時間：2023-01-31 13:16:37
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇匯報材料提綱，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
提綱在工作中多有運用，特別是在當今時代，人們都很忙，有時寫材料，不要全文寫出來，只寫一個體綱要，可以節約不少時間，因此，應當學會提綱寫作。
〖文體概念〗
提綱是一種概要式的書面材料。它不要求把全文的所有內容寫出來，只把那些主要內容，提綱挈領式地、概要式地寫出來即可。在時間異常寶貴的當今，這類文體具有無限生命力。
〖使用范圍〗
提綱使用于匯報工作、傳達會議精神和行旅發言。因為有些情況，材料很繁雜，又很具體，而且本人對它們也特別熟悉，這些具體材料都裝在頭腦里，用不著一一寫出來，只把綱目列出，就可以把有用材料帶動起來。在這種情況下，才使用提綱。并不是所有文件都能以提綱的形式代替的。它是在特定情況、特定會場下使用的一種文體。
〖分類情況〗
提綱，按其使用情況，可以分為匯報提綱、偉達提綱、講話提綱和寫作提綱幾種。
匯報提綱，是向上級領導機關匯報工作時所使用的一種文字材料，匯報人，按照提綱中的綱目，加上頭腦中記憶的具體材料，向領導、同級或下級講的問題提綱挈領式的寫出來的一種文字材料。
寫作提綱，是進行實際寫作之前，把文章或作品的主要觀點，有時還把重要材料，提綱挈領地寫出來的一種文字材料。寫作提綱不屬于公文范疇，故此不作具體講述。
〖主要特點〗
提綱，可分匯報提綱、傳達提綱和講話提綱，其基本特點在于它的綱要性和條理性。所謂綱要性，即把匯報、傳達的發言的綱目、要點，提綱挈領地寫出來，不把全文一字不漏地寫到材料中去，因此，在寫作中應突出“綱目”和“要點”這四個字。就像網的綱線一樣。所謂條理性，即這種文字材料應該條理特別清楚，共講幾個大問題，每個問題之下分幾小點，看了之后一目了然，眉目清晰，否則，就失去了寫提綱的作用。
〖篇章結構〗
提綱的基本寫法，不論何種皆大體相同，它們一般都有標題、前言、主體和結語。只是標題比常用公文更自由、更靈活、更隨便一些。主體也因提綱不同，有些差別，結語可長可短。下面對各類提綱結構簡述如下。
匯報提綱。標題往往寫《關于xxx工作的匯報提綱》。或者采用正副標題加以補充、限制，即寫上“關于xxx問題）工作）的匯報提綱”。
主體，一般寫基本情況，經驗體會、問題教訓和今后打算。它同工作總結的基本內容大體一致。
結語。一般請領導批評指示之類。
一、清
“清”就是思路清晰。匯報材料不管是供書面交流還是供口頭交流，上級組織或領導在看或聽匯報材料的時候，也在思索材料所講述的事實、所分析的問題，同樣存在一個思維過程。如果匯報材料寫得不符合思維習慣，就會讓人覺得東一榔頭，西一棒子，摸不著頭腦。因此，匯報必須理清思路。
理清思路，首先就是要理清匯報的順序。《周易》說：“言有序。”所謂“序”，就是思路有條理而不紊亂。在匯報材料中的表現，就是謀篇布局，安排層次段落、開頭結尾、過渡呼應等合理有序。匯報順序既有常規順序，也有非常規順序。英國文學家約翰·巴洛茲說：“一顆寶石跟一塊普通石頭的區別并不在本質，而在于分子的排列——結晶的方式。木炭和金剛鉆是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠啊！珍珠所含的成分，沒有一種是不能在最粗糙的蚌殼中找到的。”這就告訴我們：說同樣一件事情，如果順序安排不同，效果是不一樣的。
對常規思維習慣來說，在敘述某一件事情的時候，應在時空立體上展開。匯報的順序可以按照事情發展的順序：開端——發展——結局；介紹某個空間對象的時候，常常是按照由外到里（由里到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介紹某個人物的時候，常常是由過去到現在，或者由現在追溯到過去；介紹某個單位事跡的時候，常常要把事跡分成幾個方面，在劃分事跡類型的時候，常常是先政治，后業務,論說某個道理常常是在事理的平面展開的，比如，整體與部分、屬性與關系、個別與一般、現象與本質、因果與條件、必然與或然等等。
對非常規思維習慣來說，匯報材料如果要按照非常規的思維過程寫，那就需要注意兩點：一要了解閱讀匯報材料者的思維習慣；二要注意按這種非常規思維習慣來說，是否能夠取得更好的匯報效果。比如，向領導匯報某件事情的做法，既可以按通常習慣，先介紹干這件事情的經過，再介紹干這件事情的結果（效果）；也可以按反常的思維習慣，先介紹結果（效果）再介紹取得這樣效果的做法。兩者比較，后者的效果更好——能先聲奪人，吸引看材料的人認真讀下去。如果拿著匯報材料向領導作口頭匯報，用后一種思維習慣介紹，還會有試探作用——試探領導對其是否感興趣。
其次，要注意材料內容之間的邏輯關系。邏輯關系包括：因果關系、并列關系、遞進關系、條件關系等等。如果匯報材料能夠把材料之間的邏輯關系表述清楚，那就能夠幫助閱讀匯報材料者掃清閱讀的思路障礙，準確把握匯報材料所要傳達的有關信息。
如何理清思路？最常用的辦法是反復推敲，列出提綱。列提綱要由大到小，一級標題下要有二級標題，二級標題下面要有三級標題提綱列得越詳細，匯報起來思路就會越清晰。列出不同級別的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關系。如果上下級別的提綱是推論關系的，還要考慮它們是否具有推出的必然性。在同級標題之間，還要注意它們是否具有不相容的關系，如果出現了全同、交*、包含或被包含的關系，就表明提綱之間存在著邏輯混亂，必須修改，不然就會把思路搞亂。如果前后內容存在一定跨度，在內容轉換的時候，一定要使用過渡句，使內容銜接自然，反之，則容易使聽匯報的人覺得突兀，跟不上匯報者的思路。
二、重
“重”就是重點突出。一般來說，匯報材料的內容通常包括：工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今后的打算等幾個方面，但面面俱到往往事倍功半。匯報材料要突出重點，就要做到有“點”有“面”。“點”就是重點，應當展開講、深入講；“面”是非重點，在匯報材料里，只是起輔說明性的作用，應該適當濃縮。
寫匯報材料應當根據什么標準來確定匯報重點呢？一般情況下，以下兩條可以作為確定重點的依據。
第一，凡是符合上級領導聽匯報意圖的，就是匯報材料的重點。任何工作均有輕重緩急，上級領導聽取下級的匯報，總有一定的目的性，對匯報內容、匯報時間、匯報形式、匯報范圍等，都會有明確要求。撰寫者必須深刻領悟上級意圖，仔細揣摩這些要求，必要時還可通過其他信息渠道，更廣泛更深入地了解上級領導近來重點關注的是什么、重點抓的工作是什么。這就可以有的放矢，做到上級不關注的不匯報，上級已經了解的不匯報。
第二，凡是能夠突出自我特色的，就是匯報材料的重點。如果匯報材料沒有特色，喪失自我或少了自我，匯報也就沒有個性，自然也就失去了本來的意義。要突出特色就要做到常規性的內容不講，與別人相同的內容不講。只有從本單位的實際出發，選取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能達到“人無我有，人有我強”的效果。“特色”不僅指工作成績、成功經驗，也包括在工作中發現或出現的新矛盾，以及對問題的新思考。這種新思考，可以通過對特定問題所選取的匯報角度或站位的高度來體現。
匯報材料如何做到重點突出？
一要圍繞重點展開敘述或論證。匯報材料要有思想、有見解，才能夠給人以啟發，使人聽了豁然開朗產生興趣。匯報材料的思想性，體現在材料、事例和闡述的道理之中。分析問題要有理有據，要有深度，不要做膚淺的表面文章。匯報材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數字說明的問題，一定要把有關數據寫清楚。數字雖然枯燥，但能增強材料的說服力，在說明問題上，具有用文字敘述所不可替代的作用。對一些較為抽象的數字，有時還必須采用折算的方法，讓數字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時說：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。”“16億噸泥沙”到底是一個多大的數字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽者理解這個數字，如果改成：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護堤，那這條防護堤便可以環繞地球27圈。”這樣一折算，抽象的數量“16億噸泥沙”，剎那間就變得那樣的具體可感了，匯報的亮點也就能為之一閃。
二要把握重點抓住要害和實質。抓住本質，就要少講過程性的東西，多講實質性的東西。要杜絕簡單的材料堆砌，防止表面化，要把深層次的東西寫出來。比如某人在匯報某單位思想狀況時說：“有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實最終都是在玩自己。”這種說法一針見血地點出了問題的要害和本質，能使人為之一振。
三要詳略得當。匯報材料的線索要單一，情節要簡單。如果串起材料的線索太多、談及內容的情節太復雜，聽匯報的人不但不容易理出頭緒，反而會越聽越糊涂。因此，要把多余的線索和過細的情節統統刪去。領導聽匯報最關心的是工作重點以及處理的結果，匯報要遵循“事不過三”原則，每談重點，關鍵事項最好只談一件，通常不要超過三件——這是許多人的經驗之談。認知心理學的實驗結果也表明，主要論點多于三到五個時，人們便不容易領會。這倒不是說講完三個論點就坐下完事，而是把復雜的想法歸納成三到五個方面以抓住事物本質。
在語言運用上，敘述要簡明，切忌冗長啰嗦，千萬不要從文件、報紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要做到樸實無華通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語匯，盡量口語化。這樣匯報起來顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便于說，又便于聽，而且干脆有力，節奏感強。
三、實
“實”就是實事求是。寫匯報材料要做到實事求是，需要注意兩點：
第一，要準確可靠。匯報要尋找那些實在的、新鮮的、有價值的東西，但必須講真話、講實話、講心里話。匯報的情況要準確無誤，不允許有任何虛構，也不允許夸飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽途說的東西作為事實寫入匯報材料。對匯報材料所涉及的重要數據，一定要反復核實，科學論證，不可想當然隨意虛報。在評價事件或人物的時候，要恰如其分；匯報經驗要避免脫離群眾、脫離現實、脫離整體觀念。
準確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質。如果是沒有廣泛代表性，不能反映事物本質的東西，即使它在事件的發展過程中是真實存在過的，也不能拿來作為例證，因為這樣的事例只是事物發展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實面目，用這樣的事例作論據，不會有說服力，會犯論據不足的邏輯錯誤。
第二，要喜憂皆報。領導聽匯報，既是了解情況，也是研究問題。無論“喜”或“憂”，領導都會認真對待。說不定你的“憂”，有時候正是領導所關注的熱點問題、焦點問題。因此在匯報情況的時候，要做到喜憂皆報，不能報喜不報憂。怎樣做到喜憂皆報呢？
一、清
“清”就是思路清晰。匯報材料不管是供書面交流還是供口頭交流，上級組織或領導在看或聽匯報材料的時候，也在思索材料所講述的事實、所分析的問題，同樣存在一個思維過程。如果匯報材料寫得不符合思維習慣，就會讓人覺得東一榔頭，西一棒子，摸不著頭腦。因此，匯報必須理清思路。
理清思路，首先就是要理清匯報的順序。《周易》說：“言有序。”所謂“序”，就是思路有條理而不紊亂。在匯報材料中的表現，就是謀篇布局，安排層次段落、開頭結尾、過渡呼應等合理有序。匯報順序既有常規順序，也有非常規順序。英國文學家約翰&183;巴洛茲說：“一顆寶石跟一塊普通石頭的區別并不在本質，而在于分子的排列——結晶的方式。木炭和金剛鉆是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠啊！珍珠所含的成分，沒有一種是不能在最粗糙的蚌殼中找到的。”這就告訴我們：說同樣一件事情，如果順序安排不同，效果是不一樣的。
對常規思維習慣來說，在敘述某一件事情的時候，應在時空立體上展開。匯報的順序可以按照事情發展的順序：開端——發展——結局；介紹某個空間對象的時候，常常是按照由外到里（由里到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介紹某個人物的時候，常常是由過去到現在，或者由現在追溯到過去；介紹某個單位事跡的時候，常常要把事跡分成幾個方面，在劃分事跡類型的時候，常常是先政治，后業務,論說某個道理常常是在事理的平面展開的，比如，整體與部分、屬性與關系、個別與一般、現象與本質、因果與條件、必然與或然等等。
對非常規思維習慣來說，匯報材料如果要按照非常規的思維過程寫，那就需要注意兩點：一要了解閱讀匯報材料者的思維習慣；二要注意按這種非常規思維習慣來說，是否能夠取得更好的匯報效果。比如，向領導匯報某件事情的做法，既可以按通常習慣，先介紹干這件事情的經過，再介紹干這件事情的結果（效果）；也可以按反常的思維習慣，先介紹結果（效果）再介紹取得這樣效果的做法。兩者比較，后者的效果更好——能先聲奪人，吸引看材料的人認真讀下去。如果拿著匯報材料向領導作口頭匯報，用后一種思維習慣介紹，還會有試探作用——試探領導對其是否感興趣。
其次，要注意材料內容之間的邏輯關系。邏輯關系包括：因果關系、并列關系、遞進關系、條件關系等等。如果匯報材料能夠把材料之間的邏輯關系表述清楚，那就能夠幫助閱讀匯報材料者掃清閱讀的思路障礙，準確把握匯報材料所要傳達的有關信息。
如何理清思路？最常用的辦法是反復推敲，列出提綱。列提綱要由大到小，一級標題下要有二級標題，二級標題下面要有三級標題提綱列得越詳細，匯報起來思路就會越清晰。列出不同級別的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關系。如果上下級別的提綱是推論關系的，還要考慮它們是否具有推出的必然性。在同級標題之間，還要注意它們是否具有不相容的關系，如果出現了全同、交、包含或被包含的關系，就表明提綱之間存在著邏輯混亂，必須修改，不然就會把思路搞亂。如果前后內容存在一定跨度，在內容轉換的時候，一定要使用過渡句，使內容銜接自然，反之，則容易使聽匯報的人覺得突兀，跟不上匯報者的思路。
二、重
“重”就是重點突出。一般來說，匯報材料的內容通常包括：工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今后的打算等幾個方面，但面面俱到往往事倍功半。匯報材料要突出重點，就要做到有“點”有“面”。“點”就是重點，應當展開講、深入講；“面”是非重點，在匯報材料里，只是起輔說明性的作用，應該適當濃縮。
寫匯報材料應當根據什么標準來確定匯報重點呢？一般情況下，以下兩條可以作為確定重點的依據。
第一，凡是符合上級領導聽匯報意圖的，就是匯報材料的重點。任何工作均有輕重緩急，上級領導聽取下級的匯報，總有一定的目的性，對匯報內容、匯報時間、匯報形式、匯報范圍等，都會有明確要求。撰寫者必須深刻領悟上級意圖，仔細揣摩這些要求，必要時還可通過其他信息渠道，更廣泛更深入地了解上級領導近來重點關注的是什么、重點抓的工作是什么。這就可以有的放矢，做到上級不關注的不匯報，上級已經了解的不匯報。
第二，凡是能夠突出自我特色的，就是匯報材料的重點。如果匯報材料沒有特色，喪失自我或少了自我，匯報也就沒有個性，自然也就失去了本來的意義。要突出特色就要做到常規性的內容不講，與別人相同的內容不講。只有從本單位的實際出發，選取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能達到“人無我有，人有我強”的效果。“特色”不僅指工作成績、成功經驗，也包括在工作中發現或出現的新矛盾，以及對問題的新思考。這種新思考，可以通過。對特定問題所選取的匯報角度或站位的高度來體現。
匯報材料如何做到重點突出？
一要圍繞重點展開敘述或論證。匯報材料要有思想、有見解，才能夠給人以啟發，使人聽了豁然開朗產生興趣。匯報材料的思想性，體現在材料、事例和闡述的道理之中。分析問題要有理有據，要有深度，不要做膚淺的表面文章。匯報材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數字說明的問題，一定要把有關數據寫清楚。數字雖然枯燥，但能增強材料的說服力，在說明問題上，具有用文字敘述所不可替代的作用。對一些較為抽象的數字，有時還必須采用折算的方法，讓數字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時說：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。”“16億噸泥沙”到底是一個多大的數字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽者理解這個數字，如果改成：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護堤，那這條防護堤便可以環繞地球27圈。”這樣一折算，抽象的數量“16億噸泥沙”，剎那間就變得那樣的具體可感了，匯報的亮點也就能為之一閃。
二要把握重點抓住要害和實質。抓住本質，就要少講過程性的東西，多講實質性的東西。要杜絕簡單的材料堆砌，防止表面化，要把深層次的東西寫出來。比如某人在匯報某單位思想狀況時說：“有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實最終都是在玩自己。”這種說法一針見血地點出了問題的要害和本質，能使人為之一振。
三要詳略得當。匯報材料的線索要單一，情節要簡單。如果串起材料的線索太多、談及內容的情節太復雜，聽匯報的人不但不容易理出頭緒，反而會越聽越糊涂。因此，要把多余的線索和過細的情節統統刪去。領導聽匯報最關心的是工作重點以及處理的結果，匯報要遵循“事不過三”原則，每談重點，關鍵事項最好只談一件，通常不要超過三件——這是許多人的經驗之談。認知心理學的實驗結果也表明，主要論點多于三到五個時，人們便不容易領會。這倒不是說講完三個論點就坐下完事，而是把復雜的想法歸納成三到五個方面以抓住事物本質。
在語言運用上，敘述要簡明，切忌冗長啰嗦，千萬不要從文件、報紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要做到樸實無華通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語匯，盡量口語化。這樣匯報起來顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便于說，又便于聽，而且干脆有力，節奏感強。
三、實
“實”就是實事求是。寫匯報材料要做到實事求是，需要注意兩點：
第一，要準確可靠。匯報要尋找那些實在的、新鮮的、有價值的東西，但必須講真話、講實話、講心里話。匯報的情況要準確無誤，不允許有任何虛構，也不允許夸飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽途說的東西作為事實寫入匯報材料。對匯報材料所涉及的重要數據，一定要反復核實，科學論證，不可想當然隨意虛報。在評價事件或人物的時候，要恰如其分；匯報經驗要避免脫離群眾、脫離現實、脫離整體觀念。
準確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質。如果是沒有廣泛代表性，不能反映事物本質的東西，即使它在事件的發展過程中是真實存在過的，也不能拿來作為例證，因為這樣的事例只是事物發展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實面目，用這樣的事例作論據，不會有說服力，會犯論據不足的邏輯錯誤。
第二，要喜憂皆報。領導聽匯報，既是了解情況，也是研究問題。無論“喜”或“憂”，領導都會認真對待。說不定你的“憂”，有時候正是領導所關注的熱點問題、焦點問題。因此在匯報情況的時候，要做到喜憂皆報，不能報喜不報憂。怎樣做到喜憂皆報呢？
培訓內容：
1、公文的概念;2、日常公文的分類;3、公文擬寫的步驟與方法;4、電子公文;5、公文范例;6、嘗試寫作
引言
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。
3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1、關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4、關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文
請示:請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示的特點
一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種:
一、請求指示性請示。
二、請求批準性請示。
三、請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1、標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》
2、受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1、開頭。主要交代請示的理由。
2、主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3、結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、一文一事的原則。
二、材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。
三、理由充分，請示事項明確。
四、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。
三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
1、綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
2、專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用支出報告等。
公告
公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。
二、正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、收件單位/人
二、抄送單位/人
三、主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。
四、事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（注明）。
匯報材料是下級向上級匯報工作進展情況，或政策、法規、指示的貫徹執行情況時使用的文書。它的主要作用是幫助上級盡快了解工作情況，為正確決策特別是幫助解決工作中遇到的突出問題提供支持。下面是小編收集整理的單位中下級如何寫出高水平匯報材料，歡迎大家閱讀。
匯報材料是下級向上級匯報工作進展情況，或政策、法規、指示的貫徹執行情況時使用的文書。它的主要作用是幫助上級盡快了解工作情況，為正確決策特別是幫助解決工作中遇到的突出問題提供支持。匯報材料既類似于工作總結，也類似于報告。與工作總結相比，都有對某一地區、某一階段工作回顧和經驗總結的內容，但工作總結比匯報材料要更詳實，理論性更強;與報告相比，都有向上級匯報工作的性質，但匯報材料不是法定文種，比報告更具靈活性，既可以是書面的，也可以是口頭的。
匯報材料的主要特點：
一是客觀性。匯報材料一般包括對過去工作的回顧和評價，因而要尊重客觀事實，以事實為依據，不能夸大其辭。
二是典型性。匯報材料是向上級匯報工作，因此，一定要把本地區、本部門工作中的典型經驗介紹清楚，便于領導更全面、更深入地掌握情況。
三是針對性。匯報材料因領導的身份不同，檢查工作的目的不同，內容也不同。另外，一般的匯報材料中，都會涉及存在的自身無法克服的困難的和問題，要求領導解決。因此，匯報材料要根據實際情況，突出針對性。
四是概括性。領導同志視察工作，不僅要聽匯報，也要到實地查看。因此，根據其行程和時間，匯報材料不可能長篇大論，要盡可能簡潔，要用最精煉的語言，把情況和問題說清楚。
匯報材料的分類，可以從幾個不同的角度進行劃分。
一是從匯報主體上劃分：個人匯報材料。類似于個人總結和述職報告。主要是個人向組織、領導和群眾報告工作情況、思想情況等。比如入黨積極分子和預備黨員向黨組交的思想匯報，就屬于個人匯報的一種。單位匯報材料。主要匯報某單位一定時期的全面工作情況，某項工作的進展情況或上級部署的貫徹情況。這是我們經常使用的匯報材料。如：2020年X月X日，X同志來X視察，我市準備的匯報材料，就全面匯報了市政府當年前6個月的工作情況，共包括三大部分:一是1至6月份全市經濟運行情況;二是今年以來所做的主要工作，包括農村經濟和稅費改革、工業結構調整和高新技術產業化、城鄉基礎設施建設、企業改制、社會保障、優化發展環境，以及存在的問題和下步打算等;三是請省政府幫助解決的問題。
二是從內容上劃分：綜合匯報材料。也稱全面匯報材料，匯報的內容是本單位某一時期的全面工作。如上文提到的向李成玉省長的匯報材料，內容就涉及政府工作的方方面面。專題匯報材料。匯報的主要內容是某一方面工作的情況。比如：2017年X月X日，X同志來X調研先進制造業基地建設情況，匯報材料就主要介紹了X先進制造業基地建設的籌備進展、初步成效和建議等，屬于專題匯報材料。單項工作匯報材料。匯報的主要內容是某一項工作的情況。
三是從表達形式上劃分:口頭匯報材料。一般寫成匯報提綱的形式，把匯報的主要內容以提綱的方式列出，單位領導在匯報時備用，以口頭匯報為主。書面匯報材料。有時由于上級領導行程較緊，就將要匯報的內容寫成完整的材料，交于領導，而不做口頭匯報。
匯報材料沒有固定的寫作模式，根據上級領導的身份不同、分管工作不同、視察調研的目的不同，可靈活安排結構。一般由標題、抬頭、正文、落款四部分組成。
一是標題。匯報材料的標題，常見的寫法有三種：文種式標題，即只寫《匯報材料》《匯報提綱》《工作匯報》等。公文式標題，單位+時限+事由+文種名稱，如《X單位X年X工作匯報》，有時候也省略一兩項形成標題，如《X年X工作匯報》《X市X工作匯報》。復式標題，由正標題和副標題配合組成，正標題概括文章的主題，副標題標明單位、時限、事由、文種。
二是抬頭。也就是對匯報對象的稱謂，一般寫法是：口頭匯報時，寫明：各位領導;書面匯報時，寫明：X領導或X部門。匯報材料的抬頭，特別是口頭匯報材料的抬頭，有時也可以省略不寫，由匯報的領導臨時發揮，或者直入正題。
三是正文。匯報材料的正文，由開頭、主體、結尾三部分組成。
1.開頭。開頭，又叫引語。一般要涉及以下內容：
一是表示尊重、感謝。對領導同志在百忙中到本地區、本部門視察調研表示感謝。比如，2017年X月X日，X同志來我市調研X先進制造業基地建設情況時，匯報材料的開頭是這么寫的：X省長一年內三次率省政府有關部門領導同志來X調研，充分體現了省委、省政府對X發展的重視、關心和支持。在此，我代表X市四大班子和全市人民表示衷心地感謝!這樣開頭，充分表達了對上級領導的尊重和感謝。
二是對整體工作情況的概括性敘述。便于領導掌握面上的情況。在綜合匯報材料中，這部分內容一般要在開頭體現出來，是對整體工作的自我評價。在專題調研中，根據領導身份不同，這部分內容可寫可不寫。比如，上面提到的X省長來X調研X先進制造業基地建設情況時，在匯報材料開頭對X省長表示尊重和歡迎之后，還概述了前6個月主要經濟指標的完成情況。這樣寫可以使上級領導對X的經濟形勢和整體工作情況有所了解。
2.主體。主體部分是匯報材料的中心內容，這部分內容安排的得當與否，是匯報材料成敗的關鍵。概括來講，主體部分一般要包括工作成效、做法、經驗、體會、問題、下步打算、建議等內容。在具體內容的安排上，不必面面俱到，要根據具體情況，有所側重，安排內容要考慮以下幾點：
一是根據領導者的身份來合理安排匯報材料的內容。在寫匯報材料之前，要搞清楚上級領導是負責全面工作的，還是分管一方面工作的。根據分管工作的不同，來確定不同的匯報內容。對負責全面工作的領導，要準備綜合匯報材料，內容要求全面充實，以反映本單位的整體工作情況。對負責一方面工作的領導，可簡要介紹本單位的整體工作成效，重點介紹其分管方面工作的情況。比如：去年，X、X等領導分別到我市視察調研工作，我們在準備匯報材料時，各有側重。對X的匯報材料，以政府全面工作為主，對X的匯報材料以農業和農村工作為主。
二是根據領導視察調研的目的來合理安排匯報的內容。要弄清楚領導視察調研要重點了解哪些方面的情況，根據領導所需來準備匯報材料。比如，初任的上級領導到基層調研，一般要了解本地的全面情況，包括自然、經濟、人文等方方面面。所以在準備匯報材料時，就要安排地理位置、自然資源、經濟特點和發展情況、社會事業等方面的內容。領導要著重了解一方面工作，或某項政策貫徹落實情況的，要重點安排這方面的內容。
三是根據會議的目的來合理安排匯報內容。要搞清楚匯報材料是在什么類型會議上使用的，會議要解決什么問題，據此安排匯報材料的內容。比如，2016年X月X日，省政府在新鄉召開了企業改革和非公有制經濟發展座談會，X市作了匯報發言。在準備材料時，我們著重安排了企業改革的進展、做法、打算，非公有制經濟發展的做法、成效、打算，以及為推進企業改革的順利進行和非公有制經濟的快速發展所釆取的保障措施等內容。再如，考察歸來后所召開的匯報會，所準備的匯報材料，就要重點安排所考察地區的基本情況，成功經驗，存在的差距，要學什么，如何推廣他們的經驗等內容。
匯報材料的主體部分常采用以下結構形式：
一是分部式。即按照“做法——成效一經驗——問題——打算——建議”的順序，先寫主要工作情況，即做了哪些工作，取得了什么成績，總結了哪些經驗、存在的主要問題是什么，有什么工作打算，有哪些好的建議。這種寫法將匯報材料分成了幾個大部分、依次來寫。為了做到眉目清楚，每個部分可用小標題，或者用序號列出。這種寫法的好處是容量較大，眉目清楚。比如，上文提到的X同志來X調研先進制造業基地建設情況時，我們準備的匯報材料，就采用了這種結構形式。第一部分，主要寫了在先進制造業基地建設方面所做的主要工作;第二部分寫了取得的初步成效;第三部分寫了幾點建議。
二是階段式。這是把要匯報的工作按時間順序劃分成幾個階段來寫。每個部分把其中一個階段的工作情況、經驗教訓結合在一起來寫。采用這種縱式結構，全文脈絡清楚，便于突出工作的發展進程和每個階段工作的特點，適用于有明顯階段性的工作匯報。如某工程建設指揮部的匯報材料，第一部分，規劃階段的情況;第二部分，拆遷階段的情況;第三部分，建設階段的情況;第四部分，目前存在的主要問題;第五部分，幾點建議。
三是并列式。以工作項目為序分條列出，各條具有相對的獨立性。這種結構形式，使人一目了然，而且，可以根據實際情況，增減條目，容量較大。一般適用于綜合匯報。這種結構形式是我們最常用的結構形式。比如，2015年X月份，X同志來X調研時的匯報材料就釆用了這種結構形式。共分4個部分，一是我市今年經濟社會發展目標和主要工作任務;二是今年第一季度的工作情況;三是當前我們正著力抓好的工作;四是需省協調解決的問題。
3.落款。匯報材料的落款，一般要寫上匯報人姓名和成文日期。署名、日期可放在標題之下，也可以放在文章末尾
匯報材料的寫作要求：一是觀點要鮮明。不拐彎抹角，模棱兩可，含糊其詞，力爭給聽匯報者留下明確的概念。二是條理要清楚。中心是什么，講幾個什么問題，從幾方面講，講哪些事例，都要安排妥當，使人聽起來綱目分明，中心突出，曉暢易懂。三是事例要典型。匯報材料必須有充分的事例，但一定要精選，要有典型性。凡材料中引用的事例，都應盡可能具體，要把那些能夠反映本質的細節，生動的情節和語言寫出來。典型、生動的事例，常常會成為匯報材料的點睛之處，成為論證某一觀點和領導上指導工作的有力依據。四是語言要口語化。盡量用口頭語，說起來順口，聽起來易懂。
簡單地說，匯報材料的語言特色要突出4個字，即謙、簡、明、切。謙即謙恭。匯報材料是向上級匯報工作，不是向下級作報告。因匯報人和聽匯報人身份的差異，決定了匯報材料的語言必須平和、謙恭，表現在語氣的使用上，就是要多用說明性、陳述性的句式。即，以“了”為特征的句式。一般在“解決”“完成”“推動”“開展”“鞏固”“克服”“取得”等動詞的后面加助詞“了”字，直接表示事情的完成時態，下面帶賓語，如完成了某一工作、任務，解決了某一問題、困難，取得了某一成績、進展等。而不能使用那些顯示甚至夸大政績的渲染性形容詞或描述性語言，如“徹底解決”“極大推動”“巨大突破”“充分顯示”之類。也不能使用向下級講話時常用的祈使(命令)、指教、要求等語氣。如：“必須X”“要X”“堅決X”“不準X”“嚴禁X”“禁止X”等句式。
簡即簡潔。領導同志視察調研工作，有其行程安排，不僅要聽而且要看，因此，在向其匯報時，要盡量簡單，要用最少的文字把情況說清楚。這就要求，在寫匯報材料時，要盡量簡潔。表現在語言特色上.，就是要盡量使用短句，盡量使用濃縮性語言。比如，年初我市確定了確定了“雙百雙十”的目標，在匯報材料中，“雙百雙十”的交待清楚之后，再涉及到“雙百雙十”時，就可以不再交待具體內容。
明即明快。匯報材料的語言要盡量體現出鮮明生動的特征，語言要盡量、口語化，以給聽匯報者留下深刻印象。在具體操作時，可以用一些形象的比喻。如將引進外資和技術比作“借水行舟、借雞生蛋、借梯上樓”，把部門協作比作“大合唱”。
切即準確。領導同志都希望掌握準確的一手材料，因此在起草匯報材料時，一定要注意語言的準確性，盡力做到與事實相符，不可夸大與縮小。在定量表述時，要有準確的數字做支撐，比如一個地區的國內生產總值、固定資產投資、社會消費品零售總額、外貿出口、限額以上工業增加值、財政收入、城鄉人民收入等重要指標，不僅要寫絕對值，也要寫增長速度。要注意詞義概念的準確，比如對一個基層領導同志不可能說“作了重要批示”。要特別注意用好模糊語言，在特別情況下，模糊語言往往是最準確、周密的語言，如“取得了一定成績”“尚有不小差距”之類，比用量化概念要準確、貼切得多。
當然，許多人寫匯報材料，也存在一些弊病：
一是道理多，材料少。有的匯報材料通篇多是講道理，切實生動的事例少得可憐，上級領導一般都不愛聽。因為對領導同志來說，他們所希望的主要不是闡述道理，而是想多了解來自實踐的大量的具體情況。出現講道理多，講實際情況少的原因，主要是匯報材料的撰寫者本人深入不夠，了解實際情況、搜集有關材料的功夫不到家，沒有掌握大量的能說明問題的第一手資料和生動具體的典型事例。也有的是分析認識能力較差，不善于從大量的具體材料中，選取典型事例，而是厚“理'薄“事”。
二是平鋪直敘，主次不分。對各種材料，各方面情況，一律平分秋色，并排羅列，結果是樣樣問題都講了，但哪個問題也沒講透，重點也不突出，沒有給人留下什么印象。究其原因，主要是對材料分析綜合不夠，事先沒有明確匯報的目的，沒有抓住中心，因此組織材料時，孰去孰留，孰繁孰簡，沒有一定標準，不能作出妥善的剪裁。也有的是匯報者本人總想把自己分管的那部分工作說的詳盡些，借題發揮，結果沖淡了中心。還有一種情況，是匯報人本想把全面工作原原本本敘說一遍，由于時間所限，匯報到一定程度不得不舍棄一些內容，結果掛一漏萬，甚至舍掉了主要的內容。
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1．文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2．根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。
3．明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4．明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1．要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2．要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1．關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2．關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3．關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4．關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5．關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示的特點
一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。:
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、請求指示性請示。
學校創建46年來,本科教學已經形成了一個較為完善的體系,辦學傳統和特色日益凸現;專業結構和布局,人才培養方案,教學計劃,師資隊伍整體結構,專業建設與教學改革,實驗與實踐環節管理,質量控制與信息反饋,教學管理與運行機制等等日益得到社會的公認,并為社會發展和科學進步作出了貢獻.近年來,在211工程,世行貸款和985工程的支持下,軟硬件條件得到進一步改善,學校的社會聲譽越來越高,影響日益增強.然而,隨著社會的飛速發展與科學進步,對高等教育人才培養質量也提出了更高的要求,抓好本科教學成為提高整個高等教育質量的重點和關鍵.對照教育部本科教學工作水平評估指標體系,我們在辦學過程中,在以下方面還存在一定的問題,需要認真加以改進:
學校的辦學指導思想還要進一步明確;教學的中心地位,教學改革的核心地位,教學建設的優先地位和本科教學的基礎地位還要進一步落實;學生占有的教學資源某些部分還不足;課程教學和教材資源數量不足;教學過程的信息化及規范管理有待進一步完善;教學質量監控與保障體系尚未真正建立;教師(特別青年教師)的教學水平和教學能力有待進一步提高;本科教學整體上的特色和亮點還有待于進一步升華和凝煉.
二,總體時間安排:(初步以05年11月專家進校評估設計)
1.7月-9月
⑴根據教育部文件精神,細化,分解指標體系,形成本校的本科教學評估任務分解表,建設任務書,院級評估工作指南,和院級評估指標體系和總體;
⑵成立學校評估領導機構及學院一級評建辦公機構;
⑶開始啟動專業教學評估工作;
⑷學校相關的主要職能部門開展學習動員,調查研究,資料整理,查漏補缺和校內外經驗交流工作;
⑸加強常規教學檢查,軟硬件補充和指導工作.
2.10月-12月
⑴初步完成專業教學評估的自評自建工作;
⑵組織校內外專家分步驟開展對專業評估的檢查和驗收;
⑶為院級評估初評匯集資料,并開展整改,促建工作;
⑷相關職能部門完成材料的初步收集工作.
3.05年1月-3月
⑴各學院開展院級評估,形成院級自評依據和自評報告初稿;
⑵加強交叉巡回檢查和整改,完善各類軟硬件設施;
⑶再次校內外組織專家檢查和驗收,針對問題進一步整改.
4.05年4月-5月
⑴根據當年學校基本狀態數據,核實,修訂,補充,完善各類材料數據;
⑵完成院級自評依據和自評報告全部材料;
⑶完成機關職能部門全部相關材料;
⑷提煉學校的本科教學特色鮮明項目和亮點建設項目.
5.05年6月-8月
⑴匯總各單位自評報告及材料,初步形成學校的自評依據和自評報告;
⑵完成校長匯報提綱(包括文字,光盤材料)和特色報告;
⑶進一步完善向專家提供的相關資料和備查資料;
⑷配合教育部開展進校前的調研工作;
6.05年9月-10月
⑴進入倒計時階段,學校利用多種形式組織全校師生員工對本次教學評估工作的意義,指標體系進行一次廣泛的再學習和宣傳;
⑵完成學校的自評報告,自評依據,校長匯報提綱并向教育部,省教育廳和中國科學院匯報;
⑶全面落實專家進校后若干事宜和物質,人員到位情況.
7.05年11月
專家進校正式評估開始.
學校創建46年來，本科教學已經形成了一個較為完善的體系，辦學傳統和特色日益凸現；專業結構和布局，人才培養方案，教學計劃，師資隊伍整體結構，專業建設與教學改革，實驗與實踐環節管理，質量控制與信息反饋，教學管理與運行機制等等日益得到社會的公認，并為社會發展和科學進步作出了貢獻。近年來，在211工程，世行貸款和985工程的支持下，軟硬件條件得到進一步改善，學校的社會聲譽越來越高，影響日益增強。然而，隨著社會的飛速發展與科學進步，對高等教育人才培養質量也提出了更高的要求，抓好本科教學成為提高整個高等教育質量的重點和關鍵。對照教育部本科教學工作水平評估指標體系，我們在辦學過程中，在以下方面還存在一定的問題，需要認真加以改進:
學校的辦學指導思想還要進一步明確；教學的中心地位，教學改革的核心地位，教學建設的優先地位和本科教學的基礎地位還要進一步落實；學生占有的教學資源某些部分還不足；課程教學和教材資源數量不足；教學過程的信息化及規范管理有待進一步完善；教學質量監控與保障體系尚未真正建立；教師(特別青年教師)的教學水平和教學能力有待進一步提高；本科教學整體上的特色和亮點還有待于進一步升華和凝煉。
二，總體時間安排:(初步以11年11月專家進校評估設計)
1。7月-9月
⑴根據教育部文件精神，細化，分解指標體系，形成本校的本科教學評估任務分解表，建設任務書，院級評估工作指南，和院級評估指標體系和總體；
⑵成立學校評估領導機構及學院一級評建辦公機構；
⑶開始啟動專業教學評估工作；
⑷學校相關的主要職能部門開展學習動員，調查研究，資料整理，查漏補缺和校內外經驗交流工作；
⑸加強常規教學檢查，軟硬件補充和指導工作。
2。10月-12月
⑴初步完成專業教學評估的自評自建工作；
⑵組織校內外專家分步驟開展對專業評估的檢查和驗收；
⑶為院級評估初評匯集資料，并開展整改，促建工作；
⑷相關職能部門完成材料的初步收集工作。
3。11年1月-3月
⑴各學院開展院級評估，形成院級自評依據和自評報告初稿；
⑵加強交叉巡回檢查和整改，完善各類軟硬件設施；
⑶再次校內外組織專家檢查和驗收，針對問題進一步整改。
4。11年4月-5月
⑴根據當年學校基本狀態數據，核實，修訂，補充，完善各類材料數據；
⑵完成院級自評依據和自評報告全部材料；
⑶完成機關職能部門全部相關材料；
⑷提煉學校的本科教學特色鮮明項目和亮點建設項目。
5。11年6月-8月
⑴匯總各單位自評報告及材料，初步形成學校的自評依據和自評報告；
⑵完成校長匯報提綱(包括文字，光盤材料)和特色報告；
⑶進一步完善向專家提供的相關資料和備查資料；
⑷配合教育部開展進校前的調研工作；
6。11年9月-11月
⑴進入倒計時階段，學校利用多種形式組織全校師生員工對本次教學評估工作的意義，指標體系進行一次廣泛的再學習和宣傳；
⑵完成學校的自評報告，自評依據，校長匯報提綱并向教育部，省教育廳和中國科學院匯報；
⑶全面落實專家進校后若干事宜和物質，人員到位情況。
