時(shí)間：2023-03-15 14:59:15
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇退休人員檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1.重視程度不夠。
退休人員的檔案管理工作通常數(shù)量大、工作環(huán)節(jié)繁瑣，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，加上資金投入缺乏，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件設(shè)置的投入都存在很多問(wèn)題，該歸回的檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重。最根本的原因還是對(duì)檔案管理的重視程度不夠。
2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。
國(guó)家社會(huì)保障部門的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在企業(yè)的退休人員檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施存在諸多欠缺問(wèn)題，與現(xiàn)代化檔案管理模式無(wú)法良好接軌。其中主要體現(xiàn)在工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，部分地區(qū)甚至缺少放資料的庫(kù)房，將資料隨意放在辦公室和臨時(shí)租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫(kù)房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態(tài)度惡劣，相關(guān)資料很容易遺失遺漏。對(duì)上述問(wèn)題，根本原因還是缺少經(jīng)費(fèi)保障，無(wú)論是人員建設(shè)、部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是庫(kù)房建設(shè)，都需要相應(yīng)的資金投入來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3.缺乏行之有效的管理機(jī)制。
許多企業(yè)的退休人員檔案管理由企業(yè)繼續(xù)管理，并沒(méi)有交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理，這就出現(xiàn)了管理人員多重化的問(wèn)題。參保的資料通過(guò)社保機(jī)構(gòu)管理，退休的檔案由企業(yè)來(lái)管理，這期間的信息溝通容易出現(xiàn)問(wèn)題。容易造成社保與企業(yè)的資料調(diào)查困難。一個(gè)人的退休檔案和保險(xiǎn)資料分別在不同機(jī)構(gòu)保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權(quán)益無(wú)法得到充分保障。
4.辦公人員素質(zhì)差。
在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的當(dāng)下，企業(yè)人員管理應(yīng)該更加注重經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動(dòng)階段。從目前從事企業(yè)退休人員檔案管理的員工看，其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也存在諸多不足，沒(méi)有提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，在整個(gè)單位中對(duì)檔案管理工作極為消極，認(rèn)為只要把資料擺放好就可以。對(duì)于退休人員的檔案管理，企業(yè)的相關(guān)部門重視度也不高，很多企業(yè)采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，在專業(yè)素養(yǎng)和文化知識(shí)方面都很難滿足現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質(zhì)量地完成，需要建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規(guī)范資料存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的管理制度，通過(guò)登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業(yè)。在企業(yè)人移交退休人員檔案內(nèi)容時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)完成，逐一進(jìn)行工作登記。在接受分揀時(shí)也要每個(gè)都清點(diǎn)、校對(duì)再驗(yàn)收，同時(shí)要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關(guān)內(nèi)容，但確實(shí)存在的某份檔案，要及時(shí)補(bǔ)齊；針對(duì)登記表上已經(jīng)記錄，但找不到相關(guān)資料的，要及時(shí)更正。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內(nèi)容，確保檔案交接工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數(shù)據(jù)的備份工作。電子檔案事實(shí)上就是將退休人員的信息錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過(guò)檢索系統(tǒng)輕松地調(diào)查退休人員的檔案，避免反復(fù)拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時(shí)，要堅(jiān)持檔案服務(wù)的原則，適當(dāng)?shù)卦鰷p內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對(duì)已經(jīng)錄入的電子信息要進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬盤備份，確保數(shù)據(jù)安全。
3.做好退休人員的服務(wù)工作。
檔案管理中心是退休人員和社會(huì)保障管理的服務(wù)窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務(wù)。在日常工作中，查詢檔案會(huì)出現(xiàn)人員復(fù)雜情況，也會(huì)出現(xiàn)一些弱勢(shì)群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢(shì)群體以及前來(lái)查詢?nèi)说男那?，想人民之所想，特殊情況要善于應(yīng)變。工作過(guò)程中首先要保證好自身的工作效率，及時(shí)準(zhǔn)確地為前來(lái)查詢的人員提供服務(wù)，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說(shuō)明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；退休人員；檔案管理；對(duì)策
企業(yè)退休人員檔案管理是由證明其個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，是檔案事業(yè)的組成部分。做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)綜合性管理工作，但也存在一些實(shí)際問(wèn)題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實(shí)反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理工作，國(guó)家出臺(tái)了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2003〕16號(hào)），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理?xiàng)l例》分別出臺(tái)了推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的實(shí)施意見(jiàn)，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)下，加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強(qiáng)對(duì)企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實(shí)反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問(wèn)題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經(jīng)加大了對(duì)企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達(dá)地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進(jìn)，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒(méi)有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對(duì)退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對(duì)檔案借閱、保密、利用等方面沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是檔案移交接收管理不規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級(jí)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等承擔(dān)，并由各級(jí)各類企業(yè)的同級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實(shí)際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟(jì)房及拆遷宜查詢、提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費(fèi)和遺屬困難生活補(bǔ)助費(fèi)等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的對(duì)策建議
一是健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制。健全完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的針對(duì)性和有效性。同時(shí)加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。
二是加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)退休人員檔案管理的認(rèn)識(shí)。有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實(shí)施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢(shì)下，做好人事檔案管理工作。
四是轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識(shí)向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對(duì)性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對(duì)社會(huì)和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
【參考文獻(xiàn)】
[1]于斌.探析當(dāng)前退休人員管理存在的問(wèn)題及措施[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)（下旬刊），2012（05）.
摘 要 做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)綜合性管理工作，但也存在一些實(shí)際問(wèn)題，有待于在今后的工作中加以解決。
關(guān)鍵詞 退休人員 檔案管理
一、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實(shí)反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理工作，國(guó)家出臺(tái)了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2003〕16號(hào)），各省（區(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理?xiàng)l例》分別出臺(tái)了推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的實(shí)施意見(jiàn)，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。
（一）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的需要
按照建立與之相適應(yīng)的獨(dú)立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會(huì)保障體系改革設(shè)計(jì)，用人單位在依法繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)之后，不宜再承擔(dān)管理社會(huì)保險(xiǎn)對(duì)象的日常工作，建立社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)對(duì)象人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實(shí)行社會(huì)化管理的基礎(chǔ)，也是社會(huì)保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施。
（二）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀要求
當(dāng)前，隨著國(guó)有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員會(huì)失去原單位的依托。如果不建立公共的社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，既不利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理，也不利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善。如果實(shí)現(xiàn)對(duì)離退休人員的社會(huì)化統(tǒng)籌管理，就會(huì)減少因企業(yè)倒閉給社會(huì)和家庭帶來(lái)的壓力，保證國(guó)家的政治穩(wěn)定。
（三）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)輕裝發(fā)展
實(shí)行人事檔案社會(huì)化管理，使退休人員一旦因達(dá)到退休年齡退出勞動(dòng)領(lǐng)域后，將人事檔案轉(zhuǎn)移到相關(guān)社會(huì)托管機(jī)構(gòu)，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”“一包到死”的觀念，真正實(shí)現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，可有效降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力越大的局面。
因此，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)下，加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強(qiáng)對(duì)企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實(shí)反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問(wèn)題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
（一）檔案管理制度不完善
雖然各地已經(jīng)加大了對(duì)企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達(dá)地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進(jìn)，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒(méi)有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對(duì)退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對(duì)檔案借閱、保密、利用等方面沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）檔案移交接收管理不規(guī)范
企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級(jí)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等承擔(dān)，并由各級(jí)各類企業(yè)的同級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實(shí)際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
（三）檔案托管機(jī)構(gòu)工作經(jīng)費(fèi)未納入政府財(cái)政預(yù)算
由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作，是國(guó)家社會(huì)保障體制改革建設(shè)衍生出來(lái)的配套服務(wù)工作，但由于退休人員數(shù)量多、專業(yè)性強(qiáng)、檔案利用量大，需要配備專業(yè)管理人員和必要的場(chǎng)地設(shè)施建設(shè)、維護(hù)投入。由于種種原因，作為公共服務(wù)重要組成部分的托管機(jī)構(gòu)一直沒(méi)能納入機(jī)構(gòu)編制、財(cái)政部門的管理，其正常的經(jīng)費(fèi)沒(méi)有納入財(cái)政預(yù)算，一直靠收取托管費(fèi)來(lái)維持。2015年國(guó)家取消檔案托管費(fèi)收費(fèi)項(xiàng)目后，一些托管機(jī)構(gòu)面臨經(jīng)費(fèi)無(wú)源的嚴(yán)重問(wèn)題。有些社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會(huì)化管理帶來(lái)不和諧因素。
（四）檔案利用率低，檢索效率低下
企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟(jì)房及拆遷宜查詢、提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費(fèi)和遺屬困難生活補(bǔ)助費(fèi)等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的對(duì)策建議
（一）健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制
健全完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的針對(duì)性和有效性。同時(shí)加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。
（二）加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)退休人員檔案管理的認(rèn)識(shí)
有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實(shí)施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
（三）做好檔案移交接收工作
檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢(shì)下，做好人事檔案管理工作。
（四）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念
進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識(shí)向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對(duì)性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對(duì)社會(huì)和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
（五）建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊(duì)伍
由于這種社會(huì)化托管機(jī)構(gòu)是在不增加人員編制和人頭經(jīng)費(fèi)的情況下開(kāi)設(shè)的，可以通過(guò)面向社會(huì)公開(kāi)招聘的方式，招聘具有較高專業(yè)水平和責(zé)任心的大學(xué)生，通過(guò)進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育，也可以通過(guò)在系統(tǒng)內(nèi)部選擇具有較強(qiáng)責(zé)任心，且具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員充實(shí)到企業(yè)退休人員的人事檔案管理，并建立長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)、熱心為企業(yè)退休人員服務(wù)的職業(yè)道德和良好品德，更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務(wù)工作。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
⒖嘉南祝
[1] 岳艷敏，李斌，尚亞軍.探析當(dāng)前退休人員管理存在的問(wèn)題及措施[J].現(xiàn)代企業(yè)文化.2015.12（05）：23-25.
(一)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理的基本情況
截至2009年10月底，北京市共有186萬(wàn)企業(yè)退休人員，實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員約30萬(wàn)人的檔案除了順義區(qū)采取集中管理外，其余全部存放在316個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所，社保所同時(shí)還存放40多萬(wàn)失業(yè)人員的檔案，平均每個(gè)社保所管理2215份企業(yè)退休人員的檔案，隨著企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理速度的加快，社保所管理的檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動(dòng)和社會(huì)保障部等部門(關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn))的通知》的文件精神，各級(jí)黨委和政府要充分認(rèn)識(shí)做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進(jìn)。換句話說(shuō)，未來(lái)幾年，全部企業(yè)退休人員都要實(shí)行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長(zhǎng)。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴(yán)等諸多問(wèn)題，如何解決這一問(wèn)題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計(jì)算，如果186萬(wàn)企業(yè)退休人員全部實(shí)行社區(qū)管理了，每個(gè)社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會(huì)達(dá)到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會(huì)給社保所帶來(lái)很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺(tái)了《北京市實(shí)行社會(huì)化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問(wèn)題的通知》、《關(guān)于劣勢(shì)國(guó)有退出企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過(guò)程中主要按照這四個(gè)文件的規(guī)定進(jìn)行接收，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開(kāi)展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點(diǎn)工作”。每個(gè)區(qū)縣根據(jù)各自特點(diǎn)選擇一個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進(jìn)行試點(diǎn)或在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開(kāi)，其中朝陽(yáng)區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點(diǎn)區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問(wèn)題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個(gè)區(qū)縣、316個(gè)社會(huì)保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個(gè)總面積400平方米的檔案庫(kù)，檔案庫(kù)面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標(biāo)準(zhǔn)安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬(wàn)份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動(dòng)服務(wù)管理中心集中進(jìn)行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開(kāi)發(fā)了企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件，將實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個(gè)退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個(gè)人代碼，退休人員的個(gè)人信息就清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會(huì)化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對(duì)有特殊服務(wù)需求的退休人員進(jìn)行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件之前，個(gè)人信息的獲取首先要通過(guò)各街鎮(zhèn)的負(fù)責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進(jìn)行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)通，使用時(shí)只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無(wú)余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強(qiáng)了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個(gè)企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實(shí)現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實(shí)現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電子化管理還需要進(jìn)一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來(lái)說(shuō)，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實(shí)行集中管理，市區(qū)兩級(jí)財(cái)政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所。盡管北京市出臺(tái)了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。
從對(duì)各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠(yuǎn)山區(qū)的社保所沒(méi)有獨(dú)立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨(dú)立檔案室，有效使用面積達(dá)到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計(jì)容量可延后3～5年。同時(shí)，社保所安排兩人按照AB角負(fù)責(zé)檔案管理工作，保證了專人負(fù)責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點(diǎn)就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時(shí)，來(lái)社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點(diǎn)也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無(wú)法配備專職及具備專業(yè)知識(shí)的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜都沒(méi)有)，查閱時(shí)拿出來(lái)，不用了擱置在那兒不管不問(wèn)，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會(huì)保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問(wèn)題
北京市通過(guò)規(guī)范檔案管理制度并開(kāi)展試點(diǎn)工作解決了檔案管理中存在的一定問(wèn)題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實(shí)際情況，選用合適的檔案管理模式，促進(jìn)了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過(guò)
對(duì)兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認(rèn)為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問(wèn)題，包括思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案庫(kù)(室)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問(wèn)題是檔案管理工作不容忽視的基本問(wèn)題，只有先解決這些基本性的問(wèn)題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對(duì)策分析
筆者認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)前我國(guó)檔案管理部門管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點(diǎn)，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來(lái)源構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實(shí)情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。
因此針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計(jì)上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲(chǔ)存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時(shí)的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)退休人員的動(dòng)態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對(duì)象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實(shí)行了區(qū)級(jí)企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1 集中管理檔案是推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會(huì)化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護(hù)退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，有效地維護(hù)退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時(shí)足額到位，養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放良性機(jī)制形成的基礎(chǔ)性前提，對(duì)社保基金的安全運(yùn)營(yíng)起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展直接提供了可靠的信息資源，強(qiáng)化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會(huì)保險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會(huì)保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。退休人員基本信息始終處于動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過(guò)離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來(lái)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標(biāo)，有力地促進(jìn)基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進(jìn)社會(huì)保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對(duì)企業(yè)退休人員的檔案集中進(jìn)行管理后，對(duì)檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個(gè)明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過(guò)集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報(bào)冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強(qiáng)離退休人員的管理。同時(shí)，減少社保部門與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會(huì)保險(xiǎn)工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認(rèn)為，建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強(qiáng)化檔案管理工作，切實(shí)提高檔案利用率，有效促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機(jī)構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認(rèn)為應(yīng)該重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對(duì)象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會(huì)保障局，按照市局提出的“大保障”的社會(huì)保障理念，原有的僅局限于對(duì)企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對(duì)檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進(jìn)一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機(jī)關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開(kāi)檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實(shí)際工作中能嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等各個(gè)方面達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時(shí)，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊(duì)伍建設(shè)上，要配備強(qiáng)有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理人員除了要具備過(guò)硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會(huì)保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級(jí)建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級(jí)離退休人員檔案管理中心，但三級(jí)管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，負(fù)責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會(huì)保障社會(huì)化管理事務(wù)性工作有機(jī)結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計(jì)上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時(shí)核實(shí)、補(bǔ)充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時(shí)為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作平臺(tái)等功能。
通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)軟件，在對(duì)退休人員的檔案進(jìn)行優(yōu)化管理的同時(shí)，還可以動(dòng)態(tài)地掌握退休人員的基本信息，堵塞基本養(yǎng)老金冒領(lǐng)漏洞，為退休人員提供養(yǎng)老、醫(yī)療、政策咨詢、文體娛樂(lè)等社區(qū)服務(wù)打下了基礎(chǔ)，更為今后社會(huì)保障政策的制定和調(diào)整提供科學(xué)依據(jù)。
關(guān)鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
退休人員的檔案的內(nèi)容主要包括退休人員個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、專業(yè)水平、資格認(rèn)證、工作調(diào)動(dòng)等具體情況，是單位勞動(dòng)、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓(xùn)、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實(shí)反映退休人員情況的主要依據(jù)。因此，做好新時(shí)期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)對(duì)策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進(jìn)大專院校的檔案管理工作。
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問(wèn)題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國(guó)的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點(diǎn)放在的生源的擴(kuò)招、教學(xué)及科研等方面，而對(duì)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對(duì)退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠(yuǎn)、各項(xiàng)資料繁多，整理的工作量很大并且各個(gè)環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時(shí)有效的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機(jī)制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問(wèn)題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒(méi)有及時(shí)的移交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問(wèn)題。當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門保管。二是副縣級(jí)干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問(wèn)題，造成退休人員各項(xiàng)資料的調(diào)查不完整。不同的機(jī)構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開(kāi)展，無(wú)法充分保障退休人員的合法權(quán)益。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進(jìn)一步加大對(duì)從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對(duì)檔案管理存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識(shí)，難以滿足新時(shí)期檔案管理建設(shè)的需求。
二、改進(jìn)大專院校退休人員檔案管理的對(duì)策
（一）提高對(duì)退休人員檔案管理的重視。只有深刻認(rèn)識(shí)到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過(guò)各種媒介積極開(kāi)展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個(gè)組織機(jī)構(gòu)及人員都能深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使他們充分認(rèn)識(shí)到丟失或損壞這些檔案資料，無(wú)論是從校方角度來(lái)說(shuō)，還是從某個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，都會(huì)為其未來(lái)的發(fā)展和生活帶來(lái)不便。以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護(hù)廣大退休職工的合法權(quán)益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來(lái)建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲(chǔ)到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時(shí)可通過(guò)檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費(fèi)中可以劃撥專門用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲蛀、霉化等問(wèn)題損壞檔案資料。同時(shí)加強(qiáng)防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實(shí)性和完整性。
（四）增強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對(duì)現(xiàn)有管理人員要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊(duì)伍，來(lái)有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，針對(duì)大專院校退休人員檔案管理工作存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)提高對(duì)退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實(shí)提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊波.新形勢(shì)下做好退休人員檔案管理工作的重要性分析[J].科學(xué)中國(guó)人，2014，04：62.
0 引言
延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院成立于2005年8月，由6所中專學(xué)校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專學(xué)校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的242人，占全體離退休人員的54%，經(jīng)過(guò)十年左右的發(fā)展，由這些離退休人員的發(fā)展變動(dòng)形成的檔案資料成為了學(xué)院發(fā)展的一項(xiàng)寶貴資源。尤其是隨著我國(guó)人口老齡化進(jìn)程的加快，學(xué)院的離退休人員數(shù)量也在不斷上升，相應(yīng)的檔案資料的管理和利用也成為了學(xué)院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務(wù)，使其充分發(fā)揮余熱，是本文要研究的主要問(wèn)題。
1 高職院校離退休人員檔案管理內(nèi)容
高職院校離退休人員的檔案內(nèi)容涉及的范圍比較廣，包括其個(gè)人基本情況以及在校工作期間各種行為動(dòng)態(tài)的變動(dòng)記錄。按類型來(lái)說(shuō)，離退休人員檔案管理的內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面。
第一，人事檔案。人事檔案是教職工進(jìn)入學(xué)校工作時(shí)建立的，記錄教職工在職期間所有相關(guān)的資料，包括黨團(tuán)情況、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲、工資、考核記錄、科研成果等在內(nèi)的多項(xiàng)內(nèi)容。對(duì)于離退休職工來(lái)說(shuō)，其人事檔案資料除了上述基本內(nèi)容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標(biāo)注好退休時(shí)的歸屬單位；離退休人員社保醫(yī)保資料登記表，以便學(xué)校及相關(guān)部門后期更好的為離退休人員服務(wù)。學(xué)校檔案管理部門一定要在詳細(xì)查訪之后對(duì)這些資料進(jìn)行仔細(xì)登記，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，以方便后期檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。
第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學(xué)院會(huì)有計(jì)劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開(kāi)展一些社科活動(dòng)，發(fā)揮其余熱為年輕的教職工或?qū)W生傳授經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，離退休職工的健康檔案就是一項(xiàng)重要參考。學(xué)校要以服務(wù)為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對(duì)于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細(xì)，為離退休職工活動(dòng)的組織安排提供參考。
第三，專業(yè)技術(shù)檔案。專業(yè)技術(shù)檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院當(dāng)中，所有的離退休人員當(dāng)中有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的占到了一半以上，足以說(shuō)明加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理的必要性。離退休人員當(dāng)中有許多經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)能力強(qiáng)，并且取得了不小的成就，為了充分發(fā)揮這些老專家的專業(yè)特長(zhǎng)為學(xué)校的未來(lái)發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量，學(xué)校有必要利用專業(yè)技術(shù)檔案做好人才資源的二次開(kāi)發(fā)利用。檔案部門要注意加強(qiáng)對(duì)離退休人員在職期間參加過(guò)的科研活動(dòng)、技術(shù)職稱報(bào)告、各類證書資料等進(jìn)行搜集整理，并將其作為學(xué)校的寶貴財(cái)富進(jìn)行歸檔，以便后人查閱利用。
2 加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑
2.1 加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案信息化管理
進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進(jìn)行檔案信息化管理主要可以從以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展。
2.1.1 建立離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
隨著學(xué)校離退休人員數(shù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理工作也變得越發(fā)復(fù)雜，信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享提供便利，而實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的基礎(chǔ)都必須依靠數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。學(xué)院要根據(jù)自身離退休人員的具體情況，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)引進(jìn)符合實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這會(huì)為學(xué)校、政府部門、社會(huì)組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)而推進(jìn)離退休人員檔案社會(huì)化進(jìn)程的發(fā)展。
2.1.2 明確離退休人員檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
在離退休人員檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要明確相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，依靠相關(guān)的政策指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，確保低成本、高效率地建成符合學(xué)校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統(tǒng)。如果條件允許，學(xué)校還可以建立檔案管理信息化建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)，全權(quán)負(fù)責(zé)監(jiān)督、考察檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、政策落實(shí)到位，切實(shí)建立起滿足發(fā)展需求的離退休人員檔案信息化管理系統(tǒng)。
2.1.3 提高檔案管理人員信息化工作技能
為了真正實(shí)現(xiàn)高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數(shù)據(jù)庫(kù)之外，還要配備專業(yè)工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能之外，還要掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)的操作技能，熟悉檔案信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，具備信息化意識(shí)，能夠理解離退休人員檔案資源開(kāi)發(fā)利用的積極意義，進(jìn)而積極投身到檔案管理工作當(dāng)中，使檔案資源的價(jià)值得到充分的開(kāi)發(fā)。
2.2 提高高職院校離退休人員檔案管理規(guī)范化水平
2.2.1 規(guī)范離退休人員檔案管理與利用流程
加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個(gè)必然要求就是要提高管理工作的規(guī)范化水平，明確各項(xiàng)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開(kāi)展離退休人員檔案管理時(shí)還要建立專門的離退休初始檔案，除了要對(duì)其基本情況的人事檔案進(jìn)行搜集整理和落實(shí)之外，還要由檔案人員對(duì)離退休人員進(jìn)行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯(lián)系方式等，并對(duì)相關(guān)信息逐一記錄歸檔，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。以便后期更好地為離退休人員提供服務(wù)。
2.2.2 健全相關(guān)的管理制度
為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規(guī)范化水平，學(xué)校還要建立健全相應(yīng)的管理制度。首先，學(xué)校的管理層要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，意識(shí)到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并制定相應(yīng)的管理制度。改變過(guò)去落后的檔案管理模式，充分發(fā)揮信息化環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格按照離退休人員檔案管理相關(guān)的制度政策開(kāi)展工作，確保各項(xiàng)工作有章可循。其次，學(xué)校還要意識(shí)到離退休人員檔案的價(jià)值，明確檔案資源查詢、借閱、使用的具體流程，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實(shí)的前提下發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。
2.3 強(qiáng)化離退休人員檔案的開(kāi)發(fā)利用
由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價(jià)值，存在嚴(yán)重的消極情緒，認(rèn)為自己離開(kāi)了工作崗位就不會(huì)創(chuàng)造什么價(jià)值了，因而也就缺乏參與各種科學(xué)研究、學(xué)術(shù)討論等活動(dòng)的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對(duì)分散，難以集中起來(lái)開(kāi)展活動(dòng)，離退休人員的價(jià)值就難以被真正發(fā)揮出來(lái)，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。
面對(duì)這種局面，高職院校要樹(shù)立必要的檔案意識(shí)，加強(qiáng)離退休人員檔案的管理，完善離退休人員的個(gè)人信息，并保持動(dòng)態(tài)更新，以離退休人員的需求為根本提供必要的服務(wù)，體現(xiàn)出組織對(duì)他們的關(guān)懷，尤其是要加強(qiáng)對(duì)那些有特殊困難的人員的扶持幫助。同時(shí)，高職院校還可以通過(guò)對(duì)檔案資料的分析發(fā)現(xiàn)離退休教職工中尚可發(fā)揮余熱的人員，挖掘離退休人員中的能量，為學(xué)院的教育教學(xué)改革服務(wù)。比如，學(xué)校可以聘請(qǐng)身體狀況良好、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的離退休人員成立科研協(xié)會(huì)，指導(dǎo)在職教師、在校學(xué)生的科研工作；還可以邀請(qǐng)?jiān)?jīng)擔(dān)任管理者的離退休人員參與學(xué)校的黨團(tuán)工作當(dāng)中，為組織的建設(shè)發(fā)展出謀劃策，從而促進(jìn)高職院校在新時(shí)期更快更好地發(fā)展。由此可見(jiàn)，通過(guò)對(duì)離退休人員檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，不僅豐富了他們的晚年生活，還為他們發(fā)揮余熱提供了舞臺(tái)，對(duì)于學(xué)校和離退休人員來(lái)說(shuō)實(shí)現(xiàn)了雙贏，值得提倡和推廣。
關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；離退休；檔案管理模式
人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，用來(lái)反映和記錄個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統(tǒng)的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發(fā)揮。因此，需要通過(guò)創(chuàng)新才能推動(dòng)檔案管理模式的進(jìn)一步發(fā)展。
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進(jìn)行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財(cái)力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設(shè)備設(shè)施，使得原來(lái)檔案管理過(guò)程中存在的安全隱患得以消除。但同時(shí)，集中式管理需要雄厚的財(cái)物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過(guò)關(guān)，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見(jiàn)，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務(wù)中心。分散式管理后，由于各個(gè)檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標(biāo)準(zhǔn)很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。分散式管理的優(yōu)點(diǎn)在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉(zhuǎn)移，因此離退休人員或其他相關(guān)部門需要查閱檔案時(shí)，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時(shí)，分散的檔案管理中心大部分無(wú)法配備專業(yè)的管理人員，有些甚至不能實(shí)現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問(wèn)題
無(wú)論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問(wèn)題，只有先解決這些基本的問(wèn)題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位
檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、默默無(wú)聞的工作，不容易取得引人注目的成績(jī)。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔(dān)檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務(wù)繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認(rèn)為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長(zhǎng)期處于應(yīng)付被動(dòng)的狀態(tài)。
2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低
在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業(yè)方面的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性不太了解，對(duì)檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時(shí)候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對(duì)低下。雖然也有配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，但是由于缺乏相關(guān)專業(yè)操作人員，使得設(shè)備利用率低。此外，目前尚沒(méi)有專門針對(duì)離退休人員的系列軟件，不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對(duì)策
根據(jù)我國(guó)檔案管理部門當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，以及離退休人員檔案管理的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對(duì)策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)
檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，這符合國(guó)家信息化建設(shè)的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，服務(wù)范圍、項(xiàng)目有限等，結(jié)合這些特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)具有針對(duì)性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專門的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長(zhǎng)期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動(dòng)，查詢檔案工作變的簡(jiǎn)單方便，文件資料的保密性大大增強(qiáng)，實(shí)時(shí)更新能力提升，并真正實(shí)現(xiàn)了離退休人員檔案的動(dòng)態(tài)管理。與此同時(shí)，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。全市聯(lián)網(wǎng)變成現(xiàn)實(shí)，將為各個(gè)檔案管理中心提供便利的互動(dòng)空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負(fù)擔(dān)。
3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，是合理科學(xué)配置資源的內(nèi)在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會(huì)保障體系的有效運(yùn)行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門及時(shí)提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結(jié)合有效增強(qiáng)了數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動(dòng)態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過(guò)專門的離退休檔案管理軟件顯示出來(lái)，這實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標(biāo)。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺(tái)
當(dāng)前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級(jí)檔案管理中心辦理，那么會(huì)造成市級(jí)檔案管理中心工作人員的任務(wù)過(guò)大，效率過(guò)低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)分配給各級(jí)基層的管理平臺(tái)。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經(jīng)過(guò)街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級(jí)檔案管理中心進(jìn)行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，對(duì)于離退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整、社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期查閱其檔案，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的信息化人員隊(duì)伍。對(duì)于信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等，需要配備專門的操作人員和技術(shù)人員，才能實(shí)現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結(jié)語(yǔ)
離退休人員為我國(guó)的社會(huì)建設(shè)作出了突出貢獻(xiàn)，他們是不容忽視的力量，是社會(huì)的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時(shí)俱進(jìn)地完善檔案管理模式，最終更好地服務(wù)于檔案管理工作。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；離退休；工作
隨著人口老齡化與城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷發(fā)展，企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)退休人員的隊(duì)伍也在不斷壯大，這些人在我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中立下過(guò)汗馬功勞，政府相關(guān)部門也非常注重對(duì)其晚年基本生活權(quán)益的保障。積極構(gòu)建企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)平臺(tái)，其中，檔案管理也是該項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，是確定企業(yè)退休人員所享受待遇標(biāo)準(zhǔn)的重要參考依據(jù)，如何推進(jìn)離退休工作檔案管理的科學(xué)規(guī)范化，也是各勞動(dòng)保障部門亟待思考面對(duì)的問(wèn)題。
1 退休人員工作檔案管理存在問(wèn)題分析
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱
結(jié)合國(guó)家社會(huì)保障部門的數(shù)據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)離退休人員工作檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較欠缺，很難滿足現(xiàn)代檔案建設(shè)管理的工作需求。主要表現(xiàn)在工作環(huán)境非常簡(jiǎn)陋，不少地區(qū)缺少存放資料的專門庫(kù)房[1]，甚至將資料散放于辦公室或者存放于臨時(shí)租賃場(chǎng)所，未能施以有效的防火、防水及防蟲措施，極易造成檔案資料毀損。在缺少檔案庫(kù)的情況下，這些檔案資料存放在箱子里，也不便查詢與檢索，再加上管理人員的態(tài)度不重視，很容易導(dǎo)致相關(guān)資料殘缺不全。針對(duì)上述不足，究其產(chǎn)生的原因主要在于缺少經(jīng)費(fèi)保障，無(wú)論是部門設(shè)置、人員培養(yǎng)還是庫(kù)房建設(shè)，都需要經(jīng)費(fèi)資金來(lái)實(shí)施保障。
1.2 制度保障欠缺
對(duì)于企業(yè)離退休人員工作檔案的管理，缺乏科學(xué)有效的管理機(jī)制。在管理實(shí)踐中，很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，未能及時(shí)移交至當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保障管理部門，參保資料和退休檔案分別由社保機(jī)構(gòu)和企業(yè)進(jìn)行管理，造成多頭管理現(xiàn)象[2]，不利于對(duì)信息的準(zhǔn)確及時(shí)把握，亦不利于雙方的溝通交流。如果一個(gè)人的社保資料存放于不同單位，且管理方法手段各不相同，也很難保障其合法權(quán)益。對(duì)于一些較小或者破產(chǎn)改制的企業(yè)，如果未能將離退休人員的檔案資料移交相關(guān)部門，很容易造成資料丟失或毀損，損害當(dāng)事人的合法權(quán)益?？傮w來(lái)說(shuō)，對(duì)于制度建設(shè)保障措施，等級(jí)較高的部門要好于等級(jí)較低的部門，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)要優(yōu)于欠發(fā)達(dá)地區(qū)。
1.3 人員素質(zhì)不高
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)管理人員更加注重經(jīng)濟(jì)效益，而疏于對(duì)檔案的管理，以致相關(guān)檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的局面。從員工自身的角度看，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)也不足，甚至認(rèn)為其不會(huì)影響自己的升職與加薪，從而在整個(gè)單位內(nèi)部形成對(duì)檔案管理工作的消極懈怠。對(duì)于離退休人員的檔案管理，相關(guān)部門及管理人員的重視度更低，檔案資料被隨處安放，仍沿用最原始的手工管理方式，從業(yè)人員甚至還是兼職人員，在文化素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)方面都很難勝任新時(shí)期的檔案建設(shè)需求。
2 完善退休人員工作檔案管理的建議
2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
不斷完善和改進(jìn)離退休人員工作檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，首先需要解決的是經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。對(duì)此，既需要相關(guān)政府財(cái)政部門鼎立配合，通過(guò)諸如財(cái)政撥款的方式解決資金難題，也離不開(kāi)相關(guān)企業(yè)的積極配合以及社會(huì)力量的支持，通過(guò)多渠道多方法積極籌措資金，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。在資金問(wèn)題得以有效解決后，首先，建立“企業(yè)退休人員檔案管理中心”，將分散于各單位各部門的企業(yè)退休人員檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，提升查詢和管理效率；其次，按現(xiàn)代化的管理標(biāo)準(zhǔn)建立庫(kù)房，配備基本的檔案管理設(shè)備和溫度控制器、做好“八防”措施，并在日常管理中做到整潔、安全；再次，建立退休人員檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將離退休人員的個(gè)人信息輸入其中，實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操作，為離退休人員社會(huì)化管理提供綠色通道，也有效拉近了政府與民眾的距離。
2.2 完善制度保障措施
加強(qiáng)立法工作，不斷加大對(duì)離退休人員工作檔案的管理力度，各檔案管理行政部門也應(yīng)嚴(yán)格加大對(duì)相關(guān)法律的執(zhí)行力度，堅(jiān)持依法治檔，逐漸把相關(guān)工作納入國(guó)家檔案管理的工作范疇，嚴(yán)格維護(hù)相關(guān)工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，力求實(shí)現(xiàn)新的突破。結(jié)合法律規(guī)定，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)退休人員的檔案移交工作加以規(guī)范化，具體表現(xiàn)如下：規(guī)范檔案接收工作，建立規(guī)章制度來(lái)規(guī)范檔案管理的登記、整理、移交、歸檔和錄入操作，如在登記時(shí)嚴(yán)格按照要件內(nèi)容進(jìn)行逐一登記，在驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行逐一清點(diǎn)并核對(duì)，對(duì)于登記表與實(shí)際檔案要件存在的內(nèi)容偏差，應(yīng)在與相關(guān)單位核對(duì)后及時(shí)更正，實(shí)現(xiàn)檔案交接工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。
2.3 全面提升人員素質(zhì)
加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和健全保障制度是前提和基礎(chǔ)，而管理工作的成敗與效果最終離不開(kāi)管理人員的實(shí)踐與操作，建立一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍也勢(shì)在必行。對(duì)此，可從如下幾方面開(kāi)展相關(guān)工作：首先，人員選聘，適宜采用公開(kāi)招考的方式，選取那些責(zé)任心強(qiáng)、心理素質(zhì)高以及具備檔案管理服務(wù)意識(shí)的人員；其次，從系統(tǒng)內(nèi)選聘責(zé)任心強(qiáng)、政治可靠并具備相當(dāng)學(xué)歷水平的高素質(zhì)人才；再次，建立完備長(zhǎng)效的人才培養(yǎng)機(jī)制，在做好崗前培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)人員后續(xù)工作特點(diǎn)及其發(fā)展意愿，從工作技術(shù)及服務(wù)意識(shí)兩個(gè)層面進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)，全方位提升其服務(wù)能力。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，政府也更加重視對(duì)離退休老年人基本生活權(quán)益的保障，努力構(gòu)建企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)平臺(tái)，本文針對(duì)離退休工作檔案管理發(fā)展存在的問(wèn)題與不足，針對(duì)性的提出一些發(fā)展改進(jìn)建議，旨在希望借此促進(jìn)相關(guān)工作更好服務(wù)于離退休老年人，促進(jìn)國(guó)家繁榮發(fā)展。
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