時間：2023-07-14 09:43:39
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案管理的目的和意義，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
事業單位體制改革的目的在于激活事業單位內在的運轉機制，而機制能否被激活則取決于是否調動起了單位內部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能和完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面來構建。
關鍵詞：
組織人事檔案管理；事業單位；新常態
隨著事業單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業單位檔案管理的重心應放在動態管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態下有必要重構檔案管理內容。
一、新常態下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業單位發展的關系事業單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發展聯系起來。實則不然，事業單位若要形成可持續發展的良好態勢，則需要在組織內部建立起專業技術人才培養梯隊，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。
2.傳統檔案管理形態下的消極因素傳統人事檔案管理嚴格規范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。
3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態來。這一新常態需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。
二、人事檔案管理的新常態
1.人事檔案管理目的的新常態人事檔案管理目的應適應新常態的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態管理，逐步轉變到“靜態管理與動態管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。
2.人事檔案管理功能的新常態通過管理創新，使得事業單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發揮出助力單位可持續發展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態勢中來。這一管理手段新常態的建立，不僅能確保事業單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環境相適應。
3.人事檔案管理評價的新常態人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環狀態下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發生改變，進而使新的評價機制能適應新常態的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內容建構
1.闡釋人事檔案管理向新常態轉變的意義推動事業單位人事檔案管理向新常態轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創新下，實現助力單位發展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規管理的內容。
2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業單位應在常規業務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。
3.充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能在動態視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業技術人才梯隊的培養，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優化和創新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。
4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。
五、結論
本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。
參考文獻：
[1]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).
[2]陳靜.我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州,2013(9).
關鍵詞：火電廠；基建項目；檔案管理；管理途徑
隨著我國改革開放以來，我國社會主義經濟體制不斷改革和完善，檔案管理工作的體制在經濟體制的促進下也不斷變化和完善。火電廠基建項目檔案是項目每個階段的工作內容，包括項目的決策階段、立項階段、施工階段以及驗收竣工階段，項目檔案是火電廠基建項目建O的主要組成部分，也是其中的關鍵性要素。所以，火電廠基建項目的檔案管理工作必須嚴格把關到位，從而確保基建項目的檔案管理工作能有效落實，確保火電廠基建項目能順利完成。
一、項目檔案管理的意義
項目檔案是項目建設過程中所積累下來的寶貴文件，它具有很高的技術含量、具有實際性較強、系統性較強、規范性較強的特點。項目檔案在項目前期工作中是作為申報和編制材料的主要依據；在項目施工階段是施工方案確定的主要參考文獻；在竣工驗收階段，主要根據項目建設過程中記錄的檔案來確定項目的質量、工序、施工方法等各個方面是否符合標準要求，是最主要的質量驗收的必備條件和憑證；更是投產后生產運行，管理、使用、維護、檢修，改建和擴建的重要依據，是企業不可估量的寶貴財富。
二、火電廠基建項目檔案管理現狀
（一）企業領導缺乏對項目檔案的重視
企業領導對項目檔案的重視程度不夠，認為項目檔案重要的是后期的整理歸檔，前期沒有檔案人員什么事，檔案管理人員沒有及時參與到項目的的前期工作中，使項目檔案工作與項目建設未能同步進行，造成檔案管理的脫節；同時未認真落實檔案管理的“三納入”、“四參加”、“五同步”，造成檔案部門的管理職能未能充分體現。
（二）檔案管理的組織和制度體系不健全
檔案管理相關制度不完善，制度的執行力度和操作流程中存在控制措施不到位現象，缺乏明確的檔案業務規范。
（三）管理人員素質不高
檔案管理人員的管理素質、基本技能、業務水平有待提高，主動開展檔案形成、收集、服務等工作的意識有待提升。火電廠項目有的管理人員缺少檔案管理的意識，并且對檔案管理沒有一定的認識，這就導致火電廠各部門的檔案管理工作中存在溝通不足，未能盡到各自的責任，對自身的管理工作沒有做到位，對外部的監督管理沒有落實檔案管理制度，久而久之，使得基建項目的檔案管理與項目的建設存在嚴重的漏洞。
（四）缺乏專業檔案管理人才
施工單位多數是技術人員兼職資料員，檔案管理概念不高，而資料的整理、組卷較多是外聘的當地的臨時工，人員較為復雜，人員素質參差不齊，缺少專業知識，并且，這些人員都是在需要組卷時才招聘的，沒有經過培訓，因此，所歸檔的資料存在較大的質量問題。
（五）缺乏監督機制
項目建設單位及監理沒有對施工單位的資料進行嚴格的監督管理及審核，導致施工單位上交的竣工資料不能完全滿足要求。
三、加強火電廠基建項目檔案管理的有效途徑
（一）充分認識建設項目檔案的重要性
充分認識建設項目檔案的重要性，加強檔案的培訓及宣傳力度，提高全員檔案意識和重視度，端正檔案管理工作的作風，以便提高基建檔案管理的水平。需要管理單位、設計單位、施工單位的檔案管理人員之間相互配合、溝通協調，在管理工作中不斷增加自身的檔案管理意識和責任意識，不斷促進基建檔案管理的真正意義。
（二）加強檔案管理工作的組織體系建設
實行項目檔案工作領導責任制，確定檔案工作分管領導，確定各職能部門、各項目檔案工作負責人；建立以企業分管領導為首，檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系，建立檔案管理網絡，以及各部門文件材料歸檔的崗位責任制及考核機制；建立健全項目檔案的各項制度和業務規范，制定有效措施保障項目文件材料的準確性、完整性、真實性和系統性。
（三）建立專業的檔案管理機構
由擁有充分專業知識和豐富管理經驗的人員組成專業的檔案管理機構，并明確各自的職責。不斷加強檔案管理機構中人員的專業學習和定期培訓，對檔案管理工作的各個影響因素進行分析，對管理工作的提高措施進行改進和完善，增加檔案管理者的業務素質。
（四）加強制度執行力度，實行過程管控，規范檔案管理工作
項目建設單位應加強各檔案制度的執行力，檔案人員應提前介入，全程參與、實現“前期策劃、過程控制，同步形成，及時歸檔”，使基建項目每個階段的檔案工作都能得以規范管理，確保項目檔案的完整、準確和系統。
[關鍵詞]高校檔案管理；信息化建設；實踐與探索
0引言
隨著教育的不斷發展，很多學校為了迎合國家擴招的趨勢，規模也在不斷擴大，無論是從整體的規模還是整體人數來看，各項數據都在迅速發展。高等學校的每項任務都是十分復雜的，也是數據量巨大的，這就使檔案管理成為最主要的難題。在這種大環境下，建設檔案管理流程化以及信息化成為當前高校發展的主要任務，充分發揮信息技術的快速性以及整體性，創新檔案管理流程，促進高校檔案管理的可持續發展。
1高校檔案的含義
我們所說的高等學校的檔案管理，指的是學校在進行活動中形成的一系列文件，比如教學、科研等管理方面。這些檔案對學校的發展有著十分重要的意x，對于研究學校發展以及社會發展有著重大的意義。這些文字以及圖像承載著不同時期的特點。這些檔案能夠從各個方面來顯示高校教學質量以及學校的辦學水平。在學校檔案重要性日益顯著的大背景下，加強高校檔案管理已經成為高校發展的重中之重，也是外界不可阻擋的。但是，從現狀來看，高校檔案管理存在著許多不可抗拒的問題，急需有效的措施去處理。只有這樣，才能夠在不占用太大空間的同時，將檔案進行分類，能夠快速找到所需的檔案，實現檔案的信息化處理，進行資源共享。
2高校檔案信息化建設的意義
2.1提高了管理效率
提高高校檔案管理效率的主要途徑就是檔案管理的信息化。目前，全國各大高校的規模都在擴大，目的就是為了迎合國家擴招的指示，這就使得學校的檔案越來越不好管理，傳統管理模式的弊端日益顯現，優化檔案管理的模式，提高管理的效率已經迫在眉睫。充分發揮檔案管理信息化優點的主要方式就是加快信息化的步伐，高校檔案信息化能夠使管理檔案時更加快捷，如果優化流程建成，能夠永久進行使用，這就使得整體的成本大大減少，檔案管理的效率也就大大地增加了。
2.2提高了高校管理水平
高校管理水平大大提高的主要方式就是高校檔案管理的信息化建設。高校檔案管理工作的主要部分就是高校檔案管理的信息化。要想達到這一目標，首要任務就是提高高校的教學管理水平，通過對信息化建設力度的加大，進一步對流程進行管理，提高高校整體工作效率，一方面節省成本，另一方面給教師們減少了任務量。檔案管理信息化是檔案管理發展的主流，也是推進高校發展十分現實的選擇，加快檔案管理信息化現代化發展的步伐，使得學校的發展提高一個層次。
2.3提高了高校檔案開發效益
高校發展的必然要求就是高校檔案管理的信息化，高校推進檔案管理的信息化發展，對于信息共享以及資源的再利用有著十分重要的意義，對于開發有著極大的幫助作用。需要發揮死檔案的優勢，為高校建設發展服務，對高校檔案管理有著十分重要的意義，對于打破管理人員的慣性思維，創新檔案的使用方法，改變檔案使用的權限，使得檔案從管理向使用信息采集進行轉變，加快檔案智能化發展，促進檔案管理部門的發展更好服務學校政務，方便教學教研活動更加順利地進行。
3高校檔案管理存在的問題
3.1缺乏統一的標準
高校檔案管理沒有制定統一的標準，缺乏科學性。隨著信息化發展，高校檔案管理也應該逐漸更新自己的管理模式，加快學校檔案信息化建設的步伐。最終目的就是為了實現高校檔案信息資源的共享，將資源進行遠程操控。而實現這些的前提就是必須要制定統一的科學標準。要建設統一的科學標準的前提就是各個學校制定出切實可行的標準，不斷探索高校檔案管理的標準，建立起統一的軟件設計標準、檔案建設標準，增加實時更新檔案數據庫并且將地方性的數據庫融人其中，確保高校檔案信息管理的安全性，目的就是為了給高校檔案管理信息化建設提供便利條件。
3.2基礎設施建設不完善
信息化基礎設施建設不完善是高校檔案管理的薄弱環節。一部分高校認為信息化就是計算機增加，這是錯誤的。這就是對信息化缺乏一定認識，并且缺少規劃。大部分高校并沒有專門的服務器，一般情況下都是使用普通計算機來代替。還有一部分學校網絡安全不配套，檔案管理也存在一定的缺陷，這就使得檔案信息化管理存在一定的漏洞，很多高校信息化管理硬件不夠完善，檔案管理系統也沒有進行實時更新，數據庫的數據沒有實現實時性，信息不夠完善。雖然有的學校配備了相應的軟件，但是由于整體的軟件與之不對應，不能夠兼容，使得整體的功能不能發揮出來。
3.3缺乏信息管理人才
人才的缺失是制約高校檔案管理信息化發展的根本原因。使得檔案信息發展相對落后一些。這使得高校檔案管理發展速度大大減緩。目前來說，高校檔案管理人員以及信息化人員比較缺少。熟悉檔案管理也了解信息技術的人員更加少。懂得檔案管理的人員不懂得信息化技術，懂得信息化技術的人員不懂得檔案管理，這就大大制約了檔案管理信息化發展。除此以外，受到了資金以及人力等方面因素的影響，高校數字技術發展還要滯后于社會，加上人才的匱乏，檔案數據的建立變得更加困難，信息化發展落后于其他的行業。因此，培養人才也是高校發展信息化檔案建設的重中之重。
3.4改進思想觀念
隨著時代的發展，高校檔案管理應該呈現其特色。但是，大部分的學校并沒有了解檔案管理信息化的意義，其重要性和必要性是影響檔案管理發展的主要因素，沒有認識到信息化在檔案管理建設中的作用，進而沒有對其制定相應的策略。同時，大部分的檔案管理人員都有其慣性思維，思想觀念也比較落后，不能夠積極創新自己的工作方式。單純地認為檔案管理只是高校工作的附屬部分，對于學校整體的教學質量以及發展沒有意義。這種落后的思想觀念使得他們懶散與不思進取，對于學校的發展前景是百害而無一利的，嚴重制約了高校的發展。
4高校檔案管理信息化建設的實踐與探索
高校檔案管理是一項長期工程，也是一項系統性的工程。信息化建設是其發展的主要手段。我們必須將眼光放長遠，統籌兼顧，創新信息化建設的方式。高校檔案管理信息化建設的探索與實踐需要每一個高校積極去探索，這對未來信息化體系標準的建設有著十分深遠的意義。
4.1加強標準體系化的建設
高校檔案管理信息化建設的標準體系目前還沒有明確，加強其建設對高校檔案管理有著十分深遠的意義。由于受到檔案傳統模式的影響，檔案管理方法近些年也沒有很大的改善，高校檔案管理信息化建設沒有形成統一的標準，也變得更加的復雜。在出現檔案管理信息化建設以后，沒有對其進行統一的規范。所以，使得目前的檔案管理存在著各執一詞的局面，使得檔案管理的信息管理困難大大加大。目前需要不斷加強檔案的收集力度，并且對其進行歸納，使用科學的標準對檔案進行管理，將檔案管理信息化建設得更加規范。只有制定出統一的標準以后，才能夠更加規范檔案管理流程，創新出統一的檔案管理標準。隨著時間的推移，國家也會制定一些規范檔案信息化建設的標準，加大檔案管理的力度。
4.2建立健全全面的數據庫
健全數據庫是各個行業的必要條件，加快高校檔案的數據庫建設，并對其進行全面的更新與補充，是建設信息化檔案管理的主要途徑，也是其必要的手段。建設強大的數據庫之前首先應該了解檔案的特點是什么，找出適應檔案特點以及發展前景的數據庫。檔案信息建設是檔案信息化的主要內容。檔案資源數據庫建設的水平直接決定了檔案管理的質量，這也關系到高校發展的方向。充分開發利用各個高校的檔案資源。一方面，應該加強學校各個資料的搜集，并且對其進行歸檔，建立起基本的數據庫。另一方面，高校應該加快檔案管理的信息化進程，對學校的資源進行數字化整合，以便于對檔案進行整合和再利用，不斷地填充更新數據庫。數據庫的更新與健全是建設信息化檔案的必要條件。
4.3完善高校信息化建設平臺
高校信息化平臺的建設對高校檔案建設有著十分重要的意義，這需要依托于校園網網絡。目前，學校校園網絡屬于局域網，依托于其建設信息化平臺，這對于推進信息化建設檔案有著十分重大的意義。隨著信息化建設進程的加快，就需要借助網絡快速性以及及時性的特點建設網絡信息化平臺。準確收集相關的資料以及檔案信息。這些就是為了能夠實現檔案管理的檢索更加自動。在校園網上開設信息化站點，將學校多方面的信息融入到站點內，進而實現共享信息資源，這就大大地增加了檔案管理的效率，利用率也大大地增加了。
4.4加快培養專業化的人才
人才的培養一直都是重中之重，引進先進的人才對于加強檔案管理有著十分重要的作用。另外，也需要不斷加強在職人員的培訓，改變他們的思想觀念，最大程度上加快檔案管理的建設步伐，加快信息管理隊伍建設。采用從外面引進人才以及加強內部人員建設雙方向的方式，來培養專業人才。高校管理人員應該制定相應的機制以及政策，調動起管理人員的積極性，通過保留相關的人才隊伍，實行一帶一路的方式，培養建設專業人才。檔案管理需要專業的人才在技術性以及專業性方面對整體人員進行培訓，更需要一批心理素質過硬以及事業心強的人員，建設起一批全面的復合型的人才楦咝＝ㄉ櫳畔⒒檔案管理做出貢獻。
關鍵詞：醫院；檔案；管理
醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理， 是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。
現我院檔案管理正向著規范化管理的軌道健康發展。領導重視是檔案管理工作的關鍵；加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎；對檔案工作重要性的認識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網絡，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規章制度，是檔案規范化管理的根本；檔案開發利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫院檔案管理工作能更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視醫院檔案管理人員的充實和培養，實現醫院檔案管理的現代化。
1 加強學習，增強意識
加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。
2 重視檔案的利用
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發檔案資源，實現檔案的現代化管理
檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。
一、高校檔案管理的重要意義
關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金；通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金；通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長；通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。
（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高校科學發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。
二、高校檔案管理中存在的問題
高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：
（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。
（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。
三、高校檔案管理模式創新的路徑
（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段,在當前社會信息化的進程中,面對高校的教職工規模不斷擴大的現實,高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高校科研水平、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用，使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。
（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。
四、結語
1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用
檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發展趨勢，同?r也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環節就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業發展實現可持續的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。
2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題
2.1 管理技術、人才缺乏
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規范性的標準，使得檔案管理行業的發展也面臨較大的挑戰。同時在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業人才，同時不斷增加專業信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。
2.2 檔案管理性質理解不正確
檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。
2.3 信息化檔案管理理念缺乏
目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。
3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略
3.1 增強管理人員的專業素質
針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。
3.2 樹立信息化檔案管理意識
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。
3.3 加快實現信息化檔案管理
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發展目光，且對于檔案管理行業的競爭規律以及發展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統檔案管理制度以及技術進行不斷的創新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業發展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現信息化的檔案管理。
關鍵詞：房地產工程；檔案管理；真實性
最近幾年，我國房地產業呈現出迅猛的發展趨勢，在房地產工程建設當中產生了大量的建設資料，這些資料涉及到房地產工程建設的方方面面，能夠全面反映工程建設過程，對項目管理、住宅建筑的維護等具有重要的意義。一直以來，管理人員對房地產工程檔案管理工作沒有足夠的認識，雖然檔案管理制度呈現出不斷完善的趨勢，但是仍然存在一些問題，如當前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問題，找到解決這些問題的方法，推動房地產工程檔案管理水平不斷提高。
一、房地產工程檔案管理中內容、特點以及存在的問題
1. 房地產工程檔案管理中內容、特點
房地產工程建設中產生的大量的施工建設資料，這些涉及到工程建設方方面面的資料，只要對工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設計、施工、竣工使用、維修及改建擴建等文件。具體來說房地產工程檔案的內容主要包括以下幾點：（1）綜合性文件材料，主要是有關房地產工程建設方面的一些綜合性的材料，如計劃任務書、工程地質水文勘察資料、工程地區抗震資料等等。工程設計方面資料，如初步設計、技術設計、施工圖設計。（2）工程施工、工程監理資料，工程設計變更資料等等，這些資料是工程建設檔案管理的重點內容，關系工程建設的竣工和工程竣工以后的維護。（3）工程建設中的各種圖紙資料，如設計圖、施工圖、竣工圖等等。
房地產工程的檔案管理工作與建筑工程項目的其他管理工作相比有著明顯的特點，主要表現在：（1）單一獨立性，在房地產工程檔案管理當中，一般采用的單項目管理的方式，并且在項目管理當中具有相對獨立性的特征。（2）真實性特征，對于檔案管理的內容來說，應該是工程建設的真實性的反應，是工程報批、施工、竣工過程中的最真實的原始記錄，與工程建設的總體過程保持一致。（3）實用性的特點，在檔案管理中的所有資料應該對工程建設具有一定意義的內容，無論是工程管理，還是對工程建設都具有實用意義。
2.房地產工程檔案管理中存在的問題
雖然房地產企業對工程檔案管理的認識逐漸加深，在實踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當中仍然存在很多問題。這些問題主要表現在以下幾個方面：
（1）檔案材料收集不完整
檔案材料收集不完整的問題在房地產檔案管理當中最為突出，現在房地產企業沒有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設中產生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應房地產項目建設的整個過程。一些與工程建設密切相關的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產工程檔案管理的重要內容，這些內容的缺失嚴重影響了房地產工程檔案管理的完整性。
（2）檔案管理人員的素質和能力偏低
檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質和能力，但是現在極少有房地產公司有專業的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負責。由于不是專業的檔案管理專業畢業的，他們在檔案管理知識、能力、素質等方面的水平較低，由于管理能力和素質的限制，導致房地產企業檔案管理無法做到詳細細致，與當前快速發展的房地產開發產業嚴重不符。另外，由于非專業人員管理檔案，房地產企業的檔案編制比較混亂，根本沒有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒有按照規定建立詳細的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無序，查找起來非常困難。
（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視
房地產工程的檔案管理應該貫徹于房地產工程建設的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認為檔案管理已經結束，因此被房地產項目的管理者忽視。實際上在竣工階段產生工程資料也不在少數，這些資料與工程建設的可以說是密切相關，由于部分建設單位，施工單位和技術檢測單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發生，因而造成檔案的歸檔出現停滯的狀態，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導致這材料無法及時歸檔。
二、房地產工程檔案管理問題的對策
要想提高房地產工程檔案管理的水平，必須分析這些問題形成的原因，在此基礎上根據現有的資料采取針對性的措施，來解決這些問題，促進房地產工程檔案管理的完善。
1.要重視檔案管理工作
房地產工程建設的管理者負責人應該意識到檔案管理的重要意義，重視房地產檔案管理工作，在工程立項階段就開始收集整理與本項目有關的工程建設資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時的歸檔，避免匆匆忙忙的開展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發生。另一方面，從項目的開始就進行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產開發企業要派專人負責檔案管理工作，還要通過制度建設，強化對檔案管理工作檢查監督力度，并在企業的績效管理中體現出來，用嚴格的獎懲制度激勵檔案管理工作者的積極性、責任心。
2.建立健全房地產檔案管理制度
當前房地產工程檔案管理中的問題與房地產工程檔案管理制度的缺失密切相關，在房地產工程檔案制度建設當中，應該對歸檔的程序做出詳細的規定，使房地產工程建設的各個階段的檔案資料都能實現有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范和完整。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、監理單位、施工單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。在檔案制度建設當中，責任制度的建設的最為關鍵，在責任制度建設中責任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責的基礎上，企業應該明確規定檔案管理人員應該承擔的責任。
3.重視竣工階段的檔案歸檔工作
檔案管理人員在房地產工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項目管理人員一起，按照建設項目檔案管理的要求，按照分類和順序，對工程建設的整個過程中產生的資料進行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實性、客觀性和完整性。對于檢查中發現的問題應該做到隨時發現隨時解決，盡可能的做到查漏補缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認真貫徹《建設工程質量管理條例》、《工程竣工驗收備案制度》等文件中的相關規定，嚴把竣工質量關，把檔案的驗收、移交作為工程竣工工作的重要環節和內容來抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協調統一。在檔案移交的過程中，建設單位應該按照檔案移交的實際情況決定是否出具《建設工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。
4.全面提高檔案管理人員的能力和素質
關鍵詞：高校；試卷檔案；紙質試卷；技術性問題
高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應該與時俱進
當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規范試卷檔案管理。
2.優化試卷檔案信息管理系統的應用功能
（1）教務系統信息的整合與利用
試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。
（2）試卷檔案系統功能的設計與優化
優化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。
3.簡化試卷歸檔程序
由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實性
試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。
5.簡化試卷檔案查詢程序
高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。
高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節能的管理方法，可以極大地節省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻：
[1]鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構建高校試卷檔案管理模式的實踐探討[J].黑龍江檔案，2011（3）：33.
