時間：2023-08-25 09:09:30
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案管理的指導思想，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想主要是指在電子文件產生初期，照搬傳統檔案保護理論和實踐的模式應對電子文件安全的思想，其出發點是圍繞實體安全需要指導和實施電子文件安全管理。
1.1后端保護思想產生的根源
20世紀80-90年代是我國電子文件應用的初期，主要應用于辦公自動化和計算機輔助檔案管理業務中，電子文件發揮的作用主要是紙質文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點，即使開始關注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內進行，因而對電子文件安全管理照搬傳統檔案保護的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護思想在實踐中的表現
后端保護思想的核心是以文件實體材料的安全為主要保護對象，在此思想的指導下，我國實行了一種權宜之計的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質版文件一套，電子版文件脫機備份一套。試圖通過這種“雙保險”的方式既保障文件內容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規范》）等標準，從這些標準內容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統保護框架內進行的。如《規范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。”“8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規定的要求進行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規定集中體現了對電子文件的管理是按照《規范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）來實施。雖然在《規范》中的第3條對電子文件的術語和定義做了規定和說明，關注到電子文件與紙質文件的不同特性，但管理方法上并沒有實質性的調整。
1.3后端保護思想產生的影響
傳統檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對電子檔案代替紙質檔案持懷疑甚至是否定態度，阻礙了對電子文件安全性問題的積極探索；在管理實踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設了一道難過的坎。”也給檔案管理帶來不少新的問題和挑戰。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優勢的喪失等等。2008年的一個調查顯示“在機構大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機構認為電子文件不可以代替文件獨立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想，不是從電子文件本身特性出發量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導思想成為繼續探索的方向。
2前端控制與全程保護的風險管理思想階段
任何新事物本質的發現，都需要一個從感性到理性，從現象到本質的認識過程。電子文件這一新形態文件的出現，同樣需要逐步了解和認識的過程。20世紀90年代末到21世紀最初的幾年，檔案學界和業界對電子文件安全所進行的理論研究和實踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質等傳統文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導思想和恰當的實踐方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進入了實體安全與信息安全并重的風險管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標
透過對電子文件產生和管理環境特點的研究，可知電子文件與傳統紙質文件相區別的基本特征有兩個：一是計算機系統是電子文件生成和管理的必要環境；二是電子文件信息以二進制數字代碼記錄和存儲。這兩個基本特征應該成為探尋電子文件安全管理指導思想的出發點和電子文件安全管理的重點。計算機系統是信息技術的核心產品，它具有升級換代快，個性化強（不同的用戶可按需定制軟硬件系統，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統、信息流轉通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風險）等特點，這些特點決定了生存在其中的電子文件形態多樣且更新淘汰快，可操作性強，信息安全問題更加隱秘復雜，難以控制。照搬傳統檔案單一策略的后端的實體保護難以應對電子文件在生成和管理環境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護才能滿足電子文件安全的需要。筆者認為上文提到的《規范》中已經界定了有關電子文件特性的內容，可為探求電子文件安全本質問題提供指導。《規范》中術語部分有三個重要概念的界定，即“真實性（authenticity）指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這三個術語揭示了電子文件生成環境和管理環境基本特性的內涵，為確定電子文件安全管理目標提供了方向。真實性、完整性和有效性三個指標的管理目標的實現，必須將電子文件生成系統的安全、文件信息內容及流轉過程中的安全、存儲載體的安全等納入到一個完整管理系統中進行全程動態監控和管理。所以，用真實性、完整性和有效性指標表征的信息安全是電子文件安全的核心指標。
2.2前端控制全程保護對電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關注文件運動的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個運動過程全面而系統地管理起來。”國際檔案理事會也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項原則是‘檔案館應參與產生和保管具有檔案價值文件的電子系統的整個生命周期，以便文件真實可靠，且適合保存。’”由此出發，國際檔案理事會1997年頒發的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護階段。這種有別于傳統文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運動規律的。電子文件生命周期的概念（或曰設計）階段是至關重要的，它的質量直接關系著電子文件生命周期全過程的有效監控和各種管理功能的實現。文檔部門互相協作，科學指導是對概念階段質量把控，滿足生命周期全程保護需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統方案設計時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續發展理念，指導管理系統具備為電子文件的生成、系統運行的過程控制和升級換代的日常維護等一切生命過程提供安全保障的功能。實際上，無論對紙質文件(檔案)的保護還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護都是必需的。根據文件生命周期理論可知，所有形態的文件與檔案都是同一內容的不同價值形態，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結的每一個階段的持續保護，才能最大限度的保護文件（檔案）的真實性、完整性和有效性。
2.3風險管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護與風險管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實施安全管理。風險管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導理念，同時也是一種安全實踐方式。用風險管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發生或減輕風險事故的危害而達到防患于未然的目的。在檔案界有關電子文件風險管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領的課題組出版的《電子文件風險管理》（中國人民大學出版社，2008年）。該成果系統的闡釋了電子文件風險管理的基本理論和管理對策。該成果指出：電子文件風險是指“電子文件質量缺損及其引發其他損失的不確定性，是可能產生的預期結果與實際結果的負面差異”，通過對電子文件風險的識別、成因的分析、風險的評估等系統的規劃，有效監控風險，應對風險，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現風險管理的重要性有兩個關鍵問題，一是關于電子文件管理系統功能的設計，二是對“元數據”功能的研究和管理。有關電子文件管理系統功能設計在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風險管理的思想。至于對“元數據”功能的研究和管理問題，檔案界經歷了一個從忽視到重視的過程。元數據的重要性主要體現在：“元數據”是電子文件身份和內容的證明和封裝，也可以表達為“元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件”。我國自電子文件產生以來，元數據的管理是比較最薄弱的環節。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統，一直存在“元數據”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅持貫徹風險管理思想的指導和實踐的應用是非常必要的。我國應用風險管理指導思想比較明確和有成效的實踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權在全國檔案館工作會議上提出：“為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。”同時要求這項工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對政府和企事業單位的電子文件，通過建立專有網站或是開發應用軟件對重要文件進行集中保存和統一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據統計，截止到2012年全國已有47對副省級市以上國家檔案館達成協議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據國家要求，結合本省情況，在2013年頒發了《浙江省檔案登記備份工作規范》（浙檔發〔2013〕23號），包含了傳統和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風險管理貫穿到所有形態檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實施，對電子文件安全性全面認識和科學管理將起到實質性的推動作用，前端控制全程保護的風險管理指導思想的貫徹也將更加有效。
3納入國家信息安全戰略的安全管理思想階段
網絡時代，乃至撲面而來的大數據時代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風險日益復雜，日益嚴峻，從國家整體和高度進行頂層設計的信息安全戰略成為當今信息安全管理指導思想的主流。國家戰略的目的是從國家意志的高度出發，統籌協調各個領域的安全問題，制定國家宏觀規劃和重大政策，不斷增強國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標準等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰略進行頂層設計和指導變得日益重要。
3.1國家信息安全戰略思想的提出及其內涵
隨著電子文件實踐的深入，各種安全管理問題陸續展現。世界范圍內對電子文件管理共性的認識和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀最初幾年“紛紛以戰略動議、政策引導、標準規范等形式提出體現國家意志和利益的重大舉措，”進入“以頂層設計帶動總體規劃，以國家戰略帶動全面發展”的時期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強頂層設計，制定和實施我國電子文件管理的國家戰略已經迫在眉睫。”隨后她帶領團隊進行了比較系統的研究，其成果集中體現在《電子文件管理國家戰略》一書中。“電子文件管理國家戰略，就是從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排。是一個國家對電子文件管理工作的基本態度和總體思路，其表現是法規、政策、標準、規劃、項目等體現國家意志、帶有全局性的關于電子文件管理的國家行為。”由于我國實行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴重。解決這些問題的關鍵在于引入系統論思想，將頂層設計思想應用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術方法的做法，從國家安全的高度認識電子文件安全的重要性，協同多部門多途徑維護檔案的安全，”構建起基于立體的檔案保護環境的檔案安全保障體系。
3.2國家信息安全戰略的推進電子文件國家信息安全戰略實現的途徑主要從技術、國家政策、標準規范等幾個方面進行推進。
3.2.1技術層面的國家戰略。信息安全關系到國家重大安全的關鍵因素，特別是隨著信息技術的進步，掌握先進技術開發與應用主動權的發達國家，成為壟斷和控制發展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對全球電腦操作系統的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動進行風險監控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動國家信息技術自主知識產權產品的開發和應用。“從國家安全的高度考慮，國家已開始建設‘自主、安全、可控的IT系統’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網絡安全和信息安全。”電子文件的管理對信息技術具有高度的依賴性,由于技術原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯盟,該聯盟由中國電子工業標準化技術協會發起，聯合我國版式技術應用領域產品與服務的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術等部門，對廣泛涉及檔案管理、數字出版、數字辦公、數字印刷、信息等領域的信息進行統一規范，為信息的真實性、完整性、長期可讀性提供良好的技術環境。
3.2.2政策層面的國家戰略。政策以其權威性、導向性、探索性、靈活性的特點可以為標準的制定與實施提供引導和支持。我國政策層面的國家戰略指導思想主要包括國家層面的五年規劃、信息行業的發展規劃、文檔部門的發展規劃等自上而下編制和推行的宏觀層面上的方針政策。2000年后我國提出建設國家信息安全保障體系，2003年國家“兩辦”頒發《國家信息化領導小組關于加強信息安全保障工作的意見》，該意見明確了我國信息安全保障工作的指導方針、基本原則和主要任務，并確立了用五年左右的時間基本建成國家信息安全保障體系的工作目標。同時將等級保護、風險評估、應急響應和災難恢復作為我國信息安全保障過程中的四個重要環節。與電子文件信息安全密切相關的國家標準對電子文件安全管理有著更直接的指導價值。文檔部門對這些標準的解讀與應用要重點的關注和研究。據統計，信息行業“在1995-2008年期間的信息安全國家標準共83項。”并且在這期間更新標準高達60%。由此可見我國在國家層面上對信息安全是非常重視的，對信息技術發展的動態跟進也比較及時，這為電子文件安全管理標準的研制和推廣提供了有力的指導。近年來國家檔案局也開始重視頂層政策的設計，不斷向國家安全戰略靠攏，最為顯著的成果是在2010年5月12日，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上，提出“要樹立‘檔案安全事關黨和國家根本利益的思想’，要樹立‘安全第一’的思想，要樹立‘安全問題人人有責’的思想，與建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系相呼應，建立起確保檔案安全保密的檔案安全體系。”國家信息安全戰略是一個系統大工程，關系到體制、技術、法規等多層面的設計和協調，在推進過程中所面臨的難題將是復雜多樣的，因而在這個過程中，國家層面要關照到所有的信息領域，真正做到統籌兼顧，確保推行的實效，信息資源（包括產生、流轉、保存等）行業也要肩負起國家安全職責，為建立起強大的國家信息安全保障體系做出應有的貢獻。
隨著信息時代的發展，人類的知識和信息量在急劇增長，而檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動方式的轉變。檔案管理要適應社會的快速變化就得轉變觀念，摒棄舊的思想、舊的習慣，在思想上、作風上有一個全新的轉變，觀念的創新引領著檔案工作各個層面的創新。觀念創新是檔案管理工作靈魂，學習是發展的動力，是創新的源泉，檔案工作人員要站在更高的角度審視檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化地利用檔案現有資源，全方位地宣傳檔案工作的重要性，使更多的人能夠了解檔案是什么，能夠認識到檔案的價值。不斷豐富館藏檔案資源，特別是加強與民生相關的檔案收藏，例如醫療衛生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面檔案的收藏。
二、科技創新
科技創新是動力，實現檔案管理的創新是檔案工作跨越式發展的支點。現代化的檔案管理要求必須以科技創新的思想和觀念來開展，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，具有可共享、動態易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統的紙質檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術創新將成為最直接的動力。
三、管理創新
在檔案的管理模式當中，要適應社會發展的需要，創新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導思想、工作模式上體現出來，還體現在檔案人員業務素質上，只有結合自己的崗位邊學習邊操作才能有效地實現管理創新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當前隨著數字化、信息化的飛速發展，利用現代化設備管理檔案已成為一種趨勢。為適應現代化技術的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規則》，在傳統檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創新。檔案管理越來越需要創新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規則。
四、管理體制創新
管理體制是規定各部門的管理范圍、權限職責、利益及其相互關系的準則，管理體制創新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現檔案管理創新的有效途徑，對檔案管理事業蓬勃發展起著決定性的作用。所有創新活動都有賴于制度創新的變革和持續激勵，并最終以制度化的方式長久地發揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規章制度，明確檔案工作的發展方向、目標，定期對檔案人員進行業務培訓，統一業務指導，充分發揮檔案人員的組織協調溝通能力。
五、服務創新
服務創新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現狀，觀念保守，缺乏民主意識，認識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業”的心態較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務是檔案部門的職責，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進工作作風，寓管理于服務中，不斷提高自身素質，努力具備廣博的知識，熟練掌握現代化科技手段和先進管理技術，開發具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉換服務角色，完善服務方法，主動服務，及時、準確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務。
六、總結
一、衛生計生綜合監督執法局檔案管理長期存在的問題
1.檔案管理技術滯后
檔案管理現代化建設的核心競爭力就是高新技術的應用，主要體現在幾個方面：一是目前紙質化的檔案依然占有相當的比重，而且此情況長時間得不到扭轉；二是數字化建檔還未被完全普及與應用；三是數字化建檔的技術滯后，而且存在著較多的安全隱患；四是對比國外先進的檔案管理技術，我國衛生及省計生局的檔案現代化管理較為落后。
2.檔案管理體系不夠健全
檔案管理現代化建設的先進標志就是檔案管理體系的健全與完善，但目前仍有許多衛生及計生局尚未健全與完善檔案關系體系，主要體現在：檔案管理人員缺乏行之有效的工作流程與制度，分工不明確，前后工作對接不夠及時，部門之間缺乏協調性，從而大大降低了其工作效率與質量，而且容易造成紕漏。
3.檔案管理人員素質偏低
人才才是推動發展的強大動力，我國一直貫徹落實人才興國，技術強國的戰略指導思想，在未來日益激烈的國際競爭環境中，唯有人才興國，才能是我們國家獲得持續的、長遠的競爭優勢。但目前我國仍有大量衛生及計生局在檔案管理人事招聘環節，不制定嚴苛的選拔機制，對專業素質與工作經驗的標準制定較低，甚至還對檔案管理崗位放水，選調其他部門且專業不對口的人擔任管理工作，這是對我國檔案管理極其不負責任的表現。此外，還有些檔案管理工作人員不注重在平日工作中積累經驗，不斷對自身專業知識與技能“充電”，從而導致目光短淺，技術能力較差，對新技術與新觀念學習能力差，從而無法適應新時期對檔案管理工作的要求，阻礙了檔案管理的現代化建設。
二、促進衛生計生綜合監督執法局的檔案管理現代化建設策略
1.創新檔案管理技術
首先應組建管理技術研發團隊，借鑒與學習國內外先進的檔案管理技術；其次，隨著信息技術的廣泛應用，辦公方式逐漸趨向自動化、網絡化、系統化、標準化，電子文件也由此誕生。因此要加快紙質化管理向電子化管理，采用開放、靈活、虛擬的管理方式。檔案管理部門通過采用、計算機、網絡、光盤存儲、圖文掃描等技術手段來對各部門、各地區的電子文件進行集中式的管理。從而提高檔案管理的工作效率；另外，針對偏遠山區或地區的衛生及計生局的檔案管理，應該適當對其財政與技術上的扶持，推動其趨向信息化與現代化建設；還有就是注重引進國外先進的管理理念與技術，革新檔案管理的方式，使之順應現代化與信息化時代的發展要求，促進檔案管理邁入數字化、科技化的發展進程中。
2.完善檔案管理體系
完善檔案管理體系，對整個系統進行全局掌控，對應每一個工作環節對接以及部門協調都能做出系統、科學、合理的安排。一是要對檔案管理人員進行統一制度規定，規范檔案管理人員行為，提高檔案管理的責任感與使命感。與此同時，還可以邀請一些專業素質過硬，職業道德素養較高的員工分享工作經驗，建立員工評比機制，激勵管理工作的積極性。但是建立一套行之有效的獎懲機制與監督管理機制，針對不正當、不規范行為進行通報批評，嚴重違紀者，給予一定的查處與處罰；而對于工作表現突出、工作態度認真踏實、工作期間無重大失誤的員工，給予獎勵與鼓勵。通過這樣的機制建設，促使每位員工建立良好的工作態度，提高對檔案管理工作的認知，在自己的崗位上發光發熱。
3.提升檔案管理人員的專業素養
一方面要摒棄不良的工作態度及習慣，提高對管理工作的重視程度，跟上管理工作的要求，努力學習新技術與新理念，做到工作與理念不脫節，嚴格遵守檔案管理的法律法規以及工作制度，規范自身行為，樹立起檔案管理工作的責任感與使命感，努力提升自我的專業素質與職業道德素養，有效推動衛生計生綜合監督執法局的檔案管理的現代化建設；另一方面，要加強度員工的技術與理念培訓，加強文化建設，配備專業技術人員親臨工作崗位上進行實操指導，滿足員工的自我提升的需求。貫徹落實獎懲機制與監督機制，從全方面提高員工的綜合素質，從而提高檔案管理的工作效率與質量。
關鍵詞：水務局；檔案管理；檔案管理科學化
隨著經濟、社會的迅速發展，信息技術的日新月異，提高檔案管理科學化水平已經成為新時期檔案工作的重要課題。水務局作為我國重要的行政管理部門，其檔案管理的科學化水平直接關系到全局的行政管理效率和管理體制的與時俱進。提高檔案管理的科學化水平有助于提高全局的工作效率和管理水平。我黨提出“以科學發展為主題”，堅持科學發展觀，對新時期的檔案管理工作提出了更高的要求。水務局要在該指導思想的指導下提高檔案管理的科學化水平。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。
一、檔案管理及檔案管理科學化的內涵
探討提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇必須首先分析檔案管理和檔案管理科學化的理論內涵。檔案管理指檔案管理是指以各類型檔案實體與檔案信息為基本對象，對其進行統一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務支持的工作，就其本質來說，它是一項管理性、服務性和政治性的工作。檔案管理工作的好壞是衡量一個部門工作效率和管理水平的一個重要指標。檔案管理科學化指的是部門的檔案管理工作要在科學理論和科學方法的指導下進行和不斷向前推進，并且要有科學制度保障檔案管理工作向規范化、制度化、信息化推進，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。
二、提高檔案管理科學化水平的必要性
1. 提高檔案管理科學化水平是水務局順應時展的必然要求
我黨歷來重視堅持與時俱進，水務局的檔案管理工作也要與時俱進，順應時展的要求，目前檔案管理工作的作用和地位越來越重要，直接影響著部門決策的制定和管理水平的提高。而且目前水務局面臨著越來越重的檔案管理任務，為了進一步促進水務局管理水平的提高，使其檔案管理工作與時俱進，必須要提高檔案管理科學化水平。同時由于信息技術的日新月異，當今時代已經是信息全球化的時代，信息技術的廣泛運用為檔案管理帶來了新的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏、應用及傳播等都帶來了深刻變革。信息技術給檔案管理工作提供了新的管理模式和新的機遇，檔案工作系統化、數字化、網絡化以成為檔案管理的發展趨勢。但是信息化也為檔案管理帶來了新的挑戰，例如，如何從技術上提高檔案的安全性、穩定性和可靠性，如何保證檔案的完整性、真實性和準確性都是水務局需要面對的挑戰。水務局必須要站在信息技術發展的前沿，與時俱進，不斷用新的信息技術改進檔案管理工作的同時加強對檔案的有效管理。
2. 提高檔案管理科學化水平是推動水務局檔案管理順利進行的必然要求
目前水務局檔案管理工作在檔案管理工作者的努力下已經取得良好的成績，但是仍然存在一些問題需要解決。這些問題主要表現在：首先，缺乏先進的檔案管理理念指導檔案管理工作；其次，檔案管理信息化水平還有待提高，檔案還需要用電子檔案的形式儲存，目前水務局的電子檔案管的電子信息檔案只占全局檔案的53%，還需要進一步加強電子檔案館的建設；最后，檔案管理人員素質還需進一步提高，例如水務局目前還有40%以上的員工還不能完全熟練操作信息化檔案管理。提高檔案管理科學化水平是水務局解決這些問題，推動檔案管理順利進行的必然要求。
三、提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇
1. 樹立先進的檔案管理理念，創建科學的檔案管理機制
先進的檔案管理理念是實現檔案管理科學化的指導思想，是推動檔案管理工作系統化、科學化、先進化的基礎。檔案管理工作要在先進的檔案管理理念指導下開展。與此同時水務局要創建科學的檔案管理機制，這是提高檔案管理科學化水平的關鍵和制度上的保證。水務局需要構建制度健全、管理規范的檔案管理機，并且完善檔案管理工作責任制，重視發揮檔案工作的作用。具體到檔案管理部門，檔案管理工作者要增強責任感和使命感，使整個檔案工作規范化、制度化、標準化。
2. 提高檔案管理信息化水平
隨著信息技術的迅速發展，信息技術已經滲透到各行各業。檔案管理信息化是檔案工作不斷進步、 提高科學化和現代化水平的重要措施。因此水務局需要加大對檔案管理的投入，加強檔案管理信息化的基礎設備建設，要運用現代電子計算機，提升檔案的電子化、自動化水平，并建立計算機檔案管理系統，完善電子檔案，建立電子檔案室。 應用現代通訊技術，實現檔案信息傳遞網絡化。運用現代信息技術促進對檔案信息的有效控制。在提高檔案管理信息化的過程中出來加強硬件設備之外還要加強系統建設，建議職工檔案管理信息系統，完善檔案管理數據庫的建設。總之，水務局需要通過提高檔案管理信息化推動檔案管理工作的科學化。
3. 提高檔案管理人員的素質
檔案管理工作具體還是由檔案管理人員來進行操作的，因此檔案管理人員素質的高低制約著檔案管理工作的科學化水平。檔案管理工作需要一批高素質、現代化的檔案管理人才，并且由于檔案管理向信息化、科學化的發展和檔案管理本身的復雜性和系統性，這些都給檔案管理人員提出了更高的要求。水務局檔案管理人員在新形勢下必須要進一步提高自身素質。水務局可以聘請檔案管理方面的專家加強對檔案管理人員的培訓，在培訓過程中根據檔案工作者的部門不同、能力不同，提高培訓的系統性、針對性和專業性。并以現代化的技術要求為標準，注重對檔案管理人員的知識和技能培養，使他們能夠更好適應與檔案管理現代化、科學化的要求。同時還需要引進檔案管理方面的高素質人才，為檔案管理注入新鮮的血液，進一步提高檔案管理的科學化水平。
四、結語
提高檔案管理科學化水平是水務局在新形勢下所面臨的重要課題。水務局的檔案管理科學化水平直接關系到全局的工作效率和管理水平。提高檔案管理的科學化水平，使檔案管理規范化、制度化和信息化有助于全局的工作效率和管理水平的提高。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。希望本文的研究對于水務局以及其他部門、單位提高檔案管理科學化水平有借鑒意義。
參考文獻
[1] 肖秋惠. 檔案管理概論[M]. 武漢大學出版社，2009.
隨著社會認義市場經濟的建立，煤炭行業也進行右轉換經營機制，煤炭技術的檔案信息工作在不斷的加強和完善。
1行業檔案信息在改革中面臨的新形勢
改革開放給國民經濟帶來了繁榮，同時也給檔案信息管理工作帶來了生機，特別是(檔案法》頒布以來，行業檔案管理工作處于歷史上的最好時期，呈現出前所未有的好形勢。從行業的主管部門對檔案工作的重視程度有了進一步的提高，由上至下廣泛開展了對《檔案法》的學習宣傳落實工作，我局檔案管理工作及人員配備等方面逐步走上依法治檔的正確軌道。我局檔案管理標準有文書檔案、科技檔案、財會檔案歸檔質量標準，這些標準既體現了國家規定，又突出了煤炭技術檔案的特點，具有科學性和實用性，在煤炭行業中檔案信息管理得到了推廣和應用。由于改革帶來了經濟的飛速發展，檔案作為重要的信息資源，正在被經營者大量利用。在我們所整理的檔案資料中，建立了檔案目錄，將檔案信息集中，促使大量的檔案信息資源用于科學決策。在我局，企業之間的信息交流與檔案的利用，無論從量或是質方面都呈現良好的局面。當前的形勢要求行業檔案管理工作一定要與本行業各項事業的改革融合在一起，充分發揮檔案資源的社會效益與經濟效益，更好的促進檔案事業的發展。
2改革是適應煤炭技術行業檔案管理工作的需要
行業檔案管理，過去基本上是通過上級主管部門開會、發文件、檔查評比等方式，而在改革大潮中的今天就顯得不夠適應，急需在開拓新的管理方式。檔案信息的開發現代化管理手段，是當前行業檔案管理工作的重要任務。行業內檔案信息資源具有相通性和互用性，全系統采用統一標準，采用計算機聯網，將大量的檔案信息進行存貯、調用、交流，擴大檔案信息的利用面，充分發揮全系統的檔案作用。我們煤炭系統具體開發檔案管理的軟件，即可充分利用微機網絡在行業內部實現橫向、縱向廣泛利用檔案資源。行業檔案管理工作的重點是建立一支適應改革需要的檔案工作人員隊伍，不斷地學習(檔案法》。有必要的進行培訓，使檔案人員的素質得到提高，甚至發揮主管部門的龍頭作用，廣泛開展學術研討活動，吸收多層次的人員參加，使其在活動中能增強檔案意識，檔案管理人員就可以活躍思想開闊視野，使檔案管理工作完全投身于改革開放的大潮中。
3開發檔案信息，是發展各項事業必不可少的手段
在知識不斷更新的信息社會中，各項事業的發展都以驚人的速度進行著，任何一個專業和部門離開了信息就無法生存和發展，這其中就包含著檔案信息。顯而易見，如果沒有古今中外積累的豐富檔案和資料、歷史“瑰寶”，就無法開發和利用，人類就不會有今天的文明，社會就不會有今夭的進步。各行各業要獲得盡快發展，取得最佳的效益，離開了信息源和流量是無法辦到的，同時離開了檔案信息的開發和利用，難免工作受挫。搞好檔案信息的開發和利用，就是要利用現代化的手段來探索各項工作的規律，用宏觀控制、科學管理、正確指導思想來管理各項工作，為各項工作規劃未來做出科學的預測和決策，提供可靠的依據。
4利用檔案信息的內在系統性為決策服務
在改革開放中，各項工作政策性很強，涉及的面又很廣。檔案信息經過檔案管理的精心搜集和細心整理，有嚴格的內在系統性，可以反映出整個行業系統的各種政策，沿著改革、發展、繼承的關系，可以看出情況變化的宏觀過程和總的趨勢。如果在決策中充分發揮檔案信息的系統性的作用，就能取得顯著的社會效益和經濟效益。應該看到，我們所面臨的信息時代，遍布全國各行業各系統，特別是為各煤炭行業的經濟建設服務，檔案信息管理工作也顯得至關重要。
對醫院檔案進行綜合管理，首先，要建立綜合檔案室，將文書、人事、業務考績檔案、科研、會計、基建、設備、聲像、榮譽等檔案進行統一管理，讓醫院檔案管理與醫院發展建設同步。其次，要用活檔案，服務醫院，注重檔案的開發利用工作，邊整理邊開展服務，而醫院檔案實行綜合管理又有利于全面、系統地提供利用，能起到省時省力的效果。第三，要在各項工作中充分利用檔案資料集中后的豐富檔案信息資源，體現出檔案信息的整體優勢和潛在價值。第四，要確保年度歸檔文件材料按時歸檔，做到收集齊全完整、分類明確、前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準確、排列科學合理、編目清楚，實現醫院檔案管理的系統化和規范化。
加強醫院檔案綜合管理，首先要在思想上重視。領導要把檔案工作擺到議事日程上，做到思想發動、組織落實和目標管理“三到位”。思想到位就是針對醫務人員檔案意識不強，輕視檔案管理的傾向，加強對醫院檔案管理人員的愛崗敬業教育，幫助他們解決實際困難，做到政策留人、感情留人、事業留人，組織到位就是要通過各項組織落實的措施，使醫院檔案工作有人管、有人抓，每個科室、部門要明確分管領導，確定醫院檔案管理人員，逐步形成比較健全的檔案管理網絡，目標到位就是要通過目標責任制考核，將檔案工作納入醫院的發展規劃和年度工作目標，以及有關人員的崗位職責，使醫院檔案管理工作做到有布置、有檢查、有總結、有表彰。
其次，要提高人員的素質。要加強醫院檔案綜合管理，適應新時期醫療衛生事業發展的需要，必須采取各種切實可行的措施，大力提高醫療衛生檔案人員隊伍的素質，總的要求是：政治強、業務精、作風好、重學習、顧大局。醫院管理的目的在于保證醫療質量，實現救死扶傷，更好地為病人服務。檔案專業人員必須有高度的政治責任感，不論遇到什么困難，指導思想不變，為病人服務的宗旨不變。
第三，檔案人員觀念要更新。解放思想，更新觀念，大膽實踐，勇于創新是醫院檔案管理要解決的問題。要改進醫院檔案管理手段，故步自封、墨守成規、安于現狀、得過且過是沒有出路的，因為這不符合時代精神，也不符合醫院檔案工作實際。出路何在?出路在開拓創新。要實現進一步解放思想，更新觀念，達到思想認識上的與時俱進，至關重要的是：要站在時代的前列，認清醫院檔案管理的發展方向；掌握和了解醫院檔案工作現狀，確定發展的路子；大力倡導和鼓勵敬業盡責、勤奮鉆研的精神，立志崗位成才、立足崗位出成果的風范；積極培養和發掘既懂政治又懂業務，一專多能的檔案管理人才。
相關檔案整理人員，也只對相關的檔案信息進行簡單粗糙的整理、裝訂，在他們眼中，檔案管理工作并不是很重要，只要有人簡單的操作兩下就行，不需要投入太多的精力。第二，缺乏相應的管理制度，計算機網絡技術沒有在檔案管理工作中發揮其重要作用。管理制度的缺失直接導致的后果是一些重要的文件不能夠被很好的保存歸檔，從醫療信息的收集到信息的歸檔這一過程，存在很多漏洞，也致使很大一部分重要的醫療信息丟失或者失實。
二、社區衛生服務中心檔案管理規范化對策
上文對社區衛生服務中心檔案管理問題進行了相關分析。為了解決這些問題，可以從以下幾個方面著手。首先，重視檔案管理工作的宣傳力度，加強社區衛生服務中心醫務人員的檔案意識。如社區衛生服務中心的領導可以組織相關的培訓，采取多種方式對檔案管理知識進行普及。并且對相關醫務人員的醫療信息填寫進行定期或者不定期的抽查，根據抽查結果設置一定的獎懲制度。第二，根據相關的法律法規，以社區衛生服務中心的工作實踐為指導，完善檔案管理工作中的各個環節，如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等，進而健全檔案管理制度，使其更加規范化。第三，創新檔案管理念，認識到檔案管理的工作為了今后檔案的開發利用而服務。樹立以利用、服務為中心的指導思想。第四，鼓勵社區衛生服務中心加大對檔案管理工作的資金投入，在硬件方面，配備專門的檔案管理房，并在檔案管理房內安防防盜、防火、防潮等設備。此外，鼓勵一些有條件的社區衛生服務中心實現檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開”。
三、社區衛生服務中心檔案管理規范化的意義
在學校班子的領導下，為促進學校檔案室事業的規范化現代化，本著為學校發展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創建優秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
(一)加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識;指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
(二)積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。
(三)做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。
2、整理年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校(原中心小學和成教中心)移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室(級部)活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
(四)其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。
3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度(防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。
4、做好保密、安全工作。
