時間：2023-05-15 09:47:49
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇電子檔案管理方式，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
當今對于普通的紙質檔案，已經有了非常成熟的管理制度和技術，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對于文件特別是保密文件的調閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術迅速發展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環節都有可能出現問題。
電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務開展，因此電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。
一、防火墻訪問防范措施
防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障,是最受人們重視的網絡安全產品。從理論上看,防火墻位于網絡安全的最底層,負責網絡間的安全認證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統的過濾任務,還要為各種網絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產品正朝著數據安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發展。在電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。
另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點（pointof service,pos）之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網（virtual local arca network,vlan）劃分等安全訪問控制措施。
二、網絡入侵檢測防御
網絡入侵防御設備（intrusion prevention system,ips）在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統（intrusion detetection system,ids），即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和internet、pos（pointof service,pos）的邊界布置網絡侵入防御設備,也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。
在電子檔案管理系統數據中心前布置網絡侵入防御設備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內部網絡和外部網絡，都能夠對信息數據資源進行有效的防御。在電子檔案管理系統數據資料中心區域，為了確保對關鍵業務的訪問不造成影響，網絡侵入防御設備應使用專業硬件芯片架構，確保具有高度處理能力。此外，網絡侵入防范設備還需要對進出被保護區域的大量數據信息進行檢測，做到雙向防御的目的。
為了簡化布置，節約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設備，同時實現侵入防范和入侵檢測的功能，即對關鍵鏈路實現了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實施防范和阻截，同時采用同一臺設備的別處端口對其他網絡采用端口鏡像方式接入，進行實時入侵檢測。
三、網關病毒防御
傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。對出入網絡的數據信息進行查找殺毒，阻截來自internet的文件病毒入侵網絡內部，同時阻截來自internet的黑客對應用服務器群的入侵和破壞；阻截來自internet的病毒對終端操作系統的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內部網絡之外。
四、提高電子檔案管理人員的安全意識
在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：
第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。
第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。
第三，輕易不要使用u盤移交電子檔案。u盤是一種usb接口的移動存儲設備，可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于u盤經常在各個電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應該盡量減少u盤的使用。
第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應該提高警惕，對于不清楚的文件打開時一定要慎重。
此外，為了保證電子檔案管理系統的安全運行，還必須遵照國際、國內的防范標準和規范，通過系統的技術防御措施和非技術防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統提供一個安全環境。網絡安全是一個系統的、全局的問題，網絡上的任何一個漏洞，都會導致全網的安全問題。我們應該用系統工程的觀點、方法來分析電子檔案管理系統的網絡安全及具體措施。一個較好的安全措施往往是多種方法適當綜合的應用結果。這些環節在網絡中的地位和影響作用，也只有從系統綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計算機網絡安全應遵循整體安全性原則，根據規定的安全策略制定出合理的網絡安全體系結構，這樣才能做到整個系統的安全。
參考文獻：
1.雷震甲.網絡工程師教程[m].北京：清華大學出版社，2004.
2.王春森.系統設計師[m].北京：清華大學出版社，2001.
3.何海燕，張曉甦.危機管理概論[m].首都經濟貿易大學出版社，2006.
關鍵詞：電子檔案；網絡安全；互聯網技術；計算機技術；防火墻；防范措施
在我國當前的檔案管理制度中，對于普通的紙質檔案的管理工作而言，無論是在制度上還是技術上都已經取得了舉世矚目的成績，在這類檔案管理工作中，采用專門的檔案室防盜技術以及專業的管理人員，且通過嚴格的文件調閱制度和保密文件便可以有效的保證檔案管理安全。但是對于電子檔案而言，這一制度卻遠遠無法滿足實際工作要求，沒有制定出詳細的、可操作的安全制度，電子大難管理人員往往在不經意間造成電子檔案管理的漏洞，形成安全管理隱患。另外，計算機技術的飛速發展使得計算機工作機制和破壞手段層出不窮，這也給電子檔案管理埋下眾多的安全隱患。為此，在這里我們有必要對電子檔案安全管理和防范措施進行分析。
一、電子檔案安全管理問題分析
檔案管理所要求的安全問題主要是針對電子檔案的保存而言的，因此安全問題的存在可謂是每個檔案管理人員都必須要重視和應對的問題之一。在目前的工作中，我們該如何解決科學的解決這些問題，使得其中存在的問題都能夠科學解決，這就必須要從工作意識上給予應有重視，體現出電子檔案安全管理的重要性。
1.傳輸安全問題
電子檔案傳輸問題是最為突出的信息安全問題之一，在傳輸的過程中因為互聯網本身是公開的、公眾性的，因此極容易出現信息截取和盜竊現象，甚至的出現修改和偽造，這對于一些高度機密的檔案而言無疑是致命的威脅。為此在這里我們必須要重點是傳輸問題。
2、真實性問題
電子檔案在管理的過程中，真實性問題也可謂是最為突出的問題之一，它相比紙質檔案而言存在著極為突出的特殊性。紙質檔案上的單位蓋章、領導簽字都是具備著法律效應的，其真實性和合法性都比較容易鑒別和確認；而對于電子檔案而言，由于它本身容易復制和修改的特點，其真實性和合法性很難得到有效的鑒別，從而存在著一定的制約問題。
3.保存安全問題
電子檔案的長期的保存過程中存在著各種不同條件的制約和影響，它包含了載體機械的壽命、計算機軟件和硬件設施的生存環境，電子計算機平臺的一致性，這些問題的存在嚴重的影響著電子檔案的保存問題，甚至給整個檔案工作開展帶來嚴重的影響。
4、病毒威脅
電子檔案是基于計算機為基礎存在的，它的管理、保存和利用都無法離開計算機這一輔助機械，而計算機本身因為存在病毒或者感染病毒的特征，同時其系統也容易受到惡意程序的供給，從而造成檔案信息的安全威脅。
二、常見的電子檔案安全管理與防范措施
電子檔案的安全可靠運行不僅僅取決于數據本身的運行情況，同時也關系到所有與電子檔案業務和服務相關聯工作的開展。因此，電子檔案管理的網絡、主機服務器以及存儲器上都需要具備極高的安全保證、管理以及防范措施，以保證電子檔案工作的正常進行。
1、防火墻技術
防火墻是計算機內部網絡系統與外部公共網絡系統之間的首要屏障，也是最為關鍵的保護措施。在目前的社會發展中，無論是辦公計算機還是個人計算機，防火墻技術都是普遍受到人們重視的。從理論上分析，防火墻位于網絡安全的最底層，它是負責網絡傳輸信息的安全認可與辨別的關鍵所在。在目前的防火墻技術利用中，不僅需要完成傳統的過濾目的，同時更是要強化網絡服務器的辨別與安全預防功能。當今的社會發展中，隨著病毒種類的增多、黑客入侵的隱蔽，防火墻在研究的過程中也逐漸朝著這一方向邁進，逐漸形成了即會話訪問、應用協議、用戶資源分析為一體的綜合性設置流程，從而保證通過網絡邊界的會話層能夠得到一定的控制，為整個網絡系統安全打下了堅實的基礎。
另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網劃分等安全訪問控制措施。
2、網絡入侵檢測防御
網絡入侵防御設備在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統，即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和Internet、POS的邊界布置網絡侵入防御設備，也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。
3、網關病毒防御
傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。
4、提高電子檔案管理人員的安全意識
在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：
第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。
第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。
三、結束語
檔案管理的安全管理是全國檔案事業正在建設和發展的一項重要工程，檔案管理工作應該轉變傳統的坐守庫房的觀念，利用信息技術提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發展趨勢，也是檔案工作者面臨的一個新的機遇和挑戰。
參考文獻
[1].雷震甲.網絡工程師教程[M].北京：清華大學出版社，2004.
[2].王春森.系統設計師[M].北京：清華大學出版社，2001.
關鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A
當前，廣泛運用的電子信息技術和迅速發展的信息產業，電子政務工作的蓬勃發展，電子文件及網絡的日益普及，也正在改變著傳統的信息存儲和傳播方式，由此產生了電子檔案。電子檔案的出現，使檔案館（室）打破了單一的傳統的紙質檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應這種變革
一、電子檔案存在的安全性的認識
首先，電子檔案與紙質檔案有著根本的區別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數據庫中增添、改動、刪除電子檔案內容。因此，電子文件的數字簽名技術、消息認證和身份驗證技術需要盡快應用普及。
其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統的癱瘓乃至數據的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網上更要預防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數已達到上千種。據悉，我國 95％與互聯網相接的網絡管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網絡尚處于初級起步階段，網絡安全系統脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。
最后，人員素質關系到電子檔案的質量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真偽性。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執行者，他們的個人素質關系到電子文件的形成質量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業道德、思想品質和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應用技能。因此，對檔案管理人員進行系統的崗位培訓和職業道德教育勢在必行。以紙質檔案作為電子檔案的鑒定基礎，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監督指導，確保電子檔案的質量和安全。
二、電子檔案的管理方法
1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統設計階段，為電子檔案的管理奠定基礎。電子檔案的整理應當按照歸檔原則、格式和規范進行，一般是以年度、組織機構、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數據庫結構和規范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。
首先，要加強對電子文件歸檔工作的統一領導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網絡聯在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區分，所以對電子文件要指定專門機構和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件歸檔應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質量要求。要保證此項工作正常進行，關鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協調工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質量，為下一步提供利用打好基礎。
2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質上的，所以要提供一個適合于光磁介質保存的環境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內容邏輯上的準確。由于電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復雜的過程，所以必須了解其內容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術與方法有差異的特點。為保證電子檔案內容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術和數據結構、相關定義參數等加以保存。三要對電子檔案載體經常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環境的影響，所以要經常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。
一、普通高中學籍檔案雙套制管理的簡要概述
我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統方法是在專門的環境中對檔案采取保管措施和手段，來加強對于檔案的監督管理工作。而隨著社會不斷發展，社會經濟水平不斷提高，科技飛速發展，互聯網的普及為我國傳統紙質檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學技術的推動之下，我國檔案從紙質朝著電子化和數字化的方向發展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環境的干凈與否要求低，但是卻強調整個環境之中對于電磁的要求卻極高，因為電磁能夠影響整個計算機的具體網絡環境，容易產生波動。
即便是電子檔案呈現出極高的優越性，但在一段時間內電子檔案無法完全取代我國傳統紙質檔案。因此以紙質檔案與電子檔案的特點為基礎出發，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統紙質檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統紙質檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態度，將紙質檔案所具有的優勢和電子檔案所具有的優勢結合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統，又可以發揮紙質檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現階段我國許多省市自治區已經開始建立了普通中小學學生學習檔案電子信息化管理的專用系統，并且出臺了多種規定，表明電子檔案成為學生升學和就業等具體工作的主要依據，并且改變了傳統紙質檔案的遞交方式，逐步的實現傳統紙質檔案退出歷史舞臺。正是這些標準，使得學校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學生在入學期間，建立紙質檔案，并且要建立兩份，一份學校留底，一份要學生在學習畢業之后帶走，無論是去參加工作還是到大學中去學習。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。
學校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：
（一）提高學籍內容的完整性
根據筆者的走訪發現，有些學校根據具體社會經濟發展情況以及學籍檔案實際要求，不斷的補充完善整個學籍檔案內容的完整性。許多學校充分發揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結合實際對完善學籍檔案的保管內容提出合理化建議。
以前的學校紙質學籍檔案內容包括學籍卡、思想品德考核表、；高中畢業證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業生鑒定表和綜合素質評價基本信息表。而又根據社會發展的具體要求，將學籍檔案內容調整為學籍卡、畢業生鑒定表、綜合素質評價基本信息表、高中畢業證書存根、考生報名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學籍檔案的保存內容也根據上級有關部門的規定不斷調整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質量
紙質材料由原先定時歸檔轉變為結合電子文件即時歸檔。學校檔案室同步整理紙質檔案與電子檔案，賦予同一內容的兩套檔案統一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質檔案實現有機對應。慈溪中學教務處學籍管理人員把同樣內容的紙質檔案和電子檔案按時匯總上交學校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質學籍檔案匯入學校文書檔案中，把電子學籍檔案匯入學校多媒體檔案中，這一做法可以充分發揮紙質檔案與電子檔案的各自優勢，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業素質，確保工作成效
較之于傳統的檔案管理工作，普高學籍檔案雙套制管理的專業性更強，提升普高檔案管理人員專業素質十分重要。首先，檔案管理人員應積極轉變檔案管理理念，打破傳統的工作思維定勢，充分發揮主觀能動性，積極適應學籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應努力改善自身知識結構，主動學習與信息自動化管理相關的基本知識，著重掌握電子學籍檔案管理系統的計算機操作與維護等技能。再次，檔案管理人員應充分了解電子檔案管理的特點及風險隱患，認真貫徹落實國家、省、市及本校應對電子檔案管理風險的各項規章制度，確保檔案安全。
一、電子檔案構建便于掌控和管理
傳統的檔案管理方式不利于整理和統一管理，企業不能及時發現問題和解決問題，所以傳統的檔案管理方式具有滯后性，不利于提高檔案管理工作的質量和效率，當今社會計算機的發展，促進了檔案管理電子信息化，勞動保障電子檔案管理主要就是通過計算機這個載體進行操作和管理的，簡單的說就是換一種管理的方式，從根本上說是將傳統的管理方式進行電子信息化。電子檔案管理可以將圖紙、資料等有效地進行統一管理，利用電子設備建立統一的電子管理和檢測系統，設立統一的處理系統，對所有的檔案進行審核，按照一定的要求統一收集，這一系列的管理工作都是通過計算機電子信息進行操作的，這樣每個部門的檔案既具有獨立性又具有統一的性質，整個勞動企業的檔案轉變為電子信息化，電子信息化檔案管理是時展的大勢所趨，是提高檔案管理工作效率的必要性。
二、電子檔案便于拷貝，有利于擴大社會影響
網絡信息的發展，為人們進行傳播信息提供了更多的便捷，方便人們消息和獲得信息，從而能夠更好地豐富企業和人們的信息資源，而檔案又是企業信息資源重要的組成部分，在當今對外開放的社會，檔案信息是對外交流的重要工具之一，傳統檔案管理方式不利于信息的傳播和利用，想要更好地發揮檔案信息資源的社會共享作用，就要構建電子檔案管理體系，電子檔案管理的主要渠道和載體就是計算機，那么通過計算機的操作就可以直接復制或拷貝，然后進行編輯和創新，將有關的檔案類信息在計算機網絡進行和宣傳，這樣不僅有利于豐富網絡資源，還可以擴大勞動保障電子信息的社會影響，也可以通過電子檔案信息加強勞動保障企業與外界的溝通與交流，互通有無，吸取外部經驗和資源，不斷地促進企業的發展和進步。
三、電子檔案管理促進檔案信息與最新技術接軌
電子檔案管理采取的管理技術是計算機技術，目前我國已經逐漸進入信息化時代，勞動保障檔案管理實施電子管理正是時展的產物，改變了傳統的管理方式，改變了人們的工作形式，同時對人們檔案管理工作的能力提出了更高的要求，通常具有的管理能力是不夠的，要理解和掌握電子信息化管理的專業知識和操作技能，這就說明當今社會對人才的要求已經不局限于本專業了，要求當代大學生人才要綜合發展，提高自身的綜合能力，尤其是時展的新技術的操作能力，這樣才能更好的促進電子檔案管理信息與社會發展最新技術接軌，進一步提高企業的工作質量和效率，不斷地促進企業的發展和前進。
四、小結
關鍵詞：科技檔案；管理規范化；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
一、探究檔案管理的現狀
（一）方式較為傳統，無法實現信息資源的共享：目前，眾多企業在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現階段電子檔案管理的環境與發展趨勢，其不注重信息之間的交流與共享，各個部門之間對于檔案管理方式以及經驗較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設屬性的充分發揮，導致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對信息資源的利用不合理，容易發生二次存檔現象。
（二）技術落后，各個部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業的領導對檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業由于資金充足，技術先進，可憑借此優勢直接與社會企業、單位等建立良好的檔案管理交流機制，及時完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術支持的少數企業卻無法實現此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進的技術支持與資金投入，加強企業之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經驗等，逐步縮小企業之間的管理差距，提升整個企業的電子檔案管理水平。
（三）分離管理，違背社會需求目標：據相關資料顯示，目前，企業的領導及員工出國進行深造、評職稱、被舉薦等，各個方面，都需要其所在企業出具相應的檔案資料進證明，保證其所說完全屬實。但企業在檔案管理過程中，信息資源的浪費，管理較為分散，各個部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時填充，盡管現階段企業檔案管理已逐步實現電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會需求。比如，企業每位員工的檔案資料，是否屬實以及對其價值進行合理估量，這種方式已經得到普遍應用。
二、利用信息技術，優化企業檔案管理水平
（一）建立并逐步完善檔案調控管理機構，推動電子檔案管理的迅速發展：如何實現電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個企業之間的檔案調控機構，逐步達到檔案管理的社會化，為眾多員工以及領導今后的發展提供及時、有效的檔案支持。對此，需要相關部門的大力支持，憑借其權力親自指定某一機構為檔案調控管理機構，負責制定相應的檔案管理政策、及時調配信息資源、調控各個企業之間的關系等，當然，這需要各個企業的主動參與，由其組建檔案調控管理機構，實現企業之間的電子檔案一體化以及優質的網絡服務水平。企業中有檔案管理專業的可以實時進行檔案管理培訓工作，條件允許的話，可承接檔案調控機構會議的召開工作，從而逐步調動其他企業對此的重視，主動參與檔案調控機構的組建活動，為實現電子檔案的整合管理做好準備工作。
一、傳統檔案管理方法的缺陷分析
在檔案管理工作中，傳統的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。
二、檔案管理方法現代化解析
在信息時代的今天，要注重運用現代化的檔案管理方法，充分發揮檔案信息的作用，發揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發展，為實現自動化、網絡化、數字化以及智能化的現代檔案管理方法提供了技術條件，現代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發展，使檔案管理工作有效開展：
（一）虛擬化檔案管理方法，實現檔案資源共享
虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網絡技術運用，并建立檔案信息數據庫，實現檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數據庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用。現代網絡技術以及計算機技術的普及與發展，為虛擬化的檔案管理方法的實現提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯網進行管理，利于檔案信息資源共享的實現，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。
（二）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化
現階段，信息技術快速發展，計算機局域網得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯網的接入，從而使檔案管理出現了檔案文件與網絡隔離的現象。但在當前時代下，網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。
（三）運用數字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性
數字化的檔案管理方法主要是指通過現代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式。現代數碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發展，從而為實現檔案管理的數字化提供了技術支撐。運用數字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產生的庫容壓力。尤其是將現代計算機技術、數碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。
（四）實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能
隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。
綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現代化的檔案管理方法，實現檔案管理的虛擬化、網絡化、數字化以及智能化已成為檔案管理的必然發展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務。
參考文獻
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關鍵詞：新時期；醫院檔案管理；改進管理
對醫護人員以及病人的檔案進行有效的管理在當前的醫療體系中具有重要的意義。新時期發展的階段，我國的檔案管理事業始終在不斷前進著，并且隨著檔案管理手段的豐富，檔案管理的成果也更為顯著。加強對醫院的檔案管理是十分必要的舉措，不僅能夠促進醫院檔案信息的有效利用，同時也是保障病人隱私不被泄露的重要手段。本文中，將對檔案管理這一工作進行具體的分析，在此基礎上討論如何對檔案進行更加有效的管理，為我國今后醫院檔案事業的發展做出貢獻。
1 醫院檔案管理工作概述
1.1 醫院檔案管理的重要意義
隨著時代的發展，檔案在管理的過程中已經發生了顯著的變化。對檔案進行有效的管理本身就是保護隱私的行為，在醫院的檔案管理中更是如此。醫院每天的人流量大，如果安全性不能得到有效的保障，就會造成病人的隱私遭到泄露，影響到病人的心理情緒。同時，出于一名醫生的職業操守，也應該對病人的隱私進行有效的管理，這樣才能促進我國的醫療檔案管理系統的更加完善，但是由于當前檔案管理的難度系數受到患者數量的影響，因此急需找到有效的手段對檔案進行管理。
1.2 傳統醫院檔案管理面臨的主要問題
醫院以傳統的方式對檔案進行管理，其中不乏存在一些不足之處，時代在發展，因此對于不能適應時展需要的檔案管理方式需要進行更加完善的改進。受到外界因素的影響，人們對于自身的身體情況愈發重視，因此前往醫院就診的患者越來越多，醫院的治療是體現醫院水平的重要因素，但是同樣也不能忽視對檔案的有效管理，通常情況下，醫院在對檔案進行管理的過程中，主要采用的方式過于傳統，并且在檔案管理上需要一段較長的時間，隨著醫院患者數量的越來越多，醫院的后期檔案管理也是一項全新的挑戰，一些醫院的管理方式落后，同時檔案管理的相關工作人員配備不足，這樣就不能有效的對患者信息進行管理，還有一些醫院根本沒有重視有關患者檔案的管理問題，這樣在查找患者信息時就會造成更多不必要的麻煩，進而影響到醫院整體水平的提高。針對這一情況，有必要及時的開展系統并且規范化的檔案管理，從資料整合出發，將患者的信息隱私進行統一歸類整理，并且保證其安全性。這就需要從以下幾個方面進行轉變，實現規范化的檔案管理。
2 新時期下的醫院檔案管理
2.1 新時期下的檔案管理方式的轉變
傳統的檔案管理方式過于單一，造成管理難度大的問題。在過去的檔案管理中，計算機并不是十分流行，因此主要采用紙質檔案的管理方式，紙質檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發生火災等險情，這些檔案就會不復存在。并且長時間的保管中，還會出現紙質變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時代的來臨，計算機的應用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發展具有重要的實踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問題的出現，并且還能夠為醫院節省出大量的空間，無論病人多少，只要將信息資料輸入進電腦之中，就能實現管理的目的。這樣一來，醫院的檔案就能得到更加有效的保護。在現代化的發展過程中，信息技術確實為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過程中，醫生會將藥方輸入進電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實現了信息一體化的進程，同時也大大提升了工作效率，為醫院的現代化建設提供了重要的保障。
2.2 檔案電子化管理中的安全措施
第一，設置訪問權限。很多大型醫院的因為人流量大，工作人員多，所以無限制的訪問權利只會讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問權利。一般而言，只有主治醫生及醫院管理階層的人有訪問權限。這樣訪問的范圍就控制在了較小的范圍內，保證了檔案的安全性。
第二，專業管理人員。雖然減去了紙質檔案的很多麻煩問題，但是電子檔案管理依然需要專業人員的及時管理和維護。一般而言，除了每天及時入檔以外，管理人員還要及時清理已經超過保管日期的檔案，對電腦進行及時的保養維護，防止因為系統崩盤而使檔案丟失的情況發生。當然面對系統崩盤這樣的未知因素，管理人員也要及時做好備份工作，保證及時系統癱瘓，患者信息仍然能夠及時調出。
第三，技術維護。隨著計算機技術的不斷進步和發展，越來越多的地方開始普及計算機，實行電子管理。但是同時隨之而來的是黑客技術的不斷進步。很多著名的醫院，他們經常會接待一些重要的人物，這些人在社會上有重要的地位，同時他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫院檔案管理系統，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發生，醫院要聘請專業的技術人員，定期對電腦進行清理和檢查，防止黑客入侵導致信息外泄。
2.3 檔案電子管理中的問題和要求
雖然計算機的不斷發展極大的方便了醫院檔案的管理，但是在管理技術上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計算機技術水平，加強安全性能管理是現代電子化管理的一大要求。醫院在這一方面的發展也是不容忽視的。只有重視計算機發展問題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時期的檔案管理工作，確保患者的隱私安全。同時檔案管理的好壞也影響著一個醫院的聲譽和口碑，對醫院的未來有著至關重要的作用。
3 新時期下的檔案管理發展的未來
新時期的檔案管理是計算機的應用管理，是電子化、網絡化、自動化、智能化的管理。同時也是不斷面臨挑戰的管理。檔案管理也要堅持與時俱進，保證管理技術的及時更新發展，最新技術的及時接收學習，這樣發展的檔案管理的未來才是更加優越的管理技術和管理方式。新時期的檔案管理的發展未來是值得期待的，也是難以預測的。只有不斷地用創新的思想觀念不斷地學習和發展電子化管理技術，檔案管理的安全性才會更好的得到保障。
結束語
相信通過本文的論述，人們已經對檔案管理的重要性具有更加深刻的認識，在今后的發展中，檔案管理會朝著現代化的方向發展，這一變化會集中體現在管理手段的自動化以及智能化，管理方式的多樣化上，相信在新時期的影響下，我國各大醫院檔案的管理工作會做得越來越好。
參考文獻
[1]考玉波.新時期怎樣做好檔案管理工作[J].科技創新導報，2009（17）.
