時間：2023-05-30 08:35:06
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檔案整理工作簡單的說就是將檔案按照檔案的內容、特征和形式等?M行合理加工的過程。一般來說，檔案整理工作包含兩個層面的思想，即結合檔案具體內容按照檔案知識條理對檔案進行歸類；結合檔案記載內容的主要方式和載體形式對檔案進行合理歸類，在事業單位的檔案管理工作中，這兩個層面上的整理思想往往協同進行。
事業單位在開展檔案整理工作的過程中，應該明確檔案整理的具體內容，只有明確內容才能夠保證事業單位檔案整理工作的方向，切實提升事業單位檔案整理實踐質量。具體而言，事業單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個項目組成[1]。其中排列和編目能夠結合實際情況進行具體的劃分，具體工作流程為對檔案進行分類、對檔案加以組卷、對檔案文件加以排列、對卷內文件進行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫房中排架等，保證這些環節的工作質量，事業單位檔案整理工作實踐就能夠取得良好的成果。
同時，按照我國相關法律的規定，事業單位檔案整理工作實踐一般涉及到兩個主要的工作環節，即第一環節應該在形成檔案文件的部門對檔案文件進行組卷、排列、編目等，第二環節則應該在檔案管理部門對檔案進行分類整理和排架，這樣，在不同環節分工開展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強。
此外，事業單位的檔案整理人員應該認識到，檔案整理工作質量對檔案使用者的檢索結果以及檔案資源的有效利用產生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實踐中應該明確自身崗位責任，加強對檔案整理工作的重視，通過合理的整理逐步提升檔案整理工作質量，為檔案資源的有效利用創造條件[2]。簡言之，在當前檔案資源得到廣泛應用的社會背景下，事業單位以及事業單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強對檔案整理實踐的重視，才能夠促使檔案整理實踐質量得到逐步的提升，為事業單位檔案管理水平的整體性強化創造條件。
2 事業單位的檔案整理原則
事業單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數量龐大，并且檔案資源也相對重要，因此在對事業單位檔案進行整理的過程中應該堅持科學的管理原則，即按照檔案的形成規律，保持檔案資料的有機聯系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業單位檔案整理人員在工作中應該注意檔案與各個工作環節之間的聯系，然后按照檔案的形成規律對不同形式的檔案加以區分，為檔案管理工作創造條件[3]。同時，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開展檔案整理工作的過程中應該明確不同檔案的保密等級、應用范圍以及管理條件等，促使檔案管理人員能夠結合檔案整理結果對檔案實施科學的管理，為事業單位檔案資源的有效利用創造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅持科學的整理原則，檔案整理質量必然能夠得到顯著的提升，促使事業單位檔案管理工作在新時期獲得新的發展。
3 對事業單位檔案整理工作進行合理創新的措施
新時期社會的發展以及信息技術在各行各業中的廣泛應用促使事業單位的檔案整理工作發生了一定的變化，事業單位中的檔案管理人員要想加強檔案整理質量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應該結合先進的技術和理念探索檔案整理工作優化創新的措施，進而借助科學的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業單位檔案管理工作的優化開展創造良好的條件。具體而言，在信息時代背景下，檔案工作也逐漸開始迎來了信息化、現代化和數字化時代，并且隨著信息技術在檔案工作中的廣泛應用以及電子文件、數字檔案的產生，檔案信息化和現代化建設逐漸開始對檔案整理工作產生一定的影響，傳統的檔案整理工作已經無法滿足新時期檔案信息化、現代化建設發展需求，因此檔案整理工作人員必須結合時代要求以及事業單位檔案整理工作的實際情況對檔案整理工作進行合理創新，為事業單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來說，在對檔案整理工作進行創新的過程中，檔案整理人員應該在堅持傳統的基礎上引進先進的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創新能夠在新時期取得良好的發展成效。
在具體操作方面，結合事業單位的檔案整理工作實踐，一方面，檔案整理人員在對整理工作進行創新的過程中可以按照檔案的應用價值對檔案加以整理，明確能夠在事業單位使用的檔案資源、能夠在事業單位外部使用的檔案資源，并按照這一標準進行整理，為檔案資源創造更大的利用空間，促使事業單位在檔案管理工作中可以采用開放服務模式，實現檔案資源的優化共享。另一方面，事業單位在實施檔案整理的過程中應該結合現代信息技術的應用引入現代檔案管理系統，借助先進的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開展，逐步提升檔案整理的工作效率和效果，進一步增強檔案整理工作的有序性和規范性，為檔案資源的有效利用提供相應的保障[5]。此外，在對檔案整理工作進行合理創新的過程中，事業單位應該注意關注對檔案整理人員綜合素質的培養，促使檔案整理人員的專業能力能夠滿足檔案整理工作的創新要求，促進檔案整理創新取得良好的成果。這樣，借助動態的檔案服務創新，事業單位的檔案整理工作質量必然能夠得到顯著的提升，進而為事業單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業單位外部的使用提供一定的支持，為事業單位檔案管理工作的優化開展提供堅實的保障。
關鍵詞：文書檔案整理；意義；問題；信息化
文書檔案是事業單位全部活動的真實記錄，它體現各事業單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，文書檔案管理是單位管理工作的重要環節，對單位效益產生重要影響，是單位提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、文書檔案整理的含義
文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。事業單位文書檔案整理就是將本單位在公務活動中形成，已經辦理完畢的應當歸檔的文書，按照一定的原則和要求，進行科學的分類、排列，確定保管期限，組卷（裝盒），編目等，使之系統化、條理化的過程。
二、文書檔案整理的意義
文書檔案整理工作，是建立檔案實體管理秩序，對所保存的檔案進行有序化、條理化和系統化的一項檔案管理的主要業務工作，在檔案管理中具有重要意義。
（一）文書檔案整理工作是檔案業務建設的核心環節。
在整個檔案管理工作中，檔案管理工作處于承上啟下的地位。檔案的整理，有利于健全和完善檔案收集工作。檔案文件通過文書或業務部門初步整理移交給檔案管理機構，還需要進一步系統化、條理化整理，如進行基本的分類、組合、排列和編目等。同時通過整理，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，發現收集工作中存在的問題，督促和改進檔案收集工作；整理工作又是檔案鑒定工作的基礎，檔案經過系統有序的整理，才便于進行科學的鑒別和比較，準確地判斷其保存價值；檔案的整理，為檔案的保管和統計提供前提和保障。經過科學整理的檔案，形成完整的檔案保管單位，才能對制成材料、機密等級和重要程度等不同的檔案，進行科學的保管和準確的統計；檔案的整理，能夠充分反映檔案的特點，體現檔案的價值。只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀地反映出各種活動的本來面貌，便于系統地查考研究，為檔案信息的提供利用奠定基礎。
（二）文書檔案整理工作是開發利用檔案信息資源的必要條件。
檔案管理工作的最終目的是實現檔案的有效利用。處于零亂狀態的檔案，不僅查找起來十分困難，而且無序的檔案難以反映各項社會活動的歷史面貌，直接影響檔案效果的發揮。檔案只有經過科學整理，才能保持文件之間的歷史聯系，正確揭示出檔案的內容和成分，從而便于檔案工作人員熟悉庫藏，為檔案的提供利用創造必要條件。所以，檔案的系統整理，是檔案利用、開發，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基礎建設。
（三）優化文書檔案整理工作，可以促進檔案工作系統各個環節的良性運行和協調發展。
通過檔案的整理，可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，促使其改善和提高。檔案經過系統的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值和建立多元化的檢索體系奠定了科學基礎，而且這幾項工作往往可以結合進行。經過系統整理的檔案，才能為檔案的保護、統計和檢查提供基本的單位和完整的體系，維護檔案的完整與安全。所以，檔案整理工作是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優化產生直接和廣泛的影響。
三、當前事業單位文書檔案整理工作存在的問題
(一)事業單位對文書檔案工作重視度不夠，導致檔案收集工作進展困難。
事業單位普遍存在文書檔案管理重視程度低的現象，各單位往往重視財務，重視人事，重視組織等方面的管理，卻很少重視文書檔案管理，殊不知文書檔案管理也是事業單位管理的重要一環。許多事業單位忽視文書檔案管理工作，忽視文書檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響文書檔案收集工作的發展。
文書檔案收集是文書檔案業務基礎工作中的基礎，做不好文書檔案的收集工作，就沒有完整的文書檔案，也就不會有健全的文書檔案工作。然而因為單位宣傳力度不夠，很多工作人員不愿意將各自有保存價值的文書檔案交予檔案部門保存，導致很多珍貴材料因為人員調動、部門調整而缺失。
(二)文書檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使文書檔案形成方式發生很大變化。這些電子文件的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前文書檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現文書檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質文書檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
四、文書檔案整理信息化建設
文書檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。
（一）數字檔案資源建設
資源建設是信息化建設的核心。數字檔案資源主要有三方面來源：一是傳統載體檔案數字化，就是把以紙張、膠片、音像等載體保存的模擬信號檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為數字信號檔案，主要工作是建立目錄數據庫和全文數據庫；二是電子文件歸檔和電子檔案接收，這是數字檔案的主要來源；三是重要數字信息資源的采集，有些重要數字信息對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應該注意收集接收。
（二）軟件系統建設
信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術方法提高檔案管理水平和效率。信息化管理需通過計算機軟件來實現。軟件系統建設包括目錄數據庫系統和全文數據庫系統建設，將來還包括非結構化檔案以及異構數據庫的管理系統建設。
（三）硬件設施建設
硬件設施建設是信息化建設的基礎，主要包括微機、服務器、網絡設施、存儲設備等。
（四）保障體系建設
保障體系是信息化建設的支撐，主要包括檔案信息化規劃、法規、標準、人才隊伍、安全體系等方面的建設。
實現文書檔案整理的信息化建設，最終目標就是通過規范文書檔案管理過程，梳理檔案管理業務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，實現本單位檔案的科學化、現代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環。
總之，文書檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強文書檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強事業單位文書檔案管理工作，以文書檔案管理的規范化，加快事業單位機關效能的發展步伐。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；行政事業；完善制度
所謂“檔案”是指機關、組織和個人在社會活動中形成的作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。檔案管理就是對檔案的整理、收集、鑒定、保管以及統計等。有效的檔案管理有利于行政事業單位合理地分配人員，加強行政事業工作的發展。所以，行政事業單位的檔案管理應當引起相關部門和人員的重視。
一、行政事業單位檔案管理的重要性
1.能夠準確地反映行政事業單位的發展歷程
行政事業單位中的檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業單位在建立以來的每次改革與創新。在行政事業單位有新的改革時需要參照以前的各項記錄進行計劃，分析以前犯錯誤的原因，從中總結經驗教訓，以免再次造成不必要的失誤。
2.有利于保障單位的各項秘密工作
良好的檔案管理制度能夠有效地保證行政事業單位的各項秘密工作不被泄露，是保護單位工作安全的必備的管理系統。檔案管理也能夠為行政事業單位的工作進行備份，在工作中出現錯誤的時候，可以通過對檔案的分析與整理進行調整，及時地改正錯誤。這也在側面為行政事業單位的工作指引了方向。
二、行政事業單位檔案管理的具體舉措
1.完善檔案管理制度
科學、合理的管理制度，才能夠使管理工作更加井井有條。為使行政事業單位的檔案管理工作更順利地進行，應當適當地完善檔案管理制度，使檔案管理人員的責任分工更為清晰，協作更為密切，并在一定程度上加強行政事業單位的檔案管理。
2.加強檔案管理人員的素質
檔案管理的實施都是由人為控制的，因此，增強檔案管理人員的素質才能夠從根本上提高檔案管理工作的質量。只有檔案管理人員重視起自身的工作，認識到檔案管理的重要性，才能夠更好地完成檔案管理工作的任務。
檔案管理是整體管理工作中的基礎內容，應當追隨時代的步伐，根據行政事業單位的發展情況，適當做出改變與完善。用最佳的檔案管理工作為整體工作的進行提供動力。
【關鍵詞】行政事業 檔案管理 存在問題 改進措施
行政事業單位檔案是記載行政事業單位一切活動的真實記錄。它可以再現單位一切活動的歷史真實面貌。有了這些檔案，行政事業單位就可以很好的在以往工作的基礎上繼往開來，在繼承中發展。而且重視檔案管理對于規范機關管理提高機關工作效率具有重要意義。
一、行政事業單位檔案管理工作的重要性
行政事業單位是國家機構的組成部分。國家機構正常的運轉與行政事業單位的健康發展有著密切的關系。而行政事業單位對檔案進行科學有效的管理，是保證行政事業單位健康發展的有效措施。行政事業單位檔案記載著本單位各項業務活動的全部信息資料。也記載著本單位內部人員的文檔信息資料。行政事業單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對本單位的歷史、現狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對單位工作的順利健康發展有著十分重要的作用。
二、行政事業單位檔案工作中存在的問題
（一）檔案工作還沒有提高到一定的重視程度。行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。
（二）行政事業單位檔案管理人員的素質參差不齊
由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。
（三）行政事業單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要
隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。
（四）行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新
近年來，隨著社會的進步，計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的簡單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。致使行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作不能夠很好的開展。其結果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。
三、搞好行政事業單位檔案管理工作應采取的對策
（一）加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識
行政事業單位領導有決策權，領導的意志決定走向。單位的領導如果對檔案工作重視了，那就會在人力、財力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會在領導的關懷下做的有神有色。反之，如果領導對檔案工作不太重視，那這一工作就會停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強學習，提高認識。只要領導的認識提高了，檔案的順利開展就不是一個問題了。
（二）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質
針對一些行政事業單位檔案管理人員的專業素質不高，業務不精，提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質的方法有三。一方面，要引進一批優秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調離檔案工作崗位。另一反面，加強檔案工作的培訓工作，全面提升在職檔案工作人員的業務素質。第三，作為行政事業單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質工作，應主動加強檔案業務技能的自身學習，以便在行政事業檔案管理工作中做出自己應有的貢獻。
（三）加強行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設
行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設，離不開引進現代檔案管理的軟硬件設施。同時檔案管理人員也必須對這些先進設備掌握其操作的方法。有了先進設備，也有了能夠熟練操作這些先進設備的管理人員，檔案管理人員就能夠在面對未來龐大的行政事業檔案信息時不再疲于應付，而是能夠運用先進的檔案管理設備和技術來從容應對檔案信息管理。從而讓行政事業單位的檔案管理工作做的更加合理和有序。
關鍵詞：行政事業單位
財務檔案管理
問題
對策
1.行政事業單位財務檔案管理的特征及作用
檔案管理工作按基本性質來說，是綜合了管理性、服務性、政治性三種性質的工作。財務檔案是一種在財務核算活動中形成的、具有一定保存價值的會計記錄，各種財務記錄都是經濟活動的生動記錄和客觀寫照。對財務檔案的重視程度如何，也反映了有關單位經濟秩序是否正常和合法。財務檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。如：信息保障作用、維系管理作用、監督檢查作用、經濟歷史研究作用、憑證、查考作用等。財務檔案管理工作是行政事業單位管理工作的重要組成部分，是其有效開展各項工作和活動的基礎，對事業單位的發展起著不容忽視的作用。
首先財務檔案管理是各行政事業單位制訂財務計劃的重要數據源和進行科學經濟決策的信息源，是維護正常經濟、工作秩序的法定書證。對事業單位而言，在日常的工作和社會活動中必然會形成各種形式的財務檔案，包括日常的單位收入和開支等。行政事業單位在做出重大決策及實現管理制度的創新之前，必須充分考量財務檔案所反映出的各種信息，這是行政事業單位向著正確方向發展的關鍵所在和重要保障。
另外，財務檔案也是行政事業單位開展歷史研究的記憶庫和儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。財務檔案形成的記錄都是該單位全部經濟活動的生動記錄和客觀寫照，客觀反映了該單位的成長歷程和發展規律，總結了很多的經驗教訓。
2.財務檔案管理工作中存在的問題
近年來，隨著我國社會經濟的快速發展，財務檔案管理狀況已經有了很大的改善，無論是管理制度還是管理方法都有了比較顯著的進步。但是，不可否認的是行政事業單位的財務檔案管理工作依然存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面：
2.1對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，檔案整理混亂
行政事業單位的財務檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映，是其有效開展各項工作和活動的基礎，是各單位的最重要的檔案之一，也是為以后出現糾紛和解決糾紛所儲備的主要憑證。但是，就目前的情況來看，部分行政事業單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。傳統觀念認為，財務信息對一個單位而言是極其隱秘的信息，需采取嚴格保密的管理措施，即將票據和賬簿統一封存，更有甚者僅僅將財務賬單簡單捆扎、堆放，根本不建立檔案，更不用說是管理。有些單位雖然已經開始建立財務檔案，但仍處于低級層次，管理范圍不明確，檔案分類不明確，歸類混亂。
2.2管理人員專業素質不高，法律意識淡薄
《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務檔案管理工作的重要參考和法律依據，已經頒布實施多年，但是很多事業單位的領導和管理人員對此認識不足，甚至是對這兩部法律法規采取忽視態度，認為無足輕重。加之財務管理法律本就不是很健全，執行力度不夠，造成財務檔案管理更加混亂。各個單位均有各自的管理標準，層次參差不齊，管理粗放。某些較小的單位和機構，其財務人員是由其他人員兼任，甚至某些單位出現了編制外包的情況，造成信息嚴重不安全。
3.完善行政事業單位財務檔案管理的對策
完善行政事業單位財務檔案管理不是一個簡單、暫時的過程，而是長期的工作，就目前財務檔案管理的現狀，筆者提出以下建議：
3.1強化財務檔案管理意識
要促進行政事業單位財務檔案管理工作質量的提高，必須從單位領導和管理人員的思想意識入手，充分認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案管理工作對行政事業單位在處理突發問題和未來的發展上所起的重要作用。
3.2提高工作人員專業素質，提高工作人員的法律法規意識
檔案管理工作按基本性質來說，是綜合了管理性、服務性、政治性三種性質的工作，因此，工作人員的素質、能力和服務意識對檔案管理工作具有重要的影響。從行政事業單位的實際情況來看，在財務檔案管理崗位的設置、人員編制的安排及工作人員的培訓、再教育等方面均需要再加強，引進和培養一批符合現代管理需求的告訴知道工作人員十分重要，同時，也必須重視工作人員的后期培訓工作，做到與時俱進，思想意識、管理水平始終保持在先進的狀態。
3.3重視技術的力量，引進先進的管理系統，制定行之有效地管理制度
財務檔案管理工作正常運轉和效率的提高都要依靠管理硬件的支持，必須確保硬件系統的不斷更新和建設，以提高財務檔案管理工作的效率，增強其精確性、有效性，使財務檔案管理工作進行的更加順暢、便捷。同時，行政事業單位也要不斷完善管理制度建設，充分重視《檔案法》和《會計檔案管理辦法》對財務檔案管理工作的指導意義和參考價值，建立符合單位實際的財務管理規范，對財務檔案管理工作進行科學規劃，制定合理的工作目標，使財務檔案管理工作能夠做到有法可依，有法必依，確保行政事業單位各項工作和活動的順利進行。
參考文獻：
一、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的意義分析
目前，行政事業單位已經認識到檔案管理信息化的重要性，改變了傳統的檔案管理理念和模式，實現了檔案管理的科學化。行政事業單位要結合內部實際情況合理制定信息化檔案管理方案，適應國家發展，保證檔案管理工作的有序開展。但是，從行政事業單位信息化檔案管理現狀可以看出，行政事業單位信息化檔案管理中還存在很多問題，需要管理人員詳細分析問題存在的原因，并針對存在的問題及時采取調整對策。行政事業單位的檔案管理是一項十分復雜的工作，需要涉及的內容非常多。檔案管理工作具有以下特點：一是管理性，二是服務性，三是政治性。如今，行政事業單位正在快速發展，如何提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學化已經成為行政事業單位關注的焦點。信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化的意義體現在以下幾點：一是檔案管理科學化是國家發展的必然要求，二是檔案管理科學化是行政事業單位發展的關鍵保證，三是檔案管理科學化是行政事業單位改革的保證。
二、行政事業單位信息化檔案管理中存在的問題分析
（一）檔案管理制度不健全。如今，很多行政事業單位管理人員對檔案管理不重視，沒有認識到檔案管理的重要性，導致檔案管理制度不健全，管理體系不完善，檔案管理過于形式化，而且監管部門也沒有在檔案管理中發揮作用，監管不到位。檔案管理屬于行政事業單位的基礎性工作，無法直接提高行政事業單位的經濟效益，往往會被單位領導忽視。由于行政事業單位領導對檔案管理不予重視，導致檔案管理人員也對檔案管理工作不重視，認為檔案管理就是資料的抄寫和保管，工作積極性和熱情較低。
（二）管理資金較少。很多行政事業單位管理人員認為不需要在檔案管理上投入過多的資金，會增加單位運營的成本，是對資金的浪費，導致檔案管理設備過于陳舊，根本無法滿足檔案管理工作需求，而且很多行政事業單位還在采用手寫檔案管理方式，紙張在保存和整理上都存在一定的難度，很容易導致檔案的丟失和破損，給行政事業單位造成巨大的損失，阻礙了行政事業單位的快速發展。
（三）檔案管理人員專業水平較低。行政事業單位檔案管理信息化對檔案管理人員提出了更高的要求，如果行政事業單位不配備專業的檔案管理人員，根本無法滿足檔案管理需求。但是，我國行政事業單位缺乏專業的檔案管理人員，現有人員專業水平和綜合素質較低，而且隨著行政事業單位的不斷改革，人員的流動性非常大，人員的工作積極性和熱情比較低。很多檔案管理人員無法熟練操作信息化設備，接受新事物的能力較差。除此之外，在檔案管理人員上崗之前行政事業單位并未對人員進行專業化培訓，管理人員的專業化水平有待提高。
（四）信息化水平低。如今，國家要求行政事業單位檔案管理實現科學化，但是很多行政事業單位還未建立內部檔案管理平臺和網絡系統，也未設置專門的檔案管理部門和管理人員，檔案管理信息化水平比較低。
三、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化對策
（一）健全檔案管理制度。要想實現檔案管理的科學化，相關部門必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作提供支持。行政事業單位還要加大檔案管理工作的宣傳力度，讓單位員工認識到檔案管理工作的重要性。單位還要明確檔案管理職責，把檔案管理工作落實到實處。
（二）完善管理環境。要想實現檔案管理的科學化，行政事業單位還必須加大檔案管理方面的資金投入，定期更換檔案管理設施，為員工提供優質的工作環境，提供檔案管理人員的工作積極性和熱情。
（三）加強人員培訓。要想實現檔案管理的科學化，行政事業單位需要定期派遣人員外出學習專業知識和信息化知識，提高員工接受新知識和新事物的能力，進而實現檔案管理的科學化。
1 行政事業單位會計檔案的主要內容
行政事業單位會計檔案是單位在財務管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、電子會計資料和其他會計資料，是記錄和反映各單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括，會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括每年一次的數據庫備份，財務軟件升級前的數據庫備份，打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，其他應該存檔的有關資料或數據；其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
2 行政事業單位會計檔案管理存在的主要問題
（一）思想重視不高。一是不少單位領導和財務人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，認為“費時費力不討好”，會計業務與會計檔案管理相脫節。二是許多單位會計檔案管理人員沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，由于不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求。三是部分行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。特別是對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，還沒有及時制定相應的管理辦法。
（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件資料和磁性介質等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會計檔案的齊全性和完整性。有的單位將會計信息存入磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。二是個別單位會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。三是由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
（三）檔案管理不細。一是有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里，或者不按照規范的要求進行裝訂。二是活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里。四是不少單位過分強調保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，會計檔案長期沉睡在檔案室，沒有最大限度發揮其作用。五是會計檔案鑒定銷毀難，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，會計檔案越堆越多。
（四）監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
3 加強行政事業單位會計檔案管理的建議
（一）健全會計檔案管理制度。要根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合單位實際，建立和健全一整套會計檔案管理制度。一是建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實會計檔案管理工作責任制，明_各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。四是對會計檔案管理人員設立獎懲措施，定期組織對會計檔案管理工作的檢查，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步。
（二）提升會計檔案人員素質。一是單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。二是加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。三是加大投入，改善會計檔案工作的硬件設施，及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。
（三）規范會計檔案整理歸檔。一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封粘、簽章。裝訂完畢的會計檔案還要裝盒，以保護會計檔案，延長會計檔案的壽命。會計憑證按月份先后順序裝入憑證盒，會計賬簿、財務報告和其他類會計檔案逐卷裝入會計檔案盒，并逐項填寫盒面上的內容。二是定期對會計電算化系統產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、系統日志等數據用統一紙質打印后裝訂成冊并進行存檔，對計算機環境中形成的會計檔案實行多備份，對會計電算化檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對采用磁性保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制。三是規范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續。
一、明確檔案管理制度，規范檔案管理職責
事業單位工程建設會計憑證檔案管理是服務于工程建設，確保工程建設能夠充分地按照標準化的流程進行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認識，檔案管理工作的職責劃分不明確，導致了事業單位工程建設會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業單位在工程建設會計檔案的管理上，應該切實地提高其檔案管理人員的思想認識，充分發揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業單位檔案管理部門，應該更為細致地劃分檔案管理的職責，并且出臺相關的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內容、職責意識、崗位落實、工作狀態、工作態度、專業技能與素質等有機地形成一個考核與評價的生態圈，并且將這種考核的結果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設會計檔案管理工作，全面有效提高事業單位工程建設會計檔案管理成效。
二、信息時代下事業單位檔案管理的發展
（一）數字化檔案的建設與管理。數字化檔案管理的應用，是轉變傳統檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統的工程建設會計憑證檔案管理大多數是紙質的文件，由于工程建設量大、工程款項計算多，造成一個工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數字化，有利于檔案內容的有效管理，同時在檔案的調用、審閱、審核等各個方面都可以實現即時的服務，大大提高了工程建設會計憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數字化的過程，是未來檔案管理的重要發展方向，所以作為每一個檔案管理人員應該切實認識到數字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數字化的建設與管理中。
