時(shí)間：2023-09-19 15:44:32
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一、主要做法
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，精心安排部署。一是及時(shí)召開動(dòng)員大會(huì)，對(duì)開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作進(jìn)行動(dòng)員部署，成立了由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，副局長(zhǎng)、為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人員為成員的檔案局廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)活動(dòng)的組織領(lǐng)導(dǎo)、檢查督導(dǎo)及協(xié)調(diào)保障工作。確保了活動(dòng)按要求扎實(shí)推進(jìn)。二是研究制定并印發(fā)了《檔案局廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作實(shí)施方案》，明確了廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作的指導(dǎo)思想、對(duì)象、范圍、內(nèi)容和具體要求等。為廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作的順利推進(jìn)提供了制度保障。
（二）扎實(shí)深入開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作
1、注重前期預(yù)防
為增強(qiáng)干部職工的廉政風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，每周利用政治學(xué)習(xí)的時(shí)間，采取聽講座、外出參觀、觀看反腐倡廉光盤、進(jìn)行心理調(diào)適和自學(xué)等方式開展學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，并做好學(xué)習(xí)記錄。這些學(xué)習(xí)教育活動(dòng)的開展，提高了黨員干部的整體素質(zhì)，增強(qiáng)了大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、法制意識(shí)和廉政意識(shí)，激發(fā)了愛崗敬業(yè)、積極進(jìn)取、廉政勤政的熱情。
2、強(qiáng)化中期監(jiān)管
為將崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)防控管理落到實(shí)處，各科室圍繞行政管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)對(duì)每個(gè)崗位、每位干部的工作職責(zé)進(jìn)行認(rèn)真梳理，填寫了《行政職權(quán)目錄表》，通過采取自己找、群眾提、互相查、領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)、組織評(píng)等方法，全面查單位、科室、個(gè)人存在的或潛在的崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并按照危害程度和發(fā)生頻率等進(jìn)行分析評(píng)估，確定不同的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，全面推行崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)防控管理，圍繞收費(fèi)管理、監(jiān)督檢查、行政許可、人財(cái)物管理等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，完善了檔案利用制度、行政執(zhí)法公式制度、首問負(fù)責(zé)制度、廉政談話制度及人事管理、車輛管理等方面的制度，逐步形成了用制度管人、用制度管事、用制度管權(quán)的監(jiān)督制約機(jī)制，切實(shí)做到辦事效率提高，服務(wù)能力增強(qiáng)。
3、完善后期考核
為使廉政工作規(guī)范化，我局建立了廉政風(fēng)險(xiǎn)防范監(jiān)督考核制度，通過階段檢查、單位內(nèi)部評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制、定期考核方式，對(duì)局廉政風(fēng)險(xiǎn)防范各項(xiàng)措施落實(shí)情況進(jìn)行考核評(píng)估，把檔案管理中的行政許可、檔案利用收費(fèi)等重點(diǎn)工作都置于廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理監(jiān)督之中，使全局工作運(yùn)轉(zhuǎn)更加制度化、規(guī)范化、程序化、高效化。
二、取得的成效
通過開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作，初步形成了覆蓋機(jī)關(guān)的廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作網(wǎng)絡(luò)，逐步建立了比較完善的廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理長(zhǎng)效機(jī)制，有效防范和化解廉政風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作人員廉政高效，推動(dòng)檔案工作的高效健康發(fā)展。
三、存在的不足和下一步打算
電子政務(wù)是政府機(jī)構(gòu)部門運(yùn)用現(xiàn)代化的信息、通信技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)服務(wù)與管理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使政府機(jī)構(gòu)的工作流程再造和組織機(jī)構(gòu)的重組得以實(shí)現(xiàn)，超越時(shí)間、空間和各個(gè)部門之間的人為限制，使服務(wù)和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因此需要采用先進(jìn)的管理模式和信息管理技術(shù)，以便檔案信息資源能為社會(huì)提供更好的服務(wù)。科學(xué)的管理模式對(duì)電子政務(wù)的發(fā)展具有積極意義，而電子政務(wù)下的檔案管理可使檔案信息獲得長(zhǎng)期儲(chǔ)存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。
二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問題
（一）檔案的原始性、真實(shí)性不夠完整。原始性和真實(shí)性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實(shí)際工作中非常容易就可對(duì)其原始性和真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識(shí)破的。同時(shí)，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對(duì)檔案的原始性、真實(shí)性和可靠性都造成了影響。
（二）檔案難以長(zhǎng)久儲(chǔ)存。硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會(huì)在電子檔案的生成、傳輸、應(yīng)用等階段產(chǎn)生影響。在儲(chǔ)存過程中，電子檔案對(duì)載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴(yán)格，加上其使用壽命并不長(zhǎng)，儲(chǔ)存載體無法對(duì)自然災(zāi)害或者病毒的侵蝕進(jìn)行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會(huì)嚴(yán)重?fù)p壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存。
（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個(gè)角落的人們都能享受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強(qiáng)，覆蓋于世界的各個(gè)地區(qū)，因此每個(gè)人都可自由進(jìn)入因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。在電子政務(wù)環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來實(shí)施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡(jiǎn)易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。
三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析
（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實(shí)性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎(chǔ)，因?yàn)檫@樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務(wù)為政府決策。
（二）實(shí)施“前端控制”。檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特點(diǎn)是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實(shí)性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長(zhǎng)時(shí)間地停留于“后端控制”的服務(wù)階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)換，實(shí)施“前端控制”策略。檔案管理部門主動(dòng)地提前接入對(duì)信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實(shí)現(xiàn)自身管理工作和電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端控制”不僅是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時(shí)歸檔和長(zhǎng)期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。
（三）加強(qiáng)信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息的多樣性和復(fù)雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問題可保障檔案管理順利進(jìn)行。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強(qiáng)在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作，必須對(duì)電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，這也是管理部門對(duì)檔案進(jìn)行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對(duì)電子政務(wù)下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對(duì)檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對(duì)檔案信息的建設(shè)。所以，政府中的檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實(shí)施對(duì)檔案信息的安全建設(shè)工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
（四）建立信用檔案模式。在電子政務(wù)環(huán)境下對(duì)信用檔案模式的建立可將某對(duì)象的信用情況進(jìn)行及時(shí)記錄、反映以及證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信用檔案建設(shè)可為政府機(jī)構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù)，不管是對(duì)政府檔案信息所實(shí)施的公開決策，還是對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴(kuò)展于社會(huì)中，都是以信用檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信用檔案建設(shè)使科學(xué)、合理地管理信息資源的目的得以實(shí)現(xiàn)。因此，在電子政務(wù)環(huán)境下，信用檔案的建立對(duì)我國電子政務(wù)的快速發(fā)展具有促進(jìn)作用。
（五）政務(wù)檔案信息實(shí)施公開服務(wù)。對(duì)國家機(jī)關(guān)的相關(guān)信息進(jìn)行公開就是政務(wù)檔案信息公開服務(wù)，公開國家所運(yùn)行的行政權(quán)利，因?yàn)樵陔娮诱?wù)環(huán)境下的檔案信息是政務(wù)信息的主要組成部分，對(duì)其進(jìn)行公開是非常有必要的。另外，政務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)并結(jié)合社會(huì)群眾的利益來公開、公示政務(wù)檔案信息是實(shí)施政務(wù)公開的前提，這樣可有效改善政務(wù)檔案信息的質(zhì)量。
四、結(jié)語
當(dāng)前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期國家信息化的重點(diǎn)，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機(jī)遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項(xiàng)目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠(yuǎn)。
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于那個(gè)時(shí)代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時(shí)，對(duì)歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點(diǎn)，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項(xiàng)目與檔案管理特有的、獨(dú)立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對(duì)文件標(biāo)題有權(quán)改動(dòng)，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國，檔案管理信息范的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點(diǎn):
一是管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。
二是在具體管理細(xì)節(jié)上，各級(jí)政府和政府各機(jī)構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機(jī)制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對(duì)統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級(jí)、換代，標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險(xiǎn)，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲(chǔ)介質(zhì)的革命都帶來存儲(chǔ)格式和標(biāo)準(zhǔn)的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級(jí)或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。
四是關(guān)于檔案的立法相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
電子政務(wù)的更高要求
當(dāng)前，我國正在加緊實(shí)施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計(jì)算機(jī)開展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時(shí)代特征表現(xiàn)在兩個(gè)方面。
一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，因而能夠直接為社會(huì)和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標(biāo)，使政府實(shí)現(xiàn)了直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標(biāo)。
另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進(jìn)行有關(guān)社會(huì)活動(dòng)便有了可信的安全保障。正因?yàn)槿绱耍瑖H上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標(biāo)志，使推進(jìn)電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場(chǎng)深刻的革命。
推進(jìn)電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個(gè)意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實(shí)需要?jiǎng)?chuàng)新。
從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說明當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項(xiàng)建設(shè)的進(jìn)度，就會(huì)事倍功半，還會(huì)給國家造成巨額浪費(fèi)。
電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時(shí)部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報(bào)，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴(yán)密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅(jiān)固的安全屏障。
新形勢(shì)下的基本策略
必須看到，在今天的形勢(shì)下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動(dòng)國家電子政務(wù)建設(shè)。因?yàn)椋娮诱?wù)的實(shí)施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢(shì)下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明以下策略十分重要。
1、積極納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。
2、與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。在推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會(huì)層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴(yán)格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個(gè)政府機(jī)構(gòu)都建立復(fù)雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場(chǎng)的方法可以解決企業(yè)和相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)的問題。但是黨政等重要機(jī)構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機(jī)構(gòu)必須結(jié)合國情，從實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機(jī)構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。
信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機(jī)構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動(dòng)承擔(dān)起新職能。或者在國家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級(jí)政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。
3、遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。曾有過高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。
采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。
（一）對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作重視不夠有些領(lǐng)導(dǎo)同志把執(zhí)法工作的重點(diǎn)放在抓行政執(zhí)法的過程上和抓行政執(zhí)法的效果上，他們并不了解水行政執(zhí)法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執(zhí)法后的執(zhí)法檔案資料的收集、整理工作，因此對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作投入的人力、物力、財(cái)力也就不足，從而造成水行政執(zhí)法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對(duì)河南省24個(gè)支隊(duì)和154個(gè)大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識(shí)還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。
（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)促進(jìn)各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而加大對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識(shí)要加大對(duì)水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級(jí)各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個(gè)水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對(duì)水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對(duì)整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對(duì)水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對(duì)各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動(dòng)的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。
（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識(shí)掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對(duì)每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時(shí)負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時(shí)將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場(chǎng)所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：學(xué)校體育；體育檔案；高效管理
中圖分類號(hào)：G633.96 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-2410（2013）10-0049-02
一、正確定位，提高對(duì)學(xué)校體育檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)
學(xué)校體育是學(xué)校教育的一個(gè)重要組成部分，而健全的體育檔案，是開展學(xué)校體育工作強(qiáng)有力的保障。現(xiàn)在還有少數(shù)學(xué)校和體育教師，存在對(duì)體育檔案認(rèn)知或片面理解的誤區(qū)，現(xiàn)從以下方面剖析其內(nèi)涵及價(jià)值。
1.體育檔案是學(xué)校體育工作過程中直接形成或積累的，有保存價(jià)值的資料。它不僅是學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)體育活動(dòng)的歷史記錄，體育教師從事教學(xué)工作、課外活動(dòng)、體育訓(xùn)練、科研等工作的見證，更是為學(xué)校體育工作今后的發(fā)展，提供了必要的依據(jù)和條件。所以，對(duì)一所追求規(guī)范卓越、不斷發(fā)展的學(xué)校，絕對(duì)是不可或缺的。
2.建立健全完備的體育檔案，既是學(xué)校教學(xué)工作的“基石”，又是今后體育工作的“催化劑”。有助于學(xué)校全面匯總，宏觀調(diào)控體育工作，推動(dòng)本校體育事業(yè)的不斷發(fā)展；有助于將零散的資料完整化、系統(tǒng)化，將實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)理論化[1]；同時(shí)，也有利于體育教師對(duì)以前工作進(jìn)行還原分析、反思，從中獲得成功的經(jīng)驗(yàn)，吸取失敗的教訓(xùn)，不斷擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，促進(jìn)體育教師能力的提升。
3.體育檔案在上級(jí)檢查中（督導(dǎo)評(píng)估、各種榮譽(yù)稱號(hào)驗(yàn)收等）起到關(guān)鍵的作用。完善的體育檔案管理不僅體現(xiàn)了學(xué)校體育工作的管理水平，也能真實(shí)地還原一所學(xué)校體育工作的開展情況[2]。通過上級(jí)檢查、指導(dǎo)，能充分體現(xiàn)上級(jí)部門對(duì)本校以前工作的肯定，同時(shí)也能了解自身的一些不足，更有利于今后開展體育工作。
二、注意“六性”，提高整理和保存的方法
1.整理的科學(xué)性、有序性
檔案應(yīng)進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程，整理時(shí)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)。以筆者學(xué)校為例：檔案分類為政策法規(guī)文件、體育節(jié)、跳繩比賽、體操隊(duì)列比賽、健康體質(zhì)、體育器材設(shè)施資產(chǎn)賬目等，有的分類板塊涉及檔案材料太多時(shí)，再進(jìn)行細(xì)分，如體育節(jié)各檔案盒的標(biāo)簽，大標(biāo)題為體育節(jié)，小標(biāo)題依次為：（1）計(jì)劃總結(jié)；（2）秩序冊(cè)；（3）總成績(jī)記錄。整理時(shí)，根據(jù)材料形成性質(zhì)進(jìn)行細(xì)致篩檢，準(zhǔn)備歸檔時(shí)，裝訂整齊，進(jìn)行編號(hào)，文件名稱添入檔案盒的目錄索引，按索引順序完成材料入盒歸檔。在整理體育電子檔案時(shí)，在單獨(dú)設(shè)立體育文件夾基礎(chǔ)上，分別建立與紙質(zhì)檔案同樣內(nèi)容的小文件夾，文件形成的時(shí)間、性質(zhì)在標(biāo)題上填寫清楚，一些先需要形成電子文檔的材料，盡量在相應(yīng)文件夾中建立撰寫，為今后查找、使用和保存打下基礎(chǔ)。
2.保存的長(zhǎng)期性、完整性
在現(xiàn)在高科技信息化時(shí)代，采用紙質(zhì)、電子（如硬盤、U盤等）和網(wǎng)絡(luò)（如快盤、網(wǎng)盤等）保存方式成為一種趨勢(shì)，電子檔案更具簡(jiǎn)潔化和快速化，能長(zhǎng)久保存材料，在對(duì)文件修改和查找上更有優(yōu)勢(shì)。此外，一定要有防止檔案材料的缺失，保持檔案完整的實(shí)施策略：（1）建立紙質(zhì)、電子、網(wǎng)絡(luò)三重保險(xiǎn)保存，做好備份。（2）對(duì)借閱的教研活動(dòng)記錄等資料要做好登記，及時(shí)收回。（3）根據(jù)學(xué)校需求，體育檔案中的部分材料要與學(xué)校檔案其它內(nèi)容進(jìn)行整合匯編時(shí)，或向上級(jí)部門提供材料時(shí)，盡量不要在體育檔案原材料中提取，以保持體育檔案的完整性。
3.注意檔案的規(guī)范性、創(chuàng)新性
在材料精心分類的基礎(chǔ)上，內(nèi)容相關(guān)的材料可匯編成本。如2012年跳繩比賽的活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)措施、活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)圖片、總結(jié)等，整理成書冊(cè)，再封上彩色書皮，既實(shí)用又美觀，給人以獨(dú)特、賞心悅目的感覺。在收集整理有關(guān)檔案材料時(shí)，做到紙張、字體、裝訂方法一致。這樣整理出來的檔案材料，整齊一致，樣式規(guī)范。另外，根據(jù)實(shí)地條件和材料性質(zhì)在電子檔案上逐步實(shí)現(xiàn)區(qū)域共享，以達(dá)到相互交流、相互借鑒。還可把檔案材料制做成多媒體課件、光盤等，用于學(xué)校各類活動(dòng)展示，形成檔案管理的特色。
三、體現(xiàn)價(jià)值，提高對(duì)檔案材料的分析運(yùn)用
體育檔案的最終價(jià)值體現(xiàn)是利用[3]。如在教師教研、準(zhǔn)備公開課、撰寫論文時(shí)，通過查找有關(guān)刊物、書籍等資料，尋求共享、借鑒和查找理論依據(jù)；組織競(jìng)賽等各種活動(dòng)時(shí)，通過查找以前資料，總結(jié)存在的不足和經(jīng)驗(yàn)，探索今后的改進(jìn)、創(chuàng)新和突破；在檢測(cè)體育工作開展實(shí)效時(shí)，全面匯總以往的體質(zhì)健康成績(jī)等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行橫向、縱向比較，以此來評(píng)定近階段的體育工作是否開展的扎實(shí)有效。
在體育檔案運(yùn)用過程中，要及時(shí)、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進(jìn)行科學(xué)分析。體育教師要利用積累的資料、總結(jié)、反思的經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不斷回顧、翻閱學(xué)習(xí)，不斷地改進(jìn)自己的工作思路及方法。從而使自己的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷成長(zhǎng)，全面深入地推動(dòng)學(xué)校體育工作的開展。
四、與時(shí)俱進(jìn)，提高體育檔案管理人員素養(yǎng)
學(xué)校體育檔案管理者和體育教師必須在思想上重視檔案。在檔案管理實(shí)踐中，立足于發(fā)展的角度，高瞻遠(yuǎn)矚，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋求創(chuàng)新發(fā)展。同時(shí)，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)理論知識(shí)，使自己具備寬廣、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和強(qiáng)烈的求知感[4] 。
現(xiàn)階段，學(xué)校體育檔案管理工作，普遍還是有體育教師擔(dān)當(dāng)，基層學(xué)校表現(xiàn)尤為突出，而檔案材料的生成和管理必須要有較高的文字綜合處理能力和掌握高速發(fā)展信息管理模式，這是大部分體育教師所不具備的特長(zhǎng)。因此，從事體育檔案管理工作的體育教師，應(yīng)不斷修煉自己的文筆、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用和掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以適應(yīng)檔案的現(xiàn)代化管理要求。
參考文獻(xiàn)：
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農(nóng)業(yè)檔案真實(shí)地記錄著我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研、教育等方面的實(shí)況、經(jīng)驗(yàn)、措施和方法，對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展起著重要的作用。為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民服好務(wù)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作，推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程，保持農(nóng)業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展，幫助農(nóng)民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責(zé)任。
隨著時(shí)間的推移，檔案資本文由收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長(zhǎng)其“壽命”，這對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個(gè)重要任務(wù)。
一、檔案損壞的原因。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個(gè)因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會(huì)影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。
二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性
農(nóng)業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟(jì)，不僅要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，而且還要推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在這些活動(dòng)中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項(xiàng)工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實(shí)情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護(hù)廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。
近年來，村級(jí)檔案雖然實(shí)現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進(jìn)一步完善，使村級(jí)檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。從目前來看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴(yán)重問題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗(yàn)式管理，自討方便，談不上立卷標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范。個(gè)別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個(gè)人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會(huì)計(jì)、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對(duì)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。
三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強(qiáng)規(guī)范化管理，是一個(gè)重要的問題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。
1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度
農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機(jī)構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機(jī)械、農(nóng)作物新品種等項(xiàng)工作中形成的檔案都能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且對(duì)農(nóng)業(yè)檔案形成的時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進(jìn)行嚴(yán)格要求，并由專人負(fù)責(zé)立卷、歸檔、保管、利用、做到
制度健全、標(biāo)準(zhǔn)一致、管理規(guī)范。
2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理
農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營、糧棉購銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會(huì)化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市場(chǎng)體系等各項(xiàng)重點(diǎn)工作中形成的有保存價(jià)值的各種門類和各種載體檔案材料進(jìn)行廣泛的收集，對(duì)這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點(diǎn)高、一步完善到位。
3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件
為確保檔案安全和便于社會(huì)各方面利用，對(duì)各單位、個(gè)部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。
四、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的好處
農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案經(jīng)過系統(tǒng)地、規(guī)范化整理后，為開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)原基礎(chǔ)。直接為各經(jīng)濟(jì)技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和科技人員提供服務(wù)上有三大好處。
一是查找方便。經(jīng)過集中系統(tǒng)的收本文由收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規(guī)律的存放在盒、箱、庫內(nèi)，只要利用者前來查詢有關(guān)檔案材料，檔案人員就會(huì)很順利地將檔案材料提供利用者，不再會(huì)為查找一份材料而四處奔波既浪費(fèi)時(shí)間、又浪費(fèi)人力，結(jié)果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。
二是查找及時(shí)。檔案材料經(jīng)過檔案人員系統(tǒng)的整理，科學(xué)的編目，有序的排架，并由專人負(fù)責(zé)保管，只要利用者隨時(shí)查找，就隨時(shí)有人接待，而且查找起來非常應(yīng)新順手。
關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案 檔案管理工作 規(guī)范化 歸檔率 信息流通使用最大化
作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實(shí)就是知識(shí)管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實(shí)體安全的同時(shí)，有效開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗(yàn)積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務(wù)開展及客戶提供檔案信息服務(wù)。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問題。我對(duì)本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進(jìn)行剖析，與大家共享。
我在檔案統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時(shí)。歸檔范圍里面明確提到的應(yīng)歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運(yùn)營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對(duì)原件會(huì)造成較大破損，借出信息不全面，導(dǎo)致原件歸還時(shí)錯(cuò)位；對(duì)檔案庫房也缺乏檔案安全防護(hù)措施和實(shí)施規(guī)范，導(dǎo)致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時(shí)間，但是在利用信息這一塊占的時(shí)間也與整理占有同樣的比重，因?yàn)闄n案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費(fèi)了時(shí)間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時(shí)間來收集信息，20%時(shí)間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計(jì)劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經(jīng)驗(yàn)主要有以下幾點(diǎn)。
一、明確目標(biāo)，堅(jiān)持信念，突破重點(diǎn)。
原始檔案具有維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和法律權(quán)益，同時(shí)檔案是承載企業(yè)信息、提供精準(zhǔn)經(jīng)營數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展、科技活動(dòng)的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說檔案管理無小事，任何一點(diǎn)缺失，對(duì)某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進(jìn)中始終堅(jiān)守著要把這項(xiàng)重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設(shè)定了非常明確、具體的目標(biāo)，充分設(shè)想到了各種困難，劃定了工作重點(diǎn)，并為此做了精心的任務(wù)分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負(fù)責(zé)檔案分級(jí)管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對(duì)于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個(gè)檔案制度。為了使制度既有指導(dǎo)性和實(shí)用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經(jīng)理和檔案人員溝通確認(rèn)，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實(shí)證明，擬定更全面的《檔案密級(jí)分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學(xué)及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時(shí)也讓檔案管理人員在操作時(shí)有了準(zhǔn)確的依據(jù)。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個(gè)檔案部門、一個(gè)專業(yè)檔案管理員的力量，是無法應(yīng)對(duì)的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項(xiàng)目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進(jìn)小組，發(fā)動(dòng)、建立起了一個(gè)覆蓋全公司各個(gè)檔案使用、搜集部門的項(xiàng)目推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。這為我們下一步推進(jìn)實(shí)施工作奠定了充分的人力基礎(chǔ)。
四、充分理解各部門的難處，在推進(jìn)過程中，更多采用的是培訓(xùn)、幫扶的辦法，而不是簡(jiǎn)單地跟催。
在檔案管理的整個(gè)過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點(diǎn)，按照實(shí)際的難度系數(shù)來制訂檔案收集整理計(jì)劃，遵循計(jì)劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進(jìn)行。同時(shí)采取比、學(xué)、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)參與者的積極性，讓檔案基礎(chǔ)較弱的同事到檔案室參觀學(xué)習(xí)，逐一分步講解，對(duì)已移交的檔案反復(fù)核查指導(dǎo)。短短不到一年的時(shí)間，接收檔案500卷（不含財(cái)務(wù)檔案），整理檔案共334卷。這些成績(jī)是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個(gè)檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務(wù)部門帶來增益服務(wù)的原則來實(shí)施。
結(jié)合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對(duì)于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時(shí)間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達(dá)到了增益的效果，同時(shí)也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強(qiáng)交流與溝通。
千方百計(jì)建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對(duì)檔案知識(shí)、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對(duì)檔案工作推進(jìn)進(jìn)度及情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤公布，進(jìn)一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識(shí)；組織分級(jí)檔案管理員去做得好的分級(jí)管理部門學(xué)習(xí)參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，讓大家在相互交流中互幫互學(xué)，形成良好的比、學(xué)、趕、幫的工作氛圍。
七、建立檔案信息化平臺(tái)。
林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理及便于查閱,根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項(xiàng)目特點(diǎn)主要分為4大類:育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營林技術(shù)檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術(shù)檔案。對(duì)育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平,積累育苗技術(shù)經(jīng)驗(yàn),掌握各樹種苗木生長(zhǎng)規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實(shí)施細(xì)則,為重點(diǎn)工程造林項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍:各林場(chǎng)苗圃年度施工設(shè)計(jì)方案,全場(chǎng)年度計(jì)劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計(jì)表、施工卡片。
工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目造林(生態(tài)防護(hù)林工程、“再造三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目)是國家重點(diǎn)投資項(xiàng)目,工程建設(shè)要求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品,充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設(shè)中的示范帶頭作用,必須加強(qiáng)工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對(duì)工程有指導(dǎo)性的文件。主要包括:領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡(jiǎn)報(bào)、進(jìn)度報(bào)表等。主要包括可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、施工設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報(bào)告、竣工報(bào)告、管護(hù)措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項(xiàng)目申請(qǐng)書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進(jìn)行裝訂,包括年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、施工驗(yàn)收卡片等。
營林技術(shù)檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長(zhǎng)、土地變更的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù),監(jiān)測(cè)、控制消耗蓄積,掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等,以便更好地為森林經(jīng)營服務(wù),實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍:按年度、作業(yè)類別(間伐、次改(撫)、經(jīng)采、修枝)進(jìn)行整理。主要包括上級(jí)批復(fù)的年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、林權(quán)證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴(yán)重危害森林的無煙火災(zāi),嚴(yán)重地危害著林木生長(zhǎng)。近些年由于自然氣候因素的影響,蟲種逐年增加,不僅危害成林,而且也危害幼林地。因此近幾年來林場(chǎng)對(duì)各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進(jìn)行了搜集整理,形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗(yàn)和材料的積累在指導(dǎo)病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、防治效果、“四率”評(píng)比材料、上級(jí)來文以及年度預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)資料。同時(shí)將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻,做到清晰、完整,一目了然。
林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理
按照林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目,按年度、類別逐卷進(jìn)行,編制檔案歸檔號(hào)、檔案卷內(nèi)目錄,然后加備考表、裝盒。同時(shí)在微機(jī)的檔案軟件中錄入案卷檔號(hào)、題名、責(zé)任者、文件開始和結(jié)束時(shí)間、總頁數(shù)、保管期限、歸檔日期,形成電子檔案。檔案整理完畢后,分項(xiàng)目建立一個(gè)清晰、明了的索引,索引中包括類別(項(xiàng)目類、指導(dǎo)類、綜合類、科技類)、歸檔號(hào)、題名、材料的起止年度及各類別的卷內(nèi)目錄各一份。歸檔存放時(shí)按其性質(zhì)分長(zhǎng)期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中,并設(shè)專人進(jìn)行保管,同時(shí)定期對(duì)檔案進(jìn)行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術(shù)處理;對(duì)檔案中需進(jìn)行更改、殘缺不全或字跡不清的及時(shí)進(jìn)行整理、修補(bǔ)、復(fù)制,保證檔案的清楚、完整、準(zhǔn)確和有價(jià)值性;建立健全檔案的移交、借閱、使用制度;履行制度規(guī)定、手續(xù),借閱人員按期歸還借閱檔案,如有丟失,追查借閱人的責(zé)任;各類技術(shù)檔案在管理中實(shí)行雙重管理,建立文書檔案和微機(jī)檔案。
