時(shí)間：2022-08-14 13:03:16
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇高校檔案管理工作計(jì)劃，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關(guān)鍵詞】信息化；問(wèn)題；意義
1檔案信息化的原因
隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進(jìn)了人們的視野。《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》公布之后，各級(jí)檔案管理部門開始著手進(jìn)行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。
2檔案信息化的主要內(nèi)容
（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫(kù)。也就是以數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實(shí)、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對(duì)存儲(chǔ)的的數(shù)字信息進(jìn)行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說(shuō)的實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息可以隨時(shí)隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗(yàn)是否實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實(shí)現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒(méi)有現(xiàn)代化管理意識(shí)，必然會(huì)影響檔案管理信息化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進(jìn)的的檔案保護(hù)和管理設(shè)備設(shè)施，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。知識(shí)密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時(shí)代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價(jià)值在于用好用活，要改變過(guò)去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門作為重要的信息源應(yīng)有的價(jià)值。現(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識(shí)，也能熟練掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅(jiān)持以人為本，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充、提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識(shí)，同時(shí)要引進(jìn)檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。
3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題
3.1觀念落后，有待更新
主要是有的對(duì)檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無(wú)非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時(shí)有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，做好做壞無(wú)關(guān)緊要，不會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平
3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后
無(wú)論是軟硬件設(shè)備購(gòu)置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨(dú)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的高校很少，大多數(shù)高校還沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進(jìn)程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識(shí)背景，仍然用人工模式進(jìn)行檔案管理，基本沒(méi)發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無(wú)用的擺設(shè)。
3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系
信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時(shí)也帶來(lái)了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，保密安全隱患也隨之增強(qiáng)。
4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施
4.1加強(qiáng)宣傳，改變對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
在檔案信息化建設(shè)中的各個(gè)具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對(duì)檔案信息化過(guò)程中所遇到的一系列具體問(wèn)題展開具體分析和研究，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過(guò)檔案法規(guī)宣傳，開展檔案信息化管理知識(shí)競(jìng)賽，舉辦各類展覽等活動(dòng)，提高教職員工的觀念認(rèn)識(shí)，使其以積極主動(dòng)投入到檔案信息化建設(shè)中去。
4.2加大資金投入，加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)
首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)資金進(jìn)行信息化建設(shè)來(lái)強(qiáng)化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財(cái)政資源主要來(lái)自各級(jí)政府，這需要做大量的工作，引進(jìn)資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時(shí)，高校應(yīng)積極主動(dòng)與上級(jí)主管部門溝通，進(jìn)行溝通和協(xié)商，共同提出解決問(wèn)題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
4.3加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
安全保障主要涉及兩個(gè)方面：一是對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；而是對(duì)電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實(shí)有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時(shí)安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和電子文檔的局域網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全。總之，高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過(guò)程中要堅(jiān)持能力、循序漸進(jìn)、檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：校會(huì)計(jì)檔案 信息化 創(chuàng)新
隨著國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，國(guó)家的綜合國(guó)力不斷增強(qiáng)。國(guó)家對(duì)教育的改革越來(lái)越深入，特別是全球信息化時(shí)代的來(lái)臨，不僅對(duì)高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的普及，加上高校的會(huì)計(jì)電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用。基本上改變了高校傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容。
主要表現(xiàn)為：（1）會(huì)計(jì)檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會(huì)計(jì)信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤、軟盤、光盤等在內(nèi)的多種形式的電子會(huì)計(jì)檔案。（2）會(huì)計(jì)檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點(diǎn)，因此會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲(chǔ)條件更加嚴(yán)格。（3）會(huì)計(jì)檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施與應(yīng)用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的安全，還對(duì)磁性載體的存儲(chǔ)、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行改革，盡快推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式，適應(yīng)信息化時(shí)展的新任務(wù)和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。因此，對(duì)促進(jìn)新時(shí)代霞時(shí)代高校會(huì)計(jì)檔案工作的開展，提出以下幾點(diǎn)建議。
一、要改變會(huì)計(jì)檔案工作人員的傳統(tǒng)思想
高校會(huì)計(jì)檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)檔案的新要求，一切從實(shí)際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題，努力實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國(guó)許多高校的會(huì)計(jì)檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個(gè)很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢檔案者的心理，力爭(zhēng)使審批程序做到簡(jiǎn)單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，當(dāng)然還必須懂得會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熟悉會(huì)計(jì)電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識(shí)，具備信息化條件下計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用知識(shí)。各高校除要為檔案管理人員營(yíng)造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標(biāo)激勵(lì)考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高且更新會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次，以適應(yīng)新時(shí)代下高校會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。
二、要在會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新
隨著高校信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，高校會(huì)計(jì)電算化得到了普遍的應(yīng)用，給高校會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容帶來(lái)了很多新的變化，同時(shí)也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿足我國(guó)高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會(huì)計(jì)的原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等重要資料，還要將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的所有會(huì)計(jì)分析資料、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件全部納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作范圍內(nèi)，以滿足不同人員研究分析問(wèn)題，作出與學(xué)校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會(huì)計(jì)檔案上有所創(chuàng)新。高校會(huì)計(jì)檔案整理要根據(jù)每個(gè)高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡(jiǎn)化工作程序，提高辦事效率。再次要在會(huì)計(jì)檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案從初始手機(jī)錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號(hào)及檔案目錄都要符合學(xué)校嚴(yán)格的標(biāo)規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們?cè)谥贫壬弦兴鶆?chuàng)新。應(yīng)該建立完整的符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際會(huì)計(jì)檔案保管制度。在保管形式上，應(yīng)既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息的記錄，也應(yīng)包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會(huì)計(jì)信息的磁性電子載體，還應(yīng)將各種會(huì)計(jì)系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類編碼編號(hào)等系統(tǒng)開發(fā)檔案資料納入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會(huì)計(jì)電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案記錄應(yīng)加強(qiáng)日常的監(jiān)督管理，并且要對(duì)磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實(shí)行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實(shí)現(xiàn)其保密性。同時(shí)建立完善的會(huì)計(jì)檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會(huì)計(jì)檔案是否受潮、受磁、霉?fàn)€等自然損壞及人為損壞外，高校的財(cái)務(wù)同時(shí)也要安排專門的預(yù)算，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的軟硬件進(jìn)行定期的維護(hù)升級(jí)。還要定期地對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行實(shí)地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進(jìn)高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。建立完善的會(huì)計(jì)檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴(yán)禁會(huì)計(jì)檔隨意亂放，隨意復(fù)制，隨意查閱，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性。
關(guān)鍵詞：精細(xì)化；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個(gè)人檔案的管理，大到全國(guó)人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對(duì)如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的理念與技術(shù)，它運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)于這些有保存價(jià)值的檔案材料，如何能夠在有效保護(hù)的同時(shí)，更好地利用其價(jià)值成為各級(jí)各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
一、完善檔案制度
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。”好的管理體系需要一系列完善的制度來(lái)支持。在精細(xì)化管理運(yùn)行的實(shí)際過(guò)程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類制度、考核制度、獎(jiǎng)懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實(shí)際運(yùn)行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實(shí)，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時(shí)，對(duì)各教學(xué)院部和職能部門檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專職的高校檔案館的工作人員對(duì)各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對(duì)于二級(jí)學(xué)院以及各部門的兼職檔案人員來(lái)說(shuō)，各項(xiàng)事務(wù)還需要用明確的要求和制度來(lái)規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規(guī)范收取、按時(shí)間歸檔等都要有專門的制度和規(guī)范來(lái)約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)。
二、抓住機(jī)遇，優(yōu)化技術(shù)
數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字化管理手段對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進(jìn)一步提高。各大高校正在抓住這一機(jī)遇大力推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機(jī)遇更新管理手段和技術(shù)、爭(zhēng)取充足的資金來(lái)推動(dòng)檔案管理向信息化、開放化邁進(jìn)。
數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來(lái)了新的生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數(shù)字檔案館作為一個(gè)開放的平臺(tái)，各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能比擬的，其功能強(qiáng)大的信息化處理平臺(tái)、高效的訪問(wèn)速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過(guò)程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動(dòng)方式。
三、更新管理人才
數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來(lái)看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒(méi)有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達(dá)到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運(yùn)行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)時(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進(jìn)高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)。
四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德
1.遵循保密原則。“不該說(shuō)的秘密，絕對(duì)不說(shuō)；不該知道的秘密，絕對(duì)不問(wèn)。”這是檔案管理人員在工作的過(guò)程中必須遵守的檔案保密制度。對(duì)于保密類檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個(gè)人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過(guò)程中會(huì)接觸到個(gè)人檔案文件，其中包含的個(gè)人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。
2.注重服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理看起來(lái)是對(duì)各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過(guò)程中都是要與各類人群有交流的。作為一個(gè)窗口服務(wù)型的部門，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個(gè)部門的形象。在收集檔案材料時(shí)，檔案管理工作者與檔案來(lái)源單位是合作關(guān)系，而不是上下級(jí)關(guān)系；與來(lái)訪人員交流時(shí)，對(duì)其權(quán)限查詢范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿足；與學(xué)校其他部門的協(xié)同工作時(shí)，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門的責(zé)任與義務(wù)。
高校檔案精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對(duì)其內(nèi)容和功能進(jìn)一步完善。
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現(xiàn)在，相對(duì)于我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展速度和水平來(lái)說(shuō)，各高校的檔案管理工作卻缺乏先進(jìn)性。在檔案管理的工作中，存在著很多的問(wèn)題和漏洞，由此也大大地減緩了高校管理工作的進(jìn)行步伐。主要有以下幾方面的問(wèn)題。
（一）高校管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。
在高校檔案管理中，各高校普遍存在著相關(guān)管理人員的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不正確，管理不到位，甚至疏忽大意，導(dǎo)致丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正確開展。
（二）高校沒(méi)有建立長(zhǎng)期的檔案管理目標(biāo)與規(guī)劃
現(xiàn)今好多高校在檔案管理方面并未制定科學(xué)、高效、可持續(xù)的工作計(jì)劃。部分管理人員認(rèn)為，各大高校在安排檔案管理的工作時(shí)，只需進(jìn)行短期的目標(biāo)制定即可，無(wú)需進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)計(jì)劃，而且檔案的實(shí)用性不強(qiáng)，翻閱的幾率較低，因此，封存即可，無(wú)需進(jìn)行歸檔。上述觀點(diǎn)都是因?yàn)槿狈n案管理的高度意識(shí)而導(dǎo)致，最終影響了檔案管理工作的正常開展。
二、提高高校檔案管理質(zhì)量水平
在我國(guó)高校檔案管理過(guò)程中，統(tǒng)一存在一個(gè)問(wèn)題，就是僅有一些專門的檔案管理人員和管理層才能接觸到，沒(méi)有做到檔案開放。所以，檔案管理工作閉塞，需要我們進(jìn)行以下調(diào)整：
（一）實(shí)施檔案管理開放，提高管理質(zhì)量
首先，提高對(duì)本學(xué)校師生的開放程度。一個(gè)學(xué)校中，教師和學(xué)生作為主體人群，檔案管理質(zhì)量水平工作應(yīng)該受師生的監(jiān)督。通過(guò)讓師生了解到檔案管理的相關(guān)服務(wù)項(xiàng)目、工作程序以及檔案管理的重要性，可以提高其對(duì)檔案管理工作的重視，并可以做到對(duì)高校檔案管理的保密性意識(shí)，推動(dòng)高校檔案工作的發(fā)展。
（二）提高高校檔案管理人員的素養(yǎng)，提升綜合素質(zhì)
檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員的能力素養(yǎng)也是有要求的。檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，尤其隨著現(xiàn)代科技的不斷提高，未來(lái)的檔案管理工作必會(huì)實(shí)現(xiàn)更高層次的現(xiàn)代化水平，這就要求檔案管理人員不僅要有對(duì)檔案管理工作的重視，工作規(guī)范，服務(wù)意識(shí)充足，有認(rèn)真的工作態(tài)度，還要加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠在工作中利用普及的軟件設(shè)備.
三、建設(shè)完善的高校檔案管理質(zhì)量保障體系
現(xiàn)在，我國(guó)高校檔案管理工作中尚未有一套完善的檔案管理制度。要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，就必須建立起一套完善的高校檔案管理工作體系來(lái)規(guī)范管理工作的行為。
（一）提高檔案管理意識(shí)，提升檔案管理質(zhì)量氛圍
首先，高校檔案管理體系要求學(xué)校師生在內(nèi)的所有人員的共同參與。要形成一種系統(tǒng)的管理，實(shí)現(xiàn)各院系領(lǐng)導(dǎo)、管理部門人員以及高校各院系檔案信息管理人員之間的密切配合和相互溝通協(xié)作，共同完成一系列檔案管理工作。只有把高校檔案管理工作發(fā)展成一項(xiàng)全民工作，才能保證檔案工作的統(tǒng)一性及完整性，提高檔案管理意識(shí)，從而保證檔案的高質(zhì)量。
（二）建立健全的檔案管理制度
在檔案管理工作中，要形成有章可循的高校檔案管理制度：
1、要做好安保工作
這就要做到對(duì)校內(nèi)檔案的高度安全保密，切勿泄露給外來(lái)的無(wú)關(guān)人員。合理地利用資源，規(guī)范地進(jìn)行整理工作，各高校也需要建立檔案收集、歸檔、鑒別，整理、檢查信息資源以及核對(duì)等各項(xiàng)制度。為了使這些制度能夠有條不紊地進(jìn)行，以及盡快有效率地解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，可以成立高校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)“及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題”的目標(biāo)。
2、對(duì)檔案管理工作人員提出績(jī)效機(jī)制
完善高校檔案管理部門內(nèi)部工作人員的職責(zé)，使管理人員對(duì)其工作有“歸屬感”，始終讓此項(xiàng)工作處在一個(gè)重要的地位上。績(jī)效評(píng)價(jià)是對(duì)檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)、專業(yè)技術(shù)、管理能力之間進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核的機(jī)制。實(shí)施手段可以是成立評(píng)價(jià)小組，組員之間對(duì)相關(guān)方面進(jìn)行公平公正的評(píng)價(jià)，并把最終結(jié)果進(jìn)行公示。
3、提倡師生對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出的問(wèn)題
如上面所提到的，教師和學(xué)生作為學(xué)校主體對(duì)象，他們對(duì)于高校檔案管理工作起著重要的推動(dòng)的作用，能夠促進(jìn)檔案管理工作的正常運(yùn)營(yíng)。因此，可以設(shè)立一個(gè)意見采納箱，或者建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)討論群組，可以隨時(shí)隨地提出寶貴的意見，并考慮意見或建議的可行性并予以接納采用。
（三）堅(jiān)持檔案管理體系的長(zhǎng)期可行性
檔案是一個(gè)人活動(dòng)的真實(shí)記錄者。高校檔案管理要加強(qiáng)自身部門建設(shè)，不斷地豐富和優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)主流社會(huì)文化，完善規(guī)章制度，加大宣傳力度，在社會(huì)中提高自己各項(xiàng)管理制度的知名度和認(rèn)可度，并經(jīng)常反思和改進(jìn)，才能做到可持續(xù)的發(fā)展。
“失范”的意思就是“失之于規(guī)范”。檔案的特殊性與管理檔案工作的規(guī)律性要求了檔案管理工作必須在規(guī)范有序的環(huán)境中進(jìn)行。這也是保證我國(guó)檔案工作能夠穩(wěn)健發(fā)展的重要前提之一。但是目前很多高校都存在著一定的檔案“失范”現(xiàn)象，具體有以下幾種表現(xiàn)：
1.失重。這里主要指的是高校沒(méi)有對(duì)檔案工作加以重視，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)投入的經(jīng)費(fèi)少，很多基礎(chǔ)性設(shè)施都沒(méi)有到位，沒(méi)有投入相對(duì)應(yīng)的人力、物力、財(cái)力等進(jìn)行維護(hù)。因此造成檔案管理機(jī)制不健全，管理團(tuán)隊(duì)少，專業(yè)技能薄弱等問(wèn)題。使得檔案管理工作失去了應(yīng)用的價(jià)值與效益。
2.失衡。檔案管理工作沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的檔案法規(guī)方面的要求，導(dǎo)致檔案管理工作處在失衡狀態(tài)。在一個(gè)學(xué)校的管理建設(shè)中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失衡都會(huì)對(duì)學(xué)校的管理體制造成一定的影響，這不是表示要將檔案管理等同于其他人才培養(yǎng)、科學(xué)建設(shè)等中心工作一樣，做到一碗水端平的概念，而是要把檔案管理工作與其他管理工作同步發(fā)展。學(xué)校要根據(jù)自身的實(shí)際情況給予檔案管理工作相應(yīng)的位置，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
3.失密。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)的客觀條件。但是由于作基礎(chǔ)差、發(fā)展慢，無(wú)法及時(shí)地跟隨學(xué)校發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作一直停滯不前，很多管理職能也得不到充分的發(fā)揮，在收發(fā)材料方面經(jīng)常處于被動(dòng)狀態(tài)，數(shù)字化管理利用率低，主動(dòng)開發(fā)利用的資源少，降低了檔案的文化價(jià)值和原始價(jià)值。
二、高校檔案管理“失范”的影響
1.影響大學(xué)文化建設(shè)，進(jìn)而影響高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。檔案的文化屬性是高校競(jìng)爭(zhēng)的核心力量。它作為文化的載體承載著我們?nèi)祟愇拿鞯臍v史進(jìn)程，它是大學(xué)文化建設(shè)的基礎(chǔ)，失去它將對(duì)高校事業(yè)的發(fā)展造成重大的影響，高校競(jìng)爭(zhēng)的核心力就是人才的競(jìng)爭(zhēng)力，檔案管理工作是文化建設(shè)的關(guān)鍵部分，從系統(tǒng)性的分析上不難看出，檔案管理工作一直在潛移默化的影響著高校的可持續(xù)發(fā)展道路。
2.影響檔案為學(xué)校中心工作服務(wù)的作用的發(fā)揮，延緩學(xué)校整體發(fā)展步伐。檔案管理一旦“失效”，學(xué)生就不會(huì)主動(dòng)的去利用檔案的價(jià)值，如此一來(lái)，檔案在高校管理中的作用也就無(wú)法得到發(fā)展，并且隨著如今信息化時(shí)代的來(lái)臨給檔案管理技術(shù)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如果檔案工作仍然保持傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)學(xué)校的管理工作無(wú)法順利展開，直接影響學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程。
三、高校檔案管理“失范”的對(duì)策
1.加強(qiáng)檔案法制教育和檔案宣傳工作。各高校要形成“以法治檔”的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度。把檔案管理工作納入相關(guān)的工作計(jì)劃中，部署各項(xiàng)方針政策，并且落實(shí)到實(shí)處，尤其要在學(xué)校的“十二五”規(guī)劃中逐漸解決高校檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施問(wèn)題。
2.健全高校內(nèi)部檔案管理體制和機(jī)制。在高校中建立相對(duì)比較獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建全校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行“分層分級(jí)。定崗定責(zé)”制度，在管理中明確檔案工作的職能要求，理順學(xué)校各部門與檔案管理之間的各項(xiàng)工作需要，投入一定的人力、無(wú)力、財(cái)力等，建立檔案管理工作的保障機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案管理工作，為高校建設(shè)提供更好的服務(wù)與效率。
關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策
高校檔案是指高校在科研、管理、教學(xué)以及其他辦學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有查考價(jià)值的各種圖表、文字、聲像等不同載體的歷史記錄。當(dāng)前，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的普及與發(fā)展，辦學(xué)條件也日趨改善，對(duì)外交流頻率也越來(lái)越高，因而產(chǎn)生的檔案也隨之越來(lái)越多。我國(guó)各高校正發(fā)生著從規(guī)模到內(nèi)涵的深刻變革，改革已成為高校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的動(dòng)力源泉。
一、當(dāng)前高校檔案管理工作中面臨的主要問(wèn)題
近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，檔案工作作為高校全局工作的一個(gè)重要組成部分，逐步受到重視和加強(qiáng)，取得了較好的發(fā)展，但同時(shí)也存在一些制約其發(fā)展的不利因素。
1.檔案管理意識(shí)薄弱
受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，加之檔案本身具有一定的保密性，高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)。有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為科研、教學(xué)是學(xué)校的重點(diǎn)工作，便忽視檔案的管理，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。還有部分檔案的主人或檔案的形成者，認(rèn)為檔案管理工作是檔案管理人員的事，與自己無(wú)關(guān)，不注重檔案的保存及歸檔，沒(méi)有養(yǎng)成存檔的良好習(xí)慣，造成檔案的丟失，影響了檔案管理的進(jìn)度。
2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視
部分高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的常規(guī)性、基礎(chǔ)性工作，這類工作只是學(xué)校行政管理的小部分，學(xué)校的教學(xué)與科研才是重點(diǎn)，而且教學(xué)、科研能更好、更快地產(chǎn)生效果，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，潛意識(shí)里認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。檔案管理工作由于受傳統(tǒng)觀念、思維習(xí)慣、工作方法和性格閱歷等各方面因素的影響，在潛意識(shí)中存在重建設(shè)、輕檔案的思想，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視也間接地影響著普通職工對(duì)檔案工作的態(tài)度。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視往往給檔案部門帶來(lái)經(jīng)費(fèi)不足、人員缺少、設(shè)備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高校檔案工作的有效發(fā)展。
3.檔案信息資源開發(fā)利用水平低
檔案管理工作依然停留在存檔和建檔的水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，導(dǎo)致許多珍貴而價(jià)值高的檔案材料不能發(fā)揮其作用。檔案工作人員忙于收集和整理等工作，而檔案管理的利用和開發(fā)工作仍停留在原來(lái)的水平上，只有一套案卷目錄僅供檢索，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。
4.高校檔案管理水平落后
一方面，高校檔案管理缺乏相應(yīng)的檔案管理和更新設(shè)備，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的信息化；另一方面，高校檔案工作中信息技術(shù)的開發(fā)，與現(xiàn)代的高新技術(shù)存在很大差距，高校并沒(méi)有充分利用現(xiàn)代高效檢索技術(shù)等現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案軟件的開發(fā)進(jìn)度遠(yuǎn)不如硬件的發(fā)展，很多高校檔案管理者還依賴于手工操作，這大大降低了檔案管理工作效率，阻礙了檔案管理工作的開展。
二、高校檔案管理工作的新思路
1.強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)
高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)關(guān)心檔案工作開展和檔案部門的建設(shè)情況，積極為檔案工作發(fā)展和檔案人員的個(gè)人成長(zhǎng)進(jìn)步創(chuàng)造雙優(yōu)的環(huán)境。目前許多高校采取了有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，使學(xué)校檔案工作步入有序發(fā)展的軌道。
2.提高檔案利用率
檔案管理是基礎(chǔ)，檔案利用是目的。多渠道開發(fā)利用檔案，為校內(nèi)外師生員工服務(wù)是學(xué)校檔案工作的最終目的。高校檔案館要圍繞學(xué)校中心工作，開發(fā)檔案信息資源，提升檔案為學(xué)校中心工作服務(wù)的廣度和深度。我們可以盡量提供檔案陳列、展覽服務(wù)；提供檔案編研服務(wù)；提供檔案報(bào)道、檢索服務(wù)；提供檔案閱覽、咨詢、翻譯和復(fù)制服務(wù)。
3.加強(qiáng)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)
高校必須充分認(rèn)識(shí)到，完善高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，推動(dòng)高校檔案管理信息化，是當(dāng)前高校檔案管理工作改革和發(fā)展的必由之路。檔案管理的信息化更有利于檔案管理工作的規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，高校應(yīng)當(dāng)快速而準(zhǔn)確地引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，將學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)與中國(guó)教育科研網(wǎng)絡(luò)相連接，形成教學(xué)管理與檔案管理的相關(guān)補(bǔ)充，建設(shè)檔案管理良性循環(huán)發(fā)展的局面。
4.加強(qiáng)高校檔案管理者的檔案意識(shí)
檔案管理是一門綜合性的社會(huì)科學(xué)，具有自身的發(fā)展規(guī)律。檔案管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作在當(dāng)今高校中的重要地位和巨大作用。檔案管理在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，從服務(wù)觀點(diǎn)出發(fā)，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理提升服務(wù)。
總之，在信息化實(shí)踐中，高校及其檔案管理人員要積極探索新途徑，全方位、多層次地開發(fā)和管理檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用力度。檔案工作者要不斷地?cái)U(kuò)充專業(yè)知識(shí)，提高服務(wù)本領(lǐng)，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
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一、高校成人教育教學(xué)檔案的內(nèi)容
高校成人教育教學(xué)檔案包含了教務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、考務(wù)檔案、教學(xué)與科研檔案、教材管理檔案等諸多內(nèi)容，具體的主要包括以下幾個(gè)方面：
1學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案。主要有上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料；學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室論證、評(píng)估、申報(bào)、審批材料；重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料；學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)材料等。
2學(xué)籍檔案。主要包括上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料；招生計(jì)劃、規(guī)定、計(jì)劃；新生錄取材料及新生名單；招生宣傳、招生工作總結(jié)；新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、在校生名冊(cè)；學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))；學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料、學(xué)生處分材料；畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)和發(fā)證名冊(cè)；本科畢業(yè)生申請(qǐng)和授予學(xué)士學(xué)位的推薦材料和發(fā)證名冊(cè)。
3課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐材料。主要包括各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表；各系、科、專業(yè)課試題庫(kù)；典型、教案、重要備課記錄；社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃；職教師、干部科研項(xiàng)目申報(bào)、成果鑒定；出版學(xué)術(shù)著作、和獲獎(jiǎng)的登記材料；專職教師、干部外出進(jìn)修、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流登記冊(cè)。
4考務(wù)檔案。主要包括各門課程期末考試題；考卷的交檔、印制、保管、發(fā)放和回收、處理登記冊(cè)；各學(xué)期考試成績(jī)單，考場(chǎng)記錄等。
二、高校成人教育教學(xué)檔案管理存在問(wèn)題
高校成人教育由于學(xué)生來(lái)源廣、教育形式多樣化，使教學(xué)檔案材料出現(xiàn)了復(fù)雜、數(shù)量大、難管理的狀況。
1對(duì)成人教育教學(xué)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。部分高校對(duì)普通全日制教育的學(xué)籍檔案管理比較重視，而對(duì)于成人教育則多重視教學(xué)工作和其它管理工作，對(duì)成人教育檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，在機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置、人員的培訓(xùn)上，都較少列入議事日程。同時(shí)管理人員對(duì)學(xué)生檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為沒(méi)有必要認(rèn)真整理。因此形成了成人教育教學(xué)過(guò)程中形成的大量有價(jià)值的文檔不能及時(shí)整理歸檔，導(dǎo)致一些寶貴材料流失，難以發(fā)揮成人教育教學(xué)檔案應(yīng)有的作用的局面。
2制度不健全，管理不規(guī)范。高校成人教育教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，目前大部分高校在成人教育教學(xué)檔案管理工作方面還沒(méi)有形成嚴(yán)格的規(guī)章制度，致使這一工作存在管理不規(guī)范的局面。比如：有些成人教育檔案部門在教學(xué)檔案移交時(shí)，由于沒(méi)有嚴(yán)格地核對(duì)檔案材料的完整性，以致交接后出現(xiàn)一些缺少的檔案無(wú)從查找的現(xiàn)象；有的在教學(xué)檔案借閱管理過(guò)程中，沒(méi)有實(shí)行登記制度，造成重要文件時(shí)有缺失；有的未能處理好檔案完整齊全與優(yōu)化的關(guān)系，收集工作不到位，以往工作中形成的歸檔文件不齊全，不能完整地反映活動(dòng)過(guò)程的全貌；缺乏檔案管理的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，造成獎(jiǎng)罰不分明，措施不得力，阻礙了檔案管理工作的正常開展。
3管理人員業(yè)務(wù)水平較低。由于高校成人教育的人員編制有限，許多高校成人教育檔案管理工作沒(méi)有專職人員，大都由兼職人員來(lái)承職。這些兼職人員沒(méi)有把專職工作與檔案管理工作分開，職責(zé)經(jīng)常混淆，難以全心投入成人教育檔案管理工作中，并且這些人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，致使文件管理有標(biāo)準(zhǔn)而不執(zhí)行，嚴(yán)重地影響了成人教育檔案管理工作的規(guī)范化。
4設(shè)施陳舊，管理手段落后。由于對(duì)成人教育教學(xué)檔案的作用和意義認(rèn)識(shí)不足，大多數(shù)高校的成人教育教學(xué)檔案都還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，并且大部分檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備也僅局限于軟件操作和文檔處理，能夠深層次開發(fā)檔案管理軟件和進(jìn)行程序設(shè)計(jì)的人員很少。現(xiàn)代化條件下，隨著教學(xué)檔案利用程度的提高，落后的成人教育教學(xué)檔案管理手段面對(duì)教學(xué)檔案的數(shù)量與種類不斷增加，將會(huì)顯得更加力不從心，落后的管理手段與信息技術(shù)的迅速發(fā)展不相適應(yīng)，增加了教學(xué)檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。
三、加強(qiáng)高校成人教育教學(xué)檔案管理工作的措施
1加大重視力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。成人教育教學(xué)檔案管理工作是高校成人教育重要的基礎(chǔ)性的工作，各高校要積極宣傳、認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案的法規(guī)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先，各高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視成人教育教學(xué)檔案的建設(shè)，把檔案工作納入成人教育教學(xué)工作計(jì)劃，加大投入，改善檔案保管條件，及時(shí)研究和解決檔案工作中存在的問(wèn)題；其次，主管理成人教育教學(xué)檔案管理工作的領(lǐng)指導(dǎo)兼職檔案管理人員，認(rèn)真做好本部門文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作，并保證案卷質(zhì)量，同時(shí)還要經(jīng)常檢查成人教育教學(xué)檔案管理工作，把教學(xué)檔案管理和建設(shè)工作落實(shí)在平時(shí)的教學(xué)管理工作之中，以提高成人教育教學(xué)檔案管理水平；再次，全關(guān)教職員工要積極了解有關(guān)教學(xué)檔案的各方面知識(shí)，加強(qiáng)重視，強(qiáng)化檔案意識(shí)，做好成人教育教學(xué)檔案的建立和利用，參加到教學(xué)檔案質(zhì)量管理活動(dòng)中來(lái)，為成人教育教學(xué)管理服務(wù)打下良好的思想意識(shí)基礎(chǔ)。
2完善檔案管理有效機(jī)制，促進(jìn)成人教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。國(guó)家檔案局提出的實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”的重大戰(zhàn)略部署，即給成人高等教育教學(xué)檔案管理者提供了機(jī)遇，也給成人教育工作者帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，在新形勢(shì)下，各高校成人教育管理部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，建立健全成人高等教育教學(xué)檔案管理有效機(jī)制，促進(jìn)成人教育教學(xué)檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。首先應(yīng)配備足夠的檔案管理人員，穩(wěn)定成人教育教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，改革現(xiàn)有的管理體制，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，把他們從繁重的日常事務(wù)中解放出來(lái)，為兼職檔案管理員提供專業(yè)成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)，滿足他們自我追求和價(jià)值實(shí)現(xiàn)的愿望。其次要制定一套成人教育教學(xué)檔案管理人員及有關(guān)部門的工作職責(zé)，做到有章可循，以制度作為保證，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，以確保檔案的真實(shí)性。再次要建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)成人教育教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查與考核，根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)那些工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作成績(jī)突出的檔案人員給予應(yīng)有的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)他們的工作熱情；對(duì)那些在工作中推諉扯皮、工作懶散、無(wú)責(zé)任心的管理人員應(yīng)給予相應(yīng)的處罰，使檔案管理員不斷提高自身素質(zhì)和管理水平，促進(jìn)成人教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。
一、就業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.信息化管理意識(shí)差
信息時(shí)代必將主宰未來(lái)發(fā)展的方向，各個(gè)行業(yè)都是如此，信息時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展方便了人們生活和工作，并提高了人們的生活水平，帶動(dòng)了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使促進(jìn)了科學(xué)發(fā)展觀的實(shí)現(xiàn)意義。信息化勢(shì)必會(huì)成為現(xiàn)在及未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，然而還會(huì)有很多的高校，在高校就業(yè)檔案管理工作上信息化意識(shí)依然不是很高，應(yīng)用信息系統(tǒng)的效率比較低，不能及時(shí)的完成好分配的任務(wù)和工作。信息化建設(shè)，在我國(guó)的各大高校已經(jīng)有了很大成就和發(fā)展。校園網(wǎng)的建立為信息化建設(shè)提供了硬件基礎(chǔ)，信息化給師生們帶來(lái)了非常多的便利，給生活和學(xué)習(xí)提供了一個(gè)較好的環(huán)境。但是與此同時(shí)，信息化的建設(shè)或多或少的也會(huì)存在許多問(wèn)題。在當(dāng)代的信息化時(shí)代很多的時(shí)候都會(huì)缺乏整合和統(tǒng)一，高校正在應(yīng)用的各個(gè)信息系統(tǒng)獨(dú)立為政，并且形成了“信息孤堡”不但阻礙了信息的共享性，也阻止了信息的傳遞。只有使用新的信息化技術(shù)手段建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)信息化的就業(yè)檔案管理，把就業(yè)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、將信息系統(tǒng)集成化，這才實(shí)現(xiàn)信息的共享和傳遞。
2.缺乏信息化應(yīng)用人才
大家都知道，信息化的工作不是每一個(gè)人都能夠完成的，在信息化建設(shè)上，要尋找相應(yīng)的人才，才能夠有效的使信息化管理發(fā)揮出其作用。一些高校的就業(yè)工作人員，大部分年齡跨度都比較大，上有一些馬上準(zhǔn)備退休的輔導(dǎo)員，下有剛剛上任的入職教師，他們沒(méi)有重視信息化的重要性，并且他們對(duì)信息化的了解程度上根本就是參差不齊。在調(diào)查和研究結(jié)果中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一些年紀(jì)較長(zhǎng)的輔導(dǎo)員寧愿用手寫的方式填寫學(xué)生的評(píng)語(yǔ)，而不愿意點(diǎn)一下鼠標(biāo)直接在校務(wù)系統(tǒng)中打印樣式規(guī)格更好的評(píng)語(yǔ)報(bào)表，這樣的方式不僅僅會(huì)耽誤時(shí)間，還會(huì)大大影響就業(yè)檔案的工作開展。
3.就業(yè)檔案管理延伸性不明確
畢業(yè)生的就業(yè)檔案具有延伸性的特點(diǎn)，在過(guò)去的一些調(diào)查和例子中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，往往都已經(jīng)畢業(yè)好多年以后，還會(huì)有畢業(yè)生回到學(xué)校找檔案，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，由于很多的高校還沒(méi)有形成自上由下的就業(yè)管理模式，使學(xué)生們?cè)诋厴I(yè)后，所有的檔案都會(huì)交給就業(yè)指導(dǎo)部門來(lái)處理，造成就業(yè)指導(dǎo)部門的單一應(yīng)對(duì)。雖然說(shuō)畢業(yè)生的檔案管理工作，并不只是由就業(yè)指導(dǎo)部門一個(gè)部門來(lái)完成，但是這就會(huì)形成一個(gè)斷層，使中間的環(huán)節(jié)丟失或缺失，然后各個(gè)部門互相推諉，最終沒(méi)能更好的為畢業(yè)生服務(wù)。
二、信息時(shí)代做好就業(yè)檔案管理
1.完善管理制度、提供制度保障
隨著信息時(shí)代就業(yè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，在就業(yè)檔案管理工作上信息應(yīng)用顯然越來(lái)越廣泛，其安全問(wèn)題也越來(lái)越突出。在高校的一些檔案中具有很強(qiáng)的保密性，有使用權(quán)限的問(wèn)題，假如檔案內(nèi)容一旦泄露，將會(huì)對(duì)畢業(yè)生和學(xué)校的隱私安全帶來(lái)威脅，而且網(wǎng)絡(luò)很容易受到黑客的攻擊等一些不安全的因素，這就要對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題上提出更高的要求，要不斷的去完善檔案信息安全管理體制，并且要建立信息資源的安全保障體系，通過(guò)社會(huì)和相關(guān)政府部門，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，并且要嚴(yán)格的落實(shí)，從而來(lái)保障畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的安全性。要聘用一些專業(yè)技術(shù)較高的工作人員，針對(duì)學(xué)校就業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行有效的防護(hù)措施，確保檔案信息資源的安全和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2.強(qiáng)化高校檔案重要性的認(rèn)識(shí)
高校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，要及時(shí)的更新自己的觀念和思想，要認(rèn)真的認(rèn)識(shí)到就業(yè)檔案的重要性，更要認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代就業(yè)檔案的重要性。推進(jìn)信息化建設(shè)與校園建設(shè)的同步發(fā)展，與此同時(shí)我們要強(qiáng)化全體師生人員的檔案意識(shí)，通過(guò)有目的有計(jì)劃的宣傳，逐步的確立信息化建設(shè)是促進(jìn)學(xué)校長(zhǎng)久發(fā)展的重要保障。
3.加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且要及時(shí)的去掌握和了解信息技術(shù)的快速發(fā)展，要培養(yǎng)出一批懂技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)、精通專業(yè)的人才。信息化的建設(shè)需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要真正的認(rèn)識(shí)到就業(yè)檔案管理的重要性，要從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展眼光來(lái)認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題，把檔案管理的工作納入學(xué)校的工作計(jì)劃當(dāng)中。檔案管理的工作人員要進(jìn)行計(jì)算機(jī)的教育，掌握基本的操作技術(shù)，熟練使用信息化系統(tǒng)，為就業(yè)檔案管理工作奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
4.建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共享
檔案網(wǎng)站的建設(shè)其主要包括，工作人員的職能分工、明確各個(gè)部門，各工作人員的職責(zé)。保障學(xué)生的信息安全，建立身份認(rèn)證系統(tǒng)，防范不法分子竊取相關(guān)的信息，系統(tǒng)的開發(fā)要求指針對(duì)畢業(yè)生和相關(guān)部門的開放，從而保障學(xué)生信息安全。不斷的完善檔案資源信息，要做信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、無(wú)誤、避免出現(xiàn)錯(cuò)誤等情況。利用服務(wù)的信息為用戶提供咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)效率。
三、就業(yè)檔案管理保障體系
第一：高校要對(duì)學(xué)生們進(jìn)行檔案教育，提高所有學(xué)生們的檔案意識(shí)。與此同時(shí)要明示學(xué)生在學(xué)習(xí)期間學(xué)生們的各種信息都會(huì)錄入到個(gè)人的就業(yè)檔案，從而更進(jìn)一步的引導(dǎo)學(xué)生不能違規(guī)亂紀(jì)。
第二：高校的決策機(jī)構(gòu)要給予一些畢業(yè)生相關(guān)政策的扶持和支持，積極有效的做好學(xué)生和教工就業(yè)檔案管理引導(dǎo)工作，突出該工作的價(jià)值和意義。
第三：要大力有效的宣傳畢業(yè)生的就業(yè)檔案優(yōu)勢(shì)，讓用人的企業(yè)和單位公眾的了解就業(yè)檔案和熟悉就業(yè)檔案，并以就業(yè)檔案來(lái)招聘學(xué)生和評(píng)價(jià)學(xué)生。
只有得到就業(yè)市場(chǎng)的任用和普及，才能使高校就業(yè)檔案工作開展下去，才能為更多的學(xué)生提供更多的就業(yè)信息服務(wù)。
