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關鍵詞：物聯網智慧檔案館檔案實體管理服務模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統的一種全新的動態網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統與建筑優化融合，通過對設施設備的自動監控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監控系統、幕簾報警系統、多媒體系統等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。
二、物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統計等管理活動并對檔案實體保管環境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設的不斷發展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監控和管理，如果發生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監控和溫濕度控制等安全管理系統。但總體而言，這些系統的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統一般彼此獨立運行，無法形成統一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯網的檔案實體管理
引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監測。同時，通過建立物聯網管理系統與現有的檔案信息管理系統的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統中的信息進行比對更新，從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統對檔案實體的監管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯網環境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統中，為后期的檔案統計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環境必須符合相關的要求。基于物聯網技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統集成一體，形成一個統一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發展，還可以在傳感器節點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環境情況進行不需人工干預的智能化調節。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環境時，傳感器節點能夠自動向對應的管理節點發送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節點和視頻監控系統共同對檔案實體實施監控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態和周圍環境，并能與檔案信息管理系統進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統不再是一個被動的信息查詢系統，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。
三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式
如果說傳統檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發生改變。
（一）由靜態被動服務轉變為智慧主動服務
現階段的檔案信息管理系統與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態的、被動地等待查找利用的傳統特性。
而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統發送信息，實時更新系統中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統提供更為全面翔實的檔案狀態數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務過程轉變為立體互聯的服務過程
現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統進行中轉。而檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統與檔案實體之間脫節。而檔案信息管理系統和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統的聯系（比如用戶可以通過系統查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統與檔案實體都是具有計算能力的智慧節點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統中，不僅可以和檔案管理信息系統進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務轉變為互聯的深層信息服務
現階段的檔案信息管理系統對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。
然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。
四、結語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯網技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發展和復合型人才的培養與儲備終將促進智慧檔案館的健康發展。
注釋及參考文獻：
[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.
[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.
[3]畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.
[5]許德斌.智慧城市新環境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.
[6]賈玲，周曉林，陸江，陳東.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].中國檔案，2012（2）：42-44.
關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系
1、知識管理提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動中創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣， 檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值。傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。知識管理強調借助先進的信息技術，最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。檔案管理現代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運用現代化的技術和手段；二是檔案管理人員掌握了現代科學知識；三是建立起現代化和科學的檔案管理機制。計算機時代下，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。[1]檔案工作中的人性化管理是指在檔案管理過程中，在充分尊重人、信任人、愛護人的基礎上實現的以人為本的管理理念。具體體現在三個方面：其一、檔案工作人員的人性化管理，包括檔案工作人員的專業素質、服務質量、工作環境、獎懲制度等；其二，檔案基礎工作建設；其三，檔案工作環境的改善。[2]
2、檔案管理促進知識管理
2.1檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占企業知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于企業員工個人的大腦之中，難于管理。根據野中郁次郎和竹內弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學者質疑“社會化”的真實有效性和普遍適用性。學者貝克曼就認為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉化為組織的能力才能對組織產生價值”。至于“外部化”，就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。檔案管理強調企業在各項活動過程中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。
2.2檔案管理有助于傳播、交流知識。信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。語言交流的優點是簡潔、隨意，便于及時對某一問題進行深入探討，易于激發知識創新。語言交流的缺點在于：第一，受到時間、空間的限制，信息、知識傳播的范圍較小；第二，信息幾經傳遞以后，容易發生損耗或失真，難以保證信息的真實性；第三，語言交流過程中，時常不會生成相應的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識的沉淀，已故美國著名檔案學家謝倫伯格曾經批評電話是“掠奪歷史的大盜”。書面交流的缺點是過于正式、規范，不便于即時對某一問題進行深入探討；文件所要求的規范統一的格式與處理程序，有時會無形中約束員工的知識創新思維。但是，借助現代信息技術的書面交流（傳感技術、計算機技術、通信技術）可以不受時間、空間的限制，信息、知識的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發生信息損耗或失真；便于及時記錄信息、沉淀知識。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發檔案資源，真正實現“開發信息資源，服務四化建筑”；知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術支持，使檔案資源的開發更加高效快捷安全。
2.3檔案管理有助于理解、挖掘知識。檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”（Principle of Provenance）。來源原則起源于近代法國，是在逐步否定事由原則（principal of pertinent）的過程中產生的。來源原則在不同國家表現的模式盡管略有差別，但這并不妨礙各國對來源原則核心思想或者說基本內容的理解和認同。來源依據傳統的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等，“即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在”。對來源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內容知識”，也可以為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據。因此，加拿大著名檔案學家特里?庫克認為，來源維護了文件、檔案的證據價值與相互關系，“這種證據和職能的相互關系是檔案人員的特殊權限范圍，也是使數據變成信息、信息變成知識的關鍵”。[3]
結語
檔案管理和知識管理工作都是企業內部管理工作中的重要內容，加強企業檔案管理和知識管理工作，能夠降低企業經營風險，提高企業發展戰略的有效性和準確性，不斷提升自身的價值，能夠為社會提供更好的服務和發揮更大的作用。
參考文獻
[1]趙恩玉.我國檔案管理智能化發展趨勢研究[J].現代商貿工業，2013
[2]徐淑霞.淺談檔案工作中的人性化管理[J].學術園地，2009
[3]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案.2008
1 事業單位檔案管理現存問題
事業單位以公益性社會服務為宗旨，其在檔案管理中面臨諸多問題，如管理人員頻繁調動、管理人員職業素質低、崗位交接不恰、檔案管理機制不完善、管理流程不合理、更新不及時等問題，在某種程度上制約事業單位長遠發展路線。針對此，筆者對當前事業單位檔案管理現存問題進項詳細分析。
1.1 管理人員頻繁調動
筆者通過對事業單位檔案管理科室人員的分析，可知其諸多人員并不屬于相關專業人才，而是從其它部門或崗位調動的普通職員，甚至在部分事業單位中，雖具有高素質、高水平檔案管理人才，但因崗位輪換體系的執行，致使其無法長期佇立于檔案管理崗位。而新調進的管理人員，由于檔案管理理念和規范流程的缺失，使事業單位檔案管理工作流于形式。此外，還有少數事業單位沒有專門的檔案管理部門與科室，僅由行政人員、人事人員兼并檔案管理，但因職責不明和業務不精等因素的制約，其產生的不良后果無法估量。
1.2 管理人員職業素質低
事業單位工作職能、服務效果的彰顯，均和工作人員職業素質密切關聯，檔案管理也一樣。但在實際調查中，諸多事業單位檔案管理人員對崗位職責認知度較差，沒有足夠的職業素質，加之工作熱情與積極性的喪失，使其呈現“不思進取”、“得過且過”、“敷衍塞責”的工作狀態，從而引起檔案管理不夠細致、更新不夠及時、庫房未定期整理等現象。
1.3 崗位交接不恰
基于市場環境、人事制度的改革，致使各單位、各企業間人事調動問題尤為頻繁。以事業單位檔案管理崗位而言，即使未發生人事調動，但人員退休情況無法避免，受到檔案管理工作性質與特點的影響，若因崗位交接不恰，將會對后續檔案管理工作的開展產生不利影響。例如：檔案管理人員由于工作交接不恰，誘發“死檔”、“棄檔”等諸多問題，其導致的單位損失無法以金錢衡量。
1.4 檔案管理機制不完善
現階段，事業單位檔案管理涉及科目、內容和領域具有多元化的特點，但因未充分利用，使其以“花瓶”的角色出現在人們視野，造成檔案管理價值與作用的喪失。再者諸多事業單位僅針對基礎檔案實施查閱，未對其予以廣泛且拓展應用，無法發揮事業單位檔案管理的真正內涵。檔案管理是事業單位經營管理的組成架構，其重要性不言而喻。伴隨電子技術的興起，電子檔案逐漸引起人們的高度關注，但在實際情況下，事業單位還是以紙質檔案管理為主。而在管理期間，如果紙張檔案保存不夠完善，易出現浸濕、蟲蛀和部分缺失等問題，應特別關注。
1.5 管理流程不合理、更新不及時
事業單位檔案管理作為繁瑣化、復雜化的工作類型，若因某環節流程的疏漏，其均會產生嚴重后果。但以事業單位“鐵飯碗”觀念，致使檔案管理人員工作過于隨意，以主觀判斷的形式完成檔案管理工作，從而降低事業單位檔案管理效果與效率。檔案更新不及時，也是當前事業單位檔案管理面臨的關鍵問題。而產生該種現象的關鍵點在于：人員專業技能、責任心不足，使其無法結合市場變化和時間更替，對檔案信息進行及時記錄與更新，為事業單位檔案管理工作帶來風險。
2 加強事業單位檔案管理應采取的措施
社會發展日新月異，事業單位為實現長遠發展的目標，則應對檔案管理工作予以調整及創新，最大限度上彌補不足，緊跟時展的腳步，推進事業單位的快速發展，而不是成為負擔、累贅。針對此，筆者結合上文事業單位檔案管理存在的問題，對其應采取的措施進行全面分析。
2.1 提高檔案管理利用率
深化事業單位檔案管理機制改革工作，是以揚長避短、革新完善的角度，彌補原有檔案管理模式所帶來的不足，即在專門化檔案科室構建的同時，派以專業人員完成的檔案管理工作。與此同時，檔案管理的集中化控制理念，可有效規避事業單位檔案分散問題，便于檔案管理工作的有序進行，并在彰顯檔案管理系統性、完整性、有效性價值中發揮著決定性優勢。以現代化和信息化模式為基準的事業單位檔案管理工作，應以科學管理模式和手段為前提，對檔案開發、檔案利用等環節予以高度重視，有助于檔案管理更好服務于事業單位。
2.2 規范檔案管理機制
眾所周知，事業單位在社會經濟發展中起到關鍵性作用，而科學化、完善化和合理化的檔案管理工作，是推進事業單位全面發展的根本前提。針對此，關于事業單位檔案管理工作，應以規范性檔案管理機制擬定為基準，嚴格依據國家法律規定，頒布相應的檔案管理條例及準則，并結合事業單位實際情況，對其管理機制予以適當增加，通過對工作人員檔案管理行為的全方位管控，遵循“依法管理”、“按章辦事”的事業單位檔案管理宗旨，針對工作人員違規行為，及時規避和杜絕，充分彰顯檔案管理的安全性、可靠性價值。
2.3 加強檔案管理水平
基于科技水平的快速發展，信息技術已在社會各個領域得以全面運用，促使人類生活、工作和學習更加便捷化，而事業單位檔案管理也同樣如此。在此環節中，事業單位在關于信息化格局構建中，應以自身管理現狀和工作性質為參照，依據發展籌劃的制定，結合科學化的檔案管理導向，切實事業單位檔案管理水平提升的目的。除此之外，檔案管理者應具備較強的專業技能與技術水平，通過對平臺檔案的優質化管理，以單位部門設備維護、技術支持為輔助，在高效利用現代化技術的同時，促進事業單位檔案管理效果與質量。
2.4 強化專業隊伍建設
目前，事業單位檔案管理中，人員素質作為工作難點，若因管理人員素質水平低下，使其難以對檔案管理加以重視。再者事業單位新動力的吸引度不足，使其專業性、技能性管理人才明顯薄弱。針對此，事業單位各個部門應關注管理人才的培養工作，如定期培訓、技能考核等，以此實現與時俱進、全面發展的人才管理目標。例如：事業單位日常檔案管理工作的進行，依據硬件水平、科技含量的提升標準，對管理人員進行專業知識、輔助知識教學，如互聯網和計算機培訓，為事業單位檔案科學化、現代化管理奠定基礎。
關鍵詞：標準化 科學化 企業管理 檔案
一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰
在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。
企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。
企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。
企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。
二、知識管理與企業檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。
企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。
知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式
面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。
構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。
檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。
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關鍵詞：知識管理 管理技術 檔案管理 數字化
一、檔案管理與知識管理相近相通
（一）管理對象重疊
如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）管理技術相同
受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。
二、檔案管理與知識管理相差相異
1、管理的對象不同
從管理的對象上來看，檔案工作的管理對象是對文本文檔、文獻資料等相關的可記錄與記載的信息進行管理，不論是在傳統的紙質管理模式中，還是在現代化技術下的檔案信息化管理模式中，其所要進行管理與工作的具體對象都是可見、可聞的信息或者數據；但是在知識管理中，它所管理的具體對象有可能是無法用文字或數據經記錄于記載的，比如企業員工在生活實踐中所領悟出的經驗之與知識管理的對象的范圍度進行比較，前者是應該被包涵于后者中的，即：信息包含于知識，知識包含信息。
2、管理的具體流程的不同
檔案管理工作的具體流程主要有信息資料的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯研究、提供利用等等，其管理流程中的每一個環節都是極其重要的，這主要是檔案信息化管理工作的具體流程，相對較復雜，傳統的檔案管理工作程序就簡單很多了，它只有其中信息資料的收集、整理、館藏與利用四大環節；而知識管理工作中，它所包括的具體工作主要有：建立知識庫；促進員工之間知識的交流；在企業內部建立起尊重知識的良好環境；將知識作為企業的資產進行管理，知識管理需要在企業內部構建一個完整的、量化與質化的知識系統，讓企業員工通過不同途徑獲得相關的知識，并將所獲取的知識轉化為工作績效，最后回饋給企業，促進企業的發展
三、檔案管理與知識管理相輔相成
（一）知識管理提升檔案管理
1.知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。
2.知識管理可以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。
（二）檔案管理促進知識管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識
檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識
信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。
關鍵詞：檔案管理 知識管理 關系
隨著經濟的快速發展，傳統的檔案管理模式已經跟不上企業發展的節奏，因此要對其進行變革。而隨著企業管理體制改革進程的不斷加快，檔案管理也發生了根本性的改變。現行的檔案管理模式主要以知識管理為基準，進行適當的創新，使得該管理模式能夠適應企業的發展。而知識管理又是知識經濟發展中非常重要的一個環節，對于促進我國經濟健康有序發展有著重要的作用。下面，我們從知識管理與檔案管理的異同點入手展開分析。
一、知識管理與檔案管理的相似性
（一）兩者管理的對象出現重疊
在企業的檔案管理工作中，其主要的管理對象是各類檔案、文件，對于知識管理來說，其管理的核心是知識。一般來說，知識可以劃分為兩類：顯性知識、隱性知識。對于顯性知識來說，其一部分來源于相關組織或機構在履行自身職能的時候所形成的文件與檔案，而另一部分則是由相關的組織對相應的數據、圖書、報紙等承載知識的物品進行收集，購買以及交換。通過對比可已看出，檔案管理與知識管理都是對知識進行管理，其管理對象出現重疊。
（二）兩者具有相似的管理目的
對于檔案管理來說，其主要是通過對檔案進行管理來使得人們對相應知識的獲取能夠更加方便。對于知識管理來說，其終極目的是使得相關知識的價值得以實現。這也就說明了，在最恰當的時間將最恰當的知識傳遞給最恰當的人，使其作出最正確的決定，從而使得相應知識的價值得以實現。通過這一方面可以看出，知識管理的最終目的也是為人們獲取知識提供方便。通過對知識管理與檔案管理進行對比，發現這兩者管理的目的具有非常高的相似度，但是在兩者服務的范圍、方式等方面具有一定的不同。
（三）兩者具有相似的管理流程
一直以來，我國各企業、單位對于檔案的管理基本都采用固定的模式。先是對檔案進行收集，然后是對其進行整理、鑒定以及保管的過程，之后再利用相應的統計工具對其進行統計與分析，最后對其進行利用與研究，從而實現檔案管理一體化的流程。而知識的管理流程也是采用相似的管理模式：知識的產生與收集、存儲與加工、整理與評價、利用等。
二、知識管理與檔案管理的差別
（一）兩者具有不同的管理范圍
檔案管理的主要工作是對檔案實體以及信息進行管理，而知識管理的主要工作是對隱性知識、顯性知識以及樣品、實物等進行管理。其中顯性知識是可以通過語言、文字、符號等方式直接進行表達的知識，而隱性知識則是存在于人們思想中的經驗、技巧、訣竅等方面的知識。兩相對比，可以發現，知識管理范圍要遠遠大于檔案管理范圍。
（二）兩者具有不同的管理機制
知識管理的模式不斷隨著社會的進步而更新，這也就使得其管理方式較為先進。但是由于其管理的范圍比較大，涉及到相關組織結構中多個部門檔案的管理，目前，其還沒有形成一套完善的管理體系。而檔案管理經過了長時間的不斷完善，相關組織機構的管理、科研人員都非常認可該管理方式，已經形成了一套相對完善的管理體系，這也就使得在對檔案的收集、利用、保護方面有著非常大的優勢。
（三）兩者具有不同的管理作用
在企業中，檔案管理的對象能夠有效地表現出組織的競爭優勢，而知識管理的對象在組織中只具有潛在的競爭優勢。對于知識管理來說，其要在組織中形成競爭優勢，還需要對其進行相應的驗證，之后對其進行整理，形成檔案形式的知識。當下，對于檔案管理來說，在對其實體管理的開發利用上還存在一定的限制，這對深入挖掘與開發檔案信息資源造成了很大的制約。
三、知識管理與檔案管理的相互作用
（一）通過對知識管理的認識提升檔案管理的水平
由于知識管理的范圍廣泛，管理模式新穎，其與檔案管理具有一定的相似性，而現行的檔案管理模式其管理的重點在于對形成實體的知識進行管理，其管理形式受到很大的局限性，這也就使得其發揮作用的空間存在著很大的制約。因此檔案管理通過吸收知識管理的先進性，能夠有效地拓展檔案管理的范圍。
（二）通過檔案管理水平的提高來促進知識管理的發展
在企業知識資源中，隱性知識占有非常大的比重，具有非常重要的作用。但是，該部分資源一般存在于人們的思想中，這也就使得該資源的管理難度大。而通過檔案管理水平的提高，對其管理模式進行借鑒，建立一套完善的知識管理體系，可以有效地將隱性知識轉化為實體化知識，將其整理成文件、檔案進行存儲，從而使得人們在利用該種知識資源時比較方便，以促進知識管理的發展。
結語：隨著社會經濟全球化進程的不斷加快，企業內部檔案管理的重要性也不斷地顯現出來，這也就使得對于檔案管理的要求越來越高，而檔案管理的模式相對比較落后，不能滿足人們的需求。隨著人們生活水平的提高，對于知識的需求也越來越大，但是知識管理還沒有形成一套完善的管理體系，大大的制約了人們對知識的開發和利用。通過對比分析，知識管理與檔案管理具有一定的相似性，因此可以通過將兩者進行有機結合，從而形成一套先進完善的知識管理體系，促進我國相關組織的健康有序發展。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案；管理；知識管理；融合
隨著社會的進步，利用更加高效的方式提升我國檔案信息管理的效率是保證檔案信息管理工作正常進行的最主要措施，只有摒棄傳統的、陳舊的方式，優化管理方式，才能夠對檔案信息管理模式進行優化，這樣一來，才能夠保證檔案信息管理的改革形勢走向正軌，從而促進社會該行業的發展與進步。希望通過本文的論述，能夠給我國相關部門提供有價值的參考。
1為什么要融合檔案信息管理與知識管理
隨著社會的進步，我國知識經濟建設模式越來越完善，對于科技的應用也越來越頻繁，在這樣的發展形勢下，保證檔案信息管理體系建設更加完善最關鍵的就是融入知識管理的相關知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業的發展，利用知識的力量不斷壯大經濟建設才是未來社會最主要的發展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經濟發展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發揮到最好。由于傳統的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應該將其與知識管理融合起來，這樣的發展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現代的方式。
2檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數據，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠將原本分散的、無形的知識進行有形的記錄，從而能夠直觀地表現在人們眼前。由于知識管理內容和檔案信息管理內容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進檔案信息管理工作效率的提升。
2.2從知識管理的現有研究成果分析。知識管理方式的不斷創新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關部門對于知識管理的研究力度已經逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創新，所以對于現代化檔案信息管理能夠起到很好的指導作用。而現階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經達到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。
3知識管理對檔案信息管理的創新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現了變化。這種變化可以體現在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內容就是實體檔案，但是在轉變管理內容之后，實體檔案的管理減少。現在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。
3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高工作效率。
4知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網絡也是檔案管理轉變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內容更全面，還能放檔案的服務性質明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現代化的技術，包括網絡，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。
5知識管理有助于提高檔案管理人員素質
檔案的管理水平與管理人員的素質有直接的關系，為了能夠保證管理工作的質量，就要讓管理人員就有較高的素質，現階段制約我國檔案管理事業發展的主要因素就是管理人員的素質。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創新的表現。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質要求高，必須具有現代的管理知識，同時能夠對管理學有一定的了解。保證其在管理的時候，對業務熟練。而且將信息管理與知識管理結合在一起，也可以有效的提高管理者的素質。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現代信息技術，從而激發管理人員的內在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發揮的不明顯。
6結束語
通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進步會不斷促進我國檔案信息管理工作的進行，因此相關部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進的技術以及知識，幫助社會經濟建設能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經濟發展的最主要表現。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進行創新和變革，從而能夠促進檔案信息管理工作可以長久發展。
作者:陳婷 單位:黑龍江省齊齊哈爾礦產勘查開發總院
關鍵詞：數字檔案館；知識管理；知識服務
1檔案知識管理的服務方向
知識管理的核心是通過對知識本身的管理（包括顯性知識和隱性知識的管理）和對知識過程的管理(包括知識生成、知識積累、知識分類、知識整理、知識組織、知識挖掘、知識開發、知識服務、知識共享、知識交流和知識評估等)，充分挖掘知識的內在潛力，提高創新能力。
2檔案知識管理的服務模式
2.1主動式知識服務模式：通過檔案用戶需求建模，刪除與主題無關的知識資源，提高知識資源的篩選效率，為檔案用戶提供全過程、全智能化的主動式知識服務。2.2交互式知識服務模式：依托信息管理平臺，通過跟蹤服務，發現和挖掘用戶的潛在需求，以主動提問的方式引導用戶更有效地利用知識。2.3推送式知識服務模式：充分發揮知識庫中知識地圖的效用，記錄和分析用戶以往的檢索需求，通過知識單元之間的語義關聯自動發現相關需求，定制性地推送急需的知識資源。2.4導航式知識服務模式：面對海量的檔案知識資源，需要通過導航式的服務方式為用戶提供服務。
3檔案知識資源的科學規范管理
各類知識資源的科學規范管理不僅能真實反映企業發展歷程，而且對有效保存企業知識，實現企業知識共享，提供有效信息服務，保持企業核心競爭力等方面起到了重要基礎保障作用。3.1重視核心知識資源的科學規范管理，保證歸檔文件的系統完整、安全可靠與長期可讀。3.2加強電子檔案管理：嚴格執行國家相關標準和規范《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)，確保電子文件的標準統一，格式一致，數據規范等。同時綜合管理信息平臺的應用，保證了對電子文件的全程控制。3.3做好紙質檔案的數字化工作。首先要進行重新鑒定。根據本單位實際，將永久、長期和短期檔案進行一次全面系統鑒定，剔除無保存價值的檔案。其次，做好優選工作。把利用率高、價值高、社會需求大的檔案優先數字化，進行全文錄入。最后，要建立檔案目錄數據庫，方便檢索。在數字化工作中，要嚴格遵循規范性、安全性和效益性原則。
4建立符合用戶需求的檔案知識管理體系架構
4.1獲取與轉換：從用戶角度進行組織建設，圍繞企業生產經營、管理決策等核心工作，尤其是重點項目的需求，先建選題目錄數據庫，按照主題或專業等多種分類原則；后建選題內容數據庫，采集相關數字信息，并按照知識化管理的要求進行加工處理，轉換成結構化數字信息，包括信息整理、格式轉換、知識分類、知識編碼等過程。4.2挖掘與發現：構建檔案信息數據庫、數據倉庫和相關知識鏈接，實現檔案信息資源的整合、組織、存儲和更新。同時利用先進的隱性知識挖掘工具，將信息管理系統中的元數據信息、背景數據和用戶信息作為一個集合體，從中發現隱含的有規律的信息，應用特定的算法工具，找出相關的知識聯系。4.3分類和建模：按照分類標準構建有序化的數字檔案信息資源分類體系。充分利用專題數據庫的功能優勢，立足用戶需求建設企業各類知識庫，如院史庫、文檔庫、資料庫、規章制度庫、榮譽庫等，成為企業知識資源管理與知識服務平臺,實現集成化和智能化管理。在檢索方面實現了目錄檢索，全文檢索和空間檢索，提高了檔案的查全率和查準率。4.4反饋和更新：用戶反饋就是判斷、評價知識的價值，將有用的知識信息輸入知識庫。用戶可以將知識服務過程中的任何問題提供給檔案管理員，并提出意見和建議。這樣有助于更好地挖掘用戶需求，提供有針對性的服務，將隱性知識顯性化，并轉化為生產力，具有高邊際效益，成為知識服務的重點。
5知識服務的有效應用
5.1專題服務。充分利用數據庫技術進行整序和知識重組，將檔案的歷史價值體現出來，形成知識密集型的服務內容。檔案編研員通過對檔案用戶的需求偏好分析，查閱相關檔案資料編撰成為系統性強，參考價值高的專題。利用電子檔案舉辦展覽，形式新穎多樣，紙質、照片、錄音、錄像、實物檔案等都可以通過數字化后完整地展現其原貌，使展覽內容豐富，有身臨其境之感。5.2咨詢服務。數字檔案館咨詢服務是利用現代化服務軟件，包括電子郵件、留言表單及在線實時通訊等，解決檔案用戶在尋找相關信息和知識過程中遇到的各種問題，幫助其更好地利用館藏資源，找到所需的信息和知識，實現有一定深度和知識含量的服務。
6促進信息共享與知識創新
知識庫建設是在數字化前提下，向網絡化、合作化和集成化方向發展。創新信息資源建設模式，實現實時通訊、協同工作、共享文件等功能。充分發揮專業用戶的作用與積極性，同時加強館際間的交流與合作，實現網絡信息資源共建共享。
7對企業知識管理者的新要求
7.1在知識層面上，要兼備檔案學專業知識及相關學科知識。對數量龐大的檔案進行科學管理，具備發現和尋找信息的能力；組織和管理信息的能力；評估和傳遞信息的能力。不僅讓用戶更有效率地使用檔案資源外，還可根據檔案提供者的背景資料，找到該主題領域內的知識專家，進一步實現企業知識的交流和共享。7.2在技能層面上，要具備信息管理技能與溝通協調能力。知識庫建設是數字檔案館的中樞工程，是成功實施知識管理戰略的先決條件之一，其規劃、實施、管理、維護、標準建設等都需要相關人員具備較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，還要掌握數據庫管理的基本技能和業務流程。加強知識管理的培訓和學習，營造合作與研究的環境和氛圍。7.3在態度層面上，要具有良好的人格特質。知識管理者具有敬業精神，工作細心、耐心，工作積極主動，樂于學習新知識，有一定的創新能力。總之，在大數據時代晨曦初現的當口，檔案部門在創新性地開展知識管理建設工作中，為社會提供了一種全新的服務模式，使檔案管理工作真正適應知識經濟時代的要求，為企業的發展做出更大更多的貢獻，不斷開創檔案工作的新局面。
參考文獻
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