時間：2023-06-05 08:42:38
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根據國家檔案局中央檔案館關于《中央國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排的通知》要求，為方便日后檔案利用和檔案信息資源開發，中國科學院辦公廳以機關檔案移交中央檔案館為契機，于2008年1月份啟動了中國科學院機關檔案整理與數字化項目。辦公廳文檔處強調項目實施要堅持“三個負責”的原則要求：一是對歷史負責，保證檔案資源的完整和安全，特別是加強檔案的管理，落實保密要求；二是對中央檔案館負責，把項目實施與檔案移交進館結合起來，使檔案資料經過整理后符合進館標準，能夠順利移交；三是為將來的檔案利用和信息資源開發負責，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準確的信息資源，包括為院史研究和院慶60周年有關宣傳工作提供支撐和服務。目標是要打造精品項目，現將項目情況介紹如下：
一、在維護檔案實體安全、確保檔案內容的保密方面采取的措施
1、與項目承擔單位簽訂保密協議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協議。
2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監控鏡頭。
3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。
二、結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化
1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發的《關于移交進館檔案質量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現場檢查和指導，根據檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2、檔案數字化方面：以國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》為標準，確定檔案數字化以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數據按照“年度――組織機構代碼――案卷號――卷內順序號――頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現流程管理全程化和人員管理規范化
1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環節嚴格把關，實現了項目流程的全程介入管理和全面細節管理。在項目完成后將各環節的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現問題能夠進行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對項目成果質量進行把關。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數據進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業務指導處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數字化數據清晰準確。
3、為切實貫徹項目的相關標準，保證項目質量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業務培訓。
4、通過《工作間管理制度》，對衛生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規定，創造良好的工作環境。
5、文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執行、質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。
四、項目成果
在院、廳領導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關1949～1966年5071卷檔案的整理與數字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內目錄，比原有44453條卷內目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責任者不詳等)、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數字化前期的基礎業務工作。
2、在檔案數字化方面：對549138頁檔案進行了掃描，其中A3幅面的檔案為66270頁，A4幅面的檔案為479709頁，形成《中國科學院文書檔案數字化記錄》。
（一）檔案數字化管理專業人才缺乏
當前很多機關事業單位的檔案數字化管理工作主要依靠具有一定資質和實力的檔案掃描公司，機關事業單位僅僅提供管理、監督和指導服務方面的人力，機關事業單位本身并不具備檔案數字化管理方面的專業人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數字化管理人才結構不合理，高層次、高技能、創新性和復合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經費等方面條件制約，絕大部分的機關事業單位幾乎沒有能力自主培養和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關事業單位檔案數字化建設的重要因素。
（二）技術落后、理念陳舊
機關事業單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關數字化檔案管理的理念準備不充分，相應的技術條件落后，即便有些單位實現了數字化檔案管理，但都是外接的技術和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現實中，很多機關事業單位并沒有因地制宜，結合單位具體發展實際去制定科學的數字化檔案管理方法。
（三）缺乏全面、統一的管理標準
目前我國市場上的機關事業單位數字化檔案管理軟件質量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數低、穩定性差[1]。與此同時，我國機關事業單位在檔案工作中缺乏全面、統一的管理，標準收集、管理信息的技術方法落后，經常性出現檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞，無論是技術開發、還是人員管理都是目前我國機關事業單位在數字化檔案建設中難以逾越的困境。
二、機關事業單位數字化檔案管理改進措施
（一）建立數字化檔案管理系統
機關事業單位需要根據事業單位自身的實際情況，著手建立有效的數字化管理系統，主要內容包括設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎的工作，穩定成熟的檔案管理系統會讓事業單位在日后的檔案管理工作中節省極大地人力和財力。
（二）制定統一管理標準，明確檔案管理工作的責任分配
機關事業單位只有制定統一的檔案管理標準，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務報表、工作計劃和總結、員工個人檔案和單位發展規劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規定，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序。
隨著我國機關事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細，紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，管理工作和任務越來越重，所以迫切需要機關事業單位明確檔案管理工作的責任分配，建立科學的獎懲制度，責任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責人，保證人人有事干，事事有人干，強調在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。
（三）加強檔案安全管理，注重自主技術開發和應用
網絡世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業單位在進行數字庫建設時要選擇合適的、值得信賴的設備生廠商和供應商，要建立多重防護系統，加強對病毒和網絡黑客的防范，在軟、硬件設備上，要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性和安全性[3]。同時機關事業單位要加強自主技術的開發和應用，外接的技術始終無法讓人真正放心。
（四）創新管理方法，加強人才培養
機關事業單位的工作氛圍的流程性較強，都是按部就班地開展工作，對于創新意識的培養有一定的阻礙，在數字化檔案管理工作中，機關事業單位和管理人員不能一直沿用傳統的紙質檔案管理模式和方法，要推陳出新，結合自身單位發展實際和現代先進管理理念，不斷創新管理方法，提高數字化檔案管理質量。同時還要加強人才培養，進一步解決檔案管理人員的待遇和編制問題，多吸收檔案管理專業人才，建立合理的獎勵機制，提高管理工作者的積極性。
關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數字檔案的主要特點
傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。
1.1 數字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。
1.2 數字檔案安全性高
傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數字檔案的使用效率高
紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。
2 數字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數字檔案的格式的問題
數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑
紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。
3 數字檔案管理問題的解決方式
數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。
其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，1988.
[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.
一、學籍檔案數字化管理的重要性
高中學籍檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，它是掌握學生動態、培育合格人才的重要依據，學籍檔案管理也牽涉到每個學生的切身利益。面對我校3000余學生的龐大信息量，日積月累的學生檔案仍然采用傳統的手工操作管理模式，根本無法適應我校快節奏、高效率的發展要求。例如傳統的紙質檔案遇到學生信息的增加、更改甚至查詢都相當麻煩，尤其我校高一下半年要進行分理分班，每年要根據學生成績進行動態分班管理，所以每個學生每學期所在班級基本不固定，而每個學生的各種檔案信息都是以班級為單位，因此要查詢一個學生的學籍檔案信息操作起來耗時費勁，手續復雜，同時保管也更加困難，而且會出現人為因素的管理漏洞，不能及時、準確、客觀地為教育質量評價提供科學數據。要實現學籍檔案管理的科學化和現代化，就必須實行網絡數字化管理，這也是本溪市建設數字化檔案館的時代要求。運用先進的網絡數字化管理平臺，將學生的個人信息輸入數據庫，建立一套完整的、規范的學生學籍信息管理系統，快捷地錄入、統計、查詢、檢索、瀏覽學生的各類信息，突破了傳統學籍管理的瓶頸，充分利用網絡信息平臺，使學校各部門、各處室協同管理，達到資源共享，提高工作效率，實現學籍檔案利用價值最大化，更好地服務于學生個人和社會。
二、學籍檔案數字化管理的有效措施
建立學籍檔案校園網信息管理系統，無疑為龐大的學籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學籍檔案的數字化管理，保證電子學籍管理工作的準確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實現優質、高效的電子學籍檔案管理工作水平。1.學校領導高度重視，嚴格執行學籍管理規章制度。高中學籍檔案直接關系到高校錄取甚至就業與前途。我校領導高度重視學籍檔案，切實加強對電子學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，安排有責任心的專職人員擔任學籍檔案管理工作，改善辦公、管理環境，為我校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力保證。建立和健全各項規章制度，依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高中學籍檔案形成的規律，制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度，規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。制定“學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、“學籍管理人員崗位職責”等，使學籍檔案管理做到有章可循，有據可依，照章辦事。2.學校各部門各司其職，準確錄入學生信息。學籍檔案網絡信息化是一項可由多部門協作、多臺計算機同時操作的系統工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等教務處負責，思想品德考核表德育處負責，健康卡醫務室負責，黨團關系由校黨委、團委負責，所有資料信息隨時錄入并保存，隨時按實際情況調整學生班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創造了必要的條件。3.建立校園網絡數字化管理平臺，達到資源共享。網絡數字化管理是學籍檔案進入現代化的標志，實行網絡化管理，可及時、準確、全面地掌握學校、班級和學生動態。有權查閱檔案的人員可超越時空和機構，在任一地點、任一時間用任一聯網的電腦，自如地進入檔案管理系統，查閱自己需要的檔案信息。網絡數字化管理，可以輕松完成學生成績統計。包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統計是通過Excel進行簡單操作的，過程繁雜，耗時長久，而且很容易出現差錯。如今通過校園網管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務員匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節省了時間，極大地提高了工作效率。網絡化數字化管理，教師能通過計算機快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數據和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時檢索調閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學籍檔案數字化安全管理，權責分明，保護學生隱私。在實行學籍檔案網絡數字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權限分明。高中學生學籍信息的保密程度雖然不如政府機關、及一些重要部門，但學籍信息在相對范圍和一定程度上同樣存在著保護學生隱私的問題。學籍信息的完整性、準確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學籍檔案安全管理方面，實行權限分級管理，德育處負責設置各級權限，對各用戶進行分組，授予校級領導、中層以上領導、各職能部門、班主任、任課教師以不同級別的權限，內容主要包括對各種不同類別的學生信息進行查詢、新增、修改、刪除等等。權限設置后，既能遏制某些人惡意涂改數據，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。
三、學籍檔案管理人員也要“素質”化、現代化
檔案管理人員素質質量，是電子學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵。我校重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，使這些人熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，努力學習專業知識和技能，不斷提高管理水平和業務素質。學校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學習培訓，與時俱進，優化知識結構，使檔案管理人員具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應當前我市學籍檔案網絡數字化建設與正常運行的需求。
四、學籍檔案數字化管理的重大意義
計算機管理檔案的方式
（一）目錄管理
檔案目錄管理是檔案計算機管理系統中發展早且比較成熟的技術，在進行檔案的管理時，系統的目錄可以快速的找出信息資源，具有快速搜索的功能。并且針對目錄的管理數據庫和數據管理的開放性很強，可以存貯大量的信息記錄，并且把信息進行編錄整理，方便快捷的登錄和使用。
（二）檔案數字化
檔案數字化就是把檔案統一起來進行數據的管理，把包括全文信息在內的各種信息以目錄數據為檢索入口，實現檔案圖文信息的全文檢索。這種管理檔案的好處在于管理方便，如果有需要還可以及時的進行查找，方便日常工作。
（三）檔案管理的網絡化
計算機來對檔案進行管理有著巨大的優勢，因為計算機的管理不用浪費大量的人力和物力，只需要用幾部計算機就可以，而且在對數據進行整理時還能夠有效的分類，避免出現差錯的頻率。
計算機用于檔案管理的主要困境
（一）電子性文件歸檔和電子性檔案的長期保存
電子性文件的存貯也隨著多媒體計算的發展有了一個結構性的存貯環境，但是對于文字信息的存貯不能滿足辦公的需求，尤其隨著技術的不斷發展，在進行檔案的管理時，我們更愿意聽到檔案中可以有聲音出現，實現檔案的人性化管理。由于越來越多的電子垃圾，對于電子檔案的管理和存貯也是一個問題，檔案要存貯在哪里，存貯多久，是否可以借助于其他工具不僅僅是電腦來進行讀取數據等等，這些問題都阻礙了電子性檔案的長期保存。
（二）電子檔案管理標準化的挑戰
由于各行各業的管理方式不同，因此在進行檔案的管理時很難做到有效的統一，難以實現標準化的管理。在具體的管理上，由于各級政府和政府機構沒有進行必要的協調管理，這也為檔案的管理帶來了不便，信息技術的不斷發展實現了計算機應用技術體系的不斷升級，增加了管理和建設的難度。
（三）安全問題
網絡化雖然給管理帶來了便利，但是檔案信息安全也成了讓人們擔心的問題。黑客的入侵和檔案的網絡化都會給檔案管理的安全性帶來威脅，檔案的不慎外露可能會造成信息的泄露，對檔案持有者本身的信息安全也是不利的在進行資料的歸檔管理中，在資料逐漸數字化的過程中要特別注意做好保密工作，以防資料的外泄，帶來不必要的麻煩。
計算機技術在檔案管理中應用的必要性
（一）檔案信息的數字化
計算機檔案信息是一種重要而又特殊的信息系統資源，是現代信息的主要載體，在現代社會中實現檔案的現代化管理是目前檔案管理工作要實現的重要目標。因為檔案信息管理的數字化縮減了很多紙質檔案繁瑣的流程，便于查找和翻閱。實現檔案信息的數字化管理更是可以縮減檔案的翻閱時間，提高了檔案的利用率，減少了檔案不必要的磨損。
（二）檔案儲存的海量化
隨著科技的發展，每天都應該進行檔案的記錄和整理，文案信息配合影像資料進行整理，檔案的入庫也讓數據量不斷增大。而一張普通的光盤就可以存貯上萬的文字信息，在進行檔案的存貯時還可以把文字跟圖片配合處理，減少檔案存貯的成本投入，還可以節省空間。
（三）業務流程的自動化
計算機對于信息處理，能夠快速的進行信息的輸入和存貯，并對信息進行自動化的管理。在檔案管理部門進行管理時，可以通過應用軟件對檔案進行系統化的管理，然后按照管理和使用的不同要求將數據庫里的數據進行自動編制。在進行信息的檢索時，可以根據關鍵詞和文檔標識特征實現檢索的網絡化管理，可以進行全網搜索。在進行網絡管理的時候可以實現地址資源的共享，形成一個開放的網絡環境實現全網搜索，把多種文件進行原樣還原。
（四）管理人員的專業化
對于進行檔案管理的人員要具有一定的數字能力和邏輯思維能力，能夠靈活的使用計算機語言，講計算機應用到檔案管理的工作中。
當前地質檔案管理計算機化應采取的措施
（一）實現地質文檔一體化
在實際工作中，當務之急是解決文檔分離的問題，克服工作中的各種不足，完成地質文件的系統化管理。在單位中也要推行文檔一體化，實現信息的統一管理，保證檔案的質量。作為檔案的管理者來說，應該把信息的來龍去脈都掌握住，實現電子時代的文檔管理一體化。鼓勵文檔一體化軟件的研究和開發，使文檔工作在文件正式形成前就建立起來，形成對虛擬文件的有效管理，保證檔案的連續性和文檔一體化的管理。
（二）著眼地質文件資料特點，實現文件的長期保存
由于地質類的電子性文件的來源各種各樣，對于數據的錄入和信息的形成也十分廣泛，對于檔案整理人員來說，將信息進行綜合整理是一個浩大的工程，將不同渠道來源的信息進行整理分析用制度對歸檔人員進行規范處理，并列入信息管理工作的工作流程中。同時，由于電子文件極易損壞也很容易被病毒入侵，歸檔的工作人員要及時將文件進行拷貝進行備份，以防不時之需。
（三）把握檔案管理網絡化特點，重視網絡安全問題
計算機的網絡化給檔案工作的管理帶來了巨大的變化，使管理更加便捷，我們要重視起網絡安全問題，才能保證檔案管理的安全。對于地質檔案的管理，我國的檔案管理部門已經在科研階段，會不斷出臺系列技術措施和標準。在進行檔案管理時要注重網絡安全等級的測評，檔案信息的密級控制，為檔案信息的安全管理提供規范化的要求。
結語
關鍵詞：檔案；數字化；信息化；管理
隨著科學技術的發展，全球信息化時代的全面到來，數字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而由于檔案數字化的發展到目前只有二三十年的歷史，因此在現實工作中還存在很多值得探索和研究的問題，需要我們打破常規，更新理念，用科學的方法加以研究和解決。
一、檔案數字化管理存在的問題
由于缺乏統一標準和規范，檔案數字化的發展仍處于摸索階段，各檔案業務部門各自為政，因此存在很多問題，如容易泄密、難以長期保存、利用率低、缺乏資金和技術支持等各個方面。
1.檔案數字化在信息安全和長期保存方面還存在諸多隱患
目前，檔案的安全保密問題已成為檔案數字化管理面臨的突出問題，雖然在紙質環境中也存在泄密與信息丟失問題，但計算機與網絡的應用使得安全保密問題面臨更多的不確定因素和更嚴重的隱患，這體現在計算機軟硬件、網絡帶來的安全隱患等方面。
首先，由于計算機存儲設備（如磁盤、磁帶等）具有存儲密度高、容量大、易復制、易拆卸等特點，往往會給其中信息的保護和保密帶來很多變數。據調查顯示，即使磁盤已改寫了12次，但第一次寫入的信息仍有可能復原出來，可見，計算機處理磁盤文件的這種方式，可提高文件處理的速度和效率，也可方便誤刪除文件的恢復，但卻給竊密者留下了可乘之機。其次，由于計算機網絡系統與數據庫管理系統的宗旨是系統開放、資源共享、降低系統開發成本、提高信息處理效率，因此對于信息的竊取和盜用，非法增、刪、改及各種擾亂破壞，造成了極為方便且難以控制的可乘之機。而操作系統的最大缺陷是不能判斷運行的進程是否有害，無法制約或禁止有害進程（如病毒）的運行，無法判斷系統中的軟件是否被篡改。因此，檔案數據的備份容量、數據處理性能、數據保護能力、數據恢復能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴峻的挑戰。
2.檔案數字化對象復雜、數字化工作無統一標準
檔案數字化的對象極其復雜，表現在以下方面：一是檔案的載體形式多。縱觀古今中外檔案發展歷史，除實物檔案外，記錄信息的載體類型大致有甲骨、簡牘、縑帛、紙張、光盤、磁帶、磁盤、錄音錄像帶等。二是檔案的種類多。檔案的分類方式多樣，目前業界普遍認同的是按照內容分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案，其中僅專門檔案一類，胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案整理方法》一書中，詳細列出了32種專門檔案，但就實際來說，這32種也不能全部囊括。三是檔案的數量多。隨著電子化、信息化的發展，檔案數量快速增長，電子文件的增長速度更是驚人，我國中央和國家機關及直屬企事業單位生成的電子文件數量約占文件總數的72.7%。
在數字化過程中，我們要將種類繁多、數量龐大的復雜對象，參照已有的標準，從數據庫結構的設計、轉化流程、技術等方面，轉化為計算機可以識別處理的信息，做到統一規范幾乎是不現實的。一方面，不可能將每一種檔案都轉化為數字信息；另一方面，不可能對每一種檔案都出技術規范。檔案數字化未來的發展趨勢有可能是：永遠沒有現成的理論，只是在業內的管理部門領導下，在統一要求和原則之下，靈活掌握。
3.數字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動化系統和檔案數據庫推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，尤其對于竣工圖的借閱，不習慣于使用電腦進行檢索和查閱，基本都通過人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以數字化形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子檔案由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
4.檔案數字化的整體環境不樂觀
由于檔案數字化產生的效益難以進行量化，因此社會各界對于此項工作的重視程度不高，表現為：政府對檔案數字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認為是檔案部門自己的事情，尤其是對基層的投入更少。在地區信息化的規劃中，對檔案數字化的投入也很少，且檔案數字化還存在重復建設、低水平開發、各自為政的現象。
二、應對措施
面對上述問題，我們在數字化過程中，不能一味地追求速度，應在保證質量的前提下，做好數字化規劃和基礎工作，引進先進的管理理念和技術，建立檔案數字化系統和辦公自動化系統之間的有效銜接，提升檔案管理人員的綜合素質。從目前來看，檔案數字化建設過程中最大的問題并非技術問題，而是管理工作不能適應當前的形勢。因此，需要做好以下幾方面工作：
1.建設系統工程，實現信息共享
檔案數字化是一個系統工程，由若干子系統和要素構成。為保證檔案數字化系統的科學性、完整性、適用性，應由檔案部門指導專業機構進行設計，制定詳實的數字化規劃和系統規范，促進部門間的相互合作，使得不同系統、不同業務的數字化系統統一起來，發揮綜合效應。例如，有些企業為了提高檔案利用率，配置適當的檔案查詢系統，通過數據庫檢索等方式達到資源共享的目的。
2.扎實做好數字化的基礎工作
針對檔案數字化加工慢和檔案數量大的矛盾，堅持利用為先的原則，采取恰當的方式方法如現用現掃、以用定掃、常用先掃的方式完全可以緩解矛盾，最大限度地滿足利用者的需求。現用現掃就是對沒來得及進行數字化的檔案或利用率極低沒有進行數字化的檔案，在有借閱需求時在庫房現場進行掃描，滿足利用者的偶然性需求；以用定掃就是針對某些單位對尚未數字化的檔案的小批量利用需求，堅持利用優先的原則，暫停其它的數字化加工任務或臨時組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時間內完成所需檔案的數字化任務；常用先掃即通過對檔案利用需求的分析，確定優先數字化檔案的范圍，有計劃地對利用率高的檔案進行數字化，這些方法既保證了檔案的利用，又提高了數字化的效率。
3.建立橫向通道，銜接辦公系統
目前，在辦公自動化系統與檔案管理系統的銜接方面普遍存在一些問題，有些單位辦公自動化系統運行良好，唯獨檔案查閱功能沒有實現，究其原因，主要是出于安全保密的考慮。在辦公自動化系統中實現查閱檔案的功能沒有很大困難，但在做好檔案安全保密工作的前提下建立檔案系統與各專業系統之間的橫向銜接則需要做大量工作。檔案數字化對于安全保密工作的要求主要體現在硬件和軟件的安全管理兩個方面。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、竊取、修改和破壞。
4.建設專職隊伍，提高管理水平
隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作，目前的檔案工作要求管理者具有很強的分析能力，對檔案涉及的各個專業有基本的了解，能夠根據利用者的需求有針對性地提供檔案。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，增強電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。
5.積極應用現代化技術和管理經驗
關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。
一、檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。
以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
二、高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
三、數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
四、高校檔案館網絡化建設中存在的問題
1、缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3、數據庫建設滯后
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
高校檔案管理創新數字化網絡化
一、檔案管理數字化的意義
檔案本質上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長期以來重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理數字化成為了必然選擇。首先，數字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網絡上填報自己的信息，經過管理系統確認以后就能夠查詢自己權限內的資料，不會受到時間和空間的限制，在任何時候、任何地點。只要有一臺計算機并且能夠聯網即可。我們已經進入了信息時代，隨著信息技術的發展，人們獲取信息的途徑已經異常豐富，對人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準確信息的注意力。高校檔案管理數字化和網絡化就是為了解決人們缺少的注意力，通過檔案管理系統的檢索功能，幫助使用者準確獲取信息。除此以外，檔案管理數字化以信息系統為基礎，而管理信息系統的引入正在改變檔案管理工作的環境。以往的檔案管理工作的重點就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對文獻資料進行匯編等等，而引入信息管理系統以后，這些工作都可以交給系統完成，工作人員的注意力將集中在檔案數據管理和系統維護，以及檔案開發利用上。其次，檔案管理數字化在減輕工作人員的工作量的同時也在提高工作效率，對于傳統和比較規范的工作都可以由系統完成。尤其是對于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。
高校檔案管理數字化有著其現實意義，而且目前高校的很多網絡設備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經開始利用計算機辦公，正在努力向辦公自動化方向發展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動化發展，這樣在日常工作中就會形成很多的電子信息，而紙質版文件正在逐步退出舞臺，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語音、視頻、圖片等等，傳遞的介質包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經建成了各種網絡，包括校園網、中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網等等，而且這些網絡都可以與外網互聯，先進的網絡技術和嶄新的網絡環境為學校的各項管理工作以及教師和學生的工作生活提供了極大幫助。而且網絡的利用方便了教師和學生查看資料、學術交流，甚至是科研合作。計算機這一輔助工具已經成為各項工作的必備條件。其次，檔案管理數字化設備也逐漸被應用。現代化的設備和智能化的硬件基礎是高校實現檔案管理數字化的基礎。經過十幾年的建設，伴隨著學校辦公自動化的逐步實現，檔案管理設備也逐漸實現了自動化，而且正在努力實現智能化，已經使用的現代化的設備為實現信息系統數字化管理提供了硬件保證。因此，實現高校檔案管理數字化已經不再是可望不可即。
二、高校檔案管理數字化存在的問題
（一）檔案管理的理念和方法問題
從目前的形勢看，高校檔案管理數字化已經成為必然，而且各項硬件設備也正在逐步到位，信息管理系統的開發也初步完成，一些學校已經正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統的工作模式還主要依據傳統的手工工作流程，對計算機這一輔助工具的開發還不夠，工作方法沒有創新，檔案管理工作依然沒有擺脫重管理輕利用的局面，現有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識信息載體發生了變化，并沒有對傳統的檔案管理進行革新。現代意義上的檔案管理數字化主要是依靠計算機實現檔案信息和數據的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環境是在計算機上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負擔，反正增加了工作人員的勞動強度。在工作理念上沒有創新導致了工作模式的生硬轉變，而國外檔案管理已經是一個專門的專業，有著極強的理論和實際操作性，針對不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國內這些都還沒有實現。總體來說，目前高校檔案管理數字化的硬件設備已經基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統功能開發和管理理念以及工作模式都存在較大問題。
（二）檔案管理數字化缺乏統一化和標準化
高校檔案管理數字化的非標標準和非統一化主要體現在這樣幾個方面：一是學校內部管理體制問題，由于學校各部門的工作各自為政，各部門對于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質所決定的，加上學校在統一化和標準化方面要求不高，導致學校內部檔案資料不能實現標準化和統一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個問題主要是國家對于高校檔案管理沒有統一要求和統一標準；三是高校檔案管理系統組成不同。包括系統的硬件設備和軟件部分，硬件設備高校都是各自采購，相互之間存在差異，硬件的差異一定會造成系統功能的差異，導致系統的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯系就難以保證。這些問題與學校得到的經費和學校的前期組織計劃有很大聯系，一些系統的建設勞民傷財，最終還是沒有實際的效果，造成重大損失。總之，高校檔案管理數字化面臨的一大制約因素就是標準化和統一化，離開了標準化和統一化，檔案管理數字化就只是一種工作形式，改變不了當前檔案管理面臨的困境。
（三）系統安全和經費問題
目前高校的檔案管理系統都是外包設計的，系統一般都會接入校園網和其他網絡，而現在眾多的網絡病毒對系統的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒有信息安全意識，在日常工作中很可能引入病毒。系統安全的另一個方面就是系統的數據庫建設，目前高校檔案管理的數據庫都是各自為政，缺乏整體性設計，數據庫規模小，不便于維護，對病毒抵御能力差，沒有標準化的設計，經常造成重復建設。檔案信息關系到學校的正常工作，以及學校的機密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學校檔案管理系統的建設經常遇到經費問題，除了一些名校之外，多數高校還是存在經費問題，加上一些領導不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設以外，還需要對員工進行培訓，需要系統的維護，或者聘請專業技術人員等等，這些都需要經費支持。除了上邊提到的問題，還有一些比較傳統的問題，這里避免老生常談沒有提到，包括檔案管理人員的業務素質問題，檔案資料的開發利用問題等等。
三、高校檔案管理數字化實現的措施
