時間：2023-05-15 16:12:51
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建設項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設過程中的史實，又是建設項目竣工后建設單位進行維修及改建等工作的重要依據，對建設項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設項目檔案的系統、完整、準確，促進建設項目管理中的檔案管理規范化，提高建設項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設項目檔案驗收辦法》，大力開展建設項目檔案管理的業務指導與執法檢查活動。在《重大建設項目檔案驗收辦法》中，規定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設項目，不能通過整個建設項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現了項目檔案管理在整個建設項目管理中的重要性。因此，切實做好建設項目管理中的檔案管理工作，是建設單位不可忽視的課題。
2現階段建設項目管理中的檔案管理現狀
2.1建設項目管理中的檔案管理意識薄弱
現階段，很多建設項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設項目管理中，總是存在一種"重建設、輕檔案"的思想，建設單位的領導及管理層都沒有認識到建設項目檔案是整個建設項目管理的重要依據，對建設項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設項目施工中，因為建設施工的任務比較重、項目較多，所以建設單位的領導層都比較重視工程施工的質量與進度等，往往忽視了建設項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設單位通常在建設工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設單位對建設檔案的使用，對建設工程質量不能完全保證。
2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善
在重大建設項目施工建設中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設項目的法人、施工、設計等工程參建單位。由于建設單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規章制度，但是存在著形同虛設的現象，在工程建設中沒有形成有效的管理機制，使得建設單位對檔案管理制度的執行力不夠。再加上建設總承包公司對建設項目的檔案管理任務分配不明確，不能夠很好的協調檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網絡，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設工程質量。由于建設項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設項目開始建設時，建設單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設項目各個環節中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設的監督不足，建設單位沒有按照國家的檔案管理規定進行整理，監督不力，致使建設項目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設項目管理中的檔案管理缺乏保障機制
由于建筑施工單位和監理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經常會被認為是一項沒有很高技術含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁。現階段，很多建設單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關檔案管理人員的職責范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設單位在建設項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設單位應該對檔案管理工作予以重視。
3加強建設項目檔案管理的具體措施
3.1完善建設項目的檔案管理制度
檔案管理部門應該根據本單位建設項目的實際情況制定一系列可操作的規章制度，對建設項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設項目的檔案管理有效執行。完善建設項目的檔案管理制度，需要由建設項目單位帶頭建立項目檔案管理網絡，從而要求項目的施工單位、設計單位等配備專職檔案管理人員負責項目建設期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設單位還應配備一個專職項目檔案主管人員來負責項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統籌與協調工作，明確分配檔案管理部門的職責，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設的每一個建設環節。通過建設單位的對項目檔案管理進行統一領導、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態，有利于建設單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準備。
3.2提高項目檔案管理意識
在這個信息化時代，及時的信息能夠對增強建設項目管理人員的檔案管理意識。建設單位應該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設單位的職責要明確，利用管理人員與系統的有效結合，從而增強建設單位檔案管理人員的管理意識。現代建設項目工程的檔案管理也需要與當地的經濟發展相適應，建設單位應該加強對項目工程的關注，及時將有關信息化的有關消息反映到建設單位的管理層，管理層應該將這些信息化消息加以提煉，應用到建設項目的檔案管理規定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應當參加建設項目的竣工驗收
對建設項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內容，檔案管理部門應當參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設項目驗收過程中發現的有關于檔案管理問題，建設單位的檔案管理部門應該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標準、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質量。
4結語
關鍵詞：建設項目；檔案管理
工程項目的建設是地方、國家的發展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經濟的持續快速發展，工程建設項目逐年增多，規模也在不斷擴大。基礎設施建設和技術改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。建設項目檔案是建設項目的寶貴財產，它記載著建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設項目檔案管理工作。
一、建設項目檔案
建設項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設項目檔案主要包括基建文件、監理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建設單位在上述項目建設全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監理文件主要是監理單位在工程建設監理過程中形成的監理管理資料、施工監理資料、竣工驗收監理資料等向建設單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術文件、施工物資資料、施工測量監測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質量評定資料、竣工圖等向建設單位移交的檔案。竣工文件包括工程規劃驗收、消防驗收、人防驗收、環保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。
項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業內容銜接，構成項目完整的成套性整體；（2）專業性。不論是生產性建設項目檔案，還是國防性建設項目檔案還是民用工程，它都是專業技術活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成使用的全過程；（3）現實性。它具有較強的現實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環節，是竣工驗收的依據，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現實性依據。
二、如何加強建設項目檔案管理
建設項目檔案是工程建設的客觀真實記錄，它不僅能靜態反映項目建設的全貌，而且能動態反映項目建設過程的變化和發展情況，它記錄了項目建設中間的每一個環節，這種客觀真實的記錄對單位的建設與發展，安全與生產科研，對總結建設項目工作經驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案與項目施工和實施過程相符，保證建設項目檔案的齊全、完整、系統，是科學管理建設項目檔案的基礎。
1、充分認識建設項目檔案的重要性
根據國家檔案局、國家發改委聯合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。項目管理團隊要高度重視項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作。
2、制定符合實際情況的檔案管理規章制度
首先要加強對建設項目檔案工作的組織領導。根據建設項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次是加強建設項目檔案管理制度建設，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，建設項目由于規模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠建設項目檔案管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
3、對項目管理人員進行檔案知識業務培訓
一個單位建設項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規章制度健全與否，主管檔案領導的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經辦人手中。項目建設單位應根據實際情況，定期對各有關人員進行檔案知識的業務培訓，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設單位應及時跟蹤項目建設進度，及早介入項目檔案工作，進行業務指導，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設項目的驗收打下基礎。
4、掌握建設項目檔案收集的方法
建設項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學規范直接反映工程建設的質量和水平。檔案收集方法應體現全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設單位來整理是不現實的。因此建設單位在與設計、勘察、施工、監理、設備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協議時, 要明確規定工程檔案應具備的質量和數量要求、移交時間等，或在工程招標合同中設專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續。據以往經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數是從施工圖直接轉化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設項目檔案收集是建設項目管理中的薄弱環節, 注重建設項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。
5、定期開展資料整理檢查與監督
由于資料瑣碎，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設單位應對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。
6、嚴格把握竣工驗收的質量
根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。建設單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。
三、對做好項目檔案管理的思考
一個項目的建設過程，凝集了設計者、建設者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設計、施工、竣工到投入使用需經歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經過移交整理形成完整的建設項目檔案。在現實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領導或項目執行者不重視建設項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務而放松了對建設項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎管理，注重過程控制, 要主動參與項目建設的全過程，健全建設項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。
加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳建設項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。在領導支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創新，更要善于學習借鑒其他單位、其他項目的經驗，少走彎路，在工作中不斷發現新問題，找出新方法，適應發展與各種變化，才能更加科學地管理好建設項目檔案，提高專業工作水平，為單位的科研、生產、管理服務。
參考文獻：
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[2]GB/TS0328-2001建設工程文件歸檔整理規范[S].
關鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質量
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：我國經濟體制改革不斷深入，為建筑業的發展帶來了機遇與挑戰，但是隨著越來越多的建筑企業的不斷加入，也出現了不少質量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質量是所有建筑企業應該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設的整個過程，直接關系著工程質量是否值得人們信賴，也關系著企業的信譽以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。
1.工程檔案管理與項目管理的概述和關系
1.1工程檔案管理與項目管理的概述
通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內容是否可靠，分析檔案的信息，以總結工程進程；還有就是搜集并整理文件，建立相關的鑒定方案，統計相關數據，最后存檔保管。二項目管理當然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機構，針對特定的工程項目進行有計劃的組織領導，掌控整個工程活動的全過程，以便進行及時進行動態指導。
1.2工程檔案管理和項目管理的關系
在一個工程中，我們可以認為檔案管理就是一個項目，對它進行有規劃的、系統的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設之中。只有二者之間有機配合，才能達到整個工程的預期目標。這就需要建立一個管理體系，制定相關管理規劃，并且定期進行整理分析，以確保工程保質保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。
2. 工程檔案管理存在的問題分析
2.1工程檔案管理機制有問題
主要就是現在運行的工程檔案管理機制已經落伍，不符合當前社會主義市場經濟體制，時代在發展，而工程檔案管理機制卻沒有創新，必然導致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網絡體系和辦事機構，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設中的新內涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設進度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應該對檔案管理方面的具體要求做出詳細的說明和規定，但是這些內容在現行的制度中未曾體現，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進行體制的創新，以致領導和崗位責任制度得不到落實。
沒有大力推行相關的規章制度，缺乏相應的業務指導。
2.2工程檔案的質量不過關
有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關施工管理的相關文件和質量驗收時的簽證資料。之所以會出現這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設的腳步，呈現在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關要求，還有一方面就是在工程建設中偶爾也會出現施工或者監理等一些單位沒有遵從工程建設的計劃書，擅自推進工程進程，但是也沒載入工程檔案文件中，導致檔案資料的缺失。有時候一些建設單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進行檔案整理，最后造成檔案資料的不規范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關的專業知識掌握的不夠精準，以致資料的書寫不規格，與實際情況有很大出入，不注重細節等都會造成質量問題。有一些監理不負責任，現場工作不充足，造成原始的資料不準確，還有就是他們沒有盡職盡責，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現漏洞。
2.3工程檔案管理人員專業水平低
一些有經驗的專業檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經驗或者水平較低的人員來進行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學，檔案管理人員的專業技能不過關就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導致大量的高素質的專業人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續整理也是不利的。
3.加強檔案管理的對策
3.1完善檔案管理制度
隨著時代的進步，建筑業也在蓬勃發展，過去的檔案管理方案已經不能適應其發展變化的速度了，應該建立一整套的科學合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領導小組，改善現有管理模式，進行分系統、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規范化。達到員工各司其職，制度完善合理，機構有效運作，監督作用強化。同時行政管理部門應該嚴格考核參建部門，絕不放過任何投機取巧的行為，項目法人切實起到監督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設中的每一個環節，促使工程質量的提高。檔案中記錄著工程建設的相關資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細檢查檔案的完整度及準確度。嚴格要求施工單位檔案的構建，仔細對檔案資料進行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質量的一個參考標準。
3.2檔案管理部門充分發揮自身職能
檔案管理部門應該加強監督管理職能，不定期的進行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關的懲處制度，將每次檢查的結果記錄在案，這樣有助于企業提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構建專項的檔案驗收機構，嚴格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權益保護方案，有利于檔案功能的充分發揮。
3.3提高檔案管理人員的業務素質
企業在挑選檔案管理人員時，要嚴把質量關，進行專業知識的考核，以免有人濫竽充數。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進行考試，有助于員工更加盡職盡責。還要開展檔案業務培訓，進行檔案業務知識教育，可以聯合其他公司的檔案管理人員進行工作經驗交流，促進員工間工作質量以及效率的提高。可以以座談的形式或者上門培訓的方法，提高員工的業務水平。教授的內容可以是有關政策法規的，也可以是檔案專業知識相關的，企業可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現自動化、規范化、現代化、標準化，提高檔案管理的工作效率。
結語
工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創新。創建新的檔案管理模式，樹立先進的檔案管理理念，創建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進工程建設的快速發展。
參考文獻：
關鍵詞：聲像檔案；管理
中圖分類號：C93 文獻標識碼： A
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態出現在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項目中屬于一個記錄節目內容的重要載體，同時也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。
聲像檔案的管理狀態
1.1管理檔案的意識不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于項目整個過程記錄的重要性，導致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據調查數據顯示，目前大多數單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復多次使用的現象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護設備落后
在現今科技急速發展的狀態下，多媒體技術得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現在人們日常生活和工作中，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內存放聲像檔案，只有部分單位根據需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數單位還是沿襲著混存方式，不符合有關規定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進
在管理聲像檔案過程中，應根據周圍綜合性環境的需要，以音像資料為主要媒體，以項目重大的事件和活動為中心，積極主動的履行能反映整個工程的宣傳義務。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴重的制約，導致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準則未完善
大多數單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統一的集中管理。管理準則的不完善，導致部分單位沒有將有關制度貫徹落實好，難以起到應有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態。
加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加大宣傳力度，爭取領導與攝錄人員支持
加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網絡各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領導、宣傳部門負責人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。
（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度
改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應的管理制度。規范管理，對產生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）增強與檔案部門業務聯系，逐步提高攝錄人員檔案業務水平
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。另外，還要注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關專業知識和技能的培訓，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。因此，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動
針對企業重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業（項目）重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
結語
隨著科學技術的迅猛發展，使得聲音檔案在管理過程中出現較為嚴重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義
參考文獻
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[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業文化（下半月），2011，（06）：431-432.
關鍵詞：科研項目任務書；項目檔案；完整；準確；系統
《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定：科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。一般情況下，科研項目檔案是在項目結束并完成成果鑒定后歸檔，也有研究周期長的，可階段歸檔或按年度歸檔。基層檔案人員如果在項目進行過程中，沒有參與項目工作的開展，在對項目檔案整理時，面對成堆的文件，會有無從下手的感覺，且檔案材料是否準確、是否完整是心里沒底，一片茫然的，怎樣準確有序地完成項目檔案的整理歸檔，是檔案人員必須要解決的一個問題。
解決這個問題，一個簡單有效的方法就是認真解讀項目任務書，充分了解項目開展的工作內容，把握任務書為我們提供的檔案信息，掌握所要產生的檔案材料，從而高質量地完成檔案的收集、整理、歸檔。科研項目任務書一般包含幾個方面的內容：項目目標及工作內容、計劃進度要求、任務完成形式、主要完成單位及人員、經費概算等，我們檔案人員只要對這幾個方面的內容進行仔細分析，充分了解本項目要開展的工作，完成的內容，達到的指標，并據此對收集來的檔案文件進行整理核對，保證項目檔案的完整性、系統性、準確性是沒有問題的。
一、目標及內容
1、在此項內容中，對項目開展的目標、工作內容、實施方案進行了詳盡的規定：通過開展某某方面的工藝研究，進行某些功能的設備研發或設備改造，解決實際工作中存在的某些問題，滿足特定領域的需求。其中要開展的工作可能有研究方面的、工藝實驗方面的、試驗測試方面的、設備采購方面的，……，那么針對每個方面的工作內容，應該產生的檔案材料，我們就有了宏觀的概念，能夠從管理角度把握項目檔案的完整性。
研究方面的工作，應該產生研究方案、開題報告、調研報告、科技報告、年度報告、階段報告、總結報告等；
工藝實驗方面的工作，應該產生工藝方案，工藝設計、工藝規范、工藝報告，以及相應的檢驗規范、實驗記錄、檢測報告等；
試驗測試方面：應該產生試驗大綱、試驗方案、試驗記錄，試驗報告等；
設備采購方面的工作，應該包括相應的采購文件：計劃審批、采購技術條件，調試記錄、調試驗收報告，設備、配件的材質證明、交貨清單等。
任務書中涉及到的工作內容提示了我們應該產生的檔案材料，我們在對項目檔案的收集過程中就能夠做到有的放矢，目標明確，如有欠缺，就能夠及時質詢相關部門，確認材料的齊全。
2、工作內容及要求中，有些任務書還詳細規定了各項工作應達到的技術指標，那么我們在收集到的文件材料中，還應開展對相應工作的核對，是否開展了相關工作，產生了相應的支持文件，完成了任務書的內容。
二、項目進度計劃
在本項內容中，規定了項目每項工作開展的節點，那么我們在對項目檔案進行收集時，就有了相應的時間節點，哪個時間段該完成哪些工作、提交哪些報告、產生哪些記錄，便于我們向相關部門進行索取，這是檔案工作的一個重要環節，也是對項目工作開展的督促。同時，在過程中對檔案進行控制，還有利于把握檔案材料的質量，對于有缺頁、錯頁、簽署不全等問題的材料責成相關責任單位及時進行整改，對測試數據與任務書目標值有差異的與責任單位進行確認，從而避免檔案材料的質量問題，影響日后的驗收，甚至利用。幫助項目管理部門推進項目進度，實現了檔案管理部門的主觀能動性，保證了檔案的準確性。
三、項目達到的技術指標及成果
在本項內容中，確定了項目內容中必須達到的技術的量化指標，對項目應該產生的成果形式也作了具體的規定，比方有些項目就具體到研究報告多少篇，GF報告多少篇，實物樣件多少件、樣品幾批，甚至還有專利申請、成果申報方面的規定，那么我們在整理項目檔案時，就能夠據此對檔案材料的完整性進行核對，在工作總結、技術總結中是否對成果完成有所描述，專利、成果的申報、獲批、授權資料是否齊全，樣品、樣件的照片、圖片檔案是否豐富完整，多角度收集檔案材料，從而有效的控制項目檔案的系統性、完整性。
四、主要完成單位及人員
這里的單位和人員，是項目檔案的產生主體，他們才是實現整個項目檔案的完整、準確的責任者，在我們收集、整理檔案過程中，遇到問題、疑問需要求助，在對檔案材料的內容、數據需要確認，在根據工作內容，有所欠缺，需要補充時，他們就是檔案人員索取的對象。也就是說，與項目完成人員保持緊密的聯系，是我們高質量的完成項目檔案的歸檔工作的保證。
五、經費概算
一、企業工程檔案管理的現狀及難點
企業工程檔案為項目投產后正常生產維護、檢修或改造、擴建的重要依據。也是保證建設項目檔案的完整、準確、系統地為建設項目檔案竣工驗收提供依據。盡管檔案管理重要性認識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。
1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責界定不清
建設項目前期、建設過程到竣工驗收，各級領導非常重視立項、投資、設計、招投標、安全、質量、進度、決算、竣工驗收等各環節的工作，但對辦理過程和形成結果的依據性文件材料只關心是否辦理完畢，不關心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責任者與文件管理者責任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設同步，沒有嚴格執行建設項目檔案“統一領導、統一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設單位，在建設過程中對檔案管理的責任就界定不清，準備接受驗收時，又將自行負責的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質量上達到要求，其內容的完整性和準確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。
2.企業檔案管理人才隊伍問題
企業發展沒有充分考慮到檔案管理人員素質建設和能力培訓，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。
3.建設單位各級管理、工程技術人員檔案管理意識淡薄。
各級管理、工程技術人員是建設項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執行者，是建設項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎和專業知識，他們習慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設項目過程中檔案“統一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關聯時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監督交接“私人財產”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設項目管理的文件材料收集不全的因素。
4.項目參建單位對項目建設文檔的收集不夠重視。
建設項目檔案管理不僅是建設單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關系。項目檔案管理的質量，關鍵取決于建設單位的組織管理，只有建設單位做好參建單位的組織、協調和管理，使他們明確各自在建設項目檔案工作中應該承擔的責任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。
二、強化工程項目檔案管理的對策
1.人員素質建設與能力培養
人的管理理念依然是企業檔案管理的主要因素，其素質和能力的培養應視為基礎中的重點進行，因此需要引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。
2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結合、同步進行
工程檔案管理工作只有與項目建設緊密結合、融入項目建設同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監管，緊密結合、同步進行，健全管理體制和工作網絡，堅持“統一領導、統一管理”原則，才能逐步實現項目檔案管理同步化、制度化、網絡化。
3.明確建設單位自身檔案管理及職責范圍
檔案管理首先應明確自身檔案管理職責范圍：按照建設項目各階段檔案管理范圍、責任劃分，除施工文件、監理文件由施工單位、監理負責各自范圍內各類文件的收集到歸檔；生產準備和試運行階段的文件由使用單位和建設單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設計及基礎、項目管理、工藝設備、涉外、消防、財務和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設單位的職責范圍。其次是建設單位對監督、指導各參建單位將項目檔案工作與項目建設同步負有責任。只有明確了檔案管理的職責，才能避免出現分工不明的現象
4.充分發揮建設單位在項目檔案管理中監督指導的作用
一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標和簽訂合同時，設立專門的條款，明確規定各參建單位對項目文件的責任及完成標準。明確設計單位、各施工單位以及監理單位提交有關基礎資料和文件的期限、份數、質量要求和對項目文件的監督、審查責任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據。二是發揮監理單位的重要作用，依照《建設工程監理規范》，監理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準確、系統，負有監督、指導、檢查、審核、簽認的責任。三是針對項目實際編制建設項目檔案管理辦法，對項目建設文件材料從形成積累、質量要求、整理編目到移交歸檔及責任部門提出統一要求，并在項目建設各階段嚴格執行。通過建設單位和各參建單位的共同努力，逐步實現建設項目檔案遵循：施工中把“形成關”，交工驗收時把“歸檔關”，建設、監理單位共同把“質量關”，保證項目檔案的齊全、完整、準確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現遺失，缺失，漏失的現象。
關鍵詞：醫院 基建檔案 管理
一、建設項目檔案管理在醫院管理中的重要作用
醫院基本建設項目是醫院不斷發展的基礎工作，醫院建設項目檔案是醫院基本建設活動過程中一項重要組成部分，對建設項目投入使用后的管理、維修、改擴建等有著重要的作用。
（一）為醫院發展提供重要依據
由于醫院基建項目具有投資大、環節多、內外協作關系復雜、涉及部門多的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院建設項目從立項、勘察、設計、施工、竣工、使用及管理全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像等形式的文件材料，是檔案管理最基本的目的。同時又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
（二）反映醫院基本建設項目的現狀
醫院建設項目檔案記載了醫院工程建設的全過程，真實反映工程項目建設管理過程中的現實面貌。在工程建設中項目檔案收集不齊全、不規范、不準確、保管不安全都會直接影響建設項目發揮其作用。如，醫院建設總體規劃的規劃圖、現狀圖、文字說明等有關檔案的原始材料，門診樓、住宅樓、康復保健樓等建設項目的立項、設計、施工等環節的相關資料記錄和文字說明材料以及建設項目公共設施方面的相關材料。
（三）是醫院今后改擴建項目的技術參數
規范、準確建設項目檔案管理直接關系到醫院今后改擴建項目的成本、質量、進度。近年來醫院新建工程項目連續不斷，改建、擴建、零星維修項目也連續不斷，建設項目檔案的重復使用率不斷上升，尤其是建設過程中的各種報批文件、招投標資料、圖紙、合同、付款資料、答疑文件、會議紀要以及工程建設項目交付使用過程中存在的有些問題記錄及處理意見等。因此，任何基本建設項目中缺少了建設項目檔案就等于缺少了工程建設項目中的參數，缺少了改、擴建的重要依據。
二、醫院建設項目檔案管理中存在的問題
（一）不重視檔案管理工作
在醫院基本建設項目管理中，由于大家忙于工程建設前期手續，忙于施工建設過程，趕工期、趕進度，希望盡早完工驗收投入使用，只看重工程建設本身而忽視了大量工程建設項目檔案資料的管理工作。一些醫院在項目建設期間，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案存放設施。一些檔案管理人員是臨時聘用的，流動性比較大，機構不穩定，并且沒有經過專業培訓，不具備工程建設項目檔案管理的專業知識，從而使檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設不能同步開展，導致建設項目檔案處于放任自流狀態。另外，在檔案的使用和查看過程中人們經常翻閱、使用原始資料，對紙質檔案本身造成一定程度的損壞，甚至有些原始資料不在檔案執行部門存放，不在檔案管理人員手里，導致檔案管理存在很大問題，造成收集不完整、不齊全、跟蹤不及時，特別是項目前期準備文件散失較多，如某些關鍵資料保存的是復印件或者簽字蓋章模糊的資料，使工程建設項目檔案沒有發揮應有的作用。
（二）檔案管理制度不健全
醫院多數建設項目存在工程復雜、周期長、涉及面廣、細節多等眾多因素，因此涉及基建、招標、財務、審計等多個部門，而相關部門之間沒有完善的建設項目檔案收集和管理制度，檔案歸檔范圍及責任劃分不明確，不能采取規范的管理方法和操作流程，沒有履行監督、檢查、指導等職能。不論是文字形式還是圖紙、圖像、聲像等各種形式形成的檔案資料在收集、整理與歸檔過程中缺乏統一的標準，并未有詳細的管理規定進行規范。由于各部門之間檔案材料形成的時間不同，檔案材料內容不同，這就給及時、全面收集材料增加了相應的難度，許多檔案材料散存在經辦人員手中，缺乏規范的制度約束，以至于檔案管理工作與建設項目工程進度存在些許差異。
（三）檔案材料收集不齊全，建檔不規范，移交不及時
任何項目的檔案都是在項目建設、管理過程中形成的，是具有保存價值的各種形式的歷史記錄。近年來，各級醫院的改建、擴建工程逐漸增多，參與工程建設的部門大多數不重視工程建設項目檔案的管理工作。由于檔案資料形成的時間較長，一些在工程施工中發生的變更、簽證資料、項目前期的隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等往往被有意無意地 忽視。有時檔案管理人員在日常管理工作中不能及時分類、整理，隨意放置，不善保管，導致檔案與檔案之間的連續性差，不能保持其成套性、準確性、系統性，直接影響檔案質量。
三、如何加強醫院建設項目檔案管理工作
（一）領導要重視檔案管理工作
醫院工程建設是醫院快速發展的重中之重，工程建設項目檔案同樣是重中之重，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程建設項目從立項開始，領導要加強檔案管理意識，應不斷加大對檔案工作的領導和支持力度，指定專人負責文件、圖紙、圖像、聲像記錄等資料的收集、管理工作。同時要進一步優化檔案工作發展環境，真正把檔案管理工作提上日程，制定一套操作性強的工作守則、建檔流程、管理制度，明確崗位責任，大力關心與支持檔案工作者，使檔案管理工作規律化、標準化，確保把醫院建設項目檔案管理工作落到實處。
（二）加強檔案人員業務技能培訓，提高檔案人員管理水平
建設項目檔案管理工作本身就是一項專業性很強的工作，應力求達到系統、準確、完整的要求。建設項目檔案管理人員要加強檔案人員業務培訓，掌握檔案整理規范操作方法，使檔案管理人員了解基建工程檔案管理知識，了解工程建設程序和工程建設專業知識、優化知識結構、拓展知識面、更新理念、提高履行崗位職責的能力，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。為了更好地管理工程檔案，檔案管理人員要善于在日常工作中總結不足，虛心向其他單位的同行學習，借鑒好的經驗和做法，努力探索檔案管理工作的規律，增強業務素質，以保障檔案管理工作有序、高效地開展。
（三）堅持事前控制原則，強化全過程管理
工程建設項目檔案管理不僅涉及建設過程中的檔案管理工作，還涉及工程建設項目實施前期的準備工作，即建設項目申請立項時，就應開始工程建設項目文件的收集、整理、審查工作，包括項目建議書、建設項目用地問題的批復、建設項目選址意見書、建設項目立項的批復、建設項目環境影響評估報告、建設用地的通知、項目可行性研究報告、建設項目初步設計、施工圖設計文件、建設用地規劃許可證、國有土地使用證、建設工程規劃許可證等，必須堅持事前控制原則，很好的保存這些重要性的文件資料。同時，要重點強化全過程管理，將工程建設項目檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，細化到工程建設的每一個環節，建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制。在與設計單位、施工單位、監理單位分別簽訂合同時，應將建設項目檔案材料的收集整理工作列入合同條款中并且與工程款掛鉤，不提交齊全完整的基建檔案不予付款。這樣就能使參建單位重視檔案工作，并落實責任，有效的控制、監督、檢查基建檔案的質量。
（四）實行嚴格的審查監督體制，定期開展資料整理檢查與監督
醫院作為工程建設項目的建設單位，要加強對建設項目檔案工作的組織領導，成立建設項目檔案工作領導小組，明確每人的工作職責，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序，還必須建立嚴格的審查監督制度。對參與建設的各施工單位、監理單位和部門的建設項目檔案工作實行統一管理，對工程檔案的產生、收集、整理等環節進行嚴格的審查監督管理，及時發現并解決工程檔案管理中的問題，杜絕“事后補資料”現象發生，確保項目檔案工作與項目建設同步進行，保障工程檔案管理的實效。
（五）逐步實現檔案管理電子化
隨著信息化建設的不斷推進、計算機普遍應用，醫院建設項目檔案工作也必然要進入數字化發展階段。因此，電子檔案成了醫院檔案管理的重要形式，是檔案管理工作發展的必然趨勢。在領導重視電子化辦公的同時，醫院建設項目檔案管理也應推行計算機管理技術，適應基建項目現代化管理模式。檔案管理人員應根據工程建設項目的特點和單位信息化管理實際情況，通過計算機磁盤等設備與紙質檔案，相互關聯相對應地建立統一的文件格式，統一的電子檔案模板，統一的文件類型，規范有序地收集、查閱、篩選、存儲和保管工程建設項目檔案，保證建設項目檔案的原始性、真實性、完整性以及長期可讀性。同時要加強安全管理，可以通過閱讀權限，設置密碼等專人專管，杜絕隨意更改檔案，改變電子檔案的文件結構和文件內容。
四、結束語
近年來各大醫院包括甘肅省中醫院的基本建設可以說是接連不斷，而且大多數都是在交叉進行，做好建設項目檔案工作，實現基建檔案工程的自身價值是領導和檔案管理人員不可忽視的重要工作之一。醫院基建檔案反映建設項目的真實面貌，是醫院信息資源之一，是一項對工程負責、對醫院負責、對歷史負責的重要依據和保障。因此，檔案管理人員應收集、管理和保護好這種資源，為發展醫院經濟建設提供檔案服務。
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關鍵詞：煤礦項目，建設前期，檔案管理
中圖分類號：X752 文獻標識碼：A
前言
項目前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。 前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。 只有規范項目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證企業資產的完整。現結合實際，談談項目前期檔案管理存在的問題以及對策。
1項目前期檔案管理存在的問題
1.1 收集滯后
項目前期建設具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點，使項目前期檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經濟利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了項目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴重制約了單位經濟和檔案管理工作的持續發展。
1.2 檔案管理意識不強
對項目前期檔案管理重要性的認識，是做好項目前期檔案工作的前提和保證。 目前，各項目單位領導和檔案人員對項目前期檔案重要性的思想認識不夠，對項目前期檔案工作的學習宣傳力度不強，且項目前期建設隊伍流動性大，人員不穩定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責沒有落實到具體人員， 使檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。
由于項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、 工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力， 也是導致項目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規范的主要原因。
1.3 檔案管理體制不完善
由于項目建設初期機構和人員配置不健全。 許多單位沒有設立檔案管理機構及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。 檔案管理設施設備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現代化程度不能適應項目建設和工程建設快速發展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。
2正確認識項目前期檔案工作的重要性
根據國家檔案局、 國家發展和改革委員會聯合下發的《關于印發〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發[2006]2 號）文件規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過整個項目的竣工驗收。 同時還規定，檢查項目檔案，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。 抽查檔案的數量應不少于 100 卷，抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。 項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。 復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位 （法人）通報批評。 造成檔案損失的，應依法追究有關單位及人員的責任。
由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在項目竣工驗收中的重要性。 此外，項目檔案對項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響項目發揮最大效益。
3如何做好項目前期檔案管理工作
3.1 各級領導要高度重視工程項目前期檔案工作工程建設是百年大計， 項目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。 工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。
3.2 加強對煤礦項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作的最基礎、也是最薄弱環節，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續工作有序跟進。重點工程項目建設具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性、廣泛性等特點。由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程質量，輕視工程檔案的管理，基礎設施建設檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了基礎設施建設檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應切實加強對重點工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設計單位、施工單位、監理單位應按照規范進行整理，及時移交檔案給建設單位；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。要結合實際情況，列出工作重點，提出落實意見。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創新檔案資源建設方式方法，用全局的眼光促進檔案工作的規范化管理，為檔案資源建設創造新的動力、注入新的活力。
3.3 提高檔案管理人員的工作意識
工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關部門特別是重點建設項目單位領導在認真抓好工程投資、質量、進度和安全的同時，要增強檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設的議事日程，配備好業務素質較強的專(兼)職檔案員，解決必需的庫房和設備保證檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓，充分認識到加強檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強檔案意識，樹立“內強素質，外樹形象，依法管理，爭創一流”的理念。為檔案工作的開展創造良好的環境，把檔案管理工作提高到一個新水平，為城市發展和建設做出應有貢獻。
3.4 加強對項目前期檔案工作的組織領導
成立檔案工作領導小組， 建立檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
3.5 定期召開檔案工作會議
項目建設單位對檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。 定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下一步工作。
3.6 加強檔案管理制度建設
俗話說“沒有規矩，難成方圓”。 工程項目建設由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或少數幾個人的力量是根本辦不到的。 因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好檔案管理工作的根本保障。
3.7 納入合同管理
堅持將項目檔案工作納入合同管理，嚴格各單位歸檔責任，項目建設單位在與各參建單位簽訂設計、監理、施工等合同或協議中，一律明確檔案工作內容，提出項目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責，從源頭上保證項目前期檔案的完整、準確、系統。
3.8 建立責任處罰制度
實行檔案管理風險抵押，把責任分解到監理、建設等各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。 各參建方在簽訂合同后即交付給建設方一定數額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設方有權扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規范有序開展。
4結束語
隨著我國礦建企業轉型跨越發展和建設步伐的不斷加快，新的條件下對工程質量提出了更高的要求，申獎報杯是許多單位的努力目標，也充分彰顯出項目檔案管理的重要性。 檔案管理人員應該解放思想，轉變觀念，在項目建設期間，大力提升自己的業務素質和專業技能，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在項目中發揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和項目建設的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。
參考文獻
