時(shí)間：2023-06-04 08:38:51
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關(guān)鍵詞：陳建規(guī)劃 檔案管理 必要性
Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.
Key words: ChenJian planning file management necessity
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
改革開放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)取得了驕人的成績(jī)，城建規(guī)劃也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，城建規(guī)劃?rùn)n案管理工作也被提上了議事日程，在開展陳建規(guī)劃?rùn)n案管理工作的過(guò)程中，必須要充分重視城建規(guī)劃的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，統(tǒng)籌好各個(gè)環(huán)節(jié)之間的工作關(guān)系，建立健全城建規(guī)劃?rùn)n案管理工作的統(tǒng)一體系，真正發(fā)揮好城建規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重要意義。
一、加強(qiáng)城建檔案管理工作的重要性
1、為我國(guó)的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供良好的信息依據(jù)。城建檔案對(duì)于發(fā)展我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，有效地對(duì)城建檔案進(jìn)行保存和管理，能夠有力地推動(dòng)我國(guó)城市建設(shè)工作的進(jìn)步，是城市規(guī)劃、科研、管理、建設(shè)及工程擴(kuò)建、維修、改造等工作中都不可缺少的憑證和依據(jù)，能夠?yàn)槲覈?guó)的城市建設(shè)提供良好的信息資源，城市建設(shè)工作人員通過(guò)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理和有效地利用，不僅能夠減少城市建設(shè)工作中的原材料損失率，節(jié)約人力、物力、財(cái)力，減少建設(shè)成本，還能加快城市建設(shè)的步伐，為我國(guó)的城市建設(shè)贏得寶貴的時(shí)間。
2、城建檔案是解決經(jīng)濟(jì)糾紛案件的重要材料依據(jù)。在當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中，經(jīng)濟(jì)糾紛案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是擺在國(guó)家面前的重要課題，我國(guó)有十幾億的人口，經(jīng)濟(jì)糾紛的案件占據(jù)了案件解決人員的很多時(shí)間，如果經(jīng)濟(jì)糾紛遲遲得不到解決，不僅影響到了公民的根本利益，也會(huì)給政府的行政工作帶來(lái)很大的壓力，而在這個(gè)時(shí)候，城建檔案就能起到很好的憑證作用，通過(guò)對(duì)城建檔案進(jìn)行查證，就能很好地解決經(jīng)濟(jì)糾紛的案件，既節(jié)省了案件解決人員的時(shí)間，又能充分保障公民的自身利益。
3、在拆遷工作和舊城改造等工作中，城建檔案起著有力的參考憑證作用。隨著我國(guó)城市現(xiàn)代化的建設(shè)步伐不斷加快，各地紛紛開展舊城改造和房屋拆遷工作，在進(jìn)行這些工作的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)居民與城建單位的糾紛問(wèn)題，要想做到既能保障居民的利益，又能促進(jìn)城建工作的順利進(jìn)行，就必須要找到具有說(shuō)服力的參照物和憑證，在這一過(guò)程當(dāng)中，城建檔案就能夠發(fā)揮其自身的優(yōu)勢(shì)，為拆遷工作和舊城改造工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提供解決的依據(jù)和辦法，促進(jìn)我國(guó)城市化的更好更快建設(shè)。
二、城建檔案管理工作中呈現(xiàn)出的相關(guān)問(wèn)題
1、檔案管理人員對(duì)城建檔案管理工作沒(méi)有做到充分地重視。一方面，城市建設(shè)單位對(duì)城建檔案管理工作的重要性沒(méi)有一個(gè)科學(xué)的把握，做不到充分地重視，這樣的一種工作認(rèn)識(shí)使得城建單位在進(jìn)行施工建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中總會(huì)抱有一種輕檔案、重建設(shè)的錯(cuò)誤思想，認(rèn)為城建檔案的管理工作沒(méi)有進(jìn)行的必要性，在自己的工作范圍內(nèi)嚴(yán)重忽視了城建檔案管理工作，缺乏運(yùn)行城建檔案管理工作的有效機(jī)制，尤其是在一些建筑類的行業(yè)，城建檔案管理人員沒(méi)有實(shí)際的業(yè)務(wù)水平，常常是由工程中的資料員兼職城建檔案管理員，缺乏科學(xué)的檔案管理智能作用，造成了城建檔案管理工作中的巨大缺失。
2、缺乏具有專業(yè)素質(zhì)的城建檔案管理人員。隨著我國(guó)城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)的工程量日益加劇，城市建設(shè)工作中對(duì)城建檔案管理人員的素質(zhì)要求不斷提高，但是受傳統(tǒng)的城建檔案管理思想的影響，我國(guó)現(xiàn)在嚴(yán)重缺乏能夠從事城建檔案管理工作的專業(yè)人才，當(dāng)前情況下，很多城市建設(shè)單位的檔案管理人員大都是由一些資料員進(jìn)行管理的，缺乏技術(shù)技能和專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致我國(guó)的城市建設(shè)信息化建設(shè)遇到了很多的困難。
3、我國(guó)的城建檔案管理工作缺乏必要的安全保障。從科學(xué)發(fā)展觀的角度出發(fā)，任何一項(xiàng)工作的展開都需要建立安全的保障措施，一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于城建檔案管理工作的開展，首先就要建立好城建檔案館這一特定的檔案保存場(chǎng)所，對(duì)城建檔案管理建立專門的管理機(jī)制，切實(shí)制定相應(yīng)的管理制度，我國(guó)的城建檔案管理工作之所以出現(xiàn)眾多漏洞，其很大的一方面原因就是沒(méi)有建立一個(gè)完善的檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制，造成我國(guó)的城建檔案缺乏統(tǒng)一的管理，在進(jìn)行城建檔案管理工作的過(guò)程中，缺乏先進(jìn)技術(shù)的有力支持，沒(méi)有對(duì)城建檔案管理工作開展有效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理開發(fā)和應(yīng)用，造成城建檔案管理工作的效率遲遲得不到有效地提高，因此，在此后的城建檔案管理工作中，國(guó)家一定要給予大力的技術(shù)支持，不斷提高工作人員的相關(guān)技術(shù)技能，以先進(jìn)科學(xué)的技術(shù)帶動(dòng)我國(guó)城建檔案管理工作的有效進(jìn)展，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)城市化的建設(shè)步伐，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。
結(jié)語(yǔ)：隨著我國(guó)城市化建設(shè)步伐的不斷加快，城建檔案會(huì)越來(lái)越多，城建檔案的管理工作也必須引起有關(guān)人員的足夠重視，我們要不斷加強(qiáng)城建檔案管理工作，建立完善的城建檔案管理工作機(jī)制，制定相應(yīng)的管理策略，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理的立法工作，切實(shí)實(shí)行科學(xué)發(fā)展觀的領(lǐng)導(dǎo)思想，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，促使他們樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，要求工作人員必須要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和政治意識(shí)，本著全心全意為人民服務(wù)的理念，切實(shí)做好自己的本職工作，同時(shí)，也要加快城建檔案管理工作的科技水平，采用先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)，為城建檔案管理建立良好的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，樹立與時(shí)俱進(jìn)的思想，不斷改進(jìn)自己的管理方式，充分發(fā)揮城建檔案管理工作的積極作用。
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[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；檔案管理；必要性
隨著社會(huì)的日趨進(jìn)步，我國(guó)的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的人力物力以及存儲(chǔ)空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長(zhǎng)期完好的被保存下來(lái)。新技術(shù)革命的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使檔案領(lǐng)域進(jìn)入電子時(shí)代。全國(guó)檔案信息化建設(shè)正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設(shè)注入了新的活力，加快了檔案進(jìn)入信息社會(huì)的腳步。檔案信息化是在加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)最大限度的開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
一、檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求
檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使機(jī)關(guān)落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過(guò)去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
（二）提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理能夠使資料及時(shí)歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說(shuō)服力，由于其管理對(duì)象繁多，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工人數(shù)、退休、調(diào)動(dòng)等，要想正確統(tǒng)計(jì)，動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。
二、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要困難
由于檔案數(shù)字化管理在我國(guó)還屬于新興事物，并且在目前我國(guó)生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還存在著各種問(wèn)題，主要有以下四個(gè)方面。
（一）資源浪費(fèi)
電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、不同類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。
（二）電子文件歸檔困難
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。
（三）管理的長(zhǎng)期保存有困難
電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來(lái)一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很大威脅。
（四）數(shù)字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，仍延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，計(jì)算機(jī)僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實(shí)的“高檔打印機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒(méi)有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。
三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)
（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨
檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過(guò)觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)
針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問(wèn)題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立個(gè)通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。軟件方面，要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限、密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。
（三）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平
人才是檔案信息數(shù)字化的保證，科技人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案管理知識(shí)外，還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)。檔案管理部門一方面要積極引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)的專門人才；另一方面要加大對(duì)現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的提高，舉辦各種信息技術(shù)培訓(xùn)班，為檔案工作者綜合素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。盡快建立管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉到技術(shù)、政策、法律、管理等方方面面，許多問(wèn)題需要深入探索研究。我們必須抓住國(guó)家信息化建設(shè)和“加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作”的契機(jī)，創(chuàng)新工作機(jī)制，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，推動(dòng)檔案事業(yè)的新發(fā)展。
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1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過(guò)程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個(gè)狀態(tài)，保證其可以充分利用這個(gè)檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進(jìn)行拷貝的過(guò)程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲(chǔ)內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過(guò)軟件和硬件平臺(tái)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行顯示和處理。而當(dāng)使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺(tái)的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關(guān)檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無(wú)法直接來(lái)到檔案地的問(wèn)題，同時(shí)能夠省去很多的人力、物力和財(cái)力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的檔案?jìng)鬏敚瑢?shí)現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)通過(guò)通信傳輸這一方式被相關(guān)人員進(jìn)行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過(guò)檔案部門的計(jì)算機(jī)在部門的網(wǎng)絡(luò)中直接對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時(shí)間得到同一份電子檔案，能夠?yàn)槭褂秒娮訖n案的人員提供一定的技術(shù)支持。
2電子檔案的重要性
對(duì)于現(xiàn)階段我國(guó)大部分的單位和工作部門來(lái)講，電子檔案依然是一個(gè)全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個(gè)比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對(duì)電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力
通過(guò)大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過(guò)程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務(wù)水平
實(shí)施檔案管理工作的目標(biāo)便是為使用人員提供相對(duì)快捷而便利的檔案服務(wù)，強(qiáng)化電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)水平和質(zhì)量。實(shí)施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)眾多用戶對(duì)于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對(duì)于技術(shù)手段存在很大的依賴性，所以在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中存在很大的問(wèn)題和復(fù)雜流程。在強(qiáng)化電子檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)通過(guò)多個(gè)方面的有機(jī)協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構(gòu)建檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案安全性管理
想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的檔案管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理的相關(guān)步驟，進(jìn)一步適應(yīng)電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過(guò)程中，存在著一定程度的安全患，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來(lái)黑客和計(jì)算機(jī)病毒便會(huì)隨時(shí)侵入檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，所以在實(shí)際工作當(dāng)中，一定要針對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)在一個(gè)合理的水平，進(jìn)而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回?fù)p失的發(fā)生
在檔案使用的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問(wèn)題，為了防止這些問(wèn)題的再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案利用方式，要求在對(duì)電子檔案進(jìn)行利用之前，相關(guān)使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行查詢和使用。另外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的檔案利用管理制度，通過(guò)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)電子檔案的收集工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證電子檔案信息的實(shí)效性。
3.3加強(qiáng)檔案工作人員的管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)
（一）檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
對(duì)工程檔案進(jìn)行管理控制，主要目的是為了更詳細(xì)的記錄工程施工的全過(guò)程。工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來(lái)說(shuō)，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機(jī)、料、環(huán)境以及方法這五個(gè)方面，而通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度和輔助工程建設(shè)的“機(jī)”，通過(guò)檢測(cè)報(bào)告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過(guò)拍照和錄像反應(yīng)場(chǎng)地“環(huán)境”的變化，通過(guò)記錄施工日志反應(yīng)工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見，檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)
工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，客觀反映了各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)的具體細(xì)節(jié)，對(duì)工程后期檢測(cè)、改擴(kuò)建、維護(hù)、拆除以及其他工程建設(shè)都具有十分重要的指導(dǎo)意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)的一個(gè)重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價(jià)值和活力。
二、強(qiáng)化工程檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化檔案工作者的崗位技能培訓(xùn)
工程項(xiàng)目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對(duì)檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等。可以加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn)，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精通、會(huì)管理，而且要針對(duì)檔案管理的一些基本知識(shí)進(jìn)行綜合考試，實(shí)現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)如果單位內(nèi)部無(wú)法完成，可以請(qǐng)專門的外訓(xùn)講師來(lái)做，重點(diǎn)針對(duì)各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細(xì)培訓(xùn)。
（二）進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性
加強(qiáng)工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔同時(shí)，確保檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性。具體來(lái)說(shuō)，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清查和摸底分析，對(duì)于一些特大型或意義重大的工程項(xiàng)目，在深入現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)也要與建設(shè)單位一同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，待了解實(shí)際情況以后才能進(jìn)行檔案編制。
（三）通過(guò)計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)資源，強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
利用軟件對(duì)檔案實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對(duì)檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進(jìn)行編號(hào)，不同性質(zhì)的資料要?jiǎng)澐珠_進(jìn)行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實(shí)行崗位責(zé)任制
檔案的真實(shí)性與檔案工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過(guò)“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過(guò)程，整個(gè)環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會(huì)影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個(gè)檔案編制及管理的準(zhǔn)確性、完整性。筆者認(rèn)為，可以實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問(wèn)題，需要針對(duì)問(wèn)題責(zé)任到人，且要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人予以嚴(yán)厲懲罰。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目 檔案 管理
河南煤化集團(tuán)新疆公司自2008年進(jìn)疆以來(lái)，發(fā)展迅速，在伊犁、準(zhǔn)東、吐哈、庫(kù)拜已形成四大產(chǎn)業(yè)基地，目前正有序的向克州和塔城地區(qū)拓展。產(chǎn)業(yè)涉及煤炭開采及洗選、煤化工產(chǎn)品開發(fā)、電力、物流貿(mào)易等。筆者在參與的130萬(wàn)噸/年焦化項(xiàng)目、20萬(wàn)噸/年焦?fàn)t煤氣制甲醇項(xiàng)目、40億立方米/年煤制天然氣項(xiàng)目及2×1000MW煤電一體化等十余個(gè)大項(xiàng)目的建設(shè)工程中，逐漸領(lǐng)悟到，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，對(duì)于促進(jìn)項(xiàng)目的健康發(fā)展的是非常必要的。
1、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的意義
項(xiàng)目檔案記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是項(xiàng)目建設(shè)的歷史見證，是維護(hù)建設(shè)單位和各參建單位合法權(quán)益的重要憑證，同時(shí)項(xiàng)目檔案也是項(xiàng)目建設(shè)后生產(chǎn)、管理、維修、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的重要參考文件；這不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，它從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)與安裝等參建單位共同來(lái)完成，具有不可再生，很難辦理，經(jīng)手人員多，人員變化大等特點(diǎn)。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確具有非常重要的意義。
2、項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀
計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，不僅給生活帶來(lái)的翻天覆地的變化，同時(shí)也給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了極大的方便，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，計(jì)算機(jī)的引入，是檔案管理史上的一大飛躍。總體形勢(shì)讓人樂(lè)觀，但是項(xiàng)目檔案管理仍存在著不少問(wèn)題，急需進(jìn)行改進(jìn)。
2.1 項(xiàng)目文件管理的職責(zé)混亂
各參建單位之間文件材料的收集整理分工不明確，對(duì)范圍內(nèi)應(yīng)收集、歸檔的文件材料不清楚，沒(méi)有正確地執(zhí)行文件形成部門整理文件的規(guī)定。
2.2 項(xiàng)目檔案管理人員流動(dòng)性大
特別是項(xiàng)目建設(shè)處于初期階段時(shí)，人員框架還未組建完善，專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動(dòng)頻繁，資料管理沒(méi)有統(tǒng)一的流程，一般由臨時(shí)指定的兼職檔案管理人員保管各種會(huì)議文件及初期的審核或批復(fù)公文。待項(xiàng)目走上正軌時(shí)，項(xiàng)目檔案已幾經(jīng)移手，難免有重要文件出現(xiàn)缺失遺漏。
2.3 項(xiàng)目文檔資料收集不齊
建設(shè)項(xiàng)目前期文件缺失較多。如：項(xiàng)目委托書、重要的會(huì)議紀(jì)要等；建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件不全，如：方案、設(shè)計(jì)等文件的優(yōu)化方案；建設(shè)項(xiàng)目施工文件不全，如：質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告、竣工報(bào)告及竣工簽證書、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工圖紙等；建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理文件不全，如：工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、設(shè)計(jì)變更報(bào)審表、特殊工種資質(zhì)報(bào)審表等；設(shè)備文件不完整，如：無(wú)設(shè)備開箱記錄、無(wú)檢驗(yàn)報(bào)告等。
2.4 存檔文件不規(guī)范
文件格式不規(guī)范，文件材料沒(méi)留裝訂線；簽認(rèn)手續(xù)不完整、不真實(shí)；使用不耐久字跡材料記錄文件；文件材料的內(nèi)容自相矛盾（竣工圖與設(shè)計(jì)變更不符）；部分重要文件存在代簽等現(xiàn)象。
2.5 文件材料整理編目不規(guī)范
文件的組卷不合理，如：施工文件中的安裝記錄文件與相關(guān)文件（工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)單）等分別組卷；案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范（名稱、內(nèi)容、文種）；案卷題名沒(méi)有提示卷內(nèi)文件的全部信息等。
2.6 建設(shè)項(xiàng)目文件整理歸檔不及時(shí)
平時(shí)對(duì)文件資料不注意收集，工程收尾臨近工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收時(shí)才突擊整理，很難保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整與準(zhǔn)確。
3、如何加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理
隨著河南煤化新疆公司項(xiàng)目發(fā)展的不斷深入和壯大，在工作中形成的檔案材料越來(lái)越多，對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，所以加強(qiáng)檔案管理工作，使項(xiàng)目檔案更好的服務(wù)于項(xiàng)目發(fā)展顯得尤為重要。
3.1 健全檔案管理制度，提高檔案管理意識(shí)
要從思想上認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重要性，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。制定適合項(xiàng)目實(shí)際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實(shí)可行的依據(jù)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中明確項(xiàng)目各參與單位在檔案管理工作中的所負(fù)的責(zé)任，使檔案管理自始至終貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，把檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重點(diǎn)。
3.2 加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。隨著當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識(shí)過(guò)于老化單一，面對(duì)新情況、新問(wèn)題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應(yīng)新形勢(shì)，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合技能，不僅要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要熟悉所屬項(xiàng)目工藝流程，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。
3.3 及時(shí)收集檔案資料，合理分類歸檔
在項(xiàng)目建設(shè)與管理過(guò)程中及時(shí)收集、整理每個(gè)階段形成的材料，嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真進(jìn)行核查驗(yàn)證，剔除不真實(shí)不規(guī)范的材料，根據(jù)檔案建設(shè)的要求及時(shí)督促有關(guān)建設(shè)單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)形成完整、規(guī)范的材料，杜絕后記、補(bǔ)記、偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。在檔案的整理過(guò)程中，要明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)，區(qū)分不同類型，并按短期、長(zhǎng)期、永久三大保管期限準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時(shí)效性，及時(shí)做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。
3.4 檔案工作現(xiàn)代化
計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。
檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，豐富科技信息資源，推動(dòng)科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計(jì)算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李巧存.淺論如何提高圖書管理人員素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新，2013，02.
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；房屋管理；必要性
隨著我國(guó)改革開放的逐步深入，我國(guó)住房制度改革也在不斷的拓展，導(dǎo)致房屋市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。通過(guò)對(duì)我國(guó)房屋管理情況進(jìn)行調(diào)查和研究，我國(guó)很多房屋管理局仍然采用傳統(tǒng)的手工管理模式進(jìn)行管理，這樣的管理模式已經(jīng)不能滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，高科技產(chǎn)品已經(jīng)被應(yīng)用于房地產(chǎn)市場(chǎng)中，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房地產(chǎn)市場(chǎng)管理的過(guò)程中，使房地產(chǎn)市場(chǎng)充滿了活力，我國(guó)房屋正在逐步運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。
一、我國(guó)房屋檔案資料管理存在的問(wèn)題
檔案類別主要分為轉(zhuǎn)移登記，變更登記，預(yù)告登記，初始登記，他項(xiàng)權(quán)登記，還有注銷登記，房屋檔案資料管理是房屋管理工作的重要組成部分，房屋檔案主要包括收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)，房屋檔案資料能夠反映住戶的實(shí)際居住狀況，而且房屋檔案資料具有較高的保存價(jià)值，房屋檔案資料是確定房屋產(chǎn)權(quán)的最重要依據(jù)。
對(duì)于部分大型的房屋管理局，其擁有的房屋檔案資料的數(shù)量較大，且涉及到的范圍較廣，對(duì)于這樣的房屋管理局，其戶主會(huì)經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，在這樣的情況下，如果采用手工管理模式進(jìn)行房屋管理，將會(huì)非常麻煩。在手工管理模式下，通常選用紙質(zhì)記載房屋信息，如果長(zhǎng)時(shí)間翻閱房屋檔案資料，原始材料在一定程度上會(huì)有損壞。
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)部分地區(qū)的人員流動(dòng)逐漸增多，這就使房屋的戶主頻繁發(fā)生變化，手工式的管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)展的要求。隨著房屋檔案資料逐漸的增加，其采用手工模式進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)匯總將費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于提高房屋管理的效益。
二、在房屋管理中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)的重要作用
1.有利于快速、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)房屋檔案資料
在實(shí)際的房屋管理工作中，對(duì)房屋檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總是經(jīng)常性的工作，從工作程序上看，其工作程序非常繁瑣。這項(xiàng)工作需要很多步驟才能完成，例如：數(shù)據(jù)的搜集、項(xiàng)目的管理、歸并、制作報(bào)表等工作，如果采用人工的方式進(jìn)行工作，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且還存在筆誤的問(wèn)題，可能會(huì)造成差錯(cuò)，會(huì)給房屋管理工作造成一定的影響。
目前，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房屋管理，有利于提高房屋管理工作的準(zhǔn)確性，并能大幅度縮短房屋管理工作的時(shí)間，在很大程度上有利于提高房屋管理工作的效率。在通常情況下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房屋管理，可以在1小時(shí)內(nèi)統(tǒng)計(jì)出35000多套住房的使用信息，并可以利用報(bào)表的形式將房屋的使用情況打印出來(lái)。就計(jì)算機(jī)本身而言，其具有較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)能力，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房屋管理，不僅有利于房屋管理人員全面的掌握房屋的使用情況，而且還能夠?yàn)榉课莨芾碚叩臎Q策提供可靠的依據(jù)。
2.有利于提高房屋管理的效率
縱觀所有的房屋管理工作，其經(jīng)常的業(yè)務(wù)主要包括查詢和檢索檔案資料，雖然在我國(guó)房屋管理制度中已經(jīng)嚴(yán)格規(guī)定查詢和檔案資料的相關(guān)內(nèi)容。但是，如果運(yùn)用人工的方式進(jìn)行查詢，其仍然存在著很多缺點(diǎn)，如果進(jìn)行頻繁的查詢紙質(zhì)的房屋檔案資料，將會(huì)損壞紙質(zhì)資料，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房屋管理，可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的具體形式，輸入相應(yīng)的命令，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢某住戶的實(shí)際情況。可以運(yùn)用系統(tǒng)查詢進(jìn)行檔案管理，每一份檔案都有編號(hào)，在電腦上能一一查詢出來(lái)編號(hào)，這樣更有利我們拿實(shí)體檔案，但是如果掃描的就能直接把資料打印出來(lái)，不用那么麻煩去庫(kù)房找實(shí)體檔案。另外，如果各地房管局都能聯(lián)網(wǎng)，這樣要是要查外地的人的房產(chǎn)就不用跑去外地了，這樣比較便民。
3.有利于簡(jiǎn)化工作程序
房屋管理的整個(gè)過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，要針對(duì)住戶的姓名、單位、權(quán)屬進(jìn)行核實(shí)、登記，這將有利于保證房屋檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性。通常房屋住戶的變更手續(xù)大致分為轉(zhuǎn)戶、換房、新分配入住等，如果運(yùn)用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，其手續(xù)的辦理非常繁瑣。要進(jìn)行后臺(tái)查閱，并根據(jù)住房的相關(guān)示意圖，進(jìn)行臺(tái)賬的信息進(jìn)行相關(guān)修改，并在住房示意圖上標(biāo)明手續(xù)辦理情況，這樣的房屋管理非常麻煩，將會(huì)降低工作效率。
如果應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，操作程序?qū)?huì)簡(jiǎn)化，僅僅需要專業(yè)人員根據(jù)計(jì)算機(jī)程序，輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，如果存在調(diào)動(dòng)住房的情況，要運(yùn)用計(jì)算機(jī)將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。這樣的房屋管理工作較為便捷，在很大程度上縮短了工作程序，簡(jiǎn)化了工作的內(nèi)容，而且省時(shí)省力。
三、運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行住房資料管理的過(guò)程中必須注意的問(wèn)題
在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行住房檔案管理的過(guò)程中，雖然計(jì)算機(jī)起著舉足輕重的作用，而且計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也為住房資料管理工作提供了便捷，但也不能忽視原始住房檔案資料的重要性，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，或者因?yàn)槟撤N原因而不能正常工作，這就需求住房檔案的原始資料。因此，要將電腦和原始檔案結(jié)合起來(lái)，而不能單純依靠電腦，原始檔案資料也要好好保存，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的基礎(chǔ)上要對(duì)原始檔案?jìng)浞荩煤帽Ｗo(hù)好原始檔案。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)逐步的進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，計(jì)算網(wǎng)絡(luò)給人們的生活帶來(lái)了很多方便。在我國(guó)房屋市場(chǎng)管理的過(guò)程中，正在逐步的應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，提高了房屋管理的工作效率和工作質(zhì)量，更方便于房屋管理者掌握房屋使用信息，同時(shí)，也為住戶提供了準(zhǔn)確的住房依據(jù)。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，使我國(guó)房屋管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中穩(wěn)步前進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
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一檔案管理專業(yè)教學(xué)存在的問(wèn)題
檔案管理專業(yè)是高職院校文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的主干課程，也是文秘工作者必須掌握的基本技能。高職院校培養(yǎng)的文秘人員，是直接服務(wù)于社會(huì)的專業(yè)人員。目前社會(huì)需要文秘人員的單位既有黨政機(jī)關(guān)、大型企業(yè)，也有小型企業(yè)。在一些小型企業(yè)，文秘常常身兼數(shù)職，既是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，又是檔案管理者。而小型企業(yè)的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)部資料，又有相關(guān)人事。而文秘人員只有充分了解檔案管理的規(guī)律、性質(zhì)和作用，才能有效開展自己的工作，使自己的工作有條不紊。而做到這一點(diǎn)，就必須要在“檔案管理專業(yè)”中學(xué)好這門課。目前，我國(guó)的檔案管理專業(yè)在教學(xué)中還存在一些問(wèn)題，阻礙著該專業(yè)的發(fā)展。首先，在教學(xué)方式上，目前的檔案管理教學(xué)還存在著填鴨式的教學(xué)方式。教師在講課時(shí)，只注重理論傳授，缺少與學(xué)生的互動(dòng)。更缺少學(xué)生的參與。檔案管理本來(lái)就是一件比較枯燥的工作，需要工作者的耐心和細(xì)心才能完成。這份工作性情急躁的人難于勝任。在教學(xué)中如果用枯燥的方式進(jìn)行講授，很難使學(xué)生產(chǎn)生興趣。其次，是教材方面的原因。目前的檔案管理專業(yè)教材大多是本科所用教材，偏重于理論性。而高職教學(xué)的目標(biāo)是偏重于實(shí)用性，學(xué)生掌握了相關(guān)技能，就要馬上投入到工作實(shí)踐中。這樣的教材就和生活嚴(yán)重背離。理論性的教材內(nèi)容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高職學(xué)生很難掌握。并且這些概念性知識(shí)在以后的實(shí)際工作中，并沒(méi)有多少使用價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)的普及，當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)采用電腦操作，以前的檔案管理，工作重點(diǎn)在管理方面，檔案制作是文秘人員的工作，但在計(jì)算機(jī)時(shí)代，檔案管理已經(jīng)成為“文檔一體化”，將文秘和檔案管理集于一身。但教材中卻沒(méi)有體現(xiàn)這一點(diǎn)。第三個(gè)問(wèn)題是課程設(shè)置問(wèn)題，目前的檔案管理課程偏重于理論學(xué)習(xí)，輕視了手工操作。檔案管理是個(gè)細(xì)心加耐心的復(fù)雜工作，在工作中需要手眼腦并用。因此這門課程需要不斷地進(jìn)行訓(xùn)練，才能掌握技巧，尤其是目前的“文檔一體化”，更是要以實(shí)際操作為主。如果只重視理論，將來(lái)學(xué)生走上工作崗位就會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。第四個(gè)問(wèn)題是教師存在的問(wèn)題，目前檔案管理專業(yè)的教師，大多數(shù)是文檔一體化之前的教師，他們對(duì)于這種與電腦相關(guān)的檔案管理黑沒(méi)有完全適應(yīng)，因此在教學(xué)中也不能將這種新操作方式傳給學(xué)生。一些學(xué)生常常在學(xué)校學(xué)不到這類知識(shí)，還是在實(shí)習(xí)階段自己通過(guò)實(shí)習(xí)，向從事這門技術(shù)的專業(yè)人員學(xué)來(lái)的。
二檔案管理專業(yè)改革的途徑探索
檔案管理專業(yè)的教學(xué)改革要從以下幾個(gè)方面做起。
（一）改善教學(xué)方式
進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)各行各業(yè)都重視對(duì)專業(yè)人才的使用。過(guò)去，一些小型企業(yè)的文秘工作，一般都是找個(gè)中學(xué)生來(lái)代替，或者是家族企業(yè)的家屬擔(dān)任。但進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，企業(yè)管理越來(lái)越專業(yè)化，小型企業(yè)和家族企業(yè)也步入正規(guī)化。因此文秘人員的市場(chǎng)需求也越來(lái)越大，在教學(xué)方式方面，要將實(shí)用型人才的培養(yǎng)放在首位，而實(shí)用性就是要強(qiáng)調(diào)學(xué)生的動(dòng)手能力。在教學(xué)檔案管理這門課程時(shí)，要強(qiáng)調(diào)檔案的重要性。像我國(guó)目前就有很多與檔案有關(guān)的電視節(jié)目，如《國(guó)寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關(guān)，可以將這些內(nèi)容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學(xué)生明白檔案管理的重要性。在教學(xué)課程中，教師要鼓勵(lì)學(xué)生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關(guān)檔案，來(lái)強(qiáng)化他們的理論知識(shí)。
（二）改善教材內(nèi)容
高職教育是目前我國(guó)高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實(shí)用性掛鉤，編寫適用于高職學(xué)校使用的教材。增加實(shí)用性和現(xiàn)代化內(nèi)容，摒棄那些不適合時(shí)代的陳舊內(nèi)容，將動(dòng)手能力作為教材的主要部分。由于目前出現(xiàn)的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關(guān)內(nèi)容，這樣，學(xué)生走上社會(huì)就會(huì)利用自己掌握的技服務(wù)于社會(huì)。
（三）課程設(shè)置的改革
在課程設(shè)置上，也要將動(dòng)手能力的課程時(shí)間加大，讓學(xué)生在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，這樣便于鞏固知識(shí)，也鍛煉了他們的實(shí)踐能力。動(dòng)手能力不僅是掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要通過(guò)實(shí)習(xí)，幫助企業(yè)制作檔案，這樣才能使學(xué)習(xí)和生活聯(lián)系在一起。閉門造車式的制作不能適應(yīng)社會(huì)需要。
（四）提高教師素質(zhì)
縱觀當(dāng)前較多單位人事檔案管理，其仍舊包含一定的缺陷與不足。首要問(wèn)題在于材料不完整，而引發(fā)成因在于形成人事檔案的階段中牽涉到較多部門，例如行政機(jī)構(gòu)以及組織機(jī)關(guān)等。這樣一來(lái)便會(huì)導(dǎo)致要收集整理的人事檔案范疇廣泛，在有關(guān)機(jī)制沒(méi)能健全完善之時(shí)，形成檔案部門無(wú)法弄清楚材料具體的歸檔范圍，進(jìn)而導(dǎo)致應(yīng)該進(jìn)行歸檔的資料無(wú)法按時(shí)上交到檔案機(jī)構(gòu)。另外，基于人事檔案管理并非從屬首個(gè)工作范疇領(lǐng)域，因此致使人事檔案機(jī)構(gòu)日常工作始終過(guò)于被動(dòng)，加之人事檔案管理人員欠缺合理有效匯總收集的理念，無(wú)法通過(guò)創(chuàng)建歸檔管理制度，主動(dòng)快速的完成收集工作，相反是被動(dòng)的坐等材料上門，發(fā)掘材料不足也不積極的進(jìn)行補(bǔ)全，影響了人事檔案信息的完整性，尤其是新進(jìn)職員工檔案不隨人走的問(wèn)題極為常見。核查人事檔案完整性需要投入較多的精力、任務(wù)量大，多為重復(fù)腦力勞動(dòng)，由于工作人員精力與耐心有限，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致漏檢問(wèn)題。從檔案信息內(nèi)容來(lái)講，其呈現(xiàn)出一定的空泛性，依照我國(guó)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，其材料內(nèi)容涵蓋十個(gè)類別，多為反映工作人員社會(huì)關(guān)系、政治背景信息，難免偏重于形式，對(duì)人才進(jìn)行考核評(píng)定的信息則較為類似，而反映其實(shí)踐技能、科學(xué)研究、取得成果的內(nèi)容則不多，無(wú)法凸顯出不同員工的特點(diǎn)與個(gè)性，影響了人事檔案材料應(yīng)用價(jià)值。基于人事檔案管理工作體現(xiàn)了一定的規(guī)范嚴(yán)格性，因而實(shí)踐工作中需要從事大量的手工勞動(dòng)，另一方面也影響了其信息化管理的程度。而人事檔案信息內(nèi)容體現(xiàn)了高保密性，因此在信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要充分的考慮這一特征。伴隨現(xiàn)代化信息手段的快速發(fā)展，檔案管理工作不斷對(duì)信息化系統(tǒng)提出更高的要求，這也使人事檔案管理信息化面臨了更大的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。
2人事檔案管理信息化必要性
人事檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然趨勢(shì)，其離不開現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的有效支持，同時(shí)工作人員還應(yīng)具備較高的信息化素質(zhì)，不斷的更新工作思路，方能令較多重復(fù)冗余的工作變得更加簡(jiǎn)單、便利。實(shí)踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學(xué)，應(yīng)通過(guò)整合信息化手段，創(chuàng)建完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案內(nèi)容之中最能夠反映工作人員實(shí)踐能力、取得成就的信息收集起來(lái)具有一定難度，為此應(yīng)通過(guò)信息化手段，創(chuàng)建科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)模塊對(duì)員工有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)信息進(jìn)行登記，彌補(bǔ)人事檔案內(nèi)容空泛的缺陷問(wèn)題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應(yīng)用者可更合理的看待個(gè)人檔案，更新以往對(duì)人事檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。員工還可利用信息化系統(tǒng)自主充實(shí)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養(yǎng)成個(gè)人信息歸檔有責(zé)的良好習(xí)慣。由檔案管理工作人員層面來(lái)講，人事檔案管理信息化不僅可充實(shí)個(gè)人信息還可凸顯員工個(gè)性，由以人為本的角度入手匯總有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實(shí)踐工作效率，為挖掘有價(jià)值信息提供基礎(chǔ)的原始材料。信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)用應(yīng)全面考量安全性以及有關(guān)應(yīng)用管理權(quán)限，預(yù)防信息內(nèi)容被惡意篡改、刪除或是非法應(yīng)用。員工個(gè)人補(bǔ)充檔案信息應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案機(jī)構(gòu)的審核方能，通過(guò)驗(yàn)證原件材料有效預(yù)防弄虛作假問(wèn)題。人事檔案資料的查缺補(bǔ)漏工作開展起來(lái)難度較大，需要不斷的重復(fù)驗(yàn)證，涉及數(shù)據(jù)量龐大且耗費(fèi)較多時(shí)間，應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)則可有效的應(yīng)對(duì)重復(fù)不斷同時(shí)具有一定規(guī)律的資料內(nèi)容。人事檔案信息的十個(gè)類別體現(xiàn)了嚴(yán)格規(guī)律性，對(duì)此類規(guī)律做深入細(xì)致的研究，可依照人事檔案內(nèi)容之中的基礎(chǔ)信息編寫查漏信息表，同當(dāng)前的人事檔案目錄做比對(duì)研究，并全面統(tǒng)計(jì)出欠缺的材料。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理手段，可依照人員信息各個(gè)項(xiàng)目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對(duì)比查漏，進(jìn)而令此項(xiàng)工作能夠批量化進(jìn)行，通過(guò)自動(dòng)化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動(dòng)，大大提升實(shí)踐工作效率。另外，需要依照現(xiàn)實(shí)狀況做更新調(diào)整，令其向著智能化方向發(fā)展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的功能模塊完成，通過(guò)模塊完成有關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)項(xiàng)、信息內(nèi)容的模糊性對(duì)比以及子系統(tǒng)二次開發(fā)。
3結(jié)論
