時(shí)間：2023-09-25 15:59:19
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代城市建設(shè)迫切需要遠(yuǎn)程、公開、快捷的城建檔案信息，面對(duì)館藏日益增多的案卷，傳統(tǒng)的城建檔案保存方式已明顯難以適應(yīng)迅速發(fā)展的新趨勢(shì)。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時(shí)易損壞；同時(shí)，城建檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復(fù)雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質(zhì)檔案量大，查閱起來耗時(shí)、耗力。傳統(tǒng)城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術(shù)的日新月異也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議事日程。
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注。
城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。我們有必要對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析和研究，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
1．確定城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開放城建檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細(xì)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時(shí)優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫
第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2.2加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來數(shù)字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量
城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過程重在管理，貴在控制。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行城建檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在社會(huì)上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé)，各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，才能達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。
4.著力提高數(shù)字化城建檔案的系統(tǒng)整體水平
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想
隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題，它是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的一個(gè)不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)資源，搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值。國(guó)家檔案館早在2000年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館和機(jī)關(guān)檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對(duì)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。
1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以現(xiàn)代化的檔案信息實(shí)體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長(zhǎng)期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認(rèn)為檔案工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會(huì)大眾也把檔案部門看成是一臺(tái)“文件保險(xiǎn)箱”，因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí)、效益意識(shí)，通過檔案信息服務(wù)帶動(dòng)整個(gè)檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實(shí)現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運(yùn)用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機(jī)結(jié)合起來，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
過去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)處理就能長(zhǎng)久的保管好紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)使用壽命。
這幾年來，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財(cái)力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實(shí)際對(duì)麻城市檔案館的重點(diǎn)全宗檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬條，進(jìn)行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機(jī)關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進(jìn)新館以來，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時(shí)間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護(hù)了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長(zhǎng)了他們的使用壽命。
3 未來的復(fù)合型數(shù)字檔案館
（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢(shì)
隨著社會(huì)的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，步入一個(gè)新時(shí)代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國(guó)家信息化指標(biāo)構(gòu)成方案》中看出我國(guó)對(duì)檔案館未來建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的信息化時(shí)代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴(kuò)展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲(chǔ)技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲(chǔ)基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時(shí)代的前列，順應(yīng)時(shí)代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)全新的平臺(tái)為社會(huì)提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進(jìn)入信息數(shù)字化時(shí)代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數(shù)字檔案館”是勢(shì)在必行之舉。
然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個(gè)過程，數(shù)字化時(shí)代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實(shí)選擇。也就是說，在未來社會(huì)里，將會(huì)有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，這些檔案館將隨著社會(huì)的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機(jī)結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進(jìn)中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。
（二）、未來復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想
未來的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時(shí)可以隨時(shí)訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國(guó)家新近出臺(tái)的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡(jiǎn)訊、業(yè)界動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過電子郵件提供給注冊(cè)用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁上創(chuàng)辦交流園地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登。總之，可以開辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對(duì)利用者進(jìn)行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開辟了一個(gè)全新的天地。
數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時(shí)創(chuàng)建的網(wǎng)頁上加一個(gè)選項(xiàng)或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨(dú)立的域名和網(wǎng)站。“數(shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨(dú)具特色的網(wǎng)頁，開發(fā)可多級(jí)查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊(cè)用戶，給予注冊(cè)用戶更多的訪問權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會(huì)提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識(shí)。社會(huì)效益的提高就意味著經(jīng)濟(jì)效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟(jì)行為會(huì)隨之而來，這就會(huì)加強(qiáng)檔案部門的自身“造血”機(jī)能，緩解檔案館常年經(jīng)費(fèi)緊張的狀況。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會(huì)離我們?cè)絹碓浇瑪?shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會(huì)不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設(shè)一個(gè)符合我市實(shí)際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。
參考文獻(xiàn)
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[2]陳春紅：檔案信息化建設(shè)初探[J]，上海檔案，2006（05）
[3]國(guó)家檔案局頒發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》2010年6月
現(xiàn)階段隨著我國(guó)教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。
參考文獻(xiàn)：
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［關(guān)鍵詞］地籍檔案；管理；數(shù)字化
［中圖分類號(hào)］G237 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-6432（2010）49-0096-03
1 當(dāng)前地籍檔案數(shù)字化的形勢(shì)和要求
2006年國(guó)土資源部《金土工程一期建設(shè)方案》中推進(jìn)信息化建設(shè)的要求和《地籍管理“十一五”發(fā)展規(guī)劃綱要》中都明確指出：“要建立統(tǒng)一配置、管理各類數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集成管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化管理和服務(wù)”、“地籍檔案管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、可視化。”
長(zhǎng)期以來,地籍檔案管理采用計(jì)算機(jī)輔助與手工操作相結(jié)合的方式,采用的載體都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料和相關(guān)電子表格、文檔,按照新時(shí)期檔案信息化的技術(shù)要求,要實(shí)現(xiàn)城市地籍檔案管理數(shù)字化、可視化,還應(yīng)該通過數(shù)字化加工處理,將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)和識(shí)別的可視圖像文件。
延吉市國(guó)土資源局于2008年2月起結(jié)合全國(guó)第二次土地調(diào)查關(guān)于“建立四級(jí)土地利用數(shù)據(jù)庫和建立市縣地籍信息系統(tǒng)”的要求,開始進(jìn)行檔案的掃描錄入工作。委托長(zhǎng)春市某航遙信息技術(shù)公司承擔(dān)檔案數(shù)字化掃描加工,預(yù)計(jì)掃描加工檔案約10萬宗,約200萬頁,數(shù)據(jù)容量3.5~5T,工期預(yù)計(jì)為4個(gè)月。主要步驟是：①將每一卷檔案的所有卷內(nèi)內(nèi)容,即權(quán)屬資料、身份證明等申請(qǐng)材料、地籍調(diào)查表、審批表、相關(guān)圖紙、變更記錄等所有內(nèi)容,經(jīng)過掃描,以圖片格式存入計(jì)算機(jī)。②為掃描生成的圖片編制以地籍號(hào)為主的十級(jí)目錄文件名,并根據(jù)圖片文件名中的關(guān)鍵字段和現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)鏈接。
對(duì)于今后接待的登記申請(qǐng),將直接在辦證大廳窗口用掃描儀進(jìn)行相關(guān)材料的掃描錄入,在完成土地登記后,可以直接生成地籍?dāng)?shù)字圖片檔案,同時(shí)形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)。圖片數(shù)據(jù)按文件名中的關(guān)鍵字段和現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)鏈接。該系統(tǒng)是延吉市國(guó)土資源局于2004年研發(fā)并開始應(yīng)用的,是以JSP技術(shù)和B/S模式,以Appache和Tomnet開發(fā)服務(wù)器為平臺(tái)建立的地籍檔案查詢系統(tǒng)。
2 檔案數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理的具體方法
地籍檔案與一般檔案相比,最突出的特點(diǎn)是圖文并茂和地理位置相關(guān)性,既有報(bào)告、批文、合同等文本性質(zhì)的檔案,也有宗地草圖、地籍圖、宗地圖等圖形、圖像的檔案。掃描和錄入時(shí)除選擇合適的硬、軟件設(shè)備外,還必須針對(duì)不同類別的檔案材料數(shù)字化的要求、采用不同的工作流程和技術(shù)方法進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與壓縮處理,以保障數(shù)字檔案材料的清晰、準(zhǔn)確和便于存儲(chǔ)與應(yīng)用。
3 文本類檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理
地籍檔案的文本類檔案的數(shù)字化方法此次一概采用掃描錄入法(包括地籍檔案原件的文頭、手跡、圖表、印鑒等信息)。
3.1 掃描方式
針對(duì)檔案的清晰度采用不同的掃描方式,主要是黑白、灰度、彩色三種方式。對(duì)于比較清楚的紙質(zhì)檔案可采用黑白方式掃描,對(duì)于模糊的紙質(zhì)檔案采用8bit灰度方式掃描,對(duì)于有彩色圖章的紙質(zhì)檔案采用16bit彩色方式掃描,這樣既可以滿足檔案數(shù)字化的要求,又能減少存儲(chǔ)空間。
3.2 分辨率
確定掃描的分辨率是檔案掃描的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。掃描的分辨率過高,掃描文件占據(jù)存儲(chǔ)空間大、使用不方便；掃描的分辨率太低,掃描圖像不清晰,滿足不了數(shù)字化管理的要求。經(jīng)多次試驗(yàn)研究,我們認(rèn)為,對(duì)于負(fù)載量不重的文件材料,選擇“200dpi”像素分辨率掃描比較合適、對(duì)負(fù)載量重的文件材料,載荷大的頁面,當(dāng)字跡看不清楚或者很難看清時(shí),采用更高的分辨率,直到能看清楚為止。分辨率以“50dpi”為步進(jìn)遞增。
3.3 存儲(chǔ)格式
掃描文件的格式有很多,其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PCX等格式。BMP位圖格式的特點(diǎn)是包含的圖像信息較豐富,幾乎不進(jìn)行壓縮,缺點(diǎn)是占用磁盤空間過大。GIF格式的特點(diǎn)是壓縮比高,磁盤空間占用較少,其缺點(diǎn)是不能存儲(chǔ)超過256色的圖像。JPEG格式用有損壓縮方式去除冗余的圖像和彩色數(shù)據(jù),能獲得極高的壓縮率。TIFF格式的特點(diǎn)是圖像格式復(fù)雜、存儲(chǔ)信息多,且支持LZW無損壓縮方式,它存儲(chǔ)的圖像細(xì)微層次的信息非常多,圖像質(zhì)量高,故而非常有利于原稿的復(fù)制。此次我們選擇的是無損壓縮的TIFF格式作為掃描文件的存儲(chǔ)格式。
3.4 掃描后的技術(shù)處理
對(duì)掃描圖像的處理主要包括糾偏、旋轉(zhuǎn)、去黑邊、亮度和對(duì)比度的調(diào)整、色階調(diào)整、去雜點(diǎn)、消藍(lán)去污、拼接等。局部消藍(lán)能夠?qū)ψ舟E褪變的檔案進(jìn)行修復(fù),一般情況下通過調(diào)整亮度,一頁檔案的大部分文字都會(huì)掃描出來,但有些地方會(huì)因太淺或太濃而看不清楚甚至看不出來,這時(shí)就需要根據(jù)不同情況,對(duì)灰度掃描后形成的圖像分別設(shè)置不同的亮度比較值,然后轉(zhuǎn)換成實(shí)際黑白二值文件進(jìn)行存儲(chǔ),從而使全篇檔案都能清晰地顯示出來。這對(duì)于修復(fù)歷史檔案具有十分重要的意義。
4 圖形檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理
與文本檔案材料相比,圖形檔案材料最大的特點(diǎn)是空間定位性和可量測(cè)性。圖形檔案材料的掃描主要有兩種方法,一是掃描成圖像格式；二是數(shù)字化成矢量格式。后者要在掃描后,對(duì)掃描圖像進(jìn)行屏幕矢量化或通過特殊的軟件自動(dòng)矢量化,對(duì)于矢量化形式的數(shù)字化,還應(yīng)該對(duì)圖形要素進(jìn)行分類、分層和編碼。我局現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)和地籍圖庫實(shí)現(xiàn)鏈接,所以此次采用的是前者。
4.1 圖形材料的掃描
地籍檔案的圖紙資料一般圖幅較大,大多是A1、A0幅面,A3、A4幅面的較少。因此,圖形掃描采用大幅面的掃描儀。對(duì)于1∶500、1∶2000比例尺的圖紙,圖面負(fù)荷不重,一般采用300dpi的掃描分辨率。對(duì)于1∶10000或更小比例尺的圖紙,由于圖面負(fù)荷較重,采用600dpi的掃描分辨率。
4.2 圖形數(shù)字化的精度
圖形數(shù)字化的精度要求較高,而且與圖紙的比例尺有很大關(guān)系。一般要求不大于原圖的0.3~0.5毫米。
5 掃描錄入的圖片文件名及目錄名命名格式和具體規(guī)范
5.1 文件名總體上采用定長(zhǎng)編碼加上前綴的方式
5.3 具體規(guī)范的補(bǔ)充
第一,獨(dú)立宗地?zé)o棟號(hào)、戶號(hào),應(yīng)在相應(yīng)位置補(bǔ)零。第二,原舊土地使用證的證號(hào),在字頭補(bǔ)零處理。第三,自治州一級(jí)的批件,使用證號(hào)末尾加Z,如果不滿11位,在S后、證號(hào)前加零補(bǔ)齊,如州件證號(hào)為“2002009”,則先變?yōu)椤癝2002009Z”,因?yàn)槲粩?shù)為9位,不足11位,需在S后和“2002009Z”前補(bǔ)零,變?yōu)椤癝002002009Z”,最終變成了11位。第四,抵押檔案(包括多證抵押)中裝在同一檔案袋中的檔案袋文件,保存的目錄應(yīng)在其原來應(yīng)有的目錄下,而不是抵押檔案目錄中,文件名仍按“12.文件命名規(guī)則”制定。第五,關(guān)于版本修改歷史：版本1.1修改了文件名稱最后的頁號(hào)表示前添加“_”。版本1.1.1修改了“12.文件命名規(guī)則如下”例2中棟號(hào)位數(shù)的錯(cuò)誤。版本1.1.2的修改內(nèi)容：①在“檔案類別”后增加了檔案變更次數(shù)內(nèi)容。②對(duì)州批件的使用證號(hào)做了詳細(xì)的命名規(guī)定。③對(duì)抵押檔案件的目錄命名和文件名命名規(guī)則做了規(guī)定。
6 檔案數(shù)字化存在的問題
6.1 數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題
第一,由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決,數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力,所以數(shù)字檔案只有參考價(jià)值而無憑證價(jià)值。
第二,技術(shù)上的問題。①數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn),使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。②計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代,因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。
6.2 數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問題
第一,存儲(chǔ)的介質(zhì)材料。數(shù)字介質(zhì),無論磁盤還是光盤的壽命都遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法和紙質(zhì)檔案相提并論。
第二,機(jī)讀語言格式。計(jì)算機(jī)語言平均每3個(gè)月就會(huì)問世一種,而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象,若干年以后,我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù),還能100%的還原。
第三,對(duì)設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出,如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓,電子文件就讀不出來；電子文件對(duì)其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性,使其只能在某種設(shè)備上處理,而不能在其他設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存儲(chǔ)在載體上,有時(shí)難以互換；電子文件加密后,不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí),不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題,也無法讀取等。
6.3 數(shù)字檔案的失真問題
此次檔案數(shù)字化的主要方式是掃描加工,在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一,技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡,有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù),如分辨率、明暗度、對(duì)比度等,選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量,造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息,客觀上造成檔案原貌的改變。其二,工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng),難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序,或存錯(cuò),或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等,如不及時(shí)發(fā)現(xiàn),將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三,轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí),往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件,如果格式選擇不當(dāng),同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
6.4 數(shù)字檔案信息的安全問題
主要表現(xiàn)為：其一,計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。其二,計(jì)算機(jī)黑客。黑客對(duì)信息資源的攻擊,程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三,有竊取行為的間諜活動(dòng),窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四,有意破壞,摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通信裝置。其五,人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等,所有這些,都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
6.5 技術(shù)過時(shí)問題
在飛速發(fā)展的IT業(yè)中,電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代,雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容,但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后,舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。也有專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移,但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn),就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息,這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6.6 數(shù)字檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題
地籍檔案數(shù)字化建設(shè)提出只是近十年的事,在全國(guó)開展的情況也各有差異,而且受信息技術(shù)發(fā)展速度的影響,檔案信息系統(tǒng)至今沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循。此次延吉市國(guó)土資源局掃描錄入地籍檔案也是全州八個(gè)縣市的第一家,在吉林省也是名列前茅,具體的技術(shù)規(guī)程和方法還在實(shí)施中逐步研究探討。還遠(yuǎn)不能達(dá)到信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
7 結(jié) 論
在新時(shí)期地籍檔案數(shù)字化在可視化查詢和統(tǒng)計(jì)等方面具有以往檔案管理無可比擬的優(yōu)越性,但是也存在著由于自身的技術(shù)特點(diǎn)和介質(zhì)特點(diǎn)等原因造成的不可避免的缺陷和弱點(diǎn)。今后的檔案數(shù)字化建設(shè)的最重要環(huán)節(jié)即是實(shí)現(xiàn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化。在選擇的硬、軟件設(shè)備和選擇標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理方法時(shí),制定的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理工藝流程在兼顧標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)一定要有前瞻性,盡可能和信息技術(shù)發(fā)展保持同步。減少信息資源和物資資源的浪費(fèi),實(shí)現(xiàn)階段性的可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】數(shù)字信息化 高校基建檔案管理
高校基建檔案是高校基建工程施工活動(dòng)過程中形成的相關(guān)材料，這些材料通常是以圖表、文字等為載體的。高校基建檔案所記錄和保存的是高校基建工作的各個(gè)過程信息，是基建工程的重要憑證和依據(jù)。然而，仍然有許多學(xué)校在基建檔案管理上做的還不夠完善，在管理工作中出現(xiàn)了許多問題，這是由于學(xué)校沒有正確認(rèn)清基建檔案管理的重要性造成的，由此可見，高效科學(xué)地開展高效檔案管理工作是極為必要和緊迫的。
一、高校基建檔案管理工作的特點(diǎn)
1.獨(dú)立成套
學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的。基建檔案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
2.來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
3.實(shí)用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
二、高校基建檔案管理工作的問題
1.缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法
由于高校基建部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高校基建管理工作的認(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2.檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高校基建項(xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長(zhǎng)，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高校基建部門不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。
3.缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)的運(yùn)用、、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。
三、數(shù)字信息化含義及發(fā)展趨勢(shì)
數(shù)字信息化是以計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。
隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)，中國(guó)數(shù)字信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國(guó)家的距離。我國(guó)數(shù)字信息化已走過兩個(gè)階段正向第三階段邁進(jìn)。第三階段定位為新興社會(huì)生產(chǎn)力，主要以物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為代表，這兩項(xiàng)技術(shù)掀起了計(jì)算機(jī)、通信、信息內(nèi)容的監(jiān)測(cè)與控制的4C革命，網(wǎng)絡(luò)功能開始為社會(huì)各行業(yè)和社會(huì)生活提供全面應(yīng)用。
四、建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為基建檔案管理建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，數(shù)字化圖書館管理系統(tǒng)也為基建檔案管理系統(tǒng)提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒。通過設(shè)立系統(tǒng)的軟件管理系統(tǒng)，將現(xiàn)有的基建檔案進(jìn)行數(shù)字信息化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份，不但能數(shù)十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。
在建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，對(duì)高校現(xiàn)有基建檔案的形式不統(tǒng)一、不齊全、缺失嚴(yán)重的歷史遺留問題，需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、完善、規(guī)范，同時(shí)進(jìn)行數(shù)字信息化，實(shí)現(xiàn)基建檔案的完整性和現(xiàn)代化。對(duì)于在建及以后建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求進(jìn)行驗(yàn)收、移交、入卷和歸檔，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行數(shù)字信息化，歸入數(shù)字信息化系統(tǒng)實(shí)行規(guī)范管理。
高校基建檔案的復(fù)雜多樣性，要求檔案管理人員必須掌握一定的基建專業(yè)知識(shí)，才能有條不紊地面對(duì)復(fù)雜的基建檔案，科學(xué)地做好基建檔案的管理和利用。假如因經(jīng)費(fèi)等原因高校一時(shí)無法達(dá)到檔案館的硬件要求標(biāo)準(zhǔn)要求，高校檔案管理人員就要因地制宜，利用現(xiàn)有的實(shí)際條件，做好基建檔案的管理工作。在信息化時(shí)代，對(duì)基建檔案資料盡可能數(shù)字信息化，并采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]齊瀟，潘會(huì)詳.高校基建檔案管理工作的探究[J].內(nèi)江科技，2012（6）：64-67.
【摘要】信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得城建檔案數(shù)字化管理變得日益重要。因此，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前城建檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，運(yùn)用數(shù)字化管理手段有效開發(fā)和利用城建檔案，使其發(fā)揮出更多的潛力，以豐富的信息資源服務(wù)社會(huì)。本文主要從城建檔案數(shù)字管理存在問題進(jìn)行剖析，探討城建檔案數(shù)字化管理對(duì)策，為數(shù)字化城市建設(shè)提供有益的建議。
關(guān)鍵詞 城建檔案；數(shù)字化管理；對(duì)策
隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，城建檔案管理中融入了檔案信息管理系統(tǒng)，極大地促進(jìn)了檔案管理信息的共享，初步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化處理。不過，這些新技術(shù)的運(yùn)用大多是從方法改進(jìn)上來優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理，而管理方式還沒有出現(xiàn)徹底的變化。城建檔案數(shù)字化管理是城建建設(shè)中文化精神的重要保存途徑，也是數(shù)字城市的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，能夠有力地提供數(shù)字城市建設(shè)所需的依據(jù)性檔案信息。所以，反思城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)困境，轉(zhuǎn)變管理理念及方式，是當(dāng)前城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基本要求。
一、城建檔案數(shù)字化管理的問題
城建檔案數(shù)字化管理滯后的問題有著多方面的因素，例如數(shù)字信息技術(shù)水平低，城建檔案管理體系單一，相關(guān)管理規(guī)定不完善等等。但實(shí)際上，城建檔案數(shù)字化管理存在的問題主要有三個(gè)方面：
（一）資金投入少。國(guó)家財(cái)政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計(jì)算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。
（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對(duì)象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實(shí)際的城建工作中對(duì)數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。
（三）數(shù)字化管理人才急缺。城建檔案數(shù)字化管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，這個(gè)過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識(shí)與技能，要涉獵廣泛。在計(jì)算機(jī)設(shè)備知識(shí)數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵。縱觀現(xiàn)實(shí)，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識(shí)技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
二 城建檔案數(shù)字化管理方法
城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，并符合社會(huì)對(duì)城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。
（一）打造規(guī)范的管理體系。在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個(gè)管理崗位、每個(gè)責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理?xiàng)l例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。
隨著企業(yè)辦公引入互聯(lián)網(wǎng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)參與企業(yè)檔案工作也是當(dāng)前要做的工作。目前企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)存在著不足之處，下文將對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)表述相關(guān)觀點(diǎn)以及提出相關(guān)措施。
一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
檔案是企業(yè)重要信息的存儲(chǔ)倉庫，同時(shí)又是信息利用的源頭，因此檔案管理工作對(duì)企業(yè)具有舉足輕重的作用。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案的管理和利用受到了越來越多的關(guān)注，并在企業(yè)單的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。做好檔案數(shù)字化將給企業(yè)檔案工作注入新的動(dòng)力，提高檔案管理和利用水平。有效提升檔案管理工作的效率，激活蘊(yùn)藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內(nèi)得到更充分的利用。隨著當(dāng)前檔案信息的數(shù)量越來越龐大，企業(yè)工作人員信息、企業(yè)業(yè)務(wù)狀況等信息需要被詳細(xì)存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案記錄已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求。和過去紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有瀏覽方便、容量大、不占空間等優(yōu)勢(shì)。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題
（一）缺乏企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系
當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)還存在著較多的不足。例如企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前信息數(shù)字化管理的模式較多，對(duì)信息的分類、整理等均未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。此外，當(dāng)前企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化管理的工作人?T的擇選沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的選拔標(biāo)準(zhǔn)，沒有專業(yè)的操作檔案數(shù)字化建設(shè)的工作人員，存在存儲(chǔ)操作失誤導(dǎo)致信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
（二）缺少整體數(shù)字化建設(shè)流程的規(guī)劃與設(shè)計(jì)
當(dāng)前檔案的數(shù)字化建設(shè)屬于實(shí)踐的初期階段，并未形成系統(tǒng)的操作程序。在信息收集、整合、歸類、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，各個(gè)企業(yè)間的操作方式存在差異。企業(yè)同一部門內(nèi)的信息存儲(chǔ)方式不同，影響企業(yè)內(nèi)部工作人員的工作效率；就不同企業(yè)間的合作而言，信息的存儲(chǔ)程序不同，在一定程度上阻礙信息的交流與共享，阻礙企業(yè)間的進(jìn)一步合作與發(fā)展。
（三）企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不成熟
企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不夠成熟。企業(yè)檔案數(shù)字化管理的核心技術(shù)即存儲(chǔ)信息的技術(shù)，廣義上的數(shù)字化信息存儲(chǔ)技術(shù)包括處理信息的全過程-----對(duì)獲取信息的分類、信息整合以及信息的存儲(chǔ)設(shè)備的擇選。實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理是整個(gè)過程最核心的環(huán)節(jié)是信息的存儲(chǔ)設(shè)備。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)還屬于信息數(shù)字化建設(shè)道路上的初學(xué)者，信息存儲(chǔ)設(shè)備還有較大的發(fā)展空間。
（四）數(shù)字化建設(shè)中的信息安全和保密技術(shù)問題
我國(guó)企業(yè)信息數(shù)字化建設(shè)面臨的難題是對(duì)于存儲(chǔ)信息的安全問題以及保密措施。保證信息的安全以及相關(guān)的保密措施是存儲(chǔ)信息、實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)。存儲(chǔ)的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丟失，不僅花費(fèi)的存儲(chǔ)信息的人力、物力資源浪費(fèi)，還存在給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，保證信息的安全問題以及信息的保密措施是當(dāng)前企業(yè)需要重視的重要環(huán)節(jié)。
三、新時(shí)期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)策略
（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化的軟、硬件設(shè)施建設(shè)
加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備是加快企業(yè)信息數(shù)字化管理的重要途徑之一。優(yōu)化人力資源、物力資源的配置，為企業(yè)檔案管理部提供必要的信息存儲(chǔ)設(shè)備。根據(jù)信息管理部分的實(shí)際操作需要，為信息管理部門提供相應(yīng)的工作電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)以及從事信息管理的專業(yè)人員，保障企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)。此外，隨著企業(yè)的需求以及電子設(shè)備的更新?lián)Q代，企業(yè)管理者也應(yīng)當(dāng)注意為相關(guān)信息存儲(chǔ)設(shè)備升級(jí)，提高信息存儲(chǔ)部門的工作效率。
（二）加強(qiáng)電子文件的收集、積累和歸檔管理工作
隨著電腦辦公的普及，以電子文件形式為主的信息載體越來越多，電子文件成為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要重視的問題。注重電子文檔類型信息的收集、積累和歸檔，是保證企業(yè)大部分信息能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)、安全妥善保管的重要方式。此外，電子文檔的收集、歸檔也值得企業(yè)信息管理部門的重視。電子文檔具有占地面積小，隨時(shí)可進(jìn)行閱讀的優(yōu)勢(shì)，重視電子文檔類信息的存儲(chǔ)是推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的有力方式。
（三）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫
建立并逐漸完善企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫是推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理的重要環(huán)節(jié)。建立信息數(shù)據(jù)庫，將信息集中存儲(chǔ)，按照相關(guān)的類別對(duì)信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，能夠方便信息的快速查找和使用，提供企業(yè)工作人員的工作效率。此外，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，大量信息的集中，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)信息實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理具有積極意義。信息數(shù)據(jù)庫的建立使各項(xiàng)信息一目了然，能夠幫助信息管理部門剔除無用、存在誤差的信息，保證信息的準(zhǔn)確率。
（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要途徑。信息管理部門的工作人員是信息的直接處理者，因此要求工作人員具有一定的工作素質(zhì)。例如工作過程需要使用操作性復(fù)雜的設(shè)備或者工作程序繁雜等情況，均是對(duì)工作人員耐心以及仔細(xì)程度的考驗(yàn)，提高檔案管理人員的工作素質(zhì)是工作完成質(zhì)量和效率的保障。
[關(guān)鍵詞]檔案 數(shù)字化 文件級(jí)目錄管理
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）07-0055-01
在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)是時(shí)代的需要。作為高職院校，在這樣的形勢(shì)下，應(yīng)該跟上時(shí)代的潮流，為此，我校對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了有益的實(shí)踐與探索。
一、檔案數(shù)字化含義、作用
檔案數(shù)字化是指：對(duì)于已有的各種載體形式的檔案采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行處理加工，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式的檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化意義重大，它改變了檔案存在方式和利用方式。從檔案的存在形式上看，檔案不再是紙質(zhì)的檔案，不需再為紙質(zhì)檔案的損壞、保管擔(dān)憂。從利用方式上看，它改變了在利用檔案過程中時(shí)空的限制。在空間上，檔案不再是“孤本”檔案，很多人可以同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)來使用同一個(gè)檔案；在時(shí)間上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化以后，使用者可以隨時(shí)根據(jù)自己的需要調(diào)用自己所需要的資料。在高職院校內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，就可以使各個(gè)部門根據(jù)自己的需要，隨時(shí)隨地調(diào)用所需要的檔案資料了。
二、檔案數(shù)字化的思考
檔案數(shù)字化的建立是個(gè)復(fù)雜的過程，我們需要做好技術(shù)上的處理，又要做好全方位的管理，以保證檔案數(shù)字化的合理實(shí)現(xiàn)。
（一）做好館藏情況的調(diào)查
要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要引進(jìn)硬件設(shè)施。而需要購置什么樣的設(shè)備，需要了解文檔的類型、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。在充分了解的基礎(chǔ)上，再購置相應(yīng)的設(shè)備，做好硬件設(shè)施的準(zhǔn)備工作。
（二）在硬件設(shè)施到位以后，要進(jìn)行軟件方面的建設(shè)
需要建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。它可以滿足一般檢索和管理的需要。目前，很多的檔案館由于沒有實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查找檔案不快、不準(zhǔn)、不全的問題普遍存在。所以，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率的同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。在高職院校的檔案管理中，可以把檔案按照教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政文件檔案進(jìn)行分類，建立文件級(jí)目錄。在需要找某一類檔案時(shí)，在這一級(jí)別進(jìn)行查找，以提高查找的速度。
三、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)候建立專題數(shù)據(jù)庫
在檔案數(shù)字化的過程中，只實(shí)現(xiàn)文件級(jí)的目錄，有的時(shí)候，是不能解決全部檢索的需要的。隨著客觀需要的變化，對(duì)某一專題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，以滿足各部門的需求。為做好這項(xiàng)工作，主要把握三個(gè)方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局；二是按需求分期建立專題數(shù)據(jù)庫；三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。例如：為了加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理檔案的利用，可以設(shè)立教務(wù)專題數(shù)據(jù)庫。在設(shè)立教務(wù)專題數(shù)據(jù)庫時(shí)，可以按照時(shí)間進(jìn)行分類，也可以找找教務(wù)管理制度、教師教案、教學(xué)成果等進(jìn)行分類。總之，可以通過細(xì)致的分類，以達(dá)到高速運(yùn)用教務(wù)檔案的目標(biāo)。
四、檔案數(shù)據(jù)庫的管理
對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的管理，首先是要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。檔案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要檔案人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神。例如：檔案人員要掌握數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。同時(shí)，需要檔案管理人員發(fā)揮主人翁意識(shí)，做好檔案的保密工作的同時(shí)，要耐心細(xì)致地工作。
其次，加強(qiáng)對(duì)在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫的管理。所謂的在建數(shù)據(jù)庫是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的數(shù)據(jù)庫，要進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和更新。成果數(shù)據(jù)庫是已經(jīng)完成的數(shù)據(jù)整理，不需要再進(jìn)行更改。但是要加強(qiáng)對(duì)使用權(quán)限的限制，以保證檔案信息使用的安全性。可以建立技術(shù)負(fù)責(zé)人、權(quán)限負(fù)責(zé)人，也就是設(shè)立專門的人員進(jìn)行管理。一方面可以保證檔案使用部門快速使用，另一方面可以保證檔案的訪問權(quán)限，避免惡意地竊取檔案信息的行為。
總之，檔案數(shù)字化的建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工程，需要政策上的重視，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，硬件設(shè)施的不斷更新。作為檔案管理人員，應(yīng)該為檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不斷進(jìn)行探索。
【參考文獻(xiàn)】
[1]王萍著.電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用.吉林大學(xué)出版社，2010-10-1.
