時間：2023-03-16 15:49:08
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇辦公自動化論文，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
在Internet應用方面，政府部門已陸續建立了自己的Web服務器和網站，有的還實現了一些簡單的網上業務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術差異和經驗欠缺，電子政務并未在真正意義上得以實現，相反，不少政府站點在規劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發，安全性保證，與后臺應用系統（如OA和業務系統）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。
電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則
實施步驟
首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。
在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。
四、支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業務應用系統和Internet
1．1學習計算機的基礎知識
隨著時代和科學的進步，計算機在生活中的應用已經非常廣泛，為了熟悉計算機的強大功能，必須熟悉計算機的基礎知識。熟悉計算機系統的組成，正確了解計算機的特點和分類，了解計算機的發展史，從而讓學生對計算機有所認識。到目前為止，計算機在生活中是無處不在，它被廣泛運用到各行各業中。所以熟練掌握計算機知識是勢在必行的。因此，在計算機基礎及辦公自動化教學的課堂上，首先給學生講解計算機的基礎知識，并盡可能地讓他們了解計算機在生產生活中的重要性，分析掌握計算機技能的利弊所在，激發學生學習計算機的興趣，讓他們在計算機基礎及辦公自動化課程中有一個好的開始，才能為后續的學習奠定基礎。另外，計算機基礎及辦公軟件自動化對其他科目的學習也有一定的幫助，相關的計算機技術是具有一定的通用性的，教師需要把這些聯系分析給學生，讓他們體會到這門課程的重要性，才能保障他們投入更多的精力去聽課、學習。
1．2基本操作技巧
計算機基礎及辦公自動化是具有相應的操作技巧的，在教學的過程中，要讓學生掌握相應的操作技巧，才能保障他們日后熟練的操作。因此，在計算機基礎及辦公自動化的課堂中，教師需要給學生講解基本的操作。例如：Word文檔的啟動、菜單的操作、文檔的版面設計、圖文的排版、工具欄的使用、文檔的復制以及保存等，讓學生掌握這些基本的Word操作，是熟練使用Word的基礎。又如Excel的基本概念、工作欄的使用、工作表的編輯、函數以及數據的編輯使用、單元格的處理等，是熟練使用Excel的基礎。還有幻燈片的制作、放映、圖片背景的設置、背景音樂的設置、動畫的設置等，都是PowerPoint操作的最基本要求。在教學的過程中，教師必須把這些相關的操作給學生講解并示范，讓學生對計算機基礎及辦公自動化課程的操作有了初步的認識。最后，還需要強調相應的快捷鍵的使用，提高操作的效率，為學生日后的工作提供方便。例如：Ctrl+A全選、Ctrl+C復制、Ctrl+V粘貼、Ctrl+S保存等，能夠避免不必要的時間浪費，讓學生逐漸適應快節奏的生活。
1．3注重計算機基礎及辦公自動化的實驗課
計算機基礎及辦公自動化課程是一門偏實踐的課程，即使學生掌握了相應的計算機知識，如果沒有實踐經驗，也只能是“紙上談兵”，不能夠真正地運用到工作中。所以，在計算機基礎及辦公自動化的教學過程中，教師除了對相關知識的講解，還要多給學生上機操作的機會，在確定學生對書面知識有一定的理解后，讓他們在機房上機操作，既是對課堂知識的鞏固，又能鍛煉他們的動手能力。在學生操作的過程中，教師的任務就是不斷地觀察學生的操作成果，并及時地糾正學生在操作過程中遇到的問題，耐心教導學生正確的操作方式，既能增進師生之間的感情，又能引導學生不斷努力。當然，如果學生的操作頗有成效，也會增強他們的滿足感，體會到自身的價值所在，從而提升學習該門課程的熱情，這對提高教學質量也是非常有效的。
1．4運用到辦公自動化軟件中
在21世紀這個信息爆炸的年代里，各行各業的辦公軟件都會用到計算機知識，各種各樣的辦公都會用到Word，Ex-cel，PowerPoint軟件知識。所以，在學生熟悉掌握計算機的基本操作技巧上，讓學生把這些知識應用在各行各業的辦公軟件中，讓辦公過程逐漸實現自動化，從而提高學生的實際動手能力，提高學生的工作效率。當然，辦公上網也是必不可少的，在教學過程中，教師還需要提高學生的辦公上網的能力，鼓勵他們通過辦公上網檢索更多需要的信息，然后加工、處理相應的信息，不斷增強他們的辦公能力。
1．5教學評價
無論在何種課程中，教學評價是必不可少的，計算機基礎及辦公自動化教學也不例外，也需要相應的教學評價來提高教學質量。首先，教師需要對學生的學習成果以及操作成果做出評價，并設定相應的獎罰制度，激勵學生更用心地學習。其次，教師的教學方式、教學水平等也是需要評價的，學生可以就自己的個性化特征給教師提適當的建議，確保教師在教學過程中盡可能地考慮到所有學生的狀況，做到因材施教，提高教學的質量。
2結語
隨著計算機技術的飛速發展，尤其是網絡技術的超速發展，帶動了信息的廣泛交流甚至導致了信息爆炸，“信息時代”這一詞匯似乎己經被普遍接受。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業單位，如果要在未來的社會中獲得發展，掌握信息技術已變成一個基本要素。
當前，許多學校計算機的普及率正在不斷的提高，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。隨著校園計算機網絡的建立，其日常的業務、公文管理等信息量不斷膨脹，低效辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳，依靠人工手段及時對大量的信息進行收集、整理和分析是難以做到的，只有改革傳統的辦公方式，充分利用先進的辦公技術，逐步實現信息管理現代化，才能提高辦公效率以適應形勢的發展，為信息的上傳、下達提供極為生動的通信方式。
本文設計的信息管理平臺，主要實現以下功能：1．信息管理2．郵件管理3．學生管理4．教師管理5．會議管理6.通訊錄7.時間提醒等七個模塊。此平臺的搭建能夠為較好的提高高校教學單位日常的行政辦公效率，具有一定的實用性。
關鍵詞：自動化；C/S；辦公自動化；信息管理現代化；辦公效率
3系統設計分析
3.1辦公自動化的概念
辦公自動化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業單位的管理和決策提供科學的依據。一個企事業單位實現辦公自動化的程度也是衡量其現代化管理的標準。
雖然諸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。
辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。
辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息，從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力是非常巨大的。
3.2需求分析
對一個軟件項目而言，在目標確定后，完善的需求分析對軟件開發的成功是極為重要的。本系統采用面向對象的思想來完成對問題空間和用戶功能需求的“理解”、“表達”和“驗證”工作，以問題空間的對象為主體和線索來把握和描述用戶的功能需求，將屬性和方法作為一個整體來處理。
作為人才培養、科學研究、社會服務重要陣地的高校，無論教學、科研還是管理、服務工作都有大量的業務、政務、事務、信息要處理，這些都需要辦公自動化的輔助。
一、辦公自動化在高校行政管理中的作用
上傳下達科學化。辦公自動化作為信息處理與管理的數據庫。是決策的支持系統和信息工具。通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。實行辦公自動化后。秘書工作的大部分業務都可以借助先進的辦公設備進行處理，可充分利用積累的文件數據，實行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 左右聯系標準化。學院辦公室是學院工作的領導進行決策的場所。領導做出決策，指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向各基層單位或校級相關部門。通過應用辦公自動化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術語等標準化，有利于實現信息交換，擴大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。 內外溝通窗口化。辦公自動化在高校行政秘書工作中充當著窗口的角色，辦公自動化程度的高低反映出行政秘書效率與質量的高低。首先，通過辦公自動化。行政秘書不僅能夠及時了解機關環境的變化，而且有利于機關領導及其他同事了解自身工作，拓寬對外聯系面。同時。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領導或其他同事進行信息傳遞、信息共享。使信息流動速度加快，避免因信息流動不暢而引起的矛盾，從而有效協調內部關系。其次，行政秘書通過互聯網可以不受時間和空間的限制去瀏覽網站，及時了解校內校外各類的相關信息或變化情況。
二、辦公自動化要求行政秘書必備的素質與技能
在新的辦公方式下，需使用新的辦公手段。行政秘書要適應這種快節奏和高準確度的工作，必須具備相應的素質與技能。這樣才能把部分行政工作進行有序化的管理，為領導進行決策提供科學有效的服務。
1.1主要工作內容辦公自動化和網絡信息化建設的主要工作內容是：將我所的主樓和輔樓實現聯網，在主樓四樓的中心機房配置核心交換機，其他樓層安裝樓層交換機，實現整個所內網絡互聯，在基礎網絡和其它一些配套設施建設的同時，建立一個我所服務型門戶網站，圍繞綜合辦公自動化管理系統、檔案管理系統、科技項目管理系統、人力資源管理系統等來開展我所的信息化項目建設。
1.2網絡系統設計（1）設計原則：開放性：實用性；先進性；可縮放性；可靠性；安全性；可管理性。（2）網絡技術選型：綜合考慮當前網絡技術的發展及研究所計算機網絡應用對計算機網絡系統的要求，在網絡設計中將采用快速以太網技術、虛擬局域網技術和三層交換技術來構建本所的計算機網絡系統。（3）網絡設備選型。根據我所的需求，依據以上設計原則和技術選型，及對各主要網絡產品廠商設備性能的綜合評估，選用華為3COM的產品和技術來做為我所計算機網絡系統設計的網絡解決方案。（4）網絡信息點分布情況及設備數量。信息點分布情況：我所的信息點分布在兩棟樓上，每棟樓四層。主樓與輔樓距離較近。中心機房設在主樓4層。（5）網絡結構總體說明。計算機網絡主干采用三層交換機，工作組級及接入層采用交換式快速以太網技術。信息網絡中心機房設在主樓4樓。核心交換設備采用華為3COMLS-7506R-AC-XG三層交換機。接入層交換設備采用華為3COMLS-3600-28P-SI配置終端接入端口。
1.3主機、存儲備份系統及UPS不間斷電源選型隨著信息化建設的不斷發展，如何建設一個合適的綜合信息服務平臺，在其上建立與集成適應單位信息化需求的功能強大、使用方便、易于管理、界面友好的各種應用，是單位信息化建設成功的關鍵。初步設想：網絡中心配備一臺數據庫服務器、二臺應用服務器，一臺防病毒服務器，一個磁盤陣列柜、一個磁帶機、一臺不間斷電源（UPS）。隨著應用系統的應用，將產生大量數據，為了確保數據的安全，我們采用SUN架構，部署一套全光纖的存儲和備份系統，存儲設備采用HPMSA1000企業級磁盤陣列柜，存儲容量可以按照需求增加，同時這些數據也應實時備份到HP磁帶庫中去。考慮到我省近幾年供電比較緊張，同時為了預防突發時件，我所應對重要的網絡設備提供不間斷供電，綜合考慮所有設備的功率和供電時間要求，我所選用山特20千瓦（三進單出）主機做供電方案的主機型。
1.4信息安全保障體系隨著網絡技術的普及和發展，網絡上承載的應用越來越多，應用越來越復雜，針對應用層的攻擊越來越多。當前的企業網絡正在面臨著Web濫用、病毒泛濫、黑客攻擊和來自于企業內部的安全威脅等安全問題。如何確保整個網絡處于有效的安全防護下，也是我所信息化建設的重點。本次項目我所信息網出口處部署防火墻設備，核心交換機上部署入侵檢測設備，為了加強對網絡的控制和監控能力，部署一套安全審計系統（對網絡、終端、數據庫進行安全審計）。另外我所信息網應該能夠對網絡病毒形成有效的防御和查殺，需部署一套服務器版殺毒軟件。
1.5應用系統設計我所的信息化管理系統的建設主要圍繞著我所的實際需求展開的，其內容可以概括為：建立一個我所服務型門戶網站，完成所內辦公自動化管理系統、檔案管理系統、科技項目管理系統、人力資源管理系統等的建設。
1.5.1辦公自動化管理系統辦公自動化就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使我所內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為我所的管理和決策提供科學的依據。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。
1.5.2檔案管理系統該分系統主要為檔案等相關管理部門提供一個相關科研文檔、公文文檔、會議紀要文檔、圖書管理以及科技情報管理等方面的綜合信息管理工具。實現電子資料與實物檔案的統一管理，包括電子文檔和實物檔案的借閱申請審批流程，電子文檔的下載、實物檔案借閱和歸還，庫存、催歸等功能；并與協同辦公管理模塊集成，實現公文檔案的自動歸檔；為檔案管理人員提供各種檔案的統計及報表功能。
1.5.3科研項目管理系統本系統提供了科研項目的申請、立項、執行、驗收、成果申報及項目費用等的科研自動化和流程化管理。立項管理提供對科研項目的申請、審批及項目立項等管理；執行管理提供對科研項目執行過程中的階段管理、合同管理(如技術轉讓合同，技術開發合同等)、項目驗收等信息的維護查詢功能；成果申報管理提供對科研項目最終成果的申報、獲獎等信息的維護、查詢統計管理；經費管理提供對整體科研項目經費劃分、撥款、使用記錄的信息維護功能；具體項目經費的使用申請、審批、領用等過程管理；歸檔管理提供對科研項目的基本信息、立項信息、驗收信息、成果申報信息、經費領用信息的歸檔管理。
1.5.4人力資源管理系統該系統融合了現代人力資源管理的先進理念，為研究所人力資源管理提供了輔助管理和決策支持功能。系統涵蓋人力資源管理的各項業務，具體包括組織機構、人事管理、薪資與福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培訓與發展、績效評估等，為領導和人力資源管理部門提供強有力的日常管理、決策分析等功能。
1.6工作成果以先進、成熟的計算機技術和通信技術為主要手段，建立一個高質量、高效率的水利水電標準服務型門戶網站；建成一個覆蓋全所的智能化辦公自動化系統，提供所內信息交換平臺，實現所內辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化。
2項目的組織實施
在項目實施方面，項目經理在制定項目計劃時必須對項目可能遇見的風險進行評估和預防。在項目進展中，項目經理應及時與工程管理部進行溝通，共同處理可能遇到的棘手的問題。在項目驗收后，將設立針對本項目的服務小組，負責本系統建成后的維護和與專業公司人員聯系，及時解決系統問題。項目領導小組協調各種資源，處理和決策重大事件和問題，保證項目的順利實施。
3項目的經濟效益
3.1充分利用信息技術、提高整體形象：通過建設辦公自動化系統，提高我所的整體辦公效率。
3.2機制轉變、提高效率：傳統的辦事方式受到時間和空間的限制，而網絡化的服務方式幾乎不受時間和空間的限制，真正提供了一個隨時隨地為用戶服務的立體服務平臺。
3.3信息共享、節約成本：在網絡上每個人都可以查閱已有的信息資源，使現有資源得到最大程度的利用，變大量的紙質文檔為電子文檔，便于內部的交流、保存和整理，也節約了大量公用紙張。
1.1需求分析
網絡辦公自動化系統應該具備以下功能：
(1)提供良好的人機界面，便于操作人員進行操作。
(2)具有用戶權限管理功能，能夠通過基于角色的訪問控制等方式進行權限管理。
(3)對企業的會議信息和公文進行管理。
(4)能夠使企業員工進行個人辦公。
(5)全面管理企業所有員工的個人基本信息。
(6)提供強大的生產數據的統計、打印功能。
(7)管理企業制定的采購計劃。
(8)管理庫存信息。
(9)并管理企業的生產指標。
(10)自動完成數據計算，盡量減少人工干預。
(11)當本系統受到停電、網絡病毒等外界環境的干擾時，原始數據的安全能夠得到自動保護。
(12)具有相應的權限的人員進行數據的增加、修改、查詢和刪除都非常方便簡單，數據穩定性好。
1.2可行性分析
1.2.1經濟可行性
通過該系統，能夠對企業內部信息進行全面的自動化的管理，使企業的辦公效率得到大大提高。系統全面的管理和統計企業生產經營過程中的數據，使人為處理各類數據時所產生的各種問題得到了避免，使企業的經濟效益得到提高，為企業的管理以及經營決策提供了大量的、權威的數據資料，方便了自動化、標準化、科學化、系統化的企業管理。
1.2.2技術可行性
網絡化的辦公管理，規范了企業管理，實現了通過網絡對信息進行、傳遞、接收等一系列功能，大大提高了整個企業的辦公效率。
2網絡辦公自動化系統設計
2.1設計目標
(1)系統采用人機對話方式，具有清晰的界面，能夠靈活、方便、快捷、準確的進行信息查詢，能夠進行安全可靠的數據存儲。
(2)生產的數據報表能夠利用系統快速的統計和打印。
(3)能夠靈活地通過鼠標和鍵盤進行操作，系統響應速度非常快。
(4)對于各類收文和發文信息等都具有強大的管理功能。
(5)實現對員工基本信息的管理功能和個人辦公的信息自動化管理功能。
(6)實現對企業的采購計劃和庫存信息的管理。
(7)系統運行穩定、安全可靠，最大限度地實現了易安裝性、易維護性和易操作性。
(8)實現對企業生產指標的和管理。
(9)實現和管理會議信息的功能。
(10)實現管理系統用戶的功能。
(11)為了達到數據保密的目的，對于每個用戶的權限級別進行了詳細的設置。
2.2開發及運行環境
（1）硬件平臺
硬盤：320GB以上;內存：2GB以上。
（2）軟件平臺
數據庫：SQLServer2000。瀏覽器：IE6.0。操作系統：Windowsxp/Windows2000。Web服務器：Tomcat6.0。分辨率：1024×768像素為最佳效果。
2.3數據庫設計
系統數據庫采用SQLServer2000數據庫，系統數據庫名稱為oa。數據庫oa中包含多個數據表。針對前面對于網絡辦公自動化系統所做的需求分析，物理數據模型利用PowerDesigner生成。可以直接將PowerDesigner生成的物理數據模型中的表導入數據庫中.
3網絡辦公自動化系統主要模塊功能介紹
（1）公文管理。對于文件的辦理情況，能夠由辦文人員和領導進行方便、實時、快捷地跟蹤查詢，對于處于流轉過程中公文的所有歷史處理情況與最新狀態進行全面跟蹤記錄。
（2）員工基本信息管理。功能劃分：人事檔案；考勤管理；勞資管理；考核管理；獎懲管理；培訓管理。在整個網絡辦公自動化系統的開發中，員工基本信息管理是其他功能模塊的基礎和前提，其他模塊基本上都要用到員工基本信息管理。
（3）個人辦公管理。包括在個人日常辦公中最經常要用到的辦公信息、工作日志、日程計劃和最新的短消息提醒也包括在內。使用戶開機登錄系統后，就能夠看到辦公自動化系統中個人待處理的事情。
（4）系統管理。網絡辦公自動化系統的指揮控制中心就是系統管理。具體包括用戶管理、組織機構管理、系統權限管理、日志管理等功能。
LotusNotes是一個基于各部門協同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開發平臺。
2管理層次結構
2.1系統層次結構
層次結構是一個物理模型，它體現實際機構設置。肇慶電力工業局辦公系統是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業局辦公自動化系統、子系統、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協調作用。
工作部門負責具體工作，是辦公系統的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。
整個系統管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3數據形式
辦公自動化系統中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批準。發文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4工作界面及功能模塊
系統設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規工作為主要目的的模塊，系統中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：
a)審請發文。填寫發文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發給辦公室。審請發文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發的請示先在待辦事宜里出現，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統會提示你是否還要發出請示，可以發出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。
所有發出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發文
發文是指局內一個文件由起草到發出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發。局長簽發后由機要室登記、編文號、存檔并發文。文件發給各工作部門后由各部門存檔。發文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5安全性
5.1權限
辦公系統有嚴格的權限規定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2時效性
可以為文檔規定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統會自動發催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統對所有以個人身份發出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。
6結束語
該系統目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發了與其它系統的接口界面，使肇慶電力工業局的信息管理水平在辦公自動化系統(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
就現在開發OA的技術來說，主要集中分為三大類：基于C/S結構的應用程序開發，結合C/S結構和Web技術的復合應用程序，基于B/S結構的動態網頁技術。以下將分析這三類技術的各自優缺點：
C/S結構系統：是傳統開發模式，一般以數據庫和客戶端的兩層結構實現，也有加入中間件的三層或多層結構，在OA早期是標準的系統模式，但隨著計算機技術的發展和網絡的發展，它已經無法滿足現在的遠程網絡辦公和移動辦公，逐漸在被取代
C/S+Web技術：是為了補充C/S結構的不足，在C/S基礎上加入Web技術來實現對遠程數據的獲取，但擁有一定局限性，如數據及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決
B/S結構系統：是援用動態網頁技術，加入OA的開發理念，完全適應網絡辦公和移動辦公需求，也是現代辦公自動化系統的首選技術。
就B/S結構的開發，具體技術又有多種選擇：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft .NET Framework，PHP+Apache，就這幾門技術，可以說各有其優缺點，分析如下：
JSP技術：具有良好的跨平臺性，加上J2EE功能十分強大，但是J2EE的布置使開發成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面
PHP技術：是早期動態網頁技術中的強手，但隨著JSP技術與ASP技術的不斷更新，使得PHP技術稍微比較落后
ASP技術：類似于PHP技術，開發簡便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡易快速的開發技術
ASP.net：可以說是ASP技術的替代技術，是ASP的一大進步，在Microsoft .NET Framework的強大支持下，可以使用C#、VB、java script三種語言來編寫代碼，采用預先編譯技術，使得代碼安全性加強
最終討論結果：在針對于中小型企業用戶，建議采用ASP.net技術，理由是，該技術易于服務器的維護，成本相對較低，開發周期較短
在針對政府部門用戶，建議采用JSP或ASP.net技術，理由是，政府部門服務器很多已經改裝為Linux系統，在該平臺下采用JSP技術較成熟；如果是Windows用戶，則采用ASP.net技術
二、OA概述
人們普遍使用計算機來提高個人工作效率，但是在需要許多人一起協同工作的現代工作環境中，我們更需要提高我們的整體工作效率。利用網絡通訊基礎及先進的網絡應用平臺，建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統，為管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平，實現企業各部門日常業務工作的規范化、電子化、標準化，增強檔案部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、 財務檔案等檔案的可管理性，實現信息的在線查詢、借閱。最終實現“無紙”辦公。
辦公自動化，一個極大的概念，一個炒作了很久的概念。無論是辦公設備公司，還是系統集成公司，都大力推出自己的辦公自動化產品。有辦公設備、辦公自動化電腦、辦公自動化軟件。可見，辦公自動化中內容龐大，可為空間不可小視。那么，首先我們來探討一個問題，什么是辦公？
辦公實際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔的過程。那么隨著文件的這一流程，產生了各種各樣的設備。隨著技術的發展，計算機網絡技術的進步，辦公自動化網絡的建設也得到了大力推廣。
傳統的辦公模式主要以紙介質為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經遠遠不能滿足高效率、快節奏的現代工作和生活的需要。如何實現信息處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到了人們的重視。
傳統辦公模式
辦公自動化提了多年，但效果并不明顯，人們還是停留在單機字處理和表格處理的所謂辦公自動化的初級階段。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大地限制了工作的效率。
Internet/Intranet的迅猛發展，為信息的交流和共享，團隊的協同運作提供了技術的保證，同時也預示著網絡化辦公時代來臨。
網絡化辦公模式
現有辦公自動化系統和大型信息管理系統中，企業業務流程重組或者是文件流轉功能都是核心功能。同時我們也認為，企業辦公主要是一個文件流轉的過程，所有的辦公事務都可以抽象成一個數據庫表單。
傳統的辦公自動化系統和大型MIS系統在處理企業管理流程中大多采用企業業務流程重組（BKR），其核心思想就是要先優化企業業務管理流程，再根據優化后的流程建設企業信息系統。這樣不僅在系統建設中工作量巨大，同時面臨來自企業內部重重的阻礙。
我們的核心思想是；前期系統建設中不牽涉企業內部業務流程重組，只是協助企業通過方便的流程自定義等功能進行流程電子化，以及不斷根據實際需求去改變電子化流程。
三、系統結構設計
現在的網絡辦公自動化系統可以說百家爭鳴，各有所長，但是一般的B/S結構系統都做得比較固定，也就是針對某個行業甚至某個企業而開發的，有諸多的限制和代碼固化，不利于靈活的OA定制和客戶化！而且很多OA系統都具有相同的功能，只是表現手法和操作流程有所不同罷了，所以，他們的基本是一致的，是有共性的，是可以統一的。
我的基礎思想是開發一個底層的通用型OA平臺，在此平臺下實現OA系統的主要功能模塊的底層操作，這樣，當針對某個企業或者政府部門開發OA系統時，只需在此基礎上稍加修改，就可以成為一套具有很強針對性的OA系統，這樣方便該系統的二次開發，也方便于針對不通性質部門單位的OA系統的定制。
可以看出，底層通用型管理模塊是整個OA系統的基礎，而應用層模塊是面對客戶的，它是界面和業務邏輯的結合體，針對不通企業將有所不通，這種結構將很好的解決一套OA的多種定制功能，便于二次開發。
四、通用型管理模塊功能劃分
針對于這個底層模塊，它并不需要實現實際的功能，它主要是負責完成應用層交付的任務和與底層數據庫交換數據，所以它的功能是比較抽象的、統一的和可擴展的。雖然如此，我們還是將這個模塊按不同的功能細分，因為辦公系統有些模塊之間聯系并不緊密，比如公文管理系統與公共信息系統，郵件管理系統與辦公設備管理系統之間的聯系就不是那么緊密，甚至可以完全分開。所以我們的底層管理模塊針對于這些情況，主要分為功能子模塊：
1．公文管理
公文管理主要負責公文的發送與接受工作，發送流程按照流程定
制來完成，所以還包括流程定制功能。這三大塊是OA的核心部分，實現也最為復雜，特別是流程定制功能，是一個非常靈活的模塊，它決定了該OA系統的效率和可用性
2．郵件管理
郵件管理主要功能是發送與接受內部郵件，發送與接受外部郵件（外部郵件服務器必須支持pop3），郵件需要存入數據庫，以便今后瀏覽查詢
3．表單管理
表單管理是一個輔模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能，它主要是實現表單模板的定制，表單的存儲，打印等功能。在一個企業，表單是很重要的一個東西，它在辦公過程中出現的頻率緊次于公文，所以這個模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個技術難點
4．檔案管理
檔案管理功能是對準備歸檔的公文或者企業各類合同、協議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能，針對于復雜的分類和查閱權限，實現合理存取，管理得基本功能
5．人事管理
人事管理功能主要包括：員工資料管理，員工薪資管理，員工考勤管理，員工權限管理，部門機構管理，部門任命管理等等公司內部人事管理的所有功能，本子模塊將以底層視角反應員工得管理，包括職務和所屬性質都將按統一模式規劃，便于應用層定制模塊
6．日程安排
日程安排是辦公系統的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程，主要需要解決的是日程的基本存儲和信息提示
7．公共信息管理
公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統，該系統可以采用傳統模式，如論壇可以采用BBS系統等，底層主要是統一規范，提供基本功能
8．會議管理
會議對于任何一個公司都是重要的，而會議的形式隨著網絡的發展也變得多樣化起來，除了傳統的會議，還有網絡會議，視頻會議等新型會議方式，使得相隔甚遠的人之間也可以有了當面交流的環境。對于相隔較遠的部門，如總公司與子公司之間的交流建議采用非視頻的網絡會議，因為這個即可以滿足網速，也可以滿流得需求。對于處于同一個大廈的各部門，建議使用視頻會議，因為加入多媒體的功能，可以使得會議氣氛跟貼近傳統會議的效果，而且交流也更人性化，同時也可以得到局域網網速得支持。
這功能子模塊都是OA系統得基礎，在此之上，我們可以創建更多的功能和輔助，可以使得OA的定制變得輕松而豐富。
五、總結
