時間：2023-10-09 09:28:07
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案管理水平，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：財務檔案管理 財務管理 企事業單位
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。
一、企事業單位財務檔案管理內容
1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數據升級的相關數據存檔和備份文件。第七，財務相關數據的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業單位相關的財務管理資料和數據。
2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業單位對內部經濟業務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業單位經濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據，有利于促進企事業單位在良好穩定的環境下發展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數據參考依據。
二、檔案管理存在的問題
企事業單位在進行財務管理過程中對財務檔案管理工作的重要認識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進行服務。財務檔案管理工作是一種對企事業單位的經濟活動等相關信息進行保存的重要依據。但是由于管理人員缺乏管理認知，造成財務檔案管理工作人員不足，工作業務繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財務檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財務檔案缺失、損毀。財務檔案管理工作人員的專業能力較低，財務檔案管理工作的機構設置不完善，財務檔案管理工作的規范性不夠
三、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強財務檔案管理工作的理性認知。第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業單位的領導者們也應當發揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業單位管理工作效率。
2.實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升。企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財務檔案管理機構建設充分加強。在進行企事業單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構環節才能真正做到管理效能提升。
4.財務檔案管理工作的信息化管理。企事業單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現代化建設，實現檔案管理的電算化系統建設，只有這樣才能真正做到財務管理數據構件信息化，并實現高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數據存儲設備要求企事業單位加強對其的技術管理。
綜上所述，要實現高效的財務檔案管理，只有不斷地推進財務檔案管理工作建設以及深挖資源利用功能，才能真正做到企事業單位的長足發展。
參考文獻
隨著經濟技術的發展，學校檔案管理的質量也在不斷地提高，并在國家檔案管理中占有重要的位置，部分檔案部門已取得很大的成果，逐步實現了信息傳輸技術、保護技術以及計算機輔助立卷等技術的現代化，這些都將對學校的檔案工作起著極大的促進作用。但是，現在許多學校的檔案管理工作由于受傳統觀念的影響還處在很低級的水平，導致檔案的利用效率極低，檔案的信息開發利用和一些基礎業務環節也很薄弱。造成這一狀況的原因有很多，但據調查，最重要的一個原因就是沒有一個健全的檔案管理機制以及專門性的檔案管理人才。
二、提高學校檔案管理質量的措施
1.培養專門的檔案管理的技術人員
大多數人在擇業的過程中都認為檔案管理員是一個技術含量很低的工作，無法真正地實現自己的價值，所以很少有學生會選擇學這個專業，同時大部分學校管理人員也同樣這么認為，他們通常會把一些能力一般的員工分配到這一部門，從而導致學校嚴重缺乏專門性的檔案管理人員。因此，要想提高學校的檔案管理水平，學校的首要任務就是加大對檔案管理員的培訓力度，培養專門的檔案管理人員，例如培養學校檔案管理員的服務意識和保密意識。合格的檔案管理人員不僅要做好檔案的保管工作，還要知道如何規劃檔案，并懂得如何對檔案進行分類等。所以，學校要做好檔案管理人員的培訓工作，從而為檔案管理水平的提高提供人才保障。
2.努力完善檔案管理制度
所謂的檔案就是指單位在發展的過程之中所形成的具有一定價值的圖表與文字記錄等，這些檔案對單位發展各階段的重要細節予以記錄。在工作過程之中，檔案管理是由專業性人才進行的，而且管理主要應用的是分類管理的方式，科學的檔案管理能夠為相關工作者后期的查詢工作提供便利。檔案之中記錄的各種信息能夠為單位的發展提供有用的信息，從而為單位科學發展模式的選擇提供便利，而且有效避免單位在發展過程之中走過多的彎路，能夠為單位發展提供重要的理論指導。具體而言，檔案管理的價值主要體現在下面幾個方面，分別是：①科學的檔案管理能夠為單位科學的發展提供重要的促進作用，其能夠激勵單位朝著健康的方向發展；②檔案是單位文化凝聚的重要產物，其是單位文化的重要表現，科學的檔案管理可以使得單位經濟和社會效益實現良好的匹配；③科學的檔案管理可以使得檔案為單位的發展提供重要的指導，使得單位的發展更加時代化與科學化。
2檔案管理模式現狀
2．1檔案管理制度不完善
當前我國檔案管理制度仍然不夠完善，這主要表現為：歸檔范圍不明確、歸檔責任人不明確以及檔案整理較為籠統等，這些都反映了檔案管理水平較為落后的情況。若在不變更人員職位的情況下，不會出現太大的問題，但是若稍加變動，就會出現檔案不規則、不連續管理狀態，從而影響到檔案的查找等。除此之外，因為最近幾年來全球經濟不斷下滑，在許多單位之中存在著人員精簡情況，因為檔案管理工作者較少，因此檔案管理任務較為繁重。檔案管理工作具有許多的環節，如果想要提高檔案管理的水平，一定要重視各個環節的管理工作，不但應該提高管理設備的質量水平，而且應該重視從業人員素質水平的提高，提高領導的重視程度，這些都應該在管理制度上予以不斷地完善。
2．2科技信息迅速發展和檔案管理單一化不匹配
隨著科學技術的發展，高新技術也得以廣泛地應用，這使得單位朝著網絡化、數字化以及自動化方向發展，通過信息技術能夠使得檔案管理工作變得更為簡潔，把檔案資源整合到自動化管理系統之后，就可以使得檔案無縫連接得以實現，而且能夠對各種檔案進行保存并且為隨時利用提供便利。因為當前檔案管理的思想較為落后，高新技術并未在檔案管理工作之中得以充分利用，在企業之中檔案管理自動化應用空間仍然較為狹小，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。
2．3檔案管理不規范、不科學
通過調查研究發現，在很多單位的檔案室之中存在一些檔案標號不科學、不規范的情況，部分檔案缺乏卷內目錄，存在檔案混亂等問題，這些問題使得在相關檔案查閱時非常困難。
2．4檔案管理工作人員素質有待提高
檔案管理現代化的實現不但要求相關設備現代化的實現，而且要求管理工作人員具有較高的素質，較為先進的知識，可以為新設備的應用與維護工作提供保證。但是當前我國許多檔案管理工作人員還單單從事文件的歸檔、收發以及查找工作。仍然不夠了解現代化管理的基本知識，在現代化設備應用方面，可以熟練掌握應用技能的管理人員非常少，現代檔案管理對工作人員的素質水平具有較高的要求，如果檔案管理人員不參加后期培訓，必然會影響到單位檔案管理水平的不斷提高。
2．5檔案管理效率低下
檔案管理的基本要求就是檔案管理工作的標準化與規范化。當前檔案管理工作之中普遍存在著一些問題，比如說：大量卷宗的質量較低，而且搜索的工具不夠完善。部分檔案整理與國家檔案局標準要求不符。在檢索文件上，一些單位仍然采用手工檢索的方法，機械化比例較小。因為文件檢索需要較高的精度，人工操作難以滿足文件檢索的精度要求。
3創新模式下，提升檔案管理水平的措施
3．1觀念創新，使檔案在服務中充分發揮經濟效益
（1）要將檔案管理工作與應用工作做好，首先應該了解檔案。檔案管理工作者應該轉變思想觀念，不可以單單坐在辦公室里等，而應該主動請教一些技術工作者，深入到基層單位之中，了解生產經營工藝的具體流程，搞懂技術檔案的具體內涵，從而為檔案管理工作的開展提供保證。
（2）應該樹立檔案是資產的觀念。檔案是單位工作人員經營實踐活動的重要結晶以及重要的智慧積累，其記錄著單位真實的發展歷程，因此其是單位的重要資產，一定要樹立這一觀念，從而將檔案管理工作切實做好。
（3）應該樹立檔案是單位獨有的知識與信息的觀念。在信息時代的社會中，檔案是單位發展的原始記錄，其記錄著單位所有的重要信息，這方面的檔案是單位的獨有知識。若不將這些檔案資料給管理好，在信息化的社會中必然會給單位發展造成一定的安全隱患。
（4）應該樹立檔案具有實用效益的觀念。檔案具有重要的實用效益，其是在各生產要求配合之下產生的，并且得以不斷地完善。檔案的使用價值能夠在利用中得以充分的發揮。
3．2體制創新，推動檔案工作與企業發展相適應
（1）體制創新的核心是精簡：檔案工作一定要與單位需求相適應，檔案管理方法的創新一定要遵循單位的實際情況。不斷對檔案管理進行創新，將過去簡單的檔案室管理變成統一的“單位檔案信息中心”，運用網絡系統來開展聯網操作，進而使得各信息資源的共享與運用得以實現。這樣能夠使得單位管理工作具有更高的靈活性與自主性。
（2）體制創新的重點是高效：單位各種改造工作的開展主要是為了與市場經濟體制相適應，從而創造出更大的社會效益與經濟效益。檔案管理體制也應該隨單位管理機制的變化而不斷創新，從而與單位發展相適應。應該從過去單純檔案資料管理體制不斷向科技、信息、情報以及檔案一體化管理體制轉變。
（3）從單位實際出發：檔案管理工作的開展離不開檔案工作人員的努力與制度、規范的完善。應該將較為系統的檔案管理制度給制定出來，不斷明確檔案管理工作的目標與任務以及工作人員的責任與義務，采取各種方法來調動起工作人員的積極性與主動性。通過制度來對檔案管理工作予以有效規范。
3．3管理創新，不斷提升檔案管理工作
（1）檔案管理工作應該隨著單位的發展而不斷發展，檔案管理工作的規范化應該要求工作人員檔案意識與知識的不斷提高，在檔案管理工作中應該堅持根據法律開展，從而有效保證檔案的統一管理，確保檔案的科學化。
（2）隨著自動化技術的不斷發展，必然會推動辦公自動化的出現，單位各崗位都可以形成電子文檔，這要求各員工應該懂得文字歸檔與處理的程序，應該充分了解電子文檔與紙質文檔歸檔的關系，了解各檔案管理崗位之上的責任。在計算機廣泛應用之后，檔案運用的廣泛性體現于單位各部門共享檔案資源。這就要求檔案管理部門應該發揮信息中心的重要作用，通過管理制度的不斷創新更好地實現檔案管理工作的正常展開。
（3）檔案工作不但是企業的一項重要基礎工作，同時也是國家檔案的重要組成。為了對檔案管理工作不斷規范，一定要增強自身基礎的建設，不斷開發檔案信息資源，使得檔案管理水平得以有效提高。
3．4服務創新，與時俱進
信息服務重視主動服務，檔案部門應該對信息的來源、共享要求等予以高度的重視，應該經常想方設法去收集有用的信息，調查系統用戶潛在的各種需求，從而針對性的開展策劃與設計工作，將不同層次服務形式、內容以及范圍等給設計出來，有計劃的開展信息資源的加工工作，并將其轉變成信息產品，提供更好的服務。在信息服務的方式之上，應該做到以下幾點。
（1）對用戶利用信息的需求予以充分的考慮，為用戶提供利用信息的重要平臺；
（2）在充分調查信息需求的基礎之上，將信息的收集與加工等工作給做好，并且通過先進技術將專題信息制為光盤，從而形成信息產品，從單位各有關部門提供信息服務；
（3）為那些具有遠程信息利用需求的用戶，提供一些跨越時間與空間界限的信息服務。
3．5做好檔案編研工作
檔案編研工作有助于有效提升單位檔案管理水平，做好檔案編研工作應該做到：
（1）增強員工的學習與實踐，不斷提高編研工作者的素質水平；
（2）應用先進的技術，使得檔案編研工作的現代化水平得以不斷提高；
（3）增強檔案的收集與整理，切實保證編研信息的完整性與科學性；（4）依托檔案，不斷拓寬單位發展渠道，擴大單位檔案編研素質的來源；
（5）部門之間相互配合，進行優勢互補，從而不斷增強單位檔案編研工作的合力；
（6）建立相應的規章制度，獎罰分明，從而有效確保檔案編研工作的開展。
4結語
房產市場在國家政策支持下，各項活動都更加頻繁，因此各種檔案資料也越來越多，在這樣的背景下房產檔案管理的工作強度也越來越大。房產檔案的科學化管理也成為了當前房產行業發展過程中的重點。本文針對如何提升房產檔案管理水平的問題進行幾點分析研究。
【關鍵詞】
房產檔案；管理水平；策略
房地產管理與房產檔案密不可分，房產檔案是房產權屬的證明和依據，對房產領域的各項工作都發揮著不可取代的作用，可以說房產檔案是房地產管理的基礎，也是為公眾提供房產信息的依據和參考，提升房產檔案的管理水平，能夠更好的為人們服務，從目前我國房產檔案管理的情況來看，其中還存在很多問題，比如房產檔案缺乏關注度、檔案管理水平低以及檔案管理信息化建設緩慢等，這些問題嚴重制約了我國房產檔案管理工作的發展，作為檔案管理人員必須要立足于房產行業的實際情況，制定更加符合房地產行業發展的管理模式，才能夠為房產行業的發展更好的服務。
一、房產檔案管理中存在的問題
雖然我國房產檔案管理近些年來取得了不可否認的成績，但是我們也必須要認識到其中存在的一些問題，客觀看待這些問題，才能夠提升房產檔案管理的水平，下面進行具體分析：
1.缺乏對房產檔案的重視。從目前我國房產檔案管理的情況來看，由于長期以來我國檔案管理工作都得不到重視，因此很多管理者對檔案管理的認識也存在誤區，他們認為檔案管理不過是進行簡單的文件管理，實際上這種想法非常片面，尤其是在房地產行業中，房產業務開展被過渡關注，檔案管理也因此被忽視，檔案信息不完整，房產信息也比較匱乏，進而阻礙了房產行業的發展。
2.房產檔案管理水平較低。我國房產檔案管理屬于中下水平，由于房地產檔案管理得不到正確的對待，房產檔案管理者以及工作人員對于自身工作的重要性認識不足，并且一部分管理者根本沒有掌握必要的管理知識，無法與當前房產行業的發展相適應，檔案信息不能被及時搜集、整理和歸檔。
3.檔案信息化建設發展較慢。目前一部分檔案管理工作中，很多管理者依舊使用傳統的保管方法，對于信息技術的應用意識淡薄，信息搜集、查閱和使用的效率非常低，檔案安全性得不到保障。另外一部分企業在檔案管理工作方面雖然已經配備了相關管理軟件，但是卻不能充分發揮出這些關鍵軟件的作用，缺乏信息管理人才，對信息化技術了解不足，對房產檔案信息化建設也不過是走走形式，從而導致檔案信息化發展緩慢。
4.房產檔案管理人員素質不高。還有一部分的房管處（所）在檔案管理方面并沒有專業的管理隊伍，管理人員基本都是兼職，這就導致檔案管理專業性不足，并且容易受時間制約，檔案管理是一項細致的工作，沒有足夠大的時間和專業性的管理人才，管理效果無法得到保障。
二、提升房產檔案管理解決措施
1.強化檔案管理意識，健全檔案管理網絡。首先，為了提升房產檔案水平，管理者必須要認識到檔案管理的重要性，并且要具有良好的職業道德以及工作責任心，應該抱有全心全意為檔案事業服務的心態。然后，要建立完善的檔案管理網絡，并且要組織管理小組，以小組長為中心，組織管理班子對檔案管理事項進行商議，建立從上至下的總體部署，并且要建立專門的檔案管理科室，并配備專門的管理人員，每個部門、每個科室都要明確工作內容和責任，各科室管理都要具有相關檔案工作的負責人，針對收集、編目以及立卷等方面一同管理，要樹立檔案管理人人有責的管理理念。最后要建立完善的管理制度與措施，要將檔案管理工作納入年度規劃中，要明確檔案管理的目標，嚴格執行管理措施，并積極向著所定的目標努力。
2.抓好檔案信息化建設，提高檔案調閱速度。信息化建設是檔案管理發展的主要方向，是檔案管理工作發展到一定階段的結果。因此檔案管理者必須要明確認識到信息化建設的重要性，并且要以最快的速度進行信息化建設。然后，要對檔案信息的搜集與檢索系統進一步完善，有效提升房產檔案的查詢效率，最后要建立完善的檔案數據分析系統，并且要隨時對房產市場的情況進行觀察，并隨時進行科學的預測，有效降低檔案管理中的風險因素。
3.建章立制，有章可循，規范操作。在強化檔案管理的過程中，房管處（所）應該建立更加完善的管理制度，并且檔案管理者必須要嚴格遵循各項管理措施以及管理原則，規章制度對人們的行為和意識都具有約束性，能夠保障檔案管理的效果，針對文書檔案的立卷、分類編號以及責任制度等方面制定相對應的管理制度，提升檔案管理的規范性與科學性。
4.加強檔案隊伍建設，提升人員綜合素質。房管處（所）要建立人才動態培養模式，要樹立學習型組織理念，房產檔案工作受到市場經濟的影響，管理目標與需求也在不斷變化，為了確保管理效力，管理人力資源隊伍必須要不斷學習新的法律、法規以及相關管理知識，要掌握更加豐富的檔案管理知識，并且檔案工作管理是非常具有專業性的工作，要通過學習不斷豐富自己的頭腦，并且不斷提升理論應用于實踐的能力，減少管理失誤的問題。
結束語
作為房產權屬登記管理的重要依據，房產檔案對整個房產管理都具有不可取代的作用。我國房地產市場發展極為快速，因此檔案管理工作也逐漸受到人們的關注，為了能夠減少房產糾紛、為房產交易以及住房制度改革提供更加有利的依據，全面提升檔案管理人員的科學管理意識，強化檔案管理力度，建立完善的管理制度是非常必要的，只有這樣才能夠有效促進我國房產檔案的可持續發展。
作者：宋斌路 單位：齊齊哈爾市房地產產權市場管理處
參考文獻：
[1]孫嘉翊.房產檔案管理人員應提高自身素質[J].現代國企研究,2015(18).
[2]劉耀麗.加強基層房產檔案管理更好的為職工提供優質服務[J].電子制作,2014(21).
關鍵詞：檔案管理；信息化；網絡；數字化
1、前沿
當今社會，信息化已經貫穿于社會發展的各個領域。信息技術在人們生活中扮演著更加重要的角色。檔案管理建設也逐步走向現代化、信息化，十七大報告中明確指出：“信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”。中國已經將信息化建設列為國民經濟和社會發展的首要內容。信息技術以它神奇的速度迅速普及開來，滲透到人們生活的方方面，在經濟高速發展的今天，走信息發展道路是現代社會中的人們遇到的機遇和面臨的挑戰，信息共享方式發生了根本改變，利用現代計算機信息系統進行數據共享，已成為一種主流的信息獲取途徑，在這種大背景下，傳統的檔案管理模式迎來了新的挑戰，為此利用現代計算機信息化手段提高檔案管理水平勢在必行，現代信息化網絡為我們提供豐富的檔案資源共享，讓我們足不出戶就能查找到我們需要的信息。
2、檔案管理信息化建設意義
檔案管理的信息化、網絡化可以給管理運營著、管理者帶來顯而易現的效果和收益。
對于運營者的意義：
（1）提高整個部門的工作效率
運營者可以從繁殖、瑣碎的手工管理解脫出來，將檔案目錄電子化管理替代手工管理，將重點工作轉移到檔案材料收集、檔案編制工作中去。極大的提高了工作效率。
（2）提高整個部門的技術水平
企業的信息化是整個社會的發展趨勢，社會的各個領域都投入了很多的大量的財力、物力、時間，只有實現檔案管理的信息化，才能適應不段變化的外部環境。
（3）有效的進行檔案的收集工作
檔案的收集、分類、整編需要管理人員付出大量的手工勞動，信息化技術為此提供了完備的管理平臺，開發了良好的管理工具提供管理人員使用，實現檔案的自動化管理。
（4）有效的為科研服務
檔案的信息化，將檔案信息存放在共享平臺中，利用現代計算機技術實現網絡共享，科研人員通過終端實現信息的檢索、查閱、打印，提供了工作效率，同時信息的電子化更有利于科研工作者再次利用。
（5）部門職能變保管為服務
檔案管理信息化以后，公司的內控文檔、研發文檔、人事文檔等可以在網絡上方便瀏覽（授予相關的訪問權限），為公司領導和員工提供便捷的服務，這樣檔案管理人員可以將工作從檔案保管到檔案收集，整編上來。
對檔案管理者的意義：
（1）檔案管理不再耗費大量時間和精力
檔案管理者手工收集、整理檔案文件數據量大，工作復雜、效率低，實現檔案管理信息化后，又檔案管理系統進行管理，提高了管理者的工作效率，并且數據只需一次錄入，可以永久利用，同時可以很好的共享到世界各地。
管理者能夠利用信息系統實現自動化、網絡化的管理如編制匯總表、分類報表等。自動統計檔案信息、形成相關報表，這些工作都有計算機系統完成，替代了以前的手工方式，提高了管理人員的工作效率。
（2）檢索查詢更為方便
傳統的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。
提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。
提供網上查詢手段：公司內部的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。
傳統的信息查閱方式：檔案管理者在書目中超找所需檔案，然后到書庫中查找指定的文檔材料，費時、費力，實現檔案管理的信息化后，檔案的檢索、查詢更加方便快捷，只需要通過網絡在自己的計算機上實現實時查詢，在空間、時間上更加便捷、方便。
（3）檔案的查借閱工作更加可控。
傳統的檔案查借閱多為手工為主，效率低、容易出錯，檔案管理實現信自化后，檔案的查借閱采用計算機系統管理，對檔案的催還實現自動化管理，實現自動催還提醒。
3、檔案管理信息化的特點
3.1信息存取實現自動化，將信息技術應用于檔案管理中，使紙質數據電子化，數字化，實現了檔案信息的自動化，提高了檔案管理效率。
3.2智能化開發檔案資源。利用信息技術取代傳統的檔案管理工作，使得管理者不用再花費大量的時間和精力重復原理瑣碎、簡單、重復的體力和腦力活動，管理者的精力和時間可以放在檔案信息資源的復雜的、更高水平的、深層次的檔案資源開發上來（智能開發），進行系統精煉信息的加工上，不段滿足不同層次、不同角度的讀者需求。
3.3信息資源的共享。二十一世紀已經步入信息共享時代，網絡技術的發展和因特網的普及使得信息獲取、傳遞成為現實，人們可以世界各個角落利用現代計算機技術訪問數字資源，為此，檔案信息管理系統、數據檔案館應用而生，隨著社會發展、計算機技術的普及，檔案信息共享、查閱、檢索已經成為現實。
3.4檔案信息服務的社會化。檔案信息化的最終目標是實現檔案信息社會化，服務廣大讀者。推進信息化的的目的是建立信息基礎設施和信息共享平臺，實現信息的差異化服務和信息利用中的社會水平，檔案信息化同樣具有這一特點。
4、推進檔案信息化建設的舉措
檔案管理現代化、信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化和保護技術的現代化主要是采用計算機及其配套設備，計算機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲·環境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。要加快檔案管理現代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。
檔案管理的信息化、數字化核心是以計算機網絡和計算機軟件技術為依托，對傳統紙質檔案進行科學化改造，實現檔案管理的現代化、信息化、數字化主要要做好如下幾方面的工作：
4.1加強領導提高認識，強化用戶需求管理。用戶需求分析是計算機管軟件系統中第一個環節，也是最重要的環節之一 ， 需求分析的數據，來源于不同 層次的管理者，科研人員、普通讀者，每位讀者的知識水平不盡相同，這就要求我們對各種需求進行篩選、歸來、總結把握好用戶需求的尺度，高效的管理用戶需求，形成用戶需求規格說明書。
4.2建立良好的數據模型，數據模型是軟件工程中最底層、最基礎的工作，設計良好的數據模型能夠給系統靈活性、擴展性提供有效的數據支撐，以適應不段變化的業務需求。目前業界普遍采用的數據庫軟件是微軟公司的SQL SERVER 和甲骨文公司的ORACLE.,該軟件在穩定行、安全性、擴展性、靈活性都領先于其他廠商的產品。
4.3對檔案系統進行合規姓測試，全面系統的根據用戶需求規則說明書進行合規性測試，保證系統能滿足用戶需求以及軟件壓力測試，滿足多用戶的同時共享查閱需求。
5、檔案信息化建設的主要任務
檔案信息化建設的主要任務有以下幾點：
（1）以檔案信息管理系統的推廣應用為基礎，以“數字檔案館”和“電子文件管理系統”的研制為重點，加強檔案管理應用系統的建設。
（2）以館藏檔案的數字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。
（3）以檔案專業人才，計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。
參考文獻：
[1]楊艷.現代檔案管理基礎 機械工業出版社，2007.1
【關鍵詞】醫療保險；檔案管理；水平提升；方法
我國改革開放40多年來，社會經濟一直保持高速發展的良好勢頭，各行各業也隨之水漲船高，人們對于生活質量的要求也越來越高，醫療服務作為人們健康的保障，廣受群眾關注，國家也推出了針對不同人群的醫療保險服務，如城鎮職工醫療保險、城鎮居民醫療保險、新農村醫療保險等等，覆蓋面越來越廣，人們所取得的實惠也越來越多，醫療保險檔案管理作為醫療服務的重要組成部分，是醫療機構管理水平的評分尺，也是其服務質量的標準鏈，并且關乎廣大人民群眾的切身利益，因此，必須加強醫療保險檔案管理水平，為新時代人們提供更好的醫療服務。
一、醫療保險檔案概述
醫療保險是傳統社保五險（養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險）之一，2019年3月16日，國務院了《國務院辦公廳關于全面推進生育保險和職工基本醫療保險合并實施的意見》，傳統五險逐步減少為四險。醫療保險直接的作用就是補償人們因病就診產生的醫療費用，其涉及面廣泛、業務復雜，涵蓋了“醫”“?！薄盎肌薄八帯彼膫€方面，企事業單位所有在職和離退休人員、靈活就業人員均可享受其福利待遇，醫療保險檔案記錄著參保單位及參保人員的所有信息，有著極其重要的作用。
（一）內容豐富。醫療保險檔案既包含綜合性的政策法規，又囊括參保單位、定點醫療機構、參保人員、特殊病種和病例等文件材料，還牽涉電子檔案文件，具體可以涉及參保單位基本信息、參保人員詳細信息、所選定點醫療機構信息等多個方面，全方位、多角度記錄一個地區醫療保險工作發展軌跡，可以這么說，一份醫療保險檔案就是一部地區醫療保險工作的成長史。
（二）形式多樣。醫療保險檔案屬于綜合性的檔案載體，從載體形態可分為傳統紙質版檔案和照片、視頻、錄音帶、光碟、硬盤等新興檔案載體；從載體類別可分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、業務檔案、電子檔案、音像檔案、照片檔案等；從記錄形式可分為文字、圖表、照片、視頻、數字代碼等，總而言之，一個地區各種形態的醫療保險檔案代表了該地區醫療保險事業發展的全過程。
（三）來源廣泛。醫療保險檔案的來源有自身形成、上級印發、參保單位、定點醫療機構、參保人員和有關單位報送等多個渠道來源，在文件整理歸檔時要注意分門別類，最大限度保障其文件的完整性和系統性。
（四）價值多元。醫療保險檔案價值主要有憑證價值、史料價值和參考價值。其憑證價值指的是全面真實反映參保單位、參保人員履行的繳費義務和享受醫療保險的福利待遇；史料價值指的是詳細記載該地區醫療保險事業從誕生、發展到茁壯成長的歷程；參考價值指的是通過研究醫療保險檔案能夠對現實醫療保險工作進行優化，并對未來發展產生一定的參考作用。
二、當前醫療保險檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理工作人員重視不夠。一是重視程度不夠。當前很多醫療保險檔案管理工作人員沒有高度重視此項工作，主要原因是高層管理人員沒有充分認識到做好醫療保險檔案管理工作的重要性，重業務、輕檔案的心理較為嚴重，無法提升檔案管理工作人員的積極性，在資料收集、整理和審核方面都漫不經心，導致許多基礎數據存在缺失、漏報等錯誤。二是專業人員匱乏。醫療保險檔案管理人員需要熟悉醫療保險業務，能夠將檔案進行科學合理分類，按照不同形式、不同來源進行有序管理，在實際操作過程中，檔案管理工作人員往往是兼任，專業知識并不過關，容易發生簡單基礎性失誤，給檔案管理工作帶來不良影響。三是檔案管理意識淡薄。許多人認為工作中注重的是能力，檔案只是一個輔助工具，不能夠起到實質性作用，導致檔案管理人員與其他部門溝通交流少，資料更新不及時，無法起到檔案應有的作用。
（二）檔案管理體系建設不夠完善?，F今許多醫療保險所都沒有制定針對醫療保險檔案專項制度，只是以其他基本管理制度作為參考，難以體現醫療保險檔案管理的特殊性。一是職責不清。檔案管理工作人員兼職情況突出，工作人員管理內容復雜，工作壓力巨大，難以做到主次兼顧，或者只是以本職工作為主，檔案管理為輔，最終出現檔案管理工作效率低、質量次，無法滿足檔案管理工作需求，比如沒有建立統一的標準，管理人員整理檔案隨心所欲，導致他人在檔案查詢時效率低下。二是細節不明。檔案管理應該檔案目錄清晰、完整，便于查閱，但許多檔案標題、目錄記錄不清、語焉不詳，嚴重者出現目錄破損或者缺失，檔案編號也沒有統一，分門別類時各自為政，導致每換一名檔案管理工作人員就需要重新整理一次，造成時間、人力上的巨大浪費。三是管理不規范。部分醫療保險所沒有做好檔案管理的保密工作，沒有設立專門的檔案室，將醫療保險檔案與日常工作文件混為一談，容易出現數據遺失。許多醫保所對于醫保檔案的調用沒有制定具體的約束制度，往往出現檔案借出后難以收回的現象，加上信息對接溝通不到位，導致檔案流向不明，這些問題產生的根源都是檔案管理制度不夠規范而引起的。
（三）檔案管理信息化程度不足。一是信息化建設投入不足。新時代醫療水平逐年提升，信息化建設在醫療體系建設占有重要地位，可是許多醫療保險所在檔案管理信息化建設上的投入明顯滯后，檔案管理信息化工作推進不力，檔案管理工作人員往往采用的是紙質版檔案與電子版檔案混合使用，容易出現數據沖突。二是信息失真現象嚴重。信息的錄入都是依靠人工，部分工作人員在信息錄入時審核不夠細致，導致錄入信息與原始信息有一定出入，最終還是需要查找原始紙質版檔案，也就無法體現出檔案信息化的真正優勢。三是信息共享不足。由于沒有制定統一的軟件管理標準，難以實現各個醫療保險所檔案信息共享。
三、提升醫療保險檔案管理的有效舉措
（一）強化醫療保險檔案管理的重要性。為了順利開展醫療保險檔案管理工作，提升工作效率，需要不斷加強對于醫療保險檔案管理工作的重視程度。一是加強宣傳。以宣傳欄、宣傳冊、公眾號等傳統宣傳載體和新媒體相結合，將做好醫療保險檔案管理工作的重要性宣傳到位，改變檔案管理人員輕視檔案管理工作的陋習。二是加強培訓。對于現有兼職的檔案管理工作人員進行定期培訓，強化其檔案管理專業技能，同時可以引進專業檔案管理人才進行專職管理，打造一支具有較高檔案管理素質的人才隊伍，提升檔案管理水平。三是嚴格管理。建立強有力的獎懲措施，對于檔案管理工作人員出現的工作態度不認真、不細致等問題進行追責，對于檔案管理表現突出者進行物質和精神上的獎勵，進一步激發其工作積極性。
（二）完善醫療保險檔案管理體系。一是分清權責。建立責任制度，將檔案管理工作責任落實到人，盡量避免出現兼任現象，以此實現檔案管理工作責任清、職責明、效率高。二是強化細節。建立統一的檔案管理標準，每一個細節都要求做到盡善盡美、標準統一，嚴格按照規章制度對檔案進行分門別類整理，高質量、高標準編寫檔案目錄，設立完整目錄索引體系，這樣無論誰來管理或者查閱檔案都能夠輕松應對。三是管理規范。制定完善的檔案管理制度，做到制度化監管、收檔，做好檔案調用臺賬，明確檔案流向，以免出現檔案遺失后推諉扯皮現象。
【關鍵詞】：城建檔案 見證者 發展 信息化 數字化 提高管理水平
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
城建檔案管理的重要性
見證城市發展
每個城市在其發展過程中，都會在政治、經濟、文化方面留下深刻的印跡，而這些發展和變化，最重要的“見證人”便是城建檔案，城建檔案用最真實、最樸素的方式記錄下城市在每一個時刻所發生事件，為后人提供可借鑒的素材。人們可以通過城建檔案，回顧歷史，總結某些時段城市建設過程中的成功之處以及走過的誤區，為后期城市建設提供依據，可謂是新時期的“資治通鑒”。
合理的城建檔案管理，可以讓城市的發展歷程更加清晰，信息保留更加豐富，更加便于搜索、查詢、總結等。因此城建檔案管理在見證城市的發展中起著至關重要的作用。
推動城市發展
作為城市發展的見證者，城建檔案為城市工程建設提供了重要的信息資源，工程后期檢查、排修等都需要依賴城建檔案。
一些優秀的案例，被記錄后可以用于其它城市的城市建設中，也可以用于本城市多年后的工程建設（例如城市的改造、拆遷等），減少作業過程中走的彎路。而一些失敗的工程案例，更加可以作為后期的借鑒，避免曾經的誤區。如此，便大大減少了城市建設的時間、人力、物力的成本。
城建檔案管理若能很好的總結出過去檔案中案例，進行合理的區域塊劃分，對后人借鑒，以及推動整個城市快速發展都有良好的促進作用。
應對突發事件
現如今，城市建設有大量的工程在地下，因此對于地下管線的記錄和管理，成了城市運作的重要內容。而當突如其來的自然或認為災害來臨時，城建檔案為突發事件的的處理提供了重要依據。
以2012年北京的那場暴雨為例，正是因為在過往的城建檔案中，地下水道的處理的相關檔案并不豐富，因此造成了暴雨中的悲劇。另一方面，這次的暴雨事件，使得相關部門提高了警惕，必會努力完善地下水道機構，并將相關經驗記錄到檔案中，當下次此類的自然災害發生時，相關部門便可以根據檔案資料實施解決方案。
城建檔案管理中的問題和困難
檔案收錄問題
檔案收錄是城建檔案工作的基礎且核心的內容，因為檔案本身，是萬物之本，后期的管理工作都根據它而展開。
而在目前檔案收錄的過程中，最常出現的問題便是內容收錄不全。由于城建檔案內容繁多且復雜，涵蓋了黨政機關、工程建設以及民事管理等或大或小的問題，如此龐大的信息量，在有限的工作量下，收錄經常出現遺失、漏失的現象。
城建檔案種類繁多，各種檔案的分類問題，也是相當棘手，部分跨三四個領域的檔案，在分類時會出現分歧。
而一些過于專業的工程數據，甚至一些設計商業秘密的數據，在檔案收錄時也是較大的障礙，數據的小小偏差，會導致“失之毫厘，差之千里”的結果。
檔案利用率低
理論來講，檔案越豐富，種類越多，內容越全面，對于城市發展和建設，貢獻越大。而工作人員在實踐中發現，龐大的信息量，可以被利用的內容少之又少，有些類別的檔案記錄后便不會被翻閱，因此如何合理解決檔案的利用率問題，使利用率高和利用率低的檔案有所區分，并采用不同的管理方式，是當務之急。
管理水平低
由于大部分城市的城建檔案管理工作并非是專業人士，因此對于檔案管理的原則、方法等并不十分清楚，只是按照傳統的、粗糙的方法進行管理，并沒有進入一個規范化的流程，因此會大大降低城建檔案對城市發展所起的作用。
而在這個信息化的時代，采用信息化操作，會大大提高城建檔案管理的效率，而在國內實際操作時，真正做到信息化管理的并不多。
人才缺失
新世紀，檔案以多種信息化、數字化的方式存在，而檔案管理的專業性要求越來越高，很多地區還將檔案管理作為一種傳統工作方式，并未引進符合新時代要求的專業型人才。
除此之外，專業型人才的培養，也將會是未來越來越重要的內容，檔案管理同其他大學專業課程一樣，具有超強的理論性、實踐性以及技術性。
吸引當代大學生對檔案管理的興趣，培養其創新意識，是培養專業型人才，補充人才缺口的重要手段。
地下管線檔案管理相對薄弱
城市地下設施的規模越來越大，結構越來越復雜，小到排水、燃氣管道，大到地鐵、防控洞等。這些地下管線的管理并沒有得到足夠的重視，因此也缺乏一個統一的、獨立的管理系統。
為了盡快的、安全的開發地下空間，保障地下工程有條不紊的進行，對于越來越龐大的地下設施系統，采用系統化、信息化的獨立管理模式，是大勢所趨。
如何提升城建檔案管理水平
轉變觀念，更新意識，提高重視度
城建檔案管理水平一直居低不上，處在溫熱的水準，最主要的原因是還沒有引起相關部門的足夠重視，部分人認為城建檔案管理是可有可無的內容，低調求導致了低水準。因此，轉變觀念，提高相關部門的重視度才是問題的根源。
在提高重視的前提下，城建檔案管理必須服從并服務于城市建設、社會經濟發展，順應時代的要求，無論是內容、形式還是技術方面，都要采用新的處理方式，為城建檔案管理事業注入活力。
加強人才隊伍建設
我國從上世紀末便開始了人才強國戰略，對一個國家而言，人才是根本，對于城建檔案管理亦是如此。具有過硬的思想政治素質和道德作風素質、一定的文化知識、專業水平及工作能力且一專多能、博大精深的求知意的高素質專業管理人員，是做好城建管理工作不可缺因素。
在引進高素質人才的同時，也要對在職人員進行專業培訓，爭取在實踐的基礎上，加強理論訓練，將他們打造成為高素質人才。這樣即可以減少成本輸出，也便于人才的留用。
加大資金投入力度
資金是城建檔案管理運行的保障，在相關部門對城建檔案提高重視的同時，要加大資金的投入。這體現在，一、對硬件的改善，對檔案室的規模擴張，環境改善等。二、引進先進的信息技術，聘請專業的軟件供應商，設計系統，符合檔案管理需求。三、對人才的資金投入，引進高素質人才，對已有人才的培訓等。
加強信息化建設
在這個互聯網高速發展的時代，幾乎每一項工作都可以利用網絡和數字媒體的便利，城建檔案管理工作也不例外。
對城建檔案而言，最具體的方式就是加強數字化檔案庫建設，一方面要加強網絡建設，使得信息傳輸的時間與金錢成本降低，另一方面，對數據庫進行數據化管理，針對不同行業、專業，系統地分門別類，在搜索引擎的幫助下，會使得對檔案的查閱、引用方便許多。
建立健全法規制度
【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）08-0520-01
隨著社會的發展，醫療衛生改革的實施與進一步探索，提高綜合醫院檔案管理水平是刻不容緩的事。提高綜合醫院檔案管理水平，從而能夠使檔案管理與醫療衛生改革同步，以達到為醫療衛生提供高效率、高水平的服務，做好基礎工作，從個中環節加以提高醫療質量，最終為切實解決人民群眾的看病難、就醫難問題。個人覺得要提高綜合醫院檔案管理水平就應該做好以下幾方面：
1、社會化、開放式管理
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢?，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
要提高管理水平就要提高目前檔案管理工作的現狀。隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的檔案，已經不能適應當今社會發展要求，因此，可建立一種社會化、開放式等管理模式。在醫療機構中也應如此，其含義包括以下幾點：1、人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性；2、人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性；3、利用者對人事檔案需求的多樣性；4、人事檔案管理方式和服務方式的開放性。
2、建立兩級管理的機制
我國各級醫療衛生承擔著群體醫療、預防、教學、科研等任務，在開展上述業務活動中，形成了大量的人事及業務技術檔案。這些檔案有醫院層面和科室層面，其內容復雜多樣，有的醫院是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對醫療衛生業務檔案采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足醫療衛生業務開展的需要。 其意義在于：1、兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾；2、站級管理有利于醫療業務工作整體水平的提高；3、科級管理是有利于滿足醫療業務工作日常的需要。
3、加強信息化建設
現代各個行業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。置身于社會信息集成系統中，醫院檔案工作者將發現醫院檔案發生了巨大變化。
首先是醫院檔案載體的轉變。在醫院實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在醫院各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
其次是醫院檔案的分類變化。舊有的醫院關于文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以醫院信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各醫院檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中醫院的檔案分類更能貼近醫院的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。
此外，在醫院檔案接收和保管上也有所改變。以往的醫院檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了?！霸陔娮迎h境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說醫院檔案人員如果不進入到醫院信息集成系統中去，則很難掌握到醫院信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使醫院檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。醫院檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時醫院檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。為醫院活動提供利用檔案信息亦發生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對醫院檔案工作者的初級要求。重要的是要在醫院信息集成系統中及時掌握醫院的產品信息及開發過程。一切以醫院醫療等建設為中心，找準檔案工作為醫院服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。
4、此外在以下幾方面也應加強：
（1）、建立健全檔案工作網絡：
不管是社會化開放式或兩級管理，建立健全檔案工作網絡 是醫院檔案管理的組織保障。
建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務 檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。
（2）建立切合實際的業務檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業務及其他檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔 案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部關于業務活動形成材料范 圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。
（3）加強對兼職檔案員的培訓和指導
各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務 學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。
（4）推行責任制，加強考核
各級醫院在推行經濟責任制時，應將業務檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將業務材料的歸檔列入全站業務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業務檔 案的收集歸檔。
綜上所述，將檔案管理建設為社會化、開放式管理，并將業務檔案實行兩級管理，以信息化為手段，在網絡、制度、人員培訓、責任等諸多方面落實后將提高檔案管理水平，它符合醫療衛生業務工作的特點和需要，隨著業務檔案管理實踐的發展，它將會更加完善，一定會為醫療衛生業務工作的開展發揮重要作用。
