時間：2023-06-05 08:42:23
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇數字檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、數字檔案信息資源的共享設計
實現數字檔案信息資源共享是數字檔案管理平臺設計的根本目的，是減少重復勞動，多頭建設，實現資源有效整合和廣泛利用的重要途徑。“警務數字檔案管理平臺”，遵循了數字文件信息和檔案信息的形成規律和利用特點，實現了數字檔案資源全過程的共享管理。
1．數字檔案信息資源的共享建設。數字文件建設共享是數字檔案信息資源共享的首要環節。如何充分利用機關在工作中形成的大量數字文件，建立數字檔案信息資源，避免檔案部門重復勞動、重復加工是數字檔案管理平臺設計與實現的一個重要課題。“警務數字檔案管理平臺”根據全程管理和前端控制的原則，將包括文件的著錄、分類和歸檔鑒定等檔案基礎工作都完全融入文件辦理運行程序之中同時進行，各部門數字文件在形成之后，通過公共數據控制與交換平臺，向數字檔案管理平臺移交。實現了數字文件信息資源形成過程的自動過渡與高度共享。
具體做法是：(1)建立數字文件規范及歸檔標準。我們明確規定，凡已建或在建的各類信息管理系統，都必須加入標準規范的歸檔功能模塊。(2)建立公共數據控制與交換平臺。在各類系統的基礎上，集中建立公共數據庫，用于與各系統進行訪問與交換。(3)建立數字檔案接收平臺，自動接收來自于公共數據控制與交換平臺歸檔的數字文件信息。警務數字檔案管理平臺通過網絡與其建立了連接。用戶在自己的業務系統中工作辦理完畢后，系統對形成的數字文件通過建立的標準自動分析研判，向數字檔案管理平臺提交歸檔，實現了真正意義上數字文件信息的共享和文檔一體化管理。
2．數字檔案信息資源的共享管理。數字檔案資源的合理布局是實現數字檔案資源共享管理的基礎。江蘇省公安系統下轄13個市級公安機關、120多個縣(分)局公安機關和2000多個基層公安派出所，按傳統的做法，每個單位都建立獨立的檔案管理系統，其人財物的投入是可以想象的，而且也不符合數字資源集中管理和有效整合的客觀要求，也會對共享利用造成比較大的困難。
“警務數字檔案管理平臺”在設計和實現上采取了相對集中與分散相結合的管理模式。一方面，為了節省投資和提高效率，采用相對集中建設模式，將檔案軟件、服務器平臺、數據資源集中在省、市公安機關(根據需要也可建設在縣、分局)。省廳的服務器集中存儲廳機關及直屬單位的數據和提供數據管理服務；市級公安機關的服務器負責市局機關、縣分局和基層派出所的數據管理和全文信息服務。另一方面，縣、分局以及基層派出所任何客戶機都可以通過公安信息互聯網訪問市局機關的中央服務器提供的數字檔案管理平臺，進人檔案管理與檔案利用服務。
采用相對集中和分散相結合的管理模式，其優越性十分明顯：一是節省了大量的經費，實現了資源存儲的優化，減少了數據冗余。二是便于提高用戶的查詢效率。用戶查閱某人的違法犯罪信息即可通過該市的數字檔案管理平臺查詢，從而避免了過去挨家挨戶查詢既費時又費力的現象產生。三是實現了網絡上的業務指導功能。省市檔案部門可以通過檔案平臺監測下轄檔案部門的系統，指導工作的開展。
3．數字檔案信息資源的共享利用。實現數字檔案信息資源共享利用是數字檔案管理平臺設計和實現的根本目的。“警務數字檔案管理平臺”在設計數字檔案資源利用共享方面，實現了多種共享利用的方式。
一是采取了多樣化的檢索方式。從檢索手段上講，既有通過檔案平臺檢索模塊進行的檢索，又有通過警務綜合查詢平臺查詢的功能；從檢索方式上講，既能實現各類檔案數據庫檢索、全文檢索，又能實現多數據庫的關聯檢索和跨平臺多數據庫的關聯檢索；從檢索效果上講，既能檢索到各類檔案數據信息，也能檢索到全文信息、多媒體信息等。
二是實現了開架式的閱覽服務。為便于用戶了解和瀏覽機藏檔案類型和具體內容，“警務數字檔案管理平臺”設計和實現了開架式的瀏覽服務方式，當用戶通過數字檔案管理平臺進入開架式服務功能時，就像走進開放式的圖書館一樣，用戶可按菜單隨意點擊某類案卷或某份文件，系統自動顯示其卷內文件目錄和全文信息。
三是建立了專題信息服務平臺。專題信息服務平臺設計和提供了兩項服務內容：一是用戶可以直接查詢由檔案部門編研的各類專題文件信息匯集，通過點擊相應的專題，系統顯示各類專題的文件信息和全文信息；二是用戶可以自設專題進行智能化檢索并列出相應的專題文件信息和全文信息。
二、智能化設計與檔案辦公自動化
智能化設計是實現檔案辦公自動化的重要途徑，也是衡量數字檔案管理平臺質量優劣的重要標準。所謂智能化設計就是運用自動控制的原理對數字檔案管理的全過程實現自動化管理，最大限度地減少人工干預的設計方案。其基本原理是，將根據有關標準制定的參照系統輸入計算機，由計算機自動比照參照系統對檔案工作各項環節進行自動化處理。方法是必須建立一套指標完備的參照系統。“警務數字檔案管理平臺”在數字檔案的接收、處理和分析評估等智能化設計方面進行了有益的探索。
1．數字檔案接收的智能化設計。就是根據檔案歸檔范圍和歸檔標準，制定一套能夠為計算機識別的、與輸人的數據文件進行比對匹配，將符合條件的數據文件自動接收歸檔的參照系統。“警務數字檔案管理平臺”實現的基本思路是：將歸檔接收模塊前置到OA系統或各類業務信息系統中，當用戶在OA系統或各類業務系統中輸入、處理文件信息工作完成時，系統自動將這些數據文件與接收歸檔前置模塊中的參照系統進行比對匹配，將符合歸檔條件的數據文件自動導入到數字檔案管理平臺。接收歸檔的指標體系主要是依據“檔案類型劃分及編號規則”、“檔案歸檔范圍與不歸檔范圍”以及“公安專業檔案管理規定”等規定辦法以及歸檔指標的相關內容，并結合檔案工作的實踐制定出來的。包括是否歸檔、歸檔類型、歸檔類別、歸檔年度等20多個主要指標體系。
接收歸檔的智能化設計的主要特點是：一是將接收歸檔與文件形成和處理融為一體，實現了文檔一體化；二是當用戶數據文件形成處理完成時，也就是接收歸檔之時，實現數據文件的形成、處理與接收歸檔同步實時完成；三是數字文件信息接收歸檔的整個過程，避免了人為的干預，由系統按照歸檔指標體系自動審核把關，實現了檔案接收歸檔的自動化。
2．數字檔案處理的智能化設計。數字文件信息進入檔案管理平臺后，即要對其進行處理，形成數字檔案資
源。數字檔案處理的智能化設計包括整理排列、自動編目、自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”等內容設計。
(1)數字檔案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要確立整理排列的原則、方法和要求。“警務數字檔案管理平臺”確定的方法是：①整理排列的原則。分為二種，即保管期限一年度一組織機構和年度一保管期限一組織機構排列。供用戶選擇。②整理排列的方法。分為三種，一是先按“文件形式”排列，然后按“專題”排列，再按“形成日期”順序排列；二是先按“專題”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”順序排列；三是全部文件按“形成日期”順序排列。各種排列方式由用戶選擇。③整理排列的要求：在第一種、第二種方法中。同一文件形式下，將屬于同一類型的文件排列在一起。如同一文號的文件、同樣形式的統計報表、簡報等文件和同一組織活動(如會議文件等)的文件。當用戶對某一年度組織機構的檔案進行整理排列時，系統自動按用戶選擇的整理排列的原則、方法和要求列出文件目錄，也可以進行局部微調。
(2)數字檔案的自動編目。系統列出文件目錄后，用戶確定編號規則如全宗號―類別號―目錄號―機構號―件號，并輸入第一份檔案的檔號，系統自動編寫其他檔案的檔號，并以歸檔文件目錄的形式輸出結果。為了減少實體紙質檔案加蓋歸檔章和填寫歸檔號的工作量，提高文書處理人員的工作效率，系統設計了自動打印歸檔章功能。具體方法是：①事先用黏和度較高的不干膠紙(A4)印制歸檔章式樣；②在系統中設置打印歸檔章功能；③當整理編目工作完成后，套打歸檔章；④文書處理人員按歸檔文件目錄和歸檔章編號粘貼在實體紙質文件上。
(3)自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”。數字檔案整理編目工作完成后，按規定必須要編寫“整理歸檔年度報告或稱為年度整理歸檔說明”，警務數字檔案平臺設計了自動編寫的方法。在平臺中建立基礎數據庫，把全宗名稱、全宗號、全宗地址、變化情況，主要負責人，內部機構調整等情況建立基礎數據。當整理歸檔工作完成后，系統自動形成整理歸檔年度報告或歸檔說明。
3．數字檔案分析評估的智能化設計。對數字檔案的接收、處理和利用進行分析評估，是數字檔案管理平臺建設的重要內容，也是提高數字檔案和數字檔案管理平臺建設水平的極其重要的方面。數字檔案分析評估智能化設計包括數字檔案數量、質量分析、數字檔案利用分析和實時自動監控等內容。
(1)數字檔案數量、質量分析。①數字檔案數量統計分析。警務數字檔案管理平臺設計了多種靈活的統計分析功能，包括各類檔案機藏量統計、年度歸檔量統計、各類數據和電子文件數量統計、各類檔案藏柱圖、曲線圖等等。②數字檔案質量分析。對接收或形成數據的質量從各方面進行統計分析。例如，數據項目接收或錄入結構齊全情況統計分析、機讀目錄差錯率統計分析、各用戶形成數據質量和差錯率統計分析等等。③數字檔案質量控制。即由計算機自動比照制定的質量標準對檔案數據進行規范。警務數字檔案平臺制定和運用了100多種項目的數據標準，如全宗名稱、各類檔號結構、分類號、責任者、形成日期、性別、居民證號等等標準。當平臺接收或錄入的數據出現質量問題時，系統自動將存在的問題統一找出來并進行自動修改或手動修改，以保證機讀數據內容的準確性。
(2)數字檔案利用分析。一般檔案管理系統對于網上查檔利用僅以點擊率來統計。這種分析方法既不準確，也難以說明問題。“警務數字檔案管理平臺”設計了一套比較科學的檔案利用統計功能，從檔案利用數量、利用類型、利用目的和用戶等多方面進行統計分析。尤其是平臺將用戶上網查檔點擊詳細信息和全文信息數作為計數單位，相比點擊率統計而言，較為準確與科學。
(3)實時自動監控。通過利用公安機關建立的統一的身份認證和識別系統，對公安機關的上網用戶進行自動認證和識別，并在監控功能上實時滾動式顯示用戶姓名、上網時間、操作的功能內容，用戶的IP地址等等，使檔案工作人員能夠直觀地監控網上用戶的操作情況，一方面起到安全防范的作用，另一方面也為上網用戶的研究提供了可靠的依據。
三、關聯檢索的設計及其應用
關聯檢索是一種智能檢索方法，是在普通檢索的基礎上，運用關聯技術方法，通過查詢某一條信息將有相互關聯的其他信息同步顯示。其在數字檔案管理平臺中的應用，不僅能夠減少重復檢索的次數，提高工作效率，而且也有利于提高檢索的完整性和準確性。
“警務數字檔案管理平臺”設計和實現了三種形式的關聯檢索：
1．內聯檢索―互動式檢索。內聯檢索是指數字檔案管理平臺內部各數據庫之間關聯檢索。按照傳統的檢索方法，用戶查閱某方面的檔案，既有可能在一類檔案中，也有可能分布在其他檔案類型中。用戶除了檢索某一類檔案外，還得二次甚至三次檢索其他類型和其他構成形式的檔案。內聯檢索避免了傳統方法，它使用戶通過一次檢索達到實現查詢多類檔案、獲得多種結果的目的。它的基本原理是，在檔案數據建設過程中，對具有相同聯系的檔案數據通過特定的字段項目建立聯系，當系統查詢這一字段項目時，與之相關聯的檔案數據信息就會自動調出。“警務數字檔案管理平臺”實現的內聯檢索分為兩類：一是漸進式檢索，即實現了檔案構成單位從案卷信息一卷內文件目錄信息一案件信息一人員信息一全文信息等漸進式的檢索閱覽。無論用戶從哪個角度進行查詢，均可以關聯相關信息。這種漸進性檢索完全模擬了人工瀏覽案卷的方式，使用戶仿佛就是在翻閱檔案一樣。二是橫向式檢索，即實現了不同檔案類型之間的關聯查詢。內聯檢索技術的應用，使得不同類型檔案數據庫的關聯查詢成為可能，從而大大提高了工作效率和查全率、查準率。
2．橫聯檢索一綜合性檢索。橫聯檢索是指數字檔案管理平臺與其他信息管理平臺各數據庫之間的關聯檢索。公安機關普遍建立了數量較多的信息管理系統，如人口、違法犯罪人員、案件信息等系統。各系統之間都保持相對獨立的關系，用戶要了解一個人的全面情況，就必須要進入各個系統分別檢索一次，既浪費了大量時間，又難以保證檢索的全面性和準確性。
橫聯檢索屬于一種綜合性、跨平臺的檢索方法。它的基本原理是：從各類系統中抽取最常用的數據項目組成公用數據(索引)庫，并建立與各個系統之間的關聯，構成統一、規范、普遍關聯的綜合信息查詢系統。用戶通過該系統可以查詢機關各類系統的數據和相關信息。實現橫聯檢索的基本要求：一是必須要有共用的數據建設標準和檢索項目；二是各類系統必須要有相同的項目作為關聯的條件；三是最好使用相同類型的數據庫管理軟件；四是需要建立各個系統數據與公用數據(索引)庫之間的數據同步，維持公用數據(索引)庫中的數據與各個系統數據之間的關聯。
3．縱聯檢索―分布式檢索。縱聯檢索，亦稱為分布式檢索或廣播式檢索。是指分布在不同地區、不同單位的數字檔案管理平臺的檢索系統通過約定的通信協議進行數據交換，將這些孤立檔案檢索系統組建成為一個協同運作的分布式系統。整個分布式系統以公安機關的隸屬關系構成層次結構，來自上級的檢索任務將自動的逐級分散到各級的檢索服務器上，每個檢索服務器完成本單位的檢索之后，將檢索結果逐級上報，最終形成綜合檢索結果。這種分布式廣播檢索在用戶看來就像是從一個單一的系統中檢索完全一樣。
關鍵詞：數字化；網絡化；檔案管理
當前世界各國包括我國，都在積極地進行數字檔案的建設。由于計算機技術及信息傳輸網絡化，為辦公自動化管理提供了科學技術保證。隨著數字化的社會生活，產生了越來越多的數字檔案，對這些數字檔案進行有效管理和利用，是時代對檔案管理提出的要求。
一、數字檔案及其特征
1.檔案是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。檔案數字化，從技術層面理解指的是資源數字化、存儲海量化和傳遞網絡化。數字檔案是一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享，數字檔案具有如下特點：（1）資源數字化及空間虛擬化。（2）檔案管理的數字化。（3）信息資源的共享化。（4）服務對象及需求擴大化。
2.數字檔案同傳統檔案的區別。傳統檔案的館藏主要是原始檔案的實體，在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力上的優勢，是以文字、圖像、圖形等為符號，以紙質為介質的紙質檔案。在長期保存方面也具有數字檔案不可比擬的優勢。而數字檔案是一種新型載體的檔案，是無形的，它的傳輸、運算、存貯是以數字編碼的形式存在。因此數字檔案是數字化信息技術的產物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳遞的數字代碼序列，是數字信息的集合體。原始檔案被數字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數字檔案容易發生改變，因此，原始檔案在可能的情況下有必要繼續保管。數字檔案主要承擔檔案信息利用的職責。
二、數字檔案的管理模式
1.時代與科技的發展使檔案管理對象由傳統的紙質檔案為主，轉變為以數字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現今數字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發展，這種新型檔案載體數字檔案的出現很快能獲得政府的法律承認。因此數字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。
2.數字檔案的管理內容包括：數字檔案的歸檔、歷史檔案的數字化、數字檔案的存儲、數字檔案的業務管理、數字檔案的交換和利用。面對新型的數字檔案，應根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各部門所產生的有保存價值的電子文件的齊全、完整、有效。
3.長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性。總之，計算機具有自動分類與組合功能，電子文件的產生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環境，提高了辦公的質量和效率。另外，網絡世界的形成，數字檔案能夠通過網絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。
三、數字檔案管理目前存在的問題
21世紀的數字檔案要朝著各種載體形式并存的方向發展，包括各種電子文件、多媒體、縮微載體和聲像載體等。尤其是要增加數字化館藏的建設。數字檔案管理是一種邏輯管理，檔案從有型向無形轉化，檔案管理部門也變成信息化管理機構。電子革命給檔案工作帶來了一個質的變化，數字檔案的內容與載體之間脫離了原有的一一對應關系，檔案的內容可以選擇不同的電子載體，可脫離原載體進行傳輸，我們從各部門收取數字檔案的內容，而不需要它們的原電子載體。利用這一特性，我們可將檔案復制若干套。但這些介質還有很多不盡人意之處，如記錄信息有效壽命期的問題。電子文件具有管理和利用比較方便的特點，如記錄密度很大，用極小的空間存儲大量信息，節省存儲空間，同時也不需要很多庫房；在形成過程中，增刪改非常方便；可利用計算機網絡系統進行遠距離傳遞，方便快捷地提供利用，達到資源共享；各種媒體信息能集中統一管理；可利用非實體歸檔，能較快地完成歸檔任務等特性。所采用的存儲介質主要是磁盤、磁帶和光盤等，它們的記錄壽命一般不超過20年，這給我們保護數字信息帶來了困難。另外除了保護載體材料外，對電子檔案的備份措施、加密技術、電子簽署技術、登錄認證技術、訪問控制技術等，還有電子檔案被污染以及人為的破壞等問題。針對這些問題，產生了殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、信息刷新保真技術、電子文件法律憑證保障技術等。近年來，數字化檔案的相關技術很多已在其它領域中成功的應用，如模式識別、海量數據存儲、數字加密、影像壓縮和信息隱藏技術等等。將這些技術引用到數字化檔案管理中并加以發展，將會為檔案保存和流通的安全提供強有力的技術手段。
四、數字檔案的出現對管理人員的新要求
1.在現有的檔案人員結構中，以文科的檔案學專業人員為主，而理工科的專業人員較少，面對高速發展的電子時代顯得力不從心，這就直接影響到檔案事業的發展和信息資源的開發和利用。所以要適應新形勢下的檔案工作的需求，不僅對現有的檔案人員進行必要的培訓，優化知識結構，掌握計算機和其它方面的新知識、新技能，同時各院校應增設新技能課程，培養造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理人才。只有這樣才能適應檔案事業發展的需要，實現檔案事業的現代化管理。
2.強化服務意識。檔案是最原始、最可靠并具有憑證效力的信息資源，隨著社會對檔案信息需求的日益增長，檔案人員要增強為廣大需求者服務的意識，堅持面向社會、面向未來。
利用與服務是直接衡量檔案管理水平的尺度并在使用中體現檔案價值。1980年中央做出了開放歷史檔案的決定以來，檔案工作的傳統觀念已經由重藏輕用向藏用并舉的模式轉換，服務擴大到為多種所有制的經濟發展服務，這對所有檔案工作者的服務理念也提出了一個全新的要求。就目前而言，筆者認為應做好下述幾個方面：（1）豐富檔案信息資源，為檔案利用提供充分基礎。（2）利用計算機等先進的設備，搞好檢索工具及目錄服務。（3）人員素質提高，以適應新的管理模式需求。（4）檔案工作者的敬業精神，是搞好一切工作的思想基礎。（5）主動出擊，開拓服務面，做好宣傳工作。（6）修改、完善檔案利用的政策法規等。
一、管理層面的對策
檔案行政管理部門擔負著全國或地方檔案數字化工作的規劃、部署、指導、協調和管理的職責，應將協調檔案數字化或數字檔案館建設過程中的版權問題作為重要的職責范疇。
（一）將版權制度作為數字檔案信息資源管理的重要手段之一
傳統檔案信息資源管理的手段，更多地偏重于行政、技術或經濟等手段，而較少涉及法律手段。這主要是原先的檔案信息管理空間一般限于現實檔案館中，相對于網絡這個新的信息平臺來說，產生的信息問題并不是太多，即使產生一定的問題所引起的權利沖突也不是太激烈，因此包括著作權法在內的信息法律調控手段的運用也自然較少。由于因特網的“互連”性，使得檔案信息傳播和交流更為頻繁，空間范圍也迅速擴大，因此檔案信息權利人與利用者相互之間權利的平衡極易被打破，因此針對這樣一個背景環境所采用的手段已不能主要限于原有的管理手段，法律手段的進一步介入已成為必然。
（二）積極關注數字化環境下版權的相關立法工作
為適應數字化時代的發展，我國在2001年10月修訂的《著作權法》中增加了相關的條款，如在財產權利中增加“信息網絡傳播權”，增設了“技術措施保護”和“權利管理信息”等內容。《著作權集體管理條例》和《信息網絡傳播權保護條例》也分別于2005年3月和2006年7月開始實施。
版權制度的發展在一定程度上關系到檔案館等信息服務機構的網絡信息服務，如原版權法中的“合理使用”原則是否能夠延伸到檔案館網絡信息服務，就是一個需要特別關注的議題。正式實施的《信息網絡傳播權保護條例》結合網絡環境的特點，將著作權法規定的合理使用情形合理延伸到網絡環境，開始給數字檔案在信息網絡傳播權領域提供了一個“避風港”。《條例》的第7條中規定：“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等可以不經著作權人許可，通過信息網絡向本館館舍內服務對象提供本館收藏的合法出版的數字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數字化形式復制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經濟利益。”檔案界今后應當關注網絡環境下版權制度的發展，在國家相關立法活動過程中，正確反映檔案部門或檔案用戶的訴求。
（三）加強數字化環境下版權知識的宣傳與普及工作
檔案界有一部分人員缺乏版權的相關知識。如有些人員對檔案的所有權和著作權區別的不是太清楚，普遍存在一種觀點，即“檔案部門對檔案的接收等于檔案著作權的轉移”。檔案部門認為檔案接收進館，則檔案的著作權也相應的轉移至檔案部門，檔案部門有權對進館檔案進行使用。又如由于加強版權保護，在一定程度限制了人們的不合法使用，加大了檔案數字化的成本，因此某些檔案部門甚至認為版權保護可能會成為阻礙檔案數字化工作的屏障，從而對在檔案部門開展版權保護工作進行抵觸；等等。對于版權相關法規知識，檔案部門還基本屬于“補課”的情形。而面對數字或網絡環境中的版權法規問題上，檔案部門則處于雙重“補課”階段。此外，由于檔案的信息用戶也有可能發生侵權行為，甚至會令檔案部門為其侵權行為承擔連帶侵權責任。所以，如有必要可以在提供數字檔案信息給用戶使用時，普及版權的相關知識。
二、業務層面的對策
在數字檔案管理中，具有版權狀態的信息分為兩種：版權或專有使用權是屬于他人；版權或專有使用權屬于檔案部門。所以在檔案館的版權保護對策中，既要做到預防侵犯他人的版權，也要防止別人侵犯檔案館的版權。
（一）侵犯他人版權的預防
1.檔案部門在對本館館藏范圍內的檔案進行價值鑒定的同時，進行版權的鑒定，確認檔案信息的可著作權性。如果具有，再確認誰是版權的主體。如果確認的結果是涉及他人的版權時，再確認該檔案的保護期限。如果確認屬于保護期限未滿、他人享有版權的檔案，應當特別標明，避免發生侵權行為
2.當檔案館進行傳統檔案數字化轉換時，應當關注版權的許可問題。
(1)對于大量公共信息的檔案，如超過著作權保護期限或作者聲明提供免費利用的檔案信息，政府出版物，時事新聞等，由于基本無侵權之嫌，在數字化轉換時可以優先考慮。但在使用過程中應依法尊重作者的署名權、作品的完整權等精神權利。
(2)對具有版權狀態的傳統檔案，應當分析誰是版權的主體。對于所有權和版權都屬于檔案部門的檔案，檔案部門則可直接進行數字化轉換；對于捐贈、征購的檔案，是否受版權保護以及其版權是否轉移應做到“事前明確化”，即與原檔案的所有者簽訂合同，明確權利范圍和義務。根據合同或協議，將版權轉讓于檔案館的，檔案館則有權對其進行數字化處理。
(3)對于那些檔案館不享有版權的檔案，應當注意其行為是否屬于“合理使用”，即僅限于為館藏需要的轉換復制，數量也必須受到嚴格限制，并只允許復制本館收藏的作品。如果是為了網絡傳播的需要或者復制不屬于本館館藏的檔案信息，則超出了“合理使用”界限，應當征得版權人的許可，否則就屬于侵權行為。
3.隨著檔案數字化的不斷發展，檔案部門即使十分注意避免侵犯他人版權，但要絕對避免侵權可能有時是不現實的。遇到被控侵權時，應當從容面對，可以主張侵權不成立的抗辯事由，如版權已過保護期、內容無版權的、作品為自己原創等理由。
4.檔案部門應當關注我國著作權集體管理機構的建設動向。鑒于我國已對著作權集體管理作出了規定，這對于解決數字環境下的版權管理問題是非常及時的。但著作權集體管理制度的建立和完善是不能―蹴而就的，解決許可困難的問題也并非一日之功。因此，檔案部門必須關注我國著作權集體管理機構的建設進展和所承擔的職能。
（二）數字化檔案版權的自我保護
在數字環境下，權利人主張權利也是成本高昂。所以，預防別人侵權顯得非常重要。
1.借鑒《著作權法》關于匯編作品的相關規定，處理好檔案數據庫的版權問題。如果是檔案館匯編而成的數據庫，只要其內容的選擇或編排能體現出獨創性，就可以作為一種匯編作品來進行保護。匯編人是檔案館，因而著作權屬于檔案館所有。由于《著作權法》對匯編作品的保護僅限于作品的形式，不保護作品所含的創意，那些數據的獲得、校驗、編排等方面進行實質性投入的數據庫暫時在我國得不到著作權法的保護。關于此問題，還有待于數據庫法律保護的新發展，如歐盟所提出的數據庫的特殊權利保護，就可以解決此類問題。
2.檔案館為了保護網站中檔案信息的真實性、完整性和安全性，可以采取了一定的技術措施，防止數字檔案被他人擅自訪問、復制、操縱、散發和傳播，并且方便數字檔案版權的授權和使用監督。關于技術措施的法律保護，在我國修訂后的《著作權法》中得到明確保護，且在《信息網絡傳播權條例》中進行了界定，即“指用于防止、限制未經權利人許可瀏覽、欣賞作品、表演、錄音錄像制品的或者通過信息網絡向公眾提供作品、表演、錄音錄像制品的有效技術、裝置或者部件。”同時，第4條規定：“任何組織或者個人不得故意避開或者破壞技術措施，不得故意制造、進口或者向公眾提供主要用于避開或者破壞技術措施的裝置或者部件，不得故意為他人避開或者破壞技術措施提供技術服務。”
3.采用權利管理電子信息標識。為了標識本館的檔案信息，檔案部門可以在數字化檔案信息中嵌入權利管理電子信息，以警示他人。權利管理電子信息是有效識別著作權人的一種信息，同樣在我國修訂后的《著作權法》中得到明確保護，且在《信息網絡傳播權條例》中進行了界定，即“指說明作品及其作者、表演及其表演者、錄音錄像制品及其制作者的信息，作品、表演、錄音錄像制品權利人的信息和使用條件的信息，以及表示上述信息的數字或者代碼。”同時，第5條規定：“未經權利人許可，任何組織或者個人不得進行下列行為：（一）故意刪除或者改變通過信息網絡向公眾提供的作品、表演、錄音錄像制品的權利管理電子信息，但由于技術上的原因無法避免刪除或者改變的除外；（二）通過信息網絡向公眾提供明知或者應知未經權利人許可被刪除或者改變權利管理電子信息的作品、表演、錄音錄像制品。”
關鍵詞：海洋數字檔案；信息安全；網絡應用
在社會信息化的大環境下，數字化建設已成為評價一個國家信息基礎水平的重要標志。海洋檔案的管理作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，也正面臨著數字化時代的挑戰。隨著電子文件的大量出現，檔案理論界對于電子文件是否應該轉化為檔案材料也從爭論轉為接受，這一革新要求我們改變原有對文件檔案的理解，順應技術發展趨勢，更好地進行海洋檔案管理工作。
1海洋數字檔案的概念和特點
在1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實態檔案庫(Physicalrepositoriesofarchives)相對應的虛擬檔案(Virtualarchives)。國際檔案理事會對數字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內容只能通過機器來利用，并根據來源原則來組織安排。以此類推，海洋數字檔案就是以代碼數字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數字檔案改變了傳統的檔案載體形式與檔案工作意識。數字檔案的載體與傳統檔案的載體有很大區別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數字檔案中的信息資料不以傳統的筆墨紙張等直觀的形象出現，而是通過二進制代碼以數字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數字化，當檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能，通常是以網站方式提供相關檔案服務。海洋數字檔案也有著與其他數字檔案相同的特性。
2網絡環境下海洋數字檔案的安全隱患
在數字化的過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計算機為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質檔案，它可以不受時間、地點和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網絡化運作環境決定的，是一種進步和發展。同時，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。
目前的檔案保護規程主要針對紙質載體制成材料的耐久性、保存環境等方面來進行，缺乏對電子檔案長時間可靠保存的經驗與技術。實踐證明紙質載體的檔案在一定的保護條件下可保存達上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠不如紙質檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發現，但電子文件載體的損壞只能由設備檢驗。此外，由于信息技術的快速發展，信息保存的格式和載體都在發生變化，使得早期數字檔案難于“閱讀”，例如現在面對一個保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數讀者都會束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲載體。
由于網絡技術本身的安全隱患導致泄密。Internet/Intranet技術本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地，任何中介站點均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯網的發展，互聯網攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強，而安全技術是一種在對抗中被動發展的技術，它總是滯后的，這樣就導致了網絡的脆弱性。此外，網絡硬件也是經常被忽視的但風險極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。
管理人員不足，技術水平有限。據有關資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓，他們缺乏計算機與網絡的相關知識，缺乏對檔案信息網絡的安全意識。
3網絡環境下實現海洋數字檔案安全的對策
如前所述，隨著網絡信息技術的迅猛發展和廣泛應用，數字檔案及海洋數字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴防密從網泄，確保電子文檔安全，應在管理、網絡安全和信息安全3方面采取有效的安全技術與措施。
3.1管理方面
加大人才培養力度，提高管理人員的技術水平。海洋檔案信息數字化是信息時展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認識網絡中的檔案信息，不能認為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強責任感、使命感和危機感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學習掌握檔案現代化管理、計算機和網絡安全等方面的技術，加快從傳統型檔案管理人員向現代化檔案管理人員的轉化。同時，海洋檔案行政管理部門要采取相應措施，從政策、待遇等方面培養和激勵專業技術人才。要通過在職教育、短期培訓和學歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業技能，充分調動海洋檔案管理人員的積極性、主動性和創造性，為推進海洋檔案信息化建設作貢獻。
制定安全管理制度。在海洋數字檔案安全管理中，除了采用相應的安全技術措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應當根據相關法律、法規，結合本單位實際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網絡操作使用規程，用戶身份認證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網絡安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數字檔案信息的安全保障體系。
3.2網絡安全方面
硬件設備安全。涉及海洋電子文檔的計算機應做到專人專用，使用的移動儲存設備也應做到專用，不可混用。對于網絡設備應該盡量使用通過保密檢測的設備，不要盲目追求新產品、新技術，以減少泄密渠道。
操作系統安全。安全的操作系統是網絡安全的重要基礎，因為所有的基本應用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測、設置防火墻和安全島)都依賴操作系統提供的底層支持。充分考慮海洋數字檔案操作系統的安全性是我國的國情所決定的，因為許多核心技術我國并不掌握，無法保證國外操作系統產品不存在后門程序。在海洋數字檔案管理用操作系統方面要考慮以下兩點:①采用的產品要具有自主知識產權，且源代碼對政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測系統漏洞和配置情況，以便及時發現問題。操作系統的安全主要通過增強身份標志與驗證、細化自主訪問控制、用戶職責劃分、強制訪問控制、審計跟蹤和安全管理等方面的措施來實現，這些措施都可以對基本安全功能提供強有力的支持。
安裝殺毒軟件。防病毒必須從網絡整體考慮，主動防御，改變被動劣勢，要樹立“預防為主，防治結合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網絡上的所有機器，如利用定時查毒功能，對客戶進行掃描，檢查病毒情況;利用在線報警功能，監測網絡上的每一臺機器，出現故障或病毒侵人時，網絡管理人員都能及時知道，并作出反應。
內外網隔離。在內外部網之間，設置防火墻(包括分組過濾與應用)實現內外網的隔離與訪問控制是保護內部網安全最主要的同時也是最有效、最經濟的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能:過濾進、出網絡的數據;管理進、出網絡的訪問行為;封堵某些禁止的業務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網絡攻擊的檢測和告警。
在必須使用公眾網絡時采用虛擬專用網絡(VPN)技術。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯網絡的基礎設施為用戶創建隧道，并提供與專用網絡一樣的安全和功能保障。在互聯網上傳輸數據時，VPN可提供保密和數據加密。如果某機關檔案系統設有兩個或更多分支機構，或者希望用戶遠程訪問檔案網絡，這種方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋數據備份恢復系統。備份數據可以防止磁盤驅動器出現故障、電源斷電、感染病毒和發生其他事故時丟失數據。一旦發生了數據丟失，如果按照備份規程進行了備份，那么就可以恢復數據。海洋數據備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結合，例如我們可以每周執行一次完全備份，每天執行一次增量備份。除此之外，還應該選擇不同的數據存儲介質，并將備份介質存放于不同的安全地點。
載體保護。海洋數字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學性和磁光性，易受磁場、光線、溫度和濕度等環境影響。海洋數字檔案存儲介質應存放在無強磁場干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到相關標準的要求。加強工作人員責任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標識筆作標注時，會帶來盤面的污損拿取時手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長期依附其上，會腐蝕盤帶。
數字簽名技術。主要包括數字簽署技術和驗證技術，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲和流通過程中，保證了數字檔案的原始性、真實性。目前常用的數字簽名技術有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數字指紋、數字水印、數字時間截和數字證書等。
信息加密。加密技術可以確保電子文件內容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數字方法經信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對密鑰，任何發方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護效果。
雙套歸檔制。實行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案，這也是在技術水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實性問題的一種可行辦法。
海洋數字檔案的銷毀。目前，數字檔案銷毀現狀不容樂觀，銷毀隨意性較大、方法不規范，為信息保密工作留下了隱患。數字檔案的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。數字檔案的信息銷毀即邏輯刪除是通過軟件系統改變載體的狀態，將數字檔案數據從記錄載體上徹底消除的一種方法，對于非保密性的數字檔案可用邏輯刪除的辦法;數字檔案的載體銷毀是將數字檔案的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適用于載體、一次寫人不可更改的記錄載體及受損傷不可修復的載體，此方法銷毀比較徹底，不會留下失泄密后患。對應銷毀的在網絡上處于流轉狀態的電子文件、電子檔案，屬于非保密性的可做清除處理;對屬于保密范圍內的，要做徹底清除處理，連信息的微量信號也一點不能留，以防泄密。
【關鍵詞】檔案信息化；數字檔案管理系統
一、項目背景
近年來隨著精細化管理的全面推行，公司各項業務得到了細化與完善，檔案門類也日益增多。公司檔案室自2006年成立以來，已接收保存了大量的圖紙、合同、文書、會計檔案，截止目前室藏檔案已達到3萬余卷，5萬余件。運用傳統手工管理模式，檔案信息利用率低，查準率、查全率不高，極大的浪費了公司的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于公司的發展具有重要的現實意義。
二、項目建設總體目標
檔案信息化建設工作主要是充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發并提供利用，從而達到為公司各項工作提供服務的目的。
總體目標：一是實現檔案信息的數據化處理和保存；二是實現檔案管理現代化，提高辦公自動化程度；三是實現檔案信息專業化、標準化管理；四是實現檔案信息人才專業化。
三、軟件選型
軟件的選型要考慮諸多因素，包括行業匹配度、產品成熟度、產品特點、系統功能、系統性能（包括開放性、可擴展性、配置能力等）、方案水平、典型用戶、實施團隊、公司實力、本地化服務能力等方面。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，公司專門成立檔案信息化項目組，由公司IT人員與檔案人員共同組成，負責項目前期的考察、調研。首先邀請國內知名的檔案軟件公司做技術交流，使項目組成員全面掌握每家公司檔案軟件的功能以及優缺點。其次為了更加直觀的了解軟件的應用效果，我們選擇了幾家在信息化建設方面做的比較超前的檔案館以及與公司生產性質相仿的企業進行了參觀，了解檔案信息化建設實施的主要內容，建設規劃、軟件的使用情況等，結合公司實際需求，最終確定選用北京量子偉業的PDE綜合數字檔案管理系統。
四、項目建設思路及內容
（一）檔案信息化建設的理論依據
系統的搭建以公司的檔案建檔要求為指導原則，以信息化平臺建設為手段，實現檔案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以協同運營取代獨立開展，優化了業務流程，保證檔案信息的齊全、完整、準確，解決了公司檔案資料孤立、儲存分散、移交責任不明等問題。
（二）系統搭建的框架、結構
圖1 聚銀公司檔案系統架構
系統采用B/S架構和C/S架構結合的方式，分三層架構，底層為Oracle數據庫，中間層為應用層，上層為展示層。建立多全宗的二級管理平臺，統一規范業務和流程管理，保證數據采集的完整性和管理的規范性，涵蓋了檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和利用等業務環節，自定義分類存儲，集中控制，多途徑查詢。如圖1所示。
（三）信息資源庫建設
1.目錄數據庫
對館藏的歷史檔案目錄（案卷級、卷內級）進行集中統一收集、錄入，一般的檔案管理系統都能兼容excel格式的電子表格，可將電子目錄一次性導入檔案系統。并要求資料形成單位在以后資料移交時必須移交電子目錄。
2.全文數據庫建設
全文數據庫建設一方面是對館藏紙質檔案的數字化處理，即利用平板掃描儀、高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。文件格式一般為TIFF、PFD、JPEG等，若要實現全文檢索功能，還要進行OCR識別進行文字抽取。掃描時可采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為單色文字、字跡清晰、不帶圖片的紙質檔案，宜采用前者進行掃描；頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，可采用后者掃描。因化工企業館藏圖紙多，在掃描的過程中切記不能只追求清晰度，將分辨率設置太高，導致圖像太大而影響傳輸效率。在沒有特殊要求的情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi；另一方面是利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收即增量檔案數字化，例如OA系統形成的公文、合同，可直接與檔案系統做接口實時導入。對列入歸檔范圍的，檔案部門應督促各單位及時做好電子文件積累、鑒定、編目，實現電子文件實時歸檔。同時要堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，以此作為檔案接收的硬性條件。
2011年項目實施時，聚銀公司檔案室組織人員對室藏檔案進行了有序分類，對重要的、查閱率高的檔案進行了數字化掃描、加工，共建成36000余條檔案條目數據庫、12萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設
1.制度建設
公司信息部門建立信息安全制度，加強對檔案管理系統的維護管理，實施可靠安全的數據備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數據庫采用光盤等方式同步備份。檔案局域網與互聯外網實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網。采取數據備份和異地存放管理措施，確保檔案信息數據安全。檔案部門加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實完整。建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數字化加工過程中失、泄密事件的發生。
2.智鎖文檔加密軟件的應用
針對檔案信息的特殊性，公司同時配套使用智鎖文檔加密系統。該系統可以根據文檔特性分級加密，合法客戶端可以根據系統授權自由查閱檔案加密文檔。該軟件還提供對移動硬盤，U盤的多種控制選項，如只讀、自動加密等。智鎖文檔的合法流通范圍是聚銀公司內部局域網，一旦資料脫離內部網絡環境，將無法打開，有效保證了檔案信息的安全性。
（五）檔案管理系統硬件設施建設
1.ORACLE數據庫服務器1臺（內存不低于8G，硬盤不低于240G）、應用服務器、文件服務器、WEB服務器合用1臺硬盤不低于1T（硬盤大小根據歷史數據情況具體定），內存不低于4G。
2.建立檔案原文數據庫需要的A0、A3、A4平板掃描儀，快速掃描儀等設備。
五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能
該系統具備符合國家檔案管理相關規定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環節，還具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規程等其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還能提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供快速的查詢、統計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。
（一）OA系統、合同系統、公文系統的對接功能
與辦公OA集成，達成業務系統間的貫通。經檔案管理系統提交的借閱申請、移交申請等按照設定好的審批流程，通過OA辦公系統進行流轉，并且申請者可以隨時對流程跟蹤。由合同系統、公文系統形成的電子公文、合同實時推送至檔案管理系統歸檔，真正實現文檔一體化，使得信息數據在系統間完成正向循環。
（二）檔案管理功能
該系統具有強大的檔案整理功能，適合于各種歸檔方式，大大減輕企業檔案管理員的工作負擔。
1.針對化工企業技改、技措項目多的特點，該系統對檔案進行三級管理，分別是項目級、案卷級、文件級，這樣便于日常文件、資料的積累與查找。對于每年實施的項目，兼職檔案員先在項目庫新建項目，然后在新建的項目庫內添加日常積累的文件，稱為“未整理文件”，最后根據工作需要對“未整理文件”進行組卷、歸檔。
2.所有進入系統的數據將默認按照先后次序排列位置，檔案員可以根據檔案實體情況，通過“上/下移”、“對調”、“插入”、“按著錄項刷新流水”自由調整電子條目的順序，或在普通狀態下直接使用表格列頭排序。通過各種“檔案分組方式”，可以將數據按照升序或降序模式分門別類進行展示，配合“模糊檢索”或“高級檢索”快速過濾和定位目標檔案數據。
3.在“傳統立卷”、“工程項目”等多級歸檔方式的檔案庫中，檔案員可以使用豐富的“組卷”向導，如：“組新卷”、“組已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、準確地生成合適的案卷和項目條目。同時對二級條目進行“位置調整”、“生成序號”、“頁數頁次轉換”等微調操作。
4.使用“批量自動關聯”與“批量自動組卷”，將分離的案卷與卷內條目通過配置著錄項快速綁定；或者配合“公式計算”快速生成案卷條目，對于需要解綁的數據可以使用“解除關聯”。
5.使用“按選擇”或“按歸檔分組”的方式，快速生成檔號，系統將反饋準確的操作報告，方便快速定位問題所在。輔助“查找重復檔號”、“查找中斷檔號”，可以即時、妥善地處理問題數據。
（三）數據利用功能
對公司局域網內的各用戶（包括領導、專業技術人員）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、檔案庫存（借閱）狀態顯示。在進行檔案文件全文檢索時，系統要對檢索用戶的權限審核，擁有查看權限的用戶可以查看文件文本的部分預覽，沒有權限的只能查看文件名稱。
（1）對查看權限的控制
將檔案按照重要程度分別設為A、B、C三個級別，并在每條著錄項中，將受控別設置為必錄項。檔案級別不同，借閱、在線查看的審批流程各不相同。當借閱者在檔案庫查找到所需檔案條目后，點擊在線查看，系統自動進入身份認證程序，確定是否有查看權限，若有，可以直接查看，反之則進行提示走借閱流程。
（2）全文檢索功能
通過全文索引模塊將檔案管理系統中索引電子文件進行文本抽取，同時對文本進行索引，建立用于全文檢索的索引文件庫，確保全文檢索的精確性。在建立索引文件的基礎上，進行全文檢索，對于系統內的電子文件進行亞秒級高速檢索，提高檔案文件利用率。在顯示的結果上進行高亮顯示，突出檢索內容的一目了然。
（3）數據管理功能
為了有效實現利用目的，對各類電子檔案實行系統化管理，實現分類、排序、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用權限分配、訪問控制等技術，確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個電子信息系統的安全。
六、推廣應用
通過本次“數字檔案管理系統”的建設，實現了公司檔案業務流程的全面自動化，提升了不同門類的檔案的科學化、規范化管理水平，提高了檔案工作的效率和質量。系統運行期間，多次組織工程技術人員、兼職檔案員對該系統檔案在線查看、實體與電子檔案的網上借閱、網上審批、移交等業務進行培訓、指導，并編制《聚銀公司數字檔案管理系統使用手冊》分發到給各單位；為了方便下載使用，還將使用手冊電子版上傳到公司網站首頁。
數字檔案管理系統上線運行兩年來，利用檔案系統辦理查檔審批、查閱業務的已有600余人次，涉及檔案文件約1000余件，得到了廣大員工的一致好評。聚銀公司數字檔案系統的成功應用，是檔案管理模式的一項重要改革，標志著公司在基礎管理方面邁上了一個新臺階。
參考文獻
關鍵詞：數字檔案館；檔案管理體制；影響
當前社會，信息技術在不斷發展，傳統的檔案管理體制遠遠不能滿足現代社會的需求，所以，進行數字檔案館建設成為一種必然趨勢。對數字檔案館進行一定的研究有利于促進數字檔案館的建設。數字檔案館建設既需要相應的技術支持，同時需要恰當的管理體制。在20世界90年代就已經出現了數字檔案館，這是一種更為先進的檔案管理方式。通過資源共享促進資源的有效利用。在信息技術進程日益加快的現代社會，我國也要重視信息技術的發展，充分地對數字化進行利用，促進我國數字檔案館建設更加高效，提高檔案管理的工作效率。
1 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響
1.1 提高檔案的利用率
魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現檔案的價值。所以，檔案管理工作應該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉變為檔案服務管理。數字檔案館的建設利用信息技術的優勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數字檔案館的建設突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。
1.2 改變檔案管理職能分配關系
傳統的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數字檔案館假設有利于改變行政層級管理體系，借助數字檔案館的建設成果為利用者提供更加有效的服務。數字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統，具有加強行業部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統的檔案管理以收集為主的形式而言，數字檔案館的建設能提供更多的便利。再次，數字檔案建設對檔案管理工作中的相關職能分配產生影響。在傳統的檔案管理中通常由檔案局進行統一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統。但是數字檔案館的建設需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術性問題，需要借助技術對整個檔案管理行業進行管理與變革。
2 數字檔案館建設的具體內容
2.1 提高對數字檔案館建設的認識，實現數據共享
數字檔案館的建設規模不斷增大，相關的工作人員要提高對數字檔案館建設的認識，意識到數字檔案館建設的重要性，促進思想轉變。信息技術的發展，使得人員對檔案的利用次數增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應的技術服務設施建設，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術進行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數字檔案館的建設工作。其次，在數字檔案建設過程中要實現資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進行，數字檔案館的歸檔方式發生變化，在業務系統中完成檔案資源的轉移，并且不能被隨意改動。因此，數字檔案觀要建立相應的網絡管理系統，在管理系統中做好檔案數據庫之間的設置，包括儲存信息、管理信息等硬件設備。
2.2 建立網絡管理系統促進數字檔案館建設
在傳統的檔案管理方式中，檔案管理人員習慣被動工作。而數字檔案館的建設需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統的檔案管理工作而言，數字檔案管理不只是一項技術性工作。相關的檔案管理人員需要積極地參與到系統方案設計中，綜合檔案管理的實際情況以及現實需求，提出可行的建設性意見。數字檔案館的建設需要檔案管理人員端正態度，提高服務水平，將數字檔案建設的成效提供給人們使用。主動地與相關行業交流數字檔案館的事宜，在提供數字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。
2.3 更新管理理念促進數字檔案館建設
數字檔案館管理系統主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權限進行管理，進行數據備份，維護檔案數據的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進行管理或保存，還要提供相應的服務。數字檔案館的建設需要檔案管理人員進一步更新思想，利用數據平臺為更多的使用者服務，所以，檔案管理人員要樹立“服務為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務。
2.4 培養高素質檔案管理人才，做好檔案安全保障工作
培養更加專業檔案管理人才有利于促進數字檔案館建設穩定發展。由于數字檔案建設是對信息的高度集成化過程，相應地對專業技術人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數字檔案館建設過程中要做好人才引進與儲備，定期地對檔案管理人員進行培訓，提高其專業知識水平。其次，數字化建設的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進行數字檔案建設時要增強安全設置，對查閱資料權限進行分級設置，充分地利用數字系統做好相應的系統防護工作。
3 結語
總而言之，數字檔案館建設對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數字檔案館建設還有利于促進我國的現代化建設。但任何事情都不是完美的，數字檔案建設會為檔案管理工作帶來一定的挑戰，因此，檔案管理的相關部門要結合當前存在的問題以及數字檔案館建設發展需求，制定有效的對策，促進數字檔案管理水平提高。提高管理人員對數字檔案館建設的認識，更新管理人員的思想，促進其樹立“服務為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務。其次，定期地對檔案管理人員培訓提高其專業素質，培養出更多的優秀人才。最后要建立信息管理系統，實現數據共享，做好相應的檔案安全保障工作。
參考文獻
[1]趙同瑛. 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.
Keywords： Enterprise Library; Digital Archives; Management System
隨著檔案信息化建設的全面鋪開，我國檔案事業發展已經進入數字檔案館建設的新階段，這已經成為當前檔案信息社會化服務的一個重要趨勢。全國各地也在探索自己的數字檔案館建設道路。北京檔案數字化標準規范體系建設逐步完善，貴州制定了檔案方志信息化建設實施意見。云南文書類電子檔案移交與接收試行辦法，廣州實施“廣州記憶”數字信息資源庫建設。成都對檔案與電子文件登記備份進行試點，西安電子文件歸檔與電子檔案管理細則。寧波在全市范圍內建設完成檔案館電子目錄中心 [1]。在數字檔案管理系統研究方面，文獻[2]通過對OAIS體系的分解，給出了我國數字檔案館的功能模型 [3]。文獻[4]結合OAIS標準和軟件工程方法，采用Java平臺設計了一個綜合檔案管理系統，并在北京市檔案館進行實際應用[5]。文獻 [6]針對數字檔案館的信息安全體系構建進行了研究[7]。這些研究與設計工作，在數字檔案管理工作理論研究和實踐應用上都做了大量的工作，提出了好方法。基于此，筆者采用微軟Enterprise Library框架，設計開發實現了一個安全可靠、高性能、可擴展的數字檔案管理系統。
1 數字檔案管理系統面臨挑戰
數字檔案資源眾多，數據量大，由于數字檔案信息客觀需要對安全性又有較高的要求。隨著數字檔案的社會服務功能的不斷深入、延伸，數字檔案管理工作需要承受不斷增加的數據量和業務量的雙重壓力，這就要求數字檔案管理系統在實際應用中，與普通信息管理系統相比，還要面臨以下主要挑戰：
（1）伸縮性：數字檔案管理系統能夠適應不斷增長、變化的各類數字檔案管理、應用需求，在功能擴展性和用戶群擴展性方面能夠很好地滿足新的需求。
（2）安全性：數字檔案信息是數字檔案館順利開展業務的關鍵，也是其提供服務的保證。為此，對數字檔案館信息安全的研究已經成為數字檔案館建設和發展的核心問題之一[8]，這就要求數字檔案管理系統必須有完備的數字檔案安全解決方案。
（3）異構和互通問題：在檔案信息數字化過程中，會產生不同文件格式、不同載體類型、形式各異的數字化檔案數據，如何解決這些不同載體形式檔案數據的標準化以及以不同形式保存在計算機中各類檔案數據統一處理，都是數字檔案管理系統需要解決的實際問題。
（4）系統易用性：隨著檔案社會服務的多樣化，數字檔案管理系統所面向的用戶群體也趨于多樣化，檔案服務更加追求個性化和定制服務，這就要求檔案管理系統必須使用簡單、方便，以適應不同用戶的需求。
2 Enterprise Library框架介紹
Enterprise Library是patterns & practices 小組為.NET Framework開發的一套企業庫，共包括數據訪問（Data Access Application Block）、異常管理（Exception Handling Application Block）、數據驗證（Validation Application Block）等多個應用程序塊。Enterprise Library 是一個為了由創建復雜企業級應用的開發人員使用的應用程序塊的集合，用于解決企業級應用開發中所面臨的一致性、擴展性、易于使用和集成性等共性挑戰。
數據訪問模塊實現了常用的數據訪問功能，簡化的這部分的開發工作。通過該模塊，在應用開發中可以減少實現標準功能所需編碼量，在應用數據訪問中保持一致的數據訪問體驗，同時對多數據源或數據庫的變化提供很好的支持。
加密應用模塊主要解決了應用開發中數據加密問題，該模塊提供了離散加密和對稱性加密兩種加密模式，可以滿足應用開發中實際需求。同時，該模塊也提供了擴展接口，開發者可以根據實際需要，自定義相應加密方法。
安全管理模塊允許開發人員在程序中包括安全性功能。程序可以在不同的情況下使用到安全性，比如鑒別和批準用戶訪問數據庫，獲得任務信息，以及緩存用戶信息等。
日志模塊主要為開發者在應用中實現標準的日志功能。
異常處理模塊為開發者和決策者在系統架構中提供一致的異常處理流程。
緩存模塊為開發者提供在應用中組成本地緩存功能。
驗證模塊為開發者提供在應用的不同層的業務對象創建驗證規則的功能。
依賴注入模塊，開發者可以用這個模塊在應用中實現一個輕量的、可擴展的依賴注入容器，容器支持構造函數注入、屬性注入、方法調用注入。
策略注入模塊，開發者可以使用這個模塊在應用中實現攔截策略，可以簡化一些常用功能，例如日志、緩存、異常處理、驗證等功能的實現。
3 基于Enterprise Library的數字檔案管理系統設計
數字檔案的管理工作主要分為兩個方面，一個是檔案整理工作，該工作主要實現檔案數據數字化，為檔案利用做好準備。另一個是檔案利用工作，包括檢索、編研、借閱、保管、鑒定、統計等。
整個數字檔案管理系統采用基于.NET的Enterprise Library設計、開發，整個系統模塊設計、實現是標準化的、可擴展的。有效地滿足了數字檔案管理系統的伸縮性要求。
利用Enterprise Library的安全、加密、日志和依賴注入模塊，設計數字檔案管理系統的安全體系，有效滿足了系統的安全性需求。通過依賴注入模塊將安全相關功能采用攔截處理的方式實現，這樣將各個安全模塊從業務模塊中獨立出來，可以有效地解決安全策略的統一、完整。利用安全模塊、加密模塊和日志模塊分別實現了數字檔案管理中權限控制、數據加密、日志保存的功能需求。
在數據訪問上，利用Enterprise Library的數據訪問模塊實現各應用程序模塊和檔案數據庫的交互。利用數據庫訪問模塊不僅可以簡化數據庫的訪問，而且可以方便地實現跨數據庫支持。這樣就可以很好地適應各檔案館的實際情況，保證新系統的應用時可以很好地支持原有系統的數據遷移，保護已有投資。
系統開發實現采用ASP.NET技術進行呈現，用戶只要擁有一臺可以上網的計算機即可以進行相關數字檔案管理操作，方便實用。
系統整體的結構設計如下圖所示。
基于Enterprise Library的數字檔案管理系統設計圖
4 結束語
1．檔案保管方式不同
傳統的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統檔案。
2．檔案利用方式不同
傳統檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對數字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策
1．加強檔案管理業務平臺建設
檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構建各類檔案信息庫
檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數字化后，需進一步進行網上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據密級和權限劃分規則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現了檔案信息庫的自動安全管理。
3．實現數字檔案的集中統一管理
