觀性，對數據形式、數據來源基本沒有要求，能夠自動將與高校人力資源相關的數據都收集起來，保證數據的全面和客觀，方便后期對信息進行分析和資源共享等。

2.2有利于資源調配

大數據時代背景下的高校人事信息資源，可以通過技術手段進行量化分析，分析結果還可作為人力資源發展的數據支撐。首先，信息化管理系統收集了大量客觀的數據，包括教職工個人基本信息、績效薪酬信息等多方數據，可進行數字化定量分析。通過詳細的對比和分析，大數據就可以為人才招聘、師資培訓、績效考核等人力資源管理工作提供參考，有利于根據崗位匹配人才，確保績效考核結果客觀公正[4]。其次，利用大數據技術對人事檔案信息進行分類、相關性分析，有助于高校做好人力資源規劃，預測人力資源的發展趨勢，引進高層次人才，知人善用、崗位適配，充分發揮人力資源的價值。

3優化高校人事檔案信息化建設的策略

大數據的“大”并不僅僅只是容量大，它的意義在于通過對數據的整合分析發現新的價值，進而為各行各業帶來巨大的經濟利潤、發展空間和資源共享空間。因此，掌握大數據技術并不能完全擁有核心競爭力，而是要利用大數據技術對這些海量的信息和數據進行挖掘、處理、應用[5]。

3.1加強人事檔案信息化管理意識

大數據時代使得許多傳統的工作模式、管理思維悄然發生了轉變，面對這種思維的沖擊，首先需要對傳統觀念進行顛覆和扭轉。高校的人事檔案管理應當充分利用互聯網信息資源，建設數據庫，挖掘并利用數據背后的潛在價值，在資源共享的基礎上進行資源的合理調配,實現人事信息資源最大限度的利用[6]。另外，還要加大宣傳力度，提高高校各層對人事檔案信息化建設的注意力以及管理層的資金投入，切實保障信息化檔案管理系統建設的硬件設施、軟件開發、技術人員培訓等環節積極開展。

3.2注重利用人事檔案信息挖掘潛在價值

大數據時代背景下，人力資源管理并不僅僅是信息的簡單收集和存儲，最重要的是要對數據信息進行深入采集、篩選、分析，并且要充分利用這些信息的有效價值，對比數據分析結果，掌握隱藏的規律，高校的人事檔案信息化建設的最終目標是要利用這些規律和價值預測人力資源的發展趨勢[7]。高校的人事檔案信息化建設應當具有信息明確、查詢方便的特點，為了滿足該需求特點，數據平臺的建立應當做到層次分明。前期，收集海量信息建立數據庫，并根據不同的主題（工作經驗或獎懲情況等）、來源（網絡或他人轉述等）、形式（圖片、文字或音視頻等）分類存放到人事檔案信息化系統中；中期，利用算法對這些數據信息進行簡單的統計分析，主要是滿足使用者快速檢索的需求；后期，可以利用信息化技術手段對數據進行加工整合和趨勢預測，實現數據信息的資源共享，形成對教職工的綜合評價，并且能與校內各職能部門進行信息對接。該平臺致力于將人事檔案信息化體系發揮出最大的作用。

3.3推送個性化的信息服務

傳統行業要想轉型發展、更好地滿足客戶需求，為客戶提供個性化服務，其支撐和依據就是“數據”。海量的數據信息能夠將客戶的需求和喜好反饋給管理方。在這個大數據時代，高校人事檔案的被動服務方式已經悄然發生了改變[8]。人事檔案信息不僅包括教職工個人基本信息，而且還包括其需求信息。將這些信息融合分析，從而改變原來“你來我找”的被動工作模式，以主動推送個性化服務的方式取而代之。

3.4保障網絡安全和信息安全

網絡安全是信息安全的保障，隊伍建設是信息化技術落實到檔案管理工作中的關鍵因素，因此要加強網絡防護機制，增強技術人員的安全意識，進而達到保護信息安全的目的。高校人事檔案信息化建設完成以后，檔案信息可以在局域網中被申請檢索和利用，高校職工的信息查詢方式步入現代化。同時，信息開放程度較高意味著數據風險也會相應增大，所以網絡信息安全問題已經成為高校人事檔案信息化建設過程中必須要防范和解決的障礙。基于此，高校應該利用互聯網技術建立安全體系和防御機制，培養綜合實力較強的復合型人才，時刻注意網絡安全和信息維護，這樣才能夠為高校人事檔案信息化建設的信息安全保駕護航，實現高校長遠發展的目標[9]。

4結語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設既是順應大數據實際發展、實現數字化校園的必然需求，也是高校培養人才、搞科學研究、服務地方經濟社會的必然需求。因此，高校應該拓寬數據信息采集渠道，利用大數據技術手段對這些信息進行分析和趨勢預測，在保證網絡安全的基礎上將被動的信息查詢模式轉變成個性化推送服務模式，利用信息的分析預測成果進行資源調配，充分優化師資力量和教學環境。實行信息化管理的宗旨是幫助高校長遠發展。信息化管理具有自動化、實時化、網絡化的特點，能夠在采集信息的基礎上利用信息實現資源共享，提高信息的利用率，拓展服務功能。所以，加強信息化管理已經成為高校人力資源管理模式創新的必然選擇。

參考文獻

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[9]林苑純.大數據時代高校人事檔案管理信息化研究[J].中共銀川市委黨校學報，2015，17(1)：94-96.

作者：吳卓陽 單位：黑龍江科技大學