時(shí)間：2023-05-24 08:52:28
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇信貸檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：信貸檔案；管理風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)范；建議
銀行信貸檔案是信貸管理中的重要內(nèi)容。在強(qiáng)化管理規(guī)范操作、防范風(fēng)險(xiǎn)等方面起著重要的作用。很多人認(rèn)為信貸檔案只是一些合同、文件、憑證、法律文書等，與防范風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系不大，只是提供一些必要的憑據(jù)支持。其實(shí)，信貸檔案在防范風(fēng)險(xiǎn)中的重要作用，是其他管理和材料無(wú)法替代的，其作用主要體現(xiàn)在：
1.控制信貸風(fēng)險(xiǎn)源。通過對(duì)借款企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景及信用狀況等資料的科學(xué)整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風(fēng)險(xiǎn)與單筆信貸風(fēng)險(xiǎn)程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長(zhǎng)短等提供科學(xué)決策依據(jù)，堵住信貸風(fēng)險(xiǎn)源頭。
2.有效預(yù)警信貸風(fēng)險(xiǎn)。一是科學(xué)規(guī)范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時(shí)采取措施，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生二是健全的信貸管理資料，可對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)量、資金運(yùn)營(yíng)狀況、償債能力、盈利能力等進(jìn)行分析與預(yù)測(cè) ，測(cè)評(píng)企業(yè)貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風(fēng)險(xiǎn)概率三是翔實(shí)的借款企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料，可掌握企業(yè)原材料、產(chǎn)成品占用情況，分析產(chǎn)品的銷售動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)行情和銷售貨款的回籠及應(yīng)收賬款情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)信貸資金運(yùn)行中潛在風(fēng)險(xiǎn)。
3.防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。一是完善采購(gòu)環(huán)節(jié)管理檔案，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)原材料或商品質(zhì)、價(jià)、量 “三控制” ，促進(jìn)企業(yè)“以銷定購(gòu)、以效定購(gòu)”，減少盲目采購(gòu)引起的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)二是健全庫(kù)存管理檔案，隨時(shí)檢查商品庫(kù)存數(shù)量、成本情況，保證賬實(shí)、賬賬、賬表相符并可掌握庫(kù)存商品質(zhì)量情況，促進(jìn)庫(kù)存勤進(jìn)快銷，減少庫(kù)存潛在風(fēng)險(xiǎn)三是健全銷售資料檔案，及時(shí)掌握企業(yè)銷售實(shí)績(jī)與市場(chǎng)態(tài)勢(shì)，尋找誠(chéng)實(shí)守信的客戶，促進(jìn)順價(jià)銷售及時(shí)掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時(shí)貸款本息足額收回，特別是對(duì)形成的銷售結(jié)算資金，通過及時(shí)、詳細(xì)記載發(fā)生的時(shí)間、金額、付款單位、形成原因等，及時(shí)采取催收措施，有效防范銷售環(huán)節(jié)的信貸風(fēng)險(xiǎn)。
4.規(guī)避企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業(yè)改革，堅(jiān)持“債隨資產(chǎn)走、資產(chǎn)與負(fù)債相統(tǒng)一”的原則，及時(shí)有效落實(shí)貸款債務(wù)可對(duì)企業(yè)改革成本來(lái)源進(jìn)行甄別，掌握企業(yè)實(shí)施人員分流的具體方案，制止企業(yè)人員帶錢、帶物分流，嚴(yán)防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實(shí)的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關(guān)經(jīng)濟(jì)問題，落實(shí)拖欠的各類補(bǔ)貼與債權(quán)債務(wù)，減少企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。
5.提供依法管貸依據(jù)。一是利于貸款實(shí)行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴(yán)格按照法規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照地規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，依法加強(qiáng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)全過程的監(jiān)管、二是有利于保證訴訟時(shí)效。對(duì)到期貸款及時(shí)通知，對(duì)不良貸款及時(shí)催收，并收回回執(zhí)，有利于保證訴訟時(shí)效三是依法收貸依據(jù)。通過對(duì)信貸資料的分析，并以借貸資料為依據(jù)，實(shí)施對(duì)不良貸款及時(shí)實(shí)行依法訴訟對(duì)資不抵債、喪失發(fā)展空間、通過普通訴訟程序無(wú)法收回的，及時(shí)提出破產(chǎn)申請(qǐng)對(duì)依法破產(chǎn)的，及時(shí)申報(bào)債權(quán)，積極參與和監(jiān)督企業(yè)資產(chǎn)的清算、評(píng)估 、變現(xiàn)和分配，最大限度地減少信貸資產(chǎn)的損失四是翔實(shí)的信貸資料也是呆賬認(rèn)定及核銷申報(bào)的依據(jù)與條件。
可見信貸檔案在信貸風(fēng)險(xiǎn)管理中地位和作用日益凸現(xiàn)基層機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識(shí) ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進(jìn)信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無(wú)法充分發(fā)揮其管理與防范風(fēng)險(xiǎn)方面的作用。在日常工作中，主要應(yīng)作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對(duì)企業(yè)信貸監(jiān)管過程中形成的有關(guān)資料。三是企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料。主要是企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時(shí)要制定系統(tǒng)的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實(shí)信貸檔案專兼職人員，實(shí)行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，切實(shí)解決以往信貸資料由經(jīng)辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開發(fā)檔案信息資源，為防范風(fēng)險(xiǎn)提供全方位服務(wù)。一是改革信貸檔案利用傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務(wù)方式，建立新型的“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、系列服務(wù)、全程服務(wù)”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現(xiàn)有借貸資料、信貸管理資料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料、政策導(dǎo)向資料等，進(jìn)行科學(xué)整理、歸類與分析，編研系統(tǒng)性的信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，為防范信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)提供信息依據(jù)。三是開發(fā)挖掘市場(chǎng)信息資源。利用金融機(jī)構(gòu)點(diǎn)多、面廣的特點(diǎn)，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)外的聯(lián)系，建立市場(chǎng)行情、價(jià)格等市場(chǎng)信息網(wǎng)絡(luò)，幫助企業(yè)聯(lián)系誠(chéng)實(shí)可信的客戶，擴(kuò)大購(gòu)銷業(yè)務(wù)，提高經(jīng)營(yíng)效益，實(shí)現(xiàn)銀企雙贏。
3.完善考核制度，確保信貸檔案管理有效開展。要將信貸檔案管理納人業(yè)務(wù)考核內(nèi)容，制訂信貸檔案規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法，與信貸人員的獎(jiǎng)罰掛鉤，激勵(lì)信貸人員做好信貸檔案工作的積極性，促進(jìn)信貸檔案管理工作扎實(shí)有效地開展，提高信貸風(fēng)險(xiǎn)防范與化解水平。
關(guān)鍵詞：信用檔案管理
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案部門將現(xiàn)代信用檔案的科學(xué)管理提到了議事日程加以研究，積極指導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位建立信用檔案，并協(xié)助有關(guān)部門在國(guó)家綜合檔案館建立起信用信息遠(yuǎn)程利用平臺(tái)。
一 、綜合管理信用檔案可以滿足新形勢(shì)下社會(huì)對(duì)信用檔案的遠(yuǎn)程利用
檔案部門通過綜合管理信用檔案可以滿足新形勢(shì)下社會(huì)對(duì)信用檔案的遠(yuǎn)程利用，這是檔案部門綜合管理的優(yōu)勢(shì)。一般法人單位的客戶信用記錄 ，是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由于同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門，如銀行、稅務(wù)、保險(xiǎn)、海關(guān)、技術(shù)監(jiān)督、工商行政管理部門、民政部門、法院、檢察院、公安局等，從這些單位采集與遠(yuǎn)程利用信用信息十分困難，一方面有了解他人信用狀況的需求，另一方面卻無(wú)從獲取本單位以外的這些信息，一份調(diào)查表明，將本單位信用記錄對(duì)社會(huì)提供查詢利用的僅占百分之二十，因各類信息最終均得保存在檔案部門，要實(shí)現(xiàn)信用檔案信息的跨部門、跨行業(yè)、跨單位、跨地區(qū)的遠(yuǎn)程利用，檔案部門較之有優(yōu)勢(shì)，我們可以利用平時(shí)已建立的工作網(wǎng)來(lái)收集分散在各部門的“信用檔案”信息，然后進(jìn)行綜合整理、開發(fā)、利用，通過公開網(wǎng)、公共網(wǎng)為社會(huì)需求提供服務(wù)。檔案部門要發(fā)揮信用檔案管理優(yōu)勢(shì)，一方面應(yīng)充分開發(fā)館藏有關(guān)信用檔案信息資源，對(duì)已有館藏檔案信息的挖掘，將日積月累的大量材料，經(jīng)過篩選使其精華保存，形成比較完善的“信用檔案 ”，為做好信用檔案工作提供歷史經(jīng)驗(yàn)，另一方面是對(duì)尚未入館的檔案信息的開發(fā)利用，當(dāng)然，這還需要各級(jí)政府的適度干涉打破和消除單位與單位，部門與部門，行業(yè)與行業(yè)，地區(qū)與地區(qū)之間的壁壘，促進(jìn)信用檔案信息遠(yuǎn)程利用。信用檔案信息作為一種特殊的專門檔案，有著自身的規(guī)律，對(duì)其產(chǎn)生與形成的規(guī)律、產(chǎn)生范圍、保管及真實(shí)狀況的鑒定，信用共享的研究，探索這類檔案運(yùn)行的內(nèi)在規(guī)律，不但在理論上有所創(chuàng)新，從工作實(shí)踐中摸索和歸納出一整套科學(xué)有效、具有可操作性的管理方法，可以豐富我國(guó)檔案學(xué)的內(nèi)容，更重要的是有利于社會(huì)信用體系的建立，在全面建成小康社會(huì)中發(fā)揮強(qiáng)力作用。
二、根據(jù)形勢(shì)發(fā)展和需要，擴(kuò)大職責(zé)范圍，明確具體管理內(nèi)容
由于社會(huì)的不斷發(fā)展，信用檔案是新形勢(shì)下檔案工作新的工作對(duì)象，信用檔案在內(nèi)容構(gòu)成、收集渠道、管理方法等方面與傳統(tǒng)檔案有所不同，但也有許多共性，目前部分國(guó)家商業(yè)銀行建立的客戶檔案、信貸檔案等已涉及到信用檔案范疇，檔案部門要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和積極性，將信用檔案工作納入自身的工作視野，對(duì)這些檔案進(jìn)一步加強(qiáng)研究，界定收集范圍，規(guī)范管理方式，改進(jìn)管理手段，明確利用途徑，積極探索信用檔案管理的最佳方式和有效途徑，最終使每個(gè)企業(yè)和個(gè)人的信用狀況從無(wú)形走向有形，從難把握到有“記錄在案”的質(zhì)的飛躍，這是檔案部門實(shí)施職責(zé)的體現(xiàn)，優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)。
信用檔案主要指相關(guān)機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，搜集、整理和保管的反映個(gè)人企業(yè)信用狀況的信息材料，由于內(nèi)容涉及一些非公開信息，一般以戶為單位進(jìn)行管理，形式上類似人事檔案，故泛稱為信用檔案，其形成比較廣，涵蓋諸多行業(yè)領(lǐng)域、企業(yè)（包括個(gè)體私營(yíng)企業(yè)）、社會(huì)中介組織的登記注冊(cè)、法人執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、評(píng)估材料、經(jīng)營(yíng)銷售行為、納稅、合同履約、部門規(guī)則、行業(yè)的主管部門對(duì)行為規(guī)范誠(chéng)實(shí)守信者認(rèn)定的文件、證書、牌匾等不同形式的原始記錄、對(duì)有違規(guī)違法行為者，監(jiān)督部門執(zhí)法部門形成處罰的文件材料等，還有與企業(yè)中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人誠(chéng)信操守相關(guān)的大量檔案材料。
按照國(guó)際慣例，個(gè)人信用檔案資料分為良性記錄和不良性記錄，前者將保留十年，后者保留三年，其信用檔案按照檔案法規(guī)均得在一定時(shí)期內(nèi)上交檔案部門，因而綜合管理信用檔案的職責(zé)終歸落在檔案部門指導(dǎo)和幫助有關(guān)部門及時(shí)建立企業(yè)和個(gè)人信用檔案，采集和整理信用檔案信息，建立一種信用檔案體系，進(jìn)行綜合管理，保存企業(yè)的信用狀況，進(jìn)行科學(xué)、合理的評(píng)估，使企業(yè)或個(gè)人便捷的查找利用信息檔案，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮出對(duì)信用狀況的獎(jiǎng)懲作用，承擔(dān)此項(xiàng)功能，應(yīng)是檔案部門責(zé)無(wú)旁貸的任務(wù)。
三、緊跟新形勢(shì)，抓好建檔基礎(chǔ)，實(shí)行實(shí)體和信息分別管理
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。應(yīng)該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。
一、信息化與檔案的關(guān)系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識(shí)的結(jié)晶，是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案作為原生信息源，越來(lái)越社會(huì)重視和利用。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2．信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個(gè)全球化的信息共同體。在這種社會(huì)形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3．信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來(lái)講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識(shí)的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會(huì)各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲(chǔ)、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對(duì)社會(huì)信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會(huì)發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時(shí)代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會(huì)信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。
4．信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來(lái)源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來(lái)信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，也是檔案工作改革的直接動(dòng)力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來(lái)越高，檔案本身的作用隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會(huì)休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
1．從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化還應(yīng)該堅(jiān)持以下四項(xiàng)原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。
(2)協(xié)作性：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來(lái)說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
(3)實(shí)用性：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的動(dòng)因
1.1檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。
美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。
其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。
校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。
許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展
90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國(guó)教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國(guó)科技網(wǎng)（CSTnet）和中國(guó)金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來(lái)看，1994年以來(lái)，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來(lái)，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來(lái)，許多高校撥?？罱o檔案館購(gòu)置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無(wú)法購(gòu)置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質(zhì)低弱
在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式
客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來(lái)，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù)，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶界面，當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí)，工作站向被稱為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器（Server）發(fā)出請(qǐng)求，服務(wù)器即對(duì)此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái)，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的客戶（Client）。
C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，但它對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無(wú)嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。
3.2建立基于Web的服務(wù)體系
在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。手工勞動(dòng)則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮?jiǎn)單，只需選用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺(tái)微機(jī)而是有無(wú)Web服務(wù)器。
3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無(wú)論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫(kù)———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；可持續(xù)性
檔案管理的創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的核心,只有不斷地創(chuàng)新,才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。檔案管理事業(yè)應(yīng)該適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，只有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力,促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展,從而跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐。
一、思想觀念創(chuàng)新
（一）思想觀念創(chuàng)新是檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它具有科學(xué)性、管理性和服務(wù)性的一項(xiàng)綜合性的工作。新時(shí)期的檔案內(nèi)容廣泛、形式多樣，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源。在信息化高速發(fā)展的科技時(shí)代，檔案工作者更應(yīng)該強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)代檔案管理工作的重要性。對(duì)檔案管理要有創(chuàng)新精神，在思想觀念上有所轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案資源進(jìn)行深入挖掘提煉，將檔案精品提供給利用者，讓檔案資源得到最大化地利用。
（二）思想觀念創(chuàng)新是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)。要明確檔案管理方式與理念創(chuàng)新的必要性，信息和網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作必須做到與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，這就要求新時(shí)期的檔案管理要在思想觀念上最大化地適應(yīng)信息化時(shí)代的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，達(dá)到為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的目的。
（三）思想觀念創(chuàng)新是檔案資源利用最大化的保證。檔案的利用是所有實(shí)踐的最終目標(biāo)，由于對(duì)檔案利用工作重視不夠，現(xiàn)階段人們的檔案利用率非常低，導(dǎo)致檔案資源不能給經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步帶來(lái)最大化的價(jià)值，而長(zhǎng)時(shí)間單一、枯燥乏味的工作方式、落后的方法,又一直束縛和制約著檔案工作者的思想,事實(shí)證明，如果檔案管理工作還是單純的依照傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)方式來(lái)進(jìn)行管理，是不能滿足社會(huì)發(fā)展需要的，所以一定要努力培養(yǎng)檔案管理工作者的創(chuàng)新意識(shí),以實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
二、管理創(chuàng)新
（一）管理理論創(chuàng)新。1.檔案管理要調(diào)動(dòng)廣泛的社會(huì)參與。隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化程度的提高，檔案信息量越來(lái)越大，涉及的面越來(lái)越廣，僅靠檔案管理部門是不可能全面、準(zhǔn)確地收集所有有價(jià)值信息的，這就要求我們?cè)诠芾砩嫌兴鶆?chuàng)新，要充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮各個(gè)行業(yè)、各個(gè)部門包括社會(huì)大眾參與到檔案管理工作中來(lái)共同管理，在搜集、篩選、整理、共享等一系列過程中做到資源的最優(yōu)整合。2.檔案管理要重視人才管理。檔案管理工作需要大量敬業(yè)、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)性人才，檔案管理中首先要重視人才的重視和培養(yǎng)，要建立適當(dāng)?shù)墓芾頇C(jī)制，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和水平。
（二）技術(shù)理論創(chuàng)新。第一臺(tái)打印機(jī)的出現(xiàn)開啟了文字從傳統(tǒng)的手寫到鉛字的大門，從此檔案信息也進(jìn)入了新的時(shí)代。計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用使得檔案又從紙質(zhì)進(jìn)化到電子檔案的概念上，新型電子檔案以其快捷、無(wú)誤的特點(diǎn)，在文件的歸檔、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)效率突出，新的技術(shù)為檔案管理工作者提供了新的平臺(tái)，從根本上改變了檔案的管理與利用方式，實(shí)現(xiàn)了信息的共享化。
（三）管理方式創(chuàng)新。一些檔案館等檔案管理部門雖然收藏有大量豐富的信息資源，但是管理方式的落后以及對(duì)人們提出的種種限制性條約導(dǎo)致了利用率的低下，所以，必須對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行優(yōu)化、整合，能夠確保及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時(shí)俱進(jìn)，電子信息技術(shù)讓檔案資源有了更廣闊的空間，這要求管理者要建立一套優(yōu)質(zhì)的檢索程序，讓檔案利用者能夠不受時(shí)間和空間的限制在最短的時(shí)間內(nèi)得到最有效的資源，所以新的社會(huì)形式，新的經(jīng)濟(jì)條件下一定要有與之相適應(yīng)的管理方式，要建立與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的管理方式，滿足社會(huì)發(fā)展的需要。
三、服務(wù)方式創(chuàng)新
從我國(guó)目前的檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作中的服務(wù)還不夠完善，要適合社會(huì)的發(fā)展，在服務(wù)方式上就要有所改變，要對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)，增加檔案信息利用的積極性。在新形勢(shì)下，檔案工作者面對(duì)需要滿足的各方面日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求，要在實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。所以，檔案工作者必須對(duì)形勢(shì)的變化有所認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，加快檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地服務(wù)于全社會(huì)。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，只有不斷創(chuàng)新，才是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展的根本出路，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)。檔案管理工作必須進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，檔案工作者面臨的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙惠清.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)企業(yè)建設(shè)[J].中國(guó)科技信息,2010(15).
1.1電子文件的直讀性缺乏，閱讀與利用電子文件需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備才可以進(jìn)行，計(jì)算機(jī)等設(shè)備缺少的情況下，電子文件就無(wú)法發(fā)揮它的真正價(jià)值，變成摸不著看不見的文件了。1.2電子文件具有可轉(zhuǎn)換性，它隨時(shí)可以向紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換。1.3可以相互轉(zhuǎn)換電子文件信息的載體，在內(nèi)容信息不改變的條件下能夠轉(zhuǎn)換信息載體；在計(jì)算機(jī)信息化條件下可以實(shí)現(xiàn)共享和傳輸網(wǎng)絡(luò)，區(qū)別于紙質(zhì)文件，在距離和時(shí)間上會(huì)受到較大的影響。1.4電子文件具有較強(qiáng)的對(duì)設(shè)備的依賴性。形成和處理電子文件都必須在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的條件下才能夠進(jìn)行。因其對(duì)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性和其具有破壞和丟失信息等特點(diǎn)，電子文件容易出現(xiàn)不可讀的情況，電子文件難以保證能夠在可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)長(zhǎng)期保持，不同于直觀的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。1.5電子文件的不安全性。保存紙質(zhì)檔案的保護(hù)局限于靜態(tài)條件下進(jìn)行，與保存場(chǎng)地的溫度濕度、空氣質(zhì)量相關(guān)。而電子文件在資源共享的條件下帶來(lái)快捷方便的同時(shí)，也帶來(lái)了信息的危險(xiǎn)性。電子文件保存條件比較嚴(yán)格，不但要具備保存紙質(zhì)文件的條件，在保存的過程中還要注意防變形、防磨損、防磁、防強(qiáng)震等問題。
2、管理和利用好電子檔案的途徑
因電子檔案具有多種多樣的技術(shù)依賴性以及提供利用方式，使得利用工作比較復(fù)雜。所以，對(duì)于電子檔案來(lái)講，加強(qiáng)其利用管理非常重要，要求必須從多個(gè)角度出發(fā)，通過多方面的密切配合開展工作。2.1為了使重要信息的完整性得以保證，建立“雙套制”模式“雙套制”模式就是指一起提交保存歸檔電子檔案和紙質(zhì)檔案。對(duì)檔案工作者來(lái)講“雙套制”管理模式是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員必須與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代步伐同步，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)要熟練運(yùn)用，不然就難以開展文檔形成和保管工作。另外，在實(shí)施“雙套制”的過程中還有一個(gè)問題需要面對(duì)，這就是“雙套制”檔案的實(shí)行應(yīng)該具備哪些條件，什么情況下不需要實(shí)行“雙套制”檔案。電子檔案的管理手段應(yīng)依據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)開展，對(duì)“雙套制”管理有選擇性地實(shí)行，從而在人力、財(cái)力、物力上才不會(huì)造成浪費(fèi)，使重要信息的完整性得以保證。2.2安全保障機(jī)制要建立健全。依托于電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案信息化建設(shè)，最重要的一點(diǎn)就是對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。安全保障機(jī)制建設(shè)必須加強(qiáng)，引起檔案人員的充分重視，提到其警惕性，從源頭解決黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅，安全防護(hù)手段可以通過數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證、防火墻等手段實(shí)施。2.3電子檔案歸檔制度建設(shè)應(yīng)不斷加強(qiáng)。各檔案管理單位在電子檔案管理規(guī)范的要求下，必須結(jié)合于本單位的實(shí)際情況，相應(yīng)的建立一套有效的電子檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生、收集、歸檔以及檢查鑒定電子文件的過程加以規(guī)范，具有行之有效的作用,從而在工作中能夠有章可循。2.4加強(qiáng)檔案管理人員的保護(hù)意識(shí)，提高工作人員素質(zhì)電子檔案因其具有多種多樣的提供利用方式及多重的技術(shù)依賴性，使得利用工作開展比較復(fù)雜。所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)必須提高，加強(qiáng)對(duì)其管理，從思想上對(duì)檔案管理工作的重要性要有充分的認(rèn)識(shí)，從技術(shù)上對(duì)檔案管理工作的安全性加以保證，實(shí)現(xiàn)最大限度的對(duì)電子檔案信息進(jìn)行利用，并能夠可靠、安全、有效的保護(hù)這些信息資源?？傊枰哂袕?qiáng)烈責(zé)任心的人員實(shí)施電子文件的制作和管理，必須提高工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的理念，從而加強(qiáng)電子文件真實(shí)性、有效性、原始性的有效措施。
3、結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案；信息安全；管理；分析
隨著檔案數(shù)量的不斷增多，紙質(zhì)檔案的利用率大大縮減，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)盤，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用方便了數(shù)據(jù)的錄入及查詢，面對(duì)越來(lái)越龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，雖然也根據(jù)社會(huì)的需要進(jìn)行合理的整合，但其安全問題卻存在很多隱患，進(jìn)步帶來(lái)的。
1 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代有關(guān)檔案信息安全問題概述
1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全不穩(wěn)定問題
計(jì)算機(jī)是人們?nèi)粘Ｉ钪卸紩?huì)使用的一樣工具，起著幫助人們學(xué)習(xí)娛樂和生活的作用，但它的安全性一直都不能得到保證，而大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的傳輸、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)的查閱都離不開計(jì)算機(jī)，這樣就給檔案的信息安全帶來(lái)了隱患，雖然現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)不斷的在進(jìn)步，但依然存在很多安全問題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜，計(jì)算機(jī)的硬件雖然及時(shí)更新，但也抵擋不住網(wǎng)絡(luò)上的人為攻擊，比如黑客和一些不法分子，利用病毒的入侵獲取檔案資源和各種信息數(shù)據(jù)，給檔案資料庫(kù)帶來(lái)嚴(yán)重的損失，導(dǎo)致檔案資源被泄露，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象。
1.2 信息存儲(chǔ)安全問題
在改變傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存的紙質(zhì)結(jié)構(gòu)后，我們使用最多的就是電腦磁盤，光盤，硬盤儲(chǔ)存，雖然給信息的儲(chǔ)存帶來(lái)方便，提高了檔案的便攜性，但是和紙張對(duì)比說，電子產(chǎn)品的壽命并不是永久的，它有一定的磨損率，在耐用性上面也不是很樂觀，對(duì)儲(chǔ)存的環(huán)境要求也相當(dāng)?shù)母?，在不適的環(huán)境中，有時(shí)候一杯水，或者一次磕碰都會(huì)帶來(lái)不可挽回的數(shù)據(jù)損失，如今科技發(fā)展快，生產(chǎn)計(jì)算機(jī)的商家因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)關(guān)系，幾乎每天都在有所變化，我們固有的檔案資料儲(chǔ)存框架格式在計(jì)算機(jī)新科技的不斷更新中，可能會(huì)失效無(wú)法操作更改，數(shù)據(jù)庫(kù)的升級(jí)跟不上計(jì)算機(jī)的腳步，導(dǎo)致很多檔案的信息變成亂碼、破損甚至丟失。
1.3 非法訪問問題
從前的檔案安全管理，因?yàn)槭菣n案的實(shí)體性，只需要提防有不法分子偷偷進(jìn)入檔案館竊取檔案信息資料，或嚴(yán)格規(guī)定檔案管理者提取檔案必須進(jìn)行登記和寫清詳細(xì)情況便可，現(xiàn)在的檔案管理與網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，網(wǎng)絡(luò)的范圍之大，背后的每個(gè)網(wǎng)民都可以使用其資源，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，非法訪問數(shù)不勝數(shù)，網(wǎng)絡(luò)上的不法分子通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案資料庫(kù)進(jìn)行攻擊，從而竊取其中的檔案信息，有些重要的檔案信息也在其中不保，非法入侵的頻繁得手，究其原因，主要是因?yàn)楣芾砣藛T有些對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練，電腦不安裝殺毒軟件，防火墻未開，管理系統(tǒng)的密碼過于簡(jiǎn)單，權(quán)限用戶的分配不合理，等諸多問題。導(dǎo)致不法分子可以輕松攻破電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，隨意對(duì)其中的檔案資料進(jìn)行更改、竊取、閱讀，在防治非法訪問的問題上，也采取了辦法，但也都只是可以堅(jiān)持一段時(shí)間，不能長(zhǎng)遠(yuǎn)防治，防治在進(jìn)步，黑客等不法分子的手段也在跟著變化，目前我國(guó)對(duì)徹底抑制網(wǎng)絡(luò)攻擊還沒有研究出完全的辦法。
1.4 風(fēng)險(xiǎn)的種類
1.4.1 自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)機(jī)房不符合規(guī)范要求，存在環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)因素。
1.4.2 硬件系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、客戶端、存儲(chǔ)設(shè)備等損壞、故障、老化風(fēng)險(xiǎn)。
1.4.3 應(yīng)用系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)、應(yīng)用系統(tǒng)功能、應(yīng)用系統(tǒng)性能等方面，不完備、設(shè)計(jì)存在缺陷。
2 提高“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息安全的手段
2.1 制定目標(biāo)，減少風(fēng)險(xiǎn)
在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，明確我們要運(yùn)用檔案來(lái)做什么，只有明確了目標(biāo)，才能高效地進(jìn)行檔案管理，妥善保留有用的檔案信息，銷毀沒用的檔案信息，從而有效地節(jié)省查找檔案信息的時(shí)問。確定了目標(biāo)，才能把人力資源和時(shí)問資源利用在有用的檔案信息的查找和管理上，以提高服務(wù)質(zhì)量。此外，還應(yīng)該把檔案信息安全分類管理，可以將檔案信息管理安全分為檔案數(shù)據(jù)采集安全、檔案信息管理系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)提供利用安全，設(shè)立專門的檔案部門，安排專門的檔案人員負(fù)責(zé)各個(gè)檔案部分的管理工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)立問責(zé)制，以提高檔案信息安全管理的質(zhì)量和效率；在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，由于數(shù)據(jù)內(nèi)容過于龐大，造成了檔案信息失真和不規(guī)律，一些錯(cuò)誤的信息參雜進(jìn)來(lái)使信息混亂，這對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)分析人員來(lái)說無(wú)疑是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)，這就要求檔案信息數(shù)據(jù)分析人員在檢驗(yàn)和查詢時(shí)要注意信息的真實(shí)有效性。因此，在收集檔案大數(shù)據(jù)信息之后，檔案管理人員應(yīng)該積極進(jìn)行分析和效驗(yàn)，成立不同的數(shù)據(jù)模型，將數(shù)據(jù)分類存放，刪除不準(zhǔn)確的檔案信息，確保保管的檔案信息真實(shí)有效。
2.2 掌控“大數(shù)據(jù)”進(jìn)展，隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展而發(fā)展
運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”信息改變了各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式的同時(shí)，也提高了工作效率?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代的信息具備數(shù)據(jù)量大、運(yùn)作速度快、更新速度快的特點(diǎn)，當(dāng)然還具備隨機(jī)性和復(fù)雜性，一般以文字、音頻、視頻為載體進(jìn)行儲(chǔ)存和傳播，但是很多文字、圖片、音頻、視頻會(huì)出現(xiàn)格式不符的問題，這是一大挑戰(zhàn)，信息的傳遞應(yīng)該更具便捷性。隨著人們對(duì)信息的處理工具要求更高，檔案信息應(yīng)該不斷借鑒“大數(shù)據(jù)”中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的處理方法，應(yīng)避免因?yàn)榉莾?nèi)容性問題導(dǎo)致的檔案信息流失的現(xiàn)象。
2.3 建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息安全
保障檔案信息安全的最重要內(nèi)容是完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行交流和溝通，在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，信息數(shù)據(jù)庫(kù)的信息內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息是否安全。由于檔案信息具有數(shù)量繁多、種類繁多、構(gòu)造復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的難度，檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的精準(zhǔn)篩查是保障數(shù)據(jù)庫(kù)準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性和完整性的前提條件。此外，建立檔案數(shù)據(jù)中心也是保障檔案信息安全的必要手段，隨著檔案數(shù)據(jù)信息的累計(jì)，檔案數(shù)據(jù)問題的不斷涌現(xiàn)，以往的檔案數(shù)據(jù)中心由于設(shè)備落后、空間狹小、監(jiān)控缺乏，己不足以支撐檔案數(shù)據(jù)信息的安全，因此，檔案數(shù)據(jù)中心的建立應(yīng)該以運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)，以提供快速化、自動(dòng)化、管理集中化的服務(wù)。
結(jié)束語(yǔ)
檔案的信息安全工作，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，顯得十分重要，檔案信息安全工作從不是一蹴而就的，它需要在多方面的下，長(zhǎng)久堅(jiān)持陣地，在管理工作上制定上完善的管理機(jī)制，工作人員在檔案的安全信息管理方面認(rèn)真負(fù)責(zé)，只有這樣才能提高整體數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，不能在出現(xiàn)安全問題時(shí)才想到挽回，確保檔案信息安全的穩(wěn)步向上發(fā)展路線，循序漸漸的完成，慢慢積累出安全問題的對(duì)策，長(zhǎng)久的堅(jiān)持才能做到更好。
參考文獻(xiàn)
[1]陳洋華.檔案數(shù)據(jù)管理與信息分析管理[J].企業(yè)改革與管理，2015（23）.
【關(guān)鍵詞】檔案信息化；建設(shè)；檔案管理現(xiàn)代化；促進(jìn)
1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的重要表現(xiàn)
（1）隨著時(shí)間的前進(jìn)，社會(huì)發(fā)展到了一定的程度，對(duì)于信息資源的需求和利用也越來(lái)越渴求，加上科技的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)，給信息化檔案建設(shè)提供了機(jī)會(huì)，現(xiàn)在對(duì)信息資源的掌控程度是決定成敗的關(guān)鍵，有超過自然資源的勢(shì)頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國(guó)家和社會(huì)能夠處于強(qiáng)勁的前進(jìn)勢(shì)頭，就需要我們加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，把這條道路走到底。
（2）檔案信息化是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展寶貴資源。檔案是信息社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的重大戰(zhàn)略。檔案信息化是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán)。由于我國(guó)城市的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步使檔案工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發(fā)展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢(shì)才能服務(wù)大局。作為檔案部門要在理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新上有所作為，一個(gè)重大的舉措和最為關(guān)鍵的突破口就是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案部門只有早日實(shí)現(xiàn)信息化，跟上信息社會(huì)發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，才能充分實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業(yè)和整個(gè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。從這個(gè)意義上講，沒有檔案信息化，就沒有檔案工作的未來(lái)。檔案信息化是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要關(guān)鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰(zhàn)卻又充滿了希望。
（3）檔案信息化建設(shè)即使順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展同時(shí)也是我國(guó)科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)。以現(xiàn)實(shí)為發(fā)展方向，以時(shí)展潮流為前進(jìn)方向，充分利用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，以檔案管理為基礎(chǔ)，以服務(wù)為核心，從廣大人民的需要為出發(fā)點(diǎn)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的開展。響應(yīng)國(guó)家科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，用實(shí)踐來(lái)完成檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。
（4）檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。信息化發(fā)展水平現(xiàn)在是世界各國(guó)評(píng)判其發(fā)展水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)的實(shí)力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息建設(shè)放在檔案工作改革的首要地位，認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，讓檔案信息化進(jìn)程可以和社會(huì)、城市的發(fā)展同步，以更好的完成輔助社會(huì)和城市發(fā)展的任務(wù)。
（5）檔案信息化建設(shè)是檔案工作者不可推卸的歷史責(zé)任。信息技術(shù)給我們的生活帶來(lái)了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)等等信息化技術(shù)，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務(wù)質(zhì)量上。檔案信息化建設(shè)具有歷史意義，是我們的社會(huì)發(fā)展的烙印?，F(xiàn)代社會(huì)以科技為核心力量，充分體現(xiàn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特點(diǎn)，這對(duì)社會(huì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對(duì)于檔案管理工作來(lái)說要求也更多了。因此需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，以滿足不斷膨脹的信息增長(zhǎng)需要，這是我們檔案工作者在這個(gè)時(shí)代的歷史使命。
2.準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
（1）加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（2）用法律來(lái)規(guī)范檔案工作，用科技來(lái)發(fā)展檔案事業(yè)。首先，黨和政府作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者，要以檔案法制化來(lái)進(jìn)行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務(wù)工作為中心開展工作，引入現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案工作的輔助任務(wù)。其次，檔案部門要完善現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容，并且不斷的去開發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)水平和服務(wù)范圍，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利條件，以服務(wù)為基礎(chǔ)，做好檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。第三，擴(kuò)大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以擴(kuò)大檔案信息類型和內(nèi)容的覆蓋。這些基礎(chǔ)工作都是為檔案事業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，通過幾年幾十年的努力來(lái)為檔案事業(yè)的將來(lái)提供條件和資本，伴隨社會(huì)和人民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)信息資源的需要程度越來(lái)越高，我們必須及早的為將來(lái)做好準(zhǔn)備，以滿足日益增加的信息需要。
（3）提高檔案法制建設(shè)。首先，進(jìn)一步完善檔案法律法規(guī)體系。以國(guó)家檔案法規(guī)為支撐，研究制定和完善適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的地方檔案規(guī)章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的政府規(guī)章或規(guī)范性文件。其次，全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國(guó)建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，市級(jí)檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)，縣級(jí)檔案行政管理部門配備專職檔案行政執(zhí)法人員。檔案行政執(zhí)法應(yīng)做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評(píng)議考核制和錯(cuò)案責(zé)任追究制，對(duì)檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。在檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴(kuò)大檔案行政執(zhí)法影響。i第三，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳。把檔案法規(guī)教育納入各級(jí)普法教育之中，增強(qiáng)檔案普法宣傳效果，提高檔案社會(huì)意識(shí)。做到“五五”普法工作，不斷提高社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會(huì)基礎(chǔ)，營(yíng)造適合檔案事業(yè)發(fā)展的良好社會(huì)環(huán)境。
（4）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。首先，建立和完善檔案館局域網(wǎng)，并提高各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案室計(jì)算機(jī)普及率和應(yīng)用水平。其次，初步建成全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，市及部分縣級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)依托政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際相互聯(lián)。第三，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字信息“數(shù)據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、長(zhǎng)期可用”。
（5）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作需要一直優(yōu)秀的檔案隊(duì)伍才能對(duì)其發(fā)展有所保證，因此，各單位各部門需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)工作，通過員工再培訓(xùn)、招聘吸納優(yōu)秀檔案管理工作者、為檔案員工開展講座提供交流的平臺(tái)，讓檔案工作者的自身素質(zhì)得到提升，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)激勵(lì)員工的工作積極性和上進(jìn)心，保持檔案事業(yè)發(fā)展的活力。
