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【關鍵詞】檔案；信息化
【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A
【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1
一、加強電子政務建設
檔案是人類社會發展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務建設中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設和電子政務建設的大環境結合起來、從陽關執法、政務公開的大局中去思考、去規劃，使檔案信息化建設、檔案信息資源的開發應用真正成為電子政務的重要組成部分。加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，配合電子政務建設和政務公開的深入，發揮和整合檔案信息資源的作用。
二、加快檔案管理現代化基礎設施建設，保證電子文件
有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。
三、調整館藏結構，加快數字檔案館建設
在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。
四、加快檔案信息資源管理的統一規范
檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設的主要內容是檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設要堅持規范性原則，統一標準、統一規范，使電子文件的歸檔，傳統載體檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。要積極推廣應用了統一規范的易初檔案系統管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現檔案信息資源共享。
五、加強信息技術人才的培養工作
一、網絡化建設對基層檔案管理工作的重要意義
（一）網絡化建設能夠對基層檔案的原件進行妥善的保護
當基層檔案管理工作實現網絡化建設后，可通過信息設備將基層的各類檔案進行網絡信息化的處理，運用計算機等設備對檔案資料的原件進行全體掃描，可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢，還能有效的對檔案資料的原件進行保護，使檔案原件不會因為多次借閱而丟失，保證了基層檔案資料的完整性，提高了工作人員的服務水平。
（二）網絡化建設能夠對基層檔案的歸檔方式進行改善
在對基層檔案管理的工作中，對各種類型的檔案原件進行及時的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中，需要大量的檔案管理工作人員花費大量的時間去手工整理檔案文件以及登記目錄，這種做法不但耗費人力、物力，還由于工作量大，并且整理起來繁瑣復雜，極易導致登記錯誤的情況出現。有時需要改動檔案文件的信息時，將會引起一系列的連鎖反應，加大工作難度。而對基層檔案進行網絡化管理后，只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進行調整，這不但提高的工作效率，還節省了大量的人力物力，降低了工作成本。
（三）網絡化建設能使基層檔案資源進行及時的整合和共享
在傳統的基層檔案管理工作模式下，人們想要借閱檔案文件，就需提交申請，當上級部門批準后才能查閱，這會使得花費大量的時間在申請上，加大檔案管理工作的繁瑣度。而且，傳統的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實現的。當基層檔案管理工作實現網絡化建設及信息化處理后，可以建立信息資源共享平臺，實現檔案信息資源的跨地區甚至跨國界的借閱，也可免除借閱檔案申請的環節，實現檔案資源的最大化利用。
（四）網絡化建設能夠實現基層檔案檢索的便捷化
現階段，在對基層檔案進行檢索時，大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作，不但耗時耗力，而且還不一定能夠實現檢索目的，達到檢索要求。對基層檔案管理工作進行網絡化建設，可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中，并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統。當需要對檔案資料進行檢索時，只需按照要求輸入關鍵字，就可以在計算機上出現許多相關的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用，可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時效率高、范圍廣、方便快捷。
二、加強基層檔案管理工作網絡化建設的措施
（一）在思想上重視基層檔案管理工作的網絡化建設
只有讓基層領導者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網絡化建設，了解檔案管理工作網絡化建設的重要意義，才能使檔案管理的網絡化建設工作更為方便的開展，并得到有力的支持及建設保證。因此，當前，要加強領導者及檔案管理工作者對網絡化建設的認識，就必須加大檔案管理網絡化建設的宣傳力度，提升檔案管理工作者的專業水平，集中各個部門的全部力量推動基層檔案管理工作網絡化建設進程的開展。
（二）在基礎設施上不斷完善檔案管理軟件
做好基層檔案管理工作的網絡化建設，離不開計算機這個基礎設施。在基層檔案管理室準備好計算機，這是網絡化建設的第一步。其次，要在準備計算機的基礎上，不斷完善服務器、刻錄機、掃描儀、打印機以及數碼相機等網絡化建設必要的設備。
（三）在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理
基層檔案管理工作中最重要的一點是要做好對檔案資料的保存工作，這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責。因此，基層檔案管理部門應竭盡全力做好檔案管理的安保工作，可以在工作中配備與檔案保護措施相關的保護設備及管理設施，以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時，基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系，以此來解決實現檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾，進而對基層檔案信息資源進行全程的以及全方位的監督與管理，以解決基層檔案管理工作網絡化建設中所存在檔案信息安全保存的問題。
（四）在管理隊伍上加強基層檔案管理網絡化人才培養力度
基層檔案管理工作的網絡化建設對經驗豐富、專業技能強的網絡信息化人才需求量很高。因此，在基層檔案管理工作中，可以采取引進和培養相結合的方式來調整檔案管理工作人員的結構，并引進高素質、高技術的專業人才。同時，對基層檔案管理工作者進行網絡專業化教育，加強他們對網絡化知識，提高工作者的工作能力及專業素質，以期建造出高素質、高水平的基層檔案管理網絡化工作隊伍，進而為基層檔案管理實現網絡化提供有力保證。
Key words:university; construction file;management
摘 要:高校基建檔案是高校進行整體規劃和建設管理的重要組成部分。針對當前高校基建檔案建設工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學化管理的建 議.
關鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本 建設工作的真實原始紀錄，是學校檔案的重要組成部 分，也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐 步完善管理方法具有現實意義.
一、高校基建檔案建設的特點和作用
(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.
1.成套性。完整的基本建設項目檔案形成，需要 每一個環節的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高校基建檔案具 有成套性的特點.
2.專業性。基本建設過程涉及到設計、勘探、施 工、安裝、消防等專業技術活動中產生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據，故高校基建 檔案具有專業性的特點.
3.實用性。基本建設完成后，建筑物的結構、性質 等方面可以在檔案中體現，建筑物的產權認定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高校基建檔案管理工作具有 實用性的特點.
4.滯后性。由于基本建設項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高校基建檔案管理工作具 有滯后性特點.
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學校歷史建設沿革的基建檔案， 在高校發展建設中發揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高校基建技術檔案是一個學校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記 錄等技術資料，它客觀地記載當時的歷史情況，反映學 校基本建設的完整過程，這些技術資料具有憑證作用.
2.參考作用。基建檔案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關事物發展規律，起到廣泛參考作用.
完整系統的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發 展的規律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建檔案記載了房產、地產以及設 備產權形成的全過程，是學校界定產權關系的法律依 據和法定根據，用好基建檔案可以避免和解決產權糾 紛.
二、高校基建檔案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環 節，勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術設備都發生很大變革。但是高校在硬件 設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統 專業化地按照要求管理等簡單化現象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質量，跟不上高校改革與 發展的需求.
(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認識還遠遠 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設，輕檔案” 的思想。甚至還出現建筑物竣工后，經手人員將建設 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質量.
(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業技術 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產生到歸 檔經歷相當長的一段時間，并經過許多環節，其中每一 環節的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性.
為加強和規范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規范大相徑庭，出現所制 定的規范及制度只有輪廓沒有細則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發展的需要，影響了基建檔案的 完整、準確和系統性.
三、加強高校基建檔案科學化管理的對策 隨著社會主義市場經濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學化管理，使其在審計、監督、管理、 驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發揮更大的效 用，筆者以為應從以下幾方面加強管理:
(一)加強基建檔案工作領導 國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基 礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發 展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”可見，檔案管 理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部 分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工 作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究 和解決檔案工作中的實際問題.
(二)提高檔案人員素質 搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度。基建管理部 門作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質 訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的 業務水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。[2] 高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術 性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進 行約束和指導。工程建設項目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應提供的檔案資料及資料套數，從 而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使 基建檔案進入正常化管理.
(五)實現檔案工作網絡化管理 隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使 用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服 務。目前高校基本建設檔案的管理工作，已經進入從 經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建 設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應現代化管理需要.
四、結語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高校基本建設工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產評估的依據，隨著時間推移，人們會越來越 認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把 好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不 斷地提高業務水平和服務質量，使高校檔案為我們國 家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務， 做出更大貢獻.
參考文獻 [1]陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟， 2005， 15(10): 236-237.
關鍵詞：檔案 科學化管理 問題 建議
高校檔案是學校在從事基建、科研、人事、教學、資產、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業不斷發展壯大，招生規模連續數年大幅度擴充，辦學指導方針由“擴規模”轉為“抓質量”，在這一趨勢下，高等教育學校為了提高辦學質量的任務，在管理創新、基礎設施建設、機構改革等方面均要實行大規模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學化、規范化、現代化建設是高校發展的有效保障和必然要求。
一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題
1、檔案工作受重視程度偏低
目前在國內高校的教師群體中，大多數認為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認知面窄；領導檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關心和支持，導致教師平時也不注意收集、保存學校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經濟地位、社會地位、政治地位，被認為是無足輕重、可有可無的部門。
2、 基礎建設經費投入不足，管理手段落后
物質基礎是完善檔案管理必不可少的前提，現代化的管理工作，無論是軟硬件的設備購置，還是檔案信息數字化建設，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎設施一方面致使檔案建設中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現代化管理舉步維艱。
3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊
高校檔案管理工作缺乏職責規范、系統的考核流程，在法制化管理和科學化管理方面嚴重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經常隨意存放、草率處理，導致原始材料不可挽回；檔案的交接手續不嚴密，如在檔案管理人員的離職或調動工作時，未能按要求嚴格執行交接程序，導致了檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。
4、 檔案未得到充分的利用
某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調取利用數字化的檔案信息，而依舊采用傳統方法工作，耗費了大量的人力、物力。
5、檔案專業人才稀缺、素質不高，工作隊伍穩定性差
高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質，沒有受過專業檔案管理的培訓，專業技能低，職業素養不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩定，為高校檔案管理的科學化、規范化增添了難度。
二、 加強高校檔案工作科學化管理的建議
1、重視檔案管理工作，制度發展規劃，完善檔案工作的制度化、規范化
高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學校長期發展規劃中，將檔案工作納入領導管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結，同時為了避免在具體工作中出現無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標準化、規范化、信息化、現代化方向推進。
2、 加大基礎建設經費投入力度，推動管理信息化建設，提高管理手段
提高檔案館的硬件設備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數字化的迅猛發展，檔案儲存的載體也有傳統的紙質轉為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應的圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機等硬件建設和規范化的檔案信息系統軟件設施；借鑒當今先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術，用數字工具完成高校檔案管理信息數字化，真正實現高效率、高精準、低成本的檔案信息化管理。
3、 規范管理工作體系，創新檔案管理模式
制定高校檔案管理的職責規范、系統的考核流程，可以遵循集中統一、歸口管理的原則，由校級領導帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設立檔案聯絡員，及時收集應歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學校檔案室集中管理，防止分散管理出現的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責任追究都要有完善的規章制度，推進檔案管理工作的制度化和規范化；明確規定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創新的新局面。
4、 開發高校檔案資料對實際工作的指導利用價值
高校管理者做決策時，應該參考借鑒檔案資料，實現高校事業科學有序地發展，如教務管理部門依據“課時兩”“學生評教成績”等資料，準確評估新進教師的教學情況，為學校教師的合理安排提供有力依據；再如，高校擴大招生規模，可依據學生檔案、基建檔案，評估招生規模擴大的程度。
5、提高檔案管理人員素質，推進檔案管理人才隊伍建設
一是通過提高現有檔案工作人員的福利待遇水平，穩定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓計劃，定期為現有的檔案管理人員開展加強現代信息技術方面技能的培訓，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導專業技術人員學習業務技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學歷的畢業生，他們有專業的檔案管理技能，對檔案學科前沿、發展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業道德素質，忠于祖國、愛崗敬業、講道德、守紀律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。
總之，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校檔案管理工作已經成為衡量學校教育質量、管理水平的重要尺度，只有不斷創新，加強檔案管理的信息科學化、數字化、網絡化、標準化建設，才能更好的為高校的建設和發展服務。
參考資料：
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一、檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理意識還不夠強
具體表現在一是檔案管理機構不健全。部分單位檔案管理組織機構不健全或認為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機構編制，也沒有設置檔案管理機構，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區，主要領導不重視，檔案管理人員兼職管理，時間精力擺布不到位，導致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導致一些重要檔案資料整理歸檔不及時，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學規范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學有效的管理方法和手段，一些規章制度不夠規范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進工作人員、調入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔，同時缺乏統一標準，檔案目錄與實際內容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領導安排擔任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時一些老同志計算機水平較低，不知道如何運作計算機操作檔案管理系統軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統形同虛設，無法推廣使用，導致檔案管理工作不能保持系統性和完整性。四是檔案管理基礎性工作還有待加強。檔案室硬件設施不齊全，部分單位檔案基礎設施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設備配置、檔案裝具都達不到標準要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下，對檔案工作崗位的價值缺乏認知，思想上沒有與時俱進，對干好檔案工作缺乏使命感、責任感。二是檔案管理員業務技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業知識和工作經驗，檔案管理工作基礎不扎實，還不能適應檔案管理的需要，檔案管理整體質量不高。三是檔案管理員不夠專業。不少基層單位缺乏專業的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業術語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務能力有待提升
一是檔案管理信息化建設落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠，認為做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了，導致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理，電子檔案流失嚴重，直接影響檔案信息化建設進程。二是檔案管理數字化建設滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統，數字檔案信息資源開發利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應工作。隨著計算機的普及，辦公自動化設備的應用，視聽型檔案資源不斷涌現，一些檔案管理人員素質不能適應這種變化需要。
二、檔案管理的有關對策
（一）切實加強領導，提高思想認識
搞好檔案管理工作，領導重視是關鍵。一是充實機構，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業務能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學習檔案管理的相關規定，提高檔案法制意識、責任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環境。
（二）完善基礎設施，優化軟硬件環境
一是加強基礎設施建設。加大檔案管理建設經費的投入，配齊各種檔案設施設備。二是注重提升素質能力。要加強業務知識學習。堅持以個人自學為主，向書本學、向領導學，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升檔案管理員的業務素質與管理水平。要強化業務培訓。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區以及本地本部門檔案館跟班學習，實現理論與實踐的有機結合；采取“請進來”的方式，邀請檔案管理專家、學者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進行檔案業務知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓。適應檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數。
（三）建立健全管理體系，提高科學管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系，對檔案實現集中管理，規范檔案管理操作流程，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，確保手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對歸檔制度、查（借）閱制度、保管與保護制度、保密制度、定期銷毀制度、交接制度等，通過建立健全各項規章制度，約束不規范行為，進一步提升了檔案管理工作水平。
為進一步加強社會主義新農村檔案工作,把建設社會主義新農村的發展過程準確全面地記錄下來,確保社會主義新農村檔案工作規范化、制度化、科學化。根據古城區社會主義新農村建設領導小組辦公室下發的《關于加強社會主義新農村建設檔案工作的實施意見》的文件精神，結合我區實際情況，特制定此計劃。
一、指導思想
以黨的十七大精神為指導，以加強農業、農村、農民檔案工作為重點，緊扣“生產發展、生活寬裕、鄉風文明、村容整潔、管理民主”的社會主義新農村目標，總結經驗、樹立典型、規范建檔、有效利用，提高村級檔案管理整體建設，為我區推進社會主義新農村建設作貢獻。
二、工作目標
圍繞建設社會主義新農村的總體要求，將新農村建設檔案工作作為當前和今后一個時期的重點工作納入長遠規劃。全區小康示范村建檔合格率達到100%，（建檔示范村暫定為如下幾個村：七河鄉五峰村委會、金安鄉龍山村委會、金山鄉金山村委會、束河辦事處黃山社區、西安街辦事處寨后社區），20xx年實現新農村建設檔案管理的規范化、標準化、現代化。
三、方法與步驟
（一）啟動階段：
3月開始，按照古城區社會主義新農村建設領導小組辦公室下發的文件精神，對全區行政村檔案人員進行較為系統的培訓。
（二）實施階段：
3月，明確1-2個小康示范村進行檔案試點工作。3--4月，分片開展新農村建設小康示范村檔案工作業務指導。
5—20xx年10月，全面開展小康示范村檔案工作。
（三）總結檢查階段：
10月，由區檔案局和區社會主義新農村建設領導小組辦公室對全區小康示范村檔案工作進行檢查驗收。
（四）全面推進階段：
11月--20xx年12月，以小康示范村檔案工作為樣板，全面開展小康村建檔工作，20xx年1月組織抽查或檢查。
四、工作要求及責任劃分：
根據工作計劃，按照建檔要求，抓好試點工作，熱情服務，認真指導，嚴格督查的要求，開展工作，確保村級檔案規范化，全面提高社會主義新農村檔案工作規范化管理水平。
責任劃分：
王曉蘭負責祥和辦事處義和村委會。
楊澤帥負責金山鄉金山村委會、七河五峰村委會。
一、認證檢查簡介
目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。
二、認證檢查的特點
1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。
3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。
三、認證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。
2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。
四、認證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。
在省檔案局的指導和支持下，近年來全省檢察機關檔案工作蒸蒸日上，取得良好的成績。截至2014年底，全省檢察機關共有27個院通過檔案目標管理5A級認定，占全省5A級單位一半以上，48個院通過4A級認定（其中1個已升為5A），先后有27人次榮獲全省檔案工作目標管理認定先進個人稱號。省檢察院也多次得到省檔案局的表彰，先后被授予“檔案目標管理認定系統先進單位”、“檔案館（室）建設實績突出單位”等榮譽稱號。
省院機關檔案工作有著扎實的基礎，黨組把檔案基礎設施建設放在非常重要的位置。2014年，我們進行了機關新址的維修改造，辦公條件的改善為檔案工作的發展創造了條件。借省院辦公條件改善之機，我們把檔案庫房建設作為重點優先考慮，在布局安排、資金、投入方面都給予特別的支持，共投入600多萬元，建成了上下兩層900多平方米的智能化檔案庫，包括紙質檔案庫房、實物檔案庫房、電子檔案庫房、目錄庫、數字化室、綜控室、整檔室、閱檔室等多個區域。省院黨組高度重視檔案信息化建設，檔案庫房建設中，信息化投入占比重很高，不僅滿足了當前的工作需求，也為將來的發展預留了足夠空間。2015年又投入130多萬進行檔案數字化掃描，使檔案信息化工作又邁上了一個新臺階。2015年10月，最高人民檢察院檢察長到省院視察，對省院智能化檔案庫室建設和信息化建設予以充分肯定。
今天，省檢察院通過省檔案局檔案工作目標管理認定，成為全省第一家檔案工作目標管理6A級單位。這既是對省檢察院檔案工作的充分肯定，也是一次全面檢查。我們要把這次6A認定作為新的起點，按照中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》文件要求，進一步規范和完善省院機關以及全省檢察機關的檔案工作，提高檔案工作水平。
要更加重視檔案工作，把檔案工作放在應有的位置。全省各級檢察院黨組要更加重視檔案工作，將這項工作放到更加重要位置來抓，在人財物上給予更多支持和保障，加大資金投入，完善基礎設施，健全檔案管理體制，著力抓好業務建設和人才培養，按照最高標準和要求，進一步做好檔案管理各項工作。
要更好地發揮檔案服務檢察中心工作的作用。進一步挖掘檔案的利用價值，為檢察中心工作服務、為檢察業務服務，為黨和國家工作大局服務。檔案有很重要的利用價值，現在我們開發、裝備一系列的信息化手段，都是要發揮檔案的服務功能，便于查詢，便于尋找歷史印記，起到鑒古知今、服務現實工作的作用。
要進一步推進檔案工作的規范化、精細化、信息化。現在我們檔案庫房的基礎設施、硬件條件比較先進。硬件提升了，軟件也要提升上去，就是我們的管理工作也要相應提升，要提升檔案的規范化、精細化、信息化。一是加強規范化建設。檔案工作本身就是要求非常規范的工作，我們的司法工作也要求非常規范。司法辦案是否規范，最后會落腳到卷宗和檔案。希望通過檔案工作的規范化，反促檢察業務的規范化，以檔案管理水平的提高來推動檢察工作的整體發展。二是加強精細化建設。過去的管理是粗放型的，下一步還要努力實現管理方式由粗放式管理到精細化管理、管理水平由低水平到高水平的飛躍，充分發揮檔案核心價值，提供精準的服務。三是加強信息化建設。檔案工作在整個檢察機關的信息化建設中占有很重要的地位。要進一步提示檔案信息化水平，在信息化應用上下功夫，加大信息化在檔案工作中的應用力度，推動檔案信息化上一個新臺階，在打造“智慧檢察”、“數字檢察”中發揮更大的作用。
要進一步加強對下指導，推動全省檢察機關檔案工作整體發展。省院要充分發揮帶頭作用，加大對下指導力度，繼續推動市院、基層院的檔案工作上檔升級，促進全省各級檢察機關檔案工作整體發展。爭取有更多單位通過檔案目標管理5A級認定，并向6A級目標奮斗。
