時間：2023-06-14 09:35:49
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇單位檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節。
二是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監交工作不嚴格。一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。
二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作：1對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；2對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；3對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；5撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：1了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
在我國目前的事業單位檔案管理中，電子檔案管理已經漸漸取代紙質檔案管理的模式，并占據著越來越重要的地位。它的高效便捷等優越性給檔案管理工作帶來了進步，然而它的優越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業單位電子檔案管理的優勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進方案，使電子檔案管理在事業單位的應用中更大程度的發揮自身優勢。
一、事業單位使用電子檔案管理的優勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質檔案存儲記錄的一切優點，它還開辟了許多其他領域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業單位使用電子檔案管理的優勢主要有以下幾點：
（一）方便、高效、快捷
事業單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網絡進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設備，忽視其不安全因素。事業單位中常見的情況有，電腦等存儲設備陳舊，硬件設施落后，無法適應當前的網絡狀態，不能很好的進行存儲和網絡傳輸。其次是一些配套軟件的質量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質立卷的工作模式中解放出來，不適應新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關法律法規，通過確保網絡環境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓和專業水平的提高
要提升立卷人員計算機技能，進行定期的學習和培訓，提升其專業素質。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案電子化信息化的關鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當前的電子管理形勢下，提升自身的專業素養，加強對計算機的認識及軟件的學習，掌握現代信息管理技術，從而提高電子檔案管理工作的質量和效果。
（三）以完善的管理制度做權限約束和監督
加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強對內部人員的監督，普及《檔案法》等法規制度，強化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
1 電子檔案的特點優勢
1.1 保密性強
相較于傳統紙質檔案的整卷查閱所帶來的風險，現在所使用的電子檔案可以實現部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風險性。在進行紙質檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內容，實現了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機的技術，改變了紙質檔案查找時的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術在檔案管理中的應用，不但能夠降低工作人員的工作負擔，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網絡技術的應用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優勢。
1.3 提高檔案的使用效率
對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復制、能重復使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統的紙質立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認識水平進行操作的，由于每個人的認知是不一樣的，這就造成了檔案標準的不統一，既影響了檔案整體的質量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進行人工歸檔時會浪費掉大量的時間，從而導致了管理人員沒有時間進行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時補漏增缺
傳統文書在資料收集時，如果出現漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現了問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態。
2 電子檔案管理中存在的問題
2.1 管理不規范
紙質檔案的使用時間較長，管理人員已經逐漸形成了保存紙質檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認為只要將檔案信息錄入系統等存儲設備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數據進行備份，隨意進行放置，最終導致設備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術安全方面，沒有采用一定的防復制技術，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質不高
新的檔案管理方式的使用給事業單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發揮、利用電子檔案的優勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業道德水準和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關的應用軟件。結合實際情況，我國現階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人動不利于電子檔案管理工作的長期進行。
2.3 電子檔案安全問題
電子檔案是依托于計算機信息技術而發展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關人員資料信息被泄露的情況頻頻發生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創新性對策
3.1 建立健全相關的規章制度
建立健全電子檔案的各項規章制度，實施高效、科學、規范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態。電子檔案在事業單位中的應用已經非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發利用電子檔案，發揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細規定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環節，并且結合事業單位的特點對檔案進行補充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規范工作人員的行為，實行檔案的統一集中管理。
3.2 培養專業的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業知識強，并且計算機技術過硬的高素質復合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓教育，提高他們的計算機技術和職業道德。之后，由于電子檔案管理是一項內容復雜、專業性較強的一項系統性工作，所以，要盡量避免人員的流動或將人員流動控制在合理的范圍內，以保障工作的延續性和長期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統的監控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設備軟件的質量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關部門申請經費，改善檔案管理的設備和工作條件，現代化設備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強的應用軟件，提高檔案管理的安全性。
關鍵詞: 聲像檔案 特點 問題 措施
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
聲像檔案能夠將鮮活的現實場景原貌地保存下來,傳諸后世,再現于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優勢。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,現就目前聲像檔案的管理現狀及對策談談個人的粗淺之見,
1 聲像檔案在檔案中的特殊價值的和特點
聲像檔案是隨著科學技術的進步而產生的一種信息記錄。它是指國家機關、企事業單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應用錄音、錄像、照相等手段對重要事件進行真實記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學技術性的特點,能生動形象地再現設計單位工程設計方面的工作及成果,客觀反映和記錄設計工作的真實面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現實的查證作用,對研究歷史具有參考使用價值。聲像檔案的作用和價值雖然眾所周知,有目共睹。但在現實檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。
2 聲像檔案管理現狀存在的問題
2.1 檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案管理工作起步較晚,認識與經驗不足,缺乏科學化、規范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態。有些單位或個人意識薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個人或科室內部保存,沒有及時向檔案室移交,隨著人員變動和機構調整,造成聲像檔案流失,嚴重影響設計單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現在以下幾方面:
(1)拍攝內容不完整。導致拍攝內容不完整的主要原因有:一是對拍攝建筑的特性把握不準確,不清楚什么角度、多大規模設施的需要拍攝;二是拍攝人員技術水平不高或責任心不強;三是受經費限制,攝影攝響設備未能及時更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。
(2)拍攝部門沒有及時整理。目前一些單位從工程項目開工到竣工驗收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項目則有幾十張照片,大的工程項目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時間前后,沒有任何地點、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進行篩選,無法進行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。
(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業部門完成,另一部分由設計者或施工單位人員完成,因而檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不容易掌握,加上從活動籌備至結束沒有相應的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動狀態,這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!
造成原因主要體現在保管的分散性和管理的不科學性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個科室,不能統一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時歸檔,時間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規范,也給日后查找帶來麻煩。
2.3 重大活動聲像檔案失控,流失嚴重
眾所周知,每次單位組織重大活動,或設計項目完工申報優秀設計時,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個設計所同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
3 加強聲像檔案管理工作的措施
3.1 加強宣傳、提高意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2 加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。檔案室將與有關部門配合出臺《聲像檔案管理辦法》;同時,各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。
3.3 加強監督,分類指導,注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。
對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
3.4 結合實際,創造條件,力求妥善保管
廣義的知識管理分為社會知識管理、組織知識管理和科學知識管理。組織知識管理又分為企業知識管理、非營利性機構知識管理、政府知識管理和教育機構知識管理[6]。在知識管理的所有分支中，企業知識管理的研究倍受人們關注，其產生的實際效益也最為突出。政府部門、事業單位成功實施知識管理的案例極少。正因如此，筆者認為有必要在事業單位（諸如檔案館、學校、醫院、科研院所等）開展相應的研究。相比于企業知識管理中的知識產權、科技研發等內容，事業單位檔案知識管理也有其特定的內容，例如各級檔案館特定館藏中蘊含的特定知識、學校科研檔案本身的學術課題項目及教學知識、醫院研究及其發明專利、先進技術等。
二、知識管理理念應用到事業單位檔案管理的必要性、可行性分析
知識管理代表了檔案管理的未來趨勢和走向，有其實施的必要性及可能性。
（一）在事業單位檔案管理中實施知識管理的必要性
傳統的檔案管理注重實體保管，在需要時拿出原始文獻發揮其憑證或參考價值；而知識管理注重挖掘出已有檔案資源中包括其“背景知識”中所涵蓋的顯性知識和隱性知識,對檔案管理有著深遠的意義和作用。第一，知識管理強調的先進手段主動為用戶提供深層次信息、知識，從而實現知識的價值。在提供服務之前更加注重對文件、檔案的前期理解鉆研，促進其開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案人員在組織中的地位。第二，實施檔案知識管理可以拓寬檔案管理的范圍。知識管理在實施的過程中可以將原來一概排除在檔案管理活動之外卻與之密切聯系的前期文件、圖書資料等重新納入到檔案工作的范疇，實現大檔案管理。因此，知識管理強調的知識挖掘、共享應拓展到檔案管理的領域，從而促使檔案工作者重視對文件、檔案的開發利用，提升檔案管理的價值[7]。
（二）在事業單位檔案管理中實施知識管理的可行性
實施知識管理需具備以下基本條件：第一，具備新型管理理念的知識管理發起人及其追隨者，以保證知識管理活動的開展；第二，擁有適當的資金以保證知識管理系統工具及相關配套的設備設施；第三，擁有能夠熟練操作計算機相關軟件的專業技術人員，以保證具體項目和內容的實施。事業單位檔案管理擁有天然的優勢可以促成其實施檔案知識管理。首先，事業單位的行政性使政策理念的開展能有自上而下的較為容易的推行模式。其次，政府資金的支持有利于保障實施知識管理專項資金。再次，事業單位檔案管理本來就有專門的工作人員，多年的檔案管理工作在一定程度是在進行知識管理，不過仍需對其進行進一步的專門培訓，并且積極引進更加具有計算機專業背景知識的人才以保證其順利實施。
三、事業單位檔案管理實施知識管理的方法探索
既然事業單位檔案工作實施知識管理勢在必行，那么推進事業單位檔案知識管理的方法則成為重中之重。筆者認為，應該根據事業單位本身的行政性，自上而下推行、從實施主體內部出發逐漸擴展到社會大環境中，從觀念、制度、資金、流程、人員五個方面著手，形成一個有機的合力系統，從而推動這一改革進程。
（一）轉變理念、普及知識，迎接知識經濟時代的挑戰
為了更好地服務社會，發揮檔案的價值，有必要重塑全民的檔案觀念，讓更多的人，特別是檔案管理者，明確知識管理在檔案管理中的重要性，并真正納入實踐中，做好數字檔案館知識創造、知識組織、知識檢索與知識服務。應該經常宣傳檔案的價值和作用，開展檔案情報和咨詢工作，進行檔案用戶心理研究，以更多的利用者為中介，將檔案知識傳輸到各個實踐領域，在廣泛利用中充分發揮其各種效益。
（二）以制度為保證、以試點為龍頭，自上而下推行實踐
在當前檔案實踐工作中，可以考慮利用檔案事業單位的行政性自上而下，逐步推行，檔案行政管理部門擬出事業單位檔案機構實施知識管理的草案，明確實施細則，設立試點單位。在開展工作后的一段時間內定期考察匯總其實施情況、實踐經驗，待期滿時全面總結試驗期間取得的成果、經驗教訓及存在的各種問題，此后可推廣到更大的范圍內實施。
（三）設立專項經費，從資金上保障事業單位檔案知識管理的實施進程
檔案行政管理部門在其制定的方案中給出資金初步預算，協同財政部門審核批準通過，定期為事業單位檔案部門下撥檔案知識管理的專項經費，并派遣小組成員定期和不定期地檢查各單位的經費落實情況，以進一步保證和促進知識管理的實施。
（四）制定基本流程，推進事業單位檔案知識管理的實踐
知識管理實施的基本流程一般認為包括以下幾個環節：明確的目標是做事的先導；鑒別知識要求明確組織的智力資產以使知識明確可用，如組織內部專用備查的常見疑問解答、專家所長、知識地圖；獲取知識的途徑包括引進人才、獲取知識產品軟件等；開發知識使個人知識集體化、深度會談收集專家經驗；共享與轉移知識可以通過各種網絡及實物進行；使用知識用選用易用的軟件和平臺；存儲的知識包括個人、集體和計算機儲存的知識；知識評估即最后工作的評價總結，并與目標進行比較。各級檔案工作者要對蘊藏在檔案中的隱性知識進行積極的挖掘、分析，通過構建組織內部網絡平臺，建立擴大收集知識、共享知識的渠道。
（五）建設學習型組織，提高事業單位檔案管理人員業務素質和能力
1.檔案管理的體系不健全。
隨著我國檔案管理工作的發展，各級相關部門對該工作都提出了更高的要求，各單位也開始重視檔案管理工作。但是就目前的情況來看，我國的檔案管理體系還不夠健全，有待提高。以水利單位為例，雖然將檔案管理工作列入了發展規劃當中，檔案管理也分配了相應的專門負責部門，但是這些成就還不足以滿足時展的需求，在體系上有很多不到位的地方。總體而言，體系是工作被按照需求被執行的保障，健全水利單位的檔案管理體系可以從根源上保障檔案管理工作的質量，使之滿足設立的需求。這個問題是水利部門在檔案管理方面最需要改善的地方，就當前的情況看來，健全檔案管理的體系，保障檔案管理工作的正常運行是當務之急。
2.職工檔案管理意識較弱。
水利單位檔案管理工作的另一個薄弱環節就是檔案管理人員的管理意識比較薄弱，對檔案管理工作不夠重視。這種現象直接導致了水利單位的檔案資料出現缺失的現象。由此可見，必須提高管理人員的認識，加大管理的力度和調整的程度。檔案管理人員是管理檔案的直接參與者，他們的工作態度和工作質量直接決定著檔案管理工作的質量。所以，領導階層一定要重視這方面的改革和創新，提高職工檔案管理的意識，灌輸檔案管理工作重要性的思想。在具體的措施上可以定期的組織干部群眾學習、討論相關的規定和措施、定期的考核工作人員的工作業績等。總之，一定要提高全體工作人員對檔案管理的意識，促進檔案管理工作向著規則化和法制化的方向發展。
3.檔案管理制度不完善。
檔案管理的標準流程是先將文件資料生成，然后根據文件的內容分類，最終積累歸檔到相應的部門中。但是在當前的水利部門檔案管理中，并沒有嚴格的執行檔案管理制度，在流程上往往忽略必要過程。例如，檔案管理部門通常沒有分類整理的過程，直接把文件堆積在一塊，然后就歸檔到制定區域。這種做法極大的增加了文件檔案丟失的幾率，而且查找起來也非常的困難，給檔案管理工作帶來了很大的隱患。水利單位的檔案管理工作必須完善制度，讓檔案管理人員的工作能夠按照制度按部就班的進行。同時，水利單位也可以根據自身的情況制定不同的方針來方便檔案的管理，方便自身對檔案的管理，進而發揮檔案管理人員的作用，使文件檔案完整的保存，存進整個檔案管理系統的準確和完整。
二、水利單位檔案管理創新路徑
1.提高基層水利單位主管領導的建檔意識。
如果要貫徹水利單位的檔案管理相關規定，就必須提高基層水利單位主觀領導的建檔意識，使領導階層意識到水利檔案是進行水利建設和發展水利事業的重要信息和決策依據。水利檔案是水利工作的重要組成部分，要加強水利檔案管理工作，就必須從黨委主觀領導入手，增強他們的認識，轉變水利單位領導的觀念，建立健全領導階層的職責和任務，然后制定相應的個規章制度，實現對檔案管理工作的有效監督。領導階層是檔案管理工作的指導核心。當領導階層意識到工作的重要性時，就會加強相應的建設，嚴格要求工作人員的工作質量，貫徹相關的檔案管理規定。因此，提高基層水利單位主管領導的建檔意識可以將檔案管理工作的目標分解細化，讓每一個工作人員負責相應的工作，使檔案管理更加有效率。同時，領導階層的觀念轉變可以更加有效的約束檔案管理職員的工作，形成有效的監督，通過業績考核這一途徑，使管理內部形成激勵機制，做好檔案管理的工作。
2.更行技術，實現水利檔案的網絡化管理。
時代在發展，技術日新月異，網絡已經進入我們生活和工作的各個領域，計算機也成為我們生活工作的一部分，發揮著不可替代的作用。所以，水利單位的檔案管理工作可以應用網絡這一平臺，促進自身工作的創新性發展，跟上時代的步伐，利用技術簡化工作。所以，水利單位就需要加大自身的投入，利用網絡這一平臺，建立自己的工程數據庫，然后讓工作人員把信息直接錄入這個數據庫中。這樣，所有的文件檔案就完整的體現在了數據庫中，在分類整理和查找時也更加的方便。當然，進行網絡建設的同時也就對工作人員提出了更高的要求，需要他們熟練的掌握相應的知識，以適應時代的發展和工作的需求。同時，對于一些比較重要的文件，應該保存相應的紙質材料，用來應對突發性情況。通過這一措施，可以很好的改善檔案管理工作繁雜的缺點，使整個工作數據化和智能化，滿足了不同的需求，方便了工作人員實施檔案管理。而且，在應對突況時，也有了更多的選擇。
3.加強水利檔案管理隊伍建設。
水利單位的檔案管理團隊是整個檔案管理工作的核心，他們也是整個工作的直接參與者。所以，加強水利檔案管理團隊建設是創新性管理水利單位檔案的重要途徑。水利單位的檔案管理，對工作人員的要求較高，因為他們的工作更加有現實性和戰略性的意義，所以對他們的個人素質和專業技能提出了更高的要求。從事水利單位檔案管理的人員，科技檔案管理和水利檔案管理的相關知識，而且還要能夠熟練的應用計算機這一輔助工具實現對水利單位檔案的管理。所以，水利單位必須加強檔案管理團隊的建設，招聘專業的檔案管理人員，然后幾種進行培訓，使之能夠滿足職業的需求。同時，水利單位也應該定期的檢查檔案管理人員的工作質量，對不合格的職員進行二次培訓。當然，還可以通過召開各種座談會來促進職工之間的交流，從而使水利單位的檔案管理工作更好進行。
三、結語
1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。
摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。
關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化
參考文獻：
關鍵詞：衛生事業單位 檔案管理 存在問題 措施
隨著經濟的快速發展，社會不斷進步，檔案管理在衛生事業單位管理中的作用得到領導干部的高度重視。但是當前檔案管理仍然存在一些問題，檔案管理不能適應日益發展的科研、醫療工作，由于檔案管理缺乏具體的標準和統一的規范，制約著衛生事業單位管理的整體水平。
1.衛生事業單位檔案管理存在的問題
1.1單位領導對檔案管理意識薄弱。目前衛生事業單位仍然存在對檔案管理工作認識不足問題，單位領導對檔案管理工作的必要性和重要性的認識不夠，缺乏科學的檔案管理意識。有些領導認為檔案管理對單位的發展微不足道，不重視單位檔案管理。另外，在實際工作中，單位領導在資金投入、人員配置和設施配套等方面的重視力度還不夠；檔案管理缺乏規范的監督、考核和激勵體制；檔案管理與單位的業務建設、單位整體管理不統一，導致檔案管理工作與衛生事業單位建設不能協調發展。
1.2檔案管理制度不健全，缺乏規范化的管理標準。很多衛生事業單位沒有建立統一的管理制度和規范，沒有形成良好的管理模式和管理網絡。由于衛生事業單位管理職能不健全，機構不完善，都會造成單位內部檔案管理格局混亂。檔案管理不健全會影響檔案的利用和管理，阻礙衛生事業單位檔案的信息化建設。
1.3檔案人員素質和技能有待提高。當前很多衛生事業單位檔案管理人員知識面窄，專業知識老化、結構不合理等，影響新形勢下的檔案事業建設。衛生單位事業單位只重視醫療技術人員專業能力和素質的提高，而忽視了檔案管理人員的培訓和教育，使得檔案管理水平很難得到提高；檔案管理人員的管理水平和思想觀念已經落后于時展，難以做到與時俱進，嚴重制約著衛生事業單位的整體發展。
1.4檔案管理的硬件設備不齊全。由于衛生事業單位對管理管理的重視不夠，對檔案管理的資金投入就會減少，難以保證檔案管理中工作的順利進行。如檔案用房狹小，檔案管理設備落后或不齊全，都會影響開展檔案管理工作。計算機和網絡技術已經廣泛地應用到各行各業，而有些衛生事業單位仍采用手工操作，制約著檔案的收集、開發和利用，檔案管理工作的效率低。
2.加強衛生事業單位檔案管理的對策
2.1提高單位全員檔案管理意識，加大宣傳力度。
針對單位人員對檔案管理意識薄弱的問題，有關衛生事業單位要加大宣傳力度，讓所有工作人員和管理者認識到檔案管理的必要性和重要性，檔案管理也是單位管理中的重要組成部分。尤其要讓領導者認識到檔案工作的重要意義。檔案管理人員可通過掌握的檔案信息，積極為單位建設出謀劃策，向領導者多宣傳、多匯報，為他們提供科學的決策依據，讓他們清楚地認識到檔案管理工作對整個衛生事業單位的作用，對醫院護理、醫療、科研教學等方面有著重要意義。檔案管理工作只有在領導者的支持和重視下，才能得到較好發展，才能更好地服務于衛生事業單位的管理。
2.2衛生事業單位要建立健全檔案管理的規章制度，加強體制建設
俗話說：“無規矩不成方圓”，同樣完善的制度建設對衛生事業單位也是不可缺少的內容。目前很多單位沒有建立獨立的檔案管理機構，缺乏檔案管理的自，單位管理出現混亂。針對這些問題，衛生事業單位要制定相應的規章制度，建立完善的檔案管理職能機構，對檔案實行集中化管理，確立其再單位管理中的突出地位。另外，單位還應建立嚴格的考核制度，責任到人，將檔案管理與業績考核與獎懲掛鉤，確保工作人員的管理責任，實現檔案管理工作的規范化。
2.3加強檔案管理人員的培養，提高其素質和專業技能
檔案管理人員的素質和技能水平與檔案管理工作的開展密切相關，所以衛生事業單位要注重檔案管理人員的培養。首先，要提高檔案管理人員的職業道德素質，使檔案管理人員養成工作謹慎細致的工作習慣，熱愛檔案工作，維護檔案材料的真實性。其次，要提高檔案管理人員的專業技能，熟練掌握業務操作能力。衛生事業單位要定期開展檔案管理人員培訓和教育活動，加強他們的專業技能培訓，讓他們能熟練掌握檔案材料的收集、鑒定、整理、統計、保管、利用等技術，具備檔案歸類、編目、立卷和保護等方面的素質，全面提高單位內部檔案管理人員的素養。再次，要培養檔案管理人員敬業愛崗的精神，保持工作熱情。由于檔案管理工作枯燥無味，就需要管理人員具備高度責任感和工作熱情，樹立無私奉獻的服務意識，提高檔案管理工作的積極性和主動性，不斷提高管理水平。最后，衛生事業單位要注重培養檔案管理人員的溝通能力、分析能力、創新能力和綜合能力，保證檔案管理工作的順利進行。
2.4加強檔案管理的硬件建設
衛生事業單位要重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的資金投入，建立完善的硬件設備設施。單位要修建符合標準的庫房，專用庫房能防火、放盜、防高溫、防潮、防蟲等，并且設置檔案管理辦公室，專門的檔案閱覽室，為衛生事業單位的檔案管理工作提供物資和硬件保障。
結語：總之，檔案管理是衛生事業單位管理工作的關鍵環節，應得到單位領導的高度重視。針對檔案管理工作中存在的問題，衛生事業單位要采取有效的對策，提高全員檔案管理的意識，完善檔案管理的規章制度，提高檔案管理人員的整體素質和專業技能，真正保障檔案管理工作的順利開展。
參考文獻：
