時間：2023-06-29 09:32:05
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案資源管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、醫(yī)院人力資源檔案管理與人事檔案管理
人力資源廣義上包括了社會內(nèi)所形成的腦力與體力兩種資源，尤其是比起物力資源，人力資源的能動性決定了它成為核心的本質(zhì)，醫(yī)院以人為主的資源管理模式，能夠有效提升人才利用效率，有助于將人力效益轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效果，促進(jìn)個人和醫(yī)院的快速成長[1]。人力資源管理的目標(biāo)是建立一支優(yōu)質(zhì)、高效的人才隊(duì)伍，在醫(yī)院發(fā)展中形成一種長久有效的促進(jìn)人才自我創(chuàng)新和激勵的良好機(jī)制。人事檔案作為記錄醫(yī)院員工個人經(jīng)歷、德才征集和工作表現(xiàn)的記錄文件，以檔案的形式存在，服務(wù)于醫(yī)院的人事管理活動，通過對人才記錄和活動情況分析，形成有價值的情報判斷，幫助將人才分配在最合適的崗位上，形成醫(yī)院內(nèi)人才的高效開發(fā)。
人事檔案是新時期醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，其主要內(nèi)容分別包括考察和了解員工，為醫(yī)院人事調(diào)動和管理提供依據(jù)，人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展中能夠?yàn)槿肆Y源管理提供有效依據(jù)，形成醫(yī)院人事管理的支柱，是構(gòu)建醫(yī)院文化的重要組成部分。人事檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，在醫(yī)院中占據(jù)重要地位，它與人力資源管理密不可分，相輔相成，共同發(fā)展。人力資源的管理的實(shí)現(xiàn)需要人事檔案管理提供有效的認(rèn)識信息，人事檔案信息則為人力資源管理服務(wù)[2]。只有在做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)之上，才能夠充分發(fā)揮其對于人力資源管理方面的積極作用，進(jìn)而提升醫(yī)院的競爭力。在新的時代背景下，應(yīng)對嚴(yán)酷的競爭，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展以及醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，提升醫(yī)院人力資源管理水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代人力資源管理對提升醫(yī)院競爭力的優(yōu)勢，將會是醫(yī)院人事檔案工作未來的發(fā)展核心。
二、新時期醫(yī)院人力資源管理對人事檔案管理的新要求
新形勢下，對于醫(yī)院人力資源管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，醫(yī)院的人事檔案想要更好的發(fā)揮其對于人力資源管理的作用優(yōu)勢，就要適應(yīng)時展需求，不斷進(jìn)行調(diào)整和改革。新時期醫(yī)院發(fā)展趨勢具體主要體現(xiàn)在以下方面，分別是建立核心價值體系、多層次評價體系和職業(yè)化水平衡量。現(xiàn)代醫(yī)院核心價值體系的建立不僅僅是傳統(tǒng)道德方面的醫(yī)療行為，核心價值所代表的醫(yī)院與醫(yī)療文化已經(jīng)成為了支持醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重要力量。多層次的評價體系要根基于醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，突破醫(yī)院傳統(tǒng)人事考核模式與現(xiàn)代人力資源管理理論相結(jié)合，多層次多方位多元化的形成對人力資源的評價，分析取得優(yōu)質(zhì)績效的元素并將這些元素的力量加以利用，從個人、各科室與部門，形成新的評價和組織模式。職業(yè)化水平的衡量是現(xiàn)代人力資源管理的重要標(biāo)志，職業(yè)化要素由適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的眾多元素，諸如醫(yī)院職工的職業(yè)精神、職業(yè)道德等，從更細(xì)致的地方促進(jìn)人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮[3]。
醫(yī)院面對的這些新的發(fā)展趨勢無疑對人事檔案管理工作提出了更多更高的要求。人事檔案的管理也要根植于醫(yī)院文化，體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的核心價值體系，為增強(qiáng)醫(yī)院文化競爭力添磚加瓦。醫(yī)院評價體系的建立與人事檔案關(guān)系極為密切，是構(gòu)建各級評價體系的信息基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院人事信息也要從單一向多層次多元化發(fā)展，強(qiáng)化對個人、團(tuán)體和組織信息的記錄和整理，為醫(yī)院評價提供輔助[4]。職業(yè)化趨勢的出現(xiàn)也要求人事檔案工作要加強(qiáng)對相關(guān)知識與情報的收集，為更好的利用職業(yè)化各要素提供幫助。
三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，適應(yīng)人力資源管理新要求
人事檔案管理工作的革新要立足于醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需求，依托于新時期技術(shù)優(yōu)勢和信息優(yōu)勢，借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)，積極拓展管理職能，適應(yīng)人力資源管理發(fā)展新趨勢，為醫(yī)院核心競爭力的提升做出貢獻(xiàn)。人事檔案工作的革新可從以下幾個方面入手：
1.提升服務(wù)意識
人事檔案管理作為醫(yī)院重要的服務(wù)部分之一，要適應(yīng)發(fā)展需求，端正態(tài)度，更新觀念，以積極主動的服務(wù)完成自己的本質(zhì)工作，為醫(yī)院人力資源管理提供更多有效信息，服務(wù)過程中，要深入與各部門、各科室，加強(qiáng)科室之間溝通交流，加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)，為人力資源的選人、用人、留人、育人提供輔助，將醫(yī)院文化的標(biāo)簽深深根植于本科室，通過醫(yī)院全體職工的行為和服務(wù)提升其醫(yī)院中的地位，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展服務(wù)。
2.增強(qiáng)合作意識
人事檔案管理由于自身工作的特殊性，與其他科室交流和工作機(jī)會較多，在這個過程中，要通過多種途徑加強(qiáng)與各科室的協(xié)作聯(lián)系，為醫(yī)院實(shí)踐活動奠定良好的基礎(chǔ)。在醫(yī)院發(fā)展過程中，密切關(guān)注醫(yī)院各部門人化，關(guān)注醫(yī)院內(nèi)大小事件，及時補(bǔ)充和輸入認(rèn)識檔案信息，為人力資源部門的信息信息利用大好基礎(chǔ)[5]。在醫(yī)院的人事活動中，將各宗信息整合反饋給人力資源管理部門，加強(qiáng)溝通，并從本科室的協(xié)調(diào)功能出發(fā)在醫(yī)院內(nèi)部形成相互聯(lián)合和幫扶的良好風(fēng)氣，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)意識。
3.強(qiáng)化競爭意識
現(xiàn)代醫(yī)院在白熱化競爭中無一不說明了知識、人才是決定競爭成敗的關(guān)鍵性因素。人事檔案管理部門競爭意識的提升，所能夠做得就是提升自身工作效率，將效率轉(zhuǎn)化為對人才的把握，為人力資源管理部門服務(wù)，縮短信息收集和反饋的時限，在提升自身服務(wù)效益，強(qiáng)化與其他各科室合作、協(xié)調(diào)的過程中完成這個目標(biāo)[6]。競爭意識不僅僅是針對醫(yī)院外部環(huán)境中的競爭對手，同時醫(yī)院部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)形成良性的競爭氛圍，比如對崗位的責(zé)任意識、對醫(yī)院發(fā)展的憂患意識等，將其引入人力資源管理范疇，通過相互作用更好的完成醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，在激烈的競爭中創(chuàng)造更好的效益，為醫(yī)院贏得良好的信譽(yù)。
4.科學(xué)的管理制度與檔案分類系統(tǒng)
在人事檔案的管理工作中，要建立起科學(xué)、合理的管理制度，順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展趨勢，對從前不合乎情況的制度進(jìn)行整改，以醫(yī)院發(fā)展需求為基準(zhǔn)，切合實(shí)際應(yīng)用管理需要，建立起更加人性化的管理?xiàng)l例。對于檔案管理部門來說，除了要在檔案的收集上保證完整與及時，還要做好對各類資料的考證與鑒別，保證檔案收錄信息的真實(shí)與有效，能夠?yàn)槿肆Y源管理部門的工作服務(wù)，在檔案的整理方面，要科學(xué)建檔，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的管理態(tài)度完成各項(xiàng)工作，與人力資源部門建立直接服務(wù)通道，在互動的過程中對檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和完善，期間還要注意檔案的安全性建設(shè)，避免醫(yī)院信息外漏，造成損失，保護(hù)醫(yī)院的利益[7]。
人事檔案分類方面，要根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部實(shí)際情況進(jìn)行分區(qū)管理，分類系統(tǒng)的建設(shè)要與醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)同步，利用信息技術(shù)平臺細(xì)致、完善分類系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)分類格局，建立起更加優(yōu)質(zhì)、高效的分類服務(wù)系統(tǒng)。知識經(jīng)濟(jì)時代，人力資源管理的新需求要求不斷完善認(rèn)識檔案，當(dāng)檔案內(nèi)容的建設(shè)上要注意動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量定性結(jié)合。比如橫向上，除了要關(guān)注醫(yī)院職工的思想水平、政治覺悟，還要延伸到他的個人能力、工作情況和興趣性格等，在縱向上，除了要能顯示其有效的個人信息，還要盡可能的反映其就職后的生活與工作現(xiàn)實(shí)。這些只是檔案建設(shè)的其中一個方面，隨著新形勢下醫(yī)院在管理上要求越加嚴(yán)格化，更多的信息都可以被充實(shí)內(nèi)檔案，比如近期考核、工資水準(zhǔn)、獎懲情況、深造情況、工作成就等，這些都可以作為新的補(bǔ)充內(nèi)容充實(shí)人事檔案，雖然看似瑣碎，但是其中的有效信息對于人力資源管理部門進(jìn)行人事安排和調(diào)動都是極為有效的信息，能夠提升信息利用率，為醫(yī)院內(nèi)部人事工作提供有價值的參考[8]。
5.醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)
在新形勢下，人才是醫(yī)院發(fā)展的核心，醫(yī)院必須重視人事檔案管理，促進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、數(shù)字化，利用有效的人事檔案信息，為醫(yī)院的人才選拔與開發(fā)提供有效的決策依據(jù)，從而為醫(yī)院發(fā)展建立起人才信息庫。基于此，醫(yī)院的人事檔案管理，應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展要求，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，建立起科學(xué)先進(jìn)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，建立醫(yī)院認(rèn)識檔案自動化管理系統(tǒng)。人力資源管理部門應(yīng)從醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，在人事檔案管理實(shí)踐中，在實(shí)現(xiàn)辦公自動化中形成的人事檔案信息或?qū)σ延械膱D像、圖片、音像等人事檔案資料實(shí)施數(shù)字化處理（如對人力資源紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行掃描，圖像資料進(jìn)行格式化轉(zhuǎn)化等），使其形成數(shù)字化的人力資源信息。同時，醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際，積極開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并注重接口的數(shù)據(jù)兼容性，使其與醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)相互聯(lián)系，做到數(shù)據(jù)共享，確保醫(yī)院認(rèn)識檔案信息的真實(shí)完整性。其次，醫(yī)院在人事檔案管理中，還需強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做好人事檔案目錄輸入工作，運(yùn)用規(guī)范化的輸入方法，確保人事檔案信息查詢的信息化。而且在掃描與轉(zhuǎn)化紙質(zhì)人事檔案時，還需對轉(zhuǎn)換后的檔案實(shí)施加密處理，確保其原始性。再次，在醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)中，還需對人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的訪問權(quán)限設(shè)置與管理。醫(yī)院的認(rèn)識檔案管理人員應(yīng)對相應(yīng)的政策與法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)研究，在提升醫(yī)院人力資源部門在檔案管理中的服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，對人事檔案中的各類信息資料進(jìn)行嚴(yán)格控制。在這一過程中，相關(guān)的管理人會員應(yīng)運(yùn)用加密技術(shù)，對于醫(yī)院人事信息通用數(shù)據(jù)庫的資料進(jìn)行分類處理與加密設(shè)置，并設(shè)置相關(guān)的認(rèn)證機(jī)制，防止非法用戶的惡意攻擊。
6.引進(jìn)人才
人事檔案制度的建立，讓醫(yī)院的管理模式出現(xiàn)了問題，同時也存在不足。例如：醫(yī)院進(jìn)入新員工以及部分員工調(diào)動或者辭退等因素，我們應(yīng)該把這些員工的人事檔案區(qū)分開來，把一個人的檔案從一開始到最后的過程進(jìn)行統(tǒng)一管理。還有一些在編或者不在編的人員，在人員管理上，我們應(yīng)該把這些模式劃分，讓人事檔案的管理變得更加嚴(yán)格和準(zhǔn)確。減少人力資源管理的工作量，提高工作效率。
2人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用
2．1有利于挖掘人才
人事檔案信息的建立，可以清晰的看見人才的教育背景以及工作經(jīng)歷，可以及時發(fā)現(xiàn)新人，培養(yǎng)新人，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供了良好的平臺，有針對性的培養(yǎng)和配備。同時為人才建立激勵制度，調(diào)動員工的積極性，提高員工的工作效率，在最大程度上，激發(fā)他們的潛能，發(fā)揮人才作用。2．2讓醫(yī)院各項(xiàng)制度變的更加完善醫(yī)院人事檔案信息的建立，讓醫(yī)院各項(xiàng)制度變得更加完善，例如：員工工資制度發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。員工工資不僅是通過財(cái)務(wù)報表進(jìn)行核算，還要根據(jù)個人的工齡工資、學(xué)歷以及在崗職位這些綜合因素進(jìn)行核算工資。因此，人事檔案信息的實(shí)施，對工資核算有著重要的意義。它不僅確保了工資結(jié)算的準(zhǔn)確性，更方便快捷的核算出工資。工資的變化之后，在建立激勵制度，不僅讓醫(yī)院的工作人員積極性有所提高，在激勵制度的影響下，工作人員也能嚴(yán)格約束自己，更加投入工作中，從而為患者提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3人力資源管理中應(yīng)用人事檔案信息的措施與策略
3．1提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
作為檔案管理人員，他們的綜合素質(zhì)直接影響人力資源管理工作的質(zhì)量，因此，我們必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，我們必須建立一個專業(yè)人員的隊(duì)伍，其次對這些人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)。眾所周知，人事檔案這一項(xiàng)工作，是具有機(jī)密性的工作，也就是說，不僅記錄了人員的基本信息，同時也記錄了個人隱私問題，因此我們必須加強(qiáng)培訓(xùn)，在原有的基礎(chǔ)上，提高人事檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)。
3．2針對醫(yī)院的人才進(jìn)行合理分配
人事檔案信息的建立，對人才的選拔提供了良好的環(huán)境。通過人事檔案信息的記錄，根據(jù)人才的自身能力，在醫(yī)院里進(jìn)行合理分配，找到適合自己的崗位，充分發(fā)揮自己的潛能與能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：城建檔案館；人力資源；管理
1前言
在人類所擁有的一切資源中，人力資源是第一寶貴的，也自然成了現(xiàn)代管理的核心。黨的十七大報告指出：要更好地實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略，切實(shí)推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展轉(zhuǎn)入人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的軌道上。不斷提高人力資源管理的水平，不僅是當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)、提高市場競爭力的需要，也是一個國家、一個民族、一個地區(qū)、一個單位長期興旺發(fā)達(dá)的重要保證，更是一個現(xiàn)代人充分開發(fā)自身潛能、適應(yīng)社會、改造社會的重要措施。最近幾年，太原市城建檔案館把人力資源管理作為工作的重點(diǎn)，不斷完善相應(yīng)機(jī)制，使人力資源能更好地服務(wù)于城建檔案工作，促進(jìn)了城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2人力資源管理的內(nèi)涵
人力資源管理就是預(yù)測組織人力資源需求并作出人力需求計(jì)劃、招聘選擇人員并進(jìn)行有效組織、考核績效支付報酬并進(jìn)行有效激勵、結(jié)合單位與個人需要進(jìn)行有效開發(fā)以便實(shí)現(xiàn)最優(yōu)組織績效的全過程。
根據(jù)定義，我們可以從兩個方面來理解人力資源管理，一方面：對人力資源外在要素——量的管理。對人力資源進(jìn)行量的管理，就是根據(jù)人力和物力及其變化，對人力進(jìn)行恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)、組織和協(xié)調(diào)，使二者經(jīng)常保持最佳比例和有機(jī)的結(jié)合，使人和物都充分發(fā)揮出最佳效應(yīng)。另一方面：對人力資源內(nèi)在要素——質(zhì)的管理。主要是指采用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對人的思想、心理和行為進(jìn)行有效的管理（包括對個體和群體的思想、心理和行為的協(xié)調(diào)、控制和管理），充分發(fā)揮人的主觀能動性，以達(dá)到組織目標(biāo)。
3太原市城建檔案館人力資源管理方面的創(chuàng)新
3.1用制度科學(xué)管理人才
科學(xué)管理，主要通過完善規(guī)章制度，用制度管理人，用制度約束人。制度管人，有章可循，人人平等，緩解矛盾，方便操作。3.1.1行政管理制度
2002年以來我館先后出臺了汽車管理制度、考勤管理制度、辦公用品出入庫管理等制度，這些制度的出臺，目的就是為人才建立公平合理的辦公環(huán)境，提高工作效率。我館2003年出臺了考勤制度，為使考勤制度科學(xué)化、規(guī)范化、人性化，我們通過指紋打卡機(jī)來抓考勤。這樣就可以確保人才增強(qiáng)時間觀念，能夠嚴(yán)格要求自己，規(guī)范自己的行為，形成了公平的良好的工作風(fēng)氣。
3.1.2業(yè)務(wù)管理制度
嚴(yán)格業(yè)務(wù)管理制度，定期開展多種形式業(yè)務(wù)檢查、督辦，保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。如我館建立了行之有效的內(nèi)部業(yè)務(wù)工作檢查制度，表面看是檢查工作質(zhì)量，其核心就是建立了一套利用業(yè)務(wù)工作制度規(guī)范人才管理的科學(xué)管理機(jī)制。具體操作如下：一是崗位互檢。通過各個崗位互相檢查，不但提高了各個崗位人才的業(yè)務(wù)技能，而且還促進(jìn)了人才之間的互相學(xué)習(xí)，并且能夠?yàn)閷Ψ桨l(fā)現(xiàn)問題，避免出現(xiàn)差錯，確保工作質(zhì)量。二是質(zhì)檢崗位。我館在檔案科設(shè)立了兩個質(zhì)檢崗位，全面檢查和記錄檔案科各崗位工作情況，并將質(zhì)檢中發(fā)現(xiàn)的問題及時處理。三是科室自檢。就是科室內(nèi)部每周檢查工作情況，從中發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，如差錯超過允許范圍，要將差錯率進(jìn)行記錄，此記錄將作為本年度評優(yōu)評先的參考條件之一。四是抽檢。就是通過館檢查小組對各個科室工作進(jìn)行抽檢。此項(xiàng)工作目的是掌握各科室工作動態(tài)，了解科室工作實(shí)際，幫助科室解決存在的問題，促進(jìn)科室人才協(xié)調(diào)發(fā)展；檢查各科室人才的準(zhǔn)確率，減少差錯率，提高工作效率。
3.1.3獎懲制度
通過用獎懲制度，激發(fā)人才對工作的積極性和熱情，避免工作中的失誤，保證工作按時保質(zhì)完成。獎懲制度一定要獎懲分明，堅(jiān)決制止，為人才各盡其才搭建一個公平、公正的平臺。
3.1.4激勵制度
通過用激勵制度，促進(jìn)人才發(fā)揮自覺性，引導(dǎo)人才奮發(fā)向上，同時對不規(guī)范行為形成約束。目前，我館在實(shí)行激勵制度時，一般與評優(yōu)評先、獎金、職稱、升職掛鉤，使精神激勵和物質(zhì)激勵有機(jī)結(jié)合，有利于提高人才積極性，更好地促進(jìn)工作。
3.1.5福利制度
同志在黨的十七大報告中指出，要加快建立覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保障體制，保障人民基本生活。我館積極參與社會福利制度的改革和建設(shè)，根據(jù)自身實(shí)際，努力建立了較為完善的福利保障制度，如按照有關(guān)規(guī)定為人才辦理養(yǎng)老、醫(yī)療保險；建食堂解決人才就餐難等問題以及重大節(jié)日發(fā)放過節(jié)費(fèi)等等，不僅解決了人才的后顧之憂，而且還增強(qiáng)了人才對單位的歸屬感。
3.2人才的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育
采用各種方式和途徑，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)和再教育力度，不斷提高人才的技術(shù)水平，更好地服務(wù)于工作。
［關(guān)鍵詞］人力資源；人事檔案；作用；管理
一、人力資源和人事檔案兩者的分析
人力資源管理是與一定物力與人力有效進(jìn)行結(jié)合，用最為合理的方式去安排調(diào)控、合理培訓(xùn)，能夠使物力與人力實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。
二、人事檔案管理對人力資源管理會產(chǎn)生負(fù)面作用
人事管理方面的資料的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一些人對于自己個人信息的完整性并不重視，由此或者出現(xiàn)信息偏差，或者出現(xiàn)基本資料失真的情況，內(nèi)容可能前后不一，也可能對于年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷方面的信息并未確定，只為應(yīng)付而填滿。在現(xiàn)實(shí)生活中也出現(xiàn)過很多這樣的現(xiàn)象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細(xì)致，在進(jìn)行資料考核的時候，普遍出現(xiàn)了只有優(yōu)點(diǎn)卻沒有缺點(diǎn)的問題。現(xiàn)代化的檔案管理工作，是在網(wǎng)絡(luò)上建立一個完整規(guī)范的檔案資料庫，讓人可以及時了解檔案的動態(tài)，并及時更新信息。運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案進(jìn)行分類規(guī)范與調(diào)整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來體現(xiàn)，在相關(guān)資料的查詢方面有著系統(tǒng)性與高效性，改變了傳統(tǒng)的只能夠運(yùn)用紙張與書本記錄的方式。
三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用
人事檔案記錄了員工一生的個人經(jīng)歷及發(fā)展過程，企事業(yè)單位通過人事檔案，能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿ΓM(jìn)而有效避免人才被埋沒。企事業(yè)單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業(yè)效力。人力資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展所起的作用日益明顯。現(xiàn)階段的人才流動非常頻繁，促進(jìn)了人才質(zhì)量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會化開發(fā)式管理模式將更加普及與通用。
四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理
應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案的搜集，保證查詢工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的管理人員的職責(zé)與工作分配等制度應(yīng)該完善并且上墻細(xì)化，要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑障嚓P(guān)制度和程序來完成管理工作。當(dāng)有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關(guān)證件以及相關(guān)許可，缺少程序的人員，堅(jiān)決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規(guī)黨員才有對相關(guān)檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進(jìn)行查詢，牽涉到與本人先關(guān)的親屬人員時候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉(zhuǎn)”的基本工作要求。對于已經(jīng)進(jìn)行收集的個人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范細(xì)致地安排與歸類，還要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與校對，必須做到細(xì)致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過程中要用心核對與篩選，認(rèn)真研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)姆诸惡驼{(diào)整。及時將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進(jìn)行規(guī)范與完善。保證裝訂的規(guī)整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內(nèi)容不可以隨便加以變動，要保證原版的內(nèi)容。只有這樣，才能最終達(dá)到對檔案整理工作的終極目標(biāo)，即為檔案的完整、細(xì)致、分明，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作體系的完整化與規(guī)范化。人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時，我們要提高檔案管理人員的服務(wù)意識，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。
五、人事檔案管理對于提高人力資源管理的作用分析
一、政府檔案信息資源管理的產(chǎn)生
政府檔案信息資源管理是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著國家的出現(xiàn)而出現(xiàn)。國家出現(xiàn)以后，在進(jìn)行行政管理的過程中，便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達(dá)一系列的信息，記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源。例如國家在制定法律、政策的過程之中，會產(chǎn)生多種多樣的文字記錄以及檔案資料。
在早期，紙張多充當(dāng)文字記錄的載體，隨著科技的日益發(fā)展，光盤、軟盤等大容量儲存介質(zhì)得到廣泛的應(yīng)用，逐漸成為信息記錄的載體。隨著政府職能的不斷演變，管理活動越來越多，致使政府檔案信息資源越來越多，政府檔案信息資源管理逐漸成為政府部門的負(fù)擔(dān)。為了快速高效地對政府檔案信息資源進(jìn)行管理，有效地降低政府檔案信息資源管理的成本，美國制定了一系列的信息管理法規(guī)，成立了專門機(jī)構(gòu)對政府檔案信息資源管理進(jìn)行監(jiān)管。美國的政府檔案信息資源管理以法律為支撐，對于檔案信息資源管理過程中出現(xiàn)的任何問題，都會通過法律來解決。美國的這些舉措在促進(jìn)了政府檔案信息資源管理迅速發(fā)展的同時，也成為政府檔案信息資源管理的開端，為此后政府檔案信息資源管理的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
二、政府檔案信息資源管理的現(xiàn)狀
伴隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，政府管理范圍的增大，政府作為信息主體的同時也成為信息資源管理的主體，因此政府在信息社會化過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了適應(yīng)信息時代的到來，政府檔案資源管理運(yùn)用通訊技術(shù)、信息技術(shù)等手段進(jìn)行信息化，使得傳統(tǒng)的信息檔案管理得以改造，極大地提高了政府檔案資源管理的效率，最大程度上滿足了社會發(fā)展的需要。美國等國家最早提出了社會信息化，發(fā)展中國家為了經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，也把加快信息化作為社會建設(shè)的重點(diǎn)。政府檔案資源管理信息化的過程是對政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息技術(shù)改造，對政府檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)據(jù)化處理的過程，這對政府檔案資源的管理有著很大的作用。
三、政府檔案資源管理的措施
由上述可知，政府檔案信息管理是在社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中逐漸產(chǎn)生的，并且政府檔案管理信息的產(chǎn)生符合社會發(fā)展的自然規(guī)律，是社會發(fā)展所需要的。但是，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，政府職能的不斷轉(zhuǎn)變，當(dāng)下政府的政府檔案信息資源管理雖然有了一定的發(fā)展，但是，我們在承認(rèn)發(fā)展的同時，也必須要承認(rèn)當(dāng)下的管理還存在著一定的欠缺，所以，加強(qiáng)政府檔案資源的管理是十分有必要的。筆者在此對加強(qiáng)政府檔案信息資源管理進(jìn)行了一定的探索，希望能夠?yàn)檎谠摲矫娴奶岣叨I(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
（一）電子政務(wù)環(huán)境下的政府檔案信息資源管理
政府的檔案信息資源管理主要是與政府有關(guān)的計(jì)劃、預(yù)算、組織、指導(dǎo)、培訓(xùn)和控制活動記錄的管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在政府工作中的廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致了信息載體發(fā)生了革命性的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)在政府中所占的比重越來越小，而電子信息則占越來越重要的地位，電子檔案也隨之逐漸增多。因此，加強(qiáng)對電子檔案信息資源的管理已經(jīng)上升到政府信息工作的重點(diǎn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前各級政府部門大約集聚了全社會信息資源總量的百分之八十，這些信息還常常比一般的信息資源更有價值，質(zhì)量和可信度也較高。因此，如何加強(qiáng)管理、綜合開發(fā)利用這些資源，已經(jīng)成為各級政府工作的當(dāng)務(wù)之急。但是我國政府的信息資源管理水平比較低，這將會影響檔案的有效開發(fā)與利用。
（二）將檔案管理工作做強(qiáng)、做細(xì)
在建設(shè)電子政務(wù)的過程中，各級政府部門應(yīng)該設(shè)立專門的檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)，以保證政府檔案信息資源管理工作的有效進(jìn)行。有關(guān)檔案部門要做好政府檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源管理平臺，通過檔案信息資源的共享交換平臺來進(jìn)行管理活動。政府檔案信息化建設(shè)是推動我國電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把政府檔案信息按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化處理，加快政府檔案信息化建設(shè)，推動各級政府部門之間的有效溝通，實(shí)現(xiàn)政府檔案資源共享，方便相關(guān)資源的查詢檢索，降低信息管理成本，提高政府檔案資源管理的效率。要正確處理好政府檔案信息資源利用和保密之間的關(guān)系。要按照相關(guān)的規(guī)定，對相關(guān)的文件進(jìn)行甄別，哪些文件可以公開，哪些文件不可以公開，應(yīng)在什么時候公開。加強(qiáng)政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)。如今，對政府信息公開的呼聲越來越高，為了保證公民的知情權(quán)，各級政府都做了很多嘗試，其中定期的新聞會是主要的形式。加強(qiáng)政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)可以從法律方面對政府檔案信息資源管理給予保證。加強(qiáng)政府檔案息資源管理人員隊(duì)伍建設(shè)。
【摘要題】實(shí)踐研究
【英文摘要】Industriesintheinformationageshouldbedevelopedsimultaneouslyalongthecoursesofinformationindustryinfrastructureandculturalcontentinfrastructure.Atpresent，culturalresourcecollectinginstitutionsinChinaaremanagedanddevelopedseparately.Thisisoneofthemajorbarrierstotheintegrationandsharingofinformationresources，andtothedevelopmentofcontentinfrastructure.Theauthorthinksthatacommonframeworkoflibraries，museumsandarchivesforuserserviceswillfacilitatetheirmutualdevelopment.3refs.
【關(guān)鍵詞】文化資源/內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)/圖書館/檔案館/博物館/資源整合
Culturalresources/Contentinfrastructure/Library/Archive/Museum/Resourceintegration
【正文】
分類號G253
CLASSNUMBERG253
信息時代是技術(shù)與文化聯(lián)姻的時代，信息時代的產(chǎn)業(yè)需要在信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)與文化內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的雙軌上發(fā)展，二者不可或缺。
信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)是網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化的傳輸軌道。經(jīng)過十幾年的建設(shè)，我國的技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)已初具規(guī)模，為我國信息產(chǎn)業(yè)建設(shè)提供了保障。內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的建設(shè)，近幾年才剛剛起步，許多文化資源的集中地（如圖書館、檔案館、博物館等）都正在將大量館藏轉(zhuǎn)換為數(shù)字形態(tài)，通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供超越時空的服務(wù)，這些為中華文化資源的共享奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，但這只能是內(nèi)容建設(shè)的第一步。
內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)與技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)一樣，是為用戶獲取信息提供整合的平臺。創(chuàng)建一個理想的內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，讀者就能得到自己所希望的深層次的、一體化的信息資源服務(wù)。但是，目前我國的文化資源管理還存在一個問題：主要的文化資源收藏館所還處于各自為政的管理體系，阻礙了信息資源的整合與共享，這是內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)的一大障礙。
1條塊分割的管理體制禁錮了內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的建設(shè)
目前，我國民族文化資源主要分散于圖書館、檔案館與博物館等多個文化資源收藏系統(tǒng)，同一系統(tǒng)有不同的隸屬關(guān)系。這種條塊分割的管理體制，使系統(tǒng)間難以相互合作。由此造成資源布局不合理，甚至重復(fù)建設(shè)，資源難以共享。
1.1各自為政的管理阻礙了信息資源的整合
資源的創(chuàng)建、管理與利用的生命周期理論認(rèn)為，文化資源內(nèi)容在生命周期內(nèi)的選擇是相互依賴的，其所做出的選擇，有可能阻礙或促進(jìn)信息的正確流向，或使信息失去靈活成分，或失去適應(yīng)環(huán)境的能力。用戶存取文化資源信息的所有操作都是在一定的描述環(huán)境與一定配置的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行的。文化資源擁有單位具有不同的管理環(huán)境，對文化資源的信息價值也有不同的理解，因此在文化資源的生命周期內(nèi)可能出現(xiàn)不同的處理方式，這將使得同類資源可能處于不同的生命周期，而在知識服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上無法整合。
1.2多頭服務(wù)體系阻礙了資源的整合
數(shù)字信息的流動性使其能夠被分享、被重復(fù)使用與被分析，能夠被改裝、拷貝以及用新的方式重新組合。網(wǎng)絡(luò)空間也可為用戶提供集合的、篩選的、選擇性的多種服務(wù)，這些都從技術(shù)上為人類整合信息提供了可行工具。但再好的技術(shù)如果失去科學(xué)合理的管理作為支撐，也無法達(dá)到預(yù)期目的。目前，我國文化資源網(wǎng)絡(luò)欠協(xié)調(diào)的發(fā)展，正是限制中華文化資源整合的瓶頸。
這些年來，為滿足用戶的需求，各文化資源保存部門都在不斷地將本館館藏?cái)?shù)字化并與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)為一體，試圖通過館藏的數(shù)字化產(chǎn)物在交互的數(shù)字環(huán)境中創(chuàng)建一個革命性的知識服務(wù)網(wǎng)絡(luò)來滿足用戶對信息的獲取。然而，共享的網(wǎng)絡(luò)空間需要一種全新的工作方式，即相互合作，使服務(wù)器集合起來以支持?jǐn)?shù)據(jù)的流動，滿足用戶的需求，只有這樣才能打造內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。但我國不同系統(tǒng)的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)林立，沒有合作協(xié)調(diào)成為一個整體，無法發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)對資源的整合作用。障礙后果主要表現(xiàn)如下：
（1）缺乏允許內(nèi)容共享與傳送要求的界面。文化資源擁有部門采用各自開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)獨(dú)立地為用戶提供服務(wù)，迫使用戶為了查全所需信息必須跨越多個不同的界面，對付以不同設(shè)計(jì)條件形成的各異的用戶環(huán)境，給信息的查全制造了人為阻礙。
（2）不同技術(shù)環(huán)境形成的文化資源難以共享。這些不同系統(tǒng)的文化資源，在不同的計(jì)算機(jī)環(huán)境中創(chuàng)建，有的還有多重鏈接，甚至內(nèi)部結(jié)構(gòu)也十分復(fù)雜，這使得不同系統(tǒng)的信息交互常常難以進(jìn)行。
（3）不同的描述方式阻礙了信息的導(dǎo)航。長期分開管理的圖書館、檔案館與博物館已經(jīng)形成了不同的管理方式，這也直接影響到資源的整合與共享。例如，圖書館傾向于對書刊個體逐一地進(jìn)行描述，檔案館與博物館喜歡使用多級別、多途徑的館藏描述方法。種類各異的描述方法給信息的導(dǎo)航、揭示與對文化內(nèi)容的選擇造成了阻礙。
（4）難以預(yù)知用戶的習(xí)性與需求。文化信息資源的整合必須建立在對用戶需求與使用習(xí)性的了解上，否則無法建立整合的內(nèi)容平臺。然而，當(dāng)前的多頭服務(wù)系統(tǒng)阻礙了人們對用戶信息需求的了解，也難以滿足用戶的需求。
以上情況是造成我國文化信息資源難以整合的重要缺憾，即我國每個文化資源擁有部門都可以通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供屬于本部門的有價值的館藏資源，卻不能與更多的不屬于本部門擁有的相關(guān)文化資源無縫地相互聯(lián)合工作，或相互依賴地為用戶提供經(jīng)過整合的文化資源服務(wù)。例如，我們至今還不能在同一個目錄下為用戶提供同一主題的完整信息。這意味著用戶要獲得有效的、完整的檢索結(jié)果，必須做很多的工作，同時，也增加了網(wǎng)上信息資源管理的難度，例如得有多個的證明系統(tǒng)保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，確保資源的價值。
用戶對資源整合的需求，迫使文化資源擁有部門在一個更加寬泛的框架內(nèi)配置資源，通力合作聯(lián)合起來打造世界上最大的中文信息平臺的內(nèi)容基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，以帶動我國信息技術(shù)革命的進(jìn)一步發(fā)展。
2合作的基礎(chǔ)
圖書館、檔案館與博物館是收藏我國民族文化資源的主要部門，它們有許多共同點(diǎn)與互補(bǔ)點(diǎn)，這是合作的基礎(chǔ)與動力。
（1）具有共同的利益。文化資源只有使用，其價值才能體現(xiàn)出來。把本系統(tǒng)所擁有的文化資源釋放到網(wǎng)絡(luò)空間，讓不同的文化資源相互影響，才能吸引更多的用戶進(jìn)行創(chuàng)造性的使用。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，只有對館藏文化資源進(jìn)行深層次的加工，并跨系統(tǒng)、跨部門地實(shí)現(xiàn)一體化服務(wù)。
（2）具有共同的興趣。我國的圖書館、檔案館與博物館都在向網(wǎng)絡(luò)空間發(fā)展，而且工作重心均從關(guān)注文化資源的收集、整理，關(guān)注文化內(nèi)容的創(chuàng)建者與用戶利益的傳統(tǒng)管理方式，轉(zhuǎn)移到注重以更加直接的方法支持文化內(nèi)容的利用與創(chuàng)建上。圖書館、檔案館與博物館都在設(shè)法擴(kuò)大自己的用戶群體；都在制定管理策略，以管理物理的、數(shù)字化的以及以數(shù)字技術(shù)直接產(chǎn)生的文化資源，并使它們成為中華文化資源的一個整體；都在研究如何將以數(shù)字方式產(chǎn)生的文檔與人工制品整合為同一的文化資源，并通過整理與組織使它們便于存取等。
（3）面臨共同的挑戰(zhàn)。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)遍及人們生活時，技術(shù)發(fā)展的復(fù)雜性與相互依賴性，使服務(wù)的提供、運(yùn)行的模式、用戶的習(xí)性都發(fā)生了改變，許多不可預(yù)知的挑戰(zhàn)在不斷凸現(xiàn)。例如，數(shù)字的流動性，其最大問題是需要支持控制與信賴關(guān)系，當(dāng)資源的可獲取性在數(shù)字環(huán)境中得到了加強(qiáng)，就需要有能力去控制對敏感信息的獲取，需要保障數(shù)字信息的真實(shí)與完整。然而，當(dāng)前的控制技術(shù)落后于信息的獲取技術(shù)，這使得網(wǎng)絡(luò)信息資源的提供者面臨著管理的挑戰(zhàn)。又如，數(shù)字資源可能產(chǎn)生于某些環(huán)境的組合，如果管理策略不恰當(dāng)或缺乏提供背景、出處等確定的文檔，數(shù)據(jù)產(chǎn)生后就有可能不留任何痕跡地消失。這些與技術(shù)融合很深的管理問題都是三者面臨的挑戰(zhàn)。只有合作，才能提高應(yīng)付挑戰(zhàn)的能力。
（4）具有共同的研究領(lǐng)域。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)遍及人們生活時，信息資源服務(wù)的運(yùn)行模式、服務(wù)的提供、用戶的習(xí)性都在改變，資源整合后的重新配置以及一些難以預(yù)見性的問題，都需要人們共同的溝通與交流，都是大家需要研究的領(lǐng)域。例如，在傳統(tǒng)的定義中，館藏是通過配置、排列統(tǒng)一的收藏品。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，是否還需要人為地配置館藏，如果不需要，那館藏的開發(fā)意味著什么；如果需要，控制其組合的原則又是什么？人們需要在什么地方集中資源以組配館藏，需要什么管理構(gòu)架與技術(shù)支撐來保證它們的連續(xù)運(yùn)行？如何建立跨領(lǐng)域的館藏，在不同的傳統(tǒng)管理慣例中，如何組合這類資源，等等。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的用戶需求，使人們開始感到當(dāng)前管理文化資源的獨(dú)立服務(wù)體系是資源整合的桎梏，但究竟如何改進(jìn)，在數(shù)字空間里如何創(chuàng)建一個合作的同盟或虛擬機(jī)構(gòu)，特別是當(dāng)學(xué)習(xí)、娛樂、文化、公務(wù)活動等發(fā)展了，圖書館、博物館與檔案館的內(nèi)涵與管理模式將發(fā)生怎樣的變化等等。
圖書館、博物館與檔案館是有合作基礎(chǔ)的，三者的資源只有在一個共同的框架內(nèi)為用戶提供服務(wù)，才能夠求得共同的發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，合作、互補(bǔ)、共享與發(fā)展是相互關(guān)聯(lián)的。共同的目標(biāo)是合作的基礎(chǔ)，互補(bǔ)是合作的重要環(huán)境，合作可以為人們帶來信息的共享、經(jīng)驗(yàn)的共享，在共享中才能真正達(dá)到整合中華文化資源并使之再現(xiàn)輝煌的目的，同時經(jīng)驗(yàn)的共享可以使大家提高競爭能力，迎戰(zhàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)字技術(shù)帶來的不可以預(yù)知的風(fēng)險。
3數(shù)字圖書館工程應(yīng)當(dāng)成為整合中華文化資源的平臺
不久前，中國數(shù)字圖書館工程啟動。數(shù)字圖書館并非狹義上的傳統(tǒng)圖書館的數(shù)字化，它是國家的數(shù)據(jù)中心，應(yīng)當(dāng)是覆蓋我國各個行業(yè)的信息資源庫。筆者認(rèn)為，數(shù)字圖書館工程就是整合中華文化資源的最好平臺。然而，在該平臺設(shè)計(jì)之初卻忽視廣泛的文化資源背景的建設(shè)。主要表現(xiàn)在：第一，中國數(shù)字圖書館工程資源指導(dǎo)委員是對跨系統(tǒng)、跨行業(yè)的信息資源庫建設(shè)起指導(dǎo)作用的龍頭，因而應(yīng)當(dāng)由擁有我國文化遺產(chǎn)的主要部門的負(fù)責(zé)人或?qū)＜覅⒓印Ｒ驗(yàn)樗麄儗κ詹卦谖覈母黝愇幕Y源十分了解，能夠?qū)Ω鞣矫尜Y源的全面組織、整合和擇優(yōu)利用提出合理方案，以保證我國文化資源整合的廣度、深度與精度，使中國數(shù)字圖書館建設(shè)有序，使中華民族文化資源在網(wǎng)上形成無縫的整合。遺憾的是，目前該指導(dǎo)委員會的委員尚未有非圖書館行業(yè)的其他代表參加。第二，中國數(shù)字圖書館聯(lián)盟定格太窄。數(shù)字圖書館工程的啟動為中華文化資源提供了整合的平臺。為支持這一平臺工作的協(xié)調(diào)，國家圖書館建議，在中國數(shù)字圖書館工程建設(shè)管理中心組織下，本著“資源共享、聯(lián)合建設(shè)、優(yōu)勢互補(bǔ)、互惠互利、自愿參加”的原則，建立中國數(shù)字圖書館聯(lián)盟，為各文獻(xiàn)資源擁有單位的直接加入提供更多的合作、交流的機(jī)會。中國數(shù)字圖書館聯(lián)盟應(yīng)當(dāng)說是圖書館、檔案館與博物館相互協(xié)調(diào)、整合資源的最好處所。然而，遺憾的是，中國數(shù)字圖書館聯(lián)盟被定格為“以國家圖書館為核心單位，聯(lián)盟伙伴主要為國內(nèi)具有代表性的圖書館、研究所、情報機(jī)構(gòu)等相關(guān)資源擁有單位”。盡管已經(jīng)有60余家單位加盟，但卻沒有檔案館或博物館。作為為文化資源擁有單位提供合作的組織，如此狹窄地定義盟員范圍，勢必直接影響到資源共享與數(shù)字圖書館內(nèi)容建設(shè)所涵蓋的范圍。
2001年中國數(shù)字圖書館工程資源建設(shè)指南中，提出建設(shè)兩大資源庫：全國聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫與國情資料庫。筆者認(rèn)為，全國聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫的確重要，但如果能夠納入檔案館與博物館相關(guān)的館藏目錄，形成全國中文文化資源目錄數(shù)據(jù)庫，更能夠體現(xiàn)國家資源庫的實(shí)力。實(shí)際上，檔案館與博物館都有前期工作成果。例如，國家檔案局早在10年前就開始建立全國民國檔案目錄庫，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入第二期工程，按照國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄、標(biāo)引以及數(shù)據(jù)交換。第二期工程結(jié)束，將擁有1400萬條目錄數(shù)據(jù)。如果國家數(shù)字圖書館在資源庫的建設(shè)中，考慮到以上問題，發(fā)揮龍頭作用，將館藏目錄整合為一，豈不更有利于本國豐厚的文化遺產(chǎn)的整合。要整合中華文化資源，必須以中國數(shù)字圖書館工程為平臺。要使中國數(shù)字圖書館真正成為國家數(shù)據(jù)中心，使中華文化重塑輝煌，中國數(shù)字圖書館的資源建設(shè)從初期就要注意涵蓋的廣度，特別應(yīng)當(dāng)考慮對圖書館、檔案館與博物館的文化資源的整合。
【參考文獻(xiàn)】
1中國數(shù)字圖書館工程聯(lián)席會議辦公室.聯(lián)盟介紹.http：//d-/go/union.htm
一、區(qū)檔案館
1、區(qū)檔案館館藏檔案的基本情況。
自1978年建館以來至現(xiàn)在，檔案的門類不斷增加，現(xiàn)有文書檔案、會計(jì)檔案、城建檔案、死亡干部檔案、地名檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案、審計(jì)檔案、名人檔案、音像檔案、照片檔案、婚姻檔案、商標(biāo)檔案、部分檔案資料等等。現(xiàn)館藏檔案達(dá)*萬多卷，利用次數(shù)達(dá)上萬次。
2、區(qū)檔案館館藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及利用情況
文書檔案、會計(jì)檔案、城建檔案和婚姻檔案是區(qū)檔案局中最重要的檔案。這四種檔案在每年年初進(jìn)行收集上一年辦結(jié)的有價值的材料，在每年中旬整理歸檔完畢。文書和會計(jì)檔案隨著*區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也不斷增加，開發(fā)利用的次數(shù)也隨之增長，也意味著人民的檔案意識越來越強(qiáng)。僅20*年收集進(jìn)館的文書檔案為*件，會計(jì)檔案1072卷，婚姻檔案713卷。
3、困撓區(qū)檔案資源建設(shè)的原因
多年來，國家綜合檔案館一直試圖成為特定區(qū)域內(nèi)管理和利用信息中心，但大多數(shù)的綜合檔案館普遍存在著檔案門類單一、內(nèi)容單一、載體單一和館藏少、文件重復(fù)率高的問題，嚴(yán)重制約著綜合檔案館工作的開展，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制更無從談起。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：
一是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作主要是圍繞紙質(zhì)文書檔案開展的，忽視了其它種類和載體的檔案。
二是檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員長期接觸的是紙質(zhì)文書檔案，從而對其它種類和載體的檔案業(yè)務(wù)生疏。
三是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員（包括檔案人員）在日常工作中，普遍存在做好文書檔案工作就是做好檔案工作的觀念，使其它種類和載體的檔案在形成、收集等環(huán)節(jié)得不到充分重視，致使很難形成其它種類和載體的檔案，在源頭上造成館藏的品種單一。
四是傳統(tǒng)的檔案館工作一直是圍繞著黨政機(jī)關(guān)的需要來工作，沒有考慮到社會普通公眾的需要。
五是檔案資源過于分散，我區(qū)各級各類檔案館林立，且彼此間相互獨(dú)立，似乎都有永久保存檔案的同等權(quán)力。但與此同時，*區(qū)檔案館能為社會直接提供利用的檔案資源又太少，或者說這部分資源由于歷史原因過于分散，沒有能夠做到集中統(tǒng)一管理，也就無法充分發(fā)揮檔案資源的作用。
六是檔案編研工作滯后。主要是編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書檔案輕科技檔案的現(xiàn)象。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案門類載體形式趨向多元化，科技檔案信息的開發(fā)與管理性、服務(wù)性的檔案信息開發(fā)還存在較大差距，致使科技檔案信息沒有最大限度地得到開發(fā)利用，從而沒有產(chǎn)生應(yīng)有的社會效果和經(jīng)濟(jì)效益。
隨著改革開放的深入，黨的中心工作進(jìn)一步轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上來，檔案利用工作出現(xiàn)了新的特點(diǎn)，而一大批除文書以外的技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案以及除紙質(zhì)載體以外的其它載體的檔案沒有接收進(jìn)館，也得不到有效保護(hù)，單一館藏檔案又不能滿足現(xiàn)今新時期社會各方面的實(shí)際需要。因此，只有徹底改變這一狀況，才能更好地為社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
4、進(jìn)一步豐富區(qū)館藏加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的意見和建議
館藏單一問題已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”，極大地制約著檔案館功能的發(fā)揮。
一是做好檔案的接收與鑒定工作。不但要接收黨政機(jī)關(guān)形成的文書檔案、專業(yè)檔案，而且要注重接收一些具有地方特色，對國家、對社會、對經(jīng)濟(jì)建設(shè)有重要利用價值的檔案，而一些有條件的檔案館，還可以開展對企業(yè)檔案和個人檔案的寄存（或代管）業(yè)務(wù)；不但要接收紙質(zhì)檔案，還要注意接收其它載體檔案，例如，聲像檔案、電子文件檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案等。另外，還應(yīng)做好檔案的征集工作，接受移交、捐贈、寄存具有珍貴價值的私人、名人等檔案。在檔案接收的同時，一方面對新接收的檔案要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，另一方面要對失去保存利用價值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定，不僅要豐富館藏，更要優(yōu)化館藏。
二是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案館的觀念，由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。增強(qiáng)檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的意識，樹立起公共檔案館的觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，最大限度地為社會提供服務(wù)，不斷拓寬服務(wù)渠道，改進(jìn)服務(wù)方式，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。
三是要轉(zhuǎn)變工作重點(diǎn)，由單一功能向多功能轉(zhuǎn)變。要從過去只重視黨政機(jī)關(guān)的檔案保管的做法轉(zhuǎn)到面向經(jīng)濟(jì)，面向社會利用需要。
四是加強(qiáng)檔案宣傳、培訓(xùn)，檔案館藏來源于各基層單位，大力宣傳、嚴(yán)格貫徹《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，加強(qiáng)檔案基層工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保各基層單位的檔案工作沿著規(guī)范化、法制化的方向發(fā)展，最終才能保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，為豐富館藏打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
五是將城建、土地、房產(chǎn)、交通等經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展檔案集中統(tǒng)一管理，檔案部門有得天獨(dú)厚的專業(yè)優(yōu)勢，其他任何部門都不能替代。因此，必須強(qiáng)化檔案部門的主體地位，強(qiáng)化檔案部門集中統(tǒng)一管理檔案資源的職能，要打破行業(yè)、部門、單位所有制的限制，將分散的檔案資源有機(jī)地整合起來，開發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益。
六是加大檔案部門的參與度，知曉度。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室
1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案的基本情況
*區(qū)有*個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)都有獨(dú)立的檔案室，都晉升為省級標(biāo)準(zhǔn)。
老山頭鄉(xiāng)館藏檔案2803卷，其中：文書檔案1011卷，憑證334卷，會計(jì)帳薄512卷，土地檔案61卷，創(chuàng)衛(wèi)檔案16卷，其它869卷，檔案利用率達(dá)*。
*鎮(zhèn)館藏檔案1455卷，其中：文書檔案882卷，會計(jì)檔案418卷，專業(yè)戶檔案13卷，音像榮譽(yù)檔案等132卷，檔案利用率達(dá)*。
林源鎮(zhèn)館藏檔案2117卷，檔案種類有財(cái)會類，文書類，照片錄像類，組織類，民生類包括民政部門管理的低保、救助等檔案200卷，檔案利用率達(dá)*。
太陽升鎮(zhèn)館藏檔案9卷，其中：文書檔案595卷，會計(jì)檔案554卷，榮譽(yù)檔案*件，其它檔案248卷，檔案利用率達(dá)*。
八井子鄉(xiāng)館藏檔案2638卷，其中：文書檔案1320卷，會計(jì)檔案576卷，圖書238冊，音像檔案53盤，科技檔案230卷，榮譽(yù)類相片278片，其中會計(jì)檔案和科技檔案利用率較多。
雙榆樹鄉(xiāng)館藏檔案769卷，其中：文書檔案303卷，音像檔案35卷，財(cái)會檔案177卷，榮譽(yù)檔案13卷，民政部門檔案15卷，其它檔案216卷，檔案利用率達(dá)*。
高臺子鎮(zhèn)館藏檔案2230卷，其中：文書檔案1402卷，會計(jì)檔案824卷，土地檔案4卷，音像檔案199卷，檔案利用率達(dá)*。
祝三鄉(xiāng)館藏檔案1521卷，其中：文書檔案1019卷，會計(jì)檔案502卷，其它檔案324卷，檔案利用率達(dá)*。
2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及其利用情況
會計(jì)檔案，新農(nóng)村建設(shè)檔案，農(nóng)村低保、救助檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏中最重要的最具特色的檔案。
這些是領(lǐng)導(dǎo)及所有干部都非常重視的檔案，收集起來比較容易，利用率達(dá)*。
3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室歸檔不齊全，檔案種類單一，利用效果低下的原因
一是檔案意識不強(qiáng)。個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，加之檔案工作人員對檔案工作認(rèn)識程度不高，意識不強(qiáng)嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。
二是檔案設(shè)施、設(shè)備不全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政對檔案工作投入資金少，檔案裝具陳舊，不夠用，達(dá)不到現(xiàn)代化。
三是檔案宣傳不夠，認(rèn)識不到位。個別職能部門對檔案認(rèn)識不夠，造成不及時將工作中形成的檔案材料送交檔案室，致使檔案流失，歸檔不齊全，檔案種類單一。
四是檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠。大多數(shù)工作人員不知道什么該歸檔，什么不該歸檔，造成一種模糊意識。
4、確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室滿足新農(nóng)村建設(shè)的需要，更好地服務(wù)民生，使檔案工作跟上新農(nóng)村建設(shè)的步伐的措施
一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視，專人負(fù)責(zé)檔案工作，全力解決檔案工作在運(yùn)行過程中遇到的問題，為檔案工作順利開展創(chuàng)造條件。
二是加大資金投入。建議各鄉(xiāng)鎮(zhèn)加大對檔案硬件的投入，不僅專室專柜，而且管理手段先進(jìn)，以此提高利用率。
三是提高檔案素質(zhì)。目前，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作者檔案意識不強(qiáng)，對檔案知識掌握不多，需要大力提高檔案員業(yè)務(wù)水平。
四是加強(qiáng)指導(dǎo)，及時建檔。要重新認(rèn)識所有與百姓、與民生攸關(guān)的各種檔案的價值，指導(dǎo)建檔，確保與民生有關(guān)的文件材料及時收集歸檔。
五是整合資源。對分散在各個辦公室的檔案進(jìn)行整合，為服務(wù)民生準(zhǔn)備充足的檔案資源。
一、政府檔案資源管理現(xiàn)狀
（一）總體現(xiàn)狀。近年來，我國政府檔案資源管理正在向信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，并且呈加快趨勢。但是從整體上來看，檔案管理的信息化水平與其他發(fā)達(dá)國家相比依然存在較大的差距。
（二）缺乏對檔案資源管理工作的正確認(rèn)識，對檔案管理工作重視程度不足。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)表明，至今仍有些地區(qū)的政府機(jī)構(gòu)沒有設(shè)置專門的檔案管理場所，直接用辦公室取而代之。領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進(jìn)檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，在日常工作中，工作人員只能采用普通的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的進(jìn)度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情消失殆盡。領(lǐng)導(dǎo)沒有制定一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有一個準(zhǔn)確的指導(dǎo)，只能憑借一腔孤勇向前沖。另外，現(xiàn)階段我國政府的檔案管理模式較為落后，這就使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，跟不上現(xiàn)代的腳步，無法滿足當(dāng)前社會的需要。
（三）檔案管理人員整體素質(zhì)不高，難以適應(yīng)快速發(fā)展的信息化檔案管理工作。第一，檔案管理人員整體素質(zhì)低是一個普遍現(xiàn)象。第二，檔案管理工作具有復(fù)雜性與嚴(yán)密性，而且對工作人員技術(shù)要求也較高，但是我國政府現(xiàn)階段從事檔案工作的人員緊缺，與政府檔案工作量不成正比，從而制約了政府檔案信息資源管理。
（四）檢索方式落后。目前，很多政府單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案檢索方式。即：查找者首先要提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對檔案案卷編號進(jìn)行逐個查找，最后再到庫房調(diào)閱案卷。這樣不僅費(fèi)時費(fèi)力，效率低下，程序冗雜而且準(zhǔn)確度得不到保證。
（五）硬件設(shè)施不完備。在我國部分地區(qū)，由于受經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的制約，使得政府難以抽出資金對檔案管理進(jìn)行必要的設(shè)備完善，從而降低了政府對檔案信息資源管理的有效度。
二、關(guān)于提升政府?n案管理工作效率的幾點(diǎn)建議
（一）采用電子信息化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)變，提升政府檔案資源的使用率。第一，要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立起綜合性的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動化管理。第二，要實(shí)現(xiàn)政府檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，使人民群眾能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢到相關(guān)信息，使檔案真正發(fā)揮為人民服務(wù)的功能。第三，要盡快實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的無紙化交接，以延長檔案使用壽命，提升檔案資源的使用率。
（二）加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)其專業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)雙達(dá)標(biāo)。首先，要通過加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)來促進(jìn)政府檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)的提升。其次，檔案管理工作是一項(xiàng)極其嚴(yán)密、極其正式的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質(zhì)。因此，檔案工作人員應(yīng)積極參與政治學(xué)習(xí)，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守，同時，也要對檔案管理這項(xiàng)繁瑣的工作保持積極向上的工作作風(fēng)，并投入高度的熱情，以提高政府整體工作效率。最后，檔案管理工作要求工作人員嚴(yán)守機(jī)密，忠于職守。因此，檔案工作人員還要遵守檔案工作的法律法規(guī)，增強(qiáng)法制觀念，正確處理集體利益和自身利益的關(guān)系，保證檔案管理工作的安全順利進(jìn)行。
（三）建立健全信息化的政府檔案管理制度，提升檔案管理工作效率。檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度以及有效的指導(dǎo)，導(dǎo)致現(xiàn)在部分地區(qū)政府單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)制度，從理論上促進(jìn)政府檔案管理工作效率的提升。
（四）軟、硬件配置齊全，降低檔案安全隱患。軟、硬件配置齊全是實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。只有引進(jìn)合適的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，檔案工作的資源才能得到有效配置，政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為政府的檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環(huán)節(jié)，也減少一些傳統(tǒng)管理軟件中無關(guān)緊要的功能，提高工作效率，加快檔案管理工作的進(jìn)度。還要為檔案管理設(shè)置一個專門的保護(hù)系統(tǒng)，以避免檔案信息的泄露或流失，給政府帶來不必要的麻煩。
