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關鍵詞：電子檔案；管理；應用
當前，高校學生檔案的數量呈現逐年遞增的現象，傳統的檔案管理已難以適應工作的需要，檔案管理實現計算機化成為必然趨勢。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現代化的趨向，在平時工作中努力學習微機使用、管理知識，為實現大學生檔案管理規范化、信息化、數字化奠定基礎。1998年以來，本人除了從理念上、操作上、服務上不斷提升和改進，還從原有紙質檔案基礎上逐步建立了學生電子檔案管理，由此節省了大量的人力、物力和財力?，F就大學生檔案管理的一些體會淺談如下：
一、高校學生檔案的內容和特點
（一）高校學生檔案的內容
高校學生檔案是記述和反映個人經歷，學習成績，以個人為單位組合起來的備查考的文件材料[1]。學生檔案是每個人最初的人事檔案，它將隨著學生步入社會所從事的職業而改變檔案名稱，并入相應的人事檔案門類中，高校學生檔案主要包括以下內容：（1）高中畢業生登記表、高校學生登記表、高等學校畢業生登記表等；（2）高校招生考生報名登記表，學生的學年鑒定表，思想品德鑒定表等；（3）學習成績單，實習鑒定表，畢業論文評定，黨校學習鑒定表等；（4）入黨、團申請書、志愿書、接受黨員登記登記表，轉正申請書及思想匯報等材料；（5）學生的各種獲獎登記表，學年先進個人審批表等材料；（6）處分、退學等材料；（7）高校招生體格檢查表，高校學生體質健康卡片等；（8）思想總結，思想匯報，個人總結等；（9）其它可供參考的材料等。
（二）學生檔案的特點
（1）多樣性。高校學生檔案主要記載了大學生在校期間的學習生活情況，既有其學習的成績材料，又有其獲獎材料或者處分材料以及入黨、入團的材料，是學生德、智、體全面的記載，具有多樣性。
（2）真實性。高校學生的檔案材料是學生在校期間學習和實踐活動的一段原始記錄，能反映學生這一時期的學習，思想品德，身體各方面的情況，這些材料都由學校把關，必須經過組織審查，確認材料內容屬實，手續完備，符合撰寫要求的材料，不是由個人私自拼湊的材料，也不是有頭無尾或手續不全的材料。凡是來源不明，內容不實的材料，即使已經歸入，也要剔除出去，所以能真實地反映學生的情況，具有一定的真實性。
（3）實用性。高校學生檔案是學生總體情況的真實記錄，到畢業就業時用人單位可以根據材料內容全面了解學生的政治表現，學習成績，綜合素質，家庭情況等內容，所以具有一定的實用性。
（4）動態性。高校學生檔案隨高考招生而來，又隨著學生畢業就業而走，因而不斷流動，邊產生邊流動，邊流動邊形成，在學校保管存放的時間隨其學制而定，周期短，穩定性差，最后歸宿到用人單位，所以具有動態性的特點。
二、學生檔案管理的性質和作用
學生檔案管理是管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。它雖不生產物質財富，但卻是大學生學習生活階段完整的文字記錄，為大學生管理系統中不可缺少的重要組成部分。通過提供大學生檔案信息為社會實踐服務，適應社會的利用需要，滿足不同需求單位對人才要求、特別是部隊和機關單位政審，提供相應的學生檔案信息，體現檔案管理的管理性、服務性、政治性[2]。
三、檔案管理的原則和意義
根據《檔案法》及《高校學校檔案管理辦法》的規定，建立和健全學校系統有序的檔案管理制度。要遵循統一管理原則，建檔開始就要針對在檔案工作規范化過程中遇到的問題，對有關檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統計、借閱、保密工作，數量上保證檔案齊全，不能殘缺、短少、真正維護檔案的完整與齊全；在紙質檔案基礎上，能輸入電子計算機的全部錄入，以免造成檔案內容的割裂或零亂，使檔案本身受損失，延長檔案的壽命，涉及機密不被泄露[2]。因學生檔案是學生學習生活在大學階段的真實見證，決不能隨意篡改或修正，維護檔案真實性。有質量的檔案，是大學生信息的基石，它具有當前的現實意義，也具有長遠的歷史意義。
四、大學畢業生檔案轉遞
做為大學生檔案，首先要使大學生提高對自己檔案的認識。在畢業之前對大學生進行專項培訓，讓大學生認識到，自己的檔案會直接影響到工齡、福利、政審等。檔案轉遞，一定要按《高校學生檔案管理辦法》的規定，以機密件由機要局通信方法轉送到就業單位。機要通信是比普通郵政更為保密、安全、準確檔案轉遞渠道選擇相對重要。
檔案轉遞視不同情況而定。畢業未就業單位畢業生，學校一般轉回生源地人力資源和社會保障局保管，本地生源一般轉到班本地人才交流中心保管，已有就業單位的本、?？飘厴I生的人事檔案由學校學生處學生檔案室按報到通知書的去向填寫檔案投遞地址經機要局統一投寄到畢業生工作歸屬的人事檔案管理部門；繼續攻讀研究生的畢業生按學生讀研所在學校地址投遞檔案。
五、電子檔案的使用
隨著信息化的發展，在高校傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰，尤其是管理檔案的部門必須將工作重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像及原始記錄轉化為可用的信息上，學生檔案也不利外，加大投入、加強管理，培訓管理人員建立檔案管理系統，準確、高效地提供大學生的信息給有關信息需求者。在建立電子信息檔案管理時不僅要看到大趨向，同時要有這樣的意識，電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，風險不是確定的，而是不確定的，要對風險有一定警覺度，要有防范風險預防措施，有效地規避風險和降低電子信息檔案損失[3]。
結合工作實際，我們大膽嘗試，實施學生檔案的電子化管理。即在計算機或計算機檢索網絡的終端機上，使用特定的檢索指令、檢索詞和檢索策略，從計算機檢索系統的數據庫中檢索出需要的信息，繼而再有終端設備顯示或打印的過程。相比較傳統的檔案查詢，電子檔案具有很大的優勢：
（一）檢索方便快捷；在能與網絡連接的任何一臺計算機裝上相應的軟件平臺，就可以實現學生電子數據的查閱，而不受時間限制進行方便的查詢，極大地提高了工作效率。
（二）檢索功能強大；面對幾千，甚至上萬的學生，若是傳統紙質檔案查詢一個學生的某一信息，難度可想而知，但是在計算機上檢索一條數據，只需幾秒，其功能之強大顯而易見。
（三）獲得信息類型多；對于系統中儲存的信息，既包括學生的個人自然信息，也包括學生的選課、成績、繳費、注冊等等信息。不同的管理層次和部門，按照自己的權限去獲取需要的信息。
隨著國家對畢業生就業政策的調整，高校學生檔案管理工作出現了重視程度低、缺少相應的管理機制和規章制度、管理手段落后、從業人員隊伍素質不高等問題。這就要求我們，一方面，提高認識，統一思想，大力宣傳學生檔案管理的重要性，依據國家規范性文件，建立健全并嚴格執行規章制度；另一方面，學生檔案管理人員本著以學生為本、重視民生檔案的理念，發揮主觀能動性和積極性，學習專業知識，提高自身素質，使高校學生檔案管理工作能夠切實服務于廣大學生的成長成才。
總之，在信息化條件下大學生電子信息檔案在學校管理中占有重要地位，只要轉變觀念、改變傳統的檔案管理模式，加強科學管理、建立有效的大學生檔案管理計算機系統、適應信息時展要求、確保該系統能夠安全可靠地處于準確提供利用的狀態，使其大學生檔案管理發揮更大的作用。
參考文獻
[1]李洪蘭.高校學生檔案管理中存在的問題及對策[J].青海民族大學學報（教育科學版），2010（2）：126-128
以學習實踐科學發展觀活動為重點，著力打造一支學習型、開拓型、創新型、事業型的人防黨員干部隊伍，努力提高黨員干部的思想政治素質。認真組織開展“講黨性、重品行、做表率”、“廉政勤政示范崗”創建等活動。把持續組織好學習作為黨員加強黨性修養、增強黨員意識的重要手段。支部黨員組織紀律、服務群眾、依法行政意識得到強化，帶動了全辦工作作風的進一步轉變。2012年一名預備黨員正式轉正，多人已向黨支部遞交了入黨申請書，其中一人已列入2013年度入黨積極分子。
二、以黨建目標管理為抓手，加強支部的基礎管理
認真組織“”，積極開展“五好支部”創建工作，全面完成支部黨建工作管理目標，戰斗堡壘作用得到進一步增強。認真開展“學習好、貫徹好、遵守好、維護好”學習活動。進一步改進工作作風、推進政務公開、規范辦事程序、解決群眾關心的熱點難點問題，全體黨員的組織紀律、服務群眾、依法行政意識得到增強，帶動了全辦各項工作的創新發展。
大力加強思想政治建設，弘揚正氣，積極參加政治理論學習和上級組織的集體活動；不斷加強人防隊伍建設，把培養“構建平時作為大，戰時能力強”的人防隊伍作為加強人防隊伍建設的基礎性工作來抓，努力在提高全面素質上下功夫、見成效。
認真落實黨風廉政建設責任制，將黨風廉政建設的年度工作目標與各科室的具體任務相結合，將黨風廉政建設的總體目標與每個黨員干部的具體責任相結合。領導班子成員尤其是主要領導同志能夠身體力行，注重嚴格要求自己，凡要求干部職工做到的，自己首先做到；凡要求干部職工不做的，自己首先不做。領導干部的表率作用促進了全辦干部職工廉潔從政良好風氣的形成。加強廉政教育，筑牢夯實干部職工的道德防線；堅持源頭治腐，堅決堵塞產生腐敗的源頭漏洞；推行政務公開，不斷提高政務工作的透明力度；實行承諾服務，杜絕了互相推諉、敷衍塞責，杜絕了利用職權吃、拿、卡、要、報的現象發生。
三、依法行政、服務群眾，群眾滿意度不斷提高
嚴格依法行政，涉企執法行政進一步規范，自覺做到持證上崗，嚴格執行我區扎口管理、收費簽批、處罰預告和備案制等制度，加強行政執法“窗口”建設，自覺做到文明執法，認真執行涉企行政“六不準”，樹立了良好的人防執法形象。認真履行《人民防空法》賦予的職責，依法維護人防合法權益。認真落實群眾工作“八項規定”，設立群眾來訪接訪員，及時解決關系到群眾切身利益的問題。落實好離退休老黨員節日走訪、醫療保健等服務工作。認真做好困難群眾結對幫扶活動，通過開展家訪，實物幫扶、現金捐助等形式，解決群眾生活中的實際困難。
四、積極推動人防建設與我區城市建設相結合，加快重點項目建設
按照加快新時期軍事斗爭人防應急準備和防空防災一體化建設的要求，以西部新城區和重要防護目標為重點，不斷完善警報設施布局，總量已達到43處，城區警報覆蓋率迅速提高。圓滿完成了歷年的“五．三”警報試鳴工作，多次被省、市人防辦評為防空警報社會化管理先進單位。依法做好人防工程和維護管理和拆除補建補償工作，人防工程的平戰結合開發不斷深入，充分發揮人防工程和平時期的社會效益和經濟效益。通過健全安全生產責任體系和監督管理體系建設，認真組織全區人防系統安全生產管理，轄區人防工程未發生一起安全責任事故。
一、實施“四?五?六”的“三化”管理模式，做優納稅服務
（一）采取四種個性辦稅形式，服務方式多樣化
1.延時服務
無論酷暑寒冬，我所多年如一日地堅持中午在大廳提供延時服務，保證安排值班人員接聽“12366”遠程坐席咨詢電話，辦理相關業務。并建立“雙崗值班制度”，全天候無間斷的滿足了納稅人非法定工作時間前來辦稅的需求，受到了納稅人的廣泛贊譽。一次，一名納稅人晚上21時電話咨詢還能否辦理發票兌獎，并表示該發票今天再不辦理就將作廢。我局夜間值班人員了解情況后與我所所長取得聯系，通知了我所張文勝同志。張文勝聽到這個消息立即趕到大廳，終于在晚上11時為其兌了獎，那名納稅人感動的說：“感謝地稅局有這樣的干部，這樣的服務精神，真是為納稅人著想，讓我們感受到了溫暖！”
今年的5月、7月，由于政策調整，房管局征收窗口出現辦稅高峰，我們的干部們為使納稅人的合法權益不受損害，加班加點到午夜，直到最后一名納稅人滿意的離開，才欣慰的結束了一天緊張而忙碌的工作。帶著這樣的工作精神，該窗口僅今年至今就手工方式組織稅款4000多萬元。
2.預約服務
針對大宗發票領購的業務，我所開展了電話“預約”訂票服務，提前做好售票準備。對于納稅人希望在非工作時間前來辦理業務的需要，更是可以和窗口人員提前約好時間等候，避免了納稅人空跑一趟，節時又省力，受到納稅人和管理所的一致好評。
3.vip服務
為實現我局vip服務承諾，我所設置了 “發票發售vip窗口”，對于vip稅務所的納稅人推行“綠色通道”，優先辦理業務，讓納稅人切實感受到貴賓待遇的方便快捷，得到了廣大納稅人的贊許。
4.網絡服務
在我們的網頁上，提供了業務文件參考、通知公告、新手辦稅指南、表格下載等多項服務，豐富辦稅手段，通過網絡途徑方便了納稅人相關信息的獲取。
（二）劃分五個功能區域，服務管理人性化
我們將大廳分為多個功能集中的區域，分配固定人員負責日常的打掃和保持，保證了大廳窗口規范、環境整潔，提高了辦稅效率。點滴的細節，都凝聚著我們“全心全意為納稅人服務”的真誠。
1.咨詢服務區
大廳入口處，放有“辦稅引導牌”，使納稅人對窗口設置一目了然；咨詢人員總是面帶微笑，耐心的為納稅人解答各種涉稅問題；有的納稅(來源：文秘站 ）人視力不好，我們還提供了花鏡；結合各時期重點工作發放的“納稅服務征求意見表”及時有效的加強了我們與納稅人的溝通。翻開意見簿，是納稅人對李曉彤的評價：“大廳共青團員女稅官解答問題特別耐心，熱忱，倍受感動?！毕襁@樣的表揚不勝枚舉，字字句句都是對我們工作的肯定。
2.業務受理區
設有9個窗口辦理稅務登記、發票發售、發票兌獎等十余項業務。窗口設有指示牌，規范了各種物品的擺放，保證了辦公環境的整齊。業務的集中辦理，切實為納稅人提供了快捷便利的服務。
3.自助申報區
在大廳的自助申報區有5臺電腦可供納稅人操作，并且擺放了宣傳牌詳細說明了申報流程，設有輔導員專人講解。對于文化水平不高，填寫繳款書、申報有一定困難的納稅人，我們還提供了“代辦服務”，全心全意為納稅人提供方便，是我們的工作中心。
4.銀行繳款區
在大廳引入銀行收款，使納稅人在大廳一次就把要辦理的業務辦完，節省了時間，避免了多跑路，受到納稅人的一致好評。
5.納稅人之家
為給納稅人提供一個舒適的等候休息環境，我們在這個區域內設有電視、飲水機、桌椅、自動售貨機，難怪常有納稅人這樣說：“累了有舒服的坐椅、輕柔的音樂，渴了有冷飲、開水，辦事有窗口人員的笑臉，真是有點納稅人之‘家’的味道！”
（三）落實六項制度，服務工作規范化
1.首問責任制
我所嚴格執行“首問責任制”，切實履行“一次性告知”義務。要求納稅人詢問的第一人全面的解答問題，有解決不了的問題，由該名干部向所長請示，遇到重大問題需由所長向科室協調的，反饋意見也由被首問的干部負責最終向納稅人做出答復，直到納稅人滿意為止。嚴格杜絕推委問題的發生，保證負責、周到的為納稅人提供咨詢服務。
2.辦稅公開制
為增強辦稅透明度，讓納稅人了解我們的政策，我們將政務公開做到明處，桌上的資料可供納稅人翻閱參考，納稅人之家的電視里有自制的宣傳片循環播放，對市局制定的納稅人權利義務、公開辦稅八項制度、稅務人員十五不準、十要十不準紀律規定、20句文明用語等公開內容，不僅讓納稅人及時了解了自己的相關權利，也有利于更好的督促窗口人員改進工作。
3.限時服務制
在資料齊全的情況下，我所公開了市局對各窗口各項業務的辦理的時限要求，并在大廳政務公開資料中宣傳公開，在有限的時間內，在為納稅人提供優質服務的基礎上提高了標準，最大限度節省了納稅人的時間。
4.組長負責制
由于我所人員分散在納稅服務大廳、經濟服務中心、房管局三個辦公地點為納稅人提供服務，崗位分散，特結合實際建立了“業 務組長負責制度”：在各主要崗位設立業務組長，負責本崗位的日常工作，遇到問題向所長反映、溝通，發揮了業務骨干作用，有效的避免了管理脫節，保證了日常問題處理的及時性。
5.崗位輪換制
采取“定期輪崗”的管:請記住我站域名理辦法，以房管局為核心實行季度輪崗，加強業務培養，通過換崗的方式督促了干部的業務學習，提高業務熟練程度。不僅使我們的干部在辦理本崗業務時更加熟練，也拓寬了其他業務的知識面，對納稅人提出的問題可以隨時給于準確的答復，履行告知義務時更加全面。
6. 涉稅問題縱向協調解決機制
針對窗口特殊性，我所建立了“涉稅問題縱向協調解決機制”深層次的解決和納稅人出現矛盾的問題，即在窗口人員遇到難以解決的問題，發生了矛盾時，由值班所長及時介入，主動協調，避免矛盾的激化，從而有效化解涉稅服務問題的即時性與政策答復滯后性之間的矛盾，提高了納稅人的滿意度。
二、以青年文明號創建工作為載體，抓好干部隊伍建設
（一）抓學習，重業務，培養青年成材在崗位
針對我所崗位多、業務雜的情況，我們實行了“崗位練兵”制度，由業務組長任小教員，逐崗進行培訓，提高了全所干部業務素質，培養了全能全崗的工作能力，增強了為納稅人服務的技能。
（二）開展了“微笑服務”活動，構建和諧征納關系
作為窗口，我們要求每名干部必須使用文明用語微笑服務，耐心解答納稅人提出的每一個問題，不許把不良情緒帶到工作當中。自制了“微笑服務屏保”，提醒干部保持陽光的心態，以飽滿的精神為納稅人提供周到的服務，并定期召開座談會交流心得體會，每月評選出微笑服務之星，在我們的笑容中，構建出一個和諧的征納關系，肖辰英同志曾在市局“微笑服務天使”評比活動中，進入前6名，并被選為我區優秀團員。
（三）積極參加各項活動，促進團隊素質的提高
