時間：2024-03-09 17:11:31
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【關鍵詞】教育培訓檔案；知識管理；數字化；構建
科研單位教育培訓檔案不僅能真實記錄和反映員工在職期間接受教育培訓的具體情況，為本單位制定人才發展戰略提供實際依據，還能成為才人培養的一座潛在的巨大寶庫。在當今知識管理和信息化管理的時代浪潮引領下，科研單位結合信息化技術手段，將知識管理理念導入教育培訓檔案管理，令其重新升級“鍛造”，便能激發其蘊藏的巨大潛力，為集體源源不斷地提供知識營養，積累知識財富，哺育科研單位整體人才隊伍，成為本單位可持續發展的重要力量來源。
一、導入知識管理理念
創新是科研單位永恒的主題，而知識的存量、積累是科研單位競爭優勢的根本來源和創新的核心原動力。知識管理即是通過對知識的獲取、創造、存儲、分享、整合、利用、更新等過程將知識不斷的反饋到知識系統中，形成持續積累的知識資源和智慧資本。科研單位通過有效的知識管理，整合顯性知識（以文字、符號、圖形等方式直接表達的知識，如設計方案、裝置圖表、技術規格書、模型、程序、公式等）并挖掘出隱性知識（非直接表達或難以明確表述的存在于人的思維大腦中的知識，如經驗、心得、感悟、洞察力等），同時以開放、扁平化的管理模式充分發揮知識主體的能動性，使員工個人與單位集體的知識都得到有效利用和積極發展，最終達到知識不斷創新、知識系統循環上升的目的，推動科研單位的創新發展和人才隊伍培養，使其具備優秀的競爭力。在知識管理的概念中，知識的沉淀、共享和學習是知識管理的基石，是組成“知識之輪”的三個重要環節，而科研單位教育培訓檔案則可為“知識之輪”的高效運轉提供強有力的支持。通常情況下，教育培訓檔案分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識檔案三大類：員工培訓檔案是科研單位管理部門為員工建立的培訓項目記錄性材料，包含員工姓名、部門、培訓時間、地點、名稱、內容、學時、組織單位、主講老師等相關信息；培訓管理檔案是指在培訓管理過程中形成的材料文件，如年度培訓計劃、建議書、評估報告、師資檔案、培訓證書、培訓機構檔案等；培訓知識檔案則是科研單位不斷積累完善的知識數據檔案，例如培訓書籍、講義、PPT、錄像、DVD等各類信息數據。對應知識管理，科研單位收集、整理、建立教育培訓檔案的過程即是對知識的獲取、沉淀與整合；利用信息化技術在單位內部建設運行教育培訓系統平臺即可形成有效的知識管理系統；員工通過該系統共享、利用各類教育培訓知識資源即實現了知識在組織內部的分享。此外，經過知識主體（管理者與員工）的主動收集、整理和再加工，還能深度挖掘出隱性的教育培訓知識（例如以總結、交流等形式獲取主講人和參培人員的個體經驗），將隱性知識轉化為顯性知識，豐富本單位整體教育培訓資源；同時，員工在利用共享培訓資源進行知識的學習、消化后，經過工作實踐又可將原獲取的知識進行創新發展并再次反饋系統平臺，使教育培訓知識系統持續螺旋式上升。
二、數字化構建系統平臺
以知識管理為導向的教育培訓檔案管理需要借助現代信息科技力量。科研單位可以結合具體工作實際，以分析知識需求為前提，以實現教育培訓知識在本單位內最大分享和利用、創造出最大價值為目的，構建出符合自身特色的數字化教育培訓系統平臺，從而形成有效的教育培訓知識管理系統，幫助單位和個人獲得更好的知識收益。以科研單位A為例，經過前期對員工教育知識需求的調研和梳理，結合內部管理要求，科研單位A將教育培訓系統平臺劃分為了“培訓管理”“培訓資源庫”“在線培訓”三大模塊：（一）“培訓管理”模塊。該模塊下設員工培訓登記、培訓記錄查詢、培訓證書庫、師資檔案庫、歷年培訓計劃、培訓評估報告、個人培訓記錄等專欄，主要涵蓋了員工培訓檔案與培訓管理檔案的內容。其中，師資檔案庫面向全體員工開放（錄入了內外部講師個人基本信息及教學的主要方向和特色），方便有學習需求的員工了解相關師資力量；個人培訓記錄專欄向員工個人開放，員工可全面掌握個人受教育培訓的情況；其余專欄則面向管理人員，通過數字化技術對教育培訓檔案實施動態監管——管理人員在員工培訓登記專欄內以培訓項目為單位錄入本部門員工培訓信息，并以附件形式上傳培訓教材、證書和簽到表掃描件，經部門領導審核后生成《人員培訓記錄表》（含培訓時間、地點、內容、學時、組織單位、主講老師、參訓員工姓名、記錄人、考核方式、效果評價等信息）；同時系統將各培訓項目信息整合后自動生成以員工“個人”為單位的《員工培訓記錄總表》，不僅可以實時反映本單位教育培訓的全面最新信息，還具備一定的數據分析處理功能，如匯總員工個人、科室部門、本單位的年度培訓學時，或分析各類培訓的比例以及各部門的培訓情況比較……這些數據是培訓評估報告的重要數據支撐，為來年制訂培訓計劃提供了有效依據。（二）“培訓資源庫”模塊。培訓資源庫是教育培訓平臺中知識共享的重要承載體之一，按教育培訓種類規劃為專業技能培訓、質量培訓、安全環保培訓、資質培訓、信息系統培訓等專欄，同時按組織級別分為外部培訓、院內培訓、所內培訓、科室培訓、專業組培訓，還根據科研單位A的實際需求增加了特色項目：工作經驗交流專區。培訓資源庫配備搜索功能，員工可按感興趣的培訓項目、內容、組織部門、載體類型等關鍵詞進行綜合查詢。庫內教學資源類型豐富多樣，既有普通文檔類教材，也有PPT、視頻等新媒體類資源，其來源途徑除靠各級培訓管理部門的主動搜集還依靠廣大員工的積極分享。例如，人力資源部門邀請某外單位專家來所開展專題講座，經講師允許，其授課PPT以及教學現場的錄像視頻作為本單位教育培訓資源由組織部門上傳至培訓資源庫（屬性為外部培訓、專業培訓）；與此同時，圍繞該教學資源點，參加現場培訓的許多員工自發上傳了個人的聽課筆記以及課后的教學問答交流記錄、心得體驗。又如，某項目組人員在該項目完成節點后進行內部工作小結和交流，梳理了項目總體進展，分析了項目推進中發生的具體問題，總結了應對問題行之有效的解決措施以及技術、管理方面的經驗——這些既包含了顯性的知識點（項目工作進程、問題、解決方案、成效等），又包含了許多隱性知識點（技術經驗、項目管理經驗等），會議記錄人員經過挖掘、整理、加工將其轉化成新的教育培訓知識上傳系統，與其他項目組成員共同交流分享。此外，普通員工還能針對工作中遇上的某項技術難點或自己感興趣的問題在工作經驗交流專區中發起在線討論，與其他共同關注此話題的員工展開深入探討。（三）“在線培訓”模塊。此模塊為培訓組織部門提供了線上教學的新型培訓方式。某些面向全體員工的宣貫類、職能管理類的培訓，往往因為人員眾多又比較分散難以一次性集中組織，而在線培訓可以靈活解決上述問題。例如科研單位A按計劃在內部召開年度安全教育培訓，組織部門即在此模塊下新建一項面向全體員工的專題安全教育培訓流程（附注培訓性質和具體要求），并將安全宣傳視頻、PPT等培訓材料上傳系統。該流程通過審批后由平臺及時推送至全體員工個人，員工點擊流程在線瀏覽安全教育材料按要求完成全部自學，系統即自動記錄員工在線學習時間并生成相應的培訓記錄，同時向組織部門實時反饋本次培訓的最新進展和總體情況，向未及時完成培訓的員工個人發送培訓提醒。
三、科學管理，充分實現教育培訓檔案的知識利用
（一）制度和組織保障。充分實現教育培訓檔案的知識利用離不開科學管理與必要的制度、組織保障。科研單位應結合實際工作建立一整套知識管理制度或具體的教育培訓知識管理細則，設立教育培訓知識管理的歸口部門、管理負責人、各級管理員、聯絡員、審核員崗位并明確其具體職責，規范教育培訓知識的產生、收集、積累途徑、具備的要素和內容、審核、評定以及具體使用等。同時，教育培訓系統平臺的建設與維護也需要有力保障，一方面由系統管理員進行權限設置、運行監控、數據庫備份、防火墻布置、病毒查殺等系統維護工作，保證該系統的正常運行；另一方面需由特定管理人員收集各方使用反饋意見，根據實踐和具體情況對平臺進行持續的優化和完善。（二）有效的激勵主觀能動性。知識共享是知識管理的基石，知識擁有者和知識需求者通過互動與交流實現集體知識的增值。員工對知識共享的積極態度在科研單位教育培訓系統的知識積累與利用中起到了非常關鍵的作用。為了鼓勵和引導每一位員工積極參與本單位知識的創造和積累活動，科研單位在為知識管理提供制度和組織保障外，還應制定一套有效的激勵機制，實施一系列知識共享獎勵舉措，例如建立員工知識貢獻積分獎勵制度：凡在教育培訓系統平臺中分享個人知識經驗的員工均可獲得初始分值，再根據該知識經驗的共享反饋情況及評定結果累積分值，科研單位對年度內積分排名靠前或對集體有突出知識貢獻的員工進行評優獎勵，還可將知識共享積分納入年度員工績效考核，充分調動員工的主觀能動性，在單位內部營造出良好的知識共享氛圍。
四、總結語
綜上所述，科研單位以知識管理為導向數字化構建教育培訓檔案，通過科學規劃建立并有效運行教育培訓系統平臺，既能使傳統的教育培訓檔案實現高效的動態化實時管理，又能充分挖掘科研單位內外部教育培訓知識資源，將隱性知識轉化為顯性知識在集體內部分享、再創造，實現科研單位知識財富的持續積累，使教育培訓檔案得到最大程度的利用，促進科研單位的創新發展和人才培養。
【論文參考】
[1]劉璇,張朋柱.知識管理在科研網絡及企業中的應用研究[M].上海交通大學出版社,2015.
【關鍵詞】數字化；數字化管理；模塊化設計
近年來，長慶油田開始了跨越式大發展，年產油氣當量以數百萬噸的勢頭快速增長。為適應油田大發展的新形勢，為了更有效進行大規模的建設和生產管理，大幅度提高勞動生產率，長慶油田開始推廣一種新型的管理模式—數字化管理。作為長慶油田下屬的長慶培訓中心，需要緊跟油田發展的步伐，開發長慶油田數字化管理培訓課程勢在必行。
一、培訓對象分析
本次培訓的對象為中石油內部的企業員工，他們是川慶鉆井公司下屬的部分員工，因為工作需要，將轉崗為長慶油田公司一線的采油操作員工。由于來自不同單位（有鉆井工、井隊后勤人員等），人員結構相對復雜，年齡整體偏大，學歷起點較低，對油氣生產現場了解較少。培訓既要穩定這部分轉崗員工的情緒，又要對他們進行相關崗位的技能培訓，培訓難度較大。
二、培訓課程定位
將此次轉崗員工培養為油田一線采油操作層員工。針對培訓對象及培養定位，本次數字化管理課程培訓設置，主要以掌握操作層必備的數字化知識為主，課程采用模塊教學方式，結合油田現場生產過程，做到與現場高度契合，輕儀器儀表工作原理介紹，重點介紹設備使用方法和安裝位置。做到理論和實際有序結合，為學員下廠后能夠盡快適應油田數字化工作環境做好鋪墊。
三、課程設計思路及模塊分析
數字化管理課程采用模塊化設計思路，下面對設計的各模塊做詳細介紹。
1.油田數字化建設目標、思路、原則及組織架構
油田數字化在信息化整體架構上是生產的最前端，以井場、管線、增壓點（聯合站）等生產基本單元的生產過程監控為主，完成數據的采集、過程監控和動態分析。本模塊從介紹數字化和數字化管理概念入手，主要為學員介紹長慶油田采用數字化管理的必要性以及意義、長慶油田數字化建設的目標、思路、原則及組織架構，使培訓學員明白長慶推行數字化管理的原因，對長慶數字化建設形成整體性的概念，進而對長慶數字化管理方式產生認同。
2.數據采集系統
在油田數字化系統中是實現自動檢測和自動控制的首要環節。通過給培訓學員介紹油田生產前端使用的各種自動控制儀表，重點介紹壓力變送器、溫度變送器、磁浮子液位計、流量計等儀表的安裝位置，簡單介紹其工作原理，介紹PLC與RTU的組成及使用，使學員認識生產現場使用的設備，最終達到熟悉油田生產現場使用的儀器儀表的目的。
3.數據傳輸系統
本模塊主要介紹有線傳輸和無線傳輸兩種數據傳輸方式以及傳輸媒介、傳輸設備。讓學員知道油氣生產現場采集到的數據是通過何種設備以及何種傳輸方式進行雙向數據通訊的，達到了解傳輸媒介、認識傳輸設備、清楚長慶油田基本的組網方式的教學效果。
4.視頻監控系統
本模塊通過為學員介紹長慶井、站、管線等生產基本單元的生產過程監控，以及油區主要道路設置的電子路卡。教師通過運用動畫演示、多媒體等輔助教學手段，調動學員學習興趣，讓學員發現并體驗到傳統巡井變成電子巡井的優越性，體會到在油區關鍵路口安裝電子路卡后，在可疑車輛進入油區后能進行預警的功能。
5.數字化管理系統
是長慶油田數字化生產管理的重要組成部分。通過教師對數字化管理系統的模擬演示，使學員親身感受到長慶數字化生產管理實現的電子巡井功能、生產過程管理智能化診斷功能和表格自動生成功能。并切身體會到建立全油田統一的生產管理平臺的優越性，所達到的強化安全、過程監控、節約（人力）資源和提高效益的目的。
6.數字化場、站建設內容
是指油田數字化井場、增壓點內安裝的自動控制設備、數據傳輸設備以及執行控制設備。通過給學員介紹設備名稱、安裝位置及使用的主要功能，最大程度貼近現場生產過程。通過大量的現場圖片、多媒體和視頻短片向學員全景展示長慶油田數字化的建設現狀。
7.數字化場、站參觀學習
由于轉崗員工對油氣生產現場了解較少，開展數字化井場、增壓點的參觀學習就尤為重要。長慶培訓中心有自己的實訓場地，可以進行采油、采氣、集輸流程工藝的現場實訓。讓培訓學員看到數字化井場、增壓點及自動控制設備，對采油流程有更深入的了解，實地體驗長慶數字化油田的發展變化，為他們下廠后更快、更好的適應油田數字化的工作環境奠定良好的基礎。
8.數字化管理新技術
通過給培訓學員介紹長慶油田在數字化油田管理上取得的豐碩成果，以及在應用過程中產生的新技術、新工藝，讓學員了解到長慶油田通過不斷優化地面工藝流程、優化地面設施、優化管理模式等方式，達到提升工藝過程的監控水平和提升生產管理過程智能化水平的目的，也可以讓學員感受到長慶快速發展的步伐，體驗到身為“長慶人”的自豪。
四、教學反饋
通過兩個多月的教學實踐，本課程采用模塊教學方法取得良好的教學效果。因為緊貼油田生產現場，培訓學員學習興趣濃厚，表現出強烈的求知欲望。學員通過數字化培訓學習了解了長慶油田數字化建設現狀，認識到數字化在油田生產管理中的重要性，掌握了油田數字化建設的相關知識和信息，為他們下廠后適應油田數字化的新環境奠定了基礎。通過培訓，學員轉變了固有的思維方式，對長慶數字化管理產生認同感，有利于營造建設長慶數字油田的文化氛圍。
參考文獻
關鍵詞：文化館;檔案;數字化管理
一、前言
隨著科學技術的不斷發展，數字化技術得到了非常廣泛的應用，為了適應當今社會文化館檔案管理的要求，需要將數字化的管理方式運用于文化館的檔案管理工作之中，進而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實際工作中，要對當前檔案管理工作的不足進行充分的分析，再通過有針對性的引入數字化的管理方式，進而彌補傳統檔案管理方式的不足，經數字化技術充分的運用于檔案管理之中。
二、文化館檔案數字化管理的必要性
文化館檔案的數字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質的檔案資料輸入到數據庫的服務器之中進行存儲，進而實現檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進行數字化管理的必要性主要體現在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經過長時間的使用會不可避免的發生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴重的影響，因此，將紙質資料轉變為數字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質檔案會占用大量的空間，隨著檔案數量的不斷增多，對其進行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質檔案進行查閱時，會浪費大量的時間，通過將紙質檔案轉變為數字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質檔案的集中管理。
三、文化館檔案數字化管理的問題所在
由于檔案的數字化管理所涉及到的內容較多，而且具有非常強的專業性，在當前文化館檔案數字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數字化處理設備配備不足，某些文化館的數字化處理設備還比較落后，僅配備了計算機和掃描機等最基本的處理設備。在對文化館檔案進行數字化的轉化過程中，還停留在本機上處理本機上保存的管理模式，沒有專業的數據庫服務器、存儲設備及配套的安全設備。同時，還無法對數字檔案進行有效的共享和進行異地備份，導致數字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業的數字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數字化管理的理念，也就無法對數字化檔案進行良好的管理。同時，檔案管也沒有對檔案管理人員進行系統全面的數字化檔案管理培訓，雖然很多檔案管引入了先進的數字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應的數字化檔案管理知識，也就無法充分的發揮出檔案管理軟件的作用。
四、提高文化館檔案的數字化管理水平的有效措施
為了進一步提高文化館檔案的數字化管理水平，需要結合當前數字化檔案管理的實際情況，采取以下有效的改進措施：（1）加大數字化檔案管理的投入，配備充足的數字化檔案管理設備。文化檔案館要加大檔案數字化管理設備的投入資金，并建立有效的監督機制，確保資金能夠有效的投入到檔案數字化管理設備上。在設備類型的選擇上，要充分的考慮當前文化館的實際需要以及經濟上的合理性，優選出技術先進經濟合理的數字化檔案管理設備，進而提高檔案管理的數字化水平。（2）制定切實可行的人才引進制度和培訓制度，文化館要通過引進專業的數字化檔案管理人員和對檔案管理人員進行有效的數字化管理培訓，進而提高檔案管理人員整體的數字化管理水平。文化館要加大人才引進資金的投入，進而吸引到更多優秀的檔案數字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時，還要加強檔案管理人員的數字化管理培訓，通過進行系統全面的有效培訓，逐步提高檔案管理人員的整體數字化管理水平。
五、結語
綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發展的實際要求。通過對文化館檔案進行數字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實際情況進行充分的分析，尤其是檔案數字管理中存在的問題，進而對問題采取有針對性的改進措施，從而提高檔案管理的數字化水平。
參考文獻
[1]趙紅穎.圖書檔案資源數字化融合服務實現研究[D].長春:吉林大學,2015.
[2]彭清清.我國數字檔案館信息資源服務研究[D].合肥:安徽大學,2014.
[3]王鎮.縣級檔案館檔案數字化建設研究—以太原市X縣為例[D].太原:山西大學,2016.
1、配合《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的全面實施，舉辦機關和企事業檔案業務規范化培訓班1期。培訓內容為《歸檔文件整理規則》、《企業檔案管理規定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》及國家、省檔案局近年來頒發的有關檔案業務建設規范。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的專兼職檔案人員。時間安排在4月份。
2、舉辦會計檔案管理培訓班1期。培訓內容為《會計檔案管理辦法》及相關專業知識。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。
3、認真貫徹實施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業資格證書培訓班1期。培訓采用省檔案人員培訓材，主要內容為檔案基礎理論和專業知識。培訓對象為全市尚未取得檔案職業資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執法人員培訓班1期。培訓內容為檔案法律法規基礎知識，執法工作的程序、規范和具體要求。培訓對象為市、縣（區）檔案局檔案行政執法人員。時間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓班1期。培訓內容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數字化業務培訓班。培訓內容為電子文件歸檔與管理，檔案數字化基礎業務知識及操作技能。培訓對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。
7、與市建設局、規劃局聯合舉辦重點工程檔案管理培訓班1期。培訓內容為重點建設工程項目檔案管理知識。培訓對象為全市重點建設項目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統”業務培訓班1—2期。培訓內容為檔案管理系統軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓對象為全市有權使用“檔案管理系統”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。
二、培訓要求
1、教育培訓是提高檔案工作者業務素質和創新能力的有效途徑，希望各單位領導高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓創造條件，認真組織本地區、本系統的專兼職檔案人員參加培訓。
2、舉辦培訓部門要端正指導思想，嚴格遵守報批程序，精心組織，統籌規劃，堅持按需施教的原則，采取切實有效措施組織好教育培訓工作，確保培訓質量。
隸屬于技術中心的技術資料中心對擁有技術檔案的企業各部門的資料管理員進行了系統的檔案管理培訓，并在實際的工作中指導、監督各部門現有技術檔案的收集、歸檔，及現場操作的文件控制。
一、技術資料中心檔案管理網站建設成效顯著
技術資料中心從建廠初期就開始著手建立檔案信息化項目的規劃、選型和調研工作，技術資料中心檔案管理軟件系統本著符合國家有關檔案工作和計算機信息系統管理條例和業務技術標準，遵循“規范、先進、實用”的原則。
目前，已完成了檔案文件目錄數據庫，輸入案卷級、文件級目錄共萬余條，完成目錄檢查校對和開放檔案審查，實現了檔案資料文件級目錄計算機檢索，既提高了日常工作效率，又為檔案信息的開發利用提供了極大的方便。資料中心在接收紙質檔案及其目錄的同時，還增加了接收電子文件級目錄。
自去年初正式運行以來，技術資料中心檔案數字化管理取得了顯著的成效，主要表現在以下幾方面：
1．檔案管理應用系統的開發，對傳統檔案工作管理流程上做了適當的改進，把一些程序化的工作交應用系統來完成。主要建設了檔案綜合管理系統：包括對電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、編研等；檔案資源利用系統：通過身份認證等技術手段，提供現場查詢、網上查詢。
2．建立并完善了檔案數字信息安全保障體系。包括應用安全、數據安全、安全管理等方面，采用多級權限和密碼管理，各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
3．字段靈活，多種檢索方式。包括：全文檢索、模糊檢索等檢索方式，能和多種格式的文件直接進行內容抽取和索引，實現數字檔案信息的共享，使用戶能及時方便地查詢利用有關的檔案信息。
二、技術資料中心檔案信息數字化進程中存在的問題及對策
然而，目前我們的檔案數字化建設還處在探索和發展的階段，數字化管理的優勢未能充分發揮，因此，在很多地方還存在著大大小小的問題，在工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
1．檔案信息的安全建設。檔案信息數字化建設中必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，采取的措施主要為制度管理和技術保證兩類，在數字化建設過程中對此應形成一套嚴格的管理制度體系，并有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如，對不同用戶根據權限提供全文檔案信息；對機密性的、不開放的檔案不存放在網絡服務器上；使用Intemet技術，提供授權的檔案信息服務；建立數據備份、制作只讀光盤；建立網絡系統防火墻、進行數據加密等。
2．建設高質量的檔案信息數據庫。一個高質量的數據庫中的數字信息主要需要達到以下質量標準：一是數據的準確性；二是數據項目和內容的完整性；三是數據的規范性；四是數據的穩定性；五是數據的時效性。因此建設高質量的檔案信息數據庫是檔案信息數字化的核心工作。我們應該加強文件性數據庫的建設(主要用于完整地載入檔案文件資料，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。)豐富館藏內容，實現利用者“足不出戶”查閱所需資料。
3．加快人員素質培養和引進。隨著信息技術的高速發展，檔案管理由過去的勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作模式，檔案數字化建設的過程與新知識、新技術的普及和應用密不可分，所以檔案管理人員的素質要求是關系到檔案信息化建設成敗的另一個關鍵因素。因此，應加大在職檔案人員的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關的系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等，同時重視引進相關的專業人才，以適應檔案信息化建設的需要。
引言
檔案是非常重要的信息資源，為不同單位所普遍關注和重視。隨著信息技術發展與進步，檔案信息數字化逐漸成為一種趨勢，它在提高檔案工作水平的同時，也對檔案工作提出更高要求。但目前檔案信息化和檔案工作仍然存在不足，今后需采取改進和完善對策，從而更好順應檔案信息數字化趨勢，促進檔案工作水平提高，為人們提供更為優質的服務。
一、檔案信息數字化的概念與特征
隨著計算機技術和信息技術在檔案工作的應用，檔案信息數字化逐漸成為一種趨勢，它具有自身顯著特征，對檔案工作有效開展產生積極作用。
1.概念。檔案信息數字化是隨著信息技術發展和在檔案工作的應用而出現的，它指的是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質文件、聲像資料，系統組成有序結構的檔案信息庫。并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設路徑是將紙質檔案掃描并存儲于檔案信息數據庫，實現檔案信息資料傳輸的網絡化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。
2.特征。檔案信息數字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點和優勢。不僅節約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還大大方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實現信息資源共享，提高檔案信息傳輸的安全性與可靠性。同時還能強化檔案信息的實時性與動態性，方便對信息資源的整理與加工，讓讀者更為便捷的獲取所需要的信息資料。因而在檔案工作中越來越受到人們重視，其應用也變得更為廣泛。
二、檔案信息數字化視野下審視檔案工作的不足
檔案信息數字化對各項工作開展具有積極作用，有利于提高檔案工作水平和服務質量。但由于受到制度、人員等因素制約，目前檔案工作仍然存在不足，影響檔案信息化建設，存在的問題主要體現在以下方面。
1.數字檔案信息資源不足。由于受到技術、人員等因素制約，數字檔案信息資源存在不足，網上檔案信息內容缺乏，網站提供的信息資源較少，難以滿足用戶需要。一些網站即使為用戶提供檔案信息資源，但只給出目錄，讀者無法獲取所需要的信息資源，影響檔案信息資源充分利用，制約其價值充分發揮，這是今后需改進和完善的內容。
2.檔案信息真實性難以保證。一些工作人員責任心不強，在對檔案信息資源數字化處理過程中，由于電子信息資源具有可讀寫行的特征，人為對信息資源做了修改，并且修改后沒有做出任何記錄。導致信息化處理后的檔案信息與原始資料不符合，失去真實性，難以有效發揮指導和參考作用。
3.檔案信息安全性問題突出。信息化之后的檔案資料安全問題尤為突出，互聯網會面臨來自各方的攻擊，黑客、網絡病毒等都會侵入電腦程序，攔截重要的數據資料，或者遭到病毒攻擊，導致檔案信息資料丟失，影響檔案信息資料的真實性與有效性。為確保檔案信息安全，采用殺毒軟件或其他防病毒攻擊措施是十分必要的。
4.對工作人員素質要求較高。檔案信息數字化對工作人員素質提出更高要求，他們不僅要具備檔案管理基礎知識，掌握編號、存檔、查詢等工作流程。同時還要掌握計算機技術和信息技術使用方法，能對檔案進行數字化處理，做好資料編號及存儲工作，能建立數據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。同時還要明確檔案工作流程，嚴格遵循規范要求開展檔案管理的各項工作，提高檔案工作服務質量。
三、基于檔案信息數字化的檔案工作策略
為應對檔案信息數字化趨勢，提高工作水平，根據存在的不足，筆者認為今后應采取以下改進和完善對策。
1.重視檔案信息資源數字化建設工作。相關單位和工作人員要提高思想認識，順應檔案信息數字化趨勢，在技術、資金、人員等方面加大支持力度，建立相應的網站，錄入檔案信息資料，方便人們獲取相關信息。在建立網站的同時，還要重視網站維護與管理，構建檢索目錄，方便讀者查詢和獲取信息資源，促進信息資源開發，推動信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程，提高服務質量和服務水平，滿足用戶對檔案信息資源的獲取和需要。
2.完善基礎設施，確保檔案信息真實。基礎設施建設不僅影響檔案信息數字化進程，還對提高服務質量和服務水平產生重要影響，因而要高度重視該項工作，不斷完善各項基礎設施建設。檔案管理部門要借鑒已有的網絡建設成果，建立電子檔案接收應用系統，為檔案信息的歸檔、接收、保管和利用創造條件。完善檔案檢索目錄、檔案信息數據庫建設，推動檔案信息數字化建設順利進行。工作人員要提高自己的責任心，嚴格按規定辦事，不得隨意修改檔案信息資源，嚴格按照規范流程做好檔案管理的每項工作，確保檔案信息真實有效，提高服務質量。
3.采用技術對策，保障檔案信息安全。采取有效的技術對策，提高檔案管理水平，加強安全防范工作，確保檔案信息安全。為保障數據庫和網站安全，要重視安全管理技術應用，包括防火墻技術、訪問加密技術、身份認證技術等。通過這些技術的應用，能有效防止黑客攻擊和非法訪問，避免檔案信息資源丟失，保障檔案信息安全。做好檔案信息備份工作，避免信息資料丟失而影響服務質量，進一步提高檔案管理水平。
4.注重管理培訓，提高工作人員素質。要注重引進基礎知識扎實，經驗豐富，責任心強的工作人員，既懂管理又懂技術，能熟練進行計算機操作，滿足檔案信息數字化管理需要，提高管理工作效率。重視工作人員的培訓，采用現場授課、講座、撰寫心得體會等方式，做好工作人員培訓工作，促進他們業務技能和綜合素質提高，能更好順應檔案工作需要，提高工作技能。工作人員也要加強自身學習，遵循規章制度和檔案工作流程，能熟練操作計算機技術，做好檔案的日常維護工作，確保檔案信息安全，更好滿足用戶獲取信息資源的需要。
5.完善規章制度，實現制度化規范化。結合檔案信息數字化趨勢和管理工作需要，建立健全完善的管理規章制度，有效規范各項工作。制定檔案信息數字化管理標準，堅持規范和統一原則，按照統一的規范標準對檔案信息進行歸檔，使數字檔案的保管、傳遞、利用都實現規范化和流程化，更好滿足檔案信息數字化需要。另外還要結合新形勢和新情況，不斷修訂和完善檔案管理規章制度，更好適應具體工作需要，推動各項工作制度化和規范化。
【關鍵詞】藝術檔案；數字化；管理研究
藝術檔案是我國悠久的歷史文化遺產，也是藝術工作的辛勤勞動結晶。因此對于其管理質量已經引起相關部門的高度重視。隨著時代的進步，藝術檔案采用了數字化的管理模式，將傳統存貯介質的各種藝術檔案資料，利用現代化的科技手段，如：掃描、壓縮、轉化等手段，演變成新穎豐富的圖片文件、聲音文件或錄像文件模式，并通過各種查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，為藝術檔案資源提供了方便、快捷的儲存通道。
一、藝術檔案數字化管理的重要性
（一）符合新時期我國文化藝術事業發展的需求。傳統藝術檔案基本都是以紙質、實物等介質為主的檔案資料，給原始檔案管理工作增加了很大的難度。并且受傳統思想的束縛，其管理效率普遍偏低，致使很多信息來源得不到充分的共享，出現很多失誤、差錯等問題，嚴重影響了藝術檔案的完整性和安全性，使其管理質量缺乏可靠的保障。通過利用數字化的管理模式，既解決了以往檔案庫存管理的弊端，使其適應當前藝術檔案管理的需求，又極大地提升了管理人員的工作效率和業務能力。
（二）方便快捷的查閱需求和信息傳遞需求。以往查閱藝術檔案資源都要依靠手工操作來進行，這種查閱方式既延長了查閱周期，又使其無法滿足現代快節奏的社會需求。隨著計算機技術的普及應用，檔案管理也采用了數字化的管理模式，將傳統介質的檔案資料全部轉化成高科技的電子形式，并把電子檔案有效地保存到計算機存儲硬盤中，不但擴充了保存空間，簡化了貯存模式，也極大地方便了工作人員的檢索與查閱。并且其完全不受任何介質的約束，隨時隨地都可以進行閱覽和利用，既使處在同一個電子文件中的不同檔案形式也可以進行長期的存放，如：文字、聲音、圖像、視頻等文件，充分體現了藝術檔案的規范化管理，使其可以保持永久的完整性和實效性。同時通過數字化的管理，還可以針對不同查閱目的的文件進行分門別類的管理，方便日后管理人員對檔案的借鑒、研究和分析等活動的進行，使其滿足各種不同的查閱需求。
二、藝術檔案數字化資源的管理研究
（一）數字化資源管理方法。進入新時期以后，我國科技技術的發展已經取得了十分顯著的成績。相對數字化的檔案管理也可以采用先進的管理技術，來實現現代化的管理目的。可利用時下流行的多媒體技術或超文本技術，將傳統檔案資料演變成新穎豐富的圖像、文字、視頻等文件形式，使其更加可視化。同時為了加強藝術檔案的保密性質，還可利用先進的安全加密技術對檔案資料進行安全管理，從而實現檔案資料的完整性和科學性。
（二）數字化資源的安全管理措施。為了做好藝術檔案的數字化管理工作，首先就要實現檔案資料的共享，使其可以不受任何介質的約束，隨時保證人們的查閱和訪問。可利用計算機網絡平臺等先進技術來進行。其次為了保證檔案數字化資源的準確性和實用性，避免出現任何網絡安全問題，就要加大檔案數字化資源的維護力度，利用加密技術來保證知識產品的安全存儲，并設置資源版權保護 、系統密碼保護等防御措施，建立合理的安全保護機制，如：數據備份、災難恢復機制、資源異質備份及資源異地備份等手段，從根本上維護數字化資源和其網絡平臺的安全。
三、提高藝術檔案數字化工作的建議
（一）科學利用和開發各類藝術檔案資源。利用先進的科技手段，有效地開發出各地檔案管理部門的多種藝術檔案資源，并取其精華進行合理地利用，實現現代化的檢索技術與數字化管理技術，從而促進我國的經濟文化建設。另外由于我國各種藝術檔案資源館的分布范圍較為廣泛，所以應加大對計算機網絡信息技術的利用，采用更為先進的數字化管理模式，為藝術檔案資源館的長期發展提供優質的服務途徑。
（二）加大檔案資料管理的數字化教育。為了更好地實現藝術檔案的數字化管理，首先應該提高管理人員的綜合素質，加大對其的數字化教育，使之成為高水平、高技術、高管理的復合型人才。其次完善當下數字化教育的教學內容，提高管理人才的競爭能力，使其在工作崗位中發揮自身優勢，完全掌握現代化的檔案資料管理技術，實現檔案資料信息管理的數字化建設。此外還要定期對從業人員開展專業的檔案管理培訓活動，尤其是加強對計算機技術與網絡信息技術的教育培養，既提高管理人員的工作水平和效率，也加強了其在經濟信息開發與研究方面的能力，使之成為綜合數字化檔案管理人才。
四、結束語
綜上所述，藝術檔案的數字化管理已經是各檔案資源館勢在必行的發展趨勢，不僅打破傳統管理的弊端，有效保證了藝術檔案的完整性和科學性，也加快了檔案資源的共享速度，使其滿足當下社會快節奏的查閱需求，為推動社會文化藝術發展奠定堅實的基礎。
【參考文獻】
[關鍵詞]信息化；石油物資；管理系統
中圖分類號：F426.22 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0178-01
物資系統管理“一體化”，有助于創新企業管理，提升企業競爭力。石油行業中物資管理的重點便是向信息化方向偏移，建立起全新的物資商務管理平臺，利用信息化技術提升物資管理的安全性和效率，促進我國石油行業在國際的競爭力，幫助石油行業更加長遠的發展下去。
一、我國石油物資管理模式與國際先進物資管理相比較
1、物資運轉的準確性、及時性以及周期性存在較大差異
綜合性研究分析能力以及跨學科系統的集成存在著較大差異，跨學科系統集成可以促使鉆井前地質以及物理地球評價周期減少一半左右，相關人員可以有更多的時間對數據進行分析解釋，減少了數據轉換與整理的時間，整體提升了物資管理的準確性和及時性。我國物資運轉的準確性、及時性、周期性與國際先進物資管理比較，相對較為落后。
2、物資數據化管理以及生產運行管理存在較大差異
國際石油公司基本已經實現石油井場數據的實時傳輸以及自動化采集，并且已經建立起了全球化的數據庫倉庫，運用數據倉庫對一些數據進行規范化處理。一些國外公司通過互聯網跨地域進行現場管理，實現了虛擬、遠程、協作辦公。目前全球已經將近90%的石油企業實行具有針對性的ERP系統，一些企業之中協同電子商務已經初具規模。
3、業務運作模式存在差異
國際石油企業采用分散執行、其中采購的模式，這種模式在企業的采購中占有很大優勢，然而國內石油企業則是采用自行采購為主要途徑，總部其中采購為次要途經，企業總體集中采購在整個采購過程中占有較小的比重。國際石油企業主要采用的采購方式為框架協議，減少了采購過程中的重復操作，大大的提高了采購工作效率，而國內采購方為一單一簽的比價采購，工作效率普遍偏低。國際企業充分利用計算機提高工作效率，降低錯誤率，而國內數據自動化程度相對較低。
4、供應商的管理方面存在差異
與國際企業相比，供應商在管理方面也存在著較大差距，國際企業供應商的網絡規模在逐漸減少，并且加強了主力和戰略供應商的培育力度，采購方向也是逐漸向著主力供應商和戰略供應商方面偏移，采用業績引導性訂貨，與上年度業績評價較好的供應商進行合作交易，國內企業供應商網絡也在逐漸增加，但戰略供應商與主力供應商的培育工作才初步確立，效果并不明顯，業績的引導供貨體制也才建立不久，發揮的作用甚微。
二、數字化、網絡化、信息化綜合水平有待提高
1、供應信息缺乏整合
油田生產較為特殊，其中存在著諸多小批量批次問題，而且物資供應生產批量生產中存在一些高批量問題，供應與實際需要并不匹配。同一物資往往來自不同的供應商，造成物資的供應信息缺乏整合性，導向性的水平偏低。供應商資料檔案的不完整性，促使供應商的選擇性較大，導致信息波動性大，對于建立長期穩定的合作產生不利影響。
2、信息溝通以及油田與企業間缺乏交流
在采購時企業會保存一些私有信息，擔心給予供應商角較多的信息，就會加大對方的籌碼。并且供應商之間也相互隱瞞信息，導致供應商與采購之間不能有效溝通。石油企業較為復雜，為了確保生產，往往會大量進料、多級儲備以及層層設庫，用大庫存保證生產，造成物資的大量積壓，從而導致資金的過渡占用，庫存成本較高。
3、石油企業對物資需求量大
石油企業對于物資的需求量大而且種類繁多，物資信息不能及時共享，信息的反饋渠道不通暢，促使物資調劑失衡，傳統的信息反饋機制不但浪費時間而且浪費資金，極易導致積壓和短缺告急等現狀，不僅對經濟造成了一定的損失，還增加了市場決策的難度，信息系統的使用效率不高，信息沒有得到及時的處理，對企業而言將會造成巨大的損失。
三、以信息化施工物資管理模式創新策略
1、優化信息平臺系統
通過數字化采購技術，來優化信息平臺系統，應該建立健全的信息反饋系統，統計需求的信息，信息反饋是由信息的雙向性所決定，反饋來源主要由物資部門根據系統反饋，從而統計出所需物資的數量；其次要設計供應商的信息管理系統，可以通關各種檔案記錄方式，記錄各個供應商之間的物資信息，根據檔案數據分析出一些性價比較高的供應商，進行長期的合作；最后需要構建動態信息的跟蹤管理系統，從采購到分配整個過程進行記錄。用數字化采購技術來優化信息平臺，是時展的必然趨勢。
2、信息化管理培訓
增強對員工的信息化管理培訓，提升員工實際操作的能力，增加信息化知識的儲備，如此才能夠從根源上加快石油物資信息化管理體系的進程，通過石油行業與信息化技能可以協助信息化平臺更加符合我國石油業的發展狀況，合理配置資源制定出一個全新的石油物資的信息化管理平臺。
3、增強數據挖掘力度，提升業務水平
以大數據處理為契機，利用信息化技術增強對數據的挖掘力度。大數據時代到來不但為石油物資管理帶來了新活力，而且也注入了新的生命力，以信息化技術作為數據收集的基本來源，增強信息化管理的綜合水平，對獲取的大數據進行分析以及合理利用，進而提升業務水平。石油物資信息化管理要結合石油物資本身的特性，建立起各種特色的管理系統，并建立一套能夠整合子系統的大系統實現信息的分配與共享。
結束語
石油物資信息化管理機遇與挑戰并存，我國石油行業管理模式也在進一步的革新之中，我國石油物資管理模式與國際先進物資管理相比較，在物資運轉的準確性、及時性以及周期性、物資數據化管理以及生產運行管理、物資供應建、業務運作模式、供應商的管理等方面存在著較大差異，我國石油行業整體與國際行業間的差距較大，通過本文的研究與探討，以信息化施工物資管理模式創新提出一些策略，首先統一信息平臺的搭建；其次加強信息化管理培訓；最后增強信息管理的綜合水平，如此才能促進我國石油行業的穩步發展。
參考文獻
