時間：2022-11-13 07:59:48
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇城建檔案管理論文，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
以目前城建檔案管理的實際工作情況看，基層的城建檔案管理人員是推進城建檔案的實際推動者和執行者，無論政策、管理方針如何制定都需要基層城建檔案人員的推進。所以要提高城建檔案人員的綜合素質，應該從下面幾方面著手：
1.1制定具體的城建檔案管理人員守則，選擇專業化城建檔案管理人才。
挑選優秀的城建檔案管理人才是確保城建檔案管理取得積極效果的保證。首先，我們要根據城建檔案部門的具體實際情況，制定出具體的管理人員守則，做到管理的有理有據。再次，我們應加大人才的招募，吸引高素質人才投身建城建檔案的管理工作，同時注意培養年輕員工。
1.2極開展專業技能培訓，努力提高城建檔案管理人員素質。
在信息化技術快速發展的今天，城建檔案工作也面臨著新的環境和挑戰，所以必須加強對城建檔案工作人員進行有關的業務培訓，以保證城建檔案管理工作能夠適應更好的社會的發展。同時由于城建檔案工作涉及重大，城建檔案管理不當發生錯誤可能會決定城建工作的成敗，所以在對員工進行專業技能培訓的同時也要加強對員工進行職業道德方面的培養，培養員工愛崗敬業、工作認真負責的品質。
1.3宣傳貫徹法律法規，明確城建檔案管理的重要作用。
城建檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點，為此我們在城建檔案管理中也要宣傳和貫徹法律法規，使城建檔案管理人員能夠熟知城建檔案管理相關的法律法規，保證城建檔案管理的有效性和合法性。因此，對城建檔案管理人員的法律法規意識的培養十分重要。
1.4加強對基層城建檔案管理人員的管理和引導，使其明確城建檔案管理的重要性。
基層的城建檔案管理者的素質是保證最終管理效果的保證，如何激發基層員工的工作積極性和主觀能動性，引導其不斷提高自身的服務意識，灌輸城建檔案管理的重要性，是全面提高城建檔案管理質量的重要保證。
2做好城建檔案管理工作要有明確的服務管理理念
在城建檔案的實際工作中，要想做好任何工作，必須具備明確的服務意識，從某種角度來說城建檔案管理業屬于一種特殊的服務行業。服務管理理念的選擇是管理者必須面對的問題，可以從以下幾個方面入手：
2.1確定主動服務的理念。
主動服務的對象是城建檔案的利用人員，服務的內容很多元化，各類城建檔案都包括其中。可以用查詢、復制等方式對城建檔案信息進行推廣，使可利用城建檔案者擁有高效、便捷的服務。主動服務是一個創新理念，是新形勢城建檔案工作的必經之路。當前城建檔案工作的首要任務，就是要確立全新的服務理念，強化城建檔案工作人員的服務意識，要從傳統的城建檔案管理向城建檔案信息系統管理過渡，改變以往僅限于提供城建檔案原件的低層次的被動服務狀態。
2.2確定運用現代化的信息技術的理念。
隨著計算機技術、電子信息技術及網絡技術的發展和普及，城建檔案工作由手工操作向現代化方式轉變，由實體化管理向信息化管理發展成為必然趨勢。對我國目前的城建檔案工作現狀來講，網絡化信息服務的興起，既是挑戰，也是機遇，關鍵在于我們如何把握機遇，迎接挑戰，在新的社會環境中重新定位，做好過渡時期城建檔案信息利用工作。實踐證明，沒有現代化的技術、設備和手段應用于城建檔案信息資源的開發，就根本談不上科學合理地利用城建檔案信息資源。運用現代信息處理技術手段來開發城建檔案信息，可以極大地提高開發能力和效率，從而提高城建檔案信息資源的利用率和城建檔案管理部門的服務水平。3.3確定提供優質的城建檔案信息的理念。城建檔案信息的好壞直接影響著其服務的基礎，在新環境下工作人員應該拋棄傳統的檔案管理機制，積極的開發、大膽的應用新的檔案管理方法，搜集有價值的信息，用優質的信息資源回饋社會、服務社會。
2.4做好城建檔案管理工作既要分析現有問題也要制定具體解決措施。
在現階段城建檔案管理工作雖然得到了一定程度的重視，但是由于一些體制原因和管理手段的制約，導致城建檔案管理人員流動性太低，新鮮血液基本很難輸入。由于管理制度很難在根本上得到改善，在一些城建檔案所，看管疏忽，甚至無人看管的情況非常嚴重，這就需要國家制定相關政策，加強對城建檔案管理的投入。
2.5城建檔案管理體制不成熟，城建檔案管理制度需要統一和細化。
在目前城建檔案管理中，受到城建檔案管理體制的制約，城建檔案管理體制還不成熟，城建檔案管理制度也沒有做到統一和細化，由此導致了城建檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時甚至還出現沖突。為此，我們必須對現行的城建檔案管理體制進行改革，必須要建立完善統一和細化的城建檔案管理制度，保障城建檔案管理的有效進行，使城建檔案管理能夠發揮積極作用，取得預期的效果。
3結語
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發展是必然的發展趨勢。在城建檔案管理中應用計算機能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績。計算機應用到城建檔案管理中又非常大的優勢，比如計算機的存儲量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計算的這些優點可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規范化、科學化。目前，我國的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分的發揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應用計算機，提升城建檔案現代化的管理水平，從而適應現代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應用計算機的功能
（一）自動化管理城建檔案
計算機有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進行推理與判斷，所以在信息處理時，應用計算機技術已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應用計算機能夠使管理工作自動化，可是將城建檔案進行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進檔案信息的使用和開發。
（二）數字化管理城建檔案
在城建檔案管理時，紙質的檔案信息在錄入時非常麻煩，需要浪費大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護工作非常繁瑣。城建檔案管理應用計算機，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網絡迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應用計算機能夠實現數字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會發生磨損和丟失，在使用中可以迅速調取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網絡化信息檢索
目前，在圖書管理中已經廣泛的應用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認可和支持。在城建檔案管理中應用計算機，能夠實現檔案信息檢索網絡化，在檔案信息檢索時可以使用脫機檢索，只能網絡檢索以及聯機檢索，這樣可以實現城建檔案信息資源的共享，促進城建檔案管理水平的提升。
三、計算機在城建檔案管理中的應用
在城建檔案中應用計算機首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計算機進行檔案管理的基礎工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業知識，還要掌握先進的技術，充分的動腦思考后再進行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎。在城建檔案管理中，計算機知識起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時的資料以后，在輸入計算機中，要保證信息的準確性，否則使用計算機管理城建檔案就失去了意義。然后，要對城建檔案信息進行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對收集的信息進行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進行歸納分類，然后輸入到計算機中，就能夠實現城建檔案管理電子化。最后，要利用計算機來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計算機中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計算機管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時間的浪費。可以縮短城建檔案的查閱時間，及時的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節約了大量的資金，并且可以多次的產出。通過計算機來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質量。
四、結語
1.1檔案數量的增加對檔案管理人員提出了更高的要求
檔案人才流動性較大，很難培養和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對于人員的服務水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預驗收環節，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。
1.2檔案數量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求
（1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發達國家，我們的管理理念、管理技術、管理設備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導致重視程度不夠；二是經濟發展水平落后導致資金投入力度不足。
1.3檔案數量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求
檔案數量的增加直接導致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導致檔案部門在政府、企事業單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發展。提供及時、準確、全面的檔案信息，是對我們城市建設檔案部門提出的最基本要求，但是當前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。
2提高城市建設檔案管理工作水平的對策
2.1加強城市建設檔案人才隊伍建設
（1）通過“感情留人、事業留人以及適當的待遇留人”，廣泛吸納人才，打造一支專業的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓，提高他們的專業素質。對于優秀的管理或技術人才，要給予重點培養。（3）通過績效考核機制的建立，對工作優異者給予適當的物質和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。
2.2提高城市建設檔案管理工作的規范化水平
（1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。（2）檔案信息化工作的基礎是檔案的著錄。由于每個城市建設檔案管理單位的條件不同，應該研究制定統一的《城建檔案著錄細則》，以實現檔案著錄的標準化和規范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發現案卷內容混亂，無頁碼等現象出現時需要重新進行加工，并將有聯系的文件組合在一起。組卷合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。（4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現計算機無法識別的情況。
2.3提高城市建設檔案管理工作的信息化水平
隨著現代信息技術的迅猛發展，促進了先進信息技術與檔案管理工作的融合，城市建設檔案管理實現網絡一體化：借助相應的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現檔案的“三態”同步，從而實現網絡檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經處于一個信息爆炸的時期，信息技術的在各行各業獲得了巨大的發展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創新，以此更好的為城市建設提供服務。將先進的信息技術引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。
2.4通過服務外包的形式提高城市建設檔案管理工作水平
由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務的方式，采取服務外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數據錄入工作，也不失為解決當前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經在相當大的范圍內取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數字化和提供利用工作中發揮了不可估量的作用。
2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”
為經濟建設服務、為城市建設服務是城市建設檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準確的檔案信息，充分發揮自身的價值。我們要注重服務理念、方式方法的不斷創新，實現由傳統服務向現代服務的轉變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯網技術將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務來提升整個社會的“城建檔案意識”。
3結語
（一）城建檔案認識觀念創新由于歷史的原因，過去一提到檔案，就不自覺地突出了其政治性、神秘性，然而隨著社會的進步，觀念的轉變，人們對檔案的認識不應僅局限于時間活動的歷史記錄，還應認識到它的文化功能，對檔案機構的認識不能僅視為重要保密單位，更應看作是與人們生活密切相關的文化事業單位，因此我們要更新觀念、突破思維瓶頸，把城建檔案當作一種文化來經營，即城建檔案不應是一堆冰冷的圖紙，更應是一種建筑文化、歷史文化、人文文化的折射。伴隨著城市的發展，城市建設、管理的活動日益增加、復雜，為了便于城市管理，有關部門對城市建設和管理中重要的活動進行了記載，便形成了最初的城建檔案，城建檔案是在城市規劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等技術資料是人們規劃城市、建設城市、管理城市的勞動成果和智慧結晶。一個地方的城建檔案就是一個地方城市發展歷史的見證和縮影，從中我們可以了解歷史的變遷，社會、科技的進步。
（二）城建檔案管理觀念創新近年來，中國城市化的發展令世界為之驚異，看到這個成就的同時，是令人遺憾的城市文化遺產的破壞和城市生態環境的惡化。城建檔案工作起步相對較晚，各地城建檔案館大都是上世紀80年代初建立的，以前的城建檔案大多由于各種原因缺乏完整連貫性，還有一些類別的城建檔案未能進館，影響了檔案的利用，各類市政管線分專業、分塊管理，不同專業的管線檔案分別由權屬部門保存，由于不同專業的管線檔案分別由不同部門管理，而這些部門又存在著利益沖突，一些專業檔案管理部門不愿意將檔案移交給城建檔案館，造成市政管線檔案入庫率低。隨著城市建設步伐的加快，城建檔案的種類和數量在不斷增加，城建檔案管理也要與時俱進，管理的內容和方式也要不斷更新，伴隨著數字時代的到來，傳統的城建檔案管理受到了嚴重的沖擊。比如包頭市普遍采用CAD繪圖，但由于缺乏相關的技術人員及設備，電子檔案的法律憑證性問題尚未解決，只能依靠建設單位以誠信的態度提供資料，電子檔案和聲像檔案的甄別工作無法保證。
二、城建檔案管理創新
（一）城建檔案收集工作創新檔案作為人類勞動創造的一種特殊知識產品，是人類社會精神文化與物質文化進步與發展的一種重要的智力資源。城建檔案館在每年按規定正常收檔案之外，應主動收集或征集一批富有特色和文化底蘊的檔案，比如去年包頭市城建檔案館借規劃會議東風，利用改善、優化居住環境的有力時機，擴大對原始風貌檔案征集和收集，收集存檔中突出文化特征和地域特色，加強對名人故居、名勝古跡、風土人情，以及具有社會普遍利用價值的檔案資料的收藏力度，增強城建檔案文化積累的層面和層次，以滿足知識時代社會對城建檔案文化信息方面的需求，在館藏檔案的基礎上有的放失、拾遺補漏，收集并建立完整的檔案資料，既豐富了館藏，又可以為政府，社會民眾做好歷史建筑保護工作提供良好服務。通過整理、挖掘、綜合開發，傳播館藏檔案文化信息，以各種途徑參與城市文化建設，積極探索城建檔案文化建設的形式和途徑，不斷擴大文化輻射力，提高文化影響力，努力把城建檔案館建設成為獨具特色的先進文化建設基地傳播基地。
（二）城建檔案服務功能創新城建檔案具有一定的文化功能，開拓城建檔案文化價值，是城建檔案開發利用后被日益擴大的功能之一，這一功能在20世紀50年代就被許多國家所認可，并且已經作為發揮檔案文化屬性和實現檔案文化價值的重要手段。其二是充分發揮城建檔案的歷史信息作用。城建檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現實的紐帶。因而，檔案館應該通過各種有效的手段，為歷史學、社會學等研究提供歷史信息，以充分發揮檔案延續社會記憶的功能。城建檔案編研在實現以上兩個方面有許多工作可以進行，一方面對館藏檔案做到心中有數，順應社會各方面的工作需要，根據新形勢新要求，用創新思路對館藏檔案進行重新分類的排擋，更大程度地提供人性化服務，提高檔案的利用率，對館藏檔案的重新排列組合可以大大提高利用空間，同時，可以摸清家底，分清檔案的保存價值，把城建檔案保管工作做大做活。另一方面挖掘館藏檔案的文化底蘊的內涵，比如，從縱向上，通過研究過去老建筑的圖紙資料，了解建筑師的設計理念，做到古為今用，洋為中用，把死檔案變成活檔案。從模式上，通過多種形式創造條件，加強檔案館間的溝通和交流，去年包頭城建檔案館照片征集活動就進行了很好的嘗試，包頭作為近100多年歷史的西部城市，不少有價值反映城市建設的檔案流失嚴重，老包頭那些歷經了漫長歲月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到這些不免讓人惋惜，通過廣泛征集，收集了不少老照片，效果很好。
（三）城建檔案形式創新隨著信息技術的不斷發展，高新技術的廣泛運用，對檔案信息資源的收集和開發，除了保持原有的工作模式，還應融入技術的含量，生動、形象地表現其文化內涵，增強其文化性，觀賞性和休閑性，聲像檔案就是拓寬檔案文化工作的一個重要方面，在過去幾年里，包頭市城建檔案館在這方面已經做了大量富有成效的工作，組織了建館以來的《影像見證60年——包頭市規劃》攝影展，拍攝了“鹿城奇葩”紀錄片，檔案與文化唇齒相依，不可分割，在檔案文化建設中，聲像部門要不斷挖掘潛力，運用各種方式和手段，拍攝一些具有歷史教育意義的專題片、照片錄像，舉辦各種圖片征集展覽，出版館藏編研成果等等，通過開發館藏檔案，形成城建檔案文化的內涵。同時加強與社會各方面的聯系，通過參加城市的經濟文化和人文活動，提高城建檔案文化生命力，取得雙贏效果。
一、前言
現階段的工程建設過程中，很多建設單位都只重視管理工程項目的施工現場，往往忽視工程檔案資料的積累和整理工作。很多建設工程文件檔案都達不到規范，沒有一定的深度和廣度，文件缺損，不夠完備，有時候文件隨著個人的流動而產生丟失和損壞等情況，給后期的查閱工作帶來了很大的麻煩，一旦工程出現問題，責任追究工作都無法進行，不但給資料查閱者帶來麻煩，也給社會帶來巨大經濟損失。
二、建設工程文件檔案資料概述
建設工程文件檔案由建設工程文件和檔案組成，建設工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個方面來講述，第一是建設工程文件，第二是建設工程檔案，第三是建設工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：
1.建設工程文件，又稱工程文件。建設工程文件的概念： 建設工程文件是指工程建設過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準備階段產生的文件，施工記錄文件，監理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗收文件。以下分述這五種文件類型，工程準備階段文件具體是指在工程建設正式動工之前，在以下階段產生的文件資料：工程立項，工程審批，征地工作，勘察，項目設計，工程招投標等多個階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產生的文件。監理文件是指監理單位在工程設計、施工等階段監理過程中產生的文件。竣工圖是指工程竣工驗收后， 真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。竣工驗收文件是指建設工程項目竣工驗收活動中產生的文件。
2.建設工程檔案，又稱工程檔案。建設工程檔案的概念：是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。
3.建設工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質載體，是指載體形式的基礎是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎是膠片，保存方法是縮微技術；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎是光盤，保存方法是計算機技術。第四種是以磁性記錄材料為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。
三、建設工程文件檔案資料特征
1.分散性和復雜性。一般的建設工程周期都比較長，整個生產過程中工藝復雜，所用到的建筑材料種類繁雜，尤其是現在的技術，更新換代極快，建設工程因此變得相當復雜，層次多，工程階段相互錯雜，這也導致了建設工程文件檔案資料的分散性和復雜性。
2.繼承性和時效性。隨著時代的發展，建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑企業管理水平也在不斷提高和發展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時效性。繼承性體現在其可以記錄以往施工的經驗教訓，給后面的施工提供指導；時效性體現在文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減。
3.全面性和真實性。建設工程文件檔案資料的全面性體現在對項目相關信息完整而全面的反映上，其真實性體現在資料必須真實反映工程情況上，真實性包括要反映項目過程中發生的事故和存在的隱患。
4隨機性。建設工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個建設工程的過程，許多資料都是產生于具體的工程事件中，所以，建設工程文件檔案資料是有很大隨機性的。
5.多專業性和綜合性。建設工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業對象，其載體種類也有很多，所以其多專業性體現在：涉及專業多樣，包括聲學、建筑、力學、市政、電子、公用、消防、保安、美學等，其綜合性體現在：綜合內容包括合同、進度、造價、質量、組織協調等。
四、建設工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求
1.建設檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設、勘察、設計、施工、監理等工程建設過程中形成的文件；第二，向建設單位檔案管理機構移交的，包括在勘察、設計、監理、施工等工程建設過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設單位按照現行歸檔整理規范要求匯總的文件檔案。
2.建設工程文件歸檔范圍：“關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知”中明確指出：“基本建設項目的檔案資料是指在整個工程建設過程中形成的應該歸檔保存的各種文件材料， 包括從建設項目的提出到竣工投產、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計算材料、照片、錄音錄像磁帶等， 它是工程建設及竣工投產、交付使用的必備材料， 是對工程項目檢查、維修、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。”第一，與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應按照國家頒布的規范進行歸檔管理。
3.建設工程文件歸檔的要求：第一，建設單位負責組織、監督和檢查各個單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時，雙方交接單位應編制移交清單，交接時雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認可文件之后，城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件， 最后方可組織工程竣工驗收。第四，工程文件檔案應采用耐久性強的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第七，停建、緩建建設工程的檔案，暫由建設單位保管。
五、工程項目檔案資料的管理
工程項目檔案資料管理的基本要求：標準化、規范化、系統化，便于檢索和整理。
1.工程項目檔案資料的搜集
項目建設階段， 必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴格的檔案資料管理制度，在收集資料時，要注意找準重點，去除重復，檢查有無錯漏資料頁，保證資料的完整性和真實性。短期檔案資料應在一定時期內重新核定，無繼續保存價值的資料在辦理核銷手續后銷毀。
2.工程項目檔案資料的整理
檔案資料的整理和組卷要遵循工程施工文件的自然形成規律，同時要保持案卷內各種文件的有機聯系，便于保管和查閱，在管理過程中，已經存檔的檔案不可隨意外借，如果需要借閱，一定要按相關的程序辦理手續，再進行查閱或復制資料。
從“文件、檔案一體化管理”到“文件、檔案全程管理”
早在20世紀80年代，文件、檔案一體化管理成為一個熱點問題，我國檔案界對其理論必要性和實踐模式都展開了研究。基于我國對文件和檔案概念的特定理解，文件歸檔后進入檔案室就被冠以“檔案”的稱謂，因而我國大多把文件、檔案一體化管理理解為機關內文書與檔案工作的一體化，實現方式也主要局限在機關內部。筆者認為這種理解建立在狹義文件觀之上，只看到了機關內文書工作與檔案室工作的聯系，卻沒有從整體上把握機關文書工作、檔案室工作與檔案館工作的有機聯系，不夠全面和科學。2002年，筆者依據國內外對文件、檔案一體化管理的已有認識，以廣義文件觀為基礎，提出“文件、檔案一體化管理”的科學含義是一以文件生命周期理論為指導，借助計算機及網絡技術，從系統論的角度出發，對文書工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從機關現行文件直至館藏檔案管理的高效和優化。
時至今日，國內外文件、檔案管理的實踐發展更加深入，電子文件大量產生和應用豐富了理論研究的內容，也推動了檔案學理論的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、檔案管理實踐之中，發展成為檔案學理論的新內容。本著與時俱進的指導思想，筆者認為在概念提法上適宜將“文件、檔案一體化管理”轉變為“文件、檔案全程管理”。這種提法并非追求名稱上的時髦，而是更能準確、全面地表達文件、檔案一體化管理的科學含義，也能更好地適應電子文件管理的現實狀況和需求。
2008年7月，筆者赴馬來西亞參加了主題為“檔案、治理與發展：繪制未來社會的藍圖”的第16屆國際檔案大會。根據筆者理解，大會展示了21世紀全球檔案專業發展的新思維――平面延伸與立體交融的兼顧統一。因為“檔案、治理與發展”分別與“專業、行政與社會”相對應，表明檔案專業觸及范圍已經平面延伸，拓展空間面臨立體交融。一方面，信息時代檔案實踐領域明顯跨越了檔案館室的界限，向前延伸到文件生成和管理階段。電子文件的產生和應用更加凸顯了延伸的必要性。目前，檔案專業觸及范圍向文件管理的平面延伸已沒有疑義，并得到國際檔案界的大力提倡。另一方面，文件和檔案作為社會活動的產物，既是行政管理的工具，又是歷史文化傳承的手段。當前，社會、政治、經濟、科技、文化的迅捷發展為檔案專業提供了更廣闊的拓展空間，也制造了更復雜的生存環境。檔案專業在機遇與挑戰并存的社會環境中正在或需要拓展，向行政、業務領域拓展是其中之一，向社會服務拓展也是其中之一。這些拓展都是相對復雜的立體交融，表現出“你中有我、我中有你”的錯綜聯系。筆者之所以論及1 6大的主題特點，目的是簡單介紹當前國際檔案界的最新態勢，表明文件、檔案全程管理已經成為國際檔案界普遍接受的理念或理論觀點。這也正是筆者提出用“文件、檔案全程管理”代替“文件、檔案一體化管理”提法的理由之一。
文件、檔案全程管理的理論依據
在探討文件、檔案全程管理的理論依據之前，筆者認為有必要揭示其基本含義。基于我國對文件、檔案概念的現實理解，文件多指現行文件，檔案則包含室藏檔案和館藏檔案。文件、檔案全程管理的含義簡單說來就是對現行文件、室藏檔案和館藏檔案整個過程的全面控制和科學管理。全程管理與傳統一體化管理的最大不同，就在于涉及范圍更加廣泛。過去，我國普遍將歸檔視為文書工作與檔案工作的界限，因此傳統一體化管理往往是指機關內部文書處理與檔案室工作的結合，很少涉及檔案館的參與。文件、檔案全程管理則要求在文件從產生到進館的運動過程中，既加強機關內部文書工作與檔案室工作的一體化，也注重檔案室與檔案館的業務銜接，使現行文件到館藏檔案的全過程都得到有效控制。換言之，全程管理包括機關文書處理、檔案室工作和檔案館工作的有機銜接和結合。
筆者認為，文件、檔案全程管理的理論依據是檔案學的一大支柱理論一文件生命周期理論。乍聽之下，似乎有些老調重彈。但深入推敲，文件生命周期理論因為是對文件、檔案客觀運動過程和規律的科學歸納，其基本內容經歷時代的變化和挑戰依然具有生命力。我國檔案界對文件生命周期理論較為熟悉，研究評價也頗多。筆者無意泛泛介紹該理論的內容，只是在簡要歸納其基本點和應用價值的基礎上，重點分析它對文件、檔案全程管理的理論支撐。
筆者對文件生命周期理論做過系統研究，將其基本內容歸納為三點一一文件從形成到銷毀或永久保存是一個整體運動過程；文件的整體運動過程由于文件價值形態的變化可劃分為若干階段一不同階段的文件與服務對象、保存場所和管理方式之間存在內在的對應關系④。需要指明的是，文件生命周期理論的立足基點“文件”是個廣義概念，是現行文件、室藏檔案和館藏檔案的總稱。對應我國的現實情況。文件生命周期理論的基本內容是，從現行文件生成到最終進館是一個整體運動過程，這一過程因為文件價值形態的規律性變化可分為現行文件、室藏檔案、館藏檔案若干階段，它們具有不同特點，各有特定的服務對象、保存場所和管理方式。
筆者曾將文件生命周期理論的理論意義和實踐價值歸結為三點――為文件的全過程管理奠定理論基礎。為文件的分階段管理提供實踐指導原則，為實現文檔一體化管理并對文件進行前端控制提供了理論依據。盡管文件生命周期理論源起西方，但它是對文件運動過程和規律的客觀揭示和科學抽象。其基本內容具有普適性。結合我國的現實，文件生命周期理論為從現行文件到檔案的全程控制提供了科學的指導思想，也為現行文件、室藏檔案、館藏檔案的針對性管理奠定了科學基礎，還為檔案館室人員參與文書工作提供了科學依據。
文件生命周期理論是文件、檔案全程管理的理論基礎。從現行文件產生到轉化為室藏檔案、館藏檔案是一個連續發展的完整運動過程，這一整體過程盡管因文件價值形態的變化表現出明顯的階段性特征，但各階段之間緊密聯系。我們必須尊重這種內在聯系，對文件、檔案的完整運動過程實施全面管理和宏觀監控，這樣才能使現行文件、室藏檔案，館藏檔案都得到有效控制。
文件生命周期理論還是檔案館室對
現行文件進行前端控制的理論依據。文件生命周期理論表明，從現行文件到室藏、館藏檔案是一個連續統一、前后銜接的運動過程。它要求必須把從現行文件到室藏、館藏檔案的管理看成是一個系統工程，采取統一的工作制度、程序和方法來控制各有特點卻始終相互關聯和前后銜接的整體過程。換言之，不能再將現行文件管理與室藏，館藏檔案管理視為各自獨立、互不關聯的系統，應當使它們從行政體制、組織制度、管理方式到工作程序都實現真正的交融和統一。只有這樣，才能有效實現從現行文件到室藏、館藏檔案的全程管理。文件生命周期理論還表明，現行文件的管理質量直接決定著室藏、館藏檔案管理的成敗。它要求檔案館室及其人員必須積極進行現行文件的前端控制。從而確保室藏、館藏檔案的管理質量，避免重復勞動。前端控制思想對于當前的電子文件管理具有特別重要的意義，它不僅是確保電子文件真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略，也是電子文件管理系統優化管理功能、提高管理效率的有效措施。
文件，檔案全程管理的國外經驗
文件、檔案全程管理并非停留在理論層面的概念或設想，而是已經付諸實踐。不同國家都立足國情，實施富有本國特色的文件、檔案全程管理。應當說，歐美發達國家積累了文件、檔案全程管理的一定經驗，可供我國借鑒。限于篇幅，筆者擬選擇最富典型性的美國，在分析其文件、檔案全程管理歷史溯源的基礎上，重點介紹其文件、檔案全程管理的領導體制和組織機構的特點和經驗，供國內同行參考和思考。
需要指明的是，美國對文件、檔案概念的理解與我國不盡相同。文件通常在進館后才被冠以“檔案”的稱謂，因此其文件、檔案全程管理指的是現行文件、半現行文件和館藏檔案的全面控制和管理。在美國。半現行文件通常在文件中心里保管，從文件運動階段來看，它與我國的室藏檔案大致相同。
美國是世界上開創文件、檔案全程管理的國家，因為它最早萌生了文件管理思想，使之上升為一種專門管理活動，并成為檔案實踐和檔案學研究的組成部分。美國之所以出現文件管理，主要是迫于文件數量急劇膨脹的現實。1934年成立的國家檔案館一開始就面臨文件數量劇增的巨大壓力，幾乎達到難以承受的地步。這迫使美國檔案界思考緩解檔案館壓力的措施，由此萌發了文件管理思想。即要求對館藏檔案的源頭――機關產生的現行文件進行有效管理和控制。1941年，國家檔案館率先設立“文件管理項目”，用以監督指導各政府機關現行文件的立卷、歸檔和移交工作。1946年，聯邦政府頒布9784號行政命令規定所有政府機關必須實施文件管理項目，由國家檔案館行使指導文件管理的職權。到1950年，文件管理由于《聯邦文件管理法》的頒布而成為具有法律保障的專門管理活動。從此，美國開啟了文件、檔案全程管理的新紀元。
計算機信息技術下的城建檔案管理工作是具有一定的復雜性和技術性的，需要高素質、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對于從事城建檔案管理人員的專業素質、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認真負責的工作態度、責任心和使命感，還需要有檔案專業知識和計算機應用能力。
二、計算機信息技術在城建檔案管理中的應用
1．促進了城建檔案管理工作的系統化發展
在計算機信息技術運行下，計算機信息系統可以對城建檔案的所有資源和數據信息進行綜合統一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關鍵的是，使用先進的城建檔案管理系統軟件，可以實現生產系統和財務系統兩者的有機聯系，在系統集成作用下確保了資源數據的統一。因此，從這一層面上講，計算機信息技術的應用可以充分地實現城建檔案管理的系統化發展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細化程度
計算機信試析計算機信息技術在城建檔案管理中的實施要點文/呂艷萍息技術是社會發展的先進技術，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網絡化的特點進行的。因此，它在城建檔案管理中的應用是在電子技術的支持下，把檔案資源按照電子數據的形式進行合理分類保存。
3．擴大了城建檔案的資源開發范圍
傳統的城建檔案管理資源的開發，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎上開展的，這主要是因為在資源的存儲以及傳輸技術上存在不足。在現代計算機信息技術的條件下，可以構建出一套強大的城建檔案信息管理系統，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務質量以及其所發揮的效用。
三、城建檔案管理的計算機信息技術條件
1．設備的配置方面
實行計算機信息技術，就必須要有完善的相關設備的配置。在整個系統中，最基礎的配置設施就是軟件、硬件系統，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構成要素。軟件方面主要包括數據管理、編制排版、檢索查詢、實體管理、安全保密以及系統的維護等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統計等部分；軟件系統要有一定的實用性、通用性和可擴展性；在硬件方面主要有計算機和必要的網絡周邊設備、打印機、掃描儀、照相機等部分。這樣可以充分地滿足網絡化和數字化模式的城建檔案管理服務的日常需要。
2．電子化檔案建設方面
（一）館藏城市建設檔案數字化。
在城市建設檔案工作中利用數字化管理，主要是通過對多媒體技術、計算機技術進行融合和利用，協調處理傳統紙質介質的檔案資料，將其轉化成數字信息，從而使所有館藏的城市建設檔案信息都用數字化的形式來存儲。城市建設檔案數字化管理的利用具備明顯的實效性，工作效率大大提升，這是城市建設檔案館實現檔案工作數字化最核心的基本點。
（二）城市建設檔案管理現代化。
城市建設檔案的數字化管理不僅涵蓋了一切傳統檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業務工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術現代化、檔案數據庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的另一個基本點。
（三）檔案資源的利用共享化。
當下，城市建設的步伐越來越快，各種城市建設檔案資料依然以紙質文字的形式存在于城市建設檔案的信息空間當中。為改變這一傳統的方式，以實現資源共享，數字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設檔案館充分利用信息網絡，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現城市建設檔案資源的利用共享化，完成城市建設檔案為社會服務的根本目的。
二、實現城市建設檔案數字化管理的組織保障
（一）建立集中的城市建設檔案管理模式。
我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設檔案管理也一樣。城市建設檔案的分散管理模式具體是指檔案館內各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設檔案館對檔案實行集中管理，具體體現在兩個方面：一方面，對館內的所有城市建設檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統一建立城市建設檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設檔案集中管理模式的優勢在于：對檔案管理進行整體規劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現交叉、空白，能促進統一檔案發展規劃的形成，同時對城市建設檔案的利用和安全也更有利。城市建設檔案數字化管理不僅涵蓋了館內所有的檔案類別，還需要數字信息技術的支持，更離不開其他專業部門的配合——它不是一個專業、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設檔案數字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構建統一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設檔案服務工作。
（二）檔案館領導要給予足夠的重視，并提供支持。
城市建設檔案數字化管理的實現涉及到各方面的工作，不管是部門協調、人員組織，還是業務推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數字化管理，得到領導足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結果來看，我國大多數檔案館的數字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術支持、資金支持等。因此，檔案館領導應積極將城市建設檔案數字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數量的短期外協工，專門協助檔案館工作人員完成數字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設檔案數字化管理按期順利實現。
（三）建立健全實現數字化管理的組織網絡。
