時間：2023-06-08 09:14:10
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【關鍵詞】城市地下管網；檔案管理與服務；策略
1.背景分析
近年來，隨著我國城市的社會經濟發展、城市的開放、開發和投資環境的改善及人民生活水平的提高，人們對地下管網的設施也越來越重視。地下管網是現代城市基礎設施的重要組成部分，是城市賴以長期生存和快速發展的物質基礎，經常被稱為城市的“生命線”。因為各種地下管網較地上建構筑物的空間體量要小若干個數量級，且集中敷設在城市道路許可的地下有限空間區域內，因此，在規劃、建設和維護搶修時，對城市地下管網敷設情況的把握要有極高的精確性，并準確地測出所建項目的三維位置，進而保證施工作業的安全性。但是，城市地下管網一般建在城市道路或綠化帶的下面，建成后難以再進行核實，隱蔽性極強，由此為核實所建項目區域地下管網的敷設帶來了極大的困難。所以，為了確保城市地下管網的質量和安全，就要對城市地下管網檔案進行管理科學的管理，通過城市地下管網檔案管理機構提升施工單位對地下管網檔案的意識。本文就城市地下管網檔案管理與服務的策略進行了研究，旨在能為有關方面提供參考。
2.城市地下管網檔案管理與服務所面臨的問題
2.1 建設施工單位檔案意識較低
目前國內建筑施工項目采取的是分包制，不同工作程序被分包給不同工種的承包單位。與建筑施工、建筑設計和室內裝潢不同的是，地下管網的敷設相對工期短，工作內容單一，其工作的精細度往往不受施工單位的重視，施工作業缺少前期的科學與合理的規劃。而工程監理職責所屬的“三控、兩管、一協調”，即控制工程建設的投資、建設工期、工程質量；進行安全管理、工程建設合同管理；協調有關單位之間的工作關系卻沒有包括對地下管網敷設相關工作的控制與監管。由此，出現了施工與監管的漏洞。根據筆者的調研，大部分從事地下管網敷設的承包機構很少在施工前去城建機構查閱施工地的地下管網敷設情況，一方面他們認為查閱相關地下管網檔案時間長、花費高，為了節省作業時間，提高作業效率，可不用事先勘察施工地的地下管網敷設情況；另一方面他們認為施工工人經驗豐富，能夠準確預判管網的敷設情況。而多數誤挖地下管網事故正是由于這些施工單位過于相信經驗，野蠻施工，檔案意識偏低而引發的。
2.2 城市地下管網檔案管理鮮有相關法律規范作為保障
地下管網檔案管理機構想要介入建設工程的評價與監管行列，困難較大。同時，大部分城市因無地下管網檔案管理專項法規等管理手段，管理無強制性，地下管網檔案信息難收集、不準確、未更新，進而導致部門出臺的規范、制度相互矛盾，事故發生相互推諉責任，造成了不良的社會影響。
3.城市地下管網檔案管理與服務自身存在的問題
3.1 檔案收集難，監管制度存在空白點
其一，城市地下管網基本情況不清。由于市政公用管網與非市政公用管網分屬不同管理機構，各個機構分別管理其所屬的地下管網檔案，因此幾乎沒有一個城市能夠提供一張全面準確的地下管網位置全景圖；沒有一個管網單位能夠全面準確地掌握所屬行業地下管網信息分布信息及精確位置。因此，城市建設缺乏統一的地下管網檔案綜合信息平臺，其提供的信息服務尚存在空白點，極易導致因為地下管網信息掌握不全而引發施工事故。
其二，缺乏有效監管，城市地下管網檔案入館難。各種地下管網檔案信息分屬于不同部門管理，分散存檔，地下管網檔案信息難以集中，管理交叉重疊性較大，管理空白點較多，風險性較高。據筆者不完全統計，全國大約有70%的城市地下管網沒有基礎性城建檔案資料，像北京、廣州這樣的國內一線城市，地下管網歸檔率不足50%。
其三，城市地下管網檔案信息化進展偏慢，差異明顯。目前能夠提高城市地下管網檔案管理與利用效率的方法就是進行檔案數字化及數字化之后的關聯。但是由于經濟基礎和對地下管網認識上的差異，全國各地地下管網普查工作和信息化建設表現出不均衡的發展態勢，僅有少數城市開展過地下管網普查工作，大多數城市并沒有建立全局性的地下管網管理信息系統。即便開展了地下管網普查工作的城市，也未必能實行動態更新，不能真實反映城市地下管網的現狀，利用效果較差。
3.2 檔案從業者專業素質不高，服務質量難以滿足用戶需求
其一，檔案利用程序繁瑣，過程較長。利用地下管網檔案的程序較為繁瑣，通常需要施工單位持相關證明與資質證明到指定機構利用檔案，從提出利用需求到利用結束，所花費的時間較長，因此部分施工單位為了圖省事，而選擇不查驗檔案，直接貿然施工。
其二，利用方式單一，成本高。目前地下管網檔案提供利用的方式只能是進館利用，部分檔案管理機構能夠提供相關檔案的復制服務，但是成本相對較高，如利用的檔案數量、門類較多，將無形中增加了施工單位的作業成本。
4.城市地下管網檔案管理與服務的策略選擇
【關鍵詞】檔案管理；創新；服務模式
一、前言
信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數字化，對提高檔案管理工作有著積極的現實意義。
二、檔案管理與服務模式現狀
第一，檔案管理工作守舊，缺乏創新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統的檔案管理僅僅重視對信息資源的分類整理過程，忽視對檔案管理過程的高效性和時效性，且檔案的有效利用和后續維護等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統一標準。檔案管理人員的工作沒有科學的制度約束，檔案的整理和收集沒有統一的標準，導致檔案管理的效率較低，時間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現代技術應用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內容為服務宗旨。存在著隨意管理的現象，檔案管理的信息內容存在盲目性、重復性，服務模式與現代檔案管理進程相脫節。檔案管理和服務模式存在諸多的問題，創新管理思路和改善服務模式是現代化檔案管理的要求，是信息資源社會的必然要求。
三、檔案管理創新思路
（一）檔案學理論研究。檔案學是檔案管理的遵循依據，對檔案學的理論研究，突破傳統的理論框架，尋求現代社會的檔案學理論基礎，為檔案管理提供最為全面、科學的理論支撐。一方面，國家應對檔案學做好統籌的理論研究，理論研究重點向以解決檔案實際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細節的關系，突出微小信息資源對整合資源的作用。另一方面，社會轉型期也要求檔案管理升級轉型，改變傳統的檔案管理模式，建立一套與現代社會相適應的檔案管理理論，指導檔案管理工作。同時，檔案管理理論研究重點由人工管理向智能管理轉變，突出知識對檔案管理的重要性。（二）轉變檔案管理思想。想要檔案管理創新，就需要轉變檔案管理思想，從意識層面重視對檔案管理的創新工作，提高對檔案管理的重視程度。第一，打破傳統陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個智能的信息資源管理過程，是個動態的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環節都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個企業、一個部門的重要工作，領導層應將檔案管理工作上升為機構運轉的重要戰略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時鼓勵檔案管理工作人員創新管理思路，把檔案管理工作融入企業部門的運營背景中。（三）創新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導。創新檔案管理體制，可以從以下幾個方面著手：其一，明確規定檔案管理的目標和原則，但管理制度的內容要簡潔明了，可操作性強，改變過去冗長、復雜的制度內容。其二，管理制度突出高效性，管理重點放在重要檔案信息資源的整合上，對管理工作的各個環節有明確的制度約定，檔案管理人員的職責明確，避免出現一人多崗的現象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養人員的檔案管理的責任意識。（四）規范檔案管理工作。檔案管理實際工作中，需要遵循一套標準的、規范的工作流程。規范檔案的管理工作需要規范管理工作各個環節，確保檔案管理工作的階段性和系統性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優化，前期的整合和收集工作需要在機構運行基礎上，對涉及到的重要信息進行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時，制定工作細則，檔案提檔和查閱需要規范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設置統一的標準，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。（五）建立電子文檔中心。信息時代講究信息的數字存儲、自動獲取功能，數字化和自動化是檔案管理的必然發展趨勢，為了實現檔案管理的智能化，只有通過運用現代技術，利用計算技術推動檔案管理現代化進程。首先，信息的載體、傳輸、存儲可以應用計算機技術并在計算機系統平臺實現，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺內設置用戶權限，擁有權限才能登錄平臺使用檔案信息資源，在該平臺上，可以實現信息資源有效傳輸和資源共享，既能發揮信息集成的中心效應又能達到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對檔案管理的機械設備投入，不僅僅是軟件系統的引入，硬件設備也要與軟件相配套。（六）創新檔案管理模式。首先，建立起數字化檔案管理模式。就現階段看來，身份認證技術、數據庫技術、數字加密技術以及掃描技術是比較具有代表性的數字化技術。在檔案管理中應用數字化技術則能夠將文章信息資料轉變為數字化檔案信息，從而能夠及時補充、更新以及整合信息資料，從而達到提高檔案管理效率與質量的目的。其次，建立起自動化檔案管理模式。自動化檔案管理模式的建設是創新檔案管理的重要內容之一，當前電子標簽、數碼掃描識別以及OCR識別是較為典型的自動化技術。建立起自動化檔案管理則能夠實現檔案信息的自動采集、篩選、檢索以及提取關鍵詞等，并且還能自動處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數據融合技術、數據庫技術以及數據集成技術來提高檔案信息數據的兼容性與通用性。此外，應當建立起互動化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個檔案信息只對應一份信息，互動較為缺乏，而通過建立起互動化的檔案管理模式則能夠有效優化檔案管理的系統工作并且有利于服務質量的提高。（七）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的執行者，檔案管理人員的專業素質關系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質迫在眉睫。首先，鼓勵檔案管理人員解放思想、大膽創新，勇于打破傳統的管理模式，轉變思想觀念，培養他們的管理意識。同時，擴寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識結構較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業化，隨著高校的檔案學構建，學科的專業性逐漸凸顯，檔案管理人才應逐漸走進檔案管理崗位中。
四、服務模式研究
（一）用戶需求為導向。檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創新。（二）創新服務方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創新服務方式，達到信息資源的循環使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現有效的動態跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯系，實現資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統超鏈接的方式實現對信息資源的共享。（三）科學技術為依托。服務手段的創新主要以科學技術為依托。首先，強化對檔案信息管理的網絡建設，擴充檔案信息管理的載體，實現檔案信息資源的流動性和公開化。其次，改變傳統的紙質服務模式，借閱、登記等流程實現數字化和電子化，檔案的服務利用更快捷方便。另外，運用科學技術，對檔案資源的客觀實際情況優化整合，通過開發新的功能板塊，增加服務項目業務，讓檔案服務向著有特色、多層次、多元化的方向發展，滿足檔案用戶的多方需求。（四）優化檔案管理流程與業務標準。首先，重構企業檔案管理業務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據用戶需求制定個性化與專業化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現代化與專業化性質。（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內容之一，因此非常有必要對編研工作進行深入研究與創新。首先，應當全面優化檔案的原始信息，并對該類信息數據進行全面、系統的處理，尤其是要做好分類與匯總有價值信息的工作。其次，因為檔案資料種類多樣、內容復雜而且數量龐大，所以在進行編研時可以采用優先級的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時，應當聘請具有豐富經驗的專業人員來完成，以確保編研的科學性與合理性。此外，還需定期將國家出臺相關指導性文件編研與匯總到檔案資料庫中。
五、結束語
總而言之，在市場經濟競爭日漸激烈的今天，時展需要創新，而以往的檔案管理以及服務模式已難以滿足當前檔案市場發展的要求，所以，在確保檔案管理工作質量的基礎上應當積極探索以及創新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創新、方法創新、服務模式的創新，并且不斷加大對新型檔案管理服務模式的開發力度，不斷推動檔案管理工作適應與時俱進的時代要求。
【參考文獻】
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一、當前我國檔案管理服務的現狀
(一)管理服務理念較為落后當前我國的檔案管理服務理念還不盡如人意，一些檔案管理部門的思想較為落后，對檔案的重要性認識不夠。特別是在開展檔案信息化建設的過程中，由于一些檔案管理者年齡偏大，對檔案信息化并不了解，在信息化建設過程中不能用發展的眼光來看待，工作態度較為消極，致使檔案信息化的速度較慢，難以實現檔案服務的創新。還有個別領導不關心檔案事業發展，在經費上給予太少或不予支持，導致檔案信息化建設步伐緩慢，用戶難以得到方便快捷的服務，嚴重損害了檔案部門的形象。
(二)管理服務人員的素質較低要想符合信息化時代的要求，實現檔案事業的可持續發展，就必須有一支高素質的檔案管理服務隊伍。當前，許多檔案管理部門的工作人員文化水平參差不齊，一些檔案老員工學歷較低，沒有發展的眼光，不符合信息時代的要求。一些新入職的員工，雖然有著較高的學歷，但是工作經驗較少，許多人都是心浮氣躁，難以開展好工作。所以，必須先解決好這些問題，才能實現檔案管理服務的創新。
(三)檔案管理服務的手段有待完善信息時代要求檔案工作管理服務的手段必須符合時代要求，必須用以人為本的服務理念來進行完善。當前，許多檔案部門的檔案管理服務手段不符合時代潮流，無論是服務質量還是服務態度，都不盡如人意。一些檔案管理部門固步自封，一些檔案管理工作人員抱著“當一天和尚撞一天鐘”的工作心態，每天只是機械地完成工作，根本不去想怎樣提高管理水平、提升服務質量和效益，導致檔案管理部門陷入到一種死氣沉沉的狀態。
(四)檔案管理部門與外界缺乏交流合作檔案事業在改革開放后興起，不僅需要改革，也需要開放。在改革開放之前，檔案管理部門實際上是處于一種封閉的狀態，檔案管理者的觀念也處于一種封閉狀態。改革開放之后，開放型的檔案館建設成為時代的要求，但一些人的觀念并沒有太大的轉變，依然墨守成規。而信息化時代要求加強檔案相關部門的合作，實現檔案資源共享，這是檔案管理部門迫切需要解決的問題。
二、新時期檔案管理服務的發展創新
(一)檔案管理服務手段的發展創新要創新檔案管理服務手段，領導者就必須要提高自身的認識，用發展的眼光來建設檔案管理部門。要引進一批優秀的檔案信息化建設人才，用現代化的理念提升檔案服務的水平。要利用信息化人才開發網頁式的檔案管理服務體系，開辦網頁檔案館，根據用戶的需求，不斷增加、更新網頁上的內容，完善信息庫中的內容，完成對數據的實時收集、快速處理以及高效，使其成為一個先進的現代化檔案信息管理平臺。要建立電子檔案管理中心，與企事業單位加強合作，實現管理中心檔案信息資源的逐步完善，實現檔案資源的共享。要做好電子信息收集模式的創新，通過電子信息的上傳、下載來轉變傳統的管理服務方式，提高文檔的收集量，并及時歸檔處理。要開展在線服務，契合現代人的生活、工作習慣，實現更加便捷的溝通交流。通過檔案管理服務模式的創新，使檔案信息更具有及時性、準確性和實效性，為經濟社會的發展提供最好的動力。
(二)檔案管理服務領域的發展創新從國家檔案局的成立到改革開放之后檔案事業飛速發展，檔案部門已經走過了一個從封閉型、半封閉性到開放型的發展歷程。如今檔案信息的服務已經不單單局限于內部部門，而更多地向社會開放。因此，檔案管理部門要朝著這個主流方向發展，將檔案從機關單位走向企事業單位、走向社會組織及個人，使檔案事業發展始終和人民群眾聯系在一起，心系群眾、服務群眾。檔案管理部門的創新要逐步建立起以服務為主、信息的收集、貯存、加工檢索為補充的實體體系，要建立起以經濟建設為中心的信息化產業服務意識體系，要打破各檔案相關部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，使檔案在共享的過程中發揮最大的價值。
三、結束語
一、醫院人事檔案的概念及其意義
（一）人事檔案是醫院有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件資料。醫院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個人經歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業技術人員開展科研、新技術新項目的應用、職稱晉升等方面的內容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。
（二）人事檔案既是真實反映職工個人經歷的依據，也是人力資源管理與開發的重要依據，更是單位及有關部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據。人事檔案工作是醫院人力資源管理的重要組成部分。
二、現行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規范管理
在數字化、網絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發利用。
2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統實現對人事檔案的科學管理，為醫院發展提供人才信息服務
（一）數字化為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內容，既可以優化人事檔案信息，也有利于節約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發。
2.充分發揮目前醫療衛生系統內部已運行成熟的醫院信息化系統（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現有資源，提高服務性能。
（二）利用現代信息化管理手段，實現人員信息資源共享，建立結構完整、操作便捷、系統穩定、安全性能較高的人事檔案管理系統
1.計算機管理檔案具有協作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。
2.運用計算機進行人事檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。
【關鍵詞】檔案；檔案信息化；檔案服務；云計算
十報告中指出：“堅持走中國特色新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化道路，推動信息化和工業化深度融合、工業化和城鎮化良性互動、城鎮化和農業現代化相互協調，促進工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展?！毙畔⒒瑵B入工業化、城鎮化和農業現代化，以推動工業化、城鎮化和農業現代化發展。可見，以中國特色信息化道路來實現社會信息化、促進社會高度發展，信息化已提升為一個戰略目標。
那么，起著憑證作用的檔案管理，因檔案對社會的發展具有重大的參考價值，其信息化水平對社會的發展十分重要。但是目前檔案信息化建設仍處于初級階段，信息化水平不高，而隨著社會的發展，檔案信息量在極速膨脹，這給檔案管理服務工作帶來了極大的挑戰。檔案信息化建設涉及對檔案信息資源收集、整理、管理并提供利用服務等工作內容，是一項復雜的、長期的信息系統工程。雖然在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下，檔案信息化建設工作取得了一定的成效，但是由于客觀原因，檔案信息化建設工作還面臨著許多問題。
一、缺少統一的檔案規范化、標準化管理制度。
目前各級檔案部門的信息化建設基本上都是根據自身的業務需求進行基礎建設、數據建庫、系統開發、檔案數字化等工作，沒有統一的規范和標準，導致檔案信息多樣化，檔案的字段信息、存儲格式、存儲方式都有較大的區別，這給日后進行檔案資源優化、資源整合、信息共享帶來極大的困難。
二、缺少檔案數據共享接口。
由于各級檔案部門網絡軟硬件水平參差不齊，信息化水平不一致，檔案層次保管的技術問題未能得到較好的處理，導致各檔案管理系統之間缺少數據交換、數據共享接口，以致出現 “信息孤島”，不利于檔案信息資源的集中化管理。
三、誤把檔案信息化等同于檔案信息電子化保管。
目前很多檔案部門的信息化建設還停留在基礎數據電子化的管理階段，只是進行檔案目錄、內容錄入，實物數字化掃描等基礎工作，即是只注重檔案信息的存儲方式，對于檔案利用網絡化、開放化方面的建設較少，導致檔案管理信息未能實現與相關業務銜接，檔案查詢、檔案利用未能實現快捷化、多元化、便民化。
四、缺乏周密的信息安全保障措施。
在檔案信息化建設方面，檔案部門缺乏安全可靠的網絡與通訊技術，缺乏周密的信息安全保障措施，檔案信息資源的安全遭受到各種攻擊以及病毒的威脅。同時沒有真正實施有效的檔案信息數據備份和災難恢復機制，以抵御自然災害和危及檔案安全的突發性事件，確保檔案信息的絕對安全。
五、信息技術人才缺乏，信息管理水平有待提高。
許多檔案部門都缺乏現代高技術人才，大部分檔案人員雖然具有扎實的紙質檔案管理能力，但是現代化管理技術水平偏低，信息管理業務水平有待提高。
隨著社會的不斷發展，各種信息的不斷膨脹，人類對信息的管理進行全方位的創新，創造出一種新興的高技術――云計算。云計算具有強大的計算功能、先進的虛擬化技術、可靠的存儲技術、良好的交互性能和豐富的終端設備，實現了信息化理論、技術和實踐上的重大突破，為新時期的信息化展現了美好的前景。目前，正處于中國云計算發展的起飛階段，做為社會發展憑證記錄的檔案管理，若能采用先進的云計算技術，將大大加快檔案信息化建設的腳步。那么，如何運用先進的云計算技術進行檔案管理呢？筆者認為可以從以下幾方面開展：
一、建立完善的檔案規范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺。
檔案部門想通過云計算優化檔案信息化建設，首先要結合檔案信息與云計算特點，建立一套完善的檔案規范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺，通過“檔案云”平臺真正實現檔案信息資源共享，解決“信息孤島”問題。同時根據管理制度與云計算服務提供商協商制定檔案管理、利用所需要的應用服務，根據檔案的安全、保密級別確定“公有云”和“私有云”的服務對象及內容。
二、運用“私有云”實現檔案信息資源共享，提高檔案信息資源利用效率。
云計算具有強大的服務功能，能提供可靠安全的數據存儲方式，實現數據共享，同時屏蔽數據來源，為用戶提供跨多數據庫一站式檢索訪問。利用云計算的智能共享性，可將不同區域、不同部門的不同數據結構的檔案數據集合成為一個整體，實現各級檔案部門、不同領域之間的檔案信息的相互共享，提供統一的訪問接口，完成用戶的檔案檢索需求。
三、利用云計算優化檔案信息資源處理，提供開放式檔案服務。
隨著社會的不斷發展，檔案部門需要處理的檔案數據將越來越多，管理將越來越困難，數據處理速度將會遇到極大的挑戰。利用云計算超強的計算、分析能力，可以智能地分配和優化檔案信息資源，加快檔案數據的處理和檢索利用速度，從而以更快、更經濟的方式解決海量檔案數據處理問題。同時利用云計算通過互聯網、3G網絡為社會提供統一的開放式檔案信息資源平臺，檔案利用者不僅可以隨時隨地的查閱檔案資料，而且還可以通過不同的終端設備進行查閱，比如智能手機、平板電腦等，大大地提高了檔案的利用效率。
四、利用云計算提高系統安全性能，保障檔案信息資源的安全。
利用云計算將檔案數據集中存儲，通過云數據中心對數據進行統一管理、分配資源、控制安全，執行數據安全實時監控，有效的保證網絡安全，保證檔案信息資源的安全訪問。同時嚴格管理各級用戶權限，確保滿足不同權限用戶的訪問需求。同時利用云存儲實現檔案數據異地備份，做好災備工作，保障檔案信息資源的安全。
五、利用云計算降低檔案信息基礎設施的維護成本。
檔案信息基礎設施是檔案信息系統能穩定運行、持續發展的支撐。計算機硬件、軟件技術的不斷發展、創新，檔案數據量的不斷增加，為了跟上信息時代的步伐，提高檔案信息資源的訪問速度，改進管理方式，檔案部門經常被迫升級各種數字化設備、檔案信息管理系統、服務器、數據庫系統等基礎設施，這都是一筆不小的開銷。通過購買云服務，這些基礎設施的維護都將由云計算服務提供商代為解決，從而降低檔案部門信息化設施的維護成本。
六、利用云計算提高檔案工作人員的信息技術管理水平。
利用云計算加強檔案信息化建設，將會給檔案部門帶來一種全新的檔案管理工作方式和服務理念。這種全新的工作方式需要相關的信息技術要求，需要檔案工作人員提升自身的信息技術知識，提高網絡認知能力和計算機操作能力，才能更好的使用云計算服務社會。
實現信息資源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的發展趨勢。為提高憑證作用，促進社會的發展，讓檔案管理信息化搭上云計算這趟高鐵，集中管理好日益膨脹的檔案信息，拓展及優化檔案的服務，實現檔案管理的社會價值。
【參考文獻】
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1.新時期測繪檔案的特征
1.1歸檔數據量大
伴隨對地觀測技術的迅猛發展，測繪地理信息數據獲取周期大大縮短，測繪檔案歸檔數據量快速增長，主要表現在數據總量大（年均歸檔量達20TB）、單個數據文件大（單個遙感影像文件普遍在1G以上）、數據文件個數多，需要產生龐大的目錄管理信息。這需要具備強大的測繪檔案資源信息儲備、過硬的測繪成果檔案處理技術和高效的利用方式，才能使測繪檔案服務滿足社會的需求強度。
1.2測繪檔案分類復雜、易于變化
按專業類型，分為大地測量、工程測量、攝影測量與遙感、海洋測繪、地圖制圖等，按資料類別，分為技術文件、外業觀測資料、計算資料、成果資料等;按載體類型，又分為紙質、膠片、底片、薄膜、磁帶、磁盤、光盤、硬盤等，按數據格式，又包含doc、txt、xml、shp、gdb、gwp、dwg、tiff、bil等。各類測繪檔案的實體分類表結構差別較大，難以統一。
1.3現勢性要求高
現勢性是指所提供的測繪檔案服務所提供的測繪成果資源要盡可能地體現當前最新的情況。隨著當前城鎮化進程的加快，地物地貌和各種信息數據日新月異，在大量的測繪檔案涌入的測繪檔案保管部門的同時，社會又對現勢性好、精度高和大范圍的測繪檔案數據服務具有迫切的需求，這對測繪檔案保管部門的管理和服務提出了更大的考驗。
1.4時空特性強
測繪生產是在一定地域范圍內進行的，因而作為測繪生產活動記錄的測繪成果資料檔案表現出明顯的地域特征。同時，測繪檔案也具有很強的時間特性，同一區域的測繪檔案，在不同的歷史時期一般具有不同的檔案版本，各個時期的檔案共同構成了該區域的發展軌跡，對于區域發展脈絡的分析研究具有重要作用。
2.測繪檔案信息化現狀與存在問題
2.1海量數據管理力不從心
數據規模呈指數級增長，導致管理繁重;數據隨項目分散存儲，導致數據重復、冗余，并使設備資源浪費嚴重;數據查詢提取困難，導致數據使用效率低下;歷史檔案數據的價值沒有得到有效利用，檔案數據整體性、安全性無法得到保障。
2.2檔案管理與成果利用脫節
測繪檔案具有項目特征，測繪項目從項目任務下達、項目任務生產、項目成果質檢、成果歸檔到檔案的利用服務，要經過很多環節和部門，當前的測繪服務平臺無法實現項目的前端控制和全程管理跟蹤，測繪檔案的管理環節與服務環節是脫離的，導致測繪檔案服務資源的更新速度跟不上數據實際獲取的速度。
2.3匯交工作量巨大
一個建設項目所形成的測繪檔案數據量往往具有數百GB甚至更大，且種類繁多、內容復雜、表現形式多樣，這給匯交工作帶來很大的難度。如果采用人工方式進行匯交，需要人工對匯交檔案的完備性、規范性等進行檢查并進行存儲，人工提取相應的著錄項信息，不僅工作量大、工作效率低，還容易出錯。
3.省級測繪檔案管理與服務系統建設
3.1建設總體思路
省級測繪檔案管理與服務系統主要針對當前測繪檔案信息化管理工作中存在的問題和測繪檔案的新特征，綜合利用WebGIS技術、數據庫技術、文件傳輸等技術而建立起來的，解決了現今測繪檔案在存儲、管理、分發利用過程中的種種問題，實現了測繪檔案資料從項目任務下達、到檔案匯交、組卷歸檔、查詢檢索、銷毀、提供利用等全生命周期的信息化管理，提高工作效率，促進測繪成果檔案社會化應用。
系統采用三層架構：基礎設施層、數據存儲層和應用服務層。數據存儲層是核心，存儲了測繪檔案管理相關的檔案實體文件、檔案目錄數據、元數據、空間索引等信息，空間數據與非空間數據分別通過ARCSDE和自定義開發的數據接口與應用程序進行通信。應用服務層通過Net Framework和ArcEngine 開發C/S模式的桌面應用，實現測繪檔案的信息化管理，通過Flex 和ArcGIS Server技術開發B/S模式的web應用，實現測繪檔案的網絡化服務。
3.2核心解決方案
3.2.1數據組織科學化--解決海量數據存儲與管理問題
1.數據存儲模式
根據測繪檔案的海量、大二進制等特性，采用文件與數據庫相結合的數據存儲模式，其中檔案實體數據作為外部文件存儲，檔案的元數據、目錄數據、空間索引等采用關系數據庫管理，通過在數據庫中存儲實體數據的存放路徑來實現關聯。這種存儲方式使得海量的檔案實體文件數據傳輸快、擺脫了商用數據庫數據儲存量的限制，將目錄數據等存儲到數據庫中，查詢檢索便利，提高了數據庫利用率。
商用數據庫平臺選擇當前國際上先進成熟的關系型數據庫管理系統Oracle 軟件，空間數據引擎選擇ESRI 公司的 ArcSDE。另外對于檔案所特有的光盤、底片、印刷地圖、文本資料等采用檔案柜存放，并采用虛擬庫房的方式進行管理和查詢。
2.數據組織形式
測繪檔案的實體分類結構非常復雜，結合多年測繪檔案管理經驗，將繁雜的測繪檔案實體分類歸納為四大類：成果類、控制片/加密片類、圖歷簿/調繪片類和文檔資料類，成果類又分為基礎地理信息、大地成果、模擬紙圖、航空航天遙感衛星數據和專題成果五類，每一類再根據實體文件的結構進行細分，控制片/加密片類、圖歷簿/調繪片類和文檔資料類不再進行細分。下圖是測繪檔案的數據組織結構，實線框類別是最小的實體分類，在數據庫中各對應一張物理存儲表。
3.建立空間索引
測繪檔案成果類數據具有空間特性，通過建立空間索引，將地理位置與目錄數據、實體文件等建立關聯，可實現檔案目錄資源的可視化表達和檢索。
在ArcGIS Server地圖服務中，空間索引的質量對數據展現、查詢檢索的效率有較大影響。因此，在建立空間索引時，應盡量減少空間索引圖層的數量，避免數據冗余。
基礎地理信息和模擬紙圖的空間索引通過圖幅接合表來建立，如果為每一類型每個比例尺的數據建立圖幅索引層，需要建立近50個索引層，為提高性能，每個比例尺建立一個圖幅索引層，由各類型基礎地理信息和模擬紙圖共用，共建立8個索引圖層，大大減少了數據冗余。大地成果的空間索引由點成果的概略坐標生成，需進行相應的脫密處理，水準點、GPS點、三角點、軍控點和標石各建立一個空間索引圖層。航空航天衛星遙感數據建立2個空間索引圖層，其中航片索引圖層通過像片的像主點建立，遙感影像數據的空間索引通過提前每一景數據的邊界生成空間索引。專題數據需根據數據的實際情況來建立空間索引，例如提取邊界建立、根據圖幅接合表建立。
3.2.2測繪檔案管理與服務一體化--解決管理與服務脫節問題
將測繪項目全生命周期各環節：項目任務下達，檔案匯交、組卷歸檔、查詢檢索、銷毀、提供利用等納入到測繪檔案信息化服務平臺中，實現對項目的前端控制和全程管理跟蹤測繪檔案的完成情況，項目竣工驗收后及時完成測繪檔案的收集，對收集檔案通過既定的質量管理及檔案管理流程，以最快速度完成檔案數據的整合，通過網絡平臺等多種手段，快捷提供利用，保證測繪檔案資源的現行效用。
3.2.3測繪檔案匯交智能化--解決匯交工作量大、效率低的問題
數據匯交要解決的問題是：如何把海量分類復雜、格式多樣的匯交數據分門別類、高效智能的提取錄入到系統對應的檔案類別和物理存儲表中。本文提供的思路如下圖所示。
匯交設置環節的核心功能是進行“入庫單位設置”，該功能確定了測繪檔案管理的深度。在數據上傳入庫環節，一方面是將檔案實體文件通過FTP上傳到磁盤陣列進行存儲，另一方面則是根據用戶的“入庫單位設置”自動提取實體文件的目錄數據進入臨時庫中，并建立目錄數據與實體文件的關聯關系。
3.2.4應用搭建工具化--解決測繪檔案分類復雜、易于變化的問題
系統運用工具化的思想，設計了靈活的“三步驟”定制功能。第一步：測繪檔案分類可定制，可增加、修改、刪除檔案分類，以適應分類的調整;第二步：定義實體分類物理存儲表，指根據實體分類表結構的變化，可在系統中新建、修改刪除物理表及其字段;第三步：建立關系，為測繪檔案分類指定對應的實體分類物理存儲表，以實現測繪檔案的存儲，一個檔案分類只能對應一張物理存儲表，一張物理存儲表可對應多個檔案分類。這樣系統就能靈活定制，可適應業務的不斷變化，易于拓展。
3.2.5數據展現時空化
【關鍵詞】養老服務；檔案管理；規范化
一、養老服務機構檔案管理的現實意義
（一）有助于提升養老服務機構的工作成效。養老服務機構檔案主要是記錄老年人在養老機構中的生活細節，同時也記錄了養老服務機構工作開展的具體內容與成效，此類檔案能有效反映我國養老事業的發展與改革，能不斷發現養老服務機構存在的一些問題并及時解決。檔案是養老服務機構客觀掌握該機構發展規律的主要依據之一，這是對老年人各項生活活動的真實記錄，因此，不斷提升養老服務機構檔案管理的工作水平與服務質量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動我國養老事業的發展。
（二）有助于體現養老服務機構的服務水準。從養老服務機構的角度來分析，積極開展檔案管理工作，不僅能體現養老服務機構的服務水準，同時更重要的是體現養老服務機構的綜合特色。真實、客觀、完整、內容豐富、特點鮮明的養老服務檔案，以及科學、合理、規范、高效的工作理念能有效提升養老服務機構的聲譽。另外，養老服務機構的檔案還能為各項相關工作的開展提供重要的參考依據，一定程度上推動養老服務機構的改革與發展。
（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來分析，親屬可以通過老年人的個人檔案來了解老年人當前的生活狀況。檔案準確、真實、完整地記錄了養老機構老年人的生活過程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務。
二、養老服務機構檔案管理規范化實現措施
（一）養老服務機構檔案管理制度的完善性。根據我國當前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關規定與要求，養老服務機構檔案管理工作人員要善于分析當前機構的現狀，掌握當前養老服務機構存在的一些現實問題，并且還需要考慮到我國養老事業未來發展的趨勢，同時結合自身工作經驗建立養老服務機構檔案管理制度并不斷進行完善，尤其是在細則實施方面一定切實進行。養老服務機構檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對檔案的生成過程進行細化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養老服務機構檔案管理的整體水平。
（二）養老服務機構檔案管理的個性化。養老服務機構要最大限度保障檔案的個性化特征，通過不斷豐富養老檔案的內容，能有效實現這一目標。對養老服務機構檔案進行豐富的過程中，首先必須考慮到養老機構的實際情況，另外還需要充分重視養老服務機構的發展趨勢，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過這些資料進一步反映老年人在養老機構當中的實際生活狀況與心理狀態。注重養老服務機構檔案管理的個性化，為養老服務機構的發展提供有價值的參考資料。
（三）養老服務機構檔案管理工作機制的健全。養老服務機構必須建立健全的檔案管理工作機制，保障檔案管理各個工作部門能夠有效協調地合作，進一步提升檔案管理工作的成效。首先，養老服務機構需要建立檔案管理工作的協調機制。基于養老服務機構各個部門的實際情況，有針對性地分配專業人才做好收集整理工作，并根據相關規定，及時將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時辦好交接手續。其次，考核評價機制的完善。要定期對養老服務機構檔案管理部門的工作人員實施工作考核，將考核結構與部門的利益相互結合，讓考核的依據公正客觀，并且成為職員升職的主要依據之一。最后，加強檔案管理工作的監督力度，最大限度避免檔案資料出現遺漏等問題。
（四）養老服務機構管理隊伍素質的培養。要做好養老服務機構檔案管理的規范工作，需要一支素質高能力強的管理隊伍。因此，養老服務機構檔案管理部門需要加強工作人員檔案知識與技能培訓，加強團隊的素質，讓每一個崗位都有專業的人才進行操作。首先，養老服務機構檔案管理部門需要對檔案分管進行明確，并且同時部署檔案與業務，并將之納入新一輪的檔案工作計劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開展。其次，崗位職能培訓。有針對性地進行崗位培訓工作與繼續教育，不斷激發工作人員的管理思維，進一步掌握檔案管理的相關技能。最后，養老服務機構管理人員自身要加強專業水平的提升，通過各方面渠道加強檔案管理方面的學習，提升自我工作能力，為養老服務機構檔案管理的發展貢獻力量。
三、結語
綜上所述，養老服務機構檔案是老年人在養老服務機構中的原始憑證，能有效反映老年人的實際生活狀況與身體狀態，同時能為養老服務機構積極開展各方面的工作提供有效資料與歷史依據。因此，養老服務機構檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規范化建設，促進養老服務機構穩定發展。
【參考文獻】
[1]馬文娟.養老機構加強休養人員檔案管理的思考[J].赤子（上中旬），2014（11）：267.
關鍵詞：開放大學；學籍檔案；創新
在當前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學只有在學籍檔案方面對管理和服務進行創新，才能更好地優化傳統的檔案服務模式，對服務進行深化和拓展。
一、從管理方面探究開放大學學籍檔案管理的創新策略
1.對管理流程進行創新。在準備階段，制訂畢業審核方案，對畢業生成績的和審核的時間以及畢業審核報告的形勢和畢業審核通知的等均需做好準備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復審以及終審，對數據進行審核和校對，并制作和發放畢業證書。但是必須保證信息的準確性，嚴禁存在任何錯誤。在上報環節，主要是整理好學生數據之后及時上報到有關主管部門。而在存儲環節，要根據建檔要求，將畢業生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進行保存。
2.從管理制度上進行創新。在學籍檔案管理中，注重管理流程創新的同時還應在管理制度上進行創新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現有管理機制，明確檔案管理的目標和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。
3.從管理技術上進行創新。這里主要是加強計算機信息技術的應用，盡可能地摒棄傳統的手工模式，利用計算機技術構建學籍檔案信息系統，集檢索和編研以及統計為一體，提升學籍檔案工作效率與信息開發效益，傳播各種信息資源，這對提升學籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學籍檔案信息資源的共享作為目標，加強建設的力度，著力提高學籍檔案資源的信息化建設水平。而在此基礎上，還應加強學籍檔案網絡建設，盡可能地為學生提供交互式和開放式的學籍檔案管理平臺，使其更好地對有關信息進行檢索，實現檔案資源的共享。
二、從服務方面探究開放大學學籍檔案服務的創新策略
開展管理工作十分重要，但是要想優化管理，就需要將管理上升到服務的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應提供多元化的服務，促進服務的創新。
1.在服務意識方面進行創新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內，應給廣大師生和社會上的一些學籍檔案信息的等提供支持。由于學籍檔案中所記錄的內容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴肅性和神秘感，所以在學籍檔案資源的開發和研究方面難以形成一定的氛圍，進而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學籍檔案服務平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設法調動學籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進學籍檔案服務水平的提升。
2.在服務模式方面進行創新。主要是對歸檔材料實施數字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應加強對其的數字化處理，并及時建立學籍檔案數據存儲中心，將檔案數字材料存入數據庫中，從而促進學籍檔案服務模式的創新。而在此基礎上建立網絡平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學籍檔案管理標準和規范，并對這些資源進行網絡備份，從而確保數據資料的安全性。
3.在服務手段上進行創新。首先是制作網頁，并將學籍檔案信息及時錄入，以便于對學籍檔案信息進行檢索，從而更好地促進服務水平的提升。其次是建設電子文檔中心，對各種學籍信息進行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統的獨立格局，將信息系統變得更加開放和更具共享性，實現對學籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統的整體優勢發揮出來，從而更好地實現資源的共享，促進學籍檔案服務水平的提升，并加強對經驗教訓的總結，在服務手段上贏得客戶的認可和青睞。
三、結語
綜上所述，開放大學的學籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進管理水平的提升，還應從傳統的管理理念上轉移到服務理念上來，并對管理模式、服務方式等進行不斷創新和發展，才能更好地為客戶提供更加優質高效的服務。
參考文獻：
[1]王玉萍.論開放大學學籍檔案管理與服務創新[J].天津商務職業學院學報，2015（3）：49-51.
