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公立醫(yī)院黨建8篇

時間:2022-11-04 21:50:50

緒論:在尋找寫作靈感嗎?愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇公立醫(yī)院黨建,愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維,激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,歡迎您的閱讀與分享!

篇1

關(guān)鍵詞:醫(yī)院基建工程檔案 建設(shè)和利用

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

1醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)

醫(yī)院基建工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中累積成套的資料。工程項(xiàng)目的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體,圍繞一個工程項(xiàng)目的基本建設(shè)活動形成了一個互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實(shí)施過程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生,并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者,形成工程項(xiàng)目實(shí)施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價(jià)值性、滯后性、共享性外,還具有工程技術(shù)個性特征,它具有原始數(shù)據(jù)來源的分散性,加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性,以及基建工程檔案要求的事實(shí)性、專業(yè)性和重復(fù)使用性[1]。

基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性,一是具有使用價(jià)值,二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率,節(jié)省人力、物力、財(cái)力,縮短設(shè)計(jì)、施工、結(jié)算周期;同時為醫(yī)院的基建提供有價(jià)值的信息,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認(rèn)識醫(yī)院基建工程檔案的價(jià)值,才有可能從實(shí)際出發(fā),進(jìn)行具體分析,發(fā)現(xiàn)其使用價(jià)值,充分發(fā)揮基建工程檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,更好地為醫(yī)院教育和科研服務(wù)。

2醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成

醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準(zhǔn)備階段檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成[2]。根據(jù)基建檔案形成的特點(diǎn),為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性,應(yīng)實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準(zhǔn)備階段檔案包括項(xiàng)目建議書,可行性研究報(bào)告,批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告,土地征用、拆遷補(bǔ)償文件,批準(zhǔn)的醫(yī)院規(guī)劃圖,有關(guān)部門測繪的地形圖、用地紅線圖,以及開工前必須的各種文件,如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計(jì)檔案包括委托設(shè)計(jì)合同,地質(zhì)勘探資料,施工圖紙,圖紙會審記錄,設(shè)計(jì)修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報(bào)告,施工組織設(shè)計(jì),技術(shù)交底,隱蔽工程驗(yàn)收記錄,混凝土工程施工記錄,主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄,鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告,工程竣工驗(yàn)收報(bào)告和工程質(zhì)量評定報(bào)告等。④工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案包括招標(biāo)文件,中標(biāo)通知書,投標(biāo)文件(或工程概、預(yù)算書),竣工結(jié)算審核書,工程量計(jì)算書,審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字?jǐn)⑹龅暮唵尉S修、裝修內(nèi)容,招投標(biāo)文件,工程結(jié)算審核書,工程量計(jì)算書,審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。

3 醫(yī)院基建工程檔案的作用

要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè),首先要全面、深入地認(rèn)識醫(yī)院基建工程檔案的作用,建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù),檔案離開了“作用”其價(jià)值就無從體現(xiàn)。

3.1 對同類工程設(shè)計(jì)具有重復(fù)利用和參考價(jià)值醫(yī)院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預(yù)算、竣工結(jié)算和各項(xiàng)記錄等技術(shù)資料轉(zhuǎn)化而來,它客觀地記載了當(dāng)時的歷史情況,反映醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程。尤其是工程設(shè)計(jì)檔案的最大特點(diǎn)是可以重復(fù)利用,這是基建工程檔案通用性強(qiáng)的特征決定的,例如一些醫(yī)技樓,

病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復(fù)使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過了施工考驗(yàn),承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料,不僅可以加快速度,還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量減少設(shè)計(jì)成本[3]。

3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價(jià)值醫(yī)院基建工程檔案對日常維修中的實(shí)用價(jià)值在于檔案利用,檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對修、購專項(xiàng)資金投資估算和立項(xiàng)申報(bào),維修工程招標(biāo)時的工程量清單編制及竣工價(jià)款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案,基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項(xiàng)目造價(jià)加以調(diào)整,就是一份準(zhǔn)確的投資估算;利用設(shè)計(jì)檔案的竣工圖紙對維修內(nèi)容和要求進(jìn)行詳細(xì)說明,就是一套完整的維修施工圖紙;利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案中的工程量計(jì)算書和審計(jì)工作底稿,維修工程價(jià)款結(jié)算可以做到快速準(zhǔn)確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖,更離不開基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案,學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)與管理需要基建檔案提供詳細(xì)信息。

4 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)

醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用,必須搞好基建工程檔案的建設(shè),要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上,需要做好以下幾個方面的工作。

4.1 提高人員素質(zhì),增強(qiáng)檔案意識 要增強(qiáng)檔案意識,改變“在檔案收集時你送我要,在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài),檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員,而應(yīng)是檔案的形成者、管理者,要具有一定的檔案管理知識、較強(qiáng)的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習(xí)慣。要加強(qiáng)基建工程檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練,選拔有事業(yè)心和責(zé)任感、具有一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任檔案管理工作,同時考慮到基建工程檔案的特殊性,要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

4.2 完善管理機(jī)制,健全崗位責(zé)任制 在重視基建工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等環(huán)節(jié)的同時,要建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征,它的內(nèi)容多、種類雜、收集時間長,故必須建立崗位責(zé)任制,責(zé)任到人,分工合作,獎勵先進(jìn),鞭策落后,這是一項(xiàng)難度較大的管理工作,它需要多方配合方能落到實(shí)處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作,包括開工、竣工報(bào)告,施工組織設(shè)計(jì),技術(shù)交底,隱蔽工程驗(yàn)收記錄,圖紙會審紀(jì)錄,設(shè)計(jì)修改通知、定位放線測量記錄,材料出廠合格證,材料質(zhì)量鑒定書,混凝土工程施工記錄,主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄,鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告,工程竣工驗(yàn)收報(bào)告和工程質(zhì)量評定報(bào)告等。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動中形成的具有價(jià)值的文件,如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報(bào)告、工程質(zhì)量等級評定材料,包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級評定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場監(jiān)理例會記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理指令,沉降觀察記錄各種驗(yàn)收文件等。基建部門應(yīng)收集作為基建職能部門在進(jìn)行建設(shè)過程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件,如設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件,政府有關(guān)職能部門批文等。審計(jì)部門應(yīng)收集在審計(jì)過程中對施工單位所提供的審計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、可靠性的確認(rèn)資料,市場材料價(jià)格確認(rèn)資料、收集工程量計(jì)算書、結(jié)算過程的初審意見、核對后意見,終審意見及完整的結(jié)算審計(jì)報(bào)告及審計(jì)底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍,對于施工過程的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供,形成人人關(guān)心檔案,自覺收集、保管、愛護(hù)檔案的習(xí)慣。

4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入,引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù),為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展,基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙,把設(shè)計(jì)變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映,對以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案,可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案,如有條件可進(jìn)一步對文件進(jìn)行矢量化,以便于直接利用[4]。對于工程竣工結(jié)算等資料必須做到電子存檔。

4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關(guān)系 在每項(xiàng)工程開工前,檔案管理人員都要做好資料收集的前期準(zhǔn)備工作,要保證資料收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行,在工程建設(shè)前期,檔案人員要及時了解工程的總體安排,對需要收集的資料做到心中有數(shù);在施工過程中,基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場。要加強(qiáng)對基建管理單位檔案工作的指導(dǎo)、督察,并定期對檔案進(jìn)行階段性清查清欠,對沒有及時歸檔的部分,要列出清單及時索取,借用檔案的要及時督促歸檔,以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。

4.5 科學(xué)分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán),立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同,產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣,隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象,而應(yīng)考慮項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系,要依照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行案卷整理,合理劃分,并按重要程度和工作程序依次排列,方便管理,方便查閱。

4.6 重視維修改建資料歸檔,不斷完善基建檔案 工程投入使用后,由于各種原因,建筑物的改造、裝修時有發(fā)生,如門窗拆換、隔墻拆除或新砌,弱電系統(tǒng)增加,強(qiáng)電部分改造等,這些有的有圖紙,有的用文字?jǐn)⑹觯瑢τ谶@些都應(yīng)進(jìn)行有關(guān)資料的整理,該補(bǔ)圖的補(bǔ)圖,該拍照的拍照,該寫備忘錄的就寫備忘錄,連同維修、改建工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理,使學(xué)校的基建工程檔案不斷的充實(shí)完善,有利于今后查閱和重復(fù)利用。

5 結(jié)語

基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄,反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)的整體水平,隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、辦院條件的改善,醫(yī)院的基本建設(shè)檔案會大量產(chǎn)生,隨之而來的維修工程也會大量增加,檔案的開發(fā)利用價(jià)值會不斷顯現(xiàn),醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎(chǔ),在醫(yī)院基本建設(shè)中起著不容忽視的作用,只有加強(qiáng)其建設(shè),認(rèn)識其重要性,才能更好的發(fā)揮它的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王傳宇;科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)[M].北京:檔案出版社,1986

[2]朱曉青;醫(yī)院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學(xué)學(xué)報(bào),2002,18

篇2

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;檔案管理;檔案文化

【中圖分類號】R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1004-7484(2012)11-0612-02

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動中形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄,是醫(yī)院重要的信息資料和寶貴財(cái)富,更是醫(yī)院開展工作的可靠依據(jù)。為了更好保存醫(yī)院歷史真實(shí)面貌,我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案,下面是我院開展檔案工作的一些做法。

1 開展檔案管理的必要性

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理是醫(yī)院自身發(fā)展的需要

當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大,各項(xiàng)醫(yī)療活動產(chǎn)生了龐大的具有保存價(jià)值的醫(yī)療檔案特別是一些科研資料。現(xiàn)代化醫(yī)院要求規(guī)范化管理的結(jié)果是各職能部門的文書類檔案越堆越多;另外在等級醫(yī)院評審過程中檔案資料不僅是評審的重要依據(jù)同時檔案管理還是評審的一項(xiàng)重要指標(biāo);其次自《醫(yī)療事故處理?xiàng)l件》出臺后,要求醫(yī)院在處理醫(yī)療事故時“舉證責(zé)任倒置”,這就倒逼醫(yī)院在進(jìn)行診療時,需要不斷收集并保存一切與病人治療相關(guān)的所有信息,包括法律法規(guī)、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、操作常規(guī)、財(cái)務(wù)收費(fèi)、各種設(shè)備(材料)使用以及管理部門需要提供的各類資質(zhì)證明等。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理有利提高醫(yī)院管理水平,保持醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1.2 開展檔案管理是落實(shí)國家檔案法規(guī)的需要

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定,全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理。同時昆山檔案局對本地區(qū)檔案管理工作提出了三年目標(biāo),要求各部門做好檔案室建設(shè)和達(dá)標(biāo)升級工作。為了改變當(dāng)前醫(yī)院檔案分散保管的狀況,需有一個綜合管理檔案的職能部門,推動醫(yī)院檔案管理規(guī)范化科學(xué)化現(xiàn)代化進(jìn)程,促進(jìn)檔案開發(fā)利用,提升檔案管理水平更好的為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2 醫(yī)院開展綜合檔案管理建設(shè)的具體方法

如何做好檔案建設(shè)與管理?我們的起步較晚,但是我們始終以高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)為工作目標(biāo)。通過“三項(xiàng)工程”對醫(yī)院檔案工作實(shí)施管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,提高檔案管理水平,培育良好的檔案文化促進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展。

2.1 實(shí)施檔案管理的建設(shè)工程,夯實(shí)基礎(chǔ)

2.1.1 設(shè)施設(shè)備建設(shè)

檔案庫房的設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院開展檔案管理的先決條件,檔案庫房選址得當(dāng)便于檔案的保管利用,做到檔案庫房、辦公室、閱檔室三分開,庫房面積要有一定的預(yù)留空間,配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設(shè)備,落實(shí)“八防”措施,醫(yī)院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。

2.1.2 組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

建立檔案的三級管理網(wǎng)絡(luò)體系,醫(yī)院檔案管理委員會領(lǐng)導(dǎo)開展全院檔案工作;綜合檔案室專職管理醫(yī)院的檔案工作,它既是職能部門又是檔案工作的業(yè)務(wù)部門;各職能科室負(fù)責(zé)人是部門檔案第一責(zé)任人,各部門配備一名兼職檔案人員,負(fù)責(zé)本部門各類檔案材料的收集、預(yù)整理工作,并定期向綜合檔案室移交,確保歸檔材料的安全。

2.1.3 工作制度體系建設(shè)

三個不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度構(gòu)成了醫(yī)院檔案工作的制度體系,分別為:工作規(guī)章是醫(yī)院檔案工作的綱領(lǐng)性文件,將醫(yī)院檔案系統(tǒng)分為6大類12小類82項(xiàng);管理制度由檔案的保管、調(diào)閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責(zé)組成;檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范性文件包括需要區(qū)分各類檔案的不同生命周期和價(jià)值的保管期限表,以及規(guī)定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱,它們是檔案管理工作的重要技術(shù)性文件之一,是本單位檔案管理的行為指南,這些需要醫(yī)院檔案部門在建設(shè)的第一年建立完成,隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對檔案工作制度體系不斷的充實(shí)和完善以適應(yīng)科學(xué)管理需要。

2.1.4 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案的業(yè)務(wù)工作主要包括四個方面:檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始,對文書檔案產(chǎn)生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求,推動各職能部門規(guī)范科室管理,提高科室管理水平,為等級醫(yī)院評審打下基礎(chǔ)。除文書檔案外需同時做好會計(jì)、基建、設(shè)備、科研等檔案的收集工作,對于反映醫(yī)院主要職能活動情況的照片、聲像、實(shí)物等特殊載體檔案應(yīng)隨時收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內(nèi)(包括退休職工)廣泛征集反映醫(yī)院歷史的文字、圖片、實(shí)物、影像等有價(jià)值檔案。

根據(jù)《醫(yī)院檔案分類實(shí)施細(xì)則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。

由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會計(jì)的憑證檔案等,需做到“四”統(tǒng)一,即統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一目錄、統(tǒng)一管理。

2.2 通過人才培養(yǎng)工程, 提高專業(yè)水平

檔案工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞,直接影響檔案質(zhì)量以及開發(fā)利用效率。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作,檔案人員除掌握專業(yè)知識外,還涉及文書學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)等領(lǐng)域,因此只有不斷更新觀念重視自身業(yè)務(wù)能力,才能適應(yīng)新時期檔案管理的需要。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)我們的做法:(1)引進(jìn)(或招聘)檔案專業(yè)本專科實(shí)用型人才。(2)選調(diào)目前從事檔案工作的專(兼)職人員通過繼續(xù)教育的方式完成檔案專業(yè)學(xué)習(xí)。(3)安排專(兼)職檔案員在職培訓(xùn)。(4)不定期對專(兼)職檔案員進(jìn)行崗位考核。

2.3 通過信息化工程,完成數(shù)字檔案

檔案管理的本質(zhì)就是保存有用資料用于今后的開發(fā)利用,加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就是為了提高檔案開發(fā)利用率[1]。依托現(xiàn)有的醫(yī)院綜合內(nèi)網(wǎng)平臺,建立符合醫(yī)院特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)軟件,軟件除了具有數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊外,無縫對接醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺,實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)電子公文的歸集,逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。

目前保存的紙質(zhì)檔案,其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們在進(jìn)行檔案管理的建設(shè)階段就提出對所有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,建立醫(yī)院的數(shù)字檔案室以達(dá)到及時提供利用,資源共享的目的[2]。

以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法,要想做好新時期醫(yī)院檔案管理的工作,發(fā)揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用,做好檔案文化建設(shè)更好的為醫(yī)院服務(wù),需要我們檔案人的不懈努力。

參考文獻(xiàn):

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【關(guān)鍵詞】高校 基建工程檔案 基建管理

基建工程檔案也稱工程建設(shè)檔案,是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動過程中直接形成的、有保存和利用價(jià)值的竣工圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料。它是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必備條件,也是對工程進(jìn)行管理、改建、擴(kuò)建、修繕的重要資料。隨著醫(yī)院基建工程的迅速發(fā)展,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善,基建工程檔案作為一個獨(dú)立的檔案管理門類,也越來越受到醫(yī)院檔案管理部門的重視,搞好基建工程檔案建設(shè),提高檔案的實(shí)用價(jià)值顯得非常重要。

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醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)

醫(yī)院基建工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中累積成套的資料。工程項(xiàng)目的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體,圍繞一個工程項(xiàng)目的基本建設(shè)活動形成了一個互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實(shí)施過程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生,并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者,形成工程項(xiàng)目實(shí)施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價(jià)值性、滯后性、共享性外,還具有工程技術(shù)個性特征,它具有原始數(shù)據(jù)來源的分散性,加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性,以及基建工程檔案要求的事實(shí)性、專業(yè)性和重復(fù)使用性[1]。

基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性,一是具有使用價(jià)值,二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率,節(jié)省人力、物力、財(cái)力,縮短設(shè)計(jì)、施工、結(jié)算周期;同時為醫(yī)院的基建提供有價(jià)值的信息,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認(rèn)識醫(yī)院基建工程檔案的價(jià)值,才有可能從實(shí)際出發(fā),進(jìn)行具體分析,發(fā)現(xiàn)其使用價(jià)值,充分發(fā)揮基建工程檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,更好地為醫(yī)院教育和科研服務(wù)。

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醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成

醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準(zhǔn)備階段檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成[2]。根據(jù)基建檔案形成的特點(diǎn),為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性,應(yīng)實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準(zhǔn)備階段檔案包括項(xiàng)目建議書,可行性研究報(bào)告,批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告,土地征用、拆遷補(bǔ)償文件,批準(zhǔn)的醫(yī)院規(guī)劃圖,有關(guān)部門測繪的地形圖、用地紅線圖,以及開工前必須的各種文件,如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計(jì)檔案包括委托設(shè)計(jì)合同,地質(zhì)勘探資料,施工圖紙,圖紙會審記錄,設(shè)計(jì)修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報(bào)告,施工組織設(shè)計(jì),技術(shù)交底,隱蔽工程驗(yàn)收記錄,混凝土工程施工記錄,主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄,鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告,工程竣工驗(yàn)收報(bào)告和工程質(zhì)量評定報(bào)告等。④工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案包括招標(biāo)文件,中標(biāo)通知書,投標(biāo)文件(或工程概、預(yù)算書),竣工結(jié)算審核書,工程量計(jì)算書,審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字?jǐn)⑹龅暮唵尉S修、裝修內(nèi)容,招投標(biāo)文件,工程結(jié)算審核書,工程量計(jì)算書,審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。

3 醫(yī)院基建工程檔案的作用

要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè),首先要全面、深入地認(rèn)識醫(yī)院基建工程檔案的作用,建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù),檔案離開了“作用”其價(jià)值就無從體現(xiàn)。

3.1 對同類工程設(shè)計(jì)具有重復(fù)利用和參考價(jià)值 醫(yī)院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預(yù)算、竣工結(jié)算和各項(xiàng)記錄等技術(shù)資料轉(zhuǎn)化而來,它客觀地記載了當(dāng)時的歷史情況,反映醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程。尤其是工程設(shè)計(jì)檔案的最大特點(diǎn)是可以重復(fù)利用,這是基建工程檔案通用性強(qiáng)的特征決定的,例如一些醫(yī)技樓,

病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復(fù)使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過了施工考驗(yàn),承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料,不僅可以加快速度,還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量減少設(shè)計(jì)成本[3]。

3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價(jià)值 高校基建工程檔案對日常維修中的實(shí)用價(jià)值在于檔案利用,檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對修、購專項(xiàng)資金投資估算和立項(xiàng)申報(bào),維修工程招標(biāo)時的工程量清單編制及竣工價(jià)款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案,基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項(xiàng)目造價(jià)加以調(diào)整,就是一份準(zhǔn)確的投資估算;利用設(shè)計(jì)檔案的竣工圖紙對維修內(nèi)容和要求進(jìn)行詳細(xì)說明,就是一套完整的維修施工圖紙;利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案中的工程量計(jì)算書和審計(jì)工作底稿,維修工程價(jià)款結(jié)算可以做到快速準(zhǔn)確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖,更離不開基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案,學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)與管理需要基建檔案提供詳細(xì)信息。

4 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)

醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用,必須搞好基建工程檔案的建設(shè),要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上,需要做好以下幾個方面的工作。

4.1 提高人員素質(zhì),增強(qiáng)檔案意識 要增強(qiáng)檔案意識,改變“在檔案收集時你送我要,在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài),檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員,而應(yīng)是檔案的形成者、管理者,要具有一定的檔案管理知識、較強(qiáng)的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習(xí)慣。要加強(qiáng)基建工程檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練,選拔有事業(yè)心和責(zé)任感、具有一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任檔案管理工作,同時考慮到基建工程檔案的特殊性,要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

4.2 完善管理機(jī)制,健全崗位責(zé)任制 在重視基建工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等環(huán)節(jié)的同時,要建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征,它的內(nèi)容多、種類雜、收集時間長,故必須建立崗位責(zé)任制,責(zé)任到人,分工合作,獎勵先進(jìn),鞭策落后,這是一項(xiàng)難度較大的管理工作,它需要多方配合方能落到實(shí)處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作,包括開工、竣工報(bào)告,施工組織設(shè)計(jì),技術(shù)交底,隱蔽工程驗(yàn)收記錄,圖紙會審紀(jì)錄,設(shè)計(jì)修改通知、定位放線測量記錄,材料出廠合格證,材料質(zhì)量鑒定書,混凝土工程施工記錄,主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄,鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告,工程竣工驗(yàn)收報(bào)告和工程質(zhì)量評定報(bào)告等。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動中形成的具有價(jià)值的文件,如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報(bào)告、工程質(zhì)量等級評定材料,包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級評定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場監(jiān)理例會記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理指令,沉降觀察記錄各種驗(yàn)收文件等。基建部門應(yīng)收集作為基建職能部門在進(jìn)行建設(shè)過程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件,如設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件,政府有關(guān)職能部門批文等。審計(jì)部門應(yīng)收集在審計(jì)過程中對施工單位所提供的審計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、可靠性的確認(rèn)資料,市場材料價(jià)格確認(rèn)資料、收集工程量計(jì)算書、結(jié)算過程的初審意見、核對后意見,終審意見及完整的結(jié)算審計(jì)報(bào)告及審計(jì)底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍,對于施工過程的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供,形成人人關(guān)心檔案,自覺收集、保管、愛護(hù)檔案的習(xí)慣。

4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入,引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù),為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展,基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙,把設(shè)計(jì)變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映,對以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案,可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案,如有條件可進(jìn)一步對文件進(jìn)行矢量化,以便于直接利用[4]。對于工程竣工結(jié)算等資料必須做到電子存檔。

4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關(guān)系 在每項(xiàng)工程開工前,檔案管理人員都要做好資料收集的前期準(zhǔn)備工作,要保證資料收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行,在工程建設(shè)前期,檔案人員要及時了解工程的總體安排,對需要收集的資料做到心中有數(shù);在施工過程中,基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場。要加強(qiáng)對基建管理單位檔案工作的指導(dǎo)、督察,并定期對檔案進(jìn)行階段性清查清欠,對沒有及時歸檔的部分,要列出清單及時索取,借用檔案的要及時督促歸檔,以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。

4.5 科學(xué)分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán),立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同,產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣,隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象,而應(yīng)考慮項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系,要依照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行案卷整理,合理劃分,并按重要程度和工作程序依次排列,方便管理,方便查閱。

4.6 重視維修改建資料歸檔,不斷完善基建檔案 工程投入使用后,由于各種原因,建筑物的改造、裝修時有發(fā)生,如門窗拆換、隔墻拆除或新砌,弱電系統(tǒng)增加,強(qiáng)電部分改造等,這些有的有圖紙,有的用文字?jǐn)⑹觯瑢τ谶@些都應(yīng)進(jìn)行有關(guān)資料的整理,該補(bǔ)圖的補(bǔ)圖,該拍照的拍照,該寫備忘錄的就寫備忘錄,連同維修、改建工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理,使學(xué)校的基建工程檔案不斷的充實(shí)完善,有利于今后查閱和重復(fù)利用。

5 結(jié)束語

基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄,反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)的整體水平,隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、辦院條件的改善,醫(yī)院的基本建設(shè)檔案會大量產(chǎn)生,隨之而來的維修工程也會大量增加,檔案的開發(fā)利用價(jià)值會不斷顯現(xiàn),醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎(chǔ),在醫(yī)院基本建設(shè)中起著不容忽視的作用,只有加強(qiáng)其建設(shè),認(rèn)識其重要性,才能更好的發(fā)揮它的作用。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]王傳宇.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)[M].北京:檔案出版社,1986:28

[2]朱曉青.醫(yī)院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學(xué)學(xué)報(bào),2002,18,(2):95-96.

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關(guān)鍵詞:醫(yī)院基建、檔案收集、管理

中途分類號: G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:

一、前言

一般來講,醫(yī)院基建檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。

二、基建檔案資料收集范圍要明確

基建檔案資料管理工作的基礎(chǔ)是醫(yī)院基建檔案資料收集,即基本信息的收集,它牽涉面廣、內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強(qiáng)、時間跨度大,同時又是最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。因此,對基建檔案資料的收集要有一個明確的范圍。凡是基建工作具有查閱、考證、利用價(jià)值的文件材料、文字資料、相關(guān)說明材料、圖紙、照片、錄音、錄像帶、光盤及數(shù)字資料等,均應(yīng)立卷歸檔。

醫(yī)院基建工程項(xiàng)目一般要經(jīng)過調(diào)研、商討、立項(xiàng)、施工到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等幾個階段,每個階段會產(chǎn)生不同的文件資料,如:有前期立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘查測繪文件、設(shè)計(jì)文件、預(yù)算招投標(biāo)文件、開工審批文件,進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié),土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件,綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用文件、聲像及電子檔案文件等。對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在各個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。以某醫(yī)院外科綜合樓工程項(xiàng)目為例,除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統(tǒng)等之外,還有中心管道供氧、負(fù)壓、監(jiān)控等設(shè)備系統(tǒng)。因此,建議有關(guān)基建的處室應(yīng)在準(zhǔn)備施工前告之檔案管理人員,而專職檔案工作者也應(yīng)盡量主動的做好基建檔案收集的說明工作,要事先了解清楚工程項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能等情況,以便在資料收集和匯總時做到信息收集完整準(zhǔn)確,列出必須收集的檔案資料項(xiàng)目單,印發(fā)到相關(guān)單位和部門及時填寫、記錄。

三、醫(yī)院基建檔案的收集工作中需要注意的問題

1. 采取有效措施,控制各個環(huán)節(jié)

為了確保醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案資料能夠按時、按質(zhì)、按范圍收集齊全、完整,就應(yīng)在各個階段采取不同的措施。

(1)建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院各相關(guān)部門、施工單位、監(jiān)理單位等應(yīng)有專人負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目資料的收集、整理與歸檔工作,并將其納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和有關(guān)人員職責(zé)考核范圍,做到職績掛鉤,獎懲兌現(xiàn)。

(2)使醫(yī)院基建檔案管理做到“四同步”

即:項(xiàng)目籌備立項(xiàng)與項(xiàng)目建檔同步;簽訂勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備訂貨等有關(guān)合同、協(xié)議與提出項(xiàng)目檔案歸檔同步;項(xiàng)目建設(shè)過程與檔案形成、積累同步;項(xiàng)目交付驗(yàn)收與項(xiàng)目竣工檔案交付驗(yàn)收同步。

(3)醫(yī)院檔案管理部門從每個基建項(xiàng)目申報(bào)開始就應(yīng)指派專人深入基層做到前端控制,全程管理。

(4)檔案人員要參加醫(yī)院基建項(xiàng)目調(diào)度會,及時了解項(xiàng)目進(jìn)展情況,在施工技術(shù)文件形成、積累階段就要把施工技術(shù)文件編制竣工文件的要求灌輸給施工單位。從而保證了歸檔文件的質(zhì)量。

在施工階段照片檔案、聲像檔案的收集是個薄弱環(huán)節(jié),那么檔案人員要在項(xiàng)目調(diào)度會上適時地強(qiáng)調(diào)此類檔案的收集,就會豐富檔案館的館藏。在施工過程中檔案人員要有針對性地解決問題,避免施工單位在工作中走彎路現(xiàn)象。在參與項(xiàng)目管理的同時要隨時掌握好設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)圖紙的質(zhì)量。要求圖紙反差效果良好,能夠滿足日后縮微和計(jì)算機(jī)掃描的要求,圖紙不能缺邊框,尤其不能缺左側(cè)會簽欄。對于一張圖紙改動超過三分之一的就要重新出圖。

2. 落實(shí)好基建檔案收集責(zé)任

醫(yī)院基建項(xiàng)目都會涉及諸多部門,環(huán)節(jié)較復(fù)雜,因此在不同時期的各個階段、各部門會形成不同的檔案材料。項(xiàng)目前期階段形成的文件材料基本上都是由本單位各個部門形成。越是本單位的,往往越難收集。由于制度不健全或是沒有很好地去執(zhí)行考核制度,導(dǎo)致各部門人員檔案歸檔意識差,歸檔渠道不暢通。項(xiàng)目施工階段是由所有參與項(xiàng)目建設(shè)的各家施工單位進(jìn)行歸檔。如果醫(yī)院基建是實(shí)行總承包的,需由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料,然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項(xiàng)目由甲方分別向幾個單位發(fā)包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的檔案資料,并直接交甲方匯總、整理。醫(yī)院工程項(xiàng)目監(jiān)理階段由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和監(jiān)理有關(guān)的檔案資料。在工藝設(shè)備階段由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料,涉及到安裝調(diào)試階段還應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料。引進(jìn)項(xiàng)目階段也是由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料。投產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收階段及科研攻關(guān)階段都是由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理。

3.重視基建檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展, 電子文件作為一種新型的信息載體已越來越多地出現(xiàn)在基建檔案領(lǐng)域 (如設(shè)計(jì)圖、三維效果圖等 ), 以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子文檔將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體, 運(yùn)用 IT技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲備信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、轉(zhuǎn)輸速度快等特點(diǎn), 能及時、大量地提供檔案信息, 提高工作效率, 是檔案管理史上的一大突破。對此, 作為醫(yī)院基建檔案管理工作者應(yīng)有足夠的認(rèn)識, 如果條件允許, 最好能利用醫(yī)院既有的信息系統(tǒng), 減少重復(fù)投資。

四、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作

1. 醫(yī)院基建檔案管理人員要不斷提高檔案管理水平

醫(yī)院基建工程管理者以及員工要掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識,掌握先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù),不斷的從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變和深化。現(xiàn)階段相關(guān)工作者需要定期學(xué)習(xí)、并且在實(shí)踐過程中不斷加強(qiáng)員工的內(nèi)在素質(zhì),促成相關(guān)工作能夠達(dá)到見效快、范圍廣等特點(diǎn)。在此過程之中需要加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng),并且杜絕不良現(xiàn)象的產(chǎn)生,包括嚴(yán)格執(zhí)行工作的要求,客觀上也起到了基建工作的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的促進(jìn)效果。作為工程建設(shè)的組成部分,做好各個環(huán)節(jié)的溝通以及信息的交流,既達(dá)到良好的保障效果,同時為后續(xù)的工程項(xiàng)目建設(shè)提供優(yōu)良的基礎(chǔ)。

2. 建立健全基建檔案規(guī)章制度,完善基建檔案管理體制

每個參建部門應(yīng)設(shè)立專職機(jī)構(gòu),并配備專職檔案管理員來管理檔案資料。要明確崗位職責(zé),構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺,增進(jìn)建設(shè)單位、施工單位與檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通和交流。針對跨國工程項(xiàng)目或重大工程項(xiàng)目,要秉承效率第一的工作原則,結(jié)合我國基本國情,適當(dāng)借鑒國外成功的管理經(jīng)驗(yàn),建立高水準(zhǔn)、現(xiàn)代化的基建檔案專業(yè)管理模式。

3. 增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念

正確認(rèn)識醫(yī)院基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證,要以人為本,積極宣傳《檔案法》的重要性。要做好醫(yī)院基建檔案管理工作,除要求檔案行政管理部門認(rèn)真負(fù)責(zé)以外,還需要建設(shè)單位、施工單位、工程監(jiān)理等多個部門通力協(xié)作。所有工作人員首先端正工作態(tài)度,從思想觀念上對檔案管理工作予以重視,要從大局出發(fā),不斷強(qiáng)化責(zé)任意識,結(jié)合檔案利用實(shí)例,提高基建檔案管理水平。

4. 做好基建檔案驗(yàn)收工作

開展醫(yī)院基建檔案驗(yàn)收工作,首先要認(rèn)真貫徹落實(shí)驗(yàn)收及備案制度,強(qiáng)化檔案文件的質(zhì)量管理,改進(jìn)檔案管理工作中不合理之處,使工作流程更加順暢。基建工程竣工驗(yàn)收前,城建檔案管理部門都要按工作流程對所有基建檔案進(jìn)行驗(yàn)收,通過驗(yàn)收后即可開始竣工驗(yàn)收。

五、結(jié)語

綜上所述,醫(yī)院基建檔案作為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分,是醫(yī)院整體規(guī)劃和管理的重要組成部分,是醫(yī)院歷史記錄和今后改建、擴(kuò)建工作的重要憑證和依據(jù)。因此,對基建檔案管理工作的連續(xù)性、真實(shí)性和完整性進(jìn)行強(qiáng)化,具有十分重要的意義

參考文獻(xiàn):

[1]張中強(qiáng):《淺談工程建設(shè)初期基建檔案管理工作》,《今日南國(理論創(chuàng)新版)》,2010年03期

[2]劉巖巖:《基建檔案建設(shè)與管理工作的探討》,《四川有色金屬》, 2011年04期

篇5

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院基建檔案管理;作用;措施

[中圖分類號] R-331 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-7210(2008)10(a)-165-02

隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入,醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大,基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施,杜絕不利于基建檔案管理的因素,為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富,是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料,檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料,由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn),因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄,也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分,它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù),又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以,做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門,任何基本建設(shè)缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展,為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù),也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用,為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件;為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材,它不僅服務(wù)于今天,也有利于未來,所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是醫(yī)院的財(cái)富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行,近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷,而且又都是在交叉進(jìn)行,這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是醫(yī)院和社會的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云,他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年,上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌,可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作,張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積,這張圖紙是非常寶貴的資料,它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積,它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩,節(jié)省了寶貴的時間,大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來,平時使用復(fù)印件,而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來,這就更加便于查找、保存和計(jì)算了,特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時,這一表格是我們最可靠的依據(jù)。

2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立,國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化,我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程,每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程,但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因,從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致,對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠,缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

2.3全員檔案意識不強(qiáng)

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn),在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫;工程的名稱前后不相吻合;施工單位來函有的編號較亂,有沒有編號的、有重復(fù)編號的;請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難,而且在接收上級審查時也很麻煩。

3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建,健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨,進(jìn)行多項(xiàng)改革,隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多,邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行,做好基建檔案前期的收集工作,力求后期檔案的完整、真實(shí),使基建檔案資料具有真實(shí)性,從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育,增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案,必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識,一起參與檔案收集,特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期,遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律,對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀,讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作,各負(fù)其責(zé),大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識,不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn),作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù),努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識,不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識,掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn),可以爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí),拓寬知識面,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑,不讓馬兒吃草。

[參考文獻(xiàn)]

[1]朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2004,2(5):450-452.

篇6

【關(guān)鍵詞】建改;擴(kuò)建;工程檔案;管理

右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院成立于1980年,經(jīng)過30多年的發(fā)展,已經(jīng)由昔日的草棚醫(yī)院發(fā)展為桂西及周邊地區(qū)規(guī)模最大的集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的綜合性三級甲等醫(yī)院,在防病治病、醫(yī)學(xué)教育、重大災(zāi)害事故及疫情防治中發(fā)揮了重要的作用,為革命老區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會和諧作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、重視醫(yī)院基建改擴(kuò)建工程檔案管理

(一)醫(yī)院基建改擴(kuò)建工程項(xiàng)目文件作為醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)的記錄,具有參考、憑證、再利用和增值等作用。每位參與改擴(kuò)建項(xiàng)目工作人員必須高度重視,增強(qiáng)檔案管理意識,并積極配合檔案管理人員的工作。基建工程管理部門在項(xiàng)目工程開始時,把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人,檔案資料管理人員要重視基建資料的完整性,在建設(shè)項(xiàng)目的各個段階產(chǎn)生的檔案資料,要及時收集、整理、移交,并辦理移交手續(xù),分類留存,以避散失,保持資料的完整性。

(二)醫(yī)院基建改擴(kuò)建項(xiàng)目與新建項(xiàng)目一樣要經(jīng)過提議、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收并投入使用一個完整周期。同時醫(yī)院基建改擴(kuò)建項(xiàng)目作為配合醫(yī)學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)配套設(shè)施,為了與現(xiàn)代設(shè)計(jì)理念相吻合,我們利用近年來新的施工技術(shù)對醫(yī)院大樓進(jìn)行改造,新的建筑設(shè)計(jì)要比過去的建筑有進(jìn)一步的創(chuàng)新,且新的設(shè)計(jì)在改造工程正式施工的過程中會形成很多新的檔案資料,這些檔案資料非常有利用價(jià)值且不可再生,因此檔案管理人員必須要及時收集并整理這些文件材料。

(三)在改擴(kuò)建工程基建檔案的管理中,必須嚴(yán)格遵循基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案的有關(guān)法律和法規(guī)、有關(guān)業(yè)務(wù)文件、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件,不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)改造工程檔案管理制度。在正式施工時,必須要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度,明確施工過程中各方的主要職責(zé),參與方都必須要對檔案管理工作制度有一定的了解,同時根據(jù)相關(guān)規(guī)定向檔案管理人員提供必須歸檔的材料,比如說建設(shè)單位的項(xiàng)目申請、資金預(yù)算審批表、改造擴(kuò)建施工圖紙等材料,項(xiàng)目監(jiān)理單位的管理文檔、表格通知等資料也應(yīng)該第一時間進(jìn)行歸檔。最后是在施工管理工作中應(yīng)該規(guī)范有序地對檔案資料進(jìn)行收集,明確各方參與人的職責(zé),檔案收集歸檔作業(yè)過程中必須做到獎懲分明,第一時間通報(bào)相關(guān)情況,避免由于主觀因素而忽略了檔案管理工作,從而造成有價(jià)值的檔案材料流失。

二、充分利用原始基建檔案資料,做好變更記錄

(一)原始基本建設(shè)檔案是工程設(shè)計(jì)、施工、使用、管理活動過程中形成的、最原始的真實(shí)客觀的記錄文件,也是改造擴(kuò)建工程項(xiàng)目重要的參照資料,在工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中都需要以其作為依據(jù)和參考。原始檔案材料中,我們能夠發(fā)現(xiàn)很多對工程用的材料,如地質(zhì)勘測記錄、總平面圖、結(jié)施圖、建施圖、水電通信管網(wǎng)圖、工程施工質(zhì)量、施工進(jìn)度等資料,這些文件資料都能夠被我們所運(yùn)用。

(二)在對原始文件資料進(jìn)行查閱之后必須要作詳細(xì)記錄。因此而產(chǎn)生的文字材料以及施工圖紙必須要給予說明,便于日后進(jìn)行歸檔。若是以原有圖紙作為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)的新圖紙,必須在原有圖紙中備考表內(nèi)給予充分說明,以便于未來使用者進(jìn)行查閱。

(三)在改造擴(kuò)建工程正式施工時必須要將過去已有的檔案材料充分地利用起來。比如說一些可能會改變布局的施工作業(yè)進(jìn)行之前,應(yīng)該對施工過程進(jìn)行檔案查詢,確認(rèn)其施工方案的合理性,避免剪力墻受到破壞。施工作業(yè)完成以后要第一時間對原始檔案材料進(jìn)行修訂,將改造施工的具體情況在原始檔案材料中注明,并一式兩份保存到檔案盒之中,確保檔案的完整性。

三、改造工程檔案的收集和管理

(一)在組織建立管理機(jī)構(gòu)的過程中,必須要選配專門的檔案管理工作人員。檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行崗前培訓(xùn),從而明確改造工程檔案收集與管理工作的具體職責(zé),專職檔案管理人員應(yīng)該對施工建設(shè)以及監(jiān)理單位的檔案工作作出指導(dǎo),要積極參與到工程施工例會以及其他一些有關(guān)工程施工的活動中去,例如說計(jì)劃布置、招投標(biāo)會議、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)或變更等,從而確保自己能夠?qū)Ω脑旃こ痰那闆r有詳細(xì)地了解,能夠第一時間對檔案資料進(jìn)行歸檔收集。另外,還必須要督促建立單位與施工建設(shè)單位的專職檔案管理人員做好施工現(xiàn)場監(jiān)理資料的收集與保管,檔案管理工作人員必須要定期對檔案材料的收集歸檔情況進(jìn)行檢查,同時要按照工程進(jìn)度以及施工具體內(nèi)容第一時間對施工各個環(huán)節(jié)所形成的文件材料作出歸檔要求,協(xié)助相關(guān)單位進(jìn)行文件資料的整理與收集,為工程建設(shè)和檔案建設(shè)的同步實(shí)施打下良好基礎(chǔ)。

(二)檔案材料的收集與歸檔工作人員,對改造擴(kuò)建工程項(xiàng)目應(yīng)該與新建項(xiàng)目一視同仁,堅(jiān)決按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度執(zhí)行。對于請示、批復(fù)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)環(huán)節(jié)所形成的文件資料必須嚴(yán)格把關(guān),對工作過程中產(chǎn)生的過程性與結(jié)論性文件的收集整理也必須嚴(yán)格把控,避免出現(xiàn)文件資料缺少、遺漏、延遲交付的情況。在檔案材料的整理時如果發(fā)現(xiàn)存在不規(guī)范材料應(yīng)該第一時間退回整改,如果發(fā)現(xiàn)資料不齊,應(yīng)查明原因,采取補(bǔ)救措施,補(bǔ)齊資料,切勿不管不問、得過且過,造成檔案資料的丟失。

(三)應(yīng)明確檔案資料收集范圍。如醫(yī)院改造項(xiàng)目的可行性報(bào)告、請示、批復(fù)、工程招投標(biāo)文件、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工現(xiàn)場管理文件資料,竣工驗(yàn)收報(bào)告和工程財(cái)務(wù)報(bào)告等文件資料都必須要及時進(jìn)行歸檔收集,同時要做好建筑、消防、水電、信息、通信等必須分類歸檔文件的整理工作。但是往往我們在實(shí)際工作過程中,因?yàn)楹芏鄷r候不清楚檔案材料的歸檔范圍,導(dǎo)致很多珍貴的文件資料缺失遺漏,我們必須要解決好這些問題。

(四)做好檔案資料的歸檔。1.必須按照改造擴(kuò)建工程檔案管理相關(guān)制度,明確檔案材料整理歸檔負(fù)責(zé)人,強(qiáng)化常態(tài)性的檔案管理工作,做好基礎(chǔ)建設(shè)改造擴(kuò)建工程檔案管理培訓(xùn)工作,確保每一名檔案管理人員都能夠自覺樹立規(guī)范入檔的意識。現(xiàn)階段,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案管理工作中也會運(yùn)用到非常多的計(jì)算機(jī)軟件,計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上增強(qiáng)了檔案管理工作的效率,降低了檔案管理工作人員的失誤率和工作量。檔案管理工作人員也應(yīng)該努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù),提升自身的信息管理能力。2.檔案收集工作結(jié)束后,歸檔負(fù)責(zé)人必須要對檔案的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行核查,在保證檔案完整的前提下進(jìn)行入檔工作,保證收集、整理、分類、編碼以及目錄編制工作的規(guī)范有序開展,以便于使用者日后進(jìn)行查詢。

【參考文獻(xiàn)】

[1]秦奕.試論如何加強(qiáng)高校基建檔案管理.城建檔案,2013(1):73-74.

篇7

一、當(dāng)前我國醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題

(一)缺乏基建檔案管理的復(fù)合型人才。基建檔案是工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙和聲像等各種歷史記錄,對于后期的維護(hù)管理具有重要的意義,因此,需要對建設(shè)過程中的各項(xiàng)技術(shù)資料進(jìn)行收集、整理,進(jìn)而形成完整的檔案。基建檔案管理對檔案管理人員的要求較高,不僅需要具有檔案管理方面的專業(yè)知識,同時還要了解基建過程中的各項(xiàng)技術(shù)資料,才能夠確保基建檔案的高效管理。但是在實(shí)際操作過程中,部分醫(yī)院的檔案管理部門缺乏這種復(fù)合型人才,要么是熟悉檔案管理知識,但是對基建過程中技術(shù)資料知之甚少,所以在收集資料的過程中,容易造成技術(shù)資料的缺失;要么是從事基建工程的管理人員,負(fù)責(zé)檔案資料的整理,但是由于缺乏檔案管理專業(yè)知識,所以在分類以及整理過程中比較混亂,不利于基建檔案管理工作的高效開展。

(二)保障制度有待完善。雖然我國《檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年,但是部分醫(yī)院沒有制定相關(guān)基建設(shè)備檔案的收集、管理制度;有些醫(yī)院所制定的基建設(shè)備檔案規(guī)范因政策水平的差異而大相徑庭,所以不利于醫(yī)院基建檔案管理工作的有序開展。

(三)基建歸檔質(zhì)量有待提高。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工需要較長的周期,而在此過程中會不斷的產(chǎn)生新的材料,而有些醫(yī)院的基建檔案卻沒有將各個時間段的資料收集齊全,致使基建檔案資料不完整,對以后基建檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響。

(四)檔案資料載體缺失。按規(guī)定,基礎(chǔ)建設(shè)施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件,但在實(shí)際操作過程中,由于種種原因?qū)е侣曄駲n案的收集效率不高,進(jìn)而缺失很多珍貴的資料,從而影響到基建檔案的管理質(zhì)量。

二、如何加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的措施分析

(一)加強(qiáng)基建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。基建工作是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中的重要組成部分,是醫(yī)院開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)保障,所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該高度重視基建檔案管理,并且設(shè)置專業(yè)人員進(jìn)行基建檔案管理工作,從而提高基建檔案管理的效率,為醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造有利的條件。由于基建檔案管理不同于其他檔案的管理,其中涉及到很多技術(shù)性的資料,所以對檔案管理人員有較高的要求,不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識,同時還要熟悉基礎(chǔ)建設(shè)流程,了解各項(xiàng)技術(shù)資料之間的關(guān)聯(lián),從而確保基建檔案管理工作的有序開展。所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該注重對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng),為基建檔案管理工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(二)完善保障制度。基建檔案和別的檔案不同,比較大型或重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目,在基建檔案館是一定有一份備案的。因此,醫(yī)院檔案館可以對大型、重點(diǎn)基建項(xiàng)目和本醫(yī)院的一般基建項(xiàng)目檔案管理分別對待,只需保存醫(yī)院經(jīng)常利用的基建檔案。這樣可以在減少人力、物力、財(cái)力的同時達(dá)到基建檔案歸檔和可利用的效果。

(三)提高基建檔案歸檔質(zhì)量。進(jìn)行部門立卷之后,醫(yī)院的基建檔案最終還是要由基建部門移交到檔案館,這就要求檔案部門制定一個可行的接收、移交制度。切實(shí)可行的基建檔案接收、移交制度,可以改變檔案館對基建檔案管理的被動性,從而能夠主動有效地進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督,使基建檔案及時的、規(guī)范的歸檔。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收要經(jīng)過一年甚至幾年的時間,有的建設(shè)工程雖已完工,但因工程款結(jié)算或其他問題仍未驗(yàn)收完畢,每年都有新的文件材料形成,這些文件材料與該工程相聯(lián)系,是反映該建筑實(shí)際建設(shè)過程的真實(shí)記錄,都應(yīng)按該工程項(xiàng)目立卷歸檔,這樣才能保證案卷的成套性不受影響,有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。

(四)創(chuàng)新管理。從基建檔案形成情況看,多數(shù)醫(yī)院雖有悠久的建院史,但又非專門建筑單位,所以基建檔案跨越歷史時間較長,絕對數(shù)量較大,每年新增檔案數(shù)量相對有限。因此,如果購置專用掃描設(shè)備,在將現(xiàn)有竣工圖紙材料集中掃描完成后,未來每年的工作量是不充分的。考慮到投入-產(chǎn)出相比關(guān)系,醫(yī)院檔案部門專為基建圖紙掃描而購置大型、高效掃描儀,經(jīng)費(fèi)投入過高,且相對于專業(yè)建筑設(shè)計(jì)單位工作量,投入與產(chǎn)出不成比例。為此,可采用社會化服務(wù)方式,由建筑設(shè)計(jì)專業(yè)圖文公司負(fù)責(zé)將基建圖紙進(jìn)行掃描,完成圖形文本及光盤刻錄工作。

篇8

1 園林監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

1.1 應(yīng)收集的資料未收齊。根據(jù)施工進(jìn)度,應(yīng)收集相應(yīng)的報(bào)審資料。施工方案、單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、大型設(shè)備驗(yàn)收、材料進(jìn)退場、隱蔽驗(yàn)收、進(jìn)度款等工序都需要報(bào)監(jiān)理審核后方能施工或進(jìn)入下一工序。經(jīng)現(xiàn)場檢查,發(fā)現(xiàn)部分工地的工程已進(jìn)入到下一工序,但應(yīng)報(bào)審的資料卻未收齊。有的是施工方資料員未上報(bào),有的是監(jiān)理資料員不熟悉應(yīng)收哪些資料,未及時催收造成的。

1.2 收回的資料未分類整理。管理混亂是監(jiān)理過程資料管理普遍存在的最大特點(diǎn)。很多項(xiàng)目的資料、圖紙都是隨意地?cái)[放在辦公桌上,一片混亂,有些項(xiàng)目會用盒子裝起來,但分類粗糙,不分階段不分專業(yè)地胡亂堆放在一起,盒子的標(biāo)識不清楚。要查找一份資料,只能憑記憶翻查,費(fèi)時且容易造成更大的混亂。

1.3 保管不善。所謂的保管不善是指資料收回來沒設(shè)專職資料員保管,或有專職資料員,實(shí)際上資料是辦公室里所有人都可以自取自放,失去專人保管的意義,資料丟失、存放在哪里資料員都不知道。有的辦公室在一樓,資料也存放在一樓,資料容易潮濕發(fā)霉,更甚的是下雨時,雨水倒灌,所有的資料都泡水了,資料都無法保留。

1.4 沒有專門的檢索工具。這也是每個工地的資料管理的通病。每次我們到現(xiàn)場檢查資料要調(diào)取一份資料時,資料員都是翻箱倒柜地找,甚至是找了很久才知道沒有。這種原始的、低效率的工作方式在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的社會顯然已經(jīng)是非常落后了。重復(fù)翻查費(fèi)時費(fèi)力,容易造成資料混亂,沒有一個臺賬看不出缺漏也會給工作造成諸多不便。

1.5 沒有利用臺賬。每個工地都有收發(fā)文登記表,就是沒有資料利用(或借閱)登記表。由于所有人可以隨意取閱,誰拿了,有沒有拿回來、什么時候拿回來都沒有登記,實(shí)際上資料員對整個的資料概況是不了解的,資料員都對概況不了解,何以保管資料?何以提供資料給領(lǐng)導(dǎo)參考利用呢?

1.6 沒有交接手續(xù)。人員流動性大也是工地上的一大特點(diǎn)。當(dāng)保管資料的資料員離職時其與下一任的交接只注重在工作的交接上,對資料的移交是沒有概念的。沒有一個詳細(xì)的清單,更沒有核對一下數(shù)目,沒有具體的交接手續(xù),只是口頭上的交接,導(dǎo)致新人對資料的概況不熟悉,數(shù)量不清楚,完整與否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手過來也不去檢查,當(dāng)我們要調(diào)閱某份資料時,往往又是翻箱倒柜地找,如此循環(huán),可想而知資料的管理是什么樣的狀態(tài)。

2 監(jiān)理過程資料實(shí)行檔案管理

檔案管理的工作方法嚴(yán)謹(jǐn)、有序、高效,現(xiàn)場監(jiān)理資料的管理可以借鑒其工作方法。

2.1 收集。監(jiān)理過程資料收集不齊的原因,除了人為的主觀因素外,最大的原因是資料員跟不上施工的進(jìn)度、程序,不了解相應(yīng)的進(jìn)度應(yīng)產(chǎn)生哪些資料,哪些要報(bào)上來審批,固然就不會去催收,也不清楚哪些漏報(bào)。資料員要多與各監(jiān)理員溝通,了解施工的進(jìn)展、設(shè)備情況,或者現(xiàn)場查看;總監(jiān)的帶動也很重要,適當(dāng)?shù)刂赋龉こ痰倪M(jìn)度及相應(yīng)產(chǎn)生哪些資料,將會起到很好的效果;培訓(xùn),公司對資料員集中培訓(xùn)后上崗。

2.2 分類整理、入盒。(1)分類。在分單位工程(或標(biāo)段)階段、專業(yè)的基礎(chǔ)上,監(jiān)理過程資料可按其內(nèi)容的不同分成若干類,比如合同、準(zhǔn)備階段文件、綱領(lǐng)性文件、監(jiān)理記錄、造價(jià)、工程材料/構(gòu)配件報(bào)審、安全文明資料、其它文件、施工管理文件、施工記錄、竣工驗(yàn)收、聲像等大類,每大類下可再分屬類,比如監(jiān)理記錄下的屬類可分監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理例會紀(jì)要、監(jiān)理工程師通知單/回復(fù)單及臺賬、旁站記錄、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。(2)排列。每一大類或?qū)兕愊碌奈募磿r間的先后順序排列,相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起。例如,監(jiān)理工程師通知單及回復(fù);安全隱患整改通知書及回復(fù);材料報(bào)審表與廠家檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、見證取樣記錄、第三方檢測報(bào)告;正文與附件;塔吊安裝/使用/拆除的資料:告知書、備案登記證、安/拆單位的資質(zhì)證書及安全許可證副本、安/拆合同及與總包簽訂的協(xié)議、安/拆人員的上崗證、施工方案、安全技術(shù)交底、驗(yàn)收記錄、合格證明文件、司機(jī)、司索上崗證、旁站記錄等。按通知在前回復(fù)在后,正文在前附件在后的順序排列,形成一系列程序的、有內(nèi)在聯(lián)系的、又一目了然的文本,就能跟清楚地了解事情的進(jìn)展情況。(3)編號。每一大類對應(yīng)一個類別號,可以用字母或數(shù)字表示。如(1)中所示的各大類,可用1-12表示,1代表合同、2代表準(zhǔn)備階段文件、3代表綱領(lǐng)性文件、4代表監(jiān)理記錄……,4.1代表監(jiān)理日記,4.2代表監(jiān)理月報(bào)……,如此類推。

文件盒的編號方法(在盒脊):

4.2-(1)

盒號(第1盒)

屬類(第2屬類:監(jiān)理月報(bào))

大類類別號(第2大類:監(jiān)理記錄)

若大類4下的所有文件都能放在一個盒內(nèi),則編號可只寫“4”,代表所有大類4下面的文件。

文件的編號方法:盒內(nèi)每份文件要有自編號,編寫在文件右上角,用鉛筆,用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,從“1”開始。相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起只編一個文件號。

2.3 保管。資料的管理、保管原則上設(shè)專職資料員負(fù)責(zé)。可以不必做到像檔案庫房管理那么嚴(yán)格,但防潮、防濕、防盜(這里指自取自放)還是有必要的,資料最好存放在板房的二樓,設(shè)專門的柜子,上鎖。

2.4 利用。資料的保管、利用專人負(fù)責(zé)。調(diào)閱、返還都需經(jīng)資料員操作,項(xiàng)目人員不能隨便取放。設(shè)收發(fā)文登記本、借閱、復(fù)印登記本,資料的進(jìn)、出都必須登記。

2.5 檢索。隨著工程的進(jìn)度,資料會越來越多,只要按以上步驟歸類整理好,編寫了與紙質(zhì)版同步的電子目錄,所有的信息都可以通過電腦搜索來完成。一打開目錄就能獲悉所有文件的信息,大大節(jié)省了工程師翻查文件的時間,大大提高了工作效率。所以說,一個好的資料員能減輕一個工程師的工作量。

2.6 資料的交接。指的是資料員離任時與下一任的資料交接。資料交接要每盒資料都以目錄為基準(zhǔn),文件名稱、數(shù)量要逐份核對清楚,然后交接雙方在目錄上簽署姓名、日期,新任資料員留原件,復(fù)印一份給離任的資料員。

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