時間：2023-01-20 09:55:40
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案建設論文，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
衛生文化建設影響著衛生檔案材料的收集歸檔、檔案的價值和鑒定工作衛生檔案的價值，表現為衛生檔案客體對衛生主體的需求和滿足程度，衛生檔案價值受多種因素的影響和制約，呈現出大小不一的價值體現。對衛生工作管理決策有用的衛生檔案，其檔案價值要大于對衛生工作管理決策作用小的檔案；而衛生檔案價值的鑒定工作，有較強的主觀性，受多種因素的影響；衛生文化建設作為衛生管理活動的重要組成部分，不僅是衛生檔案信息收集的重點，同時它也影響著衛生檔案信息價值的鑒定。在衛生檔案價值鑒定過程中，要充分考慮衛生檔案對文化建設的影響，鑒別衛生檔案在管理過程和文化建設中發揮的作用，體現出衛生檔案的價值，使衛生檔案更有價值內涵，實現檔案應有的價值。
檔案文化在衛生工作中的作用
在新時期發展檔案文化，對促進衛生管理工作和衛生事業發展具有重要的指導作用［5］。檔案文化是人類文化的寶貴遺產檔案是組織和個人在以往的社會實踐活動中直接的第一手材料，是歷史的真實記錄和反映。檔案文化是中國歷史文化的基石，也是衛生工作重要基礎。可以說，檔案文化在衛生工作中，是承前啟后，繼往開來，傳承文明的重要載體，它的傳播和交流，極大地促進了衛生工作者的工作熱情，增進了衛生工作者的智慧，豐富了人們的精神生活。檔案文化作為一種文化現象，在先進文化建設中發揮著積極的作用檔案文化的本質是記錄、傳播先進文化的重要載體。在人類文明的歷史中，不同民族、不同國家、在不同歷史時期，有著不同的文化傳統，而衛生檔案是衛生工作者從不同角度，把各個時期治病救人、預防和控制疾病、保障人民健康的工作結晶記載了下來，證明了歷史，展示著未來。應該說，離開了檔案，就不能深入地、科學地研究疑難疾病和更好地、有效地預防與控制疾病。檔案文化是對公眾和行業員工教育的良好教材檔案翔實地記錄了衛生工作者在實踐中為保障大眾健康而艱辛勞作與科研實踐的過程，也反映了衛生工作者在保障廣大人民群眾健康和處置突發公共衛生事件艱苦卓越工作的歷程。其中可歌可頌的先進壯舉與光輝業績，都是向人們進行思想和道德教育的生動教材。
樹立衛生良好形象，實現衛生檔案的文化價值
在日常保障人民健康管理過程中的全部活動，蘊含著衛生工作深厚的文化底蘊，包含了豐富的衛生信息資源；而衛生形象是社會公眾對其工作行為產生的各種感知、認識、看法、感情的綜合印象，是衛生工作者以體貌特征等形象表現出來的衛生文化［6］。衛生檔案與衛生形象宣傳，是衛生管理文化的不同層面，它們對衛生管理工作起到了積極的促進作用，是工作管理體系中不可缺少的一部分。良好的衛生形象，不僅能推動衛生系統內部管理活動規范化，還能在衛生系統外部產生巨大的推動力，為衛生工作帶來不可估量的社會效果。在衛生檔案中，記載的衛生工作者在成長、發展歷程中所榮獲的各種榮譽獎勵和成果，都是樹立和宣傳衛生良好形象的典型素材。衛生檔案與衛生形象宣傳有密切的聯系，衛生檔案與衛生形象宣傳都是衛生的寶貴財富，能為衛生工作創造良好的社會效果，對衛生工作管理和事業發展具有重要的促進作用。作為單位的信息中心，檔案管理機構應當主動與宣傳部門合作，積極開發深層次的檔案信息資源，為衛生事業發展做好專題服務；在服務工作中，可以收集衛生榮譽檔案，對榮譽檔案進行人物索引、專題編研，通過對榮譽檔案的整理與編研，提取代表衛生工作者的精神風貌和有較高價值的典型素材，編寫先進人物宣傳冊，通過報紙、電視等媒體進行形象宣傳，弘揚先進人物的高尚情操，發揮衛生先進模范作用，樹立衛生工作人員的外在良好形象和衛生系統內部的先進人物形象，提升衛生工作人員的社會地位，增加衛生文化的知名度［7］。因此，衛生機構利用檔案材料，挖掘檔案信息資源，開發衛生檔案文化價值，不僅拓展了衛生檔案信息中心的檔案管理和提供利用的職能，還豐富了衛生檔案管理工作的內容，而且在很大程度上推動了衛生文化建設的進程，促進衛生管理工作和衛生事業的全面發展。
國內一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網站建設起步早，技術力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網站建設經驗。如，從欄目設置上看，復旦大學檔案館檔案信息網設有“法規制度”、“本館收藏”、“復旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學檔案館設有“本館概況”、“服務大廳”、“檔案征集”、“網上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學苑”等七大類目；中山大學檔案館設有“服務指南”、“信息查詢”、“檔案法規”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內容上看，蘭州大學檔案館不僅有檔案館的職能、機構設置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風采、特色館藏資源等；北京郵電大學檔案網站上的“網上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創新、風俗文化的全新的服務窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網站建設經驗，進行調研和分析，抓好網站的總體規劃和設計，力求使網頁設計更加美觀、界面更加友好、欄目設置更加科學、信息內容更加豐富、技術手段更加先進、網站功能更加實用。
2扎實推進信息化基礎工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網站必須有豐富的檔案信息資源網，充實網站內容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網站信息內容的關鍵就是要使大量的傳統紙質檔案實現數字化，建立檔案資源數據庫，這是高校檔案網站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎性工作，包括：通過檔案館現有力量或采取商業化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現有紙質檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數碼拍攝等，轉換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數字形式，形成結構有序、可供保管利用的數字檔案信息庫，并存儲在網絡服務器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎上，可以通過與其他高校檔案網站建立友情鏈接，實現與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網站的影響力。
3充分運用檔案管理系統，建立網上電子文件歸檔平臺
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統，該系統既可用于檔案館及校內各單位檔案員用戶管理、聯機管理檔案數據庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯網查詢有關檔案信息。檔案管理系統的充分使用，并與校內其他應用系統如教務管理系統、科研管理系統、畢業生信息管理系統的有效對接，是檔案網站建設信息資源源泉，可以完善檔案網站功能。武漢大學、華南理工大學等高校通過運用檔案管理系統，建立網上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應組織力量開發適應于本校情況的各類檔案管理應用軟件、文件檔案數據庫系統、網上檔案編研平臺等。技術條件不具備的高校，可以采用現有的檔案管理系統，如“南大之星”檔案管理系統目前在高校應用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統的高校，要積極做好OA條件下新產生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現網上電子文件實時歸檔。
4積極運用多種技術手段，完善檔案網站服務功能
論文摘要：檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。
在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？
檔案信息化應遵循以下三個原則：
1、規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
以我單位為例：我單位現保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發和穩產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。
那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。作為企業內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協作、實用、人才儲備四項原則。
1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
2、協作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
3、實用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。
4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻：
楊公之：《檔案信息化建設導論》
關鍵詞：企業檔案信息化建設問題
引言
在全國檔案工作“十一五”規劃中，檔案信息化建設已放到突出位置，得到高度重視，但按現狀看，檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面，中小型企業對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少，這種發展的不平衡現象眾所周知，不容忽視，現結合本單位（小型企業）的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策：
一、企業檔案信息化建設存在的問題
1.1領導重視不夠。每件事情要大力推廣，領導們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業的領導都沒有認識到檔案信息化建設的重要性，經費上不予以支持，使企業檔案信息化建設進程緩慢。
1.2軟件不適用。本企業也在推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于本企業的OA系統較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存儲設備落后。本企業的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，而數字檔案對設備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。
1.4電子文檔管理不完善。本企業已使用局域網，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。
1.5人員素質未能適應需求。目前本企業的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓，對電子檔案處理并無深入學習及參加市檔案局組織的培訓。檔案知識不夠專業，對新規定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設的實施。
二、企業檔案信息化建設的對策
2.1加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。
2.2選擇適用于本企業的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據本企業的實際需要選擇，最好能與開發商協商，量身訂造合適的軟件。
2.3完善存儲設備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。:
定期檢查庫房的用電線路、用電設備及消防器材、監控系統等安全設備，對存在的不安全隱患做到及時發現、及時解決。加強檔案借閱管理，結合實際規范借閱的程序與要求，確保檔案信息的絕對安全，杜絕發生檔案丟失與損毀情況。加強電子文件歸檔工作和電子設備與數字信息介質的防竊取工作，切實履行嚴禁內外網交替轉換使用等規定，堅持定期對計算機進行安全檢查，防止發生檔案信息泄密事件。
二是要統一督導。為了強化企業檔案的監督指導工作，要積極爭取檔案行政管理部門的支持，每年集中時間組成聯合督導組，對本企業所屬的各單位檔案工作進行一次督導指導和檢查，并按標準驗收發證，通報情況，切實保障本企業檔案管理在科學化、規范化、標準化的軌道上持續發展。
三是要創新管理。要積極爭取企業領導加大對檔案管理的投入。檔案館（室）要配備工作需要的計算機、復印機、掃描儀等硬件設備，并購置配備國家和省檔案行政管理部門推薦和使用的適應企業檔案工作實際需要的軟件。在保證檔案管理正常運行和信息安全的基礎上，不斷更新設備，逐步開展傳統檔案載體數字化轉化工作，使企業檔案工作朝著現代化、信息化建設的方向加快發展。
作風建設離不開制度，好的工作作風都是用制度管出來的。因些，從單位角度修訂《醫務檔案查檔指南》、《醫務檔案業務咨詢服務指南》等指南，《醫務檔案查閱利用制度》、《醫務檔案服務承諾》等制度，簡化檔案服務利用流程，做好工作期間接待查檔服務，開展來電來函代查，節假日預約查檔等，為群眾提供便捷的查檔服務，做到工作“零失誤、零差錯、零投訴”。著力打造檔案利用綠色通道，讓群眾享受到更加優質、方便、快捷的檔案工作服務。
1是建立工作目標路徑圖
對全年婦幼保健工作實施目標管理，確保人人頭上有目標，個個肩上有擔子，做到一起謀劃運籌，一同安排部署，一道檢查督促，一并抓好落實。將醫務檔案工作者的作風建設日常考核與年度評優相結合，進一步完善作風建設制度體系，提高制度執行力，形成按制度辦事，靠制度管人的有效機制，把制度規范轉化為醫務檔案工作者的自覺行動;從制度上為轉變工作作風，提高工作效率提供有力支撐。
2是堅持注重抓醫務檔案工作者的學習提高
建立學習制度，制訂學習計劃，不定期開展理論學習、研討交流、業務知識講座活動，不斷提高醫務檔案工作者的政治素質、業務素質和工作能力。舉辦“道德課堂”，弘揚勤政廉政的工作作風。強化學習考評制度，平時采取集中學習與個人自學相結合，學習內容貼近工作實際，豐富學習形式，比黨性、亮身份、比貢獻，唱響精神文明建設主旋律，推動檔案事業的發展。全面組織檔案業務培訓。組織全站檔案工作人員進行檔案業務培訓，提升醫務檔案工作者的整體業務素質。結合效能建設，從業務工作，綜合評價和自身建設等三個方面進行考核，明確工作任務和職責，充分調動醫務檔案工作者的積極性，遵守各項規章制度的自覺性，增強組織紀律性，不斷改進工作作風，提高工作效率，很好地履行崗位職責。為切實轉變作風，進一步加強醫務檔案從業人員的管理，完善考勤考核制度，規范請銷假程序。積極引導醫務檔案工作者熱愛檔案工作，弘揚檔案人的堅守執著、無私奉獻的精神，做到干一行愛一行，干好一行，在本職崗位上發揮黨員先鋒模范作用。注重學習和掌握做好檔案工作的本領，成為本職崗位業務的行家里手，努力爭創一流的工作業績。教育醫務檔案從業人員時刻牢記黨的宗旨，增強群眾觀念，自覺做到工作一團火、個人形象一面旗、謀事布局一盤棋，心系群眾，切實做好檔案服務患者、服務站所科學發展，以優異的業績影響并帶動身邊的人共同完成好各項任務。樹立群眾觀點，不僅要做到愛崗敬業、埋頭苦干、甘于清貧、樂于奉獻，而且還要做到政治堅定、是非分明、勤政廉政;同時，在工作中還要注重發揚求真務實的作風，切實提高工作效能，讓群眾滿意。
3是積極開展崗位大練兵活動
近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面都作了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發展過程，建立了相應的計算機管理系統，發揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應發展，一直十分注重進行檔案管理的現代化建設，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術聯合公司”聯合開發了城建檔案信息管理系統，（基于WindowsNt操作系統，Oracle8i數據庫，客戶機/服務器的C/S操作模式）系統以城建檔案信息為開發主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統。2000年系統一期開發完成，2001年，購置HPLH6000服務器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網的建設。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統，解決了檔案系統海量數據存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統的安全可*性及抗災難性。2002年實現了館藏7萬卷檔案的數字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數據量已達230G.。初步實現了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數字技術和計算機及其設備的成熟和發展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案的基礎業務建設的重心向檔案的信息化建設轉移，目前現有的檔案管理系統工作模式，以及現有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求，主要體現：1系統平臺的局限，原來系統是由PowerBuilder開發完成，在Internet飛速發展的今天，利用C/S體系結構開發的系統在很大程度上無法達到數字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質上必須作調整，采用Browser/Server體系結構。2.功能的局限：原有系統在統計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統無法實現跨庫查詢，使檔案利用出現不便，3.業務、行政辦公自動化不成體系，無法適應數字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品但電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上。檔案館自身的技術和信息化基礎設施相對落后。4提供利用方式傳統單一，仍未走出封閉狀態。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術革命的不斷深入檔案的存儲載體發生了變化，紙質檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現代技術制作的機讀檔案數量不斷增加，如何存儲、開發成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環節進行優化，已成為城建檔案向綜合開發利用為中心的現代化管理模式轉化的必然趨勢，我們迫切需要加快數字城建檔案館建設。
二、數字城建檔案館開發原則：
數字城建檔案館開發需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統以開發利用城建檔案信息，建設數字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標準規范為依托，以數據庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質，利用計算機網絡技術、信息處理技術、圖象處理技術等現代科學新技術，實現館藏紙質檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數字化及海量存儲，實現城建檔案登記、監督、指導、驗收等管理環節，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統計等業務工作全過程的計算機管理，同時系統輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。
三、建設目標：
1提高城建檔案館的信息化建設整體水平，建設全國一流的數字檔案館。
這次開發將建設一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現代化、辦公自動化的數字城建檔案館。實現館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力，做“數字城市、數字局”合格的基礎數據源。城建檔案館將更加貼近城市建設的脈搏，將為城市建設提供更及時、準確的檔案信息。
2實現對檔案信息的多功能開發，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發檔案信息管理系統時，率先提出了城建檔案計算機管理系統應以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統水平在全國一直處于領先地位。這次升級新系統將運用當今新的開發工具，克服PB這種老開發工具的局限性，在原有C/S結構上，增加B/S結構，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業務信息與現有檔案信息系統的銜接，進一步整合檔案信息，優化信息源，實現檔案信息更深層次的開發，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現數字城建檔案館管理探索一條新路，發揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。
3簡化工作程序，提高工作效率與質量。
（1）城建檔案館主要業務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業務管理的辦公自動化系統，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統計、打印等工作，實現網上辦公。將手工作業交給計算機，將信息處理交給網絡，可以改變目前我館目前有些工作周轉時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準確率低，工作煩瑣的現象
（2）業務辦公、行政辦公自動化的實現，使城建檔案館的信息化工作從點發展達到面，改變了原先在辦公自動化應用方面的空白，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應規劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應城市建設、發展的基本需要。
（3）相關電子數據直接導入系統，保證了檔案信息質量。
目前檔案接收、著錄環節中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案整理著錄軟件，實現信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數字化的被動局面。
4實現檔案信息的資源共享，為城市建設、規劃、管理服務。
城建檔案管理信息系統通過與局電子檔案系統的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，這不僅實現電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現歷史數據與現實數據的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規劃、設計、管理人員，為城市規劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務開啟了一扇新的大門。
5實現業務管理工作的程序化、規范化。
通過辦公自動化系統推廣業務工作中的規范化標準，統一工作程序，統一指導思想，實現業務指導、接收、保管各環節的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質量。
6.開發網上辦公，實現服務模式的根本轉變。
隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主題與發展方向。提供利用方式也隨著互聯網的普及，發生了根本的改變，用戶從網上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發建立高速互動、突出本行業特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優質服務的一個重要窗口。
7.引進最新的立體倉庫的建設思想，改變傳統的庫房管理方式。
在庫房管理中運用三維立體顯示技術與溫濕度監控、自動報警系統相結合，是我們這次開發的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具置等，實現庫房管理真正意義上的現代化管理。
四、開發內容：
1.城建檔案信息系統升級。
實現由原C/S結構，升級為B/S結構，同時增加以下主要功能：
（1）信息查詢實現各類檔案信息的跨庫查詢。
（2）著錄信息項動態維護，能自行編輯定義統計報表，加強信息編研功能，實現靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標準的數據接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統數據交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統的數據導入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導入。
（4）實現與辦公自動化系統的銜接。
（5）開發管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數字化海量存儲、管理。
（7）實現庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統系統的數據接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數據庫管理功能。
2.業務辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業務工作，實現各項工作網上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動化：實現館內公文的網上運轉、歸檔、管理。實現館內行政事務辦理的網上督察、考核。實現固定資產、辦公用品、工資的自動化管理。
4.網站：建立一個為社會提供優質服務的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網上辦公等功能的高度互動的網站。重點是實現基于數據庫的、即時的在線查詢系統，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。
五、開發技術路線：
系統技術路線：操作系統平臺：采用Windows系列Windows2003Server
數據庫系統：采用Oracle9i
WEB服務器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統開發模式：基于Brower/Server體系結構
開發工具：采用微軟的.NET技術。
六、目前實施情況
1、數據準備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標準制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》《天津市建設工程文件整理歸檔規范》等一系列標準化文件。
3、技術開發：業務辦公、。業務辦公自動化系統已開發完成，現已進入試運行階段，檔案信息管理系統升級將在9月10日完成，網站也將在九月中旬開通。SAN存儲區域網建設已經完成設備采購，進入安裝調試階段。
七、幾點體會：
1、提高認識，樹立信息化的意識。
在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責任感，要認識到在這個信息時代，只有充分發揮檔案信息資源在現代化建設中的作用，將“死檔案”變為活信息。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉變觀念。
首先要樹立以市場需求為導向的觀念，圍繞社會需求開展數字館的建設，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數字化是不必要的。我們應根據社會需求，研究確定數字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數字化，優先數字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現館藏檔案數字化的速度，另一方面節約資金。其次樹立服務觀念，要以向社會提供高效能的服務為最終目的。為社會服務，傳統地提供檔案原件的方式，不能適應社會需要，只有對城建檔案信息進行標準化處理，加大檔案資源的開發深度，才能滿足全方位，多層次，多專業的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細的調研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當是較為普遍的通用的系統結構，而是根據各類檔案的不同特點設置了十三類庫結構。通過多層著錄，深度標引大大加強了檔案資源的開發深度，同時我們還本著“以人為本”的設計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉變以檔案實體為主要管理對象的傳統觀念。數字檔案館的建設要圍繞這一觀念去進行。
3、注重前期準備，突出開發需求。
我館從長遠維護考慮，采用“以我為主，聯合開發原則”開發方式。因此開發的前期準備工作十分關鍵。我館分六個階段進行準備，第一階段是市場調研。既對開發技術、開發公司又對館內、社會需求進行調研。
第二階段考察階段，對有關軟件開發公司進行考察，審核其相關的資質材料、開發業績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數字化開發需求會，組織通過初選的軟件開發公司來館，了解館目前業務情況及原有系統情況。聽取館開發需求，并提出統一要求，限時上報開發方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發工作的科學、嚴密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業的有關專家組成專家評審組。召開城建檔案館數字化建設方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發公司。我們根據專家意見及商務談判的結果，選擇優尼泰信息技術有限公司為開發合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發部門同開發公司、相關業務部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業務流程、數據流程和數據規模，明確各職能科室所要處理的數據，科室間的發生的數據量，以及對計算機系統的功能需求和性能要求，規范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發，用開發拓展需求。讓用戶與計算機開發人員充分交流，，讓用戶在開發初期，就能看到原型。增加開發過程透明度，盡量減少后期的修改，實現效率、質量的雙贏。
4、檔案信息質量是數字檔案館的根基。
信息質量關系到整個系統建設的成敗，在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。我館為嚴把檔案信息質量關，建立檔案數字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓教材，對每個上崗人員進行崗位培訓。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數字化的檔案進行整理檢查。看看是否符合整理規范，分類排序是否正確。二是科室項目負責人對數字化檔案進行數據質量、圖象質量的檢查，并對著錄數據進行核查。三是室主任對數字化檔案進行抽查。保證檔案信息數字化的質量。
5、基礎工作是數字化的前提，基礎工作先行才能保證系統的，從1999年系統開發，我館一直同步抓好檔案的基礎工作。
（1）進行標準化規范體系的建設。標準規范體系建設是實現數字館的保證、基礎、條件，系統建設，標準先行，只有安計劃有步驟地作好信息標準化，才能建立堅實的數據管理基礎。我館目前已從管理、業務、技術三方面出發，圍繞數字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內容分階段分步驟來進行數字城建檔案館的標準規范體系建設。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》等標準化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標準化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數字化打下了堅實的基礎。
（3）通過業務指導，規范新進館的檔案質量。
6、基礎設施投入統籌規劃、分步進行。
1.有利于發揮公共安全事件檔案的警示和教育作用。公共安全事件檔案是人們在預測、預防預警、應對處置、善后安置及事后總結公共安全事件過程中形成的各類原始記錄的總稱。作為獨特、專門的檔案門類，一方面，公共安全事件檔案客觀真實、系統詳細地反映了人們對公共安全事件進行應急處理的歷史過程。另一方面，公共安全事件檔案也反映了在面對突發的意外狀況時，人們所做出的種種行為。這些行為較大程度地體現了以下兩方面情形：其一，社會公眾的風險防范意識薄弱、對災害事故的危害性認識不足、自救知識儲備不足及自救能力偏低等。其二，政府機構的應急處理機制不完善、應急處置能力不足、應急救援物資儲備不足及公眾的安全教育不到位等問題。例如：2003年重慶開縣發生井噴事故時，一些村民不是逃命，而是站在那里看熱鬧，等到感覺不舒服想跑時，卻已經跑不動了。因此，我們可以從公共安全事件檔案的正反兩方面對社會公眾進行警示和教育。比如，告誡社會公眾，在面對突發災害事故時，該如何采取正確的防范、處理措施才能更好地維護生命和財產安全。這些對于普及基本的安全知識、樹立公眾的風險防范意識、培養公民的自救能力、增強公民的危機應變能力及避免因無知而造成不應有的損失等具有重大的意義。
2.有利于發揮公共安全事件檔案的咨詢和決策作用。隨著改革的逐步深化，我國進入經濟社會轉型期，各種矛盾日益尖銳，各種利益不斷沖突，公共安全事件頻發。近年來，我國的地震、洪澇、干旱、冰雪和泥石流等重大自然災害頻發，SARS、甲型HINI流感和禽流感等重大公共衛生事肆虐。與此同時，各類重大刑事案件、群體性突發事件、暴力恐怖案件等社會安全事件以及特大交通事故、特大礦難事故、環境污染事故等事故災難接連不斷。這些都考驗著我國各級政府的應急管理能力。然而，公共安全事件檔案作為一種重要的信息資源，記載了以往公共安全事件的全景原貌，總結了以往公共安全事件預防、處理的經驗教訓以及探尋了以往公共安全事件形成、發展的規律。公共安全事件檔案，不但可為各級政府應對新的同類公共安全事件提供參考與借鑒，而且為各級領導的咨詢與決策提供信息支持。
3.有利于發揮公共安全事件檔案的評估和評判作用。《中華人民共和國突發事件應對法》規定“：國家建立重大突發事件風險評估體系，對可能發生的突發事件進行綜合性評估，減少重大突發事件的發生，最大限度地減輕重大突發事件的影響。”由于，公共安全事件檔案對事件發生的誘因、發展的進程、產生的影響、造成的損失等都做了真實完整地記錄。因此，公共安全事件檔案資料對評估可能發生的公共安全事件有重要作用。首先，通過已有類似的公共安全事件檔案，人們可以較容易地明確風險評估目標、制定風險評估計劃、選擇風險評估方法以及建立風險評估指標。其次，通過公共安全事件檔案，人們還可評判政府處置公共安全事件的態度是否積極、采取的處置措施是否科學、善后安置是否到位等。
4.有利于發揮公共安全事件檔案的科學研究作用。公共安全事件檔案為科學研究提供了第一手支撐資料，檔案部門應聯合高等院校、科研機構等單位共同開展公共安全事件檔案的研究。鑒于，近年來我國各地頻發的地震災害，檔案部門可以利用地方史志檔案資料查找歷史上的地震數據，根據檔案記載，對每一次地震發生的前兆，地震與周邊地理環境的關系，地震范圍和級別，地震造成的人員傷亡和財產損失情況以及可能影響的人口數量和交通情況等進行精確分析，我們通過這些數據，不但可以分析地震發生、發展的規律以及不同級別地震所造成的損失，而且可以制訂不同區域不同級別地震的應急預案，最終為政府的救災搶險工作提供指導。例如，為了使政府的救災搶險工作順利開展“，日本政府開發了‘地震受災早期評價系統’，該系統存儲了大量4級以上地震災害的資料，能在地震發生半小時內計算出受災規模，指導政府救災搶險有效進行。”
二、加強公共安全事件檔案建設的措施
1.明確檔案部門參與公共安全事件應急管理工作的法律地位。目前，我國關于公共安全事件應急管理的法律法規還沒有明確檔案部門在政府應急管理中的地位和作用。因此，我國各級政府應當轉變觀念。一方面，應積極爭取向國家決策部門提議，盡早制定與檔案工作相配套的法律法規，使建立公共安全事件檔案工作有法可依；另一方面，應通過修訂、完善地方應急管理條例，將建立公共安全事件檔案納入地區的各種應急預案編制和應急管理體系的具體規定中，使檔案部門納入救災搶險的智囊部門，從而正確認識公共安全事件檔案在政府應急管理中的作用。
