時間：2023-05-30 08:34:48
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇如何進行檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：電子；檔案管理；策略
隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。本文對電子檔案管理中容易出現的問題進行探究分析，并提出相關優化電子檔案管理的策略。
1 電子檔案特點
1.1 查詢方便，儲量大
電子檔案查詢方便、快捷、有利于實現資源泉共享。雖然傳統的紙質檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計算機硬件與軟件系統環境下才可視，但有關資料經計算機分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對檔案資料進行查詢檢查和下載打印。紙質檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數字化信息技術的產物，對技術設備依賴性強，以磁性介質或光盤為載體，具有非直讀性。同時電子檔案存儲量大，但對保存條件和環境有新的要求。電子檔案受存貯介質質量、載體存在環境、存儲信息的有交往期等條件的影響較大，而對天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當數據將全部丟失。
1.2 保密性強同時對管理人員要求素質高
由于電子檔案管理是一個新年事物，對計算機等技術設備的依賴性很強，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。 如傳統的紙質檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點是喪失了原始面貌和依據，因此電子檔案對工作人員素質要求更高。另外，計算機的保密系統比較完備，能針對不同級別的檔案，設置不同密碼，對不同的人群授予不同的權限。但由于計算機與網絡本身的技術性原因，會遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對系統安全性保護提出更高要求。同時個人若操作不當，信息也將受到損失。
2 電子檔案管理存在的不足
2.1 網絡安全保障力度不足
在流動傳播的過程中，檔案信息因為信息系統自身的漏洞及網絡的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網絡檔案信息安全無法保障。盡管目前我們已經采取了各種防范措施，但對于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進行解決。因為必須利用計算機網絡功能，才可實現電子檔案的管理。所以，使用互聯網的同時，相應的安全隱患也會隨之產生。作為非常重要的機密文件，其含有的信息非常有價值。一些黑客正是因為掌握這一點，才會對相關的網絡系統進行惡意的攻擊，對信息進行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。
2.2 檔案的原始性、真實性存在問題
傳統的檔案管理是實行紙質文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現文件的原始性。而一旦紙質檔案向電子形式轉變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實態檔案向虛擬檔案轉變，其生成的狀態和接收及傳輸的狀態是一致的，既是復制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。同時也很難辨別檔案的真實性。傳統的紙質檔案往往是通過相關的紙張及個人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個人特質的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對辨別材料的真實性留下了很多的疑問和困難。
2.3 無法保障檔案的完整性
傳統的紙質文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因為無據可依，則不能對檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對檔案的形成進行有效管理。
3.1 設定權限的審核，進行數據備份
要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。同時在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內容的消除處理。
3.2 明確職責，加強管理
電子檔案的制作人員，應對其制作的電子檔案的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子檔案在制作階段不出現失真現象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員各負其責。同時要 加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的。對于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強教育同，定期培訓，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守的品質、認真負責的工人精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平。
3.3 完善的電子檔案管理系統
檔案部門在對檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性進行鑒定；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案。同時電子檔案可被復制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時，電子文件檔案信息安全又受到嚴重威脅，所以應從簽署技術、加密技術、身份驗證、增設防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩定、功能齊全的硬件設備等安全技術措施強化管理。 同時為確保電子檔案管理系統的性能和質量，在系統設計階段，在遵循有關規定標準的前提下，應充分綜合文件檔案管理部門、業務部門、技術研發部門的意見，統籌協調，把相關的管理性措施納入其中，通過技術手段來實現。通過軟件系統來滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實有效。同時，電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工作，與紙質檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防止有長遠保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。另一方面，為維護檔案部門的權威性，我們必須建立相關制度來規范檔案部門作業流程，并賦予其一定職責、權限及義務。
4 結束語
電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻
[1]馮惠玲，中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2013.
摘 要 人事檔案在企業發展的過程中發揮著重要的作用，人事檔案中記錄了員工的工作表現、政治思想、工作變動以及業務能力等情況，是外界全面了解一位員工重要的參考依據。長期以來，人事檔案管理模式傳統，新時期，社會發展對人事檔案管理工作提出較高的要求。為了幫助企業人事檔案管理擺脫傳統模式的束縛，在本文中就新形勢下如何促進企業人事檔案管理工作展開討論。
關鍵詞 新形勢 人事檔案管理工作 促進
企業人事檔案是檔案資源中的重要組成部分，同時也是人力資源管理的重要依據。近年來，隨著國家經濟的不斷發展，對于人力資源保障工作的不斷深入。現代社會企業人事檔案管理工作在促進社會進步方面發揮著重要的作用，在進行人事制度改革、外界全面了解員工、人員配備以及人才資源發掘上，都有著較為積極的意義。
一、企業人事檔案管理工作的現狀
（一）企業人事檔案管理設備體系不健全
現代社會中，企業人事資源越來越豐富，人事信息形式逐漸實現了多樣化。人事檔案信息的存儲對于檔案管理體系設備的要求逐漸提升。在傳統的人事檔案管理模式影響下，檔案中很多重要的信息難以被及時保存，這為檔案管理帶來了重大的阻礙。要想實現企業人事檔案管理工作的與時俱進，一方面需要在檔案管理工作人員方面進行改善，另一方面需要在檔案管理設備方面進行完善。在企業檔案管理工作中，就是缺乏聲像檔案管理方面的設備。
（二）企業人事檔案管理缺乏相應的制度
企業人事檔案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及檔案管理工作模式對社會的影響重大，目前，在社會人事檔案管理中缺乏相應的制度，導致人事檔案管理模式渙散，人事信息不安全等問題。由此可見，法律的執行力的欠缺是阻礙我國企業檔案管理法制化進程的重要原因。隨著時代的進步，以及人們的安全意識逐漸提升，依法存檔的工作勢在必行。由于現代社會人事檔案管理工作范圍不確定，檔案管理工作得不到重視，使得檔案法規檢查力度降低。
二、新形勢下促進企業人事檔案管理的對策
（一）基于數字化的企業人事檔案管理
傳統模式下的檔案管理中很多信息難以被保存，特別是重要的人事檔案信息，如，很多企業中的人事聲像信息等難以被保存下來。新時期，科學技術逐漸發展，對于信息數據的存儲技術也越來越多，目前，最為先進數字化技術就是針對檔案管理建立相應信息數據庫?；跀祿炷Ｊ降娜耸聶n案管理能夠實現數據、音頻等的存儲，并且在數據備份的支持下，保障企業人事數據信息的安全性。在數字化技術下，通過科技技術將檔案信息整理的過程通過電子傳輸，以及電子軟件規律等模式，對不同類型的立卷進行分類。基于數字化技術的檔案信息管理，能夠一改之前無序的分類模式，一方面便于工作人員對其管理，另一方面是還能夠便于需要的人順利找到檔案信息。
（二）企業人事檔案管理制度的確定
企業人事檔案管理工作質量提升，需要確定相應的工作制度，以實現企業人事檔案管理的規范化。在以往的企業人事檔案管理中，其工作不被重視，因此導致人事檔案管理工作混亂，甚至缺失或丟失現象，為了優化人事檔案管理，需要為人事檔案管理制定相應的制度。首先，將企業人事檔案管理制度與企業管理考核相互結合，明確檔案管理考核范圍。例如不按照歸檔范圍和要求向檔案管理部門移交檔案，或者檔案不能按照規定時間返還，都作為檔案管理考核的違規，并且對當事人予以處罰。其次，與崗位經濟考核結合，完善崗位工作標準。主要考察檔案工作人員的職責工作內容，細化到具體工作要求中，將檔案工作人員工作成果與績效考核掛鉤。
（三）培養專業化的企業人事檔案管理人員
人事檔案管理效果不佳，與檔案管理制度以及硬件設備息息相關，但是也與檔案管理人員的能力素質關系密切。在以往的人事檔案管理中，很多工作人員難以認識自身工作的重要性，工作積極性不高，在實際工作中難以集中精力，并且不思進取。為了促進人事檔案管理水平，需要在檔案管理硬件設施完善的基礎上，培養專業化的人事檔案管理人員。第一，人事檔案管理人員的專業化素養培養。為了提升檔案管理人員的專業素養，提升檔案管理人員的學術研究能力，需要工作人員與人事部門積極的進行工作銜接，彌補自身工作所欠缺專業素養。鼓勵檔案工作人員對專業知識深入研究時，應該給他們增加實踐學習機會，在實踐活動中提高學習能力，幫助他們實現檔案管理專業化；第二，為了提升人事檔案管理人員的工作積極性，需要對人事檔案管理人員進行獎勵，與人事部門的激勵機制掛鉤，激發員工的學習熱情。
三、結語
綜上所述，在本文中對企業人事檔案管理中存在的問題進行分析，提出促進人事檔案管理的對策。企業人事檔案管理的優化對于企業人力資源管理提供了理論基礎，針對人事檔案管理中所存在的設備問題以及制度問題，文中提出了相應的對策，基于數字化的人事檔案管理、制度化的內部監制以及專業化人員的培養。
參考文獻：
[1] 王中秋.信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究[D].山東大學，2008.
[2] 韓雪.淺析新形勢下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2012.17.
【關鍵詞】檔案管理
隨著我國醫院的發展和醫學院教學改革的深化，借鑒國外醫院的成功經驗，研究其歷經百年，屢經戰火的考驗卻能不斷的豐富檔案內容及形式。醫學檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，為我國醫學研究及實踐工作者的醫學水平提高提供了很大的幫助，在人類歷史上也寫下了濃墨重彩的一筆。同時醫學檔案與其他檔案資料相比又有著極大的不同，所以醫學檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現出來。
一、醫院檔案
具體來說，醫學檔案是指臨床教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的，醫學檔案資料對于醫院來說，如同一面鏡子，它詳細真實地反映了一所醫院從建校初期到逐步發展的整個歷史過程，它能完整、準確、真實地反映醫院的全部面貌，直接為醫生學者的看診活動服務，是醫院進行醫學改革、提高醫學質量的可靠依據，也是進行醫學的必要條件，更是醫院進行教學評估工作的基礎和依據。從另一方面說醫學檔案始終是以人類的生存及健康聯系在一起的。醫學檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。醫學檔案是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。
二、醫學檔案管理現狀
當下醫院檔案管理工作存在的問題主要為一下幾點：
1.檔案管理人員素質參差不齊，思維觀念落后。目前從事醫院檔案管理的人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求懸殊較大，難以適應并開創新形勢下的檔案事業發展。
2.對新型的電子檔案的管理缺乏應用的專業技術能力。隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。檔案管理者沒有受過專業培訓，不懂得電子文檔的使用方式以及維護系統，嚴重制約了醫院檔案的發展。
3.管理制度不健全，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。
三、應對方法
要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，進一步形成推進醫學檔案工作創新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經驗，準確把握醫學檔案工作特點和規律，用新觀念新思路解決新情況新問題。
1.健全檔案管理體制，規范檔案管理行為
當前很多醫院存在的問題，除少數高等醫院設立了綜合檔案室或檔案館外，多數醫院文書檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于院長辦公室或科研處）并存。這種體制造成領導力量分散，不能合理使用人力、物力、財力，不利于檔案的利用和現代化管理。
醫學檔案是醫院的寶貴財富，為病人的康復和醫院的發展發揮著越來越重要的作用。檔案制度的建立是檔案工作的生命線，隨著檔案的不斷開發和利用，檔案理應受到重視。醫學院校的檔案管理工作必須制定相應的制度，進一步明確工作職責，規范檔案管理行為。
2.增強創新意識，強化服務觀念
在管理好檔案的基礎上，醫學檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的醫學服務新途徑，以提高醫學檔案利用的質量和水平，把“死”醫檔案變成“活”醫檔案，更好地發揮其檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進醫學檔案事業的發展。
3.做好醫學檔案的文件分理工作。俗話說的好“檔案貴在活，而重在于用。”在實際中，一些醫院對于檔案管理工作的投入較小，許多大量有價值的檔案被丟棄在偏遠的角落，而無價值的檔案卻堆積如山，雖然如今的檔案管理已打破了過去的概念，不是一個個簡單的鐵架子就能裝的下一切的檔案，各種新型的檔案格式及款式，諸如電子制檔案，卡片制檔案，芯片式檔案等大量的存在。但是無論是過去，如今還是未來的檔案管理事業，都是一件長期重要的醫學工作，做好檔案的分理工作特別重要。
4.建立醫學檔案的網絡信息管理模式。隨著現代信息技術的高速發展和國際互聯網絡的建立，我們邁進了一個全新的網絡時代，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，要熟練掌握計算機應用的基本知識，要學會建立各類檔案數據庫，提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度。健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理，加強學習，建立一支高素質人事檔案管理隊伍。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
總結：綜上所述，醫院的檔案管理工作是一門高深的學問。？科學規范的醫學檔案管理只有跟上時代的腳步，與時俱進，才能適應新教育形勢的需要，開創醫學檔案管理工作的美好局面，為醫療經濟發展和社會醫學進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，這就要求我們必須把醫院檔案工作提高到歷史的、戰略的、基礎的高度來認識。給予高度重視，積極做好檔案工作。作為一名醫院的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉換成為積極創新的觀念;把被動利用醫學檔案資料的觀念，轉換成有目的地主動開發醫學檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，這是深化醫院檔案工作的前提條件。其次，我們還應充分認識高校體制下檔案管理工作的新特點，探索醫院檔案管理的新模式。
參考文獻：
[1]王小菁.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路.2008.（28）
1.在進行檔案管理現代化中出現的問題
1.1基層檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位
大多數基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經在日常的工作過程中積累了一定的經驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統的檔案管理方法已經十分先進，因此從內心地處檔案管理現代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現代化，但是對檔案管理現代化的認識會出現問題，他們認為檔案管理現代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的一些知識，希望使用檔案管理現代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經驗以及專業知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。
1.2檔案管理現代化的準備不充分
目前雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。
1.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡
在進行檔案管理現代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數的數據由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現代化設備的發展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。
2.如何解決檔案管理現代化中的問題
2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓
為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現代化的內涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。
2.2加強檔案管理現代化的準備工作
在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。
2.3進行檔案管理現代化統一管理
由于標準的不統一，在進行檔案管理現代化的過程中會出現各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機采購往往型號和質量參差不齊。因此為了更好地實現檔案管理現代化，進行統一的管理是必不可少的。在進行檔案管理現代化工作之前，應該對各個檔案管理單位進行統一的采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統以及數據進行相應的統一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統并且進行統一，另一項相當重要的工作是需要將各種數據進行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進行數據共享和統一的過程中，需要注意的是檔案館數據的安全，避免在進行共享和統一的過程中出現不法分子竊取檔案館信息等情況的發生。同時為了更好的保證檔案管理現代化能夠實現，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機使用經驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應該如何使用相關的設備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現代化的檔案管理設備以及相關的操作系統。
1.1資料收集不完整
主要表現在兩個方面：一是數量不完整，即應當歸檔的文件材料收集不完全；二是同一份歸檔材料收集不完整、不規范，如請示和批復沒有同時存檔；同一個防汛、歲修工程施工的相關資料沒有一并存放等。不完整的技術資料，不能反映工程歷史狀況，不利于以后的查閱。
1.2檔案人員素質低
水利工程管理科技檔案具有從屬水利工作和檔案管理工作的雙重特性，因此對管理水利科技檔案的人員，既要求熟悉水利業務，亦要求熟悉檔案業務。在實際工作中，基層水管單位僅把工程管理科技檔案作為普通技術資料，配備一般人員兼職管理，通常不具備科技檔案工作知識，而且缺少專門的培訓，因此也很難將工程管理科技檔案工作搞好。
1.3檔案管理不規范
由于檔案人員素質不高，導致工程管理科技檔案管理不規范，主要表現：一是檔案質量不高，如卷內目錄、卷內備考表填寫不正確等；二是管理簿冊填寫不完整，案卷借閱等登記不及時；三是管理制度不健全，甚至造成檔案資源的流失；四是手抄目錄，查閱不便。
2加強工程管理科技檔案工作的思考
2.1加強領導
領導重視是做好工程檔案管理工作的關鍵。單位領導要在日常工程管理工作中重視檔案管理工作，從制度、經費和人員上予以保證。
2.2制定制度
科技檔案管理制度是從事檔案工作的準繩，主要解決兩個方面的問題：一是收集什么材料，如何進行分類，使其便于檢索；二是如何進行管理。為了規范工程管理科技檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮其在管理、建設和科學研究中的作用，依據江蘇省水利廳《水利科技檔案資料管理暫行辦法》，本著符合國家規范、便于操作、落實管理責任的原則，制定了工程管理科技檔案管理制度。該制度結合工程管理實際，將工程資料收集的歸檔范圍及分類方法進一步細化，便于收集分類；同時根據國家檔案規范、規程，提出科技檔案案卷質量和管理的具體要求；明確了工程管理科技檔案與基本建設檔案的關系，規定工程改建、加固等基本建設檔案并入工程管理科技檔案；將工程技術檔案考核工作列入站所汛前檢查工作考核內容，合格的單位方可參加年終先進管理單位評比，促進站所科技檔案的規范管理。
2.3加強培訓
為了提高檔案工作水平，必須加強檔案管理人員的業務培訓，一方面在水利系統內學習，另一方面參加檔案系統的培訓，使其具備水利工程管理和檔案管理的雙重業務知識，增強崗位技能。經過培訓的檔案管理人員，可以更好地擔負起檔案的收集、整理、歸檔、管理工作，保證檔案的安全性、完整性、科學性。
2.4爭取達標升級
水利工程管理考核標準中規定：檔案管理制度健全，有專人管理，檔案設施齊全、完好；各類工程建檔立卡，圖表資料等規范齊全，分類清楚，存放在序，按時歸檔；檔案管理獲檔案主管部門認可，可取得檔案管理單位等級證書。為了提高檔案工作水平，使之更好的服務于水利建設與管理工作，就必須進行檔案工作考核，爭取達標升級，取得檔案管理等級證書。
2.5推進科技檔案數字化管理
社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執行，關系到社會保險的作用能否發揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。
（一）檔案意識薄弱
一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。
（二）檔案管理混亂
實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。
（三）缺少規章制度
哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。
二、加強社會保險檔案管理的對策建議
社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。
（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作
社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。
（二）規范社會保險檔案管理業務流程
多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。
1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。
2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。
（三）實現社會保險檔案管理的標準化
社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。
1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。
2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：
(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。
(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。
(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。
(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。
（四）注重社會保險檔案的開發利用
過去那種人工管理方式，在沒有通過管理人員允許的情況下，少數教師自由出入檔案室，隨意支取相關檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護檔案難度較大。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產生大量的文件和數據，查詢檔案較為困難，更新維護檔案更不能做到準確科學。
二、創新學校檔案管理是提升現代學校檔案管理水平的必然選擇
管理創新的過程將至始至終地貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。不能單純地以場所、設備和室藏為標準去評價檔案室的管理水平，而應主要以服務效果和開發利用程度為標準。檔案室的管理工作重點，應當從過去的設備、資料管理逐步轉變為對檔案室工作人員的管理，加大對檔案室用戶的服務力度。
首先，在現代信息技術的應用促進下，通過計算機管理的方式，電子計算機和網絡所形成的各種檔案除了傳統的紙質檔案，也有越來越多的電子檔案。但是紙質檔案仍然占有相當大的比重，有的紙質檔案與電子檔案存在著聯系，如何進行紙質檔案和電子檔案的管理給單位檔案管理帶來了雙重壓力，難度也大大增加，使檔案管理工作產生了許多的問題，嚴重影響了檔案的利用。第二，檔案管理的基礎業務較差，管理人員缺乏科學的管理理念，有的單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進行檔案管理實際上只能將現有資料進行統一存放或者在計算機中進行存檔，不是真正意義上的檔案管理。對于一些電子檔案，事業單位檔案管理也是簡單地進行電子存檔，而沒有通過計算機進行整理分類，而且是在本部門內部存檔，在本部門或者其他部門需要時，查找起來還是不便，影響檔案資料的共享和利用。第三， 隨著時代的不斷發展，不少基層事業單位領導由于思想意識和經濟發展方面的限制對檔案管理工作的重視程度不足，導致不少檔案管理模式仍然以傳統的形式為主，對科學技術的應用程度嚴重不足。檔案信息化管理程度較低，管理水平難以得到有效的提高。管理部門的相關設備明顯落后，使得檔案的開發、存儲、調整以及分類等工作無法執行到位，嚴重影響檔案后期資源的利用度。
二、事業單位檔案管理的新思路
（一）強化檔案管理的現代化管理理念。首先，現代事業單位檔案管理不能再沿用傳統的方式，而是應該將檔案管理的媒介從人力轉變為現代的信息化技術，完善管理體制。強制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統的建立工作，也需要人員對基礎指令進行操作。因此，應該采用不定期的培訓方式學習如何利用現代網絡計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現代的信息化技術管理學習培訓工作，提高檔案管理的信息化水平，促進檔案管理效率的提升。
（二）構建檔案管理信息化建設平臺。首先要構建檔案管理信息化建設平臺，對數據資料進行統一的搜集和處理，為信息時代下檔案管理工作提供更為廣闊的發展空間，再次需要加強檔案管理部門的設備改進力度，增加設備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎，加快研究解決電子政務環境下檔案工作的新技術新問題，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，逐步實現公文辦理和檔案管理的規范化與一體化。利用電子政務平臺，積極開展已公開現行文件和檔案信息網上查詢服務，穩步推進館藏檔案的數字化，全面提高檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時，依托?子政務平臺建立電子文件中心，實現電子文件和電子檔案的網上接收。加快檔案信息化基礎設施建設，加強檔案資源信息化建設，努力構建檔案信息化必須的標準化體系、安全保障體系、社會服務體系，促進檔案信息化建設持續、快速、健康地發展，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）電子文件歸檔管理。隨著計算機和網絡技術的普及，越來越多的文件直接在電腦上產生和傳輸，電子文件檔案將成為傳統文件的必要補充和完善，因此做好電子文件歸檔管理工作尤為重要，是當前檔案管理人員面臨的重要課題，面對這一挑戰，檔案部門唯有更新觀念，調整工作職責，把眼光投向電子文件，電子信息才能生存并獲得新生。要想使電子檔案管理工作提前步入電子文件的運作與管理就要把規范管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成，充分發揮電子文件在計算機網絡中便于檢索、傳遞、利用的特點，對電子文件進行規范化管理，制定一系列管理制度從文件收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面制定具體標準和規范顯得尤為重要。
