時間：2023-08-04 09:19:19
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇退休人員人事檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問題；對策
退休人員的檔案的內容主要包括退休人員個人經歷、工作表現、政治思想、專業水平、資格認證、工作調動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實反映退休人員情況的主要依據。因此，做好新時期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進大專院校的檔案管理工作。
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領導管理層將工作重點放在的生源的擴招、教學及科研等方面，而對檔案管理這項基礎性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環節較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應的管理設備與硬件環境建設都不完善，導致檔案管理效率和質量偏低，未及時有效的對檔案進行歸檔，檔案丟失情況嚴重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學院檔案室保管，并沒有及時的移交給當地的社保經辦機構，這就容易出現檔案管理多重化的問題。當地的社保經辦機構管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業技術檔案仍在原學院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協調上容易出現問題，造成退休人員各項資料的調查不完整。不同的機構采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權益。
（三）管理人員素質有待提高（進一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓和學習）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認識誤區，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業素養的意識，在進行檔案管理工作時態度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統的手工方式進行管理，缺乏現代化管理系統與技術的專業知識，無法滿足現代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數都是身兼數職，缺少專業素養和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設的需求。
二、改進大專院校退休人員檔案管理的對策
（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學校應通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機構及人員都能深刻認識到檔案管理的重要性，使他們充分認識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。以此來加強對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護廣大退休職工的合法權益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎保障，也是促進檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機構的設置的前提下。大專院校應提供充足的資金來建立專門的檔案管理機構，配備專職管理人員，并明確其職責，規范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數據庫，實行信息化的有效管理。利用現代化的信息技術，構建退休人員檔案管理系統與數據庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統中，在使用檔案資料時可通過檢索系統便捷化地調取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經費中可以劃撥專門用于檔案管理的經費，增加退休人員檔案管理的基礎設施建設經費，配備完善的基礎設施，不斷完善其所需的軟、硬件建設，防止發生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。
（四）增強管理隊伍的建設。檔案管理隊伍建設是做好檔案管理工作的重要環節，管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理工作的效率和質量。因此，必須強化檔案管理人員的綜合素質培養以及專業業務技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責任心強，專業水平高，政治可靠，素質高的工作人員；其次，針對現有管理人員要加強其業務技能和職業素養的培養，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養和業務能力，建立一支高素質、高水平的企業退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結束語
綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎設施建設的資金投入，并不斷增強管理人員的綜合素質和業務技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻：
[1]楊波.新形勢下做好退休人員檔案管理工作的重要性分析[J].科學中國人，2014，04：62.
各區（縣）勞動和社會保障局、各職業介紹服務中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經研究，在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現將有關問題通知如下：
一、辦理在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規定辦理企業職工退休有關問題的通知》（京勞社養發〔1999〕63號）的有關規定執行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業介紹服務中心或街道（鎮）勞動科按規定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
【關鍵詞】新時期;離退休人員;檔案管理
近年來，隨著國企改革與退休年齡的提前，離退休人員的數量越來越龐大，新時期離退休人員人事檔案管理工作越來越重要。離退休人員檔案管理是企業檔案管理中的一個重要組成部分，本文研究了新時期人事檔案對于離退休人員的重大意義，對于離退休人員檔案的管理和服務不容我們忽視，針對目前我國離退休人員檔案管理問題進行了分析，離退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，在實際的管理工作中存在一些問題，有待于在今后的工作中加以解決。新時期企業體制不斷改進，社會對檔案管理領域要求的不斷提高，因此必須引起我們高度的重視，本文對新時期加強離退休人員人事檔案管理措施進行了具體的研究，更大幅度上提高企業退休人員檔案的管理水平。推進企業離退休人員社會化管理服務工作，有助于完善我國的社會保障制度，減輕企業負擔，促使企業實現健康、長期、穩定的發展。
1新時期離退休人員人事檔案管理的現狀
當前我國離退休人員檔案管理的發展不平衡、沒有建立合理完善的管理制度。在新時期離退休人員檔案管理的重要意義越來越明顯全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是在實際的管理過程中仍然存在一些不足，地區發展不平衡影響了各地管理制度的建立。有些小城鎮沒有建立起相應的檔案管理制度，細節規定不明確，對離退休人員的資料收集不完整。各地檔案管理制度標準不統一，影響了退休人員檔案管理的整體發展，發達地區離退休人員檔案管理狀況明顯優于不發達地區，檔案混亂現象突出。離退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，管理不規范。有一些人事檔案管理負責人員專業水平達不到要求，導致退休人員檔案材料不齊全。合格的人事檔案管理人員除了專業知識外還應該掌握國家的相關法律規定和社會保險內容，但是有一些人員在實際的工作中并沒有掌握相關的內容，忽視離退休人員的檔案管理，甚至將檔案隨意堆放，沒有及時的分類整理。檔案的移交不夠規范，經常出現缺少關鍵材料的問題，影響了離退休人員檔案的利用，甚至因為缺少重要的材料而導致糾紛的情況。除此之外，由于目前離退休人員數量多、檔案利用量大，離退休人員檔案管理工作面臨著非常復雜的情況。企業注重經濟發展與財務管理，管理意識比較淡薄，更重于形式，導致離退休人員的檔案沒有得到有效的保護。企業檔案管理中經常出現資金不足的情況，沒有為離退休人員建立一個專門的檔案庫，沒有把人事檔案同自身利益結合在一起。導致離退休人員的檔案利用率低下，需要時對其查閱比較困難，阻礙了檔案管理工作的正常發展。
2新時期加強離退休人員人事檔案管理的重要意義
新時期加強離退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，國家越來越重視離退休人員的檔案管理工作，出臺的多項政策，體現了對于離退休人員社會保障的重視。新時期加強離退休人員人事檔案管理十分有必要。人事檔案是全面反映員工的文件材料，是真實反映退休人員的材料依據，是記錄企業發展狀況的一種憑證。離退休人員人事檔案可以為企業以后的人事資源管理提供依據，有助于維護離退休人員自身的合法權益，為離退休人員的未來提供良好的保障。新時期，我國離退休人員人事檔案的重要性越來越突出，檔案作為退休之后參加社區養老保險的重要憑證，與退休人員享受社會保障有很大的聯系，有效的保障退休人員的合法權益。合理規劃離退休人員退休后的生活。離退休人員檔案包括其個人經歷、工資水平、職業能力、參加社會保險等方面的文件材料組成，加強離退休人員檔案管理工作，明確離退休人員檔案管理的條件、人員職責、崗位設置、檔案材料保管、檔案利用流程，是完善社會保障體系建設的需要。建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構，是實行社會化管理的基礎，建立并完善社會保障體系的重要體現。加強離退休人員檔案管理是經濟社會發展的客觀要求，有利于促進企業輕裝發展。建立公共的社會檔案管理機構，有利于破產企業退休人員的人事檔案管理，有利于建立完善新時期企業制度，實現離退休人員的社會化統籌管理，減少社會和家庭帶來的壓力，保障社會經濟、政治的穩定發展。新時期打破了傳統的人事管理觀念，有效降低企業經營管理成本，促進企業經營發展，保障退休人員的切身利益。
3新時期加強離退休人員人事檔案管理的有效措施
3．1建立科學合理的離退休人員人事檔案管理體系
在新形勢下，加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設，企業設立離退休人員專門的人事檔案管理庫房，配備符合新時期需求的現代設備，將退休人員人事檔案的內容編入計算機。隨著新時期計算機技術飛速發展，離退休人員人事檔案管理的信息化是必然的趨勢。對離退休人員人事檔案采用計算機輔助管理，可以大大的提高工作效率。健全完善的符合新時期發展的離退休人員檔案管理機制，提高檔案的利用效率。
3．2認真負責做好離退休人員檔案移交接收工作
新時期市場競爭越來越激烈，大型企業離退休人員的數量越來越多，離退休人員檔案移交接收非常的頻繁。要重視離休人員檔案移交工作，安排專業的檔案管理人員負責，建立專業的退休人員檔案管理隊伍。為檔案工作人員提供相關的專業培訓工作，進行職業道德教育，熟練掌握相關的法律法規。在檔案移交接受的過程中根據規定將相關的材料補充完整，做好詳細的記錄。
3．3轉變傳統的檔案管理觀念，全面提高離退休人員檔案管理的正確認識，加強企業離退休人員檔案社會化服務
加強相關法律法規的宣傳力度，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用社區資源，開展公益活動。離退休人員的檔案管理與服務是一個整體，建立離退休人員學習檔案管理知識的長效機制，進一步實現更好地服務于廣大離退休人員。
4結語
1．企業離退休人員電子檔案的種類
目前，全國各級社會保險經辦機構通過摸索，主要建立了三大類企業離退休人員的電子檔案。一是企業離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業退休人員的人事檔案，用數碼相機逐頁拍照，建立個人數碼數據檔案，而將原始檔案封存。二是企業離退休人員個人基本信息電子化檔案。就是采集企業離退休人員的姓名、出生年月、工作時間、退休時間、退休種類、家庭住址、聯系電話、社會關系等基本信息，建立企業離退休人員基本信息庫，便于企業離退休人員養老金的調整和領取養老金資格認證。三企業離退休人員個人健康狀況電子化檔案。就是將企業離退休人員個人在每次體檢時的基本信息收集起來，建立起個人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務的質量。
2.企業離退休人員電子檔案的優勢分析
一是提高辦公效率。一般的企業退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業，退休職工也就上千人，若是由原企業管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務后，一個社會保險經辦機構管理的人數那就是一個龐大數字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務好如此眾多的企業離退休人員，單靠用原始的手工作業臺帳，顯然是不能適應新的形勢的。而建立企業離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經辦機構的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業離退休人員提供咨詢、查詢、養老金調整等社會化管理服務。
二是有利于加強對企業離退休人員原始檔案的管理。 企業離退休人員人事檔案是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業離退休人員的數量增長比較快，隨著國有企業改革深化和破產兼并以及私有企業的增加，一些企業退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務后，若沒有好的庫房和設施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業離退休人員的人事檔案經過數碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務的質量。為了防止出現養老金冒領，確保養老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領取養老金資格認證工作，任務重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯系電話、親屬姓名及聯系方式等數據采集和補充，建立起離退休人員信息數據庫，方便進行查詢和數據管理。有條件的經辦機構可以通過現場攝像、QQ視頻遠程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認證時能夠有更便捷的手段，提高認證的精確度，確保社保基金的安全。
3.企業離退休人員電子檔案潛在的問題
一是對系統依賴大。原來辦公都是手工作業，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業臺帳?，F在辦公都實現信息化網絡化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統出問題，或網絡受到攻擊，就可能導致辦公癱瘓。從如此眾多的企業離退休人員的檔案中查找手工作業臺帳，那將耗費大量的人力和時間。
二是存在泄密的風險。各類企業離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。
三是容易忽略手工作業臺帳的保存。有了各類企業離退休人員的電子檔案，社會保險經辦機構的工作容易依賴系統辦工，有些同學還會認為系統是絕對安全的，對手工作業臺帳重視不夠。
4.企業離退休人員電子檔案管理的幾點措施
一是嚴格接程序建立企業離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業臺帳，并將退休人員檔案基礎信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當天接收的檔案當天錄入，當天上架，當天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務查詢的原則，結合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內容，盡量減少調檔，提高了電子檔案的利用率。
二是做好數據備份和檔案盤點。按照檔案管理有關規定，對移交表、協議書等進行專門裝訂存放，對錄入、掃描的電子信息進行了計算機硬盤和光盤備份，以此保證基礎數據安全。為規范庫房管理，還要定期對庫存檔案進行盤點，確保了檔案管理“零差錯”。
我國對于人事檔案管理的研究起步較晚，所以，在很多因素的影響下，人事檔案所面臨的主要問題就是很多檔案找不到主人，就是我們稱之為的“棄檔”現象，這種現行嚴重的影響了人事檔案管理的工作，根據不完全的統計，全國有將近65萬的人事檔案至今無人問津，這還不包含遠離家鄉外出打工的學生族。從這些“棄檔”的現象中，我們不難發現我國傳統人事檔案管理所具有的弊端，在傳統人事檔案管理中，檔案是要跟隨人員的調動而轉走的，就是所謂的“人檔不分離”，這種管理模式嚴重的與如今信息化社會相互矛盾，同時，在傳統人事檔案中，提供個人思想教育、家庭背景以及社會關系方面的內容較多，而對于工作的能力、經驗以及特長等方面內容涉及的很少，總的來說，傳統人事檔案管理中，重學歷、資歷，輕能力、業績；重歷史，輕現實；重抽象，輕具體。因此，要想適合我國干部人事制度的改革以及市場經濟的發展，就必須要創新人事檔案管理制度與模式。
二、創新制度人事檔案管理制度應遵循的原則
1.人事檔案在職能上，要以確立服務機制為主要原則，人事檔案的記錄內容要以單位管理為出發點，不僅要具備個人的自然信息，也要具備相關的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場流動人才的使用、管理和流動。
2.人事檔案的內容要具備一定的完整性，檔案記錄的內容一定要做到詳實和準確，因此，新型的人事檔案記錄的內容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實的反應一個人真實的精神面貌，從而，為社會提供一個準確的檔案存檔。
3.人事檔案管理一定要實現通用的原則，實現通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標準化，這種標準化要根據國家的相關法律法規以及地方人事檔案的編制規則進行。其次，就是要實現人事檔案的規范化，就是要保證檔案的內容要實行統一規范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網絡化的要求，從而便于人事檔案的流通。
三、變革人事檔案管理的模式
1.美國人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國人事檔案管理的特色進行分析，以此探究符合我國的管理模式。在美國人事檔案管理系統大體分為兩種，一種是公立系統，一種是私立系統，在公立系統中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機構相互配合進行的，這種緊密的聯系，在很大程度上便于人事的調動和流動。在私利系統中，其管理的特點是進行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關部門進行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進行統一的管理。此外，在美國檔案管理機構中，還存在著一個較為權威的機構，就是社會保障署所建立的社會保險號和人事檔案記錄表。這些保險號和檔案記錄表成為了美國公民的另一種身份的象征，通過保險號，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業用人審核的標準和依據。
2.建立社會化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國外一些先進的檔案管理模式，建立一個社會化、開放式的人事檔案管理新模式。實現我國人事檔案管理的社會化，就是要強化建立具有社會性質的檔案管理機構，從而解決一些人員檔案無法保管的問題，在原來很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，建立社會檔案管理機構，在很大程度上會解決這種矛盾。同時，實現我國人事檔案管理的開放性，就必須要采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，同時，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網絡化共享，積極的促進人事檔案網絡管理的形成，這樣可以從傳統單一的人事檔案管理手段中，解脫出來，實現一個開放式的管理模式。
四、結語
一、退休人員社會化管理的重要意義
退休人員實行社會化管理，是進一步保障企業退休人員晚年生活和提高生活質量的重要舉措。養老金社會化發放以后，企業退休人員晚年生活有了經濟上的保障，通過社會化管理服務，可以更好地實現離退休人員的養老、醫療、教育、學習、行動和生活幸福。對退休人員實行社會化管理，是減少企業負擔、實現高質量發展的迫切需要。實行退休人員社會化管理服務，有助于企業擺脫社會難題，專注于企業發展。企業退休人員實行社會化管理，有助于發揮政府職能作用，協調和解決受影響最大、最現實的退休人員的利益，使退休人員從改革中獲得更多的利益，使退休人員的利益和幸福感更安全、更具可持續性。退休人員社會化管理包括人員檔案移交和社區管理社會保障兩項任務。退休人員檔案移交地方社會保險經辦機構或專業檔案管理機構實行屬地管理，是實現退休人員社會化管理服務的重要環節，退休人員社會化管理檔案的移交工作直接影響企業退休人員社會化管理工作的實施。
二、退休人員社會化管理檔案移交工作實踐
2020年筆者所在公司積極響應國家關于退休人員社會化管理有關政策，積極推進公司退休人員社會化管理服務工作。
(一)成立公司社會化管理組織機構
為貫徹落實中央及省市地方政府關于國有企業退休人員社會化管理的決策部署，全面深化國有企業改革，平穩有序推進國有企業退休人員社會化管理工作，根據集團公司和動力研究院有關要求，結合實際成立了以公司董事長為組長，總經理為副組長,相關副總經理為成員的領導小組，負責組織貫徹中央推進企業退休人員社會化管理服務工作相關政策，組織做好與地方政府的溝通、協調及提供支持和保障工作。領導小組下設辦公室，由主管人事工作的副總經理為組長，人力資源處等相關單位領導及人員為成員，負責退休人員社會化管理具體實施工作。公司退休人員社會化管理服務組織機構的成立，為退休人員社會化管理工作提供了組織保障。
(二)制定退休人員檔案移交工作方案
凡事預則立，不預則廢。退休人員社會化管理檔案移交地方工作亦是如此。按照公司退休人員社會化管理工作領導小組的安排部署，人力資源處積極同相關單位溝通，抽調精兵良將組建了檔案專項整理小組，首先對公司退休人員人事檔案實體存放情況及人員名單進行了詳細的核對、梳理，結合公司所屬地區社保中心的要求，制定了較為科學合理的實施方案，為退休人員社會化管理檔案移交工作的順利完成奠定了基礎。
(三)深化認識，強化培訓
首先是提高認識。要讓檔案專項整理小組成員充分認識到企業退休人員社會化管理檔案移交工作的重要性。其次增強責任感。檔案專項整理小組應積極主動地向領導小組匯報檔案整理情況及工作過程中遇到的問題。第三強化培訓。對外公司積極組織檔案專項整理小組成員參加上級單位組織的干部人事檔案專項審核培訓，學習相關審核標準知識，對內通過轉訓、現場指導、督導檢查等方式提高檔案專項整理小組人員的業務能力，確保每個人都能熟練掌握人事檔案分類、編目、組卷等相關業務技能。
(四)確定退休人員檔案整理工作流程及規范
1.工作流程
工作流程設計：根據公司所屬地區社保中心的要求，結合公司退休人員檔案管理的實際情況，制定了切合實際的工作流程。即：檔案調卷—檔案整理—檔案著錄—質檢與裝卷—專項審查—檔案移交。
2.檔案調卷
檔案專項整理小組組長負責與檔案庫房管理人員辦理調卷工作。按計劃每周調100卷，逐份清點；辦理退休人員人事檔案交接手續后，將檔案從庫房搬運到整理現場。
3.檔案整理
為提高工作效率，檔案專項整理小組將人員分成四組，每兩人一組，一人負責拆卷、分類與標注；一人負責著錄。前者要選擇有一定工作經驗、對人事檔案管理比較熟悉、責任心較強的人員承擔，我們稱他為小小組長。拆卷時小小組長負責逐頁檢查檔案原件，有紙質檔案目錄的一并檢查，發現錯誤或疏漏立即進行改正或做出正確標識；同時剔除生銹、易銹等金屬物。拆卷完成后按人事檔案的分類順序排列，材料分類以形成時間為序，并以不同顏色的類別隔頁紙間隔開材料，同時檢查案卷的質量和完整性，以及是否有粘貼、分類錯誤等現象，發現問題及時進行調整或反饋。沒有問題時，用鉛筆對紙質檔案內容標注分類碼，一般標注在每件文件材料首頁的右上方，分類碼要求字體工整、大小適中。
4.檔案著錄
小小組長完成分類、標識工作后，將檔案轉交給同組成員；同組成員按照檔案目錄模板，以“件”為管理單位逐一錄入文件材料信息，并打印目錄。
5.質檢與裝卷
完成檔案目錄的錄入、打印后，由小小組長對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性；檔案目錄和檔案實體相符性；卷內文件的各種編號與檔案目錄編號的符合性；文件排列順序的正確性及文件放置方向的正確性。裝訂案卷時，將檔案目錄放在卷首，文件要求右、下側兩端對齊；案卷封面上的姓名，案卷盒脊背上的姓名、籍貫、編號(不填寫)等文字統一采用標準格式使用計算機打印，字體要求工整、清晰、大小適中。
6.專項審核
公司退休人員檔案再整理完成后，主管人事工作的副總經理帶隊對公司退休人員檔案整理情況進行了檢查。檢查采取抽查的方式，對部分退休人員社會化管理檔案進行了審核，并對審核中發現的問題提出整改意見。檔案專項整理小組組織對審核中提出的整改意見逐項進行整改，并如實向有關領導進行了匯報。
7.檔案移交
按照退休人員檔案交接雙方簽訂的《退休人員人事檔案交接協議》的要求，公司將經過整理并建立了檔案目錄的2000多名退休人員人事檔案提交給公司所屬地區社保中心，交接雙方對檔案內容進行了嚴格的審核、清點，最終完成了公司退休人員社會化管理檔案的交接工作。移交手續由公司檔案部門做永久備案保存。
三、體會
退休人員社會化管理檔案移交工作開展以來，筆者所在公司積極克服時間緊、任務重、工作量大等諸多困難，精心組織、合理安排，以高度負責的態度全面推進退休人員社會化管理檔案移交工作。2020年8月20日，按照企業退休人員檔案交接雙方簽訂的《退休人員人事檔案交接協議》的要求，順利完成退休人員社會化管理檔案移交工作，成為公司所屬地區首家完成企業退休人員社會化管理檔案移交工作的單位，并被社保中心作為樣板推廣展示。通過企業退休人員社會化管理檔案移交工作的實踐，我們深感做好前期方案策劃，加強實施過程中信息反饋與溝通，及時解決檔案審核、整理和移交工作中出現的問題，才能提高工作效率，按時、圓滿完成工作任務。
參考文獻：
[1]方毅.做好國有企業退休人員社會化管理移交工作的實踐與思考[J].市場周刊，2019(11)
【關鍵詞】人力資源管理 退休 檔案管理體系
一、辦理退休申報過程中出現的現象
（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關鑒定人員認定該退休職工的退休日期應該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協調工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數發生在赤腳醫生、下鄉知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發生。
從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。
二、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因導致的職工的檔案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調動時極易導致部分檔案材料內容不完整，跟不上個人經歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現象，人事檔案中工作經歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質原因。在辦理職工退休中出現的各種現象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環節嚴重不規范所導致的結果。過去將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質和業務水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現象嚴重等原因導致了人事檔案出現各種問題，并且這一現象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規定的軟硬件設施，按照檔案管理相關規定確保人事檔案管理的規范性、提高檔案的質量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環節。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規范的現象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質參差不齊，專門學習檔案管理專業的人員不多，因此油田應該適當的組織檔案管理人員進行適時培訓，提高各單位檔案管理人員的基本素質，在油田范圍內建立一支專業的檔案管理隊伍，為高質量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經歷和德才能績的客觀記錄，應當對職工公開、透明，每個職工也都有權利知曉自己檔案的內容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質量，避免出現十幾年之后才發現檔案缺失的現象。同時應該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權，有條件的開放部分相關信息，
（5）建立人事檔案監督檢查機制。人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，必須要有一個多層面、立體化的監測考評制度，檢查機制可以起到督促作用，是高質量人事檔案管理的輔助工具，因此周期或者不定期的對各單位檔案進行檢查、抽查，可以確保人事檔案管理的及時性和規范性，提高職工人事檔案的質量，狠抓落實。
關鍵詞：人事檔案;管理;企業發展;重要性
一、企業檔案管理的現狀分析
企業人事檔案工作是企業管理的支柱，是企業檔案的重要組成部分，然現階段國有企業在人事檔案管理中受舊思想影響頗深，主要表現在：
（一）重視度低，投入不足
不少企業和決策者對人事檔案中出現的問題重視度不夠。在投入上更是不足，檔案室設備陳舊，甚至在存放中存在安全隱患，檔案管理人員安排上更具有極強的隨意性。
（二）檔案管理方式落后
現今我國企業檔案管理工作較多數仍采用手工方式錄入，隨著時代的發展，其弊端也逐漸顯露：檔案記錄不規范，在一定程度上限制了檔案的長期保存;極少數的高校檔案 管理雖配備了現代化的信息設備，但從其在利用計算機技術進行檔案管理開發數據處理程序上看，其運用水準遠不能滿足現代檔案管理發展需求。
（三）檔案管理體制不健全
檔案管理體制不健全在企業工作中主要體現在兩方面：其一、缺少關于檔案管理工作人員的相關管理體系，多數企業都沒有職責規范、系統的考核標準和檔案管理人員培養計劃;制度的缺失未能對高校檔案管理進行有效的約束規范。其二、檔案管理過于分散，高校中普遍模式都是各級部門保管各級部門內部的相關檔案，此模式目前主要應用于較小的高校;此種模式表面上看有利于各部門檔案管理的方便，但長遠來看卻不立于檔案的安全保管以及高校 信息資源的有效整合開發不符合國家規定，同時也造成了一定的人力、物力浪費。
二、人事檔案推進企業可持續發展途徑
從人事檔案在實現企業的可持續性發展可行性分析中可以看出，如果能補充和完善人事檔案內容，特別是正確運用和分析好企業的退休人員人事檔案，領導和決策者完全可以利用人事檔案來推動企業人力資源的可持續發展，為此應當做到：
（一）提高人事檔案管理在企業管理中的作用
經濟全球化時代信息和知識的發展、更新是飛速的，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。
第一，及時增加人事檔案的內容;其次，維護人事檔案的準確、完整與安全;再次， 加強人事檔案的時效性。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，加強人事檔案的動態性管理，及時收集最新退休人員的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便企業了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。
（二）打破常規，拓展思路
人事檔案管理工作要引進新技術、新方法，要打破原本的管理模式，學會綜合研究，深度分析。要把員工的基礎信息與企業的人才發展戰略結合起來，要把員工的工作經歷與工作經驗等因素與員工激勵、晉升及績效考核等人力資源管理模塊結合起來，要把員工的個人需求情況與企業職業發展規劃結合起來，不斷拓展新思路。
（三）加大專職人員引進和素質提升
人事檔案管理工作不是一項簡單的操作，而是極為重要的系統工程，因此企業應當加大對專職人員的引進力度。企業領導和決策者充分重視人事檔案工作，授予檔案管理員相當的職權，同時還要不斷提高人事檔案管理員的素質和水平，使他們在思想上過硬，在業務上熟練，在方法上創新，在能力上領先，真正成為實現企業正確決策的好參謀。
（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握
人事檔案管理工作是一項信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事檔案管理的信息化水平，要人事檔案的相關資料及時的錄入電腦系統，同時注重發掘和使用各種系統分析軟件，對人事檔案中的各個要素進行全面準確的分析。人事檔案管理員要綜合思考人事檔案各個要素與人力資源管理及企業可持續發展決策之間的關系，全方位掌握其中的重要信息，實現物盡其用，才盡其用。
（五）對員工采取有針對性的激勵手段
員工的檔案內容，可以幫助企業工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。
三、總結
檔案管理作為企事業單位管理工作的重要組成部分，面對諸多的挑戰，我們一定要抓住機遇，加快檔案管理工作的現代化信息建設，創新中發展，發展中創新;使其發揮更大的作用。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機遇，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進一步推動人事檔案工作制度化、規范化和科學化，把量化觀念、管理觀念、責任觀念、效益觀念有機結合起來，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的重要性?？傊S著信息化時代的發展， 只有進行管理上的創新才能更好的適應新形勢的要求，進一步提升檔案管理在企事業單位中的工作的價值。
