時間：2023-06-04 08:38:51
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關鍵詞：陳建規劃 檔案管理 必要性
Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.
Key words: ChenJian planning file management necessity
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
改革開放以來，我國的經濟建設取得了驕人的成績，城建規劃也取得了長足的發展，隨著社會主義市場經濟的快速進步，城建規劃檔案管理工作也被提上了議事日程，在開展陳建規劃檔案管理工作的過程中，必須要充分重視城建規劃的社會效益和經濟效益，統籌好各個環節之間的工作關系，建立健全城建規劃檔案管理工作的統一體系，真正發揮好城建規劃檔案管理工作的重要意義。
一、加強城建檔案管理工作的重要性
1、為我國的社會主義經濟建設提供良好的信息依據。城建檔案對于發展我國的社會主義市場經濟，促進我國社會主義現代化的建設具有很強的現實意義，有效地對城建檔案進行保存和管理，能夠有力地推動我國城市建設工作的進步，是城市規劃、科研、管理、建設及工程擴建、維修、改造等工作中都不可缺少的憑證和依據，能夠為我國的城市建設提供良好的信息資源，城市建設工作人員通過對城建檔案進行管理和有效地利用，不僅能夠減少城市建設工作中的原材料損失率，節約人力、物力、財力，減少建設成本，還能加快城市建設的步伐，為我國的城市建設贏得寶貴的時間。
2、城建檔案是解決經濟糾紛案件的重要材料依據。在當前我國的經濟建設過程中，經濟糾紛案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是擺在國家面前的重要課題，我國有十幾億的人口，經濟糾紛的案件占據了案件解決人員的很多時間，如果經濟糾紛遲遲得不到解決，不僅影響到了公民的根本利益，也會給政府的行政工作帶來很大的壓力，而在這個時候，城建檔案就能起到很好的憑證作用，通過對城建檔案進行查證，就能很好地解決經濟糾紛的案件，既節省了案件解決人員的時間，又能充分保障公民的自身利益。
3、在拆遷工作和舊城改造等工作中，城建檔案起著有力的參考憑證作用。隨著我國城市現代化的建設步伐不斷加快，各地紛紛開展舊城改造和房屋拆遷工作，在進行這些工作的過程中，難免會出現居民與城建單位的糾紛問題，要想做到既能保障居民的利益，又能促進城建工作的順利進行，就必須要找到具有說服力的參照物和憑證，在這一過程當中，城建檔案就能夠發揮其自身的優勢，為拆遷工作和舊城改造工作中出現的問題提供解決的依據和辦法，促進我國城市化的更好更快建設。
二、城建檔案管理工作中呈現出的相關問題
1、檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有做到充分地重視。一方面，城市建設單位對城建檔案管理工作的重要性沒有一個科學的把握，做不到充分地重視，這樣的一種工作認識使得城建單位在進行施工建設的過程當中總會抱有一種輕檔案、重建設的錯誤思想，認為城建檔案的管理工作沒有進行的必要性，在自己的工作范圍內嚴重忽視了城建檔案管理工作，缺乏運行城建檔案管理工作的有效機制，尤其是在一些建筑類的行業，城建檔案管理人員沒有實際的業務水平，常常是由工程中的資料員兼職城建檔案管理員，缺乏科學的檔案管理智能作用，造成了城建檔案管理工作中的巨大缺失。
2、缺乏具有專業素質的城建檔案管理人員。隨著我國城市建設的不斷發展，城市建設的工程量日益加劇，城市建設工作中對城建檔案管理人員的素質要求不斷提高，但是受傳統的城建檔案管理思想的影響，我國現在嚴重缺乏能夠從事城建檔案管理工作的專業人才，當前情況下，很多城市建設單位的檔案管理人員大都是由一些資料員進行管理的，缺乏技術技能和專業素質，導致我國的城市建設信息化建設遇到了很多的困難。
3、我國的城建檔案管理工作缺乏必要的安全保障。從科學發展觀的角度出發，任何一項工作的展開都需要建立安全的保障措施，一般來說，對于城建檔案管理工作的開展，首先就要建立好城建檔案館這一特定的檔案保存場所，對城建檔案管理建立專門的管理機制，切實制定相應的管理制度，我國的城建檔案管理工作之所以出現眾多漏洞，其很大的一方面原因就是沒有建立一個完善的檔案管理機構和機制，造成我國的城建檔案缺乏統一的管理，在進行城建檔案管理工作的過程中，缺乏先進技術的有力支持，沒有對城建檔案管理工作開展有效的網絡技術管理開發和應用，造成城建檔案管理工作的效率遲遲得不到有效地提高，因此，在此后的城建檔案管理工作中，國家一定要給予大力的技術支持，不斷提高工作人員的相關技術技能，以先進科學的技術帶動我國城建檔案管理工作的有效進展，進而推動我國城市化的建設步伐，促進我國經濟的繁榮發展。
結語：隨著我國城市化建設步伐的不斷加快，城建檔案會越來越多，城建檔案的管理工作也必須引起有關人員的足夠重視，我們要不斷加強城建檔案管理工作，建立完善的城建檔案管理工作機制，制定相應的管理策略，加強對城建檔案管理的立法工作，切實實行科學發展觀的領導思想，加強對檔案管理工作人員的素質培訓，提高他們的專業技能和專業素質，促使他們樹立正確的人生觀和價值觀，要求工作人員必須要有強烈的責任心和政治意識，本著全心全意為人民服務的理念，切實做好自己的本職工作，同時，也要加快城建檔案管理工作的科技水平，采用先進的數字化信息技術，為城建檔案管理建立良好的網絡管理機制，樹立與時俱進的思想，不斷改進自己的管理方式，充分發揮城建檔案管理工作的積極作用。
參考文獻：
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[關鍵詞]數字化；檔案管理；必要性
隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。全國檔案信息化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強檔案信息數字化管理基礎上，逐步向網絡化發展，通過網絡最大限度的開發利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。
一、檔案數字化是信息時代的必然要求
檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
（一）提高經濟效益
社會經濟的飛速發展使機關落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
（二）提高辦公效率
數字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人數、退休、調動等，要想正確統計，動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
二、實現檔案數字化管理的主要困難
由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。
（一）資源浪費
電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、不同類型的文件并發、保存的局面，造成了人力、物力、財力的浪費。
（二）電子文件歸檔困難
辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據了解，目前很多大型企業都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。
（三）管理的長期保存有困難
電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實的“高檔打印機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、實現檔案數字化管理需要注重把握的環節
（一）建設系統工程，實現信息共亨
檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統
針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體的質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。軟件方面，要通過采用多級權限、密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
（三）建設專職隊伍，提高管理水平
人才是檔案信息數字化的保證，科技人才是檔案數字化建設的關鍵。檔案信息數字化是一項技術性很強的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎理論知識和檔案管理知識外，還應掌握計算機技術、網絡技術等現代技術知識。檔案管理部門一方面要積極引進具有計算機等專業知識的專門人才；另一方面要加大對現有檔案干部隊伍素質的提高，舉辦各種信息技術培訓班，為檔案工作者綜合素質的提高創造條件。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。
檔案信息數字化建設是一項復雜的系統工程，牽涉到技術、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設和“加強信息資源開發利用工作”的契機，創新工作機制，加快檔案信息數字化建設的步伐，促進檔案信息化建設的進程，充分發揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業的新發展。
參考文件：
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[2]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究[D].武漢大學，2004.
[3]李曙光.電子政務信息保障問題研究[D].湘潭大學，2004.
1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進行拷貝的過程中，可以直接將文件轉換成為通用格式的存儲內容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內容進行顯示和處理。而當使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸的含義是不同檔案管理部門可以通過互聯網或者數字通信技術實現點對點的檔案傳輸，實現電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經常會通過通信傳輸這一方式被相關人員進行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過檔案部門的計算機在部門的網絡中直接對電子檔案進行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術支持。
2電子檔案的重要性
對于現階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節省人力、物力
通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負擔，提高了檔案歸檔整理的質量，有利于節省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務水平
實施檔案管理工作的目標便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，強化電子檔案管理工作，實現電子化的檔案管理，能夠進一步提高檔案的服務水平和質量。實施電子檔案管理，能夠將大部分的原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或者是數字通信技術實現眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術手段存在很大的依賴性，所以在進行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復雜流程。在強化電子檔案管理工作的過程中，應當通過多個方面的有機協調，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構建檔案管理制度，加強電子檔案安全性管理
想要充分發揮檔案管理工作的作用，首先就應當構建一個相對完善的檔案管理制度，規范計算機條件下檔案管理的相關步驟，進一步適應電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機技術的快速發展，網絡技術也隨著得到了巨大的發展，這樣一來黑客和計算機病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機系統當中，所以在實際工作當中，一定要針對這些網絡安全漏洞進行及時修復，安排專業人員定期檢查檔案管理網絡，保證網絡的安全系數在一個合理的水平，進而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發生
在檔案使用的過程中，經常會出現檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發生，應當規范檔案利用方式，要求在對電子檔案進行利用之前，相關使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠對電子檔案進行查詢和使用。另外還應當構建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關的網絡技術加強電子檔案的收集工作，對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。
3.3加強檔案工作人員的管理，提高檔案保護意識
（一）檔案管理是工程建設質量控制的關鍵環節
對工程檔案進行管理控制，主要目的是為了更詳細的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質量控制主要表現為施工現象的質量控制，包括產品質量控制、工藝質量控制。具體來說，影響質量控制的因素主要表現在人、機、料、環境以及方法這五個方面，而通過專業培訓后持證上崗的“人”，需要現場調度和輔助工程建設的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應場地“環境”的變化，通過記錄施工日志反應工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內。由此可見，檔案管理是工程建設質量控制的關鍵環節，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設
工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環節的具體細節，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現出了工程檔案的價值和活力。
二、強化工程檔案管理的措施
（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓
工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等。可以加強對檔案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質。定期組織學習專業理論知識。要積極培養檔案工作人員懂技術、業務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現持證上崗；集中組織業務培訓。此類培訓如果單位內部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內容作詳細培訓。
（二）進入施工現場，增強檔案的真實性
加強工程檔案管理工作是工程規劃、建設以及管理的重要依據。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現場，對登記在冊的工程項目進行現場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現場的同時也要與建設單位一同進行現場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。
（三）通過計算機與互聯網資源，強化檔案的網絡化管理
利用軟件對檔案實行信息化管理已經成為檔案管理的發展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯網技術，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協調能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實行崗位責任制
檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態度是密切相關的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內容缺乏真實性的現象發生。檔案編制需要經過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環節如果某一部分出現紕漏，都會影響下一環節，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發現檔案出現問題，需要針對問題責任到人，且要對相關負責人予以嚴厲懲罰。
三、總結
關鍵詞：項目 檔案 管理
河南煤化集團新疆公司自2008年進疆以來，發展迅速，在伊犁、準東、吐哈、庫拜已形成四大產業基地，目前正有序的向克州和塔城地區拓展。產業涉及煤炭開采及洗選、煤化工產品開發、電力、物流貿易等。筆者在參與的130萬噸/年焦化項目、20萬噸/年焦爐煤氣制甲醇項目、40億立方米/年煤制天然氣項目及2×1000MW煤電一體化等十余個大項目的建設工程中，逐漸領悟到，加強項目檔案管理，對于促進項目的健康發展的是非常必要的。
1、加強項目檔案管理的意義
項目檔案記錄了項目建設的全過程，是項目建設的歷史見證，是維護建設單位和各參建單位合法權益的重要憑證，同時項目檔案也是項目建設后生產、管理、維修、維護、改建、擴建的重要參考文件；這不僅僅是建設單位單方面的工作，它從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應與安裝等參建單位共同來完成，具有不可再生，很難辦理，經手人員多，人員變化大等特點。因此，加強項目檔案管理，確保項目檔案的齊全、完整、準確具有非常重要的意義。
2、項目檔案管理的現狀
計算機的出現，不僅給生活帶來的翻天覆地的變化，同時也給項目檔案管理帶來了極大的方便，運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，計算機的引入，是檔案管理史上的一大飛躍。總體形勢讓人樂觀，但是項目檔案管理仍存在著不少問題，急需進行改進。
2.1 項目文件管理的職責混亂
各參建單位之間文件材料的收集整理分工不明確，對范圍內應收集、歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執行文件形成部門整理文件的規定。
2.2 項目檔案管理人員流動性大
特別是項目建設處于初期階段時，人員框架還未組建完善，專業技術人員調動頻繁，資料管理沒有統一的流程，一般由臨時指定的兼職檔案管理人員保管各種會議文件及初期的審核或批復公文。待項目走上正軌時，項目檔案已幾經移手，難免有重要文件出現缺失遺漏。
2.3 項目文檔資料收集不齊
建設項目前期文件缺失較多。如：項目委托書、重要的會議紀要等；建設項目設計文件不全，如：方案、設計等文件的優化方案；建設項目施工文件不全，如：質量監督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設計變更通知單、竣工圖紙等；建設項目監理文件不全，如：工程進度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質報審表等；設備文件不完整，如：無設備開箱記錄、無檢驗報告等。
2.4 存檔文件不規范
文件格式不規范，文件材料沒留裝訂線；簽認手續不完整、不真實；使用不耐久字跡材料記錄文件；文件材料的內容自相矛盾（竣工圖與設計變更不符）；部分重要文件存在代簽等現象。
2.5 文件材料整理編目不規范
文件的組卷不合理，如：施工文件中的安裝記錄文件與相關文件（工程質量報驗單）等分別組卷；案卷標題擬寫不規范（名稱、內容、文種）；案卷題名沒有提示卷內文件的全部信息等。
2.6 建設項目文件整理歸檔不及時
平時對文件資料不注意收集，工程收尾臨近工程達標投產驗收時才突擊整理，很難保證項目檔案的齊全、完整與準確。
3、如何加強項目檔案管理
隨著河南煤化新疆公司項目發展的不斷深入和壯大，在工作中形成的檔案材料越來越多，對檔案管理的要求越來越高，所以加強檔案管理工作，使項目檔案更好的服務于項目發展顯得尤為重要。
3.1 健全檔案管理制度，提高檔案管理意識
要從思想上認識到項目檔案管理的重要性，切實增強檔案管理的責任感，樹立認真負責的工作態度。制定適合項目實際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負的責任，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點。
3.2 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員的素質
項目檔案管理是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能，不僅要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要熟悉所屬項目工藝流程，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。
3.3 及時收集檔案資料，合理分類歸檔
在項目建設與管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實不規范的材料，根據檔案建設的要求及時督促有關建設單位在規定的時間內形成完整、規范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現象的發生。在檔案的整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，區分不同類型，并按短期、長期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。
3.4 檔案工作現代化
計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。運用計算機管理檔案工作，須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。
檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。
參考文獻：
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關鍵詞：計算機；房屋管理；必要性
隨著我國改革開放的逐步深入，我國住房制度改革也在不斷的拓展，導致房屋市場競爭越來越激烈。通過對我國房屋管理情況進行調查和研究，我國很多房屋管理局仍然采用傳統的手工管理模式進行管理，這樣的管理模式已經不能滿足市場經濟發展的需求。隨著我國科學技術的發展和進步，高科技產品已經被應用于房地產市場中，在運用計算機進行房地產市場管理的過程中，使房地產市場充滿了活力，我國房屋正在逐步運用計算機進行管理。
一、我國房屋檔案資料管理存在的問題
檔案類別主要分為轉移登記，變更登記，預告登記，初始登記，他項權登記，還有注銷登記，房屋檔案資料管理是房屋管理工作的重要組成部分，房屋檔案主要包括收集、整理、鑒定等環節，房屋檔案資料能夠反映住戶的實際居住狀況，而且房屋檔案資料具有較高的保存價值，房屋檔案資料是確定房屋產權的最重要依據。
對于部分大型的房屋管理局，其擁有的房屋檔案資料的數量較大，且涉及到的范圍較廣，對于這樣的房屋管理局，其戶主會經常發生變動，在這樣的情況下，如果采用手工管理模式進行房屋管理，將會非常麻煩。在手工管理模式下，通常選用紙質記載房屋信息，如果長時間翻閱房屋檔案資料，原始材料在一定程度上會有損壞。
隨著經濟的不斷發展和進步，我國部分地區的人員流動逐漸增多，這就使房屋的戶主頻繁發生變化，手工式的管理模式已經不能滿足時展的要求。隨著房屋檔案資料逐漸的增加，其采用手工模式進行分類統計匯總將費時費力，不利于提高房屋管理的效益。
二、在房屋管理中，應用計算機的重要作用
1.有利于快速、準確的統計房屋檔案資料
在實際的房屋管理工作中，對房屋檔案資料進行統計匯總是經常性的工作，從工作程序上看，其工作程序非常繁瑣。這項工作需要很多步驟才能完成，例如：數據的搜集、項目的管理、歸并、制作報表等工作，如果采用人工的方式進行工作，不僅浪費時間和精力，而且還存在筆誤的問題，可能會造成差錯，會給房屋管理工作造成一定的影響。
目前，運用計算機進行房屋管理，有利于提高房屋管理工作的準確性，并能大幅度縮短房屋管理工作的時間，在很大程度上有利于提高房屋管理工作的效率。在通常情況下，運用計算機進行房屋管理，可以在1小時內統計出35000多套住房的使用信息，并可以利用報表的形式將房屋的使用情況打印出來。就計算機本身而言，其具有較強的統計能力，運用計算機進行房屋管理，不僅有利于房屋管理人員全面的掌握房屋的使用情況，而且還能夠為房屋管理者的決策提供可靠的依據。
2.有利于提高房屋管理的效率
縱觀所有的房屋管理工作，其經常的業務主要包括查詢和檢索檔案資料，雖然在我國房屋管理制度中已經嚴格規定查詢和檔案資料的相關內容。但是，如果運用人工的方式進行查詢，其仍然存在著很多缺點，如果進行頻繁的查詢紙質的房屋檔案資料，將會損壞紙質資料，且費時費力。
運用計算機進行房屋管理，可以根據數據庫的具體形式，輸入相應的命令，也可以通過數據庫查詢某住戶的實際情況。可以運用系統查詢進行檔案管理，每一份檔案都有編號，在電腦上能一一查詢出來編號，這樣更有利我們拿實體檔案，但是如果掃描的就能直接把資料打印出來，不用那么麻煩去庫房找實體檔案。另外，如果各地房管局都能聯網，這樣要是要查外地的人的房產就不用跑去外地了，這樣比較便民。
3.有利于簡化工作程序
房屋管理的整個過程是一個動態的管理過程，要針對住戶的姓名、單位、權屬進行核實、登記，這將有利于保證房屋檔案管理的準確性和完整性。通常房屋住戶的變更手續大致分為轉戶、換房、新分配入住等，如果運用傳統的方法進行管理，其手續的辦理非常繁瑣。要進行后臺查閱，并根據住房的相關示意圖，進行臺賬的信息進行相關修改，并在住房示意圖上標明手續辦理情況，這樣的房屋管理非常麻煩，將會降低工作效率。
如果應用計算機進行管理，操作程序將會簡化，僅僅需要專業人員根據計算機程序，輸入相應的數據，如果存在調動住房的情況，要運用計算機將相關數據進行修改。這樣的房屋管理工作較為便捷，在很大程度上縮短了工作程序，簡化了工作的內容，而且省時省力。
三、運用計算機進行住房資料管理的過程中必須注意的問題
在運用計算機進行住房檔案管理的過程中，雖然計算機起著舉足輕重的作用，而且計算機的應用也為住房資料管理工作提供了便捷，但也不能忽視原始住房檔案資料的重要性，一旦計算機出現問題，或者因為某種原因而不能正常工作，這就需求住房檔案的原始資料。因此，要將電腦和原始檔案結合起來，而不能單純依靠電腦，原始檔案資料也要好好保存，運用現代化技術的基礎上要對原始檔案備份，好好保護好原始檔案。
四、結語
隨著我國社會經濟的不斷進步和發展，我國逐步的進入計算機網絡時代，計算網絡給人們的生活帶來了很多方便。在我國房屋市場管理的過程中，正在逐步的應用計算機網絡。計算機網絡的應用，提高了房屋管理的工作效率和工作質量，更方便于房屋管理者掌握房屋使用信息，同時，也為住戶提供了準確的住房依據。計算機的普遍應用，使我國房屋管理在市場經濟大潮中穩步前進。
參考文獻：
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一檔案管理專業教學存在的問題
檔案管理專業是高職院校文秘專業和行政管理專業的主干課程，也是文秘工作者必須掌握的基本技能。高職院校培養的文秘人員，是直接服務于社會的專業人員。目前社會需要文秘人員的單位既有黨政機關、大型企業，也有小型企業。在一些小型企業，文秘常常身兼數職，既是領導者的助手，又是檔案管理者。而小型企業的檔案管理既有企業內部資料，又有相關人事。而文秘人員只有充分了解檔案管理的規律、性質和作用，才能有效開展自己的工作，使自己的工作有條不紊。而做到這一點，就必須要在“檔案管理專業”中學好這門課。目前，我國的檔案管理專業在教學中還存在一些問題，阻礙著該專業的發展。首先，在教學方式上，目前的檔案管理教學還存在著填鴨式的教學方式。教師在講課時，只注重理論傳授，缺少與學生的互動。更缺少學生的參與。檔案管理本來就是一件比較枯燥的工作，需要工作者的耐心和細心才能完成。這份工作性情急躁的人難于勝任。在教學中如果用枯燥的方式進行講授，很難使學生產生興趣。其次，是教材方面的原因。目前的檔案管理專業教材大多是本科所用教材，偏重于理論性。而高職教學的目標是偏重于實用性，學生掌握了相關技能，就要馬上投入到工作實踐中。這樣的教材就和生活嚴重背離。理論性的教材內容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高職學生很難掌握。并且這些概念性知識在以后的實際工作中，并沒有多少使用價值。隨著計算機的普及，當前的檔案管理已經采用電腦操作，以前的檔案管理，工作重點在管理方面，檔案制作是文秘人員的工作，但在計算機時代，檔案管理已經成為“文檔一體化”，將文秘和檔案管理集于一身。但教材中卻沒有體現這一點。第三個問題是課程設置問題，目前的檔案管理課程偏重于理論學習，輕視了手工操作。檔案管理是個細心加耐心的復雜工作，在工作中需要手眼腦并用。因此這門課程需要不斷地進行訓練，才能掌握技巧，尤其是目前的“文檔一體化”，更是要以實際操作為主。如果只重視理論，將來學生走上工作崗位就會出現手忙腳亂的狀況。第四個問題是教師存在的問題，目前檔案管理專業的教師，大多數是文檔一體化之前的教師，他們對于這種與電腦相關的檔案管理黑沒有完全適應，因此在教學中也不能將這種新操作方式傳給學生。一些學生常常在學校學不到這類知識，還是在實習階段自己通過實習，向從事這門技術的專業人員學來的。
二檔案管理專業改革的途徑探索
檔案管理專業的教學改革要從以下幾個方面做起。
（一）改善教學方式
進入新世紀以來，我國各行各業都重視對專業人才的使用。過去，一些小型企業的文秘工作，一般都是找個中學生來代替，或者是家族企業的家屬擔任。但進入新世紀以來，企業管理越來越專業化，小型企業和家族企業也步入正規化。因此文秘人員的市場需求也越來越大，在教學方式方面，要將實用型人才的培養放在首位，而實用性就是要強調學生的動手能力。在教學檔案管理這門課程時，要強調檔案的重要性。像我國目前就有很多與檔案有關的電視節目，如《國寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關，可以將這些內容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學生明白檔案管理的重要性。在教學課程中，教師要鼓勵學生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關檔案，來強化他們的理論知識。
（二）改善教材內容
高職教育是目前我國高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實用性掛鉤，編寫適用于高職學校使用的教材。增加實用性和現代化內容，摒棄那些不適合時代的陳舊內容，將動手能力作為教材的主要部分。由于目前出現的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關內容，這樣，學生走上社會就會利用自己掌握的技服務于社會。
（三）課程設置的改革
在課程設置上，也要將動手能力的課程時間加大，讓學生在學習中實踐，這樣便于鞏固知識，也鍛煉了他們的實踐能力。動手能力不僅是掌握計算機技術，還要通過實習，幫助企業制作檔案，這樣才能使學習和生活聯系在一起。閉門造車式的制作不能適應社會需要。
（四）提高教師素質
縱觀當前較多單位人事檔案管理，其仍舊包含一定的缺陷與不足。首要問題在于材料不完整，而引發成因在于形成人事檔案的階段中牽涉到較多部門，例如行政機構以及組織機關等。這樣一來便會導致要收集整理的人事檔案范疇廣泛，在有關機制沒能健全完善之時，形成檔案部門無法弄清楚材料具體的歸檔范圍，進而導致應該進行歸檔的資料無法按時上交到檔案機構。另外，基于人事檔案管理并非從屬首個工作范疇領域，因此致使人事檔案機構日常工作始終過于被動，加之人事檔案管理人員欠缺合理有效匯總收集的理念，無法通過創建歸檔管理制度，主動快速的完成收集工作，相反是被動的坐等材料上門，發掘材料不足也不積極的進行補全，影響了人事檔案信息的完整性，尤其是新進職員工檔案不隨人走的問題極為常見。核查人事檔案完整性需要投入較多的精力、任務量大，多為重復腦力勞動，由于工作人員精力與耐心有限，經常會導致漏檢問題。從檔案信息內容來講，其呈現出一定的空泛性，依照我國人事檔案管理標準，其材料內容涵蓋十個類別，多為反映工作人員社會關系、政治背景信息，難免偏重于形式，對人才進行考核評定的信息則較為類似，而反映其實踐技能、科學研究、取得成果的內容則不多，無法凸顯出不同員工的特點與個性，影響了人事檔案材料應用價值。基于人事檔案管理工作體現了一定的規范嚴格性，因而實踐工作中需要從事大量的手工勞動，另一方面也影響了其信息化管理的程度。而人事檔案信息內容體現了高保密性，因此在信息管理系統設計過程中，需要充分的考慮這一特征。伴隨現代化信息手段的快速發展，檔案管理工作不斷對信息化系統提出更高的要求，這也使人事檔案管理信息化面臨了更大的考驗與挑戰。
2人事檔案管理信息化必要性
人事檔案管理信息化是順應時代潮流的必然趨勢，其離不開現代化信息管理系統的有效支持，同時工作人員還應具備較高的信息化素質，不斷的更新工作思路，方能令較多重復冗余的工作變得更加簡單、便利。實踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學，應通過整合信息化手段，創建完整的信息數據庫。人事檔案內容之中最能夠反映工作人員實踐能力、取得成就的信息收集起來具有一定難度，為此應通過信息化手段，創建科學合理的網絡系統模塊對員工有關的獎勵信息進行登記，彌補人事檔案內容空泛的缺陷問題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應用者可更合理的看待個人檔案，更新以往對人事檔案的錯誤認識。員工還可利用信息化系統自主充實有關獎勵的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養成個人信息歸檔有責的良好習慣。由檔案管理工作人員層面來講，人事檔案管理信息化不僅可充實個人信息還可凸顯員工個性，由以人為本的角度入手匯總有關獎勵信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實踐工作效率，為挖掘有價值信息提供基礎的原始材料。信息化平臺的設計應用應全面考量安全性以及有關應用管理權限，預防信息內容被惡意篡改、刪除或是非法應用。員工個人補充檔案信息應經過檔案機構的審核方能，通過驗證原件材料有效預防弄虛作假問題。人事檔案資料的查缺補漏工作開展起來難度較大，需要不斷的重復驗證，涉及數據量龐大且耗費較多時間，應用信息化管理系統則可有效的應對重復不斷同時具有一定規律的資料內容。人事檔案信息的十個類別體現了嚴格規律性，對此類規律做深入細致的研究，可依照人事檔案內容之中的基礎信息編寫查漏信息表，同當前的人事檔案目錄做比對研究，并全面統計出欠缺的材料。應用計算機信息處理手段，可依照人員信息各個項目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對比查漏，進而令此項工作能夠批量化進行，通過自動化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動，大大提升實踐工作效率。另外，需要依照現實狀況做更新調整，令其向著智能化方向發展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統之中的功能模塊完成，通過模塊完成有關系統數據項、信息內容的模糊性對比以及子系統二次開發。
3結論
