時(shí)間：2023-06-08 09:14:36
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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 電子檔案 管理模式 并存
在改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，具有保存和利用價(jià)值。電子檔案本身依賴(lài)于計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理并儲(chǔ)存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來(lái)越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因?yàn)樗衅洳豢商娲膬?yōu)勢(shì)。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對(duì)于紙質(zhì)檔案占用庫(kù)房空間大這個(gè)缺點(diǎn)來(lái)說(shuō)，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫(kù)房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲(chǔ)空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類(lèi)等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時(shí)間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時(shí)間。
3、相對(duì)于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點(diǎn)，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會(huì)有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)
1、傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強(qiáng)調(diào)，檔案文獻(xiàn)必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻(xiàn)的歷史憑證價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實(shí)性?xún)蓚€(gè)方面。一是通過(guò)內(nèi)容與原載體的結(jié)合來(lái)確認(rèn)；二是通過(guò)文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來(lái)確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計(jì)算機(jī)更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺(jué)察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過(guò)篩選具有保存價(jià)值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式直觀簡(jiǎn)單明了，并具有方便保存閱讀等特點(diǎn)。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國(guó)仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對(duì)檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時(shí)代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實(shí)性鑒定。例如，本單位部分年代久遠(yuǎn)的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門(mén)經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時(shí)候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問(wèn)題的方法仍然是在保存電子檔案的同時(shí)，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈(zèng)的同時(shí)，也必然為之帶來(lái)更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風(fēng)險(xiǎn)”。
1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達(dá)形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時(shí)，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來(lái)了極大方便的同時(shí)，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來(lái)更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對(duì)聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚ⅰＴ陔娮迎h(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個(gè)自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對(duì)檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點(diǎn)上。這樣，一部分責(zé)任就會(huì)由專(zhuān)門(mén)文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風(fēng)險(xiǎn)就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個(gè)檔案形成環(huán)節(jié)中，對(duì)于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無(wú)法彌補(bǔ)。
3、因?yàn)闄n案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬?duì)獨(dú)立的符號(hào)體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進(jìn)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M(jìn)行。這樣，檔案管理中的某些問(wèn)題就可能同時(shí)存在于不同的節(jié)點(diǎn)上，其風(fēng)險(xiǎn)便由異時(shí)性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r(shí)態(tài)。
四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存
國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢(shì)，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無(wú)可比擬的。對(duì)二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會(huì)，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張志敏.《再論數(shù)字城建檔案館及其建設(shè)》[J]．城建檔案，2003（5）；
知識(shí)管理模式是一個(gè)新型的知識(shí)信息管理模式，在這種模式下對(duì)檔案產(chǎn)的管理采用后保管范式，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中的一些問(wèn)題，但是因?yàn)檫@種檔案管理模式和一般的模式大相徑庭，所以本文就向大家介紹什么是基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式，同時(shí)對(duì)其技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的特點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】
知識(shí)管理；檔案管理；后保管范式
計(jì)算機(jī)為世界的產(chǎn)業(yè)變革造成了重大的影響，很多產(chǎn)業(yè)都發(fā)生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應(yīng)的沖擊，隨后知識(shí)經(jīng)濟(jì)的誕生，知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷吸收依賴(lài)于信息的一些產(chǎn)業(yè)，逐漸形成了一種以知識(shí)的生產(chǎn)、分配和使用來(lái)創(chuàng)造利益的一種形式。知識(shí)管理這種模式下能對(duì)知識(shí)快速創(chuàng)新，快速認(rèn)知。另一方面檔案就是一種知識(shí)和信息的聚合體形式。所以知識(shí)管理和檔案管理相結(jié)合能夠使兩個(gè)產(chǎn)業(yè)的都得到相應(yīng)的發(fā)展。
1檔案后保管范式的特點(diǎn)
檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來(lái)源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識(shí)服務(wù)理論”。檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理
1．1檔案知識(shí)獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個(gè)基礎(chǔ)理論之上建立的，所以檔案管理有三項(xiàng)內(nèi)容，信息新來(lái)源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務(wù)工程理論。信息新來(lái)源的理論是一個(gè)強(qiáng)調(diào)來(lái)歷的檔案管理體系，在傳統(tǒng)的信息來(lái)源上主要就是產(chǎn)生對(duì)原始企業(yè)信息發(fā)展需求，在原始的紙質(zhì)文件上建立檔案資料庫(kù)。信息新來(lái)源體系就是在發(fā)展的信息的新技術(shù)，然后將新技術(shù)運(yùn)用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會(huì)形式實(shí)體文件，可以采用計(jì)算機(jī)或者其他技術(shù)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時(shí)也可以直接利用員工的頭腦進(jìn)行信息的儲(chǔ)存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實(shí)體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡[形的信息管理工作，同時(shí)要將檔案的管理劃分為多種環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互獨(dú)立有存在相應(yīng)的聯(lián)系。所以信息和檔案文件被變成兩個(gè)不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻(xiàn)資料是，檔案和信息才會(huì)一一的對(duì)應(yīng)上，這種模式下文件的安全性更好，進(jìn)過(guò)現(xiàn)在管理作用的價(jià)值轉(zhuǎn)別為不由現(xiàn)在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進(jìn)行檔案進(jìn)行保存。但是實(shí)際上文件和信息的聯(lián)系都是不能被完全切斷的。同時(shí)會(huì)形成很多相關(guān)的歷史聯(lián)系，這是在檔案在使用中信息和檔案過(guò)程中，歷史聯(lián)系會(huì)不斷增前，同時(shí)形成一種暗示的效應(yīng)，這種產(chǎn)生的聯(lián)系也能夠幫我們掌握信息的內(nèi)容，因?yàn)檫@些聯(lián)系傳遞了很多信息來(lái)源、信息發(fā)展、以及暗示指令等一系列知識(shí)。檔案后管理范式就是加強(qiáng)了檔案和信息之間的聯(lián)系，從一個(gè)分散式的經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒降模惑w化的總體知識(shí)綜合管理機(jī)制。
1．2檔案知識(shí)評(píng)價(jià):檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時(shí)代的到來(lái)，信息處于爆炸化趨勢(shì)，所以對(duì)于大量的信息來(lái)說(shuō)，一般的傳統(tǒng)檔案鑒定模式以及不能應(yīng)對(duì)檔案管理的新要求，所以按照傳統(tǒng)式的文件形式不能滿足需求。傳統(tǒng)式文件中要對(duì)信息的來(lái)源、用途、以及內(nèi)容有一套具體的標(biāo)準(zhǔn)，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現(xiàn)在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因?yàn)榇鎯?chǔ)技術(shù)的發(fā)展，以及最新的云技術(shù)。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲(chǔ)存量機(jī)趨近于無(wú)限，所以在發(fā)展云技術(shù)的信息存儲(chǔ)能力，不管好的信息還是沒(méi)有價(jià)值的信息都收集過(guò)來(lái)，然后利用大數(shù)據(jù)的分析模式，采用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)講有用的數(shù)據(jù)就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術(shù)特點(diǎn)，同時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)龐雜，不法分子就算能突破系統(tǒng)的防火墻，但是對(duì)于大量的無(wú)用信息，它是無(wú)法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應(yīng)對(duì)信息爆炸的結(jié)果，同時(shí)對(duì)信息的保護(hù)上也有自己獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)。
1．3檔案知識(shí)服務(wù):檔案服務(wù)工作
隨著政務(wù)信息公開(kāi)力度的不斷加強(qiáng)，公民檔案意識(shí)逐漸強(qiáng)化，越來(lái)越多的人不斷呼吁檔案信息公開(kāi)化，毋庸置疑，檔案開(kāi)放與利用這一話題一直是檔案學(xué)界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無(wú)章的案卷文件中迅速準(zhǔn)確的提取出用戶所需信息這一復(fù)雜過(guò)程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務(wù)方式之下，檔案無(wú)法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復(fù)雜的變化。
2基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)特點(diǎn)
知識(shí)服務(wù)的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實(shí)體的保管者、整理者，更是引導(dǎo)用戶走進(jìn)知識(shí)庫(kù)的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶提供知識(shí)，提供解決問(wèn)題的具體方案，以滿足用戶的知識(shí)需求為服務(wù)目標(biāo)，個(gè)性、靈活、智能地為用戶提供具有針對(duì)性、超前性的全過(guò)程服務(wù)，主動(dòng)的將服務(wù)工作的著眼點(diǎn)調(diào)整到知識(shí)的探尋、傳播、理解上來(lái)，重新審視檔案信息的地位，重點(diǎn)要為知識(shí)、信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)。檔案后保管范式是知識(shí)管理理論在檔案學(xué)領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說(shuō)知識(shí)管理帶動(dòng)并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識(shí)管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識(shí)服務(wù)(知識(shí)服務(wù))開(kāi)發(fā)文件內(nèi)容進(jìn)一步創(chuàng)造了價(jià)值。“檔案后保管范式”不僅注重對(duì)顯性知識(shí)加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識(shí);不僅重視對(duì)檔案實(shí)體的管理，更注重對(duì)檔案內(nèi)容價(jià)值的發(fā)揮;不僅重視對(duì)文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對(duì)文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會(huì)記憶的追溯;就檔案學(xué)而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結(jié)語(yǔ)
基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優(yōu)秀的檔案管理模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲(chǔ)方式多種多樣，包括傳統(tǒng)文件、電子文件、以及人腦的知識(shí)儲(chǔ)備。所以在這樣的文件方式下，對(duì)檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯(lián)系，將文件和信息進(jìn)行獨(dú)立，同時(shí)又互相聯(lián)系。在管理中加強(qiáng)基于知識(shí)管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開(kāi)發(fā)流動(dòng)服務(wù)中心
參考文獻(xiàn):
［1］杜江南．論信息污染［J］．情報(bào)探索，2004(04)．
[關(guān)鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理
工程總承包是國(guó)際通行的工程建設(shè)項(xiàng)目組織實(shí)施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工各階段工作合理交叉，科學(xué)銜接，并對(duì)工程質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面負(fù)責(zé)。
項(xiàng)目文件資料管理是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作。對(duì)此，做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理，對(duì)各類(lèi)文件資料進(jìn)行分析歸類(lèi)，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準(zhǔn)確翔實(shí)地反映國(guó)際工程總承包項(xiàng)目真實(shí)面貌和有價(jià)值的信息，從中總結(jié)出有利于項(xiàng)目順利實(shí)施的做法和經(jīng)驗(yàn)，使我們的項(xiàng)目管理逐步與國(guó)際接軌，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。自我國(guó)入世以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步融入國(guó)際經(jīng)濟(jì)，越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入了國(guó)際市場(chǎng)。近幾年來(lái)，中電投電力工程有限公司在國(guó)外的工程業(yè)務(wù)增長(zhǎng)較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項(xiàng)目，越南項(xiàng)目，巴基斯坦等火電項(xiàng)目，采用國(guó)際慣用的通用方式，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備和材料的采購(gòu)供應(yīng)、建筑安裝施工、指導(dǎo)試車(chē)和生產(chǎn)考核等實(shí)行全過(guò)程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過(guò)去僅在資料、圖紙外發(fā)時(shí)留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過(guò)程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項(xiàng)目總包工程的檔案管理問(wèn)題，進(jìn)行粗淺的探討。
1國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料形成的特點(diǎn)
第一，語(yǔ)言特點(diǎn)。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件以國(guó)際通用語(yǔ)言英語(yǔ)為主。英語(yǔ)是國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的工作語(yǔ)言，如招投標(biāo)、合同文件、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備安裝運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、各類(lèi)檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、重大節(jié)點(diǎn)完成證明文件以及與業(yè)主之間的來(lái)往信函、電子郵件、傳真、會(huì)議紀(jì)要等。第二，文本特點(diǎn)。由于承接國(guó)外總包工程，除在工程前期、設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生大量紙質(zhì)合同文本、技術(shù)資料及圖紙等，隨著工程的進(jìn)行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子信息，還產(chǎn)生大量的電子郵件、光盤(pán)、U盤(pán)等。
此外一些設(shè)計(jì)變更問(wèn)題，出現(xiàn)同一名稱(chēng)、同一件號(hào)、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，形成替換頻率高的特點(diǎn)。
2做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔前的必要準(zhǔn)備工作
第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內(nèi)容，形成文件的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)。從國(guó)際工程總承包項(xiàng)目形成的文件材料文本的特殊性看，國(guó)際工程總承包技術(shù)文件、圖紙多以英文為主，對(duì)檔案人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。檔案人員需要學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，了解技術(shù)資料、圖紙規(guī)范格式。了解學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目流程，掌握技術(shù)資料、圖紙的特征等。同時(shí)還要了解掌握與國(guó)際接軌的工程總承包內(nèi)涵，了解本企業(yè)開(kāi)展工程總承包構(gòu)架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項(xiàng)目文件資料，包括從項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機(jī)械設(shè)備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收、考核評(píng)價(jià)等各方面狀況的真實(shí)記錄，為做好各類(lèi)文件材料的分析歸類(lèi)、系統(tǒng)整理打好基礎(chǔ)。
第二，制度保證。制定國(guó)際工程總承包項(xiàng)目檔案管理細(xì)則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責(zé)任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導(dǎo)各承包單位（分包單位）將項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。
第三，重視現(xiàn)場(chǎng)。重視完善項(xiàng)目在安裝、調(diào)試、生產(chǎn)考核過(guò)程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄、來(lái)往文電，以及財(cái)務(wù)支付憑證等重要材料。如會(huì)議紀(jì)要、承包單位與業(yè)主、國(guó)內(nèi)外分包單位之間往來(lái)的各類(lèi)文件、供貨商提供的產(chǎn)品設(shè)備文件資料、動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的日?qǐng)?bào)周報(bào)月報(bào)、施工技術(shù)程序文件、技術(shù)檢查文件、項(xiàng)目管理文件、驗(yàn)收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場(chǎng)文件材料和圖紙需明確專(zhuān)人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門(mén)歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無(wú)法補(bǔ)救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴(yán)格履行簽批手續(xù)，管理人員應(yīng)按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實(shí)性。
第四，網(wǎng)絡(luò)安全。國(guó)外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)人管理電子文件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子文件傳輸、動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充、存儲(chǔ)管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴(yán)肅性和服務(wù)性，保證文件管理真實(shí)、可靠、保證對(duì)內(nèi)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)信息安全。
3檔案管理的具體實(shí)施
土耳其阿特拉斯項(xiàng)目是中電投電力工程有限公司貫徹落實(shí)中電投集團(tuán)公司“走出去”戰(zhàn)略第一個(gè)海外EPC總承包項(xiàng)目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項(xiàng)目正式開(kāi)工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，本著服從和服務(wù)于施工生產(chǎn)，進(jìn)行了積極的探索與實(shí)踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進(jìn)行分析，思考和總結(jié)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)。
3.1招標(biāo)文件管理
阿特拉斯項(xiàng)目雖然是海外項(xiàng)目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項(xiàng)目，所有設(shè)備均由中國(guó)進(jìn)口。因此，招標(biāo)工作在國(guó)內(nèi)進(jìn)行。
3.2合同管理方面
所有設(shè)備合同、工程合同、物資及材料采購(gòu)合同、服務(wù)性合同、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議由PAP軟件進(jìn)行管理，電子版已上傳ATLAS項(xiàng)目PAP合同管理模塊中，便于項(xiàng)目部人員查詢(xún)及利用。每份合同均進(jìn)行了合同評(píng)審及會(huì)簽。分公司設(shè)備、材料采購(gòu)合同、代簽合同須有委托書(shū)才予以代簽，流程與國(guó)內(nèi)相同。
3.3施工圖紙管理方面
根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設(shè)計(jì)院項(xiàng)目經(jīng)理上傳服務(wù)器，在服務(wù)器中建立并上傳初步樣圖。經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，再由項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理在服務(wù)器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場(chǎng)。需要查閱圖紙既能通過(guò)紙質(zhì)版查詢(xún)，也能通過(guò)電子版進(jìn)行查詢(xún)。
3.4設(shè)備圖紙管理方面
項(xiàng)目設(shè)備圖紙與設(shè)備都是通過(guò)海運(yùn)同時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并經(jīng)EPC物資部門(mén)清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫(xiě)《設(shè)備資料移交申請(qǐng)單》移交EPC物資部門(mén)，EPC物資部門(mén)清點(diǎn)后移交資料室，經(jīng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對(duì)無(wú)誤后，資料室方可接收設(shè)備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家補(bǔ)供。
由于海外項(xiàng)目PAP網(wǎng)絡(luò)版剛開(kāi)發(fā)，存在網(wǎng)絡(luò)差、開(kāi)發(fā)不全，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)資料管理困難。經(jīng)與各單位溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)。EPC收到設(shè)備圖紙資料后，運(yùn)用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫(xiě)明設(shè)備名稱(chēng)、生產(chǎn)廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱(chēng)、設(shè)備型號(hào)及編號(hào)，同時(shí)須有中英文對(duì)照，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關(guān)單位，同時(shí)將電子版上傳至服務(wù)器中。
3.5文檔管理方面
目前，文檔管理沒(méi)有軟件，表格由EPC統(tǒng)一，施工單位將須報(bào)審文件送至EPC，經(jīng)EPC專(zhuān)業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進(jìn)行掃描，發(fā)至相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)，將電子掃描件按文種、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)保存，通過(guò)Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。
3.6設(shè)計(jì)變更管理
第一，設(shè)計(jì)方提出的變更。由設(shè)計(jì)院進(jìn)行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)和業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)專(zhuān)業(yè)，經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理同意批復(fù)后，設(shè)計(jì)院打印紙版，EPC總承包商專(zhuān)業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。第二，施工單位提出的變更申請(qǐng)。經(jīng)設(shè)計(jì)院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。
3.7供貨商資質(zhì)
內(nèi)容與國(guó)內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國(guó)內(nèi)采購(gòu)，供貨商資質(zhì)幾乎通過(guò)電子郵件傳遞到現(xiàn)場(chǎng)。因此，只有采購(gòu)部門(mén)一個(gè)公章，而無(wú)供貨商（鮮）公章。
3.8驗(yàn)評(píng)資料
雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國(guó)ASME 標(biāo)準(zhǔn)，施工單位分專(zhuān)業(yè)報(bào)送ITP計(jì)劃清單，即《施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表》。
3.9竣工檔案的質(zhì)量及歸檔要求、組卷原則與移交
第一，竣工資料的質(zhì)量要求：比國(guó)內(nèi)要求少些，所有資料幾乎無(wú)印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，紙質(zhì)文件由項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)主管經(jīng)理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準(zhǔn)的圖紙電子版，進(jìn)度，技術(shù)要求和其他文件，已批準(zhǔn)的圖紙，測(cè)試過(guò)程報(bào)告，設(shè)備測(cè)試證書(shū)，運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)，竣工圖，合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進(jìn)行溝通：凡中英文對(duì)照聯(lián)系單、報(bào)業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設(shè)計(jì)變更單、設(shè)計(jì)修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗(yàn)評(píng)記錄、施工圖、竣工圖、設(shè)備廠家說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁(yè)式裝訂，既簡(jiǎn)單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設(shè)備資料隨到隨移交，工程資料為機(jī)組發(fā)電后一個(gè)月內(nèi)按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行移交，調(diào)試檔案應(yīng)在工程竣工時(shí)，乙方應(yīng)對(duì)該部分負(fù)責(zé)，應(yīng)使該部分符合合同規(guī)定要達(dá)到的目標(biāo)；以及竣工試驗(yàn)開(kāi)始前，乙方應(yīng)按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護(hù)手冊(cè)。
3.10現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況
并網(wǎng)發(fā)電驗(yàn)收。現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收只產(chǎn)生驗(yàn)收記錄及簽證。與國(guó)內(nèi)相比，無(wú)驗(yàn)收記錄，整套啟動(dòng)后，由國(guó)家能源部組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國(guó)外項(xiàng)目不太看重168小時(shí)試運(yùn)。
3.11軟件管理
統(tǒng)一使用服務(wù)器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務(wù)器中生成，簡(jiǎn)單、直觀，不限制上傳文件大小。
3.12竣工圖要求
竣工圖應(yīng)按合同約定出圖，竣工圖編制深度應(yīng)與施工圖的編制深度一致，有變更內(nèi)容的竣工圖，應(yīng)用云線圖圈出更改部位，并標(biāo)明變更依據(jù)文件號(hào)，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處，編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專(zhuān)業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應(yīng)按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊(cè)發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認(rèn)后正式出版竣工圖。
4存在的問(wèn)題及建議
第一，由于海外項(xiàng)目沒(méi)有PAP統(tǒng)一管理軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開(kāi)發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備幾乎都由中國(guó)進(jìn)口，導(dǎo)致部分廠家提供的安裝維護(hù)說(shuō)明書(shū)、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準(zhǔn)確，業(yè)主不認(rèn)識(shí)也無(wú)法接收，來(lái)回催繳給我們工作帶來(lái)很大困難。第三，設(shè)備廠家的外購(gòu)件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無(wú)法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤(pán)資料內(nèi)容少于紙質(zhì)文件內(nèi)容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說(shuō)明書(shū)深度不能服務(wù)于現(xiàn)場(chǎng)。第六，根據(jù)目前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備資料情況，根本不適宜過(guò)程移交，因?yàn)樵O(shè)備資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)比較凌亂，比較分散，同一廠家設(shè)備開(kāi)箱時(shí)間不一致，過(guò)程移交導(dǎo)致不專(zhuān)業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設(shè)備儀器儀表、鍋爐補(bǔ)給水設(shè)備、斗輪機(jī)設(shè)備、帶式輸送機(jī)等，由于設(shè)備購(gòu)件多，資料也比較復(fù)雜，這些資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，資料人員都要經(jīng)過(guò)3～4天時(shí)間才能清點(diǎn)出來(lái)，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對(duì)，清理出來(lái)的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對(duì)設(shè)備招標(biāo)時(shí)，一定要嚴(yán)格要求廠家提供完整、準(zhǔn)確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機(jī)兩大主機(jī)圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊(cè)（即活頁(yè)夾），如主變、起備變、保變等說(shuō)明書(shū)及圖紙管理方便，便于查找。同時(shí)提供電子與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的PDF電子版本，才能適應(yīng)國(guó)際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過(guò)多，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際產(chǎn)生文件份數(shù)根本滿足不了合同要求。
5結(jié)論
通過(guò)對(duì)涉外電力工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，順利完成項(xiàng)目檔案移交和歸檔。同時(shí)，面對(duì)總承包項(xiàng)目存在的問(wèn)題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們?cè)概c項(xiàng)目參建部門(mén)單位共同努力，推動(dòng)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。
參考文獻(xiàn)：
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[2]國(guó)家能源局.火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范（DL/T 241-2012）[M].北京：中國(guó)電力出版社，2012.
1、過(guò)去企業(yè)檔案的類(lèi)型及特點(diǎn)
過(guò)去沉淀下來(lái)的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型三種，且各自有一定特點(diǎn)，也有一定關(guān)系，這是我們?cè)诳紤]檔案知識(shí)資源管理必須認(rèn)真對(duì)待的。
1.1數(shù)據(jù)型檔案
所謂數(shù)據(jù)型檔案是對(duì)事(或物)實(shí)際事實(shí)的記錄。例如，財(cái)務(wù)憑證檔案、物品材料變動(dòng)記錄檔案。
這類(lèi)檔案，有以下特點(diǎn)：
(1)過(guò)去的都是紙質(zhì)憑證；
(2)各憑證即使按類(lèi)別分開(kāi)，各數(shù)據(jù)項(xiàng)也很難規(guī)范統(tǒng)計(jì)；
(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時(shí)，這類(lèi)型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識(shí)的難度很大，所以仍然要獨(dú)立管理，即按照“歷史”記載的思想進(jìn)行管理。
1.2信息型檔案
所謂信息型檔案，就是對(duì)事(或物)實(shí)際過(guò)程的記錄。例如：會(huì)議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來(lái)帳目文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。
這類(lèi)檔案，有以下特點(diǎn)：
(1)過(guò)去的都是紙質(zhì)文檔；
(2)有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；
(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識(shí)資源上升其管理，如會(huì)議紀(jì)要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。
1.3知識(shí)型檔案
所謂知識(shí)型檔案就是對(duì)事(物)及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識(shí)(或下結(jié)論)的文檔資料。
如：科研報(bào)告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計(jì)劃報(bào)告、部門(mén)工作總結(jié)等。
這類(lèi)檔案，有以下特點(diǎn)：
(1)過(guò)去的大多是紙質(zhì)文件；
(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；
(3)檔案量也很大，但都是知識(shí)資源管理的主要內(nèi)容。
1.4各類(lèi)型檔案對(duì)管理的要求
從以上各類(lèi)型檔案的分類(lèi)分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：
(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文檔
在管理時(shí)，按照信息分類(lèi)存貯、查詢(xún)使用的方式進(jìn)行管理
(2)電子文字信息型文檔
在管理時(shí)，也按照信息分類(lèi)、存貯與查詢(xún)方式進(jìn)行管理
(3)數(shù)字圖片信息型文檔
在管理時(shí)，可以按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)行管理
(4)知識(shí)型文檔
在管理時(shí)，直接按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)行管理
2、今后企業(yè)檔案的類(lèi)型及管理特點(diǎn)
由于今后的檔案，已經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化下產(chǎn)生的，所以類(lèi)型和管理較之以前的檔案有很大變化
2.1檔案來(lái)源多樣化
(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對(duì)外收集的文檔、外部主動(dòng)發(fā)給的文檔等；
(2)從媒質(zhì)形式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化
(3)從表達(dá)形式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語(yǔ)言、圖像、視頻
2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型
在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報(bào)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識(shí)型的產(chǎn)生面就最廣。
今后的三種類(lèi)型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時(shí)可以遵循：
(1)數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識(shí)型文檔進(jìn)行管理
一般來(lái)講，統(tǒng)計(jì)的數(shù)學(xué)模型必須依據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成信息型文檔。
再對(duì)積累的信息型文檔按專(zhuān)家委托分析手段進(jìn)行匯總判斷形成知識(shí)型文檔。
(2)信息型檔案按照需求可直接應(yīng)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔進(jìn)行管理
有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識(shí)，進(jìn)而按知識(shí)資源進(jìn)行管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專(zhuān)家委托分析方法進(jìn)行分析、判斷形成知識(shí)型文檔，再按知識(shí)資源進(jìn)行管理。
2.3檔案處理的個(gè)性化、專(zhuān)家化
由于大多檔案來(lái)源于專(zhuān)業(yè)人員，并都在網(wǎng)上形成或收集，那么這些專(zhuān)業(yè)人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時(shí)，還可能沒(méi)有比較標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的任務(wù)之一是對(duì)檔案來(lái)源進(jìn)行規(guī)范化，即提供給來(lái)源者以填寫(xiě)的標(biāo)準(zhǔn)模板。
專(zhuān)業(yè)人員按模板提交以后，可以送達(dá)檔案管理者，也可以直接送達(dá)檔案管理者委托的審查專(zhuān)家進(jìn)行審查。這樣的處理解決了檔案處理專(zhuān)業(yè)化的問(wèn)題。
2.4檔案應(yīng)用的及時(shí)化
未來(lái)檔案管理的關(guān)鍵就在及時(shí)應(yīng)用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點(diǎn)，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專(zhuān)業(yè)人員和專(zhuān)家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識(shí)多面性分類(lèi)，確定相關(guān)工作環(huán)節(jié)或相關(guān)工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識(shí)及時(shí)地送到需要它的人手中。
3、企業(yè)檔案知識(shí)資源管理的目標(biāo)
經(jīng)過(guò)前面的闡述和分析，我們已基本說(shuō)明了檔案知識(shí)的特點(diǎn)和在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理的要求。但具體該如何推動(dòng)與實(shí)施檔案知識(shí)資源管理，還需要有更明確的目標(biāo)定位。
3．1、檔案管理必須上升到知識(shí)資源管理
作為方向性目標(biāo)，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：
解決目前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
以前檔案管理就是信息時(shí)代下的管理，具有通常所講的信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專(zhuān)業(yè)人 才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間；檔案的分類(lèi)仍然按過(guò)去的檔案管理的分類(lèi)方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息；檔案中有信息類(lèi)、有數(shù)據(jù)類(lèi)、也有知識(shí)類(lèi)，它們的管理肯定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的；信息時(shí)代的檔案管理沒(méi)有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的革命。
通過(guò)知識(shí)資源管理，不僅要解決以上問(wèn)題，還要做為知識(shí)管理的的先導(dǎo)做出樣板，推動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門(mén)的管理邁上知識(shí)管理的臺(tái)階。
真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識(shí)的作用
檔案知識(shí)的作用，歸納起來(lái)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)該發(fā)揮如下作用：
(1)決策支持“寶典”，即成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理高層進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和最有效方法；
(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位工作經(jīng)驗(yàn)，方法的最主要來(lái)源；
(3)新品研究“跳板”，即成為每一個(gè)新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料；
(4)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)“基石”，即讓眾多的檔案知識(shí)成為具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)知識(shí)；
(5)企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案記載“歷史”的作用。
以上作用，特別是前四個(gè)作用，正是企業(yè)實(shí)施知識(shí)資源管理提升檔案知識(shí)作用的初衷！
3.2企業(yè)知識(shí)資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略
任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識(shí)資源管理也不例外，但由于知識(shí)資源管理是深入到企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性管理，那就應(yīng)該在各個(gè)管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎(chǔ)支持作用。
支持企業(yè)人才戰(zhàn)略
企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、開(kāi)拓?cái)U(kuò)展、創(chuàng)新管理的一系列重大發(fā)展，這個(gè)發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)。快速地、高質(zhì)量地培養(yǎng)出合格的專(zhuān)門(mén)人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心目標(biāo)，而知識(shí)資源管理必須擔(dān)負(fù)起培養(yǎng)內(nèi)容(專(zhuān)門(mén)企業(yè)技術(shù)與管理實(shí)戰(zhàn)知識(shí)，企業(yè)文化知識(shí))、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關(guān)鍵工作。
支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建設(shè)
對(duì)中大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，再采取傳統(tǒng)塔式、計(jì)劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力，而要建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實(shí)現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學(xué)習(xí)、向問(wèn)題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)愿景目標(biāo)，充分調(diào)動(dòng)員工的創(chuàng)新能力。要實(shí)現(xiàn)或推動(dòng)這個(gè)學(xué)習(xí)型組織目標(biāo)的建設(shè)，最主要的就是檔案型知識(shí)資源的及時(shí)支撐，因?yàn)檫@些知識(shí)本身就來(lái)源于工作、來(lái)源于實(shí)踐、來(lái)源于集體共同的智慧。而達(dá)到支撐學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的關(guān)鍵是知識(shí)資源要適合員工工作實(shí)際，及時(shí)有效的提供，也及時(shí)有效地沉淀與規(guī)范。
支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理
今后，一般的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個(gè)地區(qū)，這給各地區(qū)機(jī)構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會(huì)降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓(xùn)，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點(diǎn)，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗(yàn)知識(shí)資源的統(tǒng)一管理、及時(shí)支撐工作。達(dá)到這種支撐的關(guān)鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過(guò)程，適時(shí)地把相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)資源配備在工作者的面前。
支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作
除了領(lǐng)導(dǎo)層、管理層要共享知識(shí)以外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達(dá)到良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識(shí)與信息的溝通。對(duì)此，知識(shí)資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)統(tǒng)一管理共享起來(lái)，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識(shí)資源構(gòu)成及時(shí)的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時(shí)，全面地了解和掌握相關(guān)知識(shí)和信息。
3.3知識(shí)資源管理要為今后企業(yè)的知識(shí)管理打好基礎(chǔ)
企業(yè)在未來(lái)開(kāi)展全面的知識(shí)管理是必然的，而知識(shí)管理開(kāi)始的前提是“有知識(shí)可管”，因此，知識(shí)資源的管理的進(jìn)展決定了知識(shí)管理啟動(dòng)的時(shí)間。
但畢竟知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的部份，在建設(shè)和推動(dòng)時(shí)應(yīng)該協(xié)調(diào)整體與局部的關(guān)系，因此要求：
知識(shí)資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口
其實(shí)，這從知識(shí)資源管理主要是顯性知識(shí)管理的特點(diǎn)出發(fā)，就可以明確其在知識(shí)管理中的地位，同時(shí)也要明確它作為工作支持的基礎(chǔ)管理，隨著與工作結(jié)合的深度，知識(shí)資源管理也就有其發(fā)展的深度空間。
知識(shí)資源管理要成為企業(yè)知識(shí)管理的先導(dǎo)
先要“有知識(shí)可管”，這是知識(shí)管理的前提，也就注定了知識(shí)資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個(gè)作用，還是要看知識(shí)資源管理能否解決信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識(shí)的五個(gè)作用。
3.4知識(shí)資源管理的具體目標(biāo)具體
上面概述了知識(shí)資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達(dá)到什么目標(biāo)？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識(shí)資源管理的特點(diǎn)要求，分解列明為：
(1)檔案管理知識(shí)資源化、信息化
這表明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型檔案)按照前述知識(shí)資源管理的要求進(jìn)行資源化、信息化；
(2)知識(shí)資源及時(shí)支持領(lǐng)導(dǎo)決策
這表明，要把知識(shí)資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合起來(lái)，讓知識(shí)資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)很容易獲取，很及時(shí)提供；
(3)知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)
這表明，要把知識(shí)資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來(lái)，提供隨時(shí)隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與空間；
(4)知識(shí)資源及時(shí)支持員工工作
這表明，要把知識(shí)資源與員工的實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，讓知識(shí)資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時(shí)提供。同時(shí)，也讓實(shí)際工作的成果和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)轉(zhuǎn)換成知識(shí)資源；
(5)知識(shí)資源管理IT平臺(tái)化
從上述目標(biāo)也看到，知識(shí)資源管理必須依托IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，并把平臺(tái)引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中；
(6)知識(shí)資源管理的安全化
即確保知識(shí)資源是安全的。
加強(qiáng)廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領(lǐng)導(dǎo)層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念,從自身做起,明確單位領(lǐng)導(dǎo)者是進(jìn)行檔案管理和利用的第一責(zé)任人,加強(qiáng)對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)力度。結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際和需求,制定適用于本單位的檔案管理制度,規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行審查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正問(wèn)題。建立檔案管理責(zé)任制,將管理責(zé)任落到實(shí)處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行歸檔范圍和管理職責(zé)的劃分,將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點(diǎn),對(duì)日常檔案管理和利用工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督指導(dǎo)。針對(duì)比較有專(zhuān)業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專(zhuān)業(yè)劃分的歸檔管理制度,這為及時(shí)歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強(qiáng)對(duì)廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn),培養(yǎng)出同時(shí)掌握廣播電視業(yè)務(wù)知識(shí)和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時(shí)定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中,從點(diǎn)滴積累起來(lái),使檔案管理設(shè)施和技術(shù)越來(lái)越完善。轉(zhuǎn)變觀念,增強(qiáng)檔案管理和開(kāi)發(fā)意識(shí)廣播電視檔案是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種重要知識(shí)資源,在廣播電視事業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員,從電視臺(tái)辦公室的檔案管理人員到電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo),每一個(gè)從業(yè)人員都要對(duì)廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認(rèn)識(shí),從思想上重視檔案管理工作,重新塑造檔案管理與服務(wù)的良好形象,讓檔案資料信息作為重要的服務(wù)公眾生活的手段。可以加強(qiáng)與廣播電視用戶的交流與溝通,積極收集用戶反饋信息,作為今后自身工作方向的指導(dǎo),從多個(gè)層面滿足社會(huì)公眾對(duì)廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質(zhì),培養(yǎng)他們?cè)跈n案管理工作中的耐心和責(zé)任心,提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度,首先要對(duì)廣電單位內(nèi)信息化檔案管理體系做出合理準(zhǔn)備和規(guī)劃,在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過(guò)程中,進(jìn)行相關(guān)的新聞信息數(shù)據(jù)收集是基礎(chǔ),要搜集各種類(lèi)的檔案信息資料,并加以整理和歸檔。要確定選用何種應(yīng)用軟件,確定進(jìn)行信息化系統(tǒng)管理和維護(hù)的方法;其次要在廣播電視單位內(nèi)建立和完善廣播電視檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái),將其重點(diǎn)放在功能性和互動(dòng)性上。根據(jù)我國(guó)廣播電視目前的狀況,現(xiàn)階段至少應(yīng)該對(duì)在線咨詢(xún)與答疑、檔案查詢(xún)與參考、雜志郵件及個(gè)性化頁(yè)面等具有互動(dòng)功能欄目進(jìn)行開(kāi)放和管理;實(shí)現(xiàn)信息化的重點(diǎn)是在檔案管理多媒體信息系統(tǒng)中建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)處理相關(guān)的文字和多媒體信息。在數(shù)據(jù)庫(kù)中,相比簡(jiǎn)單的文字文件來(lái)說(shuō),圖像和視頻數(shù)據(jù)的存放、管理和使用等相對(duì)比較復(fù)雜和困難,所以要重點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行選擇和建設(shè),進(jìn)一步加強(qiáng)廣播電視檔案管理和利用程度,真正體現(xiàn)信息化給檔案管理帶來(lái)的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類(lèi)多、涉及范圍廣,是廣播電視檔案中最重要、最有價(jià)值的一部分,由于其以旨像錄制技術(shù)為基礎(chǔ),以傳遞豐富多彩的畫(huà)面和聲音為特點(diǎn),一直是最具有史料鑒賞和文獻(xiàn)收藏價(jià)值的檔案,是電視節(jié)目中記錄效果最好的載體,所以,對(duì)聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí),要積極了解當(dāng)前形勢(shì)下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求,培養(yǎng)自己開(kāi)闊的思路和敏捷的思維,掌握當(dāng)前廣播電視大局,并建立服務(wù)大局的意識(shí);要努力學(xué)習(xí)廣播電視檔案管理和利用的知識(shí)經(jīng)驗(yàn),提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì);要有敏銳的洞察力,善于發(fā)現(xiàn)和利用檔案資源,充分了解各類(lèi)檔案信息,結(jié)合當(dāng)時(shí)廣播電視工作重點(diǎn),敢于搶抓熱、難點(diǎn)問(wèn)題。對(duì)檔案資料進(jìn)行合理編研,使聲像作品更加生動(dòng)、形象和真實(shí),也就是說(shuō)要提高音像檔案的利用率,在原有檔案基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地挖掘出更多、質(zhì)量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內(nèi)容,是廣播電視事業(yè)得以向前發(fā)展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價(jià)值,還能夠很大程度地促進(jìn)廣播電視臺(tái)的發(fā)展,加強(qiáng)廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用,具有重要意義。
作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過(guò)程真實(shí)寫(xiě)照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢(shì)下面臨更多的問(wèn)題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容，論述了加強(qiáng)此項(xiàng)檔案資料管理的重要性，提出了新形勢(shì)下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑。
關(guān)鍵詞
廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度
隨著我國(guó)改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷推進(jìn)和我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)廣播電視事業(yè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展。可以這樣說(shuō)，人們的生產(chǎn)生活過(guò)程中幾乎無(wú)時(shí)無(wú)刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網(wǎng)絡(luò)一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來(lái)源渠道，在提供新聞信息服務(wù)和開(kāi)展輿論監(jiān)督、促進(jìn)社會(huì)公平正義方面發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過(guò)程真實(shí)寫(xiě)照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢(shì)下面臨更多的問(wèn)題亟待解決，只有我們敢于積極面對(duì)新形勢(shì)對(duì)廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關(guān)部門(mén)的支持配合，探索管理制度建設(shè)的方法，結(jié)合當(dāng)前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實(shí)際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治發(fā)展中的巨大潛能價(jià)值，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。
一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容
新形勢(shì)下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，其制度建設(shè)的范圍應(yīng)包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術(shù)的提高兩個(gè)方面，通過(guò)規(guī)范管理流程、提高管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達(dá)到促進(jìn)廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容可概括為如下兩個(gè)方面。
1.規(guī)范檔案管理的流程。
規(guī)范檔案管理的流程，是進(jìn)行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專(zhuān)門(mén)檔案，與一般的文書(shū)檔案、藝術(shù)檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點(diǎn)，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內(nèi)容牽涉經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領(lǐng)域，而如何通過(guò)規(guī)范其管理的流程更好地管理此類(lèi)檔案，也就成為當(dāng)前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問(wèn)題。實(shí)際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過(guò)程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實(shí)強(qiáng)化相關(guān)制度建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過(guò)程控制、后續(xù)開(kāi)發(fā)方面的制度建設(shè)，對(duì)廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設(shè)也就成為一項(xiàng)十分重要的事項(xiàng)[1]70。
2.促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建。
除了切實(shí)規(guī)范檔案管理流程之外，促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建，同樣是新形勢(shì)下推進(jìn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。當(dāng)前，信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)不斷推進(jìn)和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術(shù)的提升。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時(shí)通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過(guò)程中必須引起高度重視的問(wèn)題。管理人員由于意識(shí)、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術(shù)無(wú)法跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的情形較為普遍，這就導(dǎo)致管理效能無(wú)法提升。因此，通過(guò)健全完善制度體系，及時(shí)提升管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)能力，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備的重要意識(shí)，以此更好地實(shí)現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門(mén)和采編部門(mén)之間的良性互動(dòng)，讓各種資料得到高效處理和運(yùn)用[2]27。
二、新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要性
目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應(yīng)的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類(lèi)也越來(lái)越豐富而多樣化，且數(shù)量呈現(xiàn)幾何級(jí)的增長(zhǎng)，人們對(duì)此類(lèi)資料的利用頻率、利用價(jià)值均在不斷增長(zhǎng)。在此新的形勢(shì)下，人們已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了切實(shí)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的緊迫性、重要性。然而，當(dāng)前我國(guó)在此方面的實(shí)際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)在新的形勢(shì)下已經(jīng)逐步凸顯出更多的問(wèn)題，比如內(nèi)容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機(jī)構(gòu)所制定的制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導(dǎo)性、依據(jù)性嚴(yán)重欠缺的情形較為常見(jiàn)，這些問(wèn)題如若不加以解決，必將嚴(yán)重影響我國(guó)廣播電視事業(yè)的健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術(shù)運(yùn)用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過(guò)程中，我國(guó)許多廣播電視專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)此問(wèn)題作出了積極的探索實(shí)踐。在實(shí)踐中目前已經(jīng)被廣為運(yùn)用的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，融合了數(shù)字技術(shù)，有力地促進(jìn)了我國(guó)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進(jìn)了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國(guó)的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過(guò)程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，對(duì)于今后我國(guó)廣電媒體資產(chǎn)管理統(tǒng)一平臺(tái)的建立、廣電事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展帶來(lái)了極大的困擾，這些問(wèn)題亟待通過(guò)制度完善予以解決。因此，切實(shí)加強(qiáng)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設(shè)，系不斷促進(jìn)我國(guó)廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實(shí)需要[3]45。
三、新形勢(shì)下加強(qiáng)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑
加強(qiáng)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，能夠更加及時(shí)全面地總結(jié)廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)制度保障更進(jìn)一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開(kāi)展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務(wù)社會(huì)大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。
1.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認(rèn)識(shí)。
當(dāng)前我國(guó)切實(shí)加強(qiáng)了廣電管理制度，對(duì)廣電節(jié)目的播出實(shí)施嚴(yán)格的審查制度，少數(shù)廣電節(jié)目還因未弘揚(yáng)主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機(jī)構(gòu)禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當(dāng)前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設(shè)還無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下廣電事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對(duì)廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來(lái)嚴(yán)重障礙，其根源在于對(duì)廣電檔案資料管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。據(jù)此，當(dāng)前應(yīng)不斷更新觀念、提升意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到廣電節(jié)目檔案資料管理對(duì)廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關(guān)廣電事業(yè)發(fā)展前途命運(yùn)的關(guān)鍵性工作狠抓落實(shí)，為更加深入推進(jìn)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)提供思想認(rèn)識(shí)上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經(jīng)營(yíng)模式、發(fā)展趨勢(shì)、改革創(chuàng)新的權(quán)威憑證，同時(shí)通過(guò)這些節(jié)目檔案資料真實(shí)客觀記錄時(shí)展的軌跡[4]26。
2.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。
目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)、電子文件、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲(chǔ)方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數(shù)據(jù)等問(wèn)題，電子檔案如果保存的磁場(chǎng)、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學(xué)規(guī)范，便容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失，造成無(wú)法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對(duì)廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴(yán)格要求、從嚴(yán)管理，以規(guī)范和嚴(yán)格的條款對(duì)此項(xiàng)管理工作進(jìn)行有效約束，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進(jìn)一步健全完善，同時(shí)切實(shí)加大監(jiān)督檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無(wú)法挽回的損失[5]36。
3.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度。
目前，我國(guó)廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學(xué)化程度較低的問(wèn)題，管理的不科學(xué)導(dǎo)致查找資料較為困難，嚴(yán)重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時(shí)，因?yàn)楣芾淼牟豢茖W(xué)容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料的霉變、數(shù)字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當(dāng)前我國(guó)廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對(duì)檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢(xún)到有效的開(kāi)發(fā)利用，均應(yīng)形成科學(xué)、系統(tǒng)管理體系結(jié)構(gòu)，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學(xué)化程度，以科學(xué)化的管理提升檔案資料利用質(zhì)效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當(dāng)前依然存在的對(duì)檔案資料管理投入人、財(cái)、物較少的現(xiàn)狀，加大對(duì)廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個(gè)方面的工作環(huán)境，向科學(xué)管理要效益、要回報(bào)。
4.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。
廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來(lái)的寶貴資料，能夠真實(shí)、客觀記錄時(shí)代進(jìn)程，這些資料隨著時(shí)間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導(dǎo)致毀損、喪失，就會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。相反地，通過(guò)采取切實(shí)有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會(huì)在今后的適當(dāng)時(shí)間被加以利用，成為廣電部門(mén)乃至全社會(huì)的巨大精神財(cái)富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，對(duì)之前的舊有素材從新的角度進(jìn)行闡述，實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致廣電節(jié)目資源的極大浪費(fèi)。為此，必須通過(guò)加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進(jìn)程的方法，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用建立不同部門(mén)之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺(tái)，各部門(mén)在自有數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上融入跨部門(mén)的數(shù)據(jù)總庫(kù)，以管理的一體化實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時(shí)提升資料利用效益。
5.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理專(zhuān)業(yè)化程度。
廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的人員進(jìn)行管理，但由于認(rèn)識(shí)上的不到位等諸多綜合因素，導(dǎo)致管理人員專(zhuān)業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專(zhuān)業(yè)的人員從事此項(xiàng)工作，甚至部分廣電檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴(yán)重影響了管理質(zhì)效。基于這樣的現(xiàn)實(shí)狀況，必須切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專(zhuān)業(yè)化程度，打造過(guò)硬隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的業(yè)務(wù)管理人才，切實(shí)提升新形勢(shì)下廣電節(jié)目檔案資料管理的質(zhì)效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認(rèn)真把好管理人員的“入口”關(guān)，讓更多的專(zhuān)業(yè)人員從事此項(xiàng)管理工作。切實(shí)強(qiáng)化對(duì)管理人員的在職教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理人員觀念的及時(shí)更新、專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的及時(shí)充實(shí)提高。加強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感、責(zé)任感教育，讓管理人員能夠主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。
作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺(tái)
參考文獻(xiàn)
[1]楊紅.淺談廣播電視行業(yè)的檔案管理與發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2015（S4）.
[2]王妍.淺談廣播電視宣傳檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界，2006（10）.
[3]路梅.淺談廣播電視音像資料管理的數(shù)字化發(fā)展方向[J].檔案與建設(shè)，2006（9）.
關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；檔案管理
人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的歷史記錄，是考察人才，科學(xué)用人的重要依據(jù)，在干部選拔任用、人員調(diào)動(dòng)、職稱(chēng)評(píng)審、退休等方面發(fā)揮著非常重要的作用。高職院校現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設(shè)，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理意識(shí)薄弱、管理思想陳舊
高職院校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案的管理僅僅是學(xué)校輔的工作。高職院校沒(méi)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)部門(mén)，只是從人事部門(mén)安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對(duì)于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒(méi)意識(shí)到檔案管理的重要性。學(xué)校對(duì)于人事檔案工作不夠重視，投入的財(cái)力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當(dāng)作主要工作內(nèi)容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯(cuò)、查閱困難等缺點(diǎn)。對(duì)于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數(shù)的高職院校沒(méi)有制定關(guān)于規(guī)范管理人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理工作缺少制度的規(guī)范，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作繁雜、混亂、無(wú)章可循。檔案管理的大部分工作需要根據(jù)規(guī)章制度開(kāi)展，對(duì)于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理、審查，以及對(duì)檔案資料的收集、完善和歸檔。同時(shí)，很多學(xué)校沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，即使有專(zhuān)人的管理也是缺乏檔案管理知識(shí)的背景，無(wú)形中使檔案管理工作專(zhuān)業(yè)度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無(wú)形的加重了人事檔案的工作，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足當(dāng)下新形勢(shì)的需要，高職院校檔案信息化的建設(shè)工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，收集、整理、歸類(lèi)等一系列的工作還需依靠手工操作，無(wú)紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理工作的開(kāi)展，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)。高職院校的檔案管理工作人員通常都學(xué)歷不高，沒(méi)有檔案管理知識(shí)背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時(shí)安排人員負(fù)責(zé)，沒(méi)有形成長(zhǎng)期化、延續(xù)化，專(zhuān)業(yè)化的管理模式。對(duì)人事檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)不足，工作人員沒(méi)有太多的系統(tǒng)的、專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)以及技術(shù)指導(dǎo)，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
為適應(yīng)高職院校人事的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。檔案的管理不僅僅是簡(jiǎn)單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務(wù)。在工作中，要加強(qiáng)檔案服務(wù)的主動(dòng)性、及時(shí)性，使檔案工作由被動(dòng)存放、保管變?yōu)橹鲃?dòng)提供利用。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱(chēng)晉升、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等提供真實(shí)可靠的檔案信息。高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員務(wù)必跟上發(fā)展形勢(shì)，轉(zhuǎn)換觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開(kāi)展之前都需要制定相關(guān)制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對(duì)檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規(guī)范和章程，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理必須明確職責(zé)，對(duì)人事檔案工作中存在的問(wèn)題，要及時(shí)研究、及時(shí)解決，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項(xiàng)工作得到落實(shí)。
（三）運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理
傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)為載體存儲(chǔ)資料，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了紙質(zhì)材料，檔案管理將進(jìn)入信息化的時(shí)代。越來(lái)越多的高職院校利用現(xiàn)代技術(shù)手段管理人事檔案，將檔案的資料數(shù)字化、集成化、高效化，通過(guò)信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的檢索，為高職院校人事調(diào)動(dòng)、科研開(kāi)發(fā)、人員晉升、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等各種用途提供方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息的共享，規(guī)范了檔案管理的各項(xiàng)工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計(jì)算機(jī)能力，將檔案電子化、數(shù)字化，建立起存儲(chǔ)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，發(fā)揮了檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。
（四）提高工作人員的素質(zhì)
加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)，打造一支具有高素質(zhì)、高水平的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。加大對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)力度，鼓勵(lì)支持他們參加檔案管理工作培訓(xùn)、研討會(huì)、學(xué)歷教育，甚至到外地考察學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)等。通過(guò)多種是培訓(xùn)途徑，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作素質(zhì)。人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)程度較高的工作，工作人員應(yīng)具備檔案管理的知識(shí)背景，最好是有檔案管理類(lèi)的技術(shù)職稱(chēng)資格。
三、結(jié)語(yǔ)
高職院校的人事檔案管理是為師資隊(duì)伍管理和利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，在為學(xué)院選拔干部、職稱(chēng)評(píng)聘等工作提供了真實(shí)可靠的信息。高職院校應(yīng)重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務(wù)目的，拓寬人事檔案利用領(lǐng)域，使人事檔案更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李淑艷.高職院校人事檔案管理信息化探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010（18）.
【關(guān)鍵詞】圖紙檔案；電子化；問(wèn)題
長(zhǎng)久以來(lái)，檔案管理工作不被人們所重視，因?yàn)楣芾碚哒J(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發(fā)展自身優(yōu)勢(shì)為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)。隨著管理者觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理越來(lái)越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實(shí)踐中合理開(kāi)展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關(guān)鍵時(shí)刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據(jù)，為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)，加快企業(yè)發(fā)展腳步。
1 電子化管理技術(shù)
由于傳統(tǒng)的圖紙檔案存在不易保存，且對(duì)其編目、整理、保管、檢索時(shí)常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對(duì)其所保存的圖紙檔案進(jìn)行了電子化管理的嘗試。現(xiàn)將其所用技術(shù)簡(jiǎn)述如下：
1.1 合理運(yùn)用圖形掃描
通過(guò)手動(dòng)及自動(dòng)參數(shù)設(shè)置進(jìn)行技術(shù)開(kāi)發(fā)，形成針對(duì)蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術(shù)，以保證蘭曬圖的掃描質(zhì)量。運(yùn)用二維自適應(yīng)閾值掃描技術(shù)，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問(wèn)題；運(yùn)用自動(dòng)電子扭曲拄術(shù)，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長(zhǎng)期卷放，有些圖紙發(fā)黃變脆，發(fā)生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)變成電子文件，可以永久保存。
1.2 光柵圖處理技術(shù)在電子化管理技術(shù)中的運(yùn)用
該項(xiàng)技術(shù)用于對(duì)掃描過(guò)程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質(zhì)量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質(zhì)量，并為自動(dòng)矢量化準(zhǔn)確識(shí)別光柵圖的圖元細(xì)節(jié)作準(zhǔn)備；光柵圖處理技術(shù)，可完成光柵圖的角度旋轉(zhuǎn)，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復(fù)利用提供了技術(shù)方法。利用此項(xiàng)技術(shù)可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進(jìn)行電子化處理。
1.3 開(kāi)展光柵圖矢量化技術(shù)
此項(xiàng)技術(shù)可完成光柵圖到矢量圖的轉(zhuǎn)換，采用自動(dòng)矢量化和手動(dòng)矢量化方式，完成光柵圖線條及區(qū)域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識(shí)別，形成在工種及專(zhuān)用領(lǐng)域內(nèi)廣泛使用的矢量圖的雛形。
1.4 開(kāi)展矢量處理技術(shù)
這項(xiàng)技術(shù)利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對(duì)已矢量化的矢量原始圖形的矢量實(shí)體進(jìn)行編輯、區(qū)域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。
1.5 光柵矢量混合處理變動(dòng)對(duì)象
此項(xiàng)技術(shù)可對(duì)光柵圖局部需要變動(dòng)的對(duì)象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項(xiàng)技術(shù)可快速生成圖形，常用于報(bào)告插圖。
1.6 圖像的輸出
利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊(cè)（雙面/單面）的成套繪制出版。
2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足
2.1 組卷分類(lèi)混亂。一個(gè)企業(yè)有多種各個(gè)部門(mén)的卷宗，按照不同時(shí)段、不同類(lèi)型的分類(lèi)各種各樣。多種卷宗沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的分類(lèi)，會(huì)導(dǎo)致主題與內(nèi)容不明確，還會(huì)導(dǎo)致組卷的重復(fù)與缺漏。所以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學(xué)性規(guī)劃，還能保證案卷不丟失、不重復(fù)，因而在方便使用。
2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進(jìn)行整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中應(yīng)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子圖形檔案的可靠性。
2.3 由于早期受計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒(méi)有足夠的存儲(chǔ)空間來(lái)存儲(chǔ)電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)儲(chǔ)在光盤(pán)上保存。
2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護(hù)措施，它需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防御。如果計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中病毒，很有可能導(dǎo)致對(duì)于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)本身的平穩(wěn)運(yùn)行才能保證圖紙檔案的完整的保存。
2.5 為了延長(zhǎng)光盤(pán)的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤(pán)，此種結(jié)構(gòu)光盤(pán)的記錄介質(zhì)位于兩個(gè)盤(pán)基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對(duì)記錄介質(zhì)的直接影響。
2.6 安全系統(tǒng)不夠先進(jìn)，由于管理者對(duì)檔案秘密化管理意識(shí)不強(qiáng)，在電子化保存圖紙檔案時(shí)沒(méi)有設(shè)置密碼，很容易加大非法分子進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案機(jī)密進(jìn)行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關(guān)圖紙檔案。所以設(shè)置進(jìn)入密碼，以防非法分子進(jìn)入相關(guān)管理系統(tǒng)，保證檔案的秘密性。
3 案件科學(xué)管理的措施
3.1 統(tǒng)一分類(lèi)，加快檢閱速率
隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)操作變得方便快捷。所以相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化管理知識(shí)，應(yīng)統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證案卷的合理性與統(tǒng)一性，做到檔案的不丟失、不重復(fù)，方便尋找與使用。管理人員應(yīng)更新管理觀念，加大對(duì)檔案管理工作的投資，配備先進(jìn)的硬件軟件設(shè)施，使檔案管理工作有序的進(jìn)行。
3.2 加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)
要使案件能夠被清楚、真實(shí)的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個(gè)關(guān)節(jié)環(huán)環(huán)緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認(rèn)真、踏實(shí)的工作，并且自身有著豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。如今國(guó)有企業(yè)的案件檔案管理工作人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，無(wú)法掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，做好本職工作，所以強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)成為了檔案管理工作的核心。培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化人才，加強(qiáng)圖紙檔案電子化管理。
3.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量
要確保案件檔案的真實(shí)性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時(shí)間、嚴(yán)格保證歸檔檔案的質(zhì)量、按個(gè)按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫(xiě)歸檔的說(shuō)明，為檔案提供依據(jù)。認(rèn)真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時(shí)因操作失誤給企業(yè)帶來(lái)的不便。
4 結(jié)束語(yǔ)
圖紙檔案不僅可以記錄企業(yè)發(fā)生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對(duì)信息的處理與分享。它在企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研、大學(xué)生就業(yè)以及干部考察等方面起著重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業(yè)整體的核心，直接影響到了企業(yè)的發(fā)展。總而言之，檔案管理在社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)也在進(jìn)步，檔案管理者要想使檔案管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，順應(yīng)時(shí)代的腳步，就必須轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)展圖紙檔案電子化管理。
【參考文獻(xiàn)】
