時(shí)間：2023-06-09 10:02:12
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案規(guī)范化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
[關(guān)鍵詞]醫(yī)保檔案；現(xiàn)狀；規(guī)范化管理
近年來，隨著我國在醫(yī)療的改革深入，我國的全民醫(yī)保開始有了巨大發(fā)展。而隨著我國的醫(yī)保政策的全面實(shí)施，使的我國的醫(yī)保參保范圍擴(kuò)大同時(shí)醫(yī)保的參保人數(shù)劇增，這就勢必導(dǎo)致我國醫(yī)保檔案大量產(chǎn)生。不僅如此由于我國的社保檔案管理對象具有廣泛性和我國的醫(yī)保參保人員具有流動(dòng)性等特點(diǎn)。這位醫(yī)保檔案工作帶來更大的難度。所以為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案工作對我國的全民醫(yī)保制度改革以及完善醫(yī)保政策體系的支撐作用，必須對醫(yī)保檔案加以規(guī)范化管理。這也是我國社會(huì)檔案保險(xiǎn)系統(tǒng)面臨的新課題。
一、我國的醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀和以及規(guī)范化管理存在的問題
（一）我國醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀
我國的醫(yī)保檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進(jìn)展的不同步。由于地域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展問題，我國在各地的醫(yī)保進(jìn)程不統(tǒng)一，同時(shí)由于經(jīng)濟(jì)地域的問題我國各地區(qū)的醫(yī)保人員的醫(yī)保檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在醫(yī)保檔案管理的工作進(jìn)展是沒有達(dá)到同步平衡的。其二就是醫(yī)保檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對醫(yī)保檔案的認(rèn)識不高，導(dǎo)致有些地區(qū)仍把醫(yī)保的檔案管理當(dāng)做醫(yī)療保險(xiǎn)改革附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對醫(yī)保的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對醫(yī)保檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對醫(yī)保的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的醫(yī)保檔案規(guī)范化管理存在的問題
從目前我國的醫(yī)保檔案檔案的管理要進(jìn)行規(guī)范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性認(rèn)識不夠。我國人口眾多，對醫(yī)保檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務(wù)繁多，涉及面廣，這需要多個(gè)部門的共同參與和建設(shè)而且這也關(guān)乎各個(gè)部門的利益。其次那就是我國的醫(yī)保政策制度的制定和實(shí)施過多依賴于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進(jìn)安全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來支撐，這對于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)醫(yī)保檔案的人員素質(zhì)不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國的醫(yī)保檔案管理的規(guī)范化的四個(gè)方面
我國的醫(yī)保檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的醫(yī)保檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個(gè)方面來對我國的醫(yī)保檔案規(guī)范化管理作一個(gè)簡單分析和闡述：
第一，對醫(yī)保檔案進(jìn)行信息化管理。對我國的全民醫(yī)保檔案信息化那就是要利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的醫(yī)保檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進(jìn)行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫同時(shí)也能做到不依賴于計(jì)算機(jī)信息庫，這樣又能做到醫(yī)保檔案的現(xiàn)代化管理模式，而做到醫(yī)保檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確醫(yī)保檔案職責(zé)任務(wù)，強(qiáng)化醫(yī)保檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。要建立我國的全民醫(yī)保檔案這是一件極其復(fù)雜的工作，而且這項(xiàng)工作的質(zhì)量水平的也關(guān)系著我國的醫(yī)保檔案價(jià)值作用。因此，我國的政府以及醫(yī)保的相關(guān)單位必須運(yùn)用科學(xué)的原則和方法，強(qiáng)化對相關(guān)單位對我國的的醫(yī)保檔案工作的監(jiān)管，而能夠?yàn)槲覈尼t(yī)保檔案工作服務(wù)以及為我國的和諧社會(huì)建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。
第三，堅(jiān)持面向“三個(gè)服務(wù)”，做好醫(yī)保檔案的管理和利用。所謂的三個(gè)堅(jiān)持服務(wù)那就是第一要堅(jiān)持為參保單位和參保人員服務(wù)。這是作為醫(yī)保檔案規(guī)范管理的核心，做到這個(gè)才是檔案管理的意義。第二堅(jiān)持那就是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。這是醫(yī)保檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點(diǎn)。第三那就是堅(jiān)持為醫(yī)療保險(xiǎn)制度的穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)。這個(gè)是醫(yī)保檔案管理的根本任務(wù)，所以，要堅(jiān)持這三個(gè)服務(wù)，做好我國的醫(yī)保檔案管理和利用，也只有做到這個(gè)才能算是真正的做到了醫(yī)保檔案的規(guī)范化。
第四，加強(qiáng)設(shè)備的建設(shè)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)。醫(yī)保檔案的管理歸根結(jié)底還是由人和設(shè)備兩個(gè)重要點(diǎn)構(gòu)成。為此，首先我國的醫(yī)保管理部門應(yīng)與我國的醫(yī)保檔案部門合作，在醫(yī)保檔案的設(shè)施配置要完備的建設(shè)，這也是我國的醫(yī)保檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。其次，那就是由于我國的醫(yī)保檔案工作其專業(yè)性強(qiáng)而且對醫(yī)保的業(yè)務(wù)要求高特點(diǎn)，所以，在我國的醫(yī)保工作方面，那么就應(yīng)該要加強(qiáng)我國的醫(yī)保檔案人員隊(duì)伍的素質(zhì)的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國醫(yī)保從業(yè)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)醫(yī)保檔案管理道德干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)我國醫(yī)療改革中對醫(yī)保檔案管理的新的要求
【關(guān)鍵詞】 科研檔案；規(guī)范化；管理
一、實(shí)施科研檔案規(guī)范化管理的必要性
1、科研檔案管理現(xiàn)狀已嚴(yán)重制約了檔案資料價(jià)值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現(xiàn)在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準(zhǔn)確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務(wù)方式較落后。三是科研單位內(nèi)部科研檔案庫藏條件較差，硬件設(shè)施不完備。四是管理人員素質(zhì)不高，缺少專業(yè)知識培訓(xùn)。因此，必須改變現(xiàn)狀，探求適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要的科研檔案管理與利用的規(guī)范化道路。
2、科研檔案資料規(guī)范化管理是面對數(shù)字信息化建設(shè)的必然選擇
當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化步伐加快，信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，努力提高檔案信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，提高現(xiàn)代化管理水平。為利用者創(chuàng)造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
二、科研檔案規(guī)范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對科研檔案進(jìn)行準(zhǔn)確系統(tǒng)地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應(yīng)注意把相關(guān)課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關(guān)課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結(jié)合起來。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設(shè)計(jì)思想、技術(shù)方法和創(chuàng)造力的結(jié)晶，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種綜合反映，是國家的資源情報(bào)，記載著許多實(shí)際的科學(xué)技術(shù)，甚至涉及國家的機(jī)密。因此，在整理科研檔案時(shí)，應(yīng)科學(xué)地確定其密級。在不影響有機(jī)聯(lián)系的前提下，按有關(guān)規(guī)定，分別按秘密、機(jī)密、絕密加以區(qū)分，同時(shí)還要注意進(jìn)行密級調(diào)整。整理工作的任何一道程序，一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時(shí)，還必須從方便利用來考慮，要進(jìn)行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創(chuàng)造良好的條件。除了制卡、編號、登賬要簡明科學(xué)外，還應(yīng)使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規(guī)律的、系統(tǒng)的科研檔案資料匯編，為更好地開發(fā)利用科研檔案資料，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。
三、提高科研檔案規(guī)范化管理水平的途徑
1、加強(qiáng)對科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識
科研檔案工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的態(tài)度對科研檔案工作的發(fā)展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規(guī)范
（1）嚴(yán)把原始科研資料歸檔質(zhì)量關(guān)。科研檔案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，要搞好科研，必須有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應(yīng)列入研究課題、科研計(jì)劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務(wù)必要保證形成科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機(jī)制。科研檔案管理應(yīng)以《科研檔案資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法為基礎(chǔ)，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定相應(yīng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內(nèi)容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學(xué)的管理制度作指導(dǎo)，防止檔案資料的流失與泄密，把各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進(jìn)入庫房后基本上是被動(dòng)地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉(zhuǎn)化為科研檔案信息，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，完善了檔案管理職能，強(qiáng)化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當(dāng)于對庫存的部分科研檔案進(jìn)行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應(yīng)配建規(guī)模化的庫房，增強(qiáng)檔案館的收藏能力，同時(shí)要具備現(xiàn)代化庫房設(shè)施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規(guī)范、保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項(xiàng)保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創(chuàng)造條件。此外努力實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，要在局域內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)檔案信息、資料開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和管理水平
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強(qiáng)檔案管理,對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。
1 提高全員檔案意識是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提
醫(yī)院要做到檔案規(guī)范化,就要通過多種渠道加強(qiáng)對檔案重要性的學(xué)習(xí)與宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)與職工認(rèn)識到檔案的重要性,給予關(guān)心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規(guī)范化,成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。
2 建立科學(xué)的管理體系是檔案規(guī)范化的保證
(1)明確職能。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜,部門眾多而又分散,專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管程度有差異等特點(diǎn)。因此,醫(yī)院每個(gè)科室都要從檔案服務(wù)于全院工作的大局出發(fā),加強(qiáng)檔案意識,積極上交有價(jià)值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。
(2)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發(fā)利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應(yīng)建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)。綜合檔案以機(jī)關(guān)職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設(shè)備儀器和財(cái)務(wù)、科技檔案管理。業(yè)務(wù)管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫(yī)技等。各部門明確兼管檔案工作責(zé)任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò),使網(wǎng)絡(luò)中的各個(gè)部門收集和接收所轄范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。
3 完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉
在抓好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí),更要努力提高檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量,在實(shí)際工作中應(yīng)把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規(guī)章制度,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制中,真正做到檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循。同時(shí)把好立卷質(zhì)量關(guān),重點(diǎn)抓好立卷歸檔范圍、卷內(nèi)文件材料排列順序及保管期限的劃分。
4 做好醫(yī)院檔案的開發(fā)利用是檔案規(guī)范化管理的最終目標(biāo)
醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變?yōu)樽叱鰴n案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)重視做好檔案的開發(fā)利用工作:醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)沿革、醫(yī)院院志編纂、本地區(qū)流行病學(xué)、多發(fā)病資料匯編等,為醫(yī)院的改革發(fā)展、科室設(shè)置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫(yī)院挽回不必要的經(jīng)濟(jì)損失,保證大型建筑物的及時(shí)修繕,尤其對大型知用設(shè)備的及時(shí)維修,確保臨床工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及解決醫(yī)療糾紛。
5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作者素質(zhì)是保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的根本
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,尤其是醫(yī)院檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責(zé)任感和責(zé)任心,成為較高精力素質(zhì),較深的專業(yè)技能,確保隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等各項(xiàng)素質(zhì)培訓(xùn),同時(shí)各級檔案行政部門和衛(wèi)生行政部門加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員,要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期檔案管理；科學(xué)化規(guī)范化；對策建議
檔案資料真實(shí)地記錄了歷史進(jìn)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，深刻反映了社會(huì)發(fā)展各階段的整體面貌，是歷史留給我們的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)檔案管理不僅可以避免檔案資料的丟失、損壞，使其可以繼續(xù)長期保存下去，并且可以使其更加方便利用，為我們今后的工作以及社會(huì)、歷史研究等提供寶貴的，甚至是唯一的參考信息資料，提供各方面的歷史經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo)。檔案管理的內(nèi)容很多，包括對各種類型檔案資料的收集、鑒定、整理、保管以及統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)工作內(nèi)容。隨著社會(huì)的發(fā)展和改革開放的不斷深入，檔案管理的重要性也日益顯現(xiàn)，我們必須要順應(yīng)信息化時(shí)展，不斷更新管理觀念和管理方式，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的新形勢。
一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足
（一）管理觀念落后，重視程度不夠。很多檔案工作者對檔案的重要價(jià)值和管理的重要性認(rèn)識不足，使得其管理觀念跟不上，管理重視程度也有所不足。一些檔案管理者認(rèn)為自己就是一個(gè)“資料保管員”，只負(fù)責(zé)各種檔案資料的收集和保管，確保其不丟失、不損壞就算完成任務(wù)，管理工作總是處于一種被動(dòng)的、安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，缺乏現(xiàn)代化的創(chuàng)新管理理念，使得檔案的利用程度也不高，發(fā)揮的作用也很有限。一些領(lǐng)導(dǎo)也缺乏對檔案工作足夠的重視和投入，檔案工作的環(huán)境條件很差，人員待遇不高，在繁雜瑣碎的管理工作中，使一些管理者也認(rèn)為自己的工作可有可無，并喪失了工作的積極性。
（二）管理設(shè)備陳舊，技術(shù)手段落后。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足，使得檔案管理方面的財(cái)力、物力投入也很有限，管理設(shè)備設(shè)施缺乏更新，一些檔案館的建設(shè)不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，達(dá)不到使用要求；一些檔案部門的管理技術(shù)手段也較為落后，甚至還停留在手工工作的方式中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和檔案管理信息化建設(shè)明顯滯后。有些檔案部門雖然配備了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的硬件設(shè)備，但利用程度也不高，缺乏實(shí)際的操作應(yīng)用，造成了設(shè)備的閑置浪費(fèi)。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。檔案工作繁雜瑣碎，要求嚴(yán)格，需要管理人員具備很強(qiáng)的責(zé)任心和細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對人員的專業(yè)知識和知識面要求也較高，并且隨著檔案管理信息化的發(fā)展，新時(shí)期檔案工作對人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力有了更高的要求。但目前不少檔案部門現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)中年齡偏大的人員居多，人員綜合素質(zhì)偏低，很多人員雖然懂得檔案管理方面的知識，但對于信息技術(shù)卻知之甚少，一些現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理設(shè)備不會(huì)使用，操作不熟練，檔案管理規(guī)范化建設(shè)止步不前。
二、新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的對策
（一）完善制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。管理制度建設(shè)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，只有在統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)約束下，才能使管理工作有章可循、有據(jù)可依，使檔案管理工作在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求下有條不紊地開展。首先建立起領(lǐng)導(dǎo)主管，檔案人員分管的管理責(zé)任制，明確各自管理職責(zé)，形成一級抓一級，一人管一攤的管理格局；同時(shí)要進(jìn)一步完善檔案管理的歸檔制度，借閱保密制度，庫房管理制度，檔案安全制度等各項(xiàng)規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)完善，以制度化來推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
（二）不斷提高檔案人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。檔案人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此，提高檔案管理科學(xué)化水平就必須要狠抓人員素質(zhì)建設(shè)。首先檔案人員必須要掌握檔案管理的專業(yè)知識，鼓勵(lì)他們參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，努力提高其專業(yè)素質(zhì)；加強(qiáng)人員制度學(xué)習(xí)，使他們明確檔案管理的各項(xiàng)制度和規(guī)范要求，工作中嚴(yán)格按制度管理，按規(guī)范操作；同時(shí)檔案人員還要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)的、先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，熟練操作計(jì)算機(jī)和相關(guān)管理軟件，不斷提高自己的檔案信息化管理能力，努力成為一名既懂檔案專業(yè)知識，又懂信息化管理的新型復(fù)合型檔案管理人才，從而不斷推進(jìn)新時(shí)期檔案管理的科學(xué)化。
（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。新的社會(huì)發(fā)展形勢下，社會(huì)信息化程度越來越高，并成為未來各行各業(yè)發(fā)展的趨勢，檔案管理部門也必須緊跟時(shí)展，努力提高檔案工作的信息化水平，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)加大相關(guān)設(shè)備設(shè)施等管理硬件的投入，增加、改建、擴(kuò)建符合標(biāo)準(zhǔn)的，符合檔案安全管理要求的現(xiàn)代化檔案館所；增加檔案室的硬件配套設(shè)備，引進(jìn)國內(nèi)和學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和操作程序，實(shí)現(xiàn)檔案管理由手工方式向信息化方式的轉(zhuǎn)變，檔案資料由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，從而便于檔案的收集、管理和查閱、利用，充分發(fā)揮檔案管理服務(wù)社會(huì)，服務(wù)歷史研究的重要作用。
三、結(jié)語
新的時(shí)期，面對檔案工作新的要求，我們必須改變過去對檔案管理的錯(cuò)誤理念，加大管理投入，加強(qiáng)對檔案人員的教育培訓(xùn)，逐步完善管理制度體系，不斷提高檔案管理信息化水平，才能使檔案管理真正走上科學(xué)化、規(guī)范化管理的道路。
作者:韓彥超 單位:晉冀魯豫烈士陵園管理處
參考文獻(xiàn):
[1]張萍.論檔案管理規(guī)范化建設(shè)[J].人力資源管理,2012(03).
關(guān)鍵詞：食品安全；監(jiān)管檔案；規(guī)范化；管理；對策
中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵及意義
1、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)涵
在了解食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)在之前，我們必需要明確食品安全監(jiān)管檔案管理的深刻內(nèi)在。食品安全監(jiān)管檔案指的是我國實(shí)施食品安全監(jiān)管的有關(guān)負(fù)責(zé)單位，在實(shí)行其監(jiān)管職能的進(jìn)程中所構(gòu)成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實(shí)反映了全部食品監(jiān)管進(jìn)程和食物安全狀況，是總結(jié)上一階段食品安全監(jiān)管狀況，施行下一階段食品安全監(jiān)管作業(yè)的重要依據(jù)。規(guī)范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項(xiàng)信息的精確真實(shí)，要保證檔案中各項(xiàng)記載的完好性和全面性，要詳細(xì)反映平常監(jiān)管作業(yè)的真實(shí)狀況。
2、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的作用
檔案規(guī)范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項(xiàng)信息的真實(shí)，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態(tài)，也可以保證在食品安全事件發(fā)生的第一時(shí)間對相關(guān)單位進(jìn)行處理，防止事態(tài)擴(kuò)大化。同時(shí)，檔案規(guī)范化管理的施行，可以讓社會(huì)民眾及時(shí)了解有關(guān)食品企業(yè)的信息，有利于發(fā)揮社會(huì)民眾的監(jiān)督效果，保證食品安全監(jiān)管作業(yè)的順暢施行。可以穩(wěn)步推進(jìn)食品監(jiān)管作業(yè)的推行。
二、我國目前食品安全的現(xiàn)狀及影響
1、我國目前食品安全問題的現(xiàn)狀
近年來，我國接二連三的爆出社會(huì)食品安全問題。“蘇丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發(fā)生，已嚴(yán)重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發(fā)生的國家馳名品牌、免檢產(chǎn)品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網(wǎng)友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個(gè)遍啊”。據(jù)國家有關(guān)部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產(chǎn)品、蔬菜、鮮肉等10種關(guān)乎百姓日常生活的食品的檢測，發(fā)現(xiàn)不合格率接近10%。導(dǎo)致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規(guī)定、成分含量不符合要求；衛(wèi)生指標(biāo)不合格、包裝類食品標(biāo)簽不規(guī)范、水產(chǎn)品重金屬超標(biāo)問題比較嚴(yán)重。
2、目前食品安全問題對我國的影響
食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，關(guān)系到每個(gè)食品消費(fèi)者的切身利益和社會(huì)的穩(wěn)定，是關(guān)系到我國國計(jì)民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴(yán)重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費(fèi)者對食品安全的信任程度，已經(jīng)成為每個(gè)消費(fèi)者的“心頭大患”。同時(shí)，食品安全問題也對我國食品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業(yè)的信任度降低，而且國外的許多國家也加強(qiáng)了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區(qū)甚至禁止進(jìn)口中國食品。這給我國造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，破壞了我國食品制造業(yè)在國際市場上的信譽(yù)和形象。
三、加強(qiáng)食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的具體對策
1、加大宣傳力度，為規(guī)范化管理營造積極良好的氛圍
當(dāng)時(shí)，在食品安全監(jiān)管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認(rèn)識不深入，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，因而，在食品安全監(jiān)管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，使得檔案歸檔內(nèi)容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴(yán)重。因而，必需要加大宣揚(yáng)。能夠通過當(dāng)?shù)氐母鞣N平面新聞媒體和電視新聞媒體進(jìn)行宣傳，為食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監(jiān)管部門的管理人員和職工充分認(rèn)識施行規(guī)范化管理的重要性。這樣一來，就能強(qiáng)化有關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識，讓他們自覺遵守檔案管理有關(guān)規(guī)定。
2、實(shí)施一戶一檔，為規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)
食品安全監(jiān)管部門肩負(fù)著對一切食品出產(chǎn)商和運(yùn)營商施行監(jiān)管的重任，為了保證每個(gè)出產(chǎn)商、運(yùn)營商都?xì)w入到管轄的范圍以內(nèi)，對其施行直接監(jiān)督，也為了響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個(gè)擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等資料進(jìn)行匯總，構(gòu)成獨(dú)立的案卷目錄。這樣便于隨時(shí)了解食品出產(chǎn)和運(yùn)營商的實(shí)踐運(yùn)營狀況，便于為其監(jiān)督提供有針對性的材料。可以保證食品安全監(jiān)管檔案的統(tǒng)一和完整，是施行規(guī)范化管理極為要害的一步。
3、對監(jiān)管檔案文書進(jìn)行統(tǒng)一印制，保證檔案規(guī)范化
為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統(tǒng)一的檔案文書，并明確文檔內(nèi)容，讓各監(jiān)管部分依照統(tǒng)一的文書進(jìn)行檔案記載。因而，應(yīng)該依照我國現(xiàn)有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產(chǎn)公司的安全承諾書等。并需求相關(guān)食品企業(yè)仔細(xì)填寫這些表格和檔案文書，然后由監(jiān)管部門做好存檔處理，保證食品安全監(jiān)管有據(jù)可依、有跡可查。
4、明確檔案內(nèi)容，確保檔案完整統(tǒng)一
為了讓食品安全監(jiān)管檔案更統(tǒng)一和完整，應(yīng)該對檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，規(guī)定每份檔案都要包含以下內(nèi)容：各公司的食物生產(chǎn)或運(yùn)營許可證的復(fù)印件、各公司的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等各種基本證件。還要包含日常安全監(jiān)管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關(guān)文書資料和處理資料，以及各種舉報(bào)資料、違法亂紀(jì)資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內(nèi)，才能夠保證檔案的完好和統(tǒng)一。
5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質(zhì)量
在食品安全監(jiān)管部門的檔案管理工作中，還存在部分監(jiān)管人員不能夠依照歸檔程序進(jìn)行一致歸檔的做法，影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。因而，必須要進(jìn)一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們把握準(zhǔn)確的歸檔程序。督促他們在實(shí)際的工作中依照程序進(jìn)行操作。要堅(jiān)持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發(fā)現(xiàn)有食品質(zhì)量問題，要下達(dá)有關(guān)的責(zé)令改正通知）――填寫復(fù)查登記確認(rèn)表（如沒有質(zhì)量問題，則無需填寫復(fù)查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監(jiān)管部門的實(shí)踐監(jiān)管工作中呈現(xiàn)了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督重要情況報(bào)告上報(bào)上級有關(guān)部門，并督促公司自查，然后還要仔細(xì)填寫各公司質(zhì)量安全主體職責(zé)核查情況表。要確保歸檔程序的規(guī)范，提高歸檔質(zhì)量。
6、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。
職業(yè)素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的基本素質(zhì)之一，所謂的職業(yè)素質(zhì)更多的是指職業(yè)精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神，應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：
6.1應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識檔案管理工作
檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會(huì)讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產(chǎn)生松懈心理，會(huì)呈現(xiàn)工作不積極，不愿意積極學(xué)習(xí)檔案管理新知識的情況。為了克服這一現(xiàn)狀，要加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認(rèn)知本身所從事的工作對全社會(huì)的重要意義，讓他們建立高度的責(zé)任感和使命感，從而鼓勵(lì)他們認(rèn)真對待本身工作，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。
6.2加強(qiáng)教育
要經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)精神教育，讓他們樹立愛崗敬業(yè)的精神，在自己的崗位上腳踏實(shí)地的工作、仔仔細(xì)細(xì)的做事。此外，應(yīng)該充分發(fā)揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進(jìn)個(gè)人，以其崇高的職業(yè)情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構(gòu)成互助互學(xué)的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業(yè)精力層次。
結(jié)束語
食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發(fā)食品安全事件的爆發(fā)，在社會(huì)上造成了極其惡劣的影響，嚴(yán)重?cái)_亂了正常的社會(huì)秩序，給社會(huì)民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監(jiān)管檔案的管理，克服當(dāng)前檔案管理中存在的不足，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化管理，為食品安全工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡占坤.淺析我國食品安全的監(jiān)管問題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2014,06:156-158.
[2]孫琰.食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,05:173-174.
（一）醫(yī)院檔案管理體系和制度不夠完善
在醫(yī)院的管理工作中，有些領(lǐng)導(dǎo)干部只重視“行政”“財(cái)務(wù)”“后勤保障”的管理，而忽視檔案管理工作，造成醫(yī)院檔案的管理制度不健全，規(guī)范、統(tǒng)一的管理體系無法建立起來[1]。
（二）檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺
在很多醫(yī)院中，都更加重視醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育，而忽略了檔案管理人員的培訓(xùn)。而檔案專業(yè)出身的人本來就少，所以，醫(yī)院里的檔案管理人員往往由技術(shù)人員兼任，他們平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，缺乏創(chuàng)新，造成檔案管理的技術(shù)化受到阻礙。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，必須提高檔案人員的業(yè)務(wù)和素質(zhì)，使其能適應(yīng)醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、檔案規(guī)范化管理的重要性
檔案管理不僅有助于醫(yī)藥經(jīng)驗(yàn)的傳承，還對醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的發(fā)展和提高具有重要作用。醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)基本包括醫(yī)療、教學(xué)和科研三個(gè)部分，檔案規(guī)范化管理對醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的作用也體現(xiàn)在這三方面。
（一）人事檔案
醫(yī)院的人事檔案，一方面記錄了醫(yī)院人才隊(duì)伍的現(xiàn)狀，另一方面也是醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)，是制定醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計(jì)劃的基礎(chǔ)，有利于保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案是醫(yī)院職工學(xué)歷、資質(zhì)的記錄，同職工個(gè)人的組織關(guān)系、工資待遇緊密相連。
（二）科研檔案
醫(yī)院的科研檔案，是醫(yī)院寶貴的信息資源。它記載著醫(yī)院科研成果的發(fā)展，對醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。規(guī)范管理醫(yī)院的科研檔案，可以更好的總結(jié)名醫(yī)的臨床經(jīng)驗(yàn)，提高醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研水平。
（三）病案管理
病案是患者在診療過程中由醫(yī)護(hù)人員共同完成并及時(shí)記錄形成的寶貴資料，是臨床教學(xué)科研的重要資料來源。清晰、完整的病案能夠反映整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)過程，從中可以總結(jié)出很多臨床經(jīng)驗(yàn)和科研成果，可以促進(jìn)臨床醫(yī)師的培養(yǎng)，對于指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐和提高醫(yī)療水平具有重要意義。加強(qiáng)病案管理，對整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展起著無法估量的重要作用。病案管理的質(zhì)量不僅反映了醫(yī)院醫(yī)療管理的水平，也直接影響到病案社會(huì)功能的發(fā)揮。
三、醫(yī)療檔案規(guī)范化管理的方式
（一）提高全員檔案意識是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提
醫(yī)院要做到檔案規(guī)范化，就要通過多種渠道加強(qiáng)對檔案重要性的學(xué)習(xí)與宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)與職工認(rèn)識到檔案的重要性，給予關(guān)心、支持與理解，將檔案工作提到重要工作議程，并使檔案管理逐步走向規(guī)范化，成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。
（二）檔案的規(guī)范收集是檔案管理工作賴以存在的基礎(chǔ)
檔案收集是檔案工作的主要手段和起點(diǎn)，收集工作質(zhì)量的高低，直接影響著檔案管理工作的開展，是衡量檔案室成就的重要標(biāo)桿。
檔案的規(guī)范化收集是檔案室按照相關(guān)規(guī)定，通過例行的接受制度和專門的征集方法，將分散的檔案有組織有計(jì)劃的進(jìn)行歸檔保存的工作[2]。為保證檔案的齊全、完整，醫(yī)院必須建立健全的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對各部門的檔案制度執(zhí)行前情況進(jìn)行監(jiān)督，以便各有關(guān)部門和人員能夠在收集檔案時(shí)有章可循，減少文件材料的損壞和丟失。
（三）做好醫(yī)療檔案的開發(fā)利用是檔案規(guī)范化管理的最終目標(biāo)
醫(yī)療檔案規(guī)范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變?yōu)樽叱鰴n案柜，具鮮活的有生命的活檔案，直接為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)重視做好檔案的開發(fā)利用工作：醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)沿革、醫(yī)院院志編纂、本地區(qū)流行病學(xué)、多發(fā)病資料匯編等，為醫(yī)院的改革發(fā)展、科室設(shè)置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫(yī)院挽回不必要的經(jīng)濟(jì)損失，保證大型建筑物的及時(shí)修繕，尤其對大型知用設(shè)備的及時(shí)維修，確保臨床工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及解決醫(yī)療糾紛。
（四）加強(qiáng)醫(yī)療檔案工作者素質(zhì)是保障醫(yī)療檔案管理規(guī)范化的根本
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，尤其是醫(yī)療檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責(zé)任感和責(zé)任心，成為較高精力素質(zhì)，較深的專業(yè)技能，確保隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等各項(xiàng)素質(zhì)培訓(xùn)，同時(shí)各級檔案行政部門和衛(wèi)生行政部門加強(qiáng)對醫(yī)療檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。同時(shí)醫(yī)療檔案管理人員，要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷研究和探索檔案管理工作新思路，提高檔案管理水平。
（五）加大硬件投入，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在醫(yī)療檔案規(guī)范化管理中的積極作用
加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)具備的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如防火、防潮、防有害氣體、高效滅蟲的檔案庫房，并實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室、辦公室“三分開”；另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，按科技、黨群、行政、基建、文書、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)等不同內(nèi)容分門別類將醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政檔案儲存到計(jì)算機(jī)中，不但具有檢索快捷、方便、高效的特點(diǎn)，而且節(jié)省時(shí)間，也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，極大地提高工作質(zhì)量和工作效率。可以使檔案信息在現(xiàn)代化建設(shè)中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
關(guān)鍵詞：高校 檔案資料 規(guī)范化管理
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）15-0226-01
隨著管理理念與管理方法的不斷進(jìn)步，高校檔案資料的管理也逐漸出現(xiàn)了多樣的變化，但是這些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理問題，降低高校檔案資料的價(jià)值。為此，高校檔案資料需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，確保不同管理理念與方法的合理性與科學(xué)性，確保高校檔案能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供有利的幫助。
一、當(dāng)前高校檔案資料規(guī)范化管理過程中遇到的問題
檔案資料的規(guī)范化管理是高校日常管理的重要內(nèi)容，但是檔案資料的管理并不是一般人所熟悉的檔案管理，它的范圍更加廣泛且難度也更大。但是很多高校并未意識到這二者的區(qū)別，沒有區(qū)別看待檔案資料和檔案管理者二者的價(jià)值，出現(xiàn)了管理效果不佳、管理無序的問題。
高校的各個(gè)二級學(xué)院都是檔案資料的重要來源，但是很多二級學(xué)院并不重視管理檔案資料，經(jīng)常出現(xiàn)資料分類不明確、資料整理混亂、丟失等問題。甚至很多二級單位沒有充分參考檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)收集完整的檔案資料信息，這大大降低了檔案資料的使用價(jià)值，也為專業(yè)管理人員的工作增加了難度。
另外，大部分高校由于缺乏重視，并沒有將高校的檔案資料的管理水平納入到相關(guān)管理者和工作人員的年終測評與考核的體系之中。導(dǎo)致很多工作人員并不重視檔案資料的管理，出現(xiàn)工作拖沓、資料分類混亂等局面。另一方面，現(xiàn)階段高校的大部分工作都已經(jīng)逐漸進(jìn)入到了信息化管理的新階段，但是檔案資料的管理方式仍然比較落后和陳舊，傳統(tǒng)的文本檔案管理仍然是最為主要的檔案資料管理模式，這不僅容易導(dǎo)致資料丟失、遺漏，也會(huì)使檔案資料無法發(fā)揮出其自身的價(jià)值和作用。
二、實(shí)現(xiàn)高校檔案資料規(guī)范化管理的具w措施
首先，高校檔案資料的規(guī)范化管理需要從主觀意識上了解到規(guī)范化管理的重要意義。通過工作培訓(xùn)、會(huì)議說明等方式，強(qiáng)化相關(guān)人員對規(guī)范化管理檔案意義的認(rèn)知，進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案資料的規(guī)范化管理。想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就要針對高校的檔案資料展開有計(jì)劃、有目的的工作。目前，高校的檔案資料主要分為文件資料和圖情資料兩大部分，不同類型的檔案資料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人員需要對不同資料進(jìn)行分門別類。
高校檔案資料的規(guī)范化管理，需要進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理水平和管理方式，對于不同類型的檔案資料需要實(shí)行集中與分層相互結(jié)合的管理模式。所謂集中管理，就是要求學(xué)校各個(gè)部門的檔案資料統(tǒng)一交由一個(gè)管理部門進(jìn)行檔案資料的整理與管理。在此基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步實(shí)施檔案資料的分層管理，也就是要根據(jù)高校不同的部門，將檔案資料分為不同的層次，由高到低，分別由負(fù)責(zé)人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。為了確保集中與分層檔案資料管理制度的順利實(shí)施，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資料管理人員的管理和培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力，為了滿足分層管理的需要，高校需要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的建設(shè)和招收，促進(jìn)檔案資料管理規(guī)范化的順利實(shí)現(xiàn)。
為了更好地進(jìn)行規(guī)范化管理，高校相關(guān)管理者需要對檔案資料管理部門進(jìn)行全面的工作質(zhì)量監(jiān)督與考核制度。高校檔案資料管理人員急需要被納入到考核的體系中來，并將其考核審查的結(jié)果，融入年終工作質(zhì)量的整體體系中。也有高校將檔案資料管理工作的工作質(zhì)量納入到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作評價(jià)之中，這樣可以進(jìn)一步強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案資料管理工作的重視程度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案資料的規(guī)范化管理。
為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式，在管理過程中應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和措施，建立更加完善的高校檔案資料信息化管理體系。一方面，高校檔案資料需要按照國家的相關(guān)規(guī)定，聘請專業(yè)的檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)師，結(jié)合本校的檔案資料特點(diǎn)制定高校檔案資料管理系統(tǒng)，建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理。另一方面，高校需要重視網(wǎng)絡(luò)化管理檔案資料，重點(diǎn)推進(jìn)這個(gè)項(xiàng)目。
三、結(jié)語
綜上所述，高校檔案資料的規(guī)范化管理對于新時(shí)期提升高校的整體管理質(zhì)量，促進(jìn)高校的更好發(fā)展具有重要的意義，文中詳細(xì)論述了高校實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的措施，希望與同行檔案資料管理人員交流討論。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊杰.高校檔案資料規(guī)范化管理探索[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，32（3）.
關(guān)鍵詞：醫(yī)院;科研檔案;規(guī)范化
Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research
YANG Yi-jun,ZHANG Wei-cai,JIANG Dun-he,DU Shuang-long,LI Liang
(Affiliated Hospital of Qiingdao University, Qingdao 266003,Shandong,China)
Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management, the role of scientific research in the hospital archives activities, the promotion of research and innovation hospitals, raise academic standards, scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.
Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization
醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在長期科研活動(dòng)中形成的文字材料，是對科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，它涵蓋著科研成果、技術(shù)專利、學(xué)科建設(shè)等方面的內(nèi)容，并對醫(yī)院科研工作起著指導(dǎo)、借鑒作用。
1醫(yī)院科研檔案的重要性
近年來科技創(chuàng)新日新月異，醫(yī)院科研工作同樣碩果累累，作為記錄醫(yī)院科研工作的醫(yī)院科研檔案也越來越被人重視。隨著科研檔案使用率的不斷提高，如何合理規(guī)范的管理、使用科研檔案，更好地為醫(yī)院科研工作提供依據(jù)和借鑒，對檔案工作提出了要求。
2醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀分析
2.1科研項(xiàng)目研究時(shí)間長，造成科研檔案收集困難。由于科研項(xiàng)目從科研準(zhǔn)備到鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用需要一個(gè)較長的周期，時(shí)間跨度大。加之科研檔案的載體（紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體）、形式（如獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物）多樣，歸并整理比較復(fù)雜。因此，科研檔案的收集工作有一定的難度。
2.2科研工作者檔案意識不強(qiáng)，造成管理困難。將科研成果整理歸檔是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人員對科研檔案促進(jìn)醫(yī)學(xué)發(fā)展的認(rèn)識較為片面，一方面認(rèn)為科研資料自己保管使用起來比較方便，另一方面對科研材料交由醫(yī)院檔案科保管心存疑慮，認(rèn)為科研資料、成果是自己潛心研究所得，理當(dāng)自己保管。隨著時(shí)間的推移，很容易造成科研資料的殘缺不全，給科研檔案收集帶來困難，而科研檔案的規(guī)范化管理更是無法保障。
2.3檔案兼職員歸檔意識淡薄，科研檔案規(guī)范化管理困難。醫(yī)院科研檔案的收集整理歸檔工作主要由醫(yī)院科研處負(fù)責(zé)完成。對于大量繁雜的科研工作來講，收集整理檔案僅僅是科研處工作的"冰山一角"，加之科研檔案的收集整理周期長、跨度大，個(gè)別兼職檔案員對許多有保存價(jià)值的科研資料無暇顧及，疏于整理，隨著時(shí)過境遷，十分容易造成科研檔案的缺失，嚴(yán)重影響了科研檔案的系統(tǒng)收集，科研檔案的完整性、系統(tǒng)性以及管理的規(guī)范化更是無從談起。
3規(guī)范化管理科研檔案的思路
3.1強(qiáng)化科研檔案管理機(jī)制，確保科研檔案歸檔率。科研檔案工作是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，也促進(jìn)著科研管理工作更好地開展，為此醫(yī)院相關(guān)科室必須將其納入科研計(jì)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍中，要求科研檔案與科研計(jì)劃、課題管理、科研成果等工作密切結(jié)合。嚴(yán)格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務(wù)下達(dá)--檢查計(jì)劃進(jìn)度--驗(yàn)收鑒定成果--登記上報(bào)評審科技成果，每個(gè)階段都應(yīng)保證檔案材料的同步，建立長效機(jī)制，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴著手，穩(wěn)步推動(dòng)科研檔案管理工作的開展。
3.2提高人員歸檔意識，保證科研檔案質(zhì)量 科研檔案的收集整理通常是根據(jù)科研文件形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考的原則整理的，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料，科研投資與經(jīng)費(fèi)核算材料等。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，近年來越來越多與醫(yī)院人事、設(shè)備、宣傳相關(guān)的檔案材料也被科研檔案所使用。因此，一方面科研處應(yīng)主動(dòng)尋求相關(guān)部門配合，另一方面人力資源處、設(shè)備處、宣傳處等相關(guān)人員也應(yīng)樹立全局觀念及歸檔意識，相互協(xié)同，共同推進(jìn)科研檔案質(zhì)量的不斷提高。
3.3加強(qiáng)科研檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)科研檔案的規(guī)范化管理使用為適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和數(shù)字化管理要求，我院自2008年安裝使用了檔案管理軟件，通過將有關(guān)科研活動(dòng)的文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、課題申報(bào)、評獎(jiǎng)、獲獎(jiǎng)等科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使檔案的檢索利用更加快捷、便利，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)科研資源的有效開發(fā)利用以及科研檔案資源共享搭建了平臺。科研檔案的規(guī)范化管理水平有了進(jìn)一步提高。
4提高醫(yī)院各類檔案管理人員檔案工作素養(yǎng)，保證科研檔案歸檔質(zhì)量
實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，作為專職檔案管理人員，不僅應(yīng)有強(qiáng)烈責(zé)任心，更需要有扎實(shí)的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平以及計(jì)算機(jī)操作能力，并通過不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養(yǎng)、對檔案材料的敏感程度，是實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理重要因素，也決定了檔案收集的質(zhì)量，因此應(yīng)定期對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化兼職檔案人員的歸檔意識、從而保證科研檔案的準(zhǔn)確率、完整率。
總之，全面提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平與科研工作密不可分，而科研工作又離不開科研檔案的支撐，因此只有對科研檔案進(jìn)行更加合理規(guī)范的管理，才能為創(chuàng)建醫(yī)療與研究為一體的醫(yī)院奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1]中國文史出版史，衛(wèi)生檔案工作指南， 2006.12.
