時間：2023-06-16 09:27:48
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隨著我國改革開放的不斷深入與市場經濟的持續發展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設備與技術來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應用有著很好的發展前景和巨大的優勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設備的硬件建設速度需要不斷加快，同時借助科學有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。
一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業性和技術性結合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術和數據通信技術的應用進行熟練的掌握，同時對傳統檔案管理的技術、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業技能與業務素質將文書檔案工作的管理水平進一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質文件的區別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導致文件內容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發現改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網絡電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動化的有效應用具有得天獨厚的優勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。
（一）積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善。文書檔案辦公自動化應用的前提是必須擁有電子計算機、互聯網以及其他類型的數字化設備，所以，加快硬件設備的建設速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現代化技術的學習與應用之中，就必須對文檔管理的硬件環境進行改善，加快檔案管理設備的硬件建設速度，進而完成文檔技術設備與管理技術手段的現代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合。在實現檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導致現階段的檔案管理工作還存有工作人員的現代化技術水平不高亦或是技術“文盲”的現象，這就致使部分現代化設備在檔案管理的過程中不能充分地發揮出自身的優勢與作用，實現文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當前科學技術水平發展迅猛的新環境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學習或者是培訓來主動掌握以往的檔案管理的技術、原則、方法以及理論等專業技能，除此之外，還應該不斷增強對計算機技術和數據通信技術的掌握能力，進而完成自身專業化與現代化的有效結合。
（三）加強對系統自動化外網和內網的合理布局。確保網絡安全，提高網絡完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內網和外網進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網絡中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現有效的隔離防護。通常來講，網絡中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業務進行封堵；檢測和告警網絡攻擊；管理進出網絡的一些訪問行為；記錄經過防火墻的信息和活動內容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。
三、結語
總而言之，文書檔案管理工作是現階段社會經濟發展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學化的文書檔案管理。這就對相關部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規化的道路發展，保障社會效益與經濟效益的最終實現。
【參考文獻】
文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經濟的不斷發展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現代辦公設備和技術來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著巨大的優勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發展中要加快管理設備的硬件建設，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。
1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網絡電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術性和專業性結合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養，還要熟練掌握數據通訊技術或計算機技術的應用，并且熟悉傳統檔案管理的原則、理論、技術和方法，從而以高水平的業務素質和專業技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。
2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施
辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。
2.1 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善
文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強對系統自動化外網和內網的合理布局
辦公自動化內外網的有效隔離是保證網絡安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網絡。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網絡中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網絡攻擊的相關檢測和告警；對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄；封堵一些被禁止的業務；對進、出網絡的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠對文檔信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。
2.3 促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合
檔案管理人員的現代化是促使檔案管理辦公自動化實現的重要保證。傳統文檔管理模式的長期沿用使得當前的檔案管理存在著工作人員的現代技術水平較低或者是技術文盲的現象，這就使得進行檔案管理的一些現代化設備并不能得到良好的應用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學技術快速發展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時展的形式，通過培訓或學習來積極掌握傳統檔案管理的原則、理論，技術和方法等專業技能，同時還要不斷提高對數據通訊技術和計算機技術等的掌握能力，以實現自身現代化和專業化的有機結合。
2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉成具有圖像性質的網絡電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文檔的保密性。
關鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理
文書檔案管理工作是指機關團體、企事業等單位針對履行自身職責過程中形成的文件轉化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎上，最大限度的發揮文書檔案的價值。隨著信息技術在社會生活各方面的應用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發展，繼承和發揚傳統檔案管理積累的成功經驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。
1 辦公自動化環境能夠有效提升傳統文書檔案管理工作的時效性
在紙質檔案環境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環節，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質量。再比如借閱和利用相關的檔案必須到檔案室，履行規定的手續，完成相關的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網絡實現適時查閱利用。由于平臺的系統提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數據技術的應用，系統可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習慣等進行記錄，通過數據分析可以定期主動為利用者提供相關的信息內容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質的提升。
2 辦公自動化環境能夠從根本上改變傳統文書檔案的保存形態
在傳統文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質的物理形態存在的。紙質材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環境要素有明確的要求，而對紙質文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質的基礎上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統文書檔案，通過數字化將其信息和載體分離，實現不動用實體提供利用，使紙質文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質保存外，絕大多數電子文件不要制作紙質文件，節約了辦公經費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。
3 辦公自動化環境能夠有效簡化傳統文書檔案工作的流程
傳統模式的文書檔案管理一般`屬于機關的辦公室，由于受到機關編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質量的完成相關工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關手續等等。在辦公自動化環境下，自動化基礎下的文書檔案管理工作主要是網絡作為工具，有了檔案管理系統的協助，借助計算機和網絡操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統一歸檔，這樣既節省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內容通過計算機數據庫之間的關聯就可以完成，使得原本復雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統也包括在內，這個系統可以使文書檔案的利用效率和質量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態。
4 辦公自動化環境能夠加速文書檔案工作標準化進程
辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統工作內容的簡單照搬到網絡上的，而是根據文書檔案管理工作的實際，通過新技術的發明和應用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標準化和規范化的方向發展，推動規范文檔管理體制的形成，統一技術操作標準，最終實現管理工作的科學化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規范的文書管理體制是實現自動化的基礎。在辦公自動化環境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，真正實現本單位文件管理與檔案管理統一領導、統一規劃、統一落實，使文件和檔案工作共同發展。在辦公自動化系統設計的過程中，文書檔案相應的數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化的標準必須進行明確，規范技術參數，從而實現不同類型的電子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的無縫流轉和安全管理。
5 辦公自動化環境能夠推動檔案工作法律體系的完善
從文書檔案工作的發展趨勢來看，辦公自動化系統是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當前檔案工作的法律法規基本上還是立足于傳統的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發展奠定法律保證。在行政法規層面，國家檔案局制定了《數字檔案館（室）建設指南》等，指導辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎。
參考文獻
[1]黃麗穎.文書檔案管理辦公自動化應用分析[J].城建檔案，2016，08：70-71
[關健詞]文書檔案 辦公自動化應用 存在問題 應對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
參考文獻：
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[3]楊勇，劉晶．關于文書檔案一體化的若干認識[J]．大學圖書情報學刊，2003，3．
1 辦公自動化環境下的文檔管理優勢
在實踐研究中發現我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環境下的文檔管理中存在的三方面優勢進行詳細的論述。
第一，目前在我國社會上各個企業中實行的文檔管理大多數是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統的紙質檔案管理進行比較，發現在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業在實施檔案管理上的工作效率。
第二，在對現在企業內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環境下，相應的檔案管理人員可以將企業自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環境的影響，也就是說在任何環節下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發現這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發現采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。
第三，在企業發展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業得到更好的發展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現我國企業內部檔案的全面化和規范化都起到不可忽視的作用。
2 辦公自動化環境下文檔管理的問題
2.1 網絡辦公環境存在安全風險
在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；此外，檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。
2.2 電子檔案處理易造成操作失誤
辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。
3 辦公自動化環境下文檔管理的有效手段
3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提
計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，企事業單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。
3.2 以培養高素質的檔案管理人員為基礎
只有培養一支專業的、高素質的檔案管理隊伍，才能使現代化的辦公設備得到最大限度的利用。辦公自動化環境下的檔案管理要求管理人員不僅應當掌握文檔處理方面的基礎知識，還需熟練操作計算機等電子設備，靈活運用辦公自動化系統來實現信息數據的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環節。為此，企事業單位應當定期組織培訓與講座，有效的提高檔案管理者的業務素養和管理水平。
關鍵詞：企業文書檔案管理；辦公自動化；建議
科技的不斷進步、信息技術的廣泛應用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎，這場前所未有的改革，勢必會對企業的文書檔案管理產生巨大影響。將網絡技術、計算機技術應用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結果。這種具有正面意義的改變，使企業能夠實現辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質量，在企業的管理層面和今后的長期發展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。
一、文書檔案管理實現辦公的自動化
（一）促進了文件和檔案的統一管理
在我國傳統的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區別，聯系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規律，系統的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環節中尤其重要。在實現辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統一的系統對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現文檔的統一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實現文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關系到企業的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環節，文書處理環節形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環節生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實現了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發生變化，文件的歸檔將會出現紙質文件和網絡歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環節都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉等等。要實現這一點就必須要形成一個統一規范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環節加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權限設置。這些問題都要在最初對系統的設計上表現出來，才能夠保證辦公自動化環境下的文書檔案管理的順利進行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動化實現了數據的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統到檔案管理系統的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容，檔案資源通過辦公平臺實現了共享。辦公自動化系統可以提供多種查詢檢索勸能，可實現檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對辦公自動化環境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統納入到辦公自動化系統統籌考慮
目前，很多單位在設計開發辦公自動化系統時，檔案部門不能及時參與其設計規劃，文件管理系統與檔案管理系統“各自為政”，缺少統一規劃，使文件管理系統的設計功能無法滿足檔案管理系統的歸檔需求，導致檔案管理系統難以有效投入使用，或者出現辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容的現象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統設計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來。同時，我們還應樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設計提出具體的要求。
（二）統一規范的操作流程
要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規范化的管理體制；其次，要有一個統一的流程對其進行規范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業務培訓，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。
（三）培養檔案管理人員的素質
要想真正實現文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質培訓必不可少。隨著現代化進程的不斷推進，科學技術已經廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業都或多或少的會提出一些技術性的要求。在文書檔案的管理中，要實現辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養入手，要求管理人員在擁有專業的檔案管理知識還需要具備對計算機網技術的掌握，適應時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網絡技術、計算機技術與文書檔案的管理進行融合，實現文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。
三、結束語
總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面。■
參考文獻
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；辦公自動化
隨著計算機網絡技術的快速發展，社會生活的各個領域都已經離不開計算機技術的參與，計算機已經成為維持社會生活正常運行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領域，因計算機技術的加入，而變得異常高效、節能，說計算機技術為企事業單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領域打下了堅實的基礎。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強度是為大家所知的，因此，檔案管理領域引入辦公自動化技術，對于企事業單位必然會產生促進作用。
1.加強檔案管理自動化的意義
每一份檔案對于企事業單位的發展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經常面臨著水、火、蟲等災害的威脅，單位經常投入大量的經費來加強這方面的管理，同時也因檔案規模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導致損壞，給單位的發展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經常、反復的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風險。部分單位已經選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高。現階段迫切解決的問題并不是硬件設施建設的問題，而是如何使硬件設備正常發揮出功能的問題。網絡化、信息化，已經成為社會各界所廣泛關注的問題，它也是人類社會發展的主要趨勢，檔案管理必須要順應這一發展趨勢，利用好各種優勢，做好自身建設。
2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領導重視程度
一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領導干部的重視程度有非常重大的關系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領導的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領導的同意條件下，通過專題講座、培訓教育以及發放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠對檔案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領導、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現規范化、標準化、信息化打下基礎。
2.2統一規范，加強標準化建設
想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設。據筆者了解，現階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規范。單位可以考慮在內部對檔案管理與文件管理實行統一領導，協調管理，促進兩者同步發展。使檔案管理部門能夠對文件的前期處理進行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責范圍之內，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎。其次，規范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術操作進行標準化。檔案信息管理系統在設計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術參數、技術標準進行規范化設置，比如數據的安全標準、接口標準以及非同一類型的數據實施轉化的標準等等，只有對整個系統進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發生的機率。
2.3完善對電子檔案的監督管理職能
單位在選擇檔案系統管理軟件的過程中，必須要選擇已經通過檔案管理相關機構認證，可以廣泛使用的系統軟件。單位內部在安裝管理系統與辦公自動化系統時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存備用。也就是說，從系統軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強硬件設施、軟件設施的基礎建設
在硬件設施建設方面，保證各部門之間硬件設施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩定性與安全性。在軟件設施建設方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、黑客對系統的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸的高效性。
2.5對系統的內網與外網進行有效隔離
在單位辦公自動化系統的內網與外網之間設置一道物理隔離層，是辦公自動化系統安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網絡系統中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網絡系統的數據、信息實施過濾；對進、出網絡系統的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業務；對通過防火墻的信息內容進行有效記錄；對攻擊網絡系統的行為進行檢測與提醒。
2.6加強檔案管理人員的素質建設
任何一個體系的執行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質，這是實現檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學習，更新自己的知識架構，與時俱進，為實現檔案管理事業的發展，發揮出自己應有的作用。隨著計算機網絡技術的快速發展，網絡事故時有發展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術，努力提高自己的綜合素質，為檔案管理工作以及單位事業的發展貢獻出自己的力量。
3.總結：
綜上所述，經濟與科技的快速發展，使傳統的檔案管理模式已經無法適應人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質量方面發揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領導重視程度；統一規范，加強標準化建設；完善對電子檔案的監督管理職能；加強硬件設施、軟件設施的基礎建設；對系統的內網與外網進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質建設等方面入手。
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關鍵詞：文書檔案管理 辦公自動化應用
在機關事業單位檔案的整體工作中，文書檔案占據了十分重要的地位，它明確記載著機關事業單位的歷史發展過程，對處理問題、領導決策、研究開發、基本建設等方面的內容有一個客觀的反映。隨著信息網絡的快速發展，怎樣應用辦公自動化管理文書檔案以提高機關事業單位的檔案管理水平顯得尤為重
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.提高工作效率
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高濕、高溫、酸、堿、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通^網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.檔案管理人員無法適應現代技術要求
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、應對措施
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備、設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
四、結語
文書電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。
在當代信息化迅速發展的今天，在加強文書電子檔案管理工作時，要根據文書電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代文書檔案管理的層次和工作效率。
參考文獻：
