時間：2023-09-25 15:59:42
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案管理機制，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著二級學院辦學規模的不斷擴大，二級學院形成的檔案材料越來越多，學校檔案館沒有能力也不可能事無巨細，將二級學院各類檔案都盡數收集進館，那么，二級學院的檔案管理應該采用什么樣的模式進行管理合適呢？自20世紀90年代以來，國內一些規模較大的高校開始了在其所屬的二級學院設立檔案資料室的探索。尤其國家開展教育教學評估工作以來，建立二級學院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來，學校檔案館常常接到二級學院有關檔案管理的相關咨詢，在日常的檔案業務指導中我們也加大了二級學院檔案管理內容的指導。在調研學習與實踐的基礎上，我們認為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級學院建立檔案資料室的模式是當前高校檔案事業自身完善發展的一種好舉措。其優點體現在：第一，可以把學院系成立以來散存在各個辦公室的具有保存價值的文件資料進行系統整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對室內大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級學院每年定期進行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現象，養成良好的資料積累與整理歸檔的習慣；第三，目前高校普通都是多校區辦學，學校檔案館不一定與學院在同一校區，即使在同一校區也不如就在同一單位內利用方便，況且學院自存的檔案更多的是為本學院工作服務，建立學院檔案資料室集中存放本學院檔案既方便了本學院師生的就近利用，也方便學院日常工作的查考利用，可以達到節約工作成本提高工作效率的目的?？傊茖W地設計二級學院檔案管理架構，協調處理好校、院二個層級檔案管理的關系，在歸檔重點、管理辦法等方面加以規范、整章建制，積極創新二級學院檔案管理模式是實現高校二級學院系檔案管理科學發展的必然之路。
二、以檔案規章制度建設為抓手促進二級學院檔案管理規范化
制度化是一個單位工作步入規范化、科學化的前提，建立健全二級學院檔案管理規章制度是保障二級學院系檔案管理規范化的核心。在檔案工作隊伍網絡比較完善的高校，每一個二級學院通常會有一位檔案工作負責人，一般由學院的行政副院長或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負責人和兼職檔案員的崗位職責中大多只是簡單地言明負責學院檔案工作，通常連當事人自己都不太清楚究竟具體應該做些什么工作？學校每年對每位職工進行工作考核時也往往沒有將其兼任的檔案工作職責列入考核的范疇，學院檔案工作長期以來形同虛設，各學院檔案管理各行其是。經過實踐與學習，我們認為要做好二級學院的檔案工作，首先應該抓檔案制度建設，建立健全二級學院檔案管理規章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級學院檔案科學管理的重要條件。二級學院檔案既要有國家檔案局和高校檔案館要求的規范性，又要突出本學院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學特色提供堅實的支撐。具體來說，二級學院檔案管理規章制度主要包括：二級學院檔案管理辦法、二級學院檔案分類方案、二級學院檔案歸檔范圍與保管期限表、學院檔案室管理規定、專兼職檔案員的檔案職責等。制定二級學院檔案管理規章制度時要避免簡單地照搬高校檔案館的相關規章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等國家及地方檔案管理相關法規制度的前提下，結合本學院的工作實際做具體的補充、細化和完善工作，擬定出適合本學院實際的檔案管理規章制度。
三、創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究
高校二級學院兼職檔案員的專業背景往往多元化且素質參差不齊，大多數沒有接受過正規的檔案管理專業訓練，對檔案及檔案價值的認識不一。針對二級學院檔案管理人員普遍非專職化、專業化特點，結合二級學院行政、黨務、教學和科研工作的特點，并考慮各崗位人員的職責與工作規律，創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究是保障二級學院檔案管理質量的關鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識、能力和素質等直接關系到二級學院檔案管理的質量和管理目標的實現，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因為二級學院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經有序整理匯集而成，因此對二級學院工作人員進行檔案管理培訓時，第一，要拓展培訓對象，最好二級學院系各個崗位的工作人員都能參加培訓，甚至在學院進行幫忙的學生助理也應該納入培訓的范疇；第二，在培訓內容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識外，更重要的是提高其對院系檔案價值的認識，改變大家普遍對檔案認識不足甚至集體無意識狀態，讓全體師生員工意識到，自己就是學校檔案的形成者之一。一個時代一個學院教師學生在教與學、科學研究、服務社會中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個個科研項目和基建項目等檔案上，這些檔案承載著這個時代這個學院發展面貌的真實記錄，是傳承與熔鑄學校精神的重要信息源；第三，定期組織二級學院兼職檔案員及其他工作人員到學校檔案館或省市檔案館參觀學習，開闊其視野，更新、補充和拓寬其知識結構；第四，學校檔案館應加強二級學院檔案培訓模式、培訓內容、人員組織等內容的創新性研究，形成卓有成效的培訓方式及規范的培訓教程；第五，探索制定有效的績效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。
四、充分利用現代信息手段實現二級學院檔案數字化管理
一、我國企業人事檔案管理存在的突出問題
（一）企業人事檔案管理方法落后
盡管從總體上看，我國各類企業都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業對人事檔案管理過于簡單，只是對企業員工的姓名、性別、年齡等信息進行簡單的記錄，而對企業員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業員工的個人成長經歷和歷史業績。還有一些企業對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細，但具有較強的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業檔案開發利用奠定良好的信息基礎。
（二）企業人事檔案管理質量較低
盡管我國企業人事檔案管理日益步入規范化，但很多企業檔案管理質量較低，企業員工的檔案缺乏真實性。有的企業人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導致企業人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業人事檔案的應用。還有一些企業對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴重的“棄檔”現象。而企業人事檔案的保存更是企業人事檔案管理中的薄弱環節，歸檔立卷工作不及時，查找企業員工檔案十分費時費力，增加了企業人事檔案的管理成本。
（三）企業人事檔案管理模式單一
從我國企業特別是中小企業人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業還沒有使用檔案管理軟件，計算機、照相機、掃描儀、移動硬盤等現代化檔案管理設備十分匱乏，導致企業人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導致企業人事檔案的開發利用嚴重不足。
二、我國企業人事檔案管理問題的原因分析
（一）觀念制約
我國企業人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業人事檔案管理上升到“人才強企”的戰略高度，因而企業領導層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業人事管理工作科學發展。這也直接導致很多企業沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監督考核工作也不健全，因而導致企業人事管理工作不夠規范、方法陳舊、模式單一，制約了企業人事檔案管理工作更好的開展。
（三）人員制約
人是生產力中最活躍的因素，企業人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業人事檔案管理人員的綜合素質所決定。一方面，由于企業對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導致企業人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機制，導致企業人事檔案管理人員工作態度不夠積極，無法將更多的精力用于企業人事檔案管理，更多的是在應付差事。另一方面，由于企業具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業生產、經營等活動更加了解，但我國很多企業人事檔案管理人員不注重加強學習和管理創新，導致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業人事檔案管理的科學化。
三、完善我國企業人事檔案管理機制的思路
（一）創新企業人事檔案管理理念
理念具有先導性作用。完善我國企業人事檔案管理機制，首先必須在理念創新上狠下功夫。企業領導層和管理層要從推動“人才強國”和“人才強企”戰略的角度，高度重視企業人事檔案管理工作，既要加大企業人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業人事檔案管理奠定堅持基礎；又要加強對企業人事檔案的組織領導，經常關注和過問企業人事檔案管理工作，幫助解決企業人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業人事檔案管理工作營造良好環境。
（二）完善企業人事檔案管理制度
制度具有長期性、穩定性、規范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩定性和規范性功能的行為規范。完善企業人事檔案管理機制，必須進一步健全和完善企業人事檔案管理制度。一方面，企業要著眼于新形勢、新任務對企業人事檔案提出的新要求，積極推動企業人事檔案管理制度創新，對于已經過時和落后的制度要進行修改和完善，比如對于企業人事檔案的搜集必須將“取之有據、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規范。另一方面，應進一步強化企業人事檔案管理制度的執行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規范。
（三）優化企業人事檔案管理模式
健全和安全的企業人事檔案管理模式，對于完善企業人事檔案管理機制至關重要。要建立企業人事檔案協調機制，將企業人事檔案納入到企業各部門的工作內容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應交由人事檔案管理人員進行統籌；要建立企業人事檔案管理內容，對于企業員工的個人資料、基礎材料、業績材料、科技成果材料以及不良表現等材料進行歸檔，通過細化管理完善人事檔案內容；要加強企業人事檔案“信息化”建設，購置信息化建設的硬件設備和軟件程序，優化信息資源，強化開發利用。
（四）打造企業人事檔案管理隊伍
企業人事檔案管理工作具有較強的政策性、保密性和專業性，因而必須由專業人員從事。企業要著力于加強企業人事檔案管理工作，引進和培養一批既具有檔案管理能力、又具有企業管理能力、更具有較強職業素質的復合型人才，特別是要加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，著力提升他們的大局意識、責任意識和職業道德，真正通過人事檔案管理人員素質的提升推動企業人事檔案管理工作取得新成效。
1.不斷加強檔案人才資源建設
人才是檔案事業發展的第一資源。人才優勢是最大的優勢，要實現檔案事業協調健康和可持續發展，必須把檔案人才資源建設放在首位。
1.1促進人才流動，盤活人才資源
引進有專業知識、專業技術、專業技能的人才充實檔案隊伍。
1.2樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發揮作用
環境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業，支持人才干事業，幫助人才干事業的環境，充分調動其積極性、主動性和創造性。
1.3保持檔案干部隊伍的穩定性
檔案是知識性、專業性、連續性很強的工作，檔案干部的不穩定，直接影響到檔案工作的連續性。因此必須做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創新本職工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。
2.加大檔案管理人員培養力度
隨著當前社會的發展和進步，檔案工作發生了顯著變化，檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。
2.1政治素質
檔案管理人員應認真學習檔案工作的法律、法規，貫徹落實中央關于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用。
2.2業務素質
隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協調能力、掌握現代科學技術的復合型人才。因此，檔案人員應具有較高相應的專業知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業務素質。
2.3現代管理的素質
第一，要有開拓創新精神。檔案人員不但具有繼續傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，善于發現檔案工作的新規律、新方法，及時總結工作中的經驗、教訓，取人之長，補己之短，創新檔案機制，促進檔案發展。
第二，要有市場意識。首先要有質量意識、效益意識。根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，開發利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發揮其積極作用。
第三，要有現代化意識。當前市場經濟追求信息的快速傳遞，發揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現代化設備的實踐技術。
3.促進檔案工作的規范化、標準化
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。
3.1加強制度建設
制度本身就是一種規范。要根據檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。
3.2嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區分文件與資料，特別要注意區分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關，不該歸檔的不混入，應歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內在聯系的文件材料組在同一卷內，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標準化、規范化管理。
（一）檔案管理工作人員缺乏專業素質
檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。
（二）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓，增強職業吸引力
檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度，提升福利待遇
檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流，實現人文關懷
檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結論
（一）檔案管理工作方法單一
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業務能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創新的意識，對于現代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現統一，以積極有效的工作方法的創新帶動檔案管理人員的業務創新實踐，充分的體現檔案管理工作的現代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業素質檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。
（三）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓
增強職業吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流
實現人文關懷檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結論
關鍵詞:檔案管理;知識管理;概念;關系;相互作用
在知識經濟時代背景下，知識管理和檔案管理發生了密切的聯系，社會經濟活動的決策者和引導者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統的應用于檔案管理工作當中，人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區別，到相互影響，最后有機融合，形成內在規律的邏輯關系。
一、檔案管理與知識管理的概念
知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關的一系列生產社會活動。而知識是通過學習、實踐或者探索所獲得的認識、判斷或技能，在人類社會當中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經歷了多年的積累和發展，它融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業管理思想和現代管理理念，在企業管理中知識管理是一項重要內容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環節在收集、整理、保管、鑒定、統計和為檔案利用者提供服務。在現代社會經濟活動當中，眾多企事業單位實際經營活動就是采取和使用企業管理進行日常工作安排和產生經濟效益，而檔案管理作為一項企業管理的重要內容，逐漸得到決策者和領導者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。
二、檔案管理與知識管理異同關系
(一)檔案管理與知識管理的相同之處
1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側重于無法用文字描述和表達的知識，更多的是以思想、經驗為代表的無實物形態的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準、更快速的服務，側重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導其作出正確的決策和判斷?？梢哉f二者在最終終端管理工作的達成都是為了滿足使用者需求實現管理的價值，二者出發點相近。3．二者的管理流程不管是傳統檔案管理模式還是現代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環節當中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術隨著信息技術的發展和普及，各行各業也都隨之與其相結合，可以說在管理技術和手段上，新一代現代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術和網絡為技術支撐和傳播媒介，二者技術手段相同。
(二)檔案管理與知識管理的不同之處
1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經濟活動中，檔案管理一直受決策者和領導者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認知較低導致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現代化發展進程加快，情況有所好轉，但是知識管理從出現至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認知問題導致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。
三、檔案管理與知識管理的相互作用
(一)知識管理提升檔案管理
正是由于傳統的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現代化發展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執行人員的認知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數字信息技術的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。
(二)檔案管理推動知識管理
檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統。
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【關鍵詞】文書檔案；自動化管理；數據庫管理；信息共享
正所謂“讀史使人明智”，文書檔案是檔案貯留單位歷史變遷與發展軌跡的直接記載和見證，不僅具有十分重要的文化價值，還能夠為貯存者制定當下的發展規劃、解決新現的疑難問題提供追本溯源的歷史依憑。然而，由于文書檔案自身的機體特征較不穩定，易受風化侵蝕與各類化學腐蝕，加之數量浩繁造成的檢索困難，如何恰當管理之、使其發揮應有的歷史鏡鑒作用，是我們應當思索的重要問題。
一、文書檔案管理中存在的問題
（一）不穩定的機體特征導致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現代化辦公自動化系統在較前的歷史時期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質載體。但紙張本身的物理與化學特征均較不穩定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風險。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風化等；從其化學特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學腐蝕。
還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風險。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風干、墨水凝華、墨水蒸發等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內容的識別、確認與精讀。
（二）繁浩的文書數量導致檔案檢索較困難。縱然圖書館學與檔案管理學已經為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個方面的問題。
第一，在按照非自動化索引法進行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經驗，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時間、將自己所要找尋的書目對號入座需要一段時間、找到自己書目所在的索引區需要一段時間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費一定的時間，如此通過經驗對照，該論點不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。
第二，人工編排、取閱后復原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經驗，即，將書目歸還柜臺后，下次再借閱相同書籍時，發現書目并不在同一檢索區；甚或借閱其他不同類型書籍時，發現上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復原工作疏誤造成的，如此會造成一定程度的檔案混亂，若聯結成片甚至成為常態，則檔案的檢索、管理工作將會陷入無序狀態。
二、文書檔案現代化管理機制的構建
（一）引入數據庫技術進行自動化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現代化的檔案管理技術是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術當屬數據庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標是實現自動化檢索。
第一，將傳統的文書檔案索引規則“符碼化”，作為數據庫的信息處理與運行規則注入管理軟件，形成自動化的索引機制。文書檔案的現代化管理并非是憑空創新，而是對傳統方案的技術升級與改造。原有的文書檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區隔與同范疇內不同文書間的內在聯系，是自動化文書管理系統建構的基本依憑，也即，將傳統的文書索引規則轉化為C語言等數據庫語言，并以“符碼化”之后的索引規則為基本框架建構起能夠容納更高量級，能夠進行高精度、高強度、高密度與高速度檢索的文書檔案管理數據庫。再次引入圖書館借閱的例子，現今大多數的高校圖書館都開通了網絡文獻速遞功能，在校內網即可遠距離登錄圖書館主頁查找自己所需數目的索引，明晰該書的上架位置、基本特征，甚至進行部分內容的影印版試讀，而熟悉自動化檢索規則的用戶根本無需耗費任何時間熟悉檢索規則即可通過書名檢索得出以上信息，這便在很大程度上提升了檔案管理的效率。
一、知識服務的概念
知識管理是一項具有創新性的管理方法，其是社會不斷發展的產物，在應用的過程中，需要先在組織內部建立有效的管理機制，可以挖掘員工潛力，通過對員工的培訓，可以使其掌握新的知識，從而提高工作的效率。知識服務是知識管理的重要內容，其強調對知識的創新，可以提高企業的競爭力，可以培養出更多具有創新意識的高素質人才。在信息大爆炸的時代背景下，員工必須做好知識的補給，要不斷的學習新知識，還要提高創造力。知識服務可以實現人與信息的結合，可以對傳統的管理理念進行創新，有助于提高企業管理的水平。知識服務需要建立相關服務體系，要實現信息的共享，還要做好知識的宣傳工作，使員工積累更多知識，企業可以建立知識庫，將信息資料集中在一起。在知識管理的模式下，要提供信息增值服務，要圍繞知識管理提高服務的水平。
二、知識服務在檔案管理中的實現
知識服務對檔案管理水平的提升有著促進作用，在當前信息時代下，檔案館的管理者需要做好培訓工作，還提高服務管理水平，還要提高檔案文件的利用價值，管理人員需要做好文件價值的鑒定工作，還要加強對檔案的整理與分類，做好檢索設置工作，這樣才能節約檔案查找的時間。在很多現代化的檔案館中，都采用的是后管理模式，這對電子文件的管理有著極大的適用性，可以發揮出檔案機構的職能。加強知識服務，可以提高社會的檔案意識，可以保證檔案收集的全面性，還可以增加檔案利用的價值。強化人們的知識服務意識，可以促進檔案事業更好的發展，下面筆者對知識服務在檔案管理中的實現進行簡單的介紹。
1、檔案知識服務理念的確立
知識服務首先是一種理念，一種認識和組織服務的觀念。與傳統信息服務相比較，知識服務的目標不再是基于文獻物理獲取和傳遞的服務，而是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境融入用戶解決問題的過程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務。因此，檔案管理與服務的目標應以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務服務等來體現檔案管理的價值。這樣一種理念的確立，會使檔案工作者重新審視自己的立身之本。
2、檔案信息服務機制的創新
檔案在信息化和市場經濟的大環境下，必然以滿足社會需求為宗旨。社會對檔案顯性知識和隱性知識的雙重需求，使得檔案信息服務的機制應在新環境下有新的發展，其中，檔案信息咨詢機構、文件中心和檔案事務所等商業化服務機構的產生與發展即是應運而生的產物，它豐富了檔案信息服務機制的內容，更好地發揮了檔案信息與知識的作用，這是檔案管理機制與體制在市場經濟環境下的改革與創新。特別是檔案咨詢業的發展，已經由一般信息的處理過渡到利用可以辨別信息并做出取舍的能力來幫助社會組織以及個人的層次，這是檔案信息服務更深層次的變革。
3、檔案知識服務模式的新發展
首先，檔案知識服務將是基于專業化和個人化的服務，而不是“批發性”的服務，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務，這種服務要求縱向上全程跟蹤。其次，應注重網絡環境下的信息服務方式的轉變，網絡服務的特點體現在內容上實行增值服務，包括編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習應用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。
4、融入新的事業合作圈
知識管理的重要特點就是在協作系統中求得管理增值與創新，因為知識只有在整合、流動與應用中才可能增值，它需要打破更多的門戶和專業壁壘，需要前所未有的協作精神，才能共享彼此的知識，這一點在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時將不再是檔案部門獨家經營和檔案人員獨善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：
①檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助。檔案管理系統的開發、維護、使用甚至增值都離不開信息技術人員，只有將檔案人員的功能需求和技術人員的開發有機結合起來，才能達到系統的良性運轉；
②檔案部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產權問題、證據問題以及隱私權問題等等都遠非檔案部門一家所能擔當；
③與網絡信息服務商（ISP）的合作，將是檔案信息知識服務的又一生長點。目前我國ISP有100多家，大部分從事的是接入服務和提供檢索功能，多數站點沒有自己的較大型的數據庫，更不能提供深層次的信息服務，因而發展后勁不足；
④檔案部門與其它信息源的合作與融合。在網絡時代，利用者關心的將是如何迅速準確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎和前提。可以預料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協調共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統。
