時間：2023-07-13 09:23:18
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【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點與作用。
關鍵詞 公園管理；檔案管理；特點；作用
公園檔案的管理是有效經營公園業務的重要基礎與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎設施薄弱，管理者素質較低，管理技術滯后，以及檔案內容不全等方面的問題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況，能真實反映公園工作人員的工作經歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發展建設的周期性與連續性提供重要參數與憑證。而且公園綠化檔案的經濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等，均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點
（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時也來自相關方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。
（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達到聲形并茂、動靜結合的效果。
（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值，該特點有檔案內容來決定，很多檔案內容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。
三、公園檔案管理中存在的問題
（一）基礎設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內部檔案保存主要為紙質形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。
（二）管理隊伍專業素養不高。很多公園檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。
所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。
（三）管理技術滯后。大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意識，管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現代化信息技術操作手段。
（四）服務意識薄弱。隨著社會發展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強公園檔案管理的建議
（一）提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理，主要指得是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關的機制完善，充分認識到檔案管理的重要性。
（二）加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質公園檔案相比有很大的脆弱性，根據電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護，按照“分層實施，均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子公園檔案系統進行防護，安裝加固軟件，預防受到外界的安全威脅。
（三）提高公園檔案管理者綜合素質。首先，要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，對于一些素質低下，專業知識不精和有關方面知識不精的人員謝絕錄用，錄用高素質和高技能人才，只有這樣，公園檔案管理工作才能更快地發展。其次，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，特別是對多年從事檔案工作的老同志，鼓勵其學習新知識，提高專業技能，在職稱評定時重視從事基層檔案的老同志，給予一定的傾向政策，盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴重外流現象。
關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；特點；問題
事業單位是國民經濟建設的主要力量，在推進社會經濟建設發展上發揮著重大作用，其中，人事檔案管理工作是事業單位管理工作重要內容，對于事業單位人事工作有著直接影響。首先，人事檔案管理管理工作要負責管理人才資源信息；其次，人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據。然而，當前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題，具體如下：
一、人事檔案管理工作的主要特征
(一)現實性特點
人事檔案管理是事業單位中一項重要工作，主要作用是為事業單位人事管理提供重要的管理依據。比如，提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內容，便于事業單位全面了解與考察個人情況。事業單位只有在全面了解個人情況后，才能夠進一步客觀的、合理的對個人經歷進行分析，既實現對個人內在潛能的發掘，又可以實現對人力資源的優化配置。
(二)機密性特點
事業單位人事檔案工作的主要特點是保密性強，為此，事業單位開展人事檔案管理工作之中，務必要嚴格的執行保密制度，要切實保證人事檔案管理工作機密性，避免出現機密泄露的問題，最大程度的減少事業單位的損失。
(三)真實性特點
真實性是對人事檔案資料的基本要求，只有保障了人事檔案資料的真實性，才能夠準確的反映出人才的經歷。為此，作為檔案管理工作人員，要認真細致的做好自身的工作，對資料的整理與鑒別務必要秉承認真負責的態度，切實保證材料具有足夠的真實性與權威性，嚴厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。
(四)動態化特點
人事檔案資料主要是對當事人經歷的記錄，為此，在當事人的經歷發生變化時，要相應的對人事檔案資料做出調整與更新。為此，對于人事檔案管理工作的開展，要堅持動態化的原則，實時更新人事檔案資料，確保能夠充分發揮人事檔案資料作用。
二、事業單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題
(一)完善相關制度，明確崗位職責
為了保障人事檔案管理工作的質量，事業單位應重視完善相關制度，明確各個崗位的工作職責。因此，事業單位應立足于自身發展情況，根據調查的結果，改進工作方式并建立規范化制度。除此之外，事業單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作，落實清理與鑒定人事檔案工作，充分發揮自身服務職能。
(二)構建完善的管理組織體系
在事業單位的整體檔案管理工作中，人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此，針對于人事檔案管理工作，事業單位要合理分配管理責任與權限，采用統一化管理模式，既可以有效提升人事檔案管理質量與效率，而且可以節約人事檔案管理成本，促進信息容量的提升，保障檔案信息管理工作全面性。通過構建一體化的管理組織體系，可以提升人事檔案管理工作地位，使其獲得多方面的支持與配合。
(三)改進人事檔案工作方式
傳統的人事檔案管理工作忽視信息化技術手段的應用，既無法提升檔案查閱與利用的效率，又加大了檔案管理的壓力，無法滿足如今檔案管理工作需要。因此，針對于這一問題，事業單位應加快改進檔案管理方式，采用新型的檔案管理方式，推進檔案管理工作效率提升，促進自身的服務職能的提升。
(四)加大開發檔案資料的力度
人事檔案管理工作要充分考慮事業單位發展需要，做好收集各種人事檔案資源的工作，不斷的充實檔案的內容。然而，就傳統檔案資料內容來看，其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績等方面材料，無法有效反映與體現人才實際情況。此外，為了提升檔案信息時效性，人事檔案管理工作中要融入動態化管理思想，為事業單位進行人才考察、選拔與培養等工作提供重要參考依據。
(五)建設一支高素質的人事檔案管理隊伍
管理人員作為人事檔案管理工作主要執行者與實施者，其個人素質高低直接影響著工作質量。為此，高素質的檔案管理人員隊伍是保障人事檔案管理工作落實的基礎。因此，作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實的專業知識，而且要擁有豐富的工作經驗。檔案管理人員在平時工作生活中要不斷加強學習，全面的了解先進的管理思想與技術，并且積極采取科學的管理方式。此外，事業單位應組織檔案管理人員參與組織建設與思想作風活動，強化全體人員對人事檔案重要性的認識，充分發揮工作人員的作用，保障事業單位各項工作的推進落實。
(六)加強信息化的建設
傳統的檔案管理主要是補充人事檔案管理，避免由于信息癱瘓而造成檔案數據的損壞，然而，在信息化時代背景下，人事檔案管理要加強信息化建設，積極構建信息化管理平臺，從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此，有必要對傳統紙質檔案進行電子化建設，建立起完善的檔案信息平臺，提高信息平臺的管理功能，在符合檔案數據信息共享同時，確保各個部門具有不同的操作權限。同時，要加強對人事檔案信息化平臺維護，促進信息化管理水平的提升。
三、結語
總而言之，隨著時代的進步與發展，事業單位的人事檔案管理工作的多元化發展趨勢愈加明顯。為此，事業單位應加強對人事檔案管理工作的改革，采用開放化與社會化的發展思想，充分的發揮出人事檔案自身的服務功能，從而推進事業單位健康、快速、可持續的發展。
參考文獻：
[1]張慧.事業單位人事檔案管理的特點與問題經驗談[J].辦公室業務,2017(7):102.
[2]金麗雙.新時期事業單位人事檔案管理工作創新問題淺析[J].科技創新導報,2015,12(19):189.
1林業科技檔案的主要特點
1．1專業性
科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業進行的，具有較強的專業性，專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一［1］。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據；如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。
1．2成套性
林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯，密切聯系，記錄了完整的科研項目活動。
1．3階段性
由于有的林業科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。
1．4保密性
林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業科技檔案與科技資源的安全。
2林業科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統
林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證，又是林業生產活動必要的參考和依據，在林業生產活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統模式的影響，林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業科技單位，檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統，嚴重影響了林業科技檔案收集質量。
2．4檔案管理規范化程度不高
有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面，由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度，各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理，造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業科技檔案管理的基本規范
3．1明確歸檔范圍
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，必須保證林業科技檔案整理的規范化程度，切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術轉讓合同，協議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。
3．2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。
3．3劃定保管期限
林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3．4注重日常管理
在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章，建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4強化林業科技檔案管理的對策措施
4．1強化認識
作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分，是推動林業科技進步的必要資源；是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外，林業科技檔案工作專業性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業基礎知識外，還需要補充林業科技專業知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓，抓好專業技術教育。只有這樣，林業科技檔案管理才會科學、規范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發利用才會便捷有效。
4．2完善制度
林業科技檔案的開發利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。
4．3加強應用
林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業建設與林業科技發展，服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4．4實現信息化管理
檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。
4．5建設相對穩定的檔案管理隊伍
林業科技檔案工作連續性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養一批有專業知識，有專業技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業科技檔案，以保證檔案管理工作的延續性，從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。
4．6完善檔案管理體系
關鍵詞：文書檔案；管理
作為服務型及高技術型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發展空間。為了保障檔案質量，發揮其服務性能，就需要在安全、操作等方面進行優化，完善其制度和規范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發和利用價值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業管理工作中最基礎、最根本的工作，是信息化建設的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內容，在業務決策、企業發展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業事業單位等歷史資料的總結和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業務開展以及宣傳教育等多項職責，是企業和單位實現科學管理發展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發現，其通過收集和歸檔進行服務工作的價值也越發受到社會的關注，在現有基礎上完善管理制度和方法，提升其技術水平與保密等級等，已成為企業事業單位發展的一項核心內容，因此規范文書檔案的保密管理、創新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現實需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現各種問題。研究文書管理方法必須對現有問題進行充分認識，以實現深入的結構調整和改進。文書檔案管理的概念產生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設計和規定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規范，就極容易出現銜接方面的脫節與不順暢，造成漏歸、錯歸等現象的產生。
3.未來文書檔案管理特點及發展趨勢。文書檔案具有穩定的傳承性，是企業創新和發展數據來源，同時作為行政管理中的后臺基礎工作，又決定著企業的各項事務能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環節實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現今文書檔案管理的新趨勢。傳統的方法采用紙質檔案和人工填寫，對環境和人員有較高的要求，且隨著時間的發展，必然出現一定的問題和弊端。現階段企業電子文檔雖然普及，但部分企業和單位僅僅局限于將手寫內容轉化為電子文本，并未完全實現檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發和利用。
二、新形勢下文書檔案管理改進方向
1.健全文書檔案管理規章制度。為了實現文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據企業或單位的實際情況以及相關的法律法規，對關鍵問題如歸檔期限等進行規范和管理。各單位在制定文書檔案管理規章制度時，應對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關領導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設和系統管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設計和具體環節的安全信息管理，以適應不斷發展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強化檔案管理人員專業技能。作為一名優秀的檔案管理人員，專業水平和專業技能直接決定了能否應對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應甄選優秀的檔案管理專業人才加入企業，提升專業化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業技能的學習來實現整體素質的提高。培訓的內容和形式可以多樣化，例如聘請相關學校的老師現場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業知識的目的。此外，檔案管理部門應當主動與企業文化建設部門及相關部門積極配合，加強部門之間的聯系，通過文化宣傳來提高企業或單位內部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發揮文書檔案的最大價值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業或單位應對傳統文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術方法，例如圖像、聲音與文本的轉換方法，以此加深對資料的連續性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關的保密級別，對信息進行數據化處理，加強數據化檔案的安全性。最后，企業在選擇合適的管理軟件時應慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統和檔案管理系統為企業或單位提供了更多的選擇，新技術的發展也使得數據錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設與時俱進同時適合自身發展的信息化文書檔案管理平臺，充分發揮文書檔案的服務性質。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設備維護，完善信息應急措施，才能從根本上發揮信息化平臺的優勢，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業發展過程的記錄者，也是核心技術和數據的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業不可缺少的任務之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發展的需求。
參考文獻：
【關鍵詞】城鄉居民；社會養老保險；檔案管理
引言
在城鄉養老保險過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學的指導和有利的依據，因此養老保險檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內容豐富，能夠更好的展現參保人的實際情況，屬于我國檔案資源的有機組成部分。在當前發展經濟建設與社會發展形勢下，城鄉居民社會養老保險檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經成為我國城鄉居民社會養老保險經辦部門的首要工作任務。
一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的意義
1.事關城鄉居民社會養老保險制度改革進程。隨著社會的進步，城鄉居民養老保險正在實現全國并軌，在推行的過程中，養老保險制度根據實際情況增加了很多切實符合人民利益的新內容。鑒于中國社會的實際情況，所需要承擔起的社會系統的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個人的詳細信息，那么對整個保險部門的工作都是一項極大的挑戰，也促進了城鄉居民養老保險制度的進一步改革。2.事關城鄉居民的切身利益。參保人自辦理參保手續開始再到退休之后享用養老保險所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續。首先在辦理入保手續時，需要錄入詳細的個人信息，將其作為原始資料保存在個人信息檔案中，建立個人賬戶，之后所交的保險費都會將其劃到你的個人賬戶。新農保制度和老農保制度在進行鏈接時，或者是居民和職工的養老保險過渡之時，需要辦理保險關系和基金的轉移手續，其原始的個人檔案信息記錄是以后享受社會保險福利的重要依據。城鄉居民個人的養老保險信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。
二、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的特點
1.涉及面廣。我國作為世界上的人口大國，據第六次全國人口普查數據顯示我國有近50%的人口分布在農村，還有龐大的城鎮居民，我國的城鄉居民保險所囊括的群體異常龐大，相對于其他保險其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險費，基金管理，保險和基金轉移等等。整個業務檔案所涉及的信息繁冗復雜，數量龐大，包含方方面面的問題。2.變動性大。農村、城市的居民大都屬于城鄉居民社會養老保險的服務對象，這些對象基本都沒有固定工作，因此流動性很大，戶籍也會隨著遷移而調動。尤其是在城市規模不斷擴大的今天，城市人口數量不斷增多，農村人口向城市涌入的趨勢更加顯著，農村勞動力也大量向城市移動，這些居民常年居住在城市，遠離家鄉，并且工作單位也經常發生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養老保險檔案構建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強。我國城鄉居民社會養老保險要遵從保基本、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會養老保險檔案管理也必須要與其相適應，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險居民的信息、參保時限、待遇水平等內容，這些都與參保人利益之間有密切聯系，同時也關系到黨的惠民政策是否能夠真正落實。
三、涉及城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的建議
1.建立和完善現有的城鄉居民養老保險檔案管理機制。根據社會保險操作流程的相關規定，要根據當地的經濟發展實際狀況和養老保險的特點，建立健全城鄉居民養老保險信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機制，及時入檔，及時歸檔，切實做到信息資料的真實完整，完善制度中檔案管理工作人員的權利與義務，績效考核以及獎懲制度，做到城鄉居民養老保險檔案管理的程序化和規范化，使得養老保險信息檔案能夠成為切實的為人民群眾謀福利的最好依據。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質水平。想要檔案管理工作實現效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關部門應該加強對管理人員的培訓，督促其進步，提升工作人員的整體素質。相關部門可以舉辦專家講座，專業化培訓等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內容，工作流程，加強對檔案管理工作的重視，促進我國城鄉居民養老保險檔案管理的系統性和規范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強學習，促進自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強檔案管理人員工作的自主性和責任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國社會的快速發展，老齡化現象越加嚴重，導致城鄉居民養老保險的相關工作量不斷增加，這也成為了城鄉居民養老保險檔案管理從紙質化向信息化管理過渡的關鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個人專業技能，加強對計算機系統的操作技能的學習，掌握相關軟件的使用方式，增強對電子信息文件的分類，歸檔，整理系統化管理力度，促使城鄉居民養老保險檔案管理工作更加具有效率和質量。結束語做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作，能夠為我國城鄉居民養老保險工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進和諧社會構建。隨著養老保險工作的不斷發展，養老保險檔案管理工作也呈現出了一些新的特點，本文對其相關管理對策進行了分析，希望能夠為相關檔案管理者提供一些建議和參考。
參考文獻：
[1]高獅.社會養老保險檔案的規范化管理[J].企業改革與管理,2016(16).
關鍵詞:高校財務檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學規模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發展。當前,加強高校的內涵建設,提高綜合管理水平成了高校健康、持續發展主要內容,其中,加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務檔案管理的幾個措施。
一、高校財務檔案管理的特點
1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務檔案由財務部門歸集,一般是先在財務部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。
3.在高校財務實務中,財務檔案主要包括兩方面的內容:一方面是會計核算的專業材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、工資津貼發放表、銀行存款對賬單及其余額調節表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務收入票據類,比如行政事業單位非稅統一收入票據(學生學費收據)、行政事業單位往來款票據、服務業統一收據,以及校內收據等。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況,完整地反映高校財務狀況。
4.隨著高校財務會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式,歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。
二、高校財務檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄,連接當前業務,并作為未來財務預算的重要依據,是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關的領導和財務人員,在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應的管理制度來規范日常系統的管理。
2.財務檔案沒有專人負責。《會計法》規定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務的內部控制的實施,防止經濟犯罪都有不利的影響。
3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務辦公室,有的財務資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限,存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領導應該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發展規劃,高度重視財務檔案工作,明確領導責任制,建立和完善檔案管理網絡,根據高校規模明確專(兼)職人員負責有關文書工作,處理文件的收發、整理、歸檔,并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業系統培訓,財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關的財務檔案管理制度,比如:綜合性的規章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設,以保障財務檔案的日常管理規范、有章可循。
3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口,財務辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規模的擴大,各種科研經費的增多,會計核算和崗位設置的規范,會計電算化系統軟件的普遍應用,相應的財務檔案資料數量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發展要求。應該安排專職人員進行管理,負責財務檔案的日常管理,會計電算化系統軟件的日常維護,以及財務部門的日常查賬工作,確保財務檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數據日常要進行備份保存,財務系統要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質或光盤上。根據這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發生引起整個財務電算化系統的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業務素質。財務工作的專業性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務檔案管理人員綜合素質高,業務能力強,并且保持人員的相對穩定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹的工作作風;另一方面,不僅要熟悉財務部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統的電腦操作等。所以,提高財務檔案管理人員的業務素質,要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養,多提供學習先進的機會,多提供創新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現出它的重要性。所以,根據財務檔案管理的特點,改進管理現狀,才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。
參考文獻:
1.財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z],1998
2.李建周.如何加強高校財務檔案管理[J].科技信息,2009(1)
一、建立規范化檔案管理模式對民營水運企業發展的重要意義
（一）建立規范化的檔案管理模式，是企業自身保持穩定、持久發展的需要
檔案管理部門及人員要幫助民營水運企業盡快樹立正確的檔案管理規范化意識，自覺形成和建立科學規范的基本檔案管理模式，以達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目標，使檔案管理工作能夠為企業的持續發展打下堅實基礎，也能有效地提高民營水運企業的管理水平。
（二）建立規范化的符合企業自身特點的檔案管理模式，是促進民營水運企業健康發展的有效途徑
民營水運企業的生成主要有兩個途徑：1、靠民間資本土生土長發展起來；2、由國有中小企業改制而來。不論何種形式生成的民營企業，都是按產權明晰、責任明確、政企分開、管理科學的現代公司制運作的。企業檔案管理作為民營企業管理的一部分，為了能提供與企業制度特征相一致的有效服務，應當建立檔案權屬明確、管理科學、企業自律、行政監管的檔案管理制度。
（三）民營水運企業建立規范化的檔案管理模式，是建立水上安全鏈的需要，是建立水運企業安全管理機制的需要
隨著民營船舶修造企業、民營船舶運輸公司的發展，民營水運企業及其船舶也成為水運企業中不容忽視的一部分。他們是否擁有真實可信、完整科學的檔案管理體系，成為水運安全管理部門關心的焦點。水運企業的高風險性質，社會的高風險時代特征，都需要民營水運企業建立規范化的檔案管理模式成為水上安全鏈的重要一環。
二、民營水運企業檔案管理特點
（一）多元性
民營水運企業大多屬中小企業，按所從事的業務領域可分為船舶設計企業、船舶修造企業、船舶運輸企業，不同領域的民營企業檔案內容有所不同，檔案管理模式也會有所差異，各領域的企業要著力研究適合本企業的檔案管理模式，找到最優的管理辦法。
（二）效益性
效益，一是指管理成本最小，二是收效最大。民營水運企業檔案工作講求效益性是市場經濟的客觀要求和體現。所以，民營水運企業在“建檔內容”應著重建立能創造企業經濟效益的有關檔案。
（三）靈活性
民營水運企業檔案管理方式靈活，管理地點靈活，管理手段靈活。企業自身作為檔案管理的主體，民營企業檔案具體的收集、整理等由民營企業自身決定，民營企業必須在遵循《檔案法》第十六條的前提下，靈活選擇適合自身企業特點的檔案管理方式。例如船舶運輸企業有關船舶的船舶檢驗證書、船舶登記證書、船員適任證書、船舶保險文書及財務擔保證明等文件須按主管部門的法規隨船攜帶。
三、民營水運企業檔案管理模式
（一）企業要主動按照水運主管部門和檔案行政部門的要求開展建檔工作
民營水運企業特殊的行業特點決定企業檔案管理必須按照海事主管部門的法規要求進行建檔，企業與海事部門之間要形成良好的互動關系。海事部門要在企業自愿的基礎上，通過調研、研討等方式，將企業、各地檔案行政部門及各相關部門組織起來共同制定民營水運企業檔案管理辦法，努力促進水運企業檔案工作的發展。檔案行政部門在調研基礎上，幫助企業理清思路，著手建立企業較關心的、事關企業自身利益的如產品、設備、基建等科技檔案、營銷檔案、企業信用檔案。
（二）積極建立民營水運企業檔案管理人員培訓體系，為企業提供檔案人員支持保障
企業要實現檔案工作的健康發展，檔案人員的文化素質、專業知識和操作技能是關鍵。檔案行政部門要面對企業的實際情況主動宣傳、積極引導，有針對性地與海事部門共同舉辦民營水運企業檔案人員培訓班，使檔案管理人員能夠便捷系統地掌握相關的法規與工作技能，為民營水運企業培養素質高的專業檔案管理人員。
（三）樹立典型，以點帶面，有力推動民營水運企業檔案管理的發展
檔案行政管理部門對于基礎較好的民營水運企業要重點培育和扶持，幫助他們總結出管理經驗與模式，在行業內起到示范效應。對于基礎較差的企業，要根據企業的實際情況指導建檔，幫助他們逐步走上正軌。
（四）檔案管理人員要主動服務，使檔案工作緊密為企業發展服務
作為基層檔案管理人員，面對的檔案材料數量多，信息量廣，如何從大量的檔案中挖掘有價值的信息，為企業的發展服務是檔案專業人員的重要任務，檔案管理人員要按檔案管理的要求搞好分類、整理、登記、編目、上架等工作。企業檔案的信息匯編，不僅企業創造經濟價值和社會效益，還可以增強企業競爭力。
（五）建立檔案管理中介組織，為水運企業提供服務
關鍵詞：醫院檔案管理；特點；開發利用
醫院檔案，是醫院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫院行政管理，醫療護理管理，黨務管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫院中長期發展規劃、年度工作計劃和總結、統計資料，會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、基建項目、通告、通知等內容，醫院檔案對醫院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。
1 醫院檔案管理的特點
醫院檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，基本反映了醫院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業檔案的特點：
1.1 醫院檔案管理具有綜合性
醫院檔案幾乎都是通過醫院辦公室內設機構即醫院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統管了諸如人事、基建、科研、財務、醫務、總務、設備以及黨務等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發或本院制定的各種規定性、政策性和指導性， 業務性文件外，還涉及到與本單位業務相關的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。
1.2 醫院檔案具有內容上的專業性
醫院是以醫療工作為主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映。因此，它所記述的內容無疑帶有很強的專業性，如，醫院發展計劃、業務診療和技能操作常規和制度，醫療科學研究以及院務管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業性。
1.3 醫院檔案管理具有相對的保密性
檔案管理的最終目的是提供利用，而醫院檔案具有業務性強，相對保密性等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務。
1.4 醫院檔案管理具有階段性
醫院行政管理科室多，產生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫院在某一短時間內某項工作（如醫院管理年活動、醫療質量萬里行活動、優質護理活動等）所產生的文件材料的連續性、系統性和完整性，目前，大部分醫院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。
2 醫院檔案管理的開發利用
檔案管理工作是醫院管理工作的一部分，是提高醫院工作質量和工作效率的必要條件。隨著醫院服務模式的轉變，醫院檔案管理的開發利用已為醫院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫院檔案管理信息化建設尤其重要，科學規范的檔案管理，是衡量醫院業績與管理水平的重要尺度。
2.1 實現信息化管理建設是做好開發利用的手段
檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使醫院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。實現檔案信息化也是順應醫療業務工作需要和時展的必然要求。
2.2 規范管理制度是做好開發利用的前提
檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設的步伐。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
2.3 完善檔案信息資源是做好開發利用的條件
隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準，各醫院大多數根據自己的理解和實踐進行管理，致使各醫院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結構是否科學、合理，直接影響到檔案儲藏的質量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優化室藏檔案種類、數量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統一管理，配置信息系統管理設備，把檔案資源建設成為綜合的信息庫，是醫院檔案發展的客觀要求。建立規范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，提高檔案管理水平，發揮檔案應有的作用，為檔案的提供利用創造有利的條件。
2.4 提高檔案管理人員素質是做好開發利用的保證
檔案管理是一項技術性相對較強的業務，由于人員編制和機構設置的局限，多數醫院檔案管理人員由醫院辦公室人員兼職，且平時檔案業務進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創新和活力，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。
檔案管理工作是一門專門的學問，尤其對于醫院來說更是關鍵，必須要有大局之眼，細致之心，對每一道程序，每一個環節，都要嚴格把關，必須建立健全科學的管理制度，在管理模式，人才隊伍等方面不斷創新舉措，推陳出新，努力實現歸口化，標準化，規范化的目標管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發揮無限的作用。只有這樣，才能使醫院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進醫院檔案管理工作的健康發展，為醫院發展建設提供堅實的憑證和依據。
參考文獻
[1]寧延美.淺談醫院檔案管理的特點與開發利用田[J].世界今日醫學雜志，2004，5（1）：68.
