時(shí)間：2023-10-11 09:58:11
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關(guān)鍵字：計(jì)算機(jī)；軟件系統(tǒng)；采購(gòu)軟件；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；
中圖分類(lèi)號(hào)：G623文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
1、企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低，從而影響到企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，因此做好采購(gòu)信息管理工作關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。然而，對(duì)于中小企業(yè)而言，去引進(jìn)一套ERP系統(tǒng)成本過(guò)高。只能對(duì)重要的部門(mén)進(jìn)行信息化建設(shè)。
2.總體設(shè)計(jì)
2.1系統(tǒng)空間硬件結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)
(1)軟件配置：在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方面運(yùn)用了Access2010。操作系統(tǒng)可以選擇Windows 7或Windows 2003。
（2）硬件配置：根據(jù)對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性要求、系統(tǒng)的容量、系統(tǒng)的吞吐量以及用戶(hù)的維護(hù)水平選擇服務(wù)器為中型計(jì)算機(jī)設(shè)備。
（3）網(wǎng)絡(luò)配置方面：備選網(wǎng)絡(luò)方案為百兆模式。
圖
公司內(nèi)部網(wǎng)
圖2.1系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D
2． 功能模塊設(shè)計(jì)
如下圖所示系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)模塊
圖2.1系統(tǒng)功能模塊圖
3．詳細(xì)設(shè)計(jì)
通過(guò)上述設(shè)計(jì)我們可以在總體的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)，它以采購(gòu)單為主線(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)流程的跟蹤管理，包括采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃；維護(hù)和修改采購(gòu)單；查詢(xún)各種采購(gòu)單的執(zhí)行狀態(tài)；收貨、退貨管理等功能。可以分為以下幾個(gè)部分
（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)系統(tǒng)中經(jīng)常重復(fù)使用的公用數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)靜態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行定義和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，并提高效率。包括：訂單方式維護(hù)、交貨方式維護(hù)、采購(gòu)員維護(hù)、退貨維護(hù)、采購(gòu)系統(tǒng)維護(hù)。
（2）采購(gòu)計(jì)劃管理
采購(gòu)計(jì)劃管理與MRP系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)結(jié)合，用于完成采購(gòu)計(jì)劃的編制工作。可隨時(shí)進(jìn)行計(jì)劃編制和生成。包括：請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃維護(hù)、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃合并、采購(gòu)計(jì)劃生成。
請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃維護(hù)
請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃維護(hù)中的請(qǐng)購(gòu)單可以利用MRP和BOM表產(chǎn)生，也可以由人工產(chǎn)生。本系統(tǒng)沒(méi)有集成MRP、BOM表，ERP系統(tǒng)的請(qǐng)購(gòu)單由人工產(chǎn)生。各部門(mén)的負(fù)責(zé)人員根據(jù)需求、用料預(yù)算和庫(kù)存情況，開(kāi)出請(qǐng)購(gòu)單，注明物料的名稱(chēng)、數(shù)量、需求日期、規(guī)格、及注意事項(xiàng)，請(qǐng)購(gòu)單在審批之前可以修改。
請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃合并
經(jīng)審核后的請(qǐng)購(gòu)單，根據(jù)所需物料的分類(lèi)情況分配到相應(yīng)的采購(gòu)員處。采購(gòu)人員結(jié)合請(qǐng)購(gòu)單的需求日期和所需物料，將多張請(qǐng)購(gòu)單合并成一張采購(gòu)訂單或者一張采購(gòu)訂單的多個(gè)分類(lèi)訂單。采購(gòu)員通過(guò)對(duì)供應(yīng)商信息的查詢(xún)選擇價(jià)格優(yōu)惠、信譽(yù)、供應(yīng)服務(wù)能力、供應(yīng)質(zhì)量最佳的供應(yīng)商。根據(jù)采購(gòu)提前期，確定采購(gòu)訂單的收貨日期。為了避免過(guò)于依賴(lài)一家供應(yīng)商，導(dǎo)致供應(yīng)商左右價(jià)格。可以選擇兩個(gè)供應(yīng)商，將一張采購(gòu)訂單按一定比例分成兩張訂單給兩個(gè)供應(yīng)商訂貨。這樣可以使供應(yīng)商形成競(jìng)爭(zhēng)，起到控制采購(gòu)成本和質(zhì)量的效果。
（3）采購(gòu)訂單管理
采購(gòu)訂單管理的完成是基于合同控制的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理。包括：采購(gòu)訂單維護(hù)、采購(gòu)合同維護(hù)、訂單終止或取消、訂單結(jié)案。
采購(gòu)訂單維護(hù)
采購(gòu)訂單包括數(shù)量、單價(jià)、時(shí)間等基本信息。在此子模塊，調(diào)出要處理的訂單，繼續(xù)就付款方式、收貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間及罰金比例等重要信息進(jìn)行確定。還反映訂單中的價(jià)格、最后總金額等重要信息。在采購(gòu)訂單由采購(gòu)主管審核后，不可隨意更改。
采購(gòu)合同維護(hù)
采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商對(duì)物料的采購(gòu)細(xì)節(jié)(例如：收貨時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量等指標(biāo))簽訂采購(gòu)合同，保障采購(gòu)交易活動(dòng)有據(jù)可依。此時(shí)，前期制定的采購(gòu)訂單轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的采購(gòu)合同，合同編號(hào)還要與采購(gòu)訂單的編號(hào)對(duì)應(yīng)起來(lái)，以便在查詢(xún)采購(gòu)訂單時(shí)，反映出合同情況。
訂單終止取消訂單結(jié)案
訂單結(jié)案方式有兩種，分別為自動(dòng)生成結(jié)案和手動(dòng)生成結(jié)案。
（4）采購(gòu)收貨管理
采購(gòu)收貨管理把收貨過(guò)程納入企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃控制范圍，確保及時(shí)收貨和過(guò)程控制，從而縮短了產(chǎn)品的生產(chǎn)周期、加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督。包括：采購(gòu)收貨維護(hù)、采購(gòu)過(guò)賬處理、更正處理。
采購(gòu)收貨維護(hù)
采購(gòu)訂單進(jìn)行收貨處理，由質(zhì)檢部門(mén)對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)，以單據(jù)形式反饋給采購(gòu)部門(mén)。檢驗(yàn)后確定接收物料，可以將到貨數(shù)量、實(shí)收數(shù)量反饋到相應(yīng)的采購(gòu)訂單中。對(duì)于檢驗(yàn)不合格物品，根據(jù)質(zhì)檢部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)進(jìn)行退貨處理，開(kāi)出退貨單，在明細(xì)表中表明退貨原因。
采購(gòu)過(guò)賬處理
可以在過(guò)賬單中清楚查看采購(gòu)部門(mén)所有的采購(gòu)應(yīng)付款項(xiàng)及其付款的情況。所有的應(yīng)付帳管理的數(shù)據(jù)提交系統(tǒng)處理。
（5）采購(gòu)權(quán)限管理
在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，對(duì)于權(quán)限的管理應(yīng)貫穿于整個(gè)采購(gòu)管理系統(tǒng)，它是區(qū)分個(gè)人職責(zé)的重要體現(xiàn)。其中包括：用戶(hù)信息維護(hù)、用戶(hù)權(quán)限維護(hù)。
（6）供應(yīng)商管理。
供應(yīng)商管理是申佳公司采購(gòu)管理的重要組成部分，它是基于供應(yīng)鏈管理的一利，新型采購(gòu)模式。采取后向一體化原則，和主要的供應(yīng)商共贏互利，極大提高了供貨質(zhì)量和速度，整合企業(yè)問(wèn)的優(yōu)勢(shì)，真正使企業(yè)能夠全面協(xié)調(diào)企業(yè)后向資源，并使企業(yè)的管理全面走向信息化。企業(yè)管理的視角從“內(nèi)視型”向“外視型”的轉(zhuǎn)換。
供應(yīng)商管理實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理，供應(yīng)商考核信息管理(送貨和售后服務(wù)管理，不良事件信息管理)和采購(gòu)信息預(yù)算和決算。具體包括供應(yīng)商分類(lèi)管理，增加招投標(biāo)的范圍和公平性，定期根據(jù)物資使用的反饋信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，記錄供應(yīng)商的考核信息，用于招投標(biāo)管理，從審批信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)物資需求量的預(yù)算和決算。
供應(yīng)商管理是主要是對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)控和考核。其主要日的是：
(1)確保供應(yīng)商的企業(yè)信譽(yù)，產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。
(2)在供應(yīng)商之間競(jìng)爭(zhēng)比較，以便選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商合作，淘汰績(jī)效考坪較差的供應(yīng)商，從而提高物資采購(gòu)的質(zhì)量和服務(wù)水平。
(3)了解供應(yīng)存在的不足之處，將其反饋給供應(yīng)商，促進(jìn)和提高供應(yīng)商的效率。
4.課題總結(jié)
本論文研究的是中小公司采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。目前，我國(guó)中小型企業(yè)中，多數(shù)企業(yè)規(guī)模不大、信息化程度不高，資金不雄厚、技術(shù)力量薄弱，生產(chǎn)流程相對(duì)簡(jiǎn)單，決策相對(duì)靈活，生產(chǎn)管理與其他制造類(lèi)企業(yè)有很大的不同。
通過(guò)實(shí)際調(diào)研中小企業(yè)的采購(gòu)管理的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程，嘗試的開(kāi)發(fā)適合該企業(yè)的采購(gòu)管理系統(tǒng)。
參考文獻(xiàn)
[1]黃梯云.管理信息系統(tǒng)[M] .北京：高等教育出版社，2005
[2]鄺孔武.管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[M].西安：西安電子科技大學(xué)出版社，2004
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[4]耿騫.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[M].北京：高等教育出版社，2004
直運(yùn)業(yè)務(wù)是指商品無(wú)需入庫(kù)即可完成的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。客戶(hù)向本公司訂購(gòu)商品，雙方簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同;本公司向供應(yīng)商采購(gòu)客戶(hù)所需的商品，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同;供應(yīng)商直接將商品發(fā)送給客戶(hù)，結(jié)算時(shí)，由購(gòu)銷(xiāo)雙方分別與企業(yè)結(jié)算。直運(yùn)業(yè)務(wù)包括直運(yùn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，沒(méi)有實(shí)物的出入庫(kù)，貨物流向是直接從供應(yīng)商到客戶(hù)，財(cái)務(wù)結(jié)算通過(guò)直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票，直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行。企業(yè)、客戶(hù)與供應(yīng)商的供銷(xiāo)關(guān)系如圖所示：
二、直運(yùn)業(yè)務(wù)處理流程
1、相關(guān)設(shè)置：
ERP子系統(tǒng)啟用——基礎(chǔ)設(shè)置：同時(shí)啟用采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、庫(kù)存管理、存貨核算、總賬管理系統(tǒng);
銷(xiāo)售管理系統(tǒng)——銷(xiāo)售選項(xiàng)設(shè)置：報(bào)價(jià)不含稅、有直運(yùn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù);
基礎(chǔ)設(shè)置——存貨屬性設(shè)置：將直運(yùn)業(yè)務(wù)所涉及的存貨設(shè)置有內(nèi)銷(xiāo)、外銷(xiāo)、外購(gòu)屬性;
2、業(yè)務(wù)執(zhí)行
案例：
2009年8月10日，陽(yáng)光公司銷(xiāo)售部接到業(yè)務(wù)消息，客戶(hù)華宏公司欲購(gòu)買(mǎi)智能空調(diào)10臺(tái)，雙方商定以單價(jià)4000元/臺(tái)成交，增值稅17%，隨后，銷(xiāo)售部填制銷(xiāo)售訂單;
8月10日銷(xiāo)售部聯(lián)系供應(yīng)商興華公司，發(fā)出采購(gòu)訂單，以單價(jià)3000元/臺(tái)成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司;
8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據(jù)采購(gòu)訂單開(kāi)具一張專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票給陽(yáng)光公司;
8月10日，銷(xiāo)售部根據(jù)銷(xiāo)售訂單開(kāi)具一張專(zhuān)用銷(xiāo)售發(fā)票給華宏公司;
8月10日，財(cái)務(wù)根據(jù)銷(xiāo)售部交來(lái)的采購(gòu)發(fā)票、銷(xiāo)售發(fā)票結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本、銷(xiāo)售成本并確認(rèn)銷(xiāo)售收入。
操作步驟：
(1)錄入銷(xiāo)售訂單和采購(gòu)訂單
在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，執(zhí)行“銷(xiāo)售訂貨”︳“銷(xiāo)售訂單”命令，進(jìn)入“銷(xiāo)售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運(yùn)銷(xiāo)售” 業(yè)務(wù)類(lèi)型，錄入銷(xiāo)售單價(jià)等信息生成銷(xiāo)售訂單，保存并審核;
在采購(gòu)管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購(gòu)訂貨”︳“采購(gòu)訂單”命令，進(jìn)入“采購(gòu)訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運(yùn)采購(gòu)”業(yè)務(wù)類(lèi)型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷(xiāo)售訂單” 命令，將銷(xiāo)售訂單相關(guān)信息帶入“采購(gòu)訂單”，錄入采購(gòu)單價(jià)等信息生成采購(gòu)訂單，保存并審核;
(2)生成專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票和專(zhuān)用銷(xiāo)售發(fā)票
在采購(gòu)管理系統(tǒng)，參照采購(gòu)訂單生成直運(yùn)專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票并保存;
在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，參照銷(xiāo)售訂單生成直運(yùn)專(zhuān)用銷(xiāo)售發(fā)票，保存并復(fù)核;
(3)直運(yùn)送貨后結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本、銷(xiāo)售成本并確認(rèn)銷(xiāo)售收入
模式A：在應(yīng)付款管理系統(tǒng)審核應(yīng)付單，確認(rèn)采購(gòu)成本并生成憑證;
在存貨核算系統(tǒng)對(duì)直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票記賬結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本，并生成憑證;
在應(yīng)收款管理系統(tǒng)審核應(yīng)收單，確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證;
在總賬管理系統(tǒng)查看直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證：
模式B：在應(yīng)付款管理系統(tǒng)只審核應(yīng)付單，操作同模式A;不生成憑證;
在存貨核算系統(tǒng)對(duì)直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票和直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票記賬;
在存貨核算系統(tǒng)同時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本和銷(xiāo)售成本并生成兩張憑證;
在應(yīng)收款管理系統(tǒng)審核應(yīng)收單，確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證，操作同模式A;
在總賬管理系統(tǒng)同樣可以查看到直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證。
三、結(jié)論
直運(yùn)業(yè)務(wù)采購(gòu)與銷(xiāo)售實(shí)物均不入庫(kù)，中間商直接以采購(gòu)成本結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本;
采購(gòu)成結(jié)轉(zhuǎn)前必須先在在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)付單進(jìn)行審核;
采購(gòu)成本結(jié)轉(zhuǎn)可在應(yīng)付款管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并生成憑證，然后再在存貨核算系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本并生成憑證，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證，即A執(zhí)行模式;
如果不在應(yīng)付款管理系統(tǒng)生成結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本憑證，則采購(gòu)成本和銷(xiāo)售成本的結(jié)轉(zhuǎn)可同時(shí)在存貨核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并生成兩張憑證，再在應(yīng)收款管理系統(tǒng)確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證，即B執(zhí)行模式;
無(wú)論執(zhí)行哪種模式，在總賬系統(tǒng)均可查詢(xún)到直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證。
【注】本文系順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院教改項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào)：2012—SZWLKC21
參考文獻(xiàn)
1.王新玲，汪剛主編.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程.北京：清華大學(xué)出版社，2012
關(guān)鍵詞：直運(yùn)業(yè)務(wù)；采購(gòu)；銷(xiāo)售
中圖分類(lèi)號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）08-00-03
一、直運(yùn)業(yè)務(wù)類(lèi)型說(shuō)明
直運(yùn)業(yè)務(wù)是指商品無(wú)需入庫(kù)即可完成的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。客戶(hù)向本公司訂購(gòu)商品，雙方簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同；本公司向供應(yīng)商采購(gòu)客戶(hù)所需的商品，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同；供應(yīng)商直接將商品發(fā)送給客戶(hù)，結(jié)算時(shí)，由購(gòu)銷(xiāo)雙方分別與企業(yè)結(jié)算。直運(yùn)業(yè)務(wù)包括直運(yùn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，沒(méi)有實(shí)物的出入庫(kù)，貨物流向是直接從供應(yīng)商到客戶(hù)，財(cái)務(wù)結(jié)算通過(guò)直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票，直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行。企業(yè)、客戶(hù)與供應(yīng)商的供銷(xiāo)關(guān)系如圖所示：
二、直運(yùn)業(yè)務(wù)處理流程
1.相關(guān)設(shè)置
ERP子系統(tǒng)啟用――基礎(chǔ)設(shè)置：同時(shí)啟用采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、庫(kù)存管理、存貨核算、總賬管理系統(tǒng)；
銷(xiāo)售管理系統(tǒng)――銷(xiāo)售選項(xiàng)設(shè)置：報(bào)價(jià)不含稅、有直運(yùn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)；
基礎(chǔ)設(shè)置――存貨屬性設(shè)置：將直運(yùn)業(yè)務(wù)所涉及的存貨設(shè)置有內(nèi)銷(xiāo)、外銷(xiāo)、外購(gòu)屬性；
2.業(yè)務(wù)執(zhí)行
案例：
2009年8月10日，陽(yáng)光公司銷(xiāo)售部接到業(yè)務(wù)消息，客戶(hù)華宏公司欲購(gòu)買(mǎi)智能空調(diào)10臺(tái)，雙方商定以單價(jià)4000元/臺(tái)成交，增值稅17%，隨后，銷(xiāo)售部填制銷(xiāo)售訂單；
8月10日銷(xiāo)售部聯(lián)系供應(yīng)商興華公司，發(fā)出采購(gòu)訂單，以單價(jià)3000元/臺(tái)成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司；
8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據(jù)采購(gòu)訂單開(kāi)具一張專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票給陽(yáng)光公司；
8月10日，銷(xiāo)售部根據(jù)銷(xiāo)售訂單開(kāi)具一張專(zhuān)用銷(xiāo)售發(fā)票給華宏公司；
8月10日，財(cái)務(wù)根據(jù)銷(xiāo)售部交來(lái)的采購(gòu)發(fā)票、銷(xiāo)售發(fā)票結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本、銷(xiāo)售成本并確認(rèn)銷(xiāo)售收入。
操作步驟：
（1）錄入銷(xiāo)售訂單和采購(gòu)訂單
在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，執(zhí)行“銷(xiāo)售訂貨”“銷(xiāo)售訂單”命令，進(jìn)入“銷(xiāo)售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運(yùn)銷(xiāo)售” 業(yè)務(wù)類(lèi)型，錄入銷(xiāo)售單價(jià)等信息生成銷(xiāo)售訂單，保存并審核；
在采購(gòu)管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購(gòu)訂貨”“采購(gòu)訂單”命令，進(jìn)入“采購(gòu)訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運(yùn)采購(gòu)”業(yè)務(wù)類(lèi)型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷(xiāo)售訂單” 命令，將銷(xiāo)售訂單相關(guān)信息帶入“采購(gòu)訂單”，錄入采購(gòu)單價(jià)等信息生成采購(gòu)訂單，保存并審核；
（2）生成專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票和專(zhuān)用銷(xiāo)售發(fā)票
在采購(gòu)管理系統(tǒng)，參照采購(gòu)訂單生成直運(yùn)專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票并保存；
在銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，參照銷(xiāo)售訂單生成直運(yùn)專(zhuān)用銷(xiāo)售發(fā)票，保存并復(fù)核；
（3）直運(yùn)送貨后結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本、銷(xiāo)售成本并確認(rèn)銷(xiāo)售收入
模式A：在應(yīng)付款管理系統(tǒng)審核應(yīng)付單，確認(rèn)采購(gòu)成本并生成憑證；
模式B：在應(yīng)付款管理系統(tǒng)只審核應(yīng)付單，操作同模式A；不生成憑證；
在存貨核算系統(tǒng)對(duì)直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票和直運(yùn)銷(xiāo)售發(fā)票記賬；
在應(yīng)收款管理系統(tǒng)審核應(yīng)收單，確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證，操作同模式A；
在總賬管理系統(tǒng)同樣可以查看到直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證。
三、結(jié)論
直運(yùn)業(yè)務(wù)采購(gòu)與銷(xiāo)售實(shí)物均不入庫(kù)，中間商直接以采購(gòu)成本結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本；
采購(gòu)成結(jié)轉(zhuǎn)前必須先在在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)付單進(jìn)行審核；
采購(gòu)成本結(jié)轉(zhuǎn)可在應(yīng)付款管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并生成憑證，然后再在存貨核算系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本并生成憑證，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證，即A執(zhí)行模式；
如果不在應(yīng)付款管理系統(tǒng)生成結(jié)轉(zhuǎn)采購(gòu)成本憑證，則采購(gòu)成本和銷(xiāo)售成本的結(jié)轉(zhuǎn)可同時(shí)在存貨核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并生成兩張憑證，再在應(yīng)收款管理系統(tǒng)確認(rèn)銷(xiāo)售收入并生成憑證，即B執(zhí)行模式；
無(wú)論執(zhí)行哪種模式，在總賬系統(tǒng)均可查詢(xún)到直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證。
參考文獻(xiàn)：
1.1系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購(gòu)管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進(jìn)行設(shè)計(jì)，近些年以來(lái)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設(shè)計(jì)模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類(lèi)型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門(mén)戶(hù)網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務(wù)管理的支撐架構(gòu)，其相應(yīng)的實(shí)際開(kāi)發(fā)應(yīng)用流程己經(jīng)進(jìn)入到成熟的發(fā)展階段。由于這個(gè)系統(tǒng)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一定程度的依賴(lài)性，因此對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信接口要求標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)較高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議需要遵循相應(yīng)的TCP/IP協(xié)議，另外應(yīng)當(dāng)確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務(wù)器默認(rèn)形式通信連接端口為8080。
1.2數(shù)據(jù)庫(kù)表的設(shè)計(jì)原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)。使用表格的形式進(jìn)行信息存儲(chǔ)處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購(gòu)員的采購(gòu)信息表、供應(yīng)商的產(chǎn)品信息表、采購(gòu)清單的信息表、競(jìng)標(biāo)單的信息表與供應(yīng)單的產(chǎn)品信息表等。2）物理結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)。采購(gòu)管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要求為數(shù)據(jù)庫(kù)，各個(gè)數(shù)據(jù)選項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存取操作，存取的單位是表格，存儲(chǔ)區(qū)域通常是存儲(chǔ)在系統(tǒng)的硬盤(pán)內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足保密性原則，各個(gè)系統(tǒng)用戶(hù)都需要設(shè)置各自的權(quán)限，只有達(dá)到權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)用戶(hù)才可以運(yùn)用某項(xiàng)具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶(hù)輸入相應(yīng)的用戶(hù)名時(shí)需要進(jìn)行權(quán)限判斷處理。
2采購(gòu)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)分析
2.1管理員模塊實(shí)現(xiàn)
選擇菜單項(xiàng)中的查看預(yù)審核采購(gòu)訂單通知，可以看到當(dāng)前需要進(jìn)行審核操作的采購(gòu)訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個(gè)通知右邊位置的查看選項(xiàng)，可以查看到其它的具體通知。進(jìn)行采購(gòu)清單的管理時(shí)需要選擇菜單項(xiàng)中的匯總分配，可以看到當(dāng)前需要操作的采購(gòu)清單列表，這部分采購(gòu)清單一般是對(duì)各種不同產(chǎn)品的具體要求。進(jìn)行匯總時(shí)系統(tǒng)會(huì)將產(chǎn)品根據(jù)具體的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)處理，統(tǒng)計(jì)具體的總數(shù)量同時(shí)顯示出來(lái)。點(diǎn)選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁(yè)面。點(diǎn)擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)顯示確認(rèn)的提示性操作，選擇確定之后將對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單分配到相應(yīng)的采購(gòu)員。在匯總分配過(guò)程中需要同時(shí)操作多個(gè)數(shù)據(jù)表：對(duì)于采購(gòu)清單表實(shí)行相應(yīng)的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對(duì)采購(gòu)訂單表實(shí)行添加操作處理，對(duì)采購(gòu)員和產(chǎn)品的對(duì)應(yīng)關(guān)系表實(shí)行查詢(xún)處理。
2.2采購(gòu)員模塊實(shí)現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶(hù)名與密碼之后假如通過(guò)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)驗(yàn)證則會(huì)跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員功能頁(yè)面。選擇相應(yīng)的采購(gòu)訂單菜單，則可以進(jìn)入到采購(gòu)訂單的頁(yè)面。系統(tǒng)頁(yè)面顯示系統(tǒng)管理員要求采購(gòu)員需要的采購(gòu)訂單信息，選擇按鈕則會(huì)相應(yīng)彈出需要確認(rèn)的窗口。
2.3供應(yīng)商模塊實(shí)現(xiàn)
供應(yīng)商模塊通常包含了四個(gè)方面的實(shí)際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競(jìng)標(biāo)、競(jìng)標(biāo)單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個(gè)部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購(gòu)訂單。
3結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)信息管理準(zhǔn)確
1引言
隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)的運(yùn)用日益成熟，慢慢的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用已深入到各個(gè)行業(yè)，基本實(shí)現(xiàn)了很多領(lǐng)域的智能可控管理，在人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。中小企業(yè)的信息管理長(zhǎng)期是采用人工管理的方式。對(duì)于各個(gè)控制環(huán)中的各控制點(diǎn)的信息采集均是采用手工的方式進(jìn)行采集、統(tǒng)計(jì)和分析，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息收集不規(guī)范、對(duì)系統(tǒng)缺陷的歸類(lèi)、缺陷頻次的統(tǒng)計(jì)不精確、信息可追溯性較差等諸多問(wèn)題。同時(shí)人工操作必然帶來(lái)了出錯(cuò)率高，效率低、保密性差，大量的耗費(fèi)了時(shí)間及人力物力，時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這給數(shù)據(jù)資料的查找、更新及維護(hù)都帶來(lái)了不可避免的麻煩及難度。針對(duì)以上問(wèn)題，開(kāi)發(fā)一套實(shí)用的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，具有了其實(shí)際的意義。
2系統(tǒng)業(yè)務(wù)分析
系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)流程包括客戶(hù)訂單處理流程、生產(chǎn)管理流程、原材料采購(gòu)流程。
客戶(hù)訂單處理流程為：訂單錄入（看板自動(dòng)掃碼）集貨發(fā)貨。
生產(chǎn)管理流程為：看板回收制定生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)生產(chǎn)完成品入庫(kù)。
采購(gòu)流程為：看板回收制定采購(gòu)計(jì)劃原材料采購(gòu)采購(gòu)?fù)瓿扇霂?kù)
客戶(hù)訂單流程觸發(fā)生產(chǎn)管理流程，生產(chǎn)管理流程觸發(fā)采購(gòu)流程。觸發(fā)其流程的紐帶看板循環(huán)。
一般商品生產(chǎn)分為計(jì)劃生產(chǎn)、消息生產(chǎn)模式和后補(bǔ)充生產(chǎn)模式。后補(bǔ)充生產(chǎn)模式是保證倉(cāng)庫(kù)中具備一定的庫(kù)存數(shù)量，客戶(hù)來(lái)訂單時(shí)，從庫(kù)存里面直接取貨。消息生產(chǎn)模式是庫(kù)存里面不備貨，在客戶(hù)下訂單時(shí)，再進(jìn)行生產(chǎn)。計(jì)劃生產(chǎn)是按月制定生產(chǎn)計(jì)劃，按日發(fā)放生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)和看板。無(wú)論那種生產(chǎn)模式，都可以用以上的流程模式來(lái)進(jìn)行處理。
調(diào)整看板：在下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)之后，有時(shí)出現(xiàn)原材料剩余的情況，而且如果保存到明天，原材料將作廢，因此要使用這些原材料生產(chǎn)一些商品，生產(chǎn)課領(lǐng)取一些調(diào)整看板領(lǐng)取調(diào)整看板時(shí)，由管理課掃碼，制定生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)。調(diào)整看板的生產(chǎn)在系統(tǒng)要單獨(dú)標(biāo)志。
系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)流程如圖1所示。
3系統(tǒng)功能分析
本文設(shè)計(jì)的企業(yè)信息管理系統(tǒng)能夠完成系統(tǒng)管理、人員管理、客戶(hù)訂單管理、集貨管理、生產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、發(fā)貨管理、查詢(xún)報(bào)表等功能。每個(gè)功能說(shuō)明如下：
（1）系統(tǒng)管理包括維護(hù)系統(tǒng)用戶(hù)、操作權(quán)限，維護(hù)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（商品信息、材料信息、生產(chǎn)線(xiàn)、倉(cāng)庫(kù)信息、客戶(hù)資料、供貨商資料等），設(shè)置系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)（看板循環(huán)周期、商品生產(chǎn)周期、商品預(yù)警庫(kù)存等），看板管理。
（2）人員管理包括人員資料維護(hù)，人員績(jī)效考核等。
（3）客戶(hù)訂單包括客戶(hù)訂單資料維護(hù)查詢(xún)，客戶(hù)看板掃碼，生成集貨指示書(shū)。
（4）集貨管理包括客戶(hù)看板是生產(chǎn)看板一一對(duì)比掃碼，自動(dòng)錄入集貨指示書(shū)完成狀態(tài)，集貨訂單編號(hào)和客戶(hù)訂單編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。
（5）發(fā)貨管理對(duì)客戶(hù)訂單（或者集貨指示書(shū)）進(jìn)行掃碼，更新訂單狀態(tài)為（已發(fā)貨）。
（6）生產(chǎn)管理包括制定生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)，對(duì)生產(chǎn)看板進(jìn)行掃碼，編排生產(chǎn)任務(wù)，完成品入庫(kù)時(shí)通過(guò)手持終端掃碼自動(dòng)入庫(kù)。
（7）采購(gòu)管理包括制定采購(gòu)計(jì)劃書(shū)，對(duì)供貨商供貨材料進(jìn)行掃碼入庫(kù)。
（8）倉(cāng)庫(kù)管理包括庫(kù)存查詢(xún)，庫(kù)存預(yù)警監(jiān)視，特殊情況下的商品、材料入出庫(kù)，制作盤(pán)點(diǎn)單，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果掃碼錄入。
（9）查詢(xún)報(bào)表包括客戶(hù)訂單統(tǒng)計(jì)，欠品狀態(tài)查詢(xún)，集貨狀態(tài)查詢(xún)，發(fā)貨狀態(tài)查詢(xún)，生產(chǎn)狀態(tài)查詢(xún)，采購(gòu)狀態(tài)查詢(xún)，庫(kù)存查詢(xún)，庫(kù)存預(yù)警。
系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。
4關(guān)鍵功能實(shí)現(xiàn)
4.1客戶(hù)訂單處理
物流班長(zhǎng)在定期（一般1小時(shí)一次）客戶(hù)看板架上查看客戶(hù)看板信息，如果有客戶(hù)看板，就對(duì)這些看板進(jìn)行掃碼處理。掃碼完成后，按照系統(tǒng)提示自動(dòng)生產(chǎn)集貨指示書(shū)，之后把集貨指示書(shū)和客戶(hù)看板放置在集貨看板架上。如果這些訂購(gòu)商品是屬于消息生產(chǎn)的，系統(tǒng)會(huì)提示制作這些商品的生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)，并把生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)和生產(chǎn)看板（一次性）放在生產(chǎn)看板架上。
4.2 材料采購(gòu)
生產(chǎn)班長(zhǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中，從倉(cāng)庫(kù)中提取所需要的材料，并將材料看板取下放置到材料回收看板架上。采購(gòu)主管定期從回收看板架上取下材料看板，通過(guò)掃碼的方式制定采購(gòu)計(jì)劃書(shū)。并將采購(gòu)計(jì)劃書(shū)和采購(gòu)看板發(fā)送到供貨商，供貨商將所采購(gòu)材料、采購(gòu)看板、采購(gòu)訂單一并發(fā)貨給新明纖維。采購(gòu)主管收到貨物后，將材料放置到指定倉(cāng)庫(kù)，并對(duì)材料看板進(jìn)行掃碼入庫(kù)，
最后簽收訂單。有欠品時(shí)把訂單先扣下，等補(bǔ)齊后，掃碼入庫(kù)再簽收訂單。
5小結(jié)
隨著我國(guó)企業(yè)的規(guī)模和數(shù)量日益增多，原先的紙質(zhì)記錄、手工服務(wù)方式已遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足如今企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)需求。針對(duì)這一現(xiàn)狀，本文在此提出實(shí)施無(wú)紙化的企業(yè)管理辦法，通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)基礎(chǔ)資料、訂單業(yè)務(wù)審核流程、項(xiàng)目實(shí)施流程、庫(kù)存報(bào)表等功能，提高員工的工作效率，降低服務(wù)成本，促進(jìn)中小企業(yè)的信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，能夠“生存”已是很多家電企業(yè)苦苦追求的目標(biāo)了，因?yàn)樵谄髽I(yè)外部，同行之間的價(jià)格戰(zhàn)不斷吞噬著廠商的利潤(rùn)；在企業(yè)內(nèi)部，人力成本費(fèi)用持續(xù)地上升，企業(yè)組織體系漸漸不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求。廣大家電廠商唯有深耕挖掘自身企業(yè)潛力才能抵御行業(yè)當(dāng)下的困境。
而對(duì)于家電行業(yè)來(lái)說(shuō)，原材料成本能占到商品總成本的60%～70%，原材料采購(gòu)在成本控制、保障生產(chǎn)、內(nèi)部各業(yè)務(wù)單元間協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關(guān)重要的作用。所以如何做好采購(gòu)管理，就成為當(dāng)下家電企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。
本文以C公司為例來(lái)談?wù)劶译娖髽I(yè)采購(gòu)管理所遇到的問(wèn)題，以及解決這些問(wèn)題的有效策略，希望能給業(yè)內(nèi)人士帶來(lái)啟示。
C公司是一家專(zhuān)門(mén)從事家電產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售的老牌廠商。該公司的采購(gòu)模式比較原始，仍然處在與供應(yīng)商詢(xún)比價(jià)格簽訂單階段，這與當(dāng)今家電業(yè)注重供應(yīng)鏈的利益分享及訂單快速反應(yīng)的理念背道而馳，此采購(gòu)模式已嚴(yán)重不能滿(mǎn)足C公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求C公司的采購(gòu)管理為整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)帶來(lái)哪些影響？這些影響又在哪些方面產(chǎn)生制約？
順藤摸瓜 痛點(diǎn)在哪里
C公司的采購(gòu)模式可謂是非常傳統(tǒng)、簡(jiǎn)單的。即其采購(gòu)部一直沿襲以拉動(dòng)采購(gòu)的管理模式進(jìn)行運(yùn)作，圍繞確定采購(gòu)需求、供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、議價(jià)、下訂單、跟蹤訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進(jìn)行采購(gòu)日常工作，其并未與現(xiàn)代的供應(yīng)鏈采購(gòu)相融合。
對(duì)于絕大部分中小企業(yè)來(lái)講，一般都采用和C公司相類(lèi)似的采購(gòu)原則，這種模式有正反兩方面的影響。早期，企業(yè)在生存階段，管理的方式都比較原始和簡(jiǎn)單，也沒(méi)有形成團(tuán)隊(duì)。原始的采購(gòu)管理方式確實(shí)適應(yīng)資金、人員、規(guī)模有限的初級(jí)階段，一旦企業(yè)進(jìn)入規(guī)模化發(fā)展，傳統(tǒng)采購(gòu)模式的弊端也逐漸暴露。
這種粗放式的采購(gòu)體系已不能適用行業(yè)發(fā)展，具體存在的問(wèn)題突出有如下幾點(diǎn)。
1.訂單按時(shí)交貨率低。
在C公司的供應(yīng)商中，部分供應(yīng)商的管理理念較為落后，對(duì)需求方的交貨及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及整個(gè)供應(yīng)鏈運(yùn)行效率的重要意義并未深刻理解。
其次，供應(yīng)商生產(chǎn)運(yùn)作模式落后，致使在生產(chǎn)計(jì)劃、加工、運(yùn)輸?shù)热魏我簧a(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法保證交貨及時(shí)性。交貨不及時(shí)，等于喪失了市場(chǎng)銷(xiāo)售機(jī)會(huì)，更別說(shuō)搶占市場(chǎng)，已經(jīng)有不少經(jīng)銷(xiāo)商反映由此所帶來(lái)的訂單和銷(xiāo)售流失。直接影響整個(gè)供商鏈條、包括資金周轉(zhuǎn)。
2.多品種、小批量的生產(chǎn)模式導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。
由于C公司的產(chǎn)品線(xiàn)較為豐富，根據(jù)訂單進(jìn)行牽引讓各部門(mén)進(jìn)行配合，致使采購(gòu)管理常進(jìn)行小批量多品種的采購(gòu)工作，增加了采購(gòu)人員的工作強(qiáng)度。
這也對(duì)供應(yīng)商交貨期提出了較為嚴(yán)格的時(shí)效性要求，造成供應(yīng)商無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè)和配送計(jì)劃，同時(shí)也會(huì)造成供應(yīng)商多品種小批量的送貨，使得相關(guān)系統(tǒng)成本增加（物流費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、倉(cāng)庫(kù)檢查、收料費(fèi)用等），間接造成采購(gòu)成本的增加，雙方在其中都沒(méi)得到好處，不利于公司與供應(yīng)商間的戰(zhàn)略合作。
3.采購(gòu)流程問(wèn)題，容易滋生腐敗。
在營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)下達(dá)采購(gòu)訂單后，采購(gòu)人員根據(jù)訂單需求，在SAP系統(tǒng)導(dǎo)出物料需求，采購(gòu)員再根據(jù)物料與多家供應(yīng)商議價(jià)確定供貨。若在多家供應(yīng)商能按時(shí)按量供應(yīng)物料的前提下，C公司采購(gòu)分配管理流程不明晰，采購(gòu)分配比例由采購(gòu)員確定。采購(gòu)員按照平時(shí)供應(yīng)商的價(jià)格、服務(wù)、交期等評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分配采購(gòu)比例，但主要評(píng)判還是以?xún)r(jià)格為主導(dǎo)。
但對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，在淡季他們?yōu)榱朔謹(jǐn)偣潭ǔ杀径蛢r(jià)競(jìng)單，在旺季供應(yīng)商則會(huì)先滿(mǎn)足于利潤(rùn)較高的客戶(hù)，導(dǎo)致交貨不及時(shí)或不接單，對(duì)C公司的生產(chǎn)配套帶來(lái)非常大的影響，同時(shí)也傷害雙方的戰(zhàn)略合作關(guān)系。另C公司并無(wú)制定物資采購(gòu)比例的相關(guān)管理辦法，采購(gòu)員分配訂單權(quán)利過(guò)大，容易滋生腐敗，引起采購(gòu)員與供應(yīng)商串通的可能性。實(shí)際上，不僅C公司出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，同樣的問(wèn)題也存在絕大多數(shù)的家電企業(yè)，成為理順供應(yīng)鏈中的“毒瘤”。
4.采購(gòu)員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)急需提高。
由于采購(gòu)員每天都在處理日常事務(wù)，在C公司采購(gòu)流程中常發(fā)現(xiàn)采購(gòu)員不熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)而盲目聽(tīng)取供應(yīng)商建議，導(dǎo)致成本增加，甚至對(duì)物料特性及功能了解甚少，這樣的情況難以提升采購(gòu)人員的管理水平。
5.采購(gòu)信息系統(tǒng)落后。
每天清晨，C公司的采購(gòu)人員都要依據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)下達(dá)的生產(chǎn)訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將物料需求導(dǎo)出，針對(duì)每個(gè)生產(chǎn)訂單，采購(gòu)員都必須手動(dòng)制定物料分配表。這對(duì)大型的生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達(dá)，采購(gòu)員必須重復(fù)的做同一件事情，導(dǎo)致采購(gòu)員整體效率降低，更無(wú)從在采購(gòu)專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面取得突破。
6.管理層不重視采購(gòu)管理的戰(zhàn)略作用。
很多家電企業(yè)的管理層非常重視市場(chǎng)端的銷(xiāo)售，認(rèn)為銷(xiāo)售才是生產(chǎn)型企業(yè)的利潤(rùn)源泉，往往忽視了采購(gòu)的重大作用，采購(gòu)只要將采購(gòu)成本下降1%，就可以給公司帶來(lái)5～8%的利潤(rùn)增加。事實(shí)告訴我們采購(gòu)管理就是向管理要利潤(rùn)。所以采、研發(fā)、銷(xiāo)售三者是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)最為關(guān)鍵的因素。
7.呆滯物料使公司經(jīng)營(yíng)遭受巨大損失。
采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定出的物料需求，與多個(gè)供應(yīng)商對(duì)所需要的物料展開(kāi)詢(xún)價(jià)及議價(jià)工作，然后將物料份額對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分配和執(zhí)行，最后是跟進(jìn)物料到廠的進(jìn)度并及時(shí)將物料入庫(kù)，待生產(chǎn)使用。但是每年C公司都有大量積壓物料進(jìn)行處置外賣(mài)，變現(xiàn)后取得的收入僅為原值的50%不到，對(duì)公司增強(qiáng)盈利水平產(chǎn)生了巨大的負(fù)面影響。
追根溯源 為何“不通”
1.原始管理模式帶來(lái)的弊端。
C公司仍然運(yùn)用原始的以銷(xiāo)定產(chǎn)的管理模式，即通過(guò)銷(xiāo)售部門(mén)確定客戶(hù)的需求匯總后，下訂單給采購(gòu)組織進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)。C公司缺乏銷(xiāo)售與運(yùn)營(yíng)計(jì)劃體系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)缺乏有效的銜接跟溝通，無(wú)法提前做好與供應(yīng)商的物料預(yù)測(cè)計(jì)劃，往往會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)按量交貨的情況。
2.C公司對(duì)采購(gòu)的地位認(rèn)識(shí)高度不夠。
該公司認(rèn)為采購(gòu)主要職責(zé)就是保證采購(gòu)價(jià)格低、為生產(chǎn)齊套保駕護(hù)航，但并未將采購(gòu)部放到與營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)部同等重要的位置。采購(gòu)是整個(gè)供商鏈條中基礎(chǔ)的一環(huán)，也是重要的一環(huán)，其是產(chǎn)品生產(chǎn)成本和品質(zhì)的保證。
3.采購(gòu)管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務(wù)部門(mén)缺乏有效的銜接。
C公司在《采購(gòu)分配管理辦法》、《物料標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法》、《訂單需求預(yù)測(cè)管理辦法》等并未制定有效流程和制度，給公司帶來(lái)諸如滋生腐敗、降低系統(tǒng)效率、產(chǎn)生大量積壓物資、交貨及時(shí)性降低、物料通用性差、增加管理費(fèi)用等問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。公司化運(yùn)作需要制度化，與“團(tuán)伙”和“團(tuán)隊(duì)”有著異曲同工之處。
4.C公司各部門(mén)間缺乏及時(shí)的溝通，導(dǎo)致采購(gòu)物料過(guò)多，產(chǎn)生大量的積壓物資。
關(guān)鍵詞：C/S；B/S；物資采購(gòu)；平臺(tái)
中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52
隨著企業(yè)全面深化體制機(jī)制改革的發(fā)展，物資采購(gòu)從原來(lái)的分散采購(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一采購(gòu)，將原來(lái)分散在不同部門(mén)的物資采購(gòu)職能統(tǒng)一到一起，成立獨(dú)立的物資采購(gòu)中心。按照集中采購(gòu)模式，集中管控供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格與庫(kù)存情況，降低采購(gòu)成本。信息化手段做為提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理不可或缺的輔助工具，在物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)的建設(shè)上以“數(shù)字采購(gòu)、協(xié)同采購(gòu)”為目標(biāo)，從采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃入手，通過(guò)訂單管理、采購(gòu)檢驗(yàn)入庫(kù)與訂單結(jié)算等業(yè)務(wù)審批流程控制與痕跡化管理，規(guī)范采購(gòu)流程；同時(shí)，積極推進(jìn)采購(gòu)管理向上游供應(yīng)商的延伸，建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作采購(gòu)模式，引入供應(yīng)商管理庫(kù)存（VMI）與準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)（JIT）等理念，通過(guò)供應(yīng)商選取、與供應(yīng)商的全面協(xié)作，考核評(píng)估等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)集成與流轉(zhuǎn)，使得整個(gè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)型成一個(gè)PDCA閉環(huán)，切實(shí)做到通過(guò)信息化來(lái)提升采購(gòu)力。
1 企業(yè)信息化現(xiàn)狀
在企業(yè)成立物資采購(gòu)中心之前，已經(jīng)建設(shè)有ERP、MES、財(cái)務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）、主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)等系統(tǒng)。新建設(shè)的物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)考慮保護(hù)既有投資，避免重復(fù)建設(shè)，將企業(yè)已建系統(tǒng)中的一些相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)集中到一起，通過(guò)業(yè)務(wù)協(xié)同，數(shù)出一門(mén)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、供應(yīng)商管理等功能。
2 現(xiàn)行物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題
（1）當(dāng)采購(gòu)的物資是新物資時(shí)，采用電話(huà)、傳真或電子郵件的方式進(jìn)行詢(xún)價(jià)，雖然可以完成詢(xún)價(jià)工作，但收集的數(shù)據(jù)分散、表現(xiàn)形式多樣，不利于詢(xún)價(jià)工作的統(tǒng)一管理和統(tǒng)計(jì)分析；（2）與供應(yīng)商的采購(gòu)訂單確認(rèn)采用傳真方式，該方式雖然保證了采購(gòu)訂單蓋章確認(rèn)的合法性，但當(dāng)訂單需要多次調(diào)整確認(rèn)時(shí)，無(wú)法做出快速的調(diào)整和反饋；（3）需要了解供應(yīng)商的庫(kù)存情況，一般采用電話(huà)、傳真或電子郵件的方式進(jìn)行咨詢(xún)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商庫(kù)存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)了解。
3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)遵守高內(nèi)聚、低耦合的原則，C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式開(kāi)發(fā)，B/S部分采用基于J2EE多層架構(gòu)和組件開(kāi)發(fā)技術(shù)，進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。
3.1.1 采用C/S與B/S模式相結(jié)合。根據(jù)企業(yè)信息化實(shí)際情況，物資采購(gòu)在企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理部分，業(yè)務(wù)量大且內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，對(duì)業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)安全、響應(yīng)速度的要求高，如計(jì)劃管理、訂單管理、采購(gòu)合同、到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫(kù)管理等。對(duì)于這部分內(nèi)容，采用C/S模式來(lái)實(shí)現(xiàn)。利用C/S模式，方便個(gè)性化流程設(shè)計(jì)，減少對(duì)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)資源的占用，更好對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)。同時(shí)，還可以利用企業(yè)原有的數(shù)據(jù)資源和數(shù)據(jù)分發(fā)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
針對(duì)企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量多，地域分散等特點(diǎn)，采用B/S模式，開(kāi)發(fā)面向互聯(lián)網(wǎng)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)互動(dòng)部分的內(nèi)容，很好地解決了系統(tǒng)的使用與維護(hù)管理問(wèn)題。
3.1.2 系統(tǒng)集成方面。（1）確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)唯一性。為保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出處的唯一性，物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)所用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一從企業(yè)主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)獲取，如供應(yīng)商編碼、材料編碼，備件編碼、計(jì)量單位編碼、人員編碼、組織機(jī)構(gòu)編碼等；（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成與交互。物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)需要與ERP、MES、OA、財(cái)務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息交互。接口設(shè)計(jì)要求遵循企業(yè)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)要考慮盡量減少對(duì)暨有系統(tǒng)的改造。
3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)
3.2.1 采購(gòu)計(jì)劃管理。根據(jù)不同物資類(lèi)別需求計(jì)劃為編制依據(jù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)月計(jì)劃和采購(gòu)月調(diào)整計(jì)劃的錄入、修改、查詢(xún)功能。
3.2.2 采購(gòu)合同管理。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同按采物資類(lèi)別分類(lèi)進(jìn)行管理，并將采購(gòu)合同與采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的追蹤。
3.2.3 訂單管理。采購(gòu)訂單按物資類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，依據(jù)采購(gòu)月計(jì)劃和采購(gòu)月調(diào)整計(jì)劃編制，實(shí)現(xiàn)與采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同建立關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)追蹤。
3.2.4 訂單確認(rèn)。采購(gòu)方和供貨方通過(guò)網(wǎng)上交互，進(jìn)行網(wǎng)上協(xié)作，解決了紙制單據(jù)傳遞和電話(huà)溝通中存在信息中斷問(wèn)題。
3.2.5 發(fā)貨單管理。該功能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)貨情況的管理。在發(fā)貨單管理中，一份發(fā)貨單僅記錄一次發(fā)貨的情況，是采購(gòu)訂單的一個(gè)子集。通過(guò)發(fā)貨單銜接了采購(gòu)訂單和到貨登記，使采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息流變得完整、順暢。
3.2.6 到貨登記管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)物資貨物的暫存管理。通過(guò)與發(fā)貨單的關(guān)聯(lián)查詢(xún)和到貨登記單據(jù)的自動(dòng)生成，在管理上控制和避免了供應(yīng)商發(fā)出的物品與實(shí)際采購(gòu)的物品有差異的問(wèn)題，減少了庫(kù)管員錄入的工作量和錄入錯(cuò)誤。
3.2.7 質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)管理。依據(jù)到貨登記編制質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)，通過(guò)質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)和到貨登記一對(duì)一的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢驗(yàn)申請(qǐng)單據(jù)的自動(dòng)生成，并與到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)單建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的跟蹤。
3.2.8 質(zhì)量檢驗(yàn)管理。通過(guò)設(shè)置提交、提交、已審核、作廢四個(gè)狀態(tài)，現(xiàn)質(zhì)量檢驗(yàn)單據(jù)的生成、錄入、修改、查詢(xún)等管理功能。并通過(guò)聯(lián)查功能，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)追蹤信息的追蹤。
3.2.9 入庫(kù)管理。實(shí)現(xiàn)已檢驗(yàn)合格的物資貨物的入庫(kù)管理業(yè)務(wù)。依據(jù)到貨登記編制暫估入庫(kù)單，并在入庫(kù)管理中實(shí)現(xiàn)暫估入庫(kù)單的錄入、修改、查詢(xún)、暫估入庫(kù)單單據(jù)據(jù)聯(lián)查功能。
3.2.10 供應(yīng)商管理。該功能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理。供應(yīng)商基本信息是供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息資料，包括供應(yīng)商代碼、名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人等信息。
3.2.11 供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)信息的管理。根據(jù)供應(yīng)商到貨執(zhí)行率、到貨質(zhì)量、到貨的及時(shí)性等信息，給供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)定，并將信息反饋回給供應(yīng)商。
3.2.12 統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和分析。內(nèi)容主要包括物品月度計(jì)劃量、訂單下達(dá)量、截至當(dāng)前日期的發(fā)貨量、截至當(dāng)前日期的到貨量、截至當(dāng)前日期的入庫(kù)量、當(dāng)前庫(kù)存量及相關(guān)比率等信息。
3.2.13 消息提醒。該模塊采用DWR消息推送，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與采購(gòu)業(yè)務(wù)員之間消息互動(dòng)，及時(shí)提醒供應(yīng)商與采購(gòu)業(yè)務(wù)員協(xié)同業(yè)務(wù)處理。當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)員發(fā)出報(bào)價(jià)單和采購(gòu)訂單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送消息提醒供應(yīng)商及時(shí)填寫(xiě)報(bào)價(jià)單和進(jìn)行訂單確認(rèn)。同時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商可以在線(xiàn)或離線(xiàn)狀態(tài)下互相發(fā)送消息。
3.2.14 權(quán)限管理。物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)權(quán)限管理作為系統(tǒng)的安全保障機(jī)制，要求靈活可配置。
物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)的用戶(hù)既有企業(yè)員工，也有供應(yīng)商方人員。因此，對(duì)權(quán)限管理有系統(tǒng)和全面的規(guī)劃要求很高，具體到功能級(jí)和數(shù)據(jù)級(jí)的權(quán)限配置和管理。權(quán)限管理分為兩個(gè)部分，分別是在C/S模式下實(shí)現(xiàn)的功能權(quán)限管理和在B/S模式下實(shí)現(xiàn)的功能權(quán)限管理。
4 結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)建立統(tǒng)一的物資采購(gòu)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)集中化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、管理過(guò)程效率化的管理要求，可以滿(mǎn)足公司集中采購(gòu)模式下多種管理模式的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，有效降低公司采購(gòu)成本、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、大大提高公司集中采購(gòu)的運(yùn)作效率。
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[3]劉春杰.基于ESB的物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)集成研究[J].石油規(guī)劃設(shè)計(jì)，2012.
關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)
中圖分類(lèi)號(hào)：F123.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）21-0135-02
一、ERP系統(tǒng)的基本概述
ERP系統(tǒng)，即企業(yè)資源計(jì)劃，是利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想將企業(yè)所有資源進(jìn)行整合集成管理，并為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的管理平臺(tái)。簡(jiǎn)單的說(shuō)是將企業(yè)的三大流即物流、資金流、信息流，進(jìn)行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。ERP項(xiàng)目的實(shí)施，第一次將油田物資采購(gòu)業(yè)務(wù)集成到一個(gè)統(tǒng)一的管理信息平臺(tái)，改變了之前各單位物資系統(tǒng)互不聯(lián)通，相互獨(dú)立的局面，為油田物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌管理和資源優(yōu)化提供了及時(shí)高效的信息化手段，對(duì)于油田的信息化建設(shè)具有重要意義。
作為集采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、中轉(zhuǎn)、商品檢測(cè)、配送、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)于一體的專(zhuān)業(yè)化物資供應(yīng)單位，是西北地區(qū)實(shí)力最強(qiáng)大的大型現(xiàn)代化物資供銷(xiāo)企業(yè)之一。其主營(yíng)業(yè)務(wù)為物資供銷(xiāo)，經(jīng)營(yíng)金屬材料、機(jī)電設(shè)備、化工材料、建材勞保、鉆井工具、汽車(chē)配件、電器儀表、五金工具等物資3萬(wàn)余種，從國(guó)內(nèi)33個(gè)省區(qū)和國(guó)外20多個(gè)國(guó)家與地區(qū)進(jìn)貨，年吞吐量100多萬(wàn)噸，年采購(gòu)金額50多億元。
在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部資源統(tǒng)籌管理和優(yōu)化配置的信息平臺(tái)，側(cè)重點(diǎn)在于把企業(yè)的物流、資金流、信息流統(tǒng)一起來(lái)進(jìn)行管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。但是對(duì)于具體業(yè)務(wù)操作時(shí)ERP系統(tǒng)的功能還存在一些不滿(mǎn)足實(shí)際操作的情況，需要進(jìn)行調(diào)整、擴(kuò)充和完善。例如，ERP環(huán)境下的物資采購(gòu)合同管理控制體系所涉及的一些功能就需要重新評(píng)估和設(shè)計(jì)。
二、ERP系統(tǒng)在物資采購(gòu)管理存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)
作為油田采購(gòu)的管理人員在合同管理中，承擔(dān)著合同的經(jīng)濟(jì)、法律審查職責(zé)。ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中對(duì)物資采購(gòu)僅僅是以采購(gòu)訂單的形式體現(xiàn)，主要功能也僅僅是作為資源配置的手段，對(duì)于買(mǎi)賣(mài)雙方具有權(quán)利、義務(wù)的合同內(nèi)容的審核和管理則明顯不足。則ERP系統(tǒng)在實(shí)際操作中對(duì)于物資采購(gòu)合同的審核、管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)為：
1.物資采購(gòu)需要買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂據(jù)有合同形式的法律文書(shū)，這就需要系統(tǒng)能提供一個(gè)錄入和輸出標(biāo)準(zhǔn)文本的平臺(tái)。但由于ERP系統(tǒng)的核心是企業(yè)內(nèi)部資源的統(tǒng)籌管理和優(yōu)化配置，ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單模塊的重點(diǎn)在于采購(gòu)物料的配置和管理。對(duì)采購(gòu)合同文本所需各項(xiàng)條款，如質(zhì)保期、運(yùn)輸條件、付款方式、違約責(zé)任等并沒(méi)有提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的文本錄入格式。
2.作為物資采購(gòu)合同需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的輸出打印文本模式。ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單模塊對(duì)于合同打印僅僅提供采購(gòu)訂單明細(xì)打印，并不包含合同文本中約定的相關(guān)條款，無(wú)法打印出符合要求的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。
3.ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單審核功能相對(duì)單一。ERP系統(tǒng)中對(duì)于采購(gòu)訂單的審核僅僅涵蓋了對(duì)于整個(gè)訂單的審核通過(guò)與否，沒(méi)有細(xì)化到每條物料明細(xì)的審核和合同條款的審核。
4.ERP系統(tǒng)針對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)沒(méi)有提供報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析功能。物資供應(yīng)總公司在日常管理工作中需要對(duì)總公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行隨時(shí)的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、分析，以反映總公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況給總公司決策層提供決策的依據(jù)。此項(xiàng)功能的缺失對(duì)總公司經(jīng)營(yíng)管理產(chǎn)生極大的影響，容易產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)滯后的情況。
5.ERP系統(tǒng)對(duì)于發(fā)出的合同文本是否經(jīng)買(mǎi)賣(mài)雙方簽字蓋章并返回缺少“合同文本蓋章確認(rèn)”功能。使合同管理部門(mén)不能有效防范和化解交易風(fēng)險(xiǎn)，確保物資采購(gòu)合同對(duì)外付款的安全性和有效性（注：我單位管理規(guī)定只有供應(yīng)商將打印出來(lái)的合同文本簽字蓋章，并返回我單位，經(jīng)合同管理部門(mén)審核確認(rèn)后，我單位財(cái)務(wù)部門(mén)才能依據(jù)該合同對(duì)供應(yīng)商付款）。
以上原因造成管理部門(mén)在合同審核工作中不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和化解合同簽訂、履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何能更好地適應(yīng)ERP系統(tǒng)，如何在充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)作用的基礎(chǔ)上與總公司的實(shí)際相結(jié)合，切實(shí)做好和完善物資采購(gòu)的管理工作，降低企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，使ERP系統(tǒng)更能符合管理的需要，就成為了管理部門(mén)需要切實(shí)考慮的課題。
三、對(duì)ERP系統(tǒng)訂單式采購(gòu)的調(diào)整、擴(kuò)充和完善
針對(duì)ERP系統(tǒng)中物資采購(gòu)管理存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，在油田ERP項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，采用了兩種不同的解決方案來(lái)彌補(bǔ)。
1.解決方案1：油田除物資供應(yīng)總公司以外的其他單位，將采購(gòu)的管理工作從ERP系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，在中石油集團(tuán)公司提供的另外一套專(zhuān)業(yè)用于合同管理的系統(tǒng)（中石油合同管理系統(tǒng)）中進(jìn)行管理。即對(duì)于同一份業(yè)務(wù)，需要在ERP系統(tǒng)和中石油合同管理系統(tǒng)中各執(zhí)行一遍。
2.解決方案2：新疆油田物資供應(yīng)總公司是新疆油田物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的主體單位，每年簽訂物資采購(gòu)合同1萬(wàn)多份，物料明細(xì)10萬(wàn)余項(xiàng)。如果采用新疆油田其他單位的做法，對(duì)于一份業(yè)務(wù)，分別在兩套系統(tǒng)中各執(zhí)行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重復(fù)，效率低下，非常不現(xiàn)實(shí)，也達(dá)不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性較低。同時(shí)由于中石油合同管理系統(tǒng)對(duì)于物資類(lèi)的器材編碼沒(méi)有設(shè)定以及對(duì)于倉(cāng)庫(kù)管理中的收、發(fā)、存等工作也沒(méi)有設(shè)定，無(wú)法滿(mǎn)足物資采購(gòu)管理工作的整體需要。因此物資供應(yīng)總公司選擇對(duì)ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單模塊進(jìn)行改進(jìn)和完善，并且配套以相關(guān)的管理規(guī)定，從而在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)合同管理的職能和需要。
（1）對(duì)于ERP系統(tǒng)采購(gòu)訂單模塊中原有的簡(jiǎn)單合同文本錄入環(huán)境做了大量改進(jìn)，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)買(mǎi)賣(mài)合同文本的要求將質(zhì)保期、運(yùn)輸條件、付款條件、違約責(zé)任等合同條款增加到采購(gòu)訂單的合同文本錄入中。同時(shí)完善物資采購(gòu)合同的文本種類(lèi)，增添了金屬材料類(lèi)、化工產(chǎn)品類(lèi)、機(jī)電設(shè)備類(lèi)等七種具有物資特點(diǎn)合同文本。使在合同簽訂過(guò)程中可以根據(jù)各類(lèi)物資的特性選用適合的文本內(nèi)容，從而防范了法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。
（2）為解決ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單模塊無(wú)法打印出符合要求的合同文本的情況，在物資供應(yīng)總公司的ERP系統(tǒng)中，單獨(dú)開(kāi)發(fā)了合同文本打印程序，該程序能夠?qū)⒉少?gòu)訂單中采購(gòu)的物料和相關(guān)信息，以及錄入的各種合同條款，按照標(biāo)準(zhǔn)的符合法律要求的文本格式打印出來(lái)。從而滿(mǎn)足從系統(tǒng)中直接打印出采購(gòu)合同的標(biāo)準(zhǔn)文本的要求（另外，該程序還對(duì)采購(gòu)訂單做了相關(guān)甄別和限制，僅僅是對(duì)滿(mǎn)足各項(xiàng)要求的、有效的采購(gòu)訂單才能打印出對(duì)應(yīng)合同文本，從而保證了打印的合同文本的真實(shí)可靠）。
（3）ERP系統(tǒng)中原有的采購(gòu)訂單審核功能相對(duì)單一，對(duì)于采購(gòu)訂單的審核僅僅涵蓋了對(duì)于整個(gè)訂單的審核通過(guò)與否，沒(méi)有細(xì)化到每條物料價(jià)格明細(xì)的審核和合同條款的審核。例如審核某項(xiàng)采購(gòu)訂單時(shí)如果發(fā)現(xiàn)其中某項(xiàng)物料的價(jià)格存在錯(cuò)誤，只能將整個(gè)訂單退回，而無(wú)法標(biāo)明是哪項(xiàng)物料價(jià)格存在問(wèn)題，審批效率不高。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，在物資供應(yīng)總公司的ERP系統(tǒng)中，也單獨(dú)開(kāi)發(fā)了全新的采購(gòu)訂單的審批程序，新的審批程序?qū)⒉少?gòu)訂單的審批細(xì)化到每條物料明細(xì)的審核和合同條款的審核，當(dāng)審核人員在審核某項(xiàng)采購(gòu)訂單時(shí)發(fā)現(xiàn)其中某項(xiàng)物料的價(jià)格存在錯(cuò)誤，在退回該采購(gòu)訂單的時(shí)候選擇該項(xiàng)物料的審批狀態(tài)為“審批不通過(guò)”，而該份訂單的其余物料選擇審批狀態(tài)為“審批通過(guò)”；業(yè)務(wù)員修改該份采購(gòu)訂單時(shí)，僅僅只需要修改“審批不通過(guò)”物料的相關(guān)信息，對(duì)于“審批通過(guò)”的物料不需要也無(wú)法進(jìn)行修改，極大地提高了采購(gòu)訂單審批的效率。
（4）對(duì)于ERP系統(tǒng)的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，我們及時(shí)向ERP項(xiàng)目部提出需求，提供所需各類(lèi)報(bào)表的模版及所需的查詢(xún)條件，希望在ERP系統(tǒng)中建立一整套的業(yè)務(wù)報(bào)表體系，使業(yè)務(wù)人員根據(jù)需要隨時(shí)得到實(shí)時(shí)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
以上是物資供應(yīng)總公司為彌補(bǔ)ERP系統(tǒng)在合同管理工作中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中對(duì)于ERP系統(tǒng)本身所做的一些改進(jìn)和開(kāi)發(fā)，從而使其滿(mǎn)足了合同管理工作的基本要求。
四、EPR系統(tǒng)下物資采購(gòu)合同管理的建議
ERP系統(tǒng)是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)，而合同管理又是一項(xiàng)精細(xì)嚴(yán)密的工作。盡管ERP系統(tǒng)的實(shí)施使企業(yè)各部門(mén)的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了集成化處理，減少了不必要的環(huán)節(jié)。但是由于實(shí)施企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作更加依賴(lài)于ERP系統(tǒng)，這種依賴(lài)和系統(tǒng)本身的特點(diǎn)也使企業(yè)原有的管理、控制體系發(fā)生改變，一些原有的有利于控制和監(jiān)督的環(huán)節(jié)也消失了，這就形成了新的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。為了確保ERP系統(tǒng)正常、安全、可靠地運(yùn)行，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、及時(shí)、完整、合法性。除了需要一些對(duì)于ERP系統(tǒng)本身的調(diào)整和改進(jìn)，還需要根據(jù)ERP系統(tǒng)實(shí)施后的實(shí)際業(yè)務(wù)環(huán)境建立一系列配套的管理制度和崗位責(zé)任制度，對(duì)業(yè)務(wù)操作人員提出責(zé)任和要求，才能保證在ERP的業(yè)務(wù)環(huán)境下切實(shí)做好和完善采購(gòu)合同的管理工作。
為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我們加強(qiáng)和完善了對(duì)ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、應(yīng)用、維護(hù)過(guò)程中相關(guān)人員行為的管理、約束和控制，采取一套預(yù)防性的內(nèi)部管理制度。把健全和完善合同簽訂制度，規(guī)范合同簽訂行為列入重點(diǎn)工作。在原有制度的基礎(chǔ)上總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，重新修訂和頒發(fā)了《合同管理辦法》，更詳盡地規(guī)定了各部門(mén)，各崗位應(yīng)履行的職責(zé)、范圍、程序，使合同簽訂和管理人員有章可循，使工作程序更加合理，提高合同簽訂的質(zhì)量。
ERP系統(tǒng)只是管理者進(jìn)行企業(yè)管理的工具，其本身是比較“死板”的。要充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用還需要高素質(zhì)的員工的積極協(xié)作才行。我們對(duì)物資采購(gòu)人員，合同簽訂、管理人員實(shí)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，掌握和熟練系統(tǒng)的操作指令。確保ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)錄入信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、一致性和安全性。
