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1.重視程度不夠。
退休人員的檔案管理工作通常數量大、工作環節繁瑣，領導的重視程度不夠，加上資金投入缺乏，相應的管理設備與硬件設置的投入都存在很多問題，該歸回的檔案沒有及時歸檔，檔案丟失情況嚴重。最根本的原因還是對檔案管理的重視程度不夠。
2.基礎設施薄弱。
國家社會保障部門的調查數據顯示，在企業的退休人員檔案管理工作中，基礎設施存在諸多欠缺問題，與現代化檔案管理模式無法良好接軌。其中主要體現在工作環境簡陋，部分地區甚至缺少放資料的庫房，將資料隨意放在辦公室和臨時租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態度惡劣，相關資料很容易遺失遺漏。對上述問題，根本原因還是缺少經費保障，無論是人員建設、部門基礎設施建設還是庫房建設，都需要相應的資金投入來實現。
3.缺乏行之有效的管理機制。
許多企業的退休人員檔案管理由企業繼續管理，并沒有交給當地的社保經辦機構管理，這就出現了管理人員多重化的問題。參保的資料通過社保機構管理，退休的檔案由企業來管理，這期間的信息溝通容易出現問題。容易造成社保與企業的資料調查困難。一個人的退休檔案和保險資料分別在不同機構保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權益無法得到充分保障。
4.辦公人員素質差。
在社會競爭日益激烈的當下，企業人員管理應該更加注重經濟效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動階段。從目前從事企業退休人員檔案管理的員工看，其對檔案管理的認識也存在諸多不足，沒有提升自身專業素養的意識，在整個單位中對檔案管理工作極為消極，認為只要把資料擺放好就可以。對于退休人員的檔案管理，企業的相關部門重視度也不高，很多企業采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數都是身兼數職，在專業素養和文化知識方面都很難滿足現階段檔案管理建設的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質量地完成，需要建設相關的規章制度，規范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規范資料存儲，建立相應的管理制度，通過登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業。在企業人移交退休人員檔案內容時，要嚴格按照規章制度來完成，逐一進行工作登記。在接受分揀時也要每個都清點、校對再驗收，同時要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關內容，但確實存在的某份檔案，要及時補齊；針對登記表上已經記錄，但找不到相關資料的，要及時更正。相關單位領導要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內容，確保檔案交接工作的規范化和科學化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數據的備份工作。電子檔案事實上就是將退休人員的信息錄入計算機內，通過檢索系統輕松地調查退休人員的檔案，避免反復拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時，要堅持檔案服務的原則，適當地增減內容，盡量減少調檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對已經錄入的電子信息要進行計算機硬盤備份，確保數據安全。
3.做好退休人員的服務工作。
檔案管理中心是退休人員和社會保障管理的服務窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務。在日常工作中，查詢檔案會出現人員復雜情況，也會出現一些弱勢群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢群體以及前來查詢人的心情，想人民之所想，特殊情況要善于應變。工作過程中首先要保證好自身的工作效率，及時準確地為前來查詢的人員提供服務，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務。
三、結語
【關鍵詞】企業；退休人員；檔案管理；對策
企業退休人員檔案管理是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業的組成部分。做好企業退休人員檔案管理，有助于推進企業退休人員社會化管理服務工作，更好地服務于退休人員。企業退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強企業退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據。為了加強企業退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發〔2003〕16號），各省（區、市）也根據《中華人民共和國檔案法》和當地《檔案管理條例》分別出臺了推進企業退休人員社會化管理服務工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經濟社會發展的新常態下，加強企業退休人員檔案管理，有利于增強對企業退休人員的服務功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經加大了對企業退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區間發展不平衡的現象，發達地區在企業退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區、小城鎮等沒有建立起相應的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規范化管理，導致檔案混亂現象突出，嚴重影響了企業退休人員檔案管理制度，缺乏規范化和標準化。
二是檔案移交接收管理不規范。企業退休人員檔案的管理分別由省級養老保險經辦機構、市（州）養老保險經辦機構、縣（市）養老保險經辦機構等承擔，并由各級各類企業的同級檔案行政管理部門負責監管和指導。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規范，導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關鍵材料等現象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發關于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉退休、更改戶籍信息查詢、經濟房及拆遷宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內容較廣。但由于企業退休人員檔案管理的不規范，加之檔案信息化建設力度薄弱，導致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強企業退休人員檔案管理的對策建議
一是健全完善企業退休人員檔案管理機制。健全完善的管理機制是做好企業退休人員檔案管理工作的制度保障。有關管理部門應建立科學、完善的管理機制，增強企業退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設力度，運用計算機技術、信息技術、數據庫技術等，把企業退休人員檔案管理轉變為信息化管理，提高檔案的利用效率。
二是加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識。有關部門應加強《檔案法》《社會保險法》以及企業退休人員檔案管理實施辦法等法律法規的宣傳，提高檔案管理部門、企業、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業檔案管理人員應深入學習有關法律法規和規章制度，掌握檔案管理專業知識和技能，強化企業退休人員檔案移交接收工作，從而在企業退休人員數量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
四是轉變檔案管理觀念。進一步轉變企業退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，發揮企業退休人員檔案對社會和諧、老有所養、老有所為的重要作用。
總之，做好企業退休人員檔案管理是一項重要的基礎性工作，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業退休人員檔案管理服務水平。
【參考文獻】
[1]于斌.探析當前退休人員管理存在的問題及措施[J].時代經貿（下旬刊），2012（05）.
摘 要 做好企業退休人員檔案管理，有助于推進企業退休人員社會化管理服務工作，更好地服務于退休人員。企業退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
關鍵詞 退休人員 檔案管理
一、加強企業退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據。為了加強企業退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發〔2003〕16號），各省（區、市）也根據《中華人民共和國檔案法》和當地《檔案管理條例》分別出臺了推進企業退休人員社會化管理服務工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。
（一）加強企業退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設的需要
按照建立與之相適應的獨立于企業事業單位之外的社會保障體系改革設計，用人單位在依法繳納社會保險費之后，不宜再承擔管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構，既是管理鏈條的重要環節和實行社會化管理的基礎，也是社會保障體系發展完善的配套設施。
（二）加強企業退休人員檔案管理是經濟社會發展的客觀要求
當前，隨著國有企業改革深化和破產兼并企業的增加，一些企業退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機構，既不利于破產企業退休人員的人事檔案管理，也不利于現代企業制度的建立和完善。如果實現對離退休人員的社會化統籌管理，就會減少因企業倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩定。
（三）加強企業退休人員檔案管理有利于促進企業輕裝發展
實行人事檔案社會化管理，使退休人員一旦因達到退休年齡退出勞動領域后，將人事檔案轉移到相關社會托管機構，打破了傳統的檔案管理模式，也就打破了傳統的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統的“單位人”“一包到死”的觀念，真正實現與企業脫鉤，可有效降低企業經營管理成本，讓企業從具體的人力資源管理服務中解脫出來，促進企業經營發展，防止出現企業越老、退休人員管理服務壓力越大的局面。
因此，在經濟社會發展的新常態下，加強企業退休人員檔案管理，有利于增強對企業退休人員的服務功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
（一）檔案管理制度不完善
雖然各地已經加大了對企業退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區間發展不平衡的現象，發達地區在企業退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區、小城鎮等沒有建立起相應的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規范化管理，導致檔案混亂現象突出，嚴重影響了企業退休人員檔案管理制度，缺乏規范化和標準化。
（二）檔案移交接收管理不規范
企業退休人員檔案的管理分別由省級養老保險經辦機構、市（州）養老保險經辦機構、縣（市）養老保險經辦機構等承擔，并由各級各類企業的同級檔案行政管理部門負責監管和指導。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規范，導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關鍵材料等現象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發關于檔案管理的糾紛。
（三）檔案托管機構工作經費未納入政府財政預算
由于企業退休人員人事檔案管理工作，是國家社會保障體制改革建設衍生出來的配套服務工作，但由于退休人員數量多、專業性強、檔案利用量大，需要配備專業管理人員和必要的場地設施建設、維護投入。由于種種原因，作為公共服務重要組成部分的托管機構一直沒能納入機構編制、財政部門的管理，其正常的經費沒有納入財政預算，一直靠收取托管費來維持。2015年國家取消檔案托管費收費項目后，一些托管機構面臨經費無源的嚴重問題。有些社會化檔案管理機構也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。
（四）檔案利用率低，檢索效率低下
企業退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉退休、更改戶籍信息查詢、經濟房及拆遷宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內容較廣。但由于企業退休人員檔案管理的不規范，加之檔案信息化建設力度薄弱，導致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強企業退休人員檔案管理的對策建議
（一）健全完善企業退休人員檔案管理機制
健全完善的管理機制是做好企業退休人員檔案管理工作的制度保障。有關管理部門應建立科學、完善的管理機制，增強企業退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設力度，運用計算機技術、信息技術、數據庫技術等，把企業退休人員檔案管理轉變為信息化管理，提高檔案的利用效率。
（二）加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識
有關部門應加強《檔案法》《社會保險法》以及企業退休人員檔案管理實施辦法等法律法規的宣傳，提高檔案管理部門、企業、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關注檔案管理的良好氛圍。
（三）做好檔案移交接收工作
檔案管理部門及企業檔案管理人員應深入學習有關法律法規和規章制度，掌握檔案管理專業知識和技能，強化企業退休人員檔案移交接收工作，從而在企業退休人員數量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
（四）轉變檔案管理觀念
進一步轉變企業退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，發揮企業退休人員檔案對社會和諧、老有所養、老有所為的重要作用。
（五）建立專業的退休人員檔案管理隊伍
由于這種社會化托管機構是在不增加人員編制和人頭經費的情況下開設的，可以通過面向社會公開招聘的方式，招聘具有較高專業水平和責任心的大學生，通過進行相關的專業培訓工作和職業道德教育，也可以通過在系統內部選擇具有較強責任心，且具有檔案管理經驗的人員充實到企業退休人員的人事檔案管理，并建立長效的培訓機制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻、熱心為企業退休人員服務的職業道德和良好品德，更好地為企業退休人員提供人事檔案方面的服務工作。
四、結語
總之，做好企業退休人員檔案管理是一項重要的基礎性工作，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業退休人員檔案管理服務水平。
⒖嘉南祝
[1] 岳艷敏，李斌，尚亞軍.探析當前退休人員管理存在的問題及措施[J].現代企業文化.2015.12（05）：23-25.
(一)社區管理企業退休人員檔案管理的基本情況
截至2009年10月底，北京市共有186萬企業退休人員，實行社區管理的企業退休人員約30萬人的檔案除了順義區采取集中管理外，其余全部存放在316個街道(鄉鎮)社會保障事務所，社保所同時還存放40多萬失業人員的檔案，平均每個社保所管理2215份企業退休人員的檔案，隨著企業退休人員實行社區管理速度的加快，社保所管理的檔案數量會越來越多。
根據《關于轉發勞動和社會保障部等部門(關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見)的通知》的文件精神，各級黨委和政府要充分認識做好社區管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實加強領導，精心組織，統籌規劃，保證工作的順利推進。換句話說，未來幾年，全部企業退休人員都要實行社區管理，而企業退休人員的數量每年都按一定的規模在增長。由于受現有條件的限制，目前許多地方企業退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴等諸多問題，如何解決這一問題是企業退休人員社區管理是否完善的關鍵部分。按照現有企業退休人員的數量計算，如果186萬企業退休人員全部實行社區管理了，每個社保所僅企業退休人員的檔案數量就會達到5886份，再加上失業人員和其他人員，將會給社保所帶來很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺了《北京市實行社會化管理的企業退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關于規范社區管理企業退休人員人事檔案轉移程序有關問題的通知》、《關于劣勢國有退出企業退休人員實行社區管理移交人事檔案有關工作的通知》和《關于在職業介紹及人才服務機構存檔人員辦理退休手續后整理人事檔案管理有關工作的通知》等文件，街道(鄉鎮)社保所在接收企業退休人員人事檔案過程中主要按照這四個文件的規定進行接收，基本實現了檔案管理工作的統一化。
2009年北京市提出“在有條件的區縣、街鎮開展規范整理檔案、統一轉移程序的試點工作”。每個區縣根據各自特點選擇一個街道(鄉鎮)社保所進行試點或在試點的基礎上向全部街道(鄉鎮)社保所鋪開，其中朝陽區、西城區、宣武區和順義區等試點區縣借助檔案局的力量，統一了社區管理企業退休人員檔案的接收標準，解決了社區管理企業退休人員人事檔案不規范，檔案轉移程序不統一、必備材料不齊全等問題。
(二)社區管理企業退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設18個區縣、316個社會保障事務所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區是北京市首家也是唯一在全區范圍內實行企業退休人員人事檔案集中管理的區縣。順義區現有社區管理企業退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個總面積400平方米的檔案庫，檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標準安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬份檔案)。順義區檔案集中管理的程序如下：企業退休人員實行社區管理時，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉鎮)社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區勞動服務管理中心集中進行統一管理。
為提高檔案管理效率，實現檔案管理的網絡化、電子化，順義區開發了企業退休人員社會化管理系統軟件，將實行社區管理的企業退休人員基本情況輸入到企業退休人員社會化管理系統軟件中，使街道(鄉鎮)社保所能準確、及時掌握企業退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個退休人員的狀況，只要在網上輸入個人代碼，退休人員的個人信息就清晰準確地呈現在工作人員面前，社會化管理工作者就可以根據工作需要針對有特殊服務需求的退休人員進行具體的服務。而在使用企業退休人員社會化管理系統軟件之前，個人信息的獲取首先要通過各街鎮的負責人去了解，而后再根據所了解的情況，查看其原始檔案記載進行多方查證。電子檔案管理系統的開通，使用時只需在檢索信息欄內輸入關鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無余。
檔案管理與網絡化、電子化相結合增強了區勞服中心與各社保所業務上的橫向聯系，從而實現檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒有實現完全意義上的電子化管理，如每個企業退休人員檔案材料的具體內容并未實現電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實現電子化管理。如何將企業退休人員檔案材料的具體內容實現電子化管理還需要進一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設施都要配備齊全，還需要專業的檔案管理人員，就現有條件來說，企業退休人員的人事檔案如果實行集中管理，市區兩級財政需要投入一定規模的資金才能夠實現。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區管理企業退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉鎮)社會保障事務所。盡管北京市出臺了人事檔案轉移、接收、規范整理的相關文件，但是各區縣街道(鄉鎮)社保所檔案管理軟硬件設施條件不一，管理的標準并不一致。
從對各區縣的調研可以看出，有的區縣或者街道(鄉鎮)投入資金多，軟硬件設施較為完備，檔案管理的標準就高。而有部分街道(鄉鎮)社保所特別是偏遠山區的社保所沒有獨立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規范，遠遠達不到檔案管理所要求的標準。
以西城區展覽路社保所為例，西城區展覽路社保所有獨立檔案室，有效使用面積達到30平米，將五節柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預計容量可延后3～5年。同時，社保所安排兩人按照AB角負責檔案管理工作，保證了專人負責。
分散式管理的優點就在于靈活、便捷，因企業退休人員實行社區管理時，街道(鄉鎮)社會保障事務所要提供相應的管理服務，社保所接收了企業退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉移檔案。退休人員需要查閱檔案時，來社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習慣。
但是，分散式管理的缺點也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無法配備專職及具備專業知識的工作人員，常常是接收了企業退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標準的檔案柜都沒有)，查閱時拿出來，不用了擱置在那兒不管不問，更談不上電子化管理。這種缺乏現代的、科學的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉的完善的社會保障體系有著很大的沖突。
(三)社區管理企業退休人員檔案管理模式存在的問題
北京市通過規范檔案管理制度并開展試點工作解決了檔案管理中存在的一定問題，特別是各區縣根據本區縣的實際情況，選用合適的檔案管理模式，促進了企業退休人員檔案管理工作。但是，通過
對兩種模式的調研、比較和分析，筆者認為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問題，包括思想認識不到位，檔案庫(室)無法滿足日益增長的社區管理退休人員數量，檔案管理人員專業知識不強，隊伍不穩定，人事檔案材料不規范，以及人事檔案管理手段落后。這些問題是檔案管理工作不容忽視的基本問題，只有先解決這些基本性的問題，然后才能夠優化社區管理企業退休人員的檔案管理模式。
二、優化退休人員檔案管理模式的對策分析
筆者認為，根據當前我國檔案管理部門管理基礎建設狀況，結合退休人員檔案管理的特點，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開發離退休人員檔案管理系統軟件
由于企業退休人員檔案來源構成比較簡單，檔案數量不多，服務范圍有限等現實情況存在，再加上社保所繁重的工作任務，資金緊張，缺乏檔案管理的專業人才，導致北京市企業退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規事務性工作，而忽略檔案管理信息化建設工作的開展。
因此針對這種情況，筆者認為應該結合離退休人員的特點，開發離退休人員檔案管理系統軟件。該軟件可參考“順義區退休人員社會化管理系統軟件”，使軟件在功能設計上不僅僅具有存檔的功能，還應該具備儲存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過計算機隨時掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時的、符合要求的服務內容，真正實現退休人員的動態管理。為了適應大保障體系的建設，軟件的服務對象應覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區率先實行了區級企業退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經驗。集中管理退休人員檔案的必要性及優勢主要體現在以下幾個方面：
1 集中管理檔案是推進退休人員社會化管理服務的內在要求。社區管理企業退休人員的檔案由分散走向集中，是社會化管理服務工作發展的大勢所趨，可以有效發揮整體優勢，實現管理服務資源科學和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護退休人員合法權益的重要體現。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規范行為的發生，從而保證檔案的真實性和實效性，有效地維護退休人員合法權益。
3 集中管理檔案是強化社會保險工作的基礎手段。集中管理企業退休人員檔案是社保應收基金及時足額到位，養老金按時足額發放良性機制形成的基礎性前提，對社保基金的安全運營起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業務的正常開展直接提供了可靠的信息資源，強化了社保業務的基礎性工作，是社會保險管理的基礎性手段，有利于社會保障事業的可持續發展。
4 集中管理檔案與信息化建設相結合可增強信息數據的準確性。退休人員基本信息始終處于動態管理狀態，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過離退休人員系統軟件反映出來，實現養老保險數據規范、統一的目標，有力地促進基金監督、綜合查詢、信息分析等服務系統的應用。
5 促進社會保障事務性工作規范化發展。對企業退休人員的檔案集中進行管理后，對檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個明確的程序和規范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報冒領養老金現象的發生，加強離退休人員的管理。同時，減少社保部門與企業之間煩瑣的業務環節，提高經辦效率，使社會保險工作走向正規化、科學化、制度化。
筆者認為，建立市級離退休人員檔案管理中心是完善社會保障體系建設的重要舉措，也是強化檔案管理工作，切實提高檔案利用率，有效促進社會保險工作健康發展的良策。
鑒于北京市企業退休人員社會化管理服務工作職能在北京市勞動服務管理中心，離退休人員檔案管理中心相應地也應該歸屬于北京市勞動服務管理中心。檔案管理中心如何組建，領導機構的設置以及具體工作機構的成立不是本文討論的內容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應該從哪些方面入手，創造出規范的、現代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認為應該重點強調以下幾方面工作。
1 管理對象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會保障局，按照市局提出的“大保障”的社會保障理念，原有的僅局限于對企業退休人員的管理服務，將逐步覆蓋到全市機關事業單位離退休人員的管理服務。在此基礎上，筆者對檔案管理中心職能的設想是：中心建立初期先接收社區管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進一步接收全部企業退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機關事業單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實現檔案管理信息化
實現檔案管理信息化是一項系統復雜的工程，一方面有賴于現代信息技術的全面支撐，另一方面更離不開檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規章制度，并且在實際工作中能嚴格按照規章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等各個方面達到完整、準確、安全、系統的良好效果；同時，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設。
在人才隊伍建設上，要配備強有力的適應信息化建設需要的專業人才隊伍。檔案管理人員除了要具備過硬的政治思想素質和良好的職業道德素質外，還要具備高水平的綜合業務素質。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，像養老金調整、養老金社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網絡系統。筆者初步設想，結合社會保障系統特有的“金保工程”，構建市、區(縣)、街道(鄉鎮)三級檔案管理網絡系統。市級建立離退休人員檔案管理中心，區縣和街道(鄉鎮)相應要成立檔案管理部門，雖然紙質檔案都存放在市級離退休人員檔案管理中心，但三級管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統軟件，實現檔案管理電子化，負責本轄區范圍內的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會保障社會化管理事務性工作有機結合
筆者在上文已經提到，應該開發離退休人員檔案管理系統軟件，該軟件在設計上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時核實、補充退休人員基本信息，辦理退休人員轉移、接收工作，同時為北京市企業退休人員搭建領取基本養老金資格認證工作平臺等功能。
通過這個系統軟件，在對退休人員的檔案進行優化管理的同時，還可以動態地掌握退休人員的基本信息，堵塞基本養老金冒領漏洞，為退休人員提供養老、醫療、政策咨詢、文體娛樂等社區服務打下了基礎，更為今后社會保障政策的制定和調整提供科學依據。
關鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問題；對策
退休人員的檔案的內容主要包括退休人員個人經歷、工作表現、政治思想、專業水平、資格認證、工作調動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實反映退休人員情況的主要依據。因此，做好新時期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進大專院校的檔案管理工作。
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領導管理層將工作重點放在的生源的擴招、教學及科研等方面，而對檔案管理這項基礎性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環節較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應的管理設備與硬件環境建設都不完善，導致檔案管理效率和質量偏低，未及時有效的對檔案進行歸檔，檔案丟失情況嚴重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學院檔案室保管，并沒有及時的移交給當地的社保經辦機構，這就容易出現檔案管理多重化的問題。當地的社保經辦機構管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業技術檔案仍在原學院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協調上容易出現問題，造成退休人員各項資料的調查不完整。不同的機構采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權益。
（三）管理人員素質有待提高（進一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓和學習）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認識誤區，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業素養的意識，在進行檔案管理工作時態度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統的手工方式進行管理，缺乏現代化管理系統與技術的專業知識，無法滿足現代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數都是身兼數職，缺少專業素養和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設的需求。
二、改進大專院校退休人員檔案管理的對策
（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學校應通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機構及人員都能深刻認識到檔案管理的重要性，使他們充分認識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。以此來加強對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護廣大退休職工的合法權益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎保障，也是促進檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機構的設置的前提下。大專院校應提供充足的資金來建立專門的檔案管理機構，配備專職管理人員，并明確其職責，規范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數據庫，實行信息化的有效管理。利用現代化的信息技術，構建退休人員檔案管理系統與數據庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統中，在使用檔案資料時可通過檢索系統便捷化地調取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經費中可以劃撥專門用于檔案管理的經費，增加退休人員檔案管理的基礎設施建設經費，配備完善的基礎設施，不斷完善其所需的軟、硬件建設，防止發生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。
（四）增強管理隊伍的建設。檔案管理隊伍建設是做好檔案管理工作的重要環節，管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理工作的效率和質量。因此，必須強化檔案管理人員的綜合素質培養以及專業業務技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責任心強，專業水平高，政治可靠，素質高的工作人員；其次，針對現有管理人員要加強其業務技能和職業素養的培養，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養和業務能力，建立一支高素質、高水平的企業退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結束語
綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎設施建設的資金投入，并不斷增強管理人員的綜合素質和業務技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻：
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0 引言
延安職業技術學院成立于2005年8月，由6所中專學校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專學校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專業技術職務的242人，占全體離退休人員的54%，經過十年左右的發展，由這些離退休人員的發展變動形成的檔案資料成為了學院發展的一項寶貴資源。尤其是隨著我國人口老齡化進程的加快，學院的離退休人員數量也在不斷上升，相應的檔案資料的管理和利用也成為了學院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務，使其充分發揮余熱，是本文要研究的主要問題。
1 高職院校離退休人員檔案管理內容
高職院校離退休人員的檔案內容涉及的范圍比較廣，包括其個人基本情況以及在校工作期間各種行為動態的變動記錄。按類型來說，離退休人員檔案管理的內容主要包括以下三個方面。
第一，人事檔案。人事檔案是教職工進入學校工作時建立的，記錄教職工在職期間所有相關的資料，包括黨團情況、職務任免、獎懲、工資、考核記錄、科研成果等在內的多項內容。對于離退休職工來說，其人事檔案資料除了上述基本內容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標注好退休時的歸屬單位；離退休人員社保醫保資料登記表，以便學校及相關部門后期更好的為離退休人員服務。學校檔案管理部門一定要在詳細查訪之后對這些資料進行仔細登記，保證檔案資料的真實性和完整性，以方便后期檔案資料的開發利用。
第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學院會有計劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開展一些社科活動，發揮其余熱為年輕的教職工或學生傳授經驗和知識，離退休職工的健康檔案就是一項重要參考。學校要以服務為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細，為離退休職工活動的組織安排提供參考。
第三，專業技術檔案。專業技術檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項重要內容，在延安職業技術學院當中，所有的離退休人員當中有專業技術職務的占到了一半以上，足以說明加強專業技術檔案管理的必要性。離退休人員當中有許多經驗豐富、專業能力強，并且取得了不小的成就，為了充分發揮這些老專家的專業特長為學校的未來發展貢獻更多的力量，學校有必要利用專業技術檔案做好人才資源的二次開發利用。檔案部門要注意加強對離退休人員在職期間參加過的科研活動、技術職稱報告、各類證書資料等進行搜集整理，并將其作為學校的寶貴財富進行歸檔，以便后人查閱利用。
2 加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑
2.1 加強高職院校離退休人員檔案信息化管理
進行檔案管理信息化建設是加強高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進行檔案信息化管理主要可以從以下幾個方面來開展。
2.1.1 建立離退休人員檔案數據庫
隨著學校離退休人員數量不斷擴大，檔案管理工作也變得越發復雜，信息化管理已經成為必然趨勢。進行檔案管理信息化建設是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實現檔案資源的共享提供便利，而實現這些目標的基礎都必須依靠數據庫的構建。學院要根據自身離退休人員的具體情況，利用現代科學技術引進符合實際的檔案數據庫，這會為學校、政府部門、社會組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實現檔案信息的共享，進而推進離退休人員檔案社會化進程的發展。
2.1.2 明確離退休人員檔案管理信息化建設標準
在離退休人員檔案管理信息化建設過程中，要明確相關規范標準，依靠相關的政策指導檔案信息化建設，確保低成本、高效率地建成符合學校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統。如果條件允許，學校還可以建立檔案管理信息化建設指導委員會，全權負責監督、考察檔案管理信息化建設的執行情況，確保各項標準、政策落實到位，切實建立起滿足發展需求的離退休人員檔案信息化管理系統。
2.1.3 提高檔案管理人員信息化工作技能
為了真正實現高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數據庫之外，還要配備專業工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關的專業知識和技能之外，還要掌握計算機相關的操作技能，熟悉檔案信息系統的各項功能，具備信息化意識，能夠理解離退休人員檔案資源開發利用的積極意義，進而積極投身到檔案管理工作當中，使檔案資源的價值得到充分的開發。
2.2 提高高職院校離退休人員檔案管理規范化水平
2.2.1 規范離退休人員檔案管理與利用流程
加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個必然要求就是要提高管理工作的規范化水平，明確各項管理流程和標準。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開展離退休人員檔案管理時還要建立專門的離退休初始檔案，除了要對其基本情況的人事檔案進行搜集整理和落實之外，還要由檔案人員對離退休人員進行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯系方式等，并對相關信息逐一記錄歸檔，錄入數據庫。以便后期更好地為離退休人員提供服務。
2.2.2 健全相關的管理制度
為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規范化水平，學校還要建立健全相應的管理制度。首先，學校的管理層要及時轉變觀念，意識到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標準，并制定相應的管理制度。改變過去落后的檔案管理模式，充分發揮信息化環境下檔案管理系統的優勢，嚴格按照離退休人員檔案管理相關的制度政策開展工作，確保各項工作有章可循。其次，學校還要意識到離退休人員檔案的價值，明確檔案資源查詢、借閱、使用的具體流程，嚴格按照制度執行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實的前提下發揮檔案資源的價值。
2.3 強化離退休人員檔案的開發利用
由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價值，存在嚴重的消極情緒，認為自己離開了工作崗位就不會創造什么價值了，因而也就缺乏參與各種科學研究、學術討論等活動的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對分散，難以集中起來開展活動，離退休人員的價值就難以被真正發揮出來，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。
面對這種局面，高職院校要樹立必要的檔案意識，加強離退休人員檔案的管理，完善離退休人員的個人信息，并保持動態更新，以離退休人員的需求為根本提供必要的服務，體現出組織對他們的關懷，尤其是要加強對那些有特殊困難的人員的扶持幫助。同時，高職院校還可以通過對檔案資料的分析發現離退休教職工中尚可發揮余熱的人員，挖掘離退休人員中的能量，為學院的教育教學改革服務。比如，學校可以聘請身體狀況良好、專業經驗豐富的離退休人員成立科研協會，指導在職教師、在校學生的科研工作；還可以邀請曾經擔任管理者的離退休人員參與學校的黨團工作當中，為組織的建設發展出謀劃策，從而促進高職院校在新時期更快更好地發展。由此可見，通過對離退休人員檔案進行開發利用，不僅豐富了他們的晚年生活，還為他們發揮余熱提供了舞臺，對于學校和離退休人員來說實現了雙贏，值得提倡和推廣。
關鍵詞：創新；離退休；檔案管理模式
人事檔案是在人事管理活動中形成的，用來反映和記錄個人主要經歷、政治面貌、品德作風，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發揮。因此，需要通過創新才能推動檔案管理模式的進一步發展。
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設備設施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統雙過關，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉鎮或街道檔案管理服務中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標準很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規范遠遠達不到標準。分散式管理的優點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉移，因此離退休人員或其他相關部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業的管理人員，有些甚至不能實現電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問題
無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認識不到位
檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應付被動的狀態。
2.2 檔案管理人員專業素質相對較低
在現有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業方面的培訓，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業的階段。比如在裝訂的時候采用傳統的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設備，但是由于缺乏相關專業操作人員，使得設備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應新形勢的需要。
3 創新離退休檔案管理模式的對策
根據我國檔案管理部門當前的基礎建設狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認為創新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發
檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設的要求，也滿足檔案管理中心自身發展的需要。由于離退休人員檔案構成比較簡單，服務范圍、項目有限等，結合這些特點，開發具有針對性的檔案管理軟件系統。專門的離退休檔案管理系統不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現了離退休人員檔案的動態管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網絡系統。全市聯網變成現實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負擔。
3.2 集中為主，建立統一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優勢：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發揮整體優勢，是合理科學配置資源的內在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養老金發放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統的結合有效增強了數據記錄的準確性。在應用了信息系統之后，離退休人員的檔案處于動態的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現了數據記錄正確、統一、規范的目標。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉鎮等檔案管理基層平臺
當前離退休人員的數量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務過大，效率過低等情況的發生，因此，檔案管理工作應適當分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經過街道、鄉鎮的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統一的規范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強人才隊伍建設
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，對于離退休人員的養老金調整、社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。除此之外，還應當培養專業素質高的信息化人員隊伍。對于信息化系統中的應用軟件、數據庫等，需要配備專門的操作人員和技術人員，才能實現信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結語
離退休人員為我國的社會建設作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續不斷地創新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務于檔案管理工作。
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關鍵詞：檔案管理；離退休；工作
隨著人口老齡化與城鎮化進程的不斷發展，企業改革的不斷深入，企業退休人員的隊伍也在不斷壯大，這些人在我國社會主義現代化建設中立下過汗馬功勞，政府相關部門也非常注重對其晚年基本生活權益的保障。積極構建企業退休人員社會化管理服務平臺，其中，檔案管理也是該項工作的前提和基礎，是確定企業退休人員所享受待遇標準的重要參考依據，如何推進離退休工作檔案管理的科學規范化，也是各勞動保障部門亟待思考面對的問題。
1 退休人員工作檔案管理存在問題分析
1.1 基礎設施薄弱
結合國家社會保障部門的數據調查發現，在企業離退休人員工作檔案管理中，基礎設施建設還比較欠缺，很難滿足現代檔案建設管理的工作需求。主要表現在工作環境非常簡陋，不少地區缺少存放資料的專門庫房[1]，甚至將資料散放于辦公室或者存放于臨時租賃場所，未能施以有效的防火、防水及防蟲措施，極易造成檔案資料毀損。在缺少檔案庫的情況下，這些檔案資料存放在箱子里，也不便查詢與檢索，再加上管理人員的態度不重視，很容易導致相關資料殘缺不全。針對上述不足，究其產生的原因主要在于缺少經費保障，無論是部門設置、人員培養還是庫房建設，都需要經費資金來實施保障。
1.2 制度保障欠缺
對于企業離退休人員工作檔案的管理，缺乏科學有效的管理機制。在管理實踐中，很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，未能及時移交至當地社會保障管理部門，參保資料和退休檔案分別由社保機構和企業進行管理，造成多頭管理現象[2]，不利于對信息的準確及時把握，亦不利于雙方的溝通交流。如果一個人的社保資料存放于不同單位，且管理方法手段各不相同，也很難保障其合法權益。對于一些較小或者破產改制的企業，如果未能將離退休人員的檔案資料移交相關部門，很容易造成資料丟失或毀損，損害當事人的合法權益。總體來說，對于制度建設保障措施，等級較高的部門要好于等級較低的部門，經濟發達地區要優于欠發達地區。
1.3 人員素質不高
在市場競爭日益激烈的今天，企業管理人員更加注重經濟效益，而疏于對檔案的管理，以致相關檔案管理工作處于被動應付的局面。從員工自身的角度看，對檔案管理重要性的認識也不足，甚至認為其不會影響自己的升職與加薪，從而在整個單位內部形成對檔案管理工作的消極懈怠。對于離退休人員的檔案管理，相關部門及管理人員的重視度更低，檔案資料被隨處安放，仍沿用最原始的手工管理方式，從業人員甚至還是兼職人員，在文化素養和專業知識方面都很難勝任新時期的檔案建設需求。
2 完善退休人員工作檔案管理的建議
2.1 加強基礎設施建設
不斷完善和改進離退休人員工作檔案管理的基礎設施，首先需要解決的是經費問題。對此，既需要相關政府財政部門鼎立配合，通過諸如財政撥款的方式解決資金難題，也離不開相關企業的積極配合以及社會力量的支持，通過多渠道多方法積極籌措資金，加強建設檔案管理工作的基礎設施。在資金問題得以有效解決后，首先，建立“企業退休人員檔案管理中心”，將分散于各單位各部門的企業退休人員檔案資料進行統一集中管理，提升查詢和管理效率；其次，按現代化的管理標準建立庫房，配備基本的檔案管理設備和溫度控制器、做好“八防”措施，并在日常管理中做到整潔、安全；再次，建立退休人員檔案管理數據庫，將離退休人員的個人信息輸入其中，實現聯網操作，為離退休人員社會化管理提供綠色通道，也有效拉近了政府與民眾的距離。
2.2 完善制度保障措施
加強立法工作，不斷加大對離退休人員工作檔案的管理力度，各檔案管理行政部門也應嚴格加大對相關法律的執行力度，堅持依法治檔，逐漸把相關工作納入國家檔案管理的工作范疇，嚴格維護相關工作的規范性和嚴肅性，力求實現新的突破。結合法律規定，不斷完善各項規章制度，對退休人員的檔案移交工作加以規范化，具體表現如下：規范檔案接收工作，建立規章制度來規范檔案管理的登記、整理、移交、歸檔和錄入操作，如在登記時嚴格按照要件內容進行逐一登記，在驗收時進行逐一清點并核對，對于登記表與實際檔案要件存在的內容偏差，應在與相關單位核對后及時更正，實現檔案交接工作的科學化、制度化和規范化。
2.3 全面提升人員素質
加強基礎設施建設和健全保障制度是前提和基礎，而管理工作的成敗與效果最終離不開管理人員的實踐與操作，建立一支現代化檔案管理隊伍也勢在必行。對此，可從如下幾方面開展相關工作：首先，人員選聘，適宜采用公開招考的方式，選取那些責任心強、心理素質高以及具備檔案管理服務意識的人員；其次，從系統內選聘責任心強、政治可靠并具備相當學歷水平的高素質人才；再次，建立完備長效的人才培養機制，在做好崗前培訓的基礎上，結合相關人員后續工作特點及其發展意愿，從工作技術及服務意識兩個層面進行針對性培養，全方位提升其服務能力。
3 結語
隨著國家經濟水平的不斷發展，政府也更加重視對離退休老年人基本生活權益的保障，努力構建企業退休人員社會化管理服務平臺，本文針對離退休工作檔案管理發展存在的問題與不足，針對性的提出一些發展改進建議，旨在希望借此促進相關工作更好服務于離退休老年人，促進國家繁榮發展。
參考文獻
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