時間：2023-06-14 09:35:54
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇電子合同歸檔管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關鍵字】企業合同；檔案管理
前言
在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現代企業的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發都應到場，根據合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯的統一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執行文件。筆者所在的企業，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO項目要求與檔案整理規范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規范性附錄中均有規定，可以參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統。從實現合同檔案管理數字化、建立數字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環節。筆者所在的企業根據規定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協議書、保函與其它。
3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業檔案工作規范》中規定“企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責；企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責?！睋?，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作
在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。筆者所在的企業就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統計分析，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統計未歸檔合同清單，發與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業一部分的需要，但在合同檔案工作中，發現仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統性。專職檔案人員保持相對穩定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。
2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1個月內向檔案部門移交規定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發現合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統合同管理模塊中加入檔案人員節點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執行情況。
6、加強合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業的合同數目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發，傳統的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業認證工作，建立專業化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強其有關業務部門的聯系
檔案部門要發揮主觀性配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報和督促。
6.2檔案管理部門要實行合同安全統一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統計未歸檔合同清單，同時發與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。
6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
根據《企業檔案工作規范》的規定，合同檔案管理部門應該配備專職人員進行負責管理，管理部門和人員應該對歸檔文件的完整和系統負責。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經辦人負責收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，合同檔案數量與日俱增，在不同領域發揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節問題。下面以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統內合同的收集：對于通過合同管理系統進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環節，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環節和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。
1.3.2 系統外合同的收集：對于通過傳統方式簽訂的系統外合同，在合同簽字蓋章環節由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現有分類方案的嚴整性，避免出現“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發利用工作，可借鑒文書檔案中的發文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，根據設備的更新換代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法?？梢?，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統計；二是原有檔案有統一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設
3.1 合同管理系統中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統中合同檔案的模塊設置。根據前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數字化管理。合同檔案的數字化管理即利用OCR、存儲、數據庫等技術手段，通過數據交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享的工作機制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。
3.3.2 下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。
3.3.3 掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。
結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規范化管理，有助于提升企業基礎管理水平。
參考文獻：
[1]袁俊玲.關于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.
[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.
[3]儲玲.試論合同檔案必須實現全面質量管理[J].機電兵船檔案，2009（5）：33～34.
關鍵詞：電子；會計檔案；管理；安全；真實
中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01
2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節省成本，節約資源，提高工作效率。
1 高校會計檔案管理現狀
高校會計結算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結題的時候財務部門最繁忙，財務報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經嚴重影響教職工的正常工作。可見原有的會計管理模式已經不能適應校園的高速發展，隨著高校教學、科研等數字化的發展，后勤集團產業化，財務電算化軟件的更新，急需實現會計管理電子化。
會計檔案在財務部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復印，在查找、復印過程中經常出現檔案丟失、損壞現象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。
2 電子會計檔案管理
2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善
電子商務平臺推進了電子合同、電子發票的利用，各合作單位利用網絡實現無紙化辦公，信息的網上傳遞交流節省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關鍵詞就能檢索到相關的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。
通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務。在校園各辦公區域內設置會計系統的終端設備，實現會計信息的資源共享。
規范電子會計檔案的管理制度，財務部門配有專門的兼職檔案管理人員，規范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數據及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統，提高財務、審計人員查檔效率。
2.2 電子會計檔案的真實性完整性
歸檔電子會計檔案應有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應聯同背景信息及元數據一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀??；所有數據均備份并異地保存，確保自然災害不影響電子會計檔案的利用。電子發票的歸檔保存要進行網上比對，保證接收電子發票的真實、準確、完整。
2.3 電子會計檔案的安全性
電子會計檔案通過網絡傳輸，大量的會計信息在網上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權限，對于重要檔案只能到館后查閱；設置防火墻，保證系統安全運行，只有系統安全才能保證電子檔案的真實完整。
2.4 電子會計檔案人員素質要求
定期組織會計人員參加檔案專業知R的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經常溝通交流，增強專業素質和水平。
電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結經驗，形成有效的管理方法，創新管理思路；將來的會計軟件應包含會計辦公系統和會計檔案系統，會計業務辦理完畢，系統自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統計等工作。
參考文獻
[1]韓豐.論高校財務檔案的優化管理[J].科技創新導報，2010，（16）.
關鍵詞：物資；合同管理；供應保障；作用
一、合同管理概述
近年來電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，在物資管理的各工作環節中，物資采購合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項目部門及相關部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同履約執行工作有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認真做好合同履約的管理工作，通過強化合同簽訂、執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析手段，督促各供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個物資供應鏈中發揮的巨大作用，為本單位生產工程項目的建設提供了強有力的物資保障?，F將目前河南省電力物資合同管理的運作概況和工作流程簡述如下。
二、合同管理流程
物資合同管理從集中招標采購定標后發出中標通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結算和合同資料歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。
2.1物資合同簽約：目前在國網公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購均執行以“總部直接組織采購（即國直方式）”、“總部統一組織監控，省公司具體實施（即國委方式）”為主的二級集中招標采購政策。集中招標采購的中標結果發出后，各網省公司將合同信息維護到國網電子商務平臺（ECP）中，供應廠商通過電子商務平臺對合同信息進行確認，生成紙質合同，由省公司統一與中標廠家簽訂商務合同。地市公司物資部門可以根據省公司物資部下發的通知計劃安排、項目實際情況通知項目部門在合同簽訂前與中標供應商簽訂技術協議。物資采購合同的技術參數、商務條款的確定主要依據采購文件及中標人響應的投標文件。合同簽訂時，雙方對技術條件、商務要求，包括價格、交貨期、交貨地點等要素必須嚴格按照采購結果進行簽訂，不得對任何實質性內容進行修改。
2.2物資采購合同文本：隨著國網公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢的發展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國網公司結合系統各單位實際應用情況，編制了41類設備/材料專用采購合同文本、電力設備/材料通用采購合同文本、非電力設備/材料通用采購合同文本和協議庫存物資采購合同文本。編制物資采購統一合同文本可以有效防范法律風險，為深化合同結構化、標準化和自動化管理奠定基礎。國網公司系統內簽訂的所有合同均統一使用標準的合同文本。
2.3物資采購合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時辦理物資合同變更、撤銷相關手續；反饋供應商的履約情況；監控物資合同履行中的異常情況，并組織項目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強對合同執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析，督促供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時、客觀、公正。合同一經簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴格遵守。任何單位及個人不得以任何形式泄漏或不正當地使用合同中涉及公司的商業機密和技術秘密。地市公司物資管理部門根據前期物資需求計劃日期及工程項目實際施工計劃進度安排，向供應商發出供應計劃通知單，供應商核對供應計劃通知單并按要求將貨物發送至施工現場或指定地點，完成物資配送。
2.4物資采購合同變更：物資合同履行階段發生的變更，應由市公司項目部門提出，經省公司項目管理部門確認的書面變更申請報告，提交省公司物資部按公司相關規定，經審批后與供應商簽訂補充合同/協議。對采購結果中的物資類別、主要技術參數等實質性內容進行重大變更時，應撤銷原合同，重新納入計劃采購管理。在合同執行過程中，由于設計、工程項目變更等原因，需要進行合同的變更時，市公司項目部門提報《變更單》，在合同約定的幅度內，經省公司項目管理部門確認，報省公司物資部批準后按照《物資合同承辦實施細則》執行。物資合同在簽訂過程中發生的變更記錄，應由與會相關代表簽字確認，并作為物資合同的附件。根據物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應及時在ERP系統中對物資需求計劃進行相應修訂。
2.5物資采購合同信息管理：地市公司物資管理部門應做好合同物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務、日常協調等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關信息和資料，及時報送上級物資管理部門。合同供應商在履約中發生違約的，按《河南省電力公司供應商違約問題處理實施細則》執行。地市公司應及時將供應商合同履約情況收集上報省公司物資部，物資部建立信息周報，對相關信息進行通報。對在合同中出現的供應商質量問題、違約行為等進行處理，必要時可以采取一定的制裁手段，如限制授標、暫停授標和在評標中減扣分等。
2.6物資采購合同歸檔：物資采購合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過程生成的有關資料，包括談判記錄、商務合同與技術協議文本、會簽單、變更申請單、信息反饋單、違約處罰通知單等內容。各級物資合同管理部門根據工作需要建立《采購合同臺賬》，主要由物資采購項目名稱、合同簽訂時間、批次、名稱、規格型號、數量、單位，供應商名稱、聯系人及電話、項目負責人等組成，并做好臺帳信息的及時更新。物資合同管理負責按照《物資檔案管理標準》要求，做好所有物資合同及相關資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項目建設檔案，做為項目資料一同移交檔案管理部門。如無工程建設檔案的，可以按年度分類整理成冊，編制好合同目錄。
三、結語
隨著電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，合同履行在物資管理中的影響越來越重要，規范合同管理模式，加強對合同履約中的跟蹤追溯對合同的順利執行起到積極的促進作用，對于各供應商來講，可以減少合同糾紛，增加誠信度，為建立良好的合作關系打下基礎。
參考文獻：
[1]《國家電網公司物資集約化管理》中國電力網，2012，12.
[2]《河南省電力公司市公司物資管理標準》豫電物〔2011〕237號.
（一）住房公積金合同管理
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。住房公積金管理中心（以下簡稱“公積金中心”）作為獨立的事業單位法人，在住房公積金的管理運作中往往需要以民事主體的身份對外簽訂各類合同。住房公積金合同管理是指公積金中心對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。
（二）住房公積金合同管理中存在的問題
1.各地公積金中心合同管理部門設置不統一
法治意識較強的管理中心設置了專門的法規部門，有專門的法規管理人員從事合同管理相關工作；有的雖然不設置法規部門但設立了法規崗位，崗位職責中包括合同管理，但同時還疲于應付大量行政工作，無法集中、專注地從事法律事務工作；有的甚至不設法規崗位，僅由一般工作人員負責合同的具體簽訂工作。
2.住房公積金行業尚未形成法律人才庫
目前全國各地公積金中心幾乎都有法律專業人員，但目前尚未對這股法律力量進行整合，也并未搭建一個培訓交流的平臺。一些公積金中心疏于對這些人員的法律知識培訓，這些人員由于平時的工作、生活與法律專業知識交集不多，導致原有法律知識的生疏，或出現知識老化、滯后的情況，從而實戰能力匱乏，難以適應住房公積金合同管理中不斷出現的法律問題。
3.法規管理人員和法律顧問尚未形成良性互動
目前的狀況是，法規管理人員的專業素養和實踐經驗比不上法律顧問，但法律顧問又不熟悉住房公積金管理業務。所以一個操作性強、工作效能高的合同管理法律風險管理體系，應該由住房公積金內部法規管理人員與外聘法律顧問共同組成。
4.合同管理缺乏系統性
合同管理較規范的公積金中心制定了專門的合同管理制度和相應操作規程來對合同進行管理，但很多的公積金中心缺少真正的合同管理，其管理僅停留在合同的起草和簽訂方面，一旦合同簽署后就疏于后續的管理評價，為以后產生嚴重的合同糾紛埋下了隱患。真正完整、系統的合同管理，應該是涵蓋合同準備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同后續管理階段，自始至終地關注并及時處理所有的相關法律問題，使法律風險損失降低至最小化的全過程、系統性的管理。
二、住房公積金合同管理中法律風險管理體系的建立
（一）形成合同管理工作機制
一是設置法規部門專門負責處理公積金管理中法律法規相關工作，不從事其他行政事務工作，保證工作的專一性。明確法規崗位的具體職責為依法行政、合同管理以及其他法律事務工作等。相關人員上崗條件需要有法律相關背景。
二是定期或不定期組織合同管理人員參加相關培訓。通過建立合同管理培訓長效機制來提高合同管理人員的業務技能，提升住房公積金合同管理水平，降低或避免可能發生的風險。
三是形成法規管理人員和法律顧問的良性互動。公積金中心要在選定律師時重在針對性強、能夠有效解決問題，而不是僅僅看律師是否大牌。法律顧問需要通過與法規管理人員的溝通和交流，了解公積金業務發展的情況和需要解決的問題。
（二）建立健全合同管理制度
合同管理制度中主要應包括以下幾個方面。
1.合同分類
根據公積金中心管理運作的實際情況，對住房公積金管理過程中對外簽訂的合同進行分類，以便有針對性的對各類合同進行管理。
2.分設部門
同時本著規范管理和權力制衡的原則，明確合同管理的部門及相應職責?？蓪⒑贤芾聿块T分為承辦部門、審核部門、用印及歸檔部門、資金收支部門及監督部門。
（1）承辦部門是經濟合同的主要責任部門，對合同中涉及本部門的專業內容負責，主要職責包括：對合同項目進行可行性分析或論證；調查相對方主體資格、資信、履約能力和標的物信息；在授權范圍內參加合同談判；擬訂及修改合同，辦理合同簽署的相關手續；按約定的時間、地點和標準履行合同；保管合同及相關資料、建立相關臺賬和移交合同檔案。
（2）審核部門是法規處，主要職責包括：參與合同相對方的調查、合同談判；書面審查擬簽合同條款的合法合規性；合同的履行中涉及法律糾紛的，及時與法律顧問取得聯系并妥善處理；組織合同評價管理。
（3）用印及歸檔部門是辦公室，主要職責包括：對完成審核、審批流程的合同按相關規定用??；負責對蓋章后的合同設立臺賬進行管理并歸檔。
（4）資金收支部門是財務部門，主要職責包括：對合同中的資金收支條款進行審核并按合同約定和住房公積金財務管理相關制度進行相應操作。
（5）監督部門是監察部門，主要職責包括：對合同履行過程進行監督；對合同管理中出現的違紀、違規、違法問題進行調查處理并提出處理建議。
3.明確合同管理流程
可以將合同管理具體劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同前期調查、談判、起草、審核等程序；合同簽署階段，包括合同簽訂、歸檔等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同監督、合同執行情況評價等程序。
4.制定合同管理操作規程
根據合同管理制度制定相應操作規程，明確各階段的具體操作步驟和關鍵風險點，同時創新合同管理模式，將合同管理分階段、全程采用電子化管理模式，充分利用信息系統對合同管理各個環節進行控制，規范合同管理，提高合同管理效率。
（三）提高合同管理水平
除了形成合同管理工作機制、建立健全合同管理制度，還要提高合同管理水平，具體到實踐操作中就是要注意合同管理各階段的法律風險防范。
1.合同生效前的法律風險防范
（1）合同策劃風險
指在合同策劃階段存在的不能滿足住房公積金管理目標的可行性風險。對于合同策劃風險的主要控制方法：一是對合同項目進行可行性分析或論證；二是合同審核人員及時掌握本市政府采購目錄及標準，以便在進行合同審核時進行比對檢查；三是在合同管理制度中明確規定為了回避政府采購，將金額較大的合同拆分為金額較小合同的責任追究。
（2）合同調查風險
指在合同調查過程中對被調查對象做出不當評價的風險。要控制這類風險，一是要提高合同管理人員的專業素質和責任心，在充分收集相關證據的基礎上做出恰當的判斷；二是充分調查合同對象的履約能力和商業信譽。
（3）合同談判風險
指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當讓步的風險以及談判策略泄密的風險?？刂坪贤勁酗L險的主要方法：一是組建一支結構合理的談判團隊，談判團隊中除了有經驗豐富的業務人員外，必要時還應當有相應的財務、審計、法律等方面的人員參與談判；二是盡可能地爭取后履行義務，從而為交易安全提供更多的保障；三是在整個過程中，強調并做好保密工作。
（4）合同審核風險
指在合同審核過程中沒有發現或糾正合同不當內容和條款的風險。控制此類風險的主要方法：一是提高合同審核人員的專業素質，注重此類人員的崗前培訓和知識更新培訓；二是制定合同審核操作規程；三是實施合同管理責任追究制度等，劃分合同承辦部門和審核部門的責任。
（5）合同簽署風險
指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是每年進行法人授權，嚴格劃分合同的簽署權限，嚴禁超越權限簽署合同；二是加強對相對方人權限的審查，比如查看對方有無委托授權書，確定人的權限是否合法有效；三是明確合同印章管理部門和責任，確保只為符合合同審批流程的合同文本加蓋合同印章；四是采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章等。
2.合同生效后的法律風險防范
（1）合同履行過程中的風險
指在合同履行過程中存在的風險，主要表現為違約風險，即沒有按照合同的約定履行義務。控制違約風險的主要方法：一是在合同中明確并細化違約責任；二是合理使用抗辯權分散風險、降低損害程度；三是通過對合同所涉及的各類法律規范依據的運用以及保留足夠證據控制違約風險；四是通過合理運用繼續履行、采取補救措施或者賠償損失的替代責任，將合同損失降到最低。
（2）合同變更或轉讓風險
指在合同變更或轉讓過程中存在的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同變更或轉讓的審批流程；二是合同變更或轉讓的內容和條款必須與當事人協商一致且進行書面變更；三是注重對合同變更或轉讓過程中相關證據的保存。
（3）合同終止風險
指在辦理合同終止手續過程中存在不當行為的風險?？刂拼祟愶L險的主要方法一是在合同中明確提前解除或終止權；二是通過制定合同管理制度明確規定合同終止的相應審批流程。
（4）合同糾紛處理不當的風險
指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險?？刂拼祟愶L險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同糾紛的處理辦法和相應審批流程明確各類合同管理人員在合同糾紛處理中的責任；二是充分收集對方違約的證據，尤其在主動解除合同的情形下，要避免因處理不當，反而被證據顯示成為自己一方違約；三是在違約責任與侵權責任競合的情形下，合理地選擇訴權予以適用，以更好地保護自身合法權益。
（5）合同后續管理中的風險
指在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，主要包括以下幾種情況。
合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失；合同被泄漏等?？刂拼祟愶L險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同歸檔管理人員及相應責任；二是對合同保管情況實施定期和不定期的監督檢查。
合同執行情況評價風險是指在合同執行情況評價中存在的風險。這種風險主要包括：合同簽署后疏于后續的管理評價；合同評價范圍和標準不科學，導致評價過程未能突出重點，評價流于形式等?？刂拼祟愶L險的主要方法：一是制定合同執行情況的評價制度；二是建立合同執行情況評價的操作規程。
參考文獻：
高校合同關系與一般企業、公司合同關系最大的不同，是其在內容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等職能而進行的基本建設、維護維修、物資采購、合作開發、合作研究、合作辦學、合作經營、資產處置、融資、服務等活動，使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利、義務關系。充分體現了高校的四大職能，即人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承職能。此外，與企業合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經辦部門相對較多等特點。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復雜性。
二、高校合同管理的現狀分析
（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業法人，受傳統思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理
一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產的采購、處置，資產的出租出借及對外投資合同由資產管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現互相推諉扯皮現象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。
（三）合同內容不夠嚴謹，未經嚴格審核批準
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎上，對合同的實質性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內控制度建設比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關鍵的合同審核環節，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，或由于合同審核人員專業知識的欠缺，或相關的法律知識不足，從而在審核中無法及時發現不當或不利內容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當的修改意見，往往因為內部部門之間溝通不暢，合同的經辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業務主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識
財政部于2012年11月29日了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，要求各行政事業單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內容，是高校內部控制的重要組成部分，它直接規范著高校的對外經濟行為。高校各級領導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經濟效益、提升高校競爭力和發展潛力的重要保障，也是市場經濟的必然要求，對于在市場經濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強合同的制度化規范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應依據《合同法》等法律法規，結合學校實際，建立健全一整套規章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規范化管理，要從體制上、程序上、權限上規范和約束各職能部門履約的行為，以此規范學校的合同運作和經營行為。例如要完善簽訂合同的授權委托制度，防治受托權力的濫用和權力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權委托行為規范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執行、監督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權益。
（三）加強合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業務主辦部門和相關職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務部門、紀檢審計等部門負責人以及相關專業人員組成。小組成員應分工負責，密切配合，共同為維護學校經濟利益把好關?？芍攸c審核合同內容的合法性、合規性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質量和數量，價款和酬金，付款的時間與方式，質保金的收取與退還，后續的服務與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應注意合同文字的規范、準確，合同內容在邏輯上應保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應在合同會審表上簽署意見。由業務主辦部門綜合以上專業意見拿出較成熟的方案，最后交校領導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產聯合經營等重大經濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據情況確定）應請法律專業人員對合同的內容、條款進行咨詢把關并簽署意見，經分管校領導審核后，報校長辦公會或學校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調反面的責任。只有這樣，一旦發生合同違約時，才能確保高校合法權益不受損失。
（四）加強合同履行的監督跟蹤管理
學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執行力，確保全面按時履約。相關部門要各司其責，業務主辦部門應對合同履行情況進行實時跟蹤監督，指定專人跟蹤監督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設備的質量進行監督檢查，嚴格監督合同履行過程中是否按照合同規定辦理驗收手續。涉及到合同中的付款條款，需經雙方確認后，由業務主辦部門辦理付款申請手續。學校財務部門應依據合同履行收付款職責，并按審批權限，經申請人、業務主辦部門負責人、審計部門負責人、財務部門負責人簽字，報主管該項目的校領導審批、簽字確認后辦理款項結算，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。監察、審計部門應認真履行督查職責，保障學校合法權益不受損失。如屬相關部門履行不當造成損失的，應追究相關部門或相關人員的責任。
（五）加強合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業務主辦部門應及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等）等資料，授權委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復印件，應由借用部門負責人簽字，分管校領導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內容。
四、總結
注冊會計師行業信息化
最佳解決方案獎
《事務所項目管理系統V1.2》以《中國注冊會計師行業信息化建設總體方案》為指導，將事務所信息建設劃分為三大平臺：業務制作平臺、業務運營平臺、業務支撐平臺。
《事務所項目管理系統V1.2》以《中國注冊會計師行業信息化建設總體方案》為指導，結合《中國注冊會計師行業信息化建設主要工作任務分解表》、《中國注冊會計師行業信息化應用功能描述》和《中國注冊會計師行業信息化建設指南》等3個配套文件，將事務所信息建設劃分為三大平臺：業務制作平臺、業務運營平臺、業務支撐平臺。業務制作平臺包含：審計系統、資產評估系統、財務報表合并系統、網絡質量控制系統。
業務運營平臺包含：客戶檔案管理、客戶關懷管理、客戶接受管理、業務承接、業務委派、項目立項、員工委派、預算管理、工時管理、合同管理、合同作廢管理、合同過打印管理、合同歸檔管理、報告發起管理、報告復核管理、報告修改管理、報告加出管理、報告作廢管理、報告打印管理、報告歸檔管理、項目考核管理、電子簽章管理、獨立性核查、投資合規性核查、獨立性聲明。
業務支撐平臺包含：人事檔案管理、績效考核管理、考勤管理、薪酬管理、發票管理、實收管理、對賬管理、費用管理、賬齡管理、信息管理、資產管理、車輛管理、會議室管理、行政蓋章管理、決策支持管理、報備信息管理、信息查詢導出、知識庫管理、檔案管理、系統管理。
三大平臺通過《事務所項目管理系統V1.2》有機結合起來，實現數據互聯互通，真正達到財政部五個統一的要求：統一承接業務，統一執業標準，統一人員招聘、培訓和考核，統一質量控制和統一財務核算與利潤分配。
