時間：2022-04-21 09:41:26
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一、思想教育工作融入安全管理中的基本方向
1.發(fā)揮思想政治工作優(yōu)勢，宣貫安全防范理念。
因事利導(dǎo)、因人而異、對癥下藥是思想教育工作的基本方法。思想才教育與安全管理結(jié)合要找好切入點(diǎn)：必須緊扣生產(chǎn)經(jīng)營、緊扣一線員工、緊扣生產(chǎn)現(xiàn)場，從員工最關(guān)心的問題入手，從豐富員工文化生活入手；只有找準(zhǔn)了切入點(diǎn)，才能真正做到有的放矢，才會把安全理念自然而然地滲透到安全管理工作中去。多年來，港口始終把思想教育與安全教育融合在一起，堅守“生命安全是不可逾越的紅線、安全法律是必須堅守的底線”意識，堅持“安全第一、預(yù)防為主”方針，遵循“以人為本、安全發(fā)展”理念，學(xué)習(xí)宣傳新《安全生產(chǎn)法》，落實(shí)各級安全生產(chǎn)責(zé)任制，嚴(yán)查現(xiàn)場“三違”行為，杜絕習(xí)慣性違章，較好地提高了廣大員工的安全素質(zhì)和安全管理水平，達(dá)到了增強(qiáng)員工素質(zhì)、防范事故發(fā)生的目標(biāo)。
2.廣泛開展思想教育與安全教育活動，以活動為載體實(shí)現(xiàn)思想政治工作“潤物細(xì)無聲”的教育目標(biāo)。
把思想教育與安全培訓(xùn)有機(jī)結(jié)合，是提高員工安全素質(zhì)的有效途徑。一是制定港口年度教育培訓(xùn)計劃。通過舉辦培訓(xùn)班、現(xiàn)場會等，強(qiáng)化安全教育，提高安全素質(zhì)。二是新《安全生產(chǎn)法》已于去年12月1日實(shí)施。做好“新安法”宣貫普及工作，切實(shí)將“新安法”貫徹到位。三是結(jié)合季節(jié)特點(diǎn)，相繼開展了“安全演講比賽”、“安全生產(chǎn)月”、“安康杯活動”、夏季“六防”、冬季“六防”、“11.9”消防日、“道路交通安全百日無事故”等活動。在全國安全生產(chǎn)月活動中，圍繞“強(qiáng)化紅線意識、促進(jìn)安全發(fā)展”為主線開展各項工作。四是利用多種形式，將上級文件精神、各類安全知識和常識、事故案例分析等宣送到廣大員工中去，利用各種喜聞樂見的形式進(jìn)行大力宣傳，營造聲勢。使員工的安全素質(zhì)不斷提高，在工作中始終牢記安全警戒線，按章辦事、按規(guī)操作。
二、思想政治工作與安全管理都要堅持“預(yù)防為主”的方針
如果說安全教育的作用是事前警示、事后懲戒，那么思想政治工作的意義則重在事前預(yù)防、自我防范。而且是從思想源頭上、行為意識上形成牢固防衛(wèi)體系。在諸多生產(chǎn)力要素中，員工是最重要、最活躍、最根本的要素。員工行為是否規(guī)范，安全意識強(qiáng)弱等，受其自身思想支配。思想支配行動，行動源于思想。同等條件下，員工安全意識重視成度、覺悟高低，決定著對安全工作的責(zé)任心所持的態(tài)度。因此，充分發(fā)揮思想政治工作優(yōu)勢，通過思想政治工作行式對員工進(jìn)行安全意識防范、思想覺悟、愛崗敬業(yè)等升華教育。只有員工將“愛自己、愛家庭、愛港口”的正確思想得到普及、員工的安全責(zé)任感才能增強(qiáng)，自覺遵章守紀(jì)，我要安全、大家安全的習(xí)慣才會養(yǎng)成。
三、思想教育與安全教育有機(jī)結(jié)合的“日?！惫ぷ鞣椒?/p>
1.做好日?！熬尽苯逃?。在港口生產(chǎn)建設(shè)中，已發(fā)生過的安全事故教訓(xùn)沉重。
無論大小安全事故，都會在員工心中留下陰影。為此，思想政治工作融入安全生產(chǎn)全過程，就是要做好日?！熬尽苯逃A(yù)防事故發(fā)生。通過案例分析，舉一反三，幫助員工認(rèn)識到不安全因素對社會、對港口、對家庭、對自己帶來嚴(yán)重傷害和經(jīng)濟(jì)損失。通過“警示”教育，使員工充分體會到安全無小事、事故警鐘長鳴的現(xiàn)實(shí)意義。
2.做好日?！皽p壓”工作。
隨著人們的生活節(jié)奏和工作節(jié)奏加快，員工在工作、學(xué)習(xí)、精神和心理等方面的壓力較大，對安全生產(chǎn)存在不利。港口通過“黨員與群眾結(jié)對子”“員工思想動態(tài)調(diào)查”等形式，掌握和了解員工在想什么、干什么，了解掌握他們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活中的需求；從而根據(jù)員工思想動態(tài)、工作表現(xiàn)，選擇不同的方式方法，幫助解決一些工作、生活中的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題，為員工辦一些好事實(shí)事，真正做到有的放矢。使員工輕松上班，安全工作。
3.做好日?！案唷北O(jiān)督。
港口堅持開展“三聯(lián)一包掛”（三聯(lián)，支部與基層單位聯(lián)抓、爭創(chuàng)“安全示范單位”；支委與黨員聯(lián)建、爭做“黨員安全示范崗”；黨員與員工聯(lián)幫、爭當(dāng)“安全技術(shù)能手”。一包掛，公司領(lǐng)導(dǎo)包掛一個基礎(chǔ)工作最薄弱的自然班組）活動是思想政治工作融入安全生產(chǎn)的有效途徑。通過“三聯(lián)一包掛”活動與開展不定期、不定點(diǎn)的“習(xí)慣性不安全行為查找”和“干部跟班勞動”等活動，起到了很好監(jiān)督和引導(dǎo)作用?！懊咳艘惶彀踩珕T制度”“安全檢查與現(xiàn)場動態(tài)抽查”等活動，及時發(fā)現(xiàn)一些不易發(fā)現(xiàn)的安全隱患；尤其是在碼頭貨物吊裝過程中，領(lǐng)導(dǎo)跟班勞動、深入現(xiàn)場一線，有效地進(jìn)行現(xiàn)場督導(dǎo)，督查生產(chǎn)全過程，充分發(fā)揮了安全監(jiān)督的作用。
四、結(jié)語
1.學(xué)生流動信息的管理
由于接受遠(yuǎn)程教育的學(xué)生大都是在崗在職人員，并且他們的崗位性質(zhì)各不相同：有工作單位就在本地的；有雖然在本地上班，但要經(jīng)常出差的；有雖是本地人，工作崗位在外地的等等，這就決定了與其他普通學(xué)生相比，該群體的流動性更大、管理信息更復(fù)雜。具體來說，一些學(xué)員可能會因?yàn)榘徇w、家庭變動或者工作調(diào)動等情況而出現(xiàn)休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或復(fù)學(xué)，這些情況的出現(xiàn)就要求學(xué)生的學(xué)籍檔案也應(yīng)發(fā)生相應(yīng)的變動。因此，對學(xué)生流動信息的登記、變更和補(bǔ)充應(yīng)該作為遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要內(nèi)容，對于學(xué)生是否完成學(xué)習(xí)任務(wù)和學(xué)籍的認(rèn)定與評判有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2.遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)過程的檔案管理
作為使用遠(yuǎn)程教學(xué)設(shè)備對網(wǎng)絡(luò)上提供的學(xué)習(xí)資源進(jìn)行學(xué)習(xí)的一種教育模式，遠(yuǎn)程教育是一個模式循序漸進(jìn)的學(xué)習(xí)過程，包括眾多的評比活動、測試活動和多樣化的教學(xué)活動。其中，學(xué)生的上網(wǎng)記錄、在線作業(yè)、離線作業(yè)、在線交流、論壇發(fā)帖、學(xué)習(xí)小結(jié)等都是見證他們學(xué)習(xí)過程的重要內(nèi)容，因此，這些信息必須在學(xué)生的學(xué)籍檔案中體現(xiàn)出來。遠(yuǎn)程教育的特殊性決定了其接受教育的學(xué)生大都比較分散，無法實(shí)現(xiàn)對他們的集中和統(tǒng)一管理，一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的信息容易被忽視和遺漏。針對這些情況，在進(jìn)行遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案管理時應(yīng)積極制定一些科學(xué)的操作規(guī)范，注重將學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中形成的電子檔案作為主要的管理內(nèi)容，以書面的檔案信息作為必要的輔助，從而實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程教育檔案管理的健全和完善。
3.學(xué)生學(xué)位申請和畢業(yè)審核的管理
在學(xué)籍檔案的有效期限內(nèi)，如果接受遠(yuǎn)程教育的學(xué)生獲得了其專業(yè)規(guī)定的總學(xué)分，并且達(dá)到了畢業(yè)的要求，就需要由教育部、網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院和校外學(xué)習(xí)中心等學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)對這些學(xué)生的情況進(jìn)行審核，合格者可以獲得由教育部電子注冊、主辦院校頒發(fā)的畢業(yè)證書。本科學(xué)員達(dá)到他們所修專業(yè)的學(xué)位要求后，可以在規(guī)定時間內(nèi)向高校申請學(xué)士學(xué)位，并由高校進(jìn)行學(xué)位的審批和授予。
二、當(dāng)前遠(yuǎn)程教育在檔案管理中存在的問題
遠(yuǎn)程教育的特殊性決定了其檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，從當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理的實(shí)際情況來看，在實(shí)施的過程中還存著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.資金投入不足，沒有真正全面實(shí)現(xiàn)電子化
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息管理的電子化已成為發(fā)展的必然趨勢。從當(dāng)前的遠(yuǎn)程教育檔案管理現(xiàn)狀來看，部分院校對遠(yuǎn)程教育的投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施相對較差，沒有獨(dú)立健全的電子檔案管理室，具體的檔案管理工作以手工操作為主，這就使得學(xué)生學(xué)籍檔案的管理平臺和信息存儲都未能實(shí)現(xiàn)電子化。導(dǎo)致上述問題出現(xiàn)的主要原因是高校對檔案管理工作缺乏足夠的重視，資金投入較少，使得學(xué)生的電子檔案得不到很好的建立，不利于學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和完整化。
2.重視程度不夠，缺乏對學(xué)籍檔案管理的研究
遠(yuǎn)程教育起步較晚，對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的研究也是近幾年才開始發(fā)展起來的。就目前來說，大多數(shù)單位和個人的遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理沒有引起足夠的重視，原因是遠(yuǎn)程教育起步時規(guī)模較小。近兩年來，遠(yuǎn)程教育發(fā)展勢頭迅猛，已經(jīng)成為傳統(tǒng)學(xué)歷教育最重要的補(bǔ)充，但在相關(guān)的理論研究方面仍然相對滯后。加強(qiáng)理論研究是管理工作有效開展的基礎(chǔ)和前提。受教育形式自身的影響，遠(yuǎn)程教育在辦學(xué)機(jī)制和辦學(xué)形式上與一般院校有著明顯的區(qū)別，這就使得一般院校的檔案管理理論并不能在遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中得到有效地運(yùn)用，尤其是涉及到檔案的電子化管理、信息的安全性等方面的問題時，遠(yuǎn)程教育在檔案管理上并沒有充分的理論準(zhǔn)備，使得當(dāng)前管理工作中出現(xiàn)的各種難題無法解決，從而也導(dǎo)致了檔案管理水平難以提升。
3.檔案管理工作的效率較低
遠(yuǎn)程教育獨(dú)特的教育形式?jīng)Q定了其檔案管理是一項特殊工作，從當(dāng)前廣播電視大學(xué)的檔案管理來看，學(xué)校采用的檔案管理流程主要是層層上報的方式，即從市到省再到中央進(jìn)行分級上報。這樣不僅牽涉了大量的人工勞力，而且由于中間的瑣碎環(huán)節(jié)較多，再加上缺乏統(tǒng)一的操作指南和操作規(guī)程，因此，在具體的工作開展中很容易出現(xiàn)信息遺失、信息反復(fù)上報以及工作效率低下等各類問題。這些問題都背離了遠(yuǎn)程教育便捷性的特征，從而給學(xué)校檔案管理工作帶來了較大的成本負(fù)擔(dān)和人力負(fù)擔(dān)，也影響了檔案管理質(zhì)量的提高。
4.面臨著一定的網(wǎng)絡(luò)安全問題
安全問題是檔案管理數(shù)字化過程中面臨的重要問題，而學(xué)籍檔案的私密性特征更是對檔案的數(shù)字化管理提出了更高更嚴(yán)格的要求。然而對于當(dāng)前的遠(yuǎn)程教育檔案管理工作來說，還缺乏有效的安全防范技術(shù)，這就使得學(xué)籍檔案的管理面臨著一定的網(wǎng)絡(luò)安全問題，如有些檔案因?yàn)槊艽a被破譯出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，有些檔案因?yàn)槿狈τ行У谋Ｃ艽胧┍凰溯p易打開。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸成為遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中面臨的重要挑戰(zhàn)。
三、完善遠(yuǎn)程教育檔案管理的路徑和對策
針對當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，主要從以下幾個方面探討和分析完善其檔案管理的具體路徑和對策。
1.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
由于遠(yuǎn)程教育的檔案管理存在著較大的難度，而管理方式的現(xiàn)代化也使得其對管理人員的綜合素質(zhì)有著更高的要求，需要加強(qiáng)檔案管理的隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體來說，主要包括三個方面：首先，加強(qiáng)對高素質(zhì)專職檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識、大局意識和責(zé)任意識，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和管理技能；其次，要積極進(jìn)行兼職管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)，明確兼職人員的工作內(nèi)容和具體職責(zé)，并在獎罰、職務(wù)晉升、培訓(xùn)、考核等方面作出詳細(xì)的規(guī)定，充分調(diào)動管理人員的工作熱情和積極性；最后，加強(qiáng)檔案管理有效機(jī)制的建立，并通過培訓(xùn)、激勵和引進(jìn)等方式來積極培養(yǎng)檔案管理方面應(yīng)用型高素質(zhì)的專業(yè)人才。
2.開展理論探究，積極完善檔案工作管理體系
遠(yuǎn)程教育自身的特殊性決定了一般院校的檔案管理理論并不能在遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中得到有效地運(yùn)用。因此，各院校必須要根據(jù)遠(yuǎn)程教育本身的特殊性來對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行理論探究，積極開展相關(guān)的調(diào)研工作，解決具體管理工作中出現(xiàn)的各種難題，促使檔案管理水平的提升。此外，由于學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理要依賴于一個合理健全的管理平臺，這就要求在進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理時不僅要有合格健全的硬件設(shè)備，還應(yīng)有滿足其需求的管理操作人員。因此，要提高遠(yuǎn)程教育的檔案管理水平就必須要有充足的資金投入，在重視中央和省級相關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)基層檔案管理平臺的建設(shè)，同時還要盡可能地減少檔案信息傳遞的環(huán)節(jié)，努力實(shí)現(xiàn)具體操作上的整齊劃一，從而減少和避免檔案信息傳遞中出現(xiàn)的遺漏和延誤現(xiàn)象。
3.健全管理法規(guī)，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
由于檔案信息涉及到公民的個人隱私，其管理的安全性和保密性對于公民個人和整個社會的穩(wěn)定有著重要的影響。因此，在進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理時應(yīng)加強(qiáng)對檔案法規(guī)的宣傳和教育力度，明確檔案管理的法律地位，使人們在宣傳教育中逐漸認(rèn)識到檔案管理的嚴(yán)肅性。具體來說，可以通過制定相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理、電子檔案管理、電子公文歸檔以及網(wǎng)上安全和檔案信息公開等不同方面的規(guī)章制度，形成檔案數(shù)字化管理的約束機(jī)制和激勵機(jī)制，尤其是要重視建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息安全機(jī)制，保障數(shù)字化檔案管理的有序進(jìn)行。
4.完善服務(wù)渠道，促進(jìn)檔案資源利用率的提高
為了給行政許可檔案的規(guī)范化管理提供良好的管理環(huán)境，我局設(shè)有條件好的檔案專用庫房、閱覽室、檔案工作人員辦公室，符合“三分開”的管理要求。購置了符合規(guī)范的檔案裝備和設(shè)施，以及能夠適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要的計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、刻錄機(jī)等專用設(shè)備，為該類檔案的管理、利用提供了堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在行政許可檔案的日常管理工作中，局檔案人員能自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，定期進(jìn)行安全檢查，把安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。
二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)
局行政許可科建立健全了檔案人員崗位責(zé)任制、檔案管理移交等制度，該科檔案員注重從教育行政許可檔案的收集、整理、歸檔、移交等基礎(chǔ)工作抓起，嚴(yán)格按照有關(guān)文件精神和規(guī)范操作，以“零失誤”為目標(biāo)，堅持不懈地加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。首先，根據(jù)市行政審批中心和市法制辦有關(guān)規(guī)定，局行政許可科檔案員在平時就積極做好收集工作，確保教育行政許可檔案的齊全完整、登記序號連續(xù)。具體的歸檔范圍為：
（1）教育局在履行行政許可職責(zé)過程中產(chǎn)生形成并處理完畢的，具有保存查考價值的各類文件材料和申請者遞交的申請材料、圖表、照片等材料原件。
（2）教育局出具的受理（或不予受理）行政許可申請的書面憑證、窗口承諾件通知書、準(zhǔn)予行政許可決定書、行政許可文書送達(dá)回證、行政處罰決定書、撤銷行政許可決定書等辦理文書原件。
（3）教育局頒發(fā)的許可證復(fù)印件和存根原件。
（4）其他具有利用和保存價值的文件資料。
其次，根據(jù)《浙江省教育廳關(guān)于印發(fā)浙江省教育行政部門實(shí)施行政許可工作規(guī)則（試行）及相關(guān)文書的通知》規(guī)定：“實(shí)行行政許可檔案管理制度。經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在作出許可決定后五日內(nèi)將行政許可的全部材料按一事一檔原則裝訂歸檔?！本中姓S可科檔案員在綜合檔案室檔案員的指導(dǎo)下，在平時就及時將辦理完畢的教育行政許可檔案按一事一檔的原則進(jìn)行整理并裝訂歸檔。一個審查決定（包括申請審批的全套文件材料）組成一個檔案卷盒，文件多的可組成多個檔案卷盒。行政許可檔案卷內(nèi)文件以“件”為單位編制卷內(nèi)文件目錄并編件號和頁號（已裝訂成冊的可不編號）。一份完整的審查決定（審核意見）視為一件，一個檢查評估報告為一件，一份考試或考核材料為一件，一份許可證為一件，一項設(shè)計為一件，一張圖紙、照片各為一件。行政許可檔案卷內(nèi)文件排列順序?yàn)椋盒姓S可決定（批復(fù)與結(jié)論性文件）在前，各種許可證在前，申請材料在后；文字性申請材料在前，申請人所填的表格、圖紙、照片（含文字說明）在后。行政許可檔案整理完畢，應(yīng)以每個具體行政許可事項為立檔單位裝入檔案盒保存，檔案盒規(guī)格采用國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)卷盒，統(tǒng)一由局綜合檔案室發(fā)放。再次，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，局行政許可科檔案員于每年年底前將全部已整理完畢的行政許可檔案移交局綜合檔案室，并造具移交清冊一式兩份，一份存檔，一份自留備查。局綜合檔案室在接收檔案時嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審查，對不完善的待完善后再移交。綜合檔案室在接收行政許可檔案后再進(jìn)行分類、保管、統(tǒng)計和提供利用，同時，將所有的教育行政許可檔案掃描后保存為電子檔案，再刻錄成光盤備份保存。局行政許可科以外人員需查閱教育行政許可檔案的，應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦理查閱登記手續(xù)。由于行政許可電子檔案查閱快速、方便，能極大地提高利用效率。
三、結(jié)語
教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價值。
第一，它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。
教學(xué)檔案是教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時，它又會反過來促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動中，各種工作的不足和問題都會在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進(jìn)而推動教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。
第二，它是進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。
作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長期的教學(xué)活動情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動或教學(xué)管理需要作出新的決策時，教學(xué)檔案可以提供針對性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)管理部門及時有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)決策。比如，教學(xué)大綱的完善和修訂，教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)改革的進(jìn)行，都可以借鑒教學(xué)檔案所提供的具體材料。
第三，它是支撐教學(xué)評估工作的重要依據(jù)。
在高校的教育教學(xué)活動中，教學(xué)檔案有著不可忽視的重要作用。高校只有在具備了大量的、可靠的教育教學(xué)材料，并繼承已有的教學(xué)成果，借鑒前人優(yōu)秀的教育經(jīng)驗(yàn)和教育思想的情況下，才能夠有節(jié)奏、有秩序、高效率地運(yùn)行教育教學(xué)管理。當(dāng)然，前人的研究成果和教育教學(xué)思想就是源自學(xué)校的教學(xué)檔案。
因此，高校應(yīng)當(dāng)充分注重教學(xué)檔案的重要作用，致力于將教學(xué)檔案的管理工作滲透到教學(xué)管理活動當(dāng)中，建立并完善教學(xué)檔案的管理制度。同時，高校教學(xué)規(guī)劃的制定與改進(jìn)、教材的選取與運(yùn)用、專業(yè)以及專業(yè)課程的開設(shè)等的依據(jù)也是源自教學(xué)檔案，這些依據(jù)將對教學(xué)質(zhì)量的高低和教學(xué)活動的成敗造成直接影響。總之，高校教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要資源，在教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用和指導(dǎo)意義。
二、管理高校教學(xué)檔案應(yīng)該注意的問題
（一）更新高校教學(xué)檔案的管理觀念
在這個信息時代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為高校的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。高校的教學(xué)檔案管理必須要樹立起良好的服務(wù)意識，不能在停留在原來的思想上。為此，高校檔案室必須要廣大師生對知識以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)教學(xué)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進(jìn)高校教學(xué)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）改進(jìn)高校教學(xué)檔案的收集工作
高校的綜合檔案室要對學(xué)校的檔案工作進(jìn)行定期的、整體的、系統(tǒng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。作為檔案室的工作人員，需要邁出檔案室，深入分析學(xué)校各教學(xué)部門的工作規(guī)律，了解他們工作的具體內(nèi)容，合理把握文件材料歸檔的范圍，并根據(jù)分析、了解的結(jié)果制定出相應(yīng)的教學(xué)檔案的收集計劃，力爭做到教學(xué)檔案的收集工作有步驟、有計劃、有實(shí)效。同時，檔案室工作人員還需要對各立檔部門的工作動態(tài)有一個及時、準(zhǔn)確的了解，幫助解決他們的實(shí)際困難。另外，教學(xué)檔案室的工作人員還可以精選出一些收集齊全，工作規(guī)范，立卷質(zhì)量較高的部門，組織其它部門參觀學(xué)習(xí)，互相借鑒，共同提高。
（三）建設(shè)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化
近年來，新的教育理念使各高校在辦學(xué)方式、辦學(xué)理念以及學(xué)科領(lǐng)域的建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展特色，這就使得高校的教學(xué)檔案的種類越來越多，也越來越復(fù)雜。因此，在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、收集、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)當(dāng)以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)為依據(jù)，有效實(shí)施科學(xué)化的管理，使檔案管理工作的每一個方面和每一個環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到規(guī)范化；同時，依據(jù)指標(biāo)體系的要求，對于教學(xué)檔案相關(guān)的支撐材料進(jìn)行有針對性的、有目的的收集與整理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求；另外，必須完善工作程序和管理制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教育管理教學(xué)活動教學(xué)研究等各項工作中的作用，從而形成具有實(shí)用價值的、準(zhǔn)確性和權(quán)威性較強(qiáng)的信息材料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。
（四）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設(shè)。高校的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種教學(xué)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的教學(xué)檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，高校必須要為他們創(chuàng)造出一個好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。同時還必須要注意引進(jìn)新鮮血液，聘請那些具備良好的的綜合素質(zhì)能力的檔案管理工作人才進(jìn)高校從事教學(xué)檔案管理工作。
三、高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑
（一）對高校教學(xué)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行豐富、改善
要使得檔案信息資源開發(fā)利用工作能夠順利有效的開展，就必須要要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，并盡可能的擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，使得檔案數(shù)量更加充足、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加的合理。從檔案室來說，需要對原有的管理體制進(jìn)行改善，對單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。對于檔案館來說則需要堅持館藏教學(xué)檔案的數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，在合理擴(kuò)大接收范圍的同時，還需要對所接收的教學(xué)檔案的質(zhì)量進(jìn)行甄別、控制。
需要對檔案補(bǔ)充機(jī)制進(jìn)行完善，要廣泛地開展檔案征集的工作，必須要想方設(shè)法地對散存在社會和個人中的檔案資料進(jìn)行收集。同時還需要對館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面進(jìn)行改變，并加強(qiáng)與各個專業(yè)檔案館、圖書館、博物館等之間的聯(lián)系，以此來促進(jìn)教學(xué)檔案資源的共享。
（二）積極拓寬高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的范圍
高校的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起競爭的觀念、積極服務(wù)的理念、市場理念以及協(xié)同合作的觀念等先進(jìn)的觀念和理念，并以此為基礎(chǔ)，做好三方面的工作：一是要切實(shí)關(guān)注學(xué)校以及廣大師生對教學(xué)檔案信息的實(shí)際需求，是檔案資源能夠得到充分的共享；二是要打破教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的常規(guī)范圍，利用各種方式有效擴(kuò)大檔案室在學(xué)校中的影響力；三是注重開發(fā)檔案室的新的社會功能，以擴(kuò)大和提升教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用工作對學(xué)校發(fā)展的積極影響。
（三）加強(qiáng)各種先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用
高校的檔案館(室)應(yīng)該積極的根據(jù)自身的館藏特色建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅僅是檔案信息存儲系統(tǒng)，它同時還是對已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。通過建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫后，可以大大的提高查詢速度，進(jìn)而方便用戶，同時提高檔案信息的管理水平。
在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓高校的教學(xué)檔案管理工作與時俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時還需建立起相應(yīng)的信息平臺，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（四）加強(qiáng)建設(shè)高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化
隨著不斷推進(jìn)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，教學(xué)檔案有了新的形式，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案逐漸減少，而以光盤、磁盤為載體的現(xiàn)代化教學(xué)檔案在整個教學(xué)檔案材料中所占有的比例越來越大。不管是在內(nèi)容上，還是在管理的手段、方法上，以往的教學(xué)檔案管理都無法滿足現(xiàn)在的需求。在教育走向現(xiàn)代化的今天，為適應(yīng)信息時代管理的特點(diǎn)和需要，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，還要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，開發(fā)或購買教學(xué)檔案管理系統(tǒng)專用軟件，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在教學(xué)檔案的管理上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢等服務(wù)，充分挖掘信息資源自身的綜合性、積累性等優(yōu)勢，使我們所得到的相關(guān)信息重新達(dá)到優(yōu)化組合的目的，發(fā)揮出更大的利用效益。
一、首先熟悉和精通教學(xué)大綱和教材
教師接受教學(xué)任務(wù)后，應(yīng)當(dāng)在擔(dān)任這門課之前，對照教學(xué)大綱的要求、教學(xué)進(jìn)度以及課時數(shù)分布情況，通讀全部教材，做到心中有數(shù)，挖掘教材的內(nèi)在聯(lián)系和教材的特性，對教材的專門性、輔練習(xí)及分組練習(xí)要仔細(xì)推敲，分析教材的內(nèi)容，根據(jù)學(xué)生實(shí)際水平訂出課的目的、任務(wù)、教學(xué)要求、重點(diǎn)、難點(diǎn)、組織形式、練習(xí)手段、教法指示、可能出現(xiàn)的錯誤和糾正方法等。教師對教材和教學(xué)大綱理解越深越透，重點(diǎn)就抓地越準(zhǔn)，難點(diǎn)就容易突破，學(xué)生就容易聽懂、領(lǐng)會、練習(xí)和掌握。同時，體育教師應(yīng)經(jīng)常溫習(xí)和查閱有關(guān)體育科學(xué)知識，掌握和鉆研各項體育運(yùn)動技術(shù)、技能和練習(xí)方法，隨時注意積累資料，多閱讀體育書刊、報紙和有關(guān)電視廣播，多參加教學(xué)活動和教學(xué)交流，積累教學(xué)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和最優(yōu)教學(xué)訓(xùn)練方法，隨時收集加以保存，以備備課時可以翻閱。
二、認(rèn)真處理好教師的主導(dǎo)和學(xué)生的主體兩方面的關(guān)系
由于教師存在著“教材、技術(shù)教法、教師、場地”為中心的教學(xué)舊觀念，忘了以學(xué)生為主體的主要根據(jù)，應(yīng)樹立學(xué)生為中心的教學(xué)指導(dǎo)思想，根據(jù)學(xué)生的整體體育能力、體質(zhì)、心理素質(zhì)，思想道德水平科學(xué)、合理、有效、積極地安排課的內(nèi)容，加強(qiáng)學(xué)生科學(xué)思維、鍛煉方法的訓(xùn)練、能力的培養(yǎng)，加強(qiáng)學(xué)生自學(xué)，獨(dú)立工作能力、分析問題解決問題的能力，以及自鍛自導(dǎo)能力、交往能力、表達(dá)能力、總結(jié)工作能力和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。教師在備課時必須認(rèn)真研究，合理安排。另外，在備課時必須考慮如何調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，充分發(fā)揮學(xué)生的主觀能動性，激發(fā)學(xué)生的求知欲，精選最優(yōu)教學(xué)方法和節(jié)奏，善于從教材的基本理論知識和運(yùn)動技術(shù)、技能的科學(xué)性、實(shí)用性、挖掘趣味性、競爭性，注重以生動的手段說明體育“三基”強(qiáng)身健體與社會發(fā)展的關(guān)系，使學(xué)生樹立正確的體育觀。教學(xué)備課的目的不是單純教會學(xué)生某些“三基”知識，它更重要的是通過“三基”的傳授，教會學(xué)生獨(dú)立思考，學(xué)會科學(xué)的鍛煉身體的方法，不斷地更新知識技能，培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新能力以及如何更好地發(fā)揮課后效應(yīng)。
三、備教學(xué)環(huán)境
教學(xué)環(huán)境，是指自發(fā)地影響人身心發(fā)展的一切外部條件的綜合，就其內(nèi)涵來說，包括諸如校際和班際交往、人際關(guān)系、學(xué)習(xí)氣氛、課余生活、教學(xué)管理等社會性環(huán)境氣氛。這些因素相互交織，凝集成一種較為穩(wěn)定的風(fēng)氣，也是潛在的教學(xué)和教育因素。有人把這種教學(xué)和教育因素稱為“潛在課程”。教學(xué)環(huán)境與體育教學(xué)效果是緊密相關(guān)，相互制約的，良好的教學(xué)環(huán)境是取得最優(yōu)教學(xué)效果的前提。因此，在備課時，絕不可輕視教學(xué)環(huán)境的影響，設(shè)計的內(nèi)容和方案要有助于加深和擴(kuò)大其所學(xué)知識、激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動性和積極性，以促進(jìn)學(xué)生多種能力的發(fā)展，所以在考慮課的設(shè)計時，要充分選擇和利用教學(xué)環(huán)境，并與環(huán)境保持“動態(tài)平衡”，才能使備好的課發(fā)揮其整體功能。
四、集體備課，集思廣益
（一）提高檔案管理人員的自身素質(zhì)
為了讓檔案管理工作更加規(guī)范有序，各項工作流程都要進(jìn)行常規(guī)化管理，同時，還要加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)對檔案管理工作的認(rèn)真工作態(tài)度，加強(qiáng)工作的責(zé)任感，要有良好的職業(yè)道德，在工作中要及時的學(xué)習(xí)資料進(jìn)行收集和整理，通過認(rèn)真的檢查以及核對來把檔案進(jìn)行歸檔。通過制定相應(yīng)的工作制度來保證其實(shí)施，還要對管理人員的信息技術(shù)能力進(jìn)行培養(yǎng)，提高計算機(jī)的操作以及掌握的能力，讓檔案管理工作進(jìn)一步完善。
（二）制定檔案管理規(guī)則
無規(guī)矩不成方圓，任何工作都要有相關(guān)規(guī)則的制定，這樣工作才能夠規(guī)范化、效率化，那么，在開展檔案管理工作的同時，也要將這項工作進(jìn)行制度化管理，建立成熟的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。比如，在進(jìn)行歸檔的時候要明確歸檔的范圍、職責(zé)，還有進(jìn)行查閱的條件以及材料遞交的程序，這樣不但可以提高工作效率，還能夠在進(jìn)行制定管理的時候明確責(zé)任化分工。還有可以建立學(xué)生檔案管理的約束以及鼓勵制度，通過定期的職業(yè)技能培養(yǎng)和比賽，來激勵管理人員主動的進(jìn)行職業(yè)技能的強(qiáng)化，也可以通過激勵制度讓管理人員對檔案管理提出合理化建議。
（三）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理
隨著檔案數(shù)量和內(nèi)容的不斷增加，傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)時展的需求了，而且紙制管理也容易出現(xiàn)很多的弊端，比如容易損壞、篡改、丟失和出現(xiàn)錯誤不易察覺等問題，同時，在進(jìn)行查找的時候也很困難。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化管理模式可以取代傳統(tǒng)的管理模式，可以把學(xué)生的資料全部輸入到計算機(jī)當(dāng)中，可以建立學(xué)生電子檔案，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)生可以自己進(jìn)行檔案資料的查閱，出現(xiàn)了錯誤可以及時的和學(xué)校取得聯(lián)系，進(jìn)行及時的更正。這樣可以對學(xué)校的檔案管理工作及時起到監(jiān)督的作用，還有就是電子檔案的建立可以及時的對學(xué)生進(jìn)行資料的管理和查詢，可以上傳到云盤進(jìn)行備份，即使出現(xiàn)的特殊情況也可以進(jìn)行及時的恢復(fù)，可以保證檔案的安全性。還有就是進(jìn)行成績報送就可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，這樣可以有效避免成績在進(jìn)行抄送時候出現(xiàn)錯誤，電腦可以對成績進(jìn)行自動排列以及篩選，這也加大檔案管理的工作效率，所以對檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理是很有必要的。
二、結(jié)語
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程特點(diǎn)電子媒介
一、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案的特點(diǎn)
遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案由于教學(xué)、教務(wù)管理形式上的特殊性,因而具有以下特點(diǎn):
1.復(fù)雜性：遠(yuǎn)程教育采用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段組織教學(xué)和管理,學(xué)生與老師見面少,學(xué)籍管理分層次、分級別進(jìn)行,管理涉及各層級之間的關(guān)系,管理難度較大。而且遠(yuǎn)程教育學(xué)生是成年人,來源復(fù)雜,基礎(chǔ)參差不齊,工學(xué)矛盾突出,實(shí)行完全學(xué)分制,8年內(nèi)學(xué)分有效,時間跨度大,教學(xué)計劃變動大,學(xué)分替換情況多,畢業(yè)審核內(nèi)容龐雜。這些決定了遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜性。2.形式不統(tǒng)一、利用率低遠(yuǎn)程教育辦學(xué)點(diǎn)由中央向省、市、縣輻射,教學(xué)點(diǎn)多,學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、形式不一,現(xiàn)在大多為電子檔案,但也存在紙質(zhì)化檔案,或無檔案現(xiàn)象,有的即使有檔案,但有些點(diǎn)開辦遠(yuǎn)程教育過分追求經(jīng)濟(jì)效益,忽視社會效益,不注重學(xué)生學(xué)籍檔案的建設(shè)和利用,檔案利用率低,形同虛設(shè)。3.動態(tài)性遠(yuǎn)程教育學(xué)生的學(xué)籍管理是一個非常靈活的、動態(tài)的管理過程,學(xué)生的成績和操行評定處于不斷的變化之中,教學(xué)點(diǎn)必須通過一級一級向上報送學(xué)籍管理信息,成績異動、補(bǔ)考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動開設(shè),可變性大,使得遠(yuǎn)程教育檔案管理隨時處于動態(tài)的變化中。4.周期性學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生從入學(xué)到在校學(xué)習(xí)再到畢業(yè)的整個過程,要持續(xù)3~8年的時間,因而具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)。
二、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理的現(xiàn)狀
隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計算機(jī)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)生與普通高等教育學(xué)生一樣經(jīng)過高層次的培養(yǎng)教育后,將承擔(dān)起社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重任。但我國現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育還存在以下幾個問題：首先，檔案管理觀念落后：遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識淡薄,對學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識,導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng),給學(xué)員填寫歸檔材料時不積極主動,材料不完整、不規(guī)范等,給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內(nèi)容不完善：1，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下,大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報名表、審核表、入學(xué)通知、注冊表、花名冊、成績冊、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料,沒有形成電子檔案。2，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍,比如,學(xué)員在校期間,許多評先評優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如,因?yàn)榫蜆I(yè)壓力較大,某些部門為了學(xué)員能順利就業(yè),一些處分文件就沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此,檔案材料無法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。3，有些學(xué)員在填寫檔案材料時不認(rèn)真、不仔細(xì),有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫,使用圓珠筆,有的項目填寫不全、不準(zhǔn)確,有的基于連名字都寫錯或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大,學(xué)員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn),層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開發(fā)利用,不能為用人單位及時有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊伍薄弱：高校檔案管理隊伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分,檔案管理隊伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng),高等遠(yuǎn)程教育這方面的問題更為突
出。據(jù)調(diào)查,由于人力、物力所限,許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求:有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應(yīng)付,沒有時間也無力探討研究學(xué)籍電子檔案工作,有時甚至影響了檔案管理工作。
三、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育的契機(jī)——充分利用電子媒介的技術(shù)平臺
電子文件是指通過計算機(jī)進(jìn)行各種操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。由于計算機(jī)
應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀。現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的教學(xué)和教學(xué)管理過程中，將產(chǎn)生大量的電子檔案，包括教學(xué)計劃、教學(xué)實(shí)施方案、教學(xué)管理文件、教學(xué)課件、輔導(dǎo)網(wǎng)頁、學(xué)生基本情況檔案、課程注冊信息、考試成績、畢業(yè)生基本情況等等。從文件格式來看，有文本格式文件、數(shù)據(jù)庫格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育和我們的工作帶來巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識，把這項工作作為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一個重要的組成部分來抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問題。其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個電子文件歸檔管理的規(guī)章制度有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門應(yīng)會同教學(xué)教務(wù)管理部門及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法，明確各部門在電子檔案管理中應(yīng)負(fù)的職責(zé)，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由教學(xué)教務(wù)主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé);各級檔案行政管理部門應(yīng)指定專門機(jī)構(gòu)或人員，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。
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