時(shí)間：2023-08-25 09:09:30
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實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想主要是指在電子文件產(chǎn)生初期，照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論和實(shí)踐的模式應(yīng)對(duì)電子文件安全的思想，其出發(fā)點(diǎn)是圍繞實(shí)體安全需要指導(dǎo)和實(shí)施電子文件安全管理。
1.1后端保護(hù)思想產(chǎn)生的根源
20世紀(jì)80-90年代是我國(guó)電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點(diǎn)，即使開(kāi)始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進(jìn)行，因而對(duì)電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護(hù)思想在實(shí)踐中的表現(xiàn)
后端保護(hù)思想的核心是以文件實(shí)體材料的安全為主要保護(hù)對(duì)象，在此思想的指導(dǎo)下，我國(guó)實(shí)行了一種權(quán)宜之計(jì)的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機(jī)備份一套。試圖通過(guò)這種“雙保險(xiǎn)”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國(guó)家相繼出臺(tái)了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》）等標(biāo)準(zhǔn)，從這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護(hù)框架內(nèi)進(jìn)行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。”“8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對(duì)電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來(lái)實(shí)施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對(duì)電子文件的術(shù)語(yǔ)和定義做了規(guī)定和說(shuō)明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整。
1.3后端保護(hù)思想產(chǎn)生的影響
傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問(wèn)題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對(duì)電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對(duì)電子文件安全性問(wèn)題的積極探索；在管理實(shí)踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過(guò)的坎。”也給檔案管理帶來(lái)不少新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢(shì)的喪失等等。2008年的一個(gè)調(diào)查顯示“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”，這種情況至今沒(méi)有太大改觀。由于實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問(wèn)題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。
2前端控制與全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段
任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個(gè)從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認(rèn)識(shí)過(guò)程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認(rèn)識(shí)的過(guò)程。20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對(duì)電子文件安全所進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當(dāng)?shù)膶?shí)踐方式提供了指引。由此我國(guó)的電子文件安全管理進(jìn)入了實(shí)體安全與信息安全并重的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標(biāo)
透過(guò)對(duì)電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點(diǎn)的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個(gè)：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和存儲(chǔ)。這兩個(gè)基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點(diǎn)和電子文件安全管理的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級(jí)換代快，個(gè)性化強(qiáng)（不同的用戶(hù)可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問(wèn)題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門(mén)、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險(xiǎn)）等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強(qiáng)，信息安全問(wèn)題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實(shí)體保護(hù)難以應(yīng)對(duì)電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問(wèn)題，只有將安全管理擴(kuò)展到文件生命周期的全過(guò)程中，通過(guò)全程保護(hù)才能滿足電子文件安全的需要。筆者認(rèn)為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問(wèn)題提供指導(dǎo)。《規(guī)范》中術(shù)語(yǔ)部分有三個(gè)重要概念的界定，即“真實(shí)性（authenticity）指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這三個(gè)術(shù)語(yǔ)揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標(biāo)提供了方向。真實(shí)性、完整性和有效性三個(gè)指標(biāo)的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全、存儲(chǔ)載體的安全等納入到一個(gè)完整管理系統(tǒng)中進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實(shí)性、完整性和有效性指標(biāo)表征的信息安全是電子文件安全的核心指標(biāo)。
2.2前端控制全程保護(hù)對(duì)電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過(guò)去大得多的熱情關(guān)注文件運(yùn)動(dòng)的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程全面而系統(tǒng)地管理起來(lái)。”國(guó)際檔案理事會(huì)也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項(xiàng)原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價(jià)值文件的電子系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，以便文件真實(shí)可靠，且適合保存。’”由此出發(fā)，國(guó)際檔案理事會(huì)1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計(jì)）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過(guò)程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實(shí)現(xiàn)。文檔部門(mén)互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對(duì)概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護(hù)需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時(shí)文檔部門(mén)要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程控制和升級(jí)換代的日常維護(hù)等一切生命過(guò)程提供安全保障的功能。實(shí)際上，無(wú)論對(duì)紙質(zhì)文件(檔案)的保護(hù)還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護(hù)都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價(jià)值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個(gè)階段的持續(xù)保護(hù)，才能最大限度的保護(hù)文件（檔案）的真實(shí)性、完整性和有效性。
2.3風(fēng)險(xiǎn)管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來(lái)實(shí)施安全管理。風(fēng)險(xiǎn)管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來(lái)研究和管理電子文件主要是通過(guò)防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害而達(dá)到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》（中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本理論和管理對(duì)策。該成果指出：電子文件風(fēng)險(xiǎn)是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實(shí)際結(jié)果的負(fù)面差異”，通過(guò)對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、成因的分析、風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性有兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，二是對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在本文2.2已做了闡述，主要是通過(guò)前端控制來(lái)貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。至于對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問(wèn)題，檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從忽視到重視的過(guò)程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達(dá)為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國(guó)自電子文件產(chǎn)生以來(lái)，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無(wú)論是“雙套制”，還是專(zhuān)門(mén)的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問(wèn)題，這也是長(zhǎng)期以來(lái)電子文件的安全性和檔案性不被信賴(lài)的重要原因。因而在電子文件安全管理過(guò)程中堅(jiān)持貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理思想的指導(dǎo)和實(shí)踐的應(yīng)用是非常必要的。我國(guó)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實(shí)踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上提出：“為確保國(guó)家檔案安全，各級(jí)國(guó)家檔案館要通過(guò)建立異地備份庫(kù)等形式，對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。”同時(shí)要求這項(xiàng)工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對(duì)政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過(guò)建立專(zhuān)有網(wǎng)站或是開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件對(duì)重要文件進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2012年全國(guó)已有47對(duì)副省級(jí)市以上國(guó)家檔案館達(dá)成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國(guó)家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號(hào)），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過(guò)程中。國(guó)家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開(kāi)始推進(jìn)電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實(shí)施，對(duì)電子文件安全性全面認(rèn)識(shí)和科學(xué)管理將起到實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用，前端控制全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。
3納入國(guó)家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，乃至撲面而來(lái)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全已不斷上升為國(guó)家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，日益嚴(yán)峻，從國(guó)家整體和高度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)的信息安全戰(zhàn)略成為當(dāng)今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國(guó)家戰(zhàn)略的目的是從國(guó)家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)領(lǐng)域的安全問(wèn)題，制定國(guó)家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強(qiáng)國(guó)家安全保障能力。電子文件是國(guó)家信息安全的核心資源，為了維護(hù)國(guó)家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標(biāo)準(zhǔn)等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國(guó)家信息安全戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)變得日益重要。
3.1國(guó)家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵
隨著電子文件實(shí)踐的深入，各種安全管理問(wèn)題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對(duì)電子文件管理共性的認(rèn)識(shí)和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國(guó)家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過(guò)程，在21世紀(jì)最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動(dòng)議、政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國(guó)家意志和利益的重大舉措，”進(jìn)入“以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)總體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展”的時(shí)期。我國(guó)在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫。”隨后她帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略》一書(shū)中。“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略，就是從國(guó)家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長(zhǎng)期性問(wèn)題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、項(xiàng)目等體現(xiàn)國(guó)家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國(guó)家行為。”由于我國(guó)實(shí)行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問(wèn)題嚴(yán)重。解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計(jì)思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門(mén)，單一技術(shù)方法的做法，從國(guó)家安全的高度認(rèn)識(shí)電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門(mén)多途徑維護(hù)檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護(hù)環(huán)境的檔案安全保障體系。
3.2國(guó)家信息安全戰(zhàn)略的推進(jìn)電子文件國(guó)家信息安全戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國(guó)家政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等幾個(gè)方面進(jìn)行推進(jìn)。
3.2.1技術(shù)層面的國(guó)家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國(guó)家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，掌握先進(jìn)技術(shù)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用主動(dòng)權(quán)的發(fā)達(dá)國(guó)家，成為壟斷和控制發(fā)展中國(guó)家信息安全的最大威脅者。美國(guó)微軟公司對(duì)全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無(wú)孔不入，上到國(guó)家，下至個(gè)人，無(wú)處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動(dòng)國(guó)家信息技術(shù)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。“從國(guó)家安全的高度考慮，國(guó)家已開(kāi)始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全。”電子文件的管理對(duì)信息技術(shù)具有高度的依賴(lài)性,由于技術(shù)原因造成的安全問(wèn)題也是最為突出的。我國(guó)在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國(guó)電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)發(fā)起，聯(lián)合我國(guó)版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門(mén)，對(duì)廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。
3.2.2政策層面的國(guó)家戰(zhàn)略。政策以其權(quán)威性、導(dǎo)向性、探索性、靈活性的特點(diǎn)可以為標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施提供引導(dǎo)和支持。我國(guó)政策層面的國(guó)家戰(zhàn)略指導(dǎo)思想主要包括國(guó)家層面的五年規(guī)劃、信息行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、文檔部門(mén)的發(fā)展規(guī)劃等自上而下編制和推行的宏觀層面上的方針政策。2000年后我國(guó)提出建設(shè)國(guó)家信息安全保障體系，2003年國(guó)家“兩辦”頒發(fā)《國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的意見(jiàn)》，該意見(jiàn)明確了我國(guó)信息安全保障工作的指導(dǎo)方針、基本原則和主要任務(wù)，并確立了用五年左右的時(shí)間基本建成國(guó)家信息安全保障體系的工作目標(biāo)。同時(shí)將等級(jí)保護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)作為我國(guó)信息安全保障過(guò)程中的四個(gè)重要環(huán)節(jié)。與電子文件信息安全密切相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件安全管理有著更直接的指導(dǎo)價(jià)值。文檔部門(mén)對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的解讀與應(yīng)用要重點(diǎn)的關(guān)注和研究。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息行業(yè)“在1995-2008年期間的信息安全國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)共83項(xiàng)。”并且在這期間更新標(biāo)準(zhǔn)高達(dá)60%。由此可見(jiàn)我國(guó)在國(guó)家層面上對(duì)信息安全是非常重視的，對(duì)信息技術(shù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)跟進(jìn)也比較及時(shí)，這為電子文件安全管理標(biāo)準(zhǔn)的研制和推廣提供了有力的指導(dǎo)。近年來(lái)國(guó)家檔案局也開(kāi)始重視頂層政策的設(shè)計(jì)，不斷向國(guó)家安全戰(zhàn)略靠攏，最為顯著的成果是在2010年5月12日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上，提出“要樹(shù)立‘檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家根本利益的思想’，要樹(shù)立‘安全第一’的思想，要樹(shù)立‘安全問(wèn)題人人有責(zé)’的思想，與建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系相呼應(yīng)，建立起確保檔案安全保密的檔案安全體系。”國(guó)家信息安全戰(zhàn)略是一個(gè)系統(tǒng)大工程，關(guān)系到體制、技術(shù)、法規(guī)等多層面的設(shè)計(jì)和協(xié)調(diào)，在推進(jìn)過(guò)程中所面臨的難題將是復(fù)雜多樣的，因而在這個(gè)過(guò)程中，國(guó)家層面要關(guān)照到所有的信息領(lǐng)域，真正做到統(tǒng)籌兼顧，確保推行的實(shí)效，信息資源（包括產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存等）行業(yè)也要肩負(fù)起國(guó)家安全職責(zé)，為建立起強(qiáng)大的國(guó)家信息安全保障體系做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息量在急劇增長(zhǎng)，而檔案作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)方式的轉(zhuǎn)變。檔案管理要適應(yīng)社會(huì)的快速變化就得轉(zhuǎn)變觀念，摒棄舊的思想、舊的習(xí)慣，在思想上、作風(fēng)上有一個(gè)全新的轉(zhuǎn)變，觀念的創(chuàng)新引領(lǐng)著檔案工作各個(gè)層面的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是檔案管理工作靈魂，學(xué)習(xí)是發(fā)展的動(dòng)力，是創(chuàng)新的源泉，檔案工作人員要站在更高的角度審視檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化地利用檔案現(xiàn)有資源，全方位地宣傳檔案工作的重要性，使更多的人能夠了解檔案是什么，能夠認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。不斷豐富館藏檔案資源，特別是加強(qiáng)與民生相關(guān)的檔案收藏，例如醫(yī)療衛(wèi)生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面檔案的收藏。
二、科技創(chuàng)新
科技創(chuàng)新是動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是檔案工作跨越式發(fā)展的支點(diǎn)。現(xiàn)代化的檔案管理要求必須以科技創(chuàng)新的思想和觀念來(lái)開(kāi)展，檔案信息數(shù)字化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式鏈接，具有可共享、動(dòng)態(tài)易控、可變依賴(lài)等新型載體的特征。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息與載體不可分割。未來(lái)的檔案管理必然是運(yùn)用高科技知識(shí)型的，那么科技創(chuàng)新必然是動(dòng)力。在今后的檔案管理過(guò)程中，技術(shù)創(chuàng)新將成為最直接的動(dòng)力。
三、管理創(chuàng)新
在檔案的管理模式當(dāng)中，要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，創(chuàng)新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導(dǎo)思想、工作模式上體現(xiàn)出來(lái)，還體現(xiàn)在檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)上，只有結(jié)合自己的崗位邊學(xué)習(xí)邊操作才能有效地實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。檔案管理工作是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對(duì)象、管理手段、管理理論和管理原則。當(dāng)前隨著數(shù)字化、信息化的飛速發(fā)展，利用現(xiàn)代化設(shè)備管理檔案已成為一種趨勢(shì)。為適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的需要，國(guó)家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，在傳統(tǒng)檔案管理的工作方式上，兼顧了計(jì)算機(jī)管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創(chuàng)新。檔案管理越來(lái)越需要?jiǎng)?chuàng)新，需要及時(shí)按照上級(jí)的一些新思想、新要求及時(shí)修訂完善檔案工作方面的管理規(guī)則。
四、管理體制創(chuàng)新
管理體制是規(guī)定各部門(mén)的管理范圍、權(quán)限職責(zé)、利益及其相互關(guān)系的準(zhǔn)則，管理體制創(chuàng)新是檔案管理工作的保障，它對(duì)管理效率有著直接的影響，是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑，對(duì)檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展起著決定性的作用。所有創(chuàng)新活動(dòng)都有賴(lài)于制度創(chuàng)新的變革和持續(xù)激勵(lì)，并最終以制度化的方式長(zhǎng)久地發(fā)揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案工作的發(fā)展方向、目標(biāo)，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一業(yè)務(wù)指導(dǎo)，充分發(fā)揮檔案人員的組織協(xié)調(diào)溝通能力。
五、服務(wù)創(chuàng)新
服務(wù)創(chuàng)新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現(xiàn)狀，觀念保守，缺乏民主意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業(yè)”的心態(tài)較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務(wù)是檔案部門(mén)的職責(zé)，這就要求我們檔案工作者緊跟時(shí)展，改進(jìn)工作作風(fēng)，寓管理于服務(wù)中，不斷提高自身素質(zhì)，努力具備廣博的知識(shí)，熟練掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻(xiàn)，讓利用人能夠最快捷的得到最有價(jià)值的檔案信息。轉(zhuǎn)換服務(wù)角色，完善服務(wù)方法，主動(dòng)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務(wù)。
六、總結(jié)
一、衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局檔案管理長(zhǎng)期存在的問(wèn)題
1.檔案管理技術(shù)滯后
檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力就是高新技術(shù)的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是目前紙質(zhì)化的檔案依然占有相當(dāng)?shù)谋戎兀掖饲闆r長(zhǎng)時(shí)間得不到扭轉(zhuǎn)；二是數(shù)字化建檔還未被完全普及與應(yīng)用；三是數(shù)字化建檔的技術(shù)滯后，而且存在著較多的安全隱患；四是對(duì)比國(guó)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，我國(guó)衛(wèi)生及省計(jì)生局的檔案現(xiàn)代化管理較為落后。
2.檔案管理體系不夠健全
檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的先進(jìn)標(biāo)志就是檔案管理體系的健全與完善，但目前仍有許多衛(wèi)生及計(jì)生局尚未健全與完善檔案關(guān)系體系，主要體現(xiàn)在：檔案管理人員缺乏行之有效的工作流程與制度，分工不明確，前后工作對(duì)接不夠及時(shí)，部門(mén)之間缺乏協(xié)調(diào)性，從而大大降低了其工作效率與質(zhì)量，而且容易造成紕漏。
3.檔案管理人員素質(zhì)偏低
人才才是推動(dòng)發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，我國(guó)一直貫徹落實(shí)人才興國(guó)，技術(shù)強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略指導(dǎo)思想，在未來(lái)日益激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，唯有人才興國(guó)，才能是我們國(guó)家獲得持續(xù)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但目前我國(guó)仍有大量衛(wèi)生及計(jì)生局在檔案管理人事招聘環(huán)節(jié)，不制定嚴(yán)苛的選拔機(jī)制，對(duì)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與工作經(jīng)驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)制定較低，甚至還對(duì)檔案管理崗位放水，選調(diào)其他部門(mén)且專(zhuān)業(yè)不對(duì)口的人擔(dān)任管理工作，這是對(duì)我國(guó)檔案管理極其不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。此外，還有些檔案管理工作人員不注重在平日工作中積累經(jīng)驗(yàn)，不斷對(duì)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能“充電”，從而導(dǎo)致目光短淺，技術(shù)能力較差，對(duì)新技術(shù)與新觀念學(xué)習(xí)能力差，從而無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的要求，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。
二、促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)策略
1.創(chuàng)新檔案管理技術(shù)
首先應(yīng)組建管理技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，借鑒與學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)；其次，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公方式逐漸趨向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，電子文件也由此誕生。因此要加快紙質(zhì)化管理向電子化管理，采用開(kāi)放、靈活、虛擬的管理方式。檔案管理部門(mén)通過(guò)采用、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤(pán)存儲(chǔ)、圖文掃描等技術(shù)手段來(lái)對(duì)各部門(mén)、各地區(qū)的電子文件進(jìn)行集中式的管理。從而提高檔案管理的工作效率；另外，針對(duì)偏遠(yuǎn)山區(qū)或地區(qū)的衛(wèi)生及計(jì)生局的檔案管理，應(yīng)該適當(dāng)對(duì)其財(cái)政與技術(shù)上的扶持，推動(dòng)其趨向信息化與現(xiàn)代化建設(shè)；還有就是注重引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，革新檔案管理的方式，使之順應(yīng)現(xiàn)代化與信息化時(shí)代的發(fā)展要求，促進(jìn)檔案管理邁入數(shù)字化、科技化的發(fā)展進(jìn)程中。
2.完善檔案管理體系
完善檔案管理體系，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行全局掌控，對(duì)應(yīng)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)對(duì)接以及部門(mén)協(xié)調(diào)都能做出系統(tǒng)、科學(xué)、合理的安排。一是要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一制度規(guī)定，規(guī)范檔案管理人員行為，提高檔案管理的責(zé)任感與使命感。與此同時(shí)，還可以邀請(qǐng)一些專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，職業(yè)道德素養(yǎng)較高的員工分享工作經(jīng)驗(yàn)，建立員工評(píng)比機(jī)制，激勵(lì)管理工作的積極性。但是建立一套行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制與監(jiān)督管理機(jī)制，針對(duì)不正當(dāng)、不規(guī)范行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，嚴(yán)重違紀(jì)者，給予一定的查處與處罰；而對(duì)于工作表現(xiàn)突出、工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)、工作期間無(wú)重大失誤的員工，給予獎(jiǎng)勵(lì)與鼓勵(lì)。通過(guò)這樣的機(jī)制建設(shè)，促使每位員工建立良好的工作態(tài)度，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱。
3.提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
一方面要摒棄不良的工作態(tài)度及習(xí)慣，提高對(duì)管理工作的重視程度，跟上管理工作的要求，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)與新理念，做到工作與理念不脫節(jié)，嚴(yán)格遵守檔案管理的法律法規(guī)以及工作制度，規(guī)范自身行為，樹(shù)立起檔案管理工作的責(zé)任感與使命感，努力提升自我的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德素養(yǎng)，有效推動(dòng)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局的檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)；另一方面，要加強(qiáng)度員工的技術(shù)與理念培訓(xùn)，加強(qiáng)文化建設(shè)，配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員親臨工作崗位上進(jìn)行實(shí)操指導(dǎo)，滿足員工的自我提升的需求。貫徹落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制，從全方面提高員工的綜合素質(zhì)，從而提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：水務(wù)局；檔案管理；檔案管理科學(xué)化
隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)的日新月異，提高檔案管理科學(xué)化水平已經(jīng)成為新時(shí)期檔案工作的重要課題。水務(wù)局作為我國(guó)重要的行政管理部門(mén)，其檔案管理的科學(xué)化水平直接關(guān)系到全局的行政管理效率和管理體制的與時(shí)俱進(jìn)。提高檔案管理的科學(xué)化水平有助于提高全局的工作效率和管理水平。我黨提出“以科學(xué)發(fā)展為主題”，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作提出了更高的要求。水務(wù)局要在該指導(dǎo)思想的指導(dǎo)下提高檔案管理的科學(xué)化水平。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學(xué)化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上分析提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的必要性，并著重探討了提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇。
一、檔案管理及檔案管理科學(xué)化的內(nèi)涵
探討提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇必須首先分析檔案管理和檔案管理科學(xué)化的理論內(nèi)涵。檔案管理指檔案管理是指以各類(lèi)型檔案實(shí)體與檔案信息為基本對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務(wù)支持的工作，就其本質(zhì)來(lái)說(shuō)，它是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作。檔案管理工作的好壞是衡量一個(gè)部門(mén)工作效率和管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。檔案管理科學(xué)化指的是部門(mén)的檔案管理工作要在科學(xué)理論和科學(xué)方法的指導(dǎo)下進(jìn)行和不斷向前推進(jìn)，并且要有科學(xué)制度保障檔案管理工作向規(guī)范化、制度化、信息化推進(jìn)，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。
二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性
1. 提高檔案管理科學(xué)化水平是水務(wù)局順應(yīng)時(shí)展的必然要求
我黨歷來(lái)重視堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，水務(wù)局的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)展的要求，目前檔案管理工作的作用和地位越來(lái)越重要，直接影響著部門(mén)決策的制定和管理水平的提高。而且目前水務(wù)局面臨著越來(lái)越重的檔案管理任務(wù)，為了進(jìn)一步促進(jìn)水務(wù)局管理水平的提高，使其檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，必須要提高檔案管理科學(xué)化水平。同時(shí)由于信息技術(shù)的日新月異，當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)是信息全球化的時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用為檔案管理帶來(lái)了新的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏、應(yīng)用及傳播等都帶來(lái)了深刻變革。信息技術(shù)給檔案管理工作提供了新的管理模式和新的機(jī)遇，檔案工作系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。但是信息化也為檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，例如，如何從技術(shù)上提高檔案的安全性、穩(wěn)定性和可靠性，如何保證檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性都是水務(wù)局需要面對(duì)的挑戰(zhàn)。水務(wù)局必須要站在信息技術(shù)發(fā)展的前沿，與時(shí)俱進(jìn)，不斷用新的信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理工作的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理。
2. 提高檔案管理科學(xué)化水平是推動(dòng)水務(wù)局檔案管理順利進(jìn)行的必然要求
目前水務(wù)局檔案管理工作在檔案管理工作者的努力下已經(jīng)取得良好的成績(jī)，但是仍然存在一些問(wèn)題需要解決。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在：首先，缺乏先進(jìn)的檔案管理理念指導(dǎo)檔案管理工作；其次，檔案管理信息化水平還有待提高，檔案還需要用電子檔案的形式儲(chǔ)存，目前水務(wù)局的電子檔案管的電子信息檔案只占全局檔案的53%，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案館的建設(shè)；最后，檔案管理人員素質(zhì)還需進(jìn)一步提高，例如水務(wù)局目前還有40%以上的員工還不能完全熟練操作信息化檔案管理。提高檔案管理科學(xué)化水平是水務(wù)局解決這些問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理順利進(jìn)行的必然要求。
三、提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇
1. 樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制
先進(jìn)的檔案管理理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的指導(dǎo)思想，是推動(dòng)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化、先進(jìn)化的基礎(chǔ)。檔案管理工作要在先進(jìn)的檔案管理理念指導(dǎo)下開(kāi)展。與此同時(shí)水務(wù)局要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制，這是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和制度上的保證。水務(wù)局需要構(gòu)建制度健全、管理規(guī)范的檔案管理機(jī)，并且完善檔案管理工作責(zé)任制，重視發(fā)揮檔案工作的作用。具體到檔案管理部門(mén)，檔案管理工作者要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，使整個(gè)檔案工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2. 提高檔案管理信息化水平
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。檔案管理信息化是檔案工作不斷進(jìn)步、 提高科學(xué)化和現(xiàn)代化水平的重要措施。因此水務(wù)局需要加大對(duì)檔案管理的投入，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，要運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)，提升檔案的電子化、自動(dòng)化水平，并建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，完善電子檔案，建立電子檔案室。 應(yīng)用現(xiàn)代通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)對(duì)檔案信息的有效控制。在提高檔案管理信息化的過(guò)程中出來(lái)加強(qiáng)硬件設(shè)備之外還要加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，建議職工檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。總之，水務(wù)局需要通過(guò)提高檔案管理信息化推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)化。
3. 提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作具體還是由檔案管理人員來(lái)進(jìn)行操作的，因此檔案管理人員素質(zhì)的高低制約著檔案管理工作的科學(xué)化水平。檔案管理工作需要一批高素質(zhì)、現(xiàn)代化的檔案管理人才，并且由于檔案管理向信息化、科學(xué)化的發(fā)展和檔案管理本身的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，這些都給檔案管理人員提出了更高的要求。水務(wù)局檔案管理人員在新形勢(shì)下必須要進(jìn)一步提高自身素質(zhì)。水務(wù)局可以聘請(qǐng)檔案管理方面的專(zhuān)家加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中根據(jù)檔案工作者的部門(mén)不同、能力不同，提高培訓(xùn)的系統(tǒng)性、針對(duì)性和專(zhuān)業(yè)性。并以現(xiàn)代化的技術(shù)要求為標(biāo)準(zhǔn)，注重對(duì)檔案管理人員的知識(shí)和技能培養(yǎng)，使他們能夠更好適應(yīng)與檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的要求。同時(shí)還需要引進(jìn)檔案管理方面的高素質(zhì)人才，為檔案管理注入新鮮的血液，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化水平。
四、結(jié)語(yǔ)
提高檔案管理科學(xué)化水平是水務(wù)局在新形勢(shì)下所面臨的重要課題。水務(wù)局的檔案管理科學(xué)化水平直接關(guān)系到全局的工作效率和管理水平。提高檔案管理的科學(xué)化水平，使檔案管理規(guī)范化、制度化和信息化有助于全局的工作效率和管理水平的提高。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學(xué)化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上分析提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的必要性，并著重探討了提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇。希望本文的研究對(duì)于水務(wù)局以及其他部門(mén)、單位提高檔案管理科學(xué)化水平有借鑒意義。
參考文獻(xiàn)
[1] 肖秋惠. 檔案管理概論[M]. 武漢大學(xué)出版社，2009.
隨著社會(huì)認(rèn)義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，煤炭行業(yè)也進(jìn)行右轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，煤炭技術(shù)的檔案信息工作在不斷的加強(qiáng)和完善。
1行業(yè)檔案信息在改革中面臨的新形勢(shì)
改革開(kāi)放給國(guó)民經(jīng)濟(jì)帶來(lái)了繁榮，同時(shí)也給檔案信息管理工作帶來(lái)了生機(jī)，特別是(檔案法》頒布以來(lái)，行業(yè)檔案管理工作處于歷史上的最好時(shí)期，呈現(xiàn)出前所未有的好形勢(shì)。從行業(yè)的主管部門(mén)對(duì)檔案工作的重視程度有了進(jìn)一步的提高，由上至下廣泛開(kāi)展了對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)工作，我局檔案管理工作及人員配備等方面逐步走上依法治檔的正確軌道。我局檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)既體現(xiàn)了國(guó)家規(guī)定，又突出了煤炭技術(shù)檔案的特點(diǎn)，具有科學(xué)性和實(shí)用性，在煤炭行業(yè)中檔案信息管理得到了推廣和應(yīng)用。由于改革帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案作為重要的信息資源，正在被經(jīng)營(yíng)者大量利用。在我們所整理的檔案資料中，建立了檔案目錄，將檔案信息集中，促使大量的檔案信息資源用于科學(xué)決策。在我局，企業(yè)之間的信息交流與檔案的利用，無(wú)論從量或是質(zhì)方面都呈現(xiàn)良好的局面。當(dāng)前的形勢(shì)要求行業(yè)檔案管理工作一定要與本行業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的改革融合在一起，充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2改革是適應(yīng)煤炭技術(shù)行業(yè)檔案管理工作的需要
行業(yè)檔案管理，過(guò)去基本上是通過(guò)上級(jí)主管部門(mén)開(kāi)會(huì)、發(fā)文件、檔查評(píng)比等方式，而在改革大潮中的今天就顯得不夠適應(yīng)，急需在開(kāi)拓新的管理方式。檔案信息的開(kāi)發(fā)現(xiàn)代化管理手段，是當(dāng)前行業(yè)檔案管理工作的重要任務(wù)。行業(yè)內(nèi)檔案信息資源具有相通性和互用性，全系統(tǒng)采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，將大量的檔案信息進(jìn)行存貯、調(diào)用、交流，擴(kuò)大檔案信息的利用面，充分發(fā)揮全系統(tǒng)的檔案作用。我們煤炭系統(tǒng)具體開(kāi)發(fā)檔案管理的軟件，即可充分利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)在行業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)橫向、縱向廣泛利用檔案資源。行業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)是建立一支適應(yīng)改革需要的檔案工作人員隊(duì)伍，不斷地學(xué)習(xí)(檔案法》。有必要的進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案人員的素質(zhì)得到提高，甚至發(fā)揮主管部門(mén)的龍頭作用，廣泛開(kāi)展學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，吸收多層次的人員參加，使其在活動(dòng)中能增強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案管理人員就可以活躍思想開(kāi)闊視野，使檔案管理工作完全投身于改革開(kāi)放的大潮中。
3開(kāi)發(fā)檔案信息，是發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)必不可少的手段
在知識(shí)不斷更新的信息社會(huì)中，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都以驚人的速度進(jìn)行著，任何一個(gè)專(zhuān)業(yè)和部門(mén)離開(kāi)了信息就無(wú)法生存和發(fā)展，這其中就包含著檔案信息。顯而易見(jiàn)，如果沒(méi)有古今中外積累的豐富檔案和資料、歷史“瑰寶”，就無(wú)法開(kāi)發(fā)和利用，人類(lèi)就不會(huì)有今天的文明，社會(huì)就不會(huì)有今夭的進(jìn)步。各行各業(yè)要獲得盡快發(fā)展，取得最佳的效益，離開(kāi)了信息源和流量是無(wú)法辦到的，同時(shí)離開(kāi)了檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，難免工作受挫。搞好檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，就是要利用現(xiàn)代化的手段來(lái)探索各項(xiàng)工作的規(guī)律，用宏觀控制、科學(xué)管理、正確指導(dǎo)思想來(lái)管理各項(xiàng)工作，為各項(xiàng)工作規(guī)劃未來(lái)做出科學(xué)的預(yù)測(cè)和決策，提供可靠的依據(jù)。
4利用檔案信息的內(nèi)在系統(tǒng)性為決策服務(wù)
在改革開(kāi)放中，各項(xiàng)工作政策性很強(qiáng)，涉及的面又很廣。檔案信息經(jīng)過(guò)檔案管理的精心搜集和細(xì)心整理，有嚴(yán)格的內(nèi)在系統(tǒng)性，可以反映出整個(gè)行業(yè)系統(tǒng)的各種政策，沿著改革、發(fā)展、繼承的關(guān)系，可以看出情況變化的宏觀過(guò)程和總的趨勢(shì)。如果在決策中充分發(fā)揮檔案信息的系統(tǒng)性的作用，就能取得顯著的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)該看到，我們所面臨的信息時(shí)代，遍布全國(guó)各行業(yè)各系統(tǒng)，特別是為各煤炭行業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，檔案信息管理工作也顯得至關(guān)重要。
對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行綜合管理，首先，要建立綜合檔案室，將文書(shū)、人事、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、科研、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、榮譽(yù)等檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院發(fā)展建設(shè)同步。其次，要用活檔案，服務(wù)醫(yī)院，注重檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，邊整理邊開(kāi)展服務(wù)，而醫(yī)院檔案實(shí)行綜合管理又有利于全面、系統(tǒng)地提供利用，能起到省時(shí)省力的效果。第三，要在各項(xiàng)工作中充分利用檔案資料集中后的豐富檔案信息資源，體現(xiàn)出檔案信息的整體優(yōu)勢(shì)和潛在價(jià)值。第四，要確保年度歸檔文件材料按時(shí)歸檔，做到收集齊全完整、分類(lèi)明確、前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準(zhǔn)確、排列科學(xué)合理、編目清楚，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化。
加強(qiáng)醫(yī)院檔案綜合管理，首先要在思想上重視。領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作擺到議事日程上，做到思想發(fā)動(dòng)、組織落實(shí)和目標(biāo)管理“三到位”。思想到位就是針對(duì)醫(yī)務(wù)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，輕視檔案管理的傾向，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)教育，幫助他們解決實(shí)際困難，做到政策留人、感情留人、事業(yè)留人，組織到位就是要通過(guò)各項(xiàng)組織落實(shí)的措施，使醫(yī)院檔案工作有人管、有人抓，每個(gè)科室、部門(mén)要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定醫(yī)院檔案管理人員，逐步形成比較健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，目標(biāo)到位就是要通過(guò)目標(biāo)責(zé)任制考核，將檔案工作納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃和年度工作目標(biāo)，以及有關(guān)人員的崗位職責(zé)，使醫(yī)院檔案管理工作做到有布置、有檢查、有總結(jié)、有表彰。
其次，要提高人員的素質(zhì)。要加強(qiáng)醫(yī)院檔案綜合管理，適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，必須采取各種切實(shí)可行的措施，大力提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案人員隊(duì)伍的素質(zhì)，總的要求是：政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、重學(xué)習(xí)、顧大局。醫(yī)院管理的目的在于保證醫(yī)療質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)救死扶傷，更好地為病人服務(wù)。檔案專(zhuān)業(yè)人員必須有高度的政治責(zé)任感，不論遇到什么困難，指導(dǎo)思想不變，為病人服務(wù)的宗旨不變。
第三，檔案人員觀念要更新。解放思想，更新觀念，大膽實(shí)踐，勇于創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理要解決的問(wèn)題。要改進(jìn)醫(yī)院檔案管理手段，故步自封、墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀、得過(guò)且過(guò)是沒(méi)有出路的，因?yàn)檫@不符合時(shí)代精神，也不符合醫(yī)院檔案工作實(shí)際。出路何在?出路在開(kāi)拓創(chuàng)新。要實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步解放思想，更新觀念，達(dá)到思想認(rèn)識(shí)上的與時(shí)俱進(jìn)，至關(guān)重要的是：要站在時(shí)代的前列，認(rèn)清醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向；掌握和了解醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀，確定發(fā)展的路子；大力倡導(dǎo)和鼓勵(lì)敬業(yè)盡責(zé)、勤奮鉆研的精神，立志崗位成才、立足崗位出成果的風(fēng)范；積極培養(yǎng)和發(fā)掘既懂政治又懂業(yè)務(wù)，一專(zhuān)多能的檔案管理人才。
相關(guān)檔案整理人員，也只對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單粗糙的整理、裝訂，在他們眼中，檔案管理工作并不是很重要，只要有人簡(jiǎn)單的操作兩下就行，不需要投入太多的精力。第二，缺乏相應(yīng)的管理制度，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒(méi)有在檔案管理工作中發(fā)揮其重要作用。管理制度的缺失直接導(dǎo)致的后果是一些重要的文件不能夠被很好的保存歸檔，從醫(yī)療信息的收集到信息的歸檔這一過(guò)程，存在很多漏洞，也致使很大一部分重要的醫(yī)療信息丟失或者失實(shí)。
二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化對(duì)策
上文對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理問(wèn)題進(jìn)行了相關(guān)分析。為了解決這些問(wèn)題，可以從以下幾個(gè)方面著手。首先，重視檔案管理工作的宣傳力度，加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)。如社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)可以組織相關(guān)的培訓(xùn)，采取多種方式對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行普及。并且對(duì)相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療信息填寫(xiě)進(jìn)行定期或者不定期的抽查，根據(jù)抽查結(jié)果設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制度。第二，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作實(shí)踐為指導(dǎo)，完善檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等，進(jìn)而健全檔案管理制度，使其更加規(guī)范化。第三，創(chuàng)新檔案管理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作為了今后檔案的開(kāi)發(fā)利用而服務(wù)。樹(shù)立以利用、服務(wù)為中心的指導(dǎo)思想。第四，鼓勵(lì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，在硬件方面，配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理房，并在檔案管理房?jī)?nèi)安防防盜、防火、防潮等設(shè)備。此外，鼓勵(lì)一些有條件的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開(kāi)”。
三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的意義
在學(xué)校班子的領(lǐng)導(dǎo)下，為促進(jìn)學(xué)校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點(diǎn)
圍繞學(xué)校中心工作、上級(jí)常規(guī)督導(dǎo)評(píng)估，堅(jiān)持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭(zhēng)在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個(gè)方面都取得比較大的進(jìn)展。
三、具體工作
(一)加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處
1、利用行政會(huì)議、教師會(huì)議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識(shí)，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識(shí);指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺(jué)性。
2、參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專(zhuān)家指導(dǎo)，掌握檔案專(zhuān)業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。
(二)積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會(huì)工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。
3、做好來(lái)文登記，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)文件精神、工作安排等事項(xiàng)。
4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門(mén)檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。
5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
(三)做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收年檔案，按要求及時(shí)做好整理、歸檔、鑒定、分類(lèi)、編目、裝盒、入庫(kù)做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評(píng)估檔案，分類(lèi)歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫(kù)，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒(méi)有使用價(jià)值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
4、學(xué)校合并時(shí)，他校(原中心小學(xué)和成教中心)移交的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實(shí)際，對(duì)本學(xué)期新收文件材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。為了便于管理和運(yùn)用分三類(lèi)：職能處室類(lèi)、小學(xué)類(lèi)、中學(xué)類(lèi)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即便于迎查又利于查詢(xún)服務(wù)。
6、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門(mén)檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開(kāi)展內(nèi)部檢查、評(píng)估、評(píng)比工作，為迎接督導(dǎo)評(píng)估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
8、建立處室(級(jí)部)活動(dòng)與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動(dòng)，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書(shū)文件資料，辦理登記備案。
9、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，廣開(kāi)服務(wù)渠道。
10、配合學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，以積極主動(dòng)熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹(shù)立良好的窗口服務(wù)形象。
(四)其他工作
1、開(kāi)展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事雞、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動(dòng)化。
2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
3、加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度(防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作。
