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扎實做好村級檔案管理工作,著力為新農村建設提供優質服務
平頂山市湛河區程莊村
（2008年3月16日）[找文章到 ()一站在手，寫作無憂!]
平頂山市湛河區程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門，是出入市區的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉結合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數365戶，人口1060人。是我區新農村建設試點村。
近年來隨著農村產業結構調整和農村城市化進程的加快，我村經濟結構由單一的種植業向商業、養殖業、加工業、服務業等多元化經濟轉化，村務工作大量增加，村級檔案管理工作亟待加強，從而為新農村建設提供及時有力的服務。前些年，農村檔案管理工作基礎比較薄弱，農村干部檔案意識淡薄，不注意收集整理；經費投入不到位，沒有專房專柜專人保管，檔案資料存無定所，村干部誰用誰拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴重，在一定程度上影響了村里的建設。比如有許多棘手的問題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為盡快改變這種狀況，我們在區檔案局的幫助指導下，于1998年開始建立村級檔案，加強管理，發揮檔案在新農村建設中的作用，有效地促進了基層組織建設、村財務公開、農村社會穩定、人口計劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村里的全面建設躍上了一個新臺階。
一、轉變觀念，始終把檔案工作作為新農村建設的重點內容來抓。
農村和農村檔案工作是農業、農村現代化建設的一項重要基礎，在社會主義新農村建設中具有積極的作用，特別是有利于促進農村經濟和社會協調發展，提高農民的生活水平，擴大基層民主，維護社會穩定，密切干群關系，我們必須轉變觀念，提高認識，積極主動地做好村級檔案管理工作，為新農村建設提供及時、便捷和有效的服務。但是，在以前由于我們認識模糊，未顧及留下檔案是向歷史負責的表現，沒有安排專人負責管理檔案。隨著農村工作的全面展開，農村社會的不斷進步，新農村建設對檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級檔案的管理工作。1998年區委區政府根據工作實際制定關于切實加強村級檔案工作方案出臺后，我們村兩委領導非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長的程莊村檔案工作領導小組。明確了專、兼職檔案員具體負責檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開專題會議，現場辦公解決建檔工作中的具體困難和問題。在當時資金緊張的情況下擠出2萬元購置了檔案設備，完善基礎設施，達到了“五有六防一達標”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質量達標。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門、滅火器和電腦等硬件設施。我們還經常邀請區檔案局、辦事處業務人員來幫助指導村級建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅實基礎，當年就被區里評為一級檔案室，連續八年榮獲區級檔案管理先進單位。
二、注重建設，始終把立卷歸檔作為村級檔案管理的關鍵來抓
檔案是歷史的真實記錄，農村檔案是農村工作的真實寫照，是村級檔案管理工作的重頭戲。為此，我們在完善基礎建設、建立健全各項制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫房管理制度）的基礎上，還注重把好“三個關口”：一是把好材料形成關。變嘴上說，腦子記為紙上寫，本子記，規范農村文件材料的形成關。二是把好文件材料的收集關。收集工作是檔案工作的基礎，明確我們收集范圍，特別是農村經濟社會的不斷發展，農村檔案工作的領域不斷拓寬，在各類事務中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時代步伐，不斷擴大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統一立卷關。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時間進行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來，領導重視，檔案員認真負責，我村檔案室已規范建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會計檔案159卷，照片檔案32張。實現了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準確科學，案卷整理整齊規范，按時保質地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級機關的好評。
三、健全隊伍，始終把提高管理人員的素質作為基礎工作來抓
農村檔案工作涉及面廣，專業性
強，技術要求高。檔案管理人員素質的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村干部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參加區里的業務培訓，幫助檔案員系統掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結業考試，年底還取得了由市檔案局頒發的檔案專業崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關于進一步加強農業農村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強管理，始終把提供優質服務作為檔案工作的重點來抓
開展農村檔案工作最終目的是要為“三農”服務。管好用好檔案，對于農業、農村工作特別是新農村建設具有積極的現實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎上積極做好檔案的利用工作。我們村規范建檔后，農村黨建、經濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務政務公開，促進村里的經濟建設和社會穩定作出了積極的貢獻。比如有群眾向上級反映數年來的征地款去向不明，村兩委聯合審計部門，對村里1996年—1998年財務檔案進行審計，結果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實事，上了6個項目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發展黨員沒有嚴格按照程序進行，反映到區里，區委組織部到該村檔案室找出有關材料查證落實，認定發展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據，為打官司提供了有利的依據。轄區內流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認識到了檔案工作是一項功在當代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績，發揮了一定作用，但也存在許多薄弱環節，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現代化檔案管理，特別是社會主義新農村建設的要求還有較大差距。我們決心在上級業務部門的精心指導下，加大工作力度，提高工作實效，更好地把村級檔案管理工作做實，不斷為新農村建設提供優質服務，促進農村工作的發展進步。
《扎實做好農村檔案管理工作經驗交流材料》來源于，歡迎閱讀扎實做好農村檔案管理工作經驗交流材料。
強，技術要求高。檔案管理人員素質的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村干部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參加區里的業務培訓，幫助檔案員系統掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結業考試，年底還取得了由市檔案局頒發的檔案專業崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關于進一步加強農業農村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強管理，始終把提供優質服務作為檔案工作的重點來抓
開展農村檔案工作最終目的是要為“三農”服務。管好用好檔案，對于農業、農村工作特別是新農村建設具有積極的現實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎上積極做好檔案的利用工作。我們村規范建檔后，農村黨建、經濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務政務公開，促進村里的經濟建設和社會穩定作出了積極的貢獻。比如有群眾向上級反映數年來的征地款去向不明，村兩委聯合審計部門，對村里1996年—1998年財務檔案進行審計，結果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實事，上了6個項目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發展黨員沒有嚴格按照程序進行，反映到區里，區委組織部到該村檔案室找出有關材料查證落實，認定發展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據，為打官司提供了有利的依據。轄區內流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認識到了檔案工作是一項功在當代，利在千秋的大好事。
實行“四個統一”。縣物價局本著檔案內容符合行業管理規定、檔案格式符合檔案部門要求的原則，建立式《收費許可證》辦證檔案。
一、統一格式。按照縣檔案局檔案創省一級的要求，統一業務檔案封面格式、卷內目錄格式。并用規范的牛皮紙打印檔案封面。
二、統一內容。卷宗封面內容統一由年度、單位名稱、收費項目、許可證號碼、承辦人姓名、辦證日期、保管期限、案卷號八項內容組成；卷內內容統一由辦證文件依據、單位組織機構代碼證、法人證書或身份證、其他補充資料（含執業資質）、申請表、《收費許可證》正、副本復印件六項內容組成。
三、統一程序。審批發證程序分四個階段：第一初審，由經辦人對申領單位填寫的《收費許可證》申請表和提供的文件材料的合法性、真實性、完整性進行初審登記；第二復審，由收費股負責人對經辦人移交的初審文件材料是否準確齊備、初審意見是否正確進行復審，并簽名；第三審核簽發，由分管局長對移送的通過復審的文件材料進行全面審核，對符合條件的進行簽發，并加蓋物價局公章；第四印制發證。
四、統一編號。對辦理遠價費證類的《收費許可證》將嚴格按照省物價局規定的編號方法統一編號；對醫療機構統一編號辦理遠價費備證類《收費許可證》；對短期培訓的機構或單位統一編號辦理臨時《收費許可證》。
實行“四個標準化”。縣物價局為達到發放的《收費許可證》既有嚴肅性、權威性又美觀大方的目的，實行了“四個標準化”運作。
一、標準化的收費文件為依據。申領單位必須提供合法有效的收費文件依據，或是國家法律法規，或是國務院、省政府文件，或是省物價部門下發的文件，或是省授權市、縣物價部門印發的文件。除此之外，任何材料不得作為辦證的文件依據。
二、標準化的證件為辦證要件。申領單位必須提供組織機構代碼證、法人資格證書和權威機構批準的執業資質證。
三、標準化的表格填寫。申領單位必須按照國家發展和改革委員會監制的《收費許可證申請表》表列的內容逐項填寫，不能漏填，不得缺項，并在指定位置加蓋申請單位公章，報業務主管部門簽署意見后上報我局，我局經過初審、復審及全面審核后簽發辦證。
一、電子文件定義
及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統稅務檔案的區別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子文件對稅務檔案業務管理工作的影響
（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務檔案管理中的運用
（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
人事檔案管理工作的重要性人事檔案區別于一般文書檔案及業務檔案，它具有現實性、動態性、真實性、完整性［1］，人事檔案的內容包括從一個人出生到死亡整個過程中形成的大量材料。而一個人的職業史材料是人事檔案中極其重要的材料，占個人職業人事檔案內容的絕大部分。一般疾控機構職工一個完整的人事檔案應歸檔的材料主要應包括10個方面內容:履歷類材料，錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料，學歷、學位、職稱、培訓、學分等證書類材料，業績、論文類材料，健康管理類材料，工資類材料，獎勵類材料，違犯處罰類材料，參加黨團類材料及其他可供組織參考有保存價值的材料等。作為公共衛生專業的疾控機構人事檔案，目前在績效考核、計量認證評審及職稱評審、崗位聘任等工作中體現著越來越來重要的作用。人事檔案存在的問題根據國家人事制度的有關規定，事業單位實行人事制度，其中事業單位的人事檔案交由當地人才交流中心代管。人事檔案管理的社會化，改變了人事檔案純屬單位的一些弊端。但是隨著人事制度的進一步推行，人事檔案在的過程中逐漸出現了一些問題。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個人成長經歷的真實反映［2］，隨著單位職工的經歷不斷變化，其人事檔案的內容也需要連續不斷地補充與更新，才能真實、全面地反映其人生經歷。目前，因為職工人事檔案由人才交流中心管理，單位對存放在人才交流中心的職工人事檔案內容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側重于被動收接、保管、存放，對相關單位轉來的歸檔材料基本不進行審核，平時也不會與用人單位進行主動溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團類材料、違犯處罰類材料等需要由相關部門轉交到人才交流中心，這個過程要經過多道環節，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時，則用人單位對職工人事檔案情況就會一無所知［3］，就會導致許多歸檔范圍內的材料流失，最終將造成職工人事檔案內容不完整，在影響了檔案信息質量的同時，也將可能會嚴重損害到職工個人切身利益。
2職工業務技術類等資料難以納入人事檔案
人事部門規定，人事機構受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復印件一般不可用［4］。這一規定造成職工業績論文類資料，繼續教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓、學分等證書類材料，獎勵類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因為這些材料原件一般由職工個人保管，復印件又由于違反規定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個人的職業史、榮譽史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機構的日常工作及職工的職稱評審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會對職工人事檔案完整性造成嚴重影響，也影響疾病預防控制日常工作有效開展。
3檔案調閱利用不便，影響檔案的開發利用
對于疾控機構來講，由于日常工作及職稱評審、崗位聘任等需要，要經常調閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調閱要經過多道手續，利用起來極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢下人事檔案管理工作對策當前，政府對疾控機構的績效考核、疾控機構計量認證評審、職工個人職稱評審、崗位聘任等工作，均需要及時調閱利用人事檔案。因此，筆者認為在人事制度下，縣級疾控機構的人事檔案管理工作不但不應該放松，反而應該加強。結合日常工作經驗，認為縣級疾控機構可以采取下列措施，加強人事檔案管理工作。
1.加強人事檔案管理工作重要性教育。明確應歸檔的材料范圍，使每個職工知道其人事檔案應歸檔的材料，引導職工及時將相關資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學歷、學位、職稱、培訓、學分等證書類材料;業績、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎勵類材料;違犯處罰類材料;參加黨團類材料;其他可供組織參考有保存價值的材料等10個方面內容。本單位建立的人事檔案內容側重于職工的職稱、培訓、學分等證書類材料，業績、論文類材料，健康管理類材料，獎勵類材料。歸檔材料主要以復印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學習登記制度、學分管理登記制度、論文版面費報銷登記制度、獎勵證書登記制度、職稱證書登記制度、繼續教育學歷學費報銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執行，以確保這些應歸檔材料及時歸檔;另外辦公室人事管理人員及時將工資類材料、參加黨團類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
4.檔案管理人員做好日常服務。一是對職工及相關科室提交的人事歸檔材料，盡量做到隨辦隨歸，在辦理歸檔時，要認真核實原件，確保歸檔復印件材料的真實性。二是及時為單位工作及職工個人提供人事檔案，以提高人事檔案的利用率，進而提高職工參與人事檔案管理的主動性和積極性。
[關鍵詞] 高校； 外事檔案； 建立； 管理
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02
在當今經濟全球化浪潮的引領下，高等教育國際化成為一種必然的發展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內的雙重擠壓與競爭。我們應清醒地認識到教育國際化在給高校提出挑戰的同時，也賦予高校更多的發展機遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進高校更好地開展外事活動，為學校發展提供更強勁的動力，成為高校檔案管理的一項重要內容。
1 高校外事檔案的概念、作用及其特點
1.1 高校外事檔案的概念及作用
外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學校對外交流、教學、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發展和其在國際上的聲譽具有重要影響。外事檔案本質上是學校在與國外團體或個人進行學術交流、學術研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計劃、總結、簡報，上級關于外事工作的文件，禮品往來，國際學術會議論文等內容。
另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進高校健康持續發展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實的內容作為高校外事工作的可靠情報資料，將對高校的整體建設和發展產生較為深遠的影響。
1.2 高校外事檔案的特點
高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點。
（1） 政治性特點：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現出明顯的政治傾向性[1]。
（2） 保密性特點：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機密，同時高校外事活動本身就具有一定的機密性，因此外事檔案具有較強的保密性。
（3） 多樣性特點：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴大，內容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。
（4） 復雜性特點：當前，隨著教師自費出國出境人數增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復雜，包括學校外事管理部門、各學院、教務處、研究生院及出國出境的師生個人等。
2 高校外事檔案的建立
高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎業務環節，每一環節完成的質量高低，將對整個外事檔案的質量產生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。
2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項
首先，高校檔案管理部門應以學校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據，建立一套具有較強指導作用的外事檔案收集標準；其次，要明確外事工作上報制度，通過學校各部門上報，擴大學校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報不及時的問題，外事檔案管理人員應經常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯系，密切關注學校網頁、校報等學校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學校外事工作開展信息，并與相關部門取得聯系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關活動進行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進行登記注冊，進而便于后續鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項。
2.2 強化鑒定，確保外事檔案分類明確
可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標進行清理，分類存放，同時也為后續工作打下基礎；其次要對經過初步鑒定分類的檔案進行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協議、報表等不歸檔文件材料以及校內其他部門的文件進行剔除，將通過鑒定并認定有價值應歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數量、密級、載體的情況下，依據不同內容、不同類型來分類組卷，從而便于后續歸檔工作；最后做好檔案系統分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機聯系，將外事檔案細化為港澳臺事務，團體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學生管理，政策法規，學校管理條例等門類，使外事檔案工作更加規范化、標準化和精細化。
2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作
在建立外事檔案的工作中，首先應做好包括存放地點、檔案裝具等方面的準備工作，同時在案卷封面上標注能夠表明案卷內容的標題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準備好的案卷盒內；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進行排列，從而保持檔案材料之間的有機聯系，為日后查檔提供便利。
3 高校外事檔案的管理
高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統的檔案管理方式產生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進一步管理好高校外事檔案。
3.1 樹立高校外事管理工作基本原則
履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進工作質量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質與國際知名度；二是明確不同部門應承擔的責任，從外事工作的策劃、組織、實施到最后的檔案收集整理做到分工協作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。
3.2 完善外事檔案管理的相關制度
高校應根據《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》，結合本校外事工作實際情況，制定出科學合理的外事類檔案管理規章體系，形成規范的、操作性強的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。
3.3 建立一支業務精、素質高的外事工作隊伍
高校檔案工作的一個最基本特點就是要服務于高校的教學和科研，外事檔案的本質作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓練有素、懂技術、高素質的工作隊伍，通過加強培訓、學習與交流，使得從業人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應檔案管理信息化的要求。
3.4 加強外事檔案信息化建設
目前，以計算機技術通信技術和網絡技術為支撐的現代信息技術已經十分成熟，但目前全國各高校檔案館應用信息技術進行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進的信息技術、多媒體技術為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應用信息技術、多媒體技術已成為當務之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網站、外事檔案管理信息系統等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計算機來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優質服務。同時通過互聯網技術，將高校外事工作中好的經驗方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發展中的作用。
當今時代，高校承擔著教學、科研、管理三大任務， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學、科研、管理的烙印[3]。高校應重視外事檔案工作，加強外事檔案的建立管理，采取切實可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內外的知名度和影響力。
主要參考文獻
[1] 龍勤. 高校外事檔案的建立與管理研究[J]. 中國林業教育，1995（z1）.
[關鍵詞]知識管理 檔案工作 重要性
中圖分類號：G142.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0334-01
一、機關檔案知識管理概述
檔案知識管理是指以信息技術為支撐，以檔案管理業務和流程為基礎，整合檔案信息資源和人力資源，對檔案信息資源進行創造、挖掘、聚合與結構化，使之上升為知識的一種管理方式。機關檔案知識管理，即對機關內檔案信息資源進行檔案知識管理，在政府機關內形成知識積累、知識共享、知識交流的組織結構和文化氛圍，加強政府機關的快速反應能力及政策決策的科學性，促進政府職能及管理思想的轉變。
二、機關檔案知識管理的意義
機關檔案知識管理是為了增強政府機關的績效而創造、獲取和使用知識的過程，包括知識學習、共享和創造等全部過程。
1、促進政府機關行政效率的提高
在信息時代，面對紛繁復雜、層出不窮的社會問題，政府機關需要做出快速反應，發揮主動性和積極性，才能不處于被動的位置。通過機關檔案知識管理，政府機關及其公務人員可以快捷、有效地檢索知識管理系統，掌握并應用國家政治、經濟、社會等各個領域準確可靠的信息和知識，提高行政效率及決策的科學性。同時，每個公務人員都可以通過知識管理系統提出自己的建議和意見，將隱性知識轉化為顯性知識，為政府決策提供科學的知識信息保障。
2、強政府機關組織機構的創新
傳統的政府組織結構是“金字塔式”的等級型，過多的管理層、嚴密的界限使上下級之間、部門之間缺乏有效的溝通，各行政機構之間信息流通速度緩慢，反饋不及時，容易發生信息失真，導致行政機關反應緩慢。通過機關檔案知識管理，可以促進信息和知識在行政機關之間暢通無阻地分享和交流，使之從“金字塔”式結構向扁平網狀結構發展，從縱向層次結構向橫向網絡結構改變，促進政府機關組織機構的變革。
3、促進知識信息的交流和共享
機關檔案知識管理的開展，使知識成為政府機關的核心資產，作為知識載體的人才也相應成為其核心資源，成為管理的主要對象之一，信息技術和知識管理是政府管理最主要的手段。通過機關檔案知識管理，政府機關內部將形成以知識為本、以人為本的工作氛圍，重視知識價值、重視知識交流。另外，先進的信息技術運用及知識管理系統的建設，將加速知識及信息在政府機關的共享及流通效率，促進政府機關知識信息的傳播與應用。
三、知識管理下機關檔案有效管理的新模式
1、注重機關檔案材料收集。收集檔案材料是機關檔案管理的基礎，要建立暢通的材料收集渠道，機關檔案管理人員必須對與檔案有關的各種材料，認真細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及r進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證機關檔案的準確性和真實性。改進和完善檔案利用功能，使其最大限度地發揮作用。
2、規范機關檔案整理。要提高對機關檔案整理的重視程度，主要領導要高度重視機關檔案整理，把它放在機關檔案管理的重要位置來對待，并將其納入到年度工作計劃。要完善機關檔案整理制度，定期對機關檔案整理進行督導檢查，及時發現問題，及時解決，加快推進檔案整理的制度化、規范化建設，真正實現機關檔案整理規范、歸檔有序。
3、完善機關檔案信息化建設。機關檔案信息化管理應該是一個廣泛意義上的信息化網絡建設，在進行機關檔案信息化建設工作中，要在機關內部創建一個局域網，將整個機關的運行狀況都囊括進來，而從檔案的收集、錄入、整理、傳輸以及開發利用等形成一個系統性的網絡覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價值的材料可以傳送給機關檔案管理部門，這樣一方面可以確保機關檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。通過信息共享平臺的創建，可以有效地提高機關檔案的利用程度，從真正意義上挖掘機關檔案的內在價值。
4、提高機關檔案管理人員綜合素質。加強機關檔案管理人員綜合素質建設，提高機關檔案管理服務水平。機關檔案管理具有業務性、服務性與保密性的特點，因此要注意加強機關檔案管理自身隊伍素質建設，選擇可靠、正派、責任心強的人員從事機關檔案管理，可以通過擇優錄用、競聘上崗，選用真正優秀的檔案專業人員。主管部門還要定期業務知識與技能，讓機關檔案管理人員掌握最新的知識和先進的管理技術，增強責任心，以更好地勝任機關檔案管理這項工作。
四、知識管理對機關檔案工作的重要性
1、知識管理可以提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域，傳統的機關檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書、情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的機關檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于實際創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。
管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統的機關檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。
知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注，使得“知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解”，促進文件、檔案的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。
2、檔案管理促進知識管理
2.1檔案管理有助于傳播、交流知識、信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
2.2檔案管理有助于理解、挖掘知識，檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”。傳統的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等。
2.3檔案管理有助于保護知識產權
知識產權主要是指事業單位擁有的專利權、商標權、著作權等，它是事業單位知識創新的成果，是機關核心的無形資產、知識資本。保護機關的知識產權是維護企業合法權益、促進知識創新能力、提高政府核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。.
結語
面對知識管理的熱潮，作為檔案政府機關工作者必須保持高度的清醒意識，只有在具備扎實的業務知識、豐富的工作經驗、誠實可信的人格魅力、執著的進取精神、積極樂觀的工作態度的基礎上，主動地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅使下，通過實踐工作不斷改進工作方法，不斷實現由實體的保管者向知識的提供者的轉變，才能更有效地提升自己的工作價值和社會意義，才能更有效地擴大檔案工作的影響力度。
參考文獻
【關鍵詞】醫療設備；檔案管理；難點；對策
一、當前醫院醫療設備檔案管理的現狀分析
現階段，國內各大醫院在醫療設備檔案管理過程中“重設備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫療設備檔案管理工作中大量問題浮現，主要有兩方面的問題：一、醫療設備檔案管理的專業設施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒有專業的醫療設備檔案管理隊伍；二、醫院醫療設備檔案管理制度不夠健全，對醫療設備檔案材料的收集、審核不及時，記錄不完整，檔案材料缺失現象嚴重，在整個檔案管理過程中，管理混亂現象嚴重。
二、當前醫院醫療設備檔案管理的難點分析
（一）醫療設備檔案管理不受重視，管理意識薄弱
醫療服務是醫院日常工作的重心，因此，多數醫務人員都將注意力放在醫療服務與提高醫療技術上，而對于醫療設備的檔案管理重視程度不夠，醫療設備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現管理人員在收集檔案材料時就抱著應付的心態，只重視文書檔案與病理檔案的收集；此外，醫療設備檔案管理是一個動態檔案管理的過程，在醫療設備檔案管理中，對于前期設備驗收與設備說明書的材料收集較為齊全，然而在后期設備的運用、維修等動態情況的材料收集較缺乏。
（二）醫療設備檔案管理人員前期參與少，管理難度大
醫療設備檔案的管理主要分三個階段：前期的設備購置、使用過程中的設備維護以及后期的設備報損與轉讓，是一個貫穿始終的系統過程。若醫療設備管理部門在制作設備購置計劃時，檔案管理人員沒有參與其中，檔案部門沒有在制定計劃時參與前期檔案管理，致使整個管理過程嚴重脫節，增加了設備檔案管理的難度。
（三）設備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性
1、收集周期長。由于醫療設備檔案材料收集的周期比較長，需要從醫療設備的購置到完全報廢的整個環節中進行設備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環節出現問題，就難以保證醫療設備檔案材料收集的完整性。
2、使用過程中，操作者流動性比較大，容易造成醫療設備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫院不必要經濟損失。醫療設備的操作人員流動性比較大，設備檔案使用涉及多個科室、操作人員多，特別是設備的性能介紹、使用說明書、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫院經濟不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機發生故障，無法正常使用。供應商對設備進行了詳細的檢測，發現零件損壞需要更換，維修費高達幾萬元。醫院提出了質疑，但無法提供有力證據，只能支付相關的維修費。
3、設備種類多，使用人員多。醫療設備種類繁多，涉及病房護理設備、手術設備、放射治療設備、核醫學治療設備、理化設備、透析治療設備等多種不同功用的設備類型，設備使用人員多不勝數，使醫療設備的檔案管理更是難上加難。
三、加強醫院醫療設備檔案管理的對策
（一）轉變醫療設備管理觀念，提高重視程度
醫院要加強對醫療設備檔案管理的宣傳工作，強化醫療設備檔案管理意識，引起對設備檔案管理的高度重視，將設備檔案管理中的前期靜態管理與后期動態管理有效地結合起來，定期召開醫療設備工作會議，定期向醫務人員報告醫療設備檔案材料的動態收集情況，真實反映醫療設備的使用情況。
（二）建立健全醫療設備檔案管理制度
醫療設備檔案管理制度的建立要有質量保證，如醫療設備檔案管理的預立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫療設備的采購、運行、維修保養的整個過程中，都要建立相應的設備檔案管理制度，并突出大型設備與重點設備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個醫療設備檔案管理網絡，使管理工作做到有章可循。
（三）實行集中統一管理，保證醫療設備檔案材料的完整性
1、實行集中統一管理。設立專門科室，負責醫療設備的采購、維護等工作。在醫院的醫療設備檔案管理中，可以成立儀器設備檔案管理小組，建立過硬的領導集體，例如以醫院的醫學工程科為核心，實施集中統一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負責儀器設備采購與維護，并且將儀器設備檔案管理工作納入醫院對科室的考核，直接與相關管理人員的考評以及年終評優掛鉤，成為醫院目標責任管理的一部分。
2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設備檔案的管理范圍。結合醫院醫療設備檔案管理實際要求，對設備申購過程中形成的各類文件以及設備運行到報廢過程中累積的文件均要建立檔案進行檔案管理。此外，還要將相關檔案材料復制下發到各科室，使各科室的設備操作人員檔案歸檔的要求與內容，各科室要全力配合醫院的資料歸檔工作。并對檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。
3、加強科室與科室之間溝通。醫療設備的檔案管理涉及醫院的各個科室，因此加強各科室間的溝通非常必要。各科室間加強溝通，是內部溝通與外部溝通的有效統一。在各科室內部，加強儀器設備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對設備的運行情況要及時了解；科室之間，特別是器械科要加強與其他科室如財務科、醫務科、信息科以及設備部等加強儀器設備管理知識的交流，以及設備的維護使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無積存現象，還可以提高設備檔案的利用率，從而為提高醫院醫療質量服務。
醫療設備技術發展日新月異，醫院設備管理人員有義務醫療設備的發展動態，積極主動地參與到儀器設備檔案的管理工作中來。設備檔案歸檔完整，不僅可以延長設備使用壽命，而且減少了醫院因設備檔案的管理不當而造成的經濟損失。
參考文獻
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【關鍵詞】高校畢業生；檔案管理
人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業生中，涌現了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業生在就業、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續的辦理和各項證明的出具等方面。
高校畢業生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業生的檔案無論是在校期間還是畢業后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。
3、轉移手續繁瑣。隨著我國經濟的發展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區在檔案轉移和管理上要求不統一。嚴格的地區在辦理手續上需要十個以上的程序，不嚴格的地區甚至存在現用現管的現象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環節。檔案轉移手續的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區交接轉移。
4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規定時間繳納寄存費而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強。畢業生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業生認為，一證（畢業證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發揮著不可替代的作用，主要表現在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業保險金的必要手續。檔案中的招工材料和從業資料是計算和領取養老保險金的最為重要的依據。2、在正規單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。
針對高校畢業生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業指導環節需加強對檔案重要性的講解，提高畢業生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設了就業指導課，但更多的是灌輸一些就業形勢、面試技巧、就業協定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。
二、檔案管理部門應加大規范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現填寫不規范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質和業務水平。
檔案管理是一項專業性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續教育與培訓，提高其道德品質和政治素養，提高業務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。
四、加快建設檔案的信息化、網絡化。
隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。
高校畢業生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業生發展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。
【參考文獻】
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