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[關鍵詞]房地產檔案；管理；現狀 文章編號：2095-4085（2015）08-0135-02
加強房地產檔案管理需要在制定和完善房地產權屬檔案專業標準和規范的基礎上，實現房地產權屬檔案的信息化管理，加強專業人才的培養和培訓工作。針對目前房地產檔案管理狀況，應采取有效措施，使房地產權屬檔案管理有法可依、有章可循。
1.房地產檔案管理的現狀
1.1房地產檔案管理理論
房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。房地產檔案形成后，房地產的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷的轉移和變更之中，必須不斷地補充新材料，才能確保房地產檔案的真實性和連續性。
1.2房地產檔案收集
房地產檔案的收集，是檔案管理工作的起點和基礎，是不可缺少的重要環節。該環節需注意以下幾個方面：
（1）收集過程中，要確保每次產權登記、變更和涉及產權活動的產權文件材料完整、準確、詳實，力求文件材料的形式、規格、各項技術指標和驗收標準達到高度統一。
（2）凡屬歸檔范圍內各種形式產權文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產權來源、產權登記以及產權變更的證明、證件，房屋及其使用土地權屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。
（3）歸檔時間要根據房地產文件材料形成過程的特點來確定。
1.3房地產檔案整理
房地產檔案整理就是把收集到的各種材料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、條理化，其內容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準確等。分類以后，還需要對每一類別的檔案材料進行立卷，立卷工作的內容包括卷內文件材料的排列與編號，填寫卷內文件目錄、填制案卷封面和案卷裝訂等工作。
2.房地產檔案管理中存在的問題
2.1現行文件過于籠統，缺乏操作性
在實際工作中，房地產權屬檔案管理的依據為2001年建設部頒布的《城市房地產權屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產權屬檔案的收集、整理和利用等幾個方面對房地產權屬檔案的管理工作進行了規定，但只限于宏觀層面，缺乏對具體工作的指導。目前的實際工作情況是，服務中心窗口受理業務時收什么材料，檔案室就存什么材料，對于檔案材料是否齊全、是否規范、是否準確，還缺少統一的標準。
2.2保管期限不明確
《城市房地產權屬檔案管理辦法》規定：房地產權屬檔案應以單元建檔，以房地產權利人為全宗立卷。但在實際工作中是以房號為單元建檔，將權利人的所有權登記檔案、所有權轉移登記檔案、他項權登記檔案、他項權注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產權屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。因此，房地產權屬檔案出現了有增無減的現象，必將導致檔案庫房空間的資源短缺。
2.3檔案管理專用軟件不能滿足工作需要
在提高房地產權屬檔案數字化水平的工作中需要注意兩個問題：一是房地產權屬紙質檔案和電子檔案內容要一致。由于房地產權屬檔案處于不斷的轉移和變更之中，具有極強的動態性，因此房地產權屬檔案的最新電子信息始終要與房產現狀一致，并不斷補充、更新材料，自始至終反映房屋產權的現實情況，這就要求房地產權屬檔案管理專用軟件能使新、舊數據統一，實現無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統一，不能因業務不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業務往往由不同的部門負責，這就造成在房地產權屬檔案數字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實際工作中存在著檔案數據存儲分散、查詢繁瑣、數據易丟失等問題。因此，研發適合房地產權屬檔案管理的專用軟件，提高房地產權屬檔案數字化管理水平，勢在必行。
2.4對檔案管理人員業務培訓不到位
房地產權屬檔案的內容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業性。這就使得房地產權屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識，又要了解一些測繪、法律等相關的專業知識，還要懂得每一類權屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對檔案管理人員的業務培訓工作是非常重要的，但現實情況卻是這方面培訓工作不到位。
3.解決檔案管理問題的措施
3.1制定切實可行的檔案管理規范
一方面要加強學習和研究，結合實際工作不斷創新；另一方面，相關的行政主管部門應積極協調有關部門盡快制定出房地產權屬檔案管理實施辦法，并出臺操作性強的相關標準、規范。規范應包括具體每項業務所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規格、保管期限、鑒定銷毀制度等內容，以便于檔案工作人員在實際工作中參照執行，在接收檔案時有據可查，確保房地產權屬檔案收集齊全、整理規范。
3.2實現檔案數字化
實現檔案數字化是現代房地產檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調查和搜集，對存量房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內容。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，排序也必須符合規定。在實施方案管數字化建設時，還應注重其安全性。在房產檔案中，其主要包括兩個方面的內容，即檔案原件與檔案數據，其中在電子件中，其安全性又包括數據安全級別與設備運行的可靠。基于此，在安全級別上，應設置相應的權限，在規定的權限范圍內來應用不同的數據，從而確保其數據的安全性；而在設備運行可靠性上，應該采用高性能設備，同時為了以防萬一，可構建相應的備份檔案，從而確保數據的可恢復性以及其存貯的安全性。
3.3加強對檔案管理人員的培訓工作
在房產檔案管理過程中，其所涉及到內容有很多，而這也就要求檔案管理工人員必須要具備扎實的理論知識，不斷擴展其自身知識領域，提高其信息意識，掌握相應的基礎知識。同時，還應不斷提高其自身的業務水平和能力，掌握相應的計算機知識與操作技能，這樣才能夠更好地適應信息時代下房產檔案管理的各種需求。
Abstract: It is a new task for us to understand the characteristics of the real estate file, function and the problems that should be paid attention to in management, in order to make it serve for community high-quality, fast-paced, multi-channel.
關鍵詞： 依法；房地產檔案；管理
Key words: according to law; real estate files; management
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2011）23-0315-01
1新形勢下房地產檔案的特點
房地產檔案的基本概念是指城市房地產管理部門在房地產產權登記、產權調查、變更登記等權屬管理活動中形成的，反映產權人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、光盤等各種載體的文件材料。
1.1 房地產檔案管理具有動態性在社會主義市場經濟體制下，我國城市土地實行的“有償、有限期、有流動”的使用制度，城市房屋實行了商品化，房地產市場行為相當活躍和頻繁。尤其隨著房地產業成為國民經濟新的增長點，房屋產權出現了多元化的特征，房產抵押行為增多。這一時期，對于房地產交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產權屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對房地產糾紛進行仲裁的主要依據。因此，房地產管理部門必須對這些產權轉移、產權變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產產權檔案，保障權屬結論與權利現狀的一致性，從而完成房地產檔案的動態管理。
1.2 房地產檔案必須與房屋產權相對應也就是說有一份產權就會有一卷房地產檔案，且在辦理房地產交易、繼承、抵押、查封、評估及處理房地產糾紛，以及城市規劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產檔案的利用。
1.3 房地產檔案管理的基本原則是屬地管理根據此原則，各地房地產管理部門在對房地產進行管理的過程中對本地區的房地產檔案處于獨占和壟斷地位。因此，本地區房地產市場混亂、房地產信息匱乏和產權管理無序等都可能由開發利用工作不到位而直接引發。
2新形勢下房地產檔案的作用
①為房地產權屬登記服務。房地產權屬檔案是房地產的取得、滅失和合法變更的合法依據；②為房地產交易服務。房地產權屬檔案是確認房地產交易行為合法有效性的依據；③為房地產糾紛仲裁服務。隨著住房商品化、私有化的轉變，房產抵押行為增多，房屋產權的多元化，使得房地產糾紛呈上升趨勢；④為物業管理服務。房地產權屬檔案信息是物業管理公司開展物業管理工作的依據；⑤為城市建設服務。進行城市規劃、拆遷安置、舊城改造等時，引進房地產權屬檔案和現代化的圖形數據庫不僅能夠系統的反映公私房產的數量、面積、結構等，可以及時地為建設部門提供各類數據，既節省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。
3采取有效措施，依法加強房地產檔案管理
3.1 做好前期控制法律依據性要求房地產檔案必須真實準確，完全符合事實。必須做好前期控制，規范好檔案資料的收集、整理工作，全面準確地提供檔案信息。
①確保房地產權屬檔案的完整。要依照檔案管理有關法規及有關業務的規定，房地產權屬檔案須納入以下五個方面的文件資料，即房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產狀況的信息資料。②確保房地產檔案的真實。工作人員在辦理房屋登記時就要把好文件資料的審核關。要認真審核當事人的手續是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無虛報、瞞報產權和涂改、偽造資料等違法現象，總之，應確保“手續完備、材料齊全、內容真實”。檔案管理部門還應把好歸檔關，在檔案交接時，檔案室工作人員對資料逐項逐條進行最后審核。
3.2 建立動態管理機制，規范檔案資料的收集、整理工作房地產檔案的動態性要求我們對房地產檔案進行動態管理，做到正確、完整、及時的完成因產權轉移、產權變更后所形成的文件材料，使房地產檔案能夠清晰、完整地反映房地產的真實信息。①在房屋狀況發生變動時要再次進行實地測量，制作新的產籍平面圖，并計算相應的面積，還要將房屋狀況發生變動的原因登記的相關的文件材料中；②房屋滅失的，要進行現場勘查，同時將房產證收回注銷，并將之與原產權檔案放在一起。
3.3 采用科學的管理方法和先進的管理手段管理房地產檔案數量巨大、使用頻繁是房地產檔案的兩大特點。先進的管理方法和技術手段的運用，能夠使檔案管理和提供利用的工作效率得到提高。
①采用分類管理的辦法。按照登記種類的不同，房地產檔案一般有產權、滅失、注銷、測繪、評估、拆遷、抵押、查封、拍賣、統計檔案等十幾種；②現代化的管理手段。利用現代科學技術，方便快捷地搞好檔案利用。廣、快、精、準是信息化社會人們信息需求的基本特點，為了滿足這一需求，必須借助于先進的技術手段。作為社會信息業的組成部分，房地產檔案管理部門有必要實現檔案管理現代化。首先普及使用計算機技術，實現檔案管理自動化。將計算機技術引入到房地產權屬檔案管理中來，提高檔案信息處理效率。其次，實現檔案信息傳遞網絡化，將網絡技術引入到檔案管理中來，更好地發揮計算機技術的優越性，使對利用者的服務更加方便快捷。
【關鍵詞】房地產 檔案管理 信息系統
在我國房地產產業飛速發展的信息時代，商品房市場發展迅速。而另一方面，以直管房、自管房、廉租房、經濟適用房等為主保障房工作則相對滯后。要改變這一局面，需要全面實現房地產管理信息化。要達成這一目標，首先要實現房地產檔案管理的信息化，開發完善的房地產信息檔案管理系統。房產檔案管理系統應具備以下功能：一是共享檔案信息業務管理與利用的信息；二是強大的檢索、查詢、排序；三是數字檔案信息的瀏覽與下載；四是具備完善、科學的安全機制， 實現高度安全下的信息開放性；五是符合Internet/Intranet發展潮流，對檔案信息的獲取方式不受時間和地域限制，能實現自我發展、自我完善、可塑的管理平臺。系統的具體設計應從以下幾方面入手。
1 房地產檔案信息采集的標準化
房地產檔案信息的著錄與索引要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規則》，以及其他相關法律法規進行。此外，需要由主管部門對其進行規范化，制定相關的行為規范和規章制度。通過明確的規范化，保證我國房地產檔案信息采集的合規性。另一方面，要嚴格把關信息來源，避免系統管理和維護過程中信息出現失真，隨時確保檔案信息真實、正確。
2 標準化的房地產檔案信息進行數字化處理
應通過計算機、掃描儀等現代化設備把檔案信息數字化，進而為檔案信息的存儲、查詢、管理打下數據基礎。要想合理開發、利用檔案信息，在設計房地產檔案管理模塊時，必須對房產檔案內容進行科學分類。總的來說，需要數字化處理房地產檔案信息信息主要有4種類型：房地產的基本信息、房地產的初始信息、房地產的交易信息、房地產的限制信息。通過對這類涉及房地產所在的位置、戶主、交易情況、特別的事項等信息的數字化轉換、數字形態儲存處理，可以高效率、低成本地管理房地產檔案信息，節約管理的成本。
3 系統開發數據庫的選擇
易于操作、管理的房地產檔案管理系統需要經濟、有效的數據庫系統。數據庫系統選擇正確與否，是房地產檔案管理系統開發成功的關鍵。目前，比較常用的數據庫有Oracle、SQL server、Access、My SQL、Sybase、Fox pro等。根據各地實際情況，數據庫的選擇應以以下原則進行。
3.1 按需求選擇
一般來說，數據庫需要完成的任務有支持Web、事務處理、文本搜索和復制，等等。在事務處理方面，Oracle較有優勢，其次是微軟的SQL Server。在支持Web應用程序方面，My SQL數據庫的表現較好。在復制和群集功能上，My SQL的單向復制功能雖然非常易用，但是，My SQL群集功能的可應用性則不甚理想。原則上，數據庫的選擇主要是根據其功能是否可以很好地支持系統的應用程序。若是以閱讀數據庫為主的Web應用，My SQL無疑是最佳選擇，而處理復雜事項則要考慮使用Oracle或SQL Server。從房地產檔案管理的特點來看，考慮其系統數據的復雜性要求數據庫系統具有龐大的數據處理的功能等因素，建議房地產檔案管理系統開發選擇SQL Server數據庫。
3.2 按易用性和管理需要選擇
開源數據庫的管理主要是以命令行工具來實現，雖然其也擁有一些圖形工具，但與自帶的圖形管理工具的Oracle等商業數據庫相比，不夠靈活、穩定。另外，圖形化管理方面，微軟的SQL Server管理工具擁有自身的終端平臺，并不是基于瀏覽器。這一設計便于它完成一些Web瀏覽器所不能實現的強大功能。實踐表明，Oracle在事務處理方面具有領先優勢；My SQL對支持Web應用程序較其他數據庫更好，單向復制功能更為簡單易用。應根據實際情況選擇這種兩種數據庫中的一個，達到有針對性的系統最優設計。
4 房地產檔案信息管理系統協同性處理
房地產檔案信息管理系統并不是一個獨立的系統工程，而是與其他的管理系統存在著密切的聯系的，只有處理好眾多相關系統之間的協調性，實現管理的有序化，才能保證在構建房地產檔案信息管理系統中存在的失誤越來越少，并且對于分散保存于各系統中的信息只有在共享中才能發揮各自的協調作用。房地產檔案信息管理系統的開發需要使其與房產登記審批軟件、房產地理管理、自動計費制證、房改數據系統和網上抵押等系統緊密結合并兼容，只有使這些系統內的部分協調一致，才能使開發出的管理系統更好地發其揮應有的作用。
5 房地產檔案信息化管理系統網絡化
網絡化管理的主要改變表現在載體與服務方式方面，不會改變房地產檔案的內容、性質。
房地產檔案信息管理系統網絡化，一方面可以實現房地產檔案信息日常管理的網絡化，即通過利用網絡技術，可使房地產檔案一經確定在網上即可對其進行綜合利用，另一方面，該系統可全面實現檔案服務的網絡化，使查詢者能較方便地利用計算機網絡查詢到其所需信息和內容。房地產檔案信息管理系統是一個龐大的系統工程，對其進行網絡化管理相對應之處的傳統方式的管理最突出的表現，就在于一切管理都使用網絡技術進行控制。借助于網絡平臺可以實現其管理系統的功能，方便人們對于信息的查詢、檢索、瀏覽、下載等功能。
6 結語
總之，如果要發揮房地產檔案管理信息系統在房地產掛了你全過程中的作用，構建合理、有效的房地產檔案信息管理系統勢在必行，構建該系統的過程中需要圍繞著上述內容開展工作，并不斷完善，保障房地產檔案信息管理系統的快速構建和實現。
參考文獻
[1]張淼.房地產檔案信息化管理[J].蘭臺內外，2009（02）.
[2]李.淺談房地產檔案信息化建設[J].科技資訊，2011（29）.
作者簡介
杜海（1974-），男，現為吉林省四平市房產鐵東經營管理處助理館員。
關鍵詞：房地產；檔案管理；信息化系統
1 房地產檔案管理的重要性
1.1 房地產檔案是政府進行管理與決策的依據
處于現代社會的人們已經完全脫離了傳統的靠直覺和主觀意愿進行判斷的思維方式，科學技術的發展使得人們有條件對于事物做出準確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對于政府而言，當需要管理和決策城市的建設和規范問題時，需要用到盡可能豐富的房地產信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學習以往房地產開發管理中的經驗和教訓，加大對房地產開發的歷史和現狀的了解，幫助其作出符合客觀實際的判斷和決策。
1.2 房地產檔案是擁有者合法性的證明
參照我國相關法律的規定，房產證書和房地產檔案是證明其擁有者合法性的關鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產主人可以通過這些文件來證明自身對房產具有使用、支配的權力，另一方面，房產主人可以利用這些文件來保護自身在買賣、交換、改擴建、抵押等一系列經濟活動中的合法權益。
1.3 房地產檔案有利于規范行業行為
在房地產檔案中詳實地記錄著政府管理部門和房地產企業以及房產擁有者的行為，通過房地產檔案可以清晰地了解到真實的房地產發展面貌和歷程，包括曾經的違背政府規劃的建設記錄和房地產業主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實地記錄下來。這些記錄無疑會使房地產行業內的不正當行為有所收斂，對于行業內相關人員具有監督和警示作用，有利于規范行業內秩序，從而使房地產主的合法權益得到保障。
2 房地產檔案管理的方法和措施
2.1 堅持依法管檔的核心理念
我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關管理部門也出臺了房地產檔案管理的規章制度，如國家建設部頒發的《城市房地產權屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導房地產檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產檔案管理中的和過失等問題，真正保護房產擁有者的合法權益，因此在房地產管理工作中必須堅持依法管檔的核心理念。
2.2 加強管理人員的專業素質培養
房地產管理人員肩負著房地產的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個環節的錯誤都可能引發經濟糾紛和權益人的正當權利受損，因此必須加強對房地產管理人員的專業素質培養，提高業務水平。特別是要強化房地產管理人員的責任意識，做到檔案的編研真實有效，能夠不斷和及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產資料的開發和利用。同時，還要做好日常的檔案資料保護工作，保證存放紙質檔案的區域清潔衛生，不會發生房地產檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現象。
2.3 以提供優質服務為工作目標
目前多數的房地產檔案以紙質材料作為關鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產檔案紙質材料眾多，如果沒有進行有效的管理，則很難在需要查閱時找到有用的信息，這對房地產檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優質的服務，利于信息需求者快速找到有效信息。總的來說，就是要求房地產檔案工作人員按照所管理的房地產檔案實際情況和特點為出發點，充分考慮客觀需要，強化服務意識，提高服務效率，實現優質服務的工作目標。
3 房地產檔案信息化系統構建
改革開放以來我國的經濟水平大幅度提高，人們對于住房的需求也越來越高，這有力地推動了房地產行業的發展。傳統的房地產檔案管理方式已經不適應當前房地產檔案信息的爆發式擴張，人們需要尋求新的房地產檔案管理方式來提高管理的效率，房地產檔案信息化系統的概念應運而生。
房地產檔案管理信息化是從傳統的紙質檔案管理逐步轉向電子信息管理，旨在通過計算機信息技術實現對房地產數據的系統化和實時化管理，以滿足大量信息的存儲和讀取要求。房地產檔案管理信息化適應了新社會形勢的發展需求，使得房地產檔案的信息化管理更為規范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務。
建立房地產檔案信息化系統需要做好以下三個方面的內容：一是制定好相關的信息化管理的規章制度。在房地產檔案信息化管理系統中，主要以電子信息為管理對象，而不同于以往的紙質信息管理，因而要制定出對電子信息管理有針對性的規章制度，比如在系統信息錄入和查閱權限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監督的規章制度。二是要積極利用更加先進的技術手段。科學技術是不斷發展和技術，隨著社會的進步，人們的需求也在逐步提高，房地產檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務，就需要采用更加先進的技術手段來進行輔助管理。三是要重視對房地產檔案管理人員的綜合素質培養，特別是對于軟件操作和管理等方面的培訓。房地產檔案管理人員需要不斷學習理論知識和總結實踐經驗，將檔案管理的基礎知識與信息技術知識有機結合，成為掌握專業技術和適應崗位發展需求的專業的房地產檔案管理人才。
參考文獻
[1]陸嫣.房地產權屬檔案管理的問題以及創新策略[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2015（05）.
[2]李敏嘉.淺議我國當前的房地產檔案管理[J].城建檔案.2013（06）.
【關鍵詞】房地產檔案；管理；房地產業
房地產檔案，是指過去和現在的房地產管理機構、房地產工作人員從事房地產經營管理活動，直接形成的各種形式的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。
一、房地產檔案的作用
1、憑證作用。房地產檔案不僅反映了房地產的演變過程和本來面目，這些都具有無可爭辯的法律效力，還客觀地記錄了以往的歷史，包括從申請人提出申請、提交相關證件、房地產登記收件、核查、測繪、出圖、領導審批等一系列程序中形成的各種文件，所反映的內容具有無可置辯的證據作用。
2、參考作用。房地產檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過，而且記錄了人們在活動中的思想發展，檔案材料是歷史的真實記載，所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權、使用權、占有權、收益權等的演變歷史和所有權歸屬均在房地產檔案中有真實記錄，這就要求房地產檔案管理必須根據自身的特點，按照檔案管理的一般規律結合房地產檔案的特殊規律，做好房地產檔案管理工作。
二、房地產檔案的特點
1、時間長、變動大。房屋從建好居住到拆遷，中間最短需要幾十年，長可達幾百年。在這一時間段內，有關房屋的各方面都不是一成不變的，其中包括房屋的產權問題、結構、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產檔案也隨著時間的推移不斷變化。
2、來源廣、內容雜。房地產檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程，所產生的材料規格大小不一，體式復雜多樣，這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產生的具有保存價值的文件材料包括：房屋所有權性質辦理及變化記錄、改變使用功能和房屋結構所產生的材料、修繕記錄、使用記錄等等，內容較復雜。
3、專業性比較強。房地產業是一個比較龐大的系統工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發企業、施工隊伍等硬件，還要有房產銀行、房產監察、價格體系、法制建設等軟件，因此，要保證房地產檔案的齊全完整，做好動態管理工作和提洪利用工作，必須了解黨和國家有關房地產工作的一系列方針政策，了解地方有關房管工作的各項具體規定和辦法，熟悉單位內部各項業務工作的力之事規則和程序。
4、利用率很高。房地產檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄，對房屋的所有權、淺談房地產檔案的特點及管理方法結構面積、功能變化等都有詳細記錄。權威、及時、準確的房地產檔案信息是一切企業經營活動的基礎，其實質在于反映市場的真實情況及市場運動規律，幫助人們做出正確的決策，因此它的利用率非常高。
三、加強房地產檔案管理的幾點思考
1、要加強法制化建設，樹立全員管理檔案概念。
《檔案法》的頒布標志檔案工作步入了法制化軌道，我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產檔案的經濟社會價值，提高人們對房地嚴檔案作用的認識。同時要加大行政執法力度，確保檔案與實物的高度統一，積極推進房地產檔案管理工作的法制化進程。要通過學習檔案法律法規以及檔案管理知識樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產開發企業的各項管理工作中要強化檔案意識，以責任感、使命感指導我們的工作。
2、我們要完善現有的管理信息系統，引進新的管理理念。
我們要建立完善準確的電子檔案庫，電子檔案與紙質檔案相比可操作性強，占據空間小，不受限制，還可以保護紙質檔案。但是紙質檔案本身就是資源，承載著一段歷史，這是電子檔案無法比擬的。因此，我們實際操作當中應該做到二者并存，互相補充，實現紙質檔、電子檔的相輔相成。
3、加強房地產檔案管理工作人員隊伍建設。
實現房地產檔案有效管理，離不開高素質的管理人才。加強房地產管理工作人員隊伍建設，要著力抓好以下幾點：一是檔案主管部門要加強業務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規、政策、規范并運用到自己的工作中去。二是房地產檔案管理人員，要具有高尚的思想覺悟和職業道德，積極參與經濟建設，立足本崗，甘于奉獻。同時，要不斷完善自身的知識結構，既要掌握檔案專業知識，又要熟悉房地產權管理知識，更好地適應工作需要。三是加強檔案管理人員的業務培訓，提高其業務知識和管理水平。四是開展房地產檔案管理單位之間的業務交流，在交流中取長補短，不斷提高單位的整體業務能力，使房地產檔案管理適應新形勢的需要。
4、檔案管理人員應該不斷提高自身的服務水平
嚴格來說，檔案管理同時也是一種專業的服務 ，是專門服務社會的。現如今，社會各界對房地產檔案信息服務的需要越來越迫切，希望通過房地產檔案管理信息系統了解房地產的相關政策。因此作為房地產檔案管理人員，我們要努力提高服務水平，積極服務好社會、群眾，接受新的服務理念，順應時代的發展，滿足人民的需要。
5、加強房產檔案管理，為城市基本建設服務
隨著城市建設的飛速發展，舊城區的改造步伐越來越大。舊城改造、道路拓寬和內河整治等大量的建設拆遷工程，無不牽涉到眾多居民住宅及部門單位房的拆遷安置工作。它關系到千家萬戶的切身利益，關系到社會穩定。由于被拆遷人的房屋及附屬物大多年代久遠，歷史上這些房屋的產權演變情況復雜，一些居民擅自搭建違章簡易房屋，因此對原有房屋的歷史沿革和現實狀況客觀、真實的歷史記載就顯得更為重要。工程初期，房產檔案部門要根據規劃部門批準的拆遷范圍，對所有房屋逐棟逐戶進行查檔核對，將房屋的結構、樓層、建筑面積、四界關系、產權來源等房產檔案材料，提供給拆遷單位進行可行性分析。由于拆遷范圍的規模大、戶數多，而且時間緊，為讓拆遷人盡快進入拆遷階段，房地產檔案部門還要及時組織人力，加班突擊。
6、檔案管理人員要為檔案內容保密
首先要加固存放檔案的庫房的門窗，把庫房作為重點保護對象，安排專人負責看守庫房，看守人員應該嚴格遵守庫房管理制度，閑雜人等一律不準入內。嚴格管理庫房是做好保密工作的基礎。
其次在檔案的使用時加強保護。檔案管理人員的素質與檔案的安全有直接關系，因此每一個檔案管理人員都應該努力提升自身素質：第一，要熱愛自己的工作，對自己及社會負責，對工作兢兢業業，不求回報，努力服務好社會及人民。第二，要努力學習相關的法律法規，熟悉掌握相關的檔案內容，提高專業素質。第三，在日常工作中要不斷的發現問題并總結經驗，能夠處理一般的問題。第四，要完善相關的借閱制度，并嚴格執行。
總之，房地產檔案管理工作已成為經濟體制改革進程中房地產經濟領域的一個重要環節，是一項十分重要的基礎業務建設，是房地產管理部門重要任務之一。為了進一步發揮房地產檔案在房地產管理中的作用，加強和完善房產檔案的規范化、現代化管理，深入開發房產檔案信息資源，為房地產經濟發展服務，是擺在城市房產檔案管理部門面前的重要任務。我們應充分重視并加強房地產檔案管理工作，以推動經濟發展，加大管理力度、提高服務功能為己任，努力實現房地產檔案管理工作的新突破。
參考文獻：
【關鍵詞】房地產 直管房 保障房 檔案管理 數字化
近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。
1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務
1.1 形成數字化管理思維
我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變。基于此，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。
1.2 明確各構建階段的內容與任務
數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：
（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。
（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。
（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。
1.3 制定與長期堅持構建原則
實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.
（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。
（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。
2 我國房地產檔案管理數字化的策略
直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。
2.1 建立健全各項規章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。
2.2 加強檔案數字化工作
首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。
2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。
2.4 加強前期資料的收集
據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養
從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺
為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：
（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。
（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。
（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。
（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。
（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。
參考文獻
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作者簡介
杜海（1974-），男，現為吉林省四平市房產鐵東經營管理處助理館員。
隨著改革開放和現代化建設步伐的明顯加快，房地產業市場的需求迅速擴大，房地產業有了不同尋常的迅猛發展。房地產檔案，是房地產管理活動的傍生物，是記述和反映房地產自身狀況及人們對其管理使用的信息原始載體。準確、完整的產權產籍資料是國民經濟、城市建設和管理的重要依據。作為房地產產權界定的有力存證，它為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律依據。無論是產權檔案的內容還是它的作用都表現出很強的憑證性和權威性特點。隨著現代社會信息化的發展，推廣“房地產產籍管理”計算機標準軟件的運用，使管理規范化、現代化，成為一種必然趨勢。
1 檔案管理體制與房地產行業發展同步
1.1物權法的實施將推動房地產檔案管理的發展
作為保護私有合法財產的一部新型法律，《中華人民共和國物權法》的實施將對房地產檔案工作產生極大的影響。物權法中對住宅七十年使用權到期自動續期的決定是對房地產檔案管理的規范化、科學化的推動。房地產檔案的有無，保管的好壞，記載是否準確、全面，將關系到產權人的切身利益，一個房產權利人擁有了房屋所有權，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、處分等權利。只有不斷地發展和提高房地產檔案管理的水平，才能很好地保障權利人的權益。
1.2房地產檔案管理將向規范化、標準化的方向發展
房地產產權產籍管理是房地產行政管理的核心與基礎，與房地產市場管理關系密切，各種房地產交易行為最終都要歸結到權屬的確定，只有產權清楚，產籍資料完整，才能確保房地產市場行為合法有效。隨著房地產行業的不斷發展壯大，國家、社會對房地產行業的重視程度不斷提高，房地產行業的規范化、法制化不斷提高。與此同時，房地產檔案管理也將走向規范化、標準化管理。
1.2.1設置管理機構，促進房地產檔案管理規范化發展
檔案管理機構的設置，是房地產檔案管理規范化發展的前提。房地產檔案管理機構的設置不僅僅是檔案館（室）的建設，也是房地產檔案管理部門的事，它關系到檔案房地產檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個功能部門的健全。在完善的機構設置下，人盡其力，物盡其能，房地產檔案管理的規范化發展將成為可能。
1.2.2房地產檔案管理向標準化發展
標準化是提高檔案管理水平和管理質量的重要前提，是房地產檔案管理規范化發展的保障。房地產權屬檔案管理模式規范化，包括檔案館（室）管理工作的規范化、職工業務考核的規范化和房地產權屬檔案管理技術的規范化。具體講就是實現檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環節的規范化、標準化。
1.2.3逐步實現一體化管理模式
所謂一體化管理，是房地產行政管理部門行政職能科室與具體辦事機構管理分開，涉及對外辦理權屬登記、交易過戶等具體業務，由登記中心一個機構承擔，一個窗口對外。實現一體化管理，就能通過辦理機構之間的溝通協調，準確、快捷地傳遞信息，通過部門配合、環節控制，實現房地產業諸業務間的有機銜接，逐步實現各機構間的信息共享，充分掌握交易、登記信息，同時簡化辦理手續，優化服務，方便服務對象。
2 電子政務環境下實現對房地產檔案的管理成為可能
所謂電子政務，就是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的、符合國際水準的管理和服務。
電子政務主要包括幾個方面：政府間的電子政務、政府對企業的電子政務以及政府對公民的電子政務。政府對公民的電子政務是指政府通過電子網絡系統為公民提供的各種服務。在這樣一個大環境下，房地產權屬登記這一房地產管理活動的重要內容，將可以通過電子系統來完成。由于一切手續都是通過計算機完成，這將使整個房地產檔案的管理發生重大變化。
在這一形勢下，房地產檔案為了解決電子文件對軟硬環境的依賴性和電子載體的不穩定性，房地產管理業務工作出現同一工作項目或同一案件的文件材料出現不同載體的文件并存的問題，房地產檔案管理將會產生很多新的變化。
3 現代化水平進一步加快，信息共享成為可能
隨著房地產經濟的不斷發展，房地產權屬檔案管理工作變得越來越重要，社會各界對房地產檔案的需求也越來越多，范圍越來越廣，對房地產信息的需求和利用越來越呈現出多樣化，傳統的房地產權屬檔案管理模式、管理手段越來越不適應房地產經濟發展的要求。因此，探索以現代科技發展為重要條件的適應社會發展的檔案管理模式則顯得至關重要。
3.1實現房地產檔案的縮微化、數字化
檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化成電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，形成數據庫。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。
3.2實現房地產檔案的信息化、網絡化
計算機技術和網絡技術的普及應用，為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性：一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。隨著電子文件和互聯網建設的逐步完善，人們的信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
3.3實現房地產檔案管理的多元化、智能化
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類門檔。實現檔案管理自動化、智能化能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值。
3.4實現房地產檔案管理的社會化、市場化。
1.1安全性
“互聯網+”的應用雖然給房地產檔案管理工作帶來了極大的方便，在在運用數字化管理技術的時候，首先需要遵循的就是安全性的原則。由于房地產檔案往往具有極高的商業價值，這樣導致了一旦檔案信息流失將會給房地產業造成無法估量的損失。因此在實際的管理過程中，檔案管理人員需要注重對檔案信息的安全性管理，并定期的對相關的軟件進行升級，從而使得房地產檔案信息能夠得以長時間的保存。
1.2真實性
對于在房地產檔案管理過程中，在使用數字化技術的時候，還需要注重檔案信息的真實性。嚴禁相應的管理人員在實施管理的過程中篡改相應的檔案信息，并且對于檔案信息的記錄和保存需要進行嚴格地核對，以保證所儲存的檔案信息的真實可靠。
1.3簡便性
在進行檔案管理的過程中，之所以需要使用到“互聯網+”技術的應用，主要是為了方便人們更好地進行房地產檔案的管理和查閱。因此，在運用數字化技術的過程中，還需要保證檔案信息管理的簡便性。這樣當相關人員需要查閱檔案信息的時候，能夠一改以往的查閱方法，可以使其在不同的時間、不同的地點都能對所需要的檔案信息進行快速的讀取，更為重要的是還能更改以往一份檔案在同一時間只能一人讀取的缺點，最終更好地為房地產業的發展服務。
1.4可讀性
可讀性是指在對房地產檔案信息進行保存、壓縮和傳送之后，相關的使用者能夠真實準確的對所接收的檔案信息進行閱讀。可讀性的應用原則，其一是需要保證檔案信息處理之后的真實準確性，其二是對于使用者來說能夠進行仔細地閱讀。如果對于數字化技術的應用，喪失了可讀性這一特性，那么在房地產檔案管理的過程中對于“互聯網+”技術的應用將會變得徒勞無功。
2.互聯網在房地產檔案管理應用中存在的問題
2.1房地產存量檔案數字化問題
對于房地產檔案信息，人們一直使用傳統的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發生意外難以彌補。更重要的是傳統方式形成與保存的房地產檔案無法在網絡中傳輸，在“互聯網+”環境中無法使用。
2.2房地產電子文件的檔案屬性認定問題
房地產檔案是指房產管理部門在進行房地產管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料。盡管在房地產檔案定義中已將電子文件列人其中，但是在實踐中，每當要求提供憑證時，仍然要求提供紙質原件或復印件。網絡上可以傳輸的電子文件信息仍然不能作為憑證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認可。
2.3信息標準化不統一
房地產檔案信息來源、形式、格式多樣化，程序軟件無統一，入內容也無法保持相同。雖然國家頒布了電子文件相關標準，但對于房地產檔案管理則無相應的行業標準，兼容性較差。
2.4信息安全性較低
“互聯網+’，背景下房地產網絡檔案為各企業、監管部門及社會大眾提供了極大便利，然而其安全性卻令人擔憂。房地產檔案管理的硬件設備配備落后，如電源ups系統缺失、硬盤備份不及時、網絡傳輸通道紊亂、密鑰準入制度不健全等，這些都是檔案管理過程中存在的安全隱患。
2.5制度有待完善
“互聯網+”時代對房地產檔案管理更加嚴格，科學合理的制度是重要保證。很多房地產企業并沒有重視檔案管理的制度建設，導致很多制度缺失，如檔案信息安全防范制度、信息安全追責制度、檔案信息共享制度等。制度上的缺失使得檔案管理存在極大的不安全性，人的不安全行為及物的不安全狀態均沒有得到有效制約，使得檔案管理工作更加嚴峻。
2.6信息真實性與唯一性的確認問題
在“互聯網+”環境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲，難免出現涉及同一項目、同一人等的房地產網絡檔案信息不一致的情況，這樣就會有一個在出現這類情況時，由誰，如何判定其真實性與唯一性的問題。
3.基于互聯網的房地產檔案管理問題的解決辦法
3.1提升管理人員水平
房地產檔案管理人員水平直接影響信息準確及安全，企業要加強對相關人員的技能培訓，特別是管理技術、應急能力、安全防范及責任心等方面。有條件的企業可為相關人員提供學習平臺，與其他企業進行而對而交流，不斷汲取別人長處。房地產企業要構建年齡、知識結構合理的檔案管理人才梯隊，通過引入高素質的大學生充實管理隊伍，也可對企業自身的專業人員加強培訓，從而提高相關人員的業務素質。
3.2加快房地產檔案數字化進度
互聯網的發展是迅速的，房地產檔案管理可以借其發展趨勢完成數字化。建立電子檔案，并保持電子檔案和紙質檔案保持一致性。
3.3強化檔案資源標準監理正規體系
對于房地產檔案信息的管理工作，需要有強有力的監督管理體系，這樣能夠使得檔案信息更加的完整和標準，這樣對于數字化技術的應用才能更加得心應手。
3.4明確數字化房地產檔案的認定屬性
目前電子檔案的作用比較有限，一般不會作為有效的證明材料，缺乏法律屬性。主要是目前的證明材料還是以紙質檔案為主。隨著互聯網的發展以及人們對檔案信息調用的方便性要求越來越高，人們對電子檔案的使用范圍會越來越大。
3.5檔案數據動態化管理
房地產數據因主客觀因素時常變動不可避免，如房屋坍塌、繼承、租賃、買賣等，房地產企業要及時更新數據，以確保檔案的時效性和準確性。特別是我國基礎建設加快，街道、地名等變化較快，房地產檔案數據要實行動態化管理及時修正，避免數據遲滯性。因此，房地產各相關單位要與檔案管理部門或機構溝通保持暢通，使檔案數據動態化管理成為常態。
