時(shí)間：2023-03-16 15:49:16
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1．1獨(dú)立成套
學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的。基建檔案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來(lái)源廣泛
高效基建檔案的來(lái)源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來(lái)源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實(shí)用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2．1缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法
由于高校基建部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高校基建管理工作的認(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問(wèn)題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無(wú)法正確分類和歸檔的問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高校基建項(xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來(lái)源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長(zhǎng)，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高校基建部門不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)丟失許多工程建設(shè)過(guò)程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。
3強(qiáng)化新形勢(shì)下高校基建檔案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高校基建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實(shí)際操作過(guò)程中，由于基建檔案形成周期較長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項(xiàng)目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項(xiàng)目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實(shí)施規(guī)范化、同步化
對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實(shí)施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確保基建檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)掌握管理工作開展過(guò)程中的各準(zhǔn)確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺(tái)必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲(chǔ)的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級(jí)空間即具備前瞻性。
3．4提升管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)
1民辦高校檔案管理存在的問(wèn)題
1.1管理意識(shí)薄弱，對(duì)其認(rèn)識(shí)不夠
教書育人一直是民辦高等院校教學(xué)的中心任務(wù)，以培養(yǎng)技能型的人才為主要目的，對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，尤其是領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)淡薄，使得檔案管理人員職責(zé)不清，影響民辦高校檔案管理工作的發(fā)展。
1.2制度不夠完善，職責(zé)不清
制度是工作的基礎(chǔ)，但從當(dāng)前我國(guó)民辦高校的檔案管理情況來(lái)看卻缺乏切實(shí)可行的制度，影響檔案管理工作的完整性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與科學(xué)化的管理，導(dǎo)致工作人員的職責(zé)不清，影響整體效率。
1.3管理人員的素質(zhì)亟待提高
當(dāng)前我國(guó)民辦高校的檔案管理人員多數(shù)為兼職，這必然會(huì)影響其工作的效率，無(wú)法進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練，因此，必須在未來(lái)的工作中不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。
1.4基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較為落后
隨著人們對(duì)檔案工作的重視不斷提升，對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)施也提出了更高要求，但實(shí)際情況卻不盡如人意，缺乏保存意識(shí)，導(dǎo)致檔案丟失情況頗為嚴(yán)重，同時(shí)現(xiàn)代化設(shè)備不到位，影響檔案保存的效率。
1.5管理方式落后，信息化管理手段缺乏
當(dāng)前，傳統(tǒng)的管理方式仍然是民辦高校選擇的首要方式，與時(shí)展脫離，無(wú)法滿足時(shí)展對(duì)檔案管理的需求，更無(wú)法為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。
二改進(jìn)民辦高校檔案管理工作水平的有效措施
1增強(qiáng)管理意識(shí)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
第一，領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。作為民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)，必須要將檔案工作放在教育的首位，將其作為教學(xué)管理的重要組成部分，做到分工明確。第二，強(qiáng)化高校教師的認(rèn)知，使其更加重視檔案工作。教師是高校教育的主體，其對(duì)檔案工作的重視直接影響到學(xué)校的整體教育工作，因此，在工作中要加大宣傳力度，提升檔案工作的效率。
2建立并完善檔案管理制度，職責(zé)明確
在上級(jí)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，民辦高等院校要立足實(shí)際，制定與實(shí)際相符的目標(biāo)責(zé)任制，明確職責(zé)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，使其可以全身心的投入到檔案管理工作中，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作水平的提高。
3增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其專業(yè)素養(yǎng)
做好一項(xiàng)工作必須要有一支專業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬的隊(duì)伍，因此，民辦高校必須要采取有效措施強(qiáng)化其隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)隊(duì)伍，提高其工作水平，改善其責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，新時(shí)期的檔案工作人員也要定期參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的知識(shí)武裝自己，提高其管理水平，建立服務(wù)理念，更好的為高校檔案事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
4改善檔案建設(shè)設(shè)施條件，提升信息化的管理水平
首先要將檔案工作納入到整體規(guī)劃中，從意識(shí)上強(qiáng)化對(duì)其重視，關(guān)注起經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備等問(wèn)題，改善現(xiàn)有的工作條件，保證其工作的順利開展。在完善硬件環(huán)境的基礎(chǔ)上，提升軟件實(shí)力，建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。新時(shí)期的檔案人員更要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用文檔一體化把上級(jí)來(lái)文和學(xué)院形成的文件直接進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，減少檔案信息的重復(fù)錄入工作；其次，對(duì)檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進(jìn)行數(shù)字化處理，一并存入數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)庫(kù)存的各種信息進(jìn)行分級(jí)、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現(xiàn)代化管理?xiàng)l件和方法，有效開發(fā)學(xué)校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價(jià)值。
三結(jié)束語(yǔ)
1.1保證評(píng)估工作的連續(xù)性
高校評(píng)估工作并不是一次性的評(píng)定工作，而是實(shí)行“五年一輪”的評(píng)估制度，這就意味著高校評(píng)估工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，不能使高校因?yàn)橐淮卧u(píng)估結(jié)果符合要求標(biāo)準(zhǔn)就放松教學(xué)管理.高校評(píng)估最主要的目的就是使未獲得優(yōu)秀的高校奮起直追，努力改變現(xiàn)有的教學(xué)情況，興利除弊，為下一次的教學(xué)評(píng)估做準(zhǔn)備.評(píng)估檔案真實(shí)的記錄了每一次的評(píng)估情況，因此可以保證評(píng)估工作的連續(xù)性，起到承上啟下的重要作用.
1.2豐富高校檔案內(nèi)容
高校評(píng)估作為一項(xiàng)嶄新的激勵(lì)機(jī)制，可以極大的促進(jìn)我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，因此從形式上來(lái)講，評(píng)估檔案也豐富了現(xiàn)有檔案的內(nèi)容，為高校的教育科研工作增添了新的研究?jī)?nèi)容，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展.
1.3提升高校的管理水平
高校評(píng)估檔案可以為高校的長(zhǎng)期發(fā)展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序也記載了評(píng)估工作的整個(gè)過(guò)程，為高校提供了成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，同時(shí)也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對(duì)于高校管理質(zhì)量的全面提升具有重要的意義.
1.4提高學(xué)校的社會(huì)影響力
只有提高檔案管理的規(guī)范化水平，才能對(duì)檔案資源進(jìn)行充分的利用.教學(xué)檔案管理中有關(guān)專業(yè)、課堂設(shè)置等方面的資料可以為教學(xué)改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實(shí)際需求，加強(qiáng)學(xué)校與社會(huì)的聯(lián)系，因此只有保證檔案管理質(zhì)量，才能為學(xué)校與外界的聯(lián)系及時(shí)提供有效的教學(xué)信息，提高學(xué)校的社會(huì)影響力和聲譽(yù).
2高校評(píng)估檔案管理的現(xiàn)狀
2.1沒(méi)有對(duì)評(píng)估資料進(jìn)行全面收集
評(píng)估檔案是對(duì)評(píng)估資料的歸納統(tǒng)一，要保證評(píng)估檔案的完整性，就需要對(duì)評(píng)估資料進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的收集，形成一系列的評(píng)估文件.在實(shí)際的評(píng)估工作中，許多高校往往忽略了本校評(píng)估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學(xué)校對(duì)領(lǐng)導(dǎo)視察的講話和評(píng)估專家的訪談也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的記錄和歸檔，造成真正被記載下來(lái)的評(píng)估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評(píng)估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評(píng)估工作的全部過(guò)程.
2.2對(duì)評(píng)估檔案沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理
評(píng)估工作是近年來(lái)才開展的一項(xiàng)教育實(shí)踐活動(dòng)，因此大部分高校還沒(méi)有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實(shí)際的工作中往往重視評(píng)估工作的現(xiàn)實(shí)投入?yún)s忽略了評(píng)估材料的歸檔整理，有些高校認(rèn)為評(píng)估結(jié)果出來(lái)了評(píng)估工作就結(jié)束了，至于評(píng)估文件的檔案整理則拋之腦后，教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、人事處各管各的，各部門對(duì)評(píng)估檔案進(jìn)行分別管理，失去了檔案資料之間的聯(lián)系和溝通，嚴(yán)重影響了評(píng)估檔案的有效利用.
2.3評(píng)估檔案歸檔之前沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)鑒定
在整個(gè)評(píng)估過(guò)程中會(huì)形成大量的文件資料記載，如果對(duì)這些資料沒(méi)有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與明確的歸檔范圍，就很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的資料.因此在評(píng)估資料歸檔前應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的劃分和鑒定，去偽存真，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的科學(xué)管理和有效利用.3.4缺乏評(píng)估檔案的專業(yè)管理人員高校評(píng)估工作存在的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此對(duì)評(píng)估檔案的管理還沒(méi)有形成規(guī)范化的管理制度，許多評(píng)估檔案都沒(méi)有專門的工作人員進(jìn)行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現(xiàn)職工作人員，導(dǎo)致評(píng)估檔案管理工作因?yàn)槿狈I(yè)管理而無(wú)法有序的開展.
3實(shí)現(xiàn)高校評(píng)估檔案管理規(guī)范化的措施
3.1增強(qiáng)評(píng)估檔案規(guī)范化管理的意識(shí)
對(duì)檔案規(guī)范化管理意識(shí)的缺乏是導(dǎo)致我國(guó)高校評(píng)估檔案管理水平不高的主要原因.評(píng)估檔案是衡量學(xué)校教學(xué)水平和管理水平的重要參考，因此為了發(fā)揮評(píng)估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)教育，通過(guò)形式多樣的宣傳活動(dòng)，使評(píng)估檔案管理的重要性深入高校每一個(gè)教職工的心里，鼓勵(lì)高校全體成員參與到評(píng)估檔案的管理工作中，增強(qiáng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性.高校管理人員還要改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高自身的服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，合理的制定評(píng)估檔案規(guī)范化管理的各項(xiàng)制度，保證學(xué)校各部門之間的協(xié)同合作，形成全員參與的良好局面，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化.
3.2以教學(xué)評(píng)估檔案管理為基礎(chǔ)
教學(xué)評(píng)估是高校評(píng)估工作的重要內(nèi)容，因此學(xué)校各部門要切實(shí)的以教學(xué)評(píng)估為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化其他各項(xiàng)評(píng)估檔案管理制度，提高評(píng)估檔案管理的整體水平.教學(xué)評(píng)估能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的缺陷，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)評(píng)估檔案的審查和監(jiān)督.有些高校管理不到位，沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，歸檔機(jī)制也不健全，最終導(dǎo)致了重復(fù)歸檔和漏檔現(xiàn)象的發(fā)生.針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，需要建立統(tǒng)一的院系檔案，明確各院系的管理職責(zé)，加強(qiáng)管理人員的教育培訓(xùn)，提高實(shí)踐技能，為日后評(píng)估檔案的規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ).
3.3健全評(píng)估檔案管理制度
評(píng)估檔案規(guī)范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實(shí)的發(fā)揮評(píng)估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評(píng)估檔案管理制度，制定一系列科學(xué)有效的管理方法和措施來(lái)實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學(xué)的分類機(jī)制，按照評(píng)估檔案的專題性質(zhì)進(jìn)行合理劃分，對(duì)各類評(píng)估材料進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，建立一個(gè)全面有效的檔案管理體系.對(duì)獲取的評(píng)估檔案要及時(shí)移交給學(xué)校的有關(guān)檔案管理部門，防止評(píng)估資料的漏檔.
3.4提高評(píng)估檔案信息化管理的水平
檔案信息資源共享是高校檔案館（室）適應(yīng)社會(huì)需求、提高檔案信息服務(wù)水平、構(gòu)建開放式高校檔案館（室）的必然選擇。從目前的情況看，社會(huì)對(duì)高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.對(duì)高校校史、校情了解和研究的需求
高校檔案是歷史的真實(shí)記錄，收藏著高校不同歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)、重大工程、重要組織等文獻(xiàn)資料，以文字、圖片、影像、實(shí)物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長(zhǎng)、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實(shí)場(chǎng)景。無(wú)論是專業(yè)人士對(duì)校史的研究，還是社會(huì)各界對(duì)校史、校情的了解，都離不開對(duì)高校檔案的查閱，自然離不開對(duì)高校檔案信息資源的共享。
2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求
對(duì)高校相關(guān)資料進(jìn)行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會(huì)用人單位可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核實(shí)畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績(jī)與獲獎(jiǎng)等資料的真?zhèn)危私庥赣萌藛T的真實(shí)學(xué)業(yè)水平，辦理證實(shí)材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國(guó)、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。
3.高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研合作的需求
高校既是傳播科學(xué)知識(shí)的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過(guò)檔案信息資源共享，社會(huì)生產(chǎn)企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進(jìn)了高校科研成果有效轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時(shí)，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，也需要通過(guò)檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢(shì)，與高校展開科研合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。
4.高校宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響的需求
宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響是高校發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的經(jīng)營(yíng)舉措。在信息時(shí)代，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解社會(huì)、認(rèn)識(shí)社會(huì)。高校必須立足這一現(xiàn)實(shí)，通過(guò)檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實(shí)力和成果，讓社會(huì)全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會(huì)支持。
二、目前高校檔案信息共享的制約因素
高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。
1.傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的束縛
長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理處于一個(gè)相對(duì)封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對(duì)檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對(duì)外服務(wù)的主動(dòng)性。落后的管理意識(shí)制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費(fèi)。
2.高校檔案信息資源不完備
高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責(zé)分工不明，管理失范。比如：學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績(jī)或?qū)W歷證明資料，有的學(xué)校是在檔案館（室）存檔，有的學(xué)校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個(gè)部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會(huì)共享。
3.檔案的數(shù)字化水平不高
受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲(chǔ)、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動(dòng)硬盤等先進(jìn)信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。
4.檔案管理人員信息化知識(shí)欠缺
高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對(duì)于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號(hào)、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對(duì)于數(shù)字檔案的開發(fā)、計(jì)算機(jī)程序的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)信息導(dǎo)航等信息化知識(shí)相對(duì)欠缺。直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題不能得到及時(shí)、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進(jìn)程和質(zhì)量。
三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略
高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會(huì)”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享?xiàng)l件下高校檔案管理新模式。
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導(dǎo)著行動(dòng)的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機(jī)結(jié)合起來(lái)。第二，要關(guān)注社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動(dòng)為社會(huì)各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡(jiǎn)化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營(yíng)造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。
2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)
巧婦難為無(wú)米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實(shí)、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴(kuò)大檔案信息采集范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對(duì)檔案信息的核實(shí)與甄別，保證其真實(shí)性和客觀性。③定期通過(guò)不同渠道開展社會(huì)對(duì)高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對(duì)、有重點(diǎn)地征集、開發(fā)專題特色檔案。如：以高校科研項(xiàng)目應(yīng)用者為服務(wù)對(duì)象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設(shè)高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作的直通橋。
3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護(hù)的同時(shí)，及時(shí)采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對(duì)正在采集、整理存檔的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，有計(jì)劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和自動(dòng)檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動(dòng)化程度，推動(dòng)高校檔案資源的社會(huì)共享。
4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)
高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)與共享。高校要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過(guò)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識(shí)、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力提高與獎(jiǎng)懲機(jī)制有機(jī)融合，激勵(lì)每個(gè)高校檔案管理人員都能擅長(zhǎng)檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升促進(jìn)高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。
四、總結(jié)
近年來(lái)，我國(guó)高等教育迅猛發(fā)展，高校數(shù)量與學(xué)生規(guī)模均大幅上升，教職員工的人數(shù)也隨之呈現(xiàn)出穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。高校每年都要對(duì)檔案進(jìn)行變動(dòng)、更新與維護(hù)，高校檔案管理工作挑戰(zhàn)很大。高校檔案不僅記錄了學(xué)校的教育歷史，還是對(duì)全校師生員工德、能、勤、績(jī)及學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行了真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。
1.1電子檔案在使用過(guò)程中的缺點(diǎn)分析。雖然電子檔案的出現(xiàn)為高校檔案工作帶來(lái)很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對(duì)保管環(huán)境要求很高，溫度、濕度及強(qiáng)磁場(chǎng)等都會(huì)不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個(gè)重要問(wèn)題。就目前使用情況來(lái)看，電子檔案的缺點(diǎn)如下：第一，初期投資費(fèi)用增加。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成，因此前期必須配備計(jì)算機(jī)及輸入輸出設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，并且需要對(duì)檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，這就使得費(fèi)用大大高于傳統(tǒng)檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對(duì)較短，所以要在技術(shù)上及時(shí)對(duì)載體進(jìn)行保護(hù)以免電子檔案文件無(wú)法訪問(wèn)，這又需要投入一部分人力與財(cái)力。第二，對(duì)電子檔案草稿與定稿無(wú)法進(jìn)行分類。檔案的本質(zhì)屬性即為原始記錄性，而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，對(duì)電子文件的起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒(méi)有正本與副本之分。第三，安全性較差。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性使一些病毒或“黑客”有機(jī)會(huì)對(duì)電子文件的真實(shí)性與完整性造成威脅；由于電子檔案具有小體積、大容量的特點(diǎn)，一旦失竊，后果不堪設(shè)想；電子檔案沒(méi)有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四，長(zhǎng)久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對(duì)環(huán)境有著較高的要求，其保存環(huán)境必須嚴(yán)格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場(chǎng)等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時(shí)，就必須考慮到這些因素，以防出現(xiàn)電子檔案損壞、丟失等無(wú)法挽回的情況發(fā)生。
1.2電子檔案在使用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學(xué)生注冊(cè)、教學(xué)、科研和財(cái)務(wù)結(jié)算等多方面檔案材料，通過(guò)傳統(tǒng)方法來(lái)建立與管理檔案的工作強(qiáng)度較大且操作過(guò)程十分復(fù)雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，尤其是在進(jìn)行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過(guò)搜索文件分類號(hào)就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時(shí)間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到了提升。電子檔案在推行過(guò)程中不僅提升了檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識(shí)，并通過(guò)不斷的知識(shí)更新才能適應(yīng)整個(gè)專業(yè)要求。高校的檔案管理人員要謹(jǐn)記檔案工作對(duì)高校的服務(wù)性與輔，通過(guò)不斷提升自我專業(yè)能力以達(dá)到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。
2加強(qiáng)電子檔案管理的意義
加強(qiáng)電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統(tǒng)管理理念轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發(fā)展。
2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來(lái)越多的使用者隨著社會(huì)進(jìn)步而對(duì)檔案提出更多的使用要求，原始的紙質(zhì)文字資料已無(wú)法滿足其快節(jié)奏生活，并且對(duì)原始視頻圖像等影音資料需求是傳統(tǒng)檔案模式所無(wú)法滿足的。而電子檔案則能夠通過(guò)視頻、圖片來(lái)進(jìn)行再現(xiàn)，這種多樣性的信息保存方式逐漸發(fā)展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務(wù)對(duì)象需求會(huì)隨著社會(huì)發(fā)展與科學(xué)進(jìn)步而發(fā)生變化，只有加強(qiáng)電子檔案管理，才能隨著動(dòng)態(tài)需求及時(shí)更新并有效提出解決方案。
2.2加強(qiáng)電子檔案管理能夠節(jié)約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人財(cái)物力，還可能存在損壞風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)還將歸檔質(zhì)量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優(yōu)化為按“件”進(jìn)行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。
3加強(qiáng)電子檔案管理與應(yīng)用的對(duì)策
加強(qiáng)電子檔案利用管理與應(yīng)用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。
3.1通過(guò)建立檔案利用制度來(lái)整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過(guò)對(duì)使用者調(diào)用檔案進(jìn)行約束來(lái)保證其安全性，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集管理，以保證電子檔案能夠及時(shí)更新。在進(jìn)行電子檔案應(yīng)用的同時(shí)也可以兼用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行互補(bǔ)，即“雙套制”，通過(guò)檔案資源整合來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的發(fā)展。
3.2規(guī)范檔案儲(chǔ)存與利用的方式，以避免無(wú)法恢復(fù)性損失。通過(guò)加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全性來(lái)保障檔案文件的安全。電子檔案硬件設(shè)施要做到專機(jī)專用并定時(shí)進(jìn)行管理與維護(hù)，對(duì)軟硬件要及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)，以保證存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)良好。同時(shí)還要定期更新備份所存檔的電子文件，以防意外丟失情況發(fā)生。定期對(duì)電子檔案文件的使用密碼進(jìn)行更改，防止被非法訪問(wèn)與隨意刪改等情況的發(fā)生。總之要不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，以提升電子檔案的安全。
(一)檔案分類不明確，查閱受限
高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類，只有進(jìn)行合理的分類管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調(diào)用。然而，我國(guó)許多高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于受到各種條件的限制，未能進(jìn)行及時(shí)地分門別類，即使分類其種類也較為稀少，并且分類不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現(xiàn)狀，就會(huì)導(dǎo)致高校人員在需求查閱檔案信息時(shí)，就要耗費(fèi)大量的精力去查找，檔案的調(diào)用更是困難。嚴(yán)重地影響了高校人事檔案的查閱、調(diào)用效率。
(二)人事檔案管理人員缺乏專業(yè)技能
高素質(zhì)的專業(yè)人才是保證一項(xiàng)工作順利進(jìn)行的最基礎(chǔ)保障。我國(guó)高校認(rèn)識(shí)檔案管理工作人員普遍存在非專業(yè)性，大多數(shù)的管理人員學(xué)歷都不高，并且不具備檔案管理的專業(yè)技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業(yè)道德素質(zhì)，工作中消極應(yīng)付。這就降低了高校認(rèn)識(shí)檔案管理隊(duì)伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質(zhì)量。高校人事檔案管理是一項(xiàng)極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴(yán)格，管理人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)，就難以按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，普遍地存在操作不夠規(guī)范，工作效率低下的問(wèn)題。
(三)人事檔案的信息來(lái)源和資源共享受限
現(xiàn)如今，我國(guó)許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項(xiàng)一項(xiàng)進(jìn)行，甚至檔案的填寫要依靠手寫來(lái)進(jìn)行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來(lái)源，導(dǎo)致了信息收集不全面，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，由于人事檔案的建檔、復(fù)制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當(dāng)高校中多個(gè)部門或多個(gè)工作人員同時(shí)需要某些檔案資料時(shí)，就會(huì)造成檔案資料短缺，無(wú)法實(shí)現(xiàn)同時(shí)共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。
二、高校人事檔案管理的有效對(duì)策
(一)強(qiáng)化高校人事檔案管理的意識(shí)
高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證，也是我國(guó)檔案資料中最寶貴的財(cái)富。高校應(yīng)當(dāng)通過(guò)有效的宣傳、教育手段，向高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)高校全體人員的檔案管理意識(shí)。從而使高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視起來(lái)，通過(guò)為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來(lái)保障管理工作在正常進(jìn)行;人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，從內(nèi)心深處熱愛(ài)檔案管理工作，積極地奉獻(xiàn)出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的全面優(yōu)化。
(二)確立高校人事檔案管理目標(biāo)
高校人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有合理的發(fā)展目標(biāo)，才能夠不斷地進(jìn)步。制定切實(shí)可行的人事檔案管理目標(biāo)，不僅能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作人員分配具體的工作內(nèi)容，使其在檔案管理中通過(guò)完成自己的工作為高校管理作出貢獻(xiàn)，避免無(wú)效、偏離高校教育發(fā)展的工作，還能夠?qū)⒏咝Ｈ耸聶n案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調(diào)用高校檔案提供便利，增強(qiáng)人事檔案的服務(wù)職能。
(三)完善高校人事檔案管理制度
高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，需要有一套完善的管理制度進(jìn)行規(guī)范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來(lái)收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學(xué)化的道路，一方面可以將檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上，使每一位管理人員擔(dān)負(fù)起自己應(yīng)有的責(zé)任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過(guò)程中不會(huì)遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。合理科學(xué)的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。
(四)建設(shè)專業(yè)的高校人事檔案管理人才隊(duì)伍
在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到人事檔案管理質(zhì)量的最重要因素。高校必須通過(guò)一定的手段來(lái)強(qiáng)化人事檔案管理人才隊(duì)伍。一是高校應(yīng)當(dāng)聘用一定數(shù)量的專業(yè)人事檔案管理工作人員，同時(shí)保證在不同檔案類型、檔案結(jié)構(gòu)等方面人才分配均勻;二是要通過(guò)一定的手段來(lái)增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，形成良好的職業(yè)操守;三是高校要為檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案管理技能，學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理工作效率。
(五)強(qiáng)化高校人事檔案管理的保密性
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)在眾多領(lǐng)域已進(jìn)行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中被廣泛應(yīng)用，由于其具有的高效、技術(shù)性特征，一般的工作人員無(wú)法進(jìn)行實(shí)際操作，因此專業(yè)的技術(shù)人員必不可少，但是就目前大多數(shù)高校而言，它們?nèi)狈I(yè)技術(shù)人才，無(wú)法將檔案管理工作的知識(shí)理論與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行完美融合，拖慢檔案管理工作的進(jìn)程，阻礙其進(jìn)行有效發(fā)展.
2高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問(wèn)題不足
2.1服務(wù)意識(shí)不夠
服務(wù)意識(shí)不夠是當(dāng)前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問(wèn)題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍?dòng)服務(wù)狀態(tài)，浪費(fèi)服務(wù)對(duì)象們的時(shí)間、精力.沒(méi)有做到“以服務(wù)對(duì)象為主”的原則，無(wú)法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價(jià)值.這類問(wèn)題的成因包括以下三個(gè)方面：
（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識(shí)不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識(shí)不夠，無(wú)法遵守服務(wù)原則，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，沒(méi)有體現(xiàn)自身的工作價(jià)值
（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無(wú)法順利開展服務(wù)工作
（3）高校師生不及時(shí)給予有效建議，助長(zhǎng)工作人員懶散的氣焰.
2.2服務(wù)管理不夠完善
服務(wù)管理，即對(duì)高校檔案管理工作人員服務(wù)對(duì)象提供的服務(wù)進(jìn)行管理，其中包括對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：
（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無(wú)法支撐目前的管理，缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致整個(gè)管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過(guò)程中，對(duì)工作人員的管理
（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理太過(guò)形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過(guò)簡(jiǎn)單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀
（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實(shí)，缺乏主動(dòng)意識(shí)性，無(wú)法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無(wú)法進(jìn)行具體落實(shí)，缺乏具體化.
2.3服務(wù)方法不全面，太過(guò)單一
就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動(dòng)、高校檔案資料已完整入庫(kù)的高校，少數(shù)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)變化、沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進(jìn)行服務(wù)管理工作的開展.然而，由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過(guò)大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無(wú)法給予服務(wù)對(duì)象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無(wú)法確保服務(wù)質(zhì)量，達(dá)不到服務(wù)對(duì)象的目的，無(wú)法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.
2.4未開展服務(wù)研究
服務(wù)工作本身就需要不斷進(jìn)行研究，使之不斷優(yōu)化和進(jìn)步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒(méi)有為其開展服務(wù)研究，這在一定程度上，無(wú)法提升其服務(wù)管理水平，無(wú)法促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：
（1）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視
（2）服務(wù)管理不到位
（3）工作人員工作意識(shí)不夠.因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個(gè)人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時(shí)，還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，同時(shí)，也要對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行更深層次地研究，為促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻(xiàn).
3高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施
3.1提高工作人員的服務(wù)意識(shí)
為了讓高校檔案管理工作更好地進(jìn)行，第一個(gè)需要強(qiáng)化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，其中包括責(zé)任認(rèn)知意識(shí)和工作意識(shí).首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負(fù)的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變?cè)緫猩⒌墓ぷ鞫龋岣咧鲃?dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價(jià)值，為服務(wù)對(duì)象提供最全面的服務(wù).最終達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.
3.2建立健全的服務(wù)管理制度
為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進(jìn)行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務(wù)工作的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過(guò)服務(wù)管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也可設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進(jìn)行.
3.3創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式
為了迎合社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運(yùn)用不同的服務(wù)方式進(jìn)行工作
（1）提高工作人員對(duì)服務(wù)管理的相關(guān)認(rèn)知
（2）引進(jìn)外校先進(jìn)的服務(wù)方式
（3）強(qiáng)化、完善工作人員的服務(wù)思路
（4）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新.
3.4引進(jìn)國(guó)外高校先進(jìn)的服務(wù)管理方式，時(shí)常進(jìn)行人才交流
國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作遠(yuǎn)不如國(guó)外的先進(jìn)，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國(guó)外對(duì)檔案管理工作的重視程度比國(guó)內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽(yù)體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營(yíng)造了良好的檔案管理氛圍.且國(guó)外的檔案管理人才充足，他們?cè)谝欢ǔ潭壬希苿?dòng)了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時(shí)常與國(guó)外盡心個(gè)人才交流必不可少，在交流的過(guò)程中，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)他們的先進(jìn)技術(shù)和管理方式，完善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展.3.5增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進(jìn)行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識(shí)，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.
4高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新
4.1高校檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新
隨著社會(huì)、科技的發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對(duì)高校檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，而意識(shí)創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過(guò)對(duì)高校檔案管理服務(wù)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，從行為認(rèn)知上改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的了解，將原本被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)變成主動(dòng)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不斷完善和更新，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.
4.2高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新
在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須跟上時(shí)代變化的腳步，不斷地進(jìn)行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計(jì)劃地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和更新，使其更實(shí)時(shí)、高效地為服務(wù)對(duì)象提供需求和服務(wù).
4.3高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
改變?cè)葌鹘y(tǒng)的服務(wù)形式，進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進(jìn)行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級(jí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標(biāo).
4.4高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新
4.4.1利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)充分利用高校原有的有利因素，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網(wǎng)內(nèi)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，方便用戶快速及時(shí)地進(jìn)行信息查詢，讓網(wǎng)絡(luò)變成檔案管理服務(wù)的重要方式.提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，另外還需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保高校資源信息的安全性和保密性.
1、人事檔案管理硬件設(shè)施配套不足，管理手段落后。當(dāng)前，很多院校由于資金欠缺，沒(méi)有建立起單獨(dú)的檔案資料管理室，硬件設(shè)施配套不足，防火、防潮性能較差，管理手段也比較陳舊。加之信息化時(shí)代的來(lái)臨，管理工作很難做到和信息時(shí)代接軌，管理工作的重心仍停留在實(shí)體管理方面，大部分統(tǒng)計(jì)工作仍靠手工完成，這種情況嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的檔案管理電子數(shù)據(jù)庫(kù)，但仍有軟件不兼容問(wèn)題，工作時(shí)不能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的篩選和分類。
2、檔案管理制度不規(guī)范。高校合并逐漸成為高校建設(shè)發(fā)展的趨勢(shì)，由于不同的高校辦學(xué)規(guī)模、管理方式以及學(xué)校歷史背景不同，導(dǎo)致人事檔案管理制度參差不齊、管理落后等，其中比較常見的問(wèn)題如:檔案資料規(guī)格模式、紙張大小不統(tǒng)一、檔案材料整理時(shí)間滯后等。
二、針對(duì)高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題提出的解決策略
(一)增強(qiáng)檔案材料收集的真實(shí)性，以及工作的嚴(yán)謹(jǐn)性高校人事管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要將收集內(nèi)容深入實(shí)際教學(xué)中，不能簡(jiǎn)單的停留在職稱評(píng)選、干部任免以及學(xué)歷收集等方面，同時(shí)還要定期向材料收集部門反映最新的教研成果。另外，工作人員在進(jìn)行材料收集工作時(shí)，要以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保材料的系統(tǒng)性以及真實(shí)性。嚴(yán)格杜絕接受非法渠道遞送的申報(bào)材料。
(二)建立健全人事檔案管理機(jī)制，提高高校檔案管理的規(guī)范化水平建立健全人事檔案管理機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范化水平要做到下面幾點(diǎn):第一，健全檔案管理制度，做到有章可循。通常情況下，檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜而又繁瑣的工作，如果沒(méi)有一定的章法可循，很容易增加管理工作的難度。因此，工作人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，逐步完善檔案管理工作的相關(guān)細(xì)則，采用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，及時(shí)有效的做好檔案的收集、整理以及歸檔，嚴(yán)格避免虛假材料進(jìn)入檔案。第二，加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)班子要不斷提高自己對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審核、監(jiān)督，成立有效的檔案管理小組，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并解決問(wèn)題。
