時間：2022-08-12 01:04:25
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇辦公用品管理制度，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、管理的范圍
1、固定資產。包括房屋、汽車、微機、文印設備、電風扇、電視機、錄放機、攝像機、照像器材、音響設備、通訊設備、食堂設備、辦公設備（含桌椅、沙發、文件柜、檔案柜）、水電修理工具設備、車輛管理工具及材料。
2、低值易耗品。指使用年限在一年以上且達不到固定資產價值的物品。如桌、椅、計算器、算盤、訂書機、裝訂機、尺子、玻磚、號碼機、熱水器、體育用品等。
3、辦公用品。如：筆、墨、紙張、信箋、水杯、膠水、復寫紙、帳本、帳頁、香糊等日常辦公用品。
4、勞保用品。
5、勞動工具。
二、管理的原則及方式
管理的原則，實行“帳物分開，采購與保管發放分開”的原則。所有辦公用品及物資均為辦公室統一管理，發放到各科室及個人的由科室指定專人具體負責管理。辦公室要逐一登記造冊，做到帳物相符。
三、采購發放制度
辦公用品及物資由辦公室按計劃統一購買發放。汽車修理材料由辦公室指定專人同駕駛員一同購買。其它科室及個人原則上不準購買報銷（辦公室同意購買除外）。
四、領用辦法
各科室所需的辦公用品及物資由辦公室領取。機構調整及人員變動要嚴格履行公物移交手續。
五、配發標準
1、辦公用品，既要保證正常工作的需要，又要按勤儉節約的原則配發。
2、每個科室每半年發一公斤茶葉、一塊肥皂、一條毛巾、拖把一把、掃把一把；每人每月發5加倫水票一張，半年領發一次。
3、駕駛員十八個月發一套工作服（價值120元）；每季度發肥皂一塊、毛巾一條、手套三雙，每半年加發洗衣粉一包（500克），毛巾一條。
4、打字員每季度發肥皂一條，半年發毛巾一條，一年發袖套一雙。
一、總則
1、為規范公司辦公用品采購及領用流程，加強公司辦公用品管理，節約成本，提高效率，規范流程，明確責任，倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制度；
2、本制度適用于公司全體員工。
二、辦公用品分類
本制度所指的辦公用品主要包括：各種辦公室所需耗材、辦公設備、辦公家具、電腦及配件、其他零星物品以及機器設備、運輸工具、大額資產等固定資產，分為以下四類：
1、低值易耗品
第一類：如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、刻錄盤、復印紙、插座、電源線、計算器、訂書機、剪刀、裁紙刀、印臺、U盤、移動硬盤等以及辦公文具類如：鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽桿夾、文件袋、文件夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長尾夾、卷筆刀、電池、復寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第二類：生活及待客用品。如：面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。
2、耐用品
第三類：辦公家具。如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、文件柜、檔案柜、沙發、茶幾、飲水機、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
第四類：辦公設備類。如電腦、傳真機、復印機、打印機、碎紙機、掃描儀、投影儀、電視機、攝像機、照相機、移動硬盤、電風扇、音響器材、電話機等。
三、辦公用品申領流程
1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領流程
需求部門登記(預算內)綜合管理部采購需求部門領用建立辦公用品領用臺帳
2、第三、四類辦公用品申領流程：
需求部門填寫《辦公用品需求申請單表》需求部門部長審核(簽字)分管領導審核(簽字)詢價總經理審核(簽字)綜合管理部采購領取發放，同時建立領用臺帳，記載各部門領用情況。
3、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
四、采購原則
1、所有辦公用品的采購、發放、管理工作，由綜合管理部統一負責，嚴禁其他部門自行組織采購。
公司各部門所需的常規辦公用品、低值易耗品等預算內辦公用品，由綜合管理部相關責任人根據庫存量及月使用量，按月采購，采購時間為每月20日，遇特殊情況進行調整。請各部門有特殊需求的，須在每月20日前申請，逾期則下月采購。
2、綜合管理部負責辦公用品的采購和日常管理。
當庫存低于一定數額時，應及時補充；綜合管理部部長負責對辦公用品的采購流程以及價格、供應商等情況進行嚴格審核，并直接負責大宗辦公用品的洽談和采購；財務融資部負責對辦公用品采購價格的審計，并定期審核辦公用品臺賬。
3、各部門所需預算內臨時性非常規急需的低價物品可經部門部長審核同意后，由使用部門配合綜合管理部先行采購，事后做好手續補辦工作；預算內非常規及高價辦公用品、設備由需求部門向分管領導申請(注明品牌、規格、型號、價格及用途)，申請通過后由綜合管理部采購，若遇預算外急需高價辦公用品、設備，由需求部門提出申請，經分管領導、總經理批準后轉綜合管理部進行采購。
4、綜合管理部采購人員嚴格按照采購審批計劃進行采購，不得隨意增加采購品種和數量，凡是沒有列入采購計劃的或未經批準的辦公物品，任何人不得擅自購買，否則后果自負。
5、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制訂格式、規格，由部門經理協調綜合管理部統一印制。
6、各部門需要辦公用品價格較高、數量較大、品種較多的(如各種會議和大型活動)，至少提前5天做出采購計劃，經分管領導、總經理審批后，由綜合管理部負責采購。
7、對專業性物品的采購，由使用部門協助綜合管理部共同采購。
8、全公司常規辦公用品費用每月不得超過人民幣2000元，若因人員或業務量增加導致費用超標，則報請總經理審批進行調整。
9、總經理對綜合管理部的辦公用品采購管理實施嚴格監督，發現問題應及時糾偏。
五、采購審批程序
1、申購人填寫《物品申購單》申購部門部長審批分管副總審批總經理審批董事長審批綜合管理部采購
2、綜合管理部依據各部門的辦公用品領用計劃，及時查對庫存，對確有缺項的，應及時編制辦公用品購置計劃后進行采購。
3、在辦公用品采購過程中，如有違紀違法行為，要依紀依法予以追究。對于賬物不符，記錄混亂，工作不到位的人員，給予批評教育，情節嚴重的，按照規定給予紀律處分。
六、核銷
1、辦公用品采購后，綜合管理部負責驗收、核對，確認無誤后登記入庫；
2、采購物資時，采購人員須向供應商索取正規發票和物品清單，如供應商未能開具正式物品清單的，采購人員須依據實際購買的物品、規格、型號、單價、數量等，自行編制采購物資清單，作為報銷憑證；
3、物資采購完畢，須在10個工作日內，填寫《費用報銷單》，經財務副總、總經理、董事長審核后，按實際支出報銷費用。財務部門須對報銷憑證予以嚴格審核，對于不符合申購流程和報銷憑證不全者，應予拒銷。
七、辦公用品的保管
1、保管人員核對購物清單后，對購回的物品登記，按照保證質量和方便取用的原則，分類存放。防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞、丟失，確保辦公用品的功用和性能。
2、保管人員要定期對庫存物品進行盤點，隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，向綜合管理部部長匯報，及時編制采購計劃，按規定采購，保障供給。
3、對固定資產實行保管責任制。實行使用人、領用人、保管責任人三合一的辦法。誰領取，誰保管；誰使用，誰保管。
4、辦公用品在使用過程中出現故障時，應及時通知綜合管理部組織維修。
八、領用和發放
1、員工領用辦公用品需填寫《辦公用品領用登記表》并確認簽字，且按照《辦公用品領用登記表》發放辦公用品，并做好出庫登記，建立臺賬留存備查。
2、辦公用品領取后發現不適用或未用完部分，由綜合管理部統一調換或回收；
3、使用人在使用辦公設施時，應嚴格按照要求進行操作，并注意日常保養維護。對因個人工作失誤、非正當使用而造成辦公用品出現重大耗損的，將根據個人錯誤的程度，由責任人承擔相應的損失；若被認定為人為損壞的，應由責任人照價賠償并追究相關責任。
4、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
5、使用部門和個人直接負責辦公用品的日常保養、維護及管理。凡屬各部門員工內部共用的辦公用品由部長指定專人負責保管，丟失和人為損壞由部長負責。
6、員工離職時，應如數交回或轉交所領用的非消耗性辦公用品，由綜合管理部確認核實后，方可辦理離職手續。
九、登記和管理
1、綜合管理部建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發放和庫存管理；
2、財務部須會同綜合管理部定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符；
3、辦公用品存放過程中應避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能；
4、綜合管理部須根據辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數量，以減少資金占用和保證正常使用。
5、辦公用品報廢處理。非消耗性辦公用品因使用期限到期，需要做報廢注銷時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經部長審核，并報分管領導批準后，使用人將報廢辦公用品交回綜合管理部，由綜合管理部會同財務部門辦理報廢注銷手續。
十、附則
1、本制度由綜合管理部制定，經總經理審批后予以實施。
2、本制度解釋權和修訂權歸綜合管理部所有，根據實際情況，綜合管理部將定期對本制度進行修訂。
3、今后若有未盡事宜，由綜合管理部另行發文通知。
4、本制度自頒布之日起實施。
附件1
物品申購單
申購部門
申購時間
申購物品名稱及型號
數量
預算（元）
申購事由
申請人
申購部門負責人
分管副總
總經理
董事長
附件2
辦公用品領用登記表
領用時間
領用物品
數量
領用部門
第二條辦公用品、低耗物資集中采購配送是指學校委托國有資產管理處以招標采購方式確定供貨商，集中配置貨物、分別送達、統一結算支付的行為。
第三條校內各單位使用學校事業資金采購辦公用品、低耗物資均適應本辦法。校內實行企業化管理的單位應參照本辦法制定相應辦法，報國有資產管理處備案后，自行組織實施采購。
第四條辦公用品、低耗物資集中采購配送管理堅持實事求是、滿足需要、勤儉節約、提高效益的原則。
第五條集中采購配送物資范圍：
（一）辦公用品指辦公文具、紙張、墨盒等辦公所需物品。
（二）低值品指單價100-500元（不含500元）的儀器儀表、工具量具、科教器具、電子產品（U盤、移動硬盤、電話機、打印機、刻錄機、收錄機等）、電器產品（電風扇、電暖器等）等物品。
（三）易耗品指玻璃器皿（投影機燈泡、各種燈具等）、元件、零配件（用于升級和更換的CPU、主板、硬盤、內存條等計算機配件等）、窗簾、打印機硒鼓等物品。
第六條物資采購遵循公開、公平、公正的原則，由學校統一組織招標，確定物資供貨商，簽訂供貨合同，公告物資采購的具體名稱、規格、型號和單價（以下簡稱“物資采購清單”，由國有資產管理處統一編制）。
第七條物資采購實行計劃管理，采取集中申購、分別送達、統一結算支付的方式進行。
（一）各單位按照學校年度物資設備購置計劃編報要求，編制年度辦公用品、低耗物資購置計劃，并按計劃申購物資的品種、數量、規格、型號、金額等安排支付預算。辦公用品、低耗物資購置經費在各單位相關經費中列支。
（二）學校每年集中兩次安排辦公用品、低耗物資采購配送，具體申購期為每學期期末前三周。各單位應在每學期期末前三周內在公告的“物資采購清單”上選擇并確定具體申購所需物資的名稱、規格、型號、數量，報國有資產管理處；國有資產管理處審核匯總“物資采購清單”后向供貨商下達“供貨單”備貨，供貨商按照“供貨單”分別在每學期開學三周內將物資送達各申購單位；各單位物資設備管理員驗收所供物品的數量、規格、型號，審核付款金額，在“供貨單”（一式四聯）上簽字后，開具“用款單”；國有資產管理處匯總審核簽收的“供貨單”和“用款單”后與財務處統一結算，付款給供貨商。
（三）申購期以外由于工作特殊需要和物資存量不足需臨時采購的物資，可按上述程序另行向國有資產管理處申請購置配送。
第八條加強物資供應使用管理，定期清查存量，做好相關帳務核算管理工作。
（一）國有資產管理處定期對供貨商所供商品的價格、質量和服務等進行監督檢查。各單位對商家供貨中存在的問題有相應的記錄，對不認真履行供貨合同、服務質量達不到合同要求的供貨商，國有資產管理處將按學校招標管理辦法的規定取消其供貨資格。
（二）各單位應加強對物資申購計劃、驗收結算及發放、庫存和報廢等全過程的管理。對在編制計劃、申購物資中發生差錯導致采購回的物資不能使用，未嚴格驗收入庫和發放手續以及庫存物資管理不善造成損失的，物資設備管理人員和單位分管負責人要承擔管理責任。
（三）學校對辦公用品和低耗物資實行一級核算、二級管理制度。
國有資產管理處對辦公用品、低耗物資設置總帳和分戶帳，進行量價核算控制和管理。
各單位對辦公用品設置收發登記薄，做好收發物品管理；對低耗物資應按國有資產管理處的要求設立二級分類明細帳進行數量核算并依據有關憑證做好增減記錄。
國有資產管理處定期與各單位對低耗物資進行帳、物核對，做到帳帳相符，帳物相符。
對報損、報廢的低耗物資各單位應及時報國有資產管理處辦理有關帳務核銷、報廢物品回收處置工作。
第九條由于工作需要，對于招標供貨商不能供應、購置金額較小的物品，可以報經國有資產管理處審核同意后自行采購，財務處依據國有資產管理處審核同意的購置清單辦理報銷、支付手續。
第十條本辦法試行期間，對個人科研項目和學院自行組織的其他辦學所需的辦公用品、低耗物資購置，暫按原采購方式進行。
【關鍵詞】高校 辦公用品 管理 建議
近年來，高校辦學的規模和層次不斷在提高，相應地高校辦公用品的數量和種類也日趨擴大，成為學校資產的一部分。以一個中等規模的文科院校為例，每年用于辦公用品購置的費用近千萬元。在辦公用品中，除了單位價值比較高的固定資產以外，更常見的辦公用品，如辦公文具、打印紙、U盤、錄音筆、掃描儀、碎紙機、硒鼓等，具有種類多、單價相對較低、需求數量大、購置分散且頻繁等特點。目前高校對這類辦公用品大多采用各部門“自用自購、以報列支”的模式，財務部門僅對經費總額進行控制，尚存在管理空白。為此，我們采用向相關人員發放問卷的調查方法，了解辦公用品管理的實際情況，并據此提出相關改進建議，以促進完善高校辦公用品的管理水平。
一、研究設計
1.問卷設計。本研究主要通過發放調查問卷的方式來收集相關信息，并利用MS Excel對調查數據進行分析。問卷由三部分組成：一是被調查者背景信息；二是辦公用品采購與付款流程，涉及請購、具體采購、驗收與付款等環節；三是辦公用品使用及保管，涉及領用手續、保管與盤點。
從內部控制角度將問卷內容歸類，辦公用品采購與付款流程調查主要側重于職責分工、信息傳遞程序控制和實物控制；日常使用及保管主要側重于職責分工、實物控制。
2.調查方法。我們選取了上海某高校為本次問卷調查單位。為了保證一定的廣泛性，調查范圍為該校所有院系、機關和教輔部門，分別向部門領導、辦公室主任、辦公室工作人員等各類教職員工發放了問卷。本次調查共發放問卷107份，回收71份，總回收率為66.4%。通過對回收的問卷進行檢查和審核，最終得到有效問卷69份。有效問卷分別占回收問卷和發放問卷總數的97.2%和64.5%。
二、調查結果與分析
（一）辦公用品管理制度
根據被調查者所在部門的性質，分類匯總結果如下：院系（有書面管理辦法占52.63%，有口頭管理辦法占36.84%，無管理辦法占10.53%）；機關、教輔部門（4.08%，73.47%，22.45%）；合計（17.65%，63.24%，19.12%）。可以看出，該校的院系、機關和教輔部門大部分制定了辦公用品管理辦法（占比80.89%），但以書面形式制定管理辦法的只有17.65%，其規范性和完善性還有待進一步改善。
（二）采購與付款流程
1.請購環節。請購是采購與付款流程的起點，涉及的風險點主要有：只有得到授權的人才能提出采購申請；提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以加強對采購的控制；批準請購與采購相互獨立，以防止采購時購入過量或不必要的用品。針對以上風險點，調查問卷相應設計了3個問題。將調查結果按被調查者所在部門性質統計的結果表明，有三分之一制定了書面采購計劃，其中院系制定書面計劃的比例為50%，遠高于機關和教輔部門的26.5%，這主要與院系對辦公用品的需求量較大有關。在采購方式上，選擇全部由辦公室集中采購的占62%，與預期基本相符。問卷還對采購渠道進行了調查，網絡采購（55.22%）和電話采購（23.88%）成為辦公用品采購的主流方式，傳統的現場采購比例則較低。相應地，采購源也多來自史泰博、京東商城、1號店等電子商務網站，另有部分來自校內教育服務中心及校外周邊超市。在請購審批中，近九成的被調查者都選擇了有審批環節，但能夠做到有書面請購單的只有一成，絕大多數為口頭匯報。
2.采購環節。包括詢價、訂貨、簽訂合同等環節，涉及的風險點集中在職責分工上，即詢價、采購審批、合同簽訂相互獨立，防止虛列支出。統計顯示，近八成的被調查者在辦公用品采購中都有向2家以上供應商進行詢價談判的做法。但在確定供應商環節，院系與機關、教輔部門超過半數都是由詢價人員自己確定供應商，未能較好地執行詢價與確定供應商職責分離。采購訂立合同的比例為41.63%。整體來看，院系在具體采購環節的表現要優于機關、教輔部門。
3.驗收付款環節。驗收付款環節的風險點主要有：實物控制，對實際收到的商品進行驗收；職責分離，采購與驗收相互獨立，確保實際收到的商品符合訂購要求；信息傳遞控制，對付款進行審核。調查結果按被調查者所在部門性質進行統計，被調查者對實際收到的商品均有驗收行為，但留有書面驗收記錄的比例只有30.77%。且驗收人員九成以上為采購人員，在不相容職責方面未得到有效分離。付款環節能夠做到審核后付款的比例達到52.38%。院系在付款環節的規范性要優于機關、教輔部門，審核后付款的比例達到了75%，而機關、教輔部門只有44.68%。
（三）領用與保管
辦公用品驗收入庫的風險點主要涉及：職責分工，保管與記錄相互獨立，防止篡改記錄、財產流失；授權程序，領用須經過批準，防止多領或被盜；信息傳遞控制，設置臺賬對進貨、領用、結存情況及時反映；實物控制，定期盤點，將賬面結存數與實際庫存數核對，做到賬實相符。調查結果表明，在領用手續上，只有不到7%的被調查者通過填寫書面領用單，經批準后領用；超過一半的被調查者可以無須批準隨時領用辦公用品，這表明在授權程序上還有很大的改善空間。信息傳遞控制上，無登記簿的比例占了將近50%，規范性做得不夠好。院系設立臺賬要比機關、教輔部門規范，調查顯示其有進貨、領用情況登記簿的比例達到了53%，而機關和教輔部門只有19%。在部門設立臺賬的調查中，由保管人員登記臺賬的比例達到了85.29%，在院系中，這一比例更是達到了百分之百，這說明對辦公用品保管與臺賬記錄職責相互獨立的重視程度還有待提高。在實物控制上，有定期或不定期盤點的比例占75%，院系在實物控制中的表現好于機關、教輔部門。
三、管理建議
（一）加強制度建設，規范管理流程
健全的制度是規范管理的基礎。但不少人認為，辦公用品單價不高、較為零散，加強辦公用品的管理顯得小題大做。這種認識存在著誤區，辦公用品雖然零碎，如得不到妥善管理，滋生的浪費、舞弊日積月累也將對學校的財務管理帶來很大的負面影響。
加強辦公用品管理制度的建設，首先要明確管理的目標。辦公用品的管理應以服務高校事業為宗旨，以勤儉節約、防范舞弊為目標。勤儉節約杜絕浪費，就要在制訂計劃時詳細分析庫存的現狀、采購的性價比，避免盲目采購；防范舞弊就要求對辦公用品管理的各個環節考慮風險點，設置控制程序。其次要注重制度的全面性。辦公用品管理制度應當包括對制定計劃、采購方案、驗收入庫、領用授權、日常保管、內部監督等全過程的管理，以上程序缺一不可。制度設置后，可通過內部審計部門實施“穿行測試”來審驗制度是否健全以及可執行能力。最后要注重制度的可操作性。要結合高校的實際情況，具體問題具體分析，制定科學規范、操作性強的制度。內部控制的設置會帶來管理成本的上升，因此也應考慮如何避免繁瑣，做到簡明實用，方便相關人員遵照執行。
（二）加強采購與付款環節的管理
請購環節調查顯示，僅三分之一的院系、機關和教輔部門制定了辦公用品書面采購計劃；僅10%的院系、機關和教輔部門對辦公用品采購設置了書面請購單。本文認為，高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品采購中有必要對大額、集中的采購制定書面采購計劃，并在預算申報中體現，杜絕盲目、隨意性采購。同時應設置書面請購單，明確在請購中的審批權限、手續，建立有關流程。
采購實施環節目前主要存在的問題：由詢價人員自己確定供應商。詢價與確定供應商屬不相容職務，由同一人擔任，可能產生舞弊風險。本文認為，高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品具體采購中應至少保證兩人以上參與，對詢價與確定供應商、采購與訂立合同等環節做到職責分離、相互制約。
驗收付款環節主要存在的問題：由采購人員負責驗收，缺乏書面驗收記錄。采購與驗收由同一人員擔任無法做到職責分離，可能出現采購人員與供應商不正當交易、供應商提供劣質產品、“以次充好”等現象。本文認為，高校的院系、機關和教輔部門應設置專門的驗收人員，與采購人員相分離，并對驗收情況做好書面記錄。
（三）加強領用與保管環節的管理
日常管理環節包括物品領用、保管兩個方面。從調查結果來看，在領用與保管環節中主要存在的問題為：領用審批形同虛設、無有關資產臺賬、忽略盤點等。在辦公用品的領用、保管環節中，首先，應完善領用審批手續。高校可結合實情，設置統一的領用單據，領用者憑授權人簽字授權的領用單，向保管人員領用，防止領用中的鋪張浪費等。其次，應建立辦公用品臺賬，對辦公用品的進貨、領用、報廢、維修情況均應記錄。調查顯示，有的院系、部門雖然設立了領用登記簿，但僅對領用情況進行記錄，無進貨等記錄，信息不完整，直接影響對結存數的管理。最后，應加強辦公用品的盤點工作，定期盤點，將賬面結存數與實際庫存數核對，做到賬實相符，保障資產的安全性。
辦公用品的管理是高校財務、資產管理的重要組成部分。一葉知秋，一個學校辦公用品的管理水平，顯示著學校的整體管理水平。只有不斷探索、總結經驗，才能進一步規范高校的辦公用品管理，從而為高校事業發展提供堅實的后盾。
參考文獻
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為了強化工程項目管理，統一辦公用品規格，節約經費開支，提高經濟效益，現制訂項目部辦公物品管理制度如下。
一、項目部辦公物品的申請
項目部根據辦公物品需要情況以及消耗水平，填寫辦公物品采購預算表，由項目經理、＊＊＊＊總經理簽字后交辦公室。如果辦公物品需要指定某種特定規格，或者未來某種辦公用品的需要量將發生較大變化，也一并向辦公室提出。凡指定辦公物品規格、數量、購買單位或超出統一配發標準的，須由項目部以書面形式提出申請，報＊＊＊＊總經理審批。
二、項目部辦公物品的采購
項目部物品由辦公室按照統一標準和數量進行采購。凡指定辦公物品規格、數量、購買單位的，持總經理簽字后的申請書和采購預算表，由辦公室按照成本最小原則采購。
三、項目部辦公物品的領取
項目部辦公用品采購后，由項目部指定專人對品種、規格、數量、質量進行檢查驗收，經核對無誤后分別在《固定資產領用登記表》或者《在用低值易耗品清查明細表》上簽字領取。
四、項目部辦公物品的費用支出
項目部辦公物品費用由＊＊＊＊統一預支，納入工程建設成本，項目竣工時予以結算。
五、項目部辦公物品的保管
項目部辦公物品由項目部按照＊＊＊＊固定資產或低值易耗品管理的要求進行日常管理和使用。
六、項目部辦公物品的盤存
項目部辦公物品應由項目經理負責定期清點，清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查清原因，然后以書面形式向＊＊＊＊總經理和分管副總經理進行匯報，同時通報辦公室，重新調整在用物品清單，使帳物保持一致。工程竣工后項目部解散時，由辦公室指派專人負責登記、檢查、檢收和管理。
七、項目部辦公物品的持有量調查
辦公室必須對項目部所擁有的辦公用品尤其是低值易耗品進行調查，調查內容為項目部所報統計數據是否與項目部領用記錄相一致、辦公用品采購預算表是否與實際數量一致，并定期對每月領用量、使用量以及余量(未用量)做出統計，向＊＊＊＊總經理及項目分管副總經理報告。
關鍵詞：煤炭企業；成本控制；管理措施
針對當前煤炭行業的形勢，從各方面加強各項費用支出的管控與考核，制定了加強辦公用品制度管理控本降耗，把好成本的源頭關實施降本增效，本著勤儉節約和有利于工作的原則，規范公司辦公用品的管理與使用等各環節，深挖內部潛力，減少鋪張浪費，堅持精打細算，減少開支，通過實施全面預算管理，努力實現滿足各部門辦公用品的使用要求，扎實提高節能降耗促進辦公用品的合理化實用，充分運用內部市場化杠桿作用，調動全員的成本管理積極性，提升員工節約意識。
一、消耗性辦公用品交舊領新管理制度
以往的管理是根據各部門部室人員每月進行發放，有時發放的數量不夠正常辦公使用（因每個部門或部室工作性質不同），還得需要再到辦公室領用辦公所需用品，而現在是對消耗性辦公用品執行交舊領新制度，建立交舊領新臺賬（交舊領新制范圍包括計算器、訂書機、筆芯、文件夾（盒）、筆記記錄本、檔案袋、鼠標、鍵盤、墨盒、拖把、公司印刷品、復印紙、膠水瓶、紙簍等），以上消耗性辦公用品領用時，由領用人填寫消耗性辦公用品使用表，消耗性辦公用品使用表，要有使用部門或部室負責人簽字方可到辦公室領取，辦公室每月對領取表進行統計并裝訂，辦公室按照領用表情況做為下帳依據，以備后查。大頭針、曲別針注意回收復用，非正式的文件或初稿，利用廢稿件的背面打（復）印，提倡了節約之風、精打細算之風。嚴格控制了非生產性支出。
二、設備性辦公用品管理制度及維護
為了保證辦公設備合理的配置和使用，更好地服務于各部門或部室的各項工作，制定了設備性辦公用品的管理制度和維護辦法。
1.設備性辦公用品分類定義屬于固定資產類，真對設備性辦公用品進行了分類及以下管理制度及措施（設備性辦公用品分類如下：辦公桌（椅）、文件柜、電話機、傳真機、打孔機、復印機、打印機、碎紙機、電腦、空調、投影儀、汽車等），以上物資的實用與管理上，讓員工自覺愛護各類設備性辦公用品。例如辦公桌（椅）等凡屬正常磨損或工作中發生意外情況造成辦公設備損壞且不能維修的，按照管理辦法程序進行報廢處理，報廢處理并制定了方案，一是由使用部門或部室填寫設備性辦公用品報廢申請單，并由部門主管簽字確認。二是由使用部門或部室將設備性辦公用品報廢申請單報行政部審批，審批后交財務部審核并進行賬務處理。三是由主管領導審批，審批后辦理報廢手續，然后再辦理新的領用手續。如有不正當使用或使用不合理而造成損壞的照價賠付，如有不賠付的按工資兩倍的價格從當月工資中扣出，如價格較高當月工資不夠賠付的逐漸扣出，直到扣出賠付標準為止。
2.設備性辦公用品的維護設立專人負責制度，統一管理及不定期對各部門或部室檢查，維護好公司設備性辦公用品，避免維護不及時給公司帶來損失。一是對電腦進行不定期的檢查，檢查過程中如發現私自更換配置或私設IP地址影響公司網絡正常運行的，對其違反者按照公司的員工獎懲辦法進行處理。二是對打印機和復印機的維護，打印機和復印機雖然是設備性辦公用品，但也是屬于比較貴重的易耗易損類辦公用品，將會不定期的進行維修與維護，每一部門或部室都應該愛護使用，按照程序操作實用，打印機和復印機在使用過程中如果發生不正常使用并損壞的，按照公司的員工獎懲辦法追究使用人的責任。發生意外情況造成辦公設備損壞的除外。三是對下班后或外出及長時間離開辦公室，必須確認電源是否關閉，如發現一次扣除當天工資。因沒有確認電源是否關閉，給公司造成損失的視情節情況進行處理，意外情況造成的除外。
三、工作作風制度
辦公室的保密制度也尤為重要。網絡雖然發達，但是也不能單注重網絡的泄密，同時也要注重傳真機的作用，可以說傳真機接收的每一份資料都關系著公司的切身利益，特對傳真機也做出了相關管理制定，建立傳真簽收、登記臺賬，并進行立檔備案。一是對傳真機不定期檢查，檢查接收傳真或對外發放傳真時是否有記錄，記錄是否完整。接收傳真應建立單獨的傳真登記記錄臺賬，接收的每一份傳真都應有傳真去向，是否送達了相關領導、相關部門或部室，是否送達后有相關領導、相關部門或部室的簽字，避免造成工作上的漏洞，嚴重的可能給公司帶來不必要的損失。二是對外發傳真，對外發傳真也建立了單獨的傳真登記記錄臺賬，對外發傳真時需經相關領導同意并簽字，避免公司機密文件的外漏而造成不必要的損失。確實出現嚴重問題的移交司法機關。
第一條為加強中鐵局項目后勤和辦公室用品管理，合理控制
費用開支，規范局辦公用品的采購、使用、保管、發放、費用分攤及報銷等工作，本著勤儉節約和有利于工作的原則，根據局實際情況，特制定本辦法。
第二條適用于中鐵局項目后勤組及辦公室
第二章細則
第三條辦公用品范圍
本辦法所稱辦公用品是指300元以下的日常辦公文具，打印紙，易耗及耐耗材等。分為一級消耗品，二級消耗品，管理消耗品和管理耐用品四種。
1、一級消耗品:鉛筆，膠水，膠帶，釘書釘，簽字筆，圓珠筆，筆芯，軟皮筆記本，復寫紙，標簽，橡皮，告示貼，檔案袋，拉桿文件夾，修正液，熒光筆等；
2、二級消耗品:名片冊，高級筆記本，鋼筆，筆筒等；
3、管理消耗品:碳粉，墨盒，填加墨水，硒鼓，復印紙等；
4、管理耐用品:剪刀，直尺，訂書機，打孔器，印泥，計算器等。
第四條辦公用品管理職能
1、綜合干事負責全所辦公用品的采購、保管、發放等管理工作，并設專人負責辦公用品的驗收、入庫、發放與統計等管理工作。
2、各班組設專人負責辦公用品計劃申報、統一領取以及控制使用，管理部門由綜合干事負責計劃申報、發放。
3、局辦公用品的管理統一歸局人事行政部，人事行政部應當于每月月初完成局辦公用品使用計劃和上月辦公費用報表上交局總經理審核。
4、辦公費用報表分常規費用和非常規費用兩大類，其中常規費用對應日常耗用的低值易耗品的費用，月初需由各部門負責人(業務組負責人)制定相應的月支出計劃，當月的支出應當限定在月初的計劃經費之內，如有超支的，需要列出超值的緣由。超支巨大的需做當面解釋。非常規費用對應高值管理品一項，高值管理品不設月度計劃，根據實際需要情況通過正常審批程序購置，人事行政部需于月初列出各部門的費用支出詳細統計情況上交局總經理。
第五條辦公物品的申請
1、根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向行政經理通報，確定申購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化，也一并向行政主管提出。
2、辦公用品的采買或者領用申請需要填寫《辦公用品申請單》。局辦公用品的申請自個人為主管及以上管理人員，各級管理人員應當根據自己部門的辦公需要，及時地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應當向自己的主管提出，由主管統一進行申請。
第六條辦公用品的審批
1、在填寫《辦公用品申請單》后，申請人應當將申請單交有審批權的部門負責人審查批
準，審批人是辦公管理費用控制的責任人，其簽署的批準意見對辦公費用控制構成相應領導責任。
2、局賦予部門管理人及以上管理人員以一定價值范
圍的辦公用品請購的審批權，根據不同的層級，劃分出不同類別辦公用品的審批權。**負責審批屬于低值易耗品的辦公用品申請，局副總經理負責審批局各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請。
第七條采購管理
1、填寫的《辦公用品申請單》在得到批準后，應當交到局人事行政部，由人事行政部統一采買，人事行政部應當做好供應商的建檔工作，編制出常用品的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。
2、在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店采購或者訂購的方式。辦公用品的采購要本著節約、合理、適用的原則。采購復印紙、大中型設備器具、批量辦公用品等，必須有兩至三人參加洽談，貨比三家，務求價廉質優。經辦人在業務交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈；不得受賄，不得索取錢物。
3、訂購單：在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經行政部門確認后，直接向有關商店訂購。行政部門必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等。
4、辦公室所有辦公用品的采購工作，統一在辦公室采購領導小組的監督指導下進行。采購領導小組組長由事務管理長兼任，具體采購工作由后勤科組織實施。
5、嚴格執行采購制度。凡采購物資、商品等必須按局采購規定的標準、程序進行。嚴格采購審批制度。隨用隨買的個別零散性采購，一次性采購在在500元以下的，由采購領導小組組長審批；金額在500元以上的，由辦辦公室主任審批。
6、采購工作要科學、合理，增強透明度。采購前，應做好市場調查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優惠條件。貨比三家，講價壓價，努力達到貨真價實，物美價廉。
7、辦公用品采購的一般程序為：需用科室向管理部門提出購物申請管理部門按照規定權限辦理審批在采購領導小組的監督指導下由后勤科實施采購所購物品交保管員驗收、登記入庫；采購人和驗收人各自在發票上簽字有關領導按規定批準權限審簽財務科核銷。
8、人事行政部要根據局日常辦公需要，對一些常用的辦公用品進行批量購買，字辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。
第八條辦公用品的領用
1、各部門憑《辦公用品申請單》可以領用已采購回單位的辦公用品，在領用時，領用人應在人事行政部的《辦公用品發放表》上簽上領取人的姓名和日期，領取人可以是申請人，也可以是申請人制定的使用人，但涉及高值管理品的，必須是使用人前來領取并簽字，以明確保管責任。
2、在令傭人簽字領取辦公用品時，人事行政部當對領取人做好登記。
第九條辦公用品的使用
1、使用辦公用品要牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。
2、辦公用品應為辦公所用，不得據為己有，挪作私用；不得用辦公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設備，認真遵守操作規程，及時關閉電源，定期維護保養，最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。
3、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復印紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等反復使用；紙張可雙面利用，充分發揮各種辦公用品的最大使用效率。
4、對于高檔耐用辦公用品，科室間應盡量協調相互借用，一般不得重復購置。使用中辦公設備出現故障，由原采購人員負責協調和聯系退換、保修、維修、配件事宜；故意造成設備損壞的，直接責任人應賠償。
第十條辦公用品的保管
1、對于大件管理品實行保管責任制，實行使用人、領取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬，人事行政部根據不同時期的現實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄。現階段的大件管理品范圍為：電腦及其配件、電話機、電風扇、計算器。
2、因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成重大異常損耗的將根據個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償，其中，責任認定分三等，含完全責任、一般責任和輕微責任，分別對應80%、50%、20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算，根據人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計提折舊后得出賠償費用。
第十一條辦公用品的報廢
局對高值管理品的報廢實行審批管理，各部門如有高值管理品順壞，不能使用的，當依據以下規定進行處理
1、對簡單問題的可以自行維修處理，但對有保修服務品且在保修期內的，不得擅自自行處理。
2、可維修品出現問題的應當提交《辦公用品維修申請單》至人事行政部統一進行處理。
對維修不成的高值管理品實行報廢處理，報廢應擔是在對可能維修的，在提交過維修申請，經過維修但無法修好的情況下，或是對無條件維修的，經過了人事行政部的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》，經人事行政部簽字確認后報廢事項方可成立。
3、高值報廢品在得到報廢審批后應當由人事行政部進行回收處理，以求極可能的開源節流。
4、高值管理品在完成報廢程序后，從《高值管理品登記表》上核銷，核銷時應做紅筆登記，并附上《辦公用品報廢申請單》。
第三章附則
1、協助經理調查和分析公司目前的人力資源配置情況，為招聘、合理配置、定員定崗、管理層的人事決策等提供依據。
2、協助經理建立特殊人才（如售后工程師、研發人員、海外銷售人員等）的儲備機制及長期招聘渠道。收集和關注國內知名招聘網站（如智聯招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在實際中完善及制訂招聘流程及相關表格
4、協助各部門實施招聘。
5、建立招聘檔案。
二、培訓及考核
1、新進員工崗前培訓
制作一份新進員工崗前培訓教材。
2、展開在職員工的素質及企業文化培訓。
2、協助經理制定績效考核管理辦法，為績效考核工作的具體實施提供依據。
3、根據公司現有績效管理制度，開展員工績效考評組織與實施工作，推行新的績效考核標準。
4、建立培訓及考核檔案。
三、規章制度
1、協助經理審核、修訂公司各項規章制度。
2、監督及執行公司的各項規章制度。
3、懲罰及獎勵制度
按公司出臺的各項規章制度，給予違規者相應的處罰。對予應獎勵者要做到及時及有據獎勵，并公布。
四、勞動關系管理
1、退休
協助經理完善員工退休、資遣管理制度，為辦理退休、資遣事項提供依據。
2、辭職
協助經理完善辭職管理制度，為辦理辭職事項提供依據。
五、薪酬管理
1、根據公司現狀和未來發展趨勢，協助經理建立及完善公司科學合理的薪酬管理體系。
2、直接薪酬由基本工資、職務津貼、固定津貼、績效工資、年終獎金組成。
3、間接工資則由員工福利組成。
六、行政事務
1、車輛管理
協助經理開展相關工作。
2、公章管理
協助經理做好相關審核工作，制作公章使用管理登記薄。
3、辦公用品管理及購買
對辦公用品要及時做好保養及維護，以保證公司工作的開展。采購辦公用品一定要做貨比三家，保證物品的實用性及耐用性。
4、會議安排
協助經理安排會議議程及相關準備工作。
5、檔案管理
分類編號專人管理公司檔案。
6、公司郵箱管理。
準時收發郵件，慎重妥當處理郵件。
7、部門預算
準確、詳細登記每月發生的費用，按要求提交每月預算。
五、其他事務
1、證照的申辦、年審。
協助經理進行資料準備及提交工作。
