時(shí)間：2023-05-15 09:47:45
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案人事管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國(guó)留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
2.3.2實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式
管理人事是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。
2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)。總之，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績(jī)的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
【參考文獻(xiàn)】
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國(guó)留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
2.3.2實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式
管理人事是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)。總之，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績(jī)的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
【參考文獻(xiàn)】
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對(duì)落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。2000年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名國(guó)外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國(guó)外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國(guó)留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后人事檔案
管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)醫(yī)院
人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。
2.2加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
2.3.2實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式
管理人事是在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。在線
2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計(jì)劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。③引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競(jìng)聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。
2，5加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)。總之，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績(jī)的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人事制度改革；人事管理；研究
人事檔案是個(gè)人參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的客觀反映,是個(gè)人社會(huì)生活的“伴生物”，一直以來，人事檔案是人事管理的重要依據(jù),也是一種全國(guó)通用的人才評(píng)價(jià)工具。社會(huì)由人組成，更突出地表現(xiàn)為復(fù)雜交錯(cuò)的社會(huì)關(guān)系。人的活動(dòng)創(chuàng)造了社會(huì)，而社會(huì)又不斷地影響著人。對(duì)于一個(gè)人來說，社會(huì)是他生存的環(huán)境，對(duì)他的生存與發(fā)展都存在著很大的影響。社會(huì)的發(fā)展，又有賴于人的努力。是人類的活動(dòng)創(chuàng)造了社會(huì)，推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展。因此，對(duì)人的研究成為了哲學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)等眾多學(xué)科的要?jiǎng)?wù)，社會(huì)管理從某種意義上講也可以被看作為人的管理。
一、人事檔案管理研究趨勢(shì)展望
通過梳理現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理研究的理論成果，筆者認(rèn)為，未來一段時(shí)間內(nèi)的人事檔案管理的研究，需要在以下幾個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。
（一）加強(qiáng)人事檔案工作改革的研究
我國(guó)的人事檔案工作是在戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期人事檔案管理的基礎(chǔ)上建立和發(fā)展起來的，人事檔案的作用在很大程度上表現(xiàn)為管理人、控制人。這種歷史遺留下來的特點(diǎn)很突出地反映在人事檔案的內(nèi)容上，重政治歷史、輕工作實(shí)績(jī)，重思想品德、輕才能成就，無法全面、完整地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌。在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容明顯不符合時(shí)代潮流，無法在人事工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，人事檔案內(nèi)容及其管理到了非改革不可的時(shí)候。關(guān)于人事檔案改革的研究，已有不少學(xué)者提出了一些改革思路，譬如，陳兆祦提出要改革人事檔案的“終身制”，王英瑋提出要改革人事檔案的管理機(jī)制，等等。筆者認(rèn)為，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案改革的研究，研究?jī)?nèi)容主要應(yīng)集中在人事檔案管理體制的改革和人事檔案本身的改革等方面。
（二）加強(qiáng)人事檔案的“三化”研究
人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，是新形勢(shì)下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進(jìn)一步研究人事檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建立、管理系統(tǒng)研發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問題。規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書寫不規(guī)范、管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問題。另外，標(biāo)準(zhǔn)化也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強(qiáng)人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，建立健全人事檔案。
二、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理的特點(diǎn)
（一）人事檔案是員工的身份證明,關(guān)系個(gè)人的切身利益
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,無論是企事業(yè)單位,還是政府部門,員工都由干部、工人組成;人事檔案是根據(jù)人事管理的需要建立起來的,因此,相應(yīng)地分為干部檔案、工人檔案;而一般的農(nóng)民以及城鎮(zhèn)無業(yè)人員,即使擁有部分人事檔案材料(如學(xué)生檔案),如果沒有獲得干部或工人份,其最終是沒有人事檔案的。可見,人事檔案是員工的身份證明。個(gè)人在國(guó)家社會(huì)、組織單位的地位和權(quán)利都由這一身份證明所決定。人事檔案幾乎決定了個(gè)人的生老病死，例如，招工、錄干、調(diào)動(dòng)工作、晉升、加薪、公費(fèi)醫(yī)療、福利待遇、離退休等等都由人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容來證明或確定。甚至,當(dāng)事人的家庭生活、子女前途都由人事檔案來決定,例如,領(lǐng)取結(jié)婚證,分房,子女入戶、上學(xué)、頂職等都須由人事檔案所在單位提供各種證明材料。
（二）人事檔案是單位控制員工的有效手段，員工因人事檔案而被迫依附于單位
人事檔案雖然是個(gè)人社會(huì)生活的歷史記錄,但是,在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,人事檔案由單位建立,由單位保管,主要供單位利用。一般情況下,只有單位組織人事管理部或人員能利用員工的人事檔案,而人事檔案對(duì)當(dāng)事人與他人都是保密的。而且,我國(guó)實(shí)行人檔合一,檔隨人走的人事檔案管理制度。個(gè)人到哪里工作、學(xué)習(xí),其人事檔案必須跟隨轉(zhuǎn)移到哪里。人事檔案不能轉(zhuǎn)移,個(gè)人就無法流行動(dòng)。離開人了人事檔案,員工就會(huì)失去身份證明,其本人和家庭就會(huì)前途難卜,命運(yùn)堪憂。因而,個(gè)人完全依附于人事檔案。因?yàn)槿耸聶n案由單位所管控,所以,單位憑借對(duì)人事檔案的控制權(quán)就可以容易地控制員工,員工則因?yàn)槿耸聶n案的約束而完全依附于單位,不能隨便調(diào)離單位。
三、對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理制度與管理方式的挑戰(zhàn)
理念指導(dǎo)制度，制度又約束行為（方式）。由此可見，有什么樣的理念，伴隨而生也就會(huì)有什么樣的制度與管理方式。在保守的“管”字當(dāng)頭的理念下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度和方式猶如一潭死水，毫無生機(jī)。筆者查閱了部分單位的人事檔案管理制度，盡管內(nèi)容上略有差別，但印象最深的就是大多數(shù)單位人事檔案管理制度開篇的“保密”二字。也就是在這種略顯“左”的保密思想下，無數(shù)人事檔案人耗掉了青春，耗掉了熱情。人事檔案工作逐漸成了一項(xiàng)默默無聞的工作，因?yàn)樗幌衿渌ぷ髂菢尤菀滓俗⒁猓l(fā)揮不出多少作用，更不容易取得明顯成績(jī)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和部分同志更認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)那種要用時(shí)想到、不用時(shí)不要、考核檢查時(shí)才突擊整理的現(xiàn)象，平時(shí)對(duì)檔案工作缺少投入，出現(xiàn)問題后也不積極主動(dòng)地去想辦法解決。導(dǎo)致了全國(guó)上下整體人事檔案工作一直處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。結(jié)合當(dāng)前實(shí)際來看，比如《干部檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定“干部檔案實(shí)行黨委或行政主管部門領(lǐng)導(dǎo)下集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制”。
四、充實(shí)人事檔案內(nèi)容
企業(yè)工人合同制、事業(yè)單位人員聘用制實(shí)行后,單位和個(gè)人是平等協(xié)商的聘用關(guān)系,聘用合同書和各種協(xié)議是體現(xiàn)聘用關(guān)系的有效憑據(jù),也是約束雙方履行責(zé)任與義務(wù)的主要法律依據(jù)。因此,勞動(dòng)合同、工作協(xié)議、聘用書等文件材料應(yīng)歸檔,成為員工人事檔案的重要組成部分。此外,考核、辭聘、解聘等方面的材料,也應(yīng)及時(shí)存入人事檔案。
五、結(jié)語
新時(shí)期，黨和國(guó)家的精神要求人事檔案部門要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方式、方法。與其他各項(xiàng)工作一樣，人事檔案管理必須始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷改革創(chuàng)新管理方式、方法，只有這樣，人事檔案工作才有持久的生命力。否則，一成不變，不能適應(yīng)時(shí)代的需要，遲早要被歷史淘汰。特別是對(duì)人事檔案管理，傳統(tǒng)的做法和功能面臨挑戰(zhàn)，如不再調(diào)整、完善，使之始終跟上形勢(shì)的需要，發(fā)揮積極的作用，煥發(fā)新的生機(jī)，就很可能會(huì)走向消亡，這是我們都不愿意看到的。因此，檔案工作人員要牢固樹立與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展的思想，加強(qiáng)調(diào)查研究，摸清檔案工作現(xiàn)狀，努力探索人事檔案管理的新途徑、新方法，不斷開拓人事檔案管理的新局面。
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【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理；利用；創(chuàng)新
在現(xiàn)實(shí)中，人事檔案管理往往容易被企業(yè)單位所忽視，隨著新時(shí)期黨的新要求部署，對(duì)干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，更高的標(biāo)準(zhǔn)，越來越重視人事檔案的管理，現(xiàn)行的一些人事檔案管理和檔案利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。
一、 干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題
（一）始終未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。長(zhǎng)久以來，檔案管理人員甚至企業(yè)未對(duì)人事檔案管理予以足夠的重視，認(rèn)為檔案管理不過是保存曾經(jīng)的歷史信息記錄，甚至個(gè)別的新員工不知道有個(gè)人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導(dǎo)致長(zhǎng)期不重視人事檔案，管理制度不嚴(yán)，人事檔案工作長(zhǎng)期處于不被重視，被動(dòng)應(yīng)付的狀況。
（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時(shí)沒有時(shí)間整理檔案，只在需要時(shí)才會(huì)去檔案室查閱，加之長(zhǎng)時(shí)間的無專人管理，致使企業(yè)或單位的檔案管理工作根本無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內(nèi)容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經(jīng)專業(yè)處理，只是機(jī)械地放入歸檔，入檔不及時(shí)，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時(shí)工作中也常出現(xiàn)以往檔案歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致部分檔案在使用時(shí)所查無據(jù)，影響工作中的使用。
（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時(shí)，部分單位根本未對(duì)檔案交接工作給予足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)也未能做到嚴(yán)格把關(guān)。于是，常常出現(xiàn)人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現(xiàn)。此外，由于未能及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，致使檔案數(shù)量、檔案真實(shí)性等問題責(zé)任不清，長(zhǎng)此以往便會(huì)產(chǎn)生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續(xù)的不規(guī)范。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項(xiàng)責(zé)任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的交接工作。然而現(xiàn)實(shí)是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規(guī)定程度來執(zhí)行，該查不查、該簽字不簽字等現(xiàn)象更是屢見不鮮。再次是對(duì)檔案交接工作的監(jiān)管不嚴(yán)格。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接過程必須接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，待領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)并簽名后方可生效。然而部分單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案交接的監(jiān)督工作視為其他事務(wù)，認(rèn)為這是檔案人員之間的事而與自身無關(guān)。從而面對(duì)檔案交接工作，往往只是簽個(gè)字，沒有遵循首問負(fù)責(zé)制，甚至從不過問檔案交接的準(zhǔn)備工作。1.人事檔案內(nèi)容失真。在人事檔案審核工作中，經(jīng)常發(fā)F個(gè)人檔案內(nèi)容中出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個(gè)年齡，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。又如：參加工作時(shí)間填寫不一致，由于本人不負(fù)責(zé)任地隨意填寫，給相關(guān)部門帶來不便，使得相關(guān)部門需投入人力、物力、時(shí)間去甄別鑒定。2. 人事檔案材料不全。由于人們對(duì)人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經(jīng)常填，有的人在填寫表格時(shí)，不根據(jù)要求填寫；有的人不知道應(yīng)及時(shí)將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導(dǎo)致個(gè)人檔案材料內(nèi)容不全。
（四）人事檔案的管理手段落后。目前，我國(guó)大部分單位在人事管理方面，雖啟用了電子數(shù)據(jù)庫，并能通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查找管理。然而針對(duì)電子信息檔案的管理卻無任何措施。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)或單位必須建立相應(yīng)的電子信息檔案，如此才能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。
二、 加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)措施
首先，相關(guān)工作人員必須革新自身的工作理念，對(duì)檔案管理工作予以高度的重視。人事檔案是企業(yè)或單位人事管理的重要檔案，應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)乃至全社會(huì)的高度重視，現(xiàn)在黨和國(guó)家對(duì)人事檔案管理越來越重視，制度越來越嚴(yán)格，宣傳力度越來越親民，革新工作理念，高度重視人事檔案管理工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。
關(guān)鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業(yè)，造成畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動(dòng)頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學(xué)校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業(yè)生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現(xiàn)象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領(lǐng)導(dǎo)以權(quán)謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業(yè)道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規(guī)范。
整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，《干部檔案整理工作細(xì)則》要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊(cè)，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對(duì)人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)始終是又紅又專、德才兼?zhèn)洌磸恼魏蜆I(yè)務(wù)兩個(gè)方面來全面反映一個(gè)人的基本情況。然而，事實(shí)上由于受“左”的思想影響，我們總是會(huì)自覺不自覺地將政治作為唯一的標(biāo)準(zhǔn)來評(píng)價(jià)人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴(yán)格把屬于反映個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)績(jī)貢獻(xiàn)等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材
料的收集，能反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力的活的材料相對(duì)較少，即使有數(shù)量也有限或者補(bǔ)充不及時(shí)。
(二)人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動(dòng)日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。“無頭檔案”是指查不到當(dāng)事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:
第一、人員主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動(dòng)長(zhǎng)期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時(shí)，人員已不知去向;二是工作機(jī)構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:
1、在工作調(diào)動(dòng)時(shí)，由于社會(huì)上不正之風(fēng)的影響，少數(shù)人以不正當(dāng)?shù)那肋M(jìn)入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進(jìn)行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時(shí)索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時(shí)索回，時(shí)間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。
2、有的人事干部對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，在檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯(cuò)遞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
3、在大中專畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，有部分學(xué)生在就業(yè)方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時(shí)改轉(zhuǎn)。
4、個(gè)別檔案管理人員工作不仔細(xì)，轉(zhuǎn)遞時(shí)對(duì)接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準(zhǔn)確，接收單位在接收時(shí)不仔細(xì)核對(duì)，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對(duì)策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預(yù)防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施
為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時(shí)獲得人員工作和職務(wù)變動(dòng)的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時(shí)間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱、調(diào)動(dòng)的原因、是否為正式調(diào)動(dòng)等，然后及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動(dòng)同步進(jìn)行。
第一，機(jī)關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性，及時(shí)傳遞，認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確詳細(xì)地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機(jī)關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴(yán)格的人事檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對(duì)制度。博士論文，人事制度。檔案的進(jìn)出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實(shí)記錄，是檢查核對(duì)和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對(duì)制度，是驗(yàn)證收進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案是否準(zhǔn)確無誤的手段。要認(rèn)真進(jìn)行登記，定期檢查核對(duì)，就能及時(shí)堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾點(diǎn):
(1)在人事調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對(duì)無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個(gè)月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)主動(dòng)催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，畢業(yè)生所在學(xué)校應(yīng)及時(shí)將檔案隨同就業(yè)名冊(cè)同時(shí)轉(zhuǎn)遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時(shí)，應(yīng)與就業(yè)名冊(cè)逐一對(duì)照，登記注冊(cè)，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯(cuò)轉(zhuǎn)的檔案要認(rèn)真核查，及時(shí)改轉(zhuǎn)。
(3)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊(cè)。嚴(yán)禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對(duì)安全。
（二）對(duì)“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項(xiàng)重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對(duì)人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，謹(jǐn)慎對(duì)待，其處置的辦法是:第一，認(rèn)真鑒別檔案材料的保存價(jià)值。博士論文，人事制度。機(jī)關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時(shí)，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價(jià)值。對(duì)一般性簡(jiǎn)歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊(cè)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)重要的有保存價(jià)值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。
第二，仔細(xì)分析，認(rèn)真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當(dāng)事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會(huì)關(guān)系等線索進(jìn)行查詢，查詢時(shí)一般由查詢機(jī)關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復(fù)。博士論文，人事制度。
第三，經(jīng)過多方查詢，確實(shí)找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。當(dāng)事人人事檔案不齊全的部門，可以向當(dāng)事人原籍檔案館查詢。
參考文獻(xiàn)
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①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)等方面的相關(guān)信息。同時(shí)，記錄著員工的個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實(shí)性。由于人事檔案記錄著員工詳細(xì)的個(gè)人信息，人事（勞動(dòng)）部門依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時(shí)合理解決工資等問題。③真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而在一定程度上才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動(dòng)性。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中，需要與員工的人事管理進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。⑤機(jī)密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個(gè)方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機(jī)密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會(huì)提供服務(wù)。
2人事檔案在現(xiàn)實(shí)中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗(yàn)，員工對(duì)人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對(duì)材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時(shí)必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個(gè)人的檔案資料。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于以前對(duì)個(gè)人檔案資料重要性認(rèn)識(shí)的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個(gè)人的檔案資料中直接驗(yàn)證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗(yàn)證的情況。②干部的選用和提拔。由于國(guó)有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對(duì)提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個(gè)人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗(yàn)，這時(shí)個(gè)人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個(gè)人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會(huì)保障部門在職工退休手續(xù)辦理時(shí)對(duì)年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個(gè)人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實(shí)中往往會(huì)出現(xiàn)職工對(duì)于參加工作時(shí)間提出疑問，如歷史造成的臨時(shí)工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對(duì)于曾經(jīng)下放的職工下放時(shí)間的確認(rèn)等，如個(gè)人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會(huì)保障部門是無法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時(shí)間確認(rèn)的依據(jù)。
3人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國(guó)有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對(duì)員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時(shí)，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時(shí)仍不可避免地會(huì)對(duì)干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對(duì)檔案收集的意識(shí)，導(dǎo)致“檔到用時(shí)方恨少”的局面。其次，員工缺乏對(duì)檔案資料收集、保管和提交的意識(shí)。在日常工作中對(duì)于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎(jiǎng)勵(lì)等資料沒有及時(shí)收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時(shí)間的推移難免會(huì)出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡(jiǎn)歷表等存檔資料時(shí)不夠重視，填寫隨意，對(duì)重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個(gè)版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對(duì)企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個(gè)人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時(shí)間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與反映個(gè)人成長(zhǎng)變化經(jīng)歷的信息反映到個(gè)人檔案中，會(huì)導(dǎo)致將來調(diào)閱個(gè)人檔案相關(guān)資料時(shí)信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對(duì)不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個(gè)人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時(shí)性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作。從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識(shí)，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動(dòng)、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時(shí)檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項(xiàng)事務(wù)，而成為全員性的一項(xiàng)工作。②加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各級(jí)部門檔案資料管理工作，對(duì)檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進(jìn)一步提升這支隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進(jìn)一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時(shí)間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會(huì)發(fā)生很大的變動(dòng)，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人動(dòng)大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過大，通過加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高檔案管理效率。
一、事業(yè)單位人事檔案具有舉足輕重的作用
21 世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)管理的核心是人的管理。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了反應(yīng)的“人”的歷史和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)信息，真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程。因此，人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說都非常重要，它是一個(gè)人生命軌跡的證明，個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案中的信息來體現(xiàn)，作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無法得以保障。一是對(duì)用人單位的作用。檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個(gè)人的過去。特別是事業(yè)單位要做到知人善任、選賢舉能，必須通過考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料來對(duì)一個(gè)人進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)和估量。因此用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為正確選人用人起到了重要參考作用。二是檔案對(duì)個(gè)人的作用。當(dāng)前，對(duì)于普通人檔案的作用僅僅體現(xiàn)在憑證作用上。但是在當(dāng)今人才流動(dòng)頻繁的時(shí)代，檔案對(duì)于每個(gè)人來說就顯得十分重要了。無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是評(píng)職晉級(jí)、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。所以說人事檔案在一個(gè)單位的管理和每個(gè)人的一生中具有舉足輕重的作用。
二、人事檔案管理中存在的問題
（1）人事檔案管理手段落后。人力資源管理要求人事檔案規(guī)范化管理，能夠及時(shí)有效地提供各種檔案信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但是，目前的人事檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于“看攤守點(diǎn)”，缺乏創(chuàng)新和競(jìng)爭(zhēng)。這些情況嚴(yán)重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。
（2）檔案管理的硬件設(shè)施相對(duì)薄弱。有的單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個(gè)別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購(gòu)置齊備。
（3）管理機(jī)制呆板。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項(xiàng)工作的難度將越來越大。另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對(duì)進(jìn)檔材料進(jìn)行鑒別等各項(xiàng)制度與新《條例》對(duì)人才考察任用時(shí)需提供材料提出的新要求不相適應(yīng)。新《條例》對(duì)個(gè)人經(jīng)歷和基本情況的要求更加明確和細(xì)化。另外，對(duì)離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實(shí)踐中缺乏可操作性。
（4）檔案管理人員素質(zhì)不高、管理制度執(zhí)行不夠好。近幾年管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手較多，專業(yè)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入、工資、退休時(shí)需要查檔案時(shí)不能嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，這就很容易造成個(gè)人檔案材料造假、銷毀、丟失、涂改等問題，給檔案管理工作帶來很多的問題。規(guī)范人事檔案管理，為現(xiàn)代人事資源提供有效服務(wù)隨著社會(huì)規(guī)范化、誠(chéng)信化程度的不斷提高和信息化時(shí)代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據(jù)，必須引起重視，積極拓展管理職能，更新人事檔案管理理念。采取切實(shí)有效措施，全面提高人事檔案管理水平，為合理開發(fā)、使用人才，加強(qiáng)個(gè)人誠(chéng)信提供強(qiáng)有力的保障。
三、規(guī)范人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資資源提供有效服務(wù)
（1）加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（2）加大對(duì)檔案管理工作的投入力度。要建立由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)的投入機(jī)制，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。另一方面，檔案管理所在的單位要建立定期的投入機(jī)制，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，可采取“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”的辦法，補(bǔ)充檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的問題，以確保檔案管理工作的有效開展。
