時間：2023-05-15 16:12:54
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關鍵詞：信息化建設；醫院；檔案管理
檔案管理是醫院整體管理工作中不可或缺的一個部分，可以體現這個醫療機構的管理水平，因為檔案不僅是對該醫療機構發展成長的記錄，還是未來發展進步的啟迪。對于醫療事業來說，實踐是非常重要的，而在長期的實踐中積攢的病患檔案更是醫院的寶貴財富，多家研究可以幫助醫院提升醫療水平、積攢寶貴的經驗。所以相比起引進更先進的醫療設備和技術，實現檔案管理的信息化建設更具有價值和意義。
一、醫院檔案管理中檔案信息化建設的必然性和意義
1.檔案信息化建設是醫療事業發展的必然結果
如今醫療事業和信息技術都在快速發展，想要讓醫院的管理工作更上一層樓，醫療檔案的信息化管理是必不可少的。計算機以及互聯網絡具有超強的交互能力，這是醫院全面信息化建設的基礎，人機交互可以代替傳統的所有需要人工操作的流程，只有掛號和繳費時需要有人工操作，其他的所有環節病患都可以通過醫療卡和條形碼來實現，這張醫療卡里存儲有病患的所有信息，不管是檢查、化驗還是就診哪個環節，都可以自動流轉病患的檔案信息。同時病患還可以更快的完成查詢和取單，提高了病患體驗的同時醫院的工作效率也得到了成倍的提升，可謂事半功倍。
2.檔案信息化建設的水平可以反映醫院管理水平的高低
醫院的管理水平從一定程度上代表著醫院的整體素質，醫療事業如今也提出了更高的要求給醫院的管理者們。隨著信息化的到來，我國的醫療機構檔案也在擴大自身的規模，因此在檔案管理方面的要求也更高，進行檔案管理的信息化建設不僅僅是可行，而是必行，醫療檔案管理工作需要抓住這個機遇重組醫院的業務，讓醫療工作的各個方面都能實現檔案管理的信息化，用良好的數據基礎來幫助醫院大幅度的提升自身醫療水平。
3.檔案信息化建設讓檔案管理者的素質也得到了提高
在醫院檔案管理工作實現了信息化建設以后，檔案管理著的工作效率自然也得到了提升，管理層次更上一層樓，因此可以更好的改善檔案管理者的素質。醫院的檔案管理者至少要基本以下幾種素質才能算是合格：檔案管理人員自身的專業素質和職業道德素質都必須到位；檔案管理人員應該保持著良好的意識，不斷提升自己的服務技能和意識；檔案管理人員要積極學習計算機應用技能以及相關的網絡技能，識別更好的操作信息化的管理系統；檔案管理人員對于細節部分要更加的重視；從事檔案管理工作需要具備足夠的工作熱情和精力。
4.檔案信息化建設對于醫院核心競爭力的提升有很大幫助
醫院的核心競爭力不是從醫院房屋的規模以及醫療器械的數量上體現出來的，真正能反映醫院核心競爭力的，是醫院的醫療水平以及和醫療水平相符合的醫療檔案管理水平。某些醫療機構雖然具有不俗的醫療水平，但是在醫療檔案管理上有很多不足，信息化建設水平較差，那么未來其醫療水平的提升力就非常有限了。有的醫院則能做到穩扎穩打，將檔案管理以及信息化建設落到實處，醫院人員有非常詳盡的資料信息可以用來參考，有了這個堅實的基礎自然可以推動整體醫療水平的提升。完善的信息化檔案管理服務為全體醫護工作者們提供了條件，去提高自身的整體素質，而醫療工作者整體素質的提高最終則會體現在醫院的核心競爭力上。5.檔案信息化建設可以為上級提供有效的決策依據病患的所有資料在檔案管理信息化建設完成后，都可以采用數字化的形式錄入計算機中并永久的進行保存，這些數據信息是非常寶貴的，可以用來讓決策層進行參考。上級部門可以使用網絡系統中的虛擬通道，登錄進下級醫院的數據庫中并監事和查詢其醫療數據，在制定醫療事業的相關政策和制度的時候，有了這些數據資料的參考價值，可以更好的保證政策的有效性和針對性。
二、做好醫院檔案管理信息化的措施
如今我們的社會已經進入了信息時代，全面的信息化也早已悄然來臨，醫院實現檔案管理信息化也是必然的，是醫療機構管理工作中的重要內容。但是信息化建設帶來的不僅有給予，還有很多挑戰，所以醫院在進行檔案信息化建設的時候也要遵循一定的原則，首先要遵循規范進行、保證安全可靠，其次要保證效益、具有一定的前瞻性，再次是建設過程中要注意交互協作、實現歸檔雙軌制，最后是要保證其實用性，長期進行儲備。
三、醫院檔案管理現代化建設的重點內容所在
想要做好醫院的檔案管理工作并對其實現現代化的管理，有以下幾點是需要注意的：其一是做好紙質記錄工作，只有打好這個基礎才能完成后續的信息檔案工作；其二是做好信息網絡化工作以便進行檔案的監測和化驗；其三是實現醫院工作各個方面的信息網絡化建設，具體來說包括設備與后勤管理方面的檔案、檢測和化驗檔案、病歷和醫生開具的處方的檔案、基礎建設和人才信息檔案以及反饋信息的檔案等。
四、結束語
醫院的檔案管理工作要做好信息化建設，它既是現代化的醫院檔案管理的要求，也是不斷發展的醫療事業對醫療機構提出的要求，還是醫療機構提升自身管理科學和規范程度的要求。醫院檔案管理信息化，會在未來的醫療現代化發展上發揮出越來越重要的意義和價值，為醫療事業貢獻出自己力量。
參考文獻
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[2] 孫銳.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].城建檔案，2015（，7）：19-20.
關鍵詞：檔案；信息化；建設；醫院；檔案管理；價值；地位
檔案管理是整個醫院管理工作中必備的一項基本任務，也是為醫院管理的整體規劃和系統化管理提供數據和信息依據的根本保障。
1檔案信息化建設的價值分析
當今的社會是信息化的社會，互聯網為各行各業提供了更加方便而快捷的服務，也讓檔案管理工作在信息化的推動下能夠更好的為人民服務。因為檔案信息化建設可以為病人提供更加清楚而準確的記錄資料，并且為他們建立非常詳盡的病歷，還有利于他們的后期查詢工作，這就為病人轉院或復診提供了更加便利的條件，只要提供病人的姓名，便要輕松的搜索到他的所有資料，為醫生的快速診斷提供了數據和信息依據。而且通過檔案信息化管理，還可以使醫院的各項管理工作走上標準化、系統化和規范經的狀態，讓管理層對醫院的財務狀況進行合理的掌控，對人動也有一個可靠的信息來源。因此，檔案信息經建設不僅是時展的需要，更是提升醫院綜合性實力的需要。
2檔案信息化建設的地位及意義
檔案信息化建設不僅實現了整個檔案管理工作的自動化，有利于各種信息的流通與共享，而且還在很大程度上促進了醫生和患者關系的和諧性，在很大程度上減少了檔案查詢的時間，提高了辦事效率。而且通過信息化的檔案管理，使各項檔案資料都進行了電子存檔，確保了醫院信息資料的安全性，提升了醫院的整體服務水平，實現了醫院效益的最大化。
2.1是社會生產力發展的結果
醫院檔案信息化建設是社會發展的產物，更是現代化建設的必經之路，要想提升醫院的綜合競爭力，就必須加強檔案管理工作，以適應新時展的需要，要充分利用計算機網絡平臺來為檔案信息的儲存及交互功能服務，這樣就可以在很大程度上使醫院的各項工作變得更加的簡單，既節約了人力、物力和財務，又實現了各個環節的有效銜接，在給醫院工作帶來很大便利，創造更大效益的同時，更方便的患者和家屬，取得了醫、患雙方的共贏。
2.2有效的提高工作效率
醫院每天都會有非常龐大的數據信息需要更新，如果采用傳統的檔案管理，就會是一項非常繁重的工作，而在檔案信息化建設中，只要檔案管理工作者能夠掌握電腦知識，并進行熟練的計算機操作，就可以讓繁重的檔案整理及歸檔、分類等等工作得以簡化，大大的提高了工作人員的工作效率。
2.3提升醫院的綜合競爭能力
在社會的不斷發展中，醫院的競爭也越來越激烈，而醫院管理除了要具備醫學技術與專業技能之外，還要把綜合實力進行有效的提升，而檔案信息化建設就是在改革開放的大潮下，應運而生的，通過檔案信息化建設，可以讓醫院的許多工作環節得到優化和整合，有效的節約了資源，提高了效率，也使醫院的綜合競爭能力得到了保證。
2.4為醫院的發展提供信息參考
醫院檔案信息化建設可以把醫院的各項信息資料進行長期的保留和存檔，當需要的時候，就可以快速的進行檔案的提取，為各個部門的需要提供查閱和參考數據。而且當上級管理部門需要數據統計時，就可以省去許多人力方面的資源，能夠運用計算機網絡來進行各項信息搜集和整理，有利于各項方針、政策的制定。
3結束語
總而言之，從當前我國醫院檔案管理的現狀來看，傳統的檔案管理工作已經不能適應新時代的變化，檔案信息化建設在醫院的發展中所呈現的價值和占據的地位越來越重要，它不僅可以為患者保存更加詳細而準確的病歷資料，方便他們快速就醫，而且還能為醫院的人事管理工作提供可靠的信息支持，使檔案管理程序變得更加簡單而快捷，提高了醫院服務的質量水平，更進一步的推動醫院工作的快速發展。
參考文獻:
[1]王樹勛.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的實踐探討[J].中國管理信息化,2017,20(10)
發揮人的潛力，使之能更好地為工程科技檔案事業服務。
【關鍵詞】工程科技檔案；管理；以人為本；網絡信息化技術；功能
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
1.工程科技檔案管理的意義
工程科技檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價
值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。
⑴工程科技檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活
動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程科技檔案。工程科技檔案真實記錄了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程科技檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。
⑵工程科技檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素，
根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規劃法》明確規定，城市規劃的編制應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧，綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的工程科技檔案，而且工程科技檔案又是城市規劃的重要基礎。
⑶工程科技檔案是城市建設和管理的重要依據。現代化城市是一個綜合的、整體的概
念，它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展，現在的小城鎮，幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快，各地城市及城鄉結合的規劃工程的檔案利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案----人的記憶是不行的。人會變化，要調動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程科技檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程科技檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
⑷工程科技檔案是城市防災、減災和國家維穩重建的重要依據。在1976年唐山大地震
后的城市基礎設施的搶修、重建；在國家維穩和打擊的決策中工程科技檔案均發揮了重要作用。
實踐證明，如果能合理、充分利用工程科技檔案，就可以對城市進行合理開發，保證工程建設的合理設計、施工并充分發揮投資效益，對于促進科技，生產的發展和社會生產力的提高，具有重要的歷史查考價值和現實利用價值。
2. 檔案管理工作部分環節的質量目標及實現
隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到不斷提升，針對我院各類文檔數量的不斷增多，網絡媒體的信息化傳播，對檔案管理工作中部分環節的質量目標及其實現提出了新的更高要求。
⑴工程科技檔案的質量問題及對策。
工程科技檔案如實的反映了工程建設管理的全過程，是工程建設每個階段中各項計劃、決策的重要憑證和依據，主要形式有文字、圖表、聲像等，對工程建設安全運行和充分發揮效益至關重要。其工程科技檔案的質量問題和主要原因有：
1.1檔案文件原件不齊全。工程勘察設計單位的檔案人員不重視管理文件的收集、整理，有些工程文件多數是復印件，這很可能導致勞資糾紛。
1.2野外原始記錄、工程質量評定表書寫筆跡不規范。野外原始記錄（文字和圖表）、工程質量評定表等書寫筆跡龍飛鳳舞、隨意涂改，簽證筆記混亂（有用純藍墨水、藍黑墨水、圓珠筆、鉛筆等），給后期外業驗收、竣工文件編制工作帶來困難。
1.3野外原始記錄、工程施工質量評定表簽證不規范。野外原始記錄、分部工程和單位工程的施工質量評定表中項目技術負責人與項目經理沒有簽名，監理工程師與總監也沒有簽名，沒有填寫野外原始記錄、工程質量評定意見和評定時間。部分質量評定表、野外原始記錄中的單元、分部、單位工程名稱不統一、樁號、高程、工程量等與實際不符。
1.4工程驗收鑒定書內容描述不清楚，格式不合要求。部分工程驗收鑒定書內容描述過于簡單，交代不清，存在缺項。此外，A4、16開、32開等紙張規格不同程度的混用，頁面的上下左右邊設置不合理，無法統一規范裝訂組卷。
以上工程科技檔案的質量問題主要原因是：1.1工程建設人員檔案意識薄弱，對工程檔案質量的檢查把關不嚴；1.2工程檔案文件標準、規范學習培訓不力；1.3檔案管理制度沒有嚴格執行。
因此，工程科技檔案不僅對工程施工質量的評定、驗收等方面起著十分現實作用，而且為工程投產后運行、維護、管理、改擴建和技改等方面提供重要的依據，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，我們應該大力提高工程科技檔案質量意識；建立健全工程科技檔案管理制度，落實專人負責；提高工程科技檔案編制人員的業務水平；把工程科技檔案的質量納入工程質量管理程序；做到歸檔工程文件立卷符合有關規定，資料分類科學化，檔案工作標準化。
⑵工程科技檔案管理的鑒定工作及實現。
檔案管理的鑒定工作是檔案管理工作中八個環節之一的重要內容，貫穿于檔案工作的全過程，直接關系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運，是鑒別檔案真偽和判定檔案價值的活動。經過多年從事檔案工作的經驗和分析，首先我們對檔案鑒定工作的認識和實踐存在著一定的局限性，具體表現在如下方面：
1. 對檔案文件材料的準確性鑒定的缺少。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真實，夸大、縮小或歪曲歷史事實。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價、以指導利用者。
2. 對歸檔材料的完整性鑒定的缺乏。檔案材料的歸檔，是由工程參于者（檔案形成者）和專業的檔案工作人員共同完成。由此產生歸檔材料門類不全、歸檔部門不全、歸檔文件材料不完整，檔案工作者應該對其進行鑒別評價，總結經驗教訓，以便管理工作中采取必要措施，減少此類現象。
3. 對檔案的珍貴程度進行評定的忽視。目前對檔案價值的評定多是用保管期限來表示，保管期限分短期，長期，永久。而保管期限所體現的價值是相對價值。一份具體的檔案材料應當有個全面而不是單項的、歷史而不是階段性的價值評定。因為在一個不同檔案會在不同的檔案室或檔案館有著不一樣的保管期限，這樣全面歷史的評定即有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案，也利于準確的評定檔案館的檔次和地位，使國家本來有限的檔案經費用到最需要的地方。
其次，在檔案鑒定工作中容易出現的問題與威脅。一是對檔案鑒定工作存在畏懼，許多檔案部門不愿或是不敢開展到期檔案的鑒定銷毀工作，怕一旦出錯后果嚴重；二是造成檔案庫存膨脹和庫容膨脹，有價值和沒價值的檔案堆放在一起，或將檔案堆放在其他部門或臨時場所，不僅影響新檔案的接收，還會出現檔案的丟失、竊取，使國家秘密檔案暴露，對國家造成危害。
第三針對檔案鑒定人員是由工程的參于者（檔案形成者）和專業的檔案工作人員組成，
必須堅持在檔案價值鑒定的管理工作原則是堅持從國家和人民的整體利益出發衡量檔案價值，堅持全面的觀點，堅持歷史的觀點。
總之，做為工程科技檔案管理者，在檔案管理的鑒定工作中，一是盡量的保管好應該保管的檔案，二是確保檔案的真實可靠，三是區分重要與相對次要的檔案，使檔案保管機構的人力、物力和財力能夠充分發揮作用。
3.做好工程科技檔案管理工作的落實
工程科技檔案管理的目的和重要性，要求我們必須做好工程科技檔案管理工作和落實。
做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維持一種環境，管理的核心是處理好人際關系，而人是管理的第一要素。
⑴ 要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市
規劃法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等編制了適合我院的有關建設工程科技檔案管理的各項規定。各項規定明確了三項制度：即檔案預驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度，將檔案的預驗收、備案、報送時限和執法要求以政府令的形式納入規劃、建設、管理程序中，從根本上保證了工程檔案的內在質量和外在質量。因此在工程科技檔案管理中要認真學習、貫徹落實各項規定，提高大家的思想素質和理論水平，逐步完善規范各種制度，理順各種程序，嚴格把關。
⑵ 詳實的業務規范是從事工程科技檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規矩不成方圓，一些無形的道德底線規范著我們生活的方方面面，而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實的依據性文件更需要一個統一的、順應社會發展和變革的標準來指導我們的行動。我們根據工作中長期使用的國標、行標編制了適合我院的各項建設工程科技文件檔案管理的各項規定、制度，將各項建設工程文件歸檔進行聲像檔案整理、電子檔案信息著錄、檔案信息整理等統一到規定、制度中。這樣符合城市現代化發展、數字化建設的需要，順應時展潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現工程科技檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉變，為我院信息現代化管理夯實基礎。
⑶“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，做好工程科技檔案的管理工作。一是加
強對工程科技檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。隨著經濟社會不斷發展，檔案信息傳播的網絡環境日新月異，在檔案信息的傳播過程中，檔案工作者充當著傳播者的角色。在提升檔案工作者的信息素養的同時，不斷自覺接受教育和培訓，增強自身的文化素養、信息技能和信息意識能力。我們要充分采集工程建設的有效信息，利用網絡信息化技術等各種宣傳渠道及時將工程科技檔案的有關信息在我院進行全面傳播，特別是建立安全的院內網絡信息共享平臺---工程科技檔案專業網站（如：開展檔案信息網上借閱服務、舉辦網上檔案展覽、檔案信息咨詢服務等），明確相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，通過人機互通，實現網絡交流，及時溝通信息、加強反饋控制，完善工程科技檔案信息化系統的目標管理及實現工作。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。這就要求對內，工程科技檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外，定期舉辦工程科技檔案管理的集中業務培訓，做好各種文件、標準的院內安全網絡信息講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好工程科技檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋而廣，能大大提高建設勘察設計單位和施工技術人員的業務素質和對工程科技檔案的管理能力，對工程科技檔案管理的標準化、規范化起到積極的促進作用。三是深入現場，做好對重點工程建設項目檔案管理的服務工作。重點工程建設項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出新路子。四是注重對工程科技檔案信息的反饋。城市建設日新月異，對工程科技檔案的管理也必須與城市建設相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時有改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了那些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程科技檔案的管理。
綜上所述，做好工程科技檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為工程科技檔案事業服務。
通過對工程科技檔案的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。
參考文獻：
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公園檔案作為國家檔案館的重要組成部分，其的應用不僅能夠反映園區工作人員的各個方面的工作情況，而且還能體現園出區的建設和管理水平。另外，當前公園檔案管理工作中還存在著缺乏相關人員、社會支持和理論依據的問題，但是電子檔案的應用可以有效地改善公園檔案管理的現狀，提高公園檔案館的服務質量水平和效率。因此公園管理者應加強自身優勢的發揮，充分發揮電子檔案的自身優勢。
1.公園檔案管理工作現狀
1.1園區檔案缺乏相應的管理人才
公園檔案管理工作不僅具有針對性，而且其的涉及范圍十分的廣泛。公園園區的檔案管理工作不僅僅是需要有相關硬件的支持，還需要相關的具有專業技能的管理人員進行管理，這樣才能保障公園檔案管理工作的安全高效進行。除此之外，在一些的公園檔案管理工作中，因為一些原因需要具有一定的保密性，這就要求管理者不僅要有較高的專業管理水平，而且還要具有很強的責任感。此外，在目前的中國高校園區檔案管理還沒有相關的教育內容，因此公園檔案管理領域嚴重缺乏專業的管理人員。
1.2公園檔案管理缺乏社會支持
在有關的公園管理工作中，人們往往會因為公園的觀賞價值而將么光聚焦在具有娛樂性的公園設施中，往往會忽視公園檔案的管理工作。公園的檔案管理作為一個無形的項目，不依附于人們的關注，無法得到人們的有效支持，也沒有足夠的資源和動力。因此，目前我國的公園檔案管理工作相對來說是十分滯后的。
1.3公園檔案管理缺乏相關的理論依據
公園可以說一項民生工程，因為其建設的主要目的就是為人們提供休閑娛樂的場所，因此其自身的經濟效益是不太明顯的，也是因為這些沒有引發人們對此的重視，所以在高校中也沒有設立相關的教育內容。另外，公園檔案管理工作的專業性要求是十分強的，在原則上應該得到相關理論基礎的支持，但由于缺乏關注度，它是根據檔案管理系統和其他行業的思想進行管理，從而導致了在公園的檔案管理中出現一系列的問題。
2.電子檔案在園區檔案管理中的價值
2.1電子檔案有利于公園檔案的保密
公園園區檔案在一定程度上具有一定的保密性，所以必須要做好安全工作，而電子檔案可以有效的加強公園園區檔案管理工作的保密性。在利用傳統的紙質文件進行公園檔案管理時，當人們尋找文檔時，需要讀取整個的文件，同時也需要其他人的幫助，因此在這一過程必然會導致一些機密文件的信息披露。但是電子文件于此是大不相同的。如果公園管理員或其他信息用戶想要使用文件信息，他們必須進入電子檔案管理系統，登陸系統需要輸入相關的用戶名和密碼，并且在信息查詢過程中，不需要其他人來幫助，這樣就使園區檔案得到有效保障，案件信息的保密性能夠加強。
2.2電子檔案可以有效地提高園區檔案管理的效率
在使用傳統的紙質文件時，無論是在信息查詢還是信息錄入上，兩者都是耗時的，尤其是在信息錄入中，很多信息的輸入主要依賴于管理人員的個人理解。但是電子檔案在信息的統計、整理和分類方面具有統一、規范的標準，能夠有效地提高檔案信息的客觀性、準確性和科學性，因此電子檔案可以有效地提高工作效率。園區檔案管理員還可以借助計算機上的檔案管理軟件對檔案進行管理，這樣一來有效地節省了人力物力，提高了檔案管理的效率。此外，文件中輸入的信息經常面臨修改的問題。隨著公園的發展，資源的信息也發生了變化。它可能需要添加新的信息，并且可能需要修改原始信息。過去的過程需要大量的人力物力，而電子文件是不同的，無論是修改原始信件或者在原有信息的基礎上添加新信息，操作極其方便，電子文件也可以在?ふ沂ё僬咧釁鸕接行У淖饔謾?
2.3電子檔案可以有效地提高園區檔案管理服務質量
電子檔案的應用對于提高公園檔案管理質量具有重要意義。近年來，為貫徹執行相關法律法規，提高企事業單位檔案管理工作的水平，有關單位頒布了《企業檔案科技管理標準化管理辦法》。例如“事業單位”是指有關企業和事業單位需要根據原有的評價方法獲得的“AAA”“AA”。A級“A”，依次對應“省級”、“省級”兩個最新的評價方法，如果評價對象與建設單位有關，也需要注意相關檔案的可追溯性，因此園區檔案管理工作必須改善。另外，園區檔案的有效管理，有利于后續階段的信息查詢。因此，加強園區檔案的管理，實際上就是為信息用戶提供更好的服務質量。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案可以實現資源信息的電子化。大量的信息存儲在計算機媒體中，不僅可以方便信息用戶查詢，而且可以通過互聯網傳輸，實現資源信息的區域移動和共享，電子文檔可以使信息用戶在信息平臺快速查找海量信息中所需的信息資源，有效地改善園區檔案管理服務質量。通過這種方式，游客可以快速檢索公園歷史信息和觀光路線。
中圖分類號：G717.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0354-01
學校的檔案管理，歷來是學校常規管理工作的重要環節和重要內容，它反映了一所學校管理工作嚴謹、規范和科學的程度，從一定意義上也能透視出一所學校的整體辦學水平，所以應高度重視學校檔案管理工作。
一、檔案管理的意義
檔案管理是學校教育管理中的一項非常重要的基礎工作，它對于學校的教學、科研管理有著不可忽視的作用。
做好檔案工作，為學校工作決策提供了參考依據。學校的每項管理工作都是與檔案密不可分的。沒有了檔案，學校管理就無從說起，因為學校管理的一切實踐活動，最終是通過檔案的形式反映出來的。檔案管理既是學校管理的一項基礎工作，也是衡量一個學校管理水準的重要方面。建立健全學校檔案，不僅能確保學校管理與建設、改革與發展等方面工作業績的真實記載和史實的積累，不斷積淀和豐富學校的文化內涵，而且是學校有關工作決策的重要依據。依據翔實的檔案資料可以增強決策的公正性和科學性，避免或減少盲目性和隨意性，提高管理效益。
二、學校檔案管理工作的現狀分析
現階段，很多學校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現在以下幾方面：
1.檔案管理意識淡薄，利用率不高
長期以來，由于人們對檔案工作意識不強，認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。
2.檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大
三、業務檔案
教師業務檔案主要是反映學校教師隊伍建設成效、教師隊伍的結構、變化和整體素質狀況。學校應建立總的教師業務檔案外，每個教師應建立個人檔案。過去教師調動時，該檔案都隨個人行政關系一并密封轉入新單位，以證明該教師的基本素質和工作業績。
一是總的教師業務檔案歸檔內容和范圍是：
1、全體教師花名冊和教師基本情況統計表；
2、教師繼續教育、學歷進修、教學與教研科研成果，綜合考核及評優、獎懲登記表；
3、每學期的課程表、教師的任課一覽表和工作量統計表。
二是教師個人的業務檔案歸檔內容和范圍是：
1、個人基本情況登記表；
2、個人學科教學計劃；
3、個人發表、獲獎或典型的教案、文章和其他作品的原件或復印件；
4、個人職稱評定、晉級、考核、評優等文件資料；
5、評聘、學歷、資格、職稱、獲獎等證書原件或復印件；
6、體檢表。
一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。
四、做好檔案工作，為深化教學改革提供了輔助服務
在深化課堂教學改革，不斷提高教學質量的過程中，檔案工作也顯得尤為重要。為提高教師的備課授課水平，根據檔案及時為教師提供一些教學資料和教學改革經驗。這樣，教師可根據備存的一些資料制定教案，了解學習她人的先進經驗，減少教學實踐中的盲目性。尤其是青年教師，能借助檔案資料，在授課中少走彎路，快步進入角色。同時，收集整理的關于教學計劃、優質課、實驗課等資料，充實、完善了教學檔案，能有效地促進教學改革。
五、做好檔案工作，為優化科研工作提供了信息服務
檔案能為科研選題提供依據。學校的教學離不開檔案，學校的科研活動更少不了檔案的幫助。科研課題立項，往往需要查找大量的檔案資料，充分論證，找出日常教學和研究中的有價值的困惑和問題，使選題立項減少盲目性，增強可行性。檔案能為科研發展打好基礎。對教師的科研課題立項后，要引導教師注重收集科研課題研究過程中產生的各種文件、資料，并加以分析整理。待有關科研項目結束后，系統整理，將所有資料整理歸檔。這樣，會使學校的科研活動有一定的連續性，為今后開展科研活動打下良好的基礎。
六、檔案的收集、整理
學校檔案資料的形成，主要由學校各職能機構在日常管理中形成的原始資料，各職能機構都要形成檔案管理意識，按照檔案分類要求和各自的職責，負責日常的資料收集、整理、分類，保存。期末結束后學校要統一時間收集、整理學期內的全部檔案，并按有關規定進行充實完善相關內容（特別是義務教育檔的續檔，休留轉、輟等學生花名冊與統計表的核實補充等）。需要強調的是，隨著現代化教學手段的應用，不僅要整理文本檔案，也有必要整理好電子檔案。整理完由學校領導審定后.組織專門人員歸檔裝訂，移交檔案室。同一類檔案視其內容多少可分裝若干卷，但要注意規范填寫案卷封面、目錄和內容編碼。聲、影、像、實物檔案的編碼要確保其耐久性，并與文本檔案編碼相一致。由于教學檔案內容繁雜，原始資料較多，所以有條件的學校可設資料室，以便于存放過程性的檔案，從而提高管理者的檔案積累意識。對于專項檢查的檔案可以不裝盒，采取個性化的裝訂方式。
七、檔案的管理與利用
關鍵詞：電子檔案管理；價值；對策
電子文件指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。從形式上看，它是數字化的。能夠直接借助數據通信技術和網絡技術進行遠程傳遞和共享利用。我國從20世紀90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家檔案局成立了專門的課題組，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理方法的試行稿，電子文件的管理正從無序狀態進入規范化管理的攻堅階段。由于電子文件是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，在實踐中探索電子文件的檔案管理，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系十分必要。這有利于對這部分信息資源的檢索、利用和共享，有利于本行業對電子檔案管理統籌規劃，有利于對電子文件的檔案價值進行準確鑒別，統一進行電子文件收集、存儲、保管、保護，確保歸檔電子文件的安全，建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其它載體檔案之間的有機聯系，有利于加速檔案工作的現代化進程。因此檔案部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任。
1 在歷史上，具有的完整性和客觀性價值
電子文件將成為人們進行信息交流的主要媒介，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。作為保存歷史記錄的專業機構的檔案部門，電子檔案是檔案的重要組成部分，目前人們因為尚未認識文件形成運轉的客觀規律，因此管理電子文件總是難以擺脫管理紙質文書的方式方法。對于電子文件往往只作為資料或副本保管，如果不主動承擔起保存電子文件的責任來，長此以往，人類記憶的完整性和客觀性將很難得到保證，我們將失去大量“像樣”的檔案，我們的歷史將面臨斷代。
2 在現實中，具有開發和利用的價值
隨著辦公自動化的進一步深化和CAD、CAM技術的推廣應用，特別是電子計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，能提供越來越完善的信息服務。電子文件隨之大量產生，但這些信息資源存在著數量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，這對于檔案管理帶來了一次革命性的挑戰。要對有用信息進行深層次開發與利用，必須通過對電子檔案的網絡化管理，由于電子檔案的信息內容的數字化，文、檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使之與紙質檔案的管理及網絡信息的繁雜、混亂有著截然不同的區別，它對信息資源的開發和運用顯然更快捷、更方便。人們可以通過電子檔案的網絡化管理獲得便捷直觀的電子文件信息；能夠使人共享電子文件信息資源；能夠通過網絡科學地管理電子文件而降低費用，提高效率；能夠改變人的生活方式、工作方式，使人開闊視野，拓寬思維空間等等。而如果因循守舊，繼續沿用傳統的管理模式，則有悖于利用先進技術提高工作效率之初衷。
3 在發展中，存在提高和更新的需要
檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科。但檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好，這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，電子檔案的收集規范要求不同于紙質文件，如何保證電子文件格式的統一性，文本文件的通用格式統一轉為XML ＼RTF＼TXT等，掃描電子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保證電子檔案的內容、結構和背景信息的真實性，保證電子檔案的內容、結構、背景信息和元數據等的完整性，以及保證電子檔案收集的及時性、有效性和安全性等。
這些問題必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案―個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。
當然，在電子文件的檔案管理中，我們還面臨著諸如：網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源；技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難；保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術難題很多；電子文件的法律效力尚不明確等困難；但其無可回避的價值意義和必要性要求我們要積極應對，趨利避害，在探索電子檔案管理的科學道路上與時俱進，以適應檔案工作不斷發展的需要。
4 做好電子檔案管理的措施
1、建立健全的法規和制度，規范電子檔案的管理
根據國家最新的《歸檔文件整理規則》，貫徹落實統一的電子文件管理標準。實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，緊跟國家最新檔案行業標準，湖北省檔案局已于2015年10月了最新檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日執行，其中歸檔整理規則規定了新標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料一并歸檔，制定了最新科學的電子文件歸檔管理標準[1]：如：歸檔電子文件的整理要求：
1.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》的規定。
1.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標準執行。
1.3 歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894 等標準的應用系統等。
在進行電子檔案管理過程中，除執行國家的法律法規外，還應該制定嚴格的電子檔案的歸檔、保管、定期備份、借閱、銷毀等切實可行的內部管理制度，對電子檔案實行規范化的管理。
2、做好電子檔案收集與管理安全
2.1電子檔案的收集應形成由單位檔案部門聯合各個業務部門同步進行，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的收集歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，業務部門全程參與配合并同時提供相關電子原始數據。
2.2 檔案部門在收集電子檔案時，應包括元數據和背景信息的收集，元數據是電子檔案的技術數據，如描述電子文件的編排與內部結構的數據等[2]。電子檔案是由電子文件轉化而來，元數據是保持電子文件真實性完整性和長期可讀性的關鍵，并對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。鑒別電子文件的保存價值，并對電子文件真實性、可讀性及其數據特性實施判斷，包括價值鑒定和技術鑒定。
2.3 做好電子檔案系統的安全管理，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。首先建立健全電子檔案系統的安全管理制度，加強對密碼、口令、授權的管理；如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護；做好電子檔案使用權限的審核；根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄；加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理[3]。
其次采用先進的計算機操作系統并對數據庫文件進行加密；三是采取必需的技術手段來防范病毒和黑客對網絡系統的攻擊和破壞。
3、人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質
應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。在電子信息日益發展的今天，檔案管理工作者不僅需要具備檔案學、圖書、情報的專業知識和一定外語水平[4]，還需要具有較強的現代信息技術應用能力。檔案部門應重視和加強對檔案管理復合型人才的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
4、電子系統硬件設備安全性，嚴格控制庫房環境
由于電子檔案的新型存儲介質的不斷出現，其保管手段也必須與時俱進，緊跟當代計算機技術的發展，不斷引進先進的存儲介質和技術手段，從而有效地保證電子檔案的安全性和時效性。同時，需要嚴格控制介質的保存環境，做好庫房的防磁、防塵、防光、防有害氣體，嚴格控制庫房的溫度和濕度，并對儲存介質定期遷移復制、防止載體的損壞，造成電子檔案信息的丟失。
參考文獻
[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312
[2]國家檔案局，電子文件歸檔與電子檔案管理概[M].中國檔案出版社，1999.
人事檔案是組織、人事、勞動工資等部門在人事管理工作中形成的檔案，它是以個人為單位保存的。主要來源于一定單位的人事管理活動。“所謂人事，并不是指人和事，而是指用人以治事，主要是指人的方面，以及同人有關的事的方面”。人事檔案就是國家在用人治事，以及處理與人有關的事情所形成的文件材料。如布置填寫履歷表；對進行鑒定、考核和民主評議，形成鑒定書和考核材料；在用人過程中，形成錄用、定級、調資、任免、升遷、獎懲等方面的各種文字、表格材料。
一、人事檔案的價值思考
（一）人事檔案對單位的價值
人事檔案是對于人員的詳盡而可靠的描述，是對人員歷史最忠實的記錄，為單位提供了最基本、最權威借鑒的作用。通過檔案，單位可以更為準確地了解到個人的真實履歷，以及其它有關部門對于該人員的評價等相關信息，這對于更為精準的啟用相關人員有著極大的推動作用，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。同時對于檔案的重視還將極大有助于提升個人對單位的忠誠度，更利于長期穩定的發展。
隨著相關政策和法規的形成和完善，對于聘用人員社會保險金的相關政策將日益明朗，作為目前經濟發展的生力軍，各個單位有必要充分正視檔案的有關問題。這不僅僅是對于單位用人的利益保障，更是對自身的一種保障。
（二）人事檔案對個人的價值
毋庸置疑，人事檔案對于個人而言具有舉足輕重的地位。對于個人而言，必須明確認識到人事檔案的現實意義。它不僅僅是對于個人足跡的忠實記錄，更是社會對個人的一種認可。
個人應當將檔案與自身利益相聯系，從更長遠的角度看待檔案。同時，應當以更為積極的態度對待檔案。如對檔案沒有妥善存放，就無法實現社會對個人的可視性，嚴重影響對于工齡或職齡的累積，各種社會保險更是無從談起。因此，積極地對待檔案，對于個人的發展而言十分重要。
二、改進人事檔案管理的方法
（一）增加人事檔案的利用價值是檔案管理工作的源源動力
人事檔案的價值是潛在的，只有大力開發人事檔案信息資源，提供多方位、多層次服務，其價值才能得以實現。運用人事檔案信息資源，是發現人才的重要渠道之一。在人事檔案開發利用中，一方面要對已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關人事資料，為準確選人用、人才合理流動提供重要依據；同時又可以利用互聯網做好檔案工作信息的綜合分析，全面提供可靠的人事整體狀況資料，發揮人事檔案在員工績效考核、人力資源管理方面的能動作用。
（二）轉變檔案管理人員觀念，提高檔案管理人員專業素質是檔案管理工作的重要基礎
人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。檔案管理人員還要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，要努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，學會使用科學的管理方法。只有建立起一支專業的高素質檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。
（三）采用現代化和信息化管理手段是檔案管理工作的重要手段
現代化的技術和設備是實現檔（下轉第30頁）（上接第26頁）案現代化管理的基礎。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備、高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的措施；另一方面信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，引進計算機管理，用計算機儲存檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，還能大大提高工作效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。
（四）建立和完善檔案管理規章制度是檔案管理工作的重要保障
檔案管理要實現標準化、規范化管理檔案管理要實現標準化、規范化管理，首先要全面普查案卷，去糟取精，將案卷進行重新組合，實現檔案管理規范化。由于一些綜合性檔案管理部門多年來未做全面的清查，不可避免地存在一些無查考價值以及保管期限不準的文件，因此，我們要剔除這些無用的文件，以提高檔案管理的工作效率。另外，還要將案卷進行重新組合，實現檔案管理規范化。對于那些內容混雜組卷過厚案卷，要按照類別重新進行組合，在重組案卷的時候，要重新加工填寫對無卷內目錄、無頁碼、無案卷標題以及標題不夠明確的案卷，確保案卷的規范化管理。對于案卷進行重組，不僅能夠方便查找。規范化管理，而且能夠提高檔案的利用效率。
做好檔案管理基礎工作，可以保證檢索的查全率和查準率做好檔案管理基礎工作，可以保證檢索的查全率和查準率。計算機檢索的優勢就是能夠快速滿足使用者的檢索需求。我們在檔案分類過程中，為了保證檢索的完整性，應加強校審力度，避免在文件分類過程中產生錯誤。同時，按照《中國檔案分類法》進行分類，具體細則可以根據具體情況制定，根據文件具體特征，我們可以對文件輔以關鍵詞標識加以區分。這樣有利于通過關鍵詞查找到全部的檔案。在明確清晰的分類號下，我們可以查找到全部的檔案，但是，查找的準確率卻很難保證，因此，我們還必須規范案卷的標題名稱，以便于又快又準的查找文件。規范案卷的標題名稱，盡量采用簡潔明了的關鍵詞，這樣有利于提高查找的準確率。
加快數據準備，促進檔案管理的現代化進程做好檔案管理基礎工作，就是為了提高檔案的利用率。因此，我們在整理檔案的時候，要分清輕重緩急，循序漸進，優先加工整理那些利用率較高、價值較大的檔案，這樣可以提高檔案的利用率。我們在整理檔案的時候，還應該充分利用檔案原基礎。對那些具備全引目錄并且案卷基礎較好的案卷，在全引目錄上面可以直接分類標引，對那些“房檔”、“案件”等特殊形式的檔案，可用計算機統一給出分類號，利用人名、地址、時間通過計算機程序編制成案卷目錄直接錄入。另外，在檔案的錄入中，采用宗卷的關鍵詞替代“主題詞”可以有效地提高查找效率，簡化查找時間。
