時間：2023-05-31 08:34:59
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇紙質檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理
隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案管理工作也發生著深刻的變化。數字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統的紙質檔案造成了沖擊：經過數字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業檔案工作的重要課題。
1紙質檔案和電子檔案的特點
紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀
在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。
3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考
從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。
4結語
電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。
參考文獻：
[1]紀曉群，等．電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺世界．2013，(29)．
[2]薛雯，仲杰．數字化背景下檔案雙套制管理模式的再思考[J]．辦公室業務，2016，(9)．
[關鍵詞]紙質檔案；電子檔案；管理；融合
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、紙質檔案管理概況
紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
2.建立健全紙質檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現形式展現給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
參考文獻：
[1]中華人民共和國國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社，2007-8-1.
[2]王雪梅.論紙質和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.
[3]高穎，吳荔妍.對電子檔案與紙質檔案長期并存的思考[J].福建檔案，2002（01）.
一、紙質檔案管理和電子檔案管理的優缺點
1、紙質檔案管理
紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。
4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合
隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.
3、建立一套科學合理的管理制度
由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質
電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。
關鍵詞：正確處理，電子檔案，紙質檔案，關系
根據“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創建更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連接人類生活的發展。隨著電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到沖擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網絡信息技術的發展，文件信息的使用，無論其內容和方式方法都發生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢？對此，本人談一點自己的看法：
一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區別
所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：
1、在檔案收集歸檔上的區別
紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，通過網絡歸檔、移交。
電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件；二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。
2、在檔案鑒定工作上的區別
紙質檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。
3、在檔案分類、整理過程上的區別
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理；電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
4、在檔案保管上的區別
紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。
5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區別
（1）、檔案利用需求方式的差異
紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案。
（2）、檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。
電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網絡的開放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等。
二、電子檔案與紙質檔案的特點
電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；它可以直接由計算機等現代辦公設備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；而且保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
紙質檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩定、不積極、靜態、永久、固定的特點；而電子檔案則是不穩定、非永久性、動態、積極、流動的特點。
三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系
目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。
兩種不同載體的檔案有著各自的特點 。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，創建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。
目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續并存。
所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案．又要保存紙質檔案．就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案．及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來保持其原始性．證據性和權益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入．轉化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要
參考文獻：
河南廣播電視大學學報 2005年第四期
咸陽師范學院學報 2009年第四期
【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質檔案的優缺點
（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。
在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。
總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質檔案的優缺點?？蒲许椖恐械臋n案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。
（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。
電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。
三、結束語
在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻】
[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009（29）：12-13.
關鍵詞：檔案管理；紙質檔案；電子檔案；并存發展；
中圖分類碼：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01
引言
信息時代的腳步越來越快，使得信息高速公路朝著網絡化和智能化方向發展，這給檔案事業帶來了嚴峻挑戰的同時，也以其全新的管理方式和創新思維模式為檔案管 理工作提供了豐富發展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題， 值得我們深思和探究。
一、紙質檔案與電子檔案管理工作現狀及發展趨勢
就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發 揮開拓與創新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現象，紙質檔案受時展的影響，規模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發揮越來越好。
二、紙質檔案與電子檔案簡介及特征
紙質檔案是人們為了紀念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。
紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。
三、紙質檔案與電子檔案管理上的區別
電子檔案的管理環節，應在紙質檔案管理環節的基礎上，增強電子文件形成的參與和電子檔案長期保存，兩者根本的區別是電子檔案管理的各個環節技術含量高。電 子檔案管理，實質是一項系統技術工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎知識、計算機應用等方面知識，還要具備一定的外語能力。
第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質檔案從收集到分類和組卷，要經過對文件進行分類；對已立卷歸檔的案卷進行排列、編號和整理，使其 用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因為它可以借助計算機系統的超大功能，自動組建數據庫，從任何角度任何時間進行 組合和檢索，并呈現一種有序狀態。同時，電子檔案的歸檔時間也與紙質檔案也不同，它可以在文件辦理結案后任何時間歸檔或在某一周期內統一進行歸檔，工作人 員接受登記并給出檔案分類號，設定檔案分類級別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。
四、紙質檔案與電子檔案在管理上的共同點
第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質檔案靠紙張這個載體來延續其保存價值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質和所處環境的條件，只要 紙張纖維在所處的環境中避免氧化和水解反應，紙質檔案的壽命就會得以延長。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質和聚酯底基，這兩種化 學材料易產生強大靜電，如若管理不善，將會導致磨損、卷曲等不良現象發生，直接影響信息的再讀取能力和保存價值，對電子檔案的壽命也會大幅度縮短，因此在 檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。
第二，在管理上可以相互轉化：這是二者最為典型的共性和交融點。為實現更便捷的保存但又能最大程度的反應歷史的真實面貌，紙質檔案和電子檔 案實現了相互轉化：一是將計算機中的部分電子文件轉化為紙質文件，使之在實際應用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務實的職業道德精神；二是為現有 的一些紙質檔案制作電子文件和數字化副本，其主要出發點是便于改善和保護信息存儲，滿足異地查閱和實現資源共享。
五、紙質檔案與電子檔案應并存
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發 現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相 成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
綜上所述，做好紙質檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達到檔案信息最大限度的利用，同時又能使這些資源得到最安全和最有效的保護。就目前發展的趨勢來看， 紙質檔案和電子檔案的共存時代已經來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會有更多的技術和方法產生，同時對紙質檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會成為 一個熱點話題。
參考文獻：
[1]王紅蕾，單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專學報（自然科學版），2004，（2）
[2]樊建平等.電子文件檔案與紙質檔案在保護技術上的差異[J].內蒙古氣象，2006，（2）
【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；整合管理；要求；模式
一、電子檔案和與紙質檔案整合管理的必然性
紙質檔案和電子檔案本質上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發揮各自的優勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質檔案共存發展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質檔案的保管工作，使電子檔案和紙質檔案都能夠發揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質檔案，同時更好的發揮電子檔案的優勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯系，從而為檔案的使用提供更多的便利。
二、電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求
當前信息技術取得了較快的發展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網絡信息辦公平臺?，F代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統檔案管理模式主要針對的是紙質檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質檔案共存的形勢下，現代化檔案管理也需要對紙質檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質檔案進行有效的整合，有效的提高現代化檔案管理的水平。
（一）同步歸檔。對于收集的紙質文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。
（二）同步整理。電子檔案與紙質檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。
三、電子檔案與紙質檔案并存的管理模式
紙質檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優勢。相較于電子檔案的這些優勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質檔案共存是檔案無紙化實現過程中一個重要的過程，二者共存發展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環境，有可能實現“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。
四、結束語
在當前檔案事業發展過程中，無紙化是檔案工作未來發展的必然趨勢，而電子檔案和紙質檔案共存發展是無紙化實現過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質檔案進行整合，使電子檔案和紙質檔案在歸檔、整理及開發利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發揮電子檔案和紙質檔案的優勢，以便于更好的推動我國檔案事業的健康、有序發展。
參考文獻
[1]田永麗.論電子方案與紙質檔案的整合管理[J].才智，2015.19.
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；共存期；管理
隨著信息化社會的到來，信息科學的迅速崛起，信息技術的廣泛應用，信息產業的高速發展，很大程度上推動了人們的生產、生活、學習和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質正悄然發生著質的變化，即由紙質文件向磁盤、光盤等形式為介質的電子文件過渡。電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統的單一的紙質檔案管理，而出現了兩種載體檔案共存的現象。電子檔案的崛起促使紙質檔案的管理趨于有序化和科學化，從而促進整個檔案管理的發展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進行改進，為實現檔案管理和信息處理的現代化做好準備。
1并存時期的檔案管理的模式
紙質檔案以紙質文件材料為工作對象，按照長期總結的工作流程進行。現在不少企業、機關在工作中形成了電子的和紙質的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機關內，采取不同的管理方式。一部分按照紙質檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數機關將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質的兩套檔案?，F階段，大多數機關已經認可了電子文件不可或缺的功用，主張應該由檔案部門統一管理電子檔案。從而形成了兩種介質檔案的共存的場面，在未來會有更多的機關逐漸完成紙質文件向電子文件的過渡。20世紀中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質檔案共存下的更科學、更實用以及更經濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足檔案管理的一般性需求；紙質檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產生的電子文件轉化為紙質文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應盡可能的保證檔案的真實性和準確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統的紙質文件形式。這種專業的精神即為檔案工作者的職業精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質文件不具備的，構建一個功存管理的信息系統，可以更加高效率、更準確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現有的一些紙質檔案制作數字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現實。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據現有的技術水平，在對原件進行數字化時可以根據需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發揮各自的優勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項、電子檔案的數量可能少于紙質檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度。
2電子文件對檔案業務管理的影響
簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學術界關注度很高的一個問題。各種觀點絡繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統的立卷方法。因為電子檔案可以實現自動完成，隨著電子檔案的發展，就可以降低紙質檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質檔案共存已經引起檔案管理工作的革新。紙質檔案與電子檔案的管理之間既有聯系又有所不同。電子檔案已經具有強大的功能，實現檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規則、機構設置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關文件，并輸出紙質打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據，實現一舉兩得的功效。綜上所述，紙質檔案與電子檔案共存的時代已經來到，分析其共存期的管理問題已經成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發展的當下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務于檔案管理工作。結束語檔案事業的發展與高素質的檔案隊伍密不可分，要適應變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平。現階段，根據檔案管理的實際情況，短時間內紙質檔案仍會占主導地位，并不斷向電子檔案過渡，已經成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質文件的共存管理，才能適應當今檔案管理的大環境。
參考文獻
[1]王嵐.無法回避的挑戰必須跨越的顛峰———迎接電子檔案的降臨[J].檔案學通訊，2000，1.
[2]琳達.馬里[美國]肖永英編譯.謝倫伯格理論和計算機自動化世界[J].山西檔案，2000，1.
[3]安素琴.國際檔案界共同關注的話題：檔案鑒定和電子檔案的保存[J].檔案學研究，2000，1.
