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關鍵詞：醫院基建工程檔案 建設和利用
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
1醫院基建工程檔案特點
醫院基建工程檔案是在工程項目建設過程中累積成套的資料。工程項目的檔案材料是有機聯系的整體，圍繞一個工程項目的基本建設活動形成了一個互相之間密切聯系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實施過程按一定的內在規律產生，并被傳送到相關的部門和資料的需要者，形成工程項目實施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術個性特征，它具有原始數據來源的分散性，加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實性、專業性和重復使用性［1］。
基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性，一是具有使用價值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節省人力、物力、財力，縮短設計、施工、結算周期；同時為醫院的基建提供有價值的信息，為領導的決策提供有力的依據。只有充分了解和認識醫院基建工程檔案的價值，才有可能從實際出發，進行具體分析，發現其使用價值，充分發揮基建工程檔案的社會效益和經濟效益，更好地為醫院教育和科研服務。
2醫院基建工程檔案的構成
醫院基建工程檔案構成內容可分為工程準備階段檔案、工程設計檔案、工程施工檔案、工程竣工結算經濟檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據基建檔案形成的特點，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統性，應實行檔案工作與工程建設同步收集管理的原則。①工程準備階段檔案包括項目建議書，可行性研究報告，批準的立項報告，土地征用、拆遷補償文件，批準的醫院規劃圖，有關部門測繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規劃許可證、施工許可證等。②工程設計檔案包括委托設計合同，地質勘探資料，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。④工程竣工結算經濟檔案包括招標文件，中標通知書，投標文件(或工程概、預算書)，竣工結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字敘述的簡單維修、裝修內容，招投標文件，工程結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。
3 醫院基建工程檔案的作用
要搞好醫院基建工程檔案的建設，首先要全面、深入地認識醫院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫院的建設和發展服務，檔案離開了“作用”其價值就無從體現。
3.1 對同類工程設計具有重復利用和參考價值醫院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預算、竣工結算和各項記錄等技術資料轉化而來，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映醫院基本建設的完整過程。尤其是工程設計檔案的最大特點是可以重復利用，這是基建工程檔案通用性強的特征決定的，例如一些醫技樓，
病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設計檔案一般已經過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設計質量減少設計成本［3］。
3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價值醫院基建工程檔案對日常維修中的實用價值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環節。每年年初醫院對修、購專項資金投資估算和立項申報，維修工程招標時的工程量清單編制及竣工價款的結算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價值得到了充分體現。利用工程竣工結算檔案中的工程結算書中相關工程項目造價加以調整，就是一份準確的投資估算；利用設計檔案的竣工圖紙對維修內容和要求進行詳細說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結算經濟檔案中的工程量計算書和審計工作底稿，維修工程價款結算可以做到快速準確。地下管網的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎設施工程檔案，學校基礎設施的維護與管理需要基建檔案提供詳細信息。
4 醫院基建工程檔案的建設
醫院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個方面的工作。
4.1 提高人員素質，增強檔案意識 要增強檔案意識，改變“在檔案收集時你送我要，在檔案利用上你查我調”的狀態，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習慣。要加強基建工程檔案管理人員的素質訓練，選拔有事業心和責任感、具有一定專業知識的人員擔任檔案管理工作，同時考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平。
4.2 完善管理機制，健全崗位責任制 在重視基建工程進度、質量、造價等環節的同時，要建立和完善基建檔案管理的有效機制。由于醫院基建工程檔案冗繁的特征，它的內容多、種類雜、收集時間長，故必須建立崗位責任制，責任到人，分工合作，獎勵先進，鞭策落后，這是一項難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實處。施工單位應做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，圖紙會審紀錄，設計修改通知、定位放線測量記錄，材料出廠合格證，材料質量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。監理單位應收集在監理活動中形成的具有價值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質量檢查記錄、檢查報告、工程質量等級評定材料，包括分項工程、分部工程、單位工程質量等級評定、基礎處理基礎工程施工記錄、現場監理例會記錄、監理月報、監理指令，沉降觀察記錄各種驗收文件等。基建部門應收集作為基建職能部門在進行建設過程中與有關部門之間產生的相關工程建設的文件、函件，如設計文件、招投標文件，政府有關職能部門批文等。審計部門應收集在審計過程中對施工單位所提供的審計資料的真實性、完整性、可靠性的確認資料，市場材料價格確認資料、收集工程量計算書、結算過程的初審意見、核對后意見，終審意見及完整的結算審計報告及審計底稿等。醫院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責范圍，對于施工過程的經濟技術資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關心檔案，自覺收集、保管、愛護檔案的習慣。
4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進現代化管理技術，為檔案管理現代化、電子化提供物質基礎。計算機的運用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發展，基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用［4］。對于工程竣工結算等資料必須做到電子存檔。
4.4 規范建檔程序。密切協作關系 在每項工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準備工作，要保證資料收集與工程建設同步進行，在工程建設前期，檔案人員要及時了解工程的總體安排，對需要收集的資料做到心中有數；在施工過程中，基建檔案人員要深入施工現場。要加強對基建管理單位檔案工作的指導、督察，并定期對檔案進行階段性清查清欠，對沒有及時歸檔的部分，要列出清單及時索取，借用檔案的要及時督促歸檔，以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。
4.5 科學分類。系統立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環，立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規模大小不一、復雜程度不同，產生的檔案數量也不一樣，隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應考慮項目特點及其內在聯系，要依照有關規定和要求進行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。
4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時有發生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統增加，強電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字敘述，對于這些都應進行有關資料的整理，該補圖的補圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結算資料一起納入變更檔案管理，使學校的基建工程檔案不斷的充實完善，有利于今后查閱和重復利用。
5 結語
基建工程檔案是醫院的寶貴財富，是醫院基本建設的歷史記錄，反映了醫院基礎設施和固定資產的整體水平，隨著醫院規模的擴大、辦院條件的改善，醫院的基本建設檔案會大量產生，隨之而來的維修工程也會大量增加，檔案的開發利用價值會不斷顯現，醫院基建工程檔案的管理是醫院基建管理的基礎，在醫院基本建設中起著不容忽視的作用，只有加強其建設，認識其重要性，才能更好的發揮它的作用。
參考文獻
［1]王傳宇；科學技術檔案管理學［M］.北京:檔案出版社,1986
［2]朱曉青；醫院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學學報,2002,18
【關鍵詞】醫院檔案；檔案管理；檔案文化
【中圖分類號】R197.322 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0612-02
醫院檔案是在醫院各項醫療、教學、科研、預防保健、衛生行政管理以及其他各項活動中形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院重要的信息資料和寶貴財富，更是醫院開展工作的可靠依據。為了更好保存醫院歷史真實面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。
1 開展檔案管理的必要性
1.1 實現檔案管理是醫院自身發展的需要
當前醫院規模不斷擴大，各項醫療活動產生了龐大的具有保存價值的醫療檔案特別是一些科研資料。現代化醫院要求規范化管理的結果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級醫院評審過程中檔案資料不僅是評審的重要依據同時檔案管理還是評審的一項重要指標；其次自《醫療事故處理條件》出臺后，要求醫院在處理醫療事故時“舉證責任倒置”，這就倒逼醫院在進行診療時，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關的所有信息，包括法律法規、醫療標準、操作常規、財務收費、各種設備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質證明等。實現醫院檔案的統一管理有利提高醫院管理水平，保持醫院可持續發展。
1.2 開展檔案管理是落實國家檔案法規的需要
《中華人民共和國檔案法》規定，全部檔案均由本機關檔案部門集中統一管理。同時昆山檔案局對本地區檔案管理工作提出了三年目標，要求各部門做好檔案室建設和達標升級工作。為了改變當前醫院檔案分散保管的狀況，需有一個綜合管理檔案的職能部門，推動醫院檔案管理規范化科學化現代化進程，促進檔案開發利用，提升檔案管理水平更好的為醫院建設和發展服務。
2 醫院開展綜合檔案管理建設的具體方法
如何做好檔案建設與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點、高標準為工作目標。通過“三項工程”對醫院檔案工作實施管理，實現檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進醫院文化發展。
2.1 實施檔案管理的建設工程，夯實基礎
2.1.1 設施設備建設
檔案庫房的設施建設是醫院開展檔案管理的先決條件，檔案庫房選址得當便于檔案的保管利用，做到檔案庫房、辦公室、閱檔室三分開，庫房面積要有一定的預留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設備，落實“八防”措施，醫院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。
2.1.2 組織網絡建設
建立檔案的三級管理網絡體系，醫院檔案管理委員會領導開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業務部門；各職能科室負責人是部門檔案第一責任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負責本部門各類檔案材料的收集、預整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。
2.1.3 工作制度體系建設
三個不同層次、不同重點內容的制度構成了醫院檔案工作的制度體系，分別為：工作規章是醫院檔案工作的綱領性文件，將醫院檔案系統分為6大類12小類82項；管理制度由檔案的保管、調閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責組成；檔案的業務規范性文件包括需要區分各類檔案的不同生命周期和價值的保管期限表，以及規定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫院檔案部門在建設的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對檔案工作制度體系不斷的充實和完善以適應科學管理需要。
2.1.4 基礎業務建設
檔案的業務工作主要包括四個方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對文書檔案產生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動各職能部門規范科室管理，提高科室管理水平，為等級醫院評審打下基礎。除文書檔案外需同時做好會計、基建、設備、科研等檔案的收集工作，對于反映醫院主要職能活動情況的照片、聲像、實物等特殊載體檔案應隨時收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內（包括退休職工）廣泛征集反映醫院歷史的文字、圖片、實物、影像等有價值檔案。
根據《醫院檔案分類實施細則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。
由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會計的憑證檔案等，需做到“四”統一，即統一制度、統一標準、統一目錄、統一管理。
2.2 通過人才培養工程， 提高專業水平
檔案工作人員專業水平和業務素質的好壞，直接影響檔案質量以及開發利用效率。檔案工作是一項業務性很強的工作，檔案人員除掌握專業知識外，還涉及文書學、計算機基礎學、圖書情報學等領域，因此只有不斷更新觀念重視自身業務能力，才能適應新時期檔案管理的需要。加強隊伍建設我們的做法：（1）引進（或招聘）檔案專業本專科實用型人才。（2）選調目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過繼續教育的方式完成檔案專業學習。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓。（4）不定期對專（兼）職檔案員進行崗位考核。
2.3 通過信息化工程，完成數字檔案
檔案管理的本質就是保存有用資料用于今后的開發利用，加強檔案管理信息化建設就是為了提高檔案開發利用率[1]。依托現有的醫院綜合內網平臺，建立符合醫院特點的檔案管理系統軟件，軟件除了具有數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等功能模塊外，無縫對接醫院內網平臺，實現內網電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。
目前保存的紙質檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們在進行檔案管理的建設階段就提出對所有檔案進行數字化處理，建立醫院的數字檔案室以達到及時提供利用，資源共享的目的[2]。
以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時期醫院檔案管理的工作，發揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設更好的為醫院服務，需要我們檔案人的不懈努力。
參考文獻：
【關鍵詞】高校 基建工程檔案 基建管理
基建工程檔案也稱工程建設檔案，是指在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的、有保存和利用價值的竣工圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關經濟技術資料。它是工程建設及竣工驗收、交付使用的必備條件，也是對工程進行管理、改建、擴建、修繕的重要資料。隨著醫院基建工程的迅速發展，基礎設施建設不斷完善，基建工程檔案作為一個獨立的檔案管理門類，也越來越受到醫院檔案管理部門的重視，搞好基建工程檔案建設，提高檔案的實用價值顯得非常重要。
1
醫院基建工程檔案特點
醫院基建工程檔案是在工程項目建設過程中累積成套的資料。工程項目的檔案材料是有機聯系的整體，圍繞一個工程項目的基本建設活動形成了一個互相之間密切聯系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實施過程按一定的內在規律產生，并被傳送到相關的部門和資料的需要者，形成工程項目實施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術個性特征，它具有原始數據來源的分散性，加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實性、專業性和重復使用性［1］。
基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性，一是具有使用價值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節省人力、物力、財力，縮短設計、施工、結算周期；同時為醫院的基建提供有價值的信息，為領導的決策提供有力的依據。只有充分了解和認識醫院基建工程檔案的價值，才有可能從實際出發，進行具體分析，發現其使用價值，充分發揮基建工程檔案的社會效益和經濟效益，更好地為醫院教育和科研服務。
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醫院基建工程檔案的構成
醫院基建工程檔案構成內容可分為工程準備階段檔案、工程設計檔案、工程施工檔案、工程竣工結算經濟檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據基建檔案形成的特點，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統性，應實行檔案工作與工程建設同步收集管理的原則。①工程準備階段檔案包括項目建議書，可行性研究報告，批準的立項報告，土地征用、拆遷補償文件，批準的醫院規劃圖，有關部門測繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規劃許可證、施工許可證等。②工程設計檔案包括委托設計合同，地質勘探資料，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。④工程竣工結算經濟檔案包括招標文件，中標通知書，投標文件(或工程概、預算書)，竣工結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字敘述的簡單維修、裝修內容，招投標文件，工程結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。
3 醫院基建工程檔案的作用
要搞好醫院基建工程檔案的建設，首先要全面、深入地認識醫院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫院的建設和發展服務，檔案離開了“作用”其價值就無從體現。
3.1 對同類工程設計具有重復利用和參考價值 醫院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預算、竣工結算和各項記錄等技術資料轉化而來，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映醫院基本建設的完整過程。尤其是工程設計檔案的最大特點是可以重復利用，這是基建工程檔案通用性強的特征決定的，例如一些醫技樓，
病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設計檔案一般已經過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設計質量減少設計成本［3］。
3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價值 高校基建工程檔案對日常維修中的實用價值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環節。每年年初醫院對修、購專項資金投資估算和立項申報，維修工程招標時的工程量清單編制及竣工價款的結算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價值得到了充分體現。利用工程竣工結算檔案中的工程結算書中相關工程項目造價加以調整，就是一份準確的投資估算；利用設計檔案的竣工圖紙對維修內容和要求進行詳細說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結算經濟檔案中的工程量計算書和審計工作底稿，維修工程價款結算可以做到快速準確。地下管網的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎設施工程檔案，學校基礎設施的維護與管理需要基建檔案提供詳細信息。
4 醫院基建工程檔案的建設
醫院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個方面的工作。
4.1 提高人員素質，增強檔案意識 要增強檔案意識，改變“在檔案收集時你送我要，在檔案利用上你查我調”的狀態，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習慣。要加強基建工程檔案管理人員的素質訓練，選拔有事業心和責任感、具有一定專業知識的人員擔任檔案管理工作，同時考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平。
4.2 完善管理機制，健全崗位責任制 在重視基建工程進度、質量、造價等環節的同時，要建立和完善基建檔案管理的有效機制。由于醫院基建工程檔案冗繁的特征，它的內容多、種類雜、收集時間長，故必須建立崗位責任制，責任到人，分工合作，獎勵先進，鞭策落后，這是一項難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實處。施工單位應做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，圖紙會審紀錄，設計修改通知、定位放線測量記錄，材料出廠合格證，材料質量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。監理單位應收集在監理活動中形成的具有價值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質量檢查記錄、檢查報告、工程質量等級評定材料，包括分項工程、分部工程、單位工程質量等級評定、基礎處理基礎工程施工記錄、現場監理例會記錄、監理月報、監理指令，沉降觀察記錄各種驗收文件等。基建部門應收集作為基建職能部門在進行建設過程中與有關部門之間產生的相關工程建設的文件、函件，如設計文件、招投標文件，政府有關職能部門批文等。審計部門應收集在審計過程中對施工單位所提供的審計資料的真實性、完整性、可靠性的確認資料，市場材料價格確認資料、收集工程量計算書、結算過程的初審意見、核對后意見，終審意見及完整的結算審計報告及審計底稿等。醫院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責范圍，對于施工過程的經濟技術資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關心檔案，自覺收集、保管、愛護檔案的習慣。
4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進現代化管理技術，為檔案管理現代化、電子化提供物質基礎。計算機的運用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發展，基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用［4］。對于工程竣工結算等資料必須做到電子存檔。
4.4 規范建檔程序。密切協作關系 在每項工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準備工作，要保證資料收集與工程建設同步進行，在工程建設前期，檔案人員要及時了解工程的總體安排，對需要收集的資料做到心中有數；在施工過程中，基建檔案人員要深入施工現場。要加強對基建管理單位檔案工作的指導、督察，并定期對檔案進行階段性清查清欠，對沒有及時歸檔的部分，要列出清單及時索取，借用檔案的要及時督促歸檔，以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。
4.5 科學分類。系統立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環，立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規模大小不一、復雜程度不同，產生的檔案數量也不一樣，隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應考慮項目特點及其內在聯系，要依照有關規定和要求進行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。
4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時有發生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統增加，強電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字敘述，對于這些都應進行有關資料的整理，該補圖的補圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結算資料一起納入變更檔案管理，使學校的基建工程檔案不斷的充實完善，有利于今后查閱和重復利用。
5 結束語
基建工程檔案是醫院的寶貴財富，是醫院基本建設的歷史記錄，反映了醫院基礎設施和固定資產的整體水平，隨著醫院規模的擴大、辦院條件的改善，醫院的基本建設檔案會大量產生，隨之而來的維修工程也會大量增加，檔案的開發利用價值會不斷顯現，醫院基建工程檔案的管理是醫院基建管理的基礎，在醫院基本建設中起著不容忽視的作用，只有加強其建設，認識其重要性，才能更好的發揮它的作用。
參 考 文 獻
［1]王傳宇.科學技術檔案管理學［M］.北京:檔案出版社，1986:28
［2]朱曉青.醫院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學學報，2002，18，(2):95-96．
關鍵詞：醫院基建、檔案收集、管理
中途分類號： G270文獻標識碼：A文章編號：
一、前言
一般來講，醫院基建檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等六項工作。收集工作是檔案工作的起點和基礎。
二、基建檔案資料收集范圍要明確
基建檔案資料管理工作的基礎是醫院基建檔案資料收集，即基本信息的收集，它牽涉面廣、內容繁雜、專業性強、時間跨度大，同時又是最關鍵的一個環節。因此，對基建檔案資料的收集要有一個明確的范圍。凡是基建工作具有查閱、考證、利用價值的文件材料、文字資料、相關說明材料、圖紙、照片、錄音、錄像帶、光盤及數字資料等，均應立卷歸檔。
醫院基建工程項目一般要經過調研、商討、立項、施工到竣工驗收、試運行等幾個階段，每個階段會產生不同的文件資料，如:有前期立項文件、建設用地審批文件、勘查測繪文件、設計文件、預算招投標文件、開工審批文件，進度控制、質量控制、造價控制和監理總結，土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件，綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用文件、聲像及電子檔案文件等。對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在各個階段所產生的文件資料又有所不同。以某醫院外科綜合樓工程項目為例，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統等之外，還有中心管道供氧、負壓、監控等設備系統。因此，建議有關基建的處室應在準備施工前告之檔案管理人員，而專職檔案工作者也應盡量主動的做好基建檔案收集的說明工作，要事先了解清楚工程項目的規模和使用功能等情況，以便在資料收集和匯總時做到信息收集完整準確，列出必須收集的檔案資料項目單，印發到相關單位和部門及時填寫、記錄。
三、醫院基建檔案的收集工作中需要注意的問題
1. 采取有效措施，控制各個環節
為了確保醫院基建項目檔案資料能夠按時、按質、按范圍收集齊全、完整，就應在各個階段采取不同的措施。
(1)建立健全檔案管理網絡
醫院各相關部門、施工單位、監理單位等應有專人負責基建項目資料的收集、整理與歸檔工作，并將其納入有關領導、部門和有關人員職責考核范圍，做到職績掛鉤，獎懲兌現。
（2）使醫院基建檔案管理做到“四同步”
即：項目籌備立項與項目建檔同步；簽訂勘察、設計、施工、監理、設備訂貨等有關合同、協議與提出項目檔案歸檔同步；項目建設過程與檔案形成、積累同步；項目交付驗收與項目竣工檔案交付驗收同步。
(3)醫院檔案管理部門從每個基建項目申報開始就應指派專人深入基層做到前端控制，全程管理。
（4）檔案人員要參加醫院基建項目調度會，及時了解項目進展情況，在施工技術文件形成、積累階段就要把施工技術文件編制竣工文件的要求灌輸給施工單位。從而保證了歸檔文件的質量。
在施工階段照片檔案、聲像檔案的收集是個薄弱環節，那么檔案人員要在項目調度會上適時地強調此類檔案的收集，就會豐富檔案館的館藏。在施工過程中檔案人員要有針對性地解決問題，避免施工單位在工作中走彎路現象。在參與項目管理的同時要隨時掌握好設計單位設計圖紙的質量。要求圖紙反差效果良好，能夠滿足日后縮微和計算機掃描的要求，圖紙不能缺邊框，尤其不能缺左側會簽欄。對于一張圖紙改動超過三分之一的就要重新出圖。
2. 落實好基建檔案收集責任
醫院基建項目都會涉及諸多部門，環節較復雜，因此在不同時期的各個階段、各部門會形成不同的檔案材料。項目前期階段形成的文件材料基本上都是由本單位各個部門形成。越是本單位的，往往越難收集。由于制度不健全或是沒有很好地去執行考核制度，導致各部門人員檔案歸檔意識差，歸檔渠道不暢通。項目施工階段是由所有參與項目建設的各家施工單位進行歸檔。如果醫院基建是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項目由甲方分別向幾個單位發包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。醫院工程項目監理階段由監理單位負責收集、整理和監理有關的檔案資料。在工藝設備階段由本單位相關部門負責收集、整理檔案資料，涉及到安裝調試階段還應由施工單位負責收集、整理檔案資料。引進項目階段也是由本單位相關部門負責收集、整理檔案資料。投產準備、試生產、竣工驗收階段及科研攻關階段都是由本單位相關部門負責收集、整理。
3.重視基建檔案信息化管理
隨著信息技術的發展, 電子文件作為一種新型的信息載體已越來越多地出現在基建檔案領域 (如設計圖、三維效果圖等 ), 以磁性材料和光學材料為載體的電子文檔將逐步替代傳統的紙質檔案載體, 運用 IT技術進行檔案現代化管理具有占用空間小、儲備信息量大、應用能力強、轉輸速度快等特點, 能及時、大量地提供檔案信息, 提高工作效率, 是檔案管理史上的一大突破。對此, 作為醫院基建檔案管理工作者應有足夠的認識, 如果條件允許, 最好能利用醫院既有的信息系統, 減少重復投資。
四、加強醫院基建檔案管理工作
1. 醫院基建檔案管理人員要不斷提高檔案管理水平
醫院基建工程管理者以及員工要掌握專業基礎知識，掌握先進的經驗和技術，不斷的從觀念上進行轉變和深化。現階段相關工作者需要定期學習、并且在實踐過程中不斷加強員工的內在素質，促成相關工作能夠達到見效快、范圍廣等特點。在此過程之中需要加強職業道德的培養，并且杜絕不良現象的產生，包括嚴格執行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規劃化、標準化的促進效果。作為工程建設的組成部分，做好各個環節的溝通以及信息的交流，既達到良好的保障效果，同時為后續的工程項目建設提供優良的基礎。
2. 建立健全基建檔案規章制度，完善基建檔案管理體制
每個參建部門應設立專職機構，并配備專職檔案管理員來管理檔案資料。要明確崗位職責，構建網絡信息平臺，增進建設單位、施工單位與檔案管理機構之間的溝通和交流。針對跨國工程項目或重大工程項目，要秉承效率第一的工作原則，結合我國基本國情，適當借鑒國外成功的管理經驗，建立高水準、現代化的基建檔案專業管理模式。
3. 增強對檔案重要性的認識，轉變觀念
正確認識醫院基建檔案是提高基建工程管理質量的關鍵和保證，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性。要做好醫院基建檔案管理工作，除要求檔案行政管理部門認真負責以外，還需要建設單位、施工單位、工程監理等多個部門通力協作。所有工作人員首先端正工作態度，從思想觀念上對檔案管理工作予以重視，要從大局出發，不斷強化責任意識，結合檔案利用實例，提高基建檔案管理水平。
4. 做好基建檔案驗收工作
開展醫院基建檔案驗收工作，首先要認真貫徹落實驗收及備案制度，強化檔案文件的質量管理，改進檔案管理工作中不合理之處，使工作流程更加順暢。基建工程竣工驗收前，城建檔案管理部門都要按工作流程對所有基建檔案進行驗收，通過驗收后即可開始竣工驗收。
五、結語
綜上所述，醫院基建檔案作為醫院檔案管理的重要組成部分，是醫院整體規劃和管理的重要組成部分，是醫院歷史記錄和今后改建、擴建工作的重要憑證和依據。因此，對基建檔案管理工作的連續性、真實性和完整性進行強化，具有十分重要的意義
參考文獻：
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［2］劉巖巖：《基建檔案建設與管理工作的探討》，《四川有色金屬》， 2011年04期
[關鍵詞] 醫院基建檔案管理；作用；措施
[中圖分類號] R-331 [文獻標識碼]A[文章編號]1673-7210（2008）10（a）-165-02
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1 基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
[1]朱俊.檔案管理現代化的重要性[J].中華現代醫院管理雜志,2004,2(5):450-452.
【關鍵詞】檔案管理，病歷，功能定位，實踐
作為檔案管理的一個重要分支—醫院檔案管理，其在推動單位內涵發展中起到著不可替代的作用。與其它檔案管理一樣，醫院在檔案管理中也涉及到病歷管理、人事管理等項目。但從目前業界的關注度來看，似乎對于病歷檔案管理的重要性缺乏足夠認識。由此，筆者將針對病例檔案管理（以下簡稱：檔案管理）為考察對象。
在眾人眼中醫院就是一個救死扶傷的單位，實則不然，醫院在履行醫療救助職責的同時，還會進行教學和課題研究。而后者的開展不僅能促進本醫院的業務成長，還能為社會提供更多的醫務工作者。此時，就對檔案管理提出了更高的要求。實踐表明，正是因為長期以來未能充分挖掘檔案管理的功能，導致諸多文檔資源無法構成醫院核心競爭力的組成元素。
鑒于以上所述，筆者將就文章主題展開討論。
一、醫院檔案管理的功能定位
若要充分發揮檔案管理的功效，首先就需要解析其的功能定位。筆者認為，在遵從一般檔案管理的功能外，病歷檔案還具有自身特殊的功能。為此，以下將從兩個方面進行討論。
（一）一般定位
1.匯總整理資料。與一般檔案管理一樣，管理人員需要將已發生醫療活動的文檔資料進行匯總和整理。匯總和整理的目的在于妥善管理這些敏感信息，從而避免造成患者隱私的外泄。同時，作為本單位醫療活動的記錄，將在匯總和整理過程中，形成醫院寶貴的歷史資料。
2.提供業務資料。當各業務科室針對某一患者進行診斷時，其不僅需要借助以往的治療案例進行對比；若是復診病人，還需要根據他以往的治療記錄給予比較。因此，這時檔案管理還涉及到提供業務資料的功能。當然，這依賴于檔案的標準化管理模式。
（二）特殊定位
特殊功能的形成歸因于醫院社會職能的多元性，其不僅扮演著眾人熟悉的救助職能，還承擔著臨床應用型課題和教學任務。此時，在以案例教學為導向，以及將以往治療經驗融入課題研究中時，檔案管理的特殊功能便產生了。
1.輔助科研。不可否認，并不是任何醫院都能承擔起科研任務。但至少存在這方面的需求，即使在與醫科大學或其它科研機構進行合作研究的情況下，將本單位病歷檔案作為問題載體，也將促進自身業務的提升。
2.輔助教學。諸多醫院都會接受實習生，甚至部分醫院就屬于教學、科研、臨床為一體的大型機構。這時的檔案管理就能在充實教學人員的授課內容，以及進行專題講座提供關鍵的案例支撐。
二、醫院檔案管理的實踐
盡管解析出病歷檔案管理的諸多功能，但在現實中似乎只是滿足了一般。究其原因是多方面的，但缺乏組織建設、制度建設和信息化建設的狀況下，這種功能缺位的存在也就并不奇怪了。為此，以下將圍繞著上述三項建設進行實踐探討。
（一）檔案管理組織建設實踐
作為獨立的職能部門，在醫院組織結構設計中實則已經考慮到了組織建設問題。但隨著目前諸多醫院逐漸步入內涵發展的道路，以往的組織結構已難以適應當下的信息化管理要求呢。因此，在現有組織基礎上應增設信息化管理科室（或專職人員），從而為各項功能的發揮提供技術支持。同時，檔案管理的職能隸屬關系應給予明晰，從而在實施匯總、整理、信息挖掘等功能時，能得到相對獨立的決策權。
（二）檔案管理制度建設實踐
無論醫院檔案管理的功能如何重要，它本質上都體現為一個服務部門。抓住這一點，就要求該部門首先應與各業務科室建立起互動、交流的長效機制。為此，制度建設的切入點就在于，促使檔案人員履行跨部門的協同工作。期望通過這種方式，來不斷獲取各業務科室以及教學、科研的需求需求信息，從而為挖掘檔案資源提供方向。同樣，各業務科室將病歷資源及時送報和歸還，也應在制度約束下來進行。
（三）檔案管理信息化建設實踐
目前，大部分醫院都開展了檔案的信息化管理模式。借助信息化平臺，不僅加速了部門的服務效率，也在準確性上得到的顯著提升。然而，當下仍需開展一項工作。那就是根據本醫院的要求，運用數字化管理形式來為檔案進行編號和歸類（如使用條形碼技術）。這樣一來，就能全方位的履行醫院檔案管理的各項功能。
綜上所述，以上便構成筆者對文章主題的討論。不難看出，本文在獨特的視角下對文章主題進行了有益的探索。
三、小結
根據本文的探討，醫院檔案管理的功能定位可區分為：一般和特殊。實踐表明，特殊仍處于缺位狀態。因此，在實踐中應圍繞著：組織建設、制度建設、信息化建設展開工作。
參考文獻：
[1]張毅.重視醫院檔案價值 強化醫院檔案管理[J].決策探索，2012（10）.
一、當前我國醫院基建檔案管理中存在的問題
（一）缺乏基建檔案管理的復合型人才。基建檔案是工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙和聲像等各種歷史記錄，對于后期的維護管理具有重要的意義，因此，需要對建設過程中的各項技術資料進行收集、整理，進而形成完整的檔案。基建檔案管理對檔案管理人員的要求較高，不僅需要具有檔案管理方面的專業知識，同時還要了解基建過程中的各項技術資料，才能夠確保基建檔案的高效管理。但是在實際操作過程中，部分醫院的檔案管理部門缺乏這種復合型人才，要么是熟悉檔案管理知識，但是對基建過程中技術資料知之甚少，所以在收集資料的過程中，容易造成技術資料的缺失；要么是從事基建工程的管理人員，負責檔案資料的整理，但是由于缺乏檔案管理專業知識，所以在分類以及整理過程中比較混亂，不利于基建檔案管理工作的高效開展。
（二）保障制度有待完善。雖然我國《檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是部分醫院沒有制定相關基建設備檔案的收集、管理制度；有些醫院所制定的基建設備檔案規范因政策水平的差異而大相徑庭，所以不利于醫院基建檔案管理工作的有序開展。
（三）基建歸檔質量有待提高。醫院主體建設工程從立項到竣工需要較長的周期，而在此過程中會不斷的產生新的材料，而有些醫院的基建檔案卻沒有將各個時間段的資料收集齊全，致使基建檔案資料不完整，對以后基建檔案管理工作的開展產生一定的影響。
（四）檔案資料載體缺失。按規定，基礎建設施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件，但在實際操作過程中，由于種種原因導致聲像檔案的收集效率不高，進而缺失很多珍貴的資料，從而影響到基建檔案的管理質量。
二、如何加強醫院基建檔案管理的措施分析
（一）加強基建檔案管理隊伍建設。基建工作是醫院經營發展過程中的重要組成部分，是醫院開展各項業務的基礎保障，所以醫院檔案管理部門應該高度重視基建檔案管理，并且設置專業人員進行基建檔案管理工作，從而提高基建檔案管理的效率，為醫院的正常運轉創造有利的條件。由于基建檔案管理不同于其他檔案的管理，其中涉及到很多技術性的資料，所以對檔案管理人員有較高的要求，不僅要具有專業的檔案管理知識，同時還要熟悉基礎建設流程，了解各項技術資料之間的關聯，從而確保基建檔案管理工作的有序開展。所以醫院檔案管理部門應該注重對這種復合型人才的培養，為基建檔案管理工作的高效開展奠定堅實的基礎。
（二）完善保障制度。基建檔案和別的檔案不同，比較大型或重點的建設項目，在基建檔案館是一定有一份備案的。因此，醫院檔案館可以對大型、重點基建項目和本醫院的一般基建項目檔案管理分別對待，只需保存醫院經常利用的基建檔案。這樣可以在減少人力、物力、財力的同時達到基建檔案歸檔和可利用的效果。
（三）提高基建檔案歸檔質量。進行部門立卷之后，醫院的基建檔案最終還是要由基建部門移交到檔案館，這就要求檔案部門制定一個可行的接收、移交制度。切實可行的基建檔案接收、移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動性，從而能夠主動有效地進行指導、監督，使基建檔案及時的、規范的歸檔。醫院主體建設工程從立項到竣工驗收要經過一年甚至幾年的時間，有的建設工程雖已完工，但因工程款結算或其他問題仍未驗收完畢，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯系，是反映該建筑實際建設過程的真實記錄，都應按該工程項目立卷歸檔，這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進行。
（四）創新管理。從基建檔案形成情況看，多數醫院雖有悠久的建院史，但又非專門建筑單位，所以基建檔案跨越歷史時間較長，絕對數量較大，每年新增檔案數量相對有限。因此，如果購置專用掃描設備，在將現有竣工圖紙材料集中掃描完成后，未來每年的工作量是不充分的。考慮到投入-產出相比關系，醫院檔案部門專為基建圖紙掃描而購置大型、高效掃描儀，經費投入過高，且相對于專業建筑設計單位工作量，投入與產出不成比例。為此，可采用社會化服務方式，由建筑設計專業圖文公司負責將基建圖紙進行掃描，完成圖形文本及光盤刻錄工作。
一、企業人力資源檔案工作的觀念
傳統的企業人事管理工作存在許多的局限性，隨著社會經濟的發展，人事制度的相應改革，更加人性化的人力資源檔案工作的觀念隨之誕生。它在安全性、準確性、速度性以及效率方面都具有明顯的優勢。
企業的人力資源檔案工作針對的是企業的職工各方面信息，因此在人力資源工作中應更加重視數字化的管理理念。隨著社會日益激烈的競爭，人才的流動性也日益頻繁，因此，企業對于人才的信息要求也逐漸提高，數字化可以幫助人力資源檔案工作獲得更加安全、更加準確、更加快捷的人才信息。檔案工作的信息化適應了社會發展的需要，同時，信息化可以相對降低企業的管理成本，提高信息的流通速度，因為人力資源檔案不僅包含職工的最基本信息，而且還包含著其信用信息和健康的信息，另外其信息的來源較為復雜、多樣，借助數字化可以便捷分散信息的集中管理，減少人力、物力以及財力的消耗。所以數字化對于企業人力資源檔案工作是較為理想的模式。另外，借助對于權限的限制可以較好的保障人力資源相關材料的安全性、準確性以及完整性，同時還可以較好保護個人的隱私權和知情權。
二、企業人力資源檔案工作存在的問題
企業的職工檔案管理是企業人力資源檔案工作的基礎。職工人力資源的檔案工作主要是維護職工工作期間的人力資源相關的數據以及其自身的有關數據，但是由于多種因素的共同作用，使得職工的人力資源檔案工作存在許多的問題。
（一）忽視企業人力資源檔案工作的重要性。雖然人力資源檔案工作對于企業的發展十分重要要，但是，目前我國仍有許多企業忽視了這種重要性，對于人力資源檔案工作的重視度不足，在檔案工作方面意識較為淡薄。另外，企業從事人力資源檔案工作的管理人員對于檔案管理自身就沒有足夠的重視，而且其工作缺乏足夠的責任感，又缺乏相關的專業理論知識，因此，對于人力資源檔案工作的重要性以及積極意義并不能充分的認識到。
（二）人力資源的檔案內容缺乏真實性、完整性。目前，一些企業的相關人力資源檔案內容存在缺損，不夠完整，另外，其檔案的真實性也存在疑議。有些企業的檔案在材料的時間上存在不連續性，有些檔案的材料在一些重要的信息，如個人的履歷、學位、職稱以及工資等資料方面收集的不夠完整，由于在職工的個人情況變化時就不能及時的補充新的材料，跟不上職工個人經歷變化，因此就造成了檔案材料的不完整。還有一些材料的審批手續存在欠缺，甚至有些檔案內容存在前后矛盾的現象。
（三）人力資源的檔案存放、保管不利。企業的人力資源的檔案種類較多，所涉及的相關領域也較為廣泛。目前，企業人力資源的檔案在存放上十分凌亂，沒有詳細、具體的分類，檔案資料沒有形成完善的管理系統，檔案存放較為分散，人事部門存放著部分檔案，具體的業務部門也存放著一些檔案，這就造成了檔案不能及時歸檔，有些甚至在保管的時候由于種種原因造成丟失的現象，這就為企業人力資源檔案的工作帶來了許多麻煩。
（四）企業人力資源檔案管理方式較為落后。有些企業仍采用傳統的方式來進行人力資源的檔案管理，主要憑借經驗和手工手段來進行管理，應用傳統的軟件進行記錄。這往往會造成檔案材料傳遞的不及時，同時字安全性方面也存在一定的隱患，為數據的統計帶來困難，使得企業難以及時掌握人力資源的實時數據信息，對于檔案材料的利用率較低。
三、企業人力資源檔案工作的幾項建議
為了更好幫助企業利用人力資源檔案材料，提高企業的管理水平，促進企業人才的發展與培養，就要促進人力資源的檔案管理工作，有效保護與利用檔案信息。為了解決目前企業在人力資源檔案工作中存在的一些問題，促進其更好的發展，本文提出了以下幾點建議。
（一）采用現代化的管理手段。人力資源的檔案管理工作必須擺脫傳統的模式，改變落后的手工操作，借助現代化的技術手段，實現管理的自動化和網絡化，以及文檔的一體化管理，使得被動的接收文檔文件轉化為主動的開發人力資源檔案材料的潛價值，以便主動為企業提供服務。傳統的檔案材料主要以紙作為媒介，所占用的空間較大，而且也不便于保存，所花費的成本較高。為了降低企業檔案管理的成本，方便其利用管理人力資源檔案信息，企業應借助多媒體網絡平臺來改變原來工作策略。企業將職工的個人檔案信息數據輸入計算機，使其形成完整的數據化檔案材料，另外，企業可以建立內部的網絡平臺，促進資源的共享。
（二）規范人力資源檔案工作的管理。為了更好的利用人力資源的檔案材料，滿足企業發展的需要。應設立專門的管理人員進行相關檔案管理知識的系統學習，采用科學手段，合理管理人力資源的檔案，加強企業收集、甄別、整理等的工作，做到及時掌握并記錄相關人員的變動狀況，做好檔案工作的安全性工作。同時，還要加強相關制度建設工作，檔案的收集必須做到及時、真實、完整，工作人員在進行鑒別的時候要認真、嚴謹，并采用科學的手段進行整理。
（三）保障企業人力資源檔案內容的真實。真實是企業人力資源檔案的基礎和前提。企業應在原有的相關檔案基礎之上進一步核查，核對職員的個人信息，刪除無效、虛假的信息，同時拓展存檔的范圍，建立完善的分類體系，將職工個人可以公開的信息進行分類儲存，建立相關的人才數據體系，并由專門人員進行管理，做到及時更新檔案的個人信息內容。對于企業中較為重要的人才，應收集更加詳細的個人信息。另外傳統的個人信息以書面文字為載體，承載的內容有限，借助多媒體可以憑借音像等形式的來豐富信息的記錄，拓展信息儲蓄量，以形成更加完備的信息管理體系，提高檔案的整體利用效率。
（四）提高企業人力資源檔案管理人員的素質。企業的人力資源檔案管理者的素質水平對于企業的檔案工作的規范化是十分重要的，因此，必須抓好相關人員的培訓工作。首先，要進行相關檔案法律法規、行業標準以及規章制度等的培訓；其次，培訓檔案管理人員對于各個操作環節的實際技能。同時，作為企業人力資源的檔案管理員必須努力學習相關的現代化管理知識，以更好的適應不斷更新的檔案管理方面的要求。可以借助展覽的手段，來展示檔案管理工作的相關職能，借助培訓、會議等機會宣傳企業檔案工作的相關政策方針及執行的情況。借助宣傳來提高從業者的檔案意識，從而營造一個良好的檔案工作氛圍。